Giao Tiếp Trong Tổ Chức – Quản Trị Hành Vi
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (370.14 KB, 27 trang )
PHẦN 4:
QUẢN TRỊ HÀNH VI CẤP ĐỘ TỔ CHỨC
CHƯƠNG 7
GIAO TIẾP TRONG TỔ CHỨC
YÊU CẦU
Hiểu rõ về giao tiếp và chức năng của giao tiếp.
Mô tả được quá trình giao tiếp, hướng, mạng
lưới và các hình thức giao tiếp chủ yếu.
Nắm được các yếu tố cản trở quá trình giao tiếp
và hiểu rõ nguyên tắc khi giao tiếp giữa các cá
nhân có nèn văn hóa khác nhau.
YÊU CẦU
- Hiểu rõ các khái niện, tiến trình xung đột
và đàm phán.
- Phân tích được bản chất của các quan
điểm khác nhau về xung đột.
- Phân biệt được xung đột chức năng và
phi chức năng, đàm phán chia sẽ và đàm
phán tổng thể.
- Nắm được các biện pháp giải quyết xung
đột và nâng cao hiệu quả đàm phán.
I. Giao tiếp
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Khái niệm và chức năng của giao tiếp
Quá trình giao tiếp
Hướng giao tiếp
Các hình thức giao tiếp phổ biến
Các mạng lưới giao tiếp
Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp
Giao tiếp giữa các cá nhân có nền văn hóa
khác nhau
Các biện pháp nâng cao hiệu quả quá trình
giao tiếp
1. Khái niệm và chức năng của
giao tiếp
1.1. Khái niệm
Giao tiếp là sự truyền đạt điều muốn nói từ
người này sang người khác để đối tượng có thể
hiểu những thông điệp được truyền đi.
Giao tiếp có bao nhiêu loại?
– Truyền đạt bằng ngôn ngữ cơ thể có phải là giao
tiếp?
– Họa sĩ vẽ bức tranh, hoặc nhà văn viết truyện để
truyền đạt ý tưởng của mình có phải là quá trình
giao tiếp?
1.1. Khái niệm của giao tiếp
tt
⇒ Quá trình giao tiếp hoàn hảo sẽ xảy ra
khi ý nghĩ, hay ý tưởng của người nhận
giống hệt như ý tưởng hay ý nghĩ của người
gửi.
⇒ Loài vật có giao tiếp không?
⇒ Nếu con người không có giao tiếp
sẽ như thế nào?
1.2. chức năng của giao tiếp
Giao tiếp có 4 chức năng:
– Kiểm soát: Giao quyền => kiểm soát, Cô
lập => kiểm soát
– Tạo động lực: Khen thưởng, định hướng,
thúc đẩy
– Bày tỏ cảm xúc: tâm sự
– Thu nhận thông tin: cung cấp và thu
nhận
2. Quá trình giao tiếp
Thông điệp
Người gửi
Thông điệp
Mã hóa
Kênh
Phản hồi
Thông điệp
Giải mã
Người nhận
Thông điệp
3. Hướng giao tiếp
-
-
Từ trên xuống: Chỉ thị, mệnh lệnh, hướng dẫn,
…
Từ dưới lên: Báo cáo, phản ảnh, góp ý,…
Theo chiều ngang: Nhanh chóng, tiết kiệm thời
gian, phối hợp tốt.
- Điều gì sẽ xảy ra khi giao tiếp theo chiều
ngang?
4. Các hình thức giao tiếp
phổ biến
Giao tiếp ngôn từ: Bằng lời, Bằng văn bản
– Phương tiện giao tiếp: Bằng miệng, Bằng
chữ viết. Ưu và nhược điểm?
Giao tiếp phi ngôn từ: Không phải bằng lời,
văn bản
– Phương tiện giao tiếp: bằng ánh mắt,
giọng điệu, cử chỉ,… Tác dụng của nó?
5. Các mạng lưới giao tiếp
Mạng lưới chính thức:
– Mạng lưới dây chuyền: mô hình quản lý
trực tuyến
– Mạng lưới bánh xe: Người trung tâm
– Mạng lưới đa kênh: Tự do
6. Các yếu tố ảnh hưởng
đến quá trình giao tiếp
Lọc tin: Là quá trình lựa chọn và thay đổi cách
chuyển tải thông tin có chủ ý của người gửi để
làm vui lòng người nhận.
Trình độ nhận thức và mức độ nhận thức theo
cảm tín:
Sự khác biệt về giới tính:
Cảm xúc:
Khả năng hiểu và sử dụng ngôn ngữ giao tiếp
Các dấu hiệu phi ngôn từ:
7. Giao tiếp giữa các cá nhân
có nền văn hóa khác nhau
Nguyên tắc giảm bớt hiểu lầm
– Thừa nhận sự khác nhau cho đến khi
chứng tổ được sự tương đồng
– Tập trung mô tả chứ không giải thích,
đánh giá
– Thể hiện sự đồng cảm
– Coi sự giải thích của mình chỉ là một giả
thuyết
8. Các biện pháp nâng cao
hiệu quả quá trình giao tiếp
Sử dụng thông tin phản hồi
Đơn giản hóa ngôn ngữ
Chú ý lắng nghe
Tránh cảm xúc gượng ép
Theo dõi và phân tích các dấu hiệu phi ngôn
từ
Sử dụng tin đồn
II. Xung đột
1.
2.
3.
4.
Khái niệm
Các quan điểm về xung đột
Xung đột chức năng và phi chức năng
Quá trình xung đột
1. Khái niệm
Xung đột là một quá trình ở đó có một bên
liên tục nổ lực vươn lên ngang bằng với bên
kia bằng cách cản trở đối thủ của mình đạt
được các mục tiêu hoặc lợi ích nhất định.
Xung đột có tồn tại hay không là một vấn
đề nhận thức. Nếu không ai nhận thấy xung
đột, thì nhìn chung mọi người đồng ý rằng
không có xung đột nào xuất hiện.
2. Các quan điểm về xung
đột
Quan điểm truyền thống: Cho rằng xung đột
đồng nghĩa với bạo lực, phá hoại, và bất
hợp lý. Vì vậy cần phải trách xung đột.
Quan điểm “Các mối quan hệ giữa con
người”: Xung đột là kết quả tự nhiên và
không thể tránh khỏi trong bất cứ một
nhóm nào. Nó không có hại mà đúng hơn là
còn có thể trở thành một động lực tích cực
trong việc quyết định hoạt động của nhóm.
2. Các quan điểm về xung
đột tt
Quan điểm” Quan hệ tương tác”: Xung đột
có thể là động lực tích cực của nhóm và một
số xung đột là hết sức cần thiết giúp nhóm
hoạt động có hiệu quả.
=> Khuyến khích xung đột và duy trì xung
đột ở mức tối thiểu.
3. Xung đột chức năng và
phi chức năng
Những xung đột giúp nhóm đạt được mục
tiêu và cải thiện hoạt động là xung đột chức
năng và tích cực.
Những xung đột cản trở hoạt động của
nhóm là xung đột phichức năng và tiêu cực.
– Tiêu chí quan trọng để đánh giá xem
xung đột mang tính chức năng hoặc phi
chức năng chính là hoạt động của nhóm.
4. Quá trình xung đột
Giai đoạn 1: Xuất hiện các nguyên nhân có thể
gây xung đột:
– Truyền tải thông tin
– Đặc điểm của nhomSự khác biệt cá nhân
Giai đoạn 2: Nhận thức và cá nhân hóa:
Giai đoạn 3: Hành vi
–
–
–
–
–
–
Cạnh tranh
Hợp tác
Né tránh
Dung nạp
Thỏa hiệp
Tác động của văn hóa đối với hành vi
4. Quá trình xung đột tt
Giai đoạn 4: Các kết quả
– Những kết quả chức năng
Nâng
cao chất lượng các quyết định
Thúc
đẩy sáng tạo và đổi mới
Khuyến
khích sự quan tâm của các thành
viên trong nhóm
Tạo
môi trường giải quýêt vấn đề hiệu quả
Thúc đẩy hoàn thiện bản thân
4. Quá trình xung đột tt
- Kết quả phi chức năng
Đấu
tranh công khai
Sự
gắn kết trong nhóm giảm sút
Đe
dọa sự tồn tại của nhóm
Có
thể chấm dứt hoạt động của
nhóm
III. Đàm phán
1.
Khái niệm
2.
Các phương pháp đàm phán
3.
Các vấn đề cần lưu ý trong đàm phán
1. Khái niệm
Đàm phán là một quá trình trong đó có ít
nhất 2 bên trao đổi và cố gắng đạt được
thỏa thuận chung trong quá trình trao đổi
đó.
Đàm phán khác thế nào với thỏa hiệp?
2. Các phương pháp đàm
phán
Đàm phán chia sẽ: Không theo bất cứ một
điều kiện nào, là quá trình phân chia lợi ích
của 2 bên trên một tổng thể cố định.
Đàm phán tổng thể: Có giải pháp mang lại
lợi ích cho cả đôi bên.
