CHƯƠNG I : CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 2

∗

∗
∗

∗
∗

∗
∗

Địa chỉ : 334 (số cũ 136) Tô Hiến Thành, Phường 14, Quận 10, TP.HCM
Địa phương : TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại : (084) (08) 38 650 834 – (084) (08) 38 650 938
Fax : (084) (08) 38 650 750 – (084) (08) 38 665 840
Email :
Website : www.codupha.com.vn
Giám đốc : Lê Văn Sơn
I. SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 2
1. Giới Thiệu Về Công Ty
Công ty Dược phẩm TW2 được thành lập ngay sau ngày thống nhất đất nước
(26/11/1975), với tên gọi lúc đó là Tổng kho dược phẩm, có các chức năng và nhiệm
vụ phân phối thuốc thành phẩm, nguyên liệu, hóa chất và thiết bị y tế cho hệ thống
phòng và chữa bệnh khu vực miền Nam (từ Đà Nẵng trở vào).
Năm 1976 Tổng kho dược phẩm tách thành 2 công ty: Công ty thiết bị y tế & Công ty
hóa chất xét nghiệm cấp 1.
Công ty thiết bị y tế và hóa chất xét nghiệm cấp 1 có chức năng chính: phân phối thiết
bị và dụng cụ y tế, hóa chất xét nghiệm cho khu vực miền Nam. Công ty Dược phẩm
cấp 1 có tên giao dịch là Codupha (viết tắt từ tiếng Pháp: “La Compagnie Du

Pharmaceutique”) là một trong hai công ty dược phẩm nhà nước có chức năng phân
phối phối thuốc thành phẩm, nguyên liệu, hóa chất, thiết bị y tế cho khu vực miền
Nam.
Năm 1985, Công ty Dược phẩm cấp 1 đổi tên thành Công ty Dược phẩm Trung ương
2 và vẫn giữ tên giao dịch là CODUPHA.
Năm 1993, căn cứ Nghị định số 388/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng và Quyết định
số 409/BYT-QĐ của Bộ Y tế, Công ty Dược phẩm TW2 là thành viên của Tổng Công
ty Dược Việt Nam (Vinapharm), dưới sự giám sát trực tiếp từ Bộ Y tế. CODUPHA
được cấp giấy phép nhập khẩu số 1.19.1.012 GP ngày 05/11/1993.
Năm 1994, Codupha mở chi nhánh, xây dựng kho và thành thành lập trung tâm phân
phối dược tại Hà Nội.
Năm 1997, Codupha mở chi nhánh, xây dựng kho và thành thành lập trung tâm phân
phối dược tại Cần Thơ. Hiện tại, Chi nhánh Cần Thơ đã phát triển đội ngũ tiếp thị bán


∗

∗

∗

∗

∗

∗

hàng và phân phối sản phẩm cho tất cả các tỉnh thành khu vực đồng bằng sông Cửu
Long.
Tháng 11/2007, Codupha mở chi nhánh, xây dựng kho và thành thành lập trung tâm

phân phối dược tại Đăk Lăk, đáp ứng việc phân phối sản phẩm cho các nhà thuốc và
hệ thống bệnh viện khu vực Tây Nguyên và miền Trung.
Tháng 3/2008, Codupha mở chi nhánh xây dựng kho và thành thành lập trung tâm
phân phối dược tại Vinh, đáp ứng việc phân phối sản phẩm cho các nhà thuốc và hệ
thống bệnh viện khu vực Bắc Trung Bộ.
Tháng 11/2008, Codupha mở rộng diện tích kho thuốc của chi nhánh Hà Nội: phát
triển thêm Kho mới 800 m2 (600 pallets) với hệ thống kệ 5 tầng, xe nâng và các thiết
bị kho hiện đại tại khu vực trung tâm Hà Nội (đường Hồng Liên, cách Văn phòng Chi
nhánh Hà Nội 60B Nguyễn Huy Tưởng 800 m).
Tháng 03/2009: Do tốc độ phát triển vượt bậc của Chi nhánh, Trung tâm phân phối
thuốc tại Đăk Lăk, và tiềm năng to lớn của khu vực các tỉnh Tây Nguyên, Vùng Cao,
Codupha đã đầu tư mua thêm 1500 m2 đất tại thành phố Buôn Mê Thuột, Đăk Lăk để
xây dựng Chi nhánh, Hệ thống kho thuốc, Trung tâm phân phối nhằm đáp ứng kịp
thời các nhu cầu sử dụng thuốc tại khu vực này.
Codupha cũng đang xúc tiến mở chi nhánh, xây dựng kho và thành thành lập trung
tâm phân phối dược tại Quảng Ngãi nhằm phát triển hơn nữa hệ thống và mạng lưới
phân phối thuốc tại khu vực Miền Trung.
Codupha cũng đạt các tiêu chuẩn chất lượng về GSP (Good Storage Practice) năm
2005 và GDP (Good Distribution Practice) năm 2008.

Giấy chứng nhận “ Thực hành tốt bảo quản thuốc “


Giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn “ Thực hành tốt phân phối thuốc “
2. Vị Trí - Chức Năng
2.1 Vị trí
Công ty Dược Phẩm Trung Ương 2 do Dược sĩ Lê Văn Sơn quản lý, tọa lạc tại số
334 (số cũ 136) Tô Hiến Thành, Phường 14, Quận 10, TP.HCM , với hệ thống cơ sở
hạ tầng lý tưởng, một địa điểm thuận tiện cho tiếp nhận và phân phối .
Công ty nằm gần trục giao thông, gần khu dân cư đông đúc, rất thuận tiện cho việc

kinh doanh và mua bán .
Với diện tích hơn 20.000 m2 :
 Hệ thống kho thuốc bao gồm: 18.000 m2 kho thuốc đạt tiêu chuẩn GSP (Good
Storage Practice – Thực hành bảo quản tốt) trong đó có hệ thống kho lạnh 2-8oC, kho
mát 8-15oC, kho nhiệt độ 20-25oC, kho bảo đặc biệt (hàng cháy nổ) với tổng dung
lượng trên 2000 pallet.
 Hơn 2000 m2 văn phòng làm việc và các gian hàng tiếp thị, bán buôn, bán lẻ, dự
kiến sẽ phát triển Trung tâm thương mại dược phẩm quy mô lớn.


Kho và hệ thống hạ tầng

Khu văn phòng
2.2 Chức năng

Trực tiếp nhập khẩu dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, nguyên liệu,
thiết bị y tế.
Phân phối trực tiếp đến các bệnh viện, trung tâm y tế, nhà thuốc, công ty dược ở
tất cả các tỉnh thành trong toàn quốc.
Dự trữ thuốc quốc gia và dự trữ lưu thông thuốc quốc gia nhằm đảm bảo cung cấp
đầy đủ các loại thuốc phòng và chữa bệnh trong mọi hoàn cảnh theo chỉ đạo của Bộ Y
tế.
3. Thế Mạnh Của Công Ty
Thế mạnh 1: Vị thế
• Là công ty trực thuộc Tổng công ty dược Việt Nam, Bộ Y tế, được sự ủng hộ
trong toàn ngành y tế, chính quyền từ TW đến địa phương. Hệ thống phân phối dược
của Codupha được xác định là trụ cột của hệ thống phân phối thuốc quốc gia có quy
mô từ trung ương tới địa phương.
• Là một trong 3 công ty dược phẩm được Nhà nước, Bộ Y tế giao đảm trách
Chương trình dự trữ và lưu thông thuốc quốc gia, các thuốc cần kiểm soát đặc biệt,

các chương trình thuốc quốc gia.
Thế mạnh 2: Cơ sở hạ tầng, kho thuốc, chi nhánh, nguồn lực
• Hệ thống kho thuốc hoàn hảo, đạt tiêu chuẩn GSP ở nhiều vị trí trọng điểm: Hồ
Chí Minh, Hà Nội, Cần Thơ. Ngoài ra Codupha cũng đang hoàn thiện hệ thống kho
thuốc ở các khu vực chiến lược khác: Hải Phòng, Vinh, Đắk Lắk, Quảng Ngãi.
• Hệ thống bảo quản phân phối thuốc theo dây chuyền lạnh.
• Đối tác lớn của nhiều ngân hàng, khả năng thanh khoản cao, thanh toán linh
hoạt.


• Nguồn nhân lực gồm hơn 300 cán bộ công nhân viên được đào tạo chuyên
nghiệp phủ khắp toàn quốc.
Thế mạnh 3: Hệ thống phân phối chuyên nghiệp và mạng lưới bao phủ toàn
quốc.
• Độ bao phủ rộng trên toàn quốc: hệ thống các chi nhánh, trung tâm phân phối,
kho thuốc, đội ngũ tiếp thị bán hàng, dịch vụ khách hàng, call center, giao hàng.
• Trực tiếp phân phối thuốc đến toàn bộ hệ thống bệnh viện, các trung tâm y tế,
các công ty, nhà thuốc từ Trung ương tới địa phương trên toàn quốc.
• Phân phối linh hoạt và chuyên nghiệp đạt tiêu chuẩn GDP theo các quy trình
chuẩn.
• Tổ Thầu chuyên nghiệp hiệu quả, đáp ứng toàn bộ các gói thầu từ hệ thống các
bệnh viện, sở y tế.
Thế mạnh 4: Hệ thống quản lý thông tin và báo cáo
• Hệ thống quản lý dữ liệu đã được chuẩn hóa theo yêu cầu phân phối dược, cung
cấp báo cáo theo ngày, tuần, tháng đáp ứng nhu cầu các đối tác.
4. Hệ Thống Phân Phối

Hệ thống kho thuốc và chi nhánh của công ty được phát triển mạnh mẽ với mục
đích gia tăng độ bao phủ tới các nhà thuốc, cơ sở y tế, công ty dược trên toàn quốc;
đồng thời giảm các khâu phân phối trung gian, giảm giá thành sản phẩm tới tay người

sử dụng.
Với sự đầu tư lâu dài của công ty, cùng với sự hỗ trợ của các cơ quan ban ngành,
Codupha đã xây dựng được hệ thống chi nhánh, kho thuốc chuẩn ở các vị trí chiến
lược theo chiều dài đất nước.
¤ Trụ sở chính: Công ty Dược phẩm Trung ương 2 (CODUPHA)
Địa chỉ: Số 334 (số cũ 136) Tô Hiến Thành - Quận 10 – TP. HCM.
Tel : (08) 38650834 – 38650938 ; Fax : (08) 38650750 – 38665840
Website: ; Email:
• Chi nhánh Hà Nội:
Số 60B Nguyễn Huy Tưởng - Quận Đống Đa - Hà Nội .
Tel : (04) 3 8586059 – 35588246 - Fax : (04) 3 8584368
Email:
• Chi nhánh TP. Vinh:
Số 23 Nguyễn Sỹ Sách - TP. Vinh - Nghệ An .
Tel : (038) 3595277 - Fax : (038) 3595278
• Chi nhánh ĐăcLăk:
Số 95 Ngô Quyền, TP. Buôn Ma Thuột.
Tel : (050) 2 250047 - Fax : (050) 2 250447
Email :
• Chi nhánh Cần Thơ:


Số 132 A Nguyễn Văn Cừ, TP. Cần Thơ.
Tel : (071) 3899099 - Fax : (071) 3899011
Email:
• Codupha Lào:
Số : 120/group 8 Dongpalane Rd.Sisattanak Dist - Vientaine - Lao
P.D.R.
Tel : 00856.21.263137 - Fax : 00856.21.223450


Hình. Trụ sở và chi nhánh của Codupha
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ KINH DOANH
1. Cơ Cấu Tổ Chức

Căn cứ vào quyết định của Bộ Y Tế QĐ 27/2008 ngày 27/07/2008 về việc bỏ qui
chế quản lý thuốc độc và sau khi tham khảo ý kiến chuyên môn của các phòng. Phòng
Kho vận phân công lại cơ cấu quản lý hàng hóa cho các Thủ kho như sau:


STT

Thủ kho quản lý

Mã kho

Các chủng hàng

01

Ds.Trần Thị Tươi

Thuốc
DN và nguyên liệu độc nghiện, hướng thần, tiền chất.
Hàng dữ trữ quốc gia.
DTQG
Sản
phẩm dinh dưỡng và thực phẩm chức năng.
Hàng bảo quản nhiệt độ 2-80 C
DD
Lạnh


STT

02

03

Thủ kho quản lý

Mã kho

Các chủng hàng

Ds.NguyễnTất
ThịcảQuỳnh
các thuốc
Giaoviên,KV1
thuốc nhỏ mắt mũi hàng mua bán thêm của các công ty kinh

Ds.Trần Thị Nga

KV2

- Thuốc viên gia công, hợp đồng,

hàng nhập khẩu.
KN1

- Thuốc viên kháng sinh gia công,


hợp đồng, nhập khẩu.
- Nguyên phụ liệu tá dược sản xuất

thuốc. Hóa chất xét nghiêm.


04

Ds.Trần Thị
Thuốc
Mỹ viêm,
Phương
thuốc truyền
KT1 từ các công ty cung cấp trong nước và nhập khẩu của cô
Thuốc cốm, bột, dầu, mỡ, nhỏ mắt, nhỏ hoặc sịt mũi họng, syrup hàng của công ty

05 Dung Ds.Đỗ
dịch sát
Thịtrùng,
Thúykim
Tìnhchỉ phẫuKM1
thuật, máy móc trang thiết bị y tế từ các công ty phân phối và
Hàng cốm bột dầu, mỡ xịt mũi, họng nhận từ các công ty.

06

Ds.Nguyễn
Quản lý cácThị
mặt
Tường

hàngVi
từ các KKL
kho chuyển qua theo lệnh điều chuyển của PKDXNK. Để phục


07

Ds.Hoàng
QuảnVũlý tem, nhãn,
Khobao
2 bì có thẻ kho.
Hàng gửi của chi nhánh Đaclak, Cần Thơ. Của các phòng trong công ty khi có giấ
Hàng nhập xuất đồng thời không qua kho.
XNDT

GIÁM ĐỐC
LÊ VĂN SƠN

2. Sơ Đồ Tổ Chức

l

PGĐ - Trưởng Ban QMB PGĐ Đại Diện Chất Lượng

P.Kế Toán Tài Vụ

P.Kho Vận

P.Giám Đốc


Công Ty Codupha Lào

P.KĐ Xuất Nhập Khẩu
P.Tiếp Thị Bán Hàng P.TC Hành Chính Hệ Thống Chi Nhánh

T.Kho

T.Giao Hàng

T.TT VÀ QLSP

T.BHTHT Điều Trị
Diều Trị

CN.Quãng Ngãi

CN.Hà Nội

T.Kiểm Nhập

T.CallCenter

T.Bán Hàng NHT

T.Đấu Thầu

CN.Hải Phòng

CN.ĐắcLắc


T.Vận Chuyển

T. CT. XN. Khẩu

T.NL-KT Hàng Nội

T.XNK Và KTH Ngoại

CN.Vinh

CN.Cần Thơ


NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ THỰC HÀNH TỐT BẢO QUẢN THUỐC
(GSP), VÀ THỰC HÀNH TỐT PHÂN PHỐI THUỐC (GDP)
1. Thực Hành Tốt Bảo Quản Thuốc (GSP)
Để đảm bảo cung cấp thuốc có chất lượng như đã định đến tay người sử dụng đòi
hỏi tất cả các khâu sản xuất, tồn trữ, bảo quản, vận chuyển, và phân phối phải thực
hiện tốt các nguyên tắc cơ bản qui định cũng như các yêu cầu cụ thể riêng biệt của
từng đối tượng bảo quản, khoa học tự nhiên, viện nghiên cứu,trung tâm y tế, nhà sản
xuất, xuất khẩu, nhập khẩu, buôn bán , tồn trữ.
“Thực hành tốt bảo quản thuốc” ( tiếng Anh: Good Storage Practices, viết tắt GSP)
là các biện pháp đặc biệt, phù hợp cho việc bảo quản và vận chuyển nguyên liệu, sản
phẩm ở tất cả các giai đoạn sản xuất, bảo quản, tồn trữ, vận chuyển và phân phối
thuốc có chất lượng đã định khi đến tay người tiêu dùng.
Các nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc” được áp dụng cho tất cả các nhà
sản xuất, xuất khẩu, nhập khẩu , buôn bán, tồn trữ thuốc.
2. Thực Hành Tốt Phân Phối Thuốc (GDP)
Để đảm bảo cung cấp thuốc có chất lượng đến tay người sử dụng đòi hỏi phải thực
hiện tốt công tác bảo đảm chất lượng toàn diện bao gồm các giai đoạn liên quan đến

sản xuất, bảo quản, tồn trữ, lưu thông phân phối thuốc.
III.

“Thực hành tốt phân phối thuốc” (tiếng Anh: Good Distribution Practice ) là một
phần của công tác bảo đảm chất lượng toàn diện để bảo đảm chất lượng thuốc được
duy trì qua việc kiểm soát đầy đủ tất cả các hoạt động liên quan đến quá trình phân
phối thuốc.
Các nguyên tắc “Thực hành tốt phân phối thuốc” được áp dụng đối với các cơ sở
tham gia vào quá trình phân phối thuốc trên lãnh thổ Việt Nam , bao gồm các cơ sở
sản xuất, kể cả các cơ sơ sản xuất sản phẩm trung gian, sản xuất thành phẩm thuốc, cơ
sở cung cấp xuất nhập khẩu, phân phối, bán buôn, các cơ sở vận chuyển, các đại lý
giao nhận, các cơ sở đầu mối bảo quản, phân phối thuốc của các chương trình y tế
quốc gia.
IV.
GIỚI THIỆU HOẠT ĐỘNG KHO GSP


Công ty Dược Phẩm Trung Uơng 2 có một kho diện tích 18.000 m2 được Cục
Quản Lý Dược Việt Nam công nhận đạt chuẩn GSP từ năm 2007.
1. Nhiệm Vụ Chính Của Kho GSP :
∗ Nhập, xuất, bảo quản hàng hóa của công ty.
∗ Đảm bảo chất lượng hàng hoá trong kho, thực hiện theo đúng quy định của ngành.
∗ Đảm bảo số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn chính xác, an toàn và hiệu quả.
∗ Thực hiện nhiệm vụ theo các quy trình, quy đinh, thủ tục, kiểm tra nhập , xuất, bảo
quản.
∗ Đảm bảo hoạt động theo đúng quy định hiện hành và đáp ứng tốt yêu cầu của khách
hàng.
2. Nhân Sự Kho GSP :
Đơn vị đã bố trí đầy đủ nhân viên làm trong kho, nhân viên làm việc trong kho
đã được công ty đào tạo về “ Thực hành tố về bảo quản thuốc “, sơ cấp cứu, PCCP,về

kỹ năng chuyên môn và được quy định rõ trách nhiệm,công việc của từng người bằng
văn bằng, khám sức khẻo định kỳ hàng năm cho toàn thể anh chị em.
Cán bộ chủ chốt của kho có chức năng giám sát,kiểm tra,có những hiểu biết,
kinh nghiệm cần thiết,có trình độ nghề nghiệp và kỹ thuật phù hợp với nhiệm vụ được
giao, đáp ứng các qui định của Nhà Nước.
3. Qui Đinh Ra Vào Làm Việc Trong Kho GSP Của Công Ty
3.1 Mở và khóa cửa kho : Thủ kho được phân công quản lý kho thực hiện
 Mở cửa kho:
 Sáng : 7 giờ 30
- Thủ kho mặc áo blouse
Kiểm tra niêm phong các cửa chính. Nếu có dấu hiệu mất niêm phong, mời bảo vệ và
phụ trách phòng lập biên bản, cùng tiến hành mở và kiểm tra.
Mở cửa chính : kho 4 – 4B sau khi mở cửa, ổ khóa bấm lại , để tại cửa kho. Kho 35 : sau khi mở, khóa cửa bên trong.
Thay giày đi vào kho, mở các cửa đường ống nối kho ( kho 3-4, kho 4-5 ).
Thủ kho được phân công chịu trách nhiệm quản lý chìa khóa trong giờ làm việc.
- Cửa chính kho 3,5 chỉ được mở khi nhập hàng theo lệnh của Thủ kho. Hàng thành
phẩm và cửa kho 3. Hàng nguyên liệu, hàng gây nghiện – hướng tâm thần - tiền
chất vào cửa kho 5 .
 Chiều : 13 giờ
- Thủ kho sau khi mặc áo blouse, thay giày, mở cửa phụ, theo đường ống kho
4 – 5 vào khu văn phòng làm việc.
 Đóng cửa kho:
 Buổi trưa: 11 giờ 30
- Thủ kho khóa cửa chính bên trong các kho 3, 4, 5.
- Khóa bên ngoài cửa kho 4B, cửa đường ống kho 4 – 5. Tất cả Thủ kho và nhân viên
kho theo đường ống 4 – 5 vào phòng thay trang phục và đổi giày ra khỏi hệ thống kho.
 Buổi chiều: 16 giờ 30.
- Thủ kho đóng và niêm phong cửa kho.
- Khóa bên trong và niêm bên ngoài : các cửa hông và các cửa phụ kho 3, 4, 5.
- Khóa và niêm bên trong cửa sau kho 4B.

- Đóng các cửa cuốn tránh chuột.


-






•
•

•
•

-

-

-

Cài chốt bên trong, khóa và niêm một cửa chính phía trước của đường ống
( 3 – 4,
4 – 5 ).
Khóa bên ngoài, niêm ổ khóa và cánh cửa: cửa chính các kho 3, 4 ,5 ,4B.
Tắt cầu dao điện trong các kho, trừ kho 2 – 8 OC. Trường hợp ngày nghỉ lễ: không tắt
cầu dao máy điều hoà trong kho.
Tắt cầu dao tổng trong kho, niêm phong hộp cầu dao.
- Ký bàn dao kho và chìa khóa cho bảo vệ.

3.2 Nhân viên làm việc trong kho
Trước khi vào làm việc trong kho, nhân viên làm việc trong kho phải cất túi ở nơi qui
định, thay áo blouse và giày. Sau đó theo cửa của đường ống đã được mở vào khu vực
của văn phòng làm việc.
Giờ nghỉ giữa ca hoặc trong quá trình làm việc, nếu cần ra ngoài kho đều phải qua
phòng thay trang phục để thay giày dép đi bên ngoài.
Hết giờ làm việc đi theo đường ống vào phòng thay trang phục, kiểm tra và tắt các
công tắc điện của phòng thay trang phục, bấm khóa và đóng cửa, tắt cầu dao tổng khu
vực nhà văn phòng kho.
V.
Thực Hành Bảo Quản Thuốc GSP
1. Nội Quy Kho Trong Công Ty
Tuyệt đối chấp hành nội qui Phòng cháy chữa cháy của công ty (cấm lửa, cấm hút
thuốc, cấm đun nấu, cấm thắp hương trong va ngoài kho).
Cán bộ công nhân viên và khách hàng không phân sự cấm vào kho; nếu cần liên hệ
công tác xin tiếp tại bàn làm việc của Thủ kho; không tự tiện ra vào kho.
• Khách đến giao dịch muốn đến khu vực của kho hàng phải được sự đồng ý
của Giám Đốc; các loại túi sách, vật dụng….. phải để ngoài kho.
• Cấm quay phim chụp ảnh trong kho và ngoài kho.
Xuất – nhập hàng phải theo lệnh của Giám Đốc hoặc người được uỷ quyền.Chưa có
lệnh xuất – nhập, tuyệt đối không mang hàng ra hoặc vào kho.
Nhân viên làm việc trong kho phải sử dụng trang phục qui định của ngành y tế (mặc
áo blouse, mang giày bata sạch), thực hiện nghiêm túc qui định an toàn bảo hộ lao
động.
Đồ dùng tư trang của nhân viên làm việc trong kho phải để đúng nơi qui định,
tuyệt đối không được mang vào kho.
• Ra vào kho
Sáng: (trước khi mở cửa kho).
+ Thủ kho phải kiểm tra lại toàn bộ các niêm phong cửa và ổ khóa.
+ Khi vào kho phải kiểm tra hàng hoá trong kho, nếu có nghi ngờ phải giữ

nguyên hiện trường, thông báo gấp cho phòng Kho vận, phòng Tổ chức Hành
chính và Giám Đốc.
Giờ nghỉ trưa:
+ Khoá cửa cẩn thận.
+ Không được ăn ngủ tại kho.
Chiều: (trước giờ nghỉ 30 phút).
+ Thủ kho phải kiểm tra toàn bộ cửa chính, cửa phụ của kho,khoá cửa, niêm
phong trong và ngoài.
+ Cúp cầu dao điện.
+ Bàn giao kho và chìa khoá kho, ổ khoá đã niêm phong cho bảo vệ.


•
-

-

•
•






Khi làm việc thêm giờ: Trưởng / Phó phòng Kho vận phải đăng ký bằng văn bản cho
Trưởng / Phó phòng Tổ chức Hành chính để cử người phối hợp bảo vệ kho.
Ra vào kho đầu giờ, cuối giờ, làm thêm ngoài giờ phải có ít nhất 3 người.
Để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho người lao động và hàng hoá, cần phải thực hiện
nghiêm túc những qui định sau:

Sắp hàng trên giá kệ ngay ngắn, cân bằng, đúng chiều, đúng ký hiệu bảo quản, nhẹ
tay, tránh đổ vỡ hư hỏng, độ cao đúng qui định. Nếu đưa hàng lên cao cần rang băng
keo cho an toàn.
Xe nâng khi vận hành trong kho phải có Thủ kho hướng dẫn. Người sử dụng xe nâng
phải có giấy chứng nhận qua lớp huấn luyện, thực hiện đúng hướng dẫn vận hành. Tốc
độ xe chậm, không để xảy ra tai nạn và bể vỡ hàng hoá.
Thực hiện đúng vận hành máy lạnh, các máy được trang bị và các nguyên tắc sử dụng
điện trong kho.
Thủ kho và các nhân viên làm việc trong kho phải sử dụng thành thạo các phương tiện
chữa cháy được trang bị trong kho.
Nhân viên làm việc trong kho phải nắm vững và thực hiện các qui định về thực hành
tốt bảo quản thuốc, chấp hành 3 tra, 3 đối, 5 chống để bảo quản thuốc tốt và xuất nhập
hàng không nhầm lẫn.
Tất cả cán bộ công nhân viên Công ty Dược phẩm Trung ương 2 phải nghiêm chỉnh
chấp hành nội qui này, không được tự ý thay đổi. Ai vi phạm các điều trên phải chịu
trách nhiệm trước Giám đốc.
2. Qui Trình Kiểm Nhập Hàng
Mục đích: nhằm thống nhất thao tác làm việc cho nhân viên và tránh nhầm lẫn và sai
sót trong quá trình làm việc.
Phạm vi áp dụng: toàn bộ hàng hoá nhập vào công ty Dược phẩm Trung ương 2 và
các chi nhánh.
Giải Thích Từ Ngữ :
CTDPTW2: Công ty Dược Phẩm Trung Ương 2
PTCKT: Phòng Tài chính Kế Toán
PKDXNK: Phòng Kinh doanh Xuất – Nhập khẩu
PTTBH: Phòng Tiếp Thị Bán Hàng
KTKN:
Kỹ thuật Kiểm nghiệm
KSV :
Kiểm soát viên

HTT-TC: Hướng tâm thần và tiền chất

2.1 Sơ đồ tiến trình
Trách nhiệm
KSV

Sơ Đồ Tiến Trình
Chuẩn Bị Tiếp Nhận

Thủ Kho
KSV
Thủ Kho
CN Kho

Tiếp Nhận Hành

Chi Tiết
Chứng
ChứngTừ
Từ
Mặt Bằng
Mặt Bằng

Mục 2.1
2.2
Mục 2.2
Mục 2.3
Mục 2.3



Kiểm Hàng
KSV
Thủ Kho
Công Nhân
KTKN

Chất Lượng

Số Lượng

Xử Lý Bất
Thường

Ban Giám Đốc
PKDXNK
P.Kho Vận
KSV
KTKN

Mục 2.5
Đánh Giá
Kết Luận
Đạt

PKDXNK
Thủ Kho
Bộ Phận Nhập Hàng

Mục 2.4


Không Đạt

Nhập Kho
Cấp Phát

Nhập Kho
Biệt Trữ

Trả Hàng
Xử Huỷ
Trả Hàng

Mục 2.6

Lưu Hồ Sơ
2.2 Kiểm tra chứng từ
 Hàng mua nội địa: KSV khoa thực hiện kiểm tra: tra

Hoá đơn phải có lệnh nhập hàng PKDXNK, PTTBH hoặc BGĐ.
Phiếu kiểm nghiệm: phải có phiếu kiểm nghiệm gốc của nhà sản xuất hoặc bản
photocopy sao y bản chính.
Trường hợp nhà cung cấp chưa giao phiếu kiểm nghiệm khi giao hàng: nhà cung cấp
phải bổ sung phiếu kiểm nghiệm khi có yêu cầu.
 Hàng nhập khẩu: KSV kiểm nhập nhận bộ chứng từ, từ nhân viên văn thư phòng và
thực hiện kiểm tra:
Hợp đồng
Hoá đơn
Phiếu đóng gói
Phiếu kiểm nghiệm
Tờ khai hải quan

Thông báo hàng sắp về cho Thủ kho: tên hàng, số lượng, số lô, hạn dùng và điều kiện
bảo quản.
Thủ kho chuẩn bị khu vực bảo quản hàng hoá.
-


2.3 Tiếp nhận hàng
-

Thủ kho, KSV giám sát quá trình việc xếp hàng (thực hiện theo qui định xếp dở hàng
hoá) , đối chiếu tên hàng, nước sản xuất, hang sản xuất, số lượng, số lô, hạn dùng.
Để riêng các thùng hàng lẻ, thùng mất niêm của nhà sản xuất hoặc bao bì bị rách ướt.
Nhân viên lái xe nâng đưa hàng vào khu vực kiểm.
Đối với hàng nhân nguyên container còn niêm, NVNG giao KSV những chứng từ thể
hiện số cont, số niêm. KSV phai kiểm tra số container, số niêm chì, đối chiếu chúng
với chứng từ, nếu đúng mới tiến hành mở, nếu sai không mở và báo NVNG.
2.4 Kiểm hàng
Thành phần kiểm hàng gồm: KSV, Thủ kho quản lý hàng hoặc nhân viên do Thủ
kho phân công.
2.4.1 Kiểm số lượng
 Thành phẩm:
• Tỷ lệ mở kiểm:
+ Thuốc gây nghiện, HTT – TC :kiểm 100% số lượng đến đơn vị đóng gói nhỏ
nhất.
+ Thuốc thường: mỗi lô kiểm tỉ lệ 5% số thùng.
Đối với thuốc gây nghiện, HTT – TC trước khi mở kiểm phải cân khối lượng cả bì
100%, nếu đồng nhất: mở kiểm bên trong, nếu cách biệt số lượng ± 10% so với khối
lượng ghi trên nhãn: báo bộ phận khiếu nại.
• Kiểm bên trong:
+ Đếm số lượng đơn vị đã mở đến đơn vị nhỏ nhất (ống, vỉ, chai, gói…..).

+ Khi phát hiện sai sót của sản phẩm, xử lý theo mục xử lý tình trạng bất
thường.
 Nguyên liệu:
• Cân khối lượng cả bì:
+ Thuốc gây nghiện, HTT – TC: cân khối lượng cả bì 100%.

+ Nguyên liệu thường: cân khối lượng cả bì theo tỉ lệ
.Với N số thùng
trong 1 lô,n là số thùng cân.
- Nếu khối lượng cả bì đồng nhất: mở một thùng nguyên bất kỳ để cân tinh.
- Nếu khối lượng không đồng nhất và lớn hơn hoặc bằng khối lượng ghi trên nhãn: mở
một thùng có khối lượng nhỏ nhất để tiến hành cân tinh.
- Nếu khối lượng không đồng nhất và nhỏ hơn khối lượng ghi trên nhãn : báo bộ phận
khiếu nại.
• Cân khối lượng tinh: bao bì trực tiếp + hoá chất.
- Cân tất cả các thùng mất niêm của nhà sản xuất.
- Mỗi lô cân tối thiểu một thùng đối với hàng còn nguyên niêm.
+ Khối lượng đủ: tiếp tục kiểm chất lượng.
+ Khối lượng thiếu : xem mục xử lý tình trạng bất thường.


Trường hợp các hàng có giá trị cao, hàng gây nghiện, HTT – TC, hàng sản xuất
thuốc tiêm: không mở cân tinh.
2.4.2 Kiểm chất lượng
 Kiểm tra cảm quan: tiến hành tại khu vực kiểm hàng
•
Kiểm tra nhãn hàng hoá trên bao bì ngoài, bao bì trực tiếp: kiểm các chi tiết: tên
thuốc, nồng độ, hàm lượng, lô sản xuất, hạn dùng, nhà sản xuất,nước sản xuất, số
đăng kí. Nhãn phải đúng với nhãn của bộ Y Tế ban hành (trường hợp nhãn có khiếm
khuyết: xem Xử lý tình trạng bất thường).

• Kiểm tra độ đồng nhất cảm quan:
+ Thuốc viên, bột, dầu mỡ: kiểm tra màu sắc, mùi, độ đồng nhất ( so với Phiếu
kiểm nghiệm).
+ Thuốc tiêm: kiểm tra độ trong, màu sắc dung dịch bằng phương pháp soi, số
mẫu lấy
, với N là số ống trong một lô, n là số ống cần soi (so với Phiếu
kiểm nghiệm).
+ Nguyên liệu: kiểm tra màu sắc, mùi, độ đồng nhất, vật lạ, tạp chất. Chỉ kiểm
với thùng đã mở cân tinh, quan sát bao bì trực tiếp.
•
Hàng có cảm quan khác với chứng từ: KSV thông báo cho bộ phận khiếu nại.
 Kiểm nghiệm:
Do nhận viên PKDXNK thực hiện theo Qui trình lấy mẫu kiểm nghiệm và Qui
trình kiểm nghiệm, hoặc gửi viện kiểm nghiệm.
2.4.3 Kết thúc kiểm tra chất lượng
Đóng gói hàng đã mở kiểm theo đúng như tình trạng ban đầu. Niêm phong có ghi
rõ họ tên người kiểm tra.
2.4.4 Xử lý tình trạng bất thường
 Tình trạng bất thường:
- Bao bì hư rách, ẩm ướt, bẹp móp….
- Nhãn hàng hoá không đúng quy chế.
- Sai tên hàng, nông độ, hàm lượng, thừa thiếu số lượng, khối lượng.
- Biến đổi về màu sắc, độ đồng nhất, độ trong, độ bột, cháy dính….
 Phương pháp xử lý:
- Giữ nguyên hiện trạng lô hàng.
- KSV báo cáo phụ trách trực tiếp và bộ phận khiếu nại PKDXNK giả quyết.
 Nguyên tắc giải quyết chung: thông báo và thực hiện theo yêu cầu của
PKDXNK
• Hàng mua nội địa: lập Biên bản xác nhận tình trạng hàng hoá
• Hàng nhập khẩu: nhãn khiếm khuyết: KSV thông báo PKDXNK đặt in

nhãn bổ sung đúng quy chế nhãn hàng hoá.
+ Bao bì bất thường, hư rách, ẩm ướt, bẹp móp nhẹ, không ảnh hưởng đến chất
lượng: KSV và nhân viên kho bảo quản lại rồi nhập toàn bộ lô hàng.


+ Bao bì bất thường, hư rách, ẩm ướt, bẹp móp nặng, ảnh hưởng đến chất
lượng, sai tên hàng nồng độ, hàm lượng, thừa thiếu số lượng, khối lượng, biến đổi
chất lượng: bộ phận khiếu nại thông báo đại diện hang cung cấp hoặc mời
Vinacontronl giám định. KSV lập biên bản xác nhận tình trạng hàng hoá.
2.5 Đánh giá kết luận
 Hàng hoá bình thường: (hàng không có vấn đề về chất lượng hoặc hàng có lỗi không
ảnh hưởng đến chất lượng đã được khắc phục).
• Hàng mua nội địa:
KSV kho thực hiện ghi Biên bản kiểm nhận hàng mua nội địa.
Thủ kho lưu phiếu kiểm nghiệm, kí hoá đơn, luân chuyển hoá đơn, cho bộ phận
nhận hàng làm phiếu nhập.
• Hàng nhập khẩu:
Thủ kho ghi sổ nhập hàng.
KSV kiểm nhập ghi Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập khẩu, giao cho bộ phận
nhập cùng với bộ hồ sơ hàng nhập khẩu.
 Hàng hoá có vấn đề: hàng không đúng chúng loại, không đạt chất lượng.
• Hàng mua nội địa: từ chối nhận hàng hoặc trả lại hàng
• Hàng nhập khẩu: hàng hoá để ở khu biệt trữ, không được cấp phát chờ xử lý.
2.6 Nhập kho
Bộ phận nhập căn cứ vào: đơn hàng nhập trên mạng vi tính và hoá đơn chứng từ nhận
hàng, tiến hành làm phiếu nhập kho, chuyển cho Thủ kho.
Thủ kho:
+ Đưa hàng vào đúng nơi qui định.
+ Lập biển hàng.
+ Bảo quản hàng đúng theo yêu cầu.

+ Kiểm tra đối chiếu giữa hàng thực nhận với dữ liệu trên phiếu nhập, ký xác
nhận và giao lại bộ phận nhập.
2.7 Lưu hồ sơ
STT
Tên hồ sơ
Nơi lưu trữ
Thời gian lưu trữ
1
2
3

Sổ nhập hàng
Sổ lấy mẫu
Biên bản xác nhận tình trạng
hàng hóa

4

Phiếu kiểm nghiệm

5

Biên bản kiểm nhập hàng hoá

6

Phiếu nhập kho

Thủ kho


2 năm

Thủ kho, KSV,
BP khiếu nại

Thủ kho
KSV

1 năm sau khi hết
hạn sử dụng
2 năm

PTCKT

5 năm


7

Hóa đơn mua hàng nội địa

Bộ phận nhập
(PKV)
PTCKT

5 năm

Sau thời gian trên, hồ sơ được chuyển sang Kho lưu trữ hồ sơ công ty theo qui định.
3. Qui Trình Xuất Hàng Tại Kho
 Mục đích:

- Thống nhất thao tác cho mọi nhân viên thực hiện.
- Tránh nhầm lẫn, sai sót trong quá trình làm việc.
 Phạm vi áp dụng: các hoạt động liên quan đến việc xuất hàng tại kho công
ty Dược phẩm Trung ương 2.
3.1 Sơ đồ tiến trình
Trách nhiệm
Thủ Kho

Thủ Kho
Nhân Viên Kho
Thủ Kho
NV Giao Hàng
KH
NV Cửa Hàng
Thủ Kho
NV Giao Hàng
KH
NV Cửa Hàng
Kho Vận
PTCKT
PKDXNK

Sơ Đồ Tiến Trình
In PXK
Nhận Hóa Đơn, Chứng Từ

Mô Tả
Mục 3.2

Mục 3.3

Chuẩn Bị Hàng
Mục 3.4
Giao Hàng

Ký Nhận
Giao Chứng Từ

Mục 3.5

Mục 3.6, 3.7
Thẻ Kho Và Lưu Hồ Sơ

3.2 Chuẩn bị chứng từ
- In PXK: Thủ kho thực hiện in PXK từ hệ thống mạng vi tính.
- Nhận và kiểm tra hóa đơn từ PKDXNK gồm 2 dạng sau:
+ Hóa đơn: 3 liên
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ : 3 liên
Kiểm tra nội dung, chữ ký, con dấu: nếu thiếu yêu cầu bổ sung ngay, nếu có sai sót
và sửa chữa yêu cầu ký tên, đóng dấu xác nhận.


-

3.3 Chuẩn bị hàng
 Soạn hàng: nhân viên kho thực hiện theo phiếu xuất kho.
Kiểm tra đối chiếu tên hàng, nồng độ, hàm lượng, nhà sản xuất, lô sản xuất, hạn
dùng.
Lấy đúng mặt hàng, đúng lô, đủ số lượng.
Xếp riêng các mặt hàng theo từng hóa đơn và đơn vị mua hàng.
Để hàng vào khu vực hàng soạn chờ xuất.

 Kiểm tra hàng : Thủ kho thực hiện
Kiểm tra đối chiếu giữa hàng soạn với PXK về: tên hàng, nồng độ, hàm lượng, nhà
sản xuất, lô sản xuất, hạn dùng, số lượng.
Yêu cầu nhân viên đóng gói
 Đóng gói: Nhân viên kho thực hiện :
Hàng lạnh được đóng gói theo Qui trình đóng gói hàng lạnh.
Bao bì đóng gói nếu tái sử dụng bao bì phải thực hiện theo Qui trình tái sử dụng bao
bì ngoài.
Đối với hàng lẻ: đóng gói vào túi nylon dễ thấy, dễ kiểm tra.
Ghi nhãn đóng gói theo mẫu M035 .
3.4 Giao hàng: Thủ kho thực hiện giao hàng cho KH, NV giao hàng, NV cửa
hàng:
- Kiểm tra phiếu thu của PTCKT đối với hóa đơn tiền mặt do Kh nhận hàng
trực tiếp tại kho.
- Kiểm tra giấy giới thiệu, chứng minh nhân dân của KH đối với hàng gây
nghiện hướng thần.
- Giao từng khoản trên hóa đơn để tránh nhầm lẫn.
- Giao đúng, đủ chủng loại và số lượng.
3.5 Ký nhận và giao chứng từ: Thủ kho thực hiện:
- Thủ kho ký hóa đơn hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, PXK.
- KH ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn và PXK, nhận hóa đơn liên 2, phiếu kiểm
nghiệm (nếu có yêu cầu), PXK.
- NV cửa hàng ký và ghi rõ họ tên trên PXK kiêm vận chuyển nội bộ, nhận liên
2 và phiếu kiểm nghiệm (nếu có yêu cầu), PXK.
- NV giao hàng ký nhận trên PXK, nhận 3 liên hoá đơn và PXK.
- Thủ kho giao hoá đơn liên 1, liên 3 cho Kế toán kho; Kế toán kho giao liên 1
cho PKDXNK.
3.6 Thẻ kho
Các dữ liệu được cập nhật tự động vào Thẻ kho trên mạng vi tính nội bộ của công
ty, Thủ kho thực hiện rà soát lại

4. Qui Trình Xếp Dỡ Hàng Hoá Trong Kho
 Mục đích:


∗
∗


∗
∗
∗
∗
∗
∗
∗
∗

∗
∗
∗
∗
∗
∗
∗

∗
∗
∗

∗


Nhằm thống nhất thao tác cho mọi nhân viên trong bộ phận.
Đảm bảo an toàn trong quá trình làm việc.
Phạm vi áp dụng: tất cả mặt hàng thuộc các kho công ty Dược phẩm Trung ương 2.
4.1 Xếp hàng
 Xếp hàng lên pallet:
Chọn pallet: không được sử dụng các loại pallet mất hoặc gãy phanh, bị mối mọt,
bong đinh, ẩm ướt.
Phải dùng pallet 1m x 1.2m đối với hệ thống kệ Drive – in.
Hàng phải được xếp thành từng lớp gọn gàng, chắc chắn, đúng trọng tâm trên pallet,
số lớp tối đa theo qui định nhà sản xuất.
Xếp theo mặt hàng, lô sản xuất, hạn dùng.
Hàng có nhiều lô: nếu lô có số lượng nhiều thì xếp mỗi lô trên 1 pallet, nếu lô có số
lượng ít thì xếp riêng các lô thành từng cột hoặc lớp tách biệt trên cùng 1 pallet.
Khối lượng hàng xếp trên 1 pallet phải dưới 1000kg.
Hàng xếp trong hệ thống kệ: chiều cao khối hàng và pallet không được vượt quá
chiều cao của kệ.
Hàng xếp ngoài hệ thống kệ: chiều cao hàng trêb 1 pallet không quá 1.8m, trường
hợp pallet xếp trên pallet: chiều cao khối hàng và pallet không vượt quá 4m.
 Xếp hàng vào kệ:
• Kệ Drive – in:
Sử dụng loại xe nâng có chiều rộng dưới 1m.
Để thuận tiện cho việc lấy hàng đảm bảo nguyên tắc FEFO – FIFO: hàng xếp sau xếp
phía trong và bên dưới hàng phát trước.
Xếp pallet hàng theo nguyên tắc “Từ trong ra ngoài, từ dưới lên trên”.
Hạ thanh đỡ của tầng 1 hệ thống kệ xuống, đặt pallet hàng trên thanh đỡ.
Đặt pallet thứ 2 lên tay đỡ của tầng 2 thẳng trên pallet tầng 1.
• Kệ Selective :
Kệ Selective không có vỉ hàng: đưa pallet vào kệ, 2 thanh ngang ngoài cùng phía
dưới của pallet phải được đặt ngay ngắn trên 2 thanh ngang của kệ.

Kệ Selective có vỉ hàng và kệ lẻ: hàng xếp trực tiếp trên kệ, để riêng từng mặt hàng,
từng lô sản xuất.
4.2 Dỡ hàng
 Kệ Drive – in:
Lấy pallet hàng theo nguyên tắc “Từ trên xuống dưới, từ ngoài vào trong”.
Đưa pallet tầng 2 ra khỏi kệ.
Đưa pallet tầng 1 ra khỏi kệ.
Dựng thanh đỡ của tầng 1 lên, gài chốt móc cẩn thận, tiếp tục thao tác tương tự vào
các khung bên trong của dãy kệ.
 Kệ Selective và pallet đặt trực tiếp trên nền:
Dỡ hàng theo nguyên tắc “Từ trên xuống dưới, từ ngoài vào trong”.


Đối với hàng xếp trên pallet để ở tầng 2 – 3 của kệ Selective: phải đưa pallet ra khỏi
hệ thống kệ, đặt trên nền kho rồi mới tiến hành thao tác dỡ hàng.
4.3 Kiểm tra
Thủ kho và An toàn viên của kho thực hiện kiểm tra mỗi ngày và trước mỗi lần
xuất nhập hàng:
∗ Hệ thống kệ: các bất thường của kệ phải báo ngay cho phong Kho vận, phòng Tổ
chức hành chính mời đơn vị bảo trì kệ.
∗ Các pallet chứa hàng có đạt yêu cầu không, nếu không đạt yêu cầu đều phải loại bỏ
và thay bằng các pallet đúng qui định.
∗ Khối hàng xếp có an toàn không .
Mọi sai sót đều phải ghi vào sổ an toàn lao động để nhắc nhở và khắc phục.
4.4 Lưu hồ sơ
∗

STT

Tên Hồ Sơ


Nơi Lưu Trữ

Thời Gian

01

Sổ An Toàn Lao Động

An Toàn Vệ Sinh

2 Năm

5. Qui Định Chế Độ Bảo Quản Hàng Hóa
 Mục đích: Nhằm bảo quản hàng hóa theo đúng qui chế, đảm bảo số lượng

o
o
o
o
o
o

và chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình bảo quản tồn trữ.
 Phạm vi áp dụng: Tại các kho hàng Công ty, các Chi nhánh và Cửa hàng
trực thuộc Công ty Dược phẩm Trung ương 2 .
Giải Thích Từ Ngữ:
FIFO: First In First Out - từ viết tắt tiếng Anh có nghĩa là “Nhập trước xuất
trước”.
FEFO: First Exprired First Out - từ viết tiếng Anh có nghĩa là “Hết hạn dùng

trước xuất trước”.
HTT – TC: thuốc hướng tâm thần và tiền chất.
5.1 Nguyên tắc sắp xếp trong kho
Đúng điều kiện bảo quản của từng loại hàng.
Đúng qui chế.
Đảm bảo 3 Dễ, 5 Chống.
Mỹ quan: trật tự, ngăn nắp, sạch sẽ.
Đảm bảo an toàn lao động.
Mỗi mặt hàng phải có một biển hàng:
 Hàng được phép lưu chuyển: ghi chữ màu xanh lá cây.
 Hàng chờ nhập, hàng khiếu nại, hàng hoàn trả: ghi chữ màu vàng.
 Hàng kém phẩm chất: ghi chữ màu đỏ.
5.2 Phân loại bảo quản
 Điều kiện nhiệt độ
Bảo quản theo qui định nhà sản xuất, nếu hàng không ghi điều kiện nhiệt độ bảo
quản: bảo quản ở nhiệt độ phòng hoặc 15 - 250C.
 Phân kho


o

o
o
o
o
o
o
o
o
o

o
o
o
o

o
o
o

o
o
o



Tuỳ thuộc điều kiện bảo theo nhiệt độ, kho được phân thành các kho:
 Kho nhiệt độ phòng: để bông băng gạc, dụng cụ trang thiết bị…..
 Kho 15 - 250C: để nguyên liệu, dịch truyền, thành phẩm…..
 Kho mát
 Kho lạnh
 Kho cháy nổ.
 Kho β lactam.
 Kho hàng có mùi.
Đối với thuốc gây nghiện, HTT – TC: để khu vực riêng trong kho bảo quản hoặc tủ
có khó để cách biệt với thuốc thường.
Đối với thuốc gây nghiện, HTT – TC yêu cầu bảo quản ở nhiệt độ dưới 15 OC hoặc 2 8OC: để kho mát hoặc kho lạnh ở khu cách biệt và treo bảng báo hiệu.
Trong từng kho phân thành khu vực theo chủng loại: thuốc tiêm truyền, thuốc viên,
nguyên liệu…..
Các thuốc yêu cầu tránh ánh sáng, các thuốc có hoạt chất ít bền vững bền: để ở vị trí
trong kho cách cửa kho để tránh nắng chiếu.

Khu vực biệt trữ: hàng hóa để trong khu vực biệt trữ được bảo quản đúng qui định về
nhiệt độ của nhà sản xuất và được phân thành các loại hàng:
Hàng chờ nhập kho: hàng đang kiểm nhập, hàng đang được bổ sung tem nhãn.
Hàng khiếu nại.
Hàng hoàn trả.
Hàng kém phẩm chất.
Hàng chờ kết quả kiểm nghiệm.
 Bao bì bảo quản
Tất cả hàng hóa trong kho phải được bảo quản trong bao bì gốc của nhà sản xuất và
được giữ nguyên trong suốt quá trình bảo quản.
Nếu tận dụng bao bì ngoài để chứa hàng khác phải xóa hoặc bóc nhãn cũ, làm
nhãn mới dán chồng lên nhãn cũ.
Các kiện hàng sau khi mở kiểm tra phải được niêm phong có chữ ký của người kiểm
tra.
5.3 Bảo quản số lượng
Mỗi mặt hàng bảo quản trong kho đều phải có Thẻ kho theo mẫu qui định.
Đối với Thẻ kho thuốc gây nghiện, HTT – TC, hàng dự trữ quốc gia: được đóng
thành quyển, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, lưu trữ theo qui định.
Hàng tháng thủ kho và kế toán kho kiểm tra chi tiết xuất nhập từng mặt hàng. Thủ
kho kiểm kê đối chiếu số lượng tồn sổ sách với thực tế, kế toán kho kí tên trên thẻ
kho.
Đối với mặt hàng luân chuyển nhanh: hàng ngày hoặc hàng tuần thủ kho phải tiến
hành kiểm tra số lượng tồn sổ sách và thực tế để tránh sai sót số lượng.
Kiểm tra lô sản xuất, hạn dùng để kịp thời phát hiện sai lệch về lô, hạn dùng.
Tất cả mọi sai biệt đều phải được tìm nguyên nhân, lập phiếu xác nhận sai biệt hàng
hóa trong bảo quản, chuyển các bộ phận liên quan và báo cáo lãnh đạo xử lý.
5.4 Bảo quản chất lượng
Luôn đảm bảo nguyên tắc FIFO và FEFO, đảo kho hàng tháng hoặc trước mỗi lần
nhập – xuất.



 Hàng tháng Thủ kho rà soát báo cáo hàng cận hạn dùng trên hệ thống vi tính, kiểm tra

đối chiếu thực tế, nếu có sai biệt thực hiện như 5.3.
 Kiểm tra chất lượng:
• Kiểm cảm quan:
Kiểm tra cảm quan được thực hiện theo Qui trình kiểm tra chất lượng thuốc.
Tất cả các hàng hóa bảo quản trong kho đều phải được bộ phận Kỹ thuật phòng Kinh
doanh kết hợp bộ phận Kiểm nhập kiểm tra định kỳ 6 tháng 1 lần.
Hàng có hoạt chất ít bền vững: thủ kho lưu ý kiểm cảm quan kết hợp khi kiểm số
lượng tồn kho cuối tháng (mục 5.3), không mở kiểm đối với nguyên liệu.
Nếu phát hiện biến đổi, báo tổ trưởng Kiểm nhập, Kỹ thuật phòng Kinh doanh.
• Kiểm nghiệm:
Chỉ áp dụng đối với thuốc và nguyên liệu có cảm quan bị biến đổi hoặc lấy mẫu ngẫu
nhiên.
Do bộ phận kiểm nghiệm công ty thực hiện hoặc gửi đi các cơ quan kiểm nghiệm
chức năng.
Kỹ thuật kiểm nghiệm lấy mẫu kiểm nghiệm phải ghi vào Sổ lấy mẫu của Thủ kho.
Khi có kết quả kiểm nghiệm , giao phiếu kiểm nghiệm cho thủ kho. Thủ kho ghi kết
quả vào Sổ lấy mẫu.
Trường hợp phát hiện có sản phẩm tự biến chất, kiểm nghiệm không đạt phải thông
báo cho phòng Kinh doanh khiếu nại, chuyển hàng vào khu biệt trữ.
5.5 Đảm bảo các điều kiện bảo quản trong kho:
 Kiểm soát các điều kiện bảo quản: nhiệt độ, độ ẩm trong suốt quá trình
bảo quản
Hằng ngày nhân viên được phân công phải kiểm tra và ghi vào bảng theo dõi nhiệt
độ, độ ẩm.
Các thiết bị sử dụng theo dõi điều kiện bảo quản: nhiệt kế, ấm kế được kiểm tra định
kỳ 1 năm 1 lần và hiệu chỉnh khi cần.
Các phiếu kiểm định phải được lưu lại Tổ kiểm nghiệm và phòng Kho vận.

 Đảm bảo vệ sinh: theo Qui trình vệ sinh kho và môi trường quanh kho.
 Đảm bảo trong kho không có côn trùng, mối mọt, chuột bọ: theo Qui
trình kiểm soát mối mọt, côn trùng, loài gặm nhấm.
5.6 Lưu hồ sơ
STT

Tên Tài Liệu

Nơi Lưu Trữ

Thời Gian Lưu Trữ

1

Thẻ Kho

Thủ Kho

1 năm

2
3
4

Bảng theo dõi nhiệt độ-độ ẩm

Thủ Kho

2 năm


5
6

Phiếu kiểm nghiệm ( nội bộ )

Thủ Kho, TKN
Kỹ Thuật Kho

1 năm sau hết HSD

Sổ Lấy Mẫu
Sổ Nhầm Lẫn

Sổ Kiểm Tra Chất Lượng

2 năm

Sau thời gian lưu trữ trên, hồ sơ được chuyển sang Kho lưu trữ hồ sơ công ty.
6. Qui Trình Nhận Hàng Hoàn Trả


 Mục đích:

Nhằm thống nhất thao tác cho mọi nhân viên trong bộ phận.
Tránh nhầm lẫn, sai sót trong quá trình làm việc.
 Phạm vi áp dụng:
Tất cả các mặt hàng do khách trả lại của công ty Dược phẩm Trung ương 2.
Giải Thích Từ Tgữ
BGĐ: Ban Giám Đốc
PKV: Phòng Kho vận

PKDXNK: Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu
KSV: Kiểm soát viên
KTKN: Kỹ thuật kiểm nghiệm
Hàng hoàn trả là những hàng hoá do bên mua trả lại cho công ty gồm các loại
hàng:
 Hàng thu hồi: hàng không được phép lưu thông trên thị trường, Công ty
làm văn bản thu hồi lại.
 Hàng bên mua trae lại sau thời gian bảo quản tại kho bên mua.
 Hàng bên mua từ chối không nhận ngay khi công ty giao.
6.1 Sơ đồ tiến trình:
-

Trách Nhiệm

Sơ Đồ Tiến Trình

PKDXNK
KSV
Thủ Kho

Tiếp Nhận

KSV
Thủ Kho
Khách Hàng
KTKN

Chứng Từ
Hàng Hoá


BGĐ
PKDXNK
PKV
KTKN

CL Cảm Quan

Mục 6.2

Mục 6.3

Kiểm Hàng

Số Lượng

Kiểm Nghiệm

Mục 6.4
Đánh Giá Kết Luận

Đạt
Thủ Kho
PKDXNK
KSV

Mô Tả

Không Đạt

Nhập Kho

Cấp Phát

Biệt Trữ
Chờ Chỉ Đạo

Lưu Hồ Sơ

Mục 6.5
6.6


∗
∗
∗
∗
∗



∗

∗
∗
∗
∗
∗

∗
∗
∗


6.2 Tiếp nhận hàng trả về và chứng từ kèm theo
 Kiểm tra đối chiếu
Nguyên tắc nhận hàng hoàn trả phải có lệnh của BGĐ hoặc phụ trách PKDXNK,
PTTBH.
Hàng nhận vào phải đúng hàng của công ty giao cho bên mua: Thủ kho căn cứ trên
phiếu báo lô đã xuất và lô thực tế của hàng hoá.
Từ chối nhận hàng nếu không đủ các điều kiện trên.
 Nhận hàng
Hàng thu hồi và hàng từ chối nhận ngay khi giao: Thủ kho và kiểm soát viên kho
thực hiện nhận hàng và kiểm hàng.
Hàng hoàn trả sau thời gian bảo quản tai kho bên mua:
Hàng thành phẩm: KSV kho, Thủ kho thực hiện nhận hàng và kiểm hàng, nếu hàng có
vấn đề bất thường so với biên bản, hóa đơn trả hàng, phải báo ngay cho phụ trách
kiểm nhập và bộ phận kĩ thuật PKD cùng lập biên bản.
Hàng nguyên liệu: KSV KN, Thủ kho, công nhân kho thực hiện nhận hàng và kiểm
hàng.
Thực hiện theo qui trình kiểm nhập hàng.
6.3 Kiểm hàng: Thực hiện theo qui trình kiểm nhập
 Kiểm số lượng
Kiểm đếm số lượng đối với thành phẩm.
Kiểm khối lượng đối với nguyên liệu.
 Kiểm chất lượng
Kiểm cảm quan: KSV kho, KSV KN thực hiện
Kiểm nghiệm: chỉ áp dụng hàng hoàn trả sau thời gian bảo quản tại kho bên mua.
KSV KN thông báo bộ phận kĩ thuật PKD cho ý kiến quyết định.
Kiểm nghiệm do bộ phận kĩ thuật PKD thực hiện.
6.4 Đánh giá chất lượng và quyết định
 Hàng có chất lượng không đạt tiêu chuẩn
Nếu nguyên nhân hư hỏng do khách hàng bảo quản không đúng theo yêu cầu của

hàng hóa: từ chối nhận hàng và báo PKDXNK.
Nếu nguyên nhân hư hỏng do nhà sản xuất: KSV báo PKDXNK khiếu nại nhà cung
cấp.
Hàng phải bảo quản trong khu vực biệt trữ, chờ xử lý hoặc tái xuất.
 Hàng có chất lượng tốt: tiến hành nhập kho.
6.5 Nhập hàng
 Nhập hàng hoàn trả của khách từ chối ngay khi công ty giao: