CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07
Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015
TẠO SẢN PHẨM
7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ

Trang: 1/13

1. Mục đích
Để thống nhất phương pháp và đảm bảo rằng vật tư, phụ tùng, sản phẩm,
dịch vụ mua vào đáp ứng đúng yêu cầu đặt mua (giá cả, chất lượng, chủng loại,
xuất xứ, bảo quản, giao hàng…) đã được phê duyệt và được kiểm soát trong suốt
quá trình chế tạo sản phẩm và xuất bán hàng hóa.
Đồng thời Công ty phải thiết lập hồ sơ đánh giá thông qua các chuẩn mực
lựa chọn, đánh giá lại các nhà cung ứng dựa trên khả năng cung cấp, uy tín, và
thương hiệu.Hồ sơ kết quả đánh giá được cặp nhật, duy trì nhằm chọn lọc được
các nhà cung ứng tốt nhất.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho toàn Công ty trong lĩnh vực mua hàng: mua hàng hóa, vật tư
thiết bị, thuê ngoài nguyên công, thuê chế tạo chi tiết, thuê chế tạo cụm chi tiết.
3. Tài liệu tham chiếu:
- Các quy trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Công ty.
- Bộ luật dân sự số 33/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội
nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Luật thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc
hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2014.
- Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 Quy định chi tiết thi hành
một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu
- Các điều kiện thương mại quốc tế
- Các thủ tục mua bán hàng hoá theo quy định hiện hành.
4. Định nghĩa và viết tắt

- Các định nghĩa và viết tắt tuân thủ TCVN ISO 9001 : 2008 và Sổ tay chất
lượng.
1.
2.

I.
Vật tư trực tiếp cho các hợp đồng sản xuất:
Vật tư chính: vật tư chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới, bao gồm:
các loại thép tròn, thép ống, thép hình, thép tấm, phôi đúc, vật tư đặc
biệt có số lượng, kích thước cụ thể.
Vật tư phụ: không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng có tác
dụng phục vụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật
tư chính làm tăng chất lượng, mẫu mã của sản phẩm hoặc dùng để


CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07
Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015
TẠO SẢN PHẨM
7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ

3.

Trang: 2/13

phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, bao gồm: các loại que hàn, sơn, đá
mài, giấy ráp, xăng, dầu, mỡ, các trang thiết bị an toàn VSLĐ…
Thiết bị, công cụ, dụng cụ, phụ tùng thay thế: gồm các máy móc,
thiết bị, dụng cụ dùng để sản xuất ra các sản phẩm và các phụ tùng
chi tiết thuộc các máy móc đó, phụ tùng dùng cho sửa chữa máy móc
thiết bị đột xuất hoặc định kỳ theo lịch, phụ tùng chi tiết của các

phương tiện vận tải.
II.
Vật tư dùng cho nhu cầu khác:
1. Phục vụ gián tiếp cho sản xuất: văn phòng phẩm, chè,
nước..) có định mức quy định cấp riêng cho từng loại.
2. Phục vụ cho nhu cầu bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp:
trang thiết bị nội thất, máy văn phòng, máy chấm công,
máy tính, bàn, ghế…
III. Phế liệu: vật tư loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm: sắt
thép thừa, phoi v..v
IV. Định mức cho các loại vật tư trên: hạn mức sử dụng được lập,
trên cơ sở bóc tách bản vẽ, thống kê sử dụng … được Chủ tịch
kiêm Tổng giám đốc duyệt.


CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07
Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015
TẠO SẢN PHẨM
7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ

Trang: 3/13


Mã số: QT07

CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI
Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội

Ngày:


TẠO SẢN PHẨM

27/3/2015

Trang: 4/13

7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ

A- Phân công trách nhiệm:
Loại
Nhu
cầu

Theo
kế
hoạch

Loại vật tư

Người kiểm
tra

Người mua/
Theo dõi

Phê
duyệt
giá
mua


Vật tư dùng trực tiếp cho các hợp đồng sản xuất: Vật tư chính, Vật tư
phụ theo từng hợp đồng, đơn hàng cụ thể
Đơn vị sản xuất
Đặt nhà cung cấp bên ngoài Công ty gia
công một hoặc nhiều nguyên công, đặt chế tạo các
chi tiết/nguyên công lẻ

Theo
kế
hoạch

Người lập
dự trù/kế
hoạch/hợp đồng

Đặt chế tạo cụm chi tiết, sản phẩm hoàn chỉnh

Vật tư phụ dùng chung thường xuyên cho sản xuất

P. QLSX

P. Vật tư

TGĐ

Biểu mẫu

- BM07.05.14
- BM07.05.06
- BM07.04.03


P.QLSX

KTTK

P.QLSX

TGĐ

- Báo giá
- Hợp đồng

P.QLSX/NSX/ĐVS
X

P. KTKT

Phòng KTKT và
Trưởng NSX

TGĐ

- Báo giá
- Hợp đồng

P.QLSX/NSX/ĐVS
X

P. QLSX


P. Vật tư

TGĐ

- BM07.05.06
và tùy từng


Mã số: QT07

CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI
Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội

Ngày:

TẠO SẢN PHẨM

Trang: 5/13

7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ

Máy móc thiết bị (TB gia công, trạm BA, hệ thống nâng hạ cầu trục)
và Phụ tùng thay thế dự phòng cho máy móc thiết bị
thuộc XN Cơ điện quản lý
Phụ tùng thay thế cho
phương tiện vận tải, hệ thống điều hòa, thiết bị nội thất văn phòng
Phụ tùng thay thế cho máy móc không thuộc
Cơ điện quản lý: máy cầm tay, dụng cụ đo
thông thường, dụng cụ cắt thông thường


Đơn vị sử dụng,
quản lý

XN Cơ điện

P. Vật tư/
ĐV được giao

TGĐ

Đơn vị sử dụng,
quản lý

VPCT

VPCT/ĐV
được giao

TGĐ

P. Vật tư

TGĐ

P. Vật tư

TGĐ

Đơn vị sử dụng,
quản lý


Nhóm Sản xuất

P. QLSX
& XNCĐ
P. QLSX &
QLCLSP
ktra
dụng cụ đo,
XNCKCX
ktra
dụng cụ cắt

Vật tư , hàng hóa phục vụ gián tiếp cho
sản xuất chung (chè, nước, văn phòng phẩm..)

Theo định mức

VPCT

VPCT

TGĐ

Vật tư dùng cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp (thiết bị bán
hàng, thiết bị CNTT: máy tính, máy in,
photocopy, máy chấm công ... )
Phụ tùng thay thế cần khẩn cấp khi xảy ra sự cố khi
đang sản xuất đơn hàng/hợp đồng, không có theo kế hoạch


Đơn vị sử dụng,
quản lý
Đơn vị sản xuất
/Nhóm sản xuất

P. KTKT
XN Cơ điện

P. KTKT
P. Vật tư

TGĐ
TGĐ

Dụng cụ đo đặc biệt, dụng cụ cắt đặc biệt
và Phụ tùng thay thế dự phòng

Cần
gấp

27/3/2015

trường hợp bổ
sung các biểu
mẫu hồ sơ
theo Luật đấu
thầu

- BM06.37
- BM07.05.06



Mã số: QT07

CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI
Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội

Ngày:

TẠO SẢN PHẨM

Trang: 6/13

7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ

Vật tư phát sinh cần khẩn cấp trong quá trình thực hiện
đơn hàng/hợp đồng để đảm bảo tiến độ đơn hàng/ hợp đồng
gấp

Đơn vị sản xuất/
Nhóm sản xuất

27/3/2015

P. QLSX

P. Vật tư

TGĐ


- Tờ trình phát
sinh công việc
- BM07.05.06


CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07
Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015
TẠO SẢN PHẨM
7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ

Trang: 7/13

B. Các bước thực hiện:
Bước 1: Lập kế hoạch nhu cầu vật tư, hàng hóa:
1. Đặt nhà cung cấp bên ngoài Công ty gia công một hoặc nhiều nguyên
công, đặt chế tạo các chi tiết/nguyên công lẻ:
- P.QLSX/Nhóm sản xuất/đơn vị sản xuất chủ động chọn nhà thầu phụ,
đàm phán giá cả, lấy báo giá, soạn thảo hợp đồng, chuyển phòng
KTTK kiểm soát, trình Tổng giám đốc ký duyệt.
- P.QLSX/Nhóm sản xuất/đơn vị sản xuất cử người theo dõi chất lượng
và tiến độ giao hàng.
- Các quy trình khác (kiểm, nhập kho, ra vào cổng, cấp phát, thanh
toán) như tiếp theo.
2. Đặt chế tạo cụm chi tiết, sản phẩm hoàn chỉnh:
- P.QLSX/Nhóm sản xuất/đơn vị sản xuất lập kế hoạch chuyển P.
KTKT
- P. KTKT đàm phán, tìm nhà thầu phụ, soạn thảo hợp đồng trình Tổng
giám đốc ký duyệt.
- Phòng KTKT và Trưởng Nhóm sản xuất cử người theo dõi chất lượng
và tiến độ giao hàng.

- Các quy trình khác (kiểm, nhập kho, ra vào cổng, cấp phát) như tiếp
theo.
3. Vật tư mua để dùng trực tiếp cho các hợp đồng sản xuất:
- ĐVSX/NSX lập Bảng Tổng hợp định mức vật tư BM07.05.14 và Dự
trù vật tư, vật liệu khác BM 07.05.06 chuyển P. QLSX kiểm tra.
4. Vật tư mua dùng cho nhu cầu khác:
- Đơn vị lập Dự trù vật tư, vật liệu khác BM 07.05.06 và kiểm tra theo
Bảng trên phân công nhiệm vụ trên.
Bước 2: Kiểm tra
1. Vật tư mua dùng trực tiếp cho các hợp đồng sản xuất:
- Đơn vị được giao kiểm tra Bảng Tổng hợp định mức vật tư
BM07.05.14 và Dự trù vật tư, vật liệu khác BM 07.05.06 đúng, đủ số
lượng, quy cách, trình TGĐ/người được ủy quyền phê duyệt.
- Thủ kho kiểm tra hàng trong kho, đối chiếu số liệu trong kho lập
Bảng tổng hợp vật tư cần mua BM07.05.14/2, gửi thông tin cho Đơn
vị mua trong vòng 2 ngày làm việc.
2. Đối với vật tư hàng hóa khác không thường có trong kho (máy
móc, thiết bị, trang bị nội thất, văn phòng phẩm, chè, nước v..v): đơn
vị được giao kiểm tra Dự trù vật tư, vật liệu khác BM 07.05.06 đúng,
đủ số lượng, quy cách, trình TGĐ/người được ủy quyền phê duyệt.


CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07
Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015
TẠO SẢN PHẨM
7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ

Trang: 8/13

3. Trường hợp không mua được vật tư đúng yêu cầu : Đơn vị mua tìm

loại vật tư tương đương, viết đề nghị thay thế BM 07.04.02 chuyển
đơn vị lập kế hoạch nhu cầu vật tư, đơn vị này xử lý như sau:
- Nếu chỉ liên quan đến nội bộ Công ty thì trình TGĐ/Người được ủy quyền
duyệt
- Nếu liên quan đến khách hàng thì trao đổi thông tin với khách hàng bằng văn
bản để thoả thuận thay thế hoặc yêu cầu khách hàng cung cấp. Nếu khách hàng
đồng ý, thông báo cho các đơn vị liên quan biết để thay đổi theo và Đơn vị mua
tiến hành mua.
Nếu TGĐ/khách hàng không đồng ý, đơn vị lập kế hoạch nhu cầu vật tư ghi rõ
“không đồng ý thay thế” vào BM 07.04.02 để Đơn vị mua tìm nguồn khác (thực
hiện theo QT8-8.3 - xử lý sản phẩm không phù hợp)
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp:
1. Vật tư mua dùng trực tiếp cho các hợp đồng sản xuất:
- Đơn vị mua căn cứ trên Bảng tổng hợp vật tư cần mua, liên hệ với các nhà cung
ứng để mua vật tư.
- Đơn vị mua lựa chọn báo giá hợp lý Trình duyệt mua vật tư hàng hóa
BM07.04.03 chuyển đơn vị Kiểm duyệt giá.
- Người kiểm duyệt kiểm tra giá thấp hơn giá thị trường hoặc giá chiết tính để ký
duyệt trình TGĐ. Nếu thấy giá cao hơn giá thị trường hoặc cao hơn giá chiết
tính, Người kiểm duyệt đề nghị Đơn vị mua tìm nhà cung cấp khác có giá thấp
hơn, đạt yêu cầu mới ký duyệt để trình TGĐ. Trong trường hợp không tìm được
nhà cung cấp có giá thấp hơn hoặc thời gian không cho phép, Người kiểm duyệt
phải trình lên Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc giải quyết nhưng không quá 02
ngày.
2. Vật tư mua dùng cho nhu cầu khác: có thể mua ngay (bỏ qua thủ tục kiểm tra giá)
hoặc tổ chức đấu thầu, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh…theo quy định trong
từng trường hợp cụ thể do TGĐ quyết định.
Bước 4: Mang hàng vào cổng: áp dụng tại Nhà máy tại Bắc Ninh
1. Vật tư, hàng hóa mua về:
- Người mang hàng vào xuất trình Hóa đơn mua bán (nếu có) hoặc Đề nghị cho vật

tư/hàng hóa vào cổng chưa có hóa đơn BM07.04.05 do Trưởng P. QLSX ký.
- Phòng Bảo vệ kiểm tra, đối chiếu, ghi sổ Theo dõi hàng mang vào, người mang
hàng ký xác nhận vào sổ, Bảo vệ ký vào Hóa đơn hoặc Đề nghị cho vật tư/hàng
hóa vào cổng chưa có hóa đơn BM07.04.05.
2. Vật tư gia công bên ngoài mang về: Bảo vệ yêu cầu xuất trình BM07.05.50 đã
cho ra cổng, ký BM số lượng thực mang vào.


CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07
Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015
TẠO SẢN PHẨM
7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ

Trang: 9/13

3. Vật tư đem đổi lại mang về Công ty: Bảo vệ yêu cầu xuất trình BM07.05.51 đã
cho ra cổng, đối chiếu lại các thông số trên BM: số lượng, quy cách, chủng loại,
ký BM số lượng thực mang vào và ghi rõ vào chính phiếu này là “hàng đem đổi
về”, P.QLSX ghi Phiếu nhập kho kèm thêm dòng ghi chú “Hàng đem đổi về”, P.
Kế toán không thanh toán tiền cho các phiếu nhập vật tư có ghi chú trên.
Bước 5: Kiểm tra, lắp đặt, chạy thử:
- Đơn vị mua hàng tập hợp đủ hồ sơ, chứng từ có liên quan đến số lượng, chất
lượng, xuất xứ của lô hàng, chuyển cho P. QLSX.
- P. QLSX điều phối việc kiểm tra vật tư đầu vào, nếu cần kiểm ngay hoặc phải
lắp đặt chạy thử thì tiến hành kiểm hoặc lắp đặt, chạy thử.
- Trình tự kiểm tra vật tư đầu vào theo QT08-8.3:
+ Nếu kiểm tra hoặc lắp đặt, chạy thử không đạt: đơn vị lắp đặt chạy thử hoặc
phòng QLCLSP trả phiếu (BM08.10) và kết quả. P. QLSX lập phiếu vật tư
không phù hợp (BM08.33), chuyển Đơn vị mua.
+ Nếu kiểm tra hoặc lắp đặt, chạy thử thoả mãn các thông số yêu cầu: nhập kho

(với những hàng hóa yêu cầu phải nhập kho).

-

-

Bước 6: Nhập kho (với những hàng hóa yêu cầu phải nhập kho).
Đơn vị mua hàng bổ sung hồ sơ: Xác nhận hàng đạt yêu cầu của đơn vị lắp đặt,
chạy thử hoặc Phiếu kiểm tra sản phẩm và kích thước vật mua BM08.10/1, của
phòng QLCLSP; Xác nhận đã mang hàng vào của phòng Bảo vệ.
Thủ kho kiểm tra số lượng, chủng loại, các chứng từ cần thiết, làm thủ tục nhập
kho. Nếu thủ tục giấy tờ hành chính thiếu (hoá đơn tài chính…), ghi nhận lại để
yêu cầu đơn vị mua hàng hoàn tất trả sau.
Vật tư mua cho hợp đồng nào được đánh số và chỉ dùng cho hợp đồng đó. Việc
đánh dấu ký hiệu phải dùng bằng sơn hoặc loại mực không bị mất do thời tiết.
Các nghiệp vụ xếp dỡ, bảo quản vật tư, bảo quản sản phẩm, lưu kho được thực
hiện theo quy định Bảo toàn sản phẩm QT07-7.5.5
Bước 7: Cấp phát và quản lý vật tư :
P. QLSX thông báo có vật tư cho Trưởng NSX/ĐVSX (BM07.04.15)
Trưởng phòng QLSX ký duyệt phiếu cấp vật tư theo đúng yêu cầu và đúng định
mức do Đơn vị mua lập đã được TGĐ ký duyệt.
Đối với các loại vật tư dùng để thay thế trong quá trình sửa chữa, lắp đặt
máy móc thiết bị, trước khi cấp phát vật tư mới, P. QLSX phải làm thủ tục
thu hồi vật tư cũ.
Đối với vật tư dùng cho Đúc: dự trù và mua, nhập và thanh toán theo đúng quy
trình từng đợt mua về nhưng bổ sung thêm Dự trù vật tư tách riêng cho từng hợp


CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07
Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015

TẠO SẢN PHẨM
7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ

Trang: 10/13

đồng/sản phẩm đúc sản xuất ra trong mỗi đợt mua, Dự trù này chỉ cần Giám đốc
Xí nghiệp Đúc lập và TP. QLSX ký duyệt, để theo dõi hạch toán đầu ra của Xí
nghiệp Đúc theo từng hợp đồng/sản phẩm.
- Trường hợp thực hiện hợp đồng mà toàn bộ hoặc một số vật tư do khách hàng
cấp thì được xử lý theo QT07-7.5.4 - Tài sản của khách hàng.
- Trường hợp thực hiện các hợp đồng tự khai thác, đơn vị được giao khoán gọn,
các đơn vị được phép mua vật tư, dụng cụ trực tiếp phục vụ sản xuất, không qua
kho thì được bỏ qua thủ tục nhập kho và xuất kho khi quyết toán hợp đồng. Mọi
thủ tục khác liên quan đến việc mua vật tư theo quy định như trên.
- Đối với các loại vật tư, dụng cụ mua phục vụ sản xuất, lắp đặt tại hiện trường,
Tổng giám đốc uỷ quyền cho Đội trưởng đội lắp đặt phải chịu trách nhiệm về
giá cả, chất lượng vật tư, bỏ qua thủ tục kiểm tra và xuất kho. Yêu cầu khi thanh
quyết toán phải tuân theo quy định tài chính. Đội trưởng chịu trách nhiệm báo
cáo TGĐ phương án:
+ Thu hồi vật tư, công cụ, dụng cụ đem trả Tổng kho sau khi công trình kết thúc
đối với các loại dụng cụ cho mượn
+ Hoặc phương án cụ thể khác với các loại vật tư, dụng cụ khác (bỏ, thanh lý,
cho, tặng v.v)

-

Bước 8: Phân loại, đánh giá tình hình sử dụng vật tư: P. QLSX chủ trì phối hợp
P. QLCLSP (hoặc đơn vị khác nếu cần):
Tổ chức thu hồi vật tư nhiều hơn số lượng định mức, để riêng theo từng loại mác
vật tư, lập thẻ ghi cụ thể từng kích thước, số lượng, trọng lượng để tận dụng cho

các chi tiết sau hoặc đơn hàng khác, ít nhất 1 tháng/lần.
Xác định loại nào không dùng được, xuất cho Đúc làm phế liệu, xác định trọng
lượng phải cắt xả từ mảnh to ra nguyên liệu đầu vào đúng tiêu chuẩn cho XN
Đúc.
Đánh giá các vật tư phụ tùng máy móc thu hồi trong quá trình cấp phát vật
tư mới khi sửa chữa, lắp đặt máy móc, nếu còn tận dụng được cho nhập
kho để riêng, nếu không báo cáo xin thanh lý.
Báo cáo tình hình sử dụng vật tư khi kết thúc hợp đồng
Báo cáo tình hình sử dụng vật tư lũy kế theo tháng với những hợp đồng kéo dài
nhiều tháng.

Bước 9: Đánh giá nhà cung cấp: thực hiện theo HD07.04.01
Bước 10: Thanh toán: đơn vị mua chuẩn bị hồ sơ gồm:
1. Vật tư mua dùng trực tiếp cho các hợp đồng sản xuất.
Hợp đồng và các hồ sơ yêu cầu theo điều khoản thanh toán của hợp
đồng/gói thầu (nếu có)


CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07
Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015
TẠO SẢN PHẨM
7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ

-

Trang: 11/13

Dự trù vật tư
Bảng Tổng hợp nhu cầu vật tư cần mua
Trình duyệt giá mua vật tư

Phiếu nhập
Đề nghị thanh toán séc hoặc tiền mặt
Hóa đơn có chữ ký, đóng dấu của P. Bảo vệ, QLSX, QLCLSP/đơn vị lắp đặt,
chạy thử. Hóa đơn được lập trong vòng 1 tháng sau khi mua hàng.
2. Đối với hàng hóa dịch vụ thuê ngoài (vận chuyển) cần bổ sung:
+ Phiếu yêu cầu vận chuyển của đơn vị có nhu cầu vận chuyển.
+ Các bản kê hàng ra cổng có xác nhận đầy đủ thông tin và ghi rõ biển số xe và
ngày giờ ra vào cổng (có xác nhận ký kiểm soát của phòng bảo vệ).
3. Đối với hàng sửa chữa, đại tu lớn:
+ Biên bản kiểm tra tình trạng thiết bị BM 06.37
+ Biên bản nghiệm thu BM06.38
4. Vật tư, hàng hóa khác: Các hồ sơ khác từng trường hợp cụ thể theo yêu cầu
của P. TCKT và theo quy định của Luật đấu thầu hiện hành.
C. Quy trình mang Vật tư, hàng hóa ra cổng:
1. Vật tư, hàng hoá đem đi gia công ngoài:
- P. Bảo vệ kiểm tra hồ sơ gồm:
+ Tờ trình đã được Tổng giám đốc duyệt hoặc Hợp đồng kinh tế đã được ký đặt
ngoài.
+ Biểu mẫu kê chi tiết, vật tư đem đi gia công ngoài (BM07.05.50), phòng Quản
lý sản xuất ký duyệt.
- P. Bảo vệ ký xác nhận theo tên, số lượng thực mang ra vào BM.
2. Vật tư, hàng hoá đem trả lại khách, đem đổi do không đạt chất lượng sau
khi kiểm tra vật tư đầu vào hoặc khi lắp chạy thử không đạt yêu cầu:
- Đơn vị mua hàng lập phiếu Đề nghị mang vật tư/hàng hóa ra cổng (mang trả)
theo BM07.05.51 ghi rõ các thông số trên phiếu. Phòng QLSX kiểm tra, ký
duyệt cho ra cổng.
- Bảo vệ kiểm tra phiếu này, đối chiếu các thông số trên phiếu, ký xác nhận theo
tên, số lượng thực mang ra vào phiếu.



CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07
Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015
TẠO SẢN PHẨM
7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ

Trang: 12/13

3. Vật tư, hàng hoá xuất bán cho khách, giao hàng tại HAMECO:
- Khách hàng là công ty cử nhân viên đến nhận hàng tại HAMECO phải có Biên
bản giao nhận hàng được đóng dấu (treo) hoặc giấy giới thiệu.
- Khi giao hàng/xuất hàng cho khách, trước ít nhất 02 ngày làm việc, P. QLSX
chuyển cho P. KTKT: Biên bản kiểm tra sản phẩm cuối cùng BM08.25, Biên bản
nghiệm thu sản phẩm/công việc BM07.05.18a, Phiếu nhập kho BM07.05.11.
- P. KTKT ký Lệnh xuất kho (BM07.05.53) ghi rõ chủng loại SP, quy cách, số
lượng hàng xuất kho, chuyển P. TCKT.
- Phòng TCKT xem xét, đối chiếu các hồ sơ liên quan, viết Hoá đơn GTGT và
Phiếu xuất kho, ký phụ trách phòng Kế toán và tập hợp Lệnh xuất kho, Phiếu
xuất kho, Hóa đơn GTGT trình ký Tổng giám đốc/Người được ủy quyền. Nếu
các chứng từ và hồ sơ liên quan để xuất hóa đơn chưa đầy đủ, nhân viên P.
KTKT chịu trách nhiệm ký xin nợ chứng từ để hoàn tất bổ sung sau chuyển P.
TCKT, P. TCKT xem xét, quyết định xuất hóa đơn hay không.
- Phòng QLSX ký vị trí Thủ kho và Phụ trách kho ghi số lượng, chủng loại thực
xuất. Phòng QLSX chịu trách nhiệm giao hàng cho khách tại Bắc Ninh.
- Toàn bộ hồ sơ trên được Bảo vệ ghi sổ theo dõi tại cổng. Mỗi tháng một lần,
vào ngày cuối cùng của tháng, Thường trực bảo vệ bàn giao toàn bộ hồ sơ ra/vào
cổng cho bộ phận phụ trách ISO của P. Tổ chức. P. Tổ chức làm bản kê giao
nhận và ký vào sổ theo dõi của Bảo vệ tại cổng.
4. Hàng đặt gia công ngoài và giao thẳng cho khách:
- P. KTKT ký Lệnh điều động theo nội dung hợp đồng và gửi kèm các chứng từ
liên quan quy định trong hợp đồng, chuyển P. TCKT.

- Phòng TCKT xem xét, đối chiếu các hồ sơ liên quan, viết Hoá đơn GTGT, ký
phụ trách phòng Kế toán và tập hợp Lệnh điều động, Hóa đơn GTGT trình ký
Tổng giám đốc/Người được ủy quyền. Nếu các chứng từ và hồ sơ liên quan đến
hợp đồng bán ra để xuất hóa đơn chưa đầy đủ, nhân viên P. KTKT chịu trách
nhiệm ký xin nợ chứng từ để hoàn tất bổ sung sau chuyển P. TCKT, P. TCKT
xem xét, quyết định xuất hóa đơn hay không.
5. Các trường hợp giao hàng tại HAMECO lên phương tiện chuyên chở chở
ra cổng (ô tô, xe máy v..v), Bảo vệ kiểm tra số lượng, chủng loại, biển số xe,
thời gian ra cổng, xác nhận thông số trên một trong các BM, ký xác nhận,
cho xe ra.
D. Thanh lý vật tư, hàng hóa:
1. Định kỳ kiểm tra tại kho Công ty, nếu có nhiều thiết bị, công cụ dụng cụ, sắt
thép phế liệu hư hỏng không sử dụng được, P. QLSX làm Tờ trình TGĐ xin
thanh lý.


CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07
Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015
TẠO SẢN PHẨM
7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ

Trang: 13/13

2. Khi TGĐ đồng ý thanh lý phế liệu, sẽ ban hành Quyết định thành lập Tổ
thanh lý phế liệu
3. Tổ thanh lý phế liệu có nhiệm vụ cân, tổng hợp khối lượng phế liệu cần
thanh lý và gửi thông báo thanh lý phế liệu đến các đơn vị có nhu cầu mua
phế liệu
4. Tổ thanh lý tập hợp các bảng chào giá của các đơn vị có nhu cầu mua phế
liệu và tiến hành xét chọn để tìm ra đơn vị chào giá cao nhất (tối thiểu phải

có 03 thư chào giá)
5. Sau khi chọn được đơn vị chào giá cao nhất, P. Vật tư soạn thảo hợp đồng
mua bán phế liệu và trình TGĐ ký.
6. Sau khi hợp đồng được ký kết, P. Vật tư chịu trách nhiệm theo dõi quá trình
thực hiện hợp đồng giữa các bên. Kết thúc hợp đồng, P. Vật tư cùng đơn vị
mua phế liệu tiến hành thanh lý hợp đồng.
7. Trường hợp khối lượng, giá trị vật tư, thiết bị thanh lý lớn (từ 100 triệu
đồng trở lên) sẽ tổ chức đấu giá hoặc đấu thầu.