HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

MÔN: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT
Đề tài 7: Quản lý kho

Giảng viên hướng dẫn:
Danh sách nhóm:

Hà Nội 2013

Đề tài 7: Quản lý kho

Page 1


BẢNG PHÂN CÔNG
Họ Tên
Phân công
1. Nguyễn Thị Ngân
− Mô tả bài toán
− Lập bảng phân tích
− Danh sách hồ sơ dữ liệu
− Xác định tác nhân
2.

Vũ Thị Thu Hương

−
−
−

−
3.

Vũ Thị Trà My

−
−

−
−

Biểu đồ ngữ cảnh
Ma trận thực thể chức năng
Mô tả chi tiết chức năng sơ cấp:
+ Tính giá trị hàng
+ Tổng hợp vào thẻ kho
Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
Biểu đồ phân rã chức năng
Mô tả chi tiết chức năng sơ cấp:
+ Kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa
+ Nhập hàng vào kho
+ Xuất hàng theo phiếu xuất
Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1:
+ Tiến trình 3.0. Tổng hợp
Bản word

4.

Nguyễn Hoàng Anh


−

Biểu đồ hoạt động:
+ Nhập kho
+ Xuất kho
+ Tổng hợp

5.

Vũ Thị Ngoãn

−

Mô tả chi tiết chức năng sơ cấp:
+ Hạch toán cho từng đơn vị
+ Lập báo cáo
Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1:
+ Tiến trình 1.0. Nhập kho
+ Tiến trình 2.0. Xuất kho
Đặc tả logic các tiến trình
PowerPoint

−

−
−

MỤC LỤC
Đề tài 7: Quản lý kho


Page 2


Đề tài 7: Quản lý kho

Page 3


CHƯƠNG I: MÔ TẢ NGHIỆP VỤ CỦA MÔ HÌNH QUẢN LÝ KHO
1. Mô tả bài toán:
Bộ phận cung ứng ngành Công An có một số kho lưu trữ các mặt hàng
được mua sắm để cấp phát cho các đơn vị trong ngành.
Hàng hóa do bộ phận mua sắm mua về sẽ được chuyển xuống
kho. Sau đó, thủ kho kiểm tra xem số lượng, chủng loại hàng hóa có
khớp với những thông tin ở trên phiếu nhập hàng mà bộ phận mua sắm
chuyển xuống hay không. Nếu đúng thì thủ kho nhập hàng vào kho,
lập phiếu nhập kho và cập nhật thông tin vào thẻ kho. Ngược lại,
nhân viên bộ phận mua lập biên bản xác nhận những mặt hàng nhập
kho còn dư để trả lại cho bên cung ứng.
Khi các đơn vị trong ngành có nhu cầu xuất hàng, các đơn vị sẽ
lập phiếu yêu cầu xuất hàng và gửi cho lãnh đạo. Lãnh đạo nhận phiếu
yêu cầu, xem xét và phê duyệt phiếu. Phiếu yêu cầu được phê duyệt sẽ
chuyển cho bộ phận kế toán để kế toán lập phiếu xuất hàng và chuyển
cho thủ kho. Khi nhận được phiếu xuất hợp lệ từ kế toán, thủ kho sẽ
dựa vào hàng tồn trong thẻ kho để xuất hàng theo phiếu xuất đồng thời
cập nhật thông tin hàng vào thẻ kho. Nếu mặt hàng được xuất đã
được nhập theo nhiều lô và nhiều đơn giá khác nhau thì thủ kho sẽ xuất
hàng hóa theo nguyên tắc nhập trước xuất trước, đơn giá tính giá trị
hàng hóa sẽ là đơn giá trung bình.

PHIẾU NHẬP KHO
Phiếu số: XXX

Kho số: X

Nhập ngày: xx/xx/xx

Theo đơn hàng

Từ nguồn kinh phí:

Tổng tiền:

STT Mặt
hang

Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thủ kho

Đề tài 7: Quản lý kho

Page 4

Ghi chú


PHIẾU XUẤT KHO
Phiếu số: XXX


Kho số: X

Người nhận:

Số CMND:

Đơn vị:

Lý do xuất:

Ngày xuất: xx/xx/xx

Tổng số tiền:

STT Mặt
hang

Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Ghi chú

Thủ kho
Thủ kho phải thường xuyên tổng hợp vào thẻ kho các phiếu
nhập, xuất của từng mặt hàng theo các chỉ tiêu sau: Tên mặt hàng, đơn
vị tính, số lượng tồn, mức dự trữ để làm cơ sở bổ sung và cấp hàng.
Đồng thời cũng viết phiếu hạch toán cho từng đơn vị để báo cáo

2. Mô tả hệ thống hiện tại:
Nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động của tổ chức:
−

−
−
−
−
−
−

Tên: Quản lý kho
Địa chỉ : Bộ phân cung ứng ngành Công An
Quá trình hình thành:
Sản phẩm chính: Hàng hóa cung cấp cho các đơn vị
Quy mô: Trong nội bộ ngành Công An
Mục tiêu: Đảm bảo cung cấp các trang thiết bị, dụng cụ cần thiết
cho ngành Công An
Sứ mệnh hiện tại và dự kiến: Là nơi dự trữ, quản lý, cung ứng
trang thiết bị.

Đề tài 7: Quản lý kho

Page 5


3. Mô tả mô hình nghiệp vụ:
3.1. Lập bảng phân tích:
Động từ + Bổ ngữ

Danh từ

Nhận xét


Mua sắm mặt hàng

Bộ phận cung ứng ngành Công an

Tác nhân

Chuyển hàng xuống kho

Kho lưu trữ

=

Kiểm tra số lượng, chủng
loại hàng hóa

Mặt hàng

=

Nhập hàng vào kho

Các đơn vị trong ngành

Tác nhân

Lập biên bản xác nhận

Bộ phận mua sắm

Tác nhân


Phê duyệt phiếu yêu cầu

Thông tin

=

Xuất hàng theo phiếu xuất Phiếu nhập hàng

Hồ sơ dữ liệu

Tính giá trị hàng hóa

Phiếu nhập kho

Hồ sơ dữ liệu

Tổng hợp vào thẻ kho

Biên bản xác nhận

=

Hạch toán cho từng đơn
vị

Phiếu yêu cầu

=


Lãnh đạo

Tác nhân

Phiếu xuất kho

Hồ sơ dữ liệu

Kế toán

Tác nhân

Thủ kho

Tác nhân

Hàng tồn

=

Thẻ kho

Hồ sơ dữ liệu

Lô

=

Lập báo cáo


Đề tài 7: Quản lý kho

Page 6


Đơn giá

=

Đơn giá trung bình

=

Các chỉ tiêu

=

Tên mặt hàng

=

Đơn vị tính

=

Số lượng tồn

=

Mức dự trữ


=

Phiếu hạch toán

Hồ sơ dữ liệu

Báo cáo

Hồ sơ dữ liệu

3.2. Xác định tác nhân của hệ thống:
• Lãnh đạo
• Các đơn vị trong ngành
• Kế toán
• Bộ phận mua
3.3. Danh sách hồ sơ dữ liệu:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Phiếu nhập hàng
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kho
Phiếu hạch toán
Báo cáo


Đề tài 7: Quản lý kho

Page 7


3.4. Biểu đồ ngữ cảnh:

3.5. Ma trận thực thể chức năng:
Phiếu
nhập
hang

Phiếu
nhập
kho

Mua sắm mặt hang
Chuyển hàng xuống kho

Đề tài 7: Quản lý kho

Page 8

Phiếu
xuất
kho

Thẻ
kho


Phiếu
hạch
toán

Báo
cáo


Kiểm tra số lượng,
chủng loại hàng hóa

R

Nhập hàng vào kho
Lập biên bản xác nhận
Phê duyệt phiếu yêu cầu
Xuất hàng theo
phiếu xuất
Tính giá trị hàng hóa
Tổng hợp vào thẻ kho
Hạch toán cho
từng đơn vị
Lập báo cáo

C
C
R

U

R
R

U
C
R

3.6. Biểu đồ phân rã chức năng:


Bảng mô tả chức năng nút lá:
Chức năng nút lá

Nhóm lần 1

Kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa Nhập kho

Đề tài 7: Quản lý kho

Page 9

Nhóm lần 2
Quản lý kho

C


Nhập hàng vào kho
Xuất hàng theo phiếu xuất


Xuất kho

Tính giá trị hàng hóa
Tổng hợp vào thẻ kho

Tổng hợp

Hạch toán cho từng đơn vị
Lập báo cáo



Biểu đồ phân rã chức năng:

Đề tài 7: Quản lý kho

Page 10


3.7. Mô tả chi tiết chức năng sơ cấp:
Kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa:
Tên chức năng: Kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa
Các sự kiện kích hoạt: Khi bộ phận mua sắm mua hàng hóa mới về
Quy trình thực hiện:
Bước 1: Thủ kho xem phiếu nhập hàng
Bước 2: Kiểm tra
+ Kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa có khớp với những thông tin
trên phiếu nhập hàng hay không.

-


Đề tài 7: Quản lý kho

Page 11


Kiểm tra mẫu mã, hàng xem có đạt đủ tiêu chuẩn, có hư hỏng gì
không.
+ Nếu hàng được kiểm tra đúng số lượng đủ tiêu chuẩn thì cho nhập
kho.
+ Nếu hàng bị thiếu, thừa hoặc bị sai sót phải lập biên bản xác nhận để:
bổ sung hàng thiếu, trả lại hàng thừa hoặc đổi lại hàng không đạt tiêu
chuẩn.
- Yêu cầu giao diện cần thể hiện: N/A
- Dữ liệu vào: Phiếu nhập hàng
- Công thức tính toán sử dụng: N/A
- Dữ liệu ra: Biên bản xác nhận
- Quy tắc nghiệp vụ: Thủ kho kiểm tra các thông tin trên phiếu nhập hàng
khi hàng được chuyển đến.
Bộ phận mua hàng lập biên bản xác nhận sau khi thủ kho đã kiểm tra xong.
+


-

-

-

Nhập hàng vào kho:

Tên chức năng: Nhập hàng vào kho
Các sự kiện kích hoạt:
+ Khi bộ phận mua sắm mua thêm hàng hóa mới.
+ Sau khi thủ kho đã kiểm tra xong hàng (số lượng, chất lượng,
chủng loại).
+ Sau khi bộ phận mua sắm đã lập xong các biên bản xác nhận cần
thiết.
Quy trình thực hiện:
+ Thủ kho mở sổ nhập kho.
+ Nhập mã phiếu, số kho của hàng hóa mới nhập về.
+ Nhập ngày tháng, đơn hàng, nguồn kinh phí.
+ Viết thông tin các mặt hàng. Gồm có:
o Mặt hàng
o Đơn vị tính
o Số lượng
o Đơn giá
o Thành tiền
o Ghi chú
Yêu cầu giao diện cần thể hiện:
PHIẾU NHẬP KHO
Phiếu số: XXX

Đề tài 7: Quản lý kho

Kho số: X
Page 12


Nhập ngày: xx/xx/xx


Theo đơn hàng

Từ nguồn kinh phí:

Tổng tiền:

STT Mặt
hàng

Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Ghi chú

Thủ kho
-

Dữ liệu vào: Phiếu nhập hàng
Công thức tính toán sử dụng:
Tổng tiền = Tổng các thành tiền
Thành tiền = Số lượng * Đơn giá

-


-

-

-


Dữ liệu ra: Phiếu nhập kho
Quy tắc nghiệp vụ: Chức năng này do thủ kho đảm nhận sau khi đã
kiểm tra xong các thông tin cần thiết.
Xuất hàng theo phiếu xuất:
Tên chức năng: Xuất hàng theo phiếu xuất
Các sự kiện kích hoạt:
+ Phiếu yếu cầu của các đơn vị trong ngành được lãnh đạo phê
duyệt.
+ Kế toán lập phiếu xuất kho gửi cho bộ phận quản lý kho.
Quy trình thực hiện:
+ Khi nhận được phiếu xuất kho hợp lệ từ kế toán, thủ kho kiểm tra
hàng tồn trong thẻ kho.
+ Nếu còn đủ số lượng hàng tồn như trong phiếu xuất thì sẽ xuất
hàng.
+ Ngược lại, thủ kho sẽ báo cáo lên lãnh đạo để có điều chỉnh thích
hợp.
+ Nếu mặt hàng được xuất đã được nhập theo nhiều lô và nhiều
đơn giá khác nhau thì thủ kho sẽ xuất hàng theo nguyên tắc nhập
trước xuất trước.
Yêu cầu giao diện cần thể hiện: N/A
Dữ liệu vào: Phiếu xuất kho

Đề tài 7: Quản lý kho

Page 13


-




Công thức tính toán sử dụng: N/A
Dữ liệu ra: Thông báo xuất
Quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ: Thủ kho cần kiểm tra chính xác số
lượng hàng tồn trong thẻ kho, đảm bảo xuất đúng số lượng chủng loại
hàng hoá ghi trong phiếu xuất kho.

Tính giá trị hàng:
- Tên chức năng: Tính giá trị hàng
- Các sự kiện kích hoạt: Khi thủ kho xuất hàng hóa trong kho
- Quy trình thực hiện:
+ Sau khi xuất hàng thủ kho sẽ tính giá trị hàng hóa vừa xuất và ghi
trên phiếu xuất hàng.
+ Nếu mặt hàng được xuất đã được nhập theo nhiều lô và nhiều đơn
giá khác nhau thì đơn giá tính giá trị hàng hóa sẽ là đơn giá trung
bình.
+ Ngược lại, thủ kho sẽ tính theo đơn giá bình thường.
+ Viết thông tin các mặt hàng. Gồm có:
o Mặt hàng
o Đơn vị tính
o Số lượng
o Đơn giá
o Thành tiền
o Ghi chú
- Yêu cầu giao diện cần thể hiện: N/A
- Dữ liệu vào: Thẻ kho, phiếu nhập hàng, phiếu xuất kho
- Công thức tính toán sử dụng:

-


+

Đơn giá bình thường:
Thành tiền = Số lượng * Đơn giá

+

Đơn giá trung bình:
Tổng số tiền trên các đơn giá / số các đơn giá

Dữ liệu ra: Thẻ kho, phiếu xuất hàng
Quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ: Chức năng này do thủ kho đảm nhận,
cần kiểm tra đầy đủ hàng hóa trong thẻ kho, tính toán chính xác giá trị
hàng hóa trong phiếu xuất theo công thức đã quy định.

Đề tài 7: Quản lý kho

Page 14


PHIẾU XUẤT KHO
Phiếu số: XXX

Kho số: X

Người nhận:

Số CMND:

Đơn vị:


Lý do xuất:

Ngày xuất: xx/xx/xx

Tổng số tiền:

STT Mặt
hàng

Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Ghi chú

Thủ kho


-

-

Tổng hợp vào thẻ kho
Tên chức năng: Tổng hợp vào thẻ kho
Các sự kiện kích hoạt : Khi thủ kho nhập hàng vào kho và xuất hàng
trong kho ra.
Quy trình thực hiện:
+ Khi nhập hàng hóa (xuất hàng hóa) vào kho thủ kho phải thường
xuyên tổng hợp phiếu nhập kho (phiếu xuất kho) của từng mặt hàng
vào thẻ kho bao gồm các thông tin: tên mặt hàng, đơn vị tính, số
lượng, đơn giá,thành tiền, ghi chú.

+ Từ đó, tính số lượng tồn, mức dự trữ để làm cơ sở bổ sung (số lượng
hàng tồn dưới mức dự trữ) và cấp hàng.
Yêu cầu giao diện cần thể hiện:
THẺ KHO
Phiếu số:
Ngày nhập:xx/xx/xx
Ngày xuất: xx/xx/xx
Tổng số tiền:

STT

Mặt
hàng

Đề tài 7: Quản lý kho

Đơn vị Số
tính
lượng

Kho số:x
Lý do xuất:
Đơn vị:
Đơn
giá

Page 15

Thành
tiền


Số
lượng
tồn

Mức
dự trữ

Ghi
chú


Thủ kho
-

Dữ liệu vào: phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng
Công thức tính toán sử dụng: Với từng mặt hàng
Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng xuất
Mức dự trữ = Số lượng hàng còn lại trong kho

-

Dữ liệu ra: Thẻ kho
Quy tắc nghiêp vụ cần tuân thủ: Tổng hợp thông tin đầy đủ, chính xác,
tính toán cẩn thận, ghi chép rõ ràng.


-

Hạch toán cho từng đơn vị:

Tên chức năng: Hạch toán cho từng đơn vị.
Các sự kiện kích hoạt: Sau khi bộ phận kho đã xuất hàng cho các đơn vị
trong ngành đồng thời đã cập nhật vào thẻ kho.
Quy trình thực hiện:
+ Khi thủ kho đã cập nhật các thông tin cần thiết vào thẻ kho, dựa vào
thẻ kho, thủ kho tổng hợp tất cả các mặt hàng, số lượng, đơn giá,
tổng tiền của từng mặt hàng đã xuất cho từng đơn vị (bao gồm cả
ngày tháng xuất).
+ Thủ kho sẽ lập phiếu hạch toán để gửi đi cho các đơn vị, hệ thống
lưu lại một bản.
Yêu cầu giao diện cần thể hiện:

-

-

PHIẾU HẠCH TOÁN
TỔNG TIỀN:
STT

Mặt
hàng

Đơn vị Số
tính
lượng

Đơn
giá


Thành
tiền

Ngày
xuất

Thủ kho.
-

Dữ liệu vào: thẻ kho
Công thức tính toán sử dụng:
Thành tiền = Số lượng * Đơn giá

Đề tài 7: Quản lý kho

Page 16

Ghi
chú


Tổng tiền = Tổng số tiền trong cột thành tiền
-

Dữ liệu ra: Phiếu hạch toán.
Quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ: Chức năng này do thủ kho đảm nhận,
việc hạch toán phải lấy thông tin trung thực từ thẻ kho, tính toán chính
xác, cẩn thận.



-

Lập báo cáo:
Tên chức năng: Lập báo cáo
Các sự kiện kích hoạt: Sau khi thủ kho đã cập nhật thông tin nhập hàng
và xuất hàng vào thẻ kho, lập phiếu hạch toán cho các đơn vị trong
ngành.
Quy trình thực hiện:
+ Thủ kho cần lập báo báo gửi lên cho ban lãnh đạo thông báo tình
hinh nhập xuất hàng trong kho.
+ Dựa vào thẻ kho thủ kho sẽ tổng hợp mặt hàng, số lượng, đơn giá,
tổng tiền, số lượng tồn kho,mức dự trữ của việc nhập hàng cũng như
xuất hàng.
+ Thủ kho trình bày bằng văn bản gửi lên cho ban lãnh đạo kèm theo
giấy tờ có liên quan đến việc nhập xuất hàng.
Yêu cầu giao diện cần thể hiện: N/A
Công thức tính toán : Với từng mặt hàng:

-

-

Tổng số lượng hàng đã nhập = Tổng số lượng hàng nhập các lần
-

Dữ liệu ra: Báo cáo.
Quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ: Chức năng này do thủ kho đảm nhận,
việc lập báo cáo phải lấy thông tin trung thực từ thẻ kho, tính toán chính
xác, cẩn thận.


3.8. Biểu đồ hoạt động các nghiệp vụ:
 Nhập kho

Đề tài 7: Quản lý kho

Page 17




Xuất kho

Đề tài 7: Quản lý kho

Page 18




Tổng hợp

Đề tài 7: Quản lý kho

Page 19


Đề tài 7: Quản lý kho

Page 20



CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO
1. Các mô hình xử lý nghiệp vụ:
1.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0:

1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1:
 Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình “1.0. Nhập kho”

Đề tài 7: Quản lý kho

Page 21


Đề tài 7: Quản lý kho

Page 22


 Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình “2.0. Xuất kho”

 Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình “3.0. Tổng hợp”

Đề tài 7: Quản lý kho

Page 23


2. Đặc tả logic các tiến trình bằng tiếng anh có cấu trúc:
2.1. Tiến trình 1.0. Nhập kho
Begin

Do
Read (Thông tin mặt hàng trên phiếu nhập hàng);
While (Thủ kho kiểm tra mã hàng, số lượng, chủng loại thông tin
mặt hàng)
If (Nếu thông tin mặt hàng đúng với phiếu nhập hàng)
{
Print (“Cho phép nhập hàng”);
Print (“Phiếu nhập kho”);
}
Else
Print (“Không cho nhập hàng”);
Save (Phiếu nhập kho) to (Sổ nhập kho);
End;
Đề tài 7: Quản lý kho

Page 24


2.2. Tiến trình 2.0. Xuất kho
Begin
Do
Read (Thông tin trên phiếu xuất kho);
While (Thủ kho kiểm tra số lượng thông tin mặt hàng cần xuất trên
phiếu xuất và số lượng hàng tồn kho trên thẻ kho)
If (Số lượng cần xuất) if less than (Số lượng hàng tồn trong kho)
{
Print(“Cho phép xuất kho”);
Print(“Giá trị hàng hóa trên phiếu xuất kho”);
}
Else

Print(“Không đủ hàng xuất kho”);
End;
2.3. Tiến trình 3.0. Tổng hợp
Begin
Do
Read (Thông tin trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho);
Update (Thẻ kho);
Until (Hết phiếu nhập kho, hết phiếu xuất kho);
Then
Read( Thông tin trên phiếu xuất kho);
Print(“Phiếu hạch toán cho các đơn vị trong kho”);
Read(Thông tin trên thẻ kho);
Print(“Báo cáo cho ban lãnh đạo”);
End;

Đề tài 7: Quản lý kho

Page 25