1

LỜI MỞ ĐẦU
Khoa học công nghệ kĩ thuật ngày càng phát triển và hiện nay nó đã có rất
nhiều ứng dụng vào trong cuộc sống, làm giảm bớt chi phí cho các tổ chức doanh
nghiệp.
Ứng dụng tin học vào việc quản lý các hoạt động trong một tổ chức kinh
doanh cũng như một tổ chức xã hội đang là yêu cầu tất yếu của quá trình phát triển
của xã hội. Với sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ, những ứng dụng
của nó vào thực tế đã mang lại rất nhiều lợi ích cho hoạt động của các tổ chức cũng
như cho toàn xã hội. Tin học có thể được áp dụng vào nhiều lĩnh vực nhằm đem lại
sự thuận tiện và nhanh chóng cho quá trình ra quyết định của cá nhân cũng như của
tổ chức. Nó đáp ứng được nhu cầu của sự phát triển xã hội, với yêu cầu công việc
được thực hiện nhanh hơn, hiệu quả thực hiện công việc cao hơn.
Trong các tổ chức doanh nghiệp, việc xây dựng và phát triển một hệ thống
đòi hỏi một nỗ lực rất lớn vì nó là một công việc tốn công, tốn của. Nhưng đây lại
chính là giải pháp hữu hiệu cho nhiều vấn đề tổ chức gặp phải.
Đề tài phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty
TNHH Viet’s Soul là một đề tài khá thiết thực. Do sự phát triển khá nhanh của các
hoạt động mua bán của công ty nên hình thức quản lý bán hàng là một trong những
vấn đề được quan tâm.
Nội dung đề tài gồm có 3 phần chính:
Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH Viet’s Soul
Chương 2: Cơ sở phương pháp luận xây dựng hệ thống thông tin quản lý
bán hàng
Chương 3: Thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


2

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU
HẠN VIET’S SOUL VÀ LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
1.1 Tìm hiểu về tổ chức của công ty
1.1.1 Sự hình thành và phát triển của Công ty Viet’s Soul
Làng nghề thủ công Việt Nam đã có lịch sử hình thành và phát triển từ hàng
nghìn năm qua. Những nét văn hoá, những kỹ thuật sản xuất đã được truyền từ thế
hệ này qua thế hệ khác và ngày càng được hoàn thiện. Các sản phẩm, tác phẩm thủ
công mỹ nghệ đã phản ánh những nét văn hoá truyền thống độc đáo và mang đậm
bản sắc dân tộc, thể hiện rõ nét về cuộc sống thường ngày và tâm hồn của những con
người Việt Nam.
Với mong muốn lưu giữ bản sắc văn hoá các làng nghề truyền thống, đồng
thời giới thiệu đến các du khách và bạn bè trong nước cũng như quốc tế, ngày
04/07/2005 theo Quyết định số 0102021203 của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố
Hà Nội, Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Tâm Hồn Việt đã chính thức được
thành lập với chức năng: sản xuất và kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹ nghệ,
tranh thêu, mây tre đan, v.v...
Các sản phẩm, tác phẩm của Tâm Hồn Việt có những nét thiết kế độc đáo,
khéo léo bởi bàn tay và khối óc của các nghệ nhân Việt Nam; mang đậm tính truyền
thống độc đáo của đất nước và con người Việt Nam. Các tác phẩm đó đã được khách
hàng thừa nhận cả về chất lượng sản phẩm và giá trị nghệ thuật. Viet’s Soul mong
muốn cùng được đồng hành với khách hàng và cùng khách hàng cảm nhận được
những bản sắc văn hoá và giá trị truyền thống độc đáo đó.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


3

Tâm Hồn Việt đã và đang khẳng định, luôn cố gắng là một nhà cung cấp hàng đầu

tại Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh hàng thủ công mỹ nghệ.
- Thông tin chung:
Tên công ty: Công ty TNHH TÂM HỒN VIỆT
Tên giao dịch: VIET'S SOUL COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: V'SS CO.,LTD
Địa chỉ: Số 105 F1, Ngõ 165, Phố Thái Hà Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại: (04) 5147003
Fax: (04) 5147003
Email:

Website: www.vietssoul.com
Số đăng kí kinh doanh: 0102021203
Mã số thuế: 0101715886
Giám đốc: Nguyễn Thị Thuý Hương
Vốn điều lệ: 1.000.000.000,00 vnđ
Ngành nghề kinh doanh
● Sản xuất, mua bán hàng thủ công mỹ nghệ, tranh thêu, gốm sứ, mây tre
● Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng
● Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, môi giới vận tải quốc tế; khai thuế hải
quan, dịch vụ thương mại, môi giới thương mại…
● (Doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật)
- Công ty đã có đăng kí bản quyền một số sản phẩm độc đáo như tranh NET…
- Có xưởng sản xuất đặt tại Hà Tây và văn phòng kinh doanh đặt tại số 38C, ngõ 87
Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


4


Ngày 25/07/2005, Viet’s Soul đã trở thành hội viên chính thức của
Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI). Có thể nói, bức
tranh về các doanh nghiệp của nước ta trong những năm gần đây là bức tranh càng
ngày càng sáng sủa. Ngày 7/11/2006 Việt Nam chính thức được công nhận là thành
viên thứ 150 của Tổ chức Thương mại thế giới (WTO). Đây là một sự kiện nổi bật
của nước ta, đánh dấu một bước ngoặt trong quá trình phát triển nền kinh tế của đất
nước. Các doanh nghiệp trong nước sẽ có rất nhiều cơ hội và thuận lợi trong hoạt
động sản xuất kinh doanh như vấn đề huy động vốn, tiếp cận với những công nghệ
tiên tiến hiện đại. Tuy nhiên, để hội nhập thành công vào đời sống kinh tế khu vực
và thế giới, các doanh nghiệp cũng phải đối mặt với hàng loạt vấn đề đặt ra, đó là
các thách thức từ phía các doanh nghiệp nước ngoài cùng với sự cạnh tranh ngày
càng gay gắt, khốc liệt trong xu thế toàn cầu hoá; và nguy cơ tụt lại phía sau của các
doanh nghiệp Việt Nam không có đủ sức cạnh tranh là rất rõ ràng, nhất là đối với
các doanh nghiệp vừa và nhỏ như Công ty Viet’s Soul.
Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam là tổ chức quốc gia tập hợp và
đại diện cho cộng đồng doanh nghiệp trong cả nước, nhằm mục đích bảo vệ và hỗ
trợ các doanh nghiệp, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, thúc đẩy các
quan hệ hợp tác kinh tế, thương mại và khoa học - công nghệ giữa Việt Nam với các
nước trên cơ sở bình đẳng và cùng có lợi; đại diện để thúc đẩy và bảo vệ quyền lợi
hợp pháp, chính đáng của cộng đồng doanh nghiệp và người sử dụng lao động ở
Việt Nam trong các quan hệ trong nước và quốc tế; thúc đẩy sự phát triển của các
doanh nghiệp, các doanh nhân, sự liên kết giữa các doanh nghiệp, hiệp hội doanh
nghiệp, xúc tiến và hỗ trợ các hoạt động thương mại, đầu tư, hợp tác khoa học - công
nghệ và các hoạt động kinh doanh khác của các doanh nghiệp ở Việt Nam và nước

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


5


ngoài. Như vậy, việc Viet’s Soul là một thành viên của VCCI sẽ có được nhiều
thuận lợi hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Bên cạnh đó Viet's Soul đã chính thức mở Showroom tranh thêu tại địa chỉ 13 - Hàng
Mành, Hà Nội. Đó là những tác phẩm nghệ thuật dân gian độc đáo đến từ làng nghề Yên Sở - Hà
Tây. Showroom đã thu hút được rất nhiều sự quan tâm của bạn bè trong và ngoài nước...

Tranh thêu là một loại hình nghệ thuật lâu đời của Việt Nam. Những bức tranh
thêu gắn liền với đời sống gia đình, xã hội và thể hiện đời sống nội tâm phong phú
của con người Việt.
Từ xa xưa, tại Việt Nam đã tồn tại những làng nghề thêu truyền thống mà cả
làng đều làm nghề thêu tranh và các tác phẩm nghệ thuật của họ mang trong mình
những tinh hoa, những phong tục tập quán và đời sống nội tâm của người Việt xưa.
Những tác phẩm đó vừa tao nhã, vừa sang trọng nhưng vẫn đậm chất dân gian và là
niềm tự hào về văn hoá Việt trong con mắt các du khách và bạn bè quốc tế.
Showroom tranh thêu tại 13 Hàng Mành là minh chứng cho nền văn hoá đã có
hàng nghìn năm lịch sử của dân tộc ta. Tại đây bạn có tìm thấy những tác phẩm đặc
sắc như: Sen thời gian, Nét duyên, Sắc hoa, Sức sống thiên nhiên, Bốn mùa... Những
tác phẩm của Viet's Soul đã được các nghệ nhân chăm chút trong từng đường kim
mũi chỉ, thể hiện sự khéo léo của những người phụ nữ Việt Nam.

1.1.2 Tổng quan về hoạt động của công ty Viet’s Soul

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


6

Giám đốc

Phòng kinh doanh


Quản lý bán hàng

Quản lý xưởng sản xuất

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Viet’s Soul
Do mới thành lập nên các hoạt động của công ty vẫn còn chưa đi vào quy củ,
mọi công việc vẫn còn thực hiện một cách thủ công. Tuy công ty đã được trang bị 3
máy tính có nối mạng Internet nhưng các nghiệp vụ vẫn thực hiện bằng tay là chủ
yếu, phần mềm chuyên dụng được sử dụng hiện tại là Microsoft Office 2003.
Doanh thu trung bình hàng năm của công ty ước tính trên dưới 200 triệu
VNĐ. Nhưng do công ty mới đi vào hoạt động cộng với tính chất của sản phẩm nên
doanh thu chưa đồng đều theo các năm.
Công ty đã có trang web riêng để giới thiệu sản phẩm của mình đến với khách
hàng trong và ngoài nước. Trên website này, Công ty đã đưa các sản phẩm của mình
đến gần với khách hàng hơn, không chỉ giới thiệu và mô tả các hoạt động sản xuất
kinh doanh của mình mà còn giới thiệu các làng nghề truyền thống và các sản phẩm
thủ công mỹ nghệ mà công ty đang kinh doanh. Trang web này được cập nhật
thường xuyên và có một nhân viên chuyên phụ trách về việc đưa lên web những sản
phẩm mới cũng như những thông tin về các chương trình quảng cáo, khuyến mãi của
công ty.

Các nghiệp vụ cơ bản

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


7

Khi khách hàng có yêu cầu về hàng hoá, bộ phận kinh doanh của Công ty phải

nắm bắt và đáp ứng kịp nhu cầu của khách hàng, cố gắng không để xảy ra sai sót
trong khâu giao hàng và thu tiền.
Mọi hoạt động từ việc đặt mua, đặt làm, theo dõi và hoàn tất đơn đặt hàng cả về giao
nhận, thanh toán cho đến các báo cáo mua, báo cáo bán, báo cáo hàng tồn kho phải
được thực hiện một cách tỉ mỉ, chính xác và nhanh chóng.
Quy trình sản xuất
Vì đặc trưng của Công ty là sản xuất các sản phẩm thủ công mỹ nghệ nên
bước đầu tiên trong quy trình sản xuất là nhập các nguyên đầu vào như chỉ, vải,
khung tranh… Sau khi nhập nguyên liệu đầu vào thì sẽ được chuyển về xưởng sản
xuất và tại đây các nghệ nhân sẽ sản xuất thành sản phẩm, khi sản phẩm hoàn thành
sẽ được phân phối ra các cửa hàng, đại lý tiêu thụ và các kênh phân phối trực tuyến.
Tham gia vào hoạt động sản xuất của công ty có: Thợ thủ công lành nghề, nhân viên
thiết kế mẫu, nhân viên quản lý xưởng thêu…
Quy trình của việc mua hàng
Khách hàng đến công ty: Xem một số hàng mẫu trong catalog của công ty,
căn cứ vào đó khách hàng có thể đưa ra các yêu cầu về sản phẩm, có thể là những
sản phẩm có mặt trong catalog hoặc là sản phẩm có sự thay đổi hoặc sản phẩm mới
theo yêu cầu của khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu, xem xét khả
năng đáp ứng của công ty, các nhân viên sẽ tư vấn cho khách hàng để họ có thể có
sự lựa chọn tốt nhất, tiếp đó lập hoá đơn mua hàng, truyền cho nhân viên thiết kế
nắm vững yêu cầu của khách hàng để có thể thiết kế ra sản phẩm mẫu đúng với yêu
cầu của khách hàng.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


8

Nhân viên đặt hàng sẽ đặt mua các nguyên liệu đầu vào cần thiết từ những nhà
cung cấp, tiếp đó chuyển bản thiết kế mẫu và nguyên liệu đầu vào cho phân xưởng

sản xuất. Tại đây các nghệ nhân tiếp nhận lệnh để sản xuất ra sản phẩm, sản phẩm
phải được sản xuất đúng với bản thiết kế mẫu. Sau khi sản phẩm hoàn thành sẽ được
giao cho khách hàng theo hoá đơn và thu tiền theo hoá đơn.
Tham gia vào hoạt động kinh doanh của công ty gồm: nhân viên bán hàng, nhân
viên đặt hàng, nhân viên kế toán, nhân viên giao và nhận hàng…
Nhân viên bán hàng là người trực tiếp giới thiệu về sản phẩm của công ty tới
khách hàng và cũng là người trực tiếp tiếp nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng,
khi khách hàng đồng ý mua hàng thì người bán hàng cũng là người lập ra hoá đơn
bán hàng và hoá đơn bán hàng sẽ được giao cho khách hàng. Vì khách hàng của
công ty bao gồm cả những du khách quốc tế nên người bán hàng phải có một trình
độ ngoại ngữ khá vững, nhất là tiếng Anh để có thể giao tiếp và chuyển tải những ý
nghĩa của sản phẩm đến khách hàng một cách tốt nhất.
Nhân viên thanh toán mua và bán hàng: thu tiền của khách mua hàng dựa trên hoá
đơn bán hàng do nhân viên bán hàng lập, và thanh toán tiền mua hàng cho các hoá
đơn mua nguyên liệu đầu vào như chỉ, vải, khung tranh…
Nhân viên đặt hàng: đặt hàng từ các nhà cung cấp nguyên vật liệu đầu vào,
đồng thời theo dõi việc thực hiện hoá đơn đặt hàng về việc giao hàng và thanh toán
tiền. Ngoài ra còn có một số nhân viên làm nhiệm vụ thiết kế mẫu theo yêu cầu cho
khách hàng.
Sản phẩm của công ty được chia thành nhiều mức cho phù hợp với các đối tượng
khách hàng khác nhau.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


9

1.1.3 Phương hướng phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Viet’s Soul trong năm tới
- Do điều kiện của công ty còn khá khó khăn vì mới đi vào hoạt động được

gần 3 năm nên ngay bây giờ chưa thể đồng loạt tổ chức tất cả các hoạt động
Marketing, mà phải tiếp cận thị trường dần dần để khách hàng quen thuộc với các
sản phẩm của Viet’s Soul thông qua việc kí gửi sản phẩm tại các cửa hàng lưu niệm
hoặc các cửa hàng quà tặng khác. Mặt khác trong các dịp lễ, tết tiến hành tung ra các
sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận và qua đó để cho
khách hàng đánh giá được chất lượng sản phẩm cho đến khi các sản phẩm của công
ty trở thành một mặt hàng tương đối phổ biến và có một lượng khách hàng nhất định
trên thị trường. Từ đó làm tiền đề để tiến hành những chương trình Marketing đồng
loạt, qua đó quảng bá sản phẩm của công ty đến với người tiêu dùng.
Công ty có nhiều loại sản phẩm như tranh thêu, túi thêu, các sản phẩm mây tre
đan… nhưng sản phẩm sản xuất chủ yếu là các loại tranh thêu với rất nhiều nội dung
phong phú, đa dạng. Bên cạnh đó nếu khách hàng có nhu cầu thì công ty có thể sản
xuất thêm các sản phẩm thủ công khác như túi thêu, khăn tay thêu, các loại sản
phẩm mây tre đan…
- Phân loại sản phẩm:
Tuỳ từng loại sản phẩm của công ty để phân chia thị trường phù hợp. Ví dụ như sản
phẩm phải có mã, tên, giá,… rõ ràng, dễ hiểu để có thể giải thích nhanh cho khách
hàng.
Công ty tiến hành phân loại tranh theo mệnh giá và sắp xếp thành loại tranh hoặc bộ
tranh.
Ví Dụ: Loại 1: 45-85 nghìn vnđ

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


10

Loại 2: 90-170 nghìn vnđ
Loại 3: 175-350 nghìn vnđ
Loại 4: 360-550 nghìn vnđ

Loại 5: 560-1350 nghìn vnđ
Loại 6: 1400-2700 nghìn vnđ…
Tuỳ loại tranh như thế nào mà có sự xếp giá phù hợp.
Đa dạng hoá các sản phẩm và giá thành cho phù hợp ứng với từng đoạn thị trường
hiện nay.
Phân đoạn thị trường: với đặc trưng của sản phẩm là kén người mua nên công
ty đã tiến hành phân đoạn thị trường để có những giải pháp tiêu thụ hiệu quả nhất và
cũng để cho sản phẩm của công ty trở nên quen thuộc với người tiêu dùng hơn nữa.
- Cửa hàng lưu niệm nhỏ
- Cửa hàng lưu niệm lớn
- Nhà khách lớn- khách sạn 2,3*
- Công ty kiến trúc thiết kế nội thất và phòng tranh
- Công ty và cơ quan ban ngành
- Các cửa hàng thời trang
- Không ngừng nâng cao tay nghề và chất lượng sản phẩm hơn nữa.
Công ty dự tính doanh thu năm tới sẽ là 250 triệu đ. Với mục tiêu đã đặt ra các
nhân viên trong công ty cũng như các nghệ nhân của công ty đang nỗ lực hết sức
mình nhằm thực hiện mục tiêu một cách tối ưu nhất, hiệu quả nhất. Với những nỗ
lực đó, họ muốn đem lại những cái mới cũng như sự sáng tạo vào sản phẩm của
mình nhằm tạo ra những nét riêng, đặc trưng nhất cho công ty, từ đó dần khẳng định
mình trong nền kinh tế.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


11

1.1.4 Lý do lựa chọn đề tài
Hiện nay nước ta đang bước vào một giai đoạn phát triển hội nhập kinh tế
thế giới. Với sự phát triển kinh tế của đất nước ta như hiện nay công nghệ thông tin

đã đóng góp một phần vô cùng quan trọng. Công nghệ thông tin đã ngày càng phát
triển một cách mạnh mẽ trong tất cả lĩnh vực nhất là trong tin học ứng dụng. Nó đã
và đang được sử dụng một cách có hiệu quả đối với các ngành kinh doanh, là các
ngành quản lý và xử lý khối lượng thông tin lớn. Các ngành quản lý đó như: quản lý
bán hàng, quản lý nhân sự, quản lý lương... Nhờ có ứng dụng của tin học vào các
hoạt động sản xuất và quản lý mà các hoạt động này trở nên phong phú hơn, ít cồng
kềnh, nhanh chóng, thuận tiện, mang lại lợi ích, hiệu quả nhiều hơn và giảm thiểu sự
sai sót nhầm lẫn.
Hiện tại công việc tại Viet’s Soul vẫn đang thực hiện các công việc một cách
thủ công, chưa dựa nhiều vào máy tính. Tuy vậy công việc được phân ra khá rõ ràng
và các nhân viên đều có tinh thần trách nhiệm cao. Tất cả vì mục tiêu phát triển của
công ty.
Tuy nhiên quy trình đáp ứng một yêu cầu là tuần tự nên mất nhiều thời gian.
Tốn nhiều nhân lực trong việc đối chiếu, kiểm tra bằng tay, có thể có sai sót do làm
thủ công, dữ liệu vẫn được lưu trên sổ sách, lãng phí nhân lực, chưa đem lại hiệu quả
tối ưu cho công ty. Do đó hiện tại công ty rất cần có một chương trình phần mềm
quản lý hợp lý, phù hợp với tình hình hoạt động sản xuấtcủa công ty hiện nay.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của Viet’s Soul
nhắm đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của khách hàng và thuận lợi hơn cho việc theo
dõi, kiểm tra, báo cáo của các nhân viên trong công ty là rất cần thiết. Vì vậy công ty
đòi hỏi ở phần mềm là phải thực hiện được một số công việc như liệt kê được các

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


12

hàng hoá, vật liệu trong kho, quản lý các hàng nhập như chỉ, vải, khung tranh, các
sản phẩm như tranh thêu, túi thêu, số lượng hàng nhập, tồn, hàng bán trong tháng…
Mục đích của việc thiết kế chương trình quản lý bán hàng là rút ngắn thời gian

và tự động hoá cho các thao tác nghiệp vụ kinh tế. Mặt khác nó sẽ giúp tránh được
sai sót trong việc xác thực dữ liệu đồng thời sử dụng một cách có hiệu quả nhất
nguồn nhân lực, tránh sự lãng phí nhân lực. Bên cạnh đó nó giúp quản lý thông tin
tập trung hơn, hạn chế một cách cao nhất việc lưu trữ thông tin trên giấy, từ đó có
thể đem lại hiệu quả kinh tế tối đa cho công ty.
Trong các hoạt động của các tổ chức, công ty nhà nước, công ty liên doanh,
công ty TNHH… thì việc quản lý bán hàng là một trong những hoạt động quản lý
quan trọng vì nó quyết định chủ yếu tới doanh thu và lợi nhuận của công ty. Vì vậy
quản lý việc bán hàng đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông
tin theo yêu cầu của quản lý cấp trên cũng như của khách hàng. Chính vì vậy mà
việc ứng dụng tin học và công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý bán hàng là hết
sức cần thiết và thiết thực vì nó đáp ứng được những đòi hỏi trên.Vì thế nên em đă
chọn đề tài : “ Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công
ty Viet’s Soul ” làm đề tài thực tập của mình. Đề tài này được xây dựng nhằm cung
cấp một phần mềm trợ giúp công tác quản lý bán hàng và tính toán lợi nhuận thu
được một cách nhanh chóng, tránh khỏi những sai sót nhầm lẫn.
Xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp cho việc quản lý hàng hoá,
quản lý xuất-nhập-tồn hàng hoá của công ty được thuận lợi hơn, nó cũng giúp cho
việc tra cứu thông tin nhanh chóng, quản lý tập trung, đồng thời giảm bớt được
lượng giấy tờ, sổ sách lưu trữ …

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


13

Phần mềm được thiết kế phải có tính khả thi cao. Tức là nó phải dễ sử dụng,
không đòi hỏi máy tính có cấu hình cao, không đòi hỏi người lao động phải am hiểu
quá sâu về máy tính, tận dụng tối ưu được nguồn nhân lực cũng như phát huy được
năng lực của nhân viên, chi phí thiết kế và xây dựng phần mềm phải thấp hơn so với

những gì mà nó có thể mang lại cho nhà quản lý cũng như những hiệu quả kinh tế
mà nó có thể mang lại cho công ty.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


14

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
2.1 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý
Trong quá trình hội nhập toàn cầu hoá như hiện nay, và với việc Việt Nam đã
chính thức được công nhận là thành viên của tổ chức WTO thì việc làm sao có thể
có những chính sách phát triển một cách tốt nhất cho doanh nghiệp của mình là nhu
cầu cấp bách để có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác. Và tin học hoá là
một trong những chính sách cần thiết để toàn diện hoá công tác quản lý, từ đó nâng
cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.
Khoa học công nghệ kĩ thuật ngày càng phát triển và hiện nay nó đã có rất
nhiều ứng dụng vào trong cuộc sống, làm giảm bớt chi phí cho các tổ chức doanh
nghiệp. Tin học là ngành được ứng dụng nhiều nhất vì nó đáp ứng được nhiều nhất
yêu cầu của các doanh nghiệp hiện nay.
Trong một doanh nghiệp, nhất là một doanh nghiệp thương mại thì vấn đề
được quan tâm đặc biệt là sự hiệu quả của bộ phận bán hàng. Do đó khi có nhu cầu
về tin học hoá thì tin học hoá bộ phận bán hàng không chỉ là cần thiết mà còn mang
tính cấp bách.
Trong các tổ chức doanh nghiệp, việc xây dựng và phát triển một hệ thống
đòi hỏi một nỗ lực rất lớn vì nó là một công việc tốn công, tốn của. Nhưng đây lại
chính là giải pháp hữu hiệu cho nhiều vấn đề tổ chức gặp phải.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp



15

2.1.1 Một số khái niệm về thông tin và hệ thống thông tin
Định nghĩa Thông tin: Thông tin được hiểu theo nghĩa thông thường là một
thông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một
vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng.
Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và đưa ra
quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó. Hệ thống này có thể là trong tự
nhiên, xã hội hay tư duy. Quá trình thu thập thông tin - truyền tin - nhận tin - xử lý
- lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin... là một chu trình vận động liên tục
khép kín trong một hệ thống nhất định.
Thông tin thường có 4 tính chất cơ bản là: tính tương đối, tính định hướng,
tính thời điểm và tính cục bộ.
Thông tin có thể tồn tại dưới dạng hình ảnh, ngôn ngữ hoặc mã hiệu hay
xung điện...nhưng dù dưới dạng tồn tại nào thì thông tin cũng mang lại cho người
nhận tin những hiểu biết mới về vấn đề mà nó mang trong mình.
Thông tin có vai trò rất quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp.
Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một
việc tương đương với quá trình ra quyết định. Thông tin quản lý là thông tin mà có
ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý
của mình.
Định nghĩa Hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là một tập hợp những con
người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu … thực hiện hoạt động thu thập,
lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi
trường.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp



16



Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ

liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin
được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các
dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích
(Destination) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage).
Nguồn

Đích
Xử lý và
lưu giữ

Thu thập

Phân phát

Kho dữ liệu

Mô hình hệ thống thông tin
Như vậy, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ
phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.
Các hệ thống thông tin trong một tổ chức
Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra có:
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là

các hệ thống xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với
khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các
giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


17

thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các
hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp.
- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System): là
những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở
mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng
dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ
các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà
quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về
một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng
làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các
doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu
lịch sử.
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): là những
hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định.
Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ
ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa
chọn một phương án. Một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin
cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra.
Thêm vào đó nó còn phải có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử
dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình.
- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có

nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diến bằng các công
cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


18

chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể
xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ
giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống
trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một
số kĩ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kĩ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao
chứa các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng.
- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information
System for Competitive Advantage): Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như
một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lý do
dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát
triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông
tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc là một chuyên gia. Hệ thống thông
tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những
người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp, và cũng có thể là
một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp…Hệ thống thông tin tăng cường sức
cạnh tranh là những công cụ để thực hiện các ý đồ chiến lược. Chúng cho phép tổ
chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách
hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm
thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp.

2.2 Phương pháp phát triển HTTT quản lý
Các giai đoạn phát triển của một HTTT.


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


19

2.2.1 Đánh giá yêu cầu


Mục tiêu: Cung cấp cho lãnh đạo công ty những tài liệu đích thực để ra

quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống.
Giai đoạn này bao gồm công đoạn sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
- Làm rõ yêu cầu
- Đánh giá khả năng thực thi
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Đối với công ty Viet’s Soul giai đoạn này là giai đoạn để đánh giá rõ thực
trạng, khả năng của công ty từ đó sẽ vạch ra được những đường lối, chính sách có
tính khả thi nhất để xây dựng hệ thống phù hợp với khả năng, hoàn cảnh và xu
hướng phát triển của công ty, mang lại tính khả thi và hiệu quả nhất.

2.2.2 Phân tích chi tiết


Mục đích

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
cầu.Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống
đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác

định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu
mà hệ thống thông tin mới phải đạt được sao cho phù hợp với tình hình của công ty.
Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn
sau đây:


Lập kế hoạch phân tích chi tiết

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


20

Trước khi giai đoạn phân tích thực sự bắt đầu thì người chịu trách nhiệm
của giai đoạn này phải lập kế hoạch về các nhiệm vụ phải thực hiện.
- Thành lập đội ngũ
- Lựa chọn phương pháp và công cụ
- Xác định thời gian
- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
- Môi trường ngoài
- Môi trường tổ chức
- Môi trường vật lý
- Môi trường kỹ thuật


Nghiên cứu hệ thống hiện tại



Thu thập thông tin về hệ thống thông tin hiện có


- Chức năng hoạt động chung của nhiệm vụ đó.
- Các dữ liệu vào: tên, nội dung, khuôn mẫu của tài liệu, các thiết bị nhập,
nguồn từ đâu, tần suất hay khối lượng và chi phí.
- Dữ liệu ra: tên, nội dung, khuôn mẫu, thiết bị đưa ra, đích đến, tần suất, chi
phí và khối lượng.
- Xử lý: Tên, nội dung phương tiện lấy dữ liệu vào và xử lý ra, hợp lệ hoá xử
lý và kiểm soát xử lý này như thế nào, sự kiện khởi sinh xử lý, thời gian xử lý,
phương tiện xử lý, phương pháp xử lý, ước tính chi phí xử lý.
- Kho dữ liệu: nội dung chứa bên trong, vật mang, khối lượng, cách thức
truy nhập cơ sở dữ liệu, cấu trúc cơ sở dữ liệu.
- Vấn đề: yếu kém ở chỗ nào, khó khăn ở điểm nào.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


21



Mô hình hoá IFD

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức
động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới
vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:
- Xử lý:

Thủ công


Giao tác người-máy

Tin học hoá toàn phần

- Kho lưu trữ dữ liệu:

Thủ công

Tin học hoá

- Dòng thông tin:

- Điều khiển:

Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được
biểu diễn trên sơ đổ.Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ hình dạng
của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý… sẽ được ghi

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


22

trên các phích vật lý này.Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ
liệu, phích xử lý.
Phích

Luồng
Kho DL
Sơ đồ luồng thông tin


Phích
Phích

Xử lý

IFD

(IFD)
Điều khiển

Phích

Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống


Mô hình hoá logic DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ
luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng.Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ
liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi,
thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn
thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
- Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể,
tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Tên người/bộ
phận phát/nhận
tin


Nguồn hoặc đích

Tên dòng dữ liệu

Dòng dữ liệu

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


23

Tên tiến
trình xử
lý

Tệp dữ liệu

Tiến trình xử lý

Kho dữ liệu

Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD
- Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của
hệ thống thông tin.Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một
lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ
nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật.Sơ đồ ngữ cảnh còn
được gọi là sơ đồ mức 0.
- Phân rã sơ đồ
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu

từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức
1…
- Các phích logic
Giống như phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống.Có 5
loại phích logic: mẫu phích xử lý logic, mẫu phích luồng dữ liệu, mẫu phích phần tử
thông tin, mẫu phích kho dữ liệu, mẫu phích tệp dữ liệu. Chúng được dùng mô tả
thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin.
- Ngôn ngữ cấu trúc dùng để mô tả

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


24

+ Chỉ dùng danh từ và động từ
+ Chỉ có 5 cấu trúc câu: Tiếp theo; Nếu …thì, Nếu …thì/Nếu không... thì;
Trong khi mà; If…then…else; Cho đến khi


Xây dựng từ điển dữ liệu



Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp



Đưa ra chuẩn đoán




Xác định mục tiêu của hệ thống mới



Xác định các yếu tố của giải pháp



Đánh giá lại tính khả thi

Khẳng định lại tính khả thi trong tổ chức, tài chính, kỹ thuật và thời hạn, cần
phải có thông tin về hệ thống sẽ xây dựng và sẽ cài đặt chứ không chỉ là hệ thống
thông tin hiện có.


Thay đổi đề xuất của dự án

Sau khi đánh giá lại tính khả thi của dự án cần xem xét và sửa đổi lại đề xuất
của dự án.


Chuẩn bị và trình bày báo cáo

Báo cáo cho phép các nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay ngừng lại.
Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và khuyến
nghị những hành động tiếp theo.Báo cáo thường được trình bày để các nhà quyết
định có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề.Sau đó là quyết định tiếp tục hay loại bỏ
dự án.
Yêu cầu của công ty Viet’s Soul là xây dựng một hệ thống thông tin quản lý

bán hàng nhằm nâng cao năng suất cũng như nghiệp vụ của nhân viên, nâng cao hiệu

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp


25

quả hoạt động và đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất cho công ty. Bán hàng là
một khâu quan trọng trong quá trình sản xuất của một doanh nghiệp, nếu có phương
pháp bán hàng tối ưu thì sản phẩm tiêu thụ sẽ nhiều hơn và lợi ích mang lại cho công
ty sẽ lớn hơn. Phân tích chi tiết nhằm cụ thể hoá yêu cầu của công ty trong giai đoạn
hiện tại và dự tính cả trong tương lai, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thống
thông tin đáp ứng một cách sát sao với yêu cầu đã đặt ra.
Áp dụng vào công ty Viet’s Soul, trong bước này cần phải xây dựng các sơ đồ
luồng thông tin, luồng dữ liệu đầy đủ, xây dựng các kí pháp cần thiết cho quá trình
thiết kế và xây dựng hệ thống.

2.2.3 Thiết kế logic


Mục đích

Thiết kế logic nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống
thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đựơc những
mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao
hàm thông tin mà hệ thống mới sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ
sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực
hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mô hình logic sẽ phải
được nhũng người sử dụng xem xét và chuẩn y.



Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống mới

Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng HTTT
mới.
Một số phương pháp cơ bản


Phương pháp nguyên mẫu

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp