MỤC LỤC

1


LỜI CẢM ƠN
Đợt thực tập cuối khóa của em đã kết thúc tốt đẹp, bản báo cáo thực tập cũng
đã hoàn chỉnh. Để có được kết quả như thế, em đã nhận được sự giúp đỡ, tạo
điều kiện, hướng dẫn nhiệt tình, cởi mở, thân thiện của các cô chú, anh chị nơi
em thực tập và các Thầy, Cô hướng dẫn trong Khoa Quản lý nhà nước về xã
hội.
Cho phép em được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới chú Nguyễn Hữu
Tuyên – Chánh văn phòng UBND huyện Từ Liêm; các cô, chú Nguyễn Thị
Kim Dung, Nguyễn Quang Diên, Nguyễn Thị Kim Oanh – Phó Chánh văn
phòng; cô Nguyễn Thị Hường – Cán bộ Văn thư – Lưu trữ; cùng các cô chú,
anh chị cán bộ nhân viên trong các phòng ban của UBND huyện Từ Liêm.
Đồng kính gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Thầy Trịnh Đức Hưng - Trưởng
đoàn thực tập, Thầy Phó đoàn thực tập và Cô Phan Thị Mỹ Bình – Giảng viên
hướng dẫn trực tiếp, các Thầy, cô trong khoa Quản lý nhà nước về xã hội đã
tạo điều kiện, quan tâm, hướng dẫn và chỉ bảo tận tình giúp em hoàn thành tốt
đợt thực tập và viết xong bản báo cáo thực tập này. Do thời gian và sự tìm
hiểu có hạn, tài liệu nghiên cứu chưa nhiều nên bản báo cáo không tránh khỏi
những sai sót. Vì vậy em rất mong nhận được những góp ý, sự hướng dẫn,
chỉnh sửa của các Thầy, Cô trong Khoa Quản lý nhà nước về xã hội, đặc biệt
là Cô Phan Thị Mỹ Bình – Giảng viên hướng dẫn trực tiếp để bài báo cáo của
em được hoàn thiện hơn nữa.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 30 tháng 5 năm 2012
Sinh viên

2

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
- UBND: Ủy ban nhân dân
- TT UBND: Thường trực Ủy ban nhân dân

3


LỊCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TẠI UBND HUYỆN TỪ LIÊM
(Từ ngày 26/3 đến ngày 25/5/2012)
Tuần

Công việc
- Gặp gỡ đoàn thực tập

Kết quả
- Nắm được những nội dung

- Gặp gỡ cán bộ của UBND và yêu cầu của kế hoạch
Tuần 1

huyện Từ Liêm

thực tập

(26/3 – 01/4 ) - Tìm hiểu nội qui, quy chế - Nắm được nội quy, quy
hoạt động của UBND huyện chế hoạt động của UBND
Từ Liêm
huyện Từ Liêm

- Tham quan tổng thể cơ sở - Nắm được những thông tin
thực tập, các phòng ban, cơ bản về UBND huyện Từ
được phân công về bộ phận Liêm, về Văn phòng Ủy ban
Văn thư, thuộc Văn phòng - Bước đầu hình thành đề tài
Tuần 2

UBND huyện Từ Liêm

(02/4 – 8/4)

- Được cán bộ chỉ dẫn tài

báo cáo thực tập

liệu của UBND huyện Từ
Liêm
- Tìm hiểu tài liệu, lựa chọn
đề tài
- Bước đầu tập làm công - Khả năng thực hành công
Tuần 3
(9/4 – 15/4)

Tuần 4
(16/4 – 22/4)

việc thực tế tại Ủy ban

việc, gắn lý luận với thực

- Phát hiện đề tài, viết tiễn

khung đề cương của báo cáo - Xác định được tên đề tài,
thực tập
hình thành khung đề cương
- Tìm hiểu công tác quản lý - Nắm rõ thực trạng công
văn bản của UBND huyện

tác quản lý văn bản của

Từ Liêm

UBND huyện Từ Liêm

Tuần 5

- Thu thập tài liệu
- Tổng hợp tài liệu liên quan
- Viết đề cương chi tiết báo - Hình thành đề cương chi

(23/4 – 29/4)
Tuần 6

cáo thực tập
tiết báo cáo thực tập lần 1
- Viết và gửi báo cáo đến - Hoàn thành chi tiết nội
4


(30/4 – 6/5)

giảng viên hướng dẫn để dung của báo cáo thực tập

duyệt lần 1

lần 1
- Hoàn thiện nội dung báo

Tuần 7

- Chỉnh sửa lần cuối báo cáo

(7/5 – 13/5)

thực tập tốt nghiệp

Tuần 8

- Nộp bài báo cáo thực tập - Hoàn thành bài báo cáo

(14/5 – 25/5)

tốt nghiệp

cáo thực tập tốt nghiệp

thực tập tốt nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên và quan trọng của mọi cơ
quan trong hệ thống bộ máy Nhà nước. Năm 1963, Nghị định 142/CP của
5



Chính phủ đã lần đầu tiên đề cập đến công tác này một cách có hệ thống trong
Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Sau hơn 40 năm áp
dụng, qua nhiều biến động của lịch sử, năm 2004, một bản Nghị định mới về
công tác văn thư của Chính phủ thay cho Nghị định 142/CP, đó là Nghị định
110/2004/NĐ-CP được ban hành ngày 8-7-2004.
Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế công
tác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố, nhất là trong giai
đoạn hội nhập quốc tế hiện nay. Các nghiệp vụ của công tác văn thư được quy
định một cách cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản đến
và đi ở khâu văn thư hiện hành trong các cơ quan nhà nước.
Nhận thấy vai trò quan trọng của công tác văn thư trong việc quản lý văn bản
hành chính tại các cơ quan nhà nước, cũng như sự hấp dẫn của đề tài này,
trong thời gian thực tập tại bộ phận Văn thư, thuộc Văn phòng UBND huyện
Từ Liêm, em đã lựa chọn bài báo cáo thực tập với chuyên đề: “Thực trạng
công tác quản lý văn bản hành chính của UBND huyện Từ Liêm”
1.

Phạm vi và giới hạn nghiên cứu:

Tại Văn phòng UBND huyện Từ Liêm.
2.

Kết cấu của đề tài:

Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, đề tài gồm 3 chương:
Chương 1. Khái quát chung về UBND huyện Từ Liêm.
Chương 2. Thực trạng công tác quản lý văn bản hành chính của UBND
huyện Từ Liêm.

Chương 3. Một số nhận xét và những kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác quản lý văn bản hành chính của UBND huyện Từ
Liêm.
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN TỪ LIÊM
1.1. Tổng quan về UBND huyện Từ Liêm

6


1.1.1. Lịch sử hình thành UBND huyện Từ Liêm
Từ Liêm là một trong bốn huyện ngoại thành được thành lập ngày 31 tháng 5
năm 1961 theo Quyết định số 78/QĐ-CP của Chính phủ. Sau nhiều lần thay
đổi địa giới hành chính, nay huyện gồm 15 xã và 1 thị trấn với dân số trên
550.000 người (theo số liệu 2010).
Là một huyện nằm ở phía Tây cửa ngõ thủ đô Hà Nội, Từ Liêm tiếp giáp với
các quận, huyện: Phía Đông giáp với các quận Tây Hồ, Cầu Giấy, Thanh
Xuân; phía Bắc giáp huyện Đông Anh; phía Tây giáp huyện Đan Phượng,
Hoài Đức; phía Nam giáp huyện Thanh Trì, thị xã Hà Đông (nay là thành phố
Hà Đông – Hà Nội)
Điều kiện văn hóa - xã hội của huyện luôn phát triển ở mức cao. Nhân dân Từ
Liêm có truyền thống sinh hoạt văn hóa dân gian từ lâu đời với những lễ hội
truyền thống như bơi chải, thổi cơm, thi hát cửa đình… Những năm gần đây,
tốc độ đô thị hóa của huyện diễn ra một cách nhanh chóng. Bộ mặt đô thị Từ
Liêm đang từng bước “thay da đổi thịt”.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Từ Liêm
Theo Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003 quy định về chức năng,
nhiệm vụ của HĐND, UBND cấp huyện, UBND huyện Từ Liêm có những
chức năng và nhiệm vụ cơ bản sau:
- Là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, quản lý nhà nước ở địa

phương trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa - xã hội, khoa học công nghệ,
tài nguyên môi trường, giáo dục, y tế, dân tộc, tôn giáo.
- Kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản quy phạm pháp luật
của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp; Tuyên truyền, giáo dục pháp luật.
- Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, xây dựng lực lượng vũ
trang, thực hiện chiến sách hậu phương quân đội, quản lý hộ khẩu, hộ tịch.
7


- Phòng chống thiên tai lũ lụt, bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức chính trị
xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản,
các quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, chống tham nhũng, buôn lậu và
các tệ nạn xã hội khác.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của
UBND cấp trên.
- Tổ chức thực hiện thu chi ngân sách ở địa phương theo quy định của pháp
luật.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Từ Liêm
UBND huyện Từ Liêm do HĐND huyện bầu ra, gồm:
- 1 Chủ tịch
- 3 Phó chủ tịch
- 4 Ủy viên
- 12 phòng, ban chuyên môn giúp việc.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Từ Liêm:

8


UBND huyện

Từ Liêm

Chủ tịch
(Đ/c: Lê Văn Thư)

Phó chủ tịch

Phó chủ tịch

Phó chủ tịch

Phòng
Tư
pháp

Phòng
LĐ TBXH

Văn
phòng

Phòng
Y tế

Phòng
VHTT

Phòng
QLĐT


Phòng
GD ĐT

Phòng
TCKH

Phòng
Nội vụ

Phòng
Kinh tế

Phòng
TNMT

Thanh
tra
Huyện

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND HUYỆN TỪ LIÊM
Về nhân sự, UBND huyện Từ Liêm có tổng số 141 cán bộ công chức, trong
đó có 04 đồng chí có trình độ cao học, 104 đồng chí có trình độ đại học, còn
lại là cán sự nhân viên.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng
UBND huyện Từ Liêm
Căn cứ Quyết định số 05/2010/QĐ-UBND ngày 24/5/2010 của UBND huyện
Từ Liêm về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Văn phòng HĐND – UBND huyện Từ Liêm như sau:

9



1.2.1. Chức năng
Văn phòng HĐND – UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt động
của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của
Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND
và UBND.
Văn phòng HĐND và UBND tham mưu, giúp UBND thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về công tác dân tộc;
Văn phòng HĐND và UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND
huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp
vụ của Văn phòng UBND thành phố.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND – UBND huyện Từ
Liêm
Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,
hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra các
phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã, thị trấn việc thực hiện chương trình,
kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện.
Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành của UBND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật.
Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy
định của pháp luật;
Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện;
Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch
UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã
soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
10



Giúp UBND và Chủ tịch UBND giữ mối quan hệ phối hợp công tác với
Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND, UB MTTQ huyện,
các đoàn thể nhân dân cấp huyện và các cơ quan, tổ chức của Trung ương,
của Thành phố đóng trên địa bàn địa phương;
Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện, các văn
bản QPPL của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan.
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND
huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa
hành chính nhà nước của UBND huyện;
Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải
cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND huyện;
Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND xã, thị trấn về nghiệp vụ hành
chính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành chính nhà nước theo quy
định của pháp luật;
Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác văn phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện theo quy
định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện;
Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
UBND và Chủ tịch UBND huyện.
Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên
chức của cơ quan;
Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế cán bộ, công chức, viên chức và tài sản,
trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật
và phân cấp quản lý vủa UBND huyện;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND giao.

11



1.2.3.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Từ Liêm
Văn phòng HĐND – UBND huyện Từ Liêm là một phòng chuyên môn đặc
biệt, là một tổ chức thống nhất làm việc theo chế độ thủ trưởng.
Văn phòng HĐND – UBND gồm có 16 người, trong đó có 01 Chánh văn
phòng, 03 Phó Chánh văn phòng, 7 chuyên viên và 5 nhân viên
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND
HUYỆN TỪ LIÊM
Văn phòng HĐND – UBND
huyện Từ Liêm

Chánh Văn phòng

Phó Chánh
Văn Phòng

Phó Chánh
Văn Phòng

Phó Chánh
Văn Phòng

Bộ phận
Văn Thư

Bộ phận
Vi tính

Bộ phận
Tiếp dân


Bộ phận
Tổng hợp

Bộ phận
CNTT

Bộ phận Tài
vụ

Bộ phận
Bảo vệ

12

Bộ phận trả
kết quả
TTHC


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH
CHÍNH CỦA UBND HUYỆN TỪ LIÊM
2.1. Một số khái niệm cơ bản về văn bản hành chính
2.1.1. Khái niệm
Văn bản được hiểu là phương tiện truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ
hay một ký hiệu nhất định. Đó là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về
nôi dung, thống nhất về cấu trúc.
Văn bản hành chính nhà nước: Là bộ phận của văn bản quản lý nhà nước
mà chủ yếu là cơ quan hành chính nhà nước dùng để đưa các quyết định và
truyền tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành, đó là

loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước. Nó cụ thể hóa việc thi
hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý,
nghĩa là thường được dùng để quản lý những công việc cụ thể có tính nghiệp
vụ, sự vụ trong quản lý hành chính như thông tin, liên hệ, trao đổi, hướng dẫn,
đôn đốc, nhắc nhở báo cáo, ghi nhớ, chứng thực.
2.1.2. Phân loại văn bản hành chính
Văn bản hành chính nhà nước là một hệ thống đa dạng và phức tạp bao gồm
các loại văn bản sau:
-Công văn

- Tờ trình

- Diễn văn

- Thông báo

- Biên bản

- Công điện

- Báo cáo

- Đề án

- Các loại giấy

- Thông cáo

- Kế hoạch, chương trình


- Các loại phiếu

13


Công văn: Là loại văn bản hành chính thông thường dùng để trao đổi công
tác, giải quyết công vụ giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa các cơ quan
nhà nước với các tổ chức hay cá nhân công dân.
Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản đến hay đi với các nội dung
chủ yếu sau đây:
- Thông báo một (hoặc một vài) vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên
do một văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành;
- Hướng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên;
- Thông báo một số hoạt động dự kiến xảy ra;
- Xin ý kiến về vấn đề nào đó trong hoạt động của cơ quan;
- Thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp.
Thông báo: Là hình thức văn bản dùng để thông tin cho các cơ quan, tổ chức,
cá nhân cấp dưới hoặc ngang cấp một tin tức, sự việc hoạt động hay một
quyết định hành chính cá biệt nào đó của các cơ quan Nhà nước trong quá
trình hoạt động quản lý.
Báo cáo: Là loại văn bản hành chính thông thường, được dùng với mục đích:
phản ánh tình hình hoặc tường trình đến cấp trên hay trước một tập thể một
vấn đề nào đó; sơ kết, tổng kết công tác.
Thông cáo: Là hình thức văn bản dùng để công bố những sự kiện rất trọng
đại, quan trọng của đất nước.
Tờ trình: Là hình thức văn bản của cấp dưới gửi cấp trên để đề nghị phê
duyệt một chủ chương, chính sách, đề án, tiêu chuẩn định mức, dự thảo văn
bản… hoặc sửa đổi các nội dung nói trên.
Biên bản: Là hình thức văn bản dùng để ghi chép tại chỗ những sự việc đang
diễn ra hoặc đã xảy ra, có chữ ký của người có liên quan hoặc người làm

chứng.
14


Đề án: Là loại văn bản dùng để dự kiến về một kế hoạch, giải pháp thực hiện
kế hoạch đó.
Kế hoạch: Là loại văn bản dùng trình bày phương hướng, nhiệm vụ, biện
pháp để thực hiện một nhiệm vụ hoặc một công tác nào đó trong một thời
gian nhất định.
Chương trình: Là hình thức văn bản dùng để trình bày những việc cần làm
theo một trình tự và thời gian nhất định.
2.1.3. Chức năng của văn bản hành chính
2.1.3.1. Văn bản hành chính có chức năng thông tin
Hoạt động quản lý Nhà nước phần lớn được đảm bảo thông tin bởi hệ thống
văn bản quản lý. Đó là các thông tin về:
- Chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và
phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan đơn vị;
- Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động của từng cơ quan đơn vị;
- Phương hướng hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan đơn vị với
nhau;
- Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý.
2.1.3.2. Văn bản hành chính có chức năng quản lý
- Văn bản được dùng để truyền đạt các quyết định quản lý: đề ra chủ trương,
chính sách, biện pháp công tác, chương trình, kế hoạch…
- Văn bản cũng là phương tiện được sử dụng để điều hành, hướng dẫn, đôn
đốc, kiểm tra, theo dõi, đánh giá hoạt động của cơ quan; là căn cứ để xử lý
những vi phạm.
2.1.3.3. Văn bản hành chính có chức năng pháp lý
- Văn bản là phương tiện để ghi chép và truyền đạt các quy phạm pháp luật;


15


- Văn bản là những căn cứ pháp lý cho các quyết định quản lý
2.1.3.4. Văn bản hành chính có chức năng văn hóa - xã hội
- Văn bản giúp ghi lại những truyền thống văn hóa của một dân tộc. Nó là
biểu hiện của văn minh quản lý.
2.2. Quy trình quản lý văn bản hành chính
Quy trình quản lý văn bản hành chính được quy định trong các văn bản sau:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;
- Công văn 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng
dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
2.2.1. Quy trình quản lý văn bản hành chính đến
• Tiếp nhận văn bản đến:
- Tất cả văn bản, tài liệu đều phải tập trung tại Văn thư cơ quan để đăng ký
vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính.
- Phải kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong
(nếu có), đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu rồi ký
nhận
- Những bì văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục trước
để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết.
- Không mở những bì văn bản ghi rõ tên người nhận hoặc có dấu hiệu “Riêng
người có tên mở bì”.
• Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến:
- Đóng dấu đến ở góc trái, ngang đầu, dưới số, ký hiệu văn bản đến
16



- Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quy trình giải quyết
và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến
• Phân phối và chuyển giao văn bản đến
- Trình xin ý kiến phân phối
- Chuyển giao văn bản đến: Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải đăng ký
đầy đủ vào sổ chuyển văn bản đến và có ký nhận rõ ràng.
• Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
2.2.2. Quy trình quản lý văn bản hành chính đi:
• Đánh máy và nhân sao văn bản:
- Bản gốc văn bản được duyệt để nhân bản, phát hành phải đảm bảo đầy đủ
các thành phần về thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người ký
văn bản
- Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của người phụ trách đơn vị có
bản thảo
- Khi giao nhận văn bản đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ ràng theo từng năm
• Trình ký, đóng dấu văn bản:
- Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký chính thức đều phải chuyển
Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính kiểm tra lại về nội dung và
thể thức
- Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền phải được đóng dấu
của cơ quan, tổ chức và làm thủ tục phát hành ngay.
• Đăng ký văn bản đi
- Số văn bản đi của cơ quan, tổ chức được đánh bằng chữ Ả Rập theo từng thể
loại văn bản và theo năm
• Làm thủ tục gửi văn bản đi:
17


- Văn bản đi phải gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. Để tránh gửi sót

hoặc trùng, mỗi cơ quan cần lập danh sách các đầu mối thường xuyên nhận
văn bản.
- Văn bản phải gửi đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có
thẩm quyền và đóng dấu cơ quan, tổ chức hoặc chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo, văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên gửi trước.
2.3. Thực trạng công tác quản lý văn bản hành chính của UBND huyện
Từ Liêm
2.3.1. Thực trạng quản lý văn bản hành chính đến
Là cơ quan quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn, UBND huyện Từ Liêm
có trách nhiệm xử lý các vấn đề về hành chính nhà nước, cung cấp dịch vụ
hành chính công cho nhân dân tại trụ sở UBND huyện. Vì vậy hàng ngày,
Văn phòng UBND huyện luôn nhận được rất nhiều văn bản bao gồm các văn
bản hành chính do: Các cơ quan cấp trên (UBND tỉnh, Sở ban ngành tỉnh,
HĐND huyện, Huyện ủy); các văn bản cấp dưới (UBND các xã, thị trấn, các
đơn vị sự nghiệp của UBND huyện); các cơ quan đơn vị khác gửi đến và một
số lượng không nhỏ các đơn thư khiếu nại, kiến nghị của công dân. Theo
nguyên tắc một cửa, tất cả các văn bản trên gửi đến cơ quan bằng bất cứ
nguồn nào: đường bưu điện, cán bộ công chức của cơ quan đi họp hoặc đi tập
huấn trực tiếp mang về cơ quan, do thủ trưởng cơ quan nhận trực tiếp… đều
chuyển tập trung vào một đầu mối là văn thư của cơ quan tiếp nhận và đăng
ký.
Trình tự cụ thể của hoạt động quản lý văn bản đến tại UBND huyện Từ Liêm
được thể hiện như sau:
• Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến:
Khi văn bản đến, cán bộ văn thư sẽ kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì,
nơi nhận, dấu niêm phong… Đối với văn bản mật đến phải kiểm tra đối chiếu
18


với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Cán bộ văn thư sẽ trả lại những văn

bản không đúng thể thức.
• Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:
Sau khi tiếp nhận văn bản, cán bộ văn thư sẽ tiến hành phân loại văn bản đến.
Văn bản được phân làm hai loại: loại được mở bì và loại không được mở bì.
Loại được mở bì là những văn bản gửi UBND, TTUBND, Văn phòng UBND.
Loại không được mở bì là những văn bản gửi các phòng ban và tổ tham mưu,
thư riêng, sách báo tư liệu. Loại này sẽ được gửi thẳng cho cán bộ, cá nhân
hoặc đơn vị có liên quan.
Phân loại xong, cán bộ văn thư sẽ bóc bì và đóng dấu đến lên văn bản. Việc
bóc bì phải được tuân thủ theo đúng những quy định hiện hành của nhà nước
về việc mở văn bản như: không được làm rách, làm mất chữ của văn bản; ưu
tiên mở trước những văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc”; giữ
lại bì đính kèm văn bản là đơn thư khiếu nại, tố cáo để làm bằng chứng.
Kế đến, cán bộ văn thư sẽ đóng dấu lên văn bản và ghi số thứ tự (số đến cho
văn bản). Mẫu dấu văn bản đến được quy định như sau.

UBND HUYỆN TỪ LIÊM

CÔNG VĂN ĐẾN
Số:…………
Ngày…..tháng…..năm ……..

Số đến của văn bản được lấy theo số thứ tự của văn bản gửi đến Ủy ban, bắt
đầu từ số 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Việc lấy số đến của văn bản theo cách này sẽ giúp cho những người có trách
nhiệm quản lý công tác văn thư của UBND huyện nắm bắt được nhanh nhất
số lượng văn bản đã nhận được hàng ngày và trong một năm.

19



• Đăng ký văn bản đến:
Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển
giao văn bản đến các đơn vị, phòng ban, cá nhân có liên quan. Hiện nay ở
UBND huyện Từ Liêm, việc đăng ký văn bản đến được thực hiện trên máy vi
tính thông qua phần mềm quản lý văn bản.

Giao diện quản lý văn bản đến của UBND huyện Từ Liêm

20


• Xin ý kiến và chuyển giao văn bản đến.
Văn bản sau khi đã nhập vào máy xong sẽ được gửi cho Chánh văn phòng để
xử lý. Nếu văn bản có nội dung không phức tạp thì sẽ chuyển luôn cho phòng
chuyên môn trực tiếp trả lời, nếu văn bản có nội dung phức tạp cần có sự chỉ
đạo trực tiếp của Thủ trưởng phụ trách chuyên môn thì gửi cho thủ trưởng để
xử lý.
Sau khi văn bản được Thủ trưởng cho ý kiến sẽ quay trở lại phòng văn thư để
nhập tiếp vào máy rồi chuyển cho các phòng ban.
• Giải quyết văn bản đến.
Đối với văn bản của UBND tỉnh, UBND huyện Từ Liêm có trách nhiệm chấp
hành và triển khai thực hiện, đồng thời thường xuyên báo cáo tình hình và xin
ý kiến chỉ đạo của UBND tỉnh.

21


Đối với văn bản của Huyện ủy: là cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở địa
phương, UBND huyện Từ Liêm chịu trách nhiệm lãnh đạo trực tiếp và toàn

diện của Huyện ủy trong việc thực hiện Nghị Quyết chủ trương lãnh đạo của
Đảng bộ huyện. Chủ tịch UBND huyện Từ Liêm theo định kỳ phải báo cáo
với Huyện ủy kết quả thực hiện các nhiệm vụ kinh tế xã hội, an ninh, quốc
phòng của địa phương, dự kiến nội dung chương trình công tác trong thời
gian tới của UBND, báo cáo xin ý kiến ban Thường vụ huyện về kế hoạch
công tác và công tác tổ chức cán bộ.
Đối với HĐND huyện: Là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, UBND
huyện chịu trách nhiệm chấp hành và triển khai thực hiện các Nghị Quyết của
HĐND huyện, tạo điều kiện cho các Đại biểu HĐND hoạt động; thực hiện
chế độ đầy đủ báo cáo tại các kỳ họp. Phối hợp với TT HĐND và các ban của
HĐND huyện chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xây dựng các đề án trình
HĐND xét, quyết định.
Với UBND các xã, thị trấn: UBND huyện Từ Liêm có trách nhiệm chỉ đạo
UBND các xã, thị trấn thực hiện nhiệm vụ, quan tâm và có kế hoạch chăm lo
tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng các phong trào ở cơ sở, hoạt động ở
các đơn vị làng xã và đào tạo cán bộ.
Với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND huyện Từ Liêm thực
hiện các hướng dẫn về nghiệp vụ chuyên môn của các Sở, Ban, Ngành tỉnh,
thường xuyên trao đổi với thủ trưởng các ngành về những việc liên quan.
Với MTTQ và các Đoàn thể huyện, UBND huyện Từ Liêm phối hợp và tạo
điều kiện thuận lợi cho UBMTTQ, các đoàn thể quần chúng tổ chức, động
viên các thành viên, hội viên và toàn thể nhân dân thực hiện pháp luật, chủ
trương, chính sách của nhà nước ở địa phương.
Với Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân, UBND huyện Từ Liêm tạo
mọi điều kiện để Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân thực hiện chức
năng của mình tại địa phương; thường xuyên giữ mối liên hệ hỗ trợ nhau
22


trong caaoong việc nhằm phát huy vai trò giám sát điều hành và thực thi pháp

luật.
• Theo dõi, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.
Việc theo dõi, kiểm tra giải quyết văn bản đến trước hết là trách nhiệm của
TT UBND và Chánh văn phòng. Để giúp TT UBND huyện Từ Liêm và
Chánh văn phòng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản đến, các
Trưởng phòng, ban, tổ tham mưu chịu trách nhiệm về việc giải quyết văn bản
thuộc lĩnh vực mình quản lý. Chánh văn phòng UBND huyện Từ Liêm chịu
trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện Từ Liêm về việc xử lý văn bản đến
của các chuyên viên phòng Tổng hợp. Những cán bộ công chức có trách
nhiệm nói trên phải thường xuyên kiểm tra báo cáo nắm bắt thực trạng về việc
xử lý văn bản đến.
2.3.2. Thực trạng quản lý văn bản hành chính đi
• Việc hình thành bản thảo
Các văn bản của UBND huyện Từ Liêm gồm hai loại:
- Loại văn bản do các chuyên viên phòng tổng hợp của văn phòng soạn
thảo theo nhu cầu giải quyết công việc trên phạm vi trách nhiệm của
họ.
- Loại văn bản do cán bộ chuyên môn thuộc UBND huyện Từ Liêm soạn
thảo để giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ của mình.
Với văn bản do các chuyên viên của Văn phòng UBND huyện Từ Liêm soạn
thảo, sau khi lĩnh hội ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện Từ Liêm và
nghiên cứu những quy định Nhà nước, cơ quan cấp trên về các vấn đề cần văn
bản hóa, các chuyên viên sẽ tiến hành soạn thảo văn bản. Các chuyên viên
thuộc văn phòng UBND huyện Từ Liêm được phân công soạn thảo văn bản
theo từng khối công tác như:

23


- Chuyên viên khối nội chính soạn thảo văn bản thuộc về Tư pháp, tổ chức

chính quyền, công an, quân sự.
- Chuyên viên khối văn xã soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực giáo dục đào tạo,
văn hóa thông tin, thể dục thể thao, lao động thương binh và xã hội, tôn giáo,
y tế.
- Chuyên viên khối kinh tế soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực kế hoạch đầu tư,
tài chính, ngân hàng, thuế.
Chuyên viên TN&MT, NN&PTNT soạn thảo về lĩnh vực đất đai và môi
trường, kế hoạch sản xuất các vụ trong năm, sâu bệnh cây trồng.
Bản thảo được thành viên của TT UBND phụ trách khối công tác mà nội
dung văn bản đề cập tới kiểm tra duyệt nội dung và thể thức văn bản rồi ký
nháy lên văn bản.
Với văn bản thuộc phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện Từ Liêm thì
do các cán bộ chuyên môn của các phòng tự soạn thảo rồi trình trưởng đơn vị
kiểm tra duyệt về nội dung thể thức văn bản.
• Việc nhân bản
Bộ phận đánh máy của UBND huyện Từ Liêm thực hiện sau khi đã có chữ ký
của người duyệt có thẩm quyền. Hiện nay do tất cả các phòng ban của các
chuyên viên, cán bộ UBND đều được trang bị máy vi tính nên việc hình thành
bản thảo được thực hiện ngay trên máy tính của từng người. Sau khi bản thảo
được người trực tiếp soạn thảo trình cho người có trách nhiệm duyệt, người
soạn thảo văn bản tự sửa theo ý kiến của người duyệt ngay trên máy tính của
mình rồi in số bản cần thiết hoặc chuyển xuống bộ phận photocopy để photo
đủ số lượng văn bản yêu cầu.
• Trình ký văn bản

24


Chủ tịch UBND huyện Từ Liêm ký các văn bản có tính pháp quy như: quyết
định, chỉ thị, các văn bản báo cáo, xin ý kiến cơ quan cấp trên. Trong trường

hợp Chủ tịch đi vắng lâu ngày thì cử một đồng chí Phó chủ tịch tạm thời điều
hành công việc và ký các văn bản này
Phó chủ tịch huyện Từ Liêm ký các kế hoạch công tác, các văn bản hướng
dẫn thi hành công việc chuyên ngành và các văn bản khác do Chủ tịch phân
công và ủy nhiệm với tư cách TM UBND huyện Từ Liêm - KT Chủ tịch.
Các UBND huyện Từ Liêm ký văn bản đôn đốc nhắc nhở công việc trong
phạm vi được phân công phụ trách: TM UBND huyện Từ Liêm – Uỷ viên.
Chánh văn phòng UBND huyện Từ Liêm được ký một số văn bản theo sự ủy
quyền trực tiếp và sự phân công của Chủ tịch UBND huyện Từ Liêm.
Chánh, Phó Chánh văn phòng HĐND và UBND huyện được phép ký một số
văn bản hành chính để truyền đạt ý kiến chỉ đạo giải quyết công việc của Chủ
tịch, Phó chủ tịch UBND huyện hoặc văn bản đôn đốc nhắc nhở thực hiện các
Nghị quyết của UBND huyện, Quyết định, chỉ thị của UBND huyện.
Tùy theo yêu cầu số lượng công việc, chất lượng cán bộ, có thể ủy nhiệm cho
trưởng các phòng ban ký một số vă bản như các loại giấy phép, các văn bản
trao đổi nhắc nhở công việc. Thể thức ký là: Thừa ủy nhiệm Chủ tịch UBND
huyện Từ Liêm – Trưởng phòng.
• Đóng dấu lên văn bản.
Theo điều 3 Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu, UBND huyện Từ Liêm đã sử dụng hai
con dấu có giá trị pháp lý là dấu UBND huyện Từ Liêm có hình quốc huy và
dấu của Văn phòng không có hình quốc huy.
Dấu của Văn phòng UBND huyện Từ Liêm đóng lên văn bản do Chánh văn
phòng ký theo quy định. Đó là các văn bản trong quan hệ giao dịch hành
chính với các cơ quan đơn vị; các văn bản thông báo nội dung chỉ đạo và kết
25