Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

Ban hành lần:

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 1/23

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TDTT ĐÀ NẴNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY TRÌNH
TẠM ỨNG, THANH TOÁN
(Ban hành kèm theo Quyết ñịnh số 55/QĐ-TDTTĐN, ngày 24/ 3 /2011
của Hiệu trưởng Trường Đại học TDTT Đà Nẵng)
1. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG:
1.1 Mục ñích: Quy trình này quy ñịnh nội dung, trình tự và trách nhiệm trong công
tác tạm ứng và thanh toán (trừ chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ bằng hình thức ñấu thầu)
ñể ñảm bảo hoạt ñộng chi thường xuyên tại Trường Đại học TDTT Đà Nẵng (viết tắt
là Trường).
1.2 Phạm vi áp dụng: Quy trình ñược áp dụng ñối với các cá nhân, các ñơn vị trực
thuộc Trường và khách hàng của Trường.
2. ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN:

2.1. Định nghĩa
- Kế toán: là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh
tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao ñộng.
- Chứng từ kế toán: là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh và ñã hoàn thành,làm căn cứ ghi sổ kế toán.
- Đơn vị: là phòng, khoa, bộ môn thuộc Trường.
- Các thuật ngữ, ñịnh nghĩa có liên quan ñược sử dụng theo Tiêu chuẩn ISO 9000.
2.2. Từ viết tắt
- CBVC

Cán bộ viên chức

- KTV

Kê toán viên

- TPTV

Trưởng phòng Tài vụ


Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

Ban hành lần:

01


Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 2/23

- TQ

Thủ quĩ

- NSNN

Ngân sách nhà nước

- UNC

Uỷ nhiệm chi

- NHKB

Ngân hàng kho bạc

- KP

Kinh phí

- BGH

Ban giám hiệu

- HT


Hiệu trưởng

- QCCTNB

Qui chế chi tiêu nội bộ

- KBNN

Kho bạc nhà nước

- BHXH

Bảo hiểm xã hội

- BCH

Ban chấp hành

- VHTTDL

Văn hoá, Thể thao và Du lịch

- HC-QT

Hành chính quản trị

- NVL-CCDC

Nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ


- QLKH

Quản lý khoa học

- TCCB

Tổ chức cán bộ

2.3. Tài liệu viện dẫn:
- Luật kế toán ñược Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Khóa
XI, kỳ họp thứ 3 thông qua ngày 17 tháng 6 năm 2003
- Luật NSNN 01/2002/QH11, Nghị ñịnh số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 Qui
ñịnh chi tiết và hướng dẫn thi hành luật NSNN, Thông tư số 59/2003/TT-BTC ngày
23/6/2003 hướng dẫn thực hiện Nghị ñịnh 60 của CP
- Quyết ñịnh 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về
việc ban hành chế ñộ kế toán hành chính sự nghiệp; Thông tư số 185/2010/TT-BTC


Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

Ban hành lần:

01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 3/23


ngày 15/11/2010 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn sửa ñổi, bổ sung chế ñộ kế
toán HCSN ban hành kèm theo quyết ñịnh số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006
- Các Quyết ñịnh, thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính quy ñịnh chế ñộ quản lý
và chi tiêu tài chính hiện hành.
- Quy chế chi tiêu nội bộ hiện hành của Trường.
- Quy trình kiểm soát hồ sơ HCQT.QT.01
2. NỘI DUNG:
3.1. Lưu ñồ và các quy ñịnh chung :
3.1.1 Lưu ñồ tổng quát


Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

Ban hành lần:

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 4/23

Stt

1

Sơ ñồ quy trình


Trách nhiệm
CBVC, khách
hàng

Biểu mẫu
QĐ 19/2006/QĐBTC ngày
30/03/2006 và
thông tư
185/2010/TTBTC ngày
15/11/2010 của
Bộ trưởng Bộ tài
chính

Tiếp nhận chứng từ

KTV
Không chấp nhận

chấp nhận

KTV
Không ñạt

3

Xem xét

KTV


4

Lập phiếu chi, lập chứng từ
chuyển khoản

Soát xét

TPTV
Đạt

5

HT hoặc Người
ñược ủy quyền

Không ñồng ý

2

Phê duyệt
ñồng ý

KTV

6

TQ

QĐ 19/2006/QĐBTC ngày
30/03/2006 và

thông tư
185/2010/TTBTC ngày
15/11/2010 của
Bộ trưởng Bộ tài
chính

Định khoản, ghi sổ, chi tiền,
kiểm tra ñối chiếu lưu chứng
từ theo quy ñịnh

TPTV

3.1.2. Diễn giải tổng quát
a) Giai ñoạn tiếp nhận chứng từ: KTV tiếp nhận chứng từ bao gồm:
- Giấy ñề nghị tạm ứng, thanh toán có ñủ chữ ký của trưởng ñơn vị.

QĐ 19/2006/QĐBTC ngày
30/03/2006 và
thông tư
185/2010/TTBTC ngày
15/11/2010 của
Bộ trưởng Bộ tài
chính


Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

TẠM ỨNG, THANH TOÁN


Ban hành lần:

01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 5/23

- Các tài liệu kèm theo: Kế hoạch, hoặc dự trù kinh phí ñã ñược lãnh ñạo cơ
quan phê duyệt, các tài liệu khác (nếu có).
+ Bảng kê chứng từ thanh toán, hóa ñơn tài chính, các chứng từ hợp pháp khác
có liên quan.
(Thời gian thực hiện trong ngày).
b) Giai ñoạn kiểm tra chứng từ: KTV kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ. Nếu
chứng từ chưa ñầy ñủ thì hoàn trả ñể ñiều chỉnh, bổ sung.
(Thời gian thực hiện trong ngày; trong trường hợp chứng từ có nhiều nội dung, phức
tạp KTV hẹn ngày trả kết quả cho người giao chứng từ)
c) Giai ñoạn chi tiền, thanh toán:
Chứng từ sau khi ñược kiểm tra xong, Kế toán tiến hành lập phiếu chi, bảng
thanh toán tạm ứng, UNC trình TPTV xem xét ký và trình HT phê duyệt trước khi
chuyển cho thủ quĩ chi tiền (Phiếu chi) hoặc chuyển ñển ngân hàng, kho bạc (UNC).
- Đồng thời với việc lập phiếu chi, KTV tiến hành hạch toán vào phần mềm kế
toán.
(Thời gian thực hiện 04 - 07 ngày làm việc).
d) Giai ñoạn luân chuyển chứng từ: Chứng từ ñược ñóng dấu và thực hiện luân
chuyển theo các qui ñịnh hiện hành của Nhà nước về chế ñộ kế toán ñơn vị sự nghiệp.
(Thời gian thực hiện: Thường xuyên)
e) Giai ñoạn kiểm tra, ñối chiếu:
Thực hiện ñối chiếu sổ sách kế toán và quỹ tiền mặt thực tế với TQ, lập biên
bản theo quy ñịnh (Thực hiện vào cuối tháng).

Đối chiếu tình hình sử dụng KP NSNN với cơ quan KBNN (Thực hiện vào
cuối quí) và tiền gửi ngân hàng với ngân hàng (thực hiện vào cuối tháng).
3.2 Nội dung chi tiết :
3.2.1. Qui trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng
Giai
ñoạn

a
+
b

Trách nhiệm

Trình tự công việc

CBVC, KTV

- Chứng từ tiếp nhận bao gồm:
+ Giấy ñề nghị tạm ứng; giấy thanh toán tạm ứng;
giấy thanh toán tiền có ñủ chữ ký của trưởng ñơn
vị.
+ Các tài liệu kèm theo: Dự toán về nội dung tạm
ứng ñã ñược phê duyệt; các hoá ñơn chứng từ có
liên quan; các tài liệu khác (nếu có).
- KTV kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, kiểm tra
số dư tạm ứng. Nếu chứng từ chưa ñầy ñủ thì hoàn
trả ñể ñiều chỉnh, bổ sung. Nếu số dư tạm ứng >0
ñồng, yêu cầu hoàn ứng hoặc thanh toán hết tạm
ứng trước khi tạm ứng lần tiếp theo.


Biểu mẫu
- Giấy ñề nghị
tạm ứng
- Giấy ñề nghị
thanh toán tạm
ứng


Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

Ban hành lần:

01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 6/23

c

d

e

- KTV
- TPTV
- HT

- TQ

KTV
KTV
TQ
NHKB

Chứng từ sau khi kiểm tra xong, KTV tiến hành lập
phiếu chi, UNC, Giấy rút dự toán NSNN, phiếu thu
(Nếu tạm ứng > thanh toán) trình TPTV, HT xem
xét, ký duyệt trước khi chuyển ñến thủ quỹ ñể chi
tiền, hoặc chuyển khoản.
- Đồng thời với việc lập phiếu chi, UNC KTV tiến
hành hạch toán vào phần mềm kế toán.

- Phiếu chi
- UNC
- Phiếu thu
- Giấy rút dự
toán

Kế toán tập hợp chứng từ ñóng dấu và luân chuyển
theo quy ñịnh
Đối chiếu sổ sách kế toán và quỹ tiền mặt thực tế -Biên bản KK
với TQ; với NHKB, lập biên bản theo quy ñịnh
quĩ tiền mặt
-Đối chiếu tình
hình

sử


dụng

NSNN

3.2.2 Qui trình thanh toán tiền lương, tiền công, thu nhập tăng thêm
Giai
ñoạn

a
+
b

c

Trách
nhiệm

Trình tự công việc

KTV
KTV tiếp nhận các văn bản thay ñổi về nhân sự,
Trưởng các lương, các khoản trích theo lương, bảng chấm công,
ñơn vị
tổng hợp kết quả bình xét kết quả lao ñộng của
CBVC các ñơn vị trong Trường.
1
Riêng ñối với CBVC thuộc diện hợp ñồng khoán
phải thực hiện việc chấm công. Bảng chấm công
ñược phụ trách ñơn vị phê duyệt rồi nộp cho phòng

TV (trước ngày 25 hàng tháng)
- Nhập dữ liệu thu thập ñược vào phần mềm tiền
lương, thu nhập tăng thêm
- Kiểm tra, tính toán
- In bảng thanh toán tiền lương, thu nhập tăng thêm
- In danh sách chi trả tiền lương, thu nhập tăng
thêm(qua tài khoản) (Thực hiện từ ngày 1 – ngày 5
hàng tháng).
KTV
- Căn cứ bảng thanh toán tiền lương, thu nhập tăng
TPTV
thêm. KTV làm thủ tục chuyển khoản trình BGH ký
HT
duyệt gửi NHKB.
NHKB
- Kho bạc chuyển kinh phí tiền lương hàng tháng, thu
nhập tăng thêm sang tài khoản tiền gửi tại ngân hàng.
- Ngân hàng thực hiện việc chuyển trả tiền lương, thu
nhập tăng thêm vào tài khoản cá nhân của CBVC

Biểu mẫu
Bảng chấm công
TV.QT.03*B.16
TV.QT.03*B.01
TV.QT.03*B.02
TV.QT.03*B.03
TV.QT.03*B.04
TV.QT.03*B.05
TV.QT.03*B.06


UNC
Giấy rút dự toán


Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

Ban hành lần:

01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 7/23

KTV
CBVC

d

e

KTV
TPTV

trường (qua thẻ ATM).
KTV công khai bảng thanh toán tiền lương, thu nhập
tăng thêm tại Phòng TV.

- CBVC trong ñơn vị tiến hành kiểm tra số tiền trong
tài khoản của mình so với bảng thanh toán. Nếu phát
hiện sai sót thì liên hệ với phòng TV ñể giải quyết
(Thực hiện trong ngày)
Chứng từ sau khi ñã thanh quyết toán với NHKB sẽ
ñược hạch toán và luân chuyển theo quy ñịnh.

3.2.3 Qui trình thanh toán giờ dạy vượt khối lượng, ngoài trời, mời giảng
Giai
ñoạn

Trách
nhiệm

KTV
P ĐT
Khoa
TC&SĐH

a
+
b

c

d
+
e

Trình tự công việc


- KTV tiếp nhận hồ sơ thanh toán từ phòng ĐT, khoa
TC&SĐH, bao gồm:
+ Bảng tổng hợp khối lượng giảng dạy của giáo
viên trong và ngoài trường (kể cả coi thi, chấm
thi,…).
+ Hợp ñồng mời giảng, bảng xác nhận khối lượng
mời giảng, số ngày công tác tại Trường (ñối với giáo
viên thỉnh giảng).
- KTV lập bảng thanh toán, kiểm tra số tiền thù lao
giảng dạy, coi thi, chấm thi, thuế thu nhập cá nhân…
theo quy ñịnh tại QCCTNB trường.
- In bảng thanh toán.

Biểu mẫu
ĐT.QT.05
ĐT.QT.04
TCSĐH.QT.03
TV. QT.03*B.02
TV. QT.03*B.07
TV. QT.03*B.08
TV. QT.03*B.09

KTV
TPTV
HT
TQ
NHKB

Căn cứ bảng thanh toán giờ dạy, giảng dạy ngoài Phiếu chi

trời. Kế toán làm thủ tục chuyển khoản, hoặc phiếu UNC
chi trình TPTV, BGH ký duyệt gửi kho bạc, ngân Giấy rút dự toán
hàng hoặc TQ ñể chi tiền mặt.
- Kho bạc chuyển kinh phí thù lao giảng dạy sang tài
khoản tiền gửi tại ngân hàng.
- Ngân hàng thực hiện việc chuyển trả thù lao giảng
dạy vào tài khoản cá nhân của giáo viên (qua thẻ
ATM).

KTV
CBVC
TPTV

Kế toán công khai bảng thanh toán tiền thù lao giảng
dạy tại Phòng TV. Giáo viên tham gia giảng dạy tiến
hành kiểm tra số tiền trong tài khoản của mình so với
bảng thanh toán. Nếu phát hiện sai sót thì liên hệ với
phòng TV ñể giải quyết (thực hiện trong ngày)
Hồ sơ sau khi ñã thanh quyết toán sẽ ñược hạch toán
và luân chuyển theo quy ñịnh


Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

Ban hành lần:


01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 8/23

3.2.4 Qui trình thanh toán công tác phí
Giai
ñoạn

Trách
nhiệm

CBVC

a
+
b
+
c

KTV
TPTV
TQ
HT

Trình tự công việc

Biểu mẫu

- CBVC sau khi hoàn thành công tác phải thực hiện việc

thanh toán chế ñộ công tác phí chậm nhất sau 07 ngày làm
việc kể từ ngày kết thúc chuyến công tác theo kế hoạch,
chứng từ bao gồm:
+ Giấy thanh toán tiền
+ Giấy ñề nghị, hoặc quyết ñịnh cử ñi công tác
+ Giấy ñi ñường có ký xác nhận ñóng dấu ngày ñến,
ngày ñi của cơ quan nơi CBVC ñến công tác; ký xác nhận
ñóng dấu của Trường (khi về).
+ Hóa ñơn tài chính, cuống vé (thẻ lên máy bay nếu ñi
bằng phương tiện máy bay) và các chứng từ hợp pháp
khác có liên quan.
- KTV kiểm tra chứng từ lập giấy thanh toán tạm ứng
(trường hợp có tạm ứng), phiếu chi (Ứng< thanh toán,
không ứng), phiếu thu (Ứng > thanh toán) trình TPTV,
BGH phê duyệt.
- TQ căn cứ chứng từ do kế toán chuyển ñến ñể thực hiện
thu hoặc chi tiền mặt.

- Thực hiện
theo Quy chế
chi tiêu nội
bộ
TV.QT.03*B
.21/22/23
- Phiếu chi
- Phiếu thu

Sau khi hoàn tất thủ tục thanh toán, kế toán tiến hành
hạch toán và luân chuyển chứng từ theo quy ñịnh
3.2.5 Qui trình thanh toán học bổng, trợ cấp xã hội


d

Giai
ñoạn

a
+

KTV

Trách
nhiệm

Phòng
CTSV
KTV

b

Trình tự công việc

Căn cứ quyết ñịnh cấp học bổng, trợ cấp xã hội của
Trường, Kế toán lập bảng thanh toán học bổng cho sinh
viên theo các mức ñược quy ñịnh tại QCCTNB của ñơn vị
In bảng thanh toán.

Biểu mẫu
CTSV.QT.02
CTSV.QT.03

TV.QT.03*
B.10
TV.QT.03*B02

c

KTV
TPTV
HT
NHKB

Căn cứ bảng thanh toán học bổng, trợ cấp xã hội; KTV
làm thủ tục chuyển khoản, trình TPTV, BGH ký duyệt gửi
NHKB.
- Kho bạc chuyển kinh phí học bổng sang tài khoản tiền
gửi tại ngân hàng.
- Ngân hàng thực hiện việc chuyển trả học bổng vào tài
khoản cá nhân của sinh viên (qua thẻ ATM).

Phiếu chi
UNC
Giấy rút dự
toán


Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

TẠM ỨNG, THANH TOÁN


Ban hành lần:

01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 9/23

KTV

KTV công khai bảng thanh toán học bổng tại Phòng TV.
Sinh viên tiến hành kiểm tra danh sách hưởng học bổng,
d
SViên
số tiền trong tài khoản của mình so với bảng thanh toán.
+
TPTV
Nếu phát hiện sai sót thì liên hệ với phòng TV ñể giải
quyết
(Thực hiện trong ngày)
e
KTV tiến hành hạch toán và luân chuyển chứng từ theo
quy ñịnh
3.2.6 Qui trình thanh toán tiền khen thưởng
Giai
ñoạn

Trách
nhiệm


a

P. TCCB
P. CTSV
KTV

+
b
c

d
+
e

Trình tự công việc

Biểu mẫu

Căn cứ quyết ñịnh khen thưởng của Hiệu trưởng, Kế toán TCCB.QT.02
lập bảng thanh toán khen thưởng CBVC/ sinh viên theo CTSV.QT.05
quyết ñịnh
TV.QT.03*B.
In bảng thanh toán.
11

KTV
TPTV
HT
TQ
KTV

SViên
CBVC
TPTV

Căn cứ bảng thanh toán tiền khen thưởng, KTV lập phiếu Phiếu chi
chi trình TPTV, BGH ký duyệt chuyển thủ quĩ ñể chi tiền

CBVC/ sinh viên ký danh sách, nhận tiền. Nếu phát hiện
sai sót thì liên hệ với phòng TV ñể giải quyết (Thực hiện
trong ngày)
KTV tiến hành hạch toán và luân chuyển chứng từ theo
quy ñịnh

3.2.7 Qui trình thanh toán thù lao cho các hội ñồng/ tổ/ ban tư vấn của nhà trường
Giai
ñoạn

a

Trách
nhiệm

KTV
CBVC

+
b

c
d


KTV
TPTV
HT
TQ
KTV

Trình tự công việc

Biểu mẫu

- KTV tiếp nhận hồ sơ thanh toán bao gồm:
+ Quyết ñịnh thành lập hội ñồng/ tổ/ ban tư vấn
+ Kế hoạch và dự toán hoạt ñộng tư vấn
+ Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ tư vấn
+ Đề nghị thanh toán có xác nhận của chủ tịch hội ñồng
KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ thanh toán
liên quan. Nếu phát hiện sai sót, KTV thông báo và hướng
dẫn CBVC chỉnh sửa, bổ sung
Căn cứ hồ sơ ñã ñược kiểm tra. KTV lập bảng kê thanh Phiếu chi
toán, phiếu chi trình TPTV, BGH ký duyệt chuyển thủ quĩ
ñể chi tiền
CBVC ký danh sách, nhận tiền. Nếu phát hiện sai sót thì


Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

TẠM ỨNG, THANH TOÁN


Ban hành lần:

01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 10/23

+

SViên

e

TPTV

liên hệ với phòng TV ñể giải quyết (Thực hiện trong
ngày)
KTV tiến hành hạch toán và luân chuyển chứng từ theo
quy ñịnh

3.2.8 Qui trình thanh toán mua sắm công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm:
Giai
ñoạn

Trách
nhiệm

Biểu mẫu


Phòng
HCQT
KTV

KTV tiếp nhận hồ sơ mua sắm công cụ, dụng cụ, văn HCQT. QT.03
phòng phẩm từ phòng HC-QT, bao gồm:
- Giấy ñề nghị mua sắm do trưởng ñơn vị ký; Dự toán
mua sắm kèm theo 03 báo giá của 03 nhà cung cấp khác
nhau do Phòng HCQT lập và BGH phê duyệt.
- Biên bản xét chọn nhà cung cấp (giá trị hợp ñồng từ 20
triệu ñồng trở lên) (2 bản)
- Hợp ñồng (giá trị từ 5 triệu ñồng trở lên) (2 bản)
- Phiếu ñề xuất tạm ứng của nhà cung cấp (nếu hợp ñồng
có ñiều khoản tạm ứng)
- Phiếu giao hàng NVL, CCDC của nhà cung cấp và ñược
2 bên ký giao nhận (2 bản).
- Biên bản nghiệm thu (2 bản)
- Biên bản thanh lý hợp ñồng (2 bản)
- Hóa ñơn tài chính (bản chính)
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
- Những chứng từ cần thiết khác: phụ lục hợp ñồng, giấy
uỷ quyền, … (nếu có) (2 bản).

KTV

KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ liên quan
ñến mua sắm công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm. Nếu
phát hiện sai sót, KTV thông báo và phối hợp với phòng
HC-QT ñể chỉnh sửa, bổ sung.


KTV
TPTV
HT
NHKB

- Căn cứ hồ sơ mua sắm công cụ, dụng cụ, văn phòng
phẩm sau khi ñã ñược kiểm tra, kế toán làm thủ tục
chuyển khoản tạm ứng hoặc thanh toán cho nhà cung cấp.
- Chứng từ chuyển khoản sau khi trình TPTV và Hiệu
trưởng ký ñược gửi kho bạc ñể kiểm soát chi và thanh
toán cho nhà cung cấp.
Đối với trường hợp ñã chuyển khoản tạm ứng. Khi ñến
thời hạn chuyển khoản thanh toán lần cuối của hợp ñồng,
kế toán làm thêm thủ tục thanh toán tạm ứng kinh phí với
kho bạc.

a

b

c

Trình tự công việc

Phiếu chi
UNC
Giấy rút dự
toán



Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

Ban hành lần:

01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 11/23

d

KTV

+
e

Hồ sơ sau khi ñã thanh quyết toán với NHKB sẽ ñược
hạch toán và luân chuyển theo quy ñịnh
Thực hiện ñối chiếu hàng hoá tồn kho với thủ kho vào
cuối tháng.

3.2.9 Qui trình thanh toán mua sắm và sửa chữa Tài sản cố ñịnh:
Giai
ñoạn

Trách

nhiệm

Biểu mẫu

Phòng
HCQT
KTV

KTV tiếp nhận hồ sơ sửa chữa, mua sắm tài sản cố ñịnh HCQT.QT.03
(TSCĐ) từ phòng HCQT gồm:
- Dự toán sửa chữa, mua sắm TSCĐ ñược Bộ VHTTDL
phê duyệt.
- Dự toán chi tiết việc mua sắm, sửa chữa do Phòng
HCQT lập (Kèm theo ñề xuất của ñơn vị sử dụng hoặc kế
hoạch mua sắm chung của toàn trường) ñược BGH phê
duyệt.
- 3 phiếu báo giá của 3 nhà cung cấp khác nhau và biên
bản xét chọn nhà cung cấp (áp dụng ñối với giá trị từ 20 <100 triệu ñồng)
- Hợp ñồng (áp dụng ñối với giá trị >=5 triệu ñồng)
- Giấy ñề nghị tạm ứng của nhà cung cấp (nếu hợp ñồng
có ñiều khoản tạm ứng)
- Biên bản nghiệm thu tài sản (2 bản)
- Biên bản nghiệm thu từng phần công việc sửa chữa.
Biên bản bàn giao công trình ñưa vào sử dụng
- Biên bản giao nhận tài sản (2 bản)
- Biên bản thanh lý hợp ñồng (2 bản)
- Hóa ñơn tài chính (1 bản chính)
- Những chứng từ cần thiết khác: phụ lục hợp ñồng, giấy
uỷ quyền, … (nếu có) (2 bản).


KTV

- KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ liên quan
ñến kinh phí sửa chữa, mua sắm TSCĐ. Nếu phát hiện sai
sót, kế toán thông báo và phối hợp với phòng HCQT ñể
chỉnh sửa, bổ sung.

KTV

- Căn cứ Hồ sơ ñã ñược kiểm tra, KTV làm thủ tục Giấy rút dự toán
chuyển khoản tạm ứng hoặc thanh toán cho nhà cung cấp. UNC
- Chứng từ chuyển khoản sau khi trình TPTV, HT ký
duyệt ñược gửi ñến NHKB ñể kiểm soát chi và thanh
toán.

a

b

c

Trình tự công việc

TPTV
HT
NHKB


Mã hiệu: TV.QT.03


QUY TRÌNH

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

Ban hành lần:

01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 12/23

d

KTV
TPTV

Hồ sơ sau khi ñã thanh quyết toán với NHKB sẽ ñược
hạch toán và luân chuyển theo quy ñịnh

3.2.10 Qui trình thanh toán chi phí nhiên liệu
Giai
ñoạn

Trách
nhiệm

Lái xe

a


KTV

b
KTV
TPTV

c

d

e

KTV
TPTV
HT

KTV
TPTV

Trình tự công việc

Biểu mẫu

Cuối tháng KTV nhận hồ sơ thanh toán nhiên liệu của lái Hoá ñơn tài
xe gồm
chính
- Giấy ñề nghị thanh toán nhiên liệu
TV.QT.03*B.12
- Sổ theo dõi sử dụng phương tiện có xác nhận tổng quãng
ñường xe chạy trong tháng của Trưởng Phòng HCQT

- Các hoá ñơn mua nhiên liệu (nếu có).
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ liên
quan ñến thanh toán nhiên liệu tiêu hao. Nếu phát hiện sai
sót, kế toán hoàn trả chứng từ, yêu cầu bổ sung, sửa ñổi.
Căn cứ hồ sơ ñã ñược kiểm tra, kế toán căn cứ ñịnh mức
tiêu hao nhiên liệu của các loại phương tiện, và số nhiên
liệu ñã tạm ứng trong tháng, ghi rõ số lượng nhiên liệu
tiêu hao vào giấy ñề nghị thanh toán của lái xe.
Thực hiện cấp bổ sung nếu số tạm ứng < số thanh toán.
Thu hồi vào tháng tiếp theo nếu số tạm ứng > số thanh
toán.
Thanh toán cho nhà cung cấp nhiên liệu thông qua: hoá
ñơn tài chính và phiếu xuất kho nhiên liệu của ñơn vị
Việc thanh toán ñược thực hiện bằng hình thức chuyển
khoản.

TV.QT.03*B.13

Giấy

rút

dự

toán
UNC

Hồ sơ sau khi ñã thanh quyết toán với NHKB sẽ ñược
hạch toán và luân chuyển theo quy ñịnh


3.2.11 Qui trình thanh toán làm ngoài giờ
Giai
ñoạn

a
+
b

Trách
nhiệm

CBVC
KTV

Trình tự công việc

Biểu mẫu

- KTV tiếp nhận hồ sơ thanh toán tiền làm ngoài giờ của
CBVC trong trường bao gồm:
+ Đề nghị làm ngoài giờ của bộ phận ñược HT phê
duyệt.
+ Giấy báo làm việc ngoài giờ kèm bảng chấm công có
xác nhận của trưởng ñơn vị.
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ thanh
toán. Nếu phát hiện sai sót, kế toán hoàn trả chứng từ, yêu

TV.QT.03*B.14
TV.QT.03*B.15
TV.QT.03*B.02

Giấy báo làm
việc ngoài giờ
Bảng chấm công


Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

Ban hành lần:

01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 13/23

c

d
+

KTV
TQ
TPTV
HT

KTV
CBVC

TPTV

e

cầu bổ sung, sửa ñổi
- Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, KTV tổng hợp toàn bộ chứng
từ thanh toán làm ngoài giờ theo tháng ñể lập bảng thanh
toán, kiểm tra hệ số lương, số giờ làm thêm, hệ số giờ làm
thêm … theo quy ñịnh tại QCCTNB và qui ñịnh của Nhà
nước.
- In bảng thanh toán
(Thực hiện vào cuối tháng)
Căn cứ bảng thanh toán làm thêm giờ. Kế toán làm thủ
tục chuyển khoản, hoặc phiếu chi trình TPTV, HT ký
duyệt gửi NHKB hoặc thủ quĩ ñể chi tiền mặt
.- Kho bạc chuyển kinh phí làm ngoài giờ sang tài khoản
tiền gửi tại ngân hàng.
- Ngân hàng thực hiện việc chuyển trả thù lao làm ngoài
giờ vào tài khoản cá nhân của CBVC (qua thẻ ATM).

làm ngoài giờ

Phiếu chi
UNC
Giấy rút dự toán
NSNN

Kế toán công khai bảng thanh toán tiền thù lao làm ngoài
giờ tại Phòng TV. CBVC tiến hành kiểm tra số tiền trong
tài khoản của mình so với bảng thanh toán. Nếu phát hiện

sai sót thì liên hệ với phòng TV ñể giải quyết. (Thực hiện
trong ngày)
Hồ sơ sau khi ñã thanh quyết toán sẽ ñược hạch toán và
luân chuyển theo quy ñịnh

3.2.12. Qui trình thanh toán hợp ñồng nghiên cứu khoa học;
Giai
ñoạn

a

Trách
nhiệm

KTV
PQLKH/
Chủ
nhiệm ñề
tài/ Chủ
biên
KTV

Trình tự công việc

Biểu mẫu

Kế toán kiểm tra hồ sơ tiếp nhận:

QLKH.QT.01


* Hồ sơ tạm ứng :

Giấy

- Dự toán kinh phí nghiên cứu khoa học
- Quyết ñịnh của Hiệu trưởng phê duyệt danh mục các ñề
tài cấp Trường năm ...
- Giấy ñề nghị tạm ứng có xác nhận của phòng QLKH.
- Thuyết minh ñăng ký của các ñề tài
- Hợp ñồng nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ
- Báo cáo tiến ñộ thực hiện ñề tài (ñối với ñề tài thực hiện
từ 2 năm trở lên)

thanh

toán tạm ứng


Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

Ban hành lần:

01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 14/23


* Hồ sơ quyết toán (nhận từ phòng QLKH):
- Danh sách chi thù lao cá nhân .
- Hoá ñơn tài chính và các chứng từ hợp pháp khác có liên
quan.
- Biên bản họp hội ñồng thẩm ñịnh nghiệm thu ñề tài
nghiên cứu khoa học
- Biên bản thanh lý hợp ñồng
- Bảng tổng hợp quyết toán kinh phí cho ñề tài
KTV

Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ liên
quan ñến kinh phí ñề tài nghiên cứu khoa học. Nếu phát

b

hiện sai sót, kế toán thông báo với chủ nhiệm ñề tài/
chuyên viên phòng QLKH ñể chỉnh sửa, bổ sung.
KTV
TQ
TPTV
HT
NHKB

* Hồ sơ tạm ứng : Chứng từ sau khi kiểm tra xong, KTV Phiếu chi
tiến hành lập phiếu chi, UNC trình TPTV, Lãnh ñạo cơ Phiếu thu
quan xem xét, ký duyệt trước khi chuyển ñến thủ quỹ ñể
chi tiền, hoặc NHKB ñể chuyển khoản

UNC

Giấy

rút

dự

toán

- Đồng thời với việc lập phiếu chi, UNC kế toán viên tiến

c

hành hạch toán vào phần mềm kế toán.
* Hồ sơ quyết toán: Chứng từ sau khi ñã kiểm tra ñầy ñủ
tính hợp pháp, hợp lệ, kế toán tiến hành làm thủ tục thanh
toán tạm ứng kinh phí của chủ nhiệm ñề tài với trường và
trình ký duyệt. Thời gian thực hiện 02 ngày kể từ khi
nhận ñầy ñủ hồ sơ quyết toán hợp pháp, hợp lệ.

KTV
Hồ sơ sau khi ñã thanh quyết toán với kho bạc, ngân hàng
TPTV
sẽ ñược hạch toán và luân chuyển theo quy ñịnh
3.2.13 Qui trình thanh toán xây xây dựng chương trình, biên soạn giáo trình

d

Giai
ñoạn


a

Trách
nhiệm

Trình tự công việc

Biểu mẫu

KhocjQL - KTV tiếp nhận hồ sơ tạm ứng/ thanh toán từ phòng QLKH.QT.09*
KHQLK
QLKH/ Chủ biên, bao gồm:
B.02;
B.05;
H/
Chủ + Kế hoạch và dự toán xây dựng chương trình, biên soạn


Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

Ban hành lần:

01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 15/23


biên

giáo trình ñược duyệt
+ Quyết ñịnh giao nhiệm vụ và hợp ñồng xây dựng
chương trình, biên soạn giáo trình
+ Biên bản nghiệm thu, thẩm ñịnh, thanh lý hợp ñồng
+ Giấy ñề nghị tạm ứng, thanh toán

B.06;

B.09;

B.10
Giấy ñề nghị
tạm

ứng/giấy

thanh toán tiền/
giấy thanh toán
tạm ứng

KTV

b

Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ liên
quan. Nếu phát hiện sai sót, kế toán thông báo với Chủ
biên/ chuyên viên phòng QLKH ñể chỉnh sửa, bổ sung.


KTV
TQ
TPTV
HT
NHKB

c

Chứng từ sau khi kiểm tra xong, KTVlàm thủ tục thanh Phiếu chi
toán tạm ứng/ lập phiếu chi, UNC trình TPTV, Lãnh ñạo Phiếu thu
cơ quan xem xét, ký duyệt trước khi chuyển ñến thủ quỹ
ñể chi tiền, hoặc NHKB ñể chuyển khoản

UNC
Giấy

rút

dự

toán

- Đồng thời với việc lập phiếu chi, UNC kế toán viên tiến
hành hạch toán vào phần mềm kế toán.
Thời gian thực hiện 02 ngày kể từ khi nhận ñầy ñủ hồ sơ
quyết toán hợp pháp, hợp lệ.

d


KTV
TPTV

Hồ sơ sau khi ñã thanh quyết toán với kho bạc, ngân hàng
sẽ ñược hạch toán và luân chuyển theo quy ñịnh

3.2.14 Qui trình thanh toán trang phục, ñồng phục, bảo hộ lao ñộng
Giai
ñoạn

Trách
nhiệm

CBVC
PHCQT
KTV

a

Trình tự công việc

KTV nhận hồ sơ thanh toán trang phục, ñồng phục bao
gồm:
*Đối với trang phục thực hành
- Giấy ñề nghị thanh toán tiền có xác nhận của Trưởng
ñơn vị
- Hoá ñơn tài chính
- Danh sách giáo viên ký nhận trang phục
- Hợp ñồng mua bán, 03 báo giá, thanh lý hợp ñồng (áp
dụng ñối với giá trị mua sắm >=5 triệu ñồng/ lần mua

sắm)
*Đối với ñồng phục cơ quan
- Đề nghị mua sắm ñồng phục cơ quan của BCH Công

Biểu mẫu
Hoá

ñơn

tài

chính
TV.QT.03*B.16


Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

Ban hành lần:

01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 16/23

ñoàn trường ñược Chủ tịch Công ñoàn và HT phê duyệt.
- Giấy ñề nghị thanh toán tiền

- Hoá ñơn tài chính
- Danh sách các ñơn vị ký nhận ñồng phục cơ quan
- Hợp ñồng mua bán, 03 báo giá, thanh lý hợp ñồng (áp
dụng ñối với giá trị mua sắm >=5 triệu ñồng/ lần mua
sắm)
* Đối với bảo hộ lao ñộng
- Đề nghị mua sắm bảo hộ lao ñộng của phòng HCQT,
Phòng TCCB ñược HT phê duyệt
- Giấy ñề nghị thanh toán tiền
- Hoá ñơn tài chính
- Danh sách các cá nhân ký nhận bảo hộ lao ñộng
- Hợp ñồng mua bán, 03 báo giá, thanh lý hợp ñồng (áp
dụng ñối với giá trị mua sắm >=5 triệu ñồng/ lần mua
sắm)
KTV

- KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ thanh
toán. Đối chiếu, kiểm tra với các tiêu chuẩn qui ñịnh tại
QCCTNB hiện hành của ñơn vị. Nếu phát hiện sai sót, kế
toán hoàn trả chứng từ, yêu cầu bổ sung, sửa ñổi.

KTV
TPTV
HT
TQ
NHKB

Căn cứ chứng từ ñã ñược kiểm tra, KTV làm thủ tục
chuyển khoản, hoặc lập phiếu chi trình TPTV, Ban Giám
hiệu ký duyệt gửi NHKB hoặc thủ quĩ .

.- NH-KB chuyển kinh phí ñồng phục cho nhà cung cấp.
- Thủ quĩ chi tiền mặt.

KTV
TPTV

Chứng từ sau khi ñã thanh quyết toán sẽ ñược hạch toán
và luân chuyển theo quy ñịnh

b

c

e

Phiếu chi
UNC
Giấy

rút

dự

toán NSNN

3.2.15. Qui trình thanh toán hội nghị, hội thảo
Giai
ñoạn

a


Trách
Trình tự công việc
Biểu mẫu
nhiệm
QLKH.QT.02
ĐV chủ trì KTV nhận hồ sơ thanh toán hội nghị, hội thảo bao gồm:
HNHT
- Giấy ñề nghị thanh toán tiền
Giấy thanh toán
KTV
- Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo; dự trù kinh phí

ñược BGH phê duyệt
- Các danh sách ñại biểu, CB ký nhận tiền tham dự, ñiều
hành và phục vụ hội nghị, hội thảo
- Hoá ñơn tài chính
- Các chứng từ khác (nếu có).

tiền


Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

Ban hành lần:


01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 17/23

KTV

- KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ thanh
toán. Đối chiếu, kiểm tra với các tiêu chuẩn qui ñịnh tại
QCCTNB hiện hành của ñơn vị. Nếu phát hiện sai sót, kế
toán hoàn trả chứng từ, yêu cầu bổ sung, sửa ñổi.

KTV
TQ
TPTV
HT
KTV
TPTV

- Căn cứ chứng từ ñã ñược kiểm tra, KTV lập phiếu chi Phiếu chi
trình TPTV, BGH ký duyệt gửi thủ quĩ chi tiền mặt.

b

c
d

Chứng từ sau khi ñã thanh quyết toán sẽ ñược hạch toán
và luân chuyển theo quy ñịnh


3.2.16. Qui trình thanh toán chi phí ñào tạo nâng cao trình ñộ
Giai
ñoạn

a

Trách
nhiệm

CBVC
KTV

d

KTV nhận chứng từ thanh toán gôm:
- Giấy ñề nghị thanh toán tiền
- Quyết ñịnh cử ñi ñào tạo nâng cao trình ñộ
- Cuống vé tài, xe; phiếu thu của cơ sở ñào tạo
- Các chứng từ khác (nếu có)

Biểu mẫu
TCCB.QT.04
Giấy thanh toán
tiền

KTV

- KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ thanh
toán. Đối chiếu, kiểm tra với các tiêu chuẩn qui ñịnh tại
QCCTNB hiện hành của ñơn vị. Nếu phát hiện sai sót, kế

toán hoàn trả chứng từ, yêu cầu bổ sung, sửa ñổi.

KTV
TPTV
BGH
TQ

Căn cứ chứng từ ñã ñược kiểm tra, KTV kiểm tra số dư Giấy
thanh
tạm ứng của người thanh toán. Lập giấy thanh toán tạm
toán tạm ứng
ứng (nếu có); phiếu thu (nếu số tạm ứng > số thanh toán);
phiếu chi trình TPTV, BGH ký duyệt gửi thủ quĩ thu hoặc Phiếu thu
chi tiền mặt.
Phiếu chi

KTV
TPTV

Chứng từ sau khi ñã thanh quyết toán sẽ ñược hạch toán
và luân chuyển theo quy ñịnh

b

c

Trình tự công việc

3.2.17 Qui trình thanh toán phục vụ giảng dạy vượt khối lượng
Giai

ñoạn

a
+
b

Trách
nhiệm

CBVC
KTV

Trình tự công việc

Biểu mẫu

KTV căn cứ số liệu về tình hình kinh phí chi vượt giờ, TV.QT.03*B.18
mời giảng trong năm lập biểu xác ñịnh kinh phí và
phương án chi trả phục vụ giảng dạy vượt khối lượng
trong năm trình TPTV soát xét, kiểm tra; HT phê duyệt.


Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

Ban hành lần:


01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 18/23

c

d
+

KTV
TPTV
HT
TQ
NHKB

Căn cứ phương án chi trả ñược phê duyệt, QCCTNB của
trường; Khối lượng giảng dạy vượt giờ của cán bộ làm
công tác quản lý, chuyên viên kiêm dạy.KTV lập bảng
thanh toán phục vụ giảng dạy vượt giờ; phiếu chi, UNC
trình TPTV, HT phê duyệt chuyển thủ quĩ (nếu chi tiền
mặt) chuyển NHKH (nếu chi bằng chuyển khoản)
- Ngân hàng thực hiện việc chuyển trả thù lao làm ngoài
giờ vào tài khoản cá nhân của CBVC (qua thẻ ATM).

KTV
CBVC
TPTV

KTV công khai bảng thanh toán tiền phục vụ giảng dạy

vượt KL tại Phòng TV. CBVC tiến hành kiểm tra số tiền
trong tài khoản của mình so với bảng thanh toán. Nếu
phát hiện sai sót thì liên hệ với phòng Tài vụ ñể giải
quyết.
Hồ sơ sau khi ñã thanh quyết toán sẽ ñược hạch toán và
luân chuyển theo quy ñịnh

e

TV.QT.03*B.19
TV.QT.03*B.02
Phiếu chi
UNC

3.2.18. Qui trình thanh toán chế ñộ thai sản, ốm ñau
Giai
ñoạn

a

Trách
nhiệm

CBVC
KTV

Trình tự công việc

Biểu mẫu


KTV tiếp nhận chứng từ thanh toán gồm
- Giấy xuất viện
- Giấy chứng nhận phẫu thuật (nếu có)
- Giấy chứng sinh (Bản sao công chứng)
Ghi chú: Các chứng từ trên phải ñược gửi ñến KTV chậm nhất
15 ngày kể từ ngày ra viện.

KTV

- KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ thanh
toán. . Nếu phát hiện sai sót, kế toán hoàn trả chứng từ,
yêu cầu bổ sung, sửa ñổi.

KTV
TPTV
HT
Chủ tịch
Công
ñoàn
BHXH

- Căn cứ chứng từ ñã ñược kiểm tra, KTV căn cứ các chế C66a – HD
ñộ thanh toán hiện hành của BHXH lập các biểu mẫu C67a – HD
thanh toán chế ñộ BHXH trình TPTV, BGH, BCH Công C68a – HD
Đoàn ký duyệt.

b

c


KTV
TPTV

C69a - HD

- Toàn bộ chứng từ sau khi ký duyệt sẽ ñược chuyển ñến
BHXH Quận Thanh Khê ñể làm thủ tục chi trả cho người
lao ñộng.
Căn cứ phê duyệt kinh phí của BHXH Quận, KTV lập Phiếu chi
phiếu chi, UNC, trình TPTV, HT ký duyệt gửi NHKB.
UNC


Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

Ban hành lần:

01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 19/23

HT
NHKB
KTV
TPTV


d

Kho bạc thực hiện chi trả cho người lao ñộng thông qua Giấy rút dự toán
thẻ ATM
chứng từ sau khi thanh quyết toán sẽ ñược luân chuyển
theo qui dịnh

3.2.19. Qui trình thanh toán ñoàn ra, ñoàn vào
Giai
ñoạn

Trách
nhiệm

CBVC
KTV

a

d

Biểu mẫu

KTV tiếp nhận chứng từ thanh toán gồm:
* Đoàn ra:
- Quyết ñịnh cử ñi công tác nước ngoài của Bộ VHTTDL
- Dự trù kinh phí chuyến ñi
- Cuống vé máy bay, thẻ lên máy bay, hoá ñơn mua vé
quốc tế, nội ñịa; cuống vé các loại phương tiện khác (nếu

có)
- Giấy ñi ñường (nội ñịa)
- Hoá ñơn tài chính và các chứng từ khác kèm theo nếu có
- Giấy thanh toán tiền
* Đoàn vào
- Công văn/ quyết ñịnh của Bộ VHTTDL phê duyệt chủ
trương ñón tiếp khách nước ngoài ñến làm việc tại
Trường
- Dự trù kinh phí
- Kế hoạch làm việc
- Hoá ñơn tài chính và các chứng từ liên quan khác kèm
theo (nếu có).

Theo qui ñịnh
tại thông tư số
91/2005/TTBTC

ngày

18/10/05 của Bộ
Tài chính
- QLKH.QT.05

KTV

- KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ thanh
toán. . Nếu phát hiện sai sót, kế toán hoàn trả chứng từ,
yêu cầu bổ sung, sửa ñổi.

KTV

TPTV
HT

Căn cứ chứng từ ñã ñược kiểm tra, KTV căn cứ các chế Phiếu thu
ñộ thanh toán hiện hành của nhà nước qui ñịnh chế ñộ
Phiếu chi
thanh toán công tác phí ngắn hạn tại nước ngoài và ñón
tiếp khách nước ngoài ñến công tác tại VN lập phiếu
thu,chi hoặc UNC trình TPTV, HT ký duyệt. UNC
chuyển NHKB, phiếu chi chuyển thủ quĩ.

KBNH
TQ

NHKB thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ
Thủ quĩ thu, chi tiền mặt.

KTV
TPTV

Chứng từ ñược hạch toán và luân chuyển theo qui ñịnh

b

c

Trình tự công việc


Mã hiệu: TV.QT.03


QUY TRÌNH

Ban hành lần:

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 20/23

3.2.20. Qui trình xuất hàng hoá, vật tư dung cho công tác chuyên môn
S
T
T

TRÁCH
NHIỆM

TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC

BIỂU MẪU

CBVC
KTV

KTV nhận Giấy ñề nghị xuất kho có xác nhận của Trưởng TV.QT.03*B.20
ñơn vị, Phòng HCQT


KTV

KTV kiểm tra lại danh mục hàng hoá tồn kho
Phiếu
- Nếu ñủ: Viết phiếu xuất kho (4 liên, 01 liên giao thủ
kho
kho, 01 liên giao người nhận, 01 liên lưu chứng từ, 01 liên
gốc)
- Chưa ñủ hoặc không có: Kịp thời thông báo cho Trưởng
phòng HCQT ñể ñiều chỉnh, bổ sung.

c

Thủ kho

c

KTV
TPTV
KTV
Thủ kho

Phiếu xuất kho ñược chuyển ñến thủ kho ñể xuất kho
hàng hoá
Căn cứ phiếu xuất kho KTV tiến hành hạch toán vào
phầm mềm kế toán và luân chuyển chứng từ theo qui ñịnh
Cuối tháng thực hiện ñối chiếu tình hình nhập, xuất tồn BB ñối chiếu
kho với thủ kho
kho hang hoá


a

b

e

xuất

4. HỒ SƠ CÔNG VIỆC:
Stt

Hồ sơ gồm

Bộ phận
lưu

Thời gian
lưu

1

Bảng chấm công - Mẫu số: C01a – HD

Tài vụ

20 năm

2

Bảng chÊm c«ng làm thêm giờ -Mẫu số: C01b – HD


Tài vụ

20 năm

3

Giấy báo làm thêm giờ -Mẫu số: C01c – HD

Tài vụ

20 năm

4

Giấy ñi ñường -Mẫu số: C06 – HD:

Tài vụ

20 năm

5

Hợp
ñồng
giao
khoán
phẩm - Mẫu số: C08 – HD

Tài vụ


20 năm

6

Biên bản thanh lý hợp ñồng giao khoán -Mẫu số: C10 –
HD

Tài vụ

20 năm

7

Phiếu nhập kho - Mẫu số: C 20 – HD

Tài vụ

20 năm

8

Phiếu xuất kho -Mẫu số: C 21 – HD

Tài vụ

20 năm

9


Phiếu thu -Mẫu số: C 30 – BB

Tài vụ

20 năm

10 Phiếu chi -Mẫu số: C 30 – BB

Tài vụ

20 năm

Tài vụ

20 năm

11

công

Giấy ñề nghị tạm ứng - Mẫu số: C32 - HD:

việc,

sản


Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH


Ban hành lần:

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 21/23

12 Giấy thanh toán tạm ứng - Mẫu số: C33 - BB:

Tài vụ

20 năm

Tài vụ

20 năm

Tài vụ

20 năm

15 Mẫu số: C40a - HD:

Tài vụ

20 năm


16 Giấy thanh toán tiền

Tài vụ

20 năm

Tài vụ

20 năm

Tài vụ
Tài vụ
Tài vụ

20 năm
20 năm
20 năm

Tài vụ

20 năm

24 Phiếu xuất xăng dầu- TV.QT03*B12

Tài vụ

20 năm

25 Bảng thanh toán làm ngoài giờ- TV.QT03*B13


Tài vụ

20 năm

26 Giấy ñề nghị làm ngoài giờ-TV.QT03*B14

Tài vụ

20 năm

Tài vụ

20 năm

Tài vụ

20 năm

Tài vụ

20 năm

Tài vụ

20 năm

Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho ñồng Việt Nam)

-


13 Mẫu số: C 34- HD:
14

Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn Mẫu số: C40b-HD:
Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn -

Xác ñịnh chênh lệch thu, chi và phương án chi thu nhập
tăng thêm quí.... năm - TV.QT03*B01:
18 Bảng thanh toán- TV.QT03*B02:
19 Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm- TV.QT03*B03:
20 Bảng thanh toán học bổng học kỳ năm - TV.QT03*B08

17

Giấy ñề nghị thanh toán nhiên liệu tháng

23 TV.QT03*B11

năm -

Danh sách giảng viên nhận trang phục thực hành năm -

27 TV.QT03*B15

Xác ñịnh nguồn và phương án chi trả phục vụ giảng dạy

28 vượt khối lượng học kỳ năm học-TV.QT03*B17

Bảng thanh toán phục vụ giảng dạy vượt khối lượng học


29 kỳ …. Năm học …-TV.QT03*B18

Giấy ñề nghị xuất dụng cụ phục vụ giảng dạy-

30 TV.QT03*B19

Các nội dung kiểm soát khác tuân theo Quy trình kiểm soát hồ sơ
HCQT.QT.01
5. PHỤ LỤC:
5.1. Các biểu mẫu theo Quyết ñịnh 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 và thông tư số
185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính :
- Mẫu số: C01a – HD: Bảng chấm công
- Mẫu số: C01b – HD: Bảng chấm công làm thêm giờ
- Mẫu số: C01c – HD: Giấy báo làm thêm giờ


Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

Ban hành lần:

01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 22/23

- Mẫu số: C06 – HD: Giấy ñi ñường

- Mẫu số: C08 – HD: Hợp ñồng giao khoán công việc, sản phẩm
- Mẫu số: C10 – HD: Biên bản thanh lý hợp ñồng giao khoán
- Mẫu số: C 20 – HD: Phiếu nhập kho
- Mẫu số: C 21 – HD: Phiếu xuất kho
- Mẫu số: C 30 – BB: Phiếu thu
- Mẫu số: C 31 - BB: Phiếu chi
- Mẫu số: C32 - HD: Giấy ñề nghị tạm ứng
- Mẫu số: C33 - BB: Giấy thanh toán tạm ứng
- Mẫu số: C 34 - HD: Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho ñồng Việt Nam)
- Mẫu số: C40a - HD: Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn
- Mẫu số: C40b - HD: Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn
5.2. Các biểu mẫu do Trường quy ñịnh:
- TV.QT.03*B01: Xác ñịnh chênh lệch thu, chi và phương án chi thu nhập tăng thêm quí
năm
- TV.QT.03*B02: Bảng thanh toán
- TV.QT.03*B03: Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm
- TV.QT.03*B04: Bảng thanh toán lương tháng năm
- TV.QT.03*B05: Bảng thanh toán tiền công nhân viên hợp ñồng tháng … năm …
- TV.QT.03*B06: Bảng tổng hợp lương tháng
năm
- TV.QT.03*B07: Bảng thanh toán giảng dạy ngoài trời tháng năm
- TV.QT.03*B08: Bảng thanh toán giờ dạy học kỳ năm
- TV.QT.03*B09: Bảng thanh toán giờ coi thi học kỳ năm
- TV.QT.03*B10: Bảng thanh toán học bổng học kỳ năm
- TV.QT.03*B11: Bảng thanh toán khen thưởng
- TV.QT.03*B12: Giấy ñề nghị thanh toán nhiên liệu tháng
năm
- TV.QT.03*B13: Phiếu xuất xăng dầu
- TV.QT.03*B14: Bảng thanh toán làm ngoài giờ
- TV.QT.03*B15: Giấy ñề nghị làm ngoài giờ

- TV.QT.03*B16: Danh sách CBGV nhận trang phục / ñồng phục/ BHLĐ năm
- TV.QT.03*B17: Tổng hợp kết quả bình xét, phân loại CBVC Quí năm
- TV.QT.03*B18: Xác ñịnh nguồn và phương án chi trả phục vụ giảng dạy vượt khối
lượng năm
- TV.QT.03*B19: Bảng thanh toán phục vụ giảng dạy vượt khối lượng năm
- TV.QT.03*B20: Giấy ñề nghị xuất dụng cụ phục vụ giảng dạy
- TV.QT.03*B21/22/23: Giấy ñề nghị cử cán bộ ñi công tác
- TV.QT.03*B24: Giấy thanh toán tiền


Mã hiệu: TV.QT.03

QUY TRÌNH

TẠM ỨNG, THANH TOÁN

Ban hành lần:

01

Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011
Trang/tổng số trang: 23/23

HIỆU TRƯỞNG

Lê Tấn Đạt