Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim

LỜI MỞ ĐẦU
Nền kinh tế phát triển đến trình độ cao và bao trùm toàn bộ thế giới hàng hóa, không những
trong phạm vi một quốc gia mà còn trên phạm vi quốc tế. Sự phát triển của lực lượng sản xuất cũng
như tiến bộ khoa học kĩ thuật đặt các quốc gia vào xu hướng hội nhập, mở rộng hợp tác giao lưu kinh
tế, văn hóa, xã hội… Bởi nếu mỗi quốc gia với những điều kiện tự nhiên, tài nguyên, khí hậu khác, và
nếu chỉ dựa vào nền sản xuất trong nước thì sẽ không cung cấp đủ hàng hóa, dịch vụ đáp ứng nhu cầu
sản xuất tiêu dùng và nền kinh tế nội địa. Do đó các quốc gia phải nghĩ tới việc giao dịch xuất nhập
khẩu những mặt hàng cần thiết mà nước họ chưa sản xuất được hoặc sản xuất không đủ, hay giá thành
trong nước cao hơn. Ngược lại, trên cơ sở khai thác các tiềm năng sức mạnh vốn có, nền kinh tế các
quốc gia ngoài phục vụ nhu cầu trong nước còn có thể xuất khẩu ra nước ngoài, tạo thặng dư cho nền
kinh tế.
Yêu cầu phát triển nền kinh tế dẫn đến việc phát sinh nhu cầu trao đổi, giao dịch hàng hóa giữa
các nước với nhau. Nói cách khác, họat động xuất nhập khẩu trở thành nhu cầu khách quan trong nền
kinh tế.
Tuy nhiên, mỗi quốc gia, mỗi phong tục tập quán kinh tế riêng, cơ chế riêng. Và vì lẽ đó, khi
tiến hành giao dịch không tránh khỏi những bất đồng quan điểm.
Chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, Việt Nam đi lên theo nền kinh tế mở cửa,
kinh tế thị trường. Song những nhận thức lạc hậu về thể chế, chính sách, cơ chế xin cho, cơ chế nhiều
cửa… còn ảnh hưởng khá rộng đến công tác xúc tiến hợp đồng xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp
Việt Nam cũng như phía nước ngoài đầu tư vào Việt Nam. Trong đó, cơ chế, quy trình, thủ tục xuất
nhập khẩu còn nhiều điều đáng lưu tâm. Làm sao để các doanh nghiệp Việt Nam xúc tiến hoạt động
xuất nhập khẩu một cách nhanh nhất, hiệu qủa nhất, tốn ít chi phí nhất, giảm thiểu tối đa tranh chấp
phát sinh… là vấn đề cấp bách trong hoạt động xuất nhập khẩu tại Việt Nam.
Nhận thức được vai trò quan trọng của vấn đề này, em quyết định chọn đề tài “ Quy trình tổ
chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Vilexim HCM” để nghiên cứu.
Với mục tiêu là phân tích làm sáng tỏ quy trình, thủ tục xuất nhập khẩu cũng như các biện pháp
đẩy mạnh tiến độ thực hiện, giảm bớt các thủ tục rườm rà không cần thiết để đi đến một phương thức

SVTH: Bùi Thị Ngân

1

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
tối ưu phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp, trong khuôn khổ quy định của nhà nước, từ đó giúp
tiếp thu hiệu quả bài học, tích lũy những kiến thức căn bản, quý báu về khả năng lập, thực hiện các thủ
tục xuất nhập khẩu, ứng dụng thực tiễn vào công việc sau này.

Chương 1
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU
VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ VILEXIM CHI NHÁNH TP.HỒ CHÍ MINH

1.1

Quá Trình Hình Thành và Phát Triển của Công Ty Cp XNK & HTĐT Vilexim:

SVTH: Bùi Thị Ngân

2

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
1.1.1

Quá trình hình thành và phát triển :


Công ty Vilexim tiền thân là Công Ty Xuất Nhập Khẩu với Lào, được thành lập vào năm 1987,
theo quyết định số 82/ BNT_ TCCB ngày 24/02/1987 của Bộ Ngoại Thương – nay là Bộ Công
Thương.
Đến năm 2003, để thể hiện rõ chức năng trao đổi mua bán nước ngoài của mình, Công ty được đổi
tên thành công ty Xuất Nhập Khẩu Và Hợp Tác Đầu tư Vilexim theo Quyết định số 0999/2003/QĐBTM ngày 08/08/2003.
Đầu Tháng 03/2005, theo xu hướng phát triển chung của nền kinh tế đang trong thời kỳ hội nhập
và phát triển mạnh mẽ, Công ty được cổ phần hóa và đổi tên thành công ty Cổ Phần Xuất nhập khẩu và
Hợp tác đầu tư ( Cty CP XNK&HTĐT ) Vilexim theo quyết định số 1188/BTM-TCCB ngày
23/08/2004.
Công ty thực hiện chế độ hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có tài khoản
nội tệ và ngoại tệ tại ngân hàng, có con dấu riêng theo mẫu nhà nước quy định. Từ đó đến nay, hoạt
động của công ty phát triển ngày càng mạnh với quy mô lớn, luôn hoàn thành tốt kế hoạch và chi tiêu
nhà nước đề ra.
Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu và Hợp Tác Đầu Tư Vilexim.
Tên giao dịch quốc tê: Vilexim Import-Export Co-operation Investment Joint Stock Company
Trụ sở chính: 170 Giải phóng, phường Phương Liệt, Quận Thanh Xuân, Hà Nội
Điện thoại: (84-8)894171-(84-8)8694175
Fax: (84-8)8694168
Email:
Website: www.vilexim.com.vn

1.1.2 Các chi nhánh đặt tại các tỉnh và thành phố:
•

Chi nhánh THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Địa chỉ: 36/22 đường D2, phường 25, Quận Bình Thạnh
Điện thoại (84-8)512 6062


SVTH: Bùi Thị Ngân

3

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
Fax: (84-8)512 6059
Mail:
•

Chi nhánh Hà Tây

Địa chỉ: 570 Quang Trung, Thị xã Hà Đông, Hà Tây
•

Chi nhánh Hải Phòng

Địa chỉ: 138 Lê Lai, Quận Ngô Quyền, tp Hải Phòng
•

Trung tâm xuất nhập khẩu lao động tại Hà Nội:

Địa chỉ: Lò Đúc, Quận Hai Bà Trưng, tp Hà Nội
•

Văn phòng đại diện tại Vientaine-Lào

•


Liên doanh sắt thép Vilesteel-Lào

•

Chi nhánh Cần Thơ

Địa chỉ: ấp Thới Khánh, Tân Thạnh, Thới Lai, Cần Thơ

1.1.3 Cơ sở vật chất của Vilexim:
Ngoài cơ sở vật chất đầy đủ phục vụ cho hoạt động kinh doanh có tại công ty và các chi nhánh,
văn phòng đại diện ở các tỉnh thành phố, công ty còn có bốn kho chứa hàng tại Hà Nội với phương tiện
kỹ thuật hiện đại để lưu trữ hàng hoá một cách an toàn mà vẫn giữ được chất lượng của hàng hóa, một
nhà máy xay xát gạo đồng thời là kho chứa ở chi nhánh Cần Thơ.
Đến nay nguồn vốn của công ty đã lên đến 147.4 tỷ đồng, trong đó:
Vốn pháp định: 72.700.000.000 VNĐ
Vốn lưu động: 54.140.000.000 VNĐ
Vốn cố định: 19.560.000.000 VNĐ
Tuy thành lập khá non trẻ so với nhiều công ty khác, nhưng công ty Vilexim đã có nhiều phát triển
vượt bậc, tạo được uy tín với bạn hàng trong nước và quốc tế. Ngay từ ngày mới thành lập công ty đã
làm ăn có hiệu quả, đóng góp nhiều cho ngân sách nhà nước.

SVTH: Bùi Thị Ngân

4

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim

1.2

Công Ty Cp XNK Và HTĐT Vilexim chi nhanh HCM :

1.2.1

Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh tại Tp. HCM:

Vào những năm đầu của thập kỉ 90, tình hình đầu tư và kinh doanh xuất nhập khẩu ở nước ta ngày
càng phát triển với tốc độ tăng dần qua các năm, do Việt Nam bắt đầu thực hiện chính sách mở cửa
chủ động tham gia vào nền kinh tế thế giới. Hòa nhập vào xu hướng phát triển đó, năm 1990, căn cứ
vào Quyết định số 198/KTĐN ngày 31/03/1990 của Bộ Thương Nghiệp, công ty được thành lập với tư
cách là Văn phòng đại diện của tổng công ty Vilexim.
Đến năm 1991, do hoạt động kinh doanh có hiệu quả và nhu cầu ngày càng cao của thị trường,
theo Quyết định số 3879/TN-XNK của bộ Thương Nghiệp, văn phòng đại diện của công ty Vilexim đã
chính thức trở thành chi nhánh công ty Vilexim tại thành phố HCM và hoạt động ổn định cho đến ngày
nay.

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của chi nhánh:
Chức năng:
Mở rộng qui mô liên doanh, cung cấp nhiều hàng hóa, dịch vụ với chất lượng cao, tạo cho
công ty vị thế vững chắc trên thị trường, tạo được lòng tin với khách hàng trong và ngoài nước.
Tăng kim ngạch xuất khẩu, đảm bảo lợi nhuận đề ra, tích lũy đầu tư cơ sở vật chất, phát triển
kinh doanh.
Nhiệm vụ:
Tổ chức quản lí việc sản xuất kinh doanh, hoàn thành tốt kế hoạch được giao.
Quản lí, bảo vệ, giữ gìn và khai thác có hiệu quả tài sản và nguồn vốn được giao theo quy định
của Pháp luật, thực hiện các chỉ tiêu đề ra.
Thực hiện chính sách lao động và tiền lương hợp lý, tuân thủ các chế độ lương, thưởng, phụ
cấp, nghỉ phép, và đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên.

Thực hiện báo cáo thống kê định kì theo quy định của Nhà nước và báo cáo bất thường của đại
diện chủ sở hữu.
Có nghĩa vụ nộp thuế, các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo quy định của Pháp luật.
Mục tiêu:
Tạo ra những hiệu quả đóng góp tích cực cho hoạt động kinh doanh XNK của công ty Vilexim
nói riêng và cả nước nói chung.

SVTH: Bùi Thị Ngân

5

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
Không ngừng học hỏi, cải tiến chất lượng sản phẩm, đẩy mạnh khả năng cạnh tranh và hoàn
thành tốt các chỉ tiêu do Sở Kế hoạch và Đầu tư đề ra.

1.2.3 Quyền hạn và lĩnh vực hoạt động

:

Quyền hạn:
Giao dịch kí kết hợp đồng kinh tế với các đối tượng kinh doanh XNK, sản xuất, dịch vụ có tư
cách pháp nhân trong và ngoài nước.
Sử dụng tài sản, vốn, phương tiện kĩ thuật, lao động vào mục đích hoạt động kinh tế của công
ty theo đúng quy định và chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty.
Lĩnh vực hoạt động:
Công ty Vilexim chi nhánh Tp. HCM ngay từ khi còn là đại diện của tổng công ty XNK và
HTĐT Vilexim đã thực hiện chức năng của một đơn vị kinh doanh tổng hợp, thực hiện các hợp đồng

đã kí về xuất nhập khẩu mua bán hàng hóa, liên doanh, liên kết dịch vụ, vận tải. Từ khi trở thành chi
nhánh, công ty được quyền kí kết các hợp đồng dưới mọi hình thức đối với mọi loại mặt hàng và loại
hình kinh doanh với mức giá trị trong mức quy định của tổng công ty.
Công ty kinh doanh tất cả các mặt hàng mà Bộ thương mại cho phép tổng công ty Vilexim
được thực hiện như:
•

Xuất khẩu: nông lâm thủy hải sản, thực phẩm, lương thực, dược liệu, bông vải sợi, vật liệu xây

dựng, thủ công mỹ nghệ…
•

Nhập khẩu: hóa chất, điện máy, vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng.
Mặc dù hoạt động kinh doanh trên nhiều lĩnh vực như vậy, nhưng công ty vẫn thực hiện các

nhiệm vụ một cách rất chuyên nghiệp, luôn đạt hoặc vượt các chỉ tiêu do nhà nước đưa ra, là đơn vị
hoạt động rất hiệu quả, và ngày càng tạo được uy tín đối với khách hàng trong và ngoài nước.

1.2.4 Mối quan hệ giữa chi nhánh và tổng công ty:
Chi nhánh được sự quản lý trực tiếp của tổng công ty, đó là quản lý theo các văn bản chế độ
nhà nước, tức là chỉ được quyết định kinh doanh trong phạm vi đã được cho phép, chi nhánh được
phép quan hệ giao dịch mua bán và tìm kiếm thị trường. Chi nhánh có con dấu riêng và tài khoản
riêng, hàng tháng chi nhánh làm báo cáo tổng hợp về tình hình tài chính gửi về cho tổng công ty.

SVTH: Bùi Thị Ngân

6

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài



Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
1.2.5 Sơ lược cơ cấu tổ chức:

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG HÀNH
CHÍNH

PHÒNG XUẤT NHẬP
KHẨU

PHÒNG HÀNG
XUẤT KHẨU

BỘ PHẬN
KINH
DOANH
HÀNG
XUẤT
KHẨU

SVTH: Bùi Thị Ngân

BỘ PHẬN
CHỨNG
TỪ HÀNG
XUẤT

KHẨU

PHÒNG KẾ TOÁN

PHÒNG HÀNG
NHẬP KHẨU

TỔ GIAO
NHẬN
HÀNG
HÓA
XUẤT
NHẬP
KHẨU

7

BỘ PHẬN
CHỨNG
TỪ HÀNG
NHẬP
KHẨU

BỘ PHẬN
KINH
DOANH
HÀNG
NHẬP
KHẨU


GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
1.3 Vị thế cạnh tranh của công ty trong hệ thống xuất nhập khẩu nông sản trong nước và
thế giới:
Công ty Vilexim HCM được cấp giấy phép tham gia xuất nhập khẩu rất nhiều mặt hàng, thế nhưng
doanh thu mang lại chủ yếu cho doanh nghiệp là từ hoạt động xuất khẩu nông sản.
Năm 2007, tổng kim ngạch xuất khẩu nông sản Việt Nam ước tính đạt 6.2 tỉ $ (Nguồn: theo số liệu
thống kê của Bô Thương Mại ). Trong đó kim ngạch xuất khẩu của công ty đạt 15,029,000$ chiếm tỷ
trọng 0.24% trong tổng kim ngạch xuất khẩu nông sản trong nước.
Khách hàng : Khách hàng chủ yếu của công ty là các doanh nghiệp nhập khẩu nông sản ở các thị
trường truyền thống như: Ai Cập, Singapore, HongKong, Philippines, Ý, Nhật, …
Đối thủ cạnh tranh : Hiện nay công ty có các đối thủ cạnh tranh chính sau:
•

Đối thủ cạnh tranh trong nước:

Công ty Vilexim HCM có kim ngạch tương đối nhỏ so với các doanh nghiệp cùng ngành nên chịu
sức ép cạnh tranh lớn từ các đối thủ cạnh tranh trong ngành: Vinalimex, Công ty xuất nhập khẩu nông
sản Sài Gòn, Tổng công ty xuất nhập khẩu rau quả và nông sản Việt Nam…
Bên cạnh những công ty lâu năm trong ngành, Vilexim HCM còn chịu áp lực từ sự bùng nổ của
các công ty tư nhân. Những công ty này có lợi thế về vốn, công nghệ trình độ và sự năng động.
Tuy nhiên với sự hình thành và phát triển lâu năm, cộng với sự tín nhiệm của các khách hàng
truyền thống, công ty có thể vững tin vào tương lai.
•

Đối thủ cạnh tranh nước ngoài:

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, nhất là khi Việt Nam gia nhập WTO thì

hoạt động xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và của các công ty nói riêng sẽ
vấp phải sự cạnh tranh gay gắt của nhiều nước, nhất là Thái Lan, Ấn Độ… mà cụ thể là các công ty
kinh doanh cùng ngành tại các nước này.
Vì thế, để cạnh tranh được với các nước này, công ty phải tập trung đầu tư để xây dựng chất lượng
sản phẩm, tạo sự khác biệt cho hàng nông sản Việt Nam.
1.4 Kết qủa hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm vừa qua:
Từ năm 2006-2008 hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của nước ta đang ngày càng trở nên sôi
động và phát triển mạnh mẽ. Điều đó có nghĩa là lĩnh vực xuất nhập khẩu đã được chú trọng đầu tư và

SVTH: Bùi Thị Ngân

8

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
phát triển có chiều sâu. Trong những năm qua, toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty Vilexim đã
nỗ lực phấn đấu và đạt được những thành tích khả quan. Công ty phát huy được lợi thế của một công
ty nhà nước đồng thời tranh thủ nhanh chóng mở rộng thị trường, đa dạng hóa ngành hàng, ngành
nghề, lĩnh vực kinh doanh mặt hàng xuất nhập khẩu, mở rộng khai thác những thị trường mới, thị
trường tiềm năng. Có thể phân tích kết quả hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu qua chỉ tiêu sau:
Bảng 1: Kết quả kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty trong 3 năm gần đây
Chỉ tiêu

ĐVT

2006

2007


2008

Tổng kim ngạch XNK

Tr. USD

94,2

131

193,42

Xuất khẩu

Tr. USD

63,1

93

147

Nhập khẩu

Tr. USD

31,1

38


46,42

Doanh thu

Tr. USD

5,652

9,17

11,6

Nộp ngân sách

Tỷ đồng

267,32

340,93

456,82

Lợi nhuận trước thuế

Triệu đồng

599

841,02


1230,1

TNBQ tháng

Triệu đồng

1,500

1,750

2,050

(Nguồn số liệu: phòng kế toán công ty)
Từ các số liệu ở bảng trên, ta có thể thấy tình hình thực hiện kinh doanh và lợi nhuận của công ty
là tốt. Kết quả kinh doanh năm sau cao hơn năm trước. Trong những năm gần đây công ty đã tập trung
toàn lực để phát triển kinh doanh xuất nhập khẩu và lấy việc tăng trưởng xuất khẩu là nhiệm vụ chính
của hoạt động kinh doanh.
•

Kim ngạch xuất nhập khẩu:

Kim ngạch xuất khẩu trong tổng kim ngạch xuất nhập khẩu trong những năm gần đây tăng vọt
đáng kể. Năm 2006 kim ngạch xuất khẩu đạt 63,1 Tr.USD. Trong đó cơ cấu mặt hàng nông sản vẫn
chiếm vị thế quan trọng. Trong năm 2007 kim ngạch xuất khẩu đạt 93 Tr.USD bằng 147,385% so với
năm 2006, và giá cả một số mặt hàng nông sản đã nhích lên nên nó ảnh hưởng lớn đến kim ngạch xuất
nhập khẩu của công ty. Năm 2008, kim ngạch đạt 147 tr.usd, bằng 158,065% so với 2007.
Nhập khẩu là hoạt động không thể thiếu nhằm tạo ra sự cân đối trong hoạt động của công ty, góp
phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Năm 2006 kim ngạch nhập khẩu là 31,1 tr.USD. Năm 2007, kim


SVTH: Bùi Thị Ngân

9

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
ngạch nhập khẩu tăng lên 38 tr.usd. Năm 2008 kim ngạch nhập khẩu đạt 46,42 tr.USD, tăng 8,42 tr.usd
so với năm 2007. Trong 3 năm kim ngạch nhập khẩu của công ty luôn tăng cao, cơ cấu hàng nhập
khẩu vẫn thực hiện định hướng phát triển mạnh nhập khẩu hàng vật tư, nguyên liệu và trang thiết bị.
•

Doanh thu:

Tổng doanh thu năm 2006 đạt 5,652 tr.usd. Tổng doanh thu năm 2007 đạt 9,17 tr.usd, bằng
162,243% so với năm 2006. Tổng doanh thu năm 2008 tăng lên 11,6 tr.usd, bằng 119,587% so với
năm 2007. Có sự tăng vọt về doanh thu này chủ yếu do hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công
ty đã tăng mạnh, kèm theo việc đẩy mạnh hoạt động kinh doanh trực tiếp. Ngoài ra thì việc giải quyết
tốt các khó khăn về thị trường tiêu thụ hàng nông sản, mở rộng quan hệ với nhiều khách hàng mới ở
khu vực Tây Âu cộng với việc đầu tư phát triển mặt hàng mới là những nhân tố chủ yếu góp phần tăng
doanh thu.
•

Nộp ngân sách:

Về nộp ngân sách, tổng nộp ngân sách năm 2006 đạt 267,32 tỷ đồng. Các chỉ tiêu về nghĩa vụ ngân
sách năm 2006 đều đảm bảo cao hơn năm trước. Năm 2007 tổng mức nộp ngân sách đạt 340,93 tỷ
đống bằng 127,536% so với năm 2006. Sang năm 2008 do hoạt động kinh doanh của công ty tăng lên
do vậy mà ngân sách năm 2008 mà công ty phải nộp là 456,82 tỷ đồng bằng 133,99% so với năm

2007.
Như vậy ta có thể thấy rằng công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình đối với nhà nước.
•

Lợi nhuận trước thuế:

Năm 2006 lợi nhuận ròng thực hiện 599 triệu đồng. Năm 2007 lợi nhuận thực hiện đạt 841,02 triệu
đồng. Sang năm 2008 lợi nhuận trước thuế của công ty tiếp tục tăng và đạt 1230,1 triệu đồng. Những
năm qua công ty đã trở thành công ty đứng đầu trong xuất nhập khẩu hàng nông sản, đặc biệt là xuất
khẩu gạo và hạt tiêu. Hàng năm công ty đóng góp vào ngân sách nhà nước một khoản nhỏ vào công
cuộc phát triển đất nước.

1.5 Cơ cấu thị trường xuất khẩu :

SVTH: Bùi Thị Ngân

10

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
Chủ yếu là các thị trường Châu Á, Châu Âu, Châu Mỹ. Phân tích để nắm được tình hình xuất khẩu
nông sản qua từng thị trường, xác định thị trường nào là thị trường chủ yếu, thị trường mục tiêu mà
công ty cần phải đầu tư nhiều trong tương lai, cũng như thị trường nào có nhiều rủi ro trong kinh
doanh, không có khả năng tồn tại cần rút nhanh để đảm bảo lợi nhuận cao nhất. Qua phân tích để rút
ra nhận định, nhận xét về thị trường, cần phải đầu tư nhiều vào các thị trường có tiềm năng, thị trường
chủ lực, tránh những thị trường có rủi ro cao và đặc biệt là tránh tập trung cao vào một thị trường nhất
định từ đó đề ra những kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu phù hợp với từng thị trường nhằm tăng
nhanh hiệu quả hoạt động của công ty trên lĩnh vực ngoại thương.

Bảng 2: Kim ngạch xuất khẩu của công ty xuất nhập khẩu Vilexim sang một số thị trường cụ
thể qua các năm 2006-2008
Năm 2006

Năm 2007

Năm 2008

Thị Trường
SL (tấn)

TG (USD)

SL (tấn)

TG (USD)

SL (tấn)

TG (USD)

Singapore

443

396.264

1.032

897.256


2.095

1.877.120

Đức

9.521

8.445.742

8.620

7.571.064

2.533

2.254.987

Anh

28.860

22.518.167

8.629

7.097.955

4.953


4.689.453

Thụy Sỹ

27.688

22.710.431

20.519

19.062.118

12.300

11.451.300

Syria

193

211.911

100

133.621

81

113.400


Mỹ

25.824

35.249.760

14.806

6.971.280

4.050

5.814.024

Hà lan

5.398

5.229.311

4.054

4.003.730

4.539

4.634.319

Nga


383

301.268

3.960

3.159.288

4.223

3.597.996

Thụy điển

111

109.557

968

939.154

4.177

4.264.717

Ai cập

0


0

100

125.300

227

255.829

Estonia

50

21.250

80

34.960

184

81.696

Jordane

570

80.136


4.023

589.624

103

169.641

Giocgia

3.513

2.679.620

1.900

1.449.278

4.053

3.149.181

Bỉ

3.046

2.751.765

1.601


1.446.347

1.229

1.132.278

Tây ban nha

193

237.108

157

192.881

451

556.534

SVTH: Bùi Thị Ngân

11

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
Malaysia


62

52.867

720

613.939

1.140

982.680

Ba lan

1.471

1.563.811

1.060

1.126.879

1.540

1.741.740

Hàn quốc

1.284


1.173.813

162

148.097

43

39.775

Philippine

1.400

1.193.090

320

264.288

270

246.240

Trung quốc

5.109

1.426.768


8602

2.402.243

5.200

1.565.200

Yemen

0

0

0

0

36

33.540

Nhìn vào bảng số liệu 2 ở trên, ta thấy được tình hình biến động của sản lượng và trị giá xuất khẩu
một số mặt hàng nông sản chính của công ty qua các năm vào các nước cụ thể như sau:
Năm 2006, sản lượng xuất khẩu vào Anh cao nhất với 28.860 tấn, ứng với trị giá 22.710.431 usd,
tiếp đến là Thụy Sỹ với 27.688 tấn, Mỹ với 25.824 tấn, Đức với 9.521 tấn… và một số thị trường còn
khá mới mẻ như Malaysia, Estonia, Thụy Điển với mức sản lượng thấp. Qua năm 2007, sản lượng xuất
khẩu vào Thụy Sỹ giảm còn 20.519 tấn, ứng với trị giá 19.062.118 usd nhưng lại có mức cao nhất
trong số các nước đang phân tích, tiếp theo là Anh với mức giảm đáng kể còn 8.629 tấn, Đức giảm nhẹ

với 8.620 tấn, Mỹ cũng giảm đột biến còn 14.806 tấn. Năm nay xuất hiện thị trường mới Ai Cập với
mức sản lượng là 100 tấn. Một số thị trường tăng sản lượng hàng xuất khẩu của công ty như:
Singapore, Nga, Thụy Điển, Jordane, Malaysia và Trung Quốc.
Thị trường mới được mở rộng trong năm 2008 như Yemen bắt đầu nhập khẩu nông sản của công
ty với 36 tấn. Sản lượng xuất khẩu vào Anh, Đức và Thụy Sỹ đều giảm, trong khi đó là Singapore,
Nga, Thụy Điển, Malaysia là những thị trường nhập khẩu nông sản đều đặn hàng năm với sản lượng
một ngày một tăng, đặc biệt tăng cao vào năm 2008 làm cho việc kinh doanh xuất nhập khẩu ngày
càng hiệu quả.
Ngoài ra Ba Lan là một thị trường có lượng nhập khẩu khá cao nhưng không đều đặn, có Estonia là
thị trường mới được xâm nhập nhưng không bền. Đây là những thị trường khó tính do đó đòi hỏi cần
phải tốn nhiều thời gian, vốn để đầu tư mở rộng và giữ vững.
Từ phân tích cho mấy thị trường Singapore, Malaysia… là thị trường khá trung thành với công ty
do đó cần phải có nhiều chính sách cũng như biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm, đóng gói,
bao bì…, đảm bảo cung ứng sản phẩm kịp thời, đúng hạn để tạo uy tín nhằm giữ vững mối quan hệ
mua bán và cộng tác lâu dài.

SVTH: Bùi Thị Ngân

12

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
Bên cạnh đó, thị trường Hàn Quốc, Trung Quốc là những thị trường nhiều rủi ro, công ty phải cạnh
tranh với nhiều đối thủ bản xứ cũng như nước ngoài, vì thế cần phải đẩy mạnh công tác nghiên cứu đối
thủ cạnh tranh, khả năng cạnh tranh của đối thủ để rút ra những kinh nghiệm, phát huy những mặt
mạnh, đồng thời khắc phục những yếu kém, hạn chế mà công ty mắc phải để giành thắng lợi trong
cạnh tranh, chiếm lĩnh thị trường.
Bảng 3: Kim ngạch xuất khẩu của công ty xuất nhập khẩu Vilexim sang một số thị trường qua

các năm 2006-2008:
Thị trường

Năm 2006

Năm 2007

Năm 2008

SL (tấn)

TG (USD)

SL (tấn)

TG (USD)

SL (tấn)

TG (USD)

Châu Á

7.548

3.235.620

17.640

4.014.583


5.863

2.208.159

Châu Âu

80.234

79.568.058

44.884

49.616.715

40.659

49.000.856

Châu Mỹ

25.824

20.165.651

14.806

4.096.154

4.050


5.814.024

( Nguồn: tổng hợp từ báo cáo xuất khẩu của công ty XNK Vilexim qua các năm)
Nhìn vào bảng số liệu 3 ở trên, ta thấy được tình hình biến động của sản lượng và trị giá xuất nhập
khẩu một số mặt hàng nông sản chính của công ty qua các năm vào các thị trường. Cụ thể là:
•

Thị trường Châu Á: Sản lượng xuất khẩu năm 2006 là 7.548 tấn ứng với kim ngạch đạt được là

3.235.620 USD, đến năm 2007 sản lượng nông sản xuất khẩu của công ty tăng đột biến gấp đôi các
năm trước là 17.640 tấn với kim ngạch đạt được là 4.014.583 USD. Năm 2008, sản lượng nông sản
xuất khẩu của công ty giảm đáng kể, chỉ đạt 5.863 tấn, với kim ngạch đạt được 2.208.159 USD, thấp
nhất trong các năm đang phân tích.
Nguyên nhân làm cho sản lượng xuất khẩu của công ty giảm trong năm 2006 là do công ty gặp khó
khăn do sự cạnh tranh gay gắt bởi một số đối thủ như Thái Lan, Ấn Độ…, nhu cầu giảm thấp, dẫn đến
việc xuất khẩu giảm sút, thị trường lúng túng, bị động. Và rồi những bất lợi cũng được khắc phục,
những khó khăn cũng vượt qua bằng những biện pháp mở rộng thị trường, xúc tiến quan hệ thương
mại với nước ngoài từ đó đã giảm bớt áp lực phụ thuộc vào một khu vực thị trường nhất định nên đến
năm 2007 sản lượng xuất khẩu tăng đáng kể. Nhưng tới năm 2008, do khủng hoảng kinh tế toàn cầu,
lạm phát gia tăng nên sản lượng xuất khẩu nông sản qua các nước Châu Á giảm đáng kể.

SVTH: Bùi Thị Ngân

13

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim

•

Thị trường Châu Âu: sản lượng năm 2006 là 80.234 tấn, ứng với kim ngạch đạt 79.568.058

USD, đến năm 2007 sản lượng giảm xuống đột biến còn 44.884 tấn, ứng với kim ngạch đạt được là
49.616.715 USD. Năm 2008, sản lượng xuất khẩu tiếp tục giảm nhẹ, còn 40.659 tấn, kéo theo kim
ngạch xuất khẩu giảm còn 49.000.856 USD.
•

Thị trường Châu Mỹ: Ban đầu mức kim ngạch nhập khẩu vào thị trường Mỹ khá cao, cao

nhất vào năm 2006 với sản lượng đạt tới mức kỷ lục so với các năm đang phân tích là 25.824 tấn, kim
ngạch xuất khẩu là 20.165.651 USD. Năm 2007, sản lượng xuất khẩu vào nước này giảm đáng kể, còn
14.806 tấn, giảm đến 11.018 tấn so với năm 2006. Nhưng vào năm 2008, do Mỹ chịu ảnh hưởng lớn từ
cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu nên người dân Mỹ thắt chặt chi tiêu (do thu nhập giảm, nạn thất
nghiệp đang tăng….),do vậy sản lượng xuất khẩu nông sản vào thị trường này giảm xuống rõ rệt, chỉ
còn 4.050 tấn, đạt kim ngạch 5.814.024 usd.
Qua phân tích cho thấy thị trường Châu Âu là thị trường cần đầu tư để xúc tiến việc xuất khẩu sang
thị trường này, bởi so với Mỹ nền kinh tế các nước châu Âu ổn định hơn trong thời đại khủng hoảng
kinh tế toàn cầu, và thị trường cũng rộng lớn hơn.
Và công ty cũng cần mở rộng xuất khẩu qua các thị trường châu Phi, thị trường Nam Mỹ, bởi đây
là 2 thị trường tiềm năng, bao gồm nhiều nước đang phát triển mạnh về kinh tế, hơn nữa đây là thị
trường có dân số đông, sức tiêu thụ mạnh do đó hứa hẹn nhiều tiềm năng mở rộng phát triển trong
tương lai. Vì thế công ty cần phải quan tâm chú ý đầu tư nhiều vào thị trường này, khai thác mở rộng
thị trường, tích cực giới thiệu sản phẩm…

1.6 Những thuận lợi và khó khăn của công ty:
•

Điểm mạnh:


Công ty là một đơn vị đóng tại Tp.HCM, là trung tâm giao dịch thương mại quốc tế lớn của cả
nước, do đó có nhiều thuận lợi trong việc liên kết kinh doanh thương mại xuất nhập khẩu trong và
ngoài nước.
Đôi ngũ nhân viên công ty có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, làm việc chuyên nghiệp, luôn
đảm bảo công việc thực hiện nhanh chóng chính xác, đảm bảo tiến độ giao hàng theo yêu cầu của
khách hàng.

SVTH: Bùi Thị Ngân

14

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
Với bề dày kinh nghiệm trong kinh doanh đã giúp cho công ty họat động tốt trên thị trường trong
nước và quốc tế, đồng thời công ty đã xây dựng hệ thống các chiến lược phát triển kinh doanh các mặt
hàng hợp lý mang lại hiệu quả cao. Hiện nay hoạt động xuất khẩu của công ty đã vươn tới các thị
trường như: các nước Asean, một số nước châu Á như Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, các nước
châu Âu như Pháp, Đức, Anh, Thụy Sỹ, Đan Mạch, Italia, Rumani…, một số nước thuộc châu Mỹ,
châu Úc, châu Phi và Trung Đông. Trung Quốc, các nước EU, Mỹ, Nhật là một số thị trường lớn của
nông sản xuất khẩu Việt Nam.
Mặt hàng nông sản xuất khẩu đa dạng, bao gồm: cà phê, hạt điều, tinh bột sắn, hạt tiêu, hoa hồi,
quế … trong đó mặt hàng cà phê và hạt tiêu là hai mặt hàng mà công ty có vị trí đứng đầu trong lĩnh
vực xuất khẩu. Ngoài ra công ty luôn tìm tòi những mặt hàng xuất khẩu mới như cơm dừa, dưa chuột
bao tử… Năm 2008, công ty đã xuất khẩu được 800 tấn cơm dừa, đạt 1.782.512 USD …
•

Thuận lợi:


Thị trường tương đối ổn định, và có khả năng mở rộng.
Vừa qua có những chính sách xuất nhập khẩu tạo điều kiện tốt nhất cho các doanh nghiệp kinh
doanh xuất nhập khẩu nói chung và chi nhánh nói riêng được kinh doanh dễ dàng hơn, với nhiều hỗ trợ
tiếp thị, thông tin tư vấn thị trường, ưu đãi với nhiều cước phí đối với hàng xuất nhập khẩu và thủ tục
hải quan.
Sự gia nhập WTO đã làm cho thị trường của công ty ngày càng mở rộng hơn và nhiều mức thuế
được giảm làm tăng sức cạnh tranh so với đối thủ cạnh tranh.
Công ty Vilexim là một công ty chủ chốt được nhà nước đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật, chính sách
ưu đãi trong hoạt động sản xuất kinh doanh, những điều kiện đó đã tạo thuận lợi cho công ty ngày càng
phát triển.
•

Điểm yêu:

Nguồn vốn kinh doanh của công ty đa số là vốn vay, nên việc chủ động trong kinh doanh của công
ty là rất hạn chế. Lợi nhuận của công ty phần lớn phải trích ra trả lãi suất nên lợi nhuận sau kinh doanh
còn rất thấp không đủ điều kiện tái sản xuất mở rộng và nâng cấp cơ sở hạ tầng, trang thiết bị. Vì thiếu
vốn công ty đã để lỡ mất nhiều cơ hội trong kinh doanh. Vốn là vấn đề nan giải hiện nay của công ty.
Các chính sách về lương, thưởng còn nhiều bất cập, các chế độ khác chưa khuyến khích thúc đẩy
tinh thần lao động của nhân viên.

SVTH: Bùi Thị Ngân

15

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim

Doanh thu của công ty chưa đạt hiệu quả tối đa, khả năng kinh doanh của công ty chưa đủ sức
thuyết phục, chưa đảm bảo được an toàn cao trong kinh doanh của công ty.
Hoạt động kinh doanh chủ yếu là xuất khẩu nông sản, mà theo dự báo của Bộ Công Thương, thì
nguồn hàng cung ứng ngày một khan hiếm và thiên tai lại liên tục xảy ra.
Công ty chưa quan tâm và đầu tư thích đáng đến hoạt động xúc tiến thương mại và phát triển thị
trường. Điều này đã làm cho hoạt động xuất khẩu nông sản chưa được phát triển đúng với tiềm năng
của nó. Hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu nông sản gần 30 năm vậy mà cho đến nay công ty vẫn
chưa có một phòng marketing riêng biệt để tiến hành nghiên cứu thị trường, phân tích, dự báo cung
cầu hàng nông sản và xuất khẩu hoạt động xúc tiến thương mại.

•

Thách thức:

Do công ty còn đang chịu sự quản lý của Bộ thương mại nên cơ cấu tổ chức và bộ máy của công ty
còn rất cồng kềnh và hạn chế, không còn phù hợp với môi trường kinh doanh hiện nay.
Mặc dù nhà nước đưa ra nhiều cải cách, thế nhưng vẫn còn một số chính sách chưa thông thoáng
và bảo thủ làm trì trệ trong việc thực hiện hợp đồng.
Việc thanh toán của khách hàng đôi khi bị kéo dài gây khó khăn trong việc quay vòng vốn.
Sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường xuất khẩu nông sản: công ty phải cạnh tranh gay gắt với một
số quốc gia xuất khẩu nông sản lớn trên thế giới như: Thái Lan, Indonesia, Ấn Độ, Brazin... với các
mặt hàng có chất lượng và sản lượng cao. Ngành công nghiệp chế biến của các nước cũng phát triển
nên tỷ trọng hàng nông sản đã chế biến của họ cao hơn nhiều so với nước ta.
Sự biến động thất thường của giá cả trên thị trường, làm ảnh hưởng mạnh đến chi phí xuất khẩu.
Điều này ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động xuất khẩu của công ty nếu công ty không dự báo chính xác
diễn biến giá cả trên thị trường.
Chính sách bảo hộ của các nước phát triển: Hiện nay các nước phát triển đang có những biện pháp
tinh vi hơn để bảo vệ nền nông nghiệp của họ. Họ dựng ra rất nhiều hàng rào về kỹ thuật như an toàn
thực phẩm và chất lượng cao. Ngoài ra còn có những quy định riêng của từng nhà nhập khẩu hàng hóa.


SVTH: Bùi Thị Ngân

16

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
Quỹ tín dụng hỗ trợ cho hoạt động xuất khẩu nông sản của nước ta còn nhỏ bé nên chỉ hỗ trợ cho
một số mặt hàng khác như lạc nhân, bột sắn, hồi, quế… chưa được sự quan tâm hỗ trợ.

Chương 2
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG
TY VILEXIM HCM.
2.1

Cơ sở lý thuyết về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu:

Xuất khẩu là họat động kinh doanh trong đó hàng hóa xuất khẩu là những hàng hóa hữu hình được
bán cho nước ngoài. Hoạt động kinh tế này được thực hiện trên phạm vi toàn cầu, là cả một hệ thống
quan hệ mua bán trong nền kinh tế thương mại nhằm đẩy mạnh sản xuất phát triển, chuyển đổi cơ cấu
kinh tế, ổn định từng bước và nâng cao đời sống nhân dân.
Hợp đồng xuất khẩu về bản chất là sự thỏa thuận giữa các bên mua-bán ở các nước khác nhau,
trong đó quy định bên bán có nghĩa vụ giao hàng hóa, chuyển các chứng từ có liên quan và quyền sở
hữu đối với hàng hóa cho bên mua, còn bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và thanh toán tiền hàng.
Hợp đồng ngoại thương phải đảm bảo đầy đủ các nội dung: số hợp đồng, ngày tháng hết hiệu lực,
tên, địa chỉ công ty xuất khẩu, nhập khẩu, các điều khoản liên quan đến hàng ( tên hàng, quy cách
phẩm chất hàng, số lượng, đơn giá), tổng giá trị hợp đồng, phương thức thanh tóan, điều kiện giao
hàng.
• Một số chứng từ có liên quan trong bộ hồ sơ xuất khẩu:

 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice):
Hóa đơn phải thể hiện rõ số hóa đơn, ngày lập, tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa,
cước phí vận tải, bảo hiểm (nếu có).

 Phiếu đóng gói (Packing List):

SVTH: Bùi Thị Ngân

17

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
Cho biết trọng lượng hàng hóa ( cả trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bao bì), và có ý nghĩa rất
quan trọng bởi vì khi hãng tàu lập bill, người ta chỉ dựa vào P/L, và phía bên mua có nhận được hàng
hay không là một phần do chứng từ này. Do đó khi lập P/L phải dựa vào nội dung chính trong Sales
Contract và Inv. Ngoài ra trên P/L còn ghi cả số container và số seal của container đó.
 Vận đơn đường biển (Bill of Lading):
Đây là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người gửi hàng nhằm xác
nhận hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển.
 Chứng từ bảo hiểm (Insurance Documents):
Là chứng từ do người tổ chức cấp cho người được bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo
hiểm và được dùng để chi phối mối quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm. Theo đó
tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thỏa thuận
trong hợp đồng bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải đóng phí bảo hiểm cho người bảo hiểm, phí
này đã được cấu vào giá bán hàng.

 Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin- C/O):
Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền ( ở Việt Nam thường là Phòng Thương Mại và Công

Nghiệp VCCI hoặc Bộ Công Thương) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa.
Một số mẫu C/O thường gặp đó là: C/O form A, B, ICO, D…
 Giấy chứng nhận số lượng, khối lượng, chất lượng:
Là chứng từ do cơ quan giám định cấp, xác nhận số lượng, trọng lượng của hàng hóa thực giao.
Qua đó người mua có thể kiểm tra đối chứng số lượng, chất lượng hàng hóa của người bán đã thực
giao cho mình thể hiện trong chứng từ.

 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật( Phytosanitary Certificate):
Là chứng từ do cơ quan bảo vệ thực vật có thẩm quyền cấp cho chủ hàng, xác nhận hàng hóa là
thực vật hoặc có nguồn gốc là thực vật đã được kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch, nấm mốc, sâu
bọ có hại cho người, động vật và cây trồng.

 Giấy chứng nhận khử trùng( Fumigation Certificate):
Là chứng từ xác nhận các hàng hóa nông sản( như gạo, bắp, đậu, bobo…) đã được tiêu diệt sâu bọ
nhằm bảo quản hàng hóa khi chuyên chở các loại hàng này .

SVTH: Bùi Thị Ngân

18

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim

2.2

Quy trình xuất khẩu tại công ty Vilexim HCM:

Công ty tiến hành xuất khẩu rất nhiều mặt hàng nông sản đi nhiều thị trường khác nhau. Hầu hết

các khách hàng của công ty đều là khách hàng quen, có mối quan hệ làm ăn lâu dài từ trước nên việc kí
kết và tổ chức thực hiện hợp đồng khá đơn giản.
Kí kết và thực hiện hợp đồng ngoại thương:
Sau khi nhận được yêu cầu báo giá của khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ tìm hiểu về tình hình
cung cấp nguồn hàng từ các bạn hàng nội địa của mình, rồi làm báo giá với khách hàng nước ngoài.
Nếu khách đồng ý mua với mức giá đó, công ty sẽ tiến hành soạn thảo, kí hợp đồng ngoại thương với
khách hàng thông qua fax đồng thời kí hợp đồng thu mua nội địa để chuẩn bị hàng xuất.
Sau khi kí hợp đồng với khách hàng, công ty triển khai kế hoạch thực hiện hợp đồng trên.
Sơ đồ quy trình xuất hàng:
1. Chuẩn bị
hàng xuất

3. Thuê tàu
(nếu có)

2. Kiểm tra
hàng xuất

4. Mua bảo hiểm
cho hàng xuất
(nếu có)

5. Khai hải quan
hàng xuất

6. Giao hàng cho
người vận tải

10. Kết thúc
hợp đồng


SVTH: Bùi Thị Ngân

8.Thanh
toán

9. Giải quyết
khiếu nại
(nếu có)

19

7. Lập các chứng từ
cần thiết khác

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
Ví dụ đối với hợp đồng xuất khẩu gạo Indonesia, theo hợp đồng No:.05-08/VLX-NEW có các điều
khoản sau:
•

Tên hàng: Gạo nếp 10% tấm

•

Số lượng, qui cách:
 Số lượng: 500 tấn.(+/-5%), 475 usd/MTs CIF Jakarta, Indonesia
 Tấm: tối đa 10%

 Hạt hỏng + hạt vàng: tối đa 3.5%
 Độ ẩm tối đa: 14%

•

Đóng gói: trong bao PP 25 Kgs Net.

•

Giao hàng: vào tháng 1/2009, hàng đóng bằng container. Cảng bốc: HCM. Cảng giao hàng:
Belawan, Indonesia.

•

Thanh toán: TTR trả trước 20% trị giá hợp đồng( ngay sau khi kí hợp đồng), 80% còn lại được
trả trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận chứng từ giao hàng bằng fax thông qua ngân
hàng Vietcombank.

•

Giám định: SGS
Đối với mặt hàng gạo, công ty phải mang hợp đồng có chữ kí hai bên lên đăng kí số lượng( thực

chất là xin giấy phép xuất khẩu cho lô hàng) với Hiệp Hội Lương Thực Việt Nam.
2.2.1 Chuẩn bị hàng xuất:
- Tùy từng hợp đồng mà công ty sẽ cử nhân viên kinh doanh liên hệ và kí hợp đồng thu mua với
chủ hàng nội địa, và thường là các bạn hàng lâu năm của công ty nên không mất nhiều thời gian tìm
hiểu cũng như mặc cả về giá.
Hiện nay công ty có một kho chứa gạo ở chi nhánh Cần Thơ nên ổn định được nguồn hàng, chất
lượng gạo khá ổn định, đảm bảo không gặp vấn đề gì khi chuẩn bị hàng để xuất. Với một số mặt hàng

nông sản khác như: tiêu, bắp, bobo thì khâu chuẩn bị hàng tốn khá nhiều thời gian do phải tổng hợp
thu mua nguồn hàng từ nhiều nơi thì mới có thể xuất.
- Ở ví dụ thực tế đề cập trong chuyên đề này, Giám đốc sẽ kí hợp đồng thu mua gạo nếp 10% tấn
với kho gạo Thịnh Phát, Long An.
2.2.2 Kiểm tra hàng xuất:

SVTH: Bùi Thị Ngân

20

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
- Thường thì sau khi kí hợp đồng thu mua, các kho hàng sẽ gửi mẫu hàng lên để cán bộ công ty
tiến hành làm các thủ tục kiểm tra phẩm chất, số lượng, trọng lượng, đăng kí kiểm dịch và hun trùng
cho hàng, sau cùng, liên hệ với công ty giám định SGS để đăng kí giám định số lượng, trọng lượng,
chất lượng và cử cán bộ trong công ty cùng với nhân viên SGS đi đóng hàng theo đúng quy cách phẩm
chất mẫu mã mà hợp đồng ngoại thương đã quy định.
- Như vậy, đối với ví dụ lô gạo nếp trên: kho Thịnh Phát sẽ gửi mẫu gạo lên cho công ty, cán bộ
xuất khẩu mang mẫu gạo tới chi cục kiểm dịch thực vật thành phố để đăng kí kiểm dịch, và đăng kí với
SGS để giám định lô hàng này.
Năm ngoái công ty có lô hàng bobo xuất khẩu qua Nhật nhưng khi hàng đến nơi lại bị trả về do
hàng không đúng quy cách khách hàng yêu cầu, làm thiệt hại tiền vận chuyển lại lô hàng, uy tín công
ty giảm. Do đó vào tháng 3 vừa qua khi công ty có một lô bobo xuất qua Nhật, cán bộ công ty đã phải
mất nhiều thời gian để tái chế lại hàng cho kĩ, để hàng không bị trả về.
2.2.3 Thuê tàu:
- Trong hầu hết các thương vụ, vì hợp đồng theo điều kiện CIF và CNF nên công ty luôn đứng ra
thuê tàu, và chủ yếu là thuê tàu chợ, vì thế, sau khi chuẩn bị hàng hóa xong, cán bộ kinh doanh sẽ gọi
điện cho một số hãng tàu quen như: APL, MAERSK… để biết có tàu đi tới những cảng quy định trong

hợp đồng hay không, ngày giờ tới cảng đến có kịp giao hàng không, nếu có thì sẽ điền thông tin vào
bảng Instruction Booking, và gửi cho hãng tàu để book tàu, hãng tàu sẽ fax BOOKING cho công ty,
trên đó ghi rõ cảng nhận hàng, Closing time, số lượng cont…. Công ty cầm Booking liên hệ với hãng
tàu để đổi lệnh đi đóng hàng. Sau khi đóng hàng xong, hãng tàu sẽ fax Bill nháp cho công ty để kiểm
tra thông tin.
- Ví dụ đối với lô hàng trên, Bill nháp sẽ thể hiện một số nội dung sau: số Bill MCPU 527342930,
người gửi hàng CT Vilexim-HCM, người nhận CT ABC Indonesia, tên tàu MAERSK ABERDEEN
V.0908, ngày tàu chạy 22/01/2009, cảng bốc hàng Hochiminh port, cảng dỡ hàng Jakarta port , ngày
cấp container, số lượng 20 cont 20’. Và cán bộ kiểm tra xem có đúng như những thông tin của mình
yêu cầu không, vì Bill là cơ sở quan trọng để người nhập khẩu nhận được hàng, nếu chấp nhận, cán bộ
sẽ dùng B/L này để làm các thủ tục khác liên quan.
Công ty hiện là khách hàng uy tín của ngân hàng Vietcombank nên ngay khi có B/L nháp, cộng
với 03 bản chính C/I, 03 bản sao hợp đồng ngoại, nếu L/C có quy định hối phiếu thì cần thêm 02 hối

SVTH: Bùi Thị Ngân

21

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
phiếu và 01 công văn gửi đến ngân hàng Vietcombank để chiết khấu bộ chứng từ này bằng tiền usd,
nếu không quy định hối phiếu thì sẽ xin chiết khấu tiền vnd, nhằm có vốn xoay sở cho công ty.
Có một số trường hợp, khi Book tàu mà tàu lại hoãn trong khi các giấy tờ chứng từ đã làm xong,
gây phiền hà cho việc sửa và xin cấp lại chứng từ. Hoặc do nhiều yếu tố gây bất tiện trong thời gian
đóng hàng nên có thể hàng bị rớt tàu, phải tốn thời gian và chi phí book lại tàu khác, ảnh hưởng đến
thời gian giao hàng cho khách. Hoặc khi đã book tàu rồi nhưng hãng tàu có yêu cầu thêm vấn đề gì đó
đối với lô hàng xuất khiến cho chi phí tăng thì công ty phải hủy lệnh book tàu ở hãng tàu này, tìm kiếm
thông tin về hãng tàu khác có chuyến đi đến nơi cần giao hàng, thời gian, lịch trình của tàu và book lại

tàu đó, có khi còn phải đổi lệnh đóng hàng ở nội địa để phù hợp với thời gian, địa điểm giao hàng cho
tàu mới vừa book.
2.2.4 Mua bảo hiểm cho hàng xuất:
- Trong các thương vụ của mình, công ty không mua bảo hiểm cho lô hàng, tuy nhiên, trong hợp
đồng này công ty đã mua bảo hiểm cho lô hàng từ công ty bảo hiểm dầu khí Việt Nam.
2.2.5 Khai hải quan cho hàng xuất:
- Chuẩn bị tờ khai hải quan: Cán bộ sẽ kê khai các nội dung cần thiết vào tờ khai hàng xuất có màu
hồng nhạt, có chữ “XK” màu hồng đậm in chìm.
- Sau khi khai báo xong, trình tờ khai cho Giám Đốc kí, tiếp đó chuẩn bị hồ sơ nộp cho hải quan.
Hiện nay đã áp dụng khai hải quan điện tử, cán bộ có nhiệm vụ khai qua mạng, hải quan sẽ cung cấp
cho công ty mã số tiếp nhận hồ sơ. Khi đi ra cảng xin cấp tờ khai, cán bộ phải mang theo phiếu tiếp
nhận hồ sơ đó kèm với bộ hồ sơ xin mở tờ khai.
* Bộ hồ sơ nộp cho hải quan gồm có:
•

02 phiếu tiếp nhận hồ sơ và theo dõi thời gian làm thủ tục Hải quan

•

Tờ khai hải quan hàng xuất: 01 bản lưu hải quan, 01 bản lưu người khai hải quan.

•

Phụ lục tờ khai hàng xuất

•

Giấy giới thiệu của doanh nghiệp( 01 bản chính)

•


Hợp đồng ngoại thương ( 01 bản sao y )

•

Hóa đơn thương mại ( 01 bản chính)

SVTH: Bùi Thị Ngân

22

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
•

Bảng kê chi tiết hàng hóa( 02 bản chính)

Cán bộ sẽ mang hồ sơ ra hải quan cửa khẩu để mở tờ khai.
Hải quan sẽ xem xét để quyết định hàng được thông quan ngay hay phải giữ lại chờ kiểm tra thực
tế hàng. Ở Vilexim một điều khá thuận lợi trong khâu làm thủ tục hải quan đó là hàng hóa rất hiếm khi
phải kiểm tra thực tế. Vì vậy mà đỡ mất thời gian, tiền bạc rất nhiều.
Thông thường, hàng chỉ khai hải quan và xuất một lần tại một cửa khẩu, tuy nhiên đối với lô hàng
có khối lượng lớn, nhằm tránh trường hợp mở tờ khai cùng một lúc cho cả lô hàng mà hàng chưa đóng
xong kịp nên các cán bộ đã tách riêng ra làm nhiều phần, đóng ở nhiều cảng/ICD, xong phần nào làm
thủ tục hải quan trước cho phần đó.
- Cụ thể ví dụ với HĐ No.: 05-08/VLX-NEW cần lưu ý một số nội dung quan trọng sau:
 Ô số 1: người xuất khẩu
MST: 0100107035001

Chi nhánh công ty CP XNK&HTĐT Vilexim
36/22 đường D2, P 25, Q Bình Thạnh, tp HCM
Tel: 5126062

Fax: 5126059

 Ô số 2: Người nhập khẩu:
CT ABC Indonesia
 Ô số 7: Hợp đồng số
05-08/VLX-NEW ngày 05/09/2008
 Ô số 8: Nước nhập khẩu: Indonesia
ID
 Ô số 9: Cửa khẩu xuất hàng: Ở trường hợp cụ thể trên thì lô hàng này có 2 cảng nhận hàng.
Vậy nên, sẽ có 2 tờ khai cho cả lô hàng, mở cùng ngày 16-01-2009, cửa khẩu xuất là Tân Cảng, tàu
MCC CHALICE V.0904.
 Ô số 10: Điều kiện giao hàng: (ở 2 tờ khai)
1. CIF Jakarta, Indonesia
2. CIF Belawan, Indonesia

SVTH: Bùi Thị Ngân

23

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
Nội dung các ô sau giống nhau cho cả 2 tờ khai:
 Ô số 11: Đồng tiền thanh toán: USD
 Ô số 12: Phương thức thanh toán:

TTR to Vietcombank
 Ô số 13: Tên hàng, quy cách phẩm chất:
Gạo nếp 10% tấm
Tổng cộng 250 tấn=10,000 bao
 Ô số 14: Mã số hàng hóa
1006303000

 Ô số 15: Số lượng:
Lượng: 250 MTS

 Ô số 16: Đơn vị tính
MT

 Ô số 17: Đơn giá nguyên tệ
475.00 USD/MT

 Ô số 18: Giá trị nguyên tệ
USD 118,750.00

2.2.6 Giao hàng cho người vận tải:
Vilexim thường gửi hàng nguyên cont và không lưu hàng tại kho bãi nên khi điền vào Booking
Note xong, hãng tàu sẽ cấp cont rỗng và cán bộ mang về kho hàng, cùng với đại diện SGS tiến hành
đóng hàng và niêm phong kẹp chì, bấm seal. Sau đó chuyển tới cảng, làm thủ tục thanh lý tờ khai, vào
sổ tàu để hàng được đưa lên tàu.
Trường hợp đóng hàng ở cảng, có khi đã được cấp cont rỗng rồi nhưng do thời tiết không thuận lợi
hoặc không có chỗ trống để trải bãi làm hàng, nên mất thời gian chờ để đóng hàng.

SVTH: Bùi Thị Ngân

24


GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài


Đề tài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty Vilexim
2.2.7 Sau khi được xuất, cán bộ phải lập các chứng từ cần thiết khác cho lô hàng( vừa để lưu
hồ sơ, vừa để gửi nhà nhập khẩu):
•

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa: Đây là giấy chứng nhận do Bộ Công Thương, hoặc

phòng Thương Nghiệp cấp, để chứng minh xuất xứ của hàng hóa. Khi đó, người xuất khẩu sẽ đảm bảo
được độ tin cậy cho lô hàng của mình trước khách hàng và ngoài ra còn có thể được hưởng thuế suất
ưu đãi thuế quan.
Công ty Vilexim thường dùng các loại form C/O sau:
Form A: dùng để xuất sang các nước có chế độ ưu đãi GSP cho Việt Nam
Form B: đây là form áp dụng cho tất cả các mặt hàng đi các nước
Form D: dùng để xuất sang các nước Asean
* Bộ hồ sơ xin C\O gồm có:
 Đơn xin cấp C/O
 Phiếu ghi chép C/O
 C/O: 1 bản Original, 4 bản Copy
 Hợp đồng ngoại thương ( bản sao y)
 Tờ khai hàng xuất ( bản sao y)
 Hóa đơn VAT mua hàng nội địa ( bản sao y )
 B/L, P/L ( bản sao y )
 Comercial Invoice ( bản chính )
 Đối với mặt hàng khác ví dụ như tiêu còn phải cần thêm bảng kê khai nguồn hàng( thu
mua ở đâu, trồng và thu hoạch vụ nào…)
- Khi xin cấp C/O, phải kèm theo Tờ khai gốc, hóa đơn VAT gốc để kiểm tra đối chiếu. Sau khi

C/O đã tiếp nhận, sau từ 6 tiếng đến 3 ngày làm việc, cán bộ có thể đi lấy C/O về để làm hồ sơ chứng
từ. Khi đi nhận C/O, chỉ cần đưa phiếu nhận có ghi mã số đơn vị xin cấp C/O cho cán bộ ở quầy trả
C/O, khi đó sẽ được nhận C/O.
- Tháng 5 vừa qua công ty có lô hàng tiêu xuất qua Turkey, do tập quán thương mại ở nước này
không thích thể hiện chữ “form B” lên C/O, nên công ty phải mua mẫu C/O không có dòng chữ “form

SVTH: Bùi Thị Ngân

25

GVHD: Th.S Đặng Thị Bích Hoài