Trờng đại học bách khoa
khoa công nghệ thông tin

-------------

Đồ án tốt nghiệp
Xây dựng chơng trình quản lý nhân sự
Tại công ty apatit Việt Nam - Lào Cai

Giáo viên hớng dẫn: Nguyễn Linh Giang
Sinh viên thực hiện: Trần Thị Hải Yến

Hà Nội 9 2002

Lời Giới thiệu
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ và không ngừng của xã hội, thông tin
ngày càng trở nên phong phú đa dạng và phức tạp. Công nghệ thông tin ra đời
nhằm đáp ứng những vấn đề to lớn và quan trọng đó.
Hiện nay Công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cụ trợ
giúp rất đắc lực cho con ngời trong mọi lĩnh vực, nghành nghề.
Một trong những lĩnh vực mà Công nghệ thông tin thâm nhập vào sâu
và thu đợc những thành tựu to lớn đó là lĩnh vực quản lý. Các phần mềm nối


Đồ án tốt nghiệp
tiếp ra đời nhằm quản lý, xử lý thông tin trên máy tính đối với nhiều vấn đề
nh: kế hoạch, nhân sự, kế toán, tài vụ, quản lý hàng hoá đến việc bán hàng .
Tin học trong lĩnh vực này đã góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức, thời
gian chi phí của các tổ chức cá nhân, giúp cho các nhà lãnh đạo đa ra những
quyết định chiến lợc đúng đắn ở tầm vĩ mô cũng nh vi mô.
ở nớc ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lý này đã đợc nhiều

công ty phần mềm quan tâm giải quyết. Về tin học hoá công tác quản lý số
liệu về cán bộ đã đợc triển khai tại các cơ quan tổ chức cán bộ ở nhiều bộ
nghành, của công ty mà xây dựng các phần mềm riêng để để quản lý cho phù
hợp, trớc xu thế hiện nay, ngoài việc ứng dụng công nghệ trong công tác sản
xuất, công ty APATIT việt nam Lào cai thấy rằng cần thiết phải
nhanh chóng xây dựng một phần mềm nhằm quản lý tổ chức và cán bộ trong
toàn công ty. Chính vì vậy mà tôi chọn đề tài tốt nghiệp của mình là Xây
dựng chơng trình quản lý thông tin về tổ chức, cán bộ của công ty APATIT
việt nam Lào cai là một phần trong kế hoạch trên. Sự thành công của
đề tài này sẽ tạo tiền đề, cơ sở cho việc xây dựng hệ thống quản lý số liệu về
tổ chức và cán bộ trong toàn công ty.
Trong giới hạn thời gian cho phép, tôi đã cố gắng vận dụng lý thuyết đã
học để giải quyết yêu cầu của bài toán đặt ra .Tuy nhiên vì trình độ có hạn và
sự nhìn nhận cha đầy đủ, nên hệ thống khó tránh khỏi những hạn chế và thiết
sót nhất định. Với tinh thần cầu thị học hỏi, tôi rất mong nhận đợc sự góp ý
chỉ bảo của các thầy cô giáo và các bạn bè, đồng nghiệp để chơng trình ngày
một hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy cô giáo trong khoa
Công nghệ thông tin trờng Đại học Bách Khoa Hà nội đã truyền đạt kiến
thức cho tôi trong thời gian học tại trờng, đặc biệt là thầy Nguyễn Linh Giang
đã tận tình hớng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực tập và hoàn thiện đồ
án tốt nghiệp.

Hà nội 9-2002
Sinh viên: Trần Thị Hải Yến

2


Đồ án tốt nghiệp


Mục lục
Lời Giới thiệu.......................................................................................................1
Chơng 1: Phân tích yêu cầu và khảo sát..............................................................5
1. Tính cấp thiết của đề tài...............................................................................5
2. Yêu cầu của hệ thống quản lý nhân sự........................................................6
2.1. Yêu cầu về quản lý hồ sơ......................................................................6
2.2. Yêu cầu về tìm kiếm, tra cứu dữ liệu...................................................6
2.3. Yêu cầu về thống kê báo cáo................................................................6
3. Khảo sát công tác quản lý nhân sự tại Công ty APATIT Việt Nam - Lào
Cai.....................................................................................................................6
3.1 Cấu trúc của công ty:.............................................................................6
3.2 Thực trạng công tác quản lý nhân sự tại công ty hiện nay:..................6
4. Hoạt động của hệ thống hiện tại và những thông tin đang quản lý............7
4.1 Những thông tin hiện đang quản lý:......................................................7
4.2 Cách thức thực hiện:..............................................................................7
4.3 Trang thiết bị và con ngời:.....................................................................8
4.4 Đánh giá chung về hệ thống hiện tại:....................................................9
5. Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự mới:...................................................9
Chơng 2: phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự......................................10
1. Biểu đồ phân cấp chức năng:.....................................................................10
2. Biểu đồ luồng dữ liệu:................................................................................13
2. 1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh............................................13
2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.........................................................14
2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh:...................................................15
3. Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu:...........................................................17
3.1. Thực thể:..............................................................................................17
3.2 Liên kết :..............................................................................................17
3.3. Thuộc tính: Là một giá trị dùng để mô tả một thực thể.....................17
2.2 .Sơ đồ thực thể liên kết:.......................................................................18

chơng III: Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft access.....................19
1. Mô hình dữ liệu của Microso ft access:....................................................19
2. Giao diện của Microsoft access:................................................................21
3. Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft access..........................21
3.1. Bảng dữ liệu (Tables):.........................................................................21
3.2. Bảng truy vấn (Query)........................................................................23
3.3. Biểu mẫu (Form):................................................................................26
3.4. Báo biểu (Report):..............................................................................28
3


Đồ án tốt nghiệp
3.5. Macro:................................................................................................29
Chơng 4 Thiết kế chơng trình............................................................................32
1. Thiết kế các bảng (Table)...........................................................................32
1.1 Bảng hồ sơ nhân viên...........................................................................32
1.2 Bảng Đơn vị..........................................................................................33
1.3 Bảng quá trình công tác.......................................................................34
1.4 Quá trình đào tạo.................................................................................34
1.5 Bảng tên chức vụ:.................................................................................35
1.6 Bảng chuyên môn.................................................................................35
1.7 Bảng dân tộc.........................................................................................35
1.8 Bảng hình thức đào tạo........................................................................37
1.10 Bảng tôn giáo.....................................................................................38
1.11 Bảng hồ sơ lu:.....................................................................................38
2. Thiết kế các bảng truy vấn (Query)...........................................................39
2.1 Danh sách nhân viên của một đơn vị..................................................39
2.2 Danh sách cán bộ nhân viên chuẩn bị nghỉ hu...................................40
3. Thiết kế các biểu mẫu (Form)...................................................................40
3.1 Form nhập hồ sơ lý lịch của cán bộ nhân viên trong công ty

(HoSoNV)...................................................................................................40
3.2 Các biểu mẫu dùng để nhập các danh mục nh Đơn vị, Chức vụ, Tôn
giáo vv......................................................................................................42
3.3 Thiết kế biểu mẫu dùng để tra cứu......................................................45
4. Thiết kế các báo cáo (Report)....................................................................45
4.1. In lý lịch cán bộ nhân viên.................................................................45
4.2. In danh sách cán bộ công nhân viên của đơn vị................................45
4.3 In danh sách Đảng viên ......................................................................45
4.4 In danh sách nhân viên theo trình độ..................................................46
4.5 In bảng lơng.........................................................................................47
5. Các Macro trong chơng trình.....................................................................47
Kết luận...............................................................................................................48

4


Đồ án tốt nghiệp

Chơng 1: Phân tích yêu cầu và khảo sát
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Hiện nay công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cụ trợ gíup
rất đắc lực cho con ngời rất nhiều trong nghiên cứu khoa học và ứng dụng
trong thực tế. Tin học ứng dụng đang đợc triển khai rộng rãi trong các ngành
học kỹ thuật, kinh tế, giáo dục, quản lý.
Tuy nhiên hiện nay, Công ty APATIT Việt Nam - Lào Cai việc quản lý
nhân sự vẫn còn đợc thực hiện theo cách làm thủ công truyền thống, hồ sơ của
mỗi cán bộ đợc thiết lập tách rời nhau, các số liệu thiếu chính xác, trải qua
thời gian và quá trình luân chuyển, nhiều hồ sơ bị mất, thất lạc. Khi tìm kiếm,
xử lý, lu giữ thông tin về một cán bộ mất rất nhiều thời gian và công sức mà
độ tin cậy và chính xác không cao. Vì vậy, để khắc phục những nhợc điểm

của phơng pháp quản lý thủ công, đáp ứng tốt yêu cầu cần thiết về chính xác,
đầy đủ, nhanh chóng. Ta thấy rằng việc cải tiến quản lý nhân viên trong hình
thức tin học hoá sẽ đáp ứng đợc yêu cầu của Công ty đặt ra.
Việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự nhằm các mục đích sau:
+ Cung cấp hệ thống thông tin liên quan tới mỗi cá nhân, (họ tên, quê
quán, trình độ, chức vụ..) mỗi phòng ban (chuyên môn của phòng, số lợng,
chất lợng cán bộ nhân viên của phòng.).
+ Dựa vào đặc điểm của mỗi cán bộ để sắp xếp hệ thống những thông
tin cùng loại trên cơ sở đó sẽ giúp cho cơ quan đánh giá đúng đội ngũ cán bộ
của mình. Các số liệu sau khi xử lý đợc lu giữ sẽ giúp cho cơ quan giảm bớt
thời gian nắm bắt thông tin đối với từng cán bộ, có thể phù hợp cho việc bồi dỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên trong cơ quan.
Thiết kế chơng trình quản lý nhân sự dựa trên cơ sở chủ yếu là:
+ Những quy định của Chính phủ đối với Cán bộ viên chức Nhà nớc.
+ Tình hình thực tế của cơ quan.
+ Khả năng sử dụng các lợng thông tin
+Năng lực và vốn hiểu biết của bản thân.

5


Đồ án tốt nghiệp
2. Yêu cầu của hệ thống quản lý nhân sự.
2.1. Yêu cầu về quản lý hồ sơ.
Là yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất của chơng trình gồm các chức
năng sau:
- Cập nhập lý lịch.
- Cập nhập danh mục (cập nhập những thông tin về quá trình công tác,
quá trình đào tạo, trình độ ngoại ngữ của cán bộ nhân viên.
- In lý lịch của một cán bộ.
2.2. Yêu cầu về tìm kiếm, tra cứu dữ liệu.

Tìm kiếm cán bộ công nhân viên các tiêu thức (tìm kiếm theo các phòng
ban, theo chức danh, nam, nữ, đảng viên, trình độ chuyên môn, học vị).
2.3. Yêu cầu về thống kê báo cáo.
- Thống kê danh sách cán bộ công nhân viên theo các tiêu chí: Đảng
viên, cán bộ nhân viên đề nghị nâng lơng, chuẩn bị nghỉ hu.
- Báo cáo về số lợng cán bộ nhân viên.
3. Khảo sát công tác quản lý nhân sự tại Công ty APATIT Việt Nam Lào Cai.
3.1 Cấu trúc của công ty:
Bao gồm:
-Ban giám đốc
- Các phòng ban nghiệp vụ: Phòng kế hoạch, phòng tổ chức, kế toán tài
vụ, kỹ thuật.
- Các đơn vị sản xuất: Khai thác quặng, vận tải, tuyển chính, sửa chữa
cơ khí, bốc xúc tiêu thụ, phốt pho vàng,
3.2 Thực trạng công tác quản lý nhân sự tại công ty hiện nay:
Tổng số cán bộ công nhân viên trong toàn công ty hiện nay là 2987
nhân viên, trong đó nhân lực nam là 2209 nhân viên chiếm gần 74%, nhân lực
nữ là 778 nhân viên chiếm gần 26%.
Chức năng nhiệm vụ của hệ thống quản lý:
Về cán bộ công nhân viên:
-Quản lý, xử lý các công việc về điều động, bổ nhiệm, luân chuyển cán
bộ.
- Quản lý hồ sơ cán bộ.
- Thống kê số liệu về các vấn đề nêu trên theo yêu cầu của lãnh đạo
Về chế độ chính sách:
- Quản lý, xử lý các công việc về :
6


Đồ án tốt nghiệp

+ Lơng
+ Tuyển dụng, nâng bậc, nâng nghạch công chức
+ Chế độ nghỉ hu.
- Thống kê số liệu về các việc nêu trên theo yêu cầu của lãnh đạo
Quản lý về tổ chức bộ máy và biên chế:
Xử lý các công việc liên quan đến xây dựng, điều chỉnh sửa dổi các chức
năng, nhiệm vụ của các tổ chức.
Quản lý việc thành lập, sát nhập giải thể của các tổ chức theo thẩm
quyền.
Theo dõi biên chế của các phòng ban đơn vị.
Thống kê số liệu về các việc nêu trên theo yêu cầu của lãnh đạo.
4. Hoạt động của hệ thống hiện tại và những thông tin đang quản lý.
4.1 Những thông tin hiện đang quản lý:
Trong những năm gần đây, do thực hiện chủ trơng của Đảng nhà nớc về
tinh gọn bộ máy tổ chức, giảm thiểu biên chế trong các cơ quan hành chính sự
nghiệp, nên các thông tin về tổ chức và cán bộ nhân viên trong toàn công ty có
nhiều biến động.
-Thành lập tổ chức mới (sát nhập tổ chức), giải thể một số tổ chức
không cần thiết.
-Sắp xếp bố trí điều động cán bộ lãnh đạo, kỹ s công chức thừa hành
trong nội bộ của từng tổ chức.
- Chuyển xếp nghạch, bậc lơng công chức phù hợp với trình độ đào tạo
và chức danh công việc.
Đồng thời vẫn có sự gia tăng của thông tin thờng kỳ phải quản lý và xử
lý:
-Thông tin về công chức mới đợc tuyển dụng vào biên chế (do đợc bổ
xung, do còn biên chế trống: chết, thôi việc, ra khỏi nghành) bao gômg hồ
sơ ban đầu: Quyển lý lịch công chức, các văn bản khác có liên quan đến cá
nhân công chức).
-Thông tin cần cập nhật thờng xuyên về cán bộ nhân viên: Trình độ đào

tạo, nâng lơng thờng xuyên về cán bộ nhân viên: Trình độ đào tạo, nâng lơng
thờng xuyên, nhận xét, bổ nhiệm, miễm nhiệm cán bộ nhân viên
Thực tế trên đòi hỏi công tác quản lý nhân sự không chỉ cần chặt chẽ về
mặt số lợng mà còn phải theo sát những biến động nhân sự, những thay đổi
của mỗi cán bộ nhân viên trong quá trình làm việc công tác.
4.2 Cách thức thực hiện:
7


Đồ án tốt nghiệp
Hiện nay, công tác quản lý hồ sơ nhân sự, cung cấp số liệu thống kê về
tổ chứcvà nhân sự ở khối cơ quan công ty APATIT Việt nam Lào cai thực
hiện chủ yếu bằng quản lý chủ yếu dựa trên sổ sách, giấy tờ. Việc theo dõi số
liệu thống kê cha đợc thờng xuyên, chủ yếu dựa vào các biểu mẫu do các đơn
vị báo cáo theo định kỳ.
Về những thay đổi của cá nhân nhân viên: Định kỳ 6 tháng, 1 năm, cán
bộ nhân viên phải khai bổ xung lý lịch theo mẫu hoặc khi có sự thay đổi đột
biến về gia đình , chức vụ, bậc lơng phục vụ cho việc điều động, bổ nhiệm
mà cần thiết phải bổ xung ngay thì cán bộ phòng tổ chức yêu cầu cá nhân khai
lại lý lịch theo mẫu và bổ xung thêm thông tin mới. Sau đó lại phải lu vào hồ
sơ. Vì vậy số lợng hồ sơ ngày một tăng, dẫn đến sự khoá khăn cho công tác
quản lý.
-Định kỳ hàng tháng hàng quý, hàng năm , công ty thu thập, xử lý các
số liệu về nhân sự bao gồm thông tin về biên chế, tổ chức bộ máy, quỹ tiền l ơng, chất lợng đội ngũ công chức, và các chế độ chính sách khác có liên quan
đến cán bộ nhân viên để tổng hợp thông tin, đề xuất xử lý giải quyết, hoặc đề
nghị lên cấp trên giải quyết.
Việc tổng hợp thông tin sẽ do cán bộ thống kê tính toán để đa ra các
biểu tổng hợp chung. Có nhiều loại biểu, cán bộ thống kê phải thực hiện tính
toán thủ công, do đó thời gian xử lý kéo dài, đôi khi gặp phải nhầm lẫn sai sót.
Đôi khi số liệu thống kê còn không thống nhất theo mẫu quy định, gây khó

khăn cho việc tổng hợp và phân tích số liệu của cán bộ thống kê.
-Đối với công tác quản lý hồ sơ cán bộ, khi lấy ra một hồ sơ cán bộ do
cấp trên yêu cầu thì cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ sẽ tra sổ, sau đó tìm
trên ngăn, giá t liệu để lấy ra hồ sơ cần tìm.
Đồng thời việc lu trữ hồ sơ cũng còn rất thủ công, thô sơ, gây khó khăn
chậm trễ và tốn nhiều thời gian, phơng tiện, công sức cho việc tra cứu thông
tin phục vụ quản lý cán bộ công chức.
4.3 Trang thiết bị và con ngời:
Trong những năm vừa qua công ty đã trang bị cho một số phòng ban đợc 7 bộ máy vi tính gồm nhiều chủng loại, nguồn gốc khác nhau: Vấn đề đặt
ra ở đây là đội ngũ những ngời sử dụng máy vi tính của các phòng cha đồng
đều và đa số cha đợc đào tạo bài bản. Do đó việc đào tạo cũng nh việc khai
thác những ứng dụng của công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở mức làm mọt
vài thao tác kỹ thuật đơn giản nh: Soạn thảo văn bản thông thờng, Cha phát
huy đợc tính tích cực của công nghệ thông tin cũng nh cha có đủ trình độ, khả

8


Đồ án tốt nghiệp
năng khai thác, tính toán tổng hợp phân tích các dữ liệu để giải quyết các bài
toán trong công tác quản lý cán bộ, công chức, biên chế và quỹ tiền lơng, tổ
chức bộ máy trao đổi các thông tin nói chung và những thông tin phục vụ cho
nhiệm vụ của công tác quản lý nói riêng.
4.4 Đánh giá chung về hệ thống hiện tại:
Từ những vấn đề nêu trên ta thấy rằng hệ thông thông tin quản lý cán
bộ nhân viên của công ty hiện nay vẫn còn bị động, thủ công, cha chuẩn xác,
cha khoa học. Cha xây dựng đợc một cơ sở dữ liệu thờng xuyên để dữ liệu
luôn đợc tơi sống. Vì vậy dù cán bộ tổ chức có cố gắng và tìm mọi cách cải
tiến phơng pháp làm việc thì vẫn luôn tồn tại một số vấn đề sau:
Thời gian tìm kiếm, ghi chép quá lớn. Khi có thông tin cần thiết thì do

tính phức tạp của mẫu biểu cho nên thời gian tổng hợp thông tin yêu cầu dài,
không đáp ứng đợc yêu cầu.
- Công việc tổng hợp hết sức khó khăn, do thông tin đến từ nhiều ngời
sẽ không nhất quán, dễ bị nhầm lẫn.
-Nhiều khoản mục thông tin và ghi chép không thống nhất.
-Khi có sự thay đổi, điều chỉnh tốn nhiều thời gian, công sức, tiền bạc.
Đứng trớc thực trạng nêu trên, đợc sự quan tâm của lãnh đạo công ty,
phòng tổ chức cán bộ nhân viên đã và đang gấp rút chuẩn bị cơ sở cho việc
xây dựng chơng trình ứng dụng tin học trong công tác quản lý nhân sự trong
toàn công ty.
5. Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự mới:
Hệ thống quản lý mới có vai trò rất quan trọng, nó là công cụ trợ giúp
hữu ích cho các nhà quản lý cũng nh giúp cho các nhân viên phát huy tốt năng
lực của mình trong công việc.
Tính chất cơ bản hệ thống mới là tính khoa học, tính logic và tính hệ
thống cao.
Hệ thống mới đợc xây dựng trên nguyên tắc cũ nhng hầu hết công việc
quản lý đợc tự động hoá, do vậy nó khắc phục đợc tối đa các nhợc điểm của
hệ thống cũ. Các chứng từ sổ sách, các hồ sơ đợc thay thế bằng các số liệu
trên máy tính sẽ tiết kiệm đợc thời gian và công sức giúp cho việc tính toán
tìm kiếm, cập nhập, sửa chữa thông tin đợc nhanh chóng, dễ dàng, chính xác.
Giải pháp: KHảO SáT - PHÂN TíCH - THIếT Kế - CàI ĐặT,Sử DụNG
Giới hạn của chơng trình:
Bài toán QLNS của Công Ty APATIT Việt Nam _Lào Cai chỉ đi sâu vào
công tác quản lý các thông tin về hồ sơ lý lịch của cán bộ công nhân viên
trong công ty.
9


Đồ án tốt nghiệp


Chơng 2: phân tích thiết kế hệ thống quản lý
nhân sự
1. Biểu đồ phân cấp chức năng:
Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý nhân sự của Công ty
APATIT Việt Nam - Lào Cai .
- Phục vụ các yêu cầu tra cứu của ban lãnh đạo và những ngời có liên quan.
- Đầu vào của hệ thống gồm có.
+ Lý lịch cán bộ nhân viên.
+ Kê khai bổ xung lý lịch cán bộ nhân viên.
+ Quyết định tăng lơng.
+ Quyết định chuyển công tác (đi, đến).
- Đầu ra của hệ thống gồm có:
+ Trích ngang lý lịch.
+ Danh sách cán bộ nhân viên các phòng.
+ Danh sách cán bộ lãnh đạo.
+ Danh sách cán bộ là nam, nữ.
+ Danh sách cán bộ chuẩn bị nghỉ hu.
+ Bảng lợng của cán bộ nhân viên.
Những thông tin chính cần lu trữ trong chơng trình là:
Hồ sơ gồm có:

10


Đồ án tốt nghiệp
Hồ sơ nhân viên
+ Họ tên
+ Giới tính
+ Năm sinh

+ Nơi sinh
+ Dân tộc
+ Tôn giáo
+ Nơi thờng trú
+ Nguyên quán
+ Nơi ở
+ Số CMND
+ Nơi cấp
Quá trình công tác
+ Từ năm
+ Đến năm
+ Nơi công tác
+ Chức vụ
Quá trình đào tạo
+ Từ ngày
+ Đến ngày
+ Trờng đào tạo
+ Hình thức đào tạo
+ Nghành
+ Trình độ

+ Ngày vào Đảng
+ Ngày vào cơ quan
+ Trình độ văn hoá
+ Trình độ chuyên môn
+ Hệ số lơng
+ Trình độ ngoại ngữ

Thông tin về đơn vị
+ Mã đơn vị

+ Tên đơn vị

Hồ sơ lu
+ Họ tên
+ Năm sinh
+ Địa chỉ
+ Quê quán
+ Năm ra khỏi ngành
+ Lý do ra khỏi ngành
+ Trình độ chuyên môn
+ Học vị
+ Mã ngành công chức
+ Chức danh

11


Đồ án tốt nghiệp
Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống

Hệ thống quản lý nhân sự
Tính lơng

Quản lý lý lịch

Cập nhập lý lịch

In trích ngang lý lịch

Cập nhập danh mục


Dân tộc

Đơn Vị

Chức vụ

Xử lý hu

Tìm kiếm

Tìm kiếm theo Mã

Tìm kiếm theo Tên

Thống kê báo cáo

Danh sách CBNV
chuẩn bị Nghỉ hu

Đảng viên

Danh sách CBNV
Đã Nghỉ hu

Thuộc phòng
Đơn vị

Lu hồ sơ CBNV
Đã Nghỉ hu


Báo cáo lơng

Tìm kiếm theo Đơn
vị

Tìm kiếm theo chức
vụ

Theo dân tộc

Theo Tôn giao

Học Vấn
Là Đảng viên
Tôn giáo

Chuyên môn

Đã có gia đình

12

Hệ thống quản lý nhân sự


Đồ án tốt nghiệp
Nhiệm vụ các chức năng
1. Quản lý lý lịch:
a. Cập nhập lý lịch.

Cập nhập khi có sự thay đổi lớn về nhân sự nh tiếp nhận cán bộ nhân
viên mới hay cán bộ nhân viên trong cơ quan chuyển công tác.
b. Cập nhập danh mục.
Cập nhập những thông tin thờng xuyên thay đổi nh thông tin về lãnh
đạo, ngoại ngữ, bậc lơng, hệ số lơng
c. In trích ngang lý lịch.
In trích ngang lý lịch của cán bộ nhân viên khi có yêu cầu.
2. Tính lơng.
Căn cứ vào hệ số lơng của từng cán bộ nhân viên kết hợp với phụ cấp
trách nhiệm cũng nh các khoản bảo hiểm lơng thực lĩnh của mối ngời sẽ đợc
tính toán.
3. Tìm kiếm:
Tìm kiếm thông tin về phòng hay cán bộ nhân viên nào đó với các điều
kiện nh: Mã nhân viên, tên, ngày sinh, đơn vị, quê quán, trình độ .
4. Xử lý hu:
a. Danh sách cán bộ chuẩn bị nghỉ hu
b. Danh sách cán bộ nghỉ hu
c. Lu hồ sơ cán bộ nhân viên đã nghỉ hu.
5. Thống kê báo cáo:
a. Báo cáo chất lợng cán bộ nhân viên.
b. Báo cáo danh sách cán bộ là lãnh đạo.
c. Báo cáo danh sách cán bộ là nam, nữ.
2. Biểu đồ luồng dữ liệu:
2. 1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.
ở mức này ra coi toàn bộ hệ thống là một chức năng duy nhất và đợc
bao bởi các tác nhân ngoài là: Ban lãnh đạo, phòng hành chính tổng hợp, cán
bộ nhân viên.
Ban lãnh đạo, phòng hành chính tổng hợp sẽ cộng nhất, tra cứu và hỏi
đáp các thông tin cần thiết đến mỗi cán bộ, một phòng nào đó và gửi kết quả
đến chủ thể yêu cầu.

Các xử lý

13

Tác nhân bên ngoài
Hệ thống quản lý nhân sự
Kho dữ liệu
Luồng thông tin


Đồ án tốt nghiệp

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:
Ban lãnh đạo

Lý lịch

Quyết định

Báo cáo

Yêu cầu

Hệ thống

Cán bộ nhân viên

Phòng tổ chức

quản lý nhân sự


Bổ xung

Kết quả

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh đã thể hiện đợc mối quan hệ của
các tác nhân ngoài đối với hệ thống bao gồm Cán bộ nhân viên, Phòng tổ
chức, Ban lãnh đạo trong đó Cán bộ nhân viên là đối tợng của hệ thống còn
hai tác nhân kia là các tác nhân trực tiếp tác động vào hệ thống để nhập vào và
lấy ra những thông tin về đối tợng Cán bộ nhân viên.
Yêu cầu
CBNV
Danh mục
Lý lịch
Tính l
ơng

Bổ xung

Quản
2.2. Biểu
đồlýluồng dữ liệu mức đỉnh.
lý lịch

Tìm
kiếm

Hồ sơ

Hồ sơ lu


Phòng
tổ chức

Yêu cầu

Danh mục

Xử lý hu

Quyết định
Lý lịch

Yêu cầu

Báo cáo

Báo cáo

Yêu cầu
Quyết định

Danh sách nghỉ hu

Báo cáo

Ban lãnh14đạo
Quyết định

Hệ thống quản lý nhân sự



Đồ án tốt nghiệp

Hệ thống bao gồm 5 chức năng sau:
+ Quản lý lý lịch: Chức năng này cho phép cập nhật, sửa đổi, huỷ bỏ hồ
sơ, lý lịch của cán bộ, nhân viên trong công ty bao gồm các thông tin về Họ
tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, dân tộc, tôn giáo và quá trình công tác
cũng nh là qúa trình đào tạo của nhân viên.
+ Tính lơng: Chức năng này sẽ tính lơng thực lĩnh đợc cho các cán bộ,
nhân viên của Công ty dựa trên hệ số lơng, phụ cấp trách nhiệm, phần trăm
bảo hiểm ytế, bảo hiểm xã hội.
+ Tìm kiếm: Chức năng này giúp ngời sử dụng có thể tìm nhanh đợc
thông tin về nhân viên nào đó.
+ Xử lý hu: Hệ thống quản lý trực tiếp hồ sơ, lý lịch của các nhân viên
đang công tác trong công ty, còn đối với các nhân viên khi nghỉ hu thì hồ sơ,
lý lịch của họ sẽ đợc chuyển vào kho lu trữ.
+ In ấn, báo cáo: Chức năng này cung cấp cho ngời sử dụng các báo cáo
thống kê theo yêu cầu.
2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh:
Ban lãnh đạo
ở mức dới đỉnh ta tiến hành phân ra chi tiết các chức năng ở mức đỉnh.
Trong quá trình phân rã phải đảm bảo đợc giữ liệu ở mức trên và bảo toàn đợc
các tác nhân ngoài, khi phân rã có thể các luồng dữ liệu nội bộ và các kho dữ
In trích ngang
liệu mới.Cập nhật
lý lịch
Cập nhập
lý lịch


danh mục

a. Biểu đồ dữ liệu mức dới đỉnh chức năng quản lý lý lịch:
Hồ sơ
Danh mục
Quyết định
Quyết định
15
Cán bộ nhân viên

Lý lịch

Hệ thống quản lý nhân sự
Phòng tổ chức


Đồ án tốt nghiệp

Y/c

Lý lịch bổ xung

Chức năng quản lý lý lịch bao gồm:
+ Cập nhập lý lịch: Cập nhập lý lịch cán bộ nhân viên, danh sách các
phòng, cập nhập khi có sự thay đổi lớn về nhân sự nh: tiếp nhận thêm cán bộ
nhân viên mới hay cán bộ nhân viên trong cơ quan chuyển đi nơi khác.
+ Cập nhập danh mục: Cập nhập những thông tin thờng xuyên thay đổi
nh: Thông tin về lãnh đạo, nhân viên học vị
+ In trích ngang lý lịch: in trích ngang lý lịch các báo cáo về chất lợng
cán bộ nhân viên , danh sách đảng viên, nam, nữ, danh sách cán bộ nhân viên

theo phòng
b. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh chức năng xử lý hu:
Ban lãnh đạo

Danh sách
CBNV chuẩn
bị nghỉ hu

Lu hồ sơ
CBNV đã
nghỉ hu

Hồ sơ

Danh sách đã
nghỉ hu

Hồ sơ lu

Yêu cầu
Yêucầu
cầu
Yêu

Phòng tổ chức
Danh sách

16

Danh

Hệ thống quản
lý sách
nhân sự


Đồ án tốt nghiệp
Chức năng quản xử lý hu bao gồm:
+ Danh sách CBNV chuẩn bị nghỉ hu: Dựa trên quy định của nhà nớc về
độ tuổi nghỉ hu nam giới là 60 và nữ là 54, những ngời đến độ tuổi nghỉ hu sẽ
đợc lựa chọn.
+ Lu hồ sơ CBNV nghỉ hu: Khi một CBNV có quyết định nghỉ hu, hồ
sơ, lý lịch của ngời này sẽ đợc chuyển vào kho hồ sơ lu.
+ Danh sách CBNV đã nghỉ hu: Chức năng này sẽ liệt kê tất cả các cán
bộ nhân viên đã nghỉ hu.
3. Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu:
ở mức này ta phải xác lập đợc mô hình dữ liệu bao gồm: Mô hình thực
thể liên kết và mô hình quan hệ.
3.1. Thực thể:
Là đối tợng đợc quan tâm (có ích) trong quản lý đối tợng đó có thể là
rất cụ thể (VD: nh một cán bộ , 1 bản lý lịch) hoặc là rất trừu tợng.
Các thực thể chính của hệ thống là:
+ Hồ sơ
+ Trình độ ngoại ngữ
+ Thông tin phòng
+ Quan hệ gia đình
+ Quá trình công tác
+ Thông tin lãnh đạo
+ Quá trình đào tạo
+ Quá trình lơng
3.2 Liên kết :

Là sự ràng buộc giữa 2 hoặc nhiều thực thể.
Có các loại liên kết sau:
+ Liên kết 1 1: là mối liên kết giữa một thực thể này với một thực thể khác.
VD: 1 nhân viên chỉ có một mã nhân viên.
+ Liên kết 1 nhiều: Là mối liên kết giữa một thực thể này với nhiều
thực thể khác.
VD: 1 phòng có nhiều nhân viên, nhng 1 nhân viên chỉ thuộc 1 phòng.
+ Liên kết nhiều nhiều: Là mối liên kết giữa nhiều thực thể này với
nhiều thực thể khác.
VD: 1 nhân viên biết nhiều ngoại ngữ , một ngoại ngữ có thể có rất
nhiều nhân viên biết.
3.3. Thuộc tính: Là một giá trị dùng để mô tả một thực thể.
Kiểu thuộc tính là một tập hợp các thuộc tính cùng loại: Có 3 loại thuộc
tính sau:
+ Thuộc tính khoá: Một hay nhiều thuộc tính xác định duy nhất đối tợng.
+ Thuộc tính liên kết: Là khoá bên ít và liên kết bên nhiều.
17

Hệ thống quản lý nhân sự


Đồ án tốt nghiệp
+ Thuộc tính mô tả: Để mô tả thực thể.
VD:
Nhân viên

MSNV:

Thuộc tính khoá


Họ tên

Thuộc tính mô tả

Công việc
Lơng
Thuộc tính liên kết

Tổ

Phòng
*Biểu diễn thuộc tính mô tả CSDL Công ty APATIT Việt Nam - Lào Cai
MANV
HOTEN
GIOI TINH
NGAY SINH
NOI SINH
MACV
MADT
MATG
QUE QUAN
ĐIA CHI
SO CMTND
NOI CAP
DANG VIEN
NGAY VAO ĐANG
MADV
MAHV
MACM
NgNGU

VO CHONG
CON
HESOLUONG
BAO HIEM XH
BAO HIEM Y TE
LUONG TL
PC TRACH NHIEM

HOSONV

TON GIAO

HOC VAN

QT CONGTAC

QT ĐAO TAO

HINH THUC ĐT

MAHV CT
QuaTrinh
TEN HV

2.2 .Sơ đồ thực thể liên kết:
Tongiao

MA HT
TEN HT
GHI CHU


DAN
DON TOC
VI

MADT
TEN DT
GHI CHU

CHUYEN MON

Dan toc
MACM
TEN CM
Hoc van

HoSo NV

18
HinhThuc ĐT

STT
MANV
TU NGAY
DEN NGAY
TRUONG DT
HINH THUC
NGANH
TRINH DO


MADV
TEN DV

MA TG
TEN TG
GHI CHU

Qua Trinh ĐT

STT
MANV
TU NGAY
DEN NGAY
MACV
MADV

Don vi
Hệ thống quản lý nhân sự
Chuyen mon


Đồ án tốt nghiệp

chơng III: Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Microsoft access
1. Mô hình dữ liệu của Microso ft access:
Microsoft access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trờng Windows,
có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh ra các chơng trình
cho hầu hết các bài toán thờng gặp cụ thể nh các bài toán: Quản lý, thống kê,
kế toán Với ACCESS ngời dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà chỉ

cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu cần giải quyết công việc. Công cụ
mạnh mẽ của ACCESS cung cấp tơng tác cơ sở dữ liệu nh bảng, truy vấn.
Truy vấn là công cụ mạnh dùng để xắp xếp, tìm kiếm dữ liệu trên các bảng,
khi thực hiện truy vấn đề sẽ tập hợp đợc kết quả truy vấn hiện lên màn hình.
Phần mã của ACCESS kết hợp với các công cụ có sẵn làm cho chơng
trình mềm dẻo hơn và hoàn toàn có thể thiết kế, cài đặt các cơ sở dữ liệu cho
19

Hệ thống quản lý nhân sự


Đồ án tốt nghiệp
bài toán, nó giúp các ứng dụng thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft
access là thành phần đợc sử dụng trong việc xử lý cơ sở dữ liệu quan hệ
Microsoft access khá rõ ràng và dễ sử dụng trong việc xử lý dữ liệu kiểu này
một cách có hiệu quả. Lợi ích của cơ sở dữ liệu quan hệ chính là ở chỗ chúng
ta cần lu trữ các dữ liệu có liên quan đến nhau. Những thông tin bổ xung cần
thiết sẽ đợc kiến tạo nhờ các tính chất liên kết giữa các bảng dữ liệu.
Trong chơng trình chúng ta không chỉ quan tâm đến những thông tin
riêng rẽ mà còn quan tâm đến những thông tin đợc tổng hợp từ nhiều bảng dữ
liệu khác nhau. Muốn đợc những thông tin tổng hợp nh vậy, chúng ta cần xác
định các mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu .
Cách thiết lập mối quan hệ trong Microsoft access cung cấp cho chúng
ta một cách hết sức đơn giản.
Microsoft access không những cho phép các trờng kết nối của hai bảng
dữ liệu mà còn cho phép quy định khả năng toàn vẹn dữ liệu của Microsoft
access. Đó là tự động cập nhập thay xoá những thông tin có liên quan trong cơ
sở dữ liệu. Nếu chúng ta cập nhật thông tin mà vi phạm những nguyên tắc
toàn vẹn dữ liệu thì access sẽ tự động điều chỉnh để các ràng buộc toàn vẹn
không bị phá vỡ sẽ báo lỗi cho chúng ta biết.


Để đảm bảo toàn Đặt
vẹn dữ
chọncho
mụcquan
enforce
cácliệu
tínhtachất
hệ Refrencial Intergrity.
Cascade Delete cho phép xoá những mẩu tin có liên quan khi một mẩu tin bị
xoá các Cascade Update sẽ sửa tất cả các giá trị tơng ứng trong bảng có liên
kết nếu các giá trị khoá bị sửa đổi. Để đặt kiểu liên kết trong hay liên kết
ngoài, ta bấm chọn Joint type thể hiện khung Joint propeties rồi thực hiện
nốt công việc.

20
Thiết lập kiểu liên kết

Hệ thống quản lý nhân sự


Đồ án tốt nghiệp

2. Giao diện của Microsoft access:
Cũng nh tất cả các phần mềm chạy trên môi trờng Windows, Microsoft
access cung cấp cho ngời sử dụng một môi trờng trực quan thuận tiện đó là
giao diện đồ hoạ, giao diện đồ hoạ giúp cho ngời sử dụng làm việc một cách
rõ ràng và tạo một tâm lý thân thiện với ngời sử dụng do cách trình bày dễ
hiểu.
3. Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft access.

Microsoft access cung cấp các công cụ mạnh có thể giải quyết hầu hết
những vấn đề áp dụng cơ sở dữ liệu nhờ các công cụ có sẵn. Mỗi cơ sở dữ
liệu bao gồm 6 thành phần: bảng dữ liệu (Table), bảng truy vấn (Query),biểu
mẫu (Form), báo biểu (Report), Macro và các đơn thể (module).

3.1. Bảng dữ liệu (Tables):
Các thành phần của một cơ sở dữ
Các dữ liệu nguồn đợc lu giữ trong
bảng dữ liệu có quan hệ với nhau
liệu
gọi là Tables, các bảng này phải đợc thiết lập trớc khi sử dụng. Những quan hệ
giữa các bảng bao gồm 3 loại quan hệ cơ bản. Dữ liệu của các bảng là dữ liệu
thực tế và các kho hồ sơ. Các bảng đợc thiết lập để lu trữ đầy đủ thông tin cần
thiết, đồng thời đảm bảo không d thừa dữ liệu. Việc hòan thành các bảng dữ
21

Hệ thống quản lý nhân sự


Đồ án tốt nghiệp
liệu là hoàn thành cơ bản, việc thiết kế một cơ sở dữ liệu. Khi nhập dữ liệu vấn
đề cần quan tâm chính là sự chính xác của chúng. Microsoft access có khả
năng giúp chúng ta quy định các hình thức biểu diễn dữ liệu và thông báo lỗi
khi dữ liệu đợc nhập không đúng quy định. Điều này đợc thực hiện khi thiết
kế một bảng dữ liệu. Cấu trúc của mỗi trờng một bảng gồm 3 phần, khi thiết
kế và mỗi trờng có đặc tính riêng của mình. Đó là tên các trờng, biểu dữ liệu
của trờng và phần mô tả dữ liệu .
Các thành phần của một cơ sở dữ liệu Microsoft access.
- Text: Kiểu chữ tối đa là 255 ký tự.
- Memo: Kiểu văn bản.

- Number: Kiểu số, có thể là một byte, Integer, long integer, single.
- Date/Time: Kiểu ngày giờ.
- Curency: Kiểu tiền tệ
- Counter: Biến đếm
- Yes/No: Đúng/ sai
- Ole: Nhúng và kết nối đối tợng. Một đối tợng dữ liệu của phần mềm
khác cho phép lồng gắn hay liên kết vào Microsoft access.
Tính chất của các trờng.
Fied size: Kích thớc của trờng đợc tính bằng Byte.
Format: Hiển thị kiểu số học và kiểu ngày theo một dạng thức.
Input mask: Quy định khung nhập dữ liệu hiển thị các ký tự mà ngời sử
dụng định sẵn trong khuôn mẫu, giúp ngời sử dụng không phải đánh vào các
ký tự khi nhập dữ liệu.
Decimal places: Quy định nhập ký tự phần thập phân phần lẻ đối với
vùng số học.
Caption: chú giải, quy định một chuỗi ký tự dùng làm nhãn của vùng dữ
liệu , nhãn này sẽ hiện ra cùng với ô dữ liệu trong các báo biểu và biểu mẫu.
Default value: Trị mặc nhiên quy định mặc nhiên để Microsoft access
tự động gán cho vùng khi ngời sử dụng thêm một mẩu tin mới vào bảng.
Validation rule: Quy tắc kiểm hợp lệ quy định giới hạn của dữ liệu.
Validation Text: Văn bản kiểm hợp lệ. Nội dung của thông báo khi ngời
sử dụng nhập liệu không đúng giới hạn cho phép.
Required: yes nếu bắt buộc phải nhập vào dữ liệu.
Allow Zero Length: Cho phép chiều dài rỗng. Chọn yes nếu trờng cho
phép giá trị Null đối với vùng kiểu Text hoặc Memo.
Indexed: Vùng chỉ mục.
22

Hệ thống quản lý nhân sự



Đồ án tốt nghiệp
Cách đặt khoá chính cho bảng:
Chọn các trờng đợc dùng làm khoá chính rồi chọn EDIT Set
Primarykey.
Ngoài cách tạo lập một bảng một cách thủ công nh trên thì Microsoft
access còn cung cấp công cụ Table Wizard giúp ngời sử dụng tạo lập bảng dữ
liệu theo sự hớng dẫn từng bớc của công cụ này. Tuy nhiên mỗi chơng trình có
những yêu cầu riêng, nhất là tên trờng của bảng, do vậy, công cụ này ít đợc sử
dụng khi tạo lập các bảng. Đối với báo biểu hay biểu mẫu, thì công cụ Wizard
lại rất hay đợc dùng tới, nhng thông thờng thì thiết kế với Design View.
3.2. Bảng truy vấn (Query).
a. Giới thiệu chung về bảng truy vấn:
Sức mạnh của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là khả năng truy xuất dữ
liệu với điều kiện của ngời dùng một cách nhanh chóng và điều này Microsoft
Access làm cho ngời sử dụng hài lòng với khả năng kết xuất dữ liệu tuyệt vời.
Ngời sử dụng có thể xem và phân tích dữ liệu từ một thành phần khác
gọi là bảng truy vấn. Đó là một loại bảng mà dữ liệu của nó đợc lấy ra từ một
hay nhiều bảng dữ liệu đáp ứng yêu cầu của ngời truy vấn. Việc tạo một bảng
truy vấn rất đơn giản và dễ hiểu. Ta chỉ cho access lấy dữ liệu từ đâu và lấy
những gì. Access sẽ dựa trên các mối quan hệ đã đợc thiết lập sẵn để rút ra các
thông tin mà ta yêu cầu. Khi một bảng truy vấn đợc thực hiện song song
những dữ liệu thoả mãn yêu cầu của ngời sử dụng sẽ đợc tập hợp trong một
bảng dữ liệu gọi là Dynaset. Gọi chúng là những bảng dữ liệu động vì trên
thực tế Dynaset chỉ đợc thực hiện khi ta thực hiện một bảng truy vấn (Run
query). Những thông tin trong Dynaset, thay đổi theo sự thay đổi của các
thông tin chứa trong các bảng dữ liệu.
Nhờ sử dụng các bảng truy vấn ta có thể lọc đợc những thông tin cần
thiết từ các bảng dữ liệu nguồn. Microsoft access cung cấp cho ngời sử dụng
một số Query có công dụng và hiệu quả sau:

* Bảng truy vấn lựa chọn (Select Query): Là bảng truy vấn đợc nhiều
ngời sử dụng nhất,hình thức của nó giống nh một bảng dữ liệu . Dữ liệu của
bảng truy vấn đợc lựa chọn từ nhiều bảng dữ liệu khác nhau của cơ sở dữ liệu .
Ngời sử dụng có thể tham khảo, phân tích dữ liệu cũng nh điều chỉnh dữ liệu
ngay trên bảng truy vấn hay sử dụng bảng truy vấn nh là dữ liệu cơ sở cho một
tác vụ khác.
* Bảng truy vấn tham khảo chéo (Crosstab Query): Biểu diễn kết quả
truy vấn theo dạng hàng cột có tiêu đề, giống nh một bảng tính. Với bảng truy
23

Hệ thống quản lý nhân sự


Đồ án tốt nghiệp
vấn này, ngời sử dụng có thể tập hợp một số lợng lớn dữ liệu trong một bảng
dới dạng dễ tham khảo hơn.
* Bảng truy vấn hành động (Action Query): Bảng truy vấn này giúp
ngời sử dụng thực hiện những thay đổi với nhiều mẩu tin cùng một lúc. Họ
cũng có thể sử dụng bảng truy vấn này để tạo một bảng mới, xoá những mẩu
tin trong một bảng dữ liệu, sửa đổi hay thêm mới những mẩu tin trong một
bảng dữ liệu.
*Bảng truy vấn hợp nhất (Union Query): Bảng truy vấn này kết hợp
những vùng tơng ứng của hai hay nhiều bảng.
* Bảng truy vấn chuyển nhợng (Passthrough Query) : Gửi những lệnh
tới một cơ sở dữ liệu SQL.
* Bảng truy vấn khai báo dữ liệu (Data - Definitiol Query): Dùng để
tạo, thay đổi hoặc xoá những bảng dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu của
Microsoft access bằng cách dùng các lệnh SQL.
Tuy nhiên vì yêu cầu của chơng trình không đòi hỏi những thông tin
quá phức tạp hay truy cập dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác nên trong những

cơ sở dữ liệu của chơng trình quản lý nhân sự chúng ta chủ yếu sử dụng loại
truy vấn chọn lựa và bảng truy vấn tham khảo chéo.
b. Các công dụng của Query:
Microsoft Access cung cấp cho ngời sử dụng rất nhiều sự uyển chuyển
trong việc tạo lập các bảng truy vấn. Bằng cách sử dụng bảng truy vấn, ngời sử
dụng có thể :
- Lựa chọn các vùng dữ liệu cần thiết: Ngời sử dụng không cần phải
bao hàm tất cả các vùng của một hay nhiều bảng dữ liệu trong cùng một bảng
truy vấn.
- Lựa chọn những mẩu tin: Ngời sử dụng có thể quy định những tiêu
chuẩn theo đó chỉ có các mẩu tin thoả mãn các tiêu chuẩn đó mới đợc hiển thị
trong bảng kết quả truy vấn (Dynaset), ngời sử dụng có thể tham khảo những
mẩu tin theo một thứ tự quy định.
- Tham khảo dữ liệu thuộc nhiều bảng dữ liệu khác nhau: Ngời sử
dụng có thể sử dụng để thực hiện việc trả lời một câu hỏi nào đó có liên quan
đến dữ liệu thuộc nhiều bảng dữ liệu khác nhau và hiển thị kết quả trong một
bảng Datasheet . Ngời sử dụng cũng có thể hỏi các câu hỏi liên quan đến dữ
liệu thuộc một cơ sở dữ liệu khác của các phần mềm quản trị dữ liệu khác.
- Thực hiện các phép tính: Ngời sử dụng có thể tạo những vùng dữ liệu
mới, trong đó chứa k ết quả của những phép tính.
24

Hệ thống quản lý nhân sự


Đồ án tốt nghiệp
- Sử dụng các bảng truy vấn để làm dữ liệu cho các biểu mẫu, báo cáo
và các bảng truy vấn khác. Để lựa chọn những dữ liệu cần thiết cho biểu mẫu
hoặc báo cáo ngời sử dụng có thể tạo một bảng truy vẩnồi dùng bảng truy vấn
này nh một bảng dữ liệu cơ sở cho một biểu mẫu hay một báo cáo mà ngời sử

dụng sẽ tạo lập.
- Thực hiện những thay đổi trong các bảng dữ liệu: Ngời sử dụng có thể
đồng thời thực hiện việc cập nhật, xoá, nhập thêm các mẩu tin mới bằng cách
dùng một bảng truy vấn hành động. Ngời sử dụng cũng có thể sử dụng một
bảng truy vấn kiểu này để tạo một bảng dữ liệu mới trong đó bao hàm những
mẩu tin lấy từ một hay nhiều bảng dữ liệu đã có trớc.

c. Cách tạo lập một bảng truy vấn trong Microsoft access:
- Xác định các bảng và các trờng tham gia: Muốn tạo bảng truy vấn,
đầu tiên ngời sử dụng phải xác định các dữ liệu ra của bảng truy vấn này đợc
lấy từ đâu. Ngời sử dụng sẽ chọn những bảng dữ liệu hoặc những bảng truy
vấn khác để thêm vào cửa sổ thiết kế bảng truy vấn.
Ví dụ: Thiết kế bảng bảng truy vấn đa ra cán bộ, nhân viên của một đơn
vị , bảng tham gia gồm có bảng hồ sơ nhân viên và bảng đơn vị.

- Lập tiêu chuẩn chọn lựa: Bảng kết quả truy vấn có thể rất dài và d
thừa dữ liệu nếu không có những tiêu chuẩn chọn lựa.
d. Đặt các thuộc tính cho bảng truy vấn:

25

Hệ thống quản lý nhân sự