LỜI MỞ ĐẦU
Bước sang thế kỷ 21, trong xu thế toàn cầu hoá, tự do hoá
thương mại, chính phủ các quốc gia đều nhận thức rõ chiến lược
“Công nghiệp hoá hướng về xuất khẩu” là không thể thiếu trong
sự phát triển của nền kinh tế. Điều đó cho thấy hoạt động xuất
khẩu đang và sẽ đóng góp một phần không nhỏ trong sự tăng
trưởng và phát triển của nền kinh tế quốc dân .
Thấy rõ được tầm quan trọng của hoạt động xuất khẩu đối với
sự phát triển của nền kinh tế, trong những năm qua Đảng và Nhà
nước ta đã quyết tâm đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu, không
ngừng mở rộng và phân công lao động hợp tác quốc tế ở trên các
lĩnh vực kinh tế, khoa học kỹ thuật. Thực tế đã cho thấy thương
mại Việt Nam đã đạt được những thành tựu quan trọng, bước đầu
góp phần tạo nên những biến đổi sâu sắc nền kinh tế nước ta và vị
thế mới trên trường thế giới. Việt Nam đã tham gia vào ASEAN,
AFTA, APEC. Trong năm 2001, Việt nam ký thành công hiệp
định thương mại Việt - Mỹ và hiện nay Việt Nam đang nỗ lực
đẩy nhanh tiến trình gia nhập WTO.
Tuy nhiên hiện nay, trong các doanh nghiệp hoạt động xuất
nhập khẩu của Việt Nam nói chung và Công ty sản xuất và thương
mại Thái Hoà nói riêng, do nhiều nguyên nhân chủ quan cũng như
nguyên nhân khách quan mà quy trình thực hiện hợp đồng xuất
khẩu còn nhiều bất cập, làm chậm quá trình xuầt khẩu, làm mất uy
tín của doanh nghiệp trên thị trường thế giới. Chính vì vậy, việc
cần thiết là phải có được những giải pháp nhằm giúp cho các


doanh nghiệp giải quyết được những bất cập trên. Vì lý do đó mà
em đã chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
qui trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty
sản xuất và thương mại Thái Hoà .”

Mục đích cơ bản của luận văn là nhằm đưa một số giải pháp
giúp cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam hoàn
thiện và đẩy nhanh quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Với
mục đích trên luận văn sẽ có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp
cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nâng cao hiệu
quả trong kinh doanh, qua đó góp phần nâng cao các quan hệ kinh
tế đối ngoại của Việt Nam nói chung.
Luận văn tập trung nghiên cứu quy trình xuất khẩu và từ đó
đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu.
Luận văn tập trung nghiên cứu theo phương pháp duy vật
biện chứng, đây là phương pháp có tính bao trùm. Những phương
pháp cụ thể bao gồm: nghiên cứu qua sách vở, nghiên cứu qua các
báo cáo của Công ty Thái Hoà, nghiên cứu qua tạp chí, sách báo...
Luận văn ngoài phần mở đầu và kết luận thì có kết cấu gồm 3
phần như sau:
CHƯƠNG I:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC

THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU.
CHƯƠNG II:THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC
HIỆN

HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI

CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THÁI
HOÀ TRONG THỜI GIAN QUA.


CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU

QUẢ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP
ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT
VÀ THƯƠNG MẠI THÁI HOÀ.
Do thời gian cũng như trình độ nhận thức còn nhiều hạn chế,
vì vậy bài viết không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong
nhận được sự thông cảm và hướng dẫn của các thầy cô giáo cũng
như ý kiến đóng góp từ phía các bạn.
Qua đây em cũng xin chân thành cảm ơn Thầy giáo Nguyễn
Quốc Thịnh cùng các anh các chị trong phòng xuất nhập khẩu
tổng hợp của Công ty sản xuất và thương mại Thái Hoà đã tận
tình giúp đỡ chỉ bảo, tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành
bài viết này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội – 05/
2003
Sinh viên: Chu
Thế Thịnh
CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN
HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
Xuất khẩu hàng hóa là hoạt động buôn bán hàng hóa trên
phạm vi quốc tế. Nó không phải là hành vi buôn bán riêng lẻ mà
là cả một hệ thống các quan hệ mua bán trong một nền thương


mại có tổ chức ở bên trong và bên ngoài nhằm tiêu thụ sản phẩm
hàng hóa sản xuất của doanh nghiệp nói riêng và cả nước nói
chung ra nước ngoài để thu ngoại tệ, qua đó có thể thúc đẩy sản
xuất hàng hóa phát triển, chuyển đổi cơ cấu kinh tế, ổn định và

từng bước nâng cao mức sống của nhân dân.
Do vậy, có thể nói kinh doanh xuất nhập khẩu là hoạt động dễ
mang lại hiệu quả cao. Tuy vậy, hoạt động này cũng có thể gây
thiệt hại lớn vì người xuất khẩu phải đối đầu với một nền kinh tế
khác từ bên ngoài mà không dễ dàng thích nghi được.
Đối với tất cả các quốc gia, đặc biệt là các quốc gia đang phát
triển như Việt Nam thì xuất khẩu đóng vai trò cực kỳ quan trọng,
thể hiện ở chỗ :
- Xuất khẩu tạo nguồn vốn cho nhập khẩu để phục vụ sự
nghiệp CNH- HĐH đất nước.
- Xuất khẩu góp phần vào việc chuyển dịch cơ cấu kinh tế,
thúc đẩy sản xuất phát triển.
- Xuất khẩu tạo thị trường tiêu thụ rộng lớn hơn và cũng khắt
khe hơn với sản phẩm của doanh nghiệp.
- Xuất khẩu góp phần vào giải quyết công ăn việc làm, nâng
cao mức sống của người lao động.
- Xuất khẩu là điều kiện thúc đẩy và mở rộng quan hệ kinh tế
đối ngoại.
- Xuất khẩu phát huy cao độ tính năng động, sáng tạo, cũng
như trình độ nghiệp vụ của các cán bộ xuất nhập khẩu.


1- Hợp đồng xuất khẩu
1.1. Khái niệm và bản chất của hợp đồng xuất khẩu
*Hợp đồng xuất khẩu là hợp đồng bán hàng cho thương nhân
nước ngoài, là sự thoả thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh
doanh tại các quốc gia khác nhau, theo đó bên bán (bên xuất
khẩu), có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho bên mua (bên nhập
khẩu), một tài sản nhất định gọi là hàng hoá và bên mua có nghĩa
vụ nhận hàng và thanh toán tiền hàng.

Điều 80 Luật Thương mại Việt Nam quy định:
"Hợp đồng mua bán hàng hóa với thương nhân nước ngoài là
hợp đồng mua bán hàng hóa được ký kết giưã một bên là thương
nhân Việt Nam với một bên là thương nhân nước ngoài".
Như vậy, hợp đồng xuất khẩu là hợp đồng bán hàng cho
thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình chuyển giao quyền
sở hữu hàng hóa sang cho thương nhân nước ngoài và nhận tiền
hàng.
*Bản chất của hợp đồng xuất khẩu cũng như bản chất của các
loại hợp đồng khác là sự thoả thuận của các bên ký kết hợp đồng.
Điều cơ bản là hợp đồng phải thể hiện được ý chí thực sự thoả
thuận, không được cưỡng bức, lừa dối lẫn nhau và không có
những nhầm lẫn không thể chấp nhận được.
- Hợp đồng thương mại quốc tế nói chung và hợp đồng xuất
khẩu nói riêng có một vai trò quan trọng trong kinh doanh thương
mại quốc tế, nó xác định những nội dung giao dịch mà các bên đã
thoả thuận và cam kết thực hiện các nội dung đó.


Như vậy hợp đồng là cơ sở để các bên thực hiện các nghĩa vụ
của mình và đồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa vụ
của họ. Hợp đồng còn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa
vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi bên
đối tác không thực hiện toàn bộ hay từng phần nghĩa vụ của mình
đã thoả thuận trong hợp đồng. Hợp đồng càng quy định chi tiết, rõ
ràng dễ hiểu thì càng dễ thực hiện và ít xảy ra tranh chấp.
1.2. Phân loại hợp đồng xuất khẩu
Hiện nay, các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việt
Nam thường tiến hành xuất khẩu theo một số hình thức xuất khẩu
sau:

- Xuất khẩu trực tiếp:
Đây là hình thức các nhà sản xuất, kinh doanh, trực tiếp hoạt
động bán hàng không thông qua trung gian ra thị trường nước
ngoài. Xuất khẩu theo phương thức này thông thường có hiệu quả
kinh doanh cao hơn các loại phương thức xuất khẩu khác.
Tuy nhiên đây lại là phương thức có độ rủi ro cao do có
những biến động bất ngờ từ phía khách hàng, từ thị trường hay
môi trường kinh doanh dẫn đến hàng hóa không bán được, vốn bị
ứ đọng và thất thoát do hàng bị hư hỏng, mất phẩm chất vì lưu
kho lâu.
- Xuất khẩu uỷ thác:
Đây hình thức thuê và nhận làm dịch vụ xuất khẩu. Phương
thức này được thực hiện trên cơ sở hoạt động uỷ thác xuất khẩu
giữa các doanh nghiệp.


Trong phương thức này đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu (có
giấy phép xuất khẩu hoặc hạn ngạch xuất khẩu) đứng ra với vai
trò trung gian xuất khẩu, làm thay cho bên có hàng những thủ tục
cần thiết để xuất khẩu hàng và được hưởng phần trăm phí uỷ thác
theo giá trị hàng xuất khẩu đã thoả thuận.
- Liên doanh xuất khẩu:
Đây là hình thức các công ty hợp tác với nhà sản xuất địa
phương để thâm nhập thị trường nước ngoài. Liên doanh xuất
khẩu có hiệu quả lớn đối với công ty khi thâm nhập một thị
trường mới, công ty có thể hợp tác về các mặt như: nghiên cứu,
cải tiến, vận tải, phân phối và các hoạt động khác liên quan đến thị
trường quốc tế.
*Ngoài các hình thức xuất khẩu cơ bản trên, các doanh
nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu còn có thể thực hiện một số

hình thức khác trong hoạt động xuất khẩu như: hoạt động xuất
khẩu gia công uỷ thác, hoạt động xuất khẩu theo nghị định thư,
hình thức tạm nhập tái xuất, hàng hóa chuyển khẩu.
2. Các nguồn luật điều chỉnh hợp đồng thương mại quốc
tế nói chung và hợp đồng xuất khẩu nói riêng
* Điều ước quốc tế bao gồm: các điều ước quốc tế gián tiếp
điều chỉnh các hợp đồng thương mại quốc tế (Ví dụ các công ước
thương mại hàng hải - Merchant navigation treaty; Hiệp định
GATT/ WTO) và các điều ước quốc tế trực tiếp điều chỉnh những
vấn đề liên quan đến quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của các
bên trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế


(Ví dụ như Công ước Vienne 1980, Công ước Hamburg về mua
bán và vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, quy tắc Hague Visby, ...).
* Luật quốc gia ở đây có thể là luật của nước người bán hay
luật của nước người mua hoặc luật của bất kỳ nước thứ 3 nào khác
có liên quan tới hợp đồng thương mại quốc tế. Luật quốc gia sẽ
trở thành luật áp dụng cho hợp đồng trong trường hợp các bên
thoả thuận trong điều khoản về luật áp dụng cho hợp đồng hoặc
điều khoản về luật áp dụng cho hợp đồng thương mại quốc tế
được quy định trong các điều ước quốc tế liên quan.
* Tập quán thương mại quốc tế là những thói quen thương
mại phổ biến được áp dụng thường xuyên trên phạm vi toàn cầu
và được hình thành từ lâu đời (Ví dụ như: các điều kiện thương
mại quốc tế - Incoterm, do Phòng thương mại quốc tế biên soạn
và phát hành) nếu được các bên tham gia hợp đồng thương mại
quốc tế chấp nhận sẽ trở thành nguồn luật điều chỉnh hợp đồng
thương mại quốc tế.
* Tiền lệ buôn bán là những thói quen, những quy định quen

thuộc đã được hai bên tham gia hợp đồng thiết lập từ trước, thì
trong những giao dịch sau này hai bên có thể dựa vào đó để giải
quyết các vấn đề mặc dù trong hợp đồng có thể không quy định rõ
điều này.


3. Kết cấu và nội dung chủ yếu của hợp đồng xuất khẩu
3.1. Kết cấu của một hợp đồng xuất khẩu
* Một hợp đồng xuất khẩu thường bao gồm những nội dung
sau:
- Số hiệu của hợp đồng.
- Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng.
- Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng.
- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng.
- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng.
3.2. Nội dung chủ yếu của hợp đồng xuất khẩu
- Các điều khoản chủ yếu: là các điều khoản bắt buộc phải có
đối với một hợp đồng xuất khẩu, thiếu các điều khoản đó hợp
đồng không có giá trị pháp lý.
Điều 50 Luật Thương mại Việt Nam ban hành năm 1997 quy
định nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán với thương nhân
nước ngoài bao gồm các điều khoản sau như :
* Điều khoản về tên hàng:
Điều khoản chỉ rõ đối tượng cần giao dịch, cần phải dùng các
phương pháp quy định chính xác tên hàng. Nếu có nhiều mặt hàng
chia thành nhiều loại với các đặc điểm khác nhau thì phải lập bảng
liệt kê (bảng phụ lục) và phải ghi rõ trong hợp đồng để phụ lục
thành một bộ phận của điều khoản tên hàng. Có những cách để
biểu đạt tên hàng như sau:
+ Ghi tên hàng bao gồm: tên thông thường, tên thương mại,

tên khoa học, tên địa phương sản xuất ra hàng đó, tên hãng sản


xuất ra sản phẩm đó, tên theo qui cách chính của hàng hoá đó, tên
theo số hiệu hạng mục của hàng hoá đó trong danh mục hàng hoá
thống nhất.
* Điều khoản về số lượng:
Điều khoản này nói lên số lượng hàng hoá trong giao dịch.
Nó quy định số lượng hàng hoá giao nhận, đơn vị tính, phương
pháp xác định trọng lượng.
+ Phương pháp quy định số lượng:
Có 2 phương pháp qui định số lượng hàng hoá: phương pháp
qui định dứt khoát và phương pháp qui định phỏng chừng. Khi
chọn phương pháp nào thì nó sẽ ảnh hưởng tới việc tính giá của
hàng hoá. Nếu chọn phương pháp qui định phỏng chừng thì phải
qui định người mua hay người bán được phép lựa chọn dung sai
về số lượng và giá cả tính cho số lượng hàng hoá đó.
+ Phương pháp xác định trọng lượng:
- Trọng lượng cả bì là tổng trọng lượng hàng hoá và bao bì.
- Trọng lượng tịnh là trọng lượng bản thân hàng hoá.
- Trọng lượng thương mại là trọng lượng của hàng hoá có độ
ẩm tiêu chuẩn.
- Trọng lượng lý thuyết là việc xác định trọng lượng không
phải bằng phương pháp cân đong mà bằng cách tính toán nhờ
công thức.
* Điều khoản về chất lượng:
Điều khoản này qui định chất lượng của hàng hoá giao nhận.
Nó giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý được chất lượng hàng



hoá, đặc biệt khi có tranh chấp về chất lượng thì điều khoản này là
cơ sở để kiểm tra, đánh giá, so sánh và giải quyết tranh chấp, cho
nên tuỳ vào từng loại hàng hoá mà có phương pháp qui định chất
lượng cho chính xác, phù hợp và tối ưu.
* Điều khoản về thanh toán
Điều khoản này qui định: đồng tiền thanh toán, phương thức
thanh toán, thời hạn thanh toán, địa điểm thanh toán, bộ chứng từ
dùng trong thanh toán. Điều khoản này rất quan trọng vì nếu lựa
chọn các điều khoản phù hợp nó sẽ giảm được các khoản chi phí,
rủi ro cho mỗi bên.
Đặc biệt khi đồng tiền thanh toán không trùng hợp với đồng
tiền tính giá thì khi đó ta phải xác định tỷ giá để qui đổi giữa hai
đồng tiền đó.
* Điều khoản về giá cả:
Trong giao dịch buôn bán điều khoản giá cả là một điều
khoản quan trọng, trong điều khoản này phải qui định mức giá cụ
thể cùng đồng tiền tính giá (đồng tiền của nước mua hoặc nước
bán hay đồng tiền có giá trị cao, chuyển đổi được như USD,
GPB...).
Trong việc xác định giá cả, người ta luôn định rõ điều kiện cơ
sở giao hàng có liên quan đến giá đó. Vì vậy, trong các hợp đồng
mua bán, mức giá bao giờ cũng được ghi bên cạnh điều kiện cơ sở
giao hàng nhất định.
* Điều khoản về địa điểm và thời gian giao nhận hàng hóa:


+ Trong điều khoản giao hàng phải qui định số lần giao hàng,
thời gian, địa điểm giao hàng (ga, cảng) đi, (ga, cảng) đến, (ga,
cảng) thông qua, phương thức giao nhận, thông báo (số lần thông
báo, thời điểm thông báo, nội dung thông báo) và một số các qui

định khác về việc giao nhận.
+ Thời gian giao hàng là thời hạn mà người bán phải hoàn
thành nghĩa vụ giao hàng cho người mua.
+ Trong buôn bán quốc tế có 3 kiểu qui định thời hạn giao
hàng như sau:
- Thời hạn giao hàng có định kỳ.
- Thời hạn giao hàng ngay.
- Thời hạn giao hàng không định kỳ.
+ Địa điểm giao hàng có liên quan chặt chẽ đến phương thức
chuyên chở hàng hoá và điều kiện cơ sở giao hàng.
* Ngoài ra, trong hợp đồng còn có các điều khoản khác như:
điều khoản bao bì, ký mã hiệu, điều khoản miễn trách, điều khoản
bảo hành, điều khoản trọng tài...
II. QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
1.Ý nghĩa của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Trong xu thế quốc tế hoá và toàn cầu hoá nền kinh tế trong
giai đoạn hiện nay, thương mại quốc tế có vai trò hết sức quan
trọng, nó là cầu nối dẫn đến sự trao đổi và lưu thông hàng hóa
ngày càng trở nên phát triển cao hơn và hiện đại hơn, từ trao đổi
hàng hóa cho nhau trong từng vùng tiến tới vượt ra khỏi lãnh thổ


của mỗi quốc gia trên thế giới để trao đổi hàng hóa và dịch vụ
hình thành nên hệ thống kinh tế thế giới.
Trong các hoạt động của thương mại quốc tế thì xuất khẩu
hàng hoá được xem là hoạt động quan trọng. Đối với Việt Nam
nói riêng và đối với các quốc gia đang phát triển nói chung thì đẩy
mạnh xuất khẩu, coi xuất khẩu là tiền đề để thực hiện công cuộc
CNH - HĐH đất nước, có ý nghĩa quyết định đối với việc thực
hiện các mục tiêu kinh tế xã hội.

Lợi ích của hoạt động xuất khẩu được thể hiện ở chỗ:
* Hoạt động xuất khẩu làm tăng khả năng thương mại của
mỗi quốc gia, vì mỗi quốc gia đều có thế mạnh riêng của mình về
tài nguyên thiên nhiên, nhân lực, chất xám, nguồn vốn...
* Hoạt động xuất khẩu góp phần mở rộng thị trường, phát
triển thị hiếu của mỗi người ở mỗi nước thông qua việc trao đổi
hàng hoá.
Từ hai lợi ích trên, nhờ có hoạt động xuất khẩu mà mỗi quốc
gia sẽ đáp ứng đầy đủ hay nhiều hơn khả năng tiêu dùng của nước
mình. Ngoài ra nó còn làm cho các mặt hàng tốt hơn, giá rẻ hơn,
độc đáo hơn.
Do vậy thương mại quốc tế đã trở thành điều kiện sống còn
quyết định sự phồn vinh của mỗi doanh nghiệp nói riêng và của
mỗi quốc gia nói chung.
2- Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Sau khi hợp đồng được ký kết thì doanh nghiệp với tư cách là
một bên tham gia ký kết hợp đồng phải tổ chức thực hiện hợp


đồng đó. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, các bên buộc phải
tuân thủ đúng theo các điều khoản đã ghi trong hợp đồng, đồng
thời phải tuân thủ luật quốc gia và luật quốc tế cũng như tập quán
thương mại quốc tế để đảm bảo uy tín không chỉ cho doanh
nghiệp mà còn cho quốc gia.
Việc thực hiện đúng các điều khoản đã thoả thuận sẽ giúp
doanh nghiệp thu được những lợi ích nhất định như: giảm bớt các
tranh chấp không đáng có, tăng mức lợi nhuận của hoạt động kinh
doanh xuất khẩu, đảm bảo uy tín của doanh nghiệp trên thị trường
quốc tế và có thể tạo được một mối quan hệ giao dịch buôn bán
lâu dài về sau. Để đạt được điều này các doanh nghiệp phải tổ

chức quản lý việc thực hiện hợp đồng thật tốt, đảm bảo hợp đồng
được kết thúc đúng kỳ hạn đã thoả thuận, hạn chế tranh chấp và
ngăn chặn rủi ro đến mức tối đa, có thể nhằm tăng tính hiệu quả
của công việc.
Để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, các doanh nghiệp xuất
khẩu phải tiến hành theo quy trình sau:
2.1. Giục người mua mở L/C và kiểm tra L/C
Nếu các bên thoả thuận thanh toán bằng L/C thì đây là một
bước rất cần thiết đối với nhà xuất khẩu vì nó đảm bảo khả năng
thu hồi vốn sau khi thực hiện hợp đồng.
Việc kiểm tra L/C được tiến hành căn cứ vào hợp đồng mua
bán (lỗi chính tả, lỗi kỹ thuật....) và vào bản thân L/C. Sau khi L/C
được viết ra rồi thì L/C sẽ độc lập với hợp đồng và lúc đó ngân


hàng chỉ chịu trách nhiệm về hình thức mà không chịu về bản chất
của L/C.
Bên xuất khẩu phải kiểm tra tất cả các nội dung của L/C như:
ngày mở L/C, ngân hàng mở L/C, tên người mở và trị giá của L/C
và tất cả các chi tiết này đều phải chính xác. Trường hợp L/C
không phù hợp với hợp đồng thì người bán phải thông báo cho
người mua biết để người mua làm đơn xin sửa L/C. Sau khi nhận
được L/C đã sửa chữa, người bán vẫn phải kiểm tra lại L/C một
lần nữa. Và để đảm bảo an toàn cho người xuất khẩu, trong trường
hợp L/C không phù hợp với hợp đồng thì bên bán không giao
hàng.
2.2. Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu và các chứng từ liên
quan
Hiện nay do cơ chế khuyến khích xuất khẩu của nhà nước mà
các doanh nghiệp không phải đi xin giấy phép xuất khẩu cho từng

hợp đồng nữa. Việc này giúp cho các doanh nghiệp giảm bớt được
phần nào thời gian và chi phí.
Do vậy sau khi đã kiểm tra xong L/C, các doanh nghiệp phải
tiến hành chuẩn bị hàng để xuất khẩu. Các doanh nghiệp phải đặc
biệt lưu tâm tới giai đoạn này vì đó là giai đoạn quan trọng. Nếu
doanh nghiệp thực hiện tốt khâu này sẽ là cơ sở để thực hiện tốt
các khâu tiếp theo.
Để chuẩn bị hàng hóa theo đúng các điều khoản đã thoả
thuận, bên xuất khẩu phải căn cứ vào hợp đồng đã ký kết và L/C.
Giai đoạn này bao gồm 3 công đoạn chính sau:


a.Tập trung thu gom hàng xuất khẩu
Thường thì các hợp đồng xuất khẩu ra nước ngoài đều được
ký kết với số lưọng lớn nhưng việc sản xuất hàng xuất khẩu ở
nước ta hiện nay (đặc biệt là hàng nông sản xuất khẩu) còn phân
tán, chưa tập trung nên để thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất
khẩu thì chủ hàng xuất khẩu phải chuẩn bị hàng theo đúng tên
hàng, đúng số lượng, phù hợp về chất lượng và có thể giao đúng
thời hạn quy định trong hợp đồng thì việc thu gom hàng xuất khẩu
đòi hỏi nhiều nỗ lực từ phía doanh nghiệp.
Do vậy doanh nghiệp xuất khẩu phải tiến hành thu gom tập
trung hàng xuất khẩu từ nhiều nguồn hàng hàng khác nhau như :
- Hàng do doanh nghiệp tự sản xuất.
- Hàng do doanh nghiệp đi thu mua (có thể thu mua từ các đại
lý hay trực tiếp từ các doanh nghiệp khác).
- Hàng do doanh nghiệp đặt doanh nghiệp khác gia công.
- Hàng doanh nghiệp nhận xuất khẩu uỷ thác của các doanh
nghiệp khác.
Trừ trường hợp doanh nghiệp tự sản xuất hàng để xuất khẩu,

các trường hợp còn lại doanh nghiệp phải ký kết các hợp đồng
kinh tế trong nước như: Hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, hợp
đồng gia công, hợp đồng hàng đổi hàng, hợp đồng uỷ thác thu
mua hàng xuất khẩu, hợp đồng uỷ thác xuất khẩu, hợp đồng liên
doanh liên kết xuất khẩu...
b.Đóng gói hàng hóa


Đa số hàng hoá buôn bán quốc tế đều phải được đóng gói bao
bì để thuận tiện trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Việc
đóng gói này phải căn cứ vào quy định trong hợp đồng và L/C,
vào tính chất của hàng hoá và phương tiện vận chuyển đồng thời
căn cứ vào điều kiện khí hậu ở nơi đi, nơi đến cũng như những tác
động bên ngoài nhằm bảo vệ hàng hoá trong quá trình vận
chuyển.
Đóng gói có tác dụng bảo quản hàng, đồng thời có tác dụng
quảng cáo và hướng dẫn tiêu dùng. Việc lựa chọn bao bì phải bảo
đảm 3 điều kiện sau:
- Bền chắc (an toàn cho hàng hoá).
- Rẻ (giảm chi phí).
- Đảm bảo tính thẩm mỹ.
Do đó cần phải nắm vững yêu cầu loại bao bì đóng gói cho
phù hợp, đúng theo quy định trong hợp đồng. Các doanh nghiệp
hiện nay thường áp dụng một số nguyên tắc khi đóng gói như sau:
- Nếu hàng biết rõ nơi đi, nơi đến, qui cách phẩm chất ổn
định, không thay đổi trong quá trình vận chuyển thì khuyến khích
đóng gói luôn tại nơi sản xuất.
- Nếu hàng chưa biết nơi đi, nơi đến thì đóng gói hoàn chỉnh
còn phần kí mã hiệu để lại.
- Nếu hàng hóa bị biến đổi trên đường đi thì tại các cảng dừng

phải tái chế lại.
c. Kẻ kí mã hiệu


Kí mã hiệu là những kí hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng
hình vẽ được ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm cung cấp các
thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và
bảo quản hàng hoá.
Kẻ kí mã hiệu là khâu cần thiết và là khâu cuối cùng trong
quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu.
+ Mục đích kẻ kí mã hiệu: đảm bảo thuận lợi cho quá trình
giao nhận, tránh sự nhầm lẫn.
+ Kẻ kí mã hiệu trên bao bì cho hàng hoá xuất khẩu phải đảm
bảo được các yêu cầu sau:
- Nội dung thông tin của kí mã hiệu phải đáp ứng được mục
đích đề ra.
- Kí mã hiệu phải đơn giản và nhất quán về mọi chi tiết chủ
yếu, sử dụng tối đa các kí hiệu đã được tiêu chuẩn hoá quốc tế để
mọi người dễ đọc, dễ hiểu.
- Kẻ kí mã hiệu ở vị trí dễ phát hiện, phải dùng vật liệu và kĩ
thuật kẻ kí mã hiệu đảm bảo và không làm ảnh hưởng đến chất
lượng của hàng hoá.
2.3- Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu
Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm
tra hàng hoá về chất lượng, số lượng, trọng lượng, bao bì …(tức
kiểm nghiệm).
Nếu hàng xuất khẩu là động vật, thực vật thì phải kiểm tra
thêm khả năng bệnh dịch (tức là kiểm định động, thực vật), nếu là
hàng thực phẩm thì phải kiểm tra an toàn thực phẩm.



Kiểm tra hàng xuất khẩu là công việc cần thiết và quan trọng
bởi nhờ công tác này mà phân định được trách nhiệm của các bên
trong quá trình xuất nhập khẩu, đảm bảo được quyền lợi của
khách hàng và của người xuất khẩu, ngăn chặn kịp thời các hậu
quả xấu (dẫn đến các khuyết tật, phải đổi hàng mới, giao bù hàng,
hạ giá…, làm giảm hiệu quả của hoạt động xuất khẩu), từ đó đảm
bảo uy tín của nhà xuất khẩu và nhà sản xuất, cũng như đảm bảo
tốt mối quan hệ buôn bán trong thương mại quốc tế.
2.4 . Thuê phương tiện vận tải
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thì việc thuê
phương tiện vận tải phải dựa vào đặc điểm của hàng hoá để thuê
phương tiện cho phù hợp và khi thuê thì phải căn cứ vào điều kiện
giao hàng của hợp đồng là điều kiện nào: FOB, CIF, DES, CPT,
DEQ, DDP.....
Ngoài ra khi thuê phương tiện vận tải thì căn cứ vào khối
lượng hàng hoá để tối ưu hoá tải trọng của phương tiện và từ đó
tối ưu hoá được chi phí, đồng thời tuỳ vào đặc điểm hàng hoá để
lựa chọn phương tiện vận tải căn cứ vào: hàng rời hay hàng đóng
trong cotainer, hàng hoá thông dụng hay hàng hoá đặc biệt. Vận
chuyển trên tuyến bình thường hay tuyến đặc biệt, vận tải một
chiều hay hai chiều, chuyên chở theo chuyến hay chuyên chở liên
tục, thuê phương tiện đường bộ, đường biển, đường hàng không
hay đường sắt...
Trên thực tế dựa vào các điều khoản cụ thể quy định trong
hợp đồng.


2.5 - Mua bảo hiểm cho hàng hoá
Trong thương mại quốc tế, hàng hoá thường phải vận chuyển

đi xa trong những điều kiện vận tải khác nhau, do đó hàng hoá dễ
bị hư hỏng, mất mát, tổn thất trong quá trình vận chuyển, chính vì
vậy những người kinh doanh thương mại quốc tế thường mua bảo
hiểm cho hàng hoá để giảm bớt các rủi ro có thể xảy ra.
Bảo hiểm là một sự cam kết của người bảo hiểm sẽ bồi
thường cho người được bảo hiểm về những mất mát, hư hỏng,
thiệt hại của đối tượng bảo hiểm do những rủi ro đã được thoả
thuận gây ra, với điều kiện người được bảo hiểm đã mua cho đối
tượng bảo hiểm đó một khoản tiền gọi là phí bảo hiểm.
Có hai loại hợp đồng bảo hiểm đó là:
- Hợp đồng bảo hiểm bao (open policy).
- Hợp đồng bảo hiểm chuyến (voyage policy).
Hiện nay thường áp dụng ba điều kiện bảo hiểm chính sau:
- Bảo hiểm mọi rủi ro(A).
- Bảo hiểm có bồi thường tổn thất riêng (B).
- Bảo hiểm không bồi thường tổn thất riêng(C).
Ngoài ra còn có một số điều kiện bảo hiểm phụ, điều kiện bảo
hiểm đặc biệt như bảo hiểm chiến tranh (war risk), bảo hiểm đình
công (strike), bạo động…
2.6 - Giao hàng cho người vận chuyển
Trong kinh doanh thương mại quốc tế có nhiều phương thức
vận tải. Mỗi một phương thức vận tải có quy trình giao nhận hàng
hoá khác nhau. Hàng xuất khẩu ở nước ta chủ yếu là vận tải bằng


đường biển nên giao hàng với tàu biển là phương thức rất quan
trọng. Nếu hàng hoá được giao bằng đường biển, doanh nghiệp
xuất khẩu phải tiến hành theo các bước sau:
- Lập bảng kê hàng hoá chuyên chở (cargo list) cho người vận
tải để lấy sơ đồ xếp lên tầu.

- Trao đổi với cơ quan điều độ ở cảng để nắm vững kế hoạch
giao hàng.
- Lập kế hoạch và tổ chức vận chuyển hàng vào cảng.
- Bốc hàng lên tàu.
- Sau khi giao nhận hàng xong, phải lấy biên lai thuyền phó.
- Trên cơ sở biên lai thuyền phó đổi lấy vận đơn đường biển,
điều quan trọng là phi lấy được vận đơn đường biển hoàn hảo
(hay vận đơn sạch-clean B/L), đã bốc hàng và phải chuyển
nhượng được. Vận đơn này mang ý nghĩa về mặt pháp lý vì đó là
cơ sở để giải quyết các tranh chấp có thể xảy ra về hàng hoá bảo
hiểm.
- Thông báo cho người mua biết thông tin về việc vận chuyển
hàng.
2.7 - Lập bộ chứng từ thanh toán
Thanh toán là một nội dung rất quan trọng trong hoạt động
thương mại quốc tế, chất lượng của công việc này có ảnh hưởng
quyết định đến hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh, dù là
phương thức thanh toán gì thì mục đích của quá trình thanh toán
đối với xuất khẩu là khi giao hàng sẽ đảm bảo chắc chắn thanh
toán được tiền hàng, còn đối với nhà nhập khẩu là khi thanh toán


tiền hàng sẽ đảm bảo chắc chắn nhận được hành theo đúng yêu
cầu trong hợp đồng đã thoả thuận.
Khi hợp đồng lựa chọn các phương thức thanh toán khác
nhau thì quá trình thanh toán cũng khác nhau. Thông thường
phương thức thanh toán quốc tế như sau: thanh toán bằng thư tín
dụng, thanh toán bằng phương thức nhờ thu, thanh toán bằng
phương thức chuyển tiền.
a- Thanh toán bằng thư tín dụng

Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng
phương thức tín dụng chứng từ thì trước khi đến thời hạn thoả
thuận trong hợp đồng, doanh nghiệp xuất khẩu phải đôn đốc
người mua mở thư tín dụng (L/C) đúng thời hạn. Sau khi nhận
được L/C cần phải kiểm tra kĩ lưỡng tính chân thực và nội dung
của L/C. Yêu cầu đối với việc lập bộ chứng từ là nhanh chóng,
chính xác và phù hợp với yêu cầu của L/C về cả nội dung và hình
thức.
b- Thanh toán bằng phương thức nhờ thu
Trong hợp đồng xuất khẩu quy định thanh toán tiền hàng
bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng, doanh
nghiệp xuất khẩu phải hoàn thành việc lập chứng từ nhanh chóng,
chính xác, phù hợp và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho
ngân hàng đòi tiền.
c- Thanh toán bằng phương thức chuyển tiền
Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định thanh toán bằng phương
thức chuyển tiền thì người xuất khẩu khi giao hàng xong phải lập


bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu của hợp đồng, đồng thời chuyển
đến cho người nhập khẩu. Khi người nhập khẩu chuyển tiền thanh
toán đến, ngân hàng sẽ gửi giấy báo cho đơn vị xuất khẩu.
d- Thanh toán bằng phương thức giao chứng từ trả tiền
Khi kí hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, trong đó qui định thanh
toán bằng phương thức giao chứng từ trả tiền thì đến kì hạn mà
hai bên đã thoả thuận, người xuất khẩu phải nhắc nhở bên nhập
khẩu đến ngân hàng làm thủ tục thanh toán. Khi ngân hàng thông
báo cho nhà xuất khẩu biết rằng đã thực hiện quá trình thanh toán,
tài khoản ký thác đã bắt đầu hoạt động. Người xuất khẩu tiến hành
giao hàng cho người nhập khẩu và hoàn thành bộ chứng từ phù

hợp với yêu cầu của bản ghi nhớ và xuất trình chứng từ cho ngân
hàng thanh toán tiền hàng.
2.8 - Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá
trình thực hiện hợp đồng, bằng cách các bên trực tiếp thương
lượng nhằm đưa ra các giải pháp mang tính pháp lý thoả mãn hay
không thoả mãn các yêu cầu của bên khiếu nại.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng rất dễ xảy ra các tranh
chấp, khiếu nại cho nên các bên phải ngồi lại thương lượng để
thoả mãn nhu cầu của nhau. Đồng thời thông qua khiếu nại, các
tranh chấp được giải quyết sẽ đảm bảo quyền lợi của các bên mà
không làm mất uy tín của nhau cũng như chi phí của mỗi bên.
Trong thực hiện hợp đồng thường có các trường hợp khiếu nại
như sau:


- Người mua khiếu nại người bán hoặc ngược lại.
- Người bán hoặc người mua khiếu nại người chuyên chở và
bảo hiểm.
Tuỳ theo nội dung khiếu nại mà người mua và người bán có
cách giải quyết hợp lý, nếu không thể tự giải quyết được với nhau
thì sẽ áp dụng theo hợp đồng quy định như đưa ra trọng tài kinh tế
hoặc toà án.
* Một số chứng từ cơ bản trong quá trình thực hiện hợp đồng
mua bán ngoại thương:
- Chứng từ hàng hoá: Có tác dụng nói rõ đặc điểm về giá trị,
chất lượng và số lượng hàng hoá. Những chứng từ này do người
bán xuất trình và người mua sẽ trả tiền khi nhận được chúng.
Những chứng từ chủ yếu loại này là hoá đơn thương mại, bản kê
chi tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất.

- Chứng từ vận tải: Là chứng từ do người chuyên chở cấp để
xác nhận rằng mình đã nhận hàng để chở. Các chứng từ vận tải
thông dụng nhất là: vận đơn đường biển, vận đơn đường sắt, vận
đơn đường hàng không.
- Chứng từ bảo hiểm: Là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp
nhằm hợp thức hoá hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết
quan hệ giữa công ty bảo hiểm với người được bảo hiểm.
- Chứng từ kho hàng: Là những chứng từ do xí nghiệp kho
hàng cấp cho chủ hàng nhằm xác nhận đã nhận hàng để bảo quản
và xác nhận quyền sở hữu đối với hàng hoá đó.


- Chứng từ hải quan: Là những chứng từ mà theo qui định
người chủ hàng phải xuất trình cho cơ quan hải quan khi hàng hoá
đi ngang qua biên giới quốc gia. Chứng từ hải quan thường gặp:
tờ khai hải quan, giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ,
hoá đơn lãnh sự, giấy chứng nhận kiểm dịch động, thực vật.
III. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC THỰC HIỆN
HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
1. Các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp tới doanh nghiệp
Đây là nhóm các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và hoạt động kinh doanh
xuất khẩu nói riêng. Nó được biểu hiện như nền văn hoá của tổ
chức doanh nghiệp, được hình thành và phát triển cùng với quá
trình vận hành của doanh nghiệp. Nền văn hoá của doanh nghiệp
bao gồm nhiều yếu tố cấu thành: Triết lý kinh doanh, tập quán,
thói quen, truyền thống, phong tục, lễ nghi... được duy trì sử dụng
trong doanh nghiệp. Tất cả các yếu tố này tạo nên bầu không khí,
một bản sắc và tinh thần đặc trưng cho từng doanh nghiệp.
Cụ thể doanh nghiệp cần quan tâm đến các nhân tố sau:

* Chiến lược, chính sách và pháp luật liên quan đến hoạt
động của doanh nghiệp ở hiện tại và trong tương lai. Vì vậy một
mặt doanh nghiệp phải tuân theo và hưởng ứng theo nó ở hiện tại,
mặt khác doanh nghiệp phải có các kế hoạch trong tương lai cho
phù hợp.
Hiện nay Việt Nam đang thực hiện chiến lược hướng về xuất
khẩu. Đây là một chiến lược tập trung vào việc tạo ra các sản