TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
-----˜ & ™-----

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN
MÔN HỌC: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP ĐIỆN TỬ
ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU, PHÂN TÍCH, LÊN KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH VÀ
CÁC DỰ ÁN THÀNH PHẦN ĐỂ TRIỂN KHAI ERP TRONG CÔNG TY
SẢN XUẤT, CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM 24
Nhóm thực hiện: Nhóm 24
Lớp: HTTT1 – K7

Người thực hiện:

Hoàng Đình Lập

Giảng viên hướng dẫn :

Hà Nội, ngày 05 tháng 12 năm 2015


Giới thiệu ERP
ERP (Enteprise Resource Planning - kế hoạch hoá nguồn lực doanh nghiệp) là bộ
giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý sản
xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất. Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng
CNTT để quản lý tất cả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương
mại…) của một tổ chức. Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm
vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tuỳ thuộc
yêu cầu của nhà quản lý. Như vậy, mua một ERP-System bạn nhận được cùng một
lúc 3 sản phẩm: 1) Ý tưởng quản lý 2) Chương trình phần mềm 3) Phương tiện kết
nối để xây dựng mạng máy tính tích hợp. Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa

năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán,
phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động,
đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của
môi trường bên ngoài. Trên thế giới, hiện có rất nhiều công ty lớn triển khai thành
công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của mình. Việc
triển khai thànhcông ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại
cho doanh nghiệp lợi ích lâu dàiVới ERP, mọi hoạt động của công ty bạn, từ quản
trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài
chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách
hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. ERP được xem là một giải
pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay. Nếu triển khai
thành công ERP, bạn sẽ có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm
cơ hội để phát triển vững mạnh.Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện
hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này.R: Resource
(Tài nguyên). Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả tài
chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài
nguyên. Trong giới công nghệ thông tin, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần
cứng hay dữ liệu nào thuộc hệ thống mà bạn có thể truy cập và sử dụng được. Việc
ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi bạn phải biến nguồn lực này
thành tài nguyên. Cụ thể là bạn phải:- Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng
khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty.- Hoạch định và xây dựng lịch trình khai
thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp


nhàng.- Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.- Luôn cập nhật
thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty.Muốn
biến nguồn lực thành tài nguyên, bạn phải trải qua một thời kỳ “lột xác”, nghĩa là
cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty, đồng thời phải có
sự hợp tác chặt chẽ giữa công ty và nhà tư vấn. Giai đoạn “chuẩn hóa dữ liệu” này
sẽ quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP và nó cũng chiếm phần

lớn chi phí đầu tư cho ERP.P: Planning (Hoạch định). Planning là khái niệm quen
thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty
lên kế hoạch ra sao? Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát
sinh trong quá trình điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty. Chẳng hạn, ERP
giúp cho doanh nghiệp tính toán chính xác kế hoạch cung ứng thiết bị thô cho mỗi
đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu thiết bị, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng…
Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng
tồn kho quá lớn gây đọng vốn. ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch
cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh
doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua
hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất
tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ.
Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng
ban – phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý
nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo.


Chương I: KHỞI ĐÔNG DỰ ÁN
1.Giới thiệu hệ thống:
Công Ty 24 thành lập ngày 20/11/1997, chuyển sang công ty cổ phần từ ngày
1/10/2004
- Địa Chỉ: trụ sở chính - 48/5 Phan Hữu Ích, Phường 15, Quận Tân Bình, TP. Hồ
Chí Minh
- Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất, công nghiệp thực phẩm
- Quy mô công ty: rộng lớn với mức doanh thu là 500 triệu USD/năm với
800 nhân viên. Với mức thu nhập và nguồn lực như vậy công ty có 6 chi
nhánh và nhà máy. Số nhân viên IT hiện tại của công ty là 60 nhân viên
- Hiện tại công ty có 17 máy chủ và 400 máy tính cá nhân
- Sơ đồ tổ chức công ty hiện tại:


- Mục tiêu chất lượng:


Đối với công ty 24, mục tiêu quan trọng nhất là không ngừng cải tiến nâng cao
chất lượng và an toàn thực phẩm, đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của khách hàng.
Tháng 04/2013, công ty 24 được tổ chức Trung tâm chứng nhận phù hợp
Quacert cấp Giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2008 và GMP - HACCP tại Nhà máy dầu Phú Mỹ. Áp dụng và
duy trì hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn trên chính là lời cam
kết của công ty 24 về việc đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, mang
lại sự thỏa mãn cao nhất cho người tiêu dùng và an toàn thực phẩm.
2. Hoạt động, quy trình nghiệp vụ kinh doanh thực tế của công ty
2.2.1 Quản lý sản xuất
Ngành nghề kinh doanh:
- Sản xuất, mua bán và xuất nhập khẩu các sản phẩm chế biến từ dầu, mỡ
động thực vật, từ các loại hạt có dầu, thạch dừa.
- Sản xuất, mua bán các loại bao bì đóng gói.
- Mua bán, xuất nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị, nguyên nhiên vật
liệu phục vụ sản xuất, chế biến ngành dầu thực vật.
- Cho thuê mặt bằng, nhà xưởng.
- Sản xuất, mua bán các loại gia vị ngành chế biến thực phẩm, nước chấm,
nước xốt (không sản xuất tại trụ sở).
- Sản xuất, mua bán các loại sản phẩm ăn liền (mì, bún, phở, bánh đa, cháo
ăn liền).
- Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa.
- Kinh doanh khu vui chơi giải trí (không hoạt động tại trụ sở).
- Hoạt động sinh hoạt văn hóa (tổ chức giao lưu, gặp mặt).
- Kinh doanh nhà ở (xây dựng nhà ở để bán hoặc cho thuê).

- Nhập hàng: Khi hàng trong kho ở chi nhánh hết hoặc không đủ đáp ứng

cho khách, thủ kho sẽ báo cáo lên bộ phận quản lý để liên hệ với nhà
cung cấp. Khi có hàng về thì nhân viên của bộ phận quản lý sản xuất sẽ
kiểm tra chất lượng và số lượng cửa hàng theo phiếu giao hàng của tổng
mặt hàng trước khi nhập kho. Nếu chất lượng và số lượng đảm bảo, bộ


phận nhập hàng sẽ lập một phiếu nhập hàng. Sau đó sẽ tiến hành thanh
toán cho nhà cung cấp, chuyển hàng vào kho.
- Bán hàng: Khi khách hàng đến công ty (chi nhánh), tìm hiểu những thông
tin về mặt hàng cần mua. Nếu mặt hàng nào chưa biết thông tin thì nhân
viên quản lý hàng sẽ tư vấn hướng dẫn cho khách hàng. Sau khách hàng
lựa chọn các mặt hàng xong, họ đem ra quầy thu ngân để thanh toán.
Nhân viên thu ngân ghi nhận mặt hàng và thực hiện thanh toán cho khách
hàng. Hệ thống tính, hiển thị tổng tiền bán hàng, số tiền phải trả và in ra
hóa đơn thanh toán cho khách hàng.. Khi kết thúc phiên bán hàng khách
hàng được mang hàng đã mua và hóa đơn ra khỏi chi nhánh.
- Quản lý kho: hàng hóa sau khi nhập được chuyển vào kho. Nhân viên
quản lý kho cập nhật thông tin hàng nhập vào, hàng còn trong kho, kiểm
tra hàng trên quầy trưng bày, xuất hàng từ kho lên quầy. Quản lý chuyển
đổi hàng hóa giữa các kho, thời gian tồn kho của các mặt hàng. Lập báo
cáo kiểm kê hàng hóa.
2.2.2 Lập kế hoạch kinh doanh
- Bộ phận kinh doanh:
+ Xây dựng kế hoach sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn
+ Tham mưu cho ban giám đốc về các hoạt động của công ty.
+ Hoạch định chính sách: các chính sách về giá, chương trình khuyến
mại, ưu đãi cho khách hàng được hoạch định tập trung tại phòng bộ phận
kinh doanh và thống nhất đến các bộ phận.
+ tổng hợp tình hình kinh doanh: theo dõi tiến độ giao nhận hàng của nhà
phân phối và tổng hợp để hoạch định kế hoạch- chiến lược kinh doanh

+ lập kế hoạch kinh doanh cho công ty


2.2.3 Quản lý tài chính- kế toán
- Phòng kế toán của công ty sử dụng phần mềm kế toán với các chức năng:
+ Theo dõi công nợ, hợp đồng, thanh toán cho nhà cung cấp
+ Kế toán giá thành sản phẩm
+ Lập các báo cáo thuế, báo cáo tài chính
+ Nhập các chứng từ phát sinh và lập dữ liệu lên các báo cáo thống kê.
+ Lập các báo cáo chi- Thu, chi trả lương nhân viên.
2.2.4 Bộ phận tin học
- Theo dõi, giám sát hệ thống trang thiết bị có trong công ty đặc biệt là hệ
thống máy tính, đảm bảo sự vận hành trong suốt quá trình hoạt động
tránh để ra sự cố ở mỗi chi nhánh.
- Siêu thị xây dựng bộ phận chuyên trách CNTT có kinh nghiệm và trình
độ cao, tâm huyết trong công tác tin học hóa
2.2.5 Bộ phận bảo vệ
- Kiểm tra, bảo vệ an ninh, an toàn của siêu thị đặc biệt là phòng cháy nổ
xảy ra nhằm đảm bảo tài sản của siêu thị cũng như tính mạng của khách
hàng và nhân viên.
- Giám sát các camera trong công ty, công xưởng.
2.2.6 Quản lý nhân sự.
- Tuyển dụng, đào đạo, phân bổ nhân viên đến các bộ phận, phòng ban, chi
nhánh
- Theo dõi lao động, tính công- tính lương, công tác kỷ luật lao động.
2.2.7 Quản lý vật tư, tài sản
- Do bộ phận cung ứng quản lý vật tư, tài sản đảm nhiệm
- Đảm bảo vật tư cho sản xuất, nhập vật tư cần thiết cho siêu thị gồm nhập

3


trong nước và nhập khẩu.
- Tập hợp yêu cầu vật tư để lập kế hoạch mua sắm vật tư,
- Phân bổ vật tư tói các bộ phận, phòng ban.
Phần cứng - phần mềm


- Công ty có cơ sở hạ tầng phần cứng phần mềm của siêu thị được đầu tư
mạnh mẽ. Những thiết bị này được tích hợp lại trong một hệ thống bán
hàng siêu thị.
3.1 Hệ thống phần cứng và hạ tầng truyền thông
- Hệ thống có 17 máy chủ và 400 máy tính cá nhân.
- có mạng LAN của từng phòng ban, chi nhánh, tốc độ truyền băng thông
mạng chưa cao.
- Hệ thống kết nối toàn bộ công ty chưa hoàn thiện.
- Liên lạc, trao đổi thông tin giữa các phòng ban còn nhiều thủ công, bất cập.
- Màn hình điều khiển: ứng dụng màn hình điều khiển dùng loại cảm ứng
- Khay đựng tiền (loại cơ khí điều khiển bằng tay tăng tính an toàn và bảo
mật của hệ thống).
- Máy in hóa đơn tính tiền: Máy in kim phù hợp đặc tính của loại hóa đơn
và nơi đặt máy.
- Máy in mã vạch: dùng để biến đổi cơ sở dữ liệu thành phương thức nhận
dạng tự động bằng số hóa.- Máy scan mã vạch: sử dụng loại quét mã từng mã vạch cho đến loại phức
tạp hơn đặt cố định trên kệ có khả năng quét nhanh với cường độ lớn có góc
quét rộng và đa chiều
- CPU – bộ xử lý trung tâm của hệ thống: dùng một bộ xử lý được thiết kế
chuyên biệt cho nhiệm vụ bán hàng/phục vụ bán hàng.
- Các camera giám sát an ninh
3.2 Hệ thống phần mềm
- Các phần mềm được chậy độc lập từng bộ phận, chi nhánh, bao gồm:

+ Phần mềm quản lý bán hàng: hệ thống định giá sản phẩm, kết hợp
máy đọc mã vạch, kết nối máy in- in hóa đơn nhanh chóng, quản lý thông


tin hàng hóa theo danh mục, thương hiệu, màn hình hiển thị thanh toán
hóa đơn.
+ Phần mềm điều khiển: dùng phần mềm nhỏ cơ sở dữ liệu nằm trên PC
+ Phần mềm quản lý nhân sự: cho quản lý nhân viên trong siêu thị, tích
hợp phần mềm tính lương, chấm công.
+ Phần mềm kế toán tổng hợp:
+ các phần mềm vắn phòng: word, excel, access. Phục vụ tính toán,, in ấn
giấy tờ
+ phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu SQL Sever: lưu trữ dữ liệu của siêu thị.

CHƯƠNG 2: XÁC ĐỊNH, LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
1. Chiến lược ERP - Chuẩn quản lý
- Lựa chọn chuẩn quản lý Cobit cho doanh nghiệp


- Lý do la chọn:
Trong bối cảnh CNTT ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của mọi
tổ chức, sự gắn kết chặt chẽ giữa CNTT và chiến lược của tổ chức đã trở thành một
yếu tố thành công quan trọng bậc nhất đối với mọi tổ chức trong thời đại CNTT.
+ Hướng doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp- những người đứng đầu tổ chức doanh
nghiệp
+ COBIT là một mô hình quản trị CNTT giúp việc gắn kết và tương tác giữa
CNTT và chiến lược phát triển của tổ chức một cách hiệu quả nhất.
+ COBIT là một mô hình quản trị CNTT thống nhất trong quá trình kết hợp và áp
dụng nhiều khuôn khổ khác như ISO, ITIL, CMMi …, các kiến thức hiểu biết và
áp dụng COBIT sẽ góp phần



Tăng cường sự gắn kết giữa CNTT và chiến lược phát triển của tổ chức



Quản trị hệ thống CNTT một cách hiệu quả



Tạo ra sự hiểu biết và một ngôn ngữ chung cho tất cả các bên liên quan
trong hệ thống quản lý và phát triển của tổ chức



Xây dựng hình ảnh và danh tiếng của tổ chức với bên thứ ba và quản lý cấp
cao

+ CObit hữu dụng trên 2 lĩnh vực chính là tổ chức và kinh doanh
+Cobit là phương pháp bao quát và có khả năng giải quyết phù hợp nhất, mang
tính quản trị lâu dài và có tính hoạch định cao(so với ITIL)
+ Cobit tạo ra hệ thống thông tin thuần nhất, đồng bộ cơ sở hạ tầng, dịch vụ và ứng
dụng hoạt động của tổ chức, đảm bảo an ninh quốc gia.
+ Cobit có đánh giá, có lộ trình, có kiểm soát( quan trọng của chuẩn quản lý)
2

Phạm vi của dự án


- Địa điểm triển khai: triển khai tại trụ sở chính của công ty, được áp dụng cho

toàn bộ các đơn vị phòng ban cũng như chi nhánh của công ty với các phân hệ
đáp ứng các yêu cầu sau:: tài chính kế toán, quản lý nhân sự, mua hàng, bán
hàng, quản lý kho hàng, báo cáo quản trị phục vụ lãnh đạo, quản lý tài sản,
quản lý phân phối tiêu thụ.

3. Yêu cầu của dự án
- Phòng CNTT có trách nhiệm chính trong việc đưa ra các yêu cầu cụ thể
về mặt kỹ thuật cho hệ thống nhằm giúp cho ERP mới thích ứng được
với hệ thống phần mềm, phần cứng, hệ điều hành và mạng máy tính hiện
có. Trong khi đó, các phòng, ban chức năng và đơn vị thành viên có
nhiệm vụ xác định những yêu cầu nghiệp vụ cụ thể về quy trình quản lý
ở đơn vị mình.
- Triển khai các phân hệ chính của ERP : tài chính kế toán, quản lý nhân
sự, mua hàng, bán hàng, quản lý kho hàng, quản lý tài sản- vật tư.
- Hệ thống ERP mới thích ứng được với hệ thống phần mềm, phần cứng,
hệ điều hành và mạng máy tính hiện có.
- Tạo ra quy trình quản lý tổng hợp, xuyên xuốt.
4.Kế hoạch về thời gian thực hiện
Các giai đoạn trong một dự án triển khai ERP cho ngân hàng công ty:
1. Chuẩn bị dự án: (3 tháng)
Mục đích của giai đoạn này bao gồm:
+ Lập kế hoạch quản lý dự án (4 tuần).
+ Thiết lập mô hình lãnh đạo xuyên suốt dự án ( 1 tuần).
+ Cung cấp các thông tin quan trọng cho việc ra quyết định khởi động dự án
(1 tuần).
+ Xác định rõ quy mô của dự án ( 1 tuần).
+ Thiết kế cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc phù hợp cho các nhóm tham


gia (1.5 tuần).

+ Phân tích tổng quan về khả năng nghiệp vụ được đáp ứng trong bài toán
quản lý của doanh nghiệp (1.5 tuần).
+ Thực hiện phân tích yêu cầu tổng thể kiến trúc kỹ thuật mức cao cần đáp
ứng cho hệ thống ứng dụng mới (2 tuần).
2. Phân tích & Thiết kế (7 tuần)
Mục đích của giai đoạn này bao gồm:
+ Xây dựng quy trình nghiệp vụ tương lai bao gồm: Phân tích yêu cầu
nghiệp vụ hiện tại, thiết kế mô hình quy trình nghiệp vụ mới phù hợp với hệ
thống ứng dụng sẽ triển khai (4 tuần)
+ Ánh xạ quy trình nghiệp vụ với năng lực của ứng dụng, đưa ra phân tích
khác biệt đối với từng yêu cầu (1 tuần)
+ Xây dựng tài liệu phân tích yêu cầu người sử dụng đối với những module
mở rộng ngoài hệ thống ERP (2 tuần)
3. Xây dựng (9 tuần)
Mục đích của giai đoạn này bao gồm:
+ Thiết kế chi tiết các yêu cầu khác biệt với hệ thống và các phần nghiệp vụ
ngoài hệ thống ERP (2 tuần)
+ Báo cáo đánh giá tác động tổ chức.(1 tuần)
+ Xây dựng chiến lược và kế hoạch đào tạo bao gồm: phân tích nhu cầu
đào tạo của người dùng, lập chiến lược đào tạo và kế hoạch thực hiện đào
tạo (2 tuần)
+ Xây dựng chiến lược và kế hoạch kiểm thử bao gồm: kiểm thử hệ thống,
chuyển đổi thử dữ liệu và giao diện, người dùng kiểm thử hệ thống và kiểm
thử hiệu năng hệ thống (4 tuần)
4. Triển khai (4 tuần)
Thực hiện việc chuyển sản phẩm sang môi trường sản phẩm cuối:
+ Cài đặt hệ thống ứng dụng đã được kiểm thử bởi người dùng. (2 tuần)
+ Chuyển đổi dữ liệu hệ thống cũ sang hệ thống mới và xác nhận dữ liệu (2
tuần)



Chương III: TRIỂN KHAI DỰ ÁN
1. Nghiên cứu, lựa chọn giải pháp
1.1 Giải pháp triển khai
Giải pháp triển khai là một trong những phần quan trọng của giải pháp tổng thể nó
quyết định khá lớn đến tính thành bại của dự án. Do đó cần phải có các bước chuẩn
bị đầy đủ và hoàn thiện cho giải pháp triển khai.
Để triển khai thành công hệ thống giải pháp ERP Công Ty 24 trước hết cần
phải xác định rõ được mục tiêu của hệ thống, xác định được tầm quan trọng của
việc ứng dụng nó vào doanh nghiệp.
- Đóng vai trò rất quan trọng cho định hình nội dung , độ lớn và phạm vi ứng dụng
của bài toán được xây dựng.
- Xác định được khối lượng công việc từ đó thiết lập kế hoạch triển khai, kiểm soát
dự án được xây dựng.
- Giúp cho bộ phận tư vấn triển khai đưa ra được các hoạch định, từ đó thực thi
triển khai, trong nhiều trường hơp thay đổi các quy trình quản lý của doanh nghiệp
để phát huy hết hiệu quả của hệ thống ERP sẽ áp dụng .
- Giúp bộ phận lập trình hiểu rõ các nghiệp vụ quản lý riêng để thiết kế nhằm đảm
bảo bài toán ứng dụng có thể đưa vào áp dụng phù hơp với thực tế.
1.2 Các biện pháp thực hiện
Thu thập các biểu mẫu thông tin đang xử lý hiện tại cho từng nghiệp vụ
trong đó bao gồm :

← - Các phiếu và biểu mẫu thông tin phát sinh cho từng nghiệp vụ.


← - Các cách ghi chép thông tin trên các biểu mẫu thu thập thông tin.
← - Cách xử lý thông tin trên các biểu mẫu.
← - Các phát sinh sửa đổi thông tin trong thực tế.
← - Các mẫu báo cáo phục vụ cho từng nghiệp vụ.

← - Các thông tin chuyển sang cho các nghiệp vụ khác tiếp tục xử lý.
- Các thông tin nhận từ các nghiệp vụ khác chuyển về sau khi xử lý.
- Các phần mềm đang xử lý hiện tại – Cấu trúc dữ liệu, quy trình khai thác , các
khả năng của chương trình…..
- Các tham khảo lý thuyết, các mô hình toán kinh tế liên quan đến phần mềm ứng
dụng định xây dựng.
+) Ghi chép trong qua trình xây dựng yêu cầu
- Thiết kế các phiếu điều tra thông tin thích hợp.
- Chuẩn bị kỹ các câu hỏi dự kiến trước khi phỏng vấn đối tượng được khảo sát.
- Ghi chép trung thực các ý kiến của người được phỏng vấn (có thể ghi âm để nghe
lại).
- Thiết lập các báo cáo, biên ban phỏng vấn sau mỗi ngày khảo sát nhờ các ghi
chép. Các biên bản khảo sát sẽ được các đối tượng được phỏng vấn xác nhận và
dùng để thiết lập hồ sơ khảo sát.


+) Thiết lập hồ sơ chung
- Tất cả các biểu mẫu thông tin vao/ra thu thập được trong quá trình tiến hành khảo
sát.
- Các tài liệu lý thuyết liên quan đến nghiệp vụ cần đưa vào xây dựng ứng dụng.
- Các yêu cầu cải tiến, các quy trình quản lý mới được đưa vào áp dụng trong
chương trình.
+) Thiết lập hồ sơ chi tiết
- Hệ thống quy trình nghiệp vụ mà doanh nghiệp cần đạt được sau khi áp dụng
ERP.
- Các quy trình đảm bảo số liệu và các quy trình cập nhật số liệu.
- Hệ thống biểu mẫu vào/ra của chương trình ERP dùng được cho đơn vị
- Hệ thống biểu mẫu vào/ra được xây dựng từ hệ thống ERP có bổ sung thêm một
số thông tin từ khách hàng.
- Hệ thống biểu mẫu vào/ra được xây dựnng từ hệ thống báo cáo của khách hàng

có thêm cac thông tin lay từ hệ thống ERP .
- Hệ thống biểu mẫu vào ra mà hệ thống ERP chưa có cần phải thiết kế mới hoàn
toàn.
+) Đào tạo đội triển khai
Khi đã có 1 hệ thống EPR thì cũng rất cần có 1 đội triển khai để đưa giải
pháp đi vào hoạt động trong công ty. Muốn vậy đội ngũ triển khai phải được đào
tạo sử dụng các gói trong EPR một cách thành thạo nhất và cũng phải am hiểu về
hệ thống để có thể cài đặt cũng như chuyển giao cho người sử dụng một cách hoàn
hảo


+) Kiểm tra chạy thử
Cty phần mềm sẽ đưa Hệ thống EPR vào chạy thử nghiệm trên các hoạt
động thật của CTy và theo dõi trong vòng 1 tháng đầu thật sát sao để bắt và sửa lỗi.
Trước khi đưa vào chạy thật, chúng ta phải kiểm tra xem hệ thống có lỗi
gì không, mạng và điện có đảm bảo không,… Để vậy ta phải kiểm tra đảm bảo các
yêu cầu sau:
- Kiểm tra đánh giá tính đúng đắn của hệ thống.
- Kiểm tra và bắt lỗi chương trình trước khi đưa vào khai thác.
- Kiểm tra đánh giá tính tiện ích - dễ sử dụng của chương trình.
- Kiểm tra và đánh giá tính ổn định của hệ thống.
Song song với quá trình trên ta cũng phải đảm bảo khâu đào tạo cho
người sử dụng biết cách sử dụng chương trình có trong hệ thống để phục vụ cho
công việc đạt hiệu quả cao.
+) Đào tạo người sử dụng
Đội ngũ triển khai sẽ kết hợp với một số người viết phần mềm để hướng
dẫn người sử dụng của doanh nghiệp sử dụng phần mềm. Có thể có nhiều cách đào
tạo như đào tạo tập trung, soạn giáo án, hướng dẫn sử dụng phần mềm trục tiếp.
Một đội ngũ triển khai tốt là có thể hướng dẫn người sử dụng có thể sủ
dụng và khai thác được hệ thống 1 cách tối đa nhất.

+) Chạy thật hệ thống
Giai đoạn này thì sản phẩm đã hoàn thành được 95%. Hệ thống EPR
được đưa vào thực tế khai thác và sử dụng.


Giai đoạn này thành công hay thất bại thì cũng chính là kết quả của cả hệ
thống EPR
+) Hậu triển khai
Giai đoạn này xảy ra khi doanh nghiệp có những thay đổi bổ sung, hay
hệ thống trước đây chưa được tối ưu nên trong khi sử dụng người sử dụng phát
hiện ra những bất cập cần được bổ sung hay chỉnh sửa
Tùy thuộc vào sự thỏa thuận của nhà cung cấp EPR và doanh nghiệp mà
giai đoạn này có hay không, hay có ở mức độ nào. Như nếu doanh nghiệp không
sử dụng được chức năng nào đó thì có thể yêu cầu nơi cũng cấp đến để hỗ trợ đào
tạo lại không? Hay là khách hàng nhập sai các báo cáo không lên được ….
Tuy là giai đoạn sau nhưng Nhà cung cấp có thể lấy các thông tin đó để hoàn
thiện ý tưởng cho các hệ thống EPR sau này sao cho phù hợp với sự phát triển
ngày càng mở rộng của doanh nghiệp.
hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong
quá trình sản xuất kinh doanh.
2, Một số giả pháp ERP, đánh giá và so sánh các giải pháp
2.1 Giải pháp đặt hàng
2.1.1 Tổng quan
Đây là một trong những module quan trọng trong hệ thống giải pháp ERP cho
doanh nghiệp
2.1.2 Chi tiết giải pháp
a) Tính toán được kế hoạch đặt hàng chi tiết và xử lý đơn hàng
Căn cứ trên nhu cầu sản xuất, tình trạng tồn kho hệ thống tính toán
dự kiến đặt hàng để đảm bảo vật tư hàng hóa không bị thiếu nguyên vật liệu. Hệ
thống sẽ tính toán các yêu cầu sau:

- Tính toán đề nghị đặt hàng từ nhu cầu sản xuất.


- Tính toán nhu cầu đặt hàng từ yêu cầu của khách hàng
- Tính toán đề nghị đặt hàng theo kế hoạch định trước.
Từ các tính toán trên hệ thống sẽ đưa ra bản chi tiết nhu cầu thiết bị theo thời
gian và địa điểm. Dựa trên mạng lưới các nhà phân phối đơn giá, sản phẩm, chủng
loại… hệ thống lập các đơn hàng chi tiết một cách tối ưu nhất. Bộ phận đặt hàng sẽ
xác nhận chính xác đơn hàng với khách hàng và chuyển bên phòng kế hoạch.
Khi đơn hàng được duyệt sẽ được chuyển cho bộ phận kho để tiến hành kiểm tra số
lượng hàng hóa và tiến hành đặt hàng sang bên phân xưởng sản xuất hoặc xuất
kho. Đơn hàng không được duyệt sẽ chuyển ngược lại cho bộ phận đặt hàng kèm
theo các nguyên nhân không được duyệt, và bộ phận này sẽ trao đổi và xác nhận
lại với khách hàng về đơn hàng cho phù hợp.
b) Nhận và giao hàng cho khách hàng
Căn cứ vào các đơn hàng đã xác nhận với khách hàng , hệ thống phải tiến
hành theo đi quy trình giao nhận đơn hàng và hình thức giao hàng cho khách hàng.
- Kiểm soát nhiều hình thức giao hàng ( giao hàng từng phần, giao hàng toàn
phần).
- Kiểm soát nhiều loại giao hàng (giao hàng và giao hóa đơn, giao hóa đơn trước
giao hàng sau, giao hàng trước và giao hóa đơn sau cho khách hàng).
- Kiểm soát nhận hàng hóa theo lô.
- Kiểm soát số lượng, chất lượng quy cách, thời gian, địa điểm giao hàng, các vi
phạm và xử lý.
- Các chi tiết khác.
c) Ghi nhận các đơn hàng từ các khách hàng


Theo dõi quản lý các đơn đặt hàng từ các khách hàng dựa trên các tiêu thức
bán hàng của doanh nghiệp và tác nghiệp quản lý thuận lợi cho các phân tích tài

chính công nợ và hệ thống cung cấp thiết bị:
- Xử lý, theo dõi thông tin chi tiết đơn đặt hàng của khách hàng.
- Theo dõi và phân bổ các loại chi phí liên quan đến đơn hàng, hóa đơn.
- Theo dõi các tiêu thức thanh toán cho từng đơn hàng, từng hóa đơn.
- Chuyển đơn hàng tới bộ phận công nợ bằng cách tích hợp thông tin.
Các mẫu hoá đơn tương ứng với từng đơn hàng sẽ xây dựng theo mẫu chuẩn
của bộ tài chính ban hành cho các doanh nghiệp và bổ sung các chỉ tiêu phục vụ
công tác phân tích tài chính, công nợ. Các hoá đơn theo dõi được tự động hạch
toán vào các bút toán của hệ kế toán tổng hợp theo từng giai đoạn chi tiết của quá
trình quản lý hoá đơn.
d) Theo dõi công nợ phải thu của khách hàng .
 Xây dựng từ điển các khách hàng đặt hàng của doanh nghiệp.
Thông tin về khách hàng là một phần rất quan trọng trong giải pháp ERP
của doanh nghiệp. Đặc biệt do dặc thù của sản phẩm nên thông tin về các khách
hàng của Công Ty 24 phải chính xác cụ thể.Cần phải định nghĩa các khách hàng
trước khi thực hiện phần lớn các nghiệp vụ của hệ thống:
- Có thể đề xuất một khách hàng khi lập một yêu cầu bán hàng.
- Chỉ ra khách hàng phù hợp khi nhập một bảng báo giá.
- Các đơn đặt hàng đều cần chỉ rõ ra khách hàng.
- Hoàn lại hàng cho khách hàng trong trường hợp hàng bị lỗi.


- Cung cấp cho khách hàng về các dịch vụ khác của công ty.
Hệ thống từ điển khách hàng được dùng chung cho toàn bộ hệ thống ERP
của doanh nghiệp và đáp ứng được các yêu cầu chi tiết sau:
- Dùng chung cho tất cả các Module của hệ thống.
- Thu thập các thông tin liên quan đến khách hàng.
- Một thông tin cần quản lý về khách hàng trong từ điển là thông tin chi tiết về địa
chỉ liên hệ của khách hàng
- Hoạch định các tiêu thức thanh toán của khách hàng cho doanh nghiệp.

- Hoạch định các tiêu thức giao hàng của doanh nghiệp cho khách hàng.
- Định khoản cho các đối tượng là khách hàng cần theo dõi.
 Quản lý công nợ phải thu của khách hàng.
- Kiểm soát trực tiếp hoặc nhận công nợ từ phòng kế toán.
- Quản lý các hoá đơn cần xử lý.
- Xử lý thanh toán trực tiếp hay thanh toán tự động.
- Theo dõi bù trừ công nợ giữa khách hàng doanh nghiệp nếu một đối tượng
vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp một sản phẩm nào đó cho doanh nghiệp.
- Chuyển tự động các bút toán lên sổ cái.
- Cập nhật và theo dõi tỷ giá thanh toán tại thời điểm khách hàng thanh toán
cho doanh nghiệp.
Các báo cáo của giải pháp đặt hàng


- Các báo cáo liện quan đến khách hàng.
- Các báo cáo liên quan đến hợp đồng, đơn hàng.
- Các báo cáo liên quan đến nhận hàng.
- Khả năng phát triển các báo cáo mới theo yêu cầu.
Các báo cáo được chi tiết và tổng hợp đến từng chức năng quản lý của doanh
nghiệp, được xây dựng dựa trên mẫu báo cáo chuẩn mực của bộ tài chính quy định
và theo mẫu biểu của doanh nghiệp.
2.2 Giải pháp sản xuất
2.2.1 Tổng quan
Đây là giải pháp chi tiết quan trọng trong giải pháp ERP cho công ty công ty
24. Đó là nghiệp vụ sản xuất doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ
thông tin, nó khá phức tạp và thường làm thủ công không có quy trình thống nhất
nên khi triển khai đề ra giải pháp nếu không khảo sát chi tiết đặc thù quy trình sản
xuất của doanh nghiệp thì dễ dẫn đến thất bại. Sau đây là sơ đồ quy trình sản xuất
của công ty
2.2.2 Chi tiết giải pháp sản xuất

Lĩnh vực kinh doanh chữ ký số có đặc thù riêng biệt vì vậy giải pháp sản xuất theo
đơn đặt hàng sẽ được ưu tiên hơn giải pháp sản xuất theo kế hoạch. Tuy không
được ưu tiên nhưng giải pháp sản xuất theo kế hoạch vẫn được công ty thực hiện
nhưng số lượng sản xuất không nhiều.Để thực hiện giải pháp sản xuất theo đơn đặt
hàng được hiệu quả cần thực hiện các giải pháp chi tiết sau:
a) Ghi nhận đơn đặt hàng và lên kế hoạch sản xuất
- Khi phòng kế hoạch nhận được một đơn hàng thì hệ thống ERP sẽ tạo ra một đơn
hàng mới. Tất cả các bộ phận liên quan đến quy trình sản xuất đơn hàng đó ngay
lập tức sẽ nhận được thông tin ban đầu về đơn hàng và các yêu cầu chi tiết của đơn
hàng theo yêu cầu của các đối tác đặt hàng.


- Khi đã nhận được đơn hàng chắc chắn của khách hàng thì phòng kế hoach sẽ tiến
hành lập kế hoạch để sản xuất đáp ứng đúng đủ số lượng, chất lượng và thời gian
đơn hàng.
- Phân cấp kế hoạch sản xuất theo kế hoạch tổng hợp và chi tiết để đẽ dàng theo
dõi.
- Phân loại kế hoạch sản xuất theo : tình trạng, đối tác, thời gian hoàn thành, loại
sản phẩm,…
- Liên kết các kế hoạch sản xuất với nhau để đảm bảo việc sản xuất được đúng và
đủ theo đơn hàng.
b) Triển khai và theo dõi kế hoạch sản xuất
- Phát lệnh sản xuất dựa trên các đơn hàng đã nhận.
- Phổ biên quy trình sản xuất dựa vào các kế hoạch sản xuất và mối liên kết giữa
chúng.
- Cập nhật trạng thái các lô hàng cần sản xuất: đã phát lệnh sản xuất hay chưa, có
quy trình sản xuất chung hay chưa,…
- Trong quá trình sản xuất các dữ liệu về quá trình sản xuất cần phải được the dõi
chi tiết và do từng bộ phận chức năng theo dõi. Các nội dung cần theo dõi bao
gồm:

- Kiểm soát NVL đã xuất cho lệnh sản xuất
- Kiểm soát các công việc đã hoàn thành
- Kiểm soát sản phẩm đã nhập kho
- Kiểm soát phân tích thừa thiếu nguyên vật liệu


- Kiểm soát phân tích năng lực của máy móc thiết bị
- Theo dõi lịch trình sản xuất
Việc theo dõi điều độ sản xuất đảm bảo tại mọi thời điểm nhà quản trị có thể
kiểm soát được hoạt động sản xuất và có thể có các điều chỉnh cần thiết đảm bảo
tiến độ sản xuất..
c) Theo dõi việc sử dụng và thu hồi nguyên liệu để tái sản xuất
- Yêu cầu cung ứng và nhận nguyên vật liệu từ kho theo nhu cầu đã thiết kế để
thực hiện lô hàng.
- Theo dõi việc sử dụng nguyên liệu, phân phối nguyên liệu cho từng lô hàng từng
phân xưởng, từng nhân viên đảm bảo sử dụng triệt để nguồn nguyên liệu cho sản
xuất.
- Cập nhật nguyên liệu kịp thời cho sản xuất
- Theo dõi nhưng trường hợp khách hàng gửi trả sản phẩm để cập nhật lại thông tin
cho khách hàng mới.
- Theo dõi những nguyên liệu sản phẩm thừa để cập nhật hoàn lại về kho.
2.3 Giải pháp kho
2.3.1 Chi tiết giải pháp
Để cải thiện tình trạng hàng tồn kho, giảm chi phí hoạt động và nâng cao sự hài
lòng của khách hàng, giải pháp kho hàng đặt ra phải đạt được các mục tiêu cơ bản
sau đây:
a) Kiểm soát đơn vị tính, kích thước trọng lượng,mã vạch, thời hạn sử dụng,
không gian kho



Mỗi một sản phẩm hay một nhóm sản phẩm cần quan tâm đến rất nhiều các
thông tin chi tiết nhất. Hệ thống ERP cần phải đáp ứng được yêu cầu này. Đó là
các thông tin về đơn vị tính, khối lượng, kích thước dài rộng cao, ngày sản xuất,
thời hạn sử dụng, không gian lưu trữ trong kho, thời gian lưu kho…. Các thông tin
này rất cần thiết trong quản lý.
Hiện nay công ty 24 rất quan tâm đến việc kiểm soát hàng hoá bán ra và tình
hình sử dụng tại hệ thống phân phối và các cá nhân doanh nghiệp trực tiếp sử dụng
sản phẩm của mình tại mỗi thời điểm nên việc mỗi hàng hoá sản xuất ra được nhập
kho ngoài các thông tin trên còn có một thông tin quan trọng cần quản lý đó là mã
số mã vạch được đánh cho mỗi loại hàng hoá.
b) Tính toán các loại giá trị tồn kho, giá chi phí nhập kho
Tại mỗi thời điểm hệ thống sẽ đưa ra được giá trị tồn kho của mỗi vật tư tại
mỗi kho và tại toàn công ty. Điều đó giúp cho công ty lập được kế hoạch sản xuất
và kinh doanh đồng thời chủ động trong các đơn hàng của mình, chủ động được
đầu vào sản xuất, và đầu ra cho hệ thống phân phối. Hệ thống kiểm soát chính xác
xuất nhập tồn số lượng và giá trị từng vật tư và hỗ trợ đưa ra các chi phí cho từng
vật tư đồng thời hỗ trợ tính giá xuất vật tư theo ba phương pháp chính:
+ Nhập trước xuất trước
+ Nhập sau xuất trước
+ Bình quân gia quyền
c) Tính toán nhu cầu mua hàng, lượng đặt hàng kinh tế
Ngoài kiểm soát được xuất nhập tồn theo từng kho, từng công ty và theo
tổng công ty về số lượng và giá trị hệ thống còn kiểm soát được chi phí nhập kho,
chi phí lưu kho để từ đó làm đầu vào cho bài toán tối ưu dự trữ nguyên vật liệu đầu
vào phục vụ sản xuất. Hệ thống sử dụng một số mô hình tối ưu dự trữ hướng quản


trị kho tối ưu giá trị lưu trữ một cách phù hợp nhất. Mỗi vật tư khi đó có một
khoảng số lượng và giá trị lưu trữ đảm bảo an toàn sản xuất và tối thiểu hoá chi
phí. Ngoài ra hệ thống sẽ đảm bảo tối ưu được tính toán nhu cầu mua hàng theo

từng thời điểm, từng đơn hàng theo số lượng đặt hàng tối ưu nhất.
d) Chuyển bút toán hàng tồn kho sang sổ cái
Hệ thống tính toán giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và chuyển các bút toán sang sổ cái
của kế toán tổng hợp xử lý.
Các bút toán xuất nhập đều được tự động điều chuyển vào sổ cái của kế toán
e) Các báo cáo
Hệ thống ERP có các báo cáo chi tiết và tổng hợp phục vụ các nghiệp vụ và
quản trị tại từng kho và theo tổng công ty tại từng thời điểm: Báo cáo chi tiết nhập
vật tư; Báo cáo tổng hợp nhập vật tư; Báo cáo chi tiết xuất vật tư; Báo cáo tổng
hợp nhập vật tư; Báo cáo chi tiết xuất nhập tồn vật tư; Báo cáo tổng hợp xuất nhập
tồn vật tư; Báo cáo tồn vật tư; Báo cáo sửa chữa bảo dưỡng vật tư; Hoá đơn xuất
nhập vật tư chi tiết; Báo cáo chi tiết kết chuyển vật tư sang sổ cái kế toán…
2.4 Giải pháp bán hàng
2.4.1 Chi tiết giải pháp
a) Năm rõ và chắc chắn thông tin khách hàng
Thiết lập và quản trị danh mục khách hàng chung trên toàn bộ hệ thống để
đẽ dàng tra cứu tìm kiếm và quản lý. Cần phải nắm rõ nhưng thông tin cơ bản sau:
- Các thông tin cơ bản về khách hàng
- Quản lý số địa chỉ giao hàng không hạn chế.
- Các thông tin về hoạch định chính sách tín dụng, công nợ của khách hàng
- Các thông tin về phân tích doanh thu, doanh số của khách hàng