Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

Lời mở đầu
Trong công tác quản lý tại doanh nghiệp việc quản lý Kế toán là phức tạp
và mất nhiều công sức nhất. Vì các lý do sau:
1. Khối lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh quá nhiều, chỉ tính riêng mảng Vật
t và công nợ đã là một khối lợng các nghiệp vụ khổng lồ các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh.
2. Một chứng từ gốc phát sinh thì ghi vào rất nhiều sổ sách:
Ví dụ: Chứng từ Phiếu chi chi tiền mua Vật T (mua trả chậm) của Cty A
có 10 vật t, số tiền là 20.000.000 đồngtrên thực tế bạn phải lên sổ sách sau:
a. Sổ quỹ để theo dõi lợng tiền đã chi 20.000.000 đồng và là cơ sở để tính
số lợng tồn quỹ.
b. Báo cáo Quỹ tiền mặt, để báo cáo cho Kế toán trởng và Giám đốc
hằng ngày
c. Vào sổ chi tiết thanh toán TK 331 (Phải trả cho ngời bán) để theo dõi
công nợ chi tiết cho Cty A.
d. Viết phiếu nhập kho và theo dõi 10 vật t trên.
e. Vào sổ chi tiết Vật t và theo dõi từng mặt hàng VTA, VTB, VTA...cả
số lợng lẫn giá trị
f. Cuối tháng lên bảng cân đối nhập xuất tồn vật t (dĩ nhiên có cả 10 loại
vật t trên).
Nh vậy, chỉ mới xét đến khía cạnh Kế toán chi tiết, chứ cha xét đến Kế
toán tổng hợp thì bạn đã phải làm ở động tác ghi chép mà chỉ duy nhất có một
phiếu chi.
3. Số liệu trên các sổ cha chắc đã thống nhất với nhau, cuối tháng kế toán
phải tiến hành đối chiếu sổ sách, khi phát hiện sai, thì có khi mất 2 đến 3
ngày mới tìm ra chỗ sai.
Ngoài ra còn có những lý do khác nữa nh: Truy xuất tìm kiếm, in ấn cho

đẹp. Với những lý do nói trên, việc sử dụng chơng trình trong công tác quản lý
kế toán là vấn đề hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp.

Trang 1


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

Phần I: Giới thiệu chơng trình kế toán
Chơng trình kế toán:
Chơng trình kế toán khép kín là chơng trình tổng hợp quản lý từ A đến Z,
chơng trình đợc bao gồm từ kế toán Chi tiết đến Kế toán Tổng hợp. Một chơng
trình kế toán đầy đủ bao gồm các phần nh sau: Thu chi, Tồn Kho, Công nợ,
Thuế VAT, Tài sản, Tổng hợp, ngoàI ra còn có những phần phụ trợ cho chơng
trình nh Hệ thống, Danh mục, Số d...
Trong phần báo cáo này chỉ nghiên cứu phần Thu chi và các loại báo cáo,
Bảng kê, Chứng từ và Sổ Cái. Xây dựng cho bạn những kỹ năng kỹ xão để lập
chơng trình Kế toán.
Vì sao ta lại chọn phần Thu Chi để viết chơng trình:
1. Khác với các chơng trình Vật t, các chứng từ tiền tệ phản ánh tình hình Thu
chi ngân sách và mọi vấn đề liên quan đến tình hình tài chính cảu đơn
vị.Chứng từ tiền tệ đợc các đơn vị quan tâm hơn, điều này cũng dễ hiểu do giá
trị của đồng tiền bao giờ cũng nhận thấy ngay. Bài toán này cho chúng ta biết
đợc tình hình tài chính của đơn vị, khả năng và hiệu quả của đồng vốn.
2. Nghiệp vụ tiền tệ lại có những quy luật riêng của nó và mang tính sống còn
đối với đơn vị và có lẽ lâu dài chúng ta nên lấy tiền tệ làm thớc đo hiệu quả
công việc thì mới phản ánh thực chất hiệu quả kinh doanh của đơn vị.
3. Phần Thu Chi mang cả đặc trng Kế toán chi tiết và Kế toán tổng hợp

Phơng pháp sổ ghi chép Kế toán:
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung
Trong các chơng trình ghi chép sổ Kế toán thì hình thức Nhật ký chung và
chứng từ ghi sổ đợc chọn để viết Chơng trình Kế toán vì các hình thức này có sổ
sách, bảng kê, báo biểu phù hợp với việc xây dựng CSDL.
Trong những năm trớc đây thờng dùng hình thức Nhật Ký Chung nhng
giai đoạn gần đây do sự ra đời hình thức Chứng từ ghi sổ nên ngời ta thờng chọn
hình thức này.

Trang 2


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

Phần II: Tình hình tổ chức công tác hoạch toán
bằng tiền tại công ty CNTH Phơng Tùng.
Giới thiệu về Công ty CNTH Phơng Tùng:
I. Quá trình hình thành, phát triển và hoạt động kinh doanh của Cty CNTH Ph ơng Tùng.
1. Quá trình hình thành và phát triển của Cty.

Cty TNHH CNTH Phơng Tùng tiền thân Doanh Nghiệp T nhân Phơng
Tùng đợc hình thành từ ngày 1/8 /95 hoạt động trong lĩnh vực Tin học và Trang
thiết bị Văn phòng. Một Cty chuyên kinh doanh máy vi tính đợc a chuộng trong
cả nớc.
Cty CNTH Phơng Tùng nằm ở trung tâm Thành Phố Đà Nẵng , trụ sở
chính nằm ở 40. Nguyễn Văn Linh, cách sân bay Đà Nẵng khoảng 4km. Đã mở
chi nhánh ở Tam Kỳ và kho hàng nằm ở 163. Hàm Nghi Đà Nẵng.
Cty đợc thực hiện theo chế độ hoạch toán độc lập, mở tài khoản tại ngân

hàng, đợc sử dụng con dấu riêng, giao dịch trực tiếp kinh doanh và có t cách
pháp nhân đầy đủ.
Từ năm 1996 hàng hóa các loại máy vi tính hiện đại của Cty không ngừng
tăng lên đã góp phần đáng kể vào tiêu dùng trong cả nớc. Đến năm 31/12/1997
DNTN Phơng Tùng chuyển thành Cty TNHH CNTH Phơng Tùng, công ty đã
mạnh dạng vay vốn đầu t trên 2 triệu USD. Từ năm 1998 Cty Phơng Tùng đã
tiếp tục đầu t thêm nữa trong lĩnh vực tin học. Hiện nay sản phẩm chính của Cty
là các loại máy vi tính , những bộ phận trong máy vi tính và các bộ phận khác.
Máy vi tính : Sam Sung, LG, Dell, PII, PIII, PIV..Intel
Những bộ phận của nó : Catridge, CPU, UPS, Ram, Hdd, Card, Monitor,
Key, Mouse...
Các loại máy in nh : Máy in Canon, máy in HP 1300
2. Chức năng và nhiệm vụ của Cty:

Chức năng của chính của Cty là chuyên kinh doanh máy vi tính nhằm
phục vụ nhu cầu kinh doanh cầu ngành của địa phơng TW và các thành phần
kinh tế trong cả nớc. Thông qua các hoạt động cung ứng vật t hàng hóa cho các
đơn vị trong ngành tin học, các đơn vị kinh doanh khác nhằm khai thác triệt để
mọi tiềm năng phục vụ vận chuyển khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng
cả về số lơng và chất lợng trên cơ sở mở rộng nâng cao chất lợng sản phẩm sản
xuất đáp ứng kịp thời nhu cầu tiêu dùng mới.
Cty Phơng Tùng đã đào tạo đội ngũ nhân viên kỹ thuật lành nghề kinh
nghiệm và rất nhiệt tình trong công tác phục vụ khách hàng luôn thực hiện theo
khẩu lệnh Tấc cả vì khách hàng. Tổ chức kinh doanh liên doanh liên kết với
các đối tác trong nớc để kinh doanh máy vi tính cho ngành tin học vì vậy Cty đã
mở thêm chi nhánh tại Tam Kỳ.
Trang 3


Đề tài tốt nghiệp


Hệ Quản Lý Tiền Mặt

Trong nhiều năm qua Cty đã tham gia nhiều công trình giới thiệu có chất
lợng cao nh:
STT

01

02
03
04

05

06
07

Nội dung
Lắp đặt hệ thống máy
chủ IBM, máy trạm
IBM và các thiết bị
ngoại vi cho mạng
máy vi tính kế toán
Lắp đặt mạng máy vi
tính cho trờng ĐHKT+
Server IBM
Lắp dặt Phòng máy
tính chuyên ngành
Lắp đặt Phòng Lab

Công Nghệ phần mềm
và phòng giáo trình
điện tử

Tên đối tác
Tổng Giá trị
Bu điện Quảng 1.138.750.000
Nam

Đại học Đà
Nẵng
Đại học
Nẵng
Đại học
Nẵng

800.955.000

Đà 800.588.550
Đà 685.658.000

Lắp đặt máy tính và Trờng
Cao 655.454.000
thiết bị chiếu
Đẳng
Giao
Thông II
Cung ứng trang thiết Đại Học Đà 565.182.000
bị phục vụ giảng dạy
Nẵng

Cung cấp thiết bị Trờng TH Điện 562.377.000
mạng và lắp đặt máy III
vi tính

Và các đối tác khác nh: Ban quản lý dự án các công trình điện Miền
Trung, Sở tài chính vật giá Đà Nẵng, Cty Truyền tải điện II, III. Ngoài ra chúng
tôi còn thực hiện đợc nhiều hợp đồng có giá trị khác.
Nhiệm vụ cụ thể của Cty:
Cty có nghĩa vụ nộp đầy đủ thuế cho nhà nớc, thuế nhà đất và thuế VAT.
Xây dựng các chiến lợc dài hạn và trung hạn, lập các phơng án đầu t, liên
doanh liên kết với các đối tác, khách hàng trên cơ sở cùng có lợi.
Doanh nghiệp ngành nghề đã đăng ký thực hiện đúng nhiệm vụ mà ngành
và nhà nớc giao nghiên cứu đợc ứng dụng trong khoa học kỹ thuật và kinh
doanh nhằm tạo ra những mặt hàng mới phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Đảm bảo công ăn việc làm và mức thu nhập cho toàn ngành trong công ty.

Trang 4


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

3. Tình hình kinh doanh của Cty:

Tình hình kinh doanh của Cty ngày càng phát triển, công tác hoạch định
đi đúng hớng, công tác quản lý xây dựng chiến lợc kinh doanh tơng đối phù hợp
với sự diễn biến của thị trờng.
Mặc khác tuy công tác kinh doanh đợc thực hiện tốt nhng công tác bán
hàng cha đợc hình thành định mức kế hoạch đề ra, vì vậy Cty cần phải có biện

pháp để quy trình hoạt động kinh doanh của mình đợc tốt hơn.
II. Bộ máy tổ chức quản lý ở Cty CNTH Phơng Tùng:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý :
1. Bộ máy quản lý:

Công ty là một DN t nhân với tổng số nhân viên trên 40 ngời. Tổ chức
bộ máy theo mô hình trực tuyến, đây là kiểu tổ chức có nhiều u điểm, có tính cơ
động cao mở rộng phát huy tự chủ cho cấp dới, sử dụng hiệu quả các nguồn
nhân lực, hạn chế của đơn vị, nhờ tập trung cá đầu mối các nhiệm vụ và phát
huy hiệu quả của chuyên môn hóa. Tuy nhiên có phạm vi một chủ trơng dẫn đến
chồng chất lẫn nhau trong quản lý điều hành, để khắc phục nhợc điểm này cty
đã quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.
Bộ phận quản lý gồm:
- Một Giám Đốc.
- Hai phó Giám Đốc: phó Giám Đốc Kinh Doanh và phó giám đốc
Kỹ Thuật.
- Và có năm phòng ban khác.
2. Chức năng và nhiệm vụ:

Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trớc nhà nớc hoạt động kinh doanh và
bảo vệ an toàn cho Cty về mọi mặt là ngời đại diện cho tập thể, cho ngời lao
động. Tổng giám đốc có quyền quyết định toàn bộ mọi công việc điều hành hoạt
động theo đúng pháp luật và chính sách nhà nớc chịu trách nhiệm về kết quả
hoạt động kinh doanh của Cty, trực tiếp điều hành phòng kinh doanh xuất nhập
khẩu và phòng tài chính, kế toán và các phòng bán hàng.
- Một phó Giám Đốc có trách nhiệm giúp cho tổng Giám Đốc về mặt
kinh doanh và trực tiếp điều hành tại Cty.
- Một phó Giám Đốc thay mặt Giám Đốc giải quyết mọi công việc điều
hành của Cty khi tổng Giám Đốc đi vắng và trực tiếp điều hàng phong

hành chính và nhân sự.
- Phòng hành chính nhân sự: có chức năng hành chính công tác lao động
tiền lơng và tham mu cho chính sách khen thởng.
- Phòng bảo hành: Có chức năng sủa lại máy vi tính trong thời hạn còn
bảo hành.
- Phòng kinh doanh : Xây dựng các chiến lợc kinh doanh, xây dựng các
kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh hàng ngày, hàng tuần, tháng
Trang 5


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

quý, năm... cung ứng hàng hóa đầu vào, tiếp thu chào hàng quảng cáo
và tổ chức tiêu thụ sản phẩm đầu ra.
- Phòng kỹ thuật : Theo dõi tham mu cho Giám Đốc về công tác kỹ thuật
trên các lĩnh vực gồm: Thiết bị tin học hiện đại, chất lợng hàng hóa đầu
vào, những năng suất thiết bị môi trờng, kỹ thuật công tác an toàn về
thiết bị xây dựng và triển khai thực hiện các dự án đầu t và phát triển
toàn bộ Cty. Tổ chức triển khai định kỳ và sữa chửa thiết bị trong máy
vi tính, nghiên cứu và triển khai thực hiện các đề tài, khoa học kỹ thuật,
đa vào áp dụng trong kinh doanh.
- Phòng kế toán có nhiệm vụ: Công tác tài chính, hoạch toán công tác
sản xuất, kinh doanh phân tích các hoạt động tài chính, xác định hiệu
quả kinh doanh quyết toán, hoạt động của kinh doanh và công trình
xây dựng cơ bản, vốn tại doanh nghiệp.
Công tác kế toán: Ghi chép thống kê và tính toán phản ánh toàn bộ số liệu
đầu vào, đầu ra phản náh tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, tiền vốn,
công nợ, các quá trình, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng nguồn

vốn cho toàn Cty.
Sơ đồ tổ chức quản lý của Cty
Giám đốc Cty

Phó giám đốc kỹ thuật

P.

P.

Bảo
hành

Kỹ
thuật

Phó giám đốc kinh doanh

P. Tổ
chức
hành
chính

P.
Kế
toán

P.
Kinh
doanh


CN Tam Kỳ

Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
III. Tổ chức hoạch toán kế toán tại Cty Phơng Tùng:

Căn cứ vào hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức quản lý cty lựa chọn
hình thức kế toán tập trung :
1. Kế toán kiêm trởng phòng kế toán:

Là ngời lãnh đạo tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị, có
trách nhiệm đôn đốc nhắc nhở mọi ngời trong phòng hoàn thành nhiệm vụ của
Trang 6


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

mình kịp thời, chính xác. Đồng thời cũng là ngời chịu trách nhiệm cung cấp
thông tin về tình hình tài chính của cty. Trỏng phòng kế toán còn là ngời hớng
dẫn chỉ đạo các nhân viên kế toán theo các nội quy, theo dõi các khoản phải thu
phải trả ở sổ chi tiết, sổ tổng hợp chi tiết TK 131, 338, 366...
2. Kế toán kiêm phó phòng kế toán tổng hợp:

- Tổng hợp giá thành: Lập bảng tổng hợp giá thành
- Theo dõi các khoản chi phí của DN, chi phí bán hàng, mở sổ theo dõi
chi tiết, chi phí quản lý DN, bảng tổng hợp chi phí báng hàng và lên chứng từ
ghi sổ.

- Theo dõi TSCĐ, khấu hao TSCĐ.
- Cuối tháng kế toán tổng hợp các chứng từ ghi sổ, kế toán thanh toán và
kế toán chi tiết vào sổ các tài khoản đối chiếu, sau đó lên bảng cân sổ phát sinh
cuối kỳ.
3. Kế vật t hay tài sản cố định:

- Theo dõi kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo dõi hàng hóa, hàng
gởi đi bán.
- Kế toán thuế, lập bảng chi tiết thuế GTGT đầu vào và đầu ra lập bảng
báo cáo thuế hàng tháng và làm thủ tục hoàn thuế theo dõi tiêu thụ xác định kết
quả kinh doanh cuối tháng, kế toán phải thu của khách hàng.
Sơ đồ phòng kế toán:
Kế toán trởng

Phó phòng kế toán

Kế toán
tổnghợp

Kế toán
vật
t
TSCĐ

Kế toán
thanh toán
vàtiền lơng

Thủ
Quỹ


Kêtoán
ngân
hàng

Kế toán ở
XN, chi nhánh

Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng báo cáo
Trang 7


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

Quan hệ đối chiếu
4. Kế toán tiền lơng và tiền gởi ngân hàng có nhiệm vụ:

- Theo dõi tiền mặt.
- Theo dõi tiền gởi ngân hàng.
- Theo dõi các các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên.
- Theo dõi tiền vay. Đồng thời kế toán thanh toán kiểm nghiệm thêm một
phần kế toán tiền lơng (TK 334) và các khoản phải trích theo lơng.
- Hằng ngày kế toán thanh toán vào phiếu thu ghi vào sổ quỹ tiền mặt, sổ
tạm ứng căn cứ vào chứng từ . Cuối tháng tổng hợp toàn bộ số liệu trên báo cáo
tổng hợp chi tiết các khoản liên quan đồng thời lên chứng từ ghi sổ theo tháng
quy định và chuyển qua kế toán tổng hợp vào sổ cái và lên bảng cân đối để báo
cáo tổng kết.

5. Thủ quỹ:

Tiến hành thu chi khi có sự đồng ý của kế toán truởng

Trang 8


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

Phần iii: Nội dung
I. Cơ sở lý luận của đề tài:
1.Cơ sở lý luận:

a. Các khái niệm : Vốn bằng tiền là tài sản tồn tại dới dạng hình thức giá
trị trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Vốn bằng tiền đợc sử dụng để đáp
ứng nhu cầu mua sắm vật t hàng hóa phục vụ sản xuất kinh doanh, vừa là kết
quả của việc mua hàng hóa hoặc thu hồi các khoản thu nợ.
Chính vì vậy mà quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán
ngay cảu DN và chính thức tồn tại các vốn lu động.
Vốn bằng tiền bao gồm:tiền mặt tại quỹ, tiền gởi tại các Ngân hàng công ty tài
chính và các khoản đang chuyển.
Quy định của kế toán vốn bằng tiền:
- Trong quá trình sản xuất kinh doanh DN thờng xuyên sử dụng các loại
vốn bằng tiền để đáp ứng nhu cầu tahnh toán với các đơn vị khác liên quan. Để
tiến hành sản xuất kinh doanh phải sử dụng một lợng vốn lớn nhất định để trả lơng cho công nhân mua sắm nguyên vật liệu trả các dịch vụ mua ngoài.
- Phản ánh chính xác cácnghiệp vụ thanh toán theo từng đối tợng từng
khoản thanh toán vận dụng hình thức thanh toán hợp lý.
- Phản ánh đúng đắn số hiện có và tình hình biến động của từng nguồn

vốn, kiểm tra tình hình sử dụng các nguồn vốn đúng muạc đích hợp lý và có
hiệu quả.
- Phản ánh kịp thời chính xác tình hình thanh toán công nợ, các khoản
phải thu, phải trả và thu hồi các khoản công nợ.
Mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi phản ánh các khoản vốn bằng tiền các
khoản thu trớc.
Tài liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính thống nhất về nội dung và phơng pháp tính toán với các tài liệu kế hoạch, với tài liệu kế hoạch kỳ trớc với tài
liệu kế toán của các đơn vị cùng ngành, để đảm bảo cho kế toán phản ánh và
kiểm tra đợc tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, tình hình và xu thế phát
triển của đơn vị.
Nguyên tắc: Nguyên tắc quản lý và sử dụng tiền mặt tại quỹnhất thiết
phải đợc bảo quản một cách cẩn thận và đảm bảo đIều kiện chống trộm
cắp.
- Kế toán phải dùng đồng ngân hàng Việt Nam trong quá trình tính toán
ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phải đặt giả thuyết là sức mua của
đồng tiền có giá trị bền vững hoặc sự thay đổi về giá trị của tiền tệ theo giá cả,
ảnh hởng không đáng kể đến tình trạng tài chính của DN

Trang 9


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

Tuy nhiên khi có sự biến động lớn về giá cả trên thị trờng thì kế toán dựa
vào những quy định hớng dẫn của nhà nớc để tổ chức đánh giá lại tài sản có liên
quan từ giá trị ghi sổ, thành giá trị đơng thời để làm tăng thêm ý nghĩa của báo
cáo tài chính.
- Khi tiến hành nhập xuất tiền mặt, phải có phiếu thu, phiếu chi, chứng từ

nhập xuất vàng bạc đá quý ... kèm theo chứng từ gốc và đầy đủ chữ ký của ngời
nhận giao, ngời cho phép nhận, xuất quỹ theo quy định của chứng từ kế toán.
Một số TH đặc biệt, phải có lệnh nhập xuất quỹ đính kèm.
Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ quỹ tiền mặt và các sổ liên
quanghi chép hằng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất
nhập.
Quỹ tiền mặt ngoại tệ, vàng bạc đá quý ...và tính số tiền quỹ tiền mặt
trong một thời điểm. Riêng vàng bạc kim khí nhận ký quỹ phải theo dõi riêng
một sổ hay một phân số.
- Các nghiệp vụ quỹ do quản lý không đợc ủy nhiệm cho bất kỳ ai thay
thế, nếu cần ủy nhiệm thì phải có ủy quyền của Thủ trởng bằng văn bản. Hằng
ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tiền tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối
chiếu với số liệu trên sổ quỹ TM và sổ kế toán liên quan. Nếu có chênh lệchkế
toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiểm nghị biện
pháp xử lý
Nguyên tắc của kỳ kế toán:
- Hoạt động của DN là lâu dài và liên tục nếu chờ cho tấc cả các hoạt
động sản xuất kinh doanh ngng lại và mọi tài sản đều bán xong kế toán mới lập
báo cáo tài chính thì sẽ không có tác dụng gì trong việc điều hành của ban giám
đốc. Để kịp thời trong việc cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý
DN kế toán phải chia hoạt động lâu dài của doang nghiệp ra thành nhiều kỳ có
độ dài về thời gian bằng nhau để dễ dàng so sánh, đánh giá và kiểm soát doanh
thu, chi phí lãi hay lỗ trong từng kỳ.
- Theo quy định thì kỳ kế toán đợc tính theo năm dơng lịch từ ngày 01
đến tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của năm, trong từng năm có thể phân thành
các kỳ tạm thời nh tháng quý.
Kế toán không đợc khóa sổ và lập báo cáo vào trớc ngày kết thúc của kỳ kế
toán.
b. Phơng pháp hoạch toán:
Chứng từ:

- Chứng từ kế toán là bằng chứng để chứng minh cho tính hợp pháp, hợp
lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị.
- Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý cho mọi thông tin số liệu và là cơ sở
để ghi số liệu kế toán.
- Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để kiểm tra việc chấp hành các
chính sách chế độ và quản lý kinh tế tài chính tại đơn vị, kiểm tra việc bảo quản
Trang 10


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

và sử dụng tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tợng tham ô, lãng phí, lấy
cắp tài sản của đơn vị.
- Chứng từ kế toán là bằng chứng để kiểm tra kế toán, bằng chứng để giải
quyết các tranh chấp, hợng tợng về kinh tế, kiểm tra kinh tế, kiểm tra kiểm toán
trong doanh nghiệp.
Phân loại theo địa điểm lập chứng từ:
- Chứng từ bên trong: Là những chứng từ đợc lập ra trong nội bộ đơn vị
kế toán và chỉ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế giải quyết những quan hệ trong
nội bộ đơn vị nh: Bảng tính khấu haotài sản cố định, biên bane kiểm kê hàng
hóa...
- Chứng từ bên ngoài: Là những chứng từ về các nghiệp vụ có liên quan
đến đơn vị kế toán nhng đợc lập ra từ các đơn vị khác nh: Hóa đơn bán hàng,
hóa đơn cớc vận chuyển.
- Phân loại số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ:
Chứng từ một lần, chứng từ nhiều lần
- Phân theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế:
- Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng, biên

lai thu tiền, bảng kê vàng bạc đá quý.
- Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản
kiểm kê nghiệm, thẻ kho...
- Chứng từ về lao động và tiền lơng: Bản chấm công, bảng thanh toán
tiền lơng, phiếu báo làm theo giờ...
- Chứng từ bán hàng: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, Bảng
kê bán lẻ hàng hóa, Bảng thanh toán hàng đại lý.
Tên chứng từ phải phản ánh khái quát đợc nội dung kinh tế của nghiệp vụ
ghi trong chứng từ.
Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho...
Đây là cơ sở, căn cứ để phân loại chứng từ kế toán, tổng hợp các chứng
từcùng loại để ghi sổ kế toán.
Chỉ rõ thời điểm lập ra chứng từ phản ánh nghiệp vụ phát sinh, giúp cho việc ghi
chép kiểm tra, đối chiếu số liệu theo trình tự khoa học, tránh nhầm lẫn.
Ngoài những yếu tố cơ bản trên, trong một số loại chứng từ còn có các yếu tố bổ
sung nh: Phơng thức bán, phơng thức thanh toán, định khoảng kế toán.
Tài khoản sử dụng: Tài khoản này phản ánh tình hình thu chi, tiền quỹ,
tiền mặt tại quỹ của DN, bao gồm tiền Việt Nam kể cả ngân phiếu,
ngoại tệ vàng bạc, kim khí đá quý.
- Các tài khoản sử dụng:
TK 111 Tiền mặt
TK này có 3 TK cấp 2
Trang 11


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

TK 1111: Tiền Việt Nam

TK 1112: Tiền ngoại tệ
TK 1113: Vàng bạc đá quý
- Quy trình hoạch toán:
(a). Thu hồi tiền bán sản phẩm hàng hóa, lao dịch vụ bằng tiền mặt, nhập
quỹ kế toán ghi.
Nợ TK 111
Có TK 511, 512
Có TK 333
(b). Thu tiền mặt từ hoạt động tài chính, hoạt động bất thờng tại quỹ.
Nợ TK 111
Có TK 711, 721
Có TK 333
(c). Rút tiền gởi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.
Nợ TK 111
Có TK 112
(d). Thu hồi của khách hàng về nhập quỹ.
Nợ TK 111
Có TK 131, 136, 141
(e). Thu hồi các khoản ký quỹ, ký cợc bằng tiền vàng nhập quỹ.
Nợ TK 111
Có TK 144
(f). Nhận ký cợc, quỹ của đơn vị khác bằng tiền.
Nợ TK 111
Có TK 338 (ngắn hạn)
Có TK 334 (dài hạn)
(g). Các khoản thừa quỹ tiền mặt khi phát hiện kiểm kê.
Nợ TK 111
Có TK 338 (3381)
Có TK 721 (thu nhập bất thờng)
(h). Xuất quỹ tiền mặt nộp vào tài khoản tiền gởi ngân hàng.

Nợ TK 112
Có TK 111
(i). Xuất quỹ tiền mặt, vàng bạc mang đi thuế chấp ký cợc.
Nợ TK 144, 244
Có TK 111
Trang 12


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

(j). Xuất quỹ tiền mặt, mua hàng hóa vật t, nhập kho.
Nợ TK 156, 152
Có TK 111
Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Nợ TK 156, 152
Có TK 111
Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Nợ TK 611
Nợ TK 133
Có TK 111
(k). Xuất quỹ tiền mặt mua TSCĐ đa vào sử dụng hoặc đầu t.
Nợ TK 211
Nợ TK 241
Nợ TK 133(1332)
Có TK 111
(l). Xuất quỹ tiền mặt mua chính khoán ngắn hạn, dài hạn.
Nợ TK 121 (ngắn hạn)
Nợ TK 221 (dài hạn)

Có TK 111
(m). Xuất quỹ tiền mặt góp vốn liên doanh với các đơn vị khác.
Nợ TK 128 (ngắn hạn)
Nợ TK 222 (dài hạn)
Có TK 111
(n). Xuất quỹ tiền mặt chi trả lơng, BHXH, tiền ăn ca cho công nhân.
Nợ TK 334
Có TK 111
(o). Xuất quỹ tiền mặt thanh toán các khoản nợ phải trả.
Nợ TK 311
Nợ TK 315
Nợ TK 331
Nợ TK 333
Nợ TK 338
Có TK 111
Để theo dõi các khoản thu chi, tiền mặt của đơn vị, phải mở sổ sách báo cáo
quỹ để ghi chép các chứng từ, thu, chi thông thờng mở cửa sổ kiêm báo cáo
quỹ theo mẫu sau.
Trang 13


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

Sổ quỹ kiêm báo cáo
Ngày ...tháng....năm...
Chứng từ
Ngày
1/2/01

2/4/01
4/6/03

Diễn giải
Số
10
30
50

Thu tiền bán hàng

Thu tiền bán hàng
Chi tiền vận chuyển
Tổng cộng

Số tiền
Thu
9000
7000
16000

Chi

16000
16000

c.Sơ đồ hoạch toán:

Trang 14



Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

TK112

TK111
Rút TGNH về nhập quỹ

TK112,113

Chi tiền mặt vào NH
TK121,128,222

TK 121,128
Thu hồi khoản ĐT ngắn hạn hạn
TK131,136,138,141

ĐT dài hạn ngắn hạn
Góp vốn liên doanh
TK144,244

Thu hồi các khoản nợ phải trả
Thu bằng tiền mặt

Ký cợc ký quỹ
ngắn hạn, dài hạn

TK 144,244


TK 141

Thu hồi các khoản ký cợc

Tạm ứng

Ký quỹ ngắn hạn, dài hạn
TK 338,334
Nhận ký quỹ ký cợc,

TK 152,153,156
Mua vật t hàng hóa,TS
TK 133

Ký quỹ,ngắn hạn,dài hạn
TK 441
Nhận vốn ĐT XD cơ bản đợc cấp
TK 413
Chêng lệch chỉ giá
TK 711,721

Thuế VAT
TK 311,315,334,333,338
Thanh toán các
khoản nợ phải trả
TK 414,415,431
Chi các loại quỹ của Cty
TK 531


Thu nhập tài chính &
thu nhập bất thờng

Trả lại ngời mua về số
hàng hóa bị trả lại

TK3331
Thuế VAT

TK 413

Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm
TK 142,241,811

TK 511

Các khoản chi phí
TK 3331

Doanh thu bán hàng

Chi phí BH, QLDN
Chi phí SX

TK 641,621,627
TK133

Trang 15



Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

Tài khoản kế toán đợc sử dụng để phản ánh thờng xuyên liên tục có hệ
thống hiện có và tình hình vận động của từng đối tợng kế toán riêng biệt. Mỗi
đối tợng kế toán có nội dung ý nghĩa và yêu cầu quản lý khác nhau, nhng xét về
sự vận động của chúng thì bất kỳ đối tợng kế toán cụ thể nào cũng luôn luôn vận
động theo hai mặt đối lập nh: Sự vận động của tiền mặt là thu và chi, của hàng
hóa là nhập và xuất, của tiền vay là nợ và trả...Do đó để phản ánh riêng biệt hai
mặt đối lập này của sự vận động, tài khoản kế toán có nội dung:
+ Số phát sinh bên Nợ
+ Số phát sinh bên Có
+ Số d cuối kỳ
Kết cấu của tài khoản :
Để thuận tiện cho công tác nghiên cứu và học tập có thể kết cấu tài khoản kế
toán theo dạng chữ T nh sau:
Tên tài khoản
Nợ
Có

Bên trên là tên tài khoản
Bên trái của tài khoản gọi là: Bên Nợ
Bên phải của tài khoản goi là: Bên Có
(Nợ và Có là từ chuyên môn của kế toán)
Bên trong tài khoản phản náh các nội dung:
số d đầu kỳ
Số phát sinh trong kỳ bao gồm:
+Số phát sinh tăng
+Số phát sinh giảm

Số d cuối kỳ đợc xác định bằng phơng pháp trị số nh sau:
Số d cuối kỳ= Số d đầu kỳ + Số phát sinh tăng- số phat sinh giảm
c.Sổ sách kế toán:
Sổ kế toán là phơng tiện đợc sử dụng để thu nhận, cung cấp và lu trữ
thông tin theo từng đối tợng kế toán, phục vụ cho công tác kế toánvà công tác
quản lý thờng xuyên, kịp thời từng loại tài sản, từng nguồn hình thành tài sản,
từng mặt của quá trình hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
Nhờ có sổ kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi chép rời rạc
trên các chứng từ gốc đợc phản ánh đầy đủ, có hệ thống theo từng đối tợng kế
toán để từ đó kế toán có thể tổng hợp số liệu lập các báo cáo kế toán và phân
tích, đánh giá tình hình về tài sản, tình hình và kết quảhoạt động kinh tế của đơn
vị tại một thời điểm và trong một thời kỳ nhất định.
Trang 16


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

Mở sổ: Đầu năm kế toán căn cứ vào danh mục sổ kế toán đã xây dựng để
mở đầy đủ tất cả các loại sổ kế toán sử dụng cho năm mới.
Ghi sổ:Ghi sổ là ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinhvào các tài khoản
trong sổ kế toán trên cơ sở của chứng từ gốc.
Khóa sổ :Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ kế toán, khóa sổ kế toán là tìm ra
số d cuối kỳcủa các tài khoản và ghi vào sổ kế toán bằng cách cộng số phát sinh
bên Nợ, số phát sinh bên có rồi tính số d cuối kỳ. Tấc cả các báo cáo kế toán
chỉ đợc lập ra khi đã khóa sổ kế toán.
* Phơng pháp sửa chữa sai sót trong kế toán:
Sai sót trong diễn giải không liên quan đến quan hệ đối ứng tài khoản.
Sai sót phát hiện ra nhng không ảnh hởng đến dòng tổng cộng bằng chữ

* Phơng pháp bổ sung: Phơng pháp đợc áp dụng trong trờng hợp ghi đúng
về quan hệ đối chiếu giữa các tài khoản nhng số tiền đã ghi sổ ít ra số tiền thực
tế phát sinh trong các nghiệp vụ kinh tế tài chính, hoặc là bỏ sót không cộng đủ
số tiền ghi trên các chứng từ.
Phơng pháp sửa sai: Dòng mực thờng ghi thêm một bút toán giống nh bút toán
đã ghi với số tiền bằng chênh lệch giữa số tiền đúng cần phải ghi đúng với số
tiền đã ghi.
2. Yếu tố công cụ xây dựng chơng trình:

+ Phần mềm sử dụng:
Ta chọn Microsoft Access để viết chơng trình kế toán, Vì:
Microsoft Access là phần mềm cơ sở dữ liệu mạnh nhất, lập trình theo hớng đối tợng nên trực quan và để sử dụng, ngoài ra giao diện đẹp, thiện cảm, các
báo biểu xuất ra cũng giống nh Excel, để tạo font chữ việt ...
Khả năng thao tác dữ liệu mạnh mẽ. Cho phép liên kết dữ liệu và công cụ
truy vấn mạnh mẽ giúp ta tìm kiếm thông tin nhanh.
Khả năng kết xuất dữ liệu, cho phép ta thiết kế những biểu mẫu và báo
cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý. Ta có thể vận động dữ liệu và kết
hợp các biểu mẫu, báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo dạng thức
chuyên nghiệp.
Có công cụ Winzard để nâng cao hiệu xuất công việc và các lệnh có sẵn
(Macro), ta có thể dể dàng tự động hóa công việc mà mình cần lập trình. Đối với
những nhu cầu quản lý cao, Access đa ra ngôn ngữ lập trình Access Basic
(Visual Basic cho Access) một ngôn ngữ lập trình cơ sở dữ liệu mạnh. Ngoài ra
Access chia sẽ dữ liệu trên mạng, bảo mật dữ liệu
+ Các đối tợng trên phần mềm sử dụng:
Đó là các Table, Query, Form, Report, Macro, Module
(a) Table:(bảng) Dùng để lu trữ thông tin về các đối tợng quản lý là thành
phần cơ bản và quan trọng nhất trong CSDL Access, một cở sở dữ liệu
có thể có nhiều bản, một bản gồm nhiều dòng nhiều cột. Các cột đợc
gọi là các trờng và các dòng đợc gọi là các bảng ghi.

Trang 17


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

(b) Query:(Truy vấn) là công cụ truy vấn thông tin và thực hiện các thao
tác từ một hoặc nhiều bảng. Ngoài ra còn đợc sử dùng để tổng hợp số
liệu.
(c) Form(biểu mẫu) làm tăng khả năng giao tiếp giữa chơng trình và ngời
sử dụng.
(d) Report:(báo biểu) dùng để tạo các số liệu, bảng báo cáo ví dụ nh: Hóa
đơn bán hàng.
(e) Macro:(tập lệnh) là một trong nhiều hoạt động nhằm thực hiện các
thao tác thờng nhất thay vì phải lặp đi lặp lại một cách nhằm chán.
(f) Module:(đơn thể lập trình) dùng để viết các mã lệnh trong chơng trình
Access và đợc viết bằng ngôn ngữ Access Visual Basic (ACVB) hoàn
toàn đợc làm ra do ngời sử dụng.
Các thao tác cơ bản:
Tạo một cơ sở DL mới, sau khi khởi động Access thì nó sẽ xuất hiện một
hộp thoại.
- Blank Database: tạo một cơ sở DL mới
- Open an exiting Database: mở một CSDL đã tồn tại
Đặt tên cho cơ sở DL đối với trờng hợp chọn Blank Database
Chọn CSDL để mở đối với Open an exiting Database
Tạo một đối tợng trong CSDL, kích vào New trên thanh công cụ, vào
Insert/Table, Query, Form, Report, Macro, Module.
+ Ưu điểm:
(a) Nhất quán việc ghi sổ, số liệu của một chỉ tiêu Kế toán nào đó ở tấc

cả các sổ sách và báo cáo đều thống nhất một số liệu.
(b) Giảm thiểu số lợng ghi sổ , bạn chỉ việc cập nhật chứng từ gốc vào sổ
Nhật ký chứng từ, công việc còn lại do chơng trình tự động chuyển số
liệu vào các sổ sách và báo cáo.
(c) Truy xuất, chọn lọc số liệu nhanh chóng kịp thời.
(d) Đáp ứng đợc số liệu kịp thời, chính xác và đầy đủ khi có yêu cầu của
Lãnh đạo và cơ quan quản lý cấp trên.
(e) Khi có sự thay đổi dữ liệu vì một nguyên nhân nào đó, chẳng hạn khi
lãnh đạo yêu cầu hoặc khi có Thanh tra của các cơ quan hữu quan thì
việc sửa chữa số liệu sẽ nhanh chóng.
(f) Phần in ấn đẹp nếu bạn trao chuốt cho phần Report.
(g) Gây niềm cảm hứng hơn, trong khi phải ngồi lỳ trong phòng để viết
tay vào các sổ sách và bảng biểu.
+ Nhợc điểm: Không có tính bảo mật cao.

Trang 18


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

II. Phần tích thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu:
1. Thông tin đầu vào và thông tin đầu ra:

a. Thông tin đầu vào: gồm các chứng từ gốc, từ các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh nh : phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,
hóa đơn, giấy báo nợ, giấy báo có... Dùng để lên các bảng.
Đề tài là tiền mặt thì phải có PT, PC từ đó xây dựng các bảng. Nếu muốn
có bảng chứng từ và chứng từ chi tiết thì ta phải nhập liệu từ form.

b. Thông tin đầu ra: Đó là dùng các query, các report ... để in báo cáo nh:
Báo cáo quỹ tiền mặt, Bảng kê chứng từ, Chứng từ ghi sổ, Bảng cân đối
nhập xuất tồn, Bảng cân đối kế toán, tình hình tăng giảm của TSCĐ, kết
quả hoạt động sản xuất kinh doanh... Trong đề tài tiền mặt có các báo
cáo sau: Báo cáo quỹ tiền mặt, bảng kê chứng từ nợ taìa khoản 111,
bảng kê chứng từ có 111, chứng từ ghi sổ nợ và có 111 và lên sổ cái
2. Quy trình xử lý thông tin:

Xây dựng sơ đồ luân chuyển hợp lý. Công tác hoạch toán trong doanh
nghiệp đợc thực hiện trên nguyên tắc có chứng từ mọi nghiệp vụ kinh tế phát
sinh đợc ghi vào sổ thẻ chi tiết vào khoản với những chứng từ hợp lệ, phù hợp với
mô hình, thông tin đợc hoạch định trớc chứng từ, với ý nghĩa là thông báo thông
tin, ban đầu phải bao gồm đầy đủ các DL cho việc định hình thông tin trên sổ kế
toán. Hệ thống chứng từ của nhà nớc, số lợng và nội dung phơng pháp thu hhập
các chỉ tiêu của doanh nghệp sẽ là cơ sở cho bớc lập chứng từ này.
Chứng từ luân chuyển tới bộ phận hoạc toán sau khi nghiệp vụ kinh tế
đã đợc thực hiện, tại đây chứng từ đợc tổng hợp theo các quá trình tùy thuộc
nhiệm vụ của từng lĩnh vực hoạch toán, thông thờng theo quy trình sau:
- Đánh giá các hiện tợng kinh tế phát sinh.
- Phân tổ theo tiêu thức hoặc danh mục đã xác định
- Tính tổng số của số liệu.
Sơ đồ 1:
(1)

Bộ phận sản xuất

Cung cấp bộ phận vật tư
(2)

(3)


Kho hàng

(5)

Kế toán chi phí
sản xuất

(4)
Kế toán chi tiết vật tư
hàng hóa

(1) Phiếu đề xuất nhu cầu lệnh sản xuất.
Trang 19


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

(2) Duyệt và lập phiếu xuất kho.
(3)Thủ kho thực hiện xuất kho cho bộ phận sản xuất, ghi thẻ khovà
chuyển phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán .
(4)Kế toán chi tiết ghi sổ chi tiết vật t.
(5)Chuyển phiếu xuất kho cho kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành
để ghi sổ chi tiết giá thành sản phẩm.
Sơ đồ 2:
(1)

Người mua (khách nợ)


Kế toán thanh toán

(3)

(1)
(2)

Thủ quỹ

Ngân hàng

(1) Khách hàng gởi giấy báo trả tiềncho kế toán vốn bằng tiền, thanh toán
và các chứng từ thanh toán cho kế toán thanh toán (uỷ nhiệm chi, séc chuyển
khoản, séc tiền mặt)
(2) Thủ quỹ làm thủ tục thu tiền tại ngân hàng
(3) Ngân hàng gởi giấy báo có, để kế toán vốn bằng tiền và thanh toán sổ
chi tiết.
Sơ đồ 3:
(1)
Kế toán
Khách hàng

(3)

(2)
Thủ quỹ

(1) Hoá đơn mua bằng tiền mặt.
(2) Lập phiếu thu

(3) Thu tiền và ghi sổ quỹ
Sơ đồ 4:
(5)

Kế toán thanh
toán

(1)
Bộ phận tài vụ (Kế
toán)

Ngân hàng

(4)
(2)

(6)

Thủ quỹ

Chủ nợ

(3)
Trang 20


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt


(1) Kế toán thanh toán làm các chứng từ thanh toán (phiếu uỷ nhiệm chi,
séc chuyển khoản... ) kèm theo các chứng từ gốc có liên quan.
(2) Bộ phận tài vụ kiểm tra lại các chứng từ có liên với mục đích
(3) Nếu trả bằng tiền mặt : thủ quỹ ký vào phiếu chi và đóng dấu đã trả
tiền cho chủ nợ.
(4) Nếu qua ngân hàng: gởi các chứng từ thanh toán làm thủ tục với ngân
hàng để rút tiền thanh toán .
(5) Ngân hàng gửi giấy báo nợ hoặc là bản sao kê khai ngân hàng, kế toán
thanh toán ghi sổ chi tiết.
Sơ đồ chính của chơng trình tổ chức hệ quản lý tiền mặt:
Phiếu thu,
phiếu chi

Nhập liệu cho bảng

Xây dựng các query
q_ChungtuTH
q_PhieuThu
q_PhieuChi
q_BKCo111
q_BKNo111
q_CTGSNo111
q_CTGSCo111
q_SoCai 111

Xây dựng các form
f_NhapLieu
f_PhieuThu
f_PhieuChi
f_NhatKyPhieuChi

f_NhayKyPhieuThu
f_ThoiGian

Xây dựng các report
r-BaoCaoQuyTienMat
r_BKNo111
r_BKCo111
r_CTGSNo111
r_CTGSCo111
r_SoCai 111

Trang 21


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

Giải thích:
Từ phiếu thu, phiếu chi ta nhập liệu cho bảng dữ liệu rồi sau đó ta lên các query
để lên các báo cáo quỹ tiền mặt hay bảng kê chứng từ và chứng từ ghi sổ, sau đó
ta trang trí giao diện.
III. Xây dựng chơng trình:
1. Xây dựng công cụ lu trữ thông tin:

Chức năng của phân hệ : Cập nhật và sử lý các chứng từ thuộc phân hệ
nh: Phiếu thu, phiếu chi, tính toán Tồn quỹ cuối tháng, lập báo cáo quỹ cuối kỳ.
Đối với phân hệ thu, chi thì các chứng từ tiền tệ phản ánh tình hình thu,
chi ngân sách và mọi vấn đề liên quan đến tình hình Tài chính của đơn vị nên có
rất nhiềuhệ thống bảng, nhng chủ yếu là hai bảng Chứng Từ và Chứng Từ Chi

Tiết.
a. Chứng từ: Chứa các thông tin chung của mọi chứng từ. Tấc cả các
chứng từ kế toán đều có một số thông tin chung nh chứng từ, ngày
phát sinh chứng từ...Ngoài ra đối với mỗi loại chứng từ cần theo dõi
các thông tin riêng liên quan đến chứng từ đó. Chẳng hạn đối với
chứng từ tiền mặt nh phiếu thu, phiếu chi thì cần theo dõi tiền mặt
trong phiếu thu, phiếu chi đó.
Tên trờng

Kiểu

Độ rộng

Công dụng

KhoaCT(K)

Autonumber

LongInteger

MaCT
SOCT
NGAYCT

Text
Text
Date/time

10

10

Khóa chứng từ đây là khóa chính của
bảng. Mỗi chứng từ có một khóa để
phân biệt với các chứng từ khác
Mãchứng từ nh: PT, PC, PN, PX
Số chứng từ
Ngày chứng từ

NGAYHT
DIENGIAI
ONGBA
MaCN
MAKHO1

Date/time
Text
Text
Text
Text

100
50
10
10

MAKHO2

Text


10

HDTC
Thue suat
Ghi chú:

Text
Text

20
10

Ngày hoạch toán
Diễn giải, nội dung của chứng từ
Họ và tên ngời lập chứng từ
Mã công nợ
Mã kho1. Dùng cho các chứng
từnhập xuất vật t. Phải tồn tại trong
bảng danh mục vật t
Mã kho2. Dùng cho chuyển kho nội
bộ. Phải tồn tại trong bảng Danh
Mục Kho
Hóa đơn tài chính
Thuế suất
Trang 22


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt


NGAYHT: Ngày dùng để hoạch toán. Ngày phát sinh chứng từ thờng đợc dùng
để xác định thời điểm hoạch toán. Tuy nhiên trong thực tế kế toán nhiều khi cần
nhấn định một ngày dùng để hoạch toán cho chứng từ đó và ngày dùng để hoạch
toán này có thể khác với ngày thực tế phát sinh chứng từ. Vì vậy cần có thêm
một trờng để xác định ngày hoạch toán.
Ví dụ:

b.Chứng từ chi tiết:
Chứa các thông tin chi tiết liên quan đến chứng từ.
Tên trờng
Kiểu
Độ rộng
Giải thích
DL
KhoaCT
Number LongInterger Khóa chứng từ
TKNO
Text
10
Taikhoản nợ, định khoản của chứng
từ chi tiết. Phải có trong Danh mục
Tài Khoản
TKCO
Text
10
Tài khoản có. Tuơng tự nh tài khoản
nợ
SOTIEN
Number Double

Giá trị của từng dòng chứng từ
MACNNO
Text
10
Mã công nợ nợ đối với các chứng từ
chi tiết công nợ cần chi tiết đối tợng
công nợ
MACNCO
Text
10
Mã công nợ có. Tơng tự nh mã công
nợ nợ
MAVT
Text
10
Mã vật t, dùng cho các chứng từ
Trang 23


Đề tài tốt nghiệp

SL
Diễn Giải

Number
Text

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

Double

50

c. Danh Mục Tài Khoản:
Tên truờng
Kiểu DL
MATK
Text

TENTK
TKLA
SDNO
SDCO
CHITIET

nhập xuất vật t. Phải tồn tại trong
bảng Danh Mục Vật T
Số lợng
Diễn Giải. Nội dung của từng dòng
chứng từ.

Text
Yes/No
Number
Number
Text

Độ rộng
10

50

Double
Double
10

Giải thích
Mã tài khoản, đây là khóa
chính của Table, mỗi tài
khoản có một mã tài khoản.
Tên tài khoản
Phân biệt tài khoản nhập liệu
Số d nợ đầu kỳ
Số d có đầu kỳ
Chi tiết, nội dung của từng tài
khoản

Ví dụ:

Trang 24


Đề tài tốt nghiệp

Hệ Quản Lý Tiền Mặt

* Quan hệ giữa các bảng: có hai loại quan hệ
Quan hệ 1- : Thờng đợc sử dụng
+ Quan hệ danh mục 1- : Với các chứng từ :
Đặc điểm: Khi tham chiếu tới mộ đối tợng bất kỳ thì ta cần phải
biết mọi thông tin liên quan đối tợng đó để tránh d thừa và không thống nhất
thông tin liên quan đến đối tuợng đợc lu trữ sẵn trong các bảng danh mục và đợc

quy định mã riêng. Vì vậy khi tham chiếu tới đối tợng chỉ cần tham chiếu tới mã
của đối tợng.
+ Quan hệ 1- với chứng từ chi tiết: Mỗi chứng từ có một phần
thông tin chung trên bảng chứng từ và phân chung trên chứng từ chi tiết ta phân
lu trên cùng một chứng từ với nhau để xác định một chứng từ ta phải sử dụng
khóa chứng từ.
Ví dụ:

Trang 25