NHỮNG KHÓ KHĂN, THUẬN LỢI CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ
QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN KHI ÁP DỤNG CNTT
Việc ứng dụng của tin học trong hoạt động thư viện – thông tin mới diễn ra
trong vòng mấy chục năm gần đây nhưng đã làm thay đổi diện mạo ngành
thư viện – thông tin. Công nghệ thông tin đã và đang tạo ra những thuận
lợi cũng như thách thức cho ngành thư viện – thông tin. Khi áp dụng công
nghệ thông tin vào hoạt động quản lý thư viện đã nảy sinh nhiều vấn đề
như sau:
1. Tổ chức nguồn nhân lực:
Những nhiệm vụ mới không được phân chia đồng đều theo sơ đồ cũ và khối lượng
công việc thêm vào nhằm phát triển và duy trì hoạt động CNTT không phải lúc nào cũng
phù hợp với trật tự hiện có. Một số việc liên quan đến các bộ phận thư viện truyền thống
và một số việc khác lại liên quan đến cái mới. Nhìn chung công tác tin học hóa thư viện
đã đưa đến cho đội ngũ cán bộ làm việc hiện tại rất nhiều nhiệm vụ mới. Nhiều công việc
mới sẽ xuất hiện mà trước đó chưa có ai đã từng làm. Làm việc trong tình trạng liên tục
thay đổi có nghĩa là phải thường xuyên đương đầu với nhiệm vụ mới và công nghệ mới,
cạnh tranh với đồng nghiệp dưới sức ép liên tục để thực thi công việc và không để tụt
hậu. Một việc nữa là phải thay đổi các mối ưu tiên và kế hoạch chiến lược của thư viện,
thực hiện tất cả những nhiệm vụ này chỉ với một đội ngũ như cũ là cả một vấn đề.
Nói về mặt hành chính thì hiện nay nhiều thư viện hiện vẫn có cơ cấu tổ chức theo
hệ thống cũ tức là vẫn dựa trên các phòng ban truyền thống như phòng bổ sung, phòng
biên mục, phòng tạp chí, ... Nhân viên cảm thấy yên tâm trong khung hành chính này vì
nhiều người trong số họ hiện đang có chức vụ và những đặc quyền khác. Nhiệm vụ và sự
phân cấp thường được định rõ trong hệ thống này vì thế rất khó có thể thay đổi được. Có
rất nhiều lý lẽ để biện minh cho cơ cấu tổ chức thư viện theo kiểu truyền thống vì một số
cán bộ chưa hiểu được hết lợi ích của ứng dụng CNTT với lại họ có tư tưởng ngại thay
đổi vì ảnh hưởng đến quyền lợi của họ.
Tin học hóa là một hoạt động hoàn toàn mới đối với một đơn vị thư viện thông tin
vì thế người quản lý chưa thể có đủ kinh nghiệm để hiểu và lường được tất cả các công
tác mới có liên quan đến nhiệm vụ tin học hóa. Vào thời điểm hiện tại thì có thể vấn đề
này rất phù hợp với hoàn cảnh thế nhưng nó sẽ chưa chắc đã thích hợp trong tương lai.

Một số nhiệm vụ mới có thể đưa tới một phòng ban mới và một số nhiệm vụ có thể biến
mất sau một thời gian khi công việc cụ thể đã được hoàn thành. Vì vậy chỉ có một cách
tiếp cận khác mới có thể làm cho thư viện đáp ứng được nhiệm vụ mới mà không làm
thay đổi cơ bản tổ chức nhân sự về mặt hành chính của thư viện. Giải pháp cho vấn đề
này là một số bộ phận của thư viện sẽ phải kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ mới. Ví dụ như
phòng nghiệp vụ có thể làm thêm công tác đào tạo người sử dụng.
Khi máy tính trong thư viện ngày một tăng thì việc thiếu các nhân viên có đủ tri
thức về kỹ thuật đã trở thành rào cản cho sự phát triển lớn mạnh. Mạng Internet đã mở ra
nhiều cơ hội mới, nhân viên có được nhiều tri thức và hiểu biết về kỹ thuật. Để mở rộng


các dịch vụ thư viện được nối mạng và được đầu tư nhiều ngân sách hơn nữa cần phải có
một mức độ bảo dưỡng kỹ thuật thật tốt. Nhu cầu cần có một bộ phận kỹ thuật trong thư
viện là kết quả của sự phát triển của thư viện hiện đại. Tuy nhiên nhiều thư viện với quy
mô vừa và nhỏ rất khó xin thêm biên chế cho bộ phận kỹ thuật nên một giải pháp cho vấn
đề đảm bảo kỹ thuật là phát triển cán bộ thư viện về lĩnh vực công nghệ thông tin, như
thế vừa không phát sinh biên chế mà vẫn có thể vận hành được hoạt động của hệ thống.
Những thay đổi có thể xảy ra trong tương lai đối với hoạt động quản lý, tổ chức
nhân sự: họat động này sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều bởi sự phát triển của thư viện hiện đại.
Khó có thể tiên đoán được bản chất và tốc độ thay đổi của thư viện hiện đại nhưng
những nhân tố này sẽ xác định tương lai của tổ chức thư viện. Nhờ những thành tựu của
công nghệ mới mà một số bộ phận của thư viện sẽ không còn cần nhiều nhân viên nữa
như bộ phận liên thư viện và bộ phận phân phối tài liệu vì ngày càng có nhiều tư liệu trên
mạng cho người dùng tin.
2. Những thay đổi trong công tác nghiệp vụ:
So với phương pháp truyền thống khi áp dụng CNTT hoạt động nghiệp vụ đã thay
đổi rất nhiều cụ thể ở một số công đoạn sau:
* Bổ sung:
Trước đây người cán bộ bổ sung phải đến từng nhà xuất bản để lấy danh mục sách
sau đó lựa chọn từng loại tài liệu phù hợp với đơn vị mình rồi mới tiến hành bổ sung,

nhưng nay với CNTT người cán bộ chỉ việc truy cập vào các Website của nhà xuất bản
để xem và đặt các cuốn sách cần thiết. Thông thường sách của các nhà xuất bản đã có
biên mục sẵn nên sẽ tiết kiệm được thời gian trong khâu xử lý tài liệu. Bổ sung theo
phương pháp mới sẽ thực hiện được tra trùng và xử lý trùng một cách dễ dàng, điều mà
phương pháp truyền thống không thể thực hiện được. Lưu trữ được toàn bộ các thông tin
về công tác bổ sung giúp người quản lý có thể theo dõi hiện trạng thực hiện đơn đặt, kế
toán ngân sách bổ sung từ đó giúp cho việc quản lý tài liệu bổ sung và tài chính có hiệu
quả.
Khi áp dụng CNTT các thư viện có thể tiến hành bổ sung tập thể nhằm để giảm chi
phí. Để hoạt động bổ sung liên thư viện này có hiệu quả các tổ hợp thư viện cần có những
thư viện có sức mua tài liệu tương đương nhau để các thành viên trong tổ hợp gánh chịu
những chi phí ngang nhau. Cách tiếp cận theo hình thức liên thư viện cũng có thể được sử
dụng để xây dựng những nội dung kỹ thuật số, hỗ trợ cho chi phí số hóa tư liệu và có thể
trở thành một nét đặc trưng của dịch vụ thư viện khi chúng đã trở nên phổ biến hơn. Tất
cả những điều này sẽ khiến cho vai trò của người thủ thư bị mai một dần với tư cách là
một người lựa chọn tài liệu.
* Biên mục:
Đối với công tác biên mục thì đã xuất hiện hình thức mới đó là biên mục trên mạng
hay còn gọi là biên mục sao chép. Điều này có nghĩa là người cán bộ biên mục lấy những
thông tin thư mục trong danh sách các tài liệu mà đơn vị đã đăng ký bổ sung hoặc có thể
tìm tài liệu đó trên mạng thông qua chỉ số ISBN (mỗi cuốn sách chỉ có duy nhất một chỉ
số này). Sau đó có thể thêm một số yếu tố riêng của đơn vị mình như: ký hiệu kho, ngày
tháng xử lý tài liệu ...Việc biên mục này giúp cho cán bộ xử lý tài liệu tiết kiệm được
nhiều thời gian, đồng nhất các yếu tố xử lý.


Giống như công tác bổ sung thì cũng có thể tiến hành biên mục tập trung giữa các
thư viện. Hình thức này sẽ giúp cho các thư viện tiết kiệm được kinh phí trong xử lý tài
liệu và đồng nhất các yếu tố mô tả.
* Quản lý lưu thông tài liệu:

CNTT đã tạo ra một công cụ rất hữu ích cho người quản lý so với phương pháp
quản lý truyền thống đó là cho phép thực hiện và quản lý các nghiệp vụ yêu cầu (qua
mạng và bằng phiếu) như: mượn/trả, gửi/trả, phôtô tài liệu ... Người quản lý có thể xem
bất cứ thông tin về một bạn đọc: thông tin cá nhân, thông tin mượn trả, thông tin về lịch
sử mượn trả ... đồng thời cũng có thể tra cứu một tài liệu bất kỳ để nắm tình trạng tài liệu
đó: ở đâu, do ai nắm giữ, khi nào đến hạn trả ... Có thể tiến hành thống kê số lượng phục
vụ cũng như tần suất sử dụng tài liệu một cách dễ dàng và thuận tiện.
Nhờ áp dụng hệ thống mã vạch, cán bộ thư viện có thể thực hiện thao tác xuất, nhập
tài liệu nhanh chóng và chính xác, đưa ra các dữ liệu mượn và trả tài liệu là một công cụ
đắc lực cho việc quản lý lưu thông tài liệu, nhất là trong một hệ thống quản lý thông tin
hiện đại. Có thể nói quản lý lưu thông là một công cụ đắc lực hỗ trợ cho cán bộ quản lý
rất nhiều trong việc ra quyết định.
* Tra cứu và tìm tin trực tuyến:
Tra cứu và tìm tin theo phương pháp hiện đại cho phép người dùng tìm kiếm theo
các điểm truy cập khác nhau như theo tên tài liệu, tên tác giả hoặc theo các chỉ số ( phân
loại, từ khóa, đề mục chủ đề, ISBN, ISSN ... ), nước xuất bản, ký hiệu xếp giá, ... hoặc
tìm kiếm năng cao bằng cách tự động tổ hợp các từ tìm kiếm theo các toán tử tùy theo lựa
chọn. Ngoài ra nó còn cung cấp cho người dùng khả năng tìm kiếm toàn văn trên các bản
tóm tắt tài liệu hoặc trên các xuất bản phẩm số hóa.
Với chức năng này độc giả sẽ không mất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm tài liệu
và kết quả tìm tin rất chính xác. Đây là một công cụ hữu ích cho bạn đọc trong việc tiếp
cận nguồn thông tin của thư viện.
* Sản phẩm và dịch vụ thông tin:
Xuất hiện nhiều loại hình sản phẩm thông tin mới: các CSDL, các bản tin điện tử,
sách điện tử, các trang chủ ... Các dịch vụ thông tin mới: tra cứu trực tuyến, tra cứu chọn
lọc ... Các sản phẩm và dịch vụ thông tin này được coi là hàng hóa nên người quản lý cần
phải có chiến lược trong việc đánh giá, lựa chọn, phát triển. Nếu tổ chức tốt các sản phẩm
và dịch vụ thông tin có chất lượng cao thì đây sẽ là nguồn kinh phí để bổ sung cho hoạt
động thư viện.
* Vấn đề an ninh thư viện:

Khi áp dụng CNTT vào hoạt động thư viện một vấn đề mới đã xuất hiện đó là an
ninh thư viện. Công tác an ninh thư viện ở đây có thể hiểu đó là các hoạt động để bảo vệ
tài sản của thư viện bằng các thiết bị hiện đại. Các thiết bị để đảm bảo cho công tác anh
ninh thư viện này là các cổng từ, các camera, ... Thực hiện tốt công tác an ninh thư viện
sẽ hạn chế được mất mát tài liệu tại các bộ phận phục vụ tự chọn như kho mở, phòng đa
phương tiện ...


3. Kinh phí:
Để tiến hành tin học hóa công tác thư viện thì đòi hỏi phải có một nguồn kinh phí
rất lớn mà ngân sách nhà nước cấp cho các thư viện rất hạn chế nên vấn đề kinh phí luôn
là bài toán nan giải cho các nhà quản lý. Đầu tư cho thư viện thường không thấy ngay
hiệu quả cho nên việc xin kinh phí rất khó khăn do đó việc phát triển thư viện thường
không đồng bộ, manh mún. Hiện nay rất nhiều thư viện do người quản lý năng động nên
đã xin được viện trợ của các tổ chức nước ngoài để đầu tư cho thư viện của mình. Nhưng
vấn đề nảy sinh tiếp theo là làm sao có nguồn tài chính để duy trì các hoạt động của thư
viện khi đã hết nguồn kinh phí tài trợ, đây cũng là một bài toán khó vì thư viện không
phải là một đơn vị kinh doanh có thu. Để giải quyết bài toán này người quản lý phải năng
động trong việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lượng như: dịch tài liệu,
làm tổng luận, xây dựng cơ sở dữ liệu, .. để tạo ra các nguồn thu ngoài ngân sách.
4. Những yêu cầu đối với nhà quản lý
Đứng trước những cơ hội và thách thức mà CNTT mang lại nhà quản lý cần phải
chú ý đến các vấn đề sau:
* Quản lý chiến lược:
Để đem lại sự chuyển đổi sang những hình thái thư viện mới, người quản lý thư
viện cần phải có một tầm nhìn rõ ràng, sáng sủa về hình thức của dịch vụ thư viện, cách
thức hoạt động và liệu dịch vụ đó được đánh giá như thế nào trong tương lai. Tầm nhìn
đó không được quá xa vời hay không nên được vượt quá sức tưởng tượng của đội ngũ
nhân viên để họ có thể chấp nhận được. Nhưng tầm nhìn này phải là một động lực hướng
dịch vụ thư viện đi lên phía trước và đảm bảo rằng những người chịu trách nhiệm thực

hiện cải tổ phải thực sự cảm thấy tâm dắc với quá trình ấy. Quan trọng không kém là tầm
nhìn đó phải bao trùm được quan điểm của người dùng - đây là đối tượng phục vụ chính
của thư viện.
* Công nghệ thông tin:
Đây là vấn đề then chốt trong việc tin học hóa công tác thư viện nên nó cần được
quan tâm và đầu tư tốt. Người quản lý phải nắm bắt được công nghệ để tiến hành tổ chức
và quản lý tốt các hoạt động của thư viện. Phải nắm được các quy trình xử lý tài liệu, tạo
ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin chất lượng cao.
* Nhân sự và tổ chức nhân sự:
Vì quản lý nhân sự thuộc quản lý xã hội phức tạp nhất nên nó đòi hỏi người lãnh
đạo phải hiểu biết kỹ về các thành viên dưới quyền quản lý của mình về trình độ nhận
thức, khả năng chuyên môn, mức độ sử dụng ngoại ngữ ... Từ những hiểu biết đó mới có
thể phân công, điều động đúng người đúng việc và có những chế độ ưu đãi thích hợp để
nhân viên của mình yên tâm công tác, cống hiến hết khả năng của họ. Người quản lý
phải có những chính sách trong việc bồi dưỡng cho nhân viên về trình độ chuyên môn,
khả năng sử dụng máy tính và ngoại ngữ. Người quản lý phải có chiến lược trong việc
phát triển nguồn để tránh hẫng hụt trong các vị trí công tác.