ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIÁO DỤC

NGUYỄN MẠNH TRƢỜNG

QUẢN LÝ CÔNG TÁC SINH VIÊN NGOẠI TRÚ
TRÊN ĐỊA BÀN NỘI THÀNH NAM ĐỊNH,TỈNH NAM ĐỊNH
THEO YÊU CẦU ĐỔI MỚI

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ GIÁO DỤC

HÀ NỘI – 2015


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIÁO DỤC

NGUYỄN MẠNH TRƢỜNG

QUẢN LÝ CÔNG TÁC SINH VIÊN NGOẠI TRÚ
TRÊN ĐỊA BÀN NỘI THÀNH NAM ĐỊNH,TỈNH NAM ĐỊNH
THEO YÊU CẦU ĐỔI MỚI

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ GIÁO DỤC
Chuyên ngành: Quản lý giáo dục
Mã số: 60140114

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Trần Anh Tuấn

HÀ NỘI – 2015

LỜI CAM ĐOAN
Luận văn “Quản lý công tác sinh viên ngoại trú trên địa bàn nội thành
Nam Định tỉnh Nam Định theo yêu cầu đổi mới” là công trình nghiên cứu của
riêng tôi dưới sự hướng dẫn của TS Trần Anh Tuấn.
Tôi xin cam đoan rằng các số liệu, các kết quả nghiên cứu trong luận
văn này là trung thực và không trùng lặp với các công trình nghiên cứu khác,
các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc./.
Học viên

Nguyễn Mạnh Trƣờng

i


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện luận văn chuyên
ngành Quản lý giáo dục, lớp Cao học QLGD khóa 13, với tấm lòng kính trọng
và biết ơn, tác giả xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu Trường Đại học
Giáo dục- ĐHQG Hà Nội; các Khoa - Phòng trực thuộc Trường; các thầy
giáo, cô giáo đã nhiệt tình giảng dạy, tạo điều kiện thuận lợi giúp tác giả hoàn
thành chương trình học tập, nghiên cứu và thực hiện luận văn.
Tác giả cũng xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và tạo điều kiện của
Ban giám hiệu trường Cao đẳng Xây dựng Nam Định, cơ quan nơi tác giả
công tác và các đơn vị liên quan trong quá trình thu thập số liệu phục vụ nội
dung nghiên cứu của luận văn cũng như gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã tạo
điều kiện về thời gian và giúp đỡ tác giả trong suốt quá trình học tập và
nghiên cứu.
Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Trần Anh Tuấn
đã tận tình hướng dẫn và luôn quan tâm động viên tác giả thực hiện nghiên

cứu và hoàn chỉnh bản luận văn này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong quá trình học tập, nghiên cứu song
luận văn khó tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Tác giả rất mong nhận
được sự góp ý, chỉ dẫn của các thầy giáo, cô giáo và các bạn bè đồng nghiệp.
Xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày 21 tháng 11 năm 2015
Tác giả Nguyễn Mạnh Trƣờng

ii


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

CB

: Cán bộ

CBQL

: Cán bộ quản lý

CSVC

: Cơ sở vật chất

CTQL


: Công tác quản lý

GD&ĐT

: Giáo dục và Đào tạo

HSSV

: Học sinh sinh viên

KTX

: Ký túc xá

QL

: Quản lý

QLSV

: Quản lý sinh viên

iii


DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Tổng hợp kết quả khảo sát thực trạng sử dụng quỹ thời gian
cho hoạt động ngoài nội khoá của SV ngoại trú (n=400 người)
Bảng 2.2: Khảo sát lý do ở đăng ký ở ngoại trú của SV (n= 400 người)

Bảng 2.3: Về những thuận lợi của SV ở ngoại trú (n= 400 người)
Bảng 2.4: Về những khó khăn của SV ở ngoại trú (n=400 người)
Bảng 2. 5: Đánh giá về mức độ cần thiết của công tác QLSV ngoại trú
Bảng 2.6: Về vai trò của công tác QLSV ngoại trú
Bảng 2.7 : Khảo sát CBGV về đánh giá mức độ thực hiện công tác lập
kế hoạch QLSV ngoại trú (n= 60 người)
Bảng 2.8: Kiểm tra, đánh giá mức độ thực hiện công tác QLSV ngoại trú
Bảng 3.1: Đánh giá tính cần thiết của các biện pháp
Bảng 3.2: Đánh giá tính khả thi của các biện pháp(n=60 người, N=400người)

iv


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. i
LỜI CẢM ƠN ................................................................................................... ii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ................................................................. iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU ............................................................................. iv
MỤC LỤC ......................................................................................................... 1
MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 5
1. Lý do chọn đề tài ................................................................................. 5
2. Câu hỏi nghiên cứu .................................................................................. 6
3. Giả thuyết nghiên cứu.............................................................................. 6
4. Mục đích nghiên cứu................................................................................ 6
5. Đối tƣợng và khách thể nghiên cứu .................................................. 6
5.1. Đối tượng nghiên cứu: .................................................................... 7
5.2. Khách thể nghiên cứu: ................................................................... 7
6. Phạm vi nghiên cứu ............................................................................... 7
7. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................ 7
8. Phƣơng pháp nghiên cứu ..................................................................... 7

8.1. Các phương pháp nghiên cứu lý luận .......................................... 7
8.2. Các phương pháp nghiên cứu thực tiễn ...................................... 7
9. Những đóng góp của đề tài ................................................................ 7
10. Cấu trúc đề tài ..................................................................................... 8
Chƣơng 1. ........................................................................................................ 9
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN LÝ SINH VIÊN NGOẠI TRÚ .......... 9
1.1.Tổng quan nghiên cứu ........................................................................ 9
1


1.2. Một số khái niệm cơ bản của đề tài ............................................. 10
1.2.1. Quản lý ......................................................................................... 10
1.2.2. Chức năng của quản lý .............................................................. 24
1.2.3. Biện pháp quản lý ....................................................................... 27
1.2.4. Sinh viên ngoại trú ..................................................................... 27
1.2.5. Biện pháp quản lý sinh viên ngoại trú ................................... 27
1.3. Công tác quản lý sinh viên trong các trƣờng đại học, cao đẳng
...................................................................................................................... 28
1.3.1. Vị trí, vai trò của công tác quản lý sinh viên trong nhà
trường ...................................................................................................... 28
1.3.2. Nội dung của quản lý sinh viên trong trường đại học, cao
đẳng .......................................................................................................... 28
1.4. Nội dung của quản lý sinh viên ngoại trú trong trƣờng đại
học ............................................................................................................... 31
1.4.1. Mục đích, yêu cầu của quản lý SV ngoại trú ........................ 31
1.4.2. Nội dung công tác quản lý học sinh, sinh viên ngoại trú ... 32
1.4.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý sinh viên ngoại
trú ............................................................................................................. 33
Chƣơng 2. ...................................................................................................... 39
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ SINH VIÊN NGOẠI TRÚ

TRÊN ĐỊA BÀN NỘI THÀNH NAM ĐỊNH ............................................ 39
2.1. Khái quát về các trƣờng đại học, cao đẳng trên địa bàn nội thành
Nam Định.................................................................................................... 39
2.2. Thực trạng sinh viên ngoại trú trên địa bàn nội thành Nam Định
...................................................................................................................... 40
2.2.1. Cơ cấu và địa bàn cư trú .............................................................. 40
2.2.2. Hoạt động của sinh viên ngoại trú .............................................. 42
2


2.2.3. Lý do và điều kiện ở ngoại trú ..................................................... 44
2.3. Thực trạng công tác quản lý HSSV ngoại trú trên địa bàn nội
thành Nam Định ........................................................................................ 48
2.3.1. Thực trạng nhận thức về công tác quản lý HSSV ngoại trú .............. 48
2.3.2 Thực trạng về việc thực hiện các nội dung quản lý SV ngoại trú
các trường đại học, cao đẳng trên địa bàn nội thành Nam Định ...... 54
2.4. Đánh giá thực trạng công tác quản lý SV ngoại trú trên địa bàn
nội thành Nam Định.................................................................................. 60
2.4.1. Những mặt mạnh và những hạn chế ......................................... 60
2.4.2 Nguyên nhân .................................................................................. 64
Chƣơng 3. ...................................................................................................... 67
BIỆN PHÁP QUẢN LÝ SINH VIÊN NGOẠI TRÚ................................ 67
TRÊN ĐỊA BÀN NỘI THÀNH NAM ĐỊNH ............................................ 67
3.1. Nguyên tắc xác định các biện pháp quản lý SV ngoại trú trên địa
bàn nội thành Nam Định .......................................................................... 68
3.1.1. Nguyên tắc đảm bảo tính hiệu quả ............................................. 68
3.1.2. Nguyên tắc đảm bảo tính toàn diện ............................................ 68
3.1.3. Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi ................................................ 68
3.1.4. Nguyên tắc đảm bảo tính thực tiễn ............................................. 69
3.2. Biện pháp quản lý sinh viên ngoại trú trên địa bàn ..................... 69

3.2.1. Xây dựng những quy định cụ thể về QLSV ngoại trú .............. 69
3.2.2. Hình thành bộ phận chuyên trách quản lý SV ngoại trú ......... 71
3.2.3. Hoàn thiện cơ chế phối hợp giữa các nhà trường và các lực
lượng trong việc quản lý SV ngoại trú.................................................. 74
3.2.4 Lập kế hoạch công tác quản lý SV ngoại trú, tổ chức thực hiện
có hiệu quả kế hoạch .............................................................................. 78
3.2.5 Tăng cường kiểm tra, đánh giá công tác quản lý SV ngoại trú ......... 82
3


3.3. Khảo sát tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp .......... 84
KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ .............................................................. 88
1. Kết luận ..................................................................................................... 88
2. Khuyến nghị .............................................................................................. 91
2.1. Đối với Bộ Giáo dục và đào tạo ......................................................... 92
2.2. Với Ủy ban nhân dân thành phố Nam Định .................................... 92
2.3. Với các trường đại học, cao đẳng trên địa bàn nội thành Nam
Định ............................................................................................................. 93
PHỤ LỤC .......................................................................................................... 1

4


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công cuộc đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục nước nhà đang là
mối quan tâm của toàn xã hội. Trong nhiệm vụ và giải pháp, Nghị quyết
Trung ương 8 khoá XI Ban chấp hành Trung ương Đảng (2013) đã chỉ
rõ: “Chú trọng giáo dục nhân cách, đạo đức, lối sống, tri thức pháp luật
và ý thức công dân” qua đó thấy được tầm quan trọng của công tác QL

giáo dục SV trong nhà trường.
Công tác quản lý SV giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt
động quản lý quá trình đào tạo và nâng cao chất lượng quá trình đào tạo
ở các trường đại học và giáo dục chuyên nghiệp. Trong đó, quản lý SV
ngoại trú là một trong những vấn đề được sự quan tâm, lo lắng của nhà
trường, gia đình và cả xã hội.
Trong chuyển đổi hình thức đào tạo của các nhà trường theo hình thức
tín chỉ và trong bối cảnh tình hình an ninh chính trị, kinh tế xã hội đang
còn nhiều khó khăn, phức tạp, việc số lượng SV ngoại trú thường tập trung
quá đông trên một địa bàn dân cư, nhiều SV có thói quen thay đổi chỗ ở và
không có sự quản lý trực tiếp quản lý của nhà trường… đã ảnh hưởng
không nhỏ đến công tác quản lý và giáo dục SV.
Thành phố Nam Định là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá - xã hội của
tỉnh Nam Định, là địa bàn có nhiều trường đại học, cao đẳng đóng chân.
Riêng nội thành có tới 4 trường đại học, 3 trường cao đẳng và nhiều trường
trung cấp chuyên nghiệp, trường đào tạo nghề... Số lượng SV ngoại trú chiếm
tới 80% tổng số SV và phân bổ ở nhiều khu vực cư trú phức tạp về điều kiện
an ninh trật tự. Vì vậy, các nhà trường cũng đang đứng trước khó khăn trong
vấn đề quản lý SV ngoại trú: Làm thế nào để quản lý được đối tượng này

5


nhằm hạn chế ở mức thấp nhất những tiêu cực nảy sinh và trợ giúp SV yên
tâm học tập, rèn luyện?
Xuất phát từ những lý do đó, tác giả đã lựa chọn đề tài: “Quản lý
công tác sinh viên ngoại trú trên địa bàn nội thành Nam Định tỉnh Nam
Định theo yêu cầu đổi mới” làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình.
2. Câu hỏi nghiên cứu
- Mỗi nhà trường đều có SV ở ngoại trú, nếu mỗi nhà trường quản lý độc

lập liệu có phát huy được hiệu quả? Vấn đề mấu chốt của sự phối hợp quản lý
SV trên cùng địa bàn là gì?
- Những biện pháp nào là cần thiết và khả thi để tạo nên sự phối hợp
đồng bộ của các nhà trường trong quản lý SV ngoại trú có hiệu quả?
3. Giả thuyết nghiên cứu
Hiện nay các trường đại học, cao đẳng trên địa bàn thành phố Nam Định
đều quan tâm công tác quản lý SV ngoại trú nhưng hiệu quả chưa cao, bởi
mỗi nhà trường có quan điểm riêng và cách làm riêng.
Nếu xác lập được các biện pháp quản lý phù hợp với lý luận quản lý giáo
dục, các điều kiện thực tế hiện nay, có tính đồng bộ và tập trung giải quyết
được vấn đề về cơ chế phối hợp giữa các nhà trường, giữa nhà trường với
chính quyền và các cơ quan chức năng địa phương trên địa bàn nơi cư trú...
thì các biện pháp đó hoàn toàn có thể nâng cao hiệu quả quản lý, giáo dục
HSSV, đáp ứng yêu cầu của đổi mới giáo dục.
4. Mục đích nghiên cứu
Đề xuất các biện pháp quản lý SV ngoại trú của các trường đại học, cao
đẳng thuộc nội thành Nam Định đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục.
5. Đối tƣợng và khách thể nghiên cứu

6


5.1. Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý SV ngoại trú trên địa
bàn nội thành Nam Định.
5.2. Khách thể nghiên cứu: Công tác quản lý SV trong các trường
đại học, cao đẳng.
6. Phạm vi nghiên cứu
Luận văn tập trung nghiên cứu công tác quản lý SV ngoại trú của
các trường đại học, cao đẳng trên địa bàn nội thành Nam Định tỉnh
Nam Định từ năm 2010 đến nay.

7. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Xác lập cơ sở lí luận về quản lý SV ngoại trú ở các trường đại
học, cao đẳng.
- Khảo sát, đánh giá thực trạng quản lý SV ngoại trú của các
trường đại học, cao đẳng trên địa bàn nội thành Nam Định
- Đề xuất các biện pháp quản lý SV ngoại trú trên địa bàn nội
thành Nam Định.
8. Phƣơng pháp nghiên cứu
8.1. Các phương pháp nghiên cứu lý luận
Phương pháp phân tích, tổng hợp các nghiên cứu lý luận và văn
bản pháp quy về quản lý SV
8.2. Các phương pháp nghiên cứu thực tiễn
- Phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi (phương pháp chủ yếu)
- Phương pháp phỏng vấn
- Phươg pháp tổng kết kinh nghiệm
- Phương pháp thống kê toán học
9. Những đóng góp của đề tài
7


- Về mặt lý luận: Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về vấn đề quản lý
SV ngoại trú của các trường ĐH,CĐ và sự phối hợp quản lý các cơ sở
đào tạo trên cùng địa bàn.
- Về mặt thực tiễn: Đề xuất được một số biện pháp quản lý SV
ngoại trú trên địa bàn nội thành Nam Định phù hợp với yêu cầu đổi mới
công tác quản lý SV, yêu cầu đổi mới giáo dục đại học hiện nay.
10. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và khuyến nghị, tài liệu tham
khảo, luận văn được cấu trúc thành ba chương:
Chương 1: Cơ sở lí luận về vấn đề quản lý SV ngoại trú

Chương 2: Thực trạng SV ngoại trú và công tác quản lý SV ngoại
trú trên địa bàn nội thành thành phố Nam Định hiện nay (2010 - 2015).
Chương 3: Biện pháp quản lý SV ngoại trú trên địa bàn nội thành
Nam Định tỉnh Nam Định.

8


Chƣơng 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN LÝ SINH VIÊN NGOẠI TRÚ
1.1.Tổng quan nghiên cứu
Đối với Việt Nam, khoa học quản lý giáo dục còn là một ngành
khoa học mới mẻ, nhưng được quan tâm đặc biệt nên phát triển nhanh
cả về lý luận và thực tiễn. Một trong những đối tượng quan trọng trong
quản lý giáo dục là quản lý người học. Người học vừa là đối tượng đào
tạo, vừa là chủ thể của quá trình đào tạo, “biến quá trình đào tạo thành
quá trình tự đào tạo” là sợi chỉ đỏ xuyên suốt giáo dục đại học.
Trước đây, do phần lớn SV học tại các trường đại học, cao đẳng,
trung học chuyên nghiệp đều được bố trí nơi ở trong KTX nên những
nghiên cứu về quản lý SV ngoại trú hầu như không được đề cập, có
chăng cũng chỉ là những nghiên cứu liên quan đến việc tổ chức giáo
dục ngoài giờ lên lớp ở các khoa đào tạo khác nhau.
Những năm gần đây, do phát triển rất nhanh, hầu hết KTX của các
trường đại học, cao đẳng chỉ đủ sức chứa khoảng 20% tổng số SV, còn
lại đa số SV phải ở ngoại trú. Môi trường sống phức tạp đã làm cho tình
hình SV ngoại trú có nhiều vấn đề nổi cộm.
Năm 2009, Bộ GD&ĐT ban hành Quy chế Công tác HSSV ngoại
trú trong các trường đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp. Đây
thực sự là một bước đột phá trong việc tạo hành lang pháp lý cho công
tác quản lý SV ngoại trú và cũng là cái mốc đưa vấn đề quản lý SV

ngoại trú thành một vấn đề cần phải nghiên cứu. Xung quanh vấn đề
này đã có một vài tác giả chọn làm nội dung nghiên cứu như:
- “Những biện pháp quản lý SV ngoại trú của trường Đại học Hồng
Đức trên địa bàn thành phố Thanh Hóa” của tác giả Hà Ngọc Hòa Luận văn thạc sỹ quản lý giáo dục Khoa Sư phạm - ĐHQGHN, 2005;
9


- “Một số biện pháp quản lý SV ngoại trú của trường Cao đẳng
Kỹ thuật Y tế I - Bộ Y tế” của tác giả Nguyễn Văn Khởi - Luận văn
thạc sỹ - Đại học Sư phạm Hà Nội, 2005;
- “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý SV ngoại trú của
Đại học Quốc gia Hà Nội” của tác giả Nguyễn Quốc Tú - Luận văn thạc
sỹ trường Đại học Sư phạm Hà Nội, 2005;
-

“Biện pháp quản lý sinh viên ngoại trú của trường Đại học

Ngoại ngữ - Đại học Quốc gia Hà Nội” của tác giả Trần Thị Thuý Ngân
- Luận văn thạc sỹ Trường Đại học Giáo dục, 2008;
-…
Đây là những luận văn tập trung nghiên cứu công tác quản lý SV
ngoại trú trong phạm vi các nhà trường, mà chưa đề cập đến công tác
quản lý SV các trường trên cùng một địa bàn. Trong khi đó công tác
quản lý SV ngoại trú lại phụ thuộc vào đặc thù của từng nhà trường và
chịu tác động chung trong việc quản lý đối tượng cư trú tại địa phương.
Do vậy, tìm kiếm các biện pháp nâng cao chất lượng quản lý
công tác sinh viên ngoại trú trên địa bàn nội thành Nam Đị nh tỉnh Nam
Định là vấn đề cần được quan tâm nghiên cứu.
1.2. Một số khái niệm cơ bản của đề tài
1.2.1. Quản lý

Quản lý là một hoạt động xuất hiện từ lâu trong xã hội loài người
và hoạt động ngày càng phát triển trong xã hội. Những tác động tổ
chức, chỉ đạo, điều khiển… các hoạt động của con người nhằm thực
hiện những mục tiêu chung là những dấu hiệu đầu tiên của quản lý.
Định nghĩa
Đến nay có nhiều quan điểm tiếp cận và nhiều định nghĩa khác
nhau về quản lý. Dựa theo tác giả Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ
10


Lộc: “Hoạt động quản lý là các tác động có định hướng, có chủ đích
của chủ thể quản lý (người quản lý) đến khách thể quản lý (người bị
quản lý) trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt được
mục đích của tổ chức”. Hay gọn hơn và được định nghĩa rõ hơn: Quản
lý là quá trình đạt đến mục tiêu của tổ chức bằng cách vận dụng các
hoạt động (chức năng) kế hoạch hoá, tổ chức, chỉ đạo (lãnh đạo) và
kiểm tra [11, tr9].
Quản lý là một khoa học, vì có đối tượng nghiên cứu, có một hệ
thống lý thuyết, có một hệ thống phương pháp luận và có ứng dụng
rộng rãi. Quản lý là chức năng vốn có của mọi tổ chức, là một khoa học
liên ngành vì nó sử dụng tri thức của nhiều khoa học khác nhau: tâm lý
học, xã hội học, quản trị học, tin học…
Như vậy, xét trên phương diện hoạt động của một tổ chức thì quản
lý là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu
quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của hệ thống để đạt mục tiêu đặt ra
trong điều kiện biến động của môi trường diễn ra hoạt động quản lý.
Mục tiêu quản lý:
Người quản lý phải biết khơi dậy mọi nguồn động lực để hướng
vào mục tiêu chung nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao. Mục tiêu và
động lực trong quản lý có mối quan hệ đặc biệt: mục tiêu đúng trở

thành động lực, mục tiêu sai hoặc không phù hợp sẽ triệt tiêu động lực,
không tạo ra sức mạnh tổng hợp.
Từ cách hiểu quản lý trên, chúng ta thấy rằng, để quản lý công tác
SV, hay để tác động đến SV nhằm đạt được các mục tiêu giáo dục,
người quản lý phải sự dụng tri thức của quản lý, hiểu biết và vận dụng
các quy luật tâm lý, biết xây dựng kế hoạch và vận dụng tổng hợp các

11


bin phỏp mt cỏch khoa hc, ngh thut thỡ mi t c hiu qu
mong mun.
Chc nng qun lý
Chức năng hoạch định (lập kế hoạch)
Định nghĩa
Trong việc thiết lập một môi tr-ờng để các cá nhân đang làm việc với
nhau trong một tập thể thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả, nhiệm vụ cốt yếu nhất
của ng-ời quản lý là phải biết rõ mọi ng-ời có hiểu đ-ợc nhiệm vụ, các mục
tiêu của nhóm và các ph-ơng pháp để đạt đ-ợc mục tiêu đó hay không. Để sự
cố gắng của nhóm có hiệu quả, các cá nhân phải biết họ đ-ợc yêu cầu hoàn
thành cái gì. Đây là chức năng của việc lập kế hoạch. Chức năng lập kế hoạch
là chức năng cơ bản nhất trong tất cả các chức năng quản lý bởi vì nó gắn liền
với việc lựa chọn ch-ơng trình hành động trong t-ơng lai. Không những thể
chức năng hoạch đọnh còn là sổ số, chỗ dựa của các chức năng khác. Nhờ
công tác lập kế hoạch mà các nhà quản lý của các hệ thống sẽ tổ chức điều
khiển và kiểm tra nhằm đảm bảo đ-ợc tất cả các mục tiêu thông qua kế hoạch
đã có để đạt đ-ợc mục tiêu đó.
Lập kế hoạch là quyết định tr-ớc xem phải làm cái gì, làm nh- thế nào,
khi nào làm và ai làm cái đó. Kế hoạch đ-ợc ví nh- cây cầu bắc qua các
khoảng trong để đi tới đích. Quá trình lập kế hoạch là quá trình đòi hỏi chúng

ta phải xác định các đ-ờng lối một cách có ý thức và đ-a ra các quyết định
của chúng ta trên cơ sở mục tiêu, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng.
Vậy: lập kế hoạch là lựa chọn một trong những ph-ơng án hành động
t-ơng lai cho toàn bộ và cho từng bộ phận trong một cơ sở. Nó bao gồm sự
lựa chọn các mục tiêu của cơ sở và của từng bộ phận, xác định các ph-ơng
thức để đạt đ-ợc mục tiêu. Nh- vậy các kế hoạch cho ta sự tiếp cận hợp lý tới
các mục tiêu chọn tr-ớc và đòi hỏi sự đổi mới quản lý một cách mạnh mẽ.
12


Vai trò của việc lập kế hoạch
- Giúp cho việc đối phó với mọi sự không ổn định và thay đổi trong nội
bộ hệ thống của mình cũng nh- cuả môi tr-ờng bên ngoài. Vì việc này đòi hỏi
phải thực hiện trong thời gian dài mà kết quả của nó là ở trong t-ơng lai mà
t-ơng lại là rất ít khi xảy ra chắc chắn, t-ơng lai càng xa thì kết quả lập kế
hoạch càng kém chính xác. Mặc dù vậy thì lập kế hoạch vẫn là cần thiết vì
các nhà quản lý vẫn phải tìm cách tốt nhất để đạt đ-ợc các mục tiêu đề ra cho
hệ thống và để biết mỗi bộ phận đã đóng góp nh- thế nào vào công việc phải
làm.
- Đ-a ra các mục tiêu cho hệ thống bởi vì toàn bộ công việc lập kế
hoạch là nhằm vào các mục tiêu của hệ thống.
- Việc hoạch đnh đ-ợc xem xét toàn diện sẽ thống nhất đ-ợc nh-ng
hoạt động t-ơng tác giữa các bộ phận trong cả hệ thống.
- Tạo ra khả năng cho việc điều hành tác nghiệp của hệ thống. Nó thay
sự hoạt động manh mún, không đ-ợc phối hợp của các cá nhân, bộ phận bằng
sự nỗ lực theo định h-ớng với những quyết định đ-ợc cân nhắc kỹ l-ỡng.
- Làm cho việc kiểm tra trở nên dễ dàng hơn bởi vì các nhà lãnh đạo hệ
thống bởi vì các cấp trên không kiểm tra công việc của cấp d-ới nếu khoong
có các mục tiêu đã đ-ợc xác định làm chuẩn mực để đo l-ờng.
Các loại kế hoạch cơ bản

* Kế hoạch chiến l-ợc.
- Chiến l-ợc: là hệ thống các quan điểm, các mục đích và mục tiêu cơ
bản cùng các giải pháp, chính sách nhằm sử dụng một cách tốt nhất các nguồn
lực, lợi thế, cơ hội của tổ chức để đạt đ-ợc các mục tiêu đặt ra hay thời hạn
ngắn nhất.

13


- Kế hoạch chiến l-ợc là nghệ thuật xây dựng và thực hiện thành công
các chiến l-ợc của hệ thống.
Đây là một quá trình phức tạp mà các nhà quản lý phải thực hiện để qua
đó lãnh đạo hệ thống từng b-ớc tiến lên.
- Nội dung của công tác hoạch định chiến l-ợc: bao gồm các mục đích,
mục tiêu, các chính sách, ch-ơng trình và ngân sách.

Hoạch định chiến l-ợc

Các mục đích

Các mục tiêu

Các chính sách

Các ch-ơng trình

Các kế hoạch

Các ngân sách


Nội dung của hoạch định chiến l-ợc
* Mục đích:
Là lý do để hình thành hệ thống nhằm kết hợp các nỗ lực chung và các
mong muốn riêng của mỗi ng-ời trong phạm vi hệ thống đó để sử dụng một
cách tốt nhất các tiềm năng và cơ hội của hệ thống.
Mục đích của hệ thống là động cơ hoạt động dài hạn thể hiện bản chất
của hệ thống. Từ các mục đích hình thành nên các nhiệm vụ của hệ thống.
* Mục tiêu:

14


Là điểm kết thúc của một hành động đã ấn định trong một khoảng thời
gian không dài - Mục tiêu không chỉ là điểm cuối cùng của lập kế hoạch mà
còn là điểm kết thúc của công việc hệ thống, điều khiển, kiểm tra. Nh- vậy
mục tiêu là các hoạch định ngắn hạn, có tính chất hoạt động cụ thể, có thể đo
l-ờng trong l-ợng hoá đ-ợc kết quả. Các bộ phận của hệ thống cũng có mục
tiêu riêng nh-ng điều phục vụ cho hệ thống.
* Chính sách:
Là tổng thể các biện pháp mà hệ thống có thể và phải sử dụng để tác
động lên mọi con ng-ời có liên quan đến hệ thống trong việc thực hiện có hậu
quả các mục đích và mục tiêu chính sách nhất định đặt ra của hệ thống.
* Ch-ơng trình:
Là tổ hợp các mục tiêu, chính sách, các b-ớc phải tiến hành, các nguồn
lực cần sử dụng, các yếu tố và các ph-ơng tiện cần phải có để thực hiện một ý
đồ, một mục đích nhất định nào đó, nh-ng th-ờng ngắn liền với ngân sách cần
thiết.
* Ngân sách:
Là một bản ch-ơng trình các kết quả mong muốn và bảo đảm nguồn lực
cần có, đ-ợc biểu thị bằng các con số, đó là một ch-ơng trình đã đ-ợc số hoá,

các ngân sách. Chính là đảm bảo vật chất cho các ch-ơng trình đã vạch ra
đ-ợc thực hiện có kết quả và là một trong những mục tiêu quan trọng của hệ
thống ở mỗi giai đoạn phát triển của mình.
* Các kế hoạch:
Là bản t-ờng trình chi tiết của các ch-ơng trình, nói cách khác kế hoạch
chính là các ch-ơng trình đ-ợc viết thành văn bản quy định sự phối hợp hành
động giữa các bộ phận của hệ thống. Kế hoạch trong ch-ơng trình đều là việc
quyết định tr-ớc khi hành động nh-ng kế hoạch ch-a nêu rõ tiến trình hành
động theo trật tự nào, nó mang tính bao quát và co giãn hơn, còn ch-ơng trình
15


là vạch rõ trình tự các công việc phải làm và mục tiêu thực hiện đã đ-ợc khẳng
định rõ ràng cụ thể hơn.
* Kế hoạch chiến thuật:
- Chiến thuật: là những giải pháp mang tính m-u l-ợc cụ thể để thực
hiện từng mặt, từng phần của các mục tiêu chiến l-ợc, là sự cụ thể hoá chiến
l-ợc.
Chiến thuật bao gồm:
+ Các giải pháp, thủ đoạn sử dụng.
+ Các mục tiêu cụ thể cần đạt.
Chiến thuật có ý nghĩa rất quan trọng: nếu các chiến l-ợc vạch ra đúng
mà không có chiến thuật thực thi hợp lý thì chiến l-ợc cũng chỉ là mong muốn
hão huyền.
- Hoạch định chiến thuật là việc lựa chọn giải pháp, các thủ đoạn để đạt
đ-ợc các mục tiêu của chiến l-ợc.
- Nội dung của hoạch định chiến thuật là một b-ớc cụ thể hoá chiến
l-ợc cho nên nội dung của hoạch định chiến thuật t-ơng tự nh- chiến l-ợc
nh-ng phạm vi hẹp hơn; cụ thể hơn; thời gian thực hiện ngắn hơn. Nó bao
gồm: mục tiêu, giải pháp kế hoạch và ngân sách.

Chức năng tổ chức
Công việc của mỗi ng-ời có một mục đích và mục tiêu nhất định sự
hoạt động cụa họ nằm trong một phạm vi mà ở đó họ biết rõ mục tiêu công
việc cụa họ ăn khớp nh- thế nào và thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm
vụ. Chính các điều đó nảy sinh chức năng của hệ thống.

16


- Tổ chức quản lý: là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những
hoạt động trong hệ thống nhằm thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa
trên cơ sở các nguyên tắc và quy tắc quản lý của hệ thống.
- Chức năng tổ chức là chức năng hình thành cơ cấu tổ chức quản lý
cùng các mối quan hệ giữa chúng. Đây là nhiệm vụ quan trọng thứ hai của các
nhà quản lý sau chức năng lập kế hoạch.

- Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo những yêu cầu
sau đây:
+ Tính tối -u
+ Tính linh hoạt
+ Tính tin cậy
+ Tính kinh tế
+ Tính bí mật
Các nguyên tắc tổ chức quản lý.
- Nguyên tắc cơ cấu tổ chức phải gắn liền với ph-ơng h-ớng mục đích
của hệ thống: ph-ơng h-ớng và mục đích sẽ chi phối cơ cấu hệ thống. Nếu hệ
thống có mục tiêu, ph-ơng h-ớng có quy mô lớn thì cơ cấu tổ chức cũng phải
có quy mô t-ơng xứng và phải phù hợp với đội ngũ trình độ ng-ời lao động.
* Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối:
Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải đ-ợc phân công các

phân hệ trong hệ thống chuyên ngành với những con ng-ời đ-ợc đào tạo t-ơng
ứng và có đủ quyền hạn. Để thực hiện tốt nguyên tắc này cần thực hiện tốt yêu
cầu sau:

17


- Cơ cấu tch phải đ-ợc phân phối dựa theo nhiệm vụ đ-ợc giao chứ
không phải phạm vi công việc phải thực hiện vì nếu theo phạm vi công việc
thực hiện thì công việc sẽ chồng chéo và nhiều tổ chức cùng làm một việc.
* Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi tr-ờng:
Nguyên tắc này đòi hỏi việc hình thành cơ cấu tổ chức phải đảm bảo
cho mỗi phân hệ một mức độ tự do sáng tạo t-ơng xứng để ng-ời đứng đầu
các phân hệ đó đ-ợc phát triển tài năng, đủ điều kiện để thay thế ng-ời đứng
đầu các phân hệ cấp trên khi cần thiết.
* Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả:
Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải thu đ-ợc kết quả
hoạt động cao nhất với chi phí mà hệ thống đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu
lực hoạt động của các phân hệ và tác động điều khiển của các nhà lãnh đạo.
Để bảo đảm cho nguyên tắc này đ-ợc thực hiện cần tuân thủ các yêu cầu sau:
- Cơ cấu tổ chức là cơ cấy hợp lý nhất đảm bảo chi phí là nhỏ nhất.
- Cơ cấu phải tạo đ-ợc môi tr-ờng văn hoá xung quanh nhiệm vụ của
các phân hệ làm cho các phân hệ hiễu rõ vị trí, giá trị của các hoạt động mà
mình tham gia.
- Cơ cấu phải t-ơng ứng với khả năng kiểm soát của ng-ời điều hành.
Các kiểu cơ cấu tổ chức
Có rất nhiều kiểu cơ cấu tổ chức nh-ng mỗi kiểu có -u điểm, nh-ợc
điểm khác, tuỳ theo đó mà áp dụng trong điều kiện cụ thể: C cu trc tuyn,
c cu chc nng, cơ cấu kết hợp trực tuyến - chức năng, c cu ma trn...
Chức năng điều khiển - phối hợp.

Chức năng hoạch định và tổ chức dù đã đ-ợc thực hiện tốt nh-ng nếu nó
không đ-ợc đ-a vào vận hành thực tiễn thì cũng không có giá trị gì cả. Việc
18


điều khiển cơ cấu tổ chức quản lý để thực hiện lập kế hoạch tổ chức do đó, trở
thành vấn đề hết sức cần thiết. Ng-ời thực hiện việc điều khiển tổ chức là
ng-ời phải thực sự nắm đ-ợc quyền lực quản lý và có tri thức, kỹ năng lãnh
đạo nhất định.
Điều khiển hệ thống
Là một trong những chức năng của quản lý, đó là quá trình chủ thể điều
khiển sử dụng quyền lực quản lý của mình để tác động lên hành vi của con
ng-ời một cách có chủ đích để họ tự nguyên và nhiệt tình phấn đấu đạt đ-ợc
mục tiêu đề ra.
Gồm có quá trình quyết định, nếu không có sự quyết định tức là ng-ời
lãnh đạo tự t-ớc bỏ vai trò điều khiển của mình. Công việc ra quyết định là
công việc th-ờng xuyên nh-ng không phải bao giờ cũng đ-ợc thực hiện một
cách dễ dàng vì nó liên quan đến hiệu quả hoạt động của hệ thống, thậm chí
sự tồn tại hay phá sản của h thng.
Quyết định gồm:
- Đề ra nhiệm vụ
- Thu thập thông tin để làm rõ nhiệm vụ đề ra
- Chính thức đề ra nhiệm vụ
- Dự kiến các ph-ơng án có thể
- Xây dựng mô hình toán học
- Đề ra quyết định
- Truyền đạt quyết định đến ng-ời thi hành để họ lập kế hoạch tổ chức
- Kế hoạch tổ chức
- Kiểm tra việc thực hiện
19