Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

LỜI CẢM ƠN
Trước tiên, tôi xin chân thành cám ơn thầy giáo, Thạc sỹ Thạc Bình Cường người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ và tạo mọi điều kiện cho tôi thực hiện đề tài
này.
Tôi xin chân thành cám ơn các thầy cô giáo của trường Đại học Bách khoa,
các thầy cô giáo trong Khoa công nghệ thông tin nói chung và các thầy, các cô
trong Bộ môn Công nghệ phần mềm nói riêng đã cho tôi những kiến thức quý báu
trong suốt 5 năm học tập tại trường.
Xin chân thành cám ơn anh Nguyễn Hùng Linh đã có những ý kiến đóng góp
hết sức quý báu và cung cấp tài liệu giúp tôi hoàn thành đồ án này .
Và cuối cùng tôi xin được gửi lời cảm ơn đến Công tư đầu tư Gia tuệ - nơi tôi
đã và đang công tác, tới gia đình và bạn bè, những người luôn ở bên tôi vào những
lúc khó khăn nhất.
Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2004
Sinh viên
Vũ Trọng Nghĩa

Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

1


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

Danh mục các từ viết tắt trong Báo cáo Đồ án tốt nghiệp
Số TT

Từ viết tắt

Giải nghĩa

1

ERP

Enterprise Resource Planning

2

CRM

Customer Relation Management

3

SCM

Supply Chain Management

4

EOQ

Economic Order Quantity

5

BOMP

Bill of Materials Processing


6

MRP

Material Requirements Planning

7

MRP II

Manufacturing Resource Planning

8

MVC

Model – View – Controller

9

HR

Human Resource

10

JSP

Java Server Pages


11

EJB

Enterprise JavaBeans

12

J2EE

Java 2 Enterprise Edition

13

B2B

Business – To - Business

14

B2C

Business – To – Consumer

15

TCO

Total Cost of Ownership


18

GL

General Ledger

Danh mục các hình vẽ trong Báo cáo Đồ án tốt nghiệp
Số TT

Mã số

Tên hình

Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

2


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

1

Hình 2.1

Lịch sử tiến hoá của ERP

2

Hình 5.2.


Các kênh thông tin tiếp cận khách hàng

3

Hình 5.3

Chu trình CRM

4

Hình 5.4

Kiến trúc hoàn chỉnh của hệ thống

5

Hình 6.1

Phục vụ client request

6

Hình 6.2

Quá trình translate và complie trang JSP

7

Hình 6.3


Kiến trúc mô hình 1

8

Hình 6.4

Kiến trúc mô hình 2

9

Hình 7.1

Mô hình MVC

10

Hình 7.2

Mô hình có front-controller

11

Hình 7.3

Khung chương trình (Framework)

12

Hình 7.4


7 package ở tầng cao của Struts framework

13

Hình 7.5

Quá trình gọi hàm execute()

14

Hình 8.1.

Các mảng chức năng của ERP

15

Hình 8.2

Cấu trúc phân cấp đơn vị Module Nhân sự

16

Hình 8.3

Use Case Quản lý nhân viên

17

Hình 8.4


Use Case Quản lý đơn vị

18

Hình 8.5

Màn hình đăng nhập hệ thống

Mục lục
2.2.Lịch sử phát triển của ERP..........................................................................11
2.4.Vì sao các doanh nghiệp muốn áp dụng ERP ?..........................................14
2.5.1.Lên kế hoạch và quản lý dự án.........................................................................15

Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

3


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

2.5.2. Tích hợp.............................................................................................................16
2.5.3.Dữ liệu.................................................................................................................16
2.5.4.Kiểm tra..............................................................................................................16
2.5.5.Lập tài liệu..........................................................................................................17
2.5.6.Chi phí đào tạo và chi phí tư vấn......................................................................17

CHƯƠNG 4. ỨNG DỤNG CỦA ERP TRONG THỰC TẾ
............................................................................................25
Bán hàng (Sale/Distrubution).................................................................................28

Mua hàng (Buy/Purchasing)..................................................................................28
Tồn kho (Inventory)................................................................................................28
Sản xuất (Make/Shop Floor Control)....................................................................28
Cấu trúc sản phẩm (Engineering)..........................................................................28
Lập kế hoạch (Planning).........................................................................................28
Tài chính (Finance/GL)..........................................................................................28
Quản lý nhân sự (Human Resources)....................................................................28
Quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management)...............28

CHƯƠNG 5. HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA HỆ THỐNG
ERP.....................................................................................29
5.2.1.Một số điều cơ bản về quản trị dây chuyền cung ứng....................................33
5.2.2.Hệ quản trị quan hệ khách hàng CRM............................................................40
Cung cấp cho khách hàng các dịch vụ tốt hơn.....................................................42
Nâng cao hiệu quả của trung tâm hỗ trợ khách hàng..........................................42
Trợ giúp nhân viên bán hàng thực hiện đơn hàng một cách nhanh nhất..........42
Đơn giản hoá tiến trình tiếp thị và bán hàng........................................................42
Phát hiện các khách hàng mới...............................................................................42
Tăng doanh thu từ khách hàng..............................................................................42
5.2.2.4.Chu trình của hệ Quản trị quan hệ khách hàng.......................................44
Các doanh nghiệp không thể trung thành với việc phát triển mối quan hệ
khách hàng mà không dựa trên việc thiết lập các cơ chế về quan hệ đơn

Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

4


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP


phương hoặc song phương. Các cơ chế này được gọi là “điểm tiếp xúc” hoặc “
các kênh”. Nó chứa đựng ba thành tố kiến trúc:.................................................48
Các hệ thống bán hàng tự động cho phép việc bán hàng trực tiếp để phát triển
các sản phẩm và thu thập các phản hồi từ khách hàng.......................................48
Trung tâm điều hành, cho phép việc liên lạc trực tiếp khách hàng cũng như
qua các hệ thống viễn thông như máy tính hay điện thoại..................................48
Việc mở rộng các thành phần truy cập Web cho các dịch vụ tự động...............49
5.2.2.6.Việc triển khai CRM được tiến hành như thế nào...................................49
Phản ứng của khác đối với các chiến dịch khuyếch trương và khuyến mãi......50
Ngày thực hiện đơn hàng và vận chuyển..............................................................50
Số liệu về mua hàng và bán hàng...........................................................................50
Thông tin về tài khoản khách hàng.......................................................................50
Các dữ liệu đăng ký qua Web................................................................................50
Các dữ liệu nhân khẩu............................................................................................50
Các hồ sơ hỗ trợ và dịch vụ....................................................................................50
Dữ liệu về bán hàng qua mạng...............................................................................50

CHƯƠNG 6. XÂY DỰNG CÁC ỨNG DỤNG WEB SỬ
DỤNG CÔNG NGHỆ JSP- SERVLET..............................51
6.1.Lịch sử của WEB..........................................................................................51
6.2.Java Servlet là gì ?........................................................................................52
Hoạt động rõ ràng hiệu quả hơn. Servlet hoạt động trong không gian địa chỉ
của web server vì thế không cần tạo ra các tiến trình riêng rẽ cho từng yêu cầu
của client...................................................................................................................52
Servlet hoàn toàn độc lập hệ thống vì nó được viết bằng JAVA. Một vài web
server từ các nhà cung cấp như Sun, Netscape, Microsoft đều hỗ trợ servlet
API. Chương trình phát triển trên các API này có thể chạy trên các môi
trường mà không cần biên dịch lại........................................................................52
Hệ thống bảo mật JAVA (JSM) trên server có các rào cản bảo vệ tài nguyên
trên máy server. Bạn sẽ thấy một vài servlet đáng tin cậy..................................52

Các thư viện cung cấp thư viện đầy đủ để tạo servlet. Nó có khả năng kết nối
database, applet, các phần mềm khác và cơ chế RMI.........................................52
Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

5


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

6.3. Java Server Pages (JSP)..............................................................................53
JSP là một đặc tả, không phải là một sản phẩm. Nó cho phép tiếp cận theo
phương pháp “Best of Breed”................................................................................54
JSP là ngôn ngữ biên dịch chứ không phải thông dịch. Do đó, nó làm cho quá
trình xử lý hiệu quả hơn.........................................................................................54
Trang JSP hổ trợ cả kịch bản và sử dụng hoàn toàn Java. Trang JSP có thể sử
dụng các thẻ có sẳn. Người phát triển ứng dụng có thể xây dựng các thẻ cho
mình..........................................................................................................................54
JSP là một bộ phận của J2EE platform và có thể tích hợp nhiều kỹ thuật vào
trong nó....................................................................................................................54
JSP củng có thuộc tính “Viết một lần, chạy mọi nơi”..........................................54

6.4.Kiến trúc mô hình JSP 1 và 2.......................................................................54
7.1.Mô hình ba lớp MVC (Model – View – Controller )..................................56
Model (M) : là bộ phận thực hiện chức năng nghiệp vụ, nó thay đổi theo từng
ứng dụng cụ thể, có thể là truy nhập database hay tính toán một hàm nghiệp
vụ nào đó, như thực hiện hàm kế toán, ngân hàng ….Phần này thường được
đặt trên server. Trong mô hình thì bộ phận này thường được thực hiện bằng
JAVA, VB, COM, COM+ …..................................................................................56
View (V): là tầng presentation trong mô hình, nó chỉ có nhiệm vụ hiển thị dữ
liệu, nhận các tác thông tin từ user. Cho nên bộ phận này được đặt trên client,

và thường thực hiện bằng HTML, ASP, JSP…....................................................57
Controller (C): là middle tier thực ánh xạ giữa View và Model và nó được thực
hiện bằng XML, Java ….........................................................................................57
Hình vẽ mô tả quan hệ của ba thành phần :.........................................................57
Chặn các request từ phía client..............................................................................58
Chuyển các request tới các bộ phận dịch vụ để thực hiện...................................58
Hoặc là gọi các toán tử nghiệp vụ hoặc là uỷ thác tới một handler khác...........58
Hổ trợ lựa chọn view tiếp theo cho client..............................................................58
Trã về view cho client..............................................................................................58

7.2.Khái niệm khung chương trình (Framework )...........................................59
Một framework được xậy bởi rất nhiều lớp hay thành phần, mỗi thành phần
hay lớp cung cấp một khái niệm trừu tượng nào đó............................................59

Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

6


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

Framework xác định các thành phần trừu tượng tương tác với nhau như thế
nào để giải quyết một vấn đề..................................................................................59
Các thành phần của framework có thể sử dụng lại.............................................59
7.2.1.Sự hình thành Struts Framework.....................................................................60
Hiển thị thông tin đầy đủ về tài khoản..................................................................61
Chuyển khoản từ tài khoản này sang tài khoản khác..........................................61
Logout.......................................................................................................................61
7.2.2.2.Phân tích chi tiết bài toán...........................................................................61
Login.........................................................................................................................64

Logout.......................................................................................................................64
GetAccountInformation..........................................................................................64
GetAccountDetail....................................................................................................64
JavaServer Pages.....................................................................................................68
Custom tags..............................................................................................................68
HTML.......................................................................................................................68
Java Resource Bundles...........................................................................................68
Struts Action Forms................................................................................................68
Value Objects...........................................................................................................68

CHƯƠNG 8. XÂY DỰNG MODULE NHÂN SỰ TRONG
HỆ THỐNG ERP................................................................69

CHƯƠNG 1.TỔNG QUAN VÀ PHƯƠNG PHÁP
TIẾP CẬN NGHIÊN CỨU
-------*------Trong kỷ nguyên thông tin hiện nay, nhu cầu về ứng dụng các sản phẩm
Công nghệ thông tin là một vấn đề có tính thiết yếu.Ngày càng nhiều các lĩnh vực
của đời sống đưa công nghệ thông tin vào trong các hoạt động của mình.

Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

7


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

Một trong số những khu vực đưa Công nghệ thông tin vào hoạt động sớm
nhất đó là các doanh nghiệp. Chính sự áp dụng tin học trong các công tác của mình,
các doanh nghiệp lại có sự thúc đẩy trở lại, khiến cho công nghệ thông tin luôn được
thay đổi và áp dụng mạnh mẽ và hiệu quả hơn nữa đối với các công tác quản lý.

Thông tin trong hệ thống các doanh nghiệp là vô cùng quan trọng, nó không
chỉ là các thông tin hành chính, các thông tin về nhân viên, sản phẩm mà còn là
nguồn tài nguyên quý giá của mỗi doanh nghiệp trong thời đại bùng nổ của thông tin
hiện nay. Thêm nữa, việc sử dụng thông tin một cách hữu ích cũng sẽ là một lợi thế
cạnh tranh cho các doanh nghiệp.
Thông tin của các doanh nghiệp rất đa dạng, nó gồm nhiều loại thông tin từ
thông tin tĩnh như thông tin các nhân viên, hay thông tin động như thông tin của các
sản phẩm, nguyên vật liệu….. Chính vì lẽ đó, việc quản lý các thông tin trong doanh
nghiệp là hết sức quan trọng và đôi khi đóng vai trò quyết định trong hoạt động kinh
doanh cua doanh nghiệp ,việc quản lý thông tin một cách tổng hợp và có quy củ sẽ
là một lợi thế của doanh nghiệp – đó là những yếu tố khiến cho mô hình Quản trị
doanh nghiệp tích hợp ERP ra đời.
Báo cáo này được thực hiện qua nhiều giai đoạn và được đúc kết rất nhiều từ
các bài báo, các tạp chí nghiên cứu trên thế giới về khái niệm, triển khai và những
lợi ích, khó khăn khi xây dựng hệ thống ERP.
Báo cáo chia làm 8 chương :
Chương 1.TỔNG QUAN VÀ PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN NGHIÊN CỨU Giới thiệu chung về đề tài và hướng tiếp cận đề tài
Chương 2.HỆ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TÍCH HỢP ERP – đưa ra
những khái niệm cơ bản về một hệ thống ERP , từ định nghĩa chung , lịch sử phát
triển đến các yếu tố chính của một hệ thống ERP
Chương 3.CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG ERP - giới thiệu một số
thành phần chính trong hệ thống ERP được triển khai ở các doanh nghiệp của Việt
Nam.
Chương 4.ỨNG DỤNG CỦA ERP TRONG THỰC TẾ - những ứng dụng và
khó khăn trong việc triển khai hệ thống ERP ở Việt Nam
Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

8



Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

Chương 5.HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA HỆ THỐNG ERP - giới thiệu xu
hướng phát triển của ERP trong hiện tại và tương lai, thích ứng với sự biến đổi của
công nghệ Internet.
Chương 6.XÂY DỰNG CÁC ỨNG DỤNG WEB SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ
JSP- SERVLET - Giới thiệu công nghệ JSP – Servlet trong xây dựng các ứng dụng
web.
Chương 7. MÔ HÌNH MVC VÀ STRUTS FRAMEWORK - giới thiệu mô
hình xây dựng ứng dụng web 3 lớp theo khung STRUTS .
Chương 8. XÂY DỰNG MODULE NHÂN SỰ TRONG HỆ THỐNG ERP –
xây dựng mô phỏng hệ thống quản lý nhân sự và một mô hình CRM .

CHƯƠNG 2. HỆ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
TÍCH HỢP ERP
( ENTERPRISE RESOURCE PLANNING )
2.1. Khái niệm Hệ quản trị tích hợp
ERP (Enterprise Resource Planning) là một mô hình quản trị doanh nghiệp
dựa trên phân tích hệ thống tổng thể, cho phép người điều hành quản lý và sử dụng
nguồn lực của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Với phần mềm sử dụng giải
Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

9


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

pháp ERP, mọi nguồn lực của doanh nghiệp được coi là tài nguyên cần sử dụng
triệt để. Đây là dạng mô hình quản lý đang được ứng dụng nhiều trên thế giới, cho
phép gộp mọi công việc quản lý của doanh nghiệp thành một hệ thống tích hợp. Hệ

thống này sẽ tận dụng tối đa các nguồn lực của doanh nghiệp, bao gồm: Thông tin,
tài chính, nguồn nhân lực, khách hàng và nhà cung cấp, thiết bị máy móc, quy trình
công nghệ và sản xuất. Trong giải pháp ERP, mọi nguồn lực này đều được coi là
các tài nguyên cần khai thác hiệu quả. Để làm được điều này, mỗi bộ phận của
công ty đều phải phối hợp nhịp nhàng, lập ra kế hoạch và quy trình khai thác nguồn
lực hiệu quả nhất (theo www.vninvest.com).
Trong môi trường kinh doanh năng động với nhiều thay đổi bất thường như
hiện nay, mọi tổ chức đều đang tìm kiếm những phương thức để có được tính cạnh
tranh toàn cầu. Một trong những yêu cầu sống còn để phát triển là tổ chức phải gần
gũi hơn nữa đối với khách hàng và đưa ra được những sản phẩm và dịch vụ giá trị
gia tăng trong thời gian ngắn nhất có thể. Ðiều này, ngược lại, yêu cầu một sự tích
hợp các quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp. ERP (Enterprise Resource
Planning) là một công cụ chiến lược, giúp các công ty tạo được khả năng cạnh tranh
với sự tích hợp tất cả quá trình kinh doanh và tối ưu hoá các nguồn lực sẵn có.
Ví dụ: Xét quá trình tiếp nhận các hoá đơn đặt hàng. Hệ thống ERP tiếp nhận
đơn đặt hàng và cung cấp một phần mềm chỉ dẫn tự động hướng dẫn các bước khác
nhau để hoàn thành hợp đồng đó. Khi một khách hàng truy nhập vào hệ thống ERP
thì anh ta có tất cả các thông tin cần thiết để hoàn thành hoá đơn đó. Khi một bộ
phận hoàn thành hoá đơn thì hệ thống ERP sẽ tự động chuyển đến bộ phận kế tiếp.
Ðể biết được hoá đơn tới được bộ phận nào thì khách hàng phải truy nhập vào hệ
thống ERP và truy tìm hoá đơn đó.
Có thể áp dụng ERP đối với mọi quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, trong thực
tế lại không thuận lợi như vậy: quy trình có thể không đạt được hiệu quả do các sự
cố không lường trước được
Ðặc biệt khi áp dụng ERP thì doanh nghiệp phải thay đổi cơ cấu tổ chức và
phương thức kinh doanh của mình. Nếu sử dụng ERP để cải tiến cách làm việc của
con người thì chúng ta sẽ thấy được giá trị của phần mềm. Nếu chỉ cài đặt phần mềm
mới mà không thay đổi phương thức làm việc bạn có thể không thấy được giá trị của
phần mềm. Thậm chí, hiệu suất công việc có thể bị giảm khi thay thế một phần mềm
cũ mà mọi người đều biết bằng một phần mềm mới chưa ai biết sử dụng. Do vậy, có

Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

10


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

thể thấy rằng việc áp dụng ERP ở Việt Nam là một vấn đề hết sức phức tạp. Ðặc biệt
là đối với các doanh nghiệp nhà nước khi mà vấn đề thay đổi cơ cấu tổ chức là khó
có thể thực hiện được.
2.2.Lịch sử phát triển của ERP.

Hình 2.1. Lịch sử tiến hoá của ERP
Là kết quả của 40 năm tự thử nghiệm và hiệu chỉnh, ERP đã trở thành một
công cụ chiến lược bởi sự cải tiến liên tục với những kỹ thuật sẵn có để quản lý
doanh nghiệp cũng như sự tăng trưởng nhanh chóng của lĩnh vực CNTT. Trong thập
kỷ 60, các doanh nghiệp đã phải dựa vào các cách thức quản lý tồn kho truyền thống
để đảm bảo sự vận hành trôi chảy của tổ chức. Hệ thống được nhiều người biết đến
là Lượng đặt hàng kinh tế - EOQ (Economic order Quantity). Trong phương thức
này, mỗi một mặt hàng trong kho sẽ được phân tích theo chi phí đặt hàng và chi phí
tồn kho. Một sự cân bằng được thiết lập dựa trên nhu cầu ước tính cho từng giai
đoạn trong một năm, và theo cách này tổ chức sẽ đưa ra được số lượng đặt hàng có
tính kinh tế nhất. Kỹ thuật này theo nguyên tắc chỉ là phương thức có tính tác động
trở lại trong việc quản lý hàng tồn kho.

Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

11



Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

Trong thập kỷ 60, một kỹ thuật mới về hoạch định các yêu cầu về nguyên vật
liệu, thường được biết đến là MRP đã ra đời. Ðây là một hình thức quản lý hàng tồn
kho linh hoạt. Về cơ bản, kỹ thuật này tính toán nhu cầu nguyên vật liệu cho sản
phẩm cuối cùng dựa trên Kế hoạch sản xuất, dựa vào một cấu trúc sản phẩm cụ thể
(được xây dựng dựa trên hoá đơn vật liệu) để đưa ra lịch trình chi tiết các đơn mua
hàng hoặc các đơn hàng sản xuất trong đó có tính đến tồn kho hiện tại. Nguyên lý
của MRP rất đơn giản nhưng tầm quan trọng của dữ liệu liên quan trong một tình
huống thực tế lại rất phức tạp đối với thao tác máy tính. Nếu việc này được quản lý
theo cách thông thường, thì toàn bộ quá trình tốn rất nhiều thời gian. Vì vậy, cần
phải sử dụng công nghệ máy tính để giải bài toán này.
MRP đã chứng minh được tính hiệu quả của mình trong việc :
•

Giảm hàng tồn kho

•

Giảm thiểu thời gian dành cho việc sản xuất và giao hàng bằng cách
cải tiến sự điều phối và tránh được sự trì hoãn

•

Khiến các cam kết có tính hiện thực

•

Tăng cường hiệu suất


MRP được chứng minh là một kỹ thuật rất tốt để quản lý hàng tồn kho,
nhưng nó không tính đến các nguồn tài nguyên khác của tổ chức. Chính điều này đã
làm ra đời một logic MRP đã được điều chỉnh vào các năm trong thập kỷ 70, được
biết đến với tên gọi Closed Loop MRP (tạm dịch là Hoạch định các yêu cầu vật liệu
trong vòng khép kín). Trong kỹ thuật này, khả năng sản xuất ra một sản phẩm của tổ
chức được tính đến bằng cách kết hợp trong một module được gọi là Hoạch định các
yêu cầu về khả năng (CRP-Capability Requirements Planning). Do vậy, vòng phản
hồi được cung cấp từ module CRP sẽ được bổ sung vào Kế hoạch sản xuất nếu thực
tế không có đủ khả năng để sản xuất.
Vào thập kỷ 80, xuất hiện nhu cầu tích hợp các nguồn tài nguyên khác trong
của một tổ chức sản xuất. Và như vậy, một hệ thống tích hợp quản lý sản xuất ra đời
được gọi là Hoạch định tài nguyên sản xuất (MRPII). MRPII được định nghĩa bởi
APICS là: “Một phương thức hoạch định tất cả các nguồn tài nguyên một cách có
hiệu quả trong công ty”. Nó tập trung vào việc hoạch định sự hoạt động trong từng
bộ phận, hoạch định tài chính bằng đơn vị tiền tệ và có khả năng trả lời các câu hỏi
“cái gì xảy ra nếu”. Nó được tạo thành bởi nhiều chức năng liên kết với nhau: Hoạch
Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

12


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

định doanh nghiệp, hoạch định sản xuất, lập chương trình sản xuất chủ đạo, hoạch
định yêu cầu nguyên vật liệu, hoạch định yêu cầu năng lực, hệ thống thực hiện theo
năng lực và sự ưu tiên. Ðầu ra của những hệ thống này sẽ được tích hợp với các báo
cáo về tài chính, như kế hoạch kinh doanh, báo cáo cam kết mua hàng, giao hàng,
ngân sách, tồn kho, …
MRPII tuy nhiên vẫn có một vài mặt hạn chế như: yêu cầu giả thiết thời gian
sản xuất là xác định, năng lực sản xuất không giới hạn, khái niệm kích cỡ mỗi lô

hàng, ... Trải qua nhiều năm, những công cụ khác đã phát triển để tự động hoá các
quá trình quản lý sản xuất như: Thiết kế có sự hỗ trợ của máy tính, Sản xuất với sự
hỗ trợ của công nghệ vi tính, sản xuất, tích hợp công nghệ vi tính, hệ thống quản lý
sản xuất theo định hướng khách hàng, ... Mặt hạn chế của MRPII và nhu cầu tích
hợp những kỹ thuật mới đã dẫn đến sự phát triển của một giải pháp tích hợp tổng thể
được gọi một cách thông dụng trong các doanh nghiệp là hệ quản trị doanh nghiệp
tích hợp (ERP). ERP là giải pháp tích hợp khách hàng và nhà cung cấp với môi
trường sản xuất của tổ chức.
Làm thế nào để một hệ thống ERP lại có thể làm được tất cả những công việc
đó? Ý nghĩa của nó dựa trên tiền đề cơ bản là một hệ thống tổng thể sẽ hữu ích hơn
là việc cộng các phần lại với nhau. Những hệ thống ứng dụng truyền thống được các
tổ chức khai thác thường xử lý các phần việc một các riêng lẻ. Chúng được xây
dựng trong các giới hạn của những chức năng cụ thể, tức là một ứng dụng cụ thể
được xây dựng để đáp ứng một công việc. Ðối với một hệ thống ERP, nó chấm dứt
việc giải quyết các công việc một cách riêng lẻ như những hoạt động riêng rẽ mà cân
nhắc chúng như là những phần của các quá trình được liên kết với nhau tạo nên một
doanh nghiệp. Hầu hết tất cả những hệ thống ứng dụng điển hình chẳng có gì ngoài
các công cụ thao tác. Chúng lưu các dữ liệu, xử lý chúng và hiển thị chúng trong
những hình thức phù hợp khi được người sử dụng yêu cầu. Trong quá trình này, vấn
đề duy nhất là không có sự kết nối giữa các hệ thống ứng dụng được sử dụng bởi
những bộ phận khác nhau. Một hệ thống ERP cũng làm những công việc này, nhưng
theo cách khác. Có hàng trăm những bảng dữ liệu như vậy, lưu giữ những dữ liệu
được tạo ra như là kết quả của các quá trình giao dịch, nhưng nó không ráp nối các
ranh giới giữa các bộ phận hoặc ranh giới chức năng mà được tích hợp lại để nhiều
người có thể sử dụng, với nhiều mục đích tại nhiều địa điểm khác nhau.
2.3. Lợi ích của việc áp dụng ERP
Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

13



Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

Việc tập hợp thống nhất của một hệ thống ERP có thể mang lại những lợi ích
đáng kể như giảm thiểu rủi ro, cải thiện tốc độ và hiệu quả, truy nhập thông tin toàn
diện hơn. Với việc truy nhập thông tin tốt hơn, các nhà quản lý và nhân viên đều có
thể hiểu được rõ hơn về những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp do đó họ sẽ đưa
ra những quyết định kinh doanh tốt hơn. Ví dụ: một hệ thống ERP có thể cho phép
người nhập hàng trong bộ phận mua hàng có thể nhanh chóng điều chỉnh đơn hàng
nguyên liệu khi có được các thông tin tǎng giảm đơn hàng của khách hàng công ty.
Kết quả là doanh nghiệp vừa đảm bảo được lượng hàng cung cấp kịp thời vừa giảm
được chi phí lưu kho.
Thông thường chúng ta cần trung bình từ 1 đến 3 năm để cài đặt hệ thống ERP điều
này còn phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và lĩnh vực mà muốn áp dụng
ERP.
Tuy nhiên thời gian không có ý nghĩa quan trọng và mang tính quyết định trong một
dự án ERP. Doanh nghiệp cần xác định tại sao cần đến ERP và sẽ sử dụng như thế
nào để cải thiện hoạt động kinh doanh.
2.4.Vì sao các doanh nghiệp muốn áp dụng ERP ?
Tích hợp thông tin tài chính (Integrate financial information): Các bộ phận
kinh doanh khác nhau có thể có các phương thức hoạt động khác nhau của từng bộ
phận. ERP tạo ra một hệ thống chung mà không nảy sinh vấn đề do mọi người đều
sử dụng một hệ thống như nhau.
Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng (Integrate customer order information):
với ERP doanh nghiệp có thể kiểm soát các đặt hàng dễ dàng hơn khi các đơn đặt
hàng rải rác ở các hệ thống khác nhau mà không được kết nối. ERP kết hợp các công
đoạn sản xuất, kiểm kê và vận chuyển giữa các vị trí khác nhau tại cùng một thời
điểm.
Chuẩn hoá và cải tiến quá trình sản xuất (Standardize and speed up
manufacturing processes): ERP sẽ chuẩn hoá các phương thức để tiến hành tự

động một số bước trong quá trình sản xuất. Chuẩn hoá các quy trình và sử dụng một
hệ thống máy tính tích hợp có thể tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.
Giảm bớt hoá đơn (Reduce inventory): ERP sẽ giúp cho quy trình sản xuất trở
nên suôn sẻ hơn. ERP giúp người sử dụng lập kế hoạch phân phát sản phẩm tới

Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

14


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

khách hàng tốt hơn, giảm khâu đánh giá sản phẩm cuối cùng ở kho và nơi nhận
hàng.
Chuẩn hoá thông tin nhân sự (Standardize HR information): Ðối với các
doanh nghiệp có nhiều đơn vị kinh doanh thì HR không có một phương thức đơn
giản, thống nhất để kiểm soát thời gian làm việc và liên kết chúng với lợi nhuận và
các dịch vụ. ERP có thể giải quyết vấn đề này.
2.5. Những chi phí đằng sau ERP
Trên thực tế , các hệ thống ERP có thể khó triển khai và duy trì. Các sản
phẩm đóng gói ERP ban đầu đã rất phức tạp và các bộ phận công nghệ phải luôn
luôn chỉnh sửa phần mềm để phù hợp với những yêu cầu đặc thù và quy trình của
doanh nghiệp. Việc cài đặt một hệ thống ERP là một khối lượng công việc rất lớn có
thể diễn ra trong nhiều tháng, thậm chí hàng nǎm. Thậm chí, sau bước triển khai đầu
tiên một hệ thống ERP phải tiếp tục chỉnh sửa cho hợp và tương ứng với những thay
đổi trong doanh nghiệp cũng như trong việc nâng cấp, mở rộng phần mềm.
Chính vì sự phức tạp, các dự án ERP rất đắt. Trước khi triển khai một dự án
ERP, điều quan trọng nhất là hình dung được tổng chi phí cho sở hữu dự án (Total
Cost of Ownership -TCO), những chi phí này vượt xa so với giá của riêng phần
mềm ERP. Theo nghiên cứu của Meta Group đối với 63 công ty thì giá trung bình

cho một dự án ERP bao gồm phần mềm, chi phí nhân công, tư vấn và phần cứng là
15 triệu USD.
Nếu muốn tránh những chi phí ngoài tầm kiểm soát và những hậu quả không
mong đợi buộc ta phải hiểu những chi phí đằng sau các hệ thống ERP và những vấn
đề chính liên quan đến việc triển khai một dự án ERP. Dưới đây là một số lĩnh vực
chính mà các vấn đề có thể phát sinh .
2.5.1.Lên kế hoạch và quản lý dự án
Phải dành thời gian và những nỗ lực thích đáng cho việc triển khai một dự án
ERP. Nhân viên công nghệ và các nhà quản lý của doanh nghiệp phải dành thời gian
và phân nhiệm rõ ràng để nhận thức và đánh giá đúng phạm vi, chi phí và tiến trình
của dự án. Quan trọng là việc phân chia trách nhiệm lập kế hoạch cho các nhân viên,
những người không chỉ cần phải hiểu biết về công nghệ mà còn phải nắm rõ được
các yêu cầu kinh doanh và các quy trình của công ty. Cũng cần đảm bảo rằng, những
người chỉ đạo dự án cần theo dõi từ bước triển khai ban đầu tới những giai đoạn mở
rộng phát sinh về sau.
Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

15


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

2.5.2. Tích hợp
Các công ty thường đánh giá không đúng mức về thời gian và chi phí cần
thiết cho việc tích hợp phần mềm doanh nghiệp. Các hệ thống ERP hiếm khi tồn tại
một cách đơn lẻ mà chúng thường cần phải liên kết với phần mềm và các quy trình
kinh doanh phức tạp của doanh nghiệp đã có từ trước khi triển khai ERP. Bên cạnh
phần mềm từ các nhà cung cấp ERP lớn, doanh nghiệp cũng có thể muốn sử dụng
các ứng dụng cung cấp bởi các nhà cung cấp phần mềm khác. Ví dụ: Một công ty
muốn liên kết hệ thống ERP do SAP sản xuất với một ứng dụng CRM (Quản trị

quan hệ khách hàng) của Siebel và phần mềm quản lý thương mại toàn cầu của
Vastera. Những vụ sáp nhập và thôn tính lẫn nhau của các công ty cũng tạo nên
những khó khǎn không nhỏ trong việc tích hợp bởi vì các công ty sáp nhập sử dụng
các gói sản phẩm ERP và các khác nhau. Ông Dick Kuiper, Phó Chủ tịch Meta
Group cho biêt, một công ty lớn thường sử dụng đến 5 hệ thống ERP, có những
công ty còn sử dụng đến 20 hệ thống ERP .
2.5.3.Dữ liệu
Một loạt các vấn đề sẽ phát sinh và chi phí gia tǎng khi giải quyết thực sự với
dữ liệu. Khi một doanh nghiệp chuyển từ các hệ thống cũ sang các hệ thống ERP họ
sẽ phải chuyển đổi một lượng lớn dữ liệu để sử dụng trên hệ thống mới. Rất nhiều
các dữ liệu cũ khó có thể chuyển đổi nếu không nói là không thể. Điều này sẽ dẫn
đến việc sẽ phải mất nhiều thời gian và tiền của để nhập lại các dữ liệu vào hệ thống
hoặc đưa chúng vào những quy trình chuyển đổi phức tạp. Thậm chí sau khi triển
khai hệ thống, các dữ liệu này không sử dụng được nữa vì qúa cũ. Ví dụ: Hàng
tháng, một số các khách hàng và đối tác của một công ty thay đổi địa chỉ của họ
hoặc một phần khác trong dữ liệu về họ. Bà Beth Eisenfeld, một nhà phân tích của
Gartner Group ước tính rằng mỗi tháng có khoảng 2% dữ liệu khách hàng của một
công ty không còn chính xác. Bà Beth Eisenfeld cho rằng nên duy trì nỗ lực xoá các
dữ liệu lỗi thời này. Cuối cùng, khi dữ liệu được kết hợp từ nhiều hệ thống để phân
tích hoặc do hậu quả của các dự án tích hợp, càng nhiều hoạt động có nguy cơ phải
xoá bỏ hoặc chuyển đổi .
2.5.4.Kiểm tra
Do tầm quan trọng của một hệ thống ERP trong một doanh nghiệp, các hệ
thống này cần phải được kiểm tra kỹ càng trước khi đưa vào hoạt động thật sự.
Không chỉ kiểm tra hệ thống với những dữ liệu giả mà phải sử dụng các dữ liệu thực
sự từ những kịch bản như thật trong môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. Ví
Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

16



Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

dụ: Một công ty chế tạo nên cố gắng tập hợp những đơn đặt hàng cũ của khách hàng
và đưa chúng vào cùng với các quy trình tạo sản phẩm, bán hàng và thanh toán. Lý
tưởng nhất là các nhân viên, những người thực sự vận hành các quy trình cụ thể của
doanh nghiệp, hàng ngày thực hiện các việc kiểm tra. Tất nhiên, tất cả những công
việc trên sẽ cần những khoản đầu tư nhưng những khoản đầu tư này sẽ giảm đáng kể
những chi phí khác sau khi có những hậu quả xảy ra “khi sập” hệ thống do không
được kiểm tra từ trước.
2.5.5.Lập tài liệu
Các hệ thống ERP cần nhiều thời gian để triển khai và được sử dụng trong
nhiều nǎm ở một công ty. Có nghĩa là chúng sẽ tồn tại lâu hơn các nhân viên công
nghệ và các nhà quản lý quy trình kinh doanh, những ngời xây dựng, triển khai và
sửa chữa các hệ thống. Việc hướng dẫn bằng tài liệu đối với hệ thống là hết sức cần
thiết, qua đó, các nhân viên mới hoặc nhân viên đến sau có thể hiểu được phần mềm
và tính logic của các quy trình kinh doanh mà hệ thống phục vụ. Tài liệu cũng cần
để hỗ trợ các nhân viên tương lai của doanh nghiệp trong việc bắt buộc phải nâng
cấp, mở rộng và tích hợp các dự án, thường xảy ra trong quátrình phát triển của công
ty. Thêm vào đó, tài liệu có thể giúp giảm bớt thời gian tư vấn và giúp những người
cần tư vấn vạch ra được chính xác phạm vi của các dự án để làm tố hơn giải trình
chi phí.
2.5.6.Chi phí đào tạo và chi phí tư vấn
Một trong những sai sót lớn nhất mà các doanh nghiệp gặp phải là họ quên
rằng các nhân viên của họ phải làm việc được với một hệ thống ERP mới. Các nhân
viên phải được đào tạo để vận hành hệ thống và làm như thế nào để kết hợp hệ
thống này vào các tác vụ kinh doanh quen thuộc của công ty như tìm kiếm và nhập
dữ liệu. Hơn thế nữa, một hệ thống ERP mới luôn luôn đồng nghĩa với việc phải
dẫn tới thay đổi các quy trình kinh doanh. Điều này đòi hỏi phải thay đổi quản lý
đối với các nhân viên công nghệ về thực tiễn kinh doanh và tổ chức lại nhân viên

quản lý. Các nhân viên thường không bằng lòng về sự thay đổi và chống lại những
thay đổi này vì họ sẽ phải bắt đầu lại thói quen làm việc và phải tiếp nhận những
quan hệ báo cáo mới. Cho dù công ty đã đầu tư rất nhiều vào các hệ thống ERP
nhưng chúng cũng có thể nhanh chóng sụp đổ hoặc hoạt động với hiệu quả rất thấp
nếu công ty thất bại trong việc đào tạo thích hợp cho nhân viên và thay đổi quản lý
một cách hiệu quả .

Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

17


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

Khi các bộ phận công nghệ đã bắt đầu bố trí nhân viên để giải quyết các công
việc phát sinh mà đòi hỏi phải khởi động từng phần của một dự án ERP lớn, rất
nhiều các vấn đề đã được đề cập đến nhất thiết phải được tư vấn. Nếu thiếu sự quản
lý thích đáng, chi phí tư vấn có thể làm giảm ngân quỹ của doanh nghiệp còn nhanh
hơn cả một đàn chuột vớ được một miếng pho mát. Một điều quan trọng là phải đảm
bảo rằng những nhân viên trong nhóm có đủ khả nǎng để kiểm soát chi phí tư vấn.
Hợp đồng tư vấn cần xác định rõ những gì có thể chuyển giao, lịch trình, kỹ nǎng
của các nhân viên được đào tạo và các mục tiêu đào tạo nhân viên nội bộ. Hợp đồng
tư vấn cũng cần đi kèm với một bản thông số kỹ thuật chi tiết, trên đó chỉ rõ những
mục tiêu và yêu cầu kỹ thuật. Lập kế hoạch và quản lý dự án thích hợp là những yếu
tố quan trọng để kiểm soát chi phí tư vấn.

CHƯƠNG 3. CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ
THỐNG ERP
-----------*---------- -


Hệ thống Quản trị doanh nghiệp tích hợp ERP gồm có rất nhiều các thành phần,
dưới đây tôi xin trình bày về một số chức năng chính trong hệ thống ERP được phát
triển trong một số phần mềm về ERP ở Việt Nam
3.1. Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
Module Quản lý nhân sự chịu trách nhiệm về tất cả các thông tin liên quan
đến nhân sự trong doanh nghiệp. Thông tin về nhân sự bao gồm Các thuộc tính
Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

18


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

(Như Giới tính, Năm sinh, Lý lịch, Quá trình công tác, Nơi ở...), Quá trình công
tác / Phát sinh nhân viên (như: Vị trí công việc từng thời gian, các phát sinh như:
Chuyển nơi ở, tăng lương, thăng chức, thôi việc, khen thưởng, kỷ luật...) và các
thông số liên quan đến việc tính lương, thưởng cho nhân viên (như: Lương cơ bản,
bảo hiểm xã hội, ngày công, giờ công...). Thông tin nhân sự có tính chất từ tĩnh đến
động (ví dụ: Giới tính là hoàn toàn tĩnh, Nơi ở có thể thay đổi (động ít) cho đến
Ngày công, Giờ công là động (động nhiều). Khi áp dụng module Quản lý nhân sự,
ngoài các thông tin chung có sẵn, doanh nghiệp có thể định nghĩa thêm bớt các
thuộc tính, thay đổi cấu trúc hoặc bổ sung các dạng các tác nghiệp (dạng phát sinh
nhân viên) khác nhau đối với nhân viên cho phù hợp với nhu cầu quản lý.
Module Quản lý nhân sự giúp bạn thống kê được tình hình nhân sự theo bất
cứ thuộc tính nào, trả lời các câu hỏi về tình hình nhân sự trong doanh nghiệp ví dụ:
Tỷ lệ Nam, Nữ, Độ tuổi trung bình, Số lượng kỹ sư, tiến sĩ, năm vừa qua có bao
nhiêu trường hợp tăng lương và tăng như thế nào, Mức lương trung bình trong từng
vị trí công việc. Có bao nhiêu nhân viên tốt nghiệp trường Thương mại và ở độ tuổi
dưới 30...
Chính sách về lao động tiền lương được thực hiện bằng một chức năng động,

trong đó, bạn có thể khai báo nhiều nhóm tính lương, mỗi nhóm tính lương tương
ứng với một bảng lương, bạn có thể thêm bớt sửa đổi các cột trong bảng lương theo
yêu cầu (mức lương cơ bản, thưởng phạt, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, ngày
công, giờ công...), đặt công thức tính toán giữa các cột trong bảng lương, viết cả các
hàm số phức tạp phục vụ cho việc tính lương, thưởng... Đặc biệt, chức năng “Chấm
công” đội ngũ nhân viên theo từng ngày trong tháng sẽ cung cấp số liệu trực tiếp
sang bảng lương để có thể tính được tiền lương mà nhân viên được hưởng. Tính
động cho phép bảng chấm công có thể được thay đổi chi tiết hơn so với mặc định
chỉ theo từng ngày (ví dụ: theo buổi, giờ công...).
Đối với một một hệ thống tính lương phức tạp, các công thức tính lương đôi
khi có sự tham gia của nhiều tham số là các biến có thể thay đổi giá trị mỗi khi tính
lương. Với chương trình, bạn có thể khai báo số lượng biến này nhiều tới 255. Bạn
cũng có thể viết các hàm số phức tạp tính toán số liệu từ hệ thống kế toán và gán kết
quả cho các biến này và đặt vào công thức tính lương... Tất cả đều phục vụ để doanh
nghiệp một hệ thống tính lương hoàn chỉnh, theo yêu cầu đặc thù.
3.2.Quản lý công văn, giấy tờ (Official Document Management).
Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

19


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

Module Quản lý công văn, giấy tờ lưu trữ tất cả công văn, giấy tờ được gửi
đến từ ngoài hoặc được gửi từ doanh nghiệp ra ngoài. Nội dung các công văn, tình
trạng xử lý công văn, bộ phận đang lưu giữ... đều được ghi lại để theo dõi. Đặc biệt,
các kế hoạch xử lý các công văn đến, trạng thái phản hồi của đối tác đối với các
công văn đi kể cả lịch trình về thời gian cũng được theo dõi phục vụ cho việc xử lý
thông tin đến và đi một cách kịp thời và có hiệu quả.
Bạn luôn luôn có được các thông tin như: Hiện có bao nhiêu công văn đến

chưa xử lý xong, việc xử lý đang thuộc trách nhiệm của phòng ban nào, các công
văn này đang ở trạng thái nào, kế hoạch xử lý đối với từng công văn ra sao... Các
trưởng phòng cũng luôn biết được hiện bộ phận mình có bao nhiêu công văn chưa
xử lý xong, ai đang chịu trách nhiệm...
Module Quản lý công văn, giấy tờ nhắc nhở bạn cần có những động tác kịp
thời trong trường hợp khẩn cấp. Nếu một thư phàn nàn của khách hàng bị lãng quên
ở trong tủ mà không được xử lý thì sẽ rất có hại. Tất cả các công văn đến và đi đều
được cập nhật vào chương trình và chỉ ở trạng thái Xử lý xong khi mọi công việc liên
quan đến công văn đều đã được hoàn tất, nếu không, các công văn còn ở trạng thái
đang xử lý và bạn sẽ buộc phải có những động tác để xử lý.
Việc thêm mới công văn chỉ được thực hiện bởi phòng ban nhất định (thường
là bộ phận văn phòng). Các phòng ban khác có thể cập nhật số liệu phát sinh cho
công văn hoặc xem thông tin liên quan đến công văn mà bộ phận mình đang chịu
trách nhiệm.
Các thuộc tính của các công văn, cách thức xử lý công văn... đều thay đổi từ
doanh nghiệp này đến doanh nghiệp khác và đều có thể thêm, bớt cho phù hợp với
từng doanh nghiệp.
3.3.Quản lý khách hàng - bán hàng (Customer Management - Sales)
Module Quản lý khách hàng phục vụ cho phòng kinh doanh. Chức năng chủ
yếu của module này là giúp các nhân viên bán hàng tìm ra được các khách hàng sẽ
mua hàng của công ty (khách hàng tiềm năng). Các tác nghiệp trong module bao
gồm việc Cập nhật thêm bớt danh mục khách hàng tiềm năng, nhập các thuộc tính
của các khách hàng (Tên, Địa chỉ, Mã số thuế, Phân loại...). Theo dõi, ghi nhận nội
Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

20


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP


dung chi tiết của tất cả các giao dịch với từng khách hàng (các giao dịch có thể là:
Gọi điện thoại, Gặp trực tiếp, Gửi hợp đồng...). Lên kế hoạch giao dịch, hành động
tiếp theo đối với từng khách hàng. Thống kê về các khách hàng tiềm năng theo các
thuộc tính của khách hàng (Công ty, Cá nhân, Loại hình kinh doanh, Quy mô, Lĩnh
vực hoạt động, Địa điểm trụ sở chính, Tên giám đốc, Người liên lạc...).
Module Quản lý khách hàng cũng hỗ trợ các công việc như: Làm báo giá,
Soạn hợp đồng, Lưu giữ thông tin của bộ phận thực hiện hợp đồng, Theo dõi trạng
thái của các báo giá (ví dụ: Đã gửi, Khách hàng đã nhận được...) và hợp đồng (ví
dụ: Đã gửi hợp đồng, Khách hàng đã ký...). Tìm kiếm thống kê các thông tin liên
quan đến báo giá, hợp đồng (ví dụ: Các hợp đồng có giá trị >5000 USD, các báo
giá trong khoảng thời gian nào đó, các báo giá đã gửi, các hợp đồng đã ký...).
Một trong những chức năng phục vụ phòng kinh doanh của module Quản lý
khách hàng là việc viết các thư giới thiệu, thư thăm dò... cho một số lượng khách
hàng nhất định trong danh sách thỏa mãn các điều kiện lọc theo các thuộc tính của
khách hàng (ví dụ: Thư cám ơn đối với các khách hàng đã ký hợp đồng trong năm
2002, thư chào hàng với các khách hàng có quy mô lớn...). Việc in các thư này được
thực hiện đồng loạt theo mẫu soạn ra (số lượng các mẫu này là không giới hạn) và
các thư được điền sẵn các thông tin về khách hàng. Sau khi gửi thư có thể cập nhật
các thông tin phản hồi từ khách hàng làm cơ sở để thống kê, nhận xét, đánh giá và
đưa ra các quyết định...
Module Quản lý khách hàng giúp cho nhân viên phòng kinh doanh có thể
thực hiện các công việc của mình trên máy. Lưu trữ lại tất cả các thông tin liên quan
đến quá trình giao dịch để tìm ra khách hàng. Module này đặc biệt có ý nghĩa đối
với những công ty mà số lượng khách hàng lớn và tăng lên liên tục.
3.4.Quản lý đơn đặt hàng (Order processing)
Module Quản lý đơn đặt hàng ứng dụng cho cả doanh nghiệp thương mại và
các doanh nghiệp sản xuất. Phục vụ cho bộ phận mua bán hàng hóa, vật tư (thường
là phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch). Chức năng chủ yếu của module này là
giúp các nhân viên lập kế hoạch, soạn đơn hàng, theo dõi tiến độ thực hiện các đơn
mua và bán hàng hóa, vật tư. Đảm bảo đủ, kịp thời, tối ưu hàng hóa cho việc bán

hàng và vật tư cho sản xuất. Module quản lý đơn hàng bao gồm hai sub module là
Đơn đặt hàng người mua (bán hàng) và Đơn đặt hàng người bán (mua hàng):

Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

21


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

3.4.1.Đơn đặt hàng người mua (bán hàng) – Sales order :
Module con Đơn đặt hàng người mua có đầu vào là các đơn đặt hàng từ
khách hàng đối với hàng hóa, thành phẩm của doanh nghiệp. Nếu là hàng hóa, thành
phẩm thì sẽ được chuyển đổi thành các Packing List (danh mục đóng gói) là tập hợp
các mục hàng hóa theo địa chỉ giao nhận (Ship Address) và địa chỉ ghi hóa đơn
(Invoice Address). Các Packing List là căn cứ để vận chuyển hàng bán và việc tạo
Hóa đơn bán hàng trong module Kế toán. Bạn có thể liên kết với module Quản lý
khách hàng bằng cách tận dụng các báo giá đã được thực hiện ở module Quản lý
khách hàng để chuyển thành các đơn đặt hàng của khách hàng mà không cần nhập
lại chi tiết các mục trong đơn hàng, nếu không, bạn vẫn có thể cập nhật đơn đặt hàng
của khách hàng bằng tay thông qua giao diện nhập đơn đặt hàng của chương trình.
Sau khi đóng gói hàng, bạn có thể theo dõi việc chuyển hàng cho khách hàng.
Khi việc chuyển hàng được thực hiện xong thì có thể kết thúc đơn hàng và chuyển
đơn hàng sang hệ thống kế toán. Ở đây, bạn có thể nhập các tài khoản kế toán và
một số dữ liệu khác (thuế suất thuế GTGT, ngày viết hóa đơn...) để hệ thống kế toán
có đầy đủ dữ liệu. Các số liệu này được lưu giữ cho những lần sau để giảm thiểu
công sức nhập liệu. Các hóa đơn bán hàng có thể được in từ danh mục đơn đặt hàng,
hoặc in từ hệ thống kế toán sau khi đã chuyển dữ liệu của đơn hàng sang hệ thống kế
toán.
Trong quá trình quản lý đơn hàng, chương trình luôn cung cấp thông tin về

trạng thái các đơn hàng đã cập nhật, các đơn hàng đã được chuyển thành Packing
List, các đơn hàng đã được chuyển sang kế toán. Các thông tin này được cung cấp
bởi chức năng “Xem số liệu...”
Các thao tác nghiệp vụ không tránh khỏi nhầm lẫn, có thể bạn thực hiện
nhầm hoặc thừa các động tác, hoặc tác nghiệp trên thực tế sau đó bị hủy bỏ, khi đó
bạn có nhu cầu hủy các công việc này (đó là hủy việc đóng gói đơn hàng, hủy việc
vận chuyển Packing List, hủy việc chuyển số liệu sang kế toán). Bạn sẽ sử dụng
chức năng “Hủy tác nghiệp...”
3.4.2. Đơn đặt hàng người bán (mua hàng) – Purchase order
Module con Đơn đặt hàng người bán có đầu vào là các đơn đặt mua hàng.
Các đơn đặt mua hàng hóa, vật tư có thể được tạo ra một cách tự động căn cứ theo
Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

22


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

các đơn đặt hàng từ khách hàng và trạng thái tồn kho hàng hóa. Các đơn đặt mua vật
tư phục vụ sản xuất phát sinh căn cứ theo các đơn đặt hàng (sản xuất) từ khách hàng
(có thể là chính công ty bạn), cơ cấu BOM của thành phẩm (Bill Of Material chứa
đựng Định mức vật tư cho sản phẩm) và trạng thái tồn kho vật tư hiện tại (lấy từ hệ
thống kế toán). Các đơn đặt mua hàng hóa, vật tư cũng có thể được tạo ra bằng cách
cập nhật bằng tay vào hệ thống.
Sau khi có danh mục đơn đặt hàng tạo tự động hoặc bằng tay, điều đó không
có nghĩa là bạn đã chính thức đặt hàng. Bạn có thể chính thức đặt hàng bằng chức
năng “Chính thức đặt hàng người bán”, ở đây bạn đánh dấu các đơn hàng để chính
thức đặt hàng và in ra các phiếu đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp. Sau khi đặt hàng,
nhân viên kinh doanh sẽ theo dõi quá trình thực hiện đơn mua hàng và thúc đẩy cho
đúng tiến độ. Khi hàng đặt mua về, bạn có thể kết thúc đơn hàng và chuyển số liệu

sang kế toán. Bạn sẽ không cần phải cập nhật các phiếu nhập hàng vào kho vì các
phiếu này đã được tự động sinh ra dựa theo các số liệu của đơn hàng và một số
thông số kế toán (tài khoản, thuế suất thuế GTGT...) do bạn nhập vào khi được
chương trình yêu cầu, các thông tin này được lưu lại để bạn không cần phải chỉ ra ở
những lần sau.
Tại bất cứ thời điểm nào, bạn có thể xem được danh mục hàng đã đặt nhưng
chưa nhận về để biết được mức độ đáp ứng hàng hóa cho bán hàng và vật tư cho sản
xuất trong thời gian tiếp theo, cũng như có những biện pháp thúc đẩy khi đơn hàng
bị chậm trễ.
Tương tự như sub module Quản lý đơn hàng người mua, trong quá trình quản
lý đơn mua hàng, chương trình luôn cung cấp thông tin về trạng thái các đơn mua
hàng đã cập nhật, các đơn hàng đã được chính thức đặt hàng, các đơn hàng đã được
chuyển sang kế toán. Các thông tin này được cung cấp bởi chức năng “Xem số
liệu...”
Các thao tác nghiệp vụ không tránh khỏi nhầm lẫn, có thể bạn thực hiện
nhầm hoặc thừa các động tác, hoặc tác nghiệp trên thực tế sau đó bị hủy bỏ, khi đó
bạn có nhu cầu hủy các công việc này (đó là hủy việc chính thức đặt hàng cho đơn
hàng, hủy việc chuyển số liệu đơn hàng sang kế toán). Bạn sẽ sử dụng chức năng
“Hủy tác nghiệp...”

Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

23


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

Một trong những mối liên kết rất quan trọng của sub module Quản lý đơn
hàng người bán là mối liên hệ với module Quản trị sản xuất. Trong trường hợp hàng
bán được đặt mua bởi khách hàng là sản phẩm của công ty bạn. Khi đó, bạn phải

“đặt hàng” với bộ phận sản xuất. Thao tác liên kết này được thực hiện bởi chức năng
“Chuyển đơn đặt hàng sản phẩm thành các lệnh sản xuất”. Một lệnh sản xuất là một
yêu cầu sản xuất ra một số lượng sản phẩm xác định có thời hạn hoàn thành chỉ ra.
3.5.Quản lý bảo hành (Maintenance Management)
Module Quản lý bảo hành sử dụng cho các doanh nghiệp cung cấp trang
thiết bị, máy móc có bảo hành (như buôn bán máy tính...). Hàng hóa bán đi được
bảo hành trong thời gian nhất định. Trong thời gian đó, những công việc liên quan
đến bảo hành sẽ được quản lý bởi module Quản lý bảo hành.
Khi bán hàng hóa, bộ phận bảo hành cập nhật các mục hàng hóa có bảo hành vào
“Danh sách hàng hóa bảo hành”. Bạn có thể in phiếu bảo hành tại đây và gửi cho
khách hàng. Giấy bảo hành làm căn cứ để công ty bạn có trách nhiệm bảo hành cho
hàng hóa tương ứng.
Khi nhận hàng bảo hành (khách hàng mang tới và yêu cầu bảo hành), Ban có
thể truy cập lại dữ liệu trong danh sách hàng bảo hành theo mã số sản phẩm (Seri),
theo khách hàng, theo thời gian mua hàng... và biết được hàng có thuộc diện được
bảo hành hay không. Nếu được, bạn chấp nhận bảo hành. Kể cả trong trường hợp
khách hàng bị mất giấy bảo hành, bạn vẫn có thể biết được hàng có thuộc diện đang
trong thời gian bảo hành hay không và quyết định nhận hay không việc bảo hành.
Bộ phận bảo hành đánh dấu mục hàng nhận bảo hành (là trạng thái đang bảo
hành), cập nhật tình trạng hỏng hóc, lên kế hoạch lịch trình sửa chữa (kể cả chi phí),
tiến hành sửa chữa, theo dõi tiến độ công việc bảo hành, khi hoàn thành thì trả lại
cho khách hàng... tất cả những thông tin của các công việc này được cập nhật, lưu
trữ vào chương trình bằng chức năng “Theo dõi bảo hành”. Khi khách hàng gọi
điện hỏi, nhân viên bảo hành luôn trả lời được tiến độ thực hiện công việc bảo hành,
kế hoạch hoàn thành và có những thông tin chắc chắn để khách hàng an tâm.
Module Quản lý bảo hành cũng luôn nhắc nhở nhân viên bảo hành về tình
trạng các vụ việc bảo hành, thời gian cần phải hoàn thành công việc và sẽ không có

Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44


24


Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp - ERP

những hàng bảo hành bị cất vào kho và chìm vào quên lãng cho đến khi khách hàng
“hỏi thăm”.
Cuối cùng, bạn có thể thống kê tần suất bảo hành theo hàng hóa, theo thời
gian, thống kê về các lỗi sản phẩm nảy sinh... và do đó có kế hoạch cải tiến quy trình
sản xuất hoặc yêu cầu nhà cung cấp giao hàng chất lượng hơn...
3.6.Hệ thống cơ sở dữ liệu báo cáo (ReportBase)
Hệ thống cơ sở dữ liệu báo cáo là hệ thống cập nhật các số liệu trên các báo cáo theo
các mẫu xác định , lưu trữ lại . Hệ thống này đảm bảo các mẫu theo quy định của Bộ
Tài chính, đồng thời có chức năng chắt lọc dữ liệu từ các báo cáo phụcvụ cho các
hoạt động sau này của doanh nghiệp.

CHƯƠNG 4. ỨNG DỤNG CỦA ERP TRONG
THỰC TẾ
----------*-----------

4.1.Những vấn đề gặp phải khi triển khai ERP tại một số doanh nghiệp ở Việt
Nam.
4.1.1.Các khó khăn
4.1.1.1.Hệ thống quản lý:
Không thống nhất
Thiếu chi tiết và rõ ràng
Các quy định còn chồng chéo
Vũ Trọng Nghĩa – Công nghệ phần mềm K44

25