BỘ VĂN HOÁ THÔNG TIN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VÀN HOÁ
5f : >Ị?

iỊs >Ịc 5f i íịc

TRƯƠNG THỊ KIM THANH

PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
VÀ TỔ CHỨC Bộ MÁY TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
■

■

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC
Chuyên ngành khoa học Thông tin - Thư viện
Mã số: 51003

Người hướng dẫn khoa học:
TS. TRẦN THỊ QUÝ

OAỈ H Ọ C o u ô c G ! A HA \ Ẹ T \

TRUNGTẬMTHÓNG TiN. ir#u' y;Ịm ị

HÀ NỘI - 2000


BỘ VĂN HOÁ THÔNG TIN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VÀN HOÁ
5f : >Ị?

iỊs >Ịc 5f i íịc

TRƯƠNG THỊ KIM THANH

PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
VÀ TỔ CHỨC Bộ MÁY TÌM TIN THEO KÝ HIỆU PHÂN LOẠI
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
■

■

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC
Chuyên ngành khoa học Thông tin - Thư viện
Mã số: 51003

Người hướng dẫn khoa học:
TS. TRẦN THỊ QUÝ

OAỈ H Ọ C o u ô c G ! A HA \ Ẹ T \

TRUNGTẬMTHÓNG TiN. ir#u' y;Ịm ị

HÀ NỘI - 2000


MỤC LỤC

MỞ ĐẦU
1.

Tính cấp thiết của đề tài

Xi

2.

Mục đích nghiên cứu

-4

3.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Ạ

4.

Cư sở lý luận và phuưngpháp nghiên cứu

3

5. Đóng góp cùa luận văn

5

6. Cấu trúc luận văn


6

ƯƠNG 1.

ị 1

Trang

TRƯNG TÂM THÔNG

TĩN-THƯ VIỆN ĐHQG HẢ NỘI V À VAI
TRÒ CỦA CÔNG TÁC PHÂN LOẠI, Tồ CHÚC BỘ MÁY TÌM TIN
THEO PHÂN LOẠI TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN

T

Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin-Thư viện

Ỵ

Đại hoc Quốc gia Hà Nội
11

Ị Quá trình hình thành Trung tâm Thông tin-Thir viộn ĐHQG Hà Nội

1 1 2 Qúa trình phát triển của Trung tâm Thông tin-Thư viện ĐHQG Hà Nội

7
8


Ị2

Giức nỉlng, nhiỌm vụ của Trung tâm 'rhông tin-Thưviện ĐHQG Hà Nội

40

I3

Nội dưng hoạt động của Trung lâm Thông tin-Thư viộn ĐHQG Hà Nội

Ả6

j4

Đặc điểm vốn lài liệu và người dùng tin của Trung lâm Thông lin-Thư

■iQ

viên ĐHQG Hà Nội
ỉ 4 1 Đặc điểm vốn tài liệu của Trung tâm Thông tin-Thư viCn ĐHQG Hà Nội

4Q

1 4 2 Đặc điểm người dùng tin của Trung tam Thổng tin-Thư viôn Đ1ỈQG Hà
Nội
Ị5

Vai trò cùa phân loại laì liệu trong hoại động thông tin-thir viCn


'36


'HƯƠNG 2.

PHẢN LOẠI TÀI LIỆU VÀ Tổ CHỨC BỘ MÁY TÌM TIN THEO KÝ

34

HIỆU PHÂN LOẠI TẠI TRƯNG TÂM THÔNG TĨN-THƯ VIỆN
ĐHQG HÀ NỘI
2 1

Công tác phân loại lài liệu trong hoạt động xử lý lài liẹu tai Trung tùm

5Л

Thông lin-Thư viện ĐHQG Hà Nội
22

Đặc điểm một số khung phân loại dang được áp dụng lại Trung

tam

3ỈS >

Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội.
4

22 1


Khung phân loại DDC

3ă \

222

Khung plìân loại BBK

37 )

223

Khung phân loại 17 lớp

ẠẠ

2 3

Quá trình áp dụng các khung phân loại tại Trung tam Thông tin - Thư

/\X

viûn Đại học Quốc gia Hà Nội.
23 1

Quá trình áp dụng khung phân loại 17 lớp

232


Quá trình áp dụng killing phan loại BBK

233

2 4

Irình áp dụng khung phíln loại DDC

43
45*

A rị

Thực trạng tổ chức bộ máy tìm tin tại Trung tâm Thồng tin - Thư viện
Đại học Quốc gia Hà Nội.
2 4 1 TỔ chức bọ máy tra cứu truyền Ihống theo phân loai

55

242

6Я

TỔ cliức bộ máy Ira cứu Um tin hiên dại

2 4 3 Cổng tác phân loại Irong viẽc tổ chức hệ thống kho mở
Đánh giá kết qủa quá trình áp dụng các khung phân loại lại Trung 1ЙП1

25


66 y
69

Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia rià Nội
2 S 1 Đánh giá kết quả quá Irmh áp dụng các khung phân loại lại Trung tâm

63

Thông ím -llìư viện Đại học Quốc gia Hà Nội
2 52

Đánh giá kếl qủa cùa công tác tổ chức bộ máy lìm tin theo ký hiệu |M n
loại tại Ттипц tftm Thổng tin-Thư viện ĐHQG I-ỉà Nội

30


HƯƠNG 3.

31

Lựa chọn khung phân lại Ihích hợp

35

32

Cải tiến công tác phân ỉoại và nâng cao chất lượng bộ máy tìm tin

9Ạ


33

NAng cao ưìiili dọ nghiÇp vụ đội ngũ cán bọ làm công lác phan loại

95

34

Nâng cao trình độ người sử dụng thông tin

SÔ

JET LUẬN

\

NHŨNG BIỆN PHÁP NÂNG CAO CHAT LƯỢNG CÔNG TÁC
PHÂN LOẠI TÀI LĨỆƯ VÀ TỔ CHÚC BỘ MÁY TÌM TIN THEO KỶ
HIỆU PHAN l o ạ i t ạ i t r ư n g T â m t h ô n g TIN-THƯ v i ệ n
ĐHQG HÀ NỘI

404


MỞ ĐẦU
Ngày nay, thông tin khoa học đã trở thành một động lực trực tiếp thúc
đẩy sự phát triển kinh tế và xã hội của loài người. Đặc biệt đối với các nước đang
trong quá trình công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước như nước ta hiện nay
thì thông tin khoa học càng có ý nghĩa quan trọng. Tổ chức và cung cấp thông

tin luôn được xác định là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu có tính
chất quyết định chất lượng đào tạo đội ngũ tri thức ở các trường đại học. Điều
này cũng đã được chỉ rõ trong Nghị quyết BCH Trung ương Đảng khoá VIII, lần
thứ 2: "Cùng với giáo dục và đào tạo, khoa học và công nghệ là quốc sách hàng
đầu, là động lực phát triển kinh tế xã hội, là điều kiện cần thiết để giữ vững độc
lập dân tộc và xây dựng thành công chủ nghĩa xã hội" [32].
Thực chất của công tác giáo dục đại học là một quá trình chuyển giao tri
thức và nghiên cứu khoa học ở mức độ tương đối cao. Chính vi vậy mà nhiệm vụ
trọng tâm của bất kỳ một trường đại học nào cũng được xác định là đào tạo đội
ngũ tri thức có trình độ để phục vụ cho công cuộc phát triển kinh tế xã hội của
đất nước.
Đại học Quốc gia Hà Nội là một trong những trường quốc gia trọng điểm
trong hệ thống các trường Đại học ở Việt Nam hiện nay. Chức năng quan trọng
của trường là giảng dạy, nghiên cứu và đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học có trình
độ cao về các môn khoa học cơ bản tự nhiên, xã hội và khoa học công nghệ cho
đất nước. Để thực hiện tốt nhiệm vụ quan trọng này, Ban Giám Đốc Đại học
Quốc gia Hà Nội đã xác định khả năng cung cấp nguồn tin để thúc đẩy việc tự
học, tự nghiên cứu cho sinh viên là một trong những yếu tố quan trọng quyết
định chất lượng giáo dục. Chính vì vậy mà ngay từ những ngày đầu mới thành
lập, Ban Giám Đốc Đại học Quốc gia Hà Nội đã quan tâm xây dựng và phát triển
Trang tâm Thông tin- Thư viện theo mô hình một Trung tâm Thông tin-Thư viện

1


hiện đại nhằm góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập và nghiên cứu
khoa học của nhà trường. Tháng 2 năm 1997 Giám đốc Đại học Quốc gia Hà
Nội đã ký quyết định thành lập Trung tâm Thông tin-Thư viện với nhiệm vụ tổ
chức phục vụ tài liệu một cách kịp thời, cập nhật và đầy đủ cho thầy và trò của
trường.

Quán triệt tinh thần này, ngay từ ngày đầu thành lập Trung tâm Thông
tin-Thư viện đã luôn củng cố, xây dựng để trở thành một Trung tâm Thông tinThư viện hiện đại. Tuy nhiên do nhiều nguyên nhân khác nhau, Trung tâm vẫn
đang đứng trước nhiều khó khăn cần phải khắc phục để ngày càng tương xứng
với vai trò và nhiệm vụ của mình. Một trong những vấn đề nổi cộm hiện nay là
cần phải tổ chức lại các hoạt động nhằm khai thác có hiệu quả nhất các nguồn
lực thông tin.
1. Tính cấp thiết của đề tài

Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà nội đang đứng trước
thử thách của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật công nghệ lần thứ 3- cuộc cách
mạng thông tin. Cuộc cách mạng này đang dẫn tới sự hình thành một xã hội có
tính chất liên kết toàn cầu, một xã hội dựa trên nền tảng thông tin như một quyền
lực phát triển cơ bản. Sự phát triển nhanh chóng của các nguồn thông tin làm cho
việc chọn lọc, sử dụng thông tin gặp khó khăn và phức tạp hơn nhiều. Nếu như
không có các biện pháp quản lý và khai thác các nguồn lực thông tin hữu hiệu thì
việc phục vụ thông tin sẽ kém hiệu quả.
Phân loại tài liệu là một trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý tài liệu
trong công tác tổ chức bộ máy tìm tin. Hiện nay tìm tin theo phân loại là một
trong những nhóm ngôn ngữ tìm tin phối hợp quan trọng và được sử dụng đắc
lực. Ngôn ngữ tìm tin theo ký hiệu phân loại được thể hiện bằng hệ thống các ký
hiệu phân loại tài liệu, đó là một trong những điểm tiếp cận tìm tin không thể

2


thiếu được trong bộ máy tìm tin theo ký hiệu phân loại. Việc tổ chức sắp xếp các
ký hiệu phân loại theo hệ thống một khung phân loại và được thể hiện thông qua
mục lục phân loại đáp ứng được yêu cầu lựa chọn tài liệu theo các ngành khoa
học cụ thể. Vì vậy việc tồn tại và sử dụng các khung phân loại trong quá trình
tổng hợp hoá tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện là điều tất yếu. Trong

lịch sử phân loại thư viện đã có rất nhiều khung phân loại, tuy nhiên chỉ một số
khung phân loại được thế giới biết đến nhiều và được chấp nhận sử dụng cho các
cơ quan Thông tin-Thư viện, Tư liệu như UDC, DDC, BBK, LCC. Ở Việt Nam
ngoài các khung phân loại nói trên, chúng ta còn sử dụng khung phân loại 17 lớp
do Thư viện Quốc gia biên soạn và khung để mục Quốc gia của Trung tâm
Thông tin Khoa học Kỹ thuật thuộc hội đồng tương trợ kinh tế trước đây.
Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội được thành lập
do sự sát nhập của các trường đại học thành viên nên bộ máy tìm tin cũng được
xây dựng trên cơ sở của các khung phân loại khác nhau. Điều này dẫn đến tình
trạng không thống nhất trong hệ thống thông tin của cùng một Trung tâm và gây
nhiều khó khăn phí tổn không cần thiết trong công tác quản lý cũng như sử dụng
thông tin. Vì vậy việc khảo sát thực trạng và nghiên cứu tình hình "Phân loại tài
liệu và Tổ chức bộ máy tìm tin tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Quốc
gia Hà Nội" là một vấn đề có ý nghĩa lý luận và thực tiễn lớn. Điều này đặt ra
như một vấn đề cấp thiết cần được giải quyết nhằm xây dựng một trung tâm
thông tin thư viện hoàn chỉnh, hiện đại và thống nhất để có khả năng chia sẻ
nguồn lực thông tin giữa các thư viện trong và ngoài nước trong thời đại thông
tin hiện nay. Rõ ràng việc nghiên cứu "Phân loại tài liệu và tổ chức bộ máy tìm
tin theo ký hiệu phân loại tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia
Hà Nội" để hiểu rõ thực trạng từ đó đưa ra các giải pháp và định hướng phát triển
nhằm xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin hoàn hảo, hữu hiệu cho độc giả là vấn đề
cấp thiết.

3


2. Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài "Phân loại tài liệu và tổ chúc bộ máy tìm tin theo ký
hiệu phân loại tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” với

các mục đích sau:
- Tìm hiểu thực trạng của công tác phân loại tài liệu ở Trung tâm Thông
tin-Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội trên các mặt: Vốn tài liệu, bảng phân loại,
tổ chức bộ máy tra cứu tìm tin truyền thống và hiện đại.
- Đánh giá những ưu điểm và nhược điểm, những thuận lợi và khó khăn
của việc sử dụng các bảng phân loại hiện nay tại Trung tâm Thông tin Thư viện
Đại học Quốc gia Hà Nội cũng như việc xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin cho
độc giả trên hai phương diện truyền thống và hiện đại.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài
liệu, góp phần nâng cao chất lượng xây dựng bộ máy tìm tin của Trung tâm
Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng và thư viện các trường
đại học nói chung đạt được các mục tiêu cơ bản và định hướng đúng con đường
phát triển của một thư viện hiện đại góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và
đào tạo đại học.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đề tài được thực hiện dựa trên cơ sở là các bảng phân loại và việc ứng
dụng của nó trong công tác phân loại tài liệu và xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin
truyền thống và hiện đại cùng với quá trình hình thành phát triển của Trung tâm
Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội.

4


4. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

- Cơ sở lý luận: Luận văn dựa trên cơ sở của chủ nghĩa Mác-Lê Nin và tư
tưởng Hồ Chí Minh về phân loại khoa học và phân loại thư viện hiện đại.
- Phương pháp nghiên cứu: Để giải quyết các nhiệm vụ đặt ra nghiên cứu
đã sử dụng các phương pháp sau: Phương pháp duy vật lịch sử, phương pháp điều

tra phân tích -tổng hợp, thống kê, tiếp cận hệ thống, điều tra xã hội học: Trao
đổi, phỏng vấn và phương pháp tổng hợp đánh giá.
5. Đóng góp của luận văn

Đây là một đề taì mới nên nguồn tài liệu để nghiên cứu trong nước và
trên thế giới còn rất ít, các kết quả đạt được trong nghiên cứu này sẽ là những
đóng góp thiết thực về mặt lý luận cũng như thực tiễn trong công tác phân 1‘oại
của thư viện ở các trường đại học nói chung và Trung tâm Thông tin- Thư viện
Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng. Cụ thể là:
1) Khái quát lại lịch sử công tác phân loại tài liệu và tình hình ứng dụng
các bảng phân loại thư viện tại Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội
hiện nay.
2) Nghiên cứu và miêu tả thực trạng công tác phân loại tài liệu và tổ chức
bộ máy tra cứu tìm tin của trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà
Nội phản ánh những thuận lợi và tìm ra những bất cập hiện nay.
3) Đưa ra một số kiến nghị và các giải pháp định hướng phát triển cho
công tác phân loại và xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin ở Trung tâm Thông tinThư viện Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng và thư viện các trường đại học ở
Việt Nam nói chung nhằm đáp ứng với nhiệm vụ công nghiệp hoá và hiện hoá
đất nước hiện nay.

5


6. Cấu trúc luận văn:

Luận văn bao gồm 5 phần chính:
MỞ ĐẦU
CHUƠNG 1. Trung tâm Thông tin-Thư viện đại học Quốc gia Hà Nội và vai trò
của công tác phân loại, tổ chức bộ máy tìm tin theo ký hiệu phân loại trong hoạt
động thông tin.

CHƯƠNG 2. Phân loại tài liệu và tổ chức bộ máy tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân
loại tại Trung tâm thông tin - thư viện Đại học quốc gia Hà Nội
CHUỒNG 3. Những biện pháp nâng cao chất lượng công tác phân loại tài liệu và
tổ chức bộ máy tra cứu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà
Nội
KẾT LUẬN

6


CHƯƠNG 1. TRUNG TÂM THÔNG TIN-THƯVIỆN ĐẠI HỌC

Quốc GIA

HÀ NỘI VÀ VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC PHÂN LOẠI, T ổ CHỨC BỘ MÁY
TÌM TIN THEO PHÂN LOẠI TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin-Thu viện
Đại học Quốc gia Hà Nội
1.1.1. Quá trình hình thành Trung tâm Thông tin -Thư viện Đại học Quốc gia
Hà Nội

Được thành lập theo Nghị định 97/CP ngày 10/12/1993 của Thủ tướng
chính phủ, Đại học quốc gia Hà nội có vị trí đặc biệt trong hệ thống giáo dục và
đào tạo của đất nước. Với mục tiêu xây dựng Đại học Quốc gia Hà Nội thành
một trung tâm đào tạo chất lượng cao, đa ngành, đa lĩnh vực, đồng thời đào tạo
một đội ngũ các nhà khoa học, các chuyên gia về công nghệ, đáp ứng nhu cầu
đòi hỏi đa dạng của thị trường lao động trong quá trình công nghiệp hoá và hiện
đại hoá đất nước. Một nhiệm vụ được quan tâm đầu tiên ngay sau khi được thành
lập mà Ban Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội đã triển khai là xây dựng một
Trung tâm Thông tin-Thư viện hiện đại.

Ngày 14/2/1997 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội đã ký quyết
định số 66/TCCB thành lập Trung tâm Thông tin-Thư viện. Trung tâm được
thành lập trên cơ sở họp nhất của các thư viện: Trung tâm Thông tin-Thư viện
Đại học Tổng hợp; Thư viện Đại học sư phạm 1 Hà nội; Thư viện Đại học sư
phạm Ngoại ngữ. Trung tâm có tên giao dịch quốc tế là Library and Information
Center, Vietnam National University, Hanoi và tên viết tắt là LIC.
Ngày 12/10/1999 Trường Đại học Sư phạm I Hà Nội đã được tách ra khỏi
Đại học Quốc gia Hà Nội theo Quyết định số 201/1999/QĐ-TTg của Thủ tướng
chính phủ, sau đó Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội đã kỷ Quyết định

7


1392/TCCB tách bộ phận thư viện trường Sư phạm khỏi Trung tâm Thông tinThư viện Đại học Quốc gia Hà Nội ngày 11/11/1999. Như vậy, sau 3 năm hoạt
động, Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội chỉ còn lại 2 thư
viện chính là Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Tổng hợp (cũ) và Thư viện
Đại học sư phạm ngoại ngữ.
1.1.2. Quá trình phát triển của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đ ại học Quốc
gia Hà Nội

Vào thời điểm thành lập, thư viện của 4 trường thành viên ở trong tình
trạng khó khăn về cơ sở vật chất và xuống cấp ở mọi phương diện hoạt động của
thư viện. Việc ứng dụng tin học trong hoạt động của thư viện hầu như chưa có gì.
Công tác kỹ thuật nghiệp vụ của thư viện các trường thành viên cũng có nhiều
điểm khác nhau. Đặc biệt là khâu xử lý kỹ thuật tài liệu, tổ chức kho sách và các
phương thức phục vụ bạn đọc.
Nằm trong hoàn cảnh chung của các thư viện trong cả nước, vào thời điểm
sát nhập việc áp dụng công nghệ thông tin ở thư viện các trường thành viên của
Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội còn ở mức rất thấp. Chỉ
có thư viện Đại học Tổng hợp đã bước đầu đưa công nghệ thông tin ứng dụng

trong hoạt động của mình. Song do nhiều lý do khách quan và chủ quan nên mức
độ tin học hoá các khâu nghiệp vụ còn ở mức độ sơ khai. Trong tổng số hơn
20.000 đầu sách của trung tâm, mới chỉ có 1.500 bản ghi trong cơ sở dữ liệu.
Đây là "vốn" ban đầu của việc ứng dụng tin học trong khâu xử lý kỹ thuật của
thư viện trường Đại học Tổng hợp Hà Nội đã đạt được, trước khi sát nhập vào
trung tâm, việc xử lý kỹ thuật này dựa trên phần mềm CDS/ISIS.
Trong công tác phân loại nội dung tài liệu của các thư viện thành viên
cũng áp dụng các bảng phân loại thư viện khác nhau. Thư viện Đại học Tổng hợp
sử dụng bảng phân loại BBK, thư viện Đai học Sư phạm I và thư viện Đại học sư

8


phạm Ngoại ngữ sử dụng bảng phân loại thập tiến 17 lớp, sau này phát triển
thành 19 lớp. Công tác phân loại chưa được chuyên môn hóa. Vì vậy, chất lượng
xử lý tài liệu nói chung và phân loại tài liệu nói riêng cũng còn những hạn chế
nhất định. Việc tổ chức bộ máy tra cứu tìm tin chủ yếu thông qua sự trợ giúp của
hệ thống mục lục truyền thống. Việc sắp xếp kho sách thư viện chủ yếu là kho
kín với các ký hiệu đăng ký cá biệt. Chính điều này đã ảnh hưởng không nhỏ đến
chất lượng phục vụ bạn đọc của thư viện, việc cung cấp thông tin còn chưa thật
đầy đủ, chưa kịp thời và chưa có chất lượng tốt.
Việc bổ sung sách từ nước ngoài của thư viện các trường thành viên vào
thời điểm sát nhập cũng gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt là nguồn kinh phí. Toàn
bộ sách báo tiếng nước ngoài của thư viện là những sách báo đã nhập từ trước
những năm 1980, phần lớn là sách tiếng Nga.
Đội ngũ cán bộ của thư viện các trường thành viên cũng còn nhiều hạn chế
trong việc nắm bắt các công nghệ mới trong hoạt động thông tin-thư viện. Do
kinh phí còn eo hẹp nên chưa có điều kiện mở các lớp nâng cao trình độ chuyên
môn nghiệp vụ cũng như các lớp tập huấn về tin học, ngoại ngữ cho cán bộ.
Nhìn chung, vào những ngày đầu mđi thành lập, Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội gặp rất nhiều khó khăn về cơ sở vật chất,

trang thiết bị còn nghèo và lạc hậu; kinh phí để hoạt động rất hạn chế nên nguồn
lực thông tin cũng không được đầy đủ và cập nhật; đội ngũ cán bộ không thường
xuyên được nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và ngoại ngữ, nên hạn chế
nhiều trong việc thích ứng với công nghệ mới. Các hoạt động kỹ thuật của thư
viện như bổ sung, phân loại, biên mục, tổ chức bộ máy tra cứu tìm tin phục vụ
độc giả vẫn chỉ tiến hành một cách thủ công.
Song do nhận thức rõ vai trò, vị trí, tầm quan trọng của Trung tâm Thông
tin - Thư viện trong việc phục vụ góp phần nâng cao chất lượng nghiên cứu khoa

9


học và đào tạo của Đại học Quốc gia Hà Nội, Đảng uỷ và Ban giám đốc Đại học
Quốc gia đã giành sự quan tâm đặc biệt trao quyền chủ động cho Trung tâm họat
động như một đơn vị độc lập, có tài khoản và con dấu riêng. Đồng thời tăng ngân
sách đầu tư phát triển trung tâm, đầu tư thích đáng về kinh phí cho việc nâng
cấp xây dựng và phát triển Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà
Nội nhằm góp phần nâng cấp chất lượng đào tạo, giáo dục, xây dựng và phát
triển Đại học Quốc gia Hà Nội. Trung tâm đã nhận được lượng kinh phí đầu tư
ban đầu khá lớn so với khả năng của Đại học Quốc gia Hà Nội (gần 4 tỷ đồng
cho ngân sách năm 1997, trên 4 tỷ đồng cho ngân sách 1998. Năm 1999 và năm
2000 cũng nhận được lượng kinh phí tương tự, mặc dù bộ phận Thư viện sư
phạm I đã tách khỏi trung tâm).
Sau 3 năm hoạt động, Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia
Hà Nội đã từng bước ổn định và đạt được những thành tích đáng khích lệ trong
việc nâng cao hiệu quả phục vụ góp phần nâng cao chất lượng giáo dục, đào tạo
và nghiên cứu khoa học của nhà trường.
Với nguồn kinh phí được cấp, ngay năm đầu tiên Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội đã dành trên 2 tỷ đồng cho việc mua sắm
trang thiết bị nhằm từng bước tiến hành tin học hoá, tự động hoá các khâu công
tác thư viện. Nhiệm vụ quan trọng nhất đối với Ban Giám Đốc trung tâm là phải

xác định cụ thể mô hình phát triển của mình, để đầu tư có hiệu quả nhất, từng
bước xây dựng Trung tâm Thông tin - Thư viện hiện đại, đáp ứng tốt yêu cầu
trước mắt và trong tương lai.
Sau khi nghiên cứu một số mô hình tổ chức một Trung tâm Thông tinthư viện theo kiểu hiện đại ở các nước có hệ thống thư viện tiên tiến, kết họp với
điều kiện hiện nay của đất nước nói chung và tương lai phát triển của hệ thống
thư viện nói riêng BGĐ Trung tâm Thông tin-Thư viên Đại học Quốc gia Hà Nội
đã quyết định xây dựng Trung tâm dựa trên cơ sở của mô hình một Trung tâm
10


Thông tin-Thư viện hiện đại, phù hợp với chức năng nhiệm vụ, nội dung hoạt
động, định hướng phát triển mà Trung tâm đã được Đại học Quốc gia Hà Nội
giao phó. Cơ cấu tổ chức hiện nay của Trung tâm là một cơ cấu tổ chức hành
chính chặt chẽ và khoa học bao gồm hệ thống lãnh đạo (Giám đốc, Chi bộ, Công
đoàn) và cơ cấu hành chính gồm 3 khối (khối hành chính, khối chuyên môn,
khối phục vụ). Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc
Đại học Quốc gia Hà Nội về mọi hoạt động của Trung tâm. Giúp việc cho Giám
đốc có 3 phó giám đốc phụ trách 3 khối:
- 1 Phó giám đốc phụ trách khối hành chính
- 1 Phó giám đốc phụ trách khối chuyên môn
- 1 Phó giám đốc phụ trách khối phục vụ bạn đọc.
Hệ thống các phòng chức năng chịu sự lãnh đạo trực của các phó giám đốc
chức năng. Các phòng tài vụ, Hành chính- Tổng hợp chịu sự lãnh đạo của phó
giám đốc phụ trách hành chính. Các phòng Bổ sung - Trao đổi, Phân loại - Biên
mục, Thông tin-Thư mục, Máy tính và Mạng chịu sự lãnh đạo của phó giám đốc
phụ trách chuyên môn. Còn các phòng phục vụ bạn đọc chịu sự lãnh đạo của phó
giám đốc phụ trách khối bạn đọc. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm được trình
bày trên hình 1.
Như vậy qua mô hình cơ cấu tổ chức và hoạt động của Trungtâm Thông
tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, chúng ta dễ dàngnhận thấy đây là một

mô hình được xây dựng hoàn chỉnh và khoa học dựa trên nguyên tắc tính hệ
thống và tính linh hoạt cuả một trung tâm Trung tâm Thông tin - Thư viện hiện
đại. Đây chính là hệ thống mở, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ của một Trung
tâm Thông tin - Thư viện đại học là: Phục vụ thông tin khoa học ở mọi cấp độ, từ
cấp trường lớn đến cấp trường đại học thành viên và đến cấp khoa, đảm bảo mối
liên hệ chặt chẽ giữa "Nguồn tin và người dùng tin".

11


Công đoàn
PGĐ c.s.v.c

Giám đốc

Chi bộ

PGĐ K.T.N.V

PGĐ C.T.P.V

A
Hội đồng khoa học

Phòng
tài vụ

Phòng
Bổ sung
T.đối


Phòng
H. chính
T.hơp

P.PV
chi
nhánh

P.PV
N. N gữ

Phòng
p. loại
B. muc

P.PV
ĐHKH
XHNV

Phòng
T. tin
T. muc

P.PV
ĐHKH
KHTN

Phòng
M.tính

Mang

P.PV
Cầu
giấy

<tra cứu
Online
NGƯỜI
DÙNG

Phòng
đoc
Tr. thống

Phòng
đọc
ch. đề

Phòng
mượn

Phòng
CSDL
hồi cố

Phòng đọc
TL
đặc biệt

Phòng
bảo
quản

Phòng đọc
kho mở

TIN
Phòng đọc
Multimedia

Phòng truy cập
internet,
intranet

Hình 1. Sơ đồ tổ chức của Trung tâm Thông tin-Thư viện ĐHQG Hà Nội

12


1.2. Chức năng, nhiệm vụ của trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học Quốc
gia Hà Nội

Trong thời kỳ công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước, tri thức và thông
tin đã trở thành một nguồn tài nguyên quan trọng, một trong những động lực chủ
yếu của nền kinh tế. Đại học Quốc gia Hà Nội là một trong những trung tâm đào
tạo và nghiên cứu khoa học hàng đầu ở Việt Nam mang phần trách nhiệm rất
nặng nề trong sự nghiệp phát triển nguồn lực con người của Quốc gia
Là một cơ quan sự nghiệp khoa học, trực thuộc Đại học Quốc gia Hà

Nội, Trung tâm Thông tin-Thư viện là một cơ quan độc lập, có tài khoản và con
dấu riêng, ngoài các chức năng cơ bản của một thư viện là tàng trữ tài liệu, thông
tin văn hoá và giáo dục, Trung tâm còn có trách nhiệm thực hiện chức năng
thông tin và thư viện; phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai
ứng dụng và quản lý của Đại học Quốc gia. Để thực hiện được chức năng trên
Trung tâm Thông tin-Thư viện có nhiệm vụ thu thập, xử lý, thông báo và cung
cấp tư liệu về giáo đục, ngoại ngữ, khoa học và công nghệ phục vụ cán bộ và
sinh viên Đại học quốc gia Hà Nội, đồng thời Trung tâm cũng có chức năng tổ
chức thực hiện việc cung cấp thông tin cho các tổ chức và cá nhân ngoài Đại học
quốc gia theo kế hoạch hoặc theo hợp đồng. Thực hiện đúng tinh thần của điều 1
quyết định 688/QĐ ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học
chuyên nghiệp, quy định về tổ chức và hoạt động của thư viện trường Đại học:
“Thư viện trường Đại học là trung tâm văn hoá thông tin khoa học, kỹ thuật của
trường Đại học, là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của trường Đại học có chức
năng tổ chức, xây dựng và quản lý vốn tư liệu văn hoá, khoa học, kỹ thuật, phục
vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ và học sinh
trong toàn trường” [24].

13


Căn cứ vào chức năng trên Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc
gia Hà nội đã xây dựng cho mình nhiệm vụ cụ thể là:
4- Tham mưu cho lãnh đạo Đại học Quốc gia Hà Nội để quyết định về
phương hướng tổ chức và hoạt động Thông tin-Thư viện nhằm phục vụ cho công
tác nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập của cán bộ và sinh viên Đại học
Quốc gia Hà nội.
+ Xây dựng chiến lược và kế hoạch ngắn hạn phát triển hệ thống Thông
tin-Thư viện trong Đại học Quốc gia Hà Nội.
+ Tổ chức điều phối hệ thống thông tin-Thư viện trong Đại học Quốc gia

Hà N ội.

+ Thu thập, bổ sung, trao đổi; phân tích, xử lý tài liệu và thông tin. Tổ
chức sắp xếp, dự trữ, bảo quản kho tài liệu của Đại học Quốc gia Hà Nội bao
gồm các ấn phẩm và vật mang tin.
+ Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp, thiết lập mạng lưới truy cập
và tìm kiếm thông tin tự động hoá. Tổ chức cho toàn thể bạn đọc trong Đại học
Quốc gia Hà Nội khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả kho tin và và tài
liệu của trung tâm cũng như các nguồn tin bên ngoài.
+ Thu nhận lưu chiểu những xuất bản phẩm do Đại học Quốc gia Hà Nội
xuất bản, các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ bảo vệ tại Đại học Quốc gia hoặc
người viết là cán bộ, sinh viên Đại học Quốc gia Hà Nội. Thu nhận những báo
cáo tổng kết của các đề tài nghiên cứu cấp Đại học Quốc gia Hà Nội và cấp nhà
nước đã được nghiệm thu đánh giá do các đơn vị hoặc cán bộ Đại học Quốc gia
đảm nhiệm. Xây dựng ngân hàng dữ liệu đặc thù của Đại học Quốc gia, xuất bản
các ấn phẩm thông tin tóm tắt, thông tin chuyên đề phục vụ công tác quản lý,
nghiên cứu khoa học và đào tạo.

14


+ Nghiên cứu khoa học thông tin, tư liệu, thư viện, ứng dụng những thành
tựu khoa học kỹ thuật mới vào xử lý và phục vụ Thông tin-Thư viện.
4- Tổ chức đào tạo bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tổ chức, xử lý, cung
cấp tin và tài liệu của đội ngũ cán bộ thông tin, tư liệu, thư viện. Đồng thời, trang
bị những kiến thức cần thiết về hình thức cấu trúc cung cấp tin, phương pháp tra
cứu tìm kiếm thông tin và sử dụng thư viện cho cán bộ và sinh viên Đại học
Quốc gia Hà Nội,
+ Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác với các Trung tâm Thông tin-Thư
viện, các tổ chức khoa học, các trưòng Đại học trong và ngoài nước. Tham gia tổ

chức, hoạt động trong liên hiệp thư viện các trường Đại học và Hiệp hội Thông
tin-Thư viện Việt Nam, tham gia hiệp hội thư viện quốc tế.
+ Tổ chức đội ngũ cán bộ, kho tài liệu, cơ sở hạ tầng và các tài sản của
Trung tâm phù hợp chức năng nhiệm vụ được giao theo quy định của Đại học
Quốc gia Hà Nội [25].
Để thực hiện được các chức năng và nhiệm vụ quan trọng nêu trên Trung
tâm đã tiến hành xây dựng phương hướng phát triển kho tư liệu khoa học cơ bản
về tự nhiên, xã hội, giáo dục và công nghệ. Thu thập, bổ sung, trao đổi, xử lý kỹ
thuật, tu chức bảo quản tư liệu khoa học. Xây dựng và khai thác cơ sở dữ liệu
ngân hàng tin đảm bảo thông tin nhanh và kịp thời cho bạn đọc. Tiến hành
nghiên cứu khoa học trên lĩnh vực thông tin-thư viện, ứng dụng công nghệ tin
học trong công tác thông tin thư viện, đào tạo bồi dưỡng chuyên sâu cho các cán
bộ chuyên ngành thông tin-thư viện, đồng thời mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ
cho các cán bộ không có chuyên ngành thông tin thư viện trong trung tâm và các
lớp bồi dưỡng kiến thức thông tin - thư viện cho các đối tượng sử dụng thư viện,
giúp cho người dùng tin sử dụng thư viện dễ dàng. Ngoài các hình thức phục vụ
truyền thống với các kho tài liệu “đóng” Trung tâm đã mở rộng các hình thức

15


phục vụ với các kho tài liệu “mở”. Tại các cơ sở này người dùng tin có thể tự do
tìm đọc các loại hình tài liệu thích hợp cho công tác chuyên môn của mình mà
không cần thông qua các hình thức phục vụ gián tiếp, ngoài ra người dùng tin
còn được sử dụng các loại phương tiện hiện đại như Radio-cassette, video, đĩa
CD-ROM và có thể truy cập máy chủ để tra cứu mục lục trên máy tính, truy cập
Internet.
Hiện nay, Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội có
quan hệ hợp tác, trao đổi với hơn 50 trường Đại học, Viện nghiên cứu và các tổ
chức quốc tế như: Viện Harvard Yenching; Đại học Comell; Thư viện Quốc hội

Mỹ; Đại học Paris VI, VII; Đại học Sorbon; Đại học Lômônôxốp; Viện Hàn lâm
Khoa học Nga; Đại học Tôkyô; Đại học Kyodo; Thư viện Quốc gia úc, Trung
tâm Nghiên cứu và phát triển quốc tế,...Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học
Quốc gia Hà Nội còn là thành viên chính thức của Ngân hàng Thông tin Quốc tế
các nước có sử dụng tiếng Pháp.
1.3. Nội dung hoạt động của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc
gia Hà Nội

Ngay sau khi thành lập tháng 2 năm 1997, Trung tâm đã từng bước xây
dựng và hoàn thiện tổ chức hoạt động phù hợp với tình hình thực tế, với nội dung
và nhiệm vụ mà Đại học Quốc gia Hà Nội giao phó. Với mô hình xây dựng một
Trung tâm Thông tin - Thư viện lớn, có nhiệm vụ cung cấp tài liệu cho cán bộ,
giáo viên và sinh viên trong Đại học Quốc gia Hà Nội, lãnh đạo trung tâm đã
triển khai, soạn thảo nội dung tổ chức hoạt động của toàn hệ thống nói chung và
từng phòng chức năng nói riêng (Hình 2).

16


I

Bùn" nòng, hịins hình.vipbim

Hình 2. Nội dung hoạt động của Trung tãrn Thông tin-Thư viện ĐHQG Hà Nội
ĐAI HCC o u ò c OiA l-u
1 *7

TRUNGTÂMTHỎNGTIS ĩ ! * ; y

1

Có thể nói rằng nội dung hoạt động cốt lõi của Trung tâm Thông tin- Thư
viện được tập trung vào 6 lĩnh vực sau:
1-Bổ sung, trao đổi

4 - Tổ chức phục vụ

2-

5- Đào tạo nghiệp vụ

Xử lý kỹ thuật

3- Khai thác thông tin

6- Nghiên cứu khoa học

Trong chu trình hoạt động này, các lĩnh vực hoạt động phải tuân theo một hệ
thống liên hoàn. Mỗi khâu trong từng lĩnh vực hoạt động tuy bao gồm nhiều
công đoạn, song có mối liên hệ rất chặt chẽ, mật thiết và bổ sung cho nhau. Kết
quả của công đoạn này là tiền đề cho hoạt động của công đoạn khác, nếu công
đoạn trước có hoàn thiện thì công đoạn sau mới đạt hiệu quả cao và ngược lại.
Công đoạn sau đạt hiệu cao sẽ có tác dụng thúc đẩy công đoạn trước càng hoàn
thiện hơn và công đoạn sau các khiếm khuyết sẽ được bộc lộ, từ đó công đoạn
trưđc rút kinh nghiệm.
Đây có thể được xem là một mô hình chuẩn và khá hoàn thiện có thể áp
dụng cho các cơ quan thông tin-thư viện của các trường Đại học ở Việt Nam.
1.4. Đặc điểm vốn tài liệu và người dùng tin của Trung tâm Thông tin-Thư
viện Đại học Quốc gia Hà Nội

1.4.1. Đặc điểm vốn tài liệu của Trung tàm Thông tin - Thư viện Đại học
Quốc gia Hà Nội

Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội được hình thành
trên cơ sở hợp nhất của thư viện các trường thành viên nên được thừa hưởng toàn
bộ vốn tài liệu của các trường thành viên. Đặc biệt là một kho sách quý hiếm có
nhiều sách cổ xuất bản từ thế kỷ XIX của thư viện Đại học Đông Dương, và có
nhiều bộ sách do các Quốc gia, các tổ chức Quốc tế tặng như bộ sưu. tập Hoa kỳ
học (do thư viện Quốc hội Mỹ tặng), bộ Toàn tập Mahattma Gandi's; Tuyển tập
Jawaharlal Nehru; Bộ Lênin toàn tập. Kho tra cứu gồm Bách khoa toàn thư, Từ

18


điển, cẩm nang bằng các thứ tiếng Anh, Pháp, Nga, Đức, Nhật, Bồ Đào Nha từ
Trung tâm thông tin thư viện Đại học Tổng hợp Hà Nội và kho tài liệu khá đầy
đủ về các loại hình sách giảng dạy, nghiên cứu ngôn ngữ các thứ tiếng trên thế
giới của thư viện Đại học Sư phạm Ngoại ngữ
Do được tập hợp từ các trường thành viên với nhiều nguồn bổ sung khác
nhau nên kho tư liệu của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà
Nội có số lượng lớn với các loại hình tài liệu. Đến tháng 7 năm 2000 tại Trung
tâm đã có:
- Sách: 150. 000 tên sách khoảng 1.000.000 bản
- Tạp chí: 3.400 tên tạp chí với 450.000 bản
- Thác bản văn bia: gần 2.000 bản
- Băng hình, băng tiếng, đĩa CD: gần 3 0 0 băng và đĩa

Trong đó số lượng tài liệu đã được xử lý và xây dựng cơ sở dữ liệu chỉ chiếm
một tỷ lệ nhỏ:
- CSDL sách (hồi cố và sách mới) 37.898 biểu ghi

- CSDL luận án tiến sĩ và luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại hội đồng của trường
Đại học khoa học tự nhiên và Đại học khoa học xã hôị và nhân văn là 387 biểu
ghi
- CSDL luận án tiến sĩ và luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại hội đồng trường Đại
học sư phạm I Hà nội là 2.025 biểu ghi
- CSDL tạp chí: 1.657 biểu ghi
Nhận thức rõ khối tư liệu và giá trị thông tin trong các tư liệu là cơ sở đầu
tiên tạo nên chất lượng phục vụ bạn đọc, nên các tài liệumớicập nhật đãđược
Trung tâm chu trọng bổ sung thường xuyên. Từ 1997 đến nay hàng năm trung
tâm đã giành 1/3 ngân sách (khoảng gần 1 tỷ đồng/lnăm) cho việc bổ sung tư
liệu. Trong 3 năm từ tháng 5/1997 đến 5/2000, một số lượng lớn tư liệu đã được
bổ sung mới thông qua con đường mua và trao đổi hợp tác Quốc tế (Bảng 1).

19


Bảng 1. Số lượng tài liệu được bổ sung vào Trung tâm Thông tin-Thư viện
ĐHQG Hà Nội từ 1997 đến 2000
Tên tài liệu

Tiếng Việt

Tiếng nước ngoài

Bổ sung bằng ngân sách Nhà nước
Sách
Tạp chí
Vật mang tin khác

54.532 cuốn (3.986 tên)

476 cuốn (476 tên)

143 cuốn

45 cuốn

Băng hình, băng tiếng: 250

Đĩa CD: 127

Bổ sung bằng con đường trao đổi hợp tác Quốc tế
Sách

565 cuốn (68 tên)

2316 cuốn (1457 tên)

Tạp chí

190 cuốn (20 tên)

4348 cuốn (140 tên)

Qua số liệu ở bảng 1 cho thấy số lượng tài liệu nước ngoài được bổ sung
bằng ngân sách ít hơn nhiều so với lượng tài liệu nước ngoài được bổ sung qua
con đường trao đổi hợp tác (476 cuốn/2316 cuốn). Nguyên nhân ở đây là do
nguồn kinh phí được cấp có hạn, tài liệu nước ngòai lại phải mua bằng ngoaị tệ,
giá một tên tài liệu nước ngoài đắt gấp nhiều lần tài liệu tiếng Việt. Tuy nhiên
trên thực tế qua công tác phân loại biên mục của Trung tâm trong nhiều năm qua

cho thấy các tài liệu mua thường có giá trị khoa học hơn các tài liệu được tặng
qua con đường trao đổi. Vì các tài liệu tặng, biếu thường được xuất bản từ
những năm trước đây, đã mất đi tính thời sự, trong đó phần lớn là tài liệu tiếng
Anh, nên không chủ động được về nội dung tài liệu.
Kết quả nghiên cứu về công tác bổ sung (Bảng 1) cũng cho thấy Trung
tâm đã rất quan tâm bổ sung các tài liệu tiếng nước ngoài, tài liệu nghe nhìn, tài
liệu điện tử.

20