A. LỜI MỞ ĐẦU
Không phải chỉ riêng hiện nay, mà suốt mấy thập kỉ qua, báo chí Việt
Nam đã thực sự tự do, dân chủ phát triển mạnh mẽ không ngừng cả về quy
mô, tính chất, chiều sâu, đang cùng dân tộc nhịp bước trong tiến trình đổi mới
đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, với trách nhiệm xã hội hết sức
thiêng liêng, cao cả và vinh quang.
Báo chí thực sự đã có những bước tiến dài và phát triển, đóng vai trò
quan trọng trong việc định hướng xã hội. Hiện nay, nước ta có hàng vạn nhà
báo đang làm việc ở các cơ quan báo chí, tạp chí và số lượng cơ quan báo chí,
nhà báo đang không ngừng tăng lên. Điều đó chứng tỏ rằng, nhu cầu về thông
tin của công chúng ngày càng tăng.
Một vấn đề đặt ra ? Làm thế nào để các cơ quan báo chí thu hút được
lượng cập nhật thông tin của tờ báo mình với độc giả? Làm thế nào để tăng
lên cả lượng và chất của thông tin và đáp ứng được thị hiếu của độc giả.
Chính bởi vậy, nghiên cứu công chúng trong các tòa soạn báo là việc
hết sức quan trọng, nó đòi hỏi sự nghiêm túc, nhiệt tình của cả cơ quan báo
chí đó. Để làm ra những sản phẩm báo chí hay, thu hút được sự quan tâm của
độc giả và nâng cao được thương hiệu của tòa soạn báo. Đối với những người
nghiên cứu về tâm lí tiếp nhận của công chúng thì chắc hẳn sẽ phải am hiểu
rất nhiều về lĩnh vực PR ( quan hệ công chúng), từ những kiến thức chung
nhất ấy để hình thành nên các y tưởng, kĩ năng xây dựng nên những sự kiện,
sản phẩm báo chí .
Chính bởi vậy, trong phần tiểu luận này từ những kiến thức chung về
môn PR. Xây dựng một sản phẩm báo chí cho tờ báo Thanh Hóa ( tờ báo địa
phương) nhằm phát triển bền vững, quảng bá thương hiệu cho tòa soạn báo
gây được cảm tình và sự quan tâm của độc giả.
Tuy nhiên, trong quá trình tìm hiểu và làm bài, chắc chắn không tránh
khỏi những thiếu xót. Em rất mong được sự đóng góp chân tình, thẳng thắn
của các thầy cô trong bộ môn PR.
Mọi đóng góp xin liên hệ :
Em xin chân thành cảm ơn!

1


B. NỘI DUNG
I. NHỮNG HIỂU BIẾT CHUNG VỀ QUAN HỆ CÔNG CHÚNG
(PR)
1. Khái niệm PR
Hiện nay có rất nhiều các khái niệm ( định nghĩa) về PR nhưng có thế
tổng kết lại rằng: Quan hệ công chúng ( Tiếng Anh : Public Relations – viết
tắt PR,đọc là pi-a.
PR là “việc một cơ quan tổ chức hay doanh nghiệp, chủ động quản lí
các quan hệ giao tiếp cộng đồng để tạo dựng và giữ gìn một hình ảnh tích cực
của mình. Các hoạt động quan hệ công chúng bao gồm các việc quảng bá
thành công, giảm nhẽ ảnh hưởng của thất bại, công bố các thay đổi và nhiều
hoạt động khác”1.
Quan hệ công chúng là những nỗ lực có kế hoạch của một cá nhân, cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm thiết lập, duy trì mối quan hệ cùng có lợi
với công chúng, trên cơ sở thông tin đối thoại hai chiều với sự tham gia của
các phương tiện truyền thông.2
2. Nguyên tắc của hoạt động quan hệ công chúng
Đế đạt được mục đích tác động đối với đối tượng là các nhóm công
chúng đã xác định, phải thống nhất mục tiêu, phương thức tổ chức, cũng như
tiến trình của các hoạt động PR, tức là các quy định và chuản mực chung cho
các hoạt động PR. Các nguyên tắc cơ bản nhất của PR : tính mục tiêu, chân
thật, công khai, công bằng, thân thiện, tính nhân văn, nhân đạo và có tính
quốc tế về bản sắc dân tộc, địa phương.

1
2



PR – công cụ phát triển báo chí – Đỗ Thu Hằng, NXB Trẻ,2009

2


3. PR trong cơ quan báo chí
a.

Vai trò của PR trong cơ quan báo chí

Nhu cầu của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã đẩy các cơ quan
báo chí nói chung, đặc biệt là các tờ báo in vào một tình thế không thể “ từ
chối” các hoạt động PR :
- PR góp phần kế hoạch hóa và chuyên nghiệp hóa việc tiếp nhận thông
tin và phản hồi của công chúng, giúp cho việc xác định công chúng mục tiêu
và các nhóm công chúng liên quan khác, là cơ sở cho các nhà báo nhận rõ
mục tiêu tác động, cũng như phương thức, nguyên tắc viết báo tiếp cận công
chúng
- PR hỗ trợ mạnh mẽ cho hoạt động quản lí báo chí nói chung và việc
quản lí về nội dung và trình bày báo nói riêng.
- Các kĩ năng PR làm thay đổi tư duy của người phát hành và thay đổi
phương thức kinh doanh – phát hành báo chí.
Tuy nhiên, nếu PR của cơ quan báo chí được thực hiện không trên cơ
sỏ tôn trọng các nguyên tắc của PR nói chung và nguyên tắc của PR của cơ
quan báo chí nói riêng, thì không những PR không thực hiện được vai trò mà
còn ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả, hiệu lực và thương hiệu của cơ quan báo
chí.
b. Mục tiêu của PR trong cơ quan báo chí
Thiết lập và duy trì mối quan hệ có lợi với các nhóm công chúng nhằm

thúc đẩy sự phát triển và phát triển bền vững của sản phẩm báo chí và cơ quan
báo chí.
c. Nội dung, hình thức của cơ quan báo chí
Được thiết kế dựa trên cơ sở mục tiêu, tính chất đặc thù của các cơ
quan báo chí nói chung và từng cơ quan báo chí nói riêng.
Cơ quan báo chí sử dụng đa dạng các phương tiện truyền thông nhằm
thiết lập mô hình truyền thông hai chiều giữa cơ quan báo chí và công chúng.

3


d. các lĩnh vực cơ bản của PR cơ quan báo chí
Trong quá trình tổ chức, thực hiện PR nói chung và PR của một cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp nói riêng. Các hoạt động PR đều được xếp thành
từng nhóm với mục tiêu, tính chất tương đồng.
PR của cơ quan báo chí bao gồm những lĩnh vực chủ yếu sau :
-

Nghiên cứu công chúng

-

Lập kế hoạch, chương trình

-

Tổ chức sự kiện

-


Thực hiện và quản lí truyền thông trong và ngoài tổ chức

-

Quan hệ với các cơ quan báo chí và giới truyền thông

-

Tư vấn công chúng và tư vấn chiến lược

-

Quản trị thương hiệu và quản trị danh tiếng

-

Quản trị khủng hoảng

e. Nguyên tắc PR của cơ quan báo chí
PR của tòa soạn báo cần tuân thủ các nguyên tắc PR cơ bản. Do đặc thù
về chủ thể và khách thể, sự phụ thuộc của PR của cơ quan báo chí vào mục
tiêu, tính chất, nguyên tắc hoạt động của báo chí, cần tuân thủ ít nhất ba
nguyên tắc sau :
- Mục tiêu, nội dung, phương pháp thực hiện và quản trị PR không đi
ngược mục tiêu, chức năng và nguyên tắc hoạt động báo chí.
- Coi trọng lợi ích cộng đồng, lợi ích công chúng, đặc biệt là lợi ích
công chúng mục tiêu của cơ quan báo chí.
- Xác định rõ ràng sự khác biệt về nội dung, hình thức cũng như yêu
cầu trong kĩ năng thực hiện và quản trị PR của các thành viên thuộc các vị trí
khác nhau trong tòa soạn báo.

d. Một số lĩnh vực quan hệ công chúng được chú trọng tại các cơ
quan báo chí
PR có thể được triển khai trên nhiều lĩnh khác nhau. Mục đích này sẽ
tập trung phân tích ba lĩnh vực PR được chú trọng ở các tòa soạn báo là :
4


-

Nghiên cứu công chúng

-

Tổ chức sự kiện

-

Tư vấn

II. ỨNG DỤNG KĨ NĂNG PR VÀO VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN
BÁO THANH HÓA
1. MỘT SỐ NÉT CHÍNH VỀ BÁO THANH HÓA
Báo Thanh Hóa là cơ quan ngôn luận của Đảng bộ Đảng cộng sản Việt
Nam tỉnh Thanh Hóa – tiếng nói của chính quyền và nhân dân Thanh Hóa.
Là một tờ nhật báo, trong quá trình hoạt động và phát triển, báo đã
không ngừng đổi mới và đạt được nhiều thành tích, có vị trí quan trọng và thu
hút được lượng độc giả quan tâm rất lớn.
Báo Thanh Hóa song hành cùng sự phát triển của báo chí nước nhà, để
càng ngày tăng thêm sự đón đọc của độc giả, xứng đáng là một tờ báo địa
phượng có uy tín, chất lượng thì cần phải xây dựng những kĩ hoạch cụ thể

nhằm phát triển hơn nữa tờ báo của mình. Tạo được lòng tin của công chúng (
đặc biệt là Các cơ quan ban ngành và nhân dân tỉnh Thanh Hóa).
Trong thời buổi công nghệ thông tin bung nổ như hiện nay, Trong thời
buổi công nghệ thông tin bùng nổ hiện nay, với số lượng thông tin hằng ngày
quá nhiều, số lượng các tờ báo, tạp chí tăng vọt, trong khi đó các loại hình báo
chí khác như báo mạng, truyền hình, phát thanh… và những hoạt động truyền
thông khác đã mang lại cho công chúng cả “biển” thông tin. Tuy nhiên, không
phải thông tin nào cũng có giá trị và thực sự đem lại lợi ích cho công chúng.
Chính bởi vậy, báo Thanh Hóa dự định cho ra mắt một ấn phẩm mới
dành lứa tuổi nhi đồng ( dưới 16 tuổi) nguyệt san : Tuổi hồng được phát
hành vào thứ 7 hàng tuần.
Nguyệt san cùng với tờ báo chính, trang thông tin điện tử
. Nhằm cung cấp nhiều thông tin có ích cho độc giả, đặc
biệt ấn phẩm mới tuổi hồng hứa hẹn là nơi giao lưu học hỏi cho các em ở lứa
tuổi nhi ( 7 -11 tuổi)
5


Vì Tuổi hồng là một ấn phẩm mới mà Báo Thanh Hóa chuẩn bị cho ra
mắt độc giả cho nên báo đã chuẩn bị tổ chức một buổi lễ nhằm giới thiệu sản
phẩm báo chí đến công chúng
Trước tiên, cần sơ qua vài nét chính về Báo Thanh Hóa
+ Hoàn cảnh ra đời :
Ngày 29 tháng 7 năm 1930, Đảng bộ Thanh Hóa được thành lập. Cùng
với sự ra đời của Đảng bộ, báo chí cách mạng Thanh Hóa sớm hình thành và
song hành với sự thăng trầm của Đảng và cách mạng. Qua thực tiễn đấu tranh
cách mạng, báo chí cách mạng Thanh Hóa thực sự là công cụ tuyên truyền
hiệu quả, phục vụ đắc lực nhiệm vụ chính trị đầy khó khăn, gian khổ nhưng
vô cùng tự hào của Đảng bộ và đồng bào các dân tộc Thanh Hóa.
+ Những tờ báo tiền thân :

- Báo Tiến Lên - tờ báo đầu tiên của Đảng bộ Thanh Hóa ra đời cùng
với sự ra đời của Đảng bộ Thanh Hóa (29–7–1930).
- Thay cho tờ Tiến Lên bị quân thù khủng bố, Tỉnh ủy đã ấn hành báo
Hồn lao động (tháng 6 – 1934), sau đó đổi tên thành báo Tia sáng (tháng 3
-1936).
- Tháng 6–1940, Tỉnh ủy ấn hành báo Tự do.
- Tháng 8 –1942, Tỉnh ủy quyết định xuất bản báo Đuổi giặc nước và
báo Gái ra trận.
- Năm 1945, báo Khởi nghĩa thay thế báo Đuổi giặc nước, sau đó trở
thành tờ báo của Việt Minh khu Quang Trung (chiến khu Hòa – Ninh –
Thanh).
- Trong kháng chiến chống Pháp, Thanh Hóa có báo Tấc Đất, sau đó là
tờ Tiến rồi báo Chống giặc.
- Năm 1957, Tỉnh ủy cho xuất bản tờ Tin Thanh Hóa (tiền thân của Báo
Thanh Hóa).
+

Thực hiện Nghị quyết của Bộ Chính trị về việc thành lập báo Đảng

cấp tỉnh, thành phố, ngày 7-2-1962, Ban Thường vụ Tỉnh ủy ra Nghị quyết về
6


việc xuất bản báo Thanh Hóa đổi mới – cơ quan ngôn luận của Đảng bộ tỉnh,
dựa trên cơ sở tiếp nhận lực lượng, phương tiện của tờ Tin Thanh Hóa (trước
đó trực thuộc Ủy ban Hành chính tỉnh).
+ Ngày 20-3-1962, số báo Thanh Hóa đổi mới đầu tiên ra mắt bạn đọc
và đến tháng 5-1966 đổi tên thành báo Thanh Hóa. Báo lúc đầu ra hai số khổ
nhỏ (27x39cm) phát hành vào thứ 3 và thứ 6 hàng tuần, rồi tiến lên ba số khổ
nhỡ. Buổi đầu chỉ in 5.600 tờ, dần dần tăng lên 16.000 tờ. Số lượng đó ổn

định trong suốt thời gian chống chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ. Đồng
chí Lê Tân là Tổng Biên tập (1962-1973).
+

Từ năm 1986 đến nay, thực hiện đường lối đổi mới do Đảng ta

khởi xướng và lãnh đạo, dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của cấp ủy, chính
quyền địa phương, các cơ quan chỉ đạo, quản lý báo chí Trung ương, Báo
Thanh Hóa đã có bước trưởng thành vượt bậc. Đội ngũ làm báo được nâng
lên cả về số lượng và chất lượng. Cơ sở vật chất được đầu tư có thêm nhiều
điều kiện và khả năng mới để kế thừa và phát huy hơn nữa truyền thống cách
mạng vẻ vang của các tờ báo tiền thân và các thế hệ cha anh trong lĩnh vực
báo chí, nhằm không ngừng đổi mới, nâng cao chất lượng tờ báo cả về nội
dung và hình thức. Báo đã xây dựng nhiều chuyên trang, chuyên mục thể hiện
sâu sắc các vấn đề đổi mới tư duy, đổi mới tổ chức cán bộ, đổi mới cơ chế
quản lý, cơ cấu kinh tế, đổi mới phương thức hoạt động trên các lĩnh vực, giữ
vững ổn định chính trị, đấu tranh chống tiêu cực, đặc biệt là chống tệ quan
liêu, tham nhũng và lối sống sa đọa làm xói mòn phẩm chất đạo đức cách
mạng trong một bộ phận cán bộ, đảng viên...
+ Năm 1988 thực hiện chủ trương của Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Báo Thanh
Hóa đã được đầu tư kinh phí mua sắm trang thiết bị in báo theo công nghệ
hiện đại. Nhà in Báo Thanh Hóa được thành lập. Tiếp đó, Báo Thanh Hóa đã
được đầu tư kinh phí xây dựng trụ sở làm việc cao tầng khang trang, mua sắm
máy móc, thiết bị, thành lập phòng Tiếp nhận và Xử lý thông tin báo chí theo
công nghệ hiện đại. Đó là những cơ sở vật chất kỹ thuật mới, hiện đại, góp
7


phần thiết thực, có hiệu quả vào việc đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả
tuyên truyền của Báo Thanh Hóa, góp phần đưa Thanh Hóa tiến nhanh, tiến

mạnh, tiến vững chắc trong thời kỳ đẩy mạnh CNH, HĐH đất nước vì mục
tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh.
+ Hiện nay, Báo Thanh Hóa xuất bản 6 kỳ/tuần, in khổ 41x58 cm, vào
các ngày thứ 2, thứ 3, thứ 4, thứ 5, thứ 6 và thứ 7. Số lượng báo phát hành gần
11.000 tờ/mỗi kỳ.
+ Những thành tích và phần thưởng :
-

Huân chương Lao động hạng Ba (1992).

- Huân chương Lao động hạng Nhì (1997).
- Huân chương Lao động hạng Nhất (2002).
- Huân chương Độc lập hạng Ba (2007).
- Nhiều Bằng khen của một số Ban, Bộ, ngành Trung ương và chủ tịch
UBND tỉnh tặng tập thể, cá nhân.
- Hàng chục nhà báo được tặng Huy chương “Vì sự nghiệp báo
chí Việt Nam”.
- Đảng bộ Báo Thanh Hóa nhiều năm liên tục được công nhận
và tặng cờ “Đơn vị trong sạch, vững mạnh”.
- Các tổ chức công đoàn, Đoàn thanh niên, Hội CCB, Chi hội
Nhà báo nhiều năm liền được công nhận vững mạnh.
+ Tổng biên tập qua các thời kì :
- Đồng chí Lê Tân (1962 – 1973)
- Đồng chí Lê Hữu Khải, Ủy viên Ban Thường vụ, kiêm Chủ nhiệm
Báo (1973 – 1975)
- Đồng chí Lê Hữu Kiều (tức Hữu Đức) (1975 – 1976)
- Đồng chí Trịnh Ngọc Chữ, Ủy viên Ban Thường vụ, Trưởng
Ban Tuyên huấn Tỉnh ủy (1976 – 1978)
- Đồng chí Nguyễn Văn Giá (1978 – 1987 và 1988 – 1991)
- Đồng chí Lương Vĩnh Lạng (1991 – 1996)

8


- Đồng chí Nguyễn Văn Bình (1996 – 2001)
- Đồng chí Vũ Thị Ngọc Tuấn (2001 – 2003)
- Đồng chí Phạm Minh Thiệu (2003 đến nay)
+ Ban biêp tập báo Thanh Hóa hiện nay
-

Tổng Biên tập:

Phạm Minh Thiệu

- Phó Tổng Biên tập: Đỗ Văn Trường; Lê Tiến Kiên
+ Trụ sở báo Thanh Hóa :
- Số 3, Nguyễn Du, T.P Thanh Hóa.
- Điện thoại: 852.242, 750.469, 855131, 853929
- Fax: 037.859032
- E-mail:
- Báo Thanh Hóa điện tử: www.baothanhhoa.com.vn
2. ỨNG DỤNG CÁC KĨ NĂNG PR VÀO VIỆC TỔ CHỨC SỰ
KIỆN GIỚI THIỆU NGUYỆT SAN TUỔI HỒNG
Tuổi hồng là một sản phẩm mới mà tòa soạn báo Thanh Hóa muốn gửi
đến công chúng. Đặc biệt là ấn phẩm dành riêng cho các em lứa tuổi thiếu nhi
( 7 – 11 tuổi )
Sở dĩ báo lại đưa ra sản phẩm dành cho lứa tuổi này, xuất phát từ tình
hình hiện nay, lứa tuổi nhi đồng là lứa tuổi thu hút được sự quan tâm của
nhiều bậc phụ huynh, sự kết hợp giữa yếu tố nhà trường và gia đình, xã hội để
cho lứa tuổi này có sự phát triển toàn diện.
- Nội dung : Ấn phẩm bao gồm nhiều chuyên trang học tập, giải trí,

những câu chuyện cười và giải đáp những boăn khoăn thắc mắc của các e.
Đặc biệt là những câu chuyện nhẹ nhàng từ đấy giúp các em có thể rút ra
được bài học từ câu chuyện đó.
- Mục đích : Nâng cao lượng thu hút của độc giả và sự quan tâm của
những công chúng có liên quan ( đặc biệt các bậc phụ huynh, thầy cô, các bạn
tuổi thiếu nhi).

9


- Phát hành : là ấn phẩm nguyệt san nên sản phẩm sẽ được phát hành
vào ngày 15 hàng tháng. Phạm vi phát hành là trên địa bàn toàn tình Thanh
Hóa.
3. TỐ CHỨC SỰ KIỆN RA MẮT ẤN PHẨM MỚI NGUYỆT SAN
TUỔI HỒNG
a.Tên sự kiện :
- Tên sự kiện : TUỔI HỒNG - ĐỒNG HÀNH CÙNG CÁC BẠN
NHỎ
- Thời gian tổ chức : 8h sáng chủ nhật ngày 6/2/ 2010 kết thúc lúc
11h30 ( cùng ngày)
- Địa điểm : Nhà thi đấu thành phố Thanh Hóa – Đường Lê Hoàn Phường Lam Sơn – Thành Phố Thanh Hóa ( gần chợ vườn Hoa mới).
- Mục tiêu sự kiện :
+ Giới thiệu, quảng bá ấn phẩm mới Tuối hồng đến đông đảo công
chúng. Đồng thời quảng bá thành tựu gần 50 sự ra đời và phát triển của báo
Thanh Hóa
+ Xây dựng cảm tình của công chúng đối với ấn phẩm mới nói riêng và
báo Thanh Hóa nói chung. Từ đó gây dựng nên uy tín của cơ quan báo và xây
dựng thương hiệu cho sản phẩm.
+ Từ việc tác động đến nhận thức sẽ kích thích được như cầu sử dụng
ấn phẩm của công chúng ( đặc biệt là các trường tiểu học, phụ huynh học

sinh, các bạn nhỏ).
+ Thu hút sự quan tâm của độc giả đồng thời khuyến khích viết bài cho
ấn phẩm mới.
- Công chúng mục tiêu và công chúng liên quan :
+ Công chúng mục tiêu : Các bạn nhỏ ở các trường tiểu học, trung học
cơ sở ở trong địa bàn thành phố Thanh Hóa

10


+ Công chúng liên quan : Các bậc phụ huynh học sinh, thầy cô giáo,
các em học sinh trên toàn quốc, cộng tác viên, các nhà tâm lí..
- Thông điệp của sự kiện :
+ Thông điệp chính : TUỔI HÔNG – ĐỒNG HÀNH CÙNG CÁC BẠN NHỎ
+ Thông điệp cụ thể :
Tuối hồng : Nơi giao lưu, kết bạn bốn phương
Tuổi hồng : Nơi học tập, vui chơi lành mạnh
Tuổi hồng : Người bạn thân thiết
- Dự kiến những hoạt động chính trong buổi giới thiệu ấn phẩm
mới :
+ Đọc diễn văn khai mạc về ấn phẩm
+ Trưng bày các sản phẩm của Báo Thanh Hóa :
Tờ báo Thanh Hóa
Nguyệt san : Tuổi hồng
Giới thiệu wesite
+ Tặng hoa và bằng khen cho cán bộ, phóng viên có thành tích xuất
sắc của báo Thanh Hóa.
+ Phát tặng khách mời và công chúng tham dự những ấn phẩm của tòa
báo : Tuổi hồng, tờ báo Thanh Hóa ra hằng ngày.
+ Giới thiệu sơ lược về báo Thanh Hóa và sự ra đời của “Tuổi hồng”

+ Nghe Ý kiến phát biểu của những đại biểu tham dự
+ Phát động công chúng tham gia viết bài cho ấn phẩm mới nói riêng
và báo Thanh Hóa nói chung.
- Mọi kế hoạch và công tác chuẩn bị phải được hoàn thiện trước
ngày 1/2/2010, tổng duyệt vào ngày 4/2/2010
- Thành phần khách mời bao gồm : Lãnh đạo các cơ quan ban ngành
có liên quan, sở văn hóa – thông tin tỉnh Thanh Hóa, hội viên hội nhà báo
Việt Nam ( Thanh Hóa), đài truyền hình tỉnh Thanh Hóa, thông tấn xã

11


( thường trú), sở Giáo dục tỉnh, Đại diện các trường tiểu học, trung học cơ sở
trong thành phố, các huyện..Môt số cơ quan báo khác trong nước..
+ Ngoài những đại biểu có giấy mời, công chúng có nhu cầu tìm hiểu
cũng được đến tham dự, đặc biệt nhân dân trong khu vực tổ chức sự kiện, các
em học sinh ở các vùng lân cận.
+ Đối với những đại biểu được mời tham dự sẽ đưa giấy mời theo
những quy định trong giao dịch của cơ quan hành chính.
+ Đặc biệt chương trình sẽ được phát trên kênh truyền hình Thanh Hóa
vào lúc 19h ( thời sự)
+ Trong lễ khai trương giới thiệu ấn phẩm mới, Tổng biên tập báo
Thanh Hóa ông Phạm Minh thiệu sẽ đọc diễn văn khai mạc, giới thiệu ấn
phẩm mới và phát động cuộc thi viết cho Tuổi hồng ( nguyệt san mới)
b. Dự toán kinh phí : Tổng kinh phí dự toán : 100 triệu đồng
1. Thuê địa điểm : 1 triệu đồng
2. Ban hậu cần : 20 triệu đồng
+ Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, văn nghệ : 6 triệu đồng
+ Bàn ghế, nước, hoa tặng đại biểu, hoa trang trí, phông bạt : 10 triệu
đồng

+ Thẻ đeo của ban tổ chức và khách mời : 4
3. Ban nhân sự : 10 triệu
+ Lực lượng lễ tân, phát tờ rơi : 5 triệu
+ Nhân viên bảo vệ, vệ sinh : 3 triệu
+ Dẫn chương trình ( 2 người : nam- nữ) : 2 triệu
4. Ban truyền thông :64 triệu vnd

+ Giấy mời, bang rôn, poster: 10 triệu vnd
+ Chi phí bồi dưỡng: các cơ quan truyền thông: 4 triệu vnd
+ sách báo tặng đại biểu và tiền bồi dưỡng : 50 triệu đồng

12


c. Công tác chuẩn bị :
+ Chuẩn bị về kế hoạch tổ chức sự kiện: kế hoạch đã xây dựng và
hoàn thiện trước ngày tổng duyệt (4/2/2010)
+ Chuẩn bị về kinh phí: kinh phí sẽ huy động từ nhiều nguồn tài trợ
khác nhau + kinh phí của cơ quan. Theo đó cần chủ động liên hệ với các đơn
vị có thể tài trợ về kinh phí hoặc các đơn vị có nhu cầu quảng cáo trên nguyệt
san Tuổi hồng sắp phát hành ( đặc biệt là các doanh nghiệp quen thuộc,…)
+ Các ấn phẩm sẽ phát hành trong ngày diễn ra sự kiện, bao gồm các tờ
rơi, các tờ quảng cáo, băng rôn và khẩu hiệu. Đồng thời chuẩn bị cho việc ra
số báo đầu tiên của nguyệt san Tuổi hồng.
+ Chuẩn bị các bài phát biểu khai mạc tại buổi giới thiệu.
+ Đưa giấy mời, liên hệ với khách mời; các bộ phận phục vụ trong buổi
giới thiệu, lễ tân, bộ phận phát tờ rơi…
+ Xin và hoàn thiện các thủ tục hành chính, liên hệ với các cơ quan
quản lí để xin phép việc tổ chức sự kiện
+ Liên hệ với các cơ quan báo chí đến đưa tin về lễ ra mắt ấn phẩm mới

của báo.
+ Lập danh sách các cá nhân có thành tích cao trong năm 2009 của báo.
+ Chuẩn bị về các bằng khen, giấy khen, quà tặng dự kiến sẽ trao trong
buổi lễ.
+ Bố trí các bộ phận cụ thể, phụ trách các mảng khác nhau như: lễ tân,
bộ phận kĩ thuật, bộ phận phụ trách nội dung, bộ phận xử lí nhanh các tình
huống khẩn cấp… việc phân chia này phụ thuộc vào đề xuất của người phụ
trách sự kiện cũng như căn cứ tình thế cụ thể.
+ Dự kiến các tình huống bất ngờ hoặc có khả năng sẽ xảy ra khi sự
kiện được tổ chức.
+ Dự kiến ngày tổng duyệt sẽ là ngày 4/2/2010, trước ngày diễn ra sự
kiện 2 ngày. Khi đó mọi công tác đã cơ bản hoàn thiện, những nội dung còn

13


chưa xong hay thiếu sẽ được khắc phục bổ sung trong 2 ngày trước khi sự
kiện được tổ chức.
d.Tiến hành thực hiện sự kiện và công tác kiểm tra , giám sát:
+ Sự kiện sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch đã xây dựng, ngày 4/2/2010.
+ Trong quá trình sự kiện diễn ra cần có một nhóm có chức năng kiểm
tra, giám sát và đốc thúc các bộ phận khác, điều khiển công việc theo đúng
nội dung trong kế hoạch và để sự kiện diễn ra suôn sẻ. Trường hợp có những
tình huống bất ngờ cần bình tĩnh xử lí, vận dụng mọi kĩ năng và hiểu biết của
người quản lí, huy động ý kiến của bộ phận chuyên sử lí các trường hợp khẩn
cấp.
e. Các giải pháp xử lí khủng hoảng
Một số tình huống có thể xảy ra và cách giải quyết :
+ Đến giờ khai mạc mà một số khách mời chưa đến: chèn thêm 1 vài
tiết mục văn nghệ để kéo dài thời gian và lấp chỗ trống trong lúc chờ đợi

+ Trong lúc diễn thuyết , tổ chức văn nghệ và các hoạt động liên quan
xảy ra mất điện: lấp tức hệ thống máy nổ sẵn sàng
+ Ca sĩ khách mời đến muộn: đưa một số hình ảnh hoạt động của tòa
soạn báo trình chiếu sile hoặc tổ chức một vài trò chơi vui có thưởng để tránh
sự nhàm chán và chờ đợi
+ Trong chương trình giao lưu Mc gặp vấn đề và không dẫn được nữa:
sẽ có một Mc khác thay thế ngay( có thể là 1 nhà báo đã có kinh nghiệm dẫn
chương trình )
+ Hệ thống ánh sáng, âm thanh cũng phải có 2 bộ để phòng khi 1 bộ bị
hư.
+ Đội bảo vệ trong hội trường hoạt động liên tục tránh trường hợp có

vấn đề an ninh xảy ra.
f. Kết thúc sự kiện :
+ Cám ơn khách mời, những người đến dự buổi giới thiệu, cám ơn các
cơ quan báo chí và những nhà tài trợ của sự kiện.
14


+ Sau khi sự kiện kết thúc lúc 11h30 phút, nhanh chóng thu dọn mọi
thứ và bàn giao lại địa điểm cho nhà khách Bộ quốc phòng.
+ Thanh toán các loại phí, các hợp đồng thuê vật chất, trả công cho bộ
phận phục vụ, lễ tân…
+ Hoàn thiện mọi thủ tục cần thiết khác
g. Đánh giá và rút kinh nghiệm :
+ Ngày 8/2/2010 sẽ họp toàn bộ các bộ phận trong cơ quan để đánh giá
và rút kinh nghiệm.
+ Tổng biên tập sẽ thông báo kết quả, công bố các số liệu về sự kiện,
công bố tổng chi phí cho sự kiện
+ Biểu dương những bộ phận làm tốt và nhắc nhở một số hạn chế (nếu

có).
+ Rút kinh nghiệm, tổng kết những vấn đề quan trọng cho những lần tổ
chức cá sự kiện khác của báo.
III. BÀI HỌC KINH NGHIỆM VÀ GIẢI PHÁP CHO SỰ PHÁT
TRIỂN CỦA HOẠT ĐỘNG PR TRONG TÒA SOẠN BÁO
Xã hội đang từng bước toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế khiến cho các
cơ quan báo chí không thể phụ thuộc vào sự trợ cấp của Nhà nước. Vì thế mà
các cơ quan báo chí phải lưu y đến quan hệ hai chiều, đôi bên cùng có lợi với
công chúng.
Nhu cầu quảng bá thương hiệu, bán sản phẩm báo chí, cạnh tranh nhằm
tiếp cận và xây dựng quan hệ thân thiện với công chúng, tạo lập thu hút sự
ủng hộ của công chúng.
Đó là những nguyên nhân dẫn tới việc hoạt động PR được thực hiện
bởi chính các tòa soạn.
Trong các lĩnh vực quan hệ công chúng được chú trọng tại các cơ quan
báo chí thì tổ chức sự kiện cũng được xem là một lĩnh vực PR quan trọng và
thu hút được sự quan tâm của công chúng nhiều nhất.

15


Chính bởi nắm bắt được xu hướng ấy mà tòa soạn báo Thanh Hóa cũng
đã xây dựng rất nhiều sự kiện, đặc biệt là sự chuẩn bị ra mắt ấn phẩm mới
nhằm phát triển tạo dựng thương hiệu, tạo nên sự quan tâm của công chúng.
Tổ chức sự kiện được coi là một hoạt động PR có hiệu quả to lớn trong
việc giữ thị phần và mở rộng thì phần. Thực sự là cầu nối trực tiếp giữa tờ báo
và công chúng, giúp cho tờ báo gần gũi và thân thiết hơn với độc giả ( đặc
biệt ấn phẩm mới dành cho lứa tuổi thiếu nhi).
Tất nhiên, sự kiện không phải là cơ hội để quảng cáo, nếu coi đó là cơ
hội quảng cáo thì hoàn toàn sai lầm, mặc dù có thể một mục đích của sự kiện

là quảng cáo nhưng không có nghĩa sự kiện nhằm mục đích quảng cáo đơn
thuần.
Chúng ta cần hiểu rằng sự kiện là một hoạt động PR, PR tức là giao
tiếp. Sự kiện chính là hoạt động giao tiếp và cung cấp thông tin từ phía cơ
quan báo đối với công chúng. Nếu nhìn ở góc độ thông tin thì sự kiện chính là
một chu trình truyền thông, có đối tượng tiếp nhận, có nguồn phát và có thông
điệp rõ ràng, có cả phản hồi từ phía người nhận.
Như vậy có thể coi sự kiện là một nội dung PR quan trọng trong cơ
quan báo chí. Chính vì vậy không có một cơ quan nào sao nhãng việc tổ chức
các sự kiện, họ nhận ra ý nghĩa to lớn và hiệu quả tốt mà nó mang lại cho cơ
quan mình như thế nào. Trong quá trình phát triển của một tờ báo không thể
thiếu các dấu mốc phát triển, có thể là đón nhận một bằng khen, gấy khen,
đón nhận huân huy chương, kỉ niệm ngày thành lập, ra một ấn phẩm mới, tổ
chức những chương trình từ thiện, hoạt động công tác xã hội… đều là những
sự kiện gây thu hút công chúng và là cơ hội PR cơ quan mình.
- Những đề xuất trong việc tổ chức sự kiện tại cơ quan báo chí :
Để tổ chức được một sự kiện thành công thì cơ quan báo chí ấy phải
đảm bảo được những nội dung cơ bản sau :
+ Sự kết hợp các lĩnh vực, các hoạt động PR với nhau. Tổ chức sự kiện
cần kết hợp với việc nghiên cứu công chúng, quản lí truyền thông, quan hệ
16


với các cơ quan báo chí khác, quản trị danh tiếng, thương hiệu, quản trị khủng
hoảng… nếu không có sự kết hợp các lĩnh vực PR với nhau sẽ không đạt
được hiệu quả như mong muốn hoặc nếu có hiệu quả cũng không cao. Các
lĩnh vực PR có mối quan hệ mật thiết với nhau, bổ xung cho nhau và nhiều
khi không thể phân biệt rành mạch được.
+ Để đảm bảo tốt cho hoạt động của mình, các cơ quan báo chí cần
phải xây dựng một phòng PR riêng chuyên nghiên cứu và tổ chức các hoạt

động PR cho cơ quan mình. Đây sẽ là phòng hội tụ những nhân viên PR
chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm và kiến thức,
biết vận dụng mọi kĩ năng PR. Một khi đã có phòng PR chuyên biệt sẽ là một
động lực quan trọng để cơ quan báo chí phát triển và cạnh tranh với các đối
thủ tốt hơn.
+ Tổ chức sự kiện luôn luôn phải song song với kiểm tra, giám sát.
Việc giám sát có tác dụng điều chỉnh sự kiện cho nó diễn ra theo đúng kế
hoạch ban đầu. Kiểm tra và giám sát cũng chính là quá trình phát hiện và xử lí
các trường hợp bất ngờ, ngoài dự kiến trong kế hoạch. Vì thế cho nên bên
cạnh kế hoạch chính cần có những kế hoạch phụ xây dựng các phương án
nhằm giải quyết các tình huống, đặc biệt cần có một đội hoặc một nhóm
chuyên xử lí những tình huống bất ngờ, ngoài tầm kiểm soát.
+ Hình thành ý tưởng và thiết kế kế hoạch cho sự kiện một cách chu
đáo. Đây là khâu quan trọng nhất của tổ chức sự kiện. Nội dung của kế hoạch
xác định cụ thể nhiều vấn đề, trong đó có xác định mục đích của sự kiện, xác
định công chúng mục tiêu và công chúng quan tâm, thông điệp chính và thông
điệp phụ, các hoạt động chính trong sự kiện ( sẽ tổ chức vào thời gian, địa
điểm nào, có các hoạt động cụ thể nào…), kinh phí ở đâu… Nói cách khác
nội dung kế hoạch chính là sự hình dung cụ thể và chi tiết sự kiện diễn ra
trong tương lai như thế nào. Sự hình dung đó càng cụ thể và chi tiết bao nhiêu
thì kế hiện thực sẽ càng gần với kế hoạch bấy nhiêu.

17


+ Căn cứ vào tình hình cụ thể của cơ quan báo chí trong quá trình phát
triển, hoạt động ra sao, có vấn đề gì khó khăn, hạn chế, cần phát triển theo
hướng như thế nào trong hiện tại và tương lai, cơ quan đang đứng tại vị trí
nào, về năng lực thông tin, về tầm ảnh hưởng, thị phần, các đối thủ cạnh
tranh… từ đó đưa ra quyết định tổ chức sự kiện. Nói tóm lại, cần phải xuất

phát từ những nguyên nhân cụ thể, nhu cầu cụ thể của cơ quan để tổ chức các
sự kiện nhằm giải quyết vấn đề hoặc để đạt những mục tiêu nhất định.

18


C. KẾT LUẬN
Có thể nói rằng, PR từ khi ra đời đã đóng góp một phần không nhỏ vào
tình hình phát triển chung của đất nước. Bởi vì những thành tựu mà PR đạt
được là cơ sở cho sự phát triển của không chỉ cơ quan báo chí mà đối với các
doanh nghiệp, tổ chức nhà nước nào đó là điều hết sức quan trọng.
Để xây dựng và quảng bá cho bất cứ một sự kiện, sản phẩm nào của
một cơ quan, nhằm thu hút được sự đón nhận của công chúng thì cần phải có
một kiến thức chắc về PR để xây dựng nên những sự kiện thành công.
Nếu như sự am hiểu của PR không đúng thì khi xây dựng một hình ảnh
nào đó có thể sẽ gây tác dụng ngược trở lại.Trong thời buổi kinh tế thị trường
đầy biến động, cơ quan nào cũng mong muốn có một vĩ trí vững trong lòng
công chúng, đều muốn quảng bá hình ảnh của mình một cách tốt nhất.
Chính bởi vây, không thể nhầm lẫn giữa PR và Quảng cáo, đây là điều
mà nhiều người nếu không có kiến thức nền thì thường nhầm lẫn, chính bởi
vậy những người khi nghiên cứu về lĩnh vực này đều phải có môtj quá trình
nghiên cứu nghiêm túc. Bởi vì PR mới chỉ xuất hiện ở những năm gần đây,
nên hiểu biết về nó còn rất hạn hẹp.
Ở Việt Nam số đầu sách nói về PR còn rât ít, chính bởi không tránh
khỏi những hạn chế. Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu và đọc quyển “ PR công
cụ phát triển báo chí” của TS Đỗ Thị Thu Hằng, đã giúp cho nhiều người có
cách nhìn toàn diện hơn về PR và đặc biệt nó là công cụ tốt nhất để cho các
cơ quan báo chí có thể gây dựng được tầm ảnh hưởng của cơ quan mình đối
với công chúng và phát triển bền vững được sản phẩm mà cơ quan báo mình
làm ra.

Tuy nhiên, cần phải phân biệt rạch ròi giữa PR và Quảng cáo để tránh
những sai lầm đáng tiếc có thể xảy ra trong quá trình hình thành và tổ chức
các sự kiện cho cơ quan báo chí của mình.

19


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. PR – Công cụ phát triển báo chí – TS.Đỗ Thị Thu Hằng –
HVBC&TT,Nxb Trẻ, 2009
2. PR lÝ luận & ứng dụng – TS. Đinh Thị Thúy Hằng – 2008
3.
4.

20


M ỤC L ỤC

21