MỤC LỤC
BÀI 1: MỞ ĐẦU .................................................................................................. 4
U

I.

BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ.......................... 4
1.
Khái niệm ................................................................................................ 4
2.
Mở bảng tính đã có sẵn – thay đổi vài chỗ và ghi lưu. ........................... 5
3.
Mở vài bảng tính đồng thời. .................................................................... 7
4.
Tạo bảng tính mới và ghi lưu. ................................................................. 7
5.
Ghi lưu một bảng tính đang có lên đĩa cứng, đĩa mềm. .......................... 7
6.
Đóng ứng dụng bảng tính. ....................................................................... 7
7.
Dùng các chức năng trợ giúp................................................................... 8
II. CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ SỞ .................................................. 8
1.
Thay đổi các chế độ hiển thị trang. ......................................................... 8
2.
Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ.......................................................... 8
3.
Sửa đổi hiển thị của thanh công cụ.......................................................... 8
III. CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU. ............................................ 9
1.
Ghi lưu một bảng tính đang có thành tệp dưới một khuôn dạng khác.

Tệp thuần chữ (txt), tệp khuôn mẫu (Template), tệp của phần mềm khác, phiên
bản khác v.v. ....................................................................................................... 9
2.
Ghi lưu tài liệu với khuôn dạng thích hợp để đưa lên Web Site. ............ 9
BÀI 2: CÁC THAO TÁC ĐƠN GIẢN ............................................................ 10
I.

CHÈN THÊM DỮ LIỆU .......................................................................... 10
1.
Nhập số vào một ô................................................................................. 10
2.
Nhập chữ vào một ô. ............................................................................. 10
3.
Nhập các kí tự / kí hiệu đặc biệt vào một ô........................................... 10
4.
Nhập công thức đơn giản vào một ô. .................................................... 11
5.
Sử dụng lệnh Undo................................................................................ 11
II. CHỌN DỮ LIỆU ....................................................................................... 11
1.
Đánh dấu chọn một vùng ô kề nhau, không kề nhau. ........................... 11
2.
Đánh dấu chọn một dòng, một cột. Chọn một vùng dòng / cột kề nhau,
không kề nhau................................................................................................... 11
III. SAO CHÉP, DI CHUYỂN, XÓA. ............................................................ 12
1.
Dùng công cụ sao chép và dán để tạo bản đúp nội dung của một vùng ô
sang một phần khác trong cùng tờ bảng tính.................................................... 12
2.
Dùng công cụ sao chép và dán để di chuyển nội dung một vùng ô sang

một phần khác trong cùng tờ bảng tính. ........................................................... 12
3.
Sao chép nội dung vùng ô giữa các tờ bảng tính đang mở. .................. 12
4.
Di chuyển nội dung vùng ô giữa các cửa sổ bảng tính đang mở. ......... 12
5.
Xoá nội dung ô trong một vùng đã chọn. .............................................. 12
IV. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ. ................................................................... 13
1.
Dùng công cụ tìm kiếm một nội dung ô cần tìm................................... 13
2.
Dùng công cụ thay thế một nội dung ô cần thay................................... 14
V. CÁC DÒNG VÀ CÁC CỘT ..................................................................... 14
U

U

1


1.
Thêm dòng, thêm cột............................................................................. 14
2.
Thay đổi chiều rộng cột, chiều cao dòng. ............................................. 14
3.
Xoá dòng, cột đã chọn. .......................................................................... 15
VI. SẮP XẾP DỮ LIỆU................................................................................... 16
1.
Sắp xếp dữ liệu kiểu số theo thứ tự tăng dần, giảm dần. ...................... 16
2.

Sắp xếp dữ liệu kiểu kí tự theo thứ tự tăng dần, giảm dần.................... 16
BÀI 3: CÔNG THỨC VÀ HÀM ĐƠN GIẢN ................................................ 18
I.

CÁC CÔNG THỨC SỐ HỌC VÀ LÔGIC............................................. 18
1.
Dùng các công thức số học, lôgic cơ bản để cộng trừ nhân chia trong
bảng tính. .......................................................................................................... 18
2.
Dùng chức năng điền tự động một chuỗi dữ liệu tăng có quy luật. ...... 18
3.
Hiểu và sử dụng được địa chỉ tương đối trong các công thức và hàm.. 19
4.
Hiểu và sử dụng được địa chỉ tuyệt đối trong các công thức và hàm. .. 19
II. LÀM VIỆC VỚI CÁC HÀM.................................................................... 20
1.
Dùng hàm tổng. ..................................................................................... 20
2.
Dùng hàm trung bình............................................................................. 20
3.
Dùng hàm VLOOKUP, HLOOKUP ..................................................... 21
BÀI 4: ĐỊNH DẠNG ......................................................................................... 23
I.
1.
2.
3.
4.
II.
1.
2.

3.
III.
1.
2.
IV.
1.
V.
1.
2.
3.
4.

ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA SỐ ...................................................................... 23
Định dạng ô để hiển thị các dữ liệu kiểu số khác nhau:........................ 23
Định dạng ô để hiển thị ngày tháng....................................................... 24
Định dạng ô để hiển thị kí hiệu tiền tệ. ................................................. 24
Định dạng ô để hiển thị phần trăm. ....................................................... 24
ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA VĂN BẢN ......................................................... 24
Thay đổi cỡ chữ, dạng chữ: in béo, in nghiêng, kiểu chữ. .................... 24
Thay đổi màu chữ. ................................................................................. 25
Chỉnh hướng viết chữ. ........................................................................... 25
VÙNG CÁC Ô............................................................................................ 26
Căn vị trí chữ trong ô của một vùng: giữa, trái, phải, sát trần, sát sàn.. 26
Thêm các đường viền biên ô cho một vùng ô. ...................................... 27
KIỂM TRA CHÍNH TẢ. .......................................................................... 27
Dùng công cụ kiểm tra chính tả và sửa đổi khi cần. ............................. 27
BÀI TRÍ TÀI LIỆU ................................................................................... 28
Sửa đổi các thiết lập khoảng cách lề của tài liệu................................... 28
Chỉnh sửa để bài trí vừa vào một trang. ................................................ 29
Thêm Đầu trang và Chân trang. ............................................................ 30

Thay đổi hướng của trang - trang đứng, trang nằm, kích thước trang. . 31
U

BÀI 5: IN ẤN ..................................................................................................... 32
I.

IN MỘT BẢNG TÍNH ĐƠN GIẢN......................................................... 32
1.
Dùng các lựa chọn in cơ sở. .................................................................. 32
2.
Xem tài liệu trước khi in........................................................................ 33
3.
In một số bảng tính, một tờ bảng tính. .................................................. 33
2


4.

In một phần tờ bảng tính, một vùng ô định trước. ................................ 34

BÀI 6: CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CAO ......................................................... 35
I.

NHẬP MỘT ĐỐI TƯỢNG TỪ BÊN NGOÀI........................................ 35
1.
Nhập đối tượng từ ngoài vào bảng tính: tệp hình ảnh, tệp đồ hoạ, tệp
văn bản.............................................................................................................. 35
2.
Di chuyển và co giãn các đối tượng đã nhập trong một bảng tính........ 35
II. BIỂU ĐỒ VÀ ĐỒ THỊ. ............................................................................. 35

1.
Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau từ các số liệu trong bảng tính để
phân tích dữ liệu, ví dụ biểu đồ quạt tròn, cột đứng, thanh ngang v.v............. 35
2.
Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ hoạ: thêm tiêu đề hay nhãn, thay đổi thang
chia. Sửa đổi màu sắc trong biểu đồ, đồ hoạ. ................................................... 39
3.
Thay đổi kiểu biểu đồ. ........................................................................... 42
4.
Di chuyển và xoá biểu đồ, đồ hoạ. ........................................................ 43

3


BÀI 1: MỞ ĐẦU
I. BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ.
1. Khái niệm
Giới thiệu chương trình Microsoft Excel :
- Microsoft Excel (Excel) là chương trình chuyên dùng tạo ra các biểu
bảng thống kê (bảng tính), từ những bảng tính đó có thể tạo ra các bảng khác
mang tính tổng hợp, phân tích có kèm theo đồ thị minh hoạ.
• Excel chạy trong môi trường Windows do đó nó cần được cài đặt vào ổ
đĩa cứng sau khi cài đặt Windows. Bạn đọc cần phải thành thạo các thao tác cơ
bản trong Windows. Những ai đã thành thạo một trong các phần mềm bảng
tính như Lotus hoặc Quattro, ... và Windows thì có thể tự đọc tài liệu này và
thực hành trên máy để làm quen với Excel.
Khởi động Excel từ Windows :
Chọn 1 trong các cách sau :
- Bấm nút


ở phía trên phải màn hình nền (nếu có)

- Bấm đúp biểu tượng

trên màn hình nền (nếu có)

- Bấm lần lượt Start\Programs\Microsoft Excel
Cửa sổ chương trình Excel sẽ được mở ra sẵn sàng làm việc.
Cửa sổ chương trình Excel

4


Ngoài các thành phần giống như một cửa sổ bất kỳ của Windows, thanh tiêu
đề, các nút điều chỉnh kích thước,... cửa sổ Excel còn có các thành phần sau:
1.
Thanh tiêu đề (Title bar): Cho biết tên tệp đang mở
2.

Thanh thực đơn (Menu bar): là nơi các bạn thực hiện các lệnh chính và

cơ bản nhất của Excel. Thực đơn chính của Excel bao gồm: File, Edit, View,
Insert, Format, Tools,.....
3.

Thanh công cụ (Toolbars): Mỗi một dụng cụ trên thanh là một biểu tượng

tương ứng với một thao tác xử lý. Ví dụ như để mở một Workbook mới ta phải
vào Menu File\New, nhưng nhờ thanh công cụ này ta có thể kích vào biểu
tượng để mở một Workbook mới.

4.

Thanh định dạng (Formatting): Cho biết các định dạng hiện thời của

bảng tính, cùng một số chức năng định dạng khác.
5.

Thanh công thức (Formula bar): Ô bên trái cho biết địa chỉ, ô bên phải

cho biết tên hàm, từng đối số của hàm đó, kết quả hiện thời của hàm, của toàn
bộ công thức.
6.

Vùng làm việc (Workbook): Là nơi bạn nhập dữ liệu, công thức, hiển thị

dữ liệu bạn nhập và hiển thị giá trị tính toán.
7.

Thanh trạng thái (Status bar): Cho biết tính trạng của các phím khác

nhau trên bàn phím. Một tính năng đặc biệt của thanh trạng thái Excel là hộp
AutoCalculate, hiển thị kết quả của một chức năng được chọn (SUM theo mặc
định) nhờ sử dụng những ô được hiện sáng trong bảng tính đang hoạt động.
8.

Thanh cuộn ngang (Horizontal Scroll bar): Mỗi lần bạn nhấn vào mũi

tên cuốn ở rìa phải hoặc rìa trái thanh cuốn ngang, bảng tính sẽ cuốn qua một
cột.
9.


Thanh cuộn dọc (Vertical Scroll bar): Di chuyển từ trang này sang trang

khác. Hoặc khi bạn nhấn vào mũi tên cuốn ở đỉnh hoặc ở đáy thanh cuốn dọc,
bảng tính sẽ cuốn lên hay xuống một hàng.
2.

Mở bảng tính đã có sẵn – thay đổi vài chỗ và ghi lưu.
a. Mở một Workbook có sẵn:

Có 3 cách:
5


-

Vào menu File chọn Open.

-

Bấm tổ hợp phím Ctrl+O

-

Kích vào biểu tượng Open trên thanh công cụ.

Hộp thoại Open xuất hiện, chọn thư mục chứa file cần mở rồi nhấp chuột vào
file Exel muốn mở. Khi đó ta có thể thực hiện chỉnh sửa, thay đổi vài chỗ trên
file này.


b. Lưu giữ một Workbook:
- Ghi các thay đổi của Workbook hiện thời vào đĩa: sau khi sửa đổi một file
Exel, muốn ghi lại sự thay đổi này ta làm như sau:
• Vào menu File \Save hoặc
• Kích vào biểu tượng Save trên thanh công cụ.
- Ghi một Workbook hiện thời dưới một tên khác: Vào File\Save as, hộp thoại
Save As xuất hiện
• Trong mục Save as: Chọn đường dẫn cho tệp
• Trong mục File name: Tên của tệp.
• Trong mục Save as type: Kiểu của tệp.
• Sau khi điền xong các trường, nhấp Save

6


3.

Mở vài bảng tính đồng thời.
Tương tự như mở một tài liệu, Excel cho phép mở nhiều bảng tính, mỗi bảng

tính trong một cửa sổ, dùng lệnh File\Open mở một bảng tính sẽ sinh ra một cửa
sổ mới. Để đặt đồng thời nhiều tài liệu Excel lên màn hình, ta mở tất cả các tập
tin muốn xem, chọn Window\ Arrange, xuất hiện hộp thoại Arrange Windows
với các mục lựa chọn sự sắp xếp các tập tin muốn xem trên màn hình: Tiled,
Cascade, Horizontal, Vertical.
4.

Tạo bảng tính mới và ghi lưu.

Tạo một Workbook mới: có 3 cách:

-

Vào Menu File chọn New.

-

Bấm tổ hợp phím Ctrl + N.

-

Kích vào biểu tượng New trên thanh công cụ.

Sau đó ta lưu bản tính mới này như trong trường hợp trên.
5. Ghi lưu một bảng tính đang có lên đĩa cứng, đĩa mềm.
Ghi một Workbook hiện thời dưới một tên khác: Vào File\ Save as, hộp
thoại xuất hiện
Trong mục Save as: Chọn đường dẫn cho tệp, muốn ghi lên đĩa mềm thì chọn
đường dẫn cho tệp ở ổ đĩa A, còn muốn ghi lên đĩa cứng thì chọn đường dẫn cho
tệp trên ổ đĩa cứng.Sau khi chọn vị trí lưu tập tin, nhấp Save.
6. Đóng ứng dụng bảng tính.
- Vào menu File chọn Close.
• Bấm tổ hợp phím Alt + F4.
7


7. Dùng các chức năng trợ giúp.
II.

Vào Help\Contents and Index (Hoặc nhấn phím F1)
CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ SỞ


1. Thay đổi các chế độ hiển thị trang.
Có 2 kiểu xem tài liệu trên màn hình:
-

Kiểu Normal : xem bình thường.

-

Xem toàn màn hình (bỏ hết các thanh menu, thanh công cụ): dùng lệnh

View\Full Screen, trở lại màn hình cũ bằng cách gõ Esc hay nháy chuột vào
vào nút Close của hộp Full Screen.
2. Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ
Khi muốn phóng to thu nhỏ một văn bản thì vào View trên thanh Toolbar rồi
chọn Zoom hoặc dùng các phím tắt Alt+V\Z. Cuối cùng chọn các kích cỡ hiển
thị trên hộp thoại Zoom sau đó ấn OK.
3. Sửa đổi hiển thị của thanh công cụ
Để có thể sử dụng các thanh công cụ một cách dễ dàng chúng ta nên hiển thị
chúng bằng cách sau:
Vào View\Toolbars rồi chọn các thanh công cụ cần thể hiện hoặc không
muốn xuất hiện trên màn hình rồi nhấn Enter.(Hoặc kích chuột phải trên thanh
Toolbars rồi lựa chọn các thanh công cụ)
Dưới đây là một số thanh công cụ cơ bản:
• Standart Toolbar: Thanh Standart Toolbar có dạng như sau:
Thanh Standart Toolbar chứa một số lệnh thông dụng của Excel dưới
dạng các biểu tượng (Icon). Các lệnh này có thể chọn trực tiếp bằng chuột.
Chẳng hạn, muốn ghi văn bản lên đĩa, thay cho việc lựa chọn các mục chọn trên
bảng chọn, bạn có thể nhấn chuột vào biểu tượng đĩa mềm


.

• Formatting Toolbar: Thanh Formatting Toolbar có dạng như sau:

8


Thanh Formatting Toolbar chứa các lệnh dưới dạng các biểu tượng để
định dạng các biểu tượng để định dạng dữ liệu của bảng tính như kiểu, loại
phông, cỡ phông, căn lề, chọn các dấu ($),dấu phần trăm…
Ngoài Standart Toolbar và Formatting Toolbar còn có các Toolbar khác
có thể được hiện hay không được hiện trên màn hình do việc lựa chọn trong mục
Toolbars trong bảng chọn View.
• Formula Bar :(Thanh công thức) hiển thị tọa độ ô hiện hành, nút hủy bỏ
(Cancel), nút hủy bỏ (Calcel), nút chọn (Enter), nút chọn hàm, nội dung dữ liệu
của sổ hiện thời.
III.

CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU.

1. Ghi lưu một bảng tính đang có thành tệp dưới một khuôn dạng khác.
Tệp thuần chữ (txt), tệp khuôn mẫu (Template), tệp của phần mềm
khác, phiên bản khác v.v.
Vào File\Save As rồi chọn khuôn dạng tài liệu cần lưu trong Save as Type
rồi nhấn Enter.
2. Ghi lưu tài liệu với khuôn dạng thích hợp để đưa lên Web Site.
Vào File\Save As Web Page rồi chọn khuôn dạng tài liệu cần lưu trong Save
as Type rồi nhấn Enter.
Lệnh Save As Web Page trên menu File của Excel lưu bảng tính hoặc
workbook hiện thời của Excel dưới dạng một trang Web và cho phép bạn thiết

lập một số tùy chọn xuất bản hữu ích. Trước khi dùng lệnh này, bạn phải xác
minh xem bảng tính của mình có chứa kiểu tài liệu và nội dung có các chỉ dẫn
thao tác cần thiết hay không.

9


BÀI 2: CÁC THAO TÁC ĐƠN GIẢN
I.

CHÈN THÊM DỮ LIỆU

1. Nhập số vào một ô.
-

Chọn ô cần nhập dữ liệu

-

Nhập số tại vị trí cần nhập dữ liệu.

-

Ấn Enter

2. Nhập chữ vào một ô.
-

Chọn ô cần nhập dữ liệu


-

Nhập chữ tại vị trí cần nhập dữ liệu.

-

Ấn Enter

3. Nhập các kí tự / kí hiệu đặc biệt vào một ô.
Dùng Symbol
-

Đưa con trỏ vào vị trí cần chèn

- Vào Insert\Symbol.Xuất hiện hộp thoại Symbol

-

Trong mục Font nhấn chọn tên Font cần thiết có chứa các ký hiệu muốn

chọn.
- Nhấn trỏ chuột tại symbol muốn chèn sau đó nhấn vào nút Insert
- Nhấn Close để kết thúc.
10


4. Nhập công thức đơn giản vào một ô.
Chọn ô cần nhập công thức
• Nhập công thức tại vị trí cần nhập theo thứ tự: ký tự đầu tiên phải là “+”
hoặc “=” sau đó đến giá trị của công thức đó.

VD: +5*3 ; =7+3.
5. Sử dụng lệnh Undo.
Để hủy bỏ thao tác vừa tiến hành, bạn hãy bấm tổ hợp phím Ctrl + Z
Hoặc nhấn chuột vào biểu tượng
II.

.

CHỌN DỮ LIỆU

1. Đánh dấu chọn một vùng ô kề nhau, không kề nhau.
-

Chọn khối: Khối là một vùng chữ nhật trên bảng tính. Việc chọn khối được

tiến hành như sau:
Cách dùng bàn phím:
+ Đưa ô sáng đến một góc của khối.
+ Giữ phím Shift đồng thời sử dụng các phím mũi tên để di chuyển con
trỏ qua các ô cần lựa chọn.
+

Hoặc chọn toàn bộ bảng tính dùng phím tắt Ctrl+A, hay vào menu

Edit chọn Select All.
Cách dùng chuột:
+

Đưa ô sáng đến 1 góc của khối.


+

Bấm và giữ nút trái chuột đồng thời rê chuột tới vị trí góc đối diện của

khối.
+

Chọn các ô không kề nhau: Đưa ô sáng tới ô đầu định chọn, giữ Ctrl

và kích chuột tại các ô định chọn tiếp theo.
2. Đánh dấu chọn một dòng, một cột. Chọn một vùng dòng / cột kề nhau,
không kề nhau.
- Chọn 1 hàng: Kích chuột tại cột tiêu đề của bảng tính.
- Chọn 1 cột: Kích chuột tại hàng tiêu đề của bảng tính.
- Chọn các vùng kề nhau: Giữ phím Shift đồng thời sử dụng các phím mũi tên
để di chuyển con trỏ qua các hàng, cột cần lựa chọn.
11


- Chọn các vùng không kề nhau: Chọn vùng đầu giữ Ctrl, kích và rê chuột ở
các vùng khác.
III.

SAO CHÉP, DI CHUYỂN, XÓA.

1. Dùng công cụ sao chép và dán để tạo bản đúp nội dung của một vùng ô
sang một phần khác trong cùng tờ bảng tính.
• Chọn các ô, khối muốn sao chép.
• Vào Menu Edit\Copy hoặc ấn Ctrl + C
• Chọn ô muốn dán dữ liệu

• Vào Menu Edit\Paste hoặc ấn Ctrl +V
2. Dùng công cụ sao chép và dán để di chuyển nội dung một vùng ô sang
một phần khác trong cùng tờ bảng tính.
• Chọn ô, khối muốn di chuyển.
• Vào Menu Edit\ Cut hoặc ấn Ctrl + X
• Chọn ô muốn di chuyển dữ liệu
• Vào Menu Edit\ Paste hoặc ấn Ctrl + V
3. Sao chép nội dung vùng ô giữa các tờ bảng tính đang mở.
• Chọn ô, khối muốn di chuyển.
• Vào Menu Edit\ Copy hoặc ấn Ctrl + C
• Chọn ô muốn di chuyển dữ liệu trong bảng tính khác.
• Vào Menu Edit\ Paste hoặc ấn Ctrl + V
4. Di chuyển nội dung vùng ô giữa các cửa sổ bảng tính đang mở.
• Chọn ô, khối muốn di chuyển.
• Vào Menu Edit\ Cut hoặc ấn Ctrl + X
• Chọn ô muốn di chuyển dữ liệu trong bảng tính khác
• Vào Menu Edit\ Paste hoặc ấn Ctrl + V
5. Xoá nội dung ô trong một vùng đã chọn.
• Chọn ô, khối muốn xoá.
• Vào Menu Edit\Clear:
o All: Xoá định dạng, nội dung và ghi chú.
12


o Formats: Xoá định dạng.
o Contents: Xoá nội dung.
o Notes: Xoá ghi chú.
• Để xoá nhanh nội dung của ô, khối. Ta chọn ô, khối cần xoá sau đó bấm
Delete hoặc dùng phím tắt Ctrl+X.
IV.


TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ.
Dùng công cụ tìm kiếm một nội dung ô cần tìm.
- Find (Tìm kiếm) cho phép tìm nội dung một ô. Để tìm kiếm, ta tiến hành qua
các bước sau:
• Thực hiện: Edit\Find hoặc dùng phím tắt Ctrl+F... , khi đó xuất hiện hộp
thoại:

• Nhập nội dung cần tìm kiếm vào trong khung Find what của hộp thoại (Có
thể không hiện font chữ tiếng Việt)
• Nhấn nút Find Next, Excel dò tìm, khi thấy từ nào sẽ hiện lên và từ đó được
bôi đen nằm sát hộp thoại
• Khi muốn sửa chữa thì nhấn chuột trực tiếp trên văn bản
• Nhấn nút Find Next để tìm tiếp
• Nhấn nút Cancel để kết thúc.
• Các lựa chọn trong hộp thoại Find
−

Find what: Nhập nội dung cần tìm kiếm

−

Search: Chọn hướng tìm : tìm theo hàng (By rows), theo cột (By

columns)
13


−


Match Case: Nếu được đánh dấu thì Excel sẽ tìm các ký tự và từ

chính xác như đã nhập vào khung Find what
−

Find entries Cell Only: Nếu được chọn, Excel sẽ tìm một từ như đã

nhập vào trong khung Find what. Nếu không chọn mục này thì Excel sẽ tìm
luôn tất cả các từ cùng vần.
−

Look up: Nhấn trên nút để xác định các thuộc tính định dạng của

nội dung cần tìm (Values,Comments, Fomula)
−
2.

Replace: Để dùng kết hợp với tìm kiếm

Dùng công cụ thay thế một nội dung ô cần thay.
Khi đã tìm thấy nội dung ô cần tìm bằng lệnh Edit\Find như đã trình bày

trên đây, nếu muốn thay thế từ đó bằng một từ khác, hãy chọn mục Replace.
Nếu muốn dùng kết hợp tìm và thay thế ta thực hiện lệnh Edit\Replace, Excel
sẽ hiển thị hộp thoại Replace:
-

Nhập nội dung cần tìm trong khung Find what

-


Nhập nội dung muốn thay thế trong khung Replace With

- Nhấn nút Find Next, Excel sẽ tiến hành tìm, khi tìm thấy nếu bạn muốn thay
thế thì nhấn nút Replace, nếu bỏ qua không muốn thay thế thì nhấn nút Find
Next. Nếu muốn thay thế tất cả thì nhấn nút Replace All rồi nhấn OK.
- Nhấn nút Cancel để kết thúc.
V.

CÁC DÒNG VÀ CÁC CỘT
1. Thêm dòng, thêm cột.
a. Chèn hàng:
-

Chọn hàng dưới chỗ bạn muốn thêm một hàng trống mới.

-

Vào Menu Insert\Rows

b. Chèn cột:
-

Chọn cột bên phải chỗ bạn muốn thêm cột mới.

-

Vào Menu Insert\ Columns.

2. Thay đổi chiều rộng cột, chiều cao dòng.

a. Điều chỉnh độ rộng cột:

14


- Cách 1: Đưa trỏ chuột tới đường ngăn tương ứng trên thanh tiêu đề cột của
bảng tính. Khi trỏ chuột có dạng mũi tên hai đầu thì kích và rê chuột.
- Cách 2: Chọn một hoặc nhiều cột cần thay đổi độ rộng
Vào Format\ Column
+ Width: Thay đổi độ rộng cột.
+ Auto Fit Selection: Điều chỉnh vừa khít nội dung trong cột.
+ Hide: ẩn những cột đã chọn.
+ Unhide: Hiện lại những ô đã ẩn.
+ Standard Width: Trở về độ rộng ngầm định.
b. Điều chỉnh độ cao hàng:
- Cách1: Đưa trỏ chuột tới đường ngăn tương ứng trên hàng tiêu đề của bảng
tính.
- Cách 2: Vào Menu Format\Row
+ Height: Điều chỉnh độ cao của hàng.
+ Auto Fit: Điều chỉnh vừa khít nội dung của hàng.
+ Hide: Ẩn những hàng đã chọn.
+ Unhide: Hiện lại những hàng đã ẩn.
3. Xoá dòng, cột đã chọn.
-

Chọn hàng, cột, ô cần xoá.

-

Vào Menu Edit\ Delete. Hộp thoại xuất hiện:


+ Shift cells left: Xoá và đẩy ô bên phải sang trái.
+ Shift cells up: Xoá và đẩy ô phía dưới lên.
+ Entire Row: Xoá hàng hiện thời chứa ô được chọn.
+ Entire Column: Xoá cột hiện thời chứa ô được chọn.
15


VI.

SẮP XẾP DỮ LIỆU.
1. Sắp xếp dữ liệu kiểu số theo thứ tự tăng dần, giảm dần.
Sắp xếp dữ liệu kiểu số theo trật tự tăng (giảm)
• Bôi đen vùng dữ liệu cần sắp xếp.
• Vào Menu Data\Sort. Hộp thoại xuất hiện

• Chọn các trường cần sắp xếp ở khung Sort by.
• Thứ tự sắp xếp được xác định bằng cách chọn Ascending (Tăng) hoặc
Descending (Giảm).
• Ta có thể mở thêm khung Then by để chọn các trường nữa.
• Chọn OK.
• Kết quả các bản ghi được sắp xếp theo trật tự tăng hoặc giảm của các trường
đã chọn theo trật tự ưu tiên Sort by, Then by, Then by.
• Tại khung My list has
o Header Row: Có dòng tiêu đề
o No Header Row: Không có dòng tiêu đề.
Muốn sắp xếp nhanh theo một trường nào đó, để con trỏ tại trường, bấm một
trong 2 nút
2. Sắp xếp dữ liệu kiểu kí tự theo thứ tự tăng dần, giảm dần.
• Sắp xếp dữ liệu kiểu ký tự theo trật tự tăng (giảm)

• Bôi đen vùng dữ liệu cần sắp xếp.
16


• Vào Menu Data\Sort. Hộp thoại xuất hiện
• Chọn các trường cần sắp xếp ở khung Sort by.
• Thứ tự sắp xếp được xác định bằng cách chọn Ascending (Tăng) hoặc
Descending (Giảm).
• Ta có thể mở thêm khung Then by để chọn các trường nữa.
• Chọn OK.
• Kết quả các bản ghi được sắp xếp theo trật tự tăng hoặc giảm của các trường
đã chọn theo trật tự ưu tiên Sort by, Then by, Then by.

17


BÀI 3: CÔNG THỨC VÀ HÀM ĐƠN GIẢN
I.

CÁC CÔNG THỨC SỐ HỌC VÀ LÔGIC

1. Dùng các công thức số học, lôgic cơ bản để cộng trừ nhân chia trong
bảng tính.
Trong Excel ta có thể tiến hành các tính toán đơn giản và trực tiếp trên bảng
tính dựa trên các phép toán như:
Phép cộng + Phép nhân *
Phép trừ -

Phép chia /


Các phép toán quan hệ so sánh; <>,<=,>=,=,<> (khác).
2. Dùng chức năng điền tự động một chuỗi dữ liệu tăng có quy luật.
a. Điền bằng lệnh:
• Vào giá trị cho ô đầu tiên cần điền.
• Vào Menu Edit\ Fill\Series. Xuất hiện hộp thoại như hình sau :

• Trong khung Series in:
+ Rows: Điền dữ liệu theo dòng.
+ Columns: Điền dữ liệu theo cột
+ Step value: Giá trị bước nhảy.
+ Stop Value: Giá trị cuối cùng của dãy.
• Trong khung Type:
+ Linear: Cộng theo bước nhảy
+ Growth: Nhân theo bước nhảy
+ Date: Điền theo kiểu ngày tháng.

18


+ Auto fill: Tự động điền.
b. Điền dữ liệu bằng Auto Fill
• Vào giá trị cho ô thứ nhất và thứ hai của vùng cần điền dữ liệu.
• Bôi đen 2 ô dịch chuột tới mép phải dưới của vùng bôi đen (chuột trở thành
hình dấu + nhỏ) nhấn giữ chuột và kéo dọc theo cột hoặc hàng cần điền.
3. Hiểu và sử dụng được địa chỉ tương đối trong các công thức và hàm.
Địa chỉ tương đối: Trong khi nhập dữ liệu ta thường xuyên phải sử dụng địa
chỉ ô hoặc vùng để tham chiếu đến các ô hoặc vùng khác. Cách viết địa chỉ
thông thường được hiểu là tương đối. Khi ta sao chép một ô (ô nguồn) tới một ô
mới (ô đích), nếu nội dung ô nguồn là công thức (công thức gốc) sẽ được một
công thức tương tự như trong ô đích (Công thức sao). Nghĩa là cùng các phép

toán, nhưng địa chỉ các ô tham gia công thức sao sẽ được thay đổi tương đương
không cách trên bảng tính giữa ô nguồn và các ô đích.
4. Hiểu và sử dụng được địa chỉ tuyệt đối trong các công thức và hàm.
Địa chỉ tuyệt đối: Địa chỉ tuyệt đối gồm
+

Tuyệt đối cột.

+

Tuyệt đối dòng.

+

Tuyệt đối cột và dòng.

Địa chỉ tuyệt đối của ô A1, có các cách viết như sau:

-

+

$A1 - Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối dòng.

+

A$1 - Địa chỉ tuyệt đối dòng, tương đối cột

+


$A$1 - Địa chỉ tuyệt cột và dòng.

Địa chỉ tuyệt đối cột khi sao chép thì địa chỉ cột sẽ cố định còn địa chỉ

dòng sẽ thay đổi.
-

Địa chỉ tuyệt đối dòng khi sao chép thì địa chỉ dòng sẽ cố định còn địa chỉ

cột sẽ thay đổi.
-

Địa chỉ tuyệt đối cột và dòng khi sao chép sẽ không thay đổi địa chỉ dòng

và cột.

19


II.

LÀM VIỆC VỚI CÁC HÀM.

1. Dùng hàm tổng.
Hàm Sum

-

Cú pháp: Sum (<Danh sách các đối số>)


-

Tính tổng giá trị các ô trong một khối.

-

Địa chỉ có hai loại:
+ Địa chỉ không kề nhau được viết cách nhau bởi dấu phẩy.
+ Địa chỉ liên tục được viết cách nhau bởi dấu hai chấm.
Ví dụ:

= Sum (A2:A5) Tính tổng từ A2 đến A5.
= Sum (A2,A5) Tính tổng ô A2 và ô A5
= Sum (6,7,7) = 20
2. Dùng hàm trung bình.
Cú pháp: Average (<Danh sách các đối số>)
-

Tính trung bình cộng của các ô trong một khối.
Ví dụ:

= Average (A2:A5) Tính trung bình từ ô A2 đến A5.
= Average (A2,A5) Tính trung bình từ ô A2 và ô A5
=Average ( 6,7,5) = 6
20


3. Dùng hàm VLOOKUP, HLOOKUP
a. Hàm VLOOKUP:
- Cú pháp: VLOOKUP(<Giá trị tìm kiếm>,<Bảng tìm kiếm>, <Cột>,

<False>)
Trong đó:
• Giá trị tìm kiếm: Có thể là một giá trị, một địa chỉ hoặc một chuỗi Text.
Dùng để tham chiếu tới cột đầu tiên của < Bảng tìm kiếm>.
• Bảng tìm kiếm: Là địa chỉ một bảng dữ liệu gồm nhiều hàng và cột trong đó
chứa dữ liệu cần tìm kiếm. Bảng tìm kiếm phải có giá trị tuyệt đối.
• Cột: Là số thứ tự cột trong <Bảng tìm kiếm> tính từ bên trái sang.
• False: Là giá trị Logic dùng khi cần tìm kiếm chính xác <Giá trị tìm kiếm>
trong cột đầu tiên của <Bảng tìm kiếm>. Nếu là True hoặc không có sẽ cho
cách tìm tương đối.
- Ý nghĩa: Hàm sẽ tìm <Giá trị tìm kiếm> trong cột đầu tiên của kiếm>, nếu tìm thấy sẽ trả lại giá trị của ô cùng hàng với <Giá trị tìm kiếm>
trong <Cột>. Nếu không tìm thấy và có False sẽ trả về lỗi #N/A.
b. Hàm HLOOKUP:
- Cú pháp: HLOOKUP (<Giá trị tìm kiếm>,<Bảng tìm kiếm>, <Hàng>,
<False>)
Trong đó:
• Giá trị tìm kiếm: Có thể là một giá trị, một địa chỉ hoặc một chuỗi Text.
Dùng để tham chiếu tới hàng đầu tiên của < Bảng tìm kiếm>.
• Bảng tìm kiếm: Là địa chỉ một bảng dữ liệu gồm nhiều hàng và cột trong đó
chứa dữ liệu cần tìm kiếm. Bảng tìm kiếm phải có giá trị tuyệt đối.
• Hàng: Là số thứ tự hàng trong <Bảng tìm kiếm> tính từ trên xuống dưới.
• False: Là giá trị Logic dùng khi cần tìm kiếm chính xác <Giá trị tìm kiếm>
trong hàng đầu tiên của <Bảng tìm kiếm>. Nếu là True hoặc không có sẽ cho
cách tìm tương đối.

21


- Ý nghĩa: Hàm sẽ tìm <Giá trị tìm kiếm> trong hàng đầu tiên của

kiếm>, nếu tìm thấy sẽ trả lại giá trị của hàng cùng ô với <Giá trị tìm kiếm>
trong <Hàng>. Nếu không tìm thấy và có False sẽ trả về lỗi #N/A.
* Diễn dịch các giá trị lỗi:
Bảng sau đây sẽ cung cấp danh sách đầy đủ về các giá trị lỗi Excel có thể trả
lại khi không thực hiện được một phép tính công thức.
Giá trị lỗi
• #Div /0!

Miêu tả
Công thức chia giá trị nào đó cho zero, phép tính số học không

xác định
• #N/A

Công thức tham chiếu ô cung cấp giá trị lỗi “No Avail able”

(không khả năng), ô cung cấp giá trị sai sót này bằng cách sử dụng hàm
=NA().
• #NAME? Công thức sử dụng tên khoảng hoặc ô không được xác định, hàm
bị viết sai, hoặc chuỗi văn bản không có dấu ngoặc kép “ ”
• #NULL!

Công thức tham chiếu một ô là giao của hai khoảng - trừ khi

không có điểm giao của hai khoảng.
• #NUM!

Một đối số không hợp lệ được cung cấp cho hàm nhờ một đối số

bằng số, kết quả hoặc quá lớn hoặc quá nhỏ để được biểu thị trong Excel.

• #REF!

Công thức tham chiếu các ô không còn tồn tại vì bạn đã xoá

chúng.
• #VALUE Công thức sử dụng các toán hạng hoặc đối số sai. Ví dụ, một đoạn
văn bản trong phép tính số học là điều không có ý nghĩa.
Nếu bạn tạo công thức đưa ra giá trị sai, bạn hãy sử dụng giá trị sai để nhận dạng
loại sai sót (Bạn có thể sử dụng lỗi nêu trên để giúp bạn làm việc này). Nếu lỗi
không phải là tạm thời – có lẽ là do bảng tính của bạn vẫn chưa hoàn chỉnh - bạn
cần sửa chữa phép tính hoặc các phép tính tạo ra các giá trị lỗi đó.

22


BÀI 4: ĐỊNH DẠNG
I.

ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA SỐ

1. Định dạng ô để hiển thị các dữ liệu kiểu số khác nhau:
- Số kí số, số không sau dấu chấm (phẩy) thập phân, dấu phẩy (chấm) để
phân cách hàng nghìn, hàng triệu v.v.
- Định dạng số:vào menu Format chọn Cells, chọn tab Number

Trong khung Category:
• General: Định dạng chung.
• Number: Định dạng các số thông thường.
• Decimal places: Số chữ số sau dấu chấm thập phân.
• Use 1000 Separators (,): Dùng dấu phẩy để phân cách hàng nghìn.

• Negative numbers: Chọn cách định dạng số âm.
• Sample: Hiện mẫu định dạng.
• Fraction: Định dạng số theo kiểu phân số.
• Scientific: Định dạng số theo kiểu khoa học.
23


• Text: Định dạng số theo kiểu Text.
• Special: Định dạng theo mã vùng và số điện thoại.
• Custom: Định dạng theo khuôn dạng được gõ vào trong hộp Type.
2. Định dạng ô để hiển thị ngày tháng.
Date: Định dạng ngày theo mẫu được chọn trong hộp Type.
Time: Định dạng giờ theo mẫu được chọn trong hộp Type.
3. Định dạng ô để hiển thị kí hiệu tiền tệ.
• Currency: Dùng để định dạng cho các giá trị tiền tệ.
• Decimal places: Số chữ số sau dấu chấm thập phân.
• Symbol: Chọn ký hiệu tiền tệ của các nước khác nhau (Mĩ, Anh, Đức...)
• Negative numbers: Chọn cách định dạng số âm.
• Sample: Hiện mẫu định dạng.
• Accounting: Ký hiệu tiền tệ và dấu chấm thập phân của các số được định
dạng theo kiểu này sẽ được dóng thẳng hàng.
4. Định dạng ô để hiển thị phần trăm.
Percentage: Định dạng theo kiểu phần trăm.
Decimal places: Số chữ số sau dấu chấm thập phân.
II.

ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA VĂN BẢN

1. Thay đổi cỡ chữ, dạng chữ: in béo, in nghiêng, kiểu chữ.
- Chọn ô, khối cần định dạng

- Vào Menu Format\Cells, xuất hiện hộp thoại Format Cells,chọn tab Font:

24


• Trong khung Font chọn tên Font cần chọn.
• Trong khung Size: Chọn cỡ của Font
• Trong khung Underline chọn các kiểu gạch chân, chọn None để bỏ gạch
chân.
• Trong khung Effects:
o Strikethrought: Kiểu gạch ngang chữ.
o Superscript: Đánh chỉ số trên.
o Subscript: Đánh chỉ số dưới.
2. Thay đổi màu chữ.
Vào Menu Format\Cells. Xuất hiện hộp thoại Format Cells:
- Chọn tab Font
- Trong khung Color: Chọn màu chữ.
3. Chỉnh hướng viết chữ.
Vào Menu Format\Cells. Xuất hiện hộp thoại Format Cells:
- Chọn tab Font
- Trong khung Font Style chọn kiểu của Font:
Bold: Chữ đậm
Italic: Chữ nghiêng.
Regular: Chữ thường.
Bold Italic: Cả chữ đậm và nghiêng.

25