Mục Lục


Lời mở đầu
Trong xu hướng hội nhập toàn cầu hóa hiện nay, thế giới đang có sự thay đổi lớn
lao về nhiều mặt mà trong đó thương mại quốc tế là một bộ phận vô cùng quan trọng,
gắn liền với tiến trình hội nhập đó. Việc giao lưu thương mại nói chung và xuất khẩu
hàng hóa, dịch vụ nói riêng là một mục tiêu kinh tế hàng đầu, góp phần nối dài con
đường giao thương của các quốc gia trên thế giới.Việt Nam ta cũng không phải là một
ngoại lệ. Những tác động tích cực của WTO là minh chứng rõ ràng nhất cho sự phát
triển mạnh mẽ và làm ăn ngày một có hiệu quả hơn của các công ty, tập đoàn, doanh
nghiệp xuất nhập khẩu tại Việt Nam. Là một trong những ví dụ điển hình của những
công ty xuất nhập khẩu tuy còn non trẻ nhưng đã gặt hái được số lượng doanh thu
không nhỏ, Công ty TNHH sản xuất và xuất nhập khẩu Hiệp Nghị đang ngày một
khẳng định được vị trí của mình trong thị trường phân phối vật liệu xây dựng, trong đó
mặt hàng đá xây dựng đã không ngừng tăng về doanh thu, lợi nhuận cũng như thị
trường, đóng góp đáng kể vào thành công của công ty trong quá trình đổi mới.
Là một sinh viên năm thứ ba chuyên ngành kinh tế Đối ngoại Đại học Ngoại
Thương, em hiểu được tầm quan trọng của việc thực tập tại những công ty đúng
chuyên ngành để có một cái nhìn cụ thể hơn về lĩnh vực xuất nhập khẩu mà em dự
định lựa chọn sau này. Với những chỉ dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn Thạc sĩ Vũ
Minh Phương và sự giúp đỡ rất lớn từ các bác, các anh chị trong phòng hành chính của
công ty, đặc biệt là bác phó giám đốc Đặng Thị Thảo, em quyết định chọn đề tài: “Quy
trình xuất khẩu đá xây dựng của công ty TNHH sản xuất và xuất nhập khẩu đá xây
dựng”
Do vì kiến thức trong thực tiễn của em được tích lũy chưa nhiều nên bài báo cáo
chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Em rất mong nhận được sự
góp ý của các thầy cô để có được bài báo cáo hoàn thiện nhất.
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Diệp Phượng

2


1 Tổng quan về công ty xuất nhập khẩu Hiệp Nghị
1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty TNHH sản xuất và xuất
nhập khẩu Hiệp Nghị
Được thành lập từ năm 2007, Công ty TNHH sản xuất và xuất nhập khẩu Hiệp
Nghị khởi nguồn là một doanh nghiệp đình sau đó đã nhanh chóng phát triển và trở
thành một nhà sản xuất và phân phối lớn các sản phẩm đá tự nhiên của Việt Nam.
Trong suốt quá trình phát triển của mình, Hiệp Nghị đã tích góp được rất nhiều kinh
nghiệm trong lĩnh vực khai thác và sản xuất đá. Sau hơn 7 năm xây dựng và phát triển
sở hữu một mạng lưới sản xuất rộng lớn trải khắp các tỉnh Thanh Hóa, Nghệ An, Bình
Định và mới nhất ở Quy Nhơn.
Từ đó công ty đã tự hoàn thiện nghiên cứu và phát triển để có thể cung cấp nhiều
loại sản phẩm xây dựng nhất từ gạch ngói làm từ bazan hay đá vôi, đá granite cho đến
các sản phẩm đá nghệ thuật được chế tác tinh xảo. Điều làm nên sự thành công đối với
Hiệp Nghị chính là trở thành nhà xuất khẩu uy tín của rất nhiều bạn hàng đến từ khắp
nơi trên thế giới như: Bỉ, Pháp, Hà Lan, Đức, Ý, Hàn Quốc. Để giữ được uy tín của
mình về cả chất lượng và số lượng đối với khách hàng nước ngoài, Hiệp Nghị đã lập ra
một đội ngũ quản lý chất lượng riêng, luôn luôn kiểm trả, phân loại từng kiện hàng
trước khi đóng gói và xếp vào container để đảm bảo chất lượng tốt nhất cho sản phẩm
khi đến tay khách.
- Năm 2007: Thành lập công ty THNN sản xuất và xnk Hiệp Nghị số đăng ký
kinh doanh 01020332155
- Năm 2007 – 2010: Xây dựng, hoàn thiện và đưa vào hoạt động các mỏ đá thạch
anh, đồng sunphats ở Thanh Hóa, Gia Lai, Nghệ An, Quy Nhơn
- Năm 2010: Ký kết hợp đồng xuất khẩu Đá Granite đầu tiên với đối tác FGB

1.2 Cơ cấu công ty
1.2.1 Sơ đồ tổ chức

Ban giám đốc: Tổng giám đốc: Nguyễn Bá Hùng và Phó giám đốc: Đặng Thị
Thảo
Khối Kinh Doanh: Phòng kinh doanh và xuất nhập khẩu
Khối Hành Chính Quản Trị: Kế toán tài chính, phòng chứng từ xuất nhập khẩu
3


Tổng giám đốc
Nguyễn Bá Hùng

Phó giám đốc:
Đặng Thị Thảo

Phòng Kinh Doanh
Xuất nhập khẩu

Phòng Hành chính

Kế toán trưởng

Bộ phận sản xuất

Xưởng sản xuất Quy
Nhơn

Bộ phận chứng từ xuất
Xưởng sản xuất ở
nhập khẩu
Thanh Hóa


Xưởng sản xuất ở
Nghệ An

Địa chỉ văn phòng chính:
Số 9, Dãy A, Ngõ 22, Phố Văn Cao, Phường Liễu Giai, Quận Đống Đa, Hà Nội
Sđt: (84 - 4) 3 7615 025
Fax: (84 – 4) 3 2474 024
Email: Website: www.hiepnghi-stone.com
Vị trí thực tập: Phòng Hành Chính

1.2.2 Nhân sự
a. Phó giám đốc Đặng Thị Thảo, tốt nghiệp loại giỏi khoa kinh tế đối ngoại trường
Đại học Ngoại Thương. Trước đây, bác từng là trưởng phòng xuất nhập khẩu 2
của công ty Artexport. Sau nhiều năm kinh nghiệm, cùng với số vốn tính lũy,
bác mở công ty riêng cũng chuyên xuất nhập khẩu về các loại đá xây dựng.
Nhờ thông thạo nhiều loại ngôn ngữ như Pháp, Anh, Đức…cũng như có cơ hội
du học tại Pháp 2 năm sau khi ra trường, nên công ty xuất nhập khẩu Hiệp Nghị
đã nhanh chóng thu về được những hợp đồng đáng giá.
b. Kế toán trưởng
c. Bộ phận nhận chứng từ xuất nhập khẩu
4


1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
1.3.1 Chức năng
Chức năng chủ yếu của công ty chính là khai thác, sơ chế và sản xuất và kinh
doanh các sản phẩm phục vụ xây dựng. Sản xuất các mặt hàng xây dựng có chất
lượng cao phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế cũng như đáp ứng nhu cầu của các phân
khúc thị trường khác nhau.
Phân phối các sản phẩm phục vụ xây dựng với chất lượng tốt nhất với giá vừa

phải nhất. Kinh doanh xuất khẩu các sản phẩm phục vụ xây dựng nâng cao kim ngạch
xuất khẩu của ngành cũng như tạo uy tín cho dòng sản phẩm xây dựng của quốc gia
trên thị trường quốc tế

1.3.2 Nhiệm vụ
Bên cạnh các nhiệm vụ chung đối với các đơn vị trong ngành xây dựng, công ty
TNHH sản xuất và xuất nhập khẩu Hiệp Nghị còn phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
xây dựng và thực hiện chế độ lương bổng phù hợp cho cán bộ nhân viên. Thực hiện tốt
các chỉ tiêu cũng như các tiêu chuẩn cho chất lượng sản phẩm theo quy định của
ngành.

2 Môi trường thực tập
2.1 Cơ sở vật chất
-

Hầu hết các trang thiết bị đều rất hiện đại, chất lượng cao. Các loại máy phục vụ
cho công việc như máy photocopy, máy scan,…đều được nhập từ Mỹ; các thiết bị
phục vụ cho đời sống như điều hòa, hay lò vi sóng đều sử dụng tốt, trong mọi điều
kiện, hoàn cảnh. Hệ thống máy tính cấu hình cao, internet mạnh phục vụ hiệu quả
cho công việc.

-

Bàn làm việc của mỗi nhân viên đều sử dụng nhãn hiệu Xuân Hòa, có độ bền cao
và được thiết kế theo tiêu chuẩn.

-

Các thiết bị văn phòng phẩm như giấy in, kẹp tài liệu, bút…đều sử dụng nhãn hiệu
Hồng Hà, chất lượng tốt, đem lại hiệu quả không nhỏ cho công việc.


5


2.2 Đời sống tinh thần
-

Không khí giờ giải lao rất thoải mái, vui vẻ. Mọi người cùng nhau trò chuyện, chia
sẻ về những câu chuyện của mình

-

Công ty thường xuyên tổ chức những buổi đi du lịch, từ thiện hay karaoke để tăng
tình đoàn kết giữa các nhân viên, đồng thời khích lệ tinh thần làm việc của mọi
người.

-

Bên cạnh đó, giải cờ tướng với những phần thưởng hấp dẫn mà chỉ riêng phòng
hành chính tổ chức kích thích trí óc hoạt động, phần nào làm giảm áp lực trong
công việc cho nhân viên

-

Trụ sở chính của công ty đặt tại trung tâm thành phố, nơi có rất nhiều nhà hàng hấp
dẫn, phục vụ cho bữa trưa thêm phần ngon miệng.

2.3 Chuyên môn nghiệp vụ
-


Phòng hành chính được biết đến là phòng làm việc nghiêm túc và căng thẳng nhất
của công ty. Bởi mọi giấy tờ, số liệu, sổ sách đều do phòng hành chính đàm nhiệm
mà nếu chỉ cần một sai sót nhỏ như việc nhập sai một con số hay bộ chứng từ thiếu
vận đơn sẽ dẫn đến những hậu quả khó lường, thậm chí là gây ra thua lỗ cho công
ty.

-

Nhân viên phải thường xuyên báo cáo kết quả làm việc với cấp trên, theo dõi sát
sao tiến trình công việc và chịu hoàn toàn mọi trách nhiệm với công việc mình làm.

-

Những người đi trước giàu kinh nghiệm, giỏi kĩ năng luôn giúp đỡ, bảo ban những
nhân viên mới. Trong thời gian thực tập tại đây, em cũng may mắn được bác Đặng
Thị Thảo – Phó giám đốc công ty là người đã hướng dẫn em rất tận tình, luôn giải
đáp những thắc mắc của em và tin tưởng giao cho em những công việc chuyên
môn.

6


3 Nhiệm vụ thực tập
Trong thời gian 3 tuần thực tập tại công ty xuất nhập khẩu Hiệp Nghị, em đã có cơ
hội được tiếp xúc và trải nghiệm với rất nhiều công việc, từ những kĩ năng văn phòng,
kĩ năng giao tiếp đến nghiệp vụ chuyên môn. Những điều đó quả thực đã giúp em có
thể vận dụng những kiến thức từ trong nhà trường ra ngoài thực tế cũng như những
công việc tưởng chừng như vô cùng đơn giản song nếu không được học hỏi, làm quen
thì cũng không thể vận dụng một cách dễ dàng.


3.1 Kỹ năng văn phòng
Excel Microsoft
Excel Microsof là kĩ năng tin học đại cương mà em đã được học từ năm thứ
nhất. Tuy nhiên để sử dụng một cách thành thạo thì em vẫn chưa có cơ hội được thử
nghiệm nhiều. Tại đây, hầu như mọi công việc đều được đưa vào bảng tính excel. Giả
sử như, việc hoàn tất bảng giá cho nhiều công ty nhập khẩu và mỗi công ty phân ra
thành một sheet. Việc nhập dữ liệu cho từng công ty có thể nói là vô cùng khó khăn.
Ban đầu, do không thành thạo trong việc sử dụng Excel em phải nhập lần lượt từng
sheet. Việc này mất rất nhiều thời gian và rất có thể sẽ gây ra những sai sót trong số
liệu. Sau đó, nhờ sự giúp đỡ của kế toán công ty, em được học về tính năng nhập dữ
liệu đồng thời vào nhiều sheet của Excel bằng cách sử dụng Group sheet. Để nhóm các
sheet lại với nhau, chỉ cần click chọn sheet thứ nhất, nơi sẽ nhập dữ liệu từ bàn phím
vào, rồi vừa nhấn Ctrl, vừa nhấn vào tên những sheet khác mà ta muốn nhập dữ liệu
đồng thời. Khi ta gõ bất kì dữ liệu gì vào sheet hiện hành, dữ liệu đó cũng sẽ tự động
nhập vào các sheet còn lại trong nhóm. Việc này giúp em thuận tiện hơn trong công
việc, vừa tiết kiệm thời gian mà hiệu quả công việc được đảm bảo hơn
Kĩ năng sử dụng máy photocopy
Cách photocopy tưởng chừng như là kĩ năng đơn giản nhất. Tuy nhiên, trong nhà
trường, sinh viên lại không được hướng dẫn về cách sử dụng. Điều này khiến sinh viên
khi đi thực tập tại một số công ty không tránh khỏi sự bỡ ngỡ khi công việc đầu tiên
được giao là photo tài liệu. Bản thân em cũng chưa từng được trực tiếp sử dụng các
loại máy photocopy nhưng được sự hướng dẫn tận tình của các anh chị trong phòng
7


ban nên bước đầu em đã được tìm hiểu và làm quen với các loại máy. Bên cạnh đó, em
cũng được biết về 8 lưu ý trước khi sử dụng máy photocopy:
 Không nên tắt và bật máy liên tục
 Máy phải tắt nguồn trước khi tháo lắp bất kì bộ phận nào
 Không đặt máy ở nơi ẩm ướt và bụi bẩn

 Đặt máy trên mặt bằng vững chắc
 Không đặt máy ở nơi ánh sáng trực tiếp chiếu vào hay có nhiệt độ thay đổi
liên tục
 Nên đặt máy ở gần ổ cắm điện để tiện sử dụng
 Không nên phủ vải hay nilon lên bề mặt máy
 Giữ hộp mực ở nơi khô ráo, không tháo tem niêm phong trước khi sử
dụng.
Chính nhờ những lưu ý này, mà các loại máy tại công ty rất bền, sử dụng trong
thời gian lâu dài mà không hỏng hóc, không gây ảnh hưởng đến chất lượng in mà
ngược lại màu mực rất đều và đẹp.

3.2 Kỹ năng giao tiếp
3.2.1 Giao tiếp với đối tác.
Là công ty xuất nhập khẩu nên chủ yếu việc giao tiếp với đối tác thông qua thư
điện tử (Email). Ban đầu, phía đối tác sẽ gửi Enquiry ( Thư hỏi giá). Nội dung của một
hỏi giá có thể gồm: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng mong
muốn. Giá cả mà người mua hàng có thể trả cho mặt hàng đó thường được người mua
giữ kín, nhưng để tránh mất thời gian hỏi đi hỏi lại, người mua nêu rõ những điều kiện
mà mình mong muốn. Sau đó, công ty ta sẽ gửi Offer ( Thư chào hàng).Trong chào
hàng ta nêu rõ: tên hàng, quy cách, phẩm chất, giá cả số lượng, điều kiện cơ sở giao
hàng, thời hạn mua hàng, điều kiện thanh toán bao bì ký mã hiệu, thể thức giao nhận…
trong trường hợp hai bên đã có quan hệ muabán với nhau hoặc điều kiện chung giao
hàng điều chỉnh thì giá chào hàng có khi chỉ nêu những nội dung cần thiết cho lần giao
dịch đó như tên hàng. Những điều kiện còn lại sẽ áp dụng những hợp đồng đã ký trước
đó hoặc theo điều kiện chung giao hàng giữa hai bên .Sau khi bên đối tác xem xét, họ
sẽ gửi lại Order để đặt hàng cũng như thương lượng, thỏa thuận với công ty Hiệp Nghị
trước khi tiến hành kí kết hợp đồng. Lời lẽ trong thư được sử dụng trang trọng, hầu hết
8



đều là những thuật ngữ tiếng anh, tiếng pháp chuyên ngành. Cách diễn đạt, cấu trúc
câu, cách dùng từ không gây ra sự căng thẳng và thể hiện được thái độ hợp tác, mong
muốn giúp đỡ, tạo điều kiện hết sức cho đối tác để cả hai bên cùng có lợi.

3.2.2 Giao tiếp với đồng nghiệp
Kỹ năng giao tiếp nơi công sở có thể nói là vô cùng quan trọng. Cách cấp trên và
các đồng nghiệp đánh giá giữ vai trò chủ chốt trong những vấn đề như sự thoải mái
hàng ngày tại công sở hay thậm chí cho công việc tương lai của bản thân. Có thể nhận
thấy, ở phòng hành chính, thái độ giao tiếp giữa các cấp có sự khác biệt rõ ràng. Khi
giao tiếp với những người cấp cao như Phó giám đốc, thái độ kính trọng, lễ phép được
đặt lên hàng đầu. Quan sát cách ứng xử, nói chuyện của các anh chị trong phòng đối
với lãnh đạo, em đã học hỏi được rất nhiều, thậm chí ngay từ cách chào hỏi đến cách
dẫn dắt vào vấn đề. Tất cả những điều đó đều cho thấy không chỉ là thái độ giao tiếp
mà còn là thái độ làm việc nghiêm túc của các anh, chị.
Tuy nhiên, việc giao tiếp giữa đồng nghiệp lại thoải mái hơn rất nhiều. Khi nói
chuyện về công việc hay thậm chí lúc giải lao, họ đều nói chuyện, trao đổi với nhau
một cách rất thân mật, không câu nệ, khách sáo. Điều này khiến cho em cảm thấy bớt
căng thẳng hơn, có thể tự tin nói chuyện hay hỏi han các anh chị về những điều mình
còn chưa nắm rõ.

3.3 Nghiệp vụ chuyên môn
Thực tập tại công ty xuất nhập khẩu Hiệp Nghị, em may mắn được học hỏi rất
nhiều thứ liên quan đến chuyên môn. Hai công việc em cảm thấy khá thích thú và
được thực hành nhiều nhất là soạn bộ chứng từ và tìm hiểu về quy trình xuất khẩu đá
xây dựng tại công ty

3.3.1 Soạn bộ chứng từ
Để hoàn thiện một bộ chứng từ thường mất khá nhiều thời gian và thủ tục. Một
bộ chứng từ đầy đủ gồm có:
1.

2.
3.
4.
5.

Commerce Invoice (3 bản)
Packing list (3 bản)
Bill of Lading (3 bản)
C/O (3 bản)
Certificate of fumigation (giấy hun trùng)
9


Công việc em được giao là đi xin C/O ( Giấy chứng nhận xuất xứ) tại phòng
Thương mại và Công Nghiệp Việt Nam và xin tờ khai hải quan tại công ty Maersk
Line.
Một bộ xin C/O gồm có:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Đơn đề nghị cấp C/O
Chứng nhận xuất xứ ( 1 bản gốc – 4 bản copy)
Commercial Invoice
Tờ khai hải quan xuất khẩu

Bill of lading
Hóa đơn giá trị gia tăng
Giấy chứng nhận đầu tư điều chỉnh
Giấy phép khai thácHồ sơ khai hải quan gồm có:

Hồ sơ khai hải quan gồm có:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Hợp đồng ngoại (bản sao)
Hóa đơn ngoại (bản chính) – Commercial invoice
Packing list ( bản chính)
Hóa đơn nội và hóa đơn nội đỏ
Hợp đồng nội
Giấy phép khai thác
Giấy nộp tiền
Giấy chứng nhận đầu tư
Biên bản giao hàng chuyển cửa khẩu
Công văn xin chuyển cửa khẩu

Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan
Giấy giới thiệu
Giấy ủy quyền

3.3.2 Tìm hiểu về quy trình xuất khẩu đá xây dựng tại công ty
Quy trình xuất khẩu đá tại công ty xuất nhập khẩu Hiệp Nghị gồm các bước
chính
a. Nghiên cứu thị trường, chào hàng quốc tế, viết thư chào hàng:
Nghiên cứu thị trường:
Mặt hàng đá xây dựng thường mang tính thời vụ chính vì vậy, khi xuất khẩu,
công ty TNHH Hiệp Nghị thường rất chú ý đến thời gian khi nào nhu cầu về đá xây
dựng ở nước ngoài tăng lên cao nhất để từ đó có những kế hoạch cụ thể cho việc
chuẩn bị tiếp cận khách hàng cũng như chuẩn bị sẵn nguồn hàng trong nước để đáp
ứng được nhu cầu của khách. Ví dụ như trong mùa đông nhu cầu về đá xây dựng
10


thường giảm xuống vì tính chất khắc nghiệt trong mùa lạnh tại quốc gia thuộc Hàn
đới và Ôn đới khiến cho các công trình thường không hoạt động trong thời gian
này , ngược lại vào vụ xuân hè và hè thu thì nhu cầu về đá xây dựng lại tăng cao
đột ngột, đỉnh điểm là khoảng thời gian tháng 4 đến tháng 8. Khoảng thời gian này
chính là lúc cần thiết để công ty tham gia vào các hội chợ quốc tế cũng như quảng
cáo sản phẩm đá của mình.
Tham gia các hội chợ quốc tế:
Các hội chợ quốc tế là một cơ hội rất lớn đối với các công ty cung cấp vật liệu
xây dựng nói chung và TNHH Hiệp Nghị nói riêng. Bởi vì mặt hàng vật liệu xây
dựng như đá rất cần được trưng bày thực tế cho khách hàng có những cảm quan
thật sự về sản phẩm do tính chất đặc thù của ngành xây dựng. Trong những sự kiện
như vậy, các bạn hàng khắp nơi trên thế giới đều tới để thoải mái lựa chọn cho
mình những sản phẩm phù hợp thông qua các gian hàng trưng bày của các doanh

nghiệp.Đây đồng thời cũng là một trong những hình thức quảng cáo mà Hiệp Nghị
sử dụng nhiều nhất cũng như hiệu quả nhất để tiếp cận với các đối tác nước ngoài
theo nhận định của Phó Giám Đốc Đặng Thị Thảo – người trực tiếp đăng ký, đặt
chỗ trong các hội chợ triển lãm trong công ty Hiệp Nghị cũng như cùng Tổng Giám
Đốc làm đoàn đại diện cho công ty tại nước ngoài. Theo thống kê của Phòng Kinh
Doanh Xuất Nhập Khẩu trong 3 năm 2010, 2011,2012 các hội chợ mà Hiệp Nghị
tham gia thường là các hội chợ chuyên ngành lớn được tổ chức tại Nhật, Đức. Anh,
Bỉ, Tây Ban Nha. Chi phí trung bình cho một chuyến đi như vậy là 300$ bao gồm
các khoản đặt chỗ trong hội chợ, chi phí đi lại, ăn ở của người đại diện và chi phí
vận chuyển các hàng mẫu sang nước bạn và các khoản phát sinh khác (Theo Bảng
Cân Đối kế toán Phòng Hành Chính trong 3 năm 2010, 2011,2012)
Một khi các đối tác đã ưng ý với những sản phẩm của công ty tại gian hàng triển
lãm hai bên sẽ trao đổi contact cũng như sắp xếp ngày gần nhất để gặp mặt tiến tới
đàm phán hoặc để công ty gửi chi tiết bảng giá cũng như catalogue hàng hóa cho
đối tác rồi sau đó hai bến sẽ tiến hành đàm phán giá tiếp quan điện thoại hoặc thư
điện tử.
Đàm phán quốc tế
11


a. Đàm phán trực tiếp hay gián tiếp để thống nhất về các vấn đề hàng hóa, quy
chuẩn,chất lượng hàng hóa, giá cả, phương pháp thanh toán, điều kiện CIF hoặc
CFR hay FOB hoặc FCA v..v
b. Ký kết hợp đồng ngoại thương với đối tác nước ngoài
Sau khi đã đàm phán xong hai bên sẽ tiến hành lập và ký kết hợp đồng xuất khẩu.
c. Yêu cầu bên nhập khẩu nhanh chóng mở L/C và kiểm tra L/C:

Khi khách hàng là đối tác lần đầu tiên giao dịch với công ty Hiệp Nghị thì
phương thức thanh toán được tin dùng nhất chính là mở tín dụng chứng từ - Letter
of Credit (L/C). Sau khi ký kết hợp đồng, công việc đầu tiên công ty Hiệp Nghị

phải làm ngay chính là yêu cầu bên mua mở L/C. Sau đó, Hiệp Nghị sẽ kiểm tra
xem các điểu khoản trong L/C có phù hợp với hợp đồng mà hai bên đã ký hay
không. (sau khi đã nhận được thông báo từ ngân hàng bên nước người bán). Khi có
bất kỳ điều khoản nào không phù hợp thì Hiệp Nghị sẽ yêu cầu người nhập khẩu
hoặc ngân hàng phát L/C sửa lại cho phù hợp với điều kiện của hợp đồng (thông
qua ngân hàng thông báo ở nước người bán)
d. Thực hiện hợp đồng ngoại thương

Việc chuẩn bị hàng hóa trước tiên phải dựa vào các hợp đồng thương mại đã ký
với đối tác nước ngoài để xác định hàng hóa và số lượng hàng hóa.
Phòng kinh doanh XNK sẽ liên hệ với đơn vịsản xuất là các xưởng và những mỏ
đá của công ty để thực hiện đơn đặt hàng của khách.
Trong trường hợp số lượng đá không đủ hoặc loại đá khách đặt không phải là
mặt hàng do công ty sản xuất, Phòng kinh doanh XNK sẽ tiến hành thu gom đá từ
các công ty sản xuất đá xây dựng khác thân quen và có uy tín như: Công ty sản
xuất đá xây dựng Viễn Đông, Tiến Thịnh, Hưng Thành v..v sau đó chuyển hàng về
xưởng sản xuất để đóng gói thành các kiện, kẻ ký mã hiệu theo quy chuẩn do người
nhập khẩu quy địnhvà lập Shipping Details (hoặc đóng gói luôn bên xưởng thu
gom, tuy nhiên việc này sẽ làm tăng chi phí đồng thời không đảm bảo được việc
đóng gói sẽ theo đúng quy chuẩn đã được yêu cầu bởi bên nhập khẩu)

12


Bộ phận kiểm tra chất lượng hàng hóa của công ty sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra
lại lần cuối về chất lượng, số lượng sau đó gửi xác nhận về công ty. Công ty sẽ
đem giấy xác nhận đó lên nhánh công ty cổ phần khử trùng giám định Việt Nam
địa chỉ 147 Hồ Đắc Di, Đống Đa, Hà Nộiđể lấy giấy chứng nhận khử trùng và xin
dấu.
e. Thuê tàu và chở hàng ra cảng

Sau khi công đoạn thực hiện hợp đồng đặt hàng đã xong thì nhân viên phòng
Kinh doanh XNKsẽ chịu trách nhiệm liên lạc với các hãng tàu để nắm rõ lịch tàu,
tiền cước, chuyến tàu, container có sẵn hay phải điều về để lập bảng so sánh tìm
phương án thuê tàu tối ưu nhất. Một số hãng tàu hay được công ty cân nhắc là:
NYK, Maersk, APL, Hapag -Lloyd v..v Vì khối lượng mặt hàng đá xuất đi mỗi lần
không quá nhiều nên công ty thường thuê tàu chợ. Và do đó, việc bốc hàng lên tàu
là do hãng tàu chịu trách nhiệm.
Sau khi đã được Phó Giám Đốc thông qua phương án thuê tàu, Phòng Kinh
Doanh XNK sẽ gọi điện chức thức cho hãng tàu xin bản fax của Booking Note.
Bên phía Hiệp Nghị sẽ điền vào booking note các thông tin cần thiết về tên hàng,
số lượng, cảng đến, cảng đi v..v để gửi hãng tàu,
Trong trường hợp giao nguyên công thì hãng tàu sẽ đồng thời cấp lệnh giao
container và số seal để Hiệp Nghị đóng hàng vào container tại xưởng sản xuất. Bởi
vì mặt hàng là đá xây dựng nên chỉ cần huy động loại container thường (container
20 hoặc container 40) không cần đến các loại container phức tạp như container hở
mũi hay contaier flat rack – những loại container cần phải có thiết bị chuyên dụng
để xếp dỡ, nên công ty Hiệp Nghị hoàn toàn có thể đóng hàng vào container và xếp
chúng lên đầu kéo container bằng các thiết bị sẵn có tại nhà máy.
Sau đó bộ phận đóng gói sẽ niêm phong container bằng seal của hãng tàu nếu
hàng thuộc luồng vàng hoặc xanh (việc xác định hàng thuộc luồng xanh hay luồng
vàng do kết quả phân luồng của nhân viên bộ phận chứng từ XNK cung cấp), lập
bảng kê hàng trong container và chở ra CY
Hoặc nếu như hàng gửilà hàng lẻ thì sẽ đóng thành kiện trở trên ô tô ra bãi CYđể
được tập hợp lại và đóng vào công theo hướng dẫn trên Booking note của hãng tàu
13


Hàng sẽ được làm thủ tục hải quan nếu cần thiết. Sau khi hải quan đã đóng dấu
xác nhận, nhân viên phòng XNK đại diện của công ty sẽ nhận được House Bill of
Lading và xin các giấy chứng nhận số lượng/ trọng lượng.

f. Mua bảo hiểm cho hàng hóa:
Thông thường công ty hay xuất theo điều kiện C&F chính vì thế công ty sẽ
không mua bảo hiểm cho hàng hóa. Tuy nhiên khi xuất theo điều kiện CIF, Hiệp
Nghị sẽ phải chịu trách nhiệm mua bảo hiểm với mức tối thiểu là bảo hiểm C (bảo
hiểm miễn tổn thất riêng).
Công ty Hiệp Nghị thường mua bảo hiểm tại công ty Bảo Việt. Trước tiên công
ty gửi Giấy Yêu Cầu Bảo Hiểm đến Bảo Việt để trên cơ sở đó đàm phán ký hợp
đồng với công ty này. Việc mua bảo hiểm thường được công ty thực hiện theo năm.
Cho đến khi hàng được giao xuống tàu rồi thì công ty sẽ gửi đến Bảo Việt thông
báo “Giấy báo bắt đầu vận chuyển” là lúc đó hàng hóa bắt đầu có giá trị bảo hiểm.
Nếu như khách hàng có các yêu cầu khác, yêu cầu thêm thì công ty Hiệp Nghĩ
cũng có thể mua bảo hiểm với điều kiện A, B với điều kiện là hai bên đã thỏa thuận
rõ trong hợp đồng về chi phí và giá bán.
g. Làm thủ tục hải quan.
Hiện nay, các doanh nghiệp không cần phải đến tận văn phòng Trung tâm
DL&CNTT – Cục Hải quan mà chỉ cần có đăng ký tài khoản khai hải quan từ xa là
đã có thể khai hải quan điện tử. ……
Mặt hàng đá xây dựng của công ty được hải quan phân loại là hàng hóa thuộc
“Luồng xanh” cho nên công ty không phải mang hàng ra chi cục hải quan để chi
cục hải quan kiểm tra khi làm thủ tục hải quan. Chính vì thế Chi cục Hải Quan sẽ
kiểm tra chứng từ xem có phù hợp hay không rồi sau đó đóng dấu vào mặt sau của
tờ khai hải quan. Sau đó công ty trả phí 20.000 tại chi cục Hải quan. Sau khi đã xin
được dấu vào tờ khai hải quan rồi, công ty sẽ gửi chứng từ này ra cảng kèm hàng
hóa để thông quan.
h. Xin giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

14


Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được xin tại phòng Thương mại và Công

Nghiệp Việt Nam (VCCI). Hiệp Nghị sẽ đăng ký C/O trực tiếp tại trang web của
VCCI để khai điện tử bằng cách điền các thông tin về hàng hóa, tàu, công ty vào
mẫu đăng ký C/O cho VCCI. Sau khi đã in ra mẫu C/O này, Phòng chứng từ sẽ cử
người mang nộp cùng với tờ khai hải quan, hóa đơn, xác nhận bán hàng (sales
confirmation). Sau vài giờ, các nhân viên của VCCI sẽ kiểm tran, nếu thấy hợp lệ
sẽ cấp C/O mẫu A và đóng dấu vào tờ C/O. Thủ tục này là miễn phí.
i.

Thủ tục thanh toán
Thứ nhất, bằng thư tín dụng chứng từ L/C: Sau khi đã giao hàng xong, công ty sẽ
lập bộ chứng từ thanh toán đầy đủ, trùng khớp và phù hợp với các điều khoản đã
nêu trong L/C. Tiếp theo, bộ hồ sơ thanh toán sẽ được chuyển cho ngân hàng phát
hàng ở nước người mua kiểm tra. Một khi bộ hồ sơ thanh toán đã được xác nhận là
phù hợp với các điều kiện của L/C thì ngân hàng sẽ thanh toán tiền cho công ty. Và
bộ chứng từ thanh toán sẽ được chuyển cho người mua để người mua đi nhận hàng
tại cảng đến. Bộ chứng từ thanh toán bao gồm: Chứng từ hàng hóa (packing list,
commercial invoice, C/O, giấy chứng nhận chất lượng, số lượng v..v) Chứng từ bảo
hiểm, chứng từ vận tải( Bill of Lading..)
Thứ hai, bằng D/P (trả tiền đổi chứng từ) ,T/T (chuyển tiền bằng điện): Đối với
những khách hàng quen thuộc, thủ tục thanh toán có phần đơn giản hơn và chi phí
cũng thấp hơn vì hai bên đã có lòng tin vào đối tác.
Công ty Hiệp Nghị thường thực hiện thông qua ngân hàng cổ phần Ngoại
Thương Việt Nam (VCB).

j. Nhân viên bộ phận chứng từ XNK lập bộ hồ sơ hoàn thuế lên phòng Thuế để xem
xét hoàn thuế
k. Thanh toán các khoản phí như chi phí bốc hàng, bảo quản, lưu kho như đã được

quy định trong hợp đồng.
l. Giải quyết các khiếu nại sau khi hàng đã được nhận bởi người nhập khẩu:

Các bước trong quy trình xuất khẩu một hợp đồng cụ thể: Quy trình xuất khẩu
mặt hàng đá Blue Stone Polish 012 sang công ty Arte Constructo BVBA
(Molenberglei 18 2627 Schelle) Bỉ (số hợp đồng 09/Art/08)
15


 Hợp đồng ký kết
Công ty Hiệp Nghị đã ký hợp đồng xuất khẩu đá Blue stone Polish 012 cho công
ty Arte Constructo BVBA (Bỉ) vào ngày 15/7/2013. Các điều khoản chính trong
hợp đồng gồm có:
Bên A: Công ty TNHH sản xuất và xuất khẩu Đá Hiệp Nghị (Văn Cao, Ba Đình,
Hà Nội, Việt Nam)
Bên B: Công ty Arte Constructo BVBA (Molenberglei 18 2627 Schelle,
Belgium)
Tên hàng: Đá Blue Stone Polish 012 theo tiêu chuẩn Proforma
Số lượng: ANT2 40x40x2 cm = 496m2
Giá C&F (CFR Incoterm 2000) Antwerp: 32.5 USD/m2
Tổng giá trị: 496m2 x 32.5 USD = 16120 USD (bao gồm cả bao bì cả, đóng gói)
Dung sai: +-10%
Đóng gói: Đóng trong thùng gỗ nan thưa chắc chắn, có chân cao 11cm, ký mã
hiệu theo yêu cầu của người mua. Đóng gói thích hợp cho vận chuyển bằng
đường biển.
Thời gian giao hàng: từ ngày 25/7/2013 đến ngày 25/8/2013Thanh toán: Bằng
phương thức thanh toán thư tín dụng chứng từ.

16


 Toàn bộ quy trình


17


4 Ý kiến bản thân
4.1 Nhận xét
4.1.1 Môi trường thực tập
Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động tại phòng hành chính của công
ty xuất nhập khẩu Hiệp Nghị mang lại cho em rất nhiều sự hứng thú cũng như phải
chuẩn bị một thái độ thực sự nghiêm túc trong công việc. Có thể nói, chính điều này đã
đem lại hiệu quả làm việc rất lớn cho công ty. Mỗi công việc được giao đến từng
người đều quy định deadline rất rõ ràng. Người nào chậm trễ hay gây ra sai sót sẽ phải
chịu hoàn toàn trách nhiệm và phải tìm mọi cách sửa lại những lỗi sai ấy. Không khí
làm việc căng thẳng có thể nhiều khi gây ra áp lực cho nhân viên trong phòng nhưng
nhờ vậy, mỗi người sẽ hình thành được sự chủ động và tự có trách nhiệm với phần
nhiệm vụ của mình.

4.1.2 Nhân lực
Đội ngũ cán bộ, nhân viên tại phòng hành chính hầu hết đều tốt nghiệp tại trường
đại học Ngoại Thương và phần nhiều trong số đó có hơn 5 năm kinh nghiệm. Kế toán
trưởng của phòng là chị Phạm Mai Phương, một con người rất mẫn cán với công việc.
Với vốn hiểu biết sâu rộng về kế toán cùng với sự cẩn thận, chăm chỉ của chị mà sổ
sách kế toán của công ty rất hiếm khi có sai sót hay nhầm lẫn. Mọi người trong phòng
đều cư xử với thái độ rất hòa nhã và thân thiện, đặc biệt rất nhiệt tình giúp đỡ những
sinh viên thực tập như em. Tuy nhiên, nguồn nhân lực tại phòng hành chính lại ít nhất
trong tất cả các phòng. Sự thiếu hụt nhân sự dẫn đến tình trạng dồn việc, một người
phải ôm đồm rất nhiều công việc, thậm chí có những nhân viên phải ở lại công ty làm
việc cả đêm mà vẫn chưa hết việc. Nếu tình trạng này cứ tiếp tục kéo dài sẽ ảnh hưởng
không nhỏ đến sức khỏe nhân viên cũng như tác động xấu đến hiệu quả công việc. Bên
cạnh đó, tình trạng đi làm muộn thường xuyên xảy ra,đặc biệt là trong mùa World Cup
vừa qua. Không giống như nhiều công ty khác, thời gian bắt đầu làm việc tại công ty

Hiệp Nghị là 9h sáng. Quy định này là do bác phó giám đốc nhận thấy giao thông
thường ách tắc vào khoảng thời gian 8h do học sinh, sinh viên đi học và công nhân
viên chức đi làm. Bởi vậy, thời gian làm việc được lùi xuống 1h để tạo điều kiện tốt
nhất cho nhân viên. Tuy nhiên, mặc dù thời gian làm việc muộn hơn so với các công ty
khác nhưng tình trạng đi làm muộn vẫn thường xuyên xảy ra. Nhân viên trong công ty
18


dường như mới chỉ quan tâm đến chất lượng công việc mà quên đi những nét văn hóa
nơi công sở mà một trong số đó là đi làm không đúng giờ. Hơn nữa, ban lãnh đạo cũng
không có hình thức xử phạt nào hay chưa đề ra những biện pháp để khắc phục tình
trạng trên.

4.1.3 Công tác tổ chức thực hiện công việc
Hiện tại, tất cả các bước thuê vận tải trong quy trình xuất khẩu đều do Hiệp Nghị
thực hiện, tốn rất nhiều thời gian và công sức cho một hợp đồng và gây quá tải cho bộ
phận Hành chính vốn chỉ có 1 đến 2 người làm. (1 kế toán trưởng và 1 người quản lý
chứng từ xuất nhập khẩu).
Công việc phân bố cho từng nhân viên chưa hợp lý. Có những người làm không
hết việc nhưng có những người lại dư dả thời gian chơi điện tử hay xem phim trong
giờ làm việc
Kim ngách xuất khẩu sang các thị trường châu Á còn thấp, chưa xứng với tiềm
năng. Thị trường châu Á hứa hẹn có nhu cầu lớn về xây dựng hiện nay như: Trung
Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc…chưa thực sự được công ty chú trọng. Ngoài ra trong
phòng không có nhân viên nào thông thạo các ngoại ngữ: tiếng Hàn, tiếng Nhật, tiếng
Ả Rập…gây ra rào cản ngôn ngữ trong việc mở rộng thị trường ở châu Á.

4.1.4 Trải nghiệm của bản thân
Sau thời gian thực tập tại phòng hành chính của công ty xuất nhập khẩu Hiệp
Nghị, em thấy mình đã có được kiến thức thực tế hơn về hoạt động xuất khẩu tại một

doanh nghiệp. Kết thúc 3 năm học tại trường với rất nhiều môn học và đặc biệt là các
môn học nghiệp vụ của trường như Giao dịch, Vận tải, Tiếng anh chuyên ngành…thì
quá trình thực tập tại công ty xuất nhập khẩu Hiệp Nghị đã giúp em có cơ hội áp dụng
những lý thuyết vào thực tiễn công việc. Trước đây, em rất khó hình dung được toàn
bộ quy trình xuất khẩu một mặt hàng ra nước ngoài như thế nào, các công việc diễn ra
ra sao, nơi làm các thủ tục chứng từ hay thậm chí là sự liên hệ giữa các môn học đó
như thế nào. Vậy nên, mặc dù thời gian ngắn thực tập tại phòng hành chính, nhưng
bước đầu em đã có cái nhìn rõ rang hơn, cụ thể hơn về công việc trong tương lai mình
theo đuổi.

19


4.2 Đề xuất ý kiến
4.2.1 Thực trạng đi làm muộn
Giải pháp: trừ 10% lương đối với những cá nhân đi làm không đúng giờ
Người thực hiện: Phó giám đốc Đặng Thị Thảo
Cách thức thực hiện:
-

Luật này nên được quy định bằng văn bản, có đóng dấu xác nhận của Phó
giám đốc

-

Phổ biển chung cho toàn phòng, ban để mọi người cùng nắm rõ được quy
định, đồng thời phát cho mỗi người một bản đồng thời dán ở vị trí dễ nhìn
thấy trong phòng

-


Xử phạt nặng và nghiêm túc đối với hành vi vi phạm đầu tiên để làm
gương

Thời gian thực hiện: Quy định này nên được áp dụng lâu dài và có thể trong
suốt quá trình hoạt động về sau của công ty.
Hiệu quả dự kiến: Điều này có thể mang lại hiệu quả rất cao vì ảnh hưởng trực
tiếp đến quyền lợi mỗi người đồng thời góp phần nâng cao tính tự giác và thói
quen giờ giấc của nhân viên trong công ty.

4.2.2 Việc thuê vận tải
Giải pháp: liên kết với các công ty vận tải như DHL, LACCO
Người thực hiện: Phó giám đốc Đặng Thị Thảo
Cách thức thực hiện:
Tham khảo các dịch vụ của các công ty vận tải thông qua mạng Internet.
Xem xét, cân nhắc và lựa chọn một công ty phù hợp nhất với công ty của mình.
Liên hệ để hợp tác làm ăn
Thời gian thực hiện: Giải pháp này cần được thực hiện ngay.
Hiệu quả dự kiến: Hiệu quả ngay tức khắc, giúp san sẻ gánh nặng công việc cho
nhân viên Công ty vận tải làm việc sẽ chuyên nghiệp, cẩn thận và kĩ càng hơn.
20


Kết luận
Công ty Hiệp Nghị tuy là một công ty còn non trẻ nhưng với kim ngạch xuất
khẩu đá xây dựng tăng lên đều đều qua từng năm cùng với những quyết định đúng đắn
trong việc lựa chọn mặt hàng nào để tập trung sản xuất, những hướng phát triển nào để
mở rộng thị trường của mình tại nước ngoài, công ty đã và đang có một tương lai rất
tươi sáng trong lĩnh vực xuất khẩu đá đầy tiềm năng này.
Với những nhược điểm còn tồn tại của công ty em tin rằng trong tương lai gần

với những quyết định sáng suốt và tầm nhìn xa trông rộng của ban lãnh đạo công ty,
Hiệp Nghị sẽ dần khắc phục được những nhược điểm như: Khâu marketing còn yếu,
nhân sự còn ít nên khối lượng công việc nhiều, tốn nhiều công sức cho việc thuê tàu
lưu cước hay số lượng sản phẩm từ đá Basalt còn hạn chế. Trong phương hướng của
công ty trong giai đoạn 2014 – 2015 đã vạch ra những hướng phát triển rõ ràng để
vượt qua hầu hết những tồn tại này. Một khi đã có những định hướng cụ thể như vậy
thì ban lãnh đạo công ty sẽ nhanh chóng có những kế hoạch, chiến lược phù hợp để
khắc phục hết các nhược điểm đưa Hiệp Nghị phát triển xa hơn nữa trong thời gian tới
đây.

21


Tài liệu tham khảo
1. Giáo trình Vận tải và giao nhận trong ngoại thương, Hà Nội, Nhà xuất bản
2.
3.
4.
5.

Khoa học và kỹ thuật xuất bản của PGS.TS. Nguyễn Như Tiến
Website: hiepnghi-stone.com
Điều lệ và tổ chức hoạt động công ty sản xuất và xuất nhập khẩu Hiệp Nghị.
Bộ chứng từ của công ty
Các tài liệu tham khảo khác

22