Trêng §¹i Häc Hµng H¶i ViÖt nam
Trung t©m HuÊn luyÖn ThuyÒn Viªn


Bµi gi¶ng:

TIN häc øng dông cho sÜ quan hµng h¶i
GV: Hµ Nam Ninh

VIMARu 2004


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải

Nội dung chính
Chơng 1: Giới thiệu về WINDOWS
1.1 Giới thiệu chung về WINDOWS.
1.2 Sử dụng WINDOWS Explorer (ngời thăm dò)
1.3 Sao chép tài liệu (file) qua lại giữa các ổ đĩa, hoặc th mục
(folder)
Chơng 2: Soạn thảo văn bản Microsoft Word
2.1 Khởi động và thoát khỏi WINWORD
2.2 Làm việc với các file văn bản (mở file - open, đóng file - close,
lu file - save, lu file với một tên khác - save as, làm một file
mới - new)
2.3 Thanh công cụ - Tool bars
2.4 Soạn thảo văn bản (gõ văn bản tiếng Việt, gõ văn bản tiếng
Anh, các thao tác cắt - cut, sao chép - copy, chèn nội dung từ
bộ nhớ đệm - paste
2.5 Soạn thảo văn bản trong bảng - Table
2.6 In văn bản - Print

Chơng 3: Sử dụng Excel để làm toán
3.1 Khởi động và thoát khỏi Excel
3.2 Làm việc với các file bảng tính (mở file - open, đóng file close, lu file - save, lu file với một tên khác - save as, làm một
file mới - new)
3.3 Tính toán trong Excel
3.4 Đồ thị trong Excel
3.5 In bảng tính Excel
3.6 Bảo vệ dữ liệu trong bảng tính
Phụ lục:
Các bài tập ứng dụng Excel
Trích bảng thuỷ tĩnh của tàu 7COLORRAINBOW
Phát hành kèm theo bài giảng một đĩa CD

GV: Hà Nam Ninh

2

3
3
4
6
9
9
9
12
12
13
15
17
17

18
21
21
23
24
25
25


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải
Chơng 1: Giới thiệu về WINDOWS
1.1 Giới thiệu chung về WINDOWS.
Hiện nay đa số các máy tính dùng cho mục đích thông thờng đều sử dụng
hệ điều hành WINDOWS (Operation System WINDOWS). Trớc đây, các máy
tính thờng sử dụng hệ điều hành MS-DOS. Trong những năm đầu thập niên 90
của thế kỷ trớc vẫn dùng hệ điều hành MS-DOS cùng với môi trờng đồ hoạ
WINDOWS. Khoảng đầu năm 1996 phiên bản WINDOWS95 đầu tiên đợc coi là
một hệ điều hành.
Và ở thời điểm hiện tại thì hệ điều hành WIN98, WIN2000, WINXP ...
đang đợc sử dụng tuỳ vào sở thích của ngời sử dụng. Tuy nhiên phiên bản
WIN98 đợc nhiều ngời sử dụng nhất.
Dù là phiên bản WINDOWS nào thì cũng có chung một kiểu giao diện, dới
đây là màn hình cơ bản của WINDOWS (desktop).

Ngay sau khi máy tính khởi động xong màn hình sẽ có dạng nh trên, các
biều tợng trên màn hình desktop là để mở nhng phần mềm hoặc những file thờng
sử dụng. Dới cùng của màn hình là thanh nhiệm vụ (task bar) và nút start, trên
thanh task bar có thể hiện những chơng trình thờng trú (góc trái), những nhiệm
vụ đang thi hành, và nếu kích chuột (click) vào nút start ta sẽ mở ra một menu
gọi là start menu.

Khi tắt máy tính, ngời sử dụng kích chuột vào nút Start
rồi chọn
dòng lệnh Shut Down
, sau đó chọn shut down, rồi OK, và chờ cho
đến khi máy tắt hẳn.
GV: Hà Nam Ninh

3


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải
Trên thanh nhiệm vụ (task bar) liệt kê các nhiệm vụ mà máy tính
(computer) đang thi hành (thực chất là các chơng trình đang mở trong bộ nhớ
làm việc (RAM) của máy tính, muốn chuyển qua lại giữa các chơng trình này ngời sử dụng kích chuột lên tên của phần mềm trên thanh nhiệm vụ.
Các thao tác đối với chuột (mouse)
gồm có:
- Di chuyển chuột (move): đẩy chuột trên bàn (mouse pad) và quan sát con
trỏ chuột (mouse pointer) trên màn hình.
- Kích chuột (click): bấm phím trái chuột
thao tác này thờng là để lựa
chọn một đối tợng (select 1 object) hoặc xác lập vị trí con trỏ (assign insert
pointer position).
- Kích chuột phải (right click): bấm phím phải chuột
thao tác này thờng là để mở menu cắt nhanh của một đối tợng nào đó (shortcut menu).
- Kích đúp chuột (double click): bấm nhanh hai lần phím trái chuột
thao tác này thờng là để lựa chọn chạy một chơng trình phần mềm (select to run
1 software program).
- Kích rê chuột chuột (drag): bấm giữ phím trái chuột
rồi kéo rê con
trỏ chuột sau đó thả ra ở điểm cuối (left click and hold then dragging to the end

point then release) thao tác này thờng là để lựa chọn một số đối tợng, hoặc một
khối văn bản trong Winword (selection in Word) hoặc một khối ô trong Excel
(cells in Excel).
1.2 Sử dụng WINDOWS Explorer (ngời thăm dò)
Phần mềm quản lý tài nguyên máy tính WINDOWS Explorer đợc thờng
xuyên sử dụng. Với các phiên bản WINDOWS hiện nay thì phần mềm này đợc
thể hiện dới dạng một chơng trình mềm dẻo để quản lý các tài liệu (file
management)

,

các th mục (folder management)
, các ổ đĩa (driver), và các máy khách
trong mạng nội bộ (LAN),...
Để mở chạy WINDOWS Explorer ngời sử dụng làm một trong các cách
sau:
1) Kích chuột chọn Start/Programs/Accessories/Windows Explorer (Kích
chuột vào nút Start, rồi chọn Programs trong Start menu, rồi chọn menu thứ cấp
Accessories, rồi kích chuột vào dòng lệnh Windows Explorer)

/

GV: Hà Nam Ninh

/

4

.


/


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải

2) Kích đúp chuột vào biểu tợng My computer
hoặc biểu tợng
My document, hoặc biều tợng My network trên màn hình (desktop).
Sau khi khởi động màn hình làm việc của WINDOWS Explorer có dạng:

Để thoát khỏi WINDOWS Explorer ngời sử dụng có thể kích vào nút đóng
(close), hoặc chọn File/Close (chọn menu File rồi chọn dòng lệnh Close).
Nút Folders
trên thanh công cụ để bật tắt cây th mục (folders),
trong cửa sổ của cây th mục (cửa sổ bên trái) cho chúng ta thấy cấu trúc của các
cấp quản lý tài nguyên của máy tính.
Muốn xem các th mục thứ cấp ta kích chuột vào dấu + đằng trớc tên th mục
, muốn thu các th mục thứ cấp lại ta kích chuột vào dấu - đằng trớc
tên th mục
.
Muốn xem nội dung một th mục ta kích chuột vào tên th mục cần xem, khi
đó th mục đó là th mục hiện thời (active folder), và ô cửa sổ bên phải là danh
sách các tài liệu (file) và th mục con (sub-folder) của th mục hiện thời (active
folder).
Muốn chọn một tài liệu (file), ngời sử dụng kích chuột lên tên file đó.
Muốn mở xem một tài liệu (file), ngời sử dụng kích đúp chuột lên tên file đó,
nếu là file văn bản soạn thảo trong Word
thì Windows sẽ tự động
mở Word để ngời sử dụng có thể xem đợc nội dung, nếu là file bảng tính soạn
thảo trong Excel

thì Windows sẽ tự động mở Excel để ngời sử
dụng có thể xem đợc nội dung, nếu là file tài liệu của chơng trình ứng dụng nào
đó thì Windows sẽ tự động mở chơng trình tơng ứng để ngời sử dụng có thể xem
đợc nội dung.
Trên thanh địa chỉ (Address)
có địa chỉ của th
mục hiện thời. Trong trờng hợp không có cửa sổ cây th mục (folders), chúng ta
có thể chọn th mục cần xem ở trên thanh address bằng cách kích chuột vào nút
trải xuống (drop down)
ở bên phải của thanh address, rồi chọn tên
th mục cần xem. Khi muốn mở một th mục con đang hiển thị trong ô cửa sổ nội
dung danh sách các tài liệu (file) và th mục con (sub-folder) ta có thể kích đúp
(double click) vào tên của th mục đó. Khi muốn trở lại th mục mẹ của th mục
GV: Hà Nam Ninh

5


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải
hiện thời ta kích chuột vào nút lên (up)

trên thanh công cụ. Khi muốn quay

lại trang vừa xem ta kích chuột vào nút back
. Khi muốn tiến tới trang
vừa xem ta kích chuột vào nút forward
.
Khi muốn chọn nhiều file hay folder trong cửa sổ danh sách các tài liệu
(file) và th mục con (sub-folder) của th mục hiện thời ta kích chuột vào file đầu
rồi giữ phím Shift rồi kích chuột vào file cuối. Nếu chọn nhiều file hay folder

không liền nhau thì giữ phím Ctrl rồi kích chuột vào từng file.
Làm sao biết th mục nào đang hiện thời (active folder)? Làm sao biết những
file nào đang đợc chọn? Đó là file và folder đảo sáng (invert color).
1.3 Sử dụng
sao chép tài liệu (file) qua lại giữa các
ổ đĩa, hoặc th mục (folder).
Mở chạy WINDOWS Explorer bằng một trong các bớc kể tới ở phần trên.
Tuy nhiên thông thờng đa số mọi ngời kích đúp chuột vào biểu tợng
rồi
kích chuột vào nút folder
trên thanh công cụ để hiển thị cửa sổ cây
th mục.
Trong trờng hợp WINDOWS Explorer đã đang mở thì ta tìm luôn file cần
sao chép để thực hiện sao chép. Ngời sử dụng phải biết file mình cần chép tên là
gì và ở đâu? (Users should clarify what is the filename and where's address?).
Trờng hợp không nhớ file cần tìm nằm trong folder nào thì thực hiện tìm kiếm
bằng lệnh search
* Chép một hay nhiều file sang ổ đĩa mềm A:
ta thực hiện
chọn những file cần chép theo cách nh cuối phần 1.2 ở trên. Tiếp theo ta kích
chuột phải (right click) vào tên file đã đảo sáng, một menu cắt nhanh sẽ xuất
hiện ta chọn lệnh gửi đến (send to)
rồi kích chọn đĩa mềm A:
(floppy A:)

GV: Hà Nam Ninh

6



Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải

Chọn hai file "bridge organisation" và file "Calendar" bằng cách giữ phím Ctrl rồi
kích chuột vào từng file. Mở right click menu bằng cách kích chuột phải vào tên
file đã đảo sáng. Chọn lệnh Send to rồi chọn Floppy A: để chép hai file đã chọn
sang đĩa mềm.
* Cách sao chép thông thờng:
0) Tìm và mở folder chứa file cần chép địa chỉ file nguồn (source
address).
1) Chọn file cần chép.
2) Mở right click menu bằng cách kích chuột phải vào tên file đã đảo
sáng, chọn lệnh Copy hoặc
Chọn lệnh Edit/Copy (lệnh Copy trong menu Edit) hoặc
Gõ tổ hợp phím Ctrl + C (giữ phím Ctrl gõ phím C ) hoặc
Kích chuột vào nút Copy to
trên thanh công cụ.
3) Chọn địa chỉ nhận file chép đến (destination address), có thể là một
folder nào đó trong cây th mục hoặc đĩa mềm A:
hoặc
đĩa cứng C:
hoặc một máy nào đó trong mạng nội bộ...
4) Mở right click menu bằng cách kích chuột phải vào địa chỉ đến,
chọn lệnh dán (paste) hoặc
Chọn lệnh Edit/Paste (lệnh Paste trong menu Edit) hoặc
Gõ tổ hợp phím Ctrl + V (giữ phím Ctrl gõ phím V ) hoặc
Sự khác nhau của WIN9x với WIN2000x trong việc tìm kiếm file: Trong
Windows Explorer 98, để tìm kiếm file ta thực hiện lệnh Tool/Find/File and
Folder... Trong Windows XP Explorer ta thực hiện tìm kiếm bằng lệnh search
. Tên lệnh khác nhau nhng cách thức giống nhau, ngời sử dụng phải
gõ vào tên file cần tìm (có thể không đầy đủ, ví dụ muốn tìm file "bridge

procedure" thì chỉ cần gõ "bridge"), rồi chọn phạm vi tìm kiếm, rồi ra lệnh
search, máy sẽ tìm và liệt kê những file phù hợp. Dới đây là một ví dụ.
GV: Hà Nam Ninh

7


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải

Kích vào nút tìm kiếm search
trên thanh công cụ sẽ xuất hiện mục
"What do you want to search for?" chọn vào mục "All files and folders" xuất hiện
tiếp mục "Search by any or all of the criteria below.", khi đó gõ tên file vào mục
"All or part of the file name: ", gõ một số từ có trong tài liệu cần tìm (nếu nhớ, tuỳ
chọn) vào mục "A word or phrase in the file:", chọn phạm vi tìm kiếm trong mục
"Look in:", cuối cùng chọn nút Search (cạnh nút Back bên dới).
Mẹo nhỏ: Để tránh mất thời gian tìm kiếm ngời sử dụng thờng tạo riêng
cho mình một th mục (folder) với tên của ngời sử dụng ở ngay trên màn hình
(desktop) nhằm mục đích quản lý các file của riêng mình. Cách làm: Mở right
click menu của màn hình desktop bằng cách kích chuột phải lên màn hình
desktop, rồi chọn lệnh New/folder, rồi sau đó gõ tên cho folder mới tạo.

Chơng 2: Soạn thảo văn bản Microsoft Word
2.1 Khởi động và thoát khỏi WINWORD
* Khởi động: Làm một trong các thao tác sau:
Kích chuột vào nút Microsoft Word
cut
hoặc

/Programs


Chọn lệnh Start
Word
GV: Hà Nam Ninh

hoặc
8

trên thanh Microsoft Office short

/

Microsoft


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải
Kích đúp chuột (double click) vào biểu tợng của Microsoft Word
trên màn hình desktop.
* Thoát khỏi hay đóng Microsoft Word: Làm một trong các thao tác sau:
Kích chuột vào nút đóng (close)
Word đang mở hoặc

góc trên bên phải của cửa sổ Microsoft

Kích chuột phải (right click) vào tên của Microsoft Word
trên thanh nhiệm vụ (task bar) dới cùng màn hình, rồi chọn lệnh đóng (close)
hoặc
Kích chuột vào nút menu điều khiển (control menu) góc trên bên trái của
cửa sổ Microsoft Word đang mở, rồi chọn lệnh đóng (close)
Chọn lệnh File/Exit (vào menu File chọn lệnh Exit) hoặc

Gõ tổ hợp phím Alt + F4
* Màn hình làm việc của Microsoft Word

hoặc

thanh tiêu đề
thanh menu
các thanh công cụ
các thanh thớc kẻ

ô cửa sổ nhập văn bản

thanh trạng thái

các thanh cuốn

2.2 Làm việc với các file văn bản
(mở file - open, đóng file close, lu ghi file - save, lu ghi file với một tên khác - save as, làm một
file mới - new)
2.2.1 Làm một văn bản mới (blank document): (Lệnh New)
* Ngay sau khi mở chạy Winword mở luôn một văn bản trắng (blank
document) cho ngời sử dụng và đặt tạm tên là document1.
* Khi đang làm việc ta muốn mở một văn bản trắng khác thì thực hiện một
trong các thao tác sau:
- Kích chuột vào nút New trên thanh công cụ hoặc
- Chọn lệnh File/New (vào menu File chọn lệnh New) hoặc
- Gõ tổ hợp phím Ctrl + N
2.2.2 Lu ghi lại văn bản: (Lệnh Save)
Ghi lại văn bản đang soạn thảo thực hiện một trong các thao tác sau:


GV: Hà Nam Ninh

9


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải
- Kích chuột vào nút Save trên thanh công cụ hoặc
- Chọn lệnh File/Save (vào menu File chọn lệnh save) hoặc
- Gõ tổ hợp phím Ctrl + S
Khi thực hiện thao tác trên đối với văn bản đã đợc đặt tên bởi ngời sử dụng,
Winword sẽ ghi lại những nội dung của file hiện tại. Đối với file cha đặt tên (file
có tên tạm thời là document) sẽ xuất hiện hộp hội thoại Save as.

Th mục (folder) sẽ
chứa file văn bản

Nút menu trải
xuống (drop down)
danh mục các file
trong th mục "doc"

Gõ tên file vào đây

Chọn th mục chứa file văn bản trong mục Save in bằng cách kích chuột vào
nút menu trải xuống
ở bên phải ô Save in, gõ tên văn bản vào mục File
name, rồi kích chuột vào nút Save ở góc dới hộp hội thoại.
Mẹo nhỏ: Để tránh mất thời gian tìm kiếm ngời sử dụng thờng lu ghi các
file của mình vào một th mục (folder) riêng, folder này đã kể đến trong phần
mẹo nhỏ cuối mục 1.3. Để lu ghi file vào th mục của mình thì ta phải chọn hiển

thị tên th mục đó trong mục Save in của hộp hội thoại Save as.
2.2.3 Mở một văn bản cũ để chỉnh sửa (existing document): (Lệnh Open)
Mở lại một văn bản đã lu trên đĩa thực hiện một trong các thao tác sau:
- Kích chuột vào nút Open
trên thanh công cụ hoặc
- Chọn lệnh File/Open (vào menu File chọn lệnh Open) hoặc
- Gõ tổ hợp phím Ctrl + O
Xuất hiện hộp hội thoại Open.

GV: Hà Nam Ninh

10


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải

Chọn th mục chứa file văn bản trong mục Look in bằng cách kích chuột vào
nút menu trải xuống
ở bên phải ô Look in, kích chuột vào file cần mở, rồi
kích chuột vào nút Open ở góc dới hộp hội thoại.
2.2.4 Lu ghi văn bản hiện thời sang một tên mới: (Lệnh Save as)
Ví dụ ngời sử dụng đã lập một sailing plan cho chuyến đi số 1 (voyage
No.1), và đặt tên của file đó là "sailing plan 1" lu trong th mục "Ng V A" trên
màn hình desktop. Bây giờ muốn làm sailing plan cho chuyến đi số 2 (voyage
No.2), form mẫu không thay đổi chỉ thay đổi một số dữ liệu cách làm nh thế
nào?
1) Mở lại file "sailing plan 1" trong hộp th mục folder "Ng V A" theo cách
đã nêu ở phần 2.2.3.
2) Lu ghi lại file "sailing plan 1" thành file "sailing plan 2": bằng lệnh
File/Save as khi đó hộp hội thoại Save as xuất hiện giống nh hình ở mục 2.2.2.

Thực hiện thao tác gõ tên mới cho văn bản "sailing plan 2", rồi chọn nút Save ở
góc dới. Thao tác vừa thực hiện tạo ra một file mới có nội dung giống nh file cũ
chỉ khác tên gọi. Bằng thao tác này chúng ta không làm mất đi nội dung của
"sailing plan 1", mà vẫn có "sailing plan 2" không mất nhiều công lắm. Tuy
nhiên sau khi thay đổi nội dung của file mới thì ngời sử dụng cần phải kích vào
nút save trên thanh công cụ
2.3 Thanh công cụ - Tool bars
Những thao tác sử dụng nhiều nhất thờng đặt trên thanh công cụ Tool bars.
căn đều hai bên
Chọn chữ gạch chân

Chọn font chữ
Chọn style

GV: Hà Nam Ninh

căn phải đoạn văn
Chọn chữ nghiêng
căn giữa đoạn văn
Chọn chữ đậm căn trái đoạn văn

Chọn cỡ chữ

11

công cụ kẻ bảng


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải


mở văn bản mới

in văn bản

mở văn bản cũ

cut

xem trớc khi in

ghi lại văn bản

chèn bảng

paste
copy

kiểm tra chính tả tiếng Anh

2.4 Soạn thảo văn bản (gõ văn bản tiếng Việt, gõ văn bản tiếng Anh, các
thao tác cắt - cut, sao chép - copy, chèn nội dung từ bộ nhớ đệm paste)
* Soạn thảo văn bản tiếng Việt: Bộ gõ văn bản tiếng Việt thông dụng hiện
nay là gõ văn bản bỏ dấu theo TELEX:
aa = â
aw = ă
dd = đ
ee = ê
oo = ô
ow = ơ
uw =

f = huyền
s = sắc
j = nặng
r = hỏi
x = ngã
* Soạn thảo văn bản tiếng Anh: Khi soạn văn bản tiếng Anh có thể bật chức
năng tự soát lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp bằng cách chọn lệnh
Tool/Option/Spelling & Grammar/ Check spelling as you type, Check grammar
as you type.
* Copy một khối văn bản:
- Chọn khối văn bản: kích rê chuột (drag) để chọn khối văn bản hoặc
kích chuột vào đầu khối, giữ phím Shift , kích chuột vào cuối khối hoặc
giữ phím Shift dịch chuyển các phím mũi tên cho đến khi chọn đợc
khối văn bản vừa ý.
Khi nào biết khối văn bản cần copy đã đợc lựa chọn? khi toàn bộ khối văn
bản đảo sáng (invert color).
- Chọn lệnh copy: bằng cách kích chuột vào nút Copy
hoặc
Chọn lệnh Edit/Copy (lệnh Copy trong menu Edit) hoặc
Gõ tổ hợp phím Ctrl + C (giữ phím Ctrl gõ phím C )
- Đa điểm chèn con trỏ (insert point) tới vị trí cần đặt bản sao của khối
văn bản đã chọn: bằng cách kích chuột vào điểm đích.
- Chọn lệnh dán (paste): bằng cách kích chuột vào nút Paste
Chọn lệnh Edit/Paste (lệnh paste trong menu Edit) hoặc
Gõ tổ hợp phím Ctrl + V (giữ phím Ctrl gõ phím V )

hoặc

2.5 Soạn thảo văn bản trong bảng - Table
2.5.1 Chèn bảng (table) vào văn bản

1) Lệnh Insert table
trên thanh công cụ: kích chuột vào nút Insert table
trên thanh công cụ, rồi kích rê chuột (drag) tới số hàng số cột theo yêu cầu hoặc

GV: Hà Nam Ninh

12


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải
2) Lệnh Table/Insert/Table: Vào menu Table chọn lệnh Insert, chọn lệnh
thứ cấp Table, sẽ xuất hiện hộp hội thoại:
số cột của bảng (table)

số hàng của bảng

kích OK để chèn bảng vào văn bản

Sau khi thực hiện thao tác trên ta sẽ có một bảng với độ rộng của các cột
nh nhau, và độ cao của các hàng nh nhau. Để thay đổi độ rộng cột thì đa con trỏ
vào danh giới giữa hai cột rồi kích chuột, kéo rê, thả ra.
2.5.2 Thay đổi cấu trúc của bảng:
Khi ngời sử dụng muốn làm một bảng có cấu trúc nh sau:
Departure/Arrival checklist (for deck)
SHIP'S NAME:
VOY No.:
PORT NAME:
CHECK/RESULT
NO.
ITEMS

ARR. SHIFT DEP. REMARKS
1 Crew
Does the all number of Deck, Radio & Service Dept. board?

Is the health condition of Deck Radio & Service Dept. crew



good?
2 Are the following equipment maitain and they in the good
condition?
Hull
Ship's Stability/shearing force/bending moment



Serious damage



...
3 Cargo condition









GM =
GM & KG at Departure
KG =
...

Trớc hết thực hiện lệnh chèn bảng Table/Insert/Table để tạo một bảng gồm
6 cột (column), và 3 hàng (row) nh bảng dới. Sau đó đánh văn bản vào tiêu đề
các cột nh bảng dới. Chú ý cột remarks là cột cuối cùng vì vậy không đánh liền
vào cột check/result.
NO.

ITEMS

GV: Hà Nam Ninh

CHECK/RESULT
ARR.
SHIFT

13

DEP.

REMARKS


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải
Khi đã có bảng nh trên ta thực hiện thay đổi cấu trúc bảng để đợc kết quả
nh ý muốn:
* Nhập nhiều ô vào làm một:

- Chọn ba ô dòng đầu tiên của cột số 3 số 4 và số 5 (ô check/result) bằng
cách kích rê (drag) chuột từ ô thứ 3 đến ô thứ 5. Làm sao biết 3 ô đó đã đợc
chọn? Phải chắc chắn là chỉ chọn đúng 3 ô đó.
- Chọn lệnh nhập ô Table/Merge cells (vào menu table
chọn lệnh
merge cells
) ta sẽ thấy ngay 3 ô vừa chọn sẽ nhập vào làm 1.
- Chọn hai ô cột đầu tiên của dòng số 1 số 2 (ô No.) bằng cách kích rê
(drag) chuột từ ô thứ 1 đến ô thứ 2.
- Chọn lệnh nhập ô Table/Merge cells (vào menu table
chọn lệnh
merge cells
) ta sẽ thấy ngay 2 ô vừa chọn sẽ nhập vào làm 1.
- Cột Items và cột Remarks cũng làm tơng tự nh cột No.
- Sau khi nhập các ô, ta thực hiện thay đổi độ rộng các cột để đợc kết quả
nh bảng dới đây.
NO.

CHECK/RESULT
ARR. SHIFT DEP.

ITEMS

REMARKS

2.5.3 Soạn thảo và định dạng trong bảng:
Di chuyển giữa các ô trong bảng ta dùng phím Tab
, khi đang ở ô cuối
cùng của hàng cuối cùng trong bảng ta nhấn phím Tab thì bảng sẽ thêm một
dòng nữa.

Định dạng căn chỉnh trong bảng ta làm giống thao tác căn chỉnh văn bản
thông thờng.
Kẻ bảng (border): để in ra đờng viền của ô trong bảng ta phải thực hiện kẻ
bảng: chọn những ô cần kẻ, sau đó chọn lệnh kẻ bảng trên thanh công cụ. Thông
thờng ta chọn nút kẻ tất cả các đờng (all borders)

bao trong ngoài của bảng

trên nút border
trên thanh công cụ. Khi bấm chuột vào mũi tên trên nút
border ta sẽ có menu kẻ bảng nhanh nh sau
Nút all border - kẻ tất cảc các đờng trong
bảng

Để chèn các ký hiệu không có trên bàn phím vào văn bản (nh các ký hiệu
hình tròn, hình vuông , mũi tên xuống ). Ta chọn lệnh Insert/Symbol.
2.6 In văn bản - Print
Xem văn bản trớc khi in: Kích chuột vào nút xem trớc khi in Print preview
hoặc chọn lệnh xem trớc khi in File/Print preview (chọn lệnh Print preview
trong menu File).
* In văn bản:
GV: Hà Nam Ninh

14


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải

in.


- Kích chuột vào nút in Print

: Winword sẽ in toàn bộ văn bản ra máy

- Chọn lệnh in: File/Print... hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl + P sẽ mở ra hộp hội
thoại điều khiển in:
+ mục Printer Name: chọn tên của máy in (nếu máy in và máy tính cố định
không nối mạng nội bộ, thì bớc này thờng không phải chọn)
+ mục Page range: có 4 lựa chọn: All in tất cả các trang, Current page
in trang hiện thời, Selection in khối văn bản đợc lựa chọn, Selection in khối
văn bản đợc lựa chọn, Page: (số trang cần in) in trang văn bản đã gõ số trang
vào.
+ Chọn OK để in tài liệu

GV: Hà Nam Ninh

15


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải
Chơng 3: Sử dụng Excel để làm toán
3.1 Khởi động và thoát khỏi Excel
* Khởi động: Làm một trong các thao tác sau:
Kích chuột vào nút Microsoft Excel
cut
hoặc
Chọn lệnh Start
Excel

trên thanh Microsoft Office short


/Programs

/

Microsoft

hoặc

Kích đúp chuột (double click) vào biểu tợng của Microsoft Excel
trên màn hình desktop.
* Thoát khỏi hay đóng Microsoft Excel: Làm một trong các thao tác sau:
Kích chuột vào nút đóng (close)
Excel đang mở hoặc

góc trên bên phải của cửa sổ Microsoft

Kích chuột phải (right click) vào tên của Microsoft Excel
trên thanh nhiệm vụ (task bar) dới cùng màn hình, rồi chọn lệnh đóng (close)
hoặc
Kích chuột vào nút menu điều khiển (control menu) góc trên bên trái của
cửa sổ Microsoft Excel đang mở, rồi chọn lệnh đóng (close)
Chọn lệnh File/Exit (vào menu File chọn lệnh Exit) hoặc
Gõ tổ hợp phím Alt + F4
* Màn hình làm việc của Microsoft Excel

hoặc

thanh tiêu đề
thanh menu

các thanh công cụ
thanh công thức
thanh tiêu đề cột

ô cửa sổ bảng tính
thanh tiêu đề hàng
thanh chuyển sheet

các thanh cuốn

thanh trạng thái

GV: Hà Nam Ninh

16


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải

3.2 Làm việc với các file bảng tính
(mở file - open, đóng file close, lu file - save, lu file với một tên khác - save as, làm một file mới
- new)
3.2.1 Làm một bảng tính mới (blank book): (Lệnh New)
* Ngay sau khi mở chạy Excel mở luôn một bảng tính trắng (blank book)
cho ngời sử dụng và đặt tạm tên là Book1.
* Khi đang làm việc ta muốn mở một bảng tính trắng khác thì thực hiện
một trong các thao tác sau:
- Kích chuột vào nút New trên thanh công cụ hoặc
- Chọn lệnh File/New (vào menu File chọn lệnh New) hoặc
- Gõ tổ hợp phím Ctrl + N

3.2.2 Lu ghi lại bảng tính: (Lệnh Save)
Ghi lại bảng tính đang hiển thị thực hiện một trong các thao tác sau:
- Kích chuột vào nút Save trên thanh công cụ hoặc
- Chọn lệnh File/Save (vào menu File chọn lệnh save) hoặc
- Gõ tổ hợp phím Ctrl + S
Khi thực hiện thao tác trên đối với bảng tính đã đợc đặt tên bởi ngời sử
dụng, Excel sẽ ghi lại những nội dung của file book hiện tại. Đối với file cha đặt
tên (file có tên tạm thời là book) sẽ xuất hiện hộp hội thoại Save as.

Th mục (folder) sẽ
chứa file bảng tính

Nút menu trải
xuống (drop down)

danh mục các file
trong th mục "doc"
Gõ tên file vào đây

GV: Hà Nam Ninh

17


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải
Chọn th mục chứa file bảng tính trong mục Save in bằng cách kích chuột
vào nút menu trải xuống
ở bên phải ô Save in, gõ tên bảng tính vào mục
File name, rồi kích chuột vào nút Save ở góc dới hộp hội thoại.
Mẹo nhỏ: Để tránh mất thời gian tìm kiếm ngời sử dụng thờng lu ghi các

file của mình vào một th mục (folder) riêng, folder này đã kể đến trong phần
mẹo nhỏ cuối mục 1.3. Để lu ghi file vào th mục của mình thì ta phải chọn hiển
thị tên th mục đó trong mục Save in của hộp hội thoại Save as.
3.2.3 Mở một bảng tính cũ để chỉnh sửa (existing book): (Lệnh Open)
Mở lại một bảng tính đã lu trên đĩa thực hiện một trong các thao tác sau:
- Kích chuột vào nút Open
trên thanh công cụ hoặc
- Chọn lệnh File/Open (vào menu File chọn lệnh Open) hoặc
- Gõ tổ hợp phím Ctrl + O
Xuất hiện hộp hội thoại Open.

Chọn th mục chứa file bảng tính trong mục Look in bằng cách kích chuột
vào nút menu trải xuống
ở bên phải ô Look in, kích chuột vào file cần mở,
rồi kích chuột vào nút Open ở góc dới hộp hội thoại.
3.2.4 Lu ghi bảng tính hiện thời sang một tên mới: (Lệnh Save as)
Ví dụ ngời sử dụng đã lập một draught survey cho chuyến đi hàng rời số 1
(voyage No.1), và đặt tên của file đó là "draught survey 1" lu trong th mục
"Chief Officer" trên màn hình desktop. Bây giờ muốn làm draught survey cho
chuyến đi số 2 (voyage No.2), form mẫu không thay đổi chỉ thay đổi một số dữ
liệu về mớn nớc, cách làm nh thế nào?
1) Mở lại file " draught survey 1" trong hộp th mục folder "Chief Officer"
theo cách đã nêu ở phần 3.2.3.
GV: Hà Nam Ninh

18


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải
2) Lu ghi lại file " draught survey 1" thành file " draught survey 2": bằng

lệnh File/Save as khi đó hộp hội thoại Save as xuất hiện giống nh hình ở mục
3.2.2. Thực hiện thao tác gõ tên mới cho bảng tính " draught survey 2", rồi chọn
nút Save ở góc dới. Thao tác vừa thực hiện tạo ra một file book mới có nội dung
giống nh file cũ chỉ khác tên gọi. Bằng thao tác này chúng ta không làm mất đi
nội dung của " draught survey 1", mà vẫn có " draught survey 2" không mất
nhiều công lắm. Tuy nhiên sau khi thay đổi mớn nớc đầu vào của file mới thì ngời sử dụng cần phải kích vào nút save trên thanh công cụ

Giám định mớn nớc
Tàu:
Cảng:
Ngày:
Chuyến đi:

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17

18

Port side
Số đọc
Starb'd side
mớn nớc
Mean
Hiệu số mớn nớc biểu kiến
Số hiệu chỉnh mớn nớc

Fore draught
5.5
5.5
5.5

Midship
draught
5.25

5.500
1
5.500

5.250
6
31.500
5.375
0.500
-0.0020
5.373

10426
20.94
10433
1.022
0.99707317
10396

Factor
Mớn nớc trung bình 1/8
Hiệu số mớn nớc thật
Số hiệu chỉnh Trim
Mớn nớc tơng đơng
Lợng rãn nớc
T.P.C
Lợng rãn nớc
Tỉ trọng đo đợc của nớc trong cảng
Số hiệu chỉnh tỉ trọng
Lợng rãn nớc cuối cùng
xF
-0.583
C1
-0.00237185

MTC2
162.0688889
C2
0.000411756

MTC1
160.373333


5.25
5.25
0.5

Aft draught
6
6
6

6.000
1
6.000

TPC
20.94111111

3.3 Tính toán trong Excel
Xem bài 5 trong phần bài tập ứng dụng (trang PL1/15) (file book "Tin hoc
ung dung.xls", sheet "ly thuyet" từ ô A644)
3.4 Đồ thị trong Excel
Chọn khối dữ liệu cần vẽ đồ thị bằng cách kích rê chuột (drag) từ ô đầu
khối đến ô cuối khối, làm sao biết khối dữ liệu đã đợc lựa chọn? toàn bộ khối dữ
liệu đảo sáng (invert color).
GV: Hà Nam Ninh

19


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải


Kích chuột vào nút vẽ đồ thị (chart wizard)
chart wizard yêu cầu.

rồi thực hiện từng bớc mà

Ta có thể chọn bất cứ kiểu đồ thị nào, tuy nhiên đối với đồ thị hàm Sinx ta
nên chọn kiểu đờng liên tục (smooth lines) trong tập thẻ các kiểu tuỳ chọn
(custom types) (hình bên phải ở trên). Sau khi đã chọn kiểu đồ thị (chart type),
kích vào nút Next > (góc dới) để sang bớc tiếp theo.

GV: Hà Nam Ninh

20


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải

Bớc 2

dãy số này và đồ thị này không cần vẽ

kích chuột vào nút remove để
loại bỏ dãy số không cần vẽ

Sau khi đã chọn dãy dữ liệu cần vẽ (serries) (trong trờng hợp này ta loại bỏ
dãy giá trị x, chỉ vẽ cho dãy y = sinx), kích vào nút Next > (góc dới) để sang bớc tiếp theo.

Bớc 3


gõ tên của trục x
gõ tên của trục y

GV: Hà Nam Ninh

21


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải

Bớc 4
đặt đồ thị trên một
sheet riêng
đặt đồ thị lên cùng sheet
chứa dữ liệu (sheet1)

Kích vào nút

Finish

(góc dới) kết thúc vẽ đồ thị.

3.5 In bảng tính Excel
Kích vào nút xem trớc khi in
để xem toàn bộ nội dung bảng tính sẽ in
ra máy in.
Chọn lệnh File/Print để mở hộp hội thoại in bảng tính Print
Hộp hội thoại điều khiển in
chọn tên
của máy in


In tất cả
In các trang từ (from) ... đến (to) ...

kích OK để bắt đầu in

3.6 Bảo vệ dữ liệu bảng tính Excel
GV: Hà Nam Ninh

22


Tin học ứng dụng cho sĩ quan hàng hải
Khi các công thức trong Excel bị thay đổi thì các kết quả cuối cùng sẽ bị
sai. Đối với những máy tính nhiều ngời sử dụng, nh những máy tính dùng cho
văn phòng hoặc máy tính trên tàu, việc một tài liệu nào đó bị mở ra xem là rất
bình thờng. Vậy để bảo vệ bảng tính không cho ngời khác thay đổi công thức
trong bảng tính ta sử dụng chức năng Protection.
Chọn sheet cần bảo vệ: ví dụ: "sheet1" hoặc "ly thuyet" hoặc "mau draught
survey" hoặc "condition" ...
Chọn lệnh Tool/Protection/Protect Sheet xuất hiện hộp hội thoại:

gõ mật khẩu vào dòng password, sau
đó chọn nút OK, sẽ bật tiếp ra hộp hội
thoại Confirm Password, gõ lại đúng
mật khẩu rồi chọn OK, khi đó bảng
tính sheet sẽ đợc bảo vệ.
Để có thể tiếp tục nhập dữ liệu vào bảng tính cần phải dỡ bỏ bảo vệ
(Unprotect), nếu ngời sử dụng không nhớ mật khẩu khi Protect sheet thì sẽ
không dỡ bỏ bảo vệ đợc.

Để dỡ bỏ bảo vệ ta chọn lệnh Tool/Protection/Unprotect Sheet khi đó mở ra
hộp hội thoại.

Sau khi gõ mật khẩu vào ô password ta chọn OK.

GV: Hà Nam Ninh

23