Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop

Mục lục
Lời mở đầu............................................................................................................
Chương 1: Phân tích đánh giá hiện trạng..........................................................
Chương 2: Khảo sát hệ thống.............................................................................
2.1.Mục đích.....................................................................................................
2.2.Chức năng của phần mềm..........................................................................
2.3.Đối tượng sử dụng.........................................................................................
2.4.Tính khả thi của phần mềm..........................................................................
2.5.Một số biểu mẫu dùng trong phần mềm .....................................................
Chương 3: Phân tích hệ thống...........................................................................
3.1. Phân tích hệ thống về mặt chức năng......................................................
3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu..................................................................................
3.3. Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu..........................................................28
Chương 4: Thiết kế hệ thống ...........................................................................
4.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu...............................................................................
4.2.Thiết kế giao diện hệ thống.....................................................................
Kết luận .............................................................................................................
Tài liệu tham khảo ............................................................................................

1


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, máy tính xách tay ngày càng trở lên phổ biến vì thế ngày
càng xuất hiện nhiều trung tâm mua bán mặt hàng này. Như vậy việc xây
dựng một hệ thống quản lý phục vụ công việc bán mặt hàng này là hết sức
quan trọng.

Với những kiến thức đã được học, em tìm hiểu và xây dựng “Phần
mềm quản lý bán laptop” để phần nào đáp ứng nhu cầu trên. “Phần mềm
quản lý bán laptop” sẽ lưu trữ, tổ chức, sắp xếp lại dữ liệu giúp cho việc
quản lý được dễ dàng và hiệu quả. Trong thực tế, việc quản lý các hoạt động
kinh doanh còn rất nhiều vấn đề phức tạp, đòi hỏi phải có trình độ chuyên
môn. Tuy nhiên trong khuôn khổ của đề tài nghiên cứu, em chỉ nêu lên các
vấn đề cơ bản cần giải quyết trong hiện nay.
Vì thời gian và khả năng có hạn, nên không thể tránh khỏi những thiếu
sót. Kính mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp của q thầy cô và các bạn.
Em xin bày tỏ sự biết ơn chân thành đối với sự giúp đỡ tận tình của
thầy Nguyễn Thái Ngọc, người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đồ án
này
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 23 tháng 05 năm 2011
Sinh viên :
Lớp
2

: Toán Tin 1- K51


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop

CHƯƠNG 1: PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
Qua quá trình tìm hiểu thực tế em có một số phân tích và đánh giá về tình
hình quản lý kinh doanh thực tế ở các cửa hàng vừa và nhỏ như sau:
1. Hiện này, các cửa hàng vừa và nhỏ phần lớn chưa áp dụng được hình
thức quản lý bằng công nghệ phần mềm. Do đó, mô hình công ty được
tổ chức khá phức tạp trong nhân sự cũng như trong kinh doanh. Phần
lớn các cửa hàng được tổ chức theo mô hình sau :


- Ban giám đốc: Quản lý các hoạt động kinh doanh của cửa hàng
- Phòng kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng, nhà cung cấp
- Phòng kế toán: Cân đối thu chi việc xuất nhập sản phẩm, thực hiện
điều chỉnh giá…
- Phòng quản lý kho : Quản lý công việc xuất nhập hàng hóa trong kho,
theo dõi và thống kê hàng tồn

3


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop
- Phòng kó thuật : Cài đặt, kiểm tra sản phẩm khi nhập hàng và khi giao
hàng cho khách
2. Hiện nay, cửa hàng phải trực tiếp quản lý khối lượng mặt hàng rất lớn,
lưu lượng xuất nhập kho của mặt hàng, lượng hàng bán ra cũng như
thống kê tình hình mua bán hàng của cửa hàng, từ đó đề ra chiến lược
kinh doanh có hiệu quả cao. Tuy nhiên việc quản lý đó còn thủ công
và phân tán, làm chậm chễ kế hoạch, không kòp nắm bắt thay đổi của
thò trường. Do đó, để phù hợp với hoàn cảnh mới, việc hiện đại hóa
cùng với tin học hóa trong công tác quản lý kinh doanh ở cửa hàng là
điều cần thiết và ưu tiên trong kế hoạch phát triển kinh doanh của cửa
hàng.
3. Công việc quản lý hoạt động kinh doanh là công việc phức tạp được
người quản lý quan tâm. Công tác quản lý không chỉ quản lý về mặt
hàng, số lượng, nơi sản xuất mà phải nắm rõ tình hình thò trường, nhu
cầu người tiêu dùng, thống kê số liệu về mặt hàng, doanh thu… để đònh
hướng, lập kế hoạch cho công việc kinh doanh. Đây là kho dữ liệu rất
lớn, không thể lưu trữ một cách thủ công như trước đây mà phải sử
dụng máy tính lưu trữ là hiệu quả nhất và khoa học nhất.

4. Kết quả thống kê, phân tích mặt hàng là cơ sở cho việc đònh hướng, lập
kế hoạch nhập hàng và bán hàng. Và khi cần thông tin một mục hàng,
việc tìm kiếm phải nhanh chóng, đáp ứng nhanh kết quả cho người

4


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop
dùng. Việc này hiện nay các cửa hàng quản lý thủ công chưa thể đáp
ứng được.

Đánh giá:
- Mô hình tổ chức công ty hiện nay quá cồng kềnh, với một người đóng
vai trò là “Người quản lý” khó có thể quản lý tốt nhân viên của mình ở
nhiều mảng khác nhau.
- Nhân viên khó có thể kết nối đến nhau để triển khai công việc hiệu quả
nhất
- Mất quá nhiều thời gian đêû nhân viên kho kiểm kê và độ chính xác sẽ
không cao
- Nhu cầu phần mềm quản lý kinh doanh nhỏ lẻ là rất lớn, là cơ hội cho
các nhà phát triển phần mềm
Trên cơ phân tích đánh giá hiện trạng thực như trên, em tìm hiểu và phát
triển “Phần mềm quản lý bán laptop " với mong muốn đáp ứng được các
yêu thực tại và hỗ trợ cho công tác quản lý có hiệu quả cao.

5


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop


CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
2.1.

Mục đích

Phần mềm “Quản lý bán laptop” là phần mềm quản lý công việc mua bán
hàng hoá trong cửa hàng, quản lý lưu lượng xuất nhập kho của mặt hàng,
thực hiện hỗ trợ thống kê doanh thu, số lượng mặt hàng mua bán, thống kê
mặt hàng tồn… giúp cho công tác quản lý của cửa hàng dễ dàng, tập trung,
hiệu quả cao. Phần mềm “Quản lý bán laptop” sẽ lưu những thông tin liên
quan và hỗ trợ tối đa đến các quy trình nghiệp vụ mua bán sau:
1. Quy trình 1: Quá trình cửa hàng nhập sản phẩm từ nhà cung cấp
Dựa vào tổng kết thống kê báo cáo của phần mềm sẽ giúp người quản
lý dễ dàng hoạch đònh được hướng kinh doanh và nhu cầu nhập hàng.
Khi có nhu cầu nhập hàng, phần mềm sẽ cân đối thu chi, số lượng, tài
chính… từ đó giúp người quản lý lập kế hoạch nhập hàng. Khi có quyết
đònh nhập hàng, phiếu yêu nhập hàng sẽ được gửi đến nhà cung cấp.
Khi hàng được nhập về, bộ phận kó thuật xác nhân lại thông số sản
phẩm. Tất cả các thông tin về sản phẩm, phiếu yêu cầu mua hàng, hóa
đơn mua hàng được lưu vào hệ thống theo thời gian thực…
6


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop
2. Quy trình 2: Quá trình xuất sản phẩm bán cho khách hàng
Sau khi khách hàng chọn được sản phẩm cần mua và thực hiện thanh
toán, phần mềm sẽ hỗ trợ lập hóa đơn mua hàng.
3. Quy trình 3: Quá trình bảo hành sản phẩm của khách hàng
Trong thời gian khách hàng sử dụng, sản phẩm phát sinh lỗi. Khi ấy
khách hàng mang sản phẩm, phiếu bảo hành và hóa đơn mua hàng tới

cửa hàng, phần mềm sẽ hỗ trợ kiểm tra lại các thông tin cần thiết để
chấp nhận bảo hành hay từ chối bảo hành. Khi nhận bảo hành toàn bộ
thông tin nhận bảo hành từ khách hàng được lưu vào hệ thống và giao
cho khách hàng phiếu hẹn trả bảo hành.
4. Quy trình 4: Lập báo cáo tồn kho, báo cáo doanh thu
Khi có yêu cầu hay theo đònh kì, bộ phận nghiệp vụ lập các báo cáo về
hàng tồn kho, doanh thu… để người quản lý lắm bắt tình hình kinh
doanh của của hàng từ đó đưa ra kế hoạch và hướng kinh doanh tiếp
theo…
2.2.

Chức năng của phần mềm

2.2.1. Quản lý các dữ liệu về hàng hoá, đối tác :
•

Hồ sơ về khách hàng

•

Hồ sơ về nhà cung cấp

•

Hồ sơ mặt hàng.

•

Hồ sơ nhà sản xuất


2.2.2. Quản lý các dữ liệu về chứng từ :
•

7

Hồ sơ ký kết hợp đồng giao dòch với đối tác.


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop
•

Hồ sơ chứng từ hoá đơn bán

•

Hồ sơ chứng từ hoá đơn mua.

2.2.3. Quản lý các công việc khác của hệ thống :

2.3.

•

Tìm kiếm theo yêu cầu của người dùng.

•

Các loại thống kê: số lượng, doanh thu, tồn kho…

Đối tượng sử dụng


2.3.1. Người quản lý cửa hàng.
Là người có toàn quyền quản lý kinh doanh, quản lý nhận sự tại của
hàng, người đưa ra những phân tích, quyết đònh cuối cùng trong quá
trình kinh doanh tại của hàng
2.3.2. Bộ phận nghiệp vụ của cửa hàng
Là những nhân viên bán hàng, nhân viên kó thuật của cửa hàng
2.4.
-

Tính khả thi của phần mềm
Tiết kiệm chi phí nhân lực quản lý

- Xử lý nhanh và hiệu quả công việc kinh doanh
- Dễ dàng đưa ra báo cáo thống kê
- Giảm thiểu sai xót trong quá trình tính toán
2.5.

8

Một số biểu mẫu dùng trong phần mềm


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop

2.5.1. Biểu mẫu phiếu nhập hàng

PHIẾU NHẬP HÀNG
Mã số:………………………..


Ngày: …………

NCC:……………………………………………………………………………….
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………
Số điện thoại: ……………………………………………………………………..

STT

Mã hàng

Tên hàng

Đơn giá

Số lượng

Tổng tiền:

Số tiền bằng chữ: ………………………………………………………………….

Ngày…..tháng….năm 20......

9


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop
Đại diên nhà cung cấp

2.5.2. Biểu mẫu phiếu xuất hàng


10

Đại diện cơng ty


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop

PHIẾU XUẤT HÀNG
Mã số:………………………..

Ngày: ……………..

Khách hàng…………………………………………………………………….
Địa chỉ………………………………………………………………………….
Số điện thoại: …………………………………………………………………..
STT

Mã hàng

Tên hàng

Đơn giá

Số lượng

Tổng cộng:

Số tiền bằng chữ: ………………………………………………………………
Ngày…..tháng….năm 20......
Khách hàng


2.5.3. Biểu mẫu phiếu bảo hành
11

Cơng ty


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop

PHIẾU BẢO HÀNH
Mã số:………………………..

Ngày: ……………..

Khách hàng…………………………………………………………………….
Địa chỉ………………………………………………………………………….
Số điện thoại: …………………………………………………………………..
Ngày hẹn trả : …………………………………………………………………..
STT

Mã hàng

Tên hàng

Hạn bảo hành

Ngày…..tháng….năm 20......
Nhân viên nhận

2.5.4. Biểu mẫu báo cáo tồn kho

12

Khách hàng


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop

BÁO CÁO TỒN KHO
Ngày : ……………………………………………………………………………
STT Mã

Tên hàng

Số lượng nhập

Số lượng xuất

Số lượng tồn

hàng

Tổng số lượng tồn

Ngày…..tháng….năm 20......
Người báo cáo

2.5.5. Biểu mẫu báo cáo thống kê sản phẩm bán nhiều
BÁO CÁO SẢN PHẨM BÁN NHIỀU
Từ ngày………..Đến ngày………..
STT Mã hàng Số lượng nhập


Đơn giá

Số lượng bán

Tổng số lượng bán
Ngày…..tháng….năm 20…...
Người báo cáo

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
3.1.

Phân tích hệ thống về mặt chức năng

13


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop
Phân tích hệ thống về mặt chức năng nhằm mục đích thiết lập mô hình xử lý
của hệ thống và trả lời câu hỏi: “phần mềm làm gì ?” tức là đi sâu vào bản
chất, đi sâu vào chi tiết của hệ thống về mặt xử lý thông tin
3.1.1. Sơ đồ phân cấp chức năng
Mục đích của sơ đồ phân cấp chức năng là:
- Xác đònh phạm vi mà hệ thống cần phân tích
- Tiếp cận logic tới hệ thống mà trong đó các chức năng được làm sáng
tỏ để sử dụng cho mô hình này

3.1.2. Phân rã và đặc tả các chức năng
a. Chức năng quản lý hệ thống
- Chức năng quản lý danh mục


14


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop

- Chức năng quản lý định nghĩa sản phẩm

b. Chức năng quản lý nhân sự
- Chức năng quản lý người dùng

15


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop

- Chức năng quản lý nhà cung cấp

- Đặc tả chức năng quản lý nhà sản xuất

16


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop

- Đặc tả chức năng quản lý khách hàng

c. Chức năng quản lý kinh doanh
- Đặc tả chức năng quản lý xuất sản phẩm
17



Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop

- Đặc tả chức năng quản lý nhập sản phẩm

- Đặc tả chức năng quản lý đặt hàng của khách hàng

18


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop

- Đặc tả chức năng quản lý bảo hành

19


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop

d. Chức năng tìm kiếm
- Đặc tả chức năng tìm kiếm sản phẩm

- Đặc tả chức năng tìm kiếm khách hàng

20


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop


- Đặc tả chức năng tìm kiếm đối tác

e. Chức năng báo cáo
- Đặc tả chức năng báo cáo doanh thu bán hàng

21


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop

- Đặc tả chức năng báo cáo tồn kho

- Đặc tả chức năng báo cáo thông kê sản phẩm bán chạy

22


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop

3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu
- Sơ đồ luồng dữ liệu nhằm mô tả tập hợp các chức năng của hệ thống
trong các mối quan hệ trước sau trong quá trình xử lý, trong việc bàn
giao thông tin cho nhau
- Mục đích của sơ đồ phân luồng dữ liệu :
1. Giúp ta thấy được bản chất của hệ thống, làm rõ chức năng nào cần
thiết cho quản lý, chức năng nào cần hoàn thiện để hoàn tất quá
trình xử lý
2. Chỉ rõ thông tin nào cần chuyển giáo giữa các chức năng, qua đó
thấy được trình tự xử lý của chúng
- Các thành phần của sơ đồ luồng dữ liệu:

1. Các chức năng xử lý: là thành phần tương trưng chỉ ra một chức
năng hay một quá trình trong hệ thống

23


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop

2. Luồng dữ liệu : là thành phần tượng chưng cho luồng thông tin dữ
liệu trong một quy trình
3. Kho dữ liệu : là luồng thông tin lưu giữ để các chức năng truy cập
vào
3.2.1. Sơ đồ ngữ cảnh

24


Phần Mềm Quản Lý Bán Laptop
3.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

25