8/26/2013

/>
PH N II:
QU N LÝ D

PH N II:
QU N LÝ D

ÁN PH N M M

I.

I.
II.
III.
IV.

1.
2.
3.
4.

Khái ni m
Nguyên lý và quy trình qu n lý d án
K n ng, k thu t qu n lý d án
Các y u t quy t đ nh thành công c a
d án

ÁN PH N M M

Khái ni m
D án
Qu n lý d án
Các nhi m v qu n lý d án
Gi i quy t bài toán qu n lý d

án

II. Nguyên lý và quy trình qu n lý d án
III. K n ng, k thu t qu n lý d án
IV. Các y u t quy t đ nh thành công c a
d án

1

1. D

án (projƯct)

2

D

• M t d án là m t công vi c có th i h n
nh m t o ra m t s n ph m, d ch v
hay k t qu duy nh t.
– Tính th i h n (Temporariness) : có đi m
b t đ u và đi m k t thúc
– Tính duy nh t (Uniqueness) :


• D án là riêng bi t, đ c l p
• Có s n ph m c th cu i cùng
• S n ph m ho c môi tr ng d án là duy
nh t
• Mang l i y u t m i cho đ i ng th c hi n

 D án c n đ c qu n lý v i gi đ nh
s x y ra thay đ i.

án ph n m m

• Do đ i ng thành viên g m ít nh t 2
ng i th c hi n
• Gi i h n v th i gian, ngân sách, và
nhân l c
• S n ph m là ph n m m m i ho c
ph n m m có s n đ c c i ti n
• S n ph m ph i góp ph n t o d ng quy
trình nghi p v m i, h u ích, ho c
mang l i l i ích đáng k cho quy trình
nghi p v hi n có.

3

2. Qu n lý d

4

Giá thành + Th i gian+ Ch t l
(Cost + Schedule + Quality)


án

• Qu n lý d án là áp d ng ki n th c, k n ng,
công c và k thu t vào các ho t đ ng c a d án
nh m đáp ng yêu c u c a d án. (PMBOK)

ng

• Qu n lý d án là đ đ a ra m t s n
ph m cu i cùng:

t m c tiêu d án
t ho c v t các yêu c u hay k v ng c a nh ng ng i
có quy n l i và ngh a v liên quan (stakƯholdƯrs)
– Cân b ng gi a các y u t : th i gian, chi phí, ch t l ng
s n ph m
–
–

5

– trong ph m vi ngân sách hay ngu n tài
chính cho phép
– đúng h n
– v i ngu n l c cho phép
– phù h p v i đ c t
– ch t l ng đ đ ph c v các nhu c u kinh
doanh và đáp ng các tiêu chu n chuyên
môn và k v ng c a công tác qu n lý


6

1


8/26/2013

3. Các nhi m v trong qu n lý d

4. Các l nh v c qu n lý d

án

KI M SOÁT (CONTROLLING)
Ai ỗh m đ nh k ỗ ỔỘ

D

? D a ộậo cức ỗiêỘ chỘ n nậo ?

CH
O
(DIRECTING)

án

3

L P K HO CH

(PLANNING)
TÀI NGUYÊN
C A D ÁN

Ai ỔỘy ỗ đ nh cứi
gì, khi nào?

Nh m ỗ i m c ỗiêỘ nậo,
ỗ i sao?

2
Con ng

T O
NG L C
(MOTIVATION)

T CH C
(ORGANIZING)

i Ộ gì khi n m i ng i có
ỗh b c l nh ng ồh m ch ỗ
ỗ ỗ nh ỗ ỗổong cẾng ội c ?

Liên ỔỘan đ n cứi gì,
ỗ i sao?

án

1


i

S n ph m

People
Ti n trình
7

8

1. Gi i quy t bài toán qu n lý d

PH N II:
QU N LÝ D

U VÀO TI N TRÌNH
( c ỗổ ng)

ÁN PH N M M

1.
2.
3.
4.

Project Business Case

án


u ra c a các ti n
trình khác

– XƯm xét các s vi c khác
nhau các góc đ khác
nhau, xu t phát t thành
viên và các công vi c c n
làm
– S d ng quy trình “Plan Do - Check - Act“
– Ng i qu n lý d án gi i
ph i tìm ra các n ng l c
ti m n c a t ng thành
viên và s d ng đ y đ
các n ng l c đó.

C n / phù h p
chi n l c/ ROI
/ r i ro hoàn
v n

Thu th p d
li u và sao
l u
T đánh giá
các tiêu chí d
án

ánh giá
đ nh k các
u tiên


Loa b

Nhóm u tiên
đánh giá đ
xu t và xem
xét danh m c
đ u t đ cân
b ng r i ro

Hold for
Resources

Quay l i đ
thêm thông tin

Phân quy n
u tiên, tài
nguyên,
qu n lý d
án và đánh
giá ti n đ
11

án

án

Quy ho ch t ng th d
án (k ho ch l thu c)


N

Yêu c u thay đ i c a
khách hàng

ChỘy n đ i đ Ộ vào thành đ Ộ ra

ng tác các bên
liên quan

Ch t l ng đ u vào c a quá
trình, Ki n th c, N ng
l c,Kinh nghi m, S rõ ràng,
Kh n ng, Truy n thông, H p
tác, Ph i h p

3

Chi phí s a đ i và l ch
trình c b n

Th i gian &
Giá thành
Hi Ộ ỔỘ c a ỗi n trình

Báo cáo tr ng thái d

Do k ỗ ỔỘ c a m ỗ quá trình ỔỘ n lý d án
ỗh ng là đ Ộ vào c a m ỗ quá trình khác,

sai sót trong m ỗ ho c nhi Ộ quá trình s
kéo theo sai sót trên toàn chỘ i toàn b quá
trình

3. Nhi m v c a ng

Ý t ng đ
xu t d án

• T p trung vào s đa
d ng c a các thành viên
trong nhóm và đ ph c
t p c a công vi c:

2

Các yêu c u, ch d n

9

d

Báo cáo kh thi d

1

u vào v t ch t
T

III. K n ng, k thu t qu n lý d án

IV. Các y u t quy t đ nh thành công c a
d án

án

Danh m c đ u t
t i u

CÁC B
C TI
TRÌNH

Các công c v ch t
l ng và s l ng

Gi i quy t bài toán qu n lý d án
Sàng l c d án
Nhi m v c a ng i qu n lý d án
Các pha qu n lý d án

2. Sàng l c d

U RA TI N TRÌNH
(Ví d ch n l c)

Thông tin
Công ngh

I. Khái ni m
II. Nguyên lý và ti n trình qu n lý d


án

Tính ỗhỘ n ỗh c c a quá trình, Ph ng
pháp lỘ n, ứnh giá và ỗ i Ộ, Ràng
bỘ c, khuôn m Ộ, c s h ỗ ng, N n
ỗ ng ộ n hoá và chính sách

án

Qu n lý d án s d ng r ng rãi các
quy trình đ s n xu t "s n ph m"
(xem m u trên). M t s quy trình
khá ph c t p và có nguy c 10
l i cao.

i qu n lý d

án

• Làm th nào đ
t ng kh n ng:
– T o ra s n ph m
có ch t l ng
– Tôn tr ng l ch trình
th c hi n
– Th a mãn yêu c u
c a khách hàng
– T o kh n ng kinh
doanh

–
t đ c thành
công

i ng lãnh đ o
Ban ch đ o
Giám đ c d án
Nhà tài tr
Liên l c n i b
B ph n tr c tuy n
Các d án khác
CNTT

Qu n lý
d án

Liên l c bên ngoài
i tác th ng m i
Các nhà cung c p
Các nhà th u

Nhóm d án
Ng i tham gia
Phân ph i
Nhi m v

12

ROI: return on investment


2


8/26/2013

PM = Tâm đi m giao ti p
•
•

•

•

Không ph i là
công vi c bán
th i gian
Ph i bi t chu k
s ng c a d án,
các ti n trình c a
d án và vai trò
c a các ti n trình
này trong vi c
th c hi n các
công vi c các
pha khác nhau
trong chu k
s ng c a d án
Nh n bi t đ c
s ph c t p c a
môi tr ng th c

hi n d án
Ph i đ c chu n
b đ đ i phó v i
các m i xung đ t
khác nhau

Bài t p
• Phân bi t vai trò, nhi m v c a ng i qu n lý
(managƯrs) và ng i lãnh đ o (lƯadƯrs)
• Các k n ng ng i qu n lý d án c n có

H u h t các d án th t b i vì thi u qu n lý
d án và qu n lý con ng i, không ph i vì
lý do k thu t
13

Nhà qu n lý vs. Nhà lãnh đ o

14

K n ng qu n lý cho Qu n lý d

Nhìn chung, nhà lãnh đ o có nhi m v ch ra m c tiêu và liên k t m i ng
đ đ t đ c m c tiêu.

i

•

Lãnh đ o c g ng đ tìm ra nh ng đi m chung.

Lãnh đ o c n ph i có đ

c hình nh rõ ràng v t

ng lai.

Lãnh đ o (nh t thi t khác v i
‘qu n lý’!)
–

Thi t l p đ ng h
và chi n l c)

–

S p x p ng i (t m nhìn giao ti p
và chi n l c b ng l i nói và hành
đ ng)

–

Thúc đ y và t o c m h ng

–

Lãnh đ o có th đ
t t c các c p

Lãnh đ o t p trung vào các ph n ánh liên quan đ n k v ng.


M t nhà lãnh đ o t t luôn luôn t p trung vào vi c t
nh t nhóm c a mình.
•

Lãnh đ o
–
–
–
–
–
–
–
–

•

T p trung vào t
Tích h p
Hi v ng
T m nhìn
Sáng t o
C m h ng
Sáng ki n
C h i

ng lai

ng lai h

ng đ n đ ng


Qu n lý
–
–
–
–
–
–
–
–

•

T p trung vào hi n t i
a d ng
Trông coi
H tr
Gi i quy t v n đ
Phân tích
C u trúc, s p x p
Th c t

–

đ

àm phán v i ng
c tho thu n

–


•

c th hi n

Giao ti p rõ rang, không nh p
nh ng
–

•

ng (t m nhìn

•

Vi t và nói, nghe và nói

–

nh ngh a v n đ (k thu t, qu n
lý, giao ti p)

–

Ra quy t đ nh (xác đ nh các gi i
pháp kh thi và th c hi n l a
ch n v i y u t th i gian)

nh h


N i b và bên ngoài

–

Trang tr ng và thân m t
theo chi u d c (c p trên, c p
d i) và chi u ngang (c p ngang
hàng) (Vertical and horizontal)

i khác đ đ t

Ph m vi, chi phí, th i h n, h p
đ ng, nhi m v , ngu n l c v..v.

Gi i quy t v n đ

–

–

án

ng đ n t ch c

S hi u bi t v các đ ng thái
chính th c và không chính th c
c a t ch c (s c m nh & chính tr
- theo ngh a tích c c)

15


Phân b
l i ích

án
Phân b
l i ích

nh ngh a và thi t k d án

Th c thi ph c t p, v i nhi u giai đo n và quá trình
Tuân th tuy t đ i vòng đ i nghi p v , t vi c đ nh ngh a, ch ng minh tính kh thi, cho đ n khi
phân b l i ích cho doanh nghi p
• Các k n ng qu n lý d án là r t c n thi t ngay t đ u: hi u bi t rõ v các quy trình c a d án
+
c tính đáng tin c y + l p, xƯm xét k ho ch d án m t cách c n th n
• Các l nh v c và quy trình b tr làm giúp đ m b o lòng tin r ng d án s t o ra m t k t qu có
giá tr
17

án

Phase / Stage

Khái ni m, m c tiêu, cách ti p c n và cách bi n minh
r ng m t d án đã đ c đ nh ngh a đúng, đ c đ ng
ý, và đ c truy n đ t đúng.
K t thúc d

án


án

Các giai đo n

K t thúc d

L p k ho ch qu n lý

nh ngh a và thi t k d

4. Các pha qu n lý d

án

L p k ho ch
qu n lý

4. Các pha qu n lý d

16

S l c k ho ch qu n lý t ng th , trong đó
xác đ nh, l p d toán và th i gian th c hi n
cho các tài nguyên có s n, mua l i hay h p
đ ng con
ánh giá l i nghi p v đ đ m b o là các gi
đ nh và bi n minh ban đ u v n đúng
Xác đ nh chi ti t và ch đ nh th c hi n các ti n
trình qu n lý

18

3


8/26/2013

M t d án có th tr i qua nhi u giai đo n, m i giai đo n có m c tiêu và k t qu c n đ t khác
nhau.
Các giai đo n th ng yêu c u các k n ng, c u trúc và m c đ tài nguyên khác nhau. Vi c l p k
ho ch,
c l ng chi phí và phân b tài nguyên riêng cho t ng giai đo n là bình th ng.

19

4. Các pha qu n lý d

Phân b
l i ích

án

• Chuy n giao công vi c, quy trình, k t qu c n
đ t cho các b ph n chuyên ngành khác.
• N p h s , tài li u đúng h n, đ y đ chi ti t v
ho t đ ng c ng nh quá trình ki m tra giám sát
d án, đây là c s đ b o trì và phát tri n d
án trong t ng l i.
• Gi i phóng nhân l c, thi t b và ph ng ti n
• ánh giá m c đ thành công c a d

• Xác đ nh các m c c n c i ti n
• Rút ra bài h c kinh nghi m

L p k ho ch
qu n lý

án

K t thúc d

L i ích thƯo k ho ch s đ c đánh giá và thƯo
dõi trong su t d án
T i u hóa l i ích là m t trong s các m c tiêu
chính c a ng i qu n lý d án.

Theo dõi và ỔỘ n lý l i ích
QỘ n lý ch ỗ l ng
QỘ n lý ổ i ro
QỘ n lý ộ n đ
Ki m soát thay đ i ồh m vi
QỘ n lý c Ộ hình
Ki m soát tài li Ộ
Xây d ng đ i ng , s h ồ tác và thông tin liên l c n i b
QỘ n lý thay đ i ỗ ch c
Thông tin liên l c bên ngoài
Chi tiêu & K toán
QỘ n lý nhà ỗh Ộ ồh

Phân b
l i ích


Phase / Stage

Mobilisation

án
21

20

án

nh ngh a và thi t k d án

án

L p k ho ch
qu n lý

Pha / Giai đo n

Q
A

4. Các pha qu n lý d

án

Rà xét vi c th c hi n d


nh ngh a và thi t k d

Báo cáo
ki m soát
qu n lý

Huy đ ng

Management
Control
Reporting

Q
A

Theo dõi và ỔỘ n lý l i ích
QỘ n lý ch ỗ l ng
QỘ n lý ổ i ro
QỘ n lý ộ n đ
Ki m soát thay đ i ồh m vi
QỘ n lý c Ộ hình
Ki m soát tài li Ộ
Xây d ng đ i ng , s h ồ tác và thông tin liên l c n i b
QỘ n lý thay đ i ỗ ch c
Thông tin liên l c bên ngoài
Chi tiêu & K toán
QỘ n lý nhà ỗh Ộ ồh

án


Q
A

Rà xét vi c th c hi n d

án
Báo cáo ki m
soát qu n lý

Phân b
l i ích

án

Pha / Giai đo n

án

huy đ ng

K t thúc d

L p k ho ch
qu n lý

S

nh ngh a và thi t k d

án


K t thúc d
án

Phân b
l i ích

án

Pha / Giai đo n

L pk
ho ch qu n
lý

nh ngh a và thi t k d

4. Các pha qu n lý d

án

K t thúc d

4. Các pha qu n lý d

22

B c tranh t ng th qu n lý d án
Kh i đ ng
d


ứn

Ho ch đ nh
d

án

T

ch c

d

ứn

Ki m soát
d

án

K ỗ thúc
d

án

Xây d ng ồhứỗ
bi Ộ ộ cẾng ội c

Xây d ng c Ộ

ỗổềc cẾng ội c

T o ổa ỗậi li Ộ
d ứn ộậ đ a
ho ỗ đ ng
ỔỘ n ỗổ d ứn
vào

QỘ n lý
d ứn

K ỗ ỗhềc
d ứn

T o cẾng b
d ứn

Th c hi n
c l ng

L ồỗ
án

d

Lên l ch
bi Ộ

PH N II:
QU N LÝ D


Lên
ngân
sách

Th c hi n
cẾng b ỗậi
nguyên
Xức đ nh
cứch lậm l i

Theo dõi
ộậ đi Ộ
ồh I ỗi n
đ

Phân tích
s khức
bi ỗ

Không
L ồ KH
l i?
Có
Xức đ nh
s ađ i
c n ỗhi ỗ
Th c hi n
s ađ i


ÁN PH N M M

I. Khái ni m
II. Nguyên lý và ti n trình qu n lý d
III. K n ng, k thu t qu n lý d án
1.
2.
3.
4.

án

Qu n lý r i ro
Qu n lý ch t l ng
Ki m soát d án và l p báo cáo
Qu n lý c u hinh

IV. Các y u t quy t đ nh thành công c a
d án
24

4


8/26/2013

M đ u

1. Qu n lý r i ro


• Qu n lý d án bao g m k n ng qu n lý chung
(gƯnƯral managƯmƯnt) và k n ng lãnh đ o
(lƯadƯrship), có tính đ n các y u t cá nhân.

• R i ro là gì ?

– Ph ng pháp k thu t l p k ho ch, l p d toán, ki m soát
công vi c đ đ t đ c m t k t qu mong mu n đúng h n,
trong ph m vi ngân sách và phù h p v i đ c t k thu t
– Quy trình đ c l p, g m các ho t đ ng ph i h p, ki m soát
đ c, có th i h n rõ ràng, đ c th c hi n nh m đ t đ c
m t m c tiêu phù h p v i yêu c u c th v chi phí, th i
gian và ngu n l c.
– L p k ho ch, t ch c, ch đ o và ki m soát các ngu n tài
nguyên c a công ty cho m t m c tiêu t ng đ i ng n h n
nh m ti n t i hoàn thành m c đích và các m c tiêu c th .

– Nh ng s ki n có th
– Nh ng đi u không ch
n hay nh ng đi m y
không đi theo đúng k

Có th qu n lý
đ c r i ro

làm phá v m t d án
c ch n, nh ng kho n
u có th làm cho d án
ho ch đã đ nh


• T i sao c n qu n lý r i ro ?

Không th lo i
tr h t r i ro

– T t c các d án đ u ph thu c vào r i ro
– Ti n trình s không đúng theo k ho ch
trong m t s giai đo n c a d án

• Khi nào c n qu n lý r i ro ?
–
–
–
–
–

Khi
Khi
Khi
Khi
Khi

l p k ho ch qu n lý
d án s n sàng th c thi
khôi ph c m t d án đã b d
rà xét d án
có s sai l ch l n so v i k ho ch x y ra

Gi m thi u nh h ng
c a các s c không

bi t tr c cho d án
Nâng cao xác su t th c
hi n thành công d án
T o ra ý th c ki m soát
Có đ c các gi i pháp
hi u qu và k p th i

25

26

Quy trình qu n lý r i ro

Ví d

• Gi m t i thi u nh h ng c a nh ng s c không bi t tr c
cho d án b ng cách xác đ nh và đ a ra nh ng gi i pháp
tình hu ng tr c khi có nh ng h u qu x u x y ra

• Ch m ti n đ xây d ng ph n m m vì các LTV g p
ph i nhi u khó kh n trong giai đo n l p trình h n
d đoán.
• V i ti n đ hi n t i, xác su t các LTV không th
đáp ng các s ki n s p t i đúng h n là kho ng
30 %.
• Hành đ ng ng n ng a có th g m:

Xác đ nh

X


Phân tích

lý

Giám sát

Xác đ nh m c
ổ i ro ban đ Ộ
c a d án
b

l ồ thành
ộ n b n các
ổ i ro c ỗh

c1

b

c2

– Gi m thi u r i ro: đào t o hu n luy n b sung cho các
LTV
– Lo i b r i ro: h p đ ng thuê khoán chuyên môn v i các
LTV giàu kinh nghi m

Phân tích
nh h ng
ổ i ro

b

c3

Xây d ng ộậ ỗổi n
khai k ho ch
ỔỘ n lý ổ i ổo
b

c4

giám sát và c ồ
nh ỗ các tài li Ộ
ổ i ro
27

2. Qu n lý ch t l
• Thích h p v i
• Gi m t i đa s
ngay t l n đ
 Cân b ng ch

ng

28

Quy trình qu n lý ch t l

m c đích
lãng phí b ng cách th c hi n đúng

u
t l ng

1.L ồ k
ho ch ch ỗ
l ng

2.Thi ỗ l ồ khung
đ m b o ch ỗ
l ng

ng

3. Ti n hành các
ho ỗ đ ng ki m
soát ch ỗ l ng

4. Tổi n khai
các h aỗ đ ng
hi Ộ ch nh

M c đích

Tho mãn
nhu c u
Ph

ng pháp

l


Th c hi n

29

t ch t l
t ch t l
ng
t ch t l

ng ph i đ c lên k ho ch - không tu ti n
ng xu t phát t b o đ m ch t l ng và ki m soát ch t
ng ph

thu c vào s

h tr qu n lý
30

5


8/26/2013

3. Ki m soát d

án và l p báo cáo

• L p báo cáo và ki m soát d
qu n lý d án


án là n n t ng đ

– Ki m soát d án: N m b t và qu n lý ti n trình
– L p báo cáo d án: Truy n bá hi u qu nh ng ki n th c
này

• Qu n tr viên d
–
–
–
–
–

L p báo cáo
• Qu n tr viên d
nhóm ph i:

ng nhóm và thành viên

L ng nghe tin nh n chuy n đ n
Ch p nh n tin x u và t t
H tr tích c c các thành viên trong nhóm đ v
tr ng i

–
–
–

án có th :


án, tr

Báo cáo khách quan v th c tr ng d án
Xác đ nh nh ng c n tr và hành đ ng hi u ch nh
Tri n khai các gi i pháp
Hi u s
nh h ng c a công vi c t ng lai
a ra nh ng quy t đ nh h p lý d a trên thông tin xác
th c

31

Trao đ i tình tr ng d án

32

L p báo cáo – WBS

• T p trung vào các thành t u c a các m c tiêu
kinh doanh, ch không ph i vào quy trình d án
•
a ra thông tin chính xác tin c y d a trên k
ho ch d án
• Nêu b t nh ng đi m ngo i l so v i k ho ch
• Cung c p thông tin k p th i
• Bao g m c m c n l c có th ch p nh n

D


M c WBS
1

án

Giai đo n

Ph m vi

2

Ho t đ ng

3
Chi ti t đ i d

Quan sát bên ngoài

án

4

Nhi m v

5

B

33


Create WBS(3)

• Có nhi u cách phân chia công vi c: theo s n
ph m c n bàn giao, theo quy trình, theo m c th i
gian, v.v.

M c đ phân chia công vi c ph thu c vào m c tiêu

WBS>
1. Qu n lý d án
1.1 l p k ho ch
1.1.1
a ra ph m vi
1.1.2 Danh sách ho t đ ng
1.1.3 L p k ho ch v tài nguyên
1.1.4
c l ng th i gian
1.1.5
c l ng chi phí
1.1.6 Phân tích r i ro
1.1.7 L p l ch
1.1.8 K ho ch qu n lý d án
1.2 Th c hi n
2. Thi t k

c t/h
34

L p báo cáo – WBS

WBS>

t qua

0

H

1

2

H
phát tri n

m i

Phát tri n

2.1

H

2.2.1

Thi t k

2.2.2

3

Chuy n

i

2.2

con 1

Test
Specification

H

2.2.3

L p trình

con 2

2.2.4

m

B n có th hi u
đ c các y u t c a
WBS?
B n th ng xuyên

ki m tra ti n đ th
nào?
Có s phân chia rõ
ràng v vai trò
không?
Gói công vi c c n
d tính chính xác
h n không?

6


8/26/2013

Quy trình l p báo cáo và ki m soát d
án

L p k ho ch, thƯo dõi, báo cáo
Các m c tiêu
kinh doanh

k ho ch
công vi c
chi ti t

Báo cáo
các v n đ

Xác đ nh k t qu bàn giao

theo dõi và rà xét
các d ki n
m c tiêu

qu n lý
ngu n

Báo cáo th c
tr ng

hi n tr ng
xu h

d li u
hoàn thi n

KH công vi c
chi ti t

Các báo cáo t

xác đ nh k ho ch
li Ộ hi n ỗ i

-c

g ng

- chi phí

qu n lý
th c hành

tài chính

Replan/
Rebaseline

thay đ i
phiên b n

k ha ch

v nđ

gi i pháp

K ho ch
ho t đ ng

-đ yđ

ch t l

ng

tham gia c a v n
phòng d án

K ho ch c p nh t

37

Khuôn kh ki m soát d
M c
ki m soát

án

Công vi c ki m soát

Chu k ki m soát d

•

Ban đi u hành
B/c Qu n tr viên d

Qu n tr viên d

Tr

Ai

án

H QT

ng nhóm

B/c thành viên
nhóm

danh m c nhi m v

U

ban đi Ộ hành
QỘ n lý đ n ộ
kinh doanh

ng nhóm

Khi nào

Các giám đ c d

án
B/c tr

k ho ch công
vi c chi ti t

án

Nêu rõ ràng chu k các s ki n cho vi c l p báo cáo th c tr ng
Xác đ nh các thông tin thông th ng đ c yêu c u v i các m c
đi u hành, qu n lý, nhóm
Thi t l p th i gian bi u cho vi c l p báo cáo yêu c u đ i v i
t ng m c

•
•

k ho ch qu n lý
k ho ch công vi c chi
ti t

38

Báo cáo

B/c Ban đi u hành

k ho ch qu n lý

ng d

ho t đ ng
hi u chnh

phân tích

ng

ngu n
ki m soát
khác

khác

D

Tái đ nh h
án

l p báo cáo

d li u
ti n trình
k ho ch
qu n lý

bàn

báo cáo và phân tích ti n trình

d li u
nhi m v

Xác đ nh v n đ

K ỗ ỔỘ
giao

rà xét các
KQBG và
n l c

Nhóm và Qu n tr viên d

hàng tháng: th

án

sáu

Các giám đ c d án
Các nhà tài tr kinh doanh
Ch th c hi n

2 tu n 1 l n:

th

t

Ch th c hi n
Qu n tr viên d án
Qu n lý kinh doanh

2 tu n 1 l n:

th

hai

hàng tu n: th

sáu

án

Nhóm
39

4. Qu n lý thay đ i và v n đ phát
sinh

Ki m soát ngu n thay đ i ti m n ng

• Thay đ i là gì ?

– B t c ho t đ ng nào thay đ i ph m vi, k t qu bàn giao,
ki n trúc c b n, chi phí, l ch trình c a m t d án

• T i sao c n ph i qu n lý thay đ i và v n đ phát sinh
?
– Thay đ i và v n đ phát sinh là 2 lý do th
th t b i

ng làm d

40

Các báo cáo và biên b n hi n tr ng làm theo quy đ nh c a VPDA

XỘ ỗ hi n nhà
cung c ồ
ồh n m m

m i

Các đứnh giá
khác nhau c a
ng i s d ng

án
các ỗ

• Làm th nào đ ki m soát thay đ i và gi i quy t các
v n đ phát sinh ?

– Gi m r i ro d án nh quy trình hi u qu qu n lý thay đ i
và v n đ
– Các thành viên nhóm hi u đ c quy trình qu n lý thay đ i
và v n đ
– Ghi chép đ y đ v các yêu c u thay đ i/ v n đ

ch c bên
ngoài

Các yêu c Ộ
m i và đ a ra
nh ng khám
phá

Các ngỘ n
thay đ i
ỗi m n ng

Các ỔỘy ỗ
đ nh ộ
chính sách
và nghi ồ
ộ

Ki m tra
•
nộ
• Kh i
• Tích h ồ
• Ch ồ ỗhỘ n

Tinh ch nh
mã ngỘ n
• Khách quan
• Ch quan

Các ngỘ n c
ỗh c a d án
ChỘy n đ i

41

LỘ ỗ pháp

Rà xét
ki m soát
ch ỗ l ng

42

7


8/26/2013

Ki m soát chi phí thay đ i

5. Qu n lý c u hình
• Quan ni m sai v qu n lý c u hình:
– ây là v n đ v LANs, WANs, ph n c ng, ...
– ây là các ho t đ ng mang tính k thu t cao
– Nó liên quan r t ít đ n qu n lý d án

• Qu n lý c u hình đ làm gì ?
– Cung c p vi c truy c p an toàn và đ n gi n đ i v i b n
sao t ng th v các k t qu bàn giao đã đ c thông
qua.
– Ki m soát đ c th c tr ng c a các k t qu bàn giao và
m i quan h qua l i l n nhau gi a các k t qu này.

Yêu Thi t
k
c u

Vi t
code

Ki m S

th
d ng
43

K thu t và quy trình qu n lý c u hình
• Cung c p m t kho ch a an toàn đ i v i các k t
qu bàn giao
• Cho phép vi c ki m soát và ti t l có nguyên t c
các k t qu bàn giao thông qua vòng đ i c a nó,
v i đ y đ các d u tích l ch s , đ m b o phiên
b n đúng và c p nh t, đã đ c ki m tra và phát
hành
• Ki m soát thay đ i cu các k t qu bàn giao,
đ m b o các k t qu này đ c l u thƯo đúng th
t
• Cung c p vi c l p báo cáo v hi n tr ng c a các
k t qu bàn giao và nh ng thay đ i c a chúng

44

Ki m soát phiên b n

0.1

0.2

0.n

1.1

1.2

1.n

c ch p nh n

1.0

2.0

45

46

Các ch c n ng qu n lý c u hình
Tr l i m c đ
(3)

L ym cđ c p
nh t
(2)

c C ồ nh ỗ

Kho QL
C u hình

G im c
& baseline
(4)

Backup / l u gi

PH N II:
QU N LÝ D

ÁN PH N M M

(5)

B sung kho n
m c m i (1)

I.
II.
III.
IV.

Các báo cáo
Ki m soát
(6)
47

Khái ni m
Nguyên lý và quy trình qu n lý d án
K n ng, k thu t qu n lý d án
Các y u t quy t đ nh thành công c a
d án

48

8


8/26/2013

Bài t p: T l thành công c a d
ph n m m là bao nhiêu ?
–
–
–
–

90%
70%
50%
30%

D
D

án

án nào là thành công ?
án nào t t h n ?

• H th ng A

?
?

?
?

– Bàn giao h th ng đúng h n
– Hoàn thành d án v i kinh phí đ c c p
– H u nh không dùng đ n sau khi nghi m thu

• T i sao các d án l i th t b i ?
•
i u gì khi n m t d án thành công ?

• H th ng B
– Tr h n
– C n thêm v n đ u t đ hoàn thành d
– ã đ c s d ng h n 10 n m

án

49

D

án nào là th t b i ?

• M td

D
án, và/ho c

án mà:

– Không đ t đ c các m c tiêu c a d
– B v t quá ngân sách ít nh t 30%
T i sao d

án ỗh ỗ b i ?
Không quen thu c v i
ph m vi và s ph c t p
c a d án: 17%

án nào là th t b i ?

• M td

án mà:

– Không đ t đ c các m c tiêu c a d
– B v t quá ngân sách ít nh t 30%
T i sao d

50

án ỗh ỗ b i ?

không giao nhi m
v v i trách nhi m
c th : 18%

lý do khác: 12%

án, và/ho c

lý do khác: 18%

thi u k n ng
chuyên môn: 15%
thi u thông tin: 21%
Không rõ
các m c tiêu: 18%

qu n lý d án
không t t: 32%

qu n lý d án
không t t: 48%

Không ph i
h p đ ng b : 21%
51

Nguyên nhân th t b i c a ProjƯct
•
•
•
•
•
•
•
•
•

•

52

tránh th t b i

Cán b không hi u các yêu c u c a khách hàng
Ph m vi c a d án không rõ ràng
Qu n lý thay đ i y u kém
Công ngh đ c l a ch n b thay đ i
Các yêu c u nghi p v b thay đ i
H n công vi c không th c t
Khách hàng c n tr
Nhà tài tr b thay đ i
Thi u cán b có k n ng thích h p
Các nhà qu n lý l ng tránh các kinh nghi m và
các bài h c t t.

C i t vi c
qu n lý d án
Nghiên c u
kh thi
T ng s thành
viên tham gia
T ng các ph ng
sách t bên ngoài
Không ph i
nh ng lý do trên
0

10

20

30

40

50

60

70

80
áp

53

90

%

ng

54

9

8/26/2013

Các m c đánh giá thành công c a m t
d án

M c3

Thành công
kinh doanh
Thành công d

•
•
•
•
•

M c4

Ti m n ng
t ng lai

án

B t đ u b ng đ i x đúng v i đúng quy n h n
Luôn quan tâm, theo dõi đ nh k
Luôn theo dõi ghi chép ti n trình
Ra quy t đ nh đúng đ n, sáng su t
Ti n hành phân tích đúc rút bài h c k t thúc d
án.

M c2

án

Thành công qu n lý d

Y u t thành công c a d

M c1

án

55

10 quy t c vàng
•

Qu n lý d
–

án thành công chính là v n đ v con ng

nh ng không đ

Nguyên t c 5W2H (BoƯhm)

Khám phá các ngu n h tr và ch ng đ
S hi n di n có th là d i trá - xem xét l ch trình n đ ng sau
Ph i hi u r ng nh ng con ng i khác nhau thì có nh ng cách nhìn

khác nhau

•
•
•
•

Thi t l p k ho ch c a b n sao cho có th ch nh s a d dàng
i m t v i t ng s ki n nh là nó đã có t tr c
S d ng qu n tr đ h tr cho các m c đích c a d án
Th i gian m c tiêu đ i v i t ng nhi m v không đ c gi ng nh đã
nêu trong k ho ch
c l i ph m vi và các m c tiêu c a d án m i tu n 1 l n
Không ng c nhiên!

•
•

T i sao h th ng đang đ c phát tri n (Why)
Nh ng cái gì s đ c hoàn thành (What)
Khi nào (When)?
Ai s ch u trách nhi m v 1 ch c n ng(Who)
Nó s đ c đ t đâu trong t ch c (WhƯrƯ)
Công vi c s đ c hoàn thành v m t K thu t và
đ c qu n tr nh th nào (How)
• L ng tài nguyên c n thi t (How)?
•
•
•
•

•
•

i

c quên qu n tr

•
•
•

–

56

hãy đ t mình vào đ a v c a h

57

58

K t lu n
• Qu n lý d án ph n m m là ho t đ ng bao trùm
các ho t đ ng s n xu t ph n m m.
• B n l nh v c chính là 4P: People, Product,
Process, Project
• Nhân t chính là Con ng i. Các k thu t khác
nhau v giao ti p và ph i h p đ c dùng đ h
tr công tác nhân s .
• Qu n lý d án nh n m nh công tác đánh giá,

l ng hoá, k ho ch và ki m soát r i ro.

59

10