Bài giảng

QUẢN TRỊ HỌC

NGUYỄN MINH ĐỨC
ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TPHCM

1

© Nguyễn Minh Đức 2009

Nội dung môn học
v
v
v
v
v
v

2

Tổng quan về quản trị học
Tổ chức, các thành tố của cấu trúc tổ chức
Lãnh đạo, quản lý nhóm & kỹ năng giao tiếp
Hoạch định, tổ chức & phát triển công việc
Hưởng ứng đổi mới & thay đổi
Xây dựng mối quan hệ để làm việc hiệu quả

© Nguyễn Minh Đức 2009

Chương 2

TỔ CHỨC,
CHỨC, CÁC
CÁC THÀNH
THÀNH TỐ
TỐ
TỔ
CỦA CẤU
CẤU TRÚC
TRÚC TỔ
TỔ CHỨC
CHỨC
CỦA

3

© Nguyễn Minh Đức 2009

Nội dung
v Định nghĩa tổ chức & cấu trúc tổ chức
v Mục tiêu của tổ chức
v Các nguyên tắc của tổ chức quản trị
v Các tiêu chuẩn thiết kế bộ máy tổ chức
v Cấu trúc của tổ chức
v Các thành tố trong một cấu trúc tổ chức
v Cấu trúc tổ chức trong xu hướng mới
v Qui trình làm việc
v Quản trị nhân sự
4


© Nguyễn Minh Đức 2009


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Định nghĩa tổ chức
“Organizing is a process of arranging
tasks, allocating resources and
arranging activities to implement the
plans (for accomplish a goal)”

5

© Nguyễn Minh Đức 2009

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Định nghĩa tổ chức
“Tổ chức là qui trình họat động thành
lập nên các bộ phận, các cấp đồng thời
xác lập mối quan hệ về quyền hạn và
trách nhiệm giữa các bộ phận đó nhằm
thực hiện mục tiêu chung”

6

© Nguyễn Minh Đức 2009


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức là gì?

“C u trúc t ch c là m t h th ng:
Cơng vi c, Qui trình cơng vi c
(workflows), Báo cáo, Các quan h &
Giao ti p qua l i”

7

© Nguyễn Minh Đức 2009

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Mục tiêu của tổ chức
§ Môi trường nội bộ thuận lợi
§ Phát huy năng lực để hoàn thành mục tiêu

8

© Nguyễn Minh Đức 2009


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Các ngun tắc của tổ chức quản trị
§ Thống nhất chỉ huy
§ Nguyên tắc cân đối: Quyền hành, Trách nhiệm,
Công việc
§ Nguyên tắc linh hoạt
§ Nguyên tắc hiệu quả

9

© Nguyễn Minh Đức 2009


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Các nhân tố ảnh hưởng
§ Chiến lược cơng ty
§ Mơi trường (vĩ mơ & vi mơ)
§ Kỹ thuật cơng nghệ của doanh nghiệp
§ Địa lý
§ Phong cách lãnh đạo

10

© Nguyễn Minh Đức 2009


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức
§ Các tiêu chuẩn thiết kế bộ máy tổ chức
•
•
•
•
•
•

11

Số lượng nhân viên
Thời gian làm việc
Tính chất của công việc
Lãnh thổ, sản phẩm, khách hàng

Qui trình, thiết bò: (bộ phận đúc, cắt gọt..)
…,

© Nguyễn Minh Đức 2009

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức
§ Cấu trúc tổ chức theo chức năng
§ Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm
§ Cấu trúc tổ chức theo khách hàng
§ Cấu trúc tổ chức theo địa lý (vùng lãnh thổ)
§ Cấu trúc tổ chức theo Qui trình làm việc
§ Cấu trúc tổ chức theo ma trận

12

© Nguyễn Minh Đức 2009


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức
§ Cấu trúc tổ chức theo chức năng

Tổng Giám Đốc

GĐ Bán hàng

GĐ Marketing

GĐ Tài Chính


GĐ Nhà máy

Công ty Colgate Palmolive Việt Nam
© Nguyễn Minh Đức 2009

13

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức
§ Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm
Tổng Giám Đốc

GĐ Marketing

Hàng gia dụng

GĐ Tài Chính

Hàng điện máy
Siệu Thị ABC

14

© Nguyễn Minh Đức 2009

GĐ Nhân sự

Hàng nội thất



Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức
§ Cấu trúc tổ chức theo khách hàng
Tổng Giám Đốc

Khối tiêu dùng

Khối doanh nghiệp

Khối du học

Ngân hàng ABC
© Nguyễn Minh Đức 2009

15

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức
§ Cấu trúc tổ chức theo địa lý

Tổng Giám Đốc

GĐ Châu Á

GĐ Châu Âu

GĐ Việt Nam

GĐ Thái Lan


16

GĐ Châu Mỹ

GĐ Nhật Bản

© Nguyễn Minh Đức 2009

GĐ Châu Phi


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức
§ Cấu trúc tổ chức theo qui trình làm việc
GĐ bán hàng
qua ĐT

Nghe điện thọai

Xử lý đơn hàng

Giao hàng

© Nguyễn Minh Đức 2009

17

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức

§ Cấu trúc tổ chức theo ma trận
Ban Giám Đốc

GĐ
Marketing

GĐ
Tài Chính

Dự an A
Dự an B
Dự an C
18

© Nguyễn Minh Đức 2009

Công ty Nhà Đất ABC

GĐ
Bán hàng

GĐ
Nhân sự


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Các thành tố trong một cấu trúc tổ chức
§ Sơ đồ tổ chức (Organization chart)
§ Con người
§ Hệ thống thông tin (Mối quan hệ giữa các bộ

phận & vị trí trong sơ đồ tổ chức)

© Nguyễn Minh Đức 2009

19

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức trong xu hướng mới
§ Lý do
• Trong thời gian tới thị trường có nhiều biến động về:
–
–
–
–

Lực lượng lao động
Nhu cầu thị trường
Tính cạnh tranh
Toàn cầu hóa

• Do đó:
–
–
–
–

20

Tổ chức phải năng động
Thông tin chính xác

Nhất quán
Phối hợp cao…,

© Nguyễn Minh Đức 2009


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức trong xu hướng mới
§ Đa thành phần
§ Thấp “tầng” (decrease hierarchy)
§ Linh họat cao
§ Tính độc lập cao
§ Nhân viên nhiều kỹ năng & năng lực
§ Văn hóa tổ chức phải “Cởi mở, hợp tác &
cam kết
§ ..,

21

© Nguyễn Minh Đức 2009

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Cấu trúc tổ chức trong xu hướng mới
Khách hàng
Hổ trợ
Nhân viên
Nổ lực thảo mãn nhu cầu khách hàng

Hổ trợ
Nhóm trưởng or quản lý

Hổ trợ nhân viên & giải quyết vấn đề

Hổ trợ
Quản lý cao cấp
Truyền đạt chiến
lược & nhiệm
vụ của
tổ chức

22

© Nguyễn Minh Đức 2009


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§ Tầm hạn quản trị
“Tầm hạn quản trị là số lượng nhân sự mà nhà
quản trị cấp trên có thể quản lý một cách hiệu
quả”

© Nguyễn Minh Đức 2009

23

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§ Các nhân tố ảnh hưởng đến tầm hạn
•
•

•
•
•
•

24

Khả năng của cấp dưới
Tính chính xác & rõ ràng của kế họach
Phân công công việc cho từng cá nhân bộ phận
Biến động của môi trường (Vi mô & vĩ mô)
Hệ thống thông tin qua lại
Số lần tiếp xúc cá nhân cần thiết do đặc thù…,

© Nguyễn Minh Đức 2009


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§ Ví dụ:
TGĐ
GĐ TC

GĐ BH

Qlý 1

Giám sát 1

GĐ NS


Qlý 2

Qlý 3

Giám sát 2

Giám sát 3

Tầm hạn hẹp

© Nguyễn Minh Đức 2009

25

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§ Ví dụ:
TGĐ
GĐ TC

GĐ BH

GĐ NS

GĐ TM

GĐ Mkting

Qlý 1


Qlý 2

Qlý 3

Qlý 4

Qlý 5

Giám sát 1

Giám sát 2

Giám sát 3

Giám sát 4

Tầm hạn rộng

26

© Nguyễn Minh Đức 2009

Giám sát 5

GĐ ĐN

Qlý 6

Giám sát 6



Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§ Tầm hạn quản trị
• Tầm hạn hẹp
– Ưu điểm:
» Chặt chẽ
» Thông tin nhanh, chính xác
– Nhược điểm
» Nhiều lúc cấp trên can thiệp sâu
» Tăng thêm nhiều cấp quản lý (tốn kém)
» Tạo khoảng cách quá xa giữa cấp cao & thấp nhất

© Nguyễn Minh Đức 2009

27

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§ Tầm hạn quản trị
• Tầm hạn rộng
– Ưu điểm:
» Giảm thiểu số cấp quản lý
» Tạo sự gần gũi giữa các cấp
– Nhược điểm
» Người quản lý có thể quá tải
» Nguy cơ không quản lý được cấp dưới
» Thông tin chậm…,


28

© Nguyễn Minh Đức 2009


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§ Phân quyền và ủy quyền
• Phân quyền
Là xu hướng phân tán quyền ra quyết định của
nhà quản trị cao cấp cho các nhà quản trị cấp
dưới. Thực chất của phân quyền là phân chia
quyền điều hành cho cán bộ cấp dưới
• Ủy quyền
Là giao phó quyền hành & trách nhiệm của mình
cho người khác để thực hiện một hay một vài
nhiệm vụ nhất định

© Nguyễn Minh Đức 2009

29

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§ Các nguyên tắc trong phân quyền & ủy quyền
•
•
•
•
•

•
•

30

Giao quyền theo kết quả mong muốn
Giao quyền theo chức năng
Giao quyền theo nguyên tắc bậc thang
Giao quyền theo cấp bậc
Thống nhất trong mệnh lệnh
Nguyên tắc tính tuyệt đối trong trách nhiệm
Tương xứng giữa quyền hạn & trách nhiệm

© Nguyễn Minh Đức 2009


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§ Các yếu tố xác định mức độ phân quyền
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Quy mô tổ chức (công ty)

Lịch sữ hình thành & phát triển
Mức độ mong muốn được độc lập của cấp dưới
Năng lực của cán bộ cấp dưới
Lãnh thổ (rộng hay hẹp)
Hệ thống kiểm tra ra sao?
Phong cách lãnh đạo
Tính năng động của tổ chức
Áp lực môi trường

© Nguyễn Minh Đức 2009

31

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức
§ Các nghệ thuật khi phân quyền & ủy quyền
•
•
•
•

32

Tin cậy vào cấp dưới
Sẵn lòng giao quyền
Chấp nhận thất bại của người khác
Có phương pháp kiểm tra, đôn đốc…,

© Nguyễn Minh Đức 2009



Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Qui trình làm việc
§ Thiết kế tổ chức là gì?
Là qui trình hình thành cấu trúc tốt nhất để
phục vụ mục tiêu & sứ mạng của tổ chức (Is
the process of creating structures that best
serve the mission & objectives of
organization)

© Nguyễn Minh Đức 2009

33

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Qui trình làm việc
§ Các yếu tố quan trọng khi thiết kế tổ chức
Môi trường

Con người

Chiến lược

Qui mô
34

Kỹ thuật (chuyên môn)

© Nguyễn Minh Đức 2009



Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Qui trình làm việc
§ Các kiểu của thiết kế tổ chức
• Bureaucratic design (thiết kế kiểu hành chính)

Giám Đốc

Trưởng phòng

35

Trương Phòng

Trưởng phòng

© Nguyễn Minh Đức 2009

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Qui trình làm việc
§ Các kiểu của thiết kế tổ chức
• Adaptive design (thiết kế theo kiểu thị trường)

36

© Nguyễn Minh Đức 2009


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Qui trình làm việc

§ Qui trình (workflow)
Là sự di chuyển công việc từ một điểm đến
một điểm khác trong hệ thống

© Nguyễn Minh Đức 2009

37

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Qui trình làm việc

Phòng mua hàng

Gửi đơn hàng
(copy)

Nhà cung ứng

Giao hàng

Gửi hóa đơn

Gửi đơn hàng

Phòng kế tóan

Kho nhận hàng

Phiếu nhận hàng


Kiểm tra & thanh toán

38

© Nguyễn Minh Đức 2009


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Qui trình làm việc
§ Các bước khi thiết kế qui trình làm việc
•
•
•
•
•
•
•

Liệt kê các bộ phân & phòng ban liên quan
Liệt kê các công việc
Sắp xếp thứ tự công việc
Thiết kế mạch thông tin để liên lạc & kiểm soát
Vẽ hay mô tả chi tiết qui trình
Áp dụng
Điều chỉnh nếu cần thiết

© Nguyễn Minh Đức 2009

39


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§ Quản trị nhân sự là gì?
• Là qui trình:
– Thu hút, tuyển dụng
– Phát triển
– Duy trì chất lượng (cao) của lực lượng lao động trong
doanh nghiệp

40

© Nguyễn Minh Đức 2009


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§ Mục tiêu của quản trị nhân sự

RIGHT PEOPLE IN THE RIGHT PLACE

© Nguyễn Minh Đức 2009

41

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§ Tính đa dạng trong nhân sự
•
•
•

•
•
•

42

Đa dạng về văn hóa
Đa dạng về giới tính
Đa dạng về tôn giáo
Đa dạng về quốc gia
Đa dạng trong ngành nhề
..,

© Nguyễn Minh Đức 2009


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§ Các bước trong chiến lược hoạch định nhân
sự
Xem xét lại
nhiệm vụ, mục tiêu
& chiến lược công ty
Xem xét lại
mục tiêu & chiến lược
nhân sự
So sánh

Đánh giá nhân sự hiện tại


Dự báo nhu cầu nhân sự

Kế hoạch phát triển
& bổ xung nguồn nhân lực

43

© Nguyễn Minh Đức 2009

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§ THU HÚT,TUYỂN DỤNG
§ ĐÀO TẠO & PHÁT TRIỂN
§ DUY TRÌ CHẤT LƯỢNG

44

© Nguyễn Minh Đức 2009


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§ THU HÚT,TUYỂN DỤNG
• Qui trình tuyển dụng
– Nguồn tuyển dụng
» Nội bô
» Bên ngòai
– Mô tả công việc
» Cụ thể
» Rõ ràng

» ..,

© Nguyễn Minh Đức 2009

45

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§ Thu hút,tuyển dụng
• Chọn lựa & ra quyết định

46

Hồ sơ xin việc

Nghèo nàn

Phỏng vấn

Thiếu tham vọng & chất lượng

Kiểm tra (Test)

Thấp

Tham khảo công ty cũ

Không đánh giá cao

Thực hàng


Chưa phù hợp với yêu cầu

Phân tích & ra quyết định

Không đạt – Loại

© Nguyễn Minh Đức 2009


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§ Đào tạo & phát triển
• Đào tạo
– Đào tạo trên công việc
– Đào tạo (trong lớp học)

47

© Nguyễn Minh Đức 2009

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§ Đào tạo & phát triển
• Phát triển nhân viên
– Hệ thống đánh giá kết quả (Performance Appraisal
system)
– Ghi nhận các yêu cầu phát triển kỹ năng của nhân viên

Xem form performance appraisal


48

© Nguyễn Minh Đức 2009


Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§ Duy trì chất lượng…,
•
•
•
•

49

Phát triển nghề nghiệp của nhân viên
Cân bằng cuộc sống & công việc
Chế độ phúc lợi
Thăng tiến & xoay vòng

© Nguyễn Minh Đức 2009

Tổ chức, các thành tố của CTTC
v Quản trị nhân sự
§ Các vấn đề cần lưu ý
• An tòan & sức khỏe trong công việc
• Phân biệt đối xử
• Quấy rối tình dục nơi công sở


50

© Nguyễn Minh Đức 2009