Báo cáo thực tập tốt nghiệp

MỤC LỤC
Phần I: LỜI NÓI ĐẦU
...........................................................................................................................
1
Báo cáo quá trình thực tập
...........................................................................................................................
2
Phần II: NỘI DUNG
...........................................................................................................................
4
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN DIỄN CHÂU
...........................................................................................................................
4
I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN DIỄN CHÂU
...........................................................................................................................
4
1
Vài
nét
khái
quát
chung
về
huyện
Diễn
Châu
...........................................................................................................................
4
2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Diễn Châu

...........................................................................................................................
4
2.1.
Chức
năng
...........................................................................................................................
4
2.2.
Nhiệm
vụ
...........................................................................................................................
5
3.

Cơ

cấu

tổ

Trần Thị Nga – Lớp KH8B

chức

của

UBND

huyện


Diễn

Châu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

...........................................................................................................................
5
II. KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN DIỄN CHÂU
...........................................................................................................................
7
1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND huyện Diễn
Châu.
...........................................................................................................................
7
1.1.
Vị
trí,
chức
năng
...........................................................................................................................
7
1.2.
Nhiệm
vụ,
quyền
hạn
...........................................................................................................................
7

2
Tổ
chức
bộ
máy
và
chế
độ
làm
việc
...........................................................................................................................
8
2.1
Tổ
chức
bộ
máy
...........................................................................................................................
8
2.2
Chế
độ
làm
việc
...........................................................................................................................
11
3.
Công
tác
nhân

sự
...........................................................................................................................
11
4.
Mối
quan
hệ
công
tác
...........................................................................................................................
14
Trần Thị Nga – Lớp KH8B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

4.1
Đối
với
HĐND
và
UBND
...........................................................................................................................
14
4.2 Đối với văn phòng UBND tỉnh, văn phòng các sở ban ngành tỉnh
...........................................................................................................................
14
4.3 Với cơ quan ban ngành đoàn thể cấp huyện và các UBND cấp xã
...........................................................................................................................
14

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CƠ CHẾ " MỘT CỬA "
Ở UBND HUYỆN DIỄN CHÂU....................................................................
15
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CƠ CHẾ " MỘT CỬA"...........................
15
1.1 Bản chất của thủ tục hành chính theo cơ chế " một cửa”............................
15
1.2. Các nguyên tắc thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa”........
16
1.3. Mục tiêu hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế "
một cửa”............................................................................................................
16
1.4. Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận " một cửa" ..........................................
17
II. THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CƠ CHẾ " MỘT CỬA” TẠI UBND
HUYỆN DIỄN CHÂU......................................................................................
18

Trần Thị Nga – Lớp KH8B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

2.1. Việc tổ chức thực hiện cơ chế " một cửa" tại bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả của UBND huyện Diễn Châu.....................................................................
19
2.2. Quy trình thủ tục giải quyết công việc theo cơ chế " một cửa"..................
23
2.3. Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 trong tiếp nhận và trả kết quả
giải quyết các thủ tục hành chính......................................................................

25
2.4. Công tác tiếp nhận và trả hồ sơ................................................................
26
III. MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CƠ
CHẾ “ MỘT CỬA” của UBND Huyện............................................................
28
CHƯƠNG III: PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
CCTTHC THEO CƠ CHẾ " MỘT CỬA" TẠI UBND HUYỆN DIỄN
CHÂU...............................................................................................................
31
I: PHƯƠNG HƯỚNG CHUNG........................................................................
31
II: GIẢI PHÁP...................................................................................................
31
2.1.Các giải pháp từ phía nhà nước...................................................................
32
2.2. Các giải pháp từ UBND huyện Diễn Châu................................................
33
2.3 Các giải pháp từ phía tổ chức công dân......................................................
36
Trần Thị Nga – Lớp KH8B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

PHẦN BA: KẾT LUẬN..................................................................................
37
TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………………...38

Trần Thị Nga – Lớp KH8B



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

LỜI CẢM ƠN
Qua hai tháng thực tập tại văn phòng UBND huyện Diễn Châu, em đã
có điều kiện nghiên cứu về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của cơ quan hành chính nhà nước, được quan sát cách thức làm việc cũng
như có điều kiện được áp dụng những kiến thức đã học trong nhà trường vào
thực tế.
Để có được bản báo cáo thực tập này, ngoài sự nổ lực của bản thân ra
thì không thể thiếu sự quan tâm giúp đỡ của ban lãnh đạo Học viện Hành
chính, UBND huyện Diễn Châu và các thầy cô giáo hướng dẫn.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến cô Phạm Thị Thu Thủy Khoa quản lý Nhà nước về Tài chính, và các thầy cô giáo trong đoàn thực
tập số 5 đã hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình thực tập và hoàn thành
bài báo cáo. Đồng kính gửi những cán bộ làm việc tại văn phòng HĐNDUBND huyện Diễn Châu đã tạo điều kiện cho em được làm việc và hoàn
thành đợt thực tập.
Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thời gian thực tập và kinh nghiệm
còn hạn chế nên trong bản báo cáo này không thể tránh khỏi những thiếu sót,
rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô và cơ quan thực tập để bản
báo cáo được tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Trần Thị Nga – Lớp KH8B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

PHẦN I: LỜI NÓI ĐẦU
Có thể nói CCTTHC theo cơ chế “một cửa” là một bức tiến lớn trong

chương trình cải cách hành chính, với phương thức làm việc mới, cơ chế này
tạo ra sự tự giám sát, kiểm tra lẫn nhau trong hệ thống cơ quan hành chính
nhà nước từ trung ương đến địa phương nhằm giải quyết công việc liên quan
đến tổ chức, công dân một cách nhanh gọn, thuận tiện nhất. Mặt khác, thông
qua cơ chế này đã giảm thiểu những vi phạm của cán bộ công chức trong
quá trình thực thi công vụ, nó là phương tiện để phát huy nền hành chính
“phục vụ” thể hiện đúng bản chất nhà nước ta là “Nhà nước của dân, do dân
và vì dân.
UBND huyện Diễn Châu đã triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” và
đã tạo được nhiều chuyển biến tích cực cho nền kinh tế xã hội của địa
phương, tạo được tiềm tin trong nhân dân. Tuy nhiên, việc triển khai thực
hiện vẫn gặp một số khó khăn, hạn chế cần được nhìn nhận đúng đắn và có
những giải pháp phù hợp.
Trong thời gian được thực tập tại văn phòng UBND huyện Diễn Châu
em đã thấy rõ được tầm quan trọng mà cơ chế “một cửa” mang lại trong tiến
trình cải cách thủ tục hành chính nói chung và UBND huyện nói riêng. Vì
vậy, với sự quan tâm, hướng dẫn tận tình của các thầy cô trong đoàn thực tập
số 5 cùng các cô chú làm việc tại văn phòng UBND huyện Diễn Châu, em
đã nghiên cứu, tìm hiều về vấn đề này cụ thể, sâu sắc hơn và em đã hoàn
thành báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài :" Tình hình thực hiện cơ chế
“một cửa” tại UBND huyện Diễn Châu".

Trần Thị Nga – Lớp KH8B

1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

( Từ ngày 01/03 đến ngày 01/05/2011)
Tuần
I
(Từ ngày

Công việc
Kết quả
- Đến UBND huyện Diễn Châu - Được phân công thực tập tại
liên hệ thực tập.

văn phòng HĐND-UBND huyện

- Tìm hiểu về nơi thực tập

- Nắm bắt sơ lược về cơ cấu,

01-06/03)

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của UBND
- Vào sổ các hồ sơ tiếp nhận - Nắm được quy trình giải quyết

II

giải quyết.

công việc tại bộ phận một cửa.

(Từ ngày - Tuần này chuẩn bị tài liệu để - Hoàn thành bản đề cương chi
7-13/03)

III

làm đề cương sơ lược.

tiết

- Viết giấy biên nhận hồ sơ, - Đã dần quen với công việc.

(Từ ngày hẹn ngày trả lại kết quả.

- Biết cách sao y, photo văn bản.

14-20/03) - Photo, sao y văn bản
IV

- Viết giấy biên nhận hồ sơ, - Nắm được cách chọn lọc hồ sơ

(Từ ngày hẹn ngày trả lại kết quả

hợp lệ.

21-27/03)
V
- Viết giấy biên nhận hồ sơ, - Thành thạo thao tác trong quy
(Từ ngày hẹn ngày trả lại kết quả

trình giải quyết công việc.

27/0303/04)


Trần Thị Nga – Lớp KH8B

2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

VI

- Thực hiện chuẩn bị phòng - Hoàn thành các công việc được

(Từ ngày họp để tiếp đón thanh tra sở.

giao.

04-10/04) - Chuyển các hồ sơ tiếp nhận
sang cơ quan chuyên môn giải
quyết.
- Thu thập tài liệu viết báo cáo
VII

- Triển khai thực tập theo kế - Hoàn thành đề cương báo cáo

(Từ ngày hoạch

thực tập.

11-17/04)
VIII
(Từ ngày


- Xin nghỉ gặp giáo viên hướng - Tìm thêm được thêm tài liệu để
dẫn

làm bài báo cáo.

18-24/04) - Làm báo cáo thực tập

- Được hướng dẫn làm bài

IX
- Hoàn thiện bài báo cáo thực
(Từ ngày tập
25/0401/05)

- Làm xong bài báo cáo và nộp
bài cho thầy, cô giáo hướng dẫn

PHẦN II:NỘI DUNG
Trần Thị Nga – Lớp KH8B

3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN DIỄN CHÂU
I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN DIỄN CHÂU
1. Vài nét khái quát chung
Diễn Châu là huyện đồng bằng ven biển dọc theo Quốc lộ 1A. Phía

Bắc giáp huyện Quỳnh Lưu, phía Tây giáp huyện Yên Thành, phía Nam
giáp với Nghi Lộc, phía Đông giáp biển với chiều dài bờ biển là 25 km.
Huyện Diễn Châu có diện tích là 3014 km2 và dân số hơn 295000 nguời, có
38 xã và 1 thị trấn với GDP năm 2010 tăng 15%. Diễn Châu là huyện có vị
trí chính trị, kinh tế, xã hội, quốc phòng an ninh quan trọng của tỉnh Nghệ
An.
- UBND huyện Diễn Châu có trụ sở đóng trên địa bàn trung tâm Thị
trấn Diễn Châu với diện tích là 1108m 2 gồm 3 khu nhà tầng (01 nhà 04 tầng,
1 nhà 3 tầng và 1 nhà 2 tầng) là nơi làm việc của lãnh đạo cơ quan, văn
phòng và các phòng ban của UBND. Ngoài ra Phòng giáo dục đào tạo có
khu đất riêng.
- Với vị trí như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, chỉ
đạo hoạt động của công tác quản lý nhà nước ở các xã và thị trấn thuộc
huyện. Đồng thời tạo điều kiện dễ dàng cho các cơ quan, đơn vị tổ chức và
cá nhân báo cáo về quá trình hoạt động của mình với lãnh đạo huyện; các cơ
quan đơn vị ở những nơi khác đến liên hệ công tác.
2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện
2.1. Chức năng
UBND huyện Diễn châu là cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương có thẩm quyền chung. Thông qua hoạt động chấp hành và điều hành
UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên các lĩnh vực: kinh
tế, chính trị, văn hoá, xã hội trên địa bàn huyện. UBND chịu trách nhiệm tổ

Trần Thị Nga – Lớp KH8B

4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


chức quản lý hành chính nhà nước ở địa phương và đảm bảo cho bộ máy
hành chính của mình hoạt động thông suốt.
2.2. Nhiệm vụ
Căn cứ luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003, UBND thực hiện
quản lý nhà nước điạ phương, đối với các xã, thị trấn, các đơn vị sự nghiệp
trong toàn huyện trên các lĩnh vực sau:
– Trong lĩnh vực kinh tế.
– Trong lĩnh vực: Nông – Lâm – Ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai
– Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
– Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
– Trong lĩnh vực giáo dục, văn hóa, y tế, xã hội, thông tin và thể thao
– Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường
– Trong lĩnh vực quốc phòng và an ninh trật tự
– Trong việc thực hiện chính sách dân tộc, tôn giáo
– Trong việc thi hành pháp luật
– Trong việc xây dựng chính quyền, quản lý địa giới hành chính
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Diễn Châu
Theo Nghị định 14/2008/NĐ-CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và áp dụng đối
với đặc thù là huyện đồng bằng, UBND huyện Diễn Châu đã ban hành
Quyết định số 653/QĐ-UBND ngày 09/5/2008 về việc phê duyệt kế hoạch
tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện. Theo quyết định số
653 thì UBND huyện Diễn Châu giảm từ 15 phòng xuống còn 12 phòng:
tách phòng Nội vụ-LĐTBXH thành 2 phòng: phòng Nội vụ và phòng Lao
động thương binh xã hội; giải thể phòng tôn giáo huyện chuyển chức năng,
nhiệm vụ, cán bộ tôn giáo cho phòng Nội vụ; giải thể phòng Thuỷ sản,
chuyển lĩnh vực thuỷ sản sang phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn;
Trần Thị Nga – Lớp KH8B

5



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

đổi tên phòng Văn hoá- Thông tin- Thể thao thành phòng Văn hoá-Thông
tin; giải thể Uỷ ban dân số- Gia đình và Trẻ em; hợp nhất phòng Công
nghiệp dịch vụ và phòng Hạ tầng kinh tế kỹ thuật thành phòng Công thương.
Sơ đồ tổ chức bộ máy:
Chủ tịch

Phó chủ tịch
Nông- Lâm

Uỷ viên
Quân sự

Ủy viên
Công an

Phó Chủ tịch
Kinh tế

Uỷ viên
Văn phòng

Phó Chủ tịch
Văn xã

Uỷ viên Tài
chính


Uỷ viên
Thanh tra

3. Cơ cấu đội ngũ cán bộ công chức tại UBND huyện Diễn Châu
- Cơ cấu theo sự so sánh giữa biên chế và hợp đồng( đơn vị tính %)
Tổng
Biên chế
Hợp đồng
Tỷ lệ
85.4
14.6
- Cơ cấu tỷ lệ nam/ nữ trong lãnh đạo các phòng (đơn vị tính %)
Tổng
Nam
Nữ
Tỷ lệ
87
13
Nhìn vào số liệu trên ta có thể thấy được tỷ lệ nữ giữa các vị trí lãnh
đạo chủ chốt tại UBND huyện Diễn Châu quá ít. Đặc biệt không có trưởng
phòng nào là nữ. Tỷ lệ giữa nam/ nữ ở các phòng cũng có sự chênh lệnh như
vậy. Khi mà nam luôn chiếm hơn 2/3 tổng số lao động trong phòng.
- Cơ cấu theo độ tuổi( đơn vị tính %)

Trần Thị Nga – Lớp KH8B

6



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Tổng
Tỷ lệ

20-30
17.9

30-40
20.2

40-50
35.3

Trên 50 tuổi
28.6

II. KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN DIỄN CHÂU
1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND huyện
Diễn Châu
1.1. Vị trí, chức năng
Văn phòng HĐND - UBND có chức năng tham mưu, tổng hợp cho
UBND về hoạt động của UBND, tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo,
điều hành của Chủ tịch UBND, cung cấp thông tin quản lý và hoạt động của
HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở huyện; đảm bảo cơ sở vật chất kĩ
thuật cho hoạt động của HĐND, UBND.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Xây dựng các chương trình công tác của UBND và giúp UBND
huyện theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện các chương trình công tác.
- Giúp thường trực HĐND, UBND theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn

vị thuộc UBND, HĐND và UBND các xã, thị trấn về việc chuẩn bị các đề
án theo sự phân công của thường trực HĐND, UBND.
- Giúp thường trực HĐND, UBND rà soát về thể thức, trình tự, thủ tục
hành chính, kiểm tra đối chiếu với nội dung chỉ đạo để người có thẩm quyền
xem xét quyết định.
- Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin thường xuyên, kịp
thời, chính xác phục vụ cho công tác giám sát của HĐND và sự chỉ đạo điều
hành của UBND.
- Tổ chức chặt chẽ việc ban hành Văn bản của thường trực HĐND,
UBND đảm bảo đúng chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp
luật của Nhà nước, đúng thể thức và thẩm quyền quy định.

Trần Thị Nga – Lớp KH8B

7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

- Trực tiếp phụ trách quản lý công tác tổ chức, kiểm tra theo dõi hoạt
động của trung tâm giao dịch " một cửa".
2. Tổ chức Bộ máy và chế độ làm việc
2.1. Tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND-UBND
- Văn phòng HĐND-UBND huyện Diễn Châu có 12 cán bộ, công
chức trong đó biên chế 10 và hợp đồng là 2 người.
- Sơ đồ bộ máy Văn phòng HĐND-UBND:
Chánh Văn phòng

Phó Chánh văn
phòng Tổng hợp


Văn thư
Lưu trữ

Đánh
máy
photo
copy

Phó CVP Quản trịHành chính

Tài vụ

Lái xe

Bảo vệ
tạp vụ

2.1.1. Chánh Văn phòng
- Chánh Văn phòng là người lãnh đạo, điều hành và chịu trách nhiệm
về toàn bộ hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND huyện theo chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn được quy định.
- Chánh Văn Phòng là người tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn
phòng, và phụ trách trung tâm giao dịch "Một cửa".

Trần Thị Nga – Lớp KH8B

8



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

- Được giải quyết một số công việc cụ thể theo sự uỷ quyền của Chủ
tịch UBND huyện như: Thừa lệnh ký các loại văn bản Thông báo, Giấy mời,
Công văn...
- Làm chủ tài khoản và quản lý các hoạt động thu chi ngân sách của
Văn phòng theo quy định của pháp luật, đảm bảo đúng tiến độ và thực hành
tiết kiệm có hiệu quả.
2.1.2. Phó Chánh Văn phòng
a) Phó Chánh Văn phòng Tổng hợp
- Chịu trách nhiệm thu thập xử lý thông tin, làm báo cáo định kỳ và
các văn bản báo cáo đột xuất của UBND, đề xuất tham mưu xây dựng
chương trình công tác (tháng, quý, năm) của UBND huyện.
- Tổ chức tiếp nhận văn bản, tài liệu và phân phối theo dõi quá trình
giải quyết văn bản; tổ chức và quản lý các hoạt động: in ấn tài liệu, phát
hành văn bản, lưu trữ văn bản, quản lý mạng tin học nội bộ.
b) Phó Chánh Văn phòng Quản trị-Hành chính
- Tổ chức quản lý tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc. Tổ
chức và đảm bảo các hoạt động hội họp, tiếp khách, đi công tác. Đảm bảo về
hậu cần, tiếp tân phục vụ, bảo vệ cơ quan, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh
môi trường, nhà khách.
2.1.3. Văn thư-Lưu trữ
- Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đến, văn bản đi theo
đúng quy định. Theo dõi quá trình luân chuyển đảm bảo đúng địa chỉ và an
toàn. Quản lý và đóng dấu các văn bản theo đúng quy định.
- Lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu cơ quan, tổ chức phục vụ nhu cầu
khai thác tra cứu tài liệu. Thực hiện theo đúng quy chế bảo mật của công tác
văn thư trong cơ quan.
2.1.4. Đánh máy photocopy
Trần Thị Nga – Lớp KH8B


9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

- Đánh máy các văn bản nội bộ cơ quan đảm bảo chính xác, đúng kỹ
thuật trình bày đạt yêu cầu về thể thức và nội dung.
- In sao, nhân bản văn bản, tài liệu bằng các phương tiện kỹ thuật hiện
có đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và thời gian để lưu hành.
- Có trách nhiệm quản lý tốt các thiết bị trong phòng.
- Thực hiện đúng các quy định về tiếp nhận bàn giao các văn bản
trước và sau khi đánh máy, in ấn cho người có trách nhiệm. Số lượng in đủ,
tiết kiệm giấy và phải có lệnh in được duyệt.
- Giữ bí mật nội dung tài liệu và thực hiện nghiêm chỉnh các quy định
về bảo mật với tài liệu.
2.1.5. Bộ phận Tài vụ
- Thực hiện công tác tài vụ, kế toán, thủ quỹ đảm bảo các điều kiện
vật chất cần thiết cho các hoạt động hội nghị, tiếp khách, đi công tác, thông
tin liên lạc, thiết bị liên lạc, trang thiết bị làm việc, văn phòng phẩm cho
HĐND và UBND huyện.
- Đảm bảo thực hiện thu chi đúng nguyên tắc tài chính, sổ sách các
chương trình theo quy định rõ ràng, sạch sẽ, thực hiện nghiêm túc chế độ
báo cáo tài chính.
2.1.6. Bộ phận tạp vụ
- Bảo vệ cơ quan thực hiện nghiêm túc chế độ trực 24/24h. Thường
xuyên kiểm tra các phòng khi hết giờ làm việc. Đề xuất phương án phòng
cháy chữa cháy, ngăn chặn trộm cắp tài sản của cơ quan và khách.
- Tạp vụ thường xuyên theo dõi lịch làm việc, hội họp, tiếp khách của
cơ quan đảm bảo phục vụ chu đáo. Đảm bảo an toàn chu đáo điện nước, ánh

sáng cho hoạt động của cơ quan, bảo quản tốt các trang thiết bị được giao.
- Nhà ăn sạch sẽ, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, phục vụ tốt nhu
cầu của cán bộ và tiếp khách của cơ quan.
Trần Thị Nga – Lớp KH8B

10


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

2.1.7. Lái xe
- Bảo quản tốt xe được giao, chấp hành sự điều động phân công công
tác của lãnh đạo văn phòng, đưa đón lãnh đạo huyện đi công tác an toàn
tuyệt đối.
2.2.Chế độ làm việc
- Văn phòng HĐND- UBND huyện Diễn Châu làm việc theo chế độ
thủ trưởng. Chánh Văn phòng lãnh đạo, điều hành hoạt động của Văn phòng
và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động đó trước HĐND và UBND huyện.
- Giúp việc cho Chánh Văn phòng có 2 phó Chánh Văn phòng do Chủ
tịch UBND bổ nhiệm phụ trách công tác Tổng hợp và Quản trị hành chính,
chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng thuộc nội dung công việc, lĩnh vực
được phân công, được uỷ quyền ký thay Chánh Văn phòng đối với một số
văn bản theo thẩm quyền được phân công; tham gia ý kiến về nội dung công
việc chung của Văn phòng HĐND-UBND huyện.
- Các chức danh khác của Văn phòng do Chủ tịch UBND bổ nhiệm
theo sự phân cấp quản lý cán bộ, công chức của UBND tỉnh Nghệ An và
chịu trách nhiệm về công việc đã được phân công.
3. Công tác nhân sự
- Cơ cấu theo ngạch( đơn vị tính %)
Ngạch

Chuyên viên
Nhân viên
Tỷ lệ
41.7
58.3
Từ bảng số liệu trên và qua tìm hiểu thực tế trong quá trình thực tập
tại Văn phòng HĐND-UBND Diễn Châu thì hiện nay Văn phòng HĐNDUBND gồm 12 người trong đó có 7 người có trình độ Đại học.
- Cơ cấu theo độ tuổi( đơn vị tính %)
Tuổi
Tỷ lệ

20-30
25

Trần Thị Nga – Lớp KH8B

30-40
16.7

11

40-50
33.3

Trên 50
25


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Số người trong độ tuổi từ 40 tuổi trở lên cũng rất cao chiếm 58.3%
tổng số cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng. Theo độ tuổi thì cơ cấu
nhân sự của Văn phòng có kết cấu lao động già. Tuy nhiên, các vị trí chủ
chốt của Văn phòng phần lớn là ở độ tuổi từ 20- 30 tuổi (chiếm 3/5 vị trí) lại
có trình độ Đại học.
- Cơ cấu theo giới tính( đơn vị tính %)
Giới tính
Nam
Nữ
Tỷ lệ
58.3
41.7
Tỷ lệ giới tính tuy có sự chênh lệch nhưng không lớn, nhỏ hơn tỷ lệ
chung của UBND huyện Diễn Châu.
- Cơ cấu theo trình độ chuyên môn
Trình độ
Đại học
Cao Đẳng
Khác
Tỷ lệ( %)
41.7
8.3
50
Văn phong ngoài chức năng tham mưu, tổng hợp còn có chức năng
hậu cần nên tỷ lệ người có trình độ Đại học thấp nhất trong tất cả các phòng.
Có 50 % nhân viên Văn phòng làm công tác phục vụ như lái xe, bảo vệ, vệ
sinh.
- Theo số lượng biên chế và hợp đồng
Hình thức
Tỷ lệ(%)


Biên chế
83.3

Hợp đồng
16.7

4. Mối quan hệ công tác
4.1. Đối với HĐND và UBND
- Văn phòng HĐND-UBND chịu sự quản lý trực tiếp của UBND
huyện về công tác tổ chức, biên chế và sự hướng dẫn nghiệp vụ của Văn
phòng UBND tỉnh; Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch
UBND và Chủ tịch HĐND huyện về tổ chức, chỉ đạo, điều hành toàn bộ
hoạt động của Văn phòng; là đầu mối điều hoà phối hợp thực hiện công tác

Trần Thị Nga – Lớp KH8B

12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

theo tuần, tháng, quý, năm; chịu trách nhiệm tiếp nhận chủ trương, tổ chức
thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND huyện.
- Văn phòng báo cáo và cung cấp tài liệu cho HĐND huyện trả lời các
vấn đề, kiến nghị của đại biểu HĐND huyện về các vấn đề có liên quan đến
hoạt động của Văn phòng.
- Báo cáo UBDN huyện về tình hình và kết quả hoạt động, tổ chức
hoạt động theo định kỳ, tham dự đầy đủ các cuộc họp UBND huyện triệu
tập, thực hiện và kiểm tra các quyết định, chỉ đạo của UBND huyện đối với

các cơ quan, ban, ngành, các xã, thị trấn trong huyện.
Khi triển khai thực hiện hoặc kiểm tra thực hiện các quyết định, chỉ
đạo của UBND huyện mà Văn phòng xét thấy chưa phù hợp với thực tiễn
trên địa bàn huyện thì Văn phòng kịp thời báo cáo, đề xuất UBND xem xét
quyết định.
4.2. Đối với Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng các Sở, Ban, ngành cấp
tỉnh
- Văn phòng HĐND-UBND huyện chịu sự hướng dẫn về nghiệp vụ
hành chính của Văn phòng UBND tỉnh và mối quan hệ phối hợp với Văn
phòng UBND, Văn phòng các Sở, Ban, ngành cấp tỉnh để kịp thời nắm bắt
thông tin cần thiết giúp Thường trực HĐND và UBND huyện tổ chức chỉ
đạo đúng quy định của cấp trên.
4.3. Đối với các cơ quan, ban ngành, đoàn thể cấp huyện và UBND các
xã, thị trấn
- Văn phòng HĐND-UBND có quan hệ với các cơ quan, ban ngành,
đoàn thể cấp huyện và UBND cấp xã trên nguyên tắc phối hợp công tác
nhằm thực hiện nhiệm vụ chung của huyện và nhiệm vụ riêng của từng đơn
vị.

Trần Thị Nga – Lớp KH8B

13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

- Văn phòng phối hợp chặt chẽ với các ban của HĐND để giúp UBND
huyện chuẩn bị nội dung báo cáo trước HĐND huyện.
- Đối với Huyện uỷ và các ban của Huyện uỷ Văn phòng HĐNDUBND có mối quan hệ trực tiếp để thông qua đó tiếp nhận những định
hướng, chỉ đạo của Ban Thường vụ Huyện uỷ về các vấn đề có liên quan đến

nội dung hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện. Phối hợp với Văn
phòng Huyện uỷ xây dựng chương trình công tác, cung cấp thông tin, tư liệu
phục vụ kịp thời sự lãnh đạo, chỉ đạo của Huyện uỷ, HĐND, UBND huyện.
- Văn phòng phối hợp với Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức đoàn thể
trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác, tạo điều kiện cho Mặt trận Tổ
quốc và các đoàn thể tham gia góp ý kiến với UBND huyện trong việc xây
dựng chính sách có liên quan đến lĩnh vực công tác của Mặt trận Tổ quốc và
các đoàn thể.
- Văn phòng có quan hệ thường xuyên với các cơ quan, ban, ngành và
Thường trực HĐND, UBND các xã, thị trấn để nắm tình hình thực hiện Nghị
quyết của HĐND huyện, thực hiện chế độ báo cáo theo quy định, phối hợp
với các cơ quan, ban ngành cấp huyện, UBND cấp xã chuẩn bị nội dung
công việc, đề án trình HĐND, UBND huyện.

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CƠ CHẾ " MỘT CỬA "
Ở UBND HUYỆN DIỄN CHÂU
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CƠ CHẾ " MỘT CỬA"
1.1. Bản chất của thủ tục hành chính theo cơ chế " một cửa"
Khái niệm quy chế “ một cửa” lần đầu tiên được sử dụng trong Quyết
định số 366/HĐBT ngày 7/11/1991 của Hội đồng bộ trưởng (nay là Chính
phủ) ban hành quy chế thẩm định các dự án có vốn đầu tư trực tiếp của nước
Trần Thị Nga – Lớp KH8B

14


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

ngoài. Theo đó “Một cửa” được hiểu là nguyên tắc làm việc của các ban
quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất của thành phố Hồ Chính Mính.

Việc thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa" được quy
định trong một số văn bản pháp lý sau: Quyết định số: 181/2003/QĐ-TTg
ngày 04/9/2003 về việc ban hành quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ
quan hành chính nhà nước địa phương; Quyết định số: 93/2007/QĐ-TTg
ngày 22/6/2007 về việc ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa
liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước địa phương; Chỉ thị số:
24/2008/CT-UBND về việc đẩy mạnh thực hiện đề án đơn giản hoá thủ tục
hành chính; Quyết định số: 03/2009/QĐ-UBND quy định chức năng, nhiệm
vụ của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa tại văn phòng
HĐND-UBND.
Trong quản lý để giải quyết các công việc cần phải tuân theo những
thủ tục phù hợp. Với nghĩa chung nhất thì thủ tục là phương thức, cách thức
giải quyết công việc theo một trình tự nhất định, một thể lệ thống nhất, gồm
một loạt nhiệm vụ liên quan chặt chẽ với nhau nhằm đạt được kết quả mong
muốn.
Trong hoạt động quản lý nhà nước, để có thể thực hiện các nhiệm vụ
được giao, các cơ quan nhà nước, cán bộ công chức phải tuân theo những
trình tự nhất định, đó chính là các thủ tục hành chính. Có rất nhiều cách hiểu
về thủ tục hành chính và theo khoa học pháp lý thì thủ tục hành chính là
trình tự về thời gian, không gian và cách thức giải quyết công việc của cơ
quan hành chính nhà nước có thẩm quyền trong mối quan hệ với các cơ
quan, tổ chức và cá nhân công dân.
Để các thủ tục hành chính được giải quyết một cách nhanh gọn, giảm
phiền hà cho tổ chức, công dân và nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà
nước thì cơ chế một cửa ở các cơ quan nhà nước đã ra đời. Cơ chế một cửa
Trần Thị Nga – Lớp KH8B

15



Báo cáo thực tập tốt nghiệp

là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân, bao gồm cả tổ chức, cá
nhân nước ngoài (sau đây gọi là tổ chức cá nhân) thuộc trách nhiệm, thẩm
quyền của một cơ quan hành chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy
tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan hành chính nhà nước.
1.2. Các nguyên tắc thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa"
- Thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật.
- Công khai các thủ tục hành chính, phí, lệ phí và thời gian giải quyết
công việc của tổ chức, công dân.
- Nhận yêu cầu và trả kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
- Việc phối hợp giữa các bộ phận có liên quan trong bộ máy công
quyền nhằm giải quyết công việc của tổ chức, công dân là trách nhiệm của
cơ quan hành chính nhà nước.
- Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận lợi, đúng thời gian
cho tổ chức công dân.
1.3. Mục tiêu hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ
chế " một cửa"
- Nâng cao chất lượng và tăng cường hiệu lực, hiệu quả trong quản lý
Nhà nước.
- Tăng cường mối quan hệ giữa các tổ chức, cá nhân và chính quyền.
- Thúc đẩy phát triển kinh tế thông qua cung cấp nhanh hơn các loại
giấy phép.
- Giảm bớt thủ tục hành chính cho các tổ chức, cá nhân; xoá bỏ phiền
hà, tránh cho các tổ chức, cá nhân phải đi lại nhiều lần khi có yêu cầu giải
quyết các thủ tục hành chính.
- Nâng cao năng lực, phẩm chất cho cán bộ, công chức.

Trần Thị Nga – Lớp KH8B


16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

- Nâng cao ý thức chấp hành pháp luật cho nhân dân thông qua việc
công khai các quy định thủ tục hành chính, giấy tờ, hồ sơ, mức thu phí, lệ
phí và thời gian giải quyết công việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
1.4. Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận " một cửa" ở UBND Huyện
1.4.1. Chức năng
- Bộ phận “ một cửa” có chức năng tiếp nhận toàn bộ hồ sơ và trả kết
quả giải quyết TTHC đối với toàn bộ TTHC thuộc thẩm quyền của cơ quan
hành chính.
- Có trách nhiệm hướng dẫn, giải thích khi những yêu cầu, đòi hỏi của
các tổ chức, cá nhân không hợp pháp hoặc đòi hỏi của các tổ chức, cá nhân
không hợp pháp hoặc hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết.
- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND huyện Diễn châu là nơi
cung cấp thông tin liên quan đến các thủ tục hành chính cho các tổ chức, cá
nhân, là cầu nối giữa các tổ chức, cá nhân với chính quyền huyện.
1.4.2. Nhiệm vụ
- Giải quyết kịp thời, có hiệu quả của UBND Huyện đối với các yêu
cầu hợp pháp và chính đáng của tổ chức, cá nhân.
- Đón tiếp tổ chức, cá nhân tại phòng làm việc của bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả khi có yêu cầu giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của
UBND Huyện được quy định giải quyết theo cơ chế " một cửa".
- Hướng dẫn cho các tổ chức, cá nhân về thủ tục, hồ sơ theo quy định;
kiểm tra, cập nhật các dữ liệu vào phần mềm dịch vụ công và sổ theo dõi,
viết phiếu tiếp nhận đối với các hồ sơ được thụ lý. Đối với các hồ sơ chưa
hoàn chỉnh thì hướng dẫn cụ thể để tổ chức, cá nhân bổ sung hoàn chỉnh

theo quy định.
- Chuyển hồ sơ đã tiếp nhận cho các Trưởng, các Phòng chuyên môn
giải quyết; nhận kết quả từ Phòng chuyên môn bàn giao.
Trần Thị Nga – Lớp KH8B

17


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

- Theo đúng ngày hẹn trả kết quả ghi trên giấy biên nhận hồ sơ, có
trách nhiệm trả kết quả cho tổ chức và cá nhân.
- Các trường hợp yêu cầu giải quyết công việc thuộc thẩm quyền
nhưng không thực hiện giải quyết theo cơ chế " một cửa " hoặc các yêu cầu
giải quyết không thuộc thẩm của UBND Huyện thì bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả có trách nhiệm hướng dẫn để tổ chức, cá nhân đến cơ quan có thẩm
quyền, phòng, bộ phận liên quan có chức năng tiếp nhận và giải quyết.
- Thu phí, lệ phí theo quy định.
II. THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CƠ CHẾ "MỘT CỬA” Ở UBND
HUYỆN
Thực hiện việc cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “ một cửa” ở
UBND huyện trong nhiều năm qua đã đạt được bước chuyển biến căn bản
trong việc đáp ứng nhu cầu, nguyện vọng của người dân trên 5 lĩnh vực đó
là:
1. Lĩnh vực lao động – thương binh xã hội
2. Lĩnh vực tiếp nhận hồ sơ giao dịch đất đai của các tổ chức và gia đình
cá nhân ( thuộc phòng Tài nguyên – Môi trường)
3. Lĩnh vực Chứng thực, hộ tịch ( Tư pháp )
4. Lĩnh vực tiếp nhận hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công và tổng thể dự toán
công trình xây dựng cơ bản, cấp phép xây dựng, thiết kế phân lô đất ở

nông thôn.
5. Lĩnh vực Tiếp nhận thẩm định chủ trương đầu tư dự án, phê duyệt kế
hoạch đấu thầu. Thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu, phương án
giải phóng mặt bằng, duyệt quyết toán vốn đầu tư hoàn thành; hồ sơ
xin đăng ký kinh doanh ( Tài chính kế hoạch )
Từ năm 2003, thực hiện quyết định 181/2003/QĐ-TTg ngày 04 tháng
9 năm 2003 về việc ban hành quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ
Trần Thị Nga – Lớp KH8B

18


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

quan hành chính nhà nước ở địa phương và các văn bản hướng dẫn của Tỉnh.
UBND Huyện đã tổ chức triển khai quán triệt nội dung quyết định đến tất cả
các đội ngũ cán bộ, công chức của cơ quan UBND Huyện.
2.1. Việc tổ chức thực hiện cơ chế "một cửa" tại bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả của UBND
- Về tổ chức nhân sự:
Số lượng cán bộ, công chức trực tiếp làm việc tại bộ phận “một cửa”,
được quy định theo Quyết định số 360/QĐ-UBND ngày 11/3/2008 của
UBND huyện Diễn Châu gồm các ông bà:
1.

Ông : Phạm Xuân Sánh – Phó CVP HĐND – UBND phụ

trách chung.
2.


Ông : Phan Xuân Tuấn – Chuyên viên Phòng Công thương.

3.

Ông : Trần Thanh Giáp – Cán bộ Phòng Tài chính – Kế

hoạch.
4.

Bà : Hoàng Thị Xuyên – Chuyên viên Phòng Tư pháp.

5.

Bà : Trương Thị Thu Hằng – Chuyên viên Phòng Tài

nguyên – Môi trường.
Các cán bộ, công chức đều có năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp
vụ và thường xuyên cập nhật các quy định mới của pháp luật đáp ứng yêu
cầu công tác, Năm 2010 vừa qua Văn phòng HĐND-UBND đã sắp xếp cho
các cán bộ của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo học các lớp tập huấn
nghiệp vụ do UBND Tỉnh Nghệ An tổ chức.
1- Đồng chí Hoàng Thị Xuyên:
- Chức danh: Chuyên viên phòng tư pháp .
- Lĩnh vực được phân công giao dịch tại Trung tâm “một cửa” UBND
huyện: Chứng thực – Hộ tịch.
- Đối tượng giao dịch: Tổ chức, công dân.
Trần Thị Nga – Lớp KH8B

19