BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM
TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
------

BÁO CÁO
THỰC TẬP NGHỀ NGHIỆP
Chuyên đề:
TRÌNH BÀY NHIỆM VỤ VÀ QUY TRÌNH
CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN

SV thực tập :
Lớp/Nhóm :
GVHD
:

Trần Thị Hiền
06CDNKT1
Đào Thúy Em

TP. HCM, Tháng 05/2016


LỜI CẢM ƠN
Em xin gởi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các thầy cô
của trường Đại học Công Nghiệp Thực Phẩm TP.HCM , đặc biệt là các thầy cô
khoa Tài Chính - Kế toán của trường đã tạo điều kiện cho em thực tập ở khoa để
có nhiều thời gian cho bài báo cáo thực tập nghề nghiệp. Và em cũng xin chân
thành cám ơn cô Đào Thúy Em đã nhiệt tình hướng dẫn hướng dẫn em hoàn
thành tốt bài thực tập nghề nghiệp này.

Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình làm bài báo cáo thực
hành, khó tránh khỏi sai sót, rất mong Cô bỏ qua. Đồng thời do trình độ lý luận
cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh
khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp Cô để em học
thêm được nhiều kinh nghiệm và sẽ hoàn thành tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
TP.HCM, Ngày 10 Tháng 03 Năm 2016
Sinh Viên
Trần Thị Hiền


NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................

TP.HCM,….ngày, tháng, năm 2016
Ký và ghi rõ họ tên


MỤC LỤC
Đề mục.................................................................................................. trang

1. Kế toán quỹ
1.1. Nhiệm vụ vủa kế toán quỹ

Kế toán quỹ là người nắm giữ trực tiếp tài sản của công ty, do vậy
người làm ở vị trí này phải là một người cẩn thận, chính xác và chịu khó.
a. Nghiệp vụ Thu – Chi tiền mặt.
- Mọi khoản thu chi phát sinh phải được thực hiện trong quy định công ty,
quỹ tiềm mặt và có chứng từ .
- Khi nhận được Phiếu Thu , Phiếu Chi ( do Kế Toán lập ) kèm theo
chứng từ gốc , Thủ Qũy phải :
- Kiểm tra số tiền trên Phiếu Thu , Phiếu Chi với chứng từ gốc
- Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu Thu , Phiếu Chi có phù hợp với chứng
từ gốc
- Kiểm tra ngày , tháng lập Phiếu Thu – Phiếu Chi và Chữ ký của người có
thẩm quyền.


- Kiểm tra số tiền thu vào hay chi ra cho chính xác để nhập hay xuất quỹ
tiền mặt.
- Cho người nộp tiền hay nhận tiền ký vào Phiếu Thu hay Chi .
- Thủ quỹ ký vào Phiếu Thu hay Chi và giao cho khách hàng 1 liên
- Sau đó Thủ Quỹ căn cứ vào Phiếu Thu hay Chi ghi vào Sổ Quỹ (viết
tay )

- Cuối cùng , Thủ Quỹ chuyển giao 2 liên còn lại của Phiếu Thu hay Chi
cho Kế Toán .
Khi chi tạm ứng , trường hợp này do Thủ quỹ theo dõi và ghi vào Sổ quỹ
tiền mặt và viết tay.
- Chi theo số tiền trên Phiếu nhận tạm ứng do người xin tạm ứng lập và
phụ trách cơ sở duyệt .
- Lưu giữ Phiếu tạm ứng có đầy đủ chữ ký của phụ trách cơ sở , người
nhận tạm ứng và Thủ Quỹ . Trực tiếp theo dõi công nợ tạm ứng
- Khi người nhận tạm ứng thanh toán , cũng cho ký vào phần quy định
trên Phiếu và ghi rõ dư nợ còn lại . Thủ quỹ thu tiền tạm ứng vào Sổ quỹ tiền mặt
viết tay
- Khi phần tạm ứng được thanh toán đợt cuối , lúc đó Kế toán mới lập
Phiếu chi chính thức để vào Sổ quỹ tiền mặt trên máy và Thủ Quỹ tính toán số
chênh lệch để thu thêm hay chi ra
- Đối tượng xin tạm ứng phải là CNV tại cơ sở và thời gian thanh toán tạm
ứng tối đa 1 tuần
b. Quản lý Quỹ tiền mặt :
- Tiền mặt tồn quỹ phải được lưu giữ tại két , không được để ở nhiều nơi
hay mang ra khỏi cơ sở . Không được để tiền của cá nhân vào trong két
- Tiền mặt tồn quỹ phải được sắp xếp theo loại giấy bạc và được kiểm lại
cuối ngày
- Cuối ngày in Sổ quỹ trên máy và lấy đầy đủ chữ ký
- Hằng ngày , Kế Toán cùng kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu sổ sách ,
ký vào sổ Quỹ ( viết tay và bản in )
- Khóa Sổ và niêm két trước khi ra về .
1.2. Thu thập và lập chứng từ

Chứng từ sử dụng:
- Phiếu thu (01-TT), phiếu chi (02-TT)
- Giấy đề nghị tạm ứng (03-TT)

- Giấy thanh toán tiền tạm ứng (04-TT)
- Giấy đề nghị thanh toán (05-TT)


- Biên lai thu tiền (06-TT)
- Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (07-TT)
- Bảng kiểm kê quỹ (08a-TT dùng cho VND và 08b-TT dùng cho ngoại tệ,
vàng bạc)
- Bảng kê chi tiền (09-TT)
1.3. Cách ghi sổ

Sổ kế toán sử dụng:
- Sổ quỹ tiền mặt
- Ghi sổ (đối với sổ viết tay)
- Không được sử dụng bút mực đỏ để ghi chép trong Sổ Quỹ
- Nếu ghi chép sai, dùng thước kẻ gạch bỏ phần sai và ghi lại vào dòng kế
tiếp
- Không ghi chồng lên phần gạch bỏ
- Căn cứ vào Phiếu Thu – Chi, Phiếu tạm ứng để ghi vào các cột tương
ứng trong Sổ Quỹ
- Phiếu Thu – Chi , Phiếu Tạm ứng phải theo đúng thứ tự số phiếu
phát sinh
- Cuối trang cộng trang ở cột thu và chi nơi dòng quy định
- Cuối ngày , khóa sổ và cộng ngày ở cột Thu – Chi và Tồn quỹ
- Ghi thành tiền bằng chữ và Kế toán cùng Thủ Quỹ ký tên .
1.4. Lưu chuyển chứng từ.

- Bước 1: Khi có đề nghị nộp tiền của người nộp, Kế toán thanh toán lập
Phiếu thu và chuyển cho Kế toán trưởng xét duyệt.
- Bước 2: Kế toán trưởng sau khi nhận được Phiếu thu sẽ tiến hành duyệt

thu và ký, sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán
- Bước 3: Kế toán thanh toán nhận lại Phiếu thu sau đó chuyển cho người
nộp
- Bước 4: Người nộp ký vào Phiếu thu và nộp tiền kèm Phiếu thu cho Kế
toán quỹ
- Bước 5: Kế toán quỹ nhận lại Phiếu thu và thu tiền của người nộp
- Bước 6: Kế toán quỹ tiến hành ghi sổ quỹ (Sổ quỹ tiền mặt)
- Bước 7: Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt (Sổ cái tiền mặt)


Người nộp

KếToán Thanh Toán

Đề nghị nộp tiền

Lập phiếu thu

Ký phiếu thu và nộp

Nhận lại phiếu

tiền

thu

Kế Toán Trưởng

Thủ Qũy


Ký và duyệt thu

Nhận phiếu thu và thu
tiền tiền

Ghi sổ kế toán tiền

Ghi sổ quỹ

mặt

1.5. Ví dụ minh họa

Ngày 05/01/2016 Công ty chi tiền mặt thanh toán lương cho công nhân
viên 300.000.000đ (PC -01)


Đơn vị :...........
Địa chỉ:...........

Mẩu số : 02 – TT
(Ban hành theo TTB200/2014/TT-BTC ngày
22/12/2014 của Bộ trưởng BTC )

PHIẾU CHI
Ngày 05 tháng 01 năm 2016
Nợ TK 334
Có TK 111
Ngu
Họ và tên người nhận tiền :..................................................................

Địa chỉ:.................................................................................................
Phòn
yễn Văn A
Chi
Lý do chi:.............................................................................................
g Kế Toán
Số tiền:............................(
Viết bằng chữ ): .......................................
Ba
tiền300. mặt
Bảng
Kèm theo:.......................................................................
Chứng từ gốc.
000.000
trăm
triệu
thanh
toán
Ngày 05 tháng
01 năm 2016
TL T1/2016
Giám đốc
Kế
toán
Người nhận tiền
Người lập phiếu Thủ quỹ
lương chotrưởng
(Ký,họ tên đóng dấu) (Ký , họ tên )
(Ký , họ tên )
(Ký , họ tên ) (Ký , họ tên

)
Ba
Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ ):...................................................................
Tỷ giá ngoại tệ ( vàng , bạc , đá quý):.................................................................
trăm triệu
Số tiền quy đổi :...................................................................................................
( Liên gửi ra ngoài đóng dấu ) đồng

2. Kế toán kho
2.1. Nhiệm vụ của kế toán kho

- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi thực hiện
Nhập/Xuất kho.
- Hạch toán nhập xuất kho, vật tư, đảm bảo sự chính xác và phù hợp của
các khoản mục chi phí.
- Phối hợp với kế toán công nợ đối chiếu số liệu phát sinh hàng ngày.
- Xác nhận kết quả kiểm, đếm, giao nhận hóa đơn, chứng từ và ghi chép
sổ sách theo quy định.
- Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn.
- Kiểm soát nhập xuất tồn kho.


- Thường xuyên kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, hàng hóa
vật tư trong kho được sắp xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ các qui
định của công ty.
- Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán.
- Trực tiếp tham gia kiểm kê đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ
kho, bên giao, bên nhận.
- Tham gia công tác kiểm kê định kỳ (hoặc đột xuất).
- Chịu trách nhiệm biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu có chênh

lệch giữa sổ sách và thực tế.
- Nộp chứng từ và báo cáo kế toán theo quy định
2.2. Thu thập và lập chứng từ

Chứng từ sử dụng:
- Phiếu nhập kho (01-VT)
- Phiếu xuất kho (02-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (03-VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (04-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (05-VT)
- Bảng kê mua hàng (06-VT)
- Thẻ kho (S12-DN)
2.3. Cách ghi sổ

Theo hình thức kế toán nhật ký chung
- Đầu kỳ, kế toán mở sổ và ghi sổ kế toán. Trước khi dùng sổ, kế toán cần
phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ,
họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo
pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế
toán phải được đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải
đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra như: Phiếu nhập
kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá,
Bảng kê mua hàng,…, kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ theo dõi
vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá, thẻ kho.
- Cuối kỳ, căn cứ vào các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết (TK
152,153,155,156,157), căn cứ vào số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối tài khoản,
đối chiếu kiểm tra số liệu và chuyển qua kế toán tổng hợp để kế toán tổng hợp
lập báo cáo tài chính.



2.4. Lưu chuyển chứng từ

Phiếu nhập kho:
Bước 1: Nhân viên mua hàng yêu cầu nhập kho.
- Bước 2: Kế toán nhận yêu cầu nhập kho, lập Phiếu nhập kho và chuyển
lại cho Nhân viên mua hàng
- Bước 3: Nhân viên mua hàng ký Phiếu nhập kho và chuyển hàng cùng
Phiếu nhập kho cho Thủ quỹ
- Bước 4: Thủ kho nhận Phiếu nhập kho, nhập kho
- Bước 5: Thủ kho ghi Thẻ kho và chuyển cho Kế toán
- Bước 6: Kế toán tiến hành ghi Sổ kế toán vật tư.
Tuy nhiên đối với phiếu xuất kho, do liên quan đến tài sản được tiêu dùng
nên phải có ký duyệt của chủ doanh nghiệp (Giám đốc).


Sơ đồ lưu chuyển phiếu nhập kho:

Người Yêu Cầu

Yêu cầu nhập kho

Kế Toán

Thủ Kho

Lập phiếu nhập kho

Ký phiếu và chuyển hàng


Nhập phiếu và nhập kho

Ghi sổ kế toán vật tư

Ghi thẻ kho

Phiếu xuất kho
- Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu sử dụng vật tư hoặc bán hàng, nhân viên
sẽ yêu cầu xuất kho vật tư
- Bước 2: Kế toán tiến hành lập Phiếu xuất kho sau đó chuyển cho Thủ
kho
- Bước 3: Thủ kho nhận Phiếu xuất kho từ kế toán, tiến hành xuất kho cho
nhân viên yêu cầu xuất
- Bước 4: Nhân viên nhận vật tư, ký vào Phiếu xuất kho và chuyển lại cho
Thủ kho
- Bước 6: Thủ kho nhận lại Phiếu xuất kho, ghi Thẻ kho, chuyển cho Kế
toán
- Bước 7: Kế toán ghi Sổ kế toán vật tư.


Sơ đồ lưu chuyển phiếu xuất kho:

Người Yêu Cầu

Yêu cầu xuất kho

Kế Toán

Lập phiếu xuất kho


Ký phiếu và nhận hàng

Thủ Kho

Nhận phiếu

Xuất kho

Nhận lại phiếu

Ghi sổ kế toán vật tư

Ghi thẻ kho

2.5. Ví dụ minh họa

Ngày 1/3/2015 Công ty Hà Phan mua nhập khẩu 1 lô hàng máy điều
hòa:
LGJC18D = 267 USD/bộ x 20 bộ = 5.340 USD,
LGJC12E = 359 USD/bộ x 30 bộ =10.770 USD
- Ngày 1/3/2015 công ty đã chuyển khoản VCB thanh toán trước cho nhà
cung cấp LG, tỷ giá ngày hôm đó là 21.800 VND/USD.
- Nhưng đến ngày 10/03/2015 hàng mới về tới Cát Lái. Theo tờ khai hải
quan ngày 10/03/2015, tỷ giá là 22.100 VND/USD
- Chi phí lưu kho tại Cát Lái chưa thuế GTGT 10% là 1.700.000 chi bằng
tiền mặt


- Chi phí vận chuyển từ Cát Lái về kho Công ty là 2.200.000 đã bao gồm
GTGT 10% thanh toán bằng tiền mặt

- Thuế nhập khẩu áp dụng cho điều hòa là 30%.
Hạch toán:
- Giá trị hàng nhập khẩu (chưa thuế) = (5.340 + 10.770) x 21.800 (tỷ giá
lúc ứng trước ) = 351.198.000 đồng
– Thuế nhập khẩu (dựa vào tờ khai hải quan, phần này Hải quan đã tính
rồi, bạn không cần tính)
= ((5.340+10.770) x 22.100) x 30% = 106.809.300 đồng
– Chi phí lưu kho tại Cát Lái (chưa thuế) = 1.700.000 đồng
– Chi phí vận chuyển (chưa thuế) = 2.000.000 đồng
Như vậy:
Giá trị của hàng nhập khẩu = 351.198.000 + 106.809.300 + 1.700.000 +
2.000.000 = 461.707.300
3. Kế toán xuất hóa đơn
3.1. Nhiệm vụ của kế toán xuất hóa đơn.

- Trực tiếp thực hiện việc xuất hóa đơn đối với những đơn hàng khi khách
có yêu cầu lấy hóa đơn
- Căn cứ vào các hợp đồng mua hàng, phiếu yêu cầu mua hàng của khách
hàng hoặc của các bộ phận liên quan để kế toán xuất hóa đơn lập hóa đơn
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ có liên quan, kế toán xuất hóa đơn tiến
hành lập và xuất hóa đơn giao cho người nhận hóa đơn. Cuối ngày giao lại cho
chứng từ có liên quan cho kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết để ghi vào sổ chi
tiết.
3.2. Thu thập và lập chứng từ

Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT
- Hóa đơn bán hàng
- Đơn đặt hàng
- Bảng kê mua hàng do nhân viên lập

- Các chứng từ phản ánh thanh toán công nợ
3.3. Cách ghi sổ

Kế toán xuất hóa đơn chỉ căn cứ vào phiếu yêu cầu, đơn đặt hàng của
khách hàng để lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng theo yêu cầu của khách
hàng, còn việc ghi sổ là của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.


3.4. Lưu chuyển chứng từ

- Bước 1: Khách hàng gửi yêu cầu Báo giá đến cho Kế toán xuất hóa đơn
của doanh nghiệp.
- Bước 2: Kế toán xuất hóa đơn lập và gửi Báo giá cho khách hàng.
- Bước 3: Khách hàng nhận Báo giá, lập Đơn đặt hàng gửi cho Kế toán
xuất hóa đơn.
- Bước 4: Kế toán xuất hóa đơn gửi Đơn đặt hàng cho Kế toán.
- Bước 5: Kế toán căn cứ vào Đơn đặt hàng, lập Phiếu xuất kho chuyển
sang cho Kế toán kho.
- Bước 6: Kế toán kho nhận Phiếu xuất và xuất hàng cho Kế toán xuất hóa
đơn.
- Bước 7: Kế toán xuất hóa đơn lập HĐBH và chuyển cùng hàng hóa cho
khách hàng.
- Bước 8: Khách hàng nhận hàng cùng HĐ và làm thủ tục thanh toán.
- Bước 9: Nhân viên mua hàng làm thủ tục thanh toán:
+ Trường hợp khách hàng thanh toán ngay: Kế toán xuất hóa đơn thu tiền,
chuyển sang bước 10.
+ Trường hợp khách hàng chưa thanh toán: Chuyển sang bước 12.
- Bước 10: Kế toán lập Phiếu thu.
- Bước 11: Kế toán quỹ thu tiền và ghi Sổ quỹ tiền mặt.
- Bước 12: Kế toán ghi Sổ tiền mặt (trường hợp khách hàng thanh toán

ngay) hoặc ghi Sổ công nợ (trường hợp khách hàng chưa thanh toán).


Sơ đồ minh họa:
Khách hàng

Kế toán xuất
hóa đơn

Kế toán

Thủ Kho Thủ Qũy

d
Yêu cầu báo giá

Lập và ghi báo giá

Nhận báo giá

Lập đơn đặt hàng

Nhận đơn đặt hàng

Lập phiếu xuất kho

Nhận

phiếu


và

xuất hàng

Làm thủ tục và thanh
toán

Lập HĐBH và chuyển
hàng

Nhận tiền

Thu tiền và ghi

Lập phiếu thu

sổ quỹ

Ghi sổ tiền mặt

Ghi sổ công nợ

d


3.5. Ví dụ minh họa.

Ngày 30/01/2016 ,Công ty TNHH XYZ bán 50 cái máy tính cho công ty
TNHH Lâm Gia đơn giá mua hàng chưa thuế là 6.000.000 đ/ cái , thuế 10% ,
hóa đơn bán hàng số 0023456, phiếu nhập kho số : 01.

Vì đây là kế toán xuất hóa đơn lên ta chỉ làm những phần liên quan đến
hóa đơn , phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan tạm thời không đề cập đến.
HÓA ĐƠN MUA HÀNG
Liên 1: Lưu
Ngày 30 tháng 01 năm 2016

Mẫu số:01 GTKT-3LL
NS/2008N

0023456
Công ty TNHH XYZ
Đơn vị mua hàng:..................................................................................................................
Địa chỉ:..................................................................................................................................
17 Tôn Thất Tùng, Q.1
Số tài khoản:..........................................................................................................................
3700675543
Mã số thuế:............................................................................................................................
Điện thoại:.............................................................................................................................
Họ tên người mua hàng:........................................................................................................
Công ty TNHH Lâm Gia
Tên đơn vị:............................................................................................................................
70 , Ngô Gia Tự , Q.3
Địa chỉ:..................................................................................................................................
Số tài khoản:..........................................................................................................................
030587429
Mã số thuế:............................................................................................................................
Điện thoại:.............................................................................................................................
Chuyển khoản
Hình thức thanh toán:...........................................................................................................



S
TT

Tên hàng hóa, dịch
vụ

Đơn
vị tính

Số
lượng

Đơn
giá

A

B

C

1

1

Máy vi tính

cái


50

tiền
2

6.000.000

3=1x2
300.000.000

300.000.000

Cộng tiền hàng:
Thuế suất: 10%

Thành

Tiền thuế GTGT:

30.000.000
Tổng tiền thanh toán:
............................
330.000.000
triệu đồng
tiền Ba trăm ba mươi
viết
bằng
chữ:
....................................................................................................................


Số

Người mua hàng
(Ký ghi rõ họ tên)

Người bán hàng
(Ký ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị
(Ký đóng dấu ghi rõ họ

tên)

4. Kế toán công nợ
4.1. Nhiệm vụ của kế toán công nợ.

Nhận hợp đồng kinh tế của các bộ phận:
- Kiểm tra nội dung, các điều khoản trong hợp đồng có liên quan đến điều
khoản thanh toán.
- Thêm mã khách hàng, mã nhà cung cấp mới vào Solomon đối với các
khách hàng mới
- Sửa mã trên đối với khách hàng, nhà cung cấp có sự chuyển nhượng
hoặc thay đổi
- Vào mã hợp đồng trong Phần mềm quản lý Tài chính Kế toán để theo dõi
theo từng hợp đồng của từng khách hàng
- Nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp
- Xác nhận (Release) hoá đơn bán hàng, chứng từ thanh toán


Kiểm tra công nợ:

- Khách hàng mua hàng theo từng đề nghị và dựa trên hợp đồng nguyên
tắc bán hàng đã ký, kiểm tra giá trị hàng mà khách hàng muốn mua, hạn mức tín
dụng và thời hạn thanh toán mà công ty chấp nhận cho từng khách hàng.
- Khách hàng mua hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký, kiểm tra về số lượng
hàng, chủng loại hàng hoá, phụ kiện đi kèm, giá bán, thời hạn thanh toán.
- Kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng theo từng chứng từ phát
sinh công nợ, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng, cán
bộ thu nợ và cán bộ quản lý cấp trên
- Kiểm tra chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp, từng bộ phận theo từng
chứng từ phát sinh công nợ phải trả, hạn thanh toán, số tiền nợ quá hạn, số tiền
PP và báo cho các bộ phận mua hàng và cán bộ quản lý cấp trên.
- Liên lạc thường xuyên với các bộ phận/ Cán bộ quản trị hợp đồng về
tình hình thực hiện hợp đồng.
- Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, khi khách hàng trả tiền
tách các khoản nợ theo hợp đồng, theo hoá đơn bán hàng.
- Theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ trong
và ngoài nước của các bộ phận.
- Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi,
nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập
hàng hoặc nhận dịch vụ.
- Lập bút toán kết chuyển công nợ hàng hoá, dịch vụ với các Chi
nhánh/công ty
- Định kỳ làm xác nhận công nợ với các chi nhánh/công ty.
- Lập bút toán điều chỉnh tỷ giá và các điều chỉnh liên quan của các bộ
phận, khách hàng, nhà cung cấp.
- Kiểm tra báo cáo công nợ trên soft.
- Lập báo cáo công nợ và công nợ đặc biệt
- Lập thông báo thanh toán công nợ
- Lập báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, thông tin chung về công
nợ.

- Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng
khách hàng, từng nhà cung cấp.
Công nợ tạm ứng của cán bộ công ty/CN:
- Hàng ngày, theo dõi hạn thanh toán tạm ứng và nhắc thanh toán khi đến
hạn chi tiết theo từng đối tượng, bộ phận


- Hàng tuần, thông báo danh sách tạm ứng chung và danh sách tạm ứng
từng lần quá hạn đến từng đối tượng, bộ phận.
- Cuối năm, xác nhận nợ các khoản tạm ứng với từng cán bộ, bộ phận.
Công nợ ủy thác:
- Quản lý các HĐUT theo từng khách hàng: kiểm tra nội dung, vào sổ theo
dõi các HĐUT khi nhận được hợp đồng.
- Khi hàng về, trên cơ sở HĐUT, tờ khai hải quan để kiểm tra, đối chiếu,
tra mã hàng, vào soft, in phiếu nhập kho, hóa đơn trả hàng ủy thác. Định khoản
hoá đơn, vào soft các nghiệp vụ phát sinh (phần nghiệp vụ khác).
- Kiểm tra các số liệu đã vào soft, in bảng kê chứng từ chuyển cho kế toán
trưởng kiểm soát
- Nhận lại chứng từ đã kiểm soát để lưu trữ.
- Theo dõi việc thực hiện HĐUT và nhắc thanh toán khi đến hạn.
- Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá theo từng hợp đồng khi thực hiện xong.
- Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận công nợ các khoản công nợ ủy thác theo
từng HĐUT, từng khách hàng, từng bộ phận.
Công nợ khác:
- Phần hàng hóa: theo dõi và nhắc làm các thủ tục xuất trả vay, trả bảo
hành khi có hàng.
- Phần phải thu, phải trả khác: theo dõi và nhắc thanh toán khi có phát
sinh.
- Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận nợ các khoản công nợ phải thu, phải trả
theo từng khách hàng, từng bộ phận.

Các khoản vay cá nhân và cán bộ trong công ty:
- Quản lý các hợp đồng, biên bản thanh toán hợp đồng vay cá nhân và cán
bộ.
- Theo dõi các hợp đồng và nhắc thanh toán khi đến hạn.
- Làm thanh lý hợp đồng cũ và hợp đồng mới khi có phát sinh.
- Điều chỉnh các bút toán chênh lệch tỷ giá phát sinh.
- Tính lãi phải trả cho từng đối tượng và từng hợp đồng.
4.2. Thu thập và lập chứng từ.

Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn GTGT
- Biên bản xác nhận công nợ
- Biên bản bù trừ công nợ.
4.3. Cách ghi sổ

Theo hình thức Sổ nhật ký chung .


Sơ đồ như sau:

sổ nhật ký đặc biệt

chứng từ kế toán

sổ nhật ký chung

sổ cái

sổ,thẻ kế toán chi tiết


bảng tổng hợp sổ chi
tiết

bảng cân đối số phát
sinh

Báo cáo tài chính

Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng , hoặc định kỳ
: Đối chiếu kiểm tra
4.4. Lưu chuyển chứng từ

Công nợ phải trả
− Bước 1: Nhân viên mua hàng gửi yêu cầu Báo giá đến nhà cung cấp.
− Bước 2: Nhà cung cấp nhận yêu cầu và lập Báo giá gửi lại cho Nhân viên mua
hàng
− Bước 3: Nhân viên mua hàng nhận Báo giá và lập Đơn mua hàng gửi cho Nhà
cung cấp


− Bước 4: Nhà cung cấp căn cứ vào Đơn mua hàng để lập Hóa đơn bán hàng và
xuất hàng
− Bước 5: Nhân viên mua hàng nhận hàng cùng HĐBH và gửi HĐBH lại cho Kế
toán
− Bước 6: Kế toán lập Phiếu nhập kho gửi sang cho Thủ kho
− Bước 7: Thủ kho nhận Phiếu nhập kho và nhập kho hàng mua sau đó chuyển lại
Phiếu nhập kho cho Kế toán

− Bước 8: Kế toán ghi Thẻ kho
− Bước 9: Nhân viên mua hàng làm thủ tục thanh toán:
+ Trường hợp thanh toán ngay: Kế toán lập Phiếu chi, chuyển sang
bước 10.
+ Trường hợp chưa thanh toán: chuyển sang bước 11.
- Bước 10: Thủ quỹ chi tiền và ghi sổ quỹ
- Bước 11: Kế toán ghi Sổ tiền mặt (trường hợp thanh toán ngay) hoặc ghi
Sổ công nợ (trường hợp chưa thanh toán).


Sơ đồ kế toán công nợ phải trả:
Nhà cung cấp

Nhân viên mua hàng

Nhận yêu cầu

Yêu cầu báo giá

Lập báo giá

Nhận báo giá

Nhận đơn mua

Kế toán

Thủ quỹ

Thủ kho


Lập đơn mua hàng

hàng
Lập HĐBH và
xuất hàng

Nhận hàng và hóa

Lập phiếu nhập kho

đơn

Nhận phiếu và
nhập kho

Làm thủ tục thanh

Ghi sổ thẻ kho

toán

Chi tiền và ghi
Lập phiếu chi
Thanh toán ngay

sổ quỹ

Ghi sổ tiền mặt


Ghi sổ công nợ
Chưa thanh toán

Công nợ phải thu
− Bước 1: Khách hàng gửi yêu cầu Báo giá đến cho Nhân viên bán hàng của doanh
nghiệp.
− Bước 2: Nhân viên bán hàng lập và gửi Báo giá cho khách hàng.
− Bước 3: Khách hàng nhận Báo giá, lập Đơn đặt hàng gửi cho Nhân viên bán
hàng.


− Bước 4: Nhân viên bán hàng gửi Đơn đặt hàng cho Kế toán.
− Bước 5: Kế toán căn cứ vào Đơn đặt hàng, lập Phiếu xuất kho chuyển sang cho
Thủ kho.
− Bước 6: Thủ kho nhận Phiếu xuất và xuất hàng cho bộ phận bán hàng.
− Bước 7: Nhân viên bán hàng lập HĐBH và chuyển cùng hàng hóa cho khách
hàng.
− Bước 8: Khách hàng nhận hàng cùng HĐ và làm thủ tục thanh toán.
− Bước 9: Nhân viên mua hàng làm thủ tục thanh toán:
+ Trường hợp khách hàng thanh toán ngay: Nhân viên bán hàng thu tiền,
chuyển sang bước 10.
+ Trường hợp khách hàng chưa thanh toán: Chuyển sang bước 12.
− Bước 10: Kế toán lập Phiếu thu.
− Bước 11: Thủ quỹ thu tiền và ghi Sổ quỹ.
− Bước 12: Kế toán ghi Sổ tiền mặt (trường hợp khách hàng thanh toán ngay) hoặc
ghi Sổ công nợ (trường hợp khách hàng chưa thanh toán).


Sơ đồ kế toán công nợ phải thu:
Khách hàng


Yêu cầu báo giá

Nhân viên bán
hàng

Kế toán

Thủ kho

Thủ quỹ

Lập và gửi báo giá

Nhận báo giá

Lập đơn đặt hàng

Nhận đơn dặt hàng

Nhận hàng và HĐ

Chuyển hàng

Lập HĐ bán hàng

Nhận tiền

Lập phiếu chi


Làm

thủ

Lập phiếu xuất kho

Nhận phiếu và
xuất hàng

tục

thanh toán
Thu tiền và ghi
Thanh toán ngay

Ghi sổ tiền mặt
Chưa thanh toán

Ghi sổ công nợ

4.5. Ví dụ minh họa

Công ty A xuất khẩu trực tiếp lô hàng giá xuất kho 10.000.000đ , giá bán
1.200USD/FOB.HCM, hàng đã giao lên tàu, tiền chưa thu. TGGD:
16.000VND/USD. Thuế xuất khẩu tính 2%
Hạch toán tại Công ty A:
a. Nợ TK 632 : 10.000.000
Có TK 156 : 10.000.000
b. Nợ TK 131(NN) : 1.200 USD * 16.100 = 19.320.000 (Phải thu khách
hàng)

Có TK 511 : 19.320.000

sổ quỹ


5. Kế toán tài sản cố định
5.1. Nhiệm vụ của kế toán tài sản cố định.

- Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị
TSCĐHH hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐHH trong phạm vi
toàn đơn vị, cũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐHH, tạo điều kiện cung cấp
thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng
TSCĐHH và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐHH trong từng đơn vị.
- Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐHH vào chi phí sản
xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ quy định. Tham gia
lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, giám sát việc sửa chữa
TSCĐHH về chi phí và kết quả của công việc sửa chữa.
- Tính toán phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng trang bị thêm,
đổi mới, nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt làm tăng giảm nguyên giá TSCĐHH cũng
như tình hình quản lý, nhượng bán TSCĐHH.
- Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, các bộ phận trực thuộc trong các doanh
nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về TSCĐHH, mở các sổ, thẻ kế
toán cần thiết và hạch toán TSCĐ theo chế độ quy định.
5.2. Thu thập và lập chứng từ

Các chứng từ đầu vào liên quan
•
Các chứng từ gốc liên quan đến TSCĐ như: Phiếu chi, phiếu thu của
hoạt động mua, bán, thanh lý TSCĐ
•

Biên bản giao nhận TSCĐ
•
Biên bản thanh lý TSCĐ
•
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
•
Biên bản đánh giá lại TSCĐ
•
Thẻ
5.3. Cách ghi sổ

Theo hình thức ghi sổ nhật ký chung
- Đầu kỳ, kế toán mở sổ và ghi sổ kế toán. Trước khi dùng sổ, kế toán cần
phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ,
họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo
pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế