BỘ NỘI VỤ
  NỘI VỤ HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC

LỚP BỒI DƯỠNG
KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

Hà Nội, ngày 12/9/2014
1


 
CHUYÊN ĐỀ:

SOẠN THẢO VĂN BẢN
Nguyễn Mạnh Cường
Trưởng khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Mobile: 0912.357.066
Email:

2


3


TRI THỨC KHỞI NGUỒN MỌI THÀNH CÔNG

4

13h00 đến 15h45

5


    ???
1+ 2 + 3 + 4 = 5
(KỸ THUẬT)

1. THẨM QUYỀN

4. QUY TRÌNH
2. THỂ THỨC, KỸ
THUẬT TRÌNH BÀY

3 NGÔN NGỮ
6


Kỹ năng?:
1. ĐÚNG
2. PHÙ HỢP
3. LINH HOẠT
4. HIỆU QUẢ
7


Các quy định hiện hành

THẨM QUYỀN


- Luật Ban hành VBQPPL
năm 2008 quy định thẩm
quyền của văn bản QPPL
- Nghị định 09/2010/NĐCP

QUY TRÌNH

- Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác
Văn thư
- Nghị định 09/2010/NĐCP

THỂ THỨC

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác Văn thư
- Nghị định 09/2010/NĐ-CP
- Thông tư 01/2011/TT-BNV ng
ày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành
chính
8


CHUYÊN ĐỀ 1
QUY TRÌNH S0ẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
NÓI CHUNG


1). Khái niệm: 
Quy trình soạn thảo và ban hành văn
bản là trình tự các bước cần thiết được
sắp xếp có khoa học nhằm đạt được
yêu cầu về thời gian và chất lượng văn
bản. 
9


2). Nội dung các bước soạn thảo văn bản
Bước 1: Chuẩn bị
- Phân công soạn thảo (theo chức năng, nhiệm vụ
của đơn vị và nhiệm vụ, năng lực của cá nhân);
- Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề
cần ra văn bản;
- Xác định tên loại và trích yếu nội dung;
- Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông
tin cần thiết có liên quan tới nội dung văn bản;
- Xây dựng đề cương và viết bản thảo

10


Bước 2:
Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình
thức, thể thức văn bản theo quy định
- Căn cứ vào mục đích của văn bản và thông tin đã thu thập
để soạn thảo văn bản;
- Soạn xong phải kiểm tra về thể thức, kĩ thuật trình bày

(theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ
Nội vụ); kiểm tra mục đích đạt được của văn bản;
- Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, ảnh
hưởng tới nhiều đối tượng thì tổ chức xin ý kiến góp ý của
các đơn vị, cá nhân có liên quan (Góp ý bằng văn bản/
họp/ xin ý kiến chuyên gia vv). Đơn vị chủ trì có trách
nhiệm tổng hợp, chỉnh sửa. Nếu còn ý kiến chưa thống
nhất và ảnh hưởng tới nhiều mối quan hệ, nguồn lực thì có
11
văn bản tổng hợp và giải trình.


Bước 3: trình duyệt văn bản

Thủ trưởng
Đơn vị

Duyệt  nội  dung: 
Trưởng  hoặc  phó 
đơn  vị  duyệt  nội 
dung bản thảo và ký 
nháy  vào  cuối  nội 
dung bản thảo
(sau dấu ./.)

Phòng
HCTH

Duyệt  thể  thức,  kỹ 
thuật trình bày và thủ 

tục  ban  hành.,  ký 
nháy  sau  chữ  cuối 
cùng “Nơi nhận:” 

Thủ trưởng
cơ quan

Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu 
trưởng  phụ  trách  lĩnh  vực) 
duyệt và ký ban hàn
Lưu  ý:  Theo  quy  định  của 
Trường  đơn  vị  phải  làm 
Phiếu trình trong Hồ sơ trìn
h ký
 
12


Bước 4: Hoàn thiện thể thức
và làm các thủ tục phát hành:
(1) Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo (nếu
có) và trình ký chính thức;
(2) Cán bộ văn thư cơ quan ghi số, ngày tháng năm;
(3) Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;
(4) Đóng dấu ;
(5) Làm các thủ tục phát hành;
(6) Lưu văn bản (01 bản lưu ở Văn thư, 01 bản lưu tại
đơn vị soạn thảo).

13



Lỗi sai thường gặp
1. Sai quy trình các bước trình không thông 
nhất;
2. Đơn vị/ cá nhân chủ trì soạn thảo chưa 
làm tốt tổng hợp thông tin hoặc góp ý của 
các đơn vị;
3. Phiếu trình sơ sài, chưa đủ thông tin;
4. Chuẩn bị hồ sơ chưa đầy đủ;
14


Chuyên đề 2:
THỂ THỨC VĂN BẢN
I
* Kn: Thể thức văn bản là toàn bộ các
yếu tố cấu thành và cách thể hiện các
yếu tố cấu thành văn bản do các cơ
quan có thẩm quyền quy định nhằm
đảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lí
và hiệu lực thi hành trong thực tế.

15


* Các quy định về thể thức văn bản? 
-  Nghị  định  số  110/2004/NĐ-CP  ngày 
08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn 
thư; 

- Nghị  định  số  09/2010/NĐ-CP  ngày 
08/2/2010  của  Chính  phủ  sửa  đổi,  bổ 
sung  một  số  điều  của  Nghị  định  số 
110/2004/NĐ-CP  ngày  08/4/2004  của 
Chính phủ về công tác Văn thư;
16


Nghị định số 09/2010/NĐ-CP: 
“c) Bộ Tư pháp chủ trì phối hợp với  Bộ Nội 
vụ  hướng  dẫn  thể  thức  và  kỹ  thuật  trình 
bày văn bản quy phạm pháp luật; 
Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật 
trình bày văn bản hành chính.”
(xem văn bản)

17


- Thể thức của văn bản chuyên ngành:
  Nghị định số 110/2004/NĐ-CP: “Thể thức 
và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên 
ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan 
quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận 
thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ”. 

18


- Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã

hội:
Nghị  định  số  110/2004/NĐ-CP  quy  định:  “Thể  thức  và  kỹ  thuật 
trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội 
do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, 
tổ chức chính trị - xã hội quy định”
+  Hướng  dẫn  số  11-HD/TW  ngày  28/5/2004  của  Văn  phòng  Ban 
chấp  hành  Trung  ương  hướng  dẫn  về  thể  thức  văn  bản  của 
Đảng; 
+ Hướng dẫn số 1156/HD-TLĐ của Tổng Liên đoàn Lao động Việt 
Nam  về  thể  thức  và  kỹ  thuật  trình  bày  văn  bản  của  tổ  chức 
Công đoàn;
 + Hướng dẫn số 93-HD/VP của Ban Chấp hành Trung ương Đoàn 
Hướng dẫn về thể thức văn bản của Đoàn TNCSHCM;
Các  Tổ  chức  Chính  trị  -  Xã  hội  khác  chưa  có  hướng  dẫn  riêng, 
thường  vận  dụng  các  văn  bản  hướng  dẫn  của  Nhà  nước. 
19
(LHHKHKTVN đã có văn bản quy định) 


- Thể thức văn bản trao đổi quốc tế:
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định: “4.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá
nhân nước ngoài được thực hiện theo
thông lệ quốc tế”.

20


Thể thức văn bản hành chính:

Thực  hiện  theo  Thông  tư  số  01/2011/TTBNV  ngày  19/01/2011  của  Bộ  Nội  vụ 
Hướng  dẫn  về  thể  thức  và  kỹ  thuật  trình 
bày văn bản hành chính 
 (Chú ý 6 phụ lục đính kèm)
 Dowload tại www.luutruvn.gov.vn
21


Chuyên đề 3
Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ
hành chính
Phong cách ngôn ngữ hành chính là
phong cách của tiếng Việt gọt rũa dùng trong
các văn bản thuộc thuộc phạm vi công tác
quản lí, tổ chức, điều hành, giao dịch của các
cơ quan, đoàn thể, hiệp hội, tổ chức, công
dân trong nước và quốc tế.
22


Chuyên đề 4
Đặc điểm của phong cách ngôn
ngữ hành chính
(1)Tính chính xác, rõ ràng, mạch lạc
-  Diễn  đạt  ý  chính  xác,  rõ  ràng,  mạch  lạc.   
Không dung nạp cách diễn đạt ý đại khái, 
chung chung hay mập mờ. 
-  Dùng  từ,  ngữ  chính  xác,  nhất  quán,  đơn 
nghĩa.
23



Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ
hành chính

(2). Tính khuôn mẫu
-   Văn  bản  được  trình  bày,  sắp  xếp  bố  cục  theo  các 
khuân  mẫu,  thể  thức  quy  định (Phụ  lục  V:  Thông  tư 
số 01/2011/TT-BNV).
 -  Một số loại văn bản có mẫu chung có sẵn, người viết 
chỉ cần điền thông tin cụ thể vào (VD: Giấy giới thiệu, 
Giấy đi đường, Giấy mời vv).
-  Sử  dụng  lặp  lại  nhiều  lần  những  thuật  ngữ  hành 
chính,  những  từ  thuộc  lớp  từ  hành  chính  -  công  vụ, 
những  cấu  trúc  câu  có  sẵn  mà  không  sợ  phạm  vào 
lỗi lặp từ, lặp câu. 

24


Ví dụ:
“Căn cứ ... số... ngày...của...về việc...”
“Phúc đáp công văn số …của ... về ….., Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội có ý kiến như sau:”
“Xin trân trọng cảm ơn.”
“... đã nhận được ...của...về việc ... . Căn cứ
vào...và ..., ... trả lời như sau:”
“Điều 3. Trưởng phòng (...), Trưởng phòng (…) và
các cá nhân có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi 25
thành Quyết định này./.