Trường đại học sư phạm Hà Nội 2
Khoa Tin học
**********

Phạm mạnh hùng

Chương trình quản lý nhà sách Hoàng Hà
Khoá luận tốt nghiệp đại học
Chuyên ngành: Cử nhân Tin học
Người hướng dẫn khoa học
Th.S. Lưu Thị Bích Hương

Hà Nội - 2008

1


Lời cảm ơn
Bản khóa luận tốt nghiệp này là bước đầu để em làm quen với công
việc nghiên cứu khoa học. Trước sự bỡ ngỡ và gặp nhiều khó khăn khi mới
làm quen với công tác nghiên cứu, em đã nhận được sự giúp đỡ, động viên
của các thầy, cô giáo và của các bạn sinh viên trong khoa. Đặc biệt em xin gửi
lời cảm ơn sâu sắc đến Thạc sỹ Lưu Thị Bích Hương đã giúp đỡ và hướng
dẫn tận tình để em hoàn thành khóa luận này.
Em cũng xin chân thành cảm ơn Ban chủ nhiệm khoa Tin học đã tạo
điều kiện cho em có cơ hội để tập dượt với việc nghiên cứu khoa học.
Đây là lần đầu tiên em được làm quen với công việc nghiên cứu, nội
dung của cuốn khóa luận này không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong
nhận được sự đóng góp quý báu của các thầy, cô giáo và các bạn sinh viên.

Sinh viên

Phạm Mạnh Hùng

2


Lời cam đoan
Tôi xin cam đoan đề tài “Chương trình quản lý nhà sách Hoàng Hà”
là kết quả mà tôi đã trực tiếp tìm tòi, nghiên cứu. Trong quá trình nghiên cứu
tôi đã sử dụng tài liệu của một số tác giả. Tuy nhiên, đó chỉ là cơ sở để tôi rút
ra được những vấn đề cần tìm hiểu ở đề tài của mình. Đây là kết quả của cá
nhân tôi, hoàn toàn không trùng với kết quả của các tác giả khác.
Nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Sinh viên

Phạm Mạnh Hùng

3


Mục lục
Trang
Lời cảm ơn
Lời cam đoan
Mục lục
Lời mở đầu ......................................................................................................1
Chương 1: Đặt vấn đề .....................................................................................2
1.1. Lý do chọn đề tài ..............................................................................3
1.2. Đặt vấn đề bài toán ...........................................................................3

1.3. Nhiệm vụ, yêu cầu ............................................................................4
1.4. Hướng thực thi đề tài ........................................................................6
1.5. Cấu trúc luận văn ..............................................................................7
Chương 2: Cơ sở lý thuyết chung ...................................................................9
2.1. Giới thiệu về Visual Basic................................................................10
2.2. Môi trường lập trình trong VB6 .......................................................11
2.3. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu ..................................................................11
2.4. Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL) ..............................................12
2.5. Hệ cơ sở dữ liệu Microsoft Access ..................................................13
Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống .......................................................15
3.1. Khảo sát hệ thống .............................................................................16
3.2. Phân tích hệ thống ............................................................................17
3.2.1. Sơ đồ phân rã chức năng ..........................................................17
3.2.2. Sơ đồ phân cấp chức năng nhập dữ liệu...................................18
3.2.3. Sơ đồ phân cấp chức năng xuất hàng .......................................18
3.2.4. Sơ đồ phân cấp chức năng theo dõi nhập xuất doanh thu ........19
3.2.5. Sơ đồ phân cấp chức năng báo cáo ..........................................20

4


3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu ..........................................................................22
3.3.1. Sơ đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh ..................................................22
3.3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ..................................................23
3.3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu dưới mức đỉnh .........................................25
3.3.4. Phân tích về dữ liệu ..................................................................29
3.3.5. Mô hình thực thể liên kết .........................................................32
Chương 4: Xây dựng và cài đặt chương trình .................................................33
4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu .......................................................................34
4.2. Thiết kế giao diện .............................................................................38

Kết luận và hướng phát triển của đề tài ..........................................................43
Một số tài liệu tham khảo ................................................................................44
Hướng dẫn cài đặt…………………………………………………... 45

5


Lời mở đầu
Trong những thập kỉ gần đây, ngành Công nghệ thông tin (CNTT) phát
triển một cách nhanh chóng. ở Việt Nam ngành CNTT tuy còn non trẻ nhưng
tốc độ phát triển khá nhanh và đang dần được ứng dụng nhiều trong các lĩnh
vực của nền kinh tế, góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội.
Tin học hoá trong công tác quản lí nhằm giảm bớt sức lao động của
con người, tiết kiệm được thời gian, gọn nhẹ và tiện lợi hơn nhiều so với việc
làm thủ công quản lí trên giấy tờ như trước. Tin học hoá giúp thu hẹp thời
gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hóa và cụ thể hoá các thông
tin theo nhu cầu của con người.
Để đáp ứng những nhu cầu cấp thiết đó, sau một thời gian tìm hiểu và
học tập, em đưa ra quyết định thực hiện đề tài: "Chương trình quản lý nhà
sách Hoàng Hà" nhằm giúp những người công tác trong nhà sách và những
người yêu thích tin học hiểu được tầm quan trọng của tin học trong công tác
quản lí.
Sau một thời gian tìm hiểu, học tập, nghiên cứu và được giúp đỡ tận
tỡnh của Th.s Lưu Thị Bích Hương, em đó hoàn thành được chương trỡnh
này. Dự bản thõn đó hết sức cố gắng nhưng việc xây dựng chương trỡnh
khụng thể trỏnh sai sút. Vỡ vậy, em rất mong nhận được sự góp ý chỉ bảo của
quý thầy cụ và các bạn sinh viên quan tâm để chương trình ngày càng hoàn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


Sinh viên
Phạm Mạnh Hùng

6


CHƢƠNG 1

Đặt vấn đề

Nội dung
 Lý do chọn đề tài
 Đặt vấn đề bài toán
 Nhiệm vụ yêu cầu
 Hướng thực thi của bài toán
 Cấu trúc của luận văn

7


1.1. Lý do chọn đề tài
Từ lâu bài toán quản lý đã được đặt ra với những yêu cầu vô cùng khắt
khe về độ chính xác và an toàn cho cơ sở dữ liệu của chương trình. Chương
trình không những có thể quản lý tốt mà nó còn phải xây dựng một hệ thống
cơ sở dữ liệu vững trắc, có khả năng bảo mật cũng như dự phòng cao.
Việc xây dựng một hệ thống quản lý cho các nhà sách với số lượng
nhân viên lớn và cơ cấu quản lý lớn là hết sức khó khăn. Cũng vì vậy em chỉ
tập trung vào tìm hiểu cơ cấu của các nhà sách ở dạng trung bình (nhà sách
Hoàng Hà).
Qua khảo sát thực tế tại nhà sách, em nhận thấy hệ thống quản lý của

nhà sách chưa được quan tâm nhiều, nhà sách có chương trình quản lý nhưng
chương trình chưa tự động được một số khâu trong vấn đề quản lý của mình.
Đặc biệt chương trình có giao diện khá phức tạp làm cho người dùng khó
khăn trong việc sử dụng và chưa xây dựng khả năng cung cấp thông tin cho
nhân viên qua hệ thống internet và chưa cập nhật được thông tin qua hệ thống
mạng nội bộ của công ty tới những người quản lý công ty, do đó công ty khi
thống kê sẽ phải mất rất nhiều thời gian để chờ các báo cáo từ tất cả các
phòng ban có liên quan gửi lên, do thời gian sử dụng phần mềm quản lý hiện
thời của nhà sách đã khá lâu, không được nâng cấp bảo dưỡng thường xuyên
đã trở nên lỗi thời không phù hợp với thực tế của nhà sách tại thời điểm này.
Chính vì vậy em đưa ra quyết định thực hiện đề tài: "Chương trình
quản lý nhà sách Hoàng Hà"
1.2. Đặt vấn đề bài toán
Việc xây dựng chương trình quản lý nói chung và quản lý nhà sách nói
riêng là một vấn đề khó khăn phức tạp. Do đó việc tổ chức chương trình sao
cho có hiệu quả và hợp lý không phải là đơn giản. Muốn chương trình hoạt
động tốt đòi hỏi từng phần nhỏ trong chương trình phải được thiết kế hợp lý.

8


Với số lượng hàng hóa thiết bị nhiều, chủng loại phong phú như trong
nhà sách Hoàng Hà, nếu không quản lý tốt, chặt chẽ thì rất dễ dẫn đến nhầm
lẫn khi xuất, nhập hàng hóa. Mỗi lần xuất hay nhập hàng (sách, vở, truyện…)
là lại có một hoá đơn lưu trữ, như vậy chỉ tính trong một lần báo cáo về tình
hình xuất, nhập hàng thì số lượng hoá đơn sẽ rất nhiều. Nếu kế toán hay
người phụ trách về giấy tờ sổ sách không cẩn thận sẽ dẫn đến việc làm thất
thoát hoá đơn, từ đó sẽ làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của nhà
sách. Ngoài ra, khi muốn tìm kiếm một hoá đơn nào đó để kiểm tra sẽ mất rất
nhiều thời gian và khi muốn tổng hợp báo cáo sẽ gặp rất nhiều khó khăn.

Chính vì vậy khi ứng dụng tin học vào công tác quản lý xuất, nhập
hàng hóa dựa trên những thuật toán và các nghiệp vụ xuất nhập, trình tự
hoạch toán, tin học hóa quá trình quản lý có thể đưa ra những chương trình
phần mềm về kỹ thuật nhằm thu thập tài liệu, xử lý thông tin một cách nhanh
chóng, đã đáp ứng được những yêu cầu cần thiết về mặt quản lý của nhà sách.
Quá trình quản lý xuất nhập hàng hóa trong nhà sách bằng máy vi tính,
yêu cầu người quản lý chỉ cần chuẩn bị các điều kiện về máy tính. Khi nhập
dữ liệu vào máy tính, máy sẽ tự động tổng hợp các thông tin như: tình hình
xuất, nhập hàng hóa thiết bị, phải thu của khách, phải trả cho nhà cung cấp là
bao nhiêu, lượng hàng tồn kho trong tháng, trong quý, trong năm, mặt hàng
nào đã bán hết, mặt hàng nào chưa hết …
1.3. Nhiệm vụ, yêu cầu
Đây là chương trình quản lý dành cho nhà sách Hoàng Hà một nhà sách
có quy mô vừa và nhỏ, chuyên kinh doanh rất nhiều mặt hàng về sách báo,
thiết bị đồ dùng trong trường học, các mặt hàng này được cung cấp bởi nhiều
nhà cung cấp khác nhau và bán cho nhiều khách hàng khác nhau. Do đó
nhiệm vụ của chương trình quản lý nhà sách Hoàng Hà là:

9


 Quản lý thông tin hồ sơ của nhân viên trong nhà sách bao gồm:
họ tên, tuổi, giới tính…
 Quản lý được hàng hóa trong nhà sách như là: mặt hàng nào còn,
mặt hàng nào hết, mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào không
bán được…
 Quản lý được thông tin của các nhà cung cấp hàng hóa cho nhà
sách
 Quản lý được thông tin của khách hàng mua hàng tại nhà sách
 Ngoài ra còn giúp cho người sử dụng có thể xem kết quả các báo

cáo tổng hợp (như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt
động kinh doanh).
Chương trình quản lý nhà sách phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Đối với phần quản lý phải đảm bảo luôn kiểm soát được các thông tin
và cập nhật những thông tin mới của từng khách hàng, nhân viên, hàng hóa
trong từng tháng, từng quý.
+ Đối với phần thông tin ra phải tổ chức thông tin hợp lý, đảm bảo
cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết và đáp ứng các yêu cầu khi người
quản lý muốn thay đổi thông tin. Người quản lý cũng như người dùng phải
xem được thông tin một cách dễ dàng. Chương trình phải đảm bảo độ tối mật
cao nghĩa là chỉ có người trực tiếp làm nhiệm vụ quản lý mới có thể thực hiện
việc sửa chữa hay bổ sung trong chương trình.
Những chức năng xử lý chính của chương trình bao gồm:
- Chức năng đăng ký tài khoản (danh mục tài khoản, tài khoản đối
ứng).

10


- Chức năng đăng ký danh mục (nhóm hàng, hàng hoá, khách hàng,
chứng từ, loại nhập xuất, nhân viên, hình thức thanh toán).
- Quản lý những khoản thanh toán giữa nhà sách với khách hàng và
nhà cung cấp, các chi phí bán hàng. Lập chứng từ thu, chứng từ
chi, báo cáo tổng hợp thu chi và báo cáo quỹ.
- Quản lý việc nhập hàng và xuất hàng với các hình thức thanh toán
khác nhau như tiền mặt, chuyển khoản, trả chậm. Quản lý tồn kho.
Từ đó in ra báo cáo nhập xuất chi tiết, cũng như tổng hợp. In báo
cáo tồn kho hàng hoá (số lượng tồn và giá trị hàng tồn kho).
- Lập báo cáo doanh thu bán hàng hàng theo ngày, theo từng khách
hàng, từng mặt hàng, cũng như tổng hợp doanh thu bán hàng hàng

trong tháng.
- Lập chứng từ thanh toán công nợ. Từ đó đưa ra kết quả báo cáo
theo dõi công nợ khách hàng và nhà cung cấp
- Chức năng bảo mật chương trình và phân quyền
- Chức năng sao lưu và phục hồi dữ liệu
- Chức năng trợ giúp.
Từ những yêu cầu trên của hệ thống quản lý, chương trình mà em xây
dựng cũng phải đảm bảo được những yêu cầu trên.
1.4. Hƣớng thực thi của đề tài
- Vấn đề phân tích bài toán: Trong đề tài này em phân tích theo phương
pháp có cấu trúc, vì các lẽ như sau:
+ Phương pháp có cấu trúc, trải qua thời gian đã chứng tỏ được tính
kinh điển của nó.

11


+ Phương pháp có cấu trúc không cầu kỳ như một số phương pháp
khác, dễ áp dụng, nhưng lại rất hữu hiệu.
- Vấn đề lựa chọn ngôn ngữ là một vấn đề hết sức quan trọng. Hiện nay
có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu như Oracle, Access, Foxpro, SQL Server
Song để phù hợp với cách quản lý sinh viên khoa hiện nay và để cho hệ thống
phát triển sau này. Em đã lựa chọn bộ công cụ Visual Basic 6.0 và hệ quản trị
cơ sở dữ liệu MS Access 2003 để làm ngôn ngữ thiết kế giao diện và thiết kế
cơ sở dữ liệu.
1.5. Cấu trúc của luận văn
Chương 1: Đặt vấn đề
Nội dung:
 Lý do chọn đề tài
 Đặt vấn đề bài toán

 Nhiệm vụ yêu cầu
 Hướng thực thi của bài toán
 Cấu trúc của luận văn
Chương 2: Cơ sở lý thuyết chung
Nội dung:
 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0
 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
 Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL)
 Hệ cơ sở dữ liệu Microsoft Access
Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống
Nội dung:
 Khảo sát hệ thống

12


 Phân tích hệ thống
 Thiết kế hệ thống

Chương 4: Xây dựng và cài đặt chương trình
Nội dung:
 Các chức năng chương trình
 Một số form khác
Kết luận và hướng phát triển đề tài
Một số tài liệu tham khảo

13


CHƢƠNG 2


Cơ sở lý thuyết chung

Nội dung
 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic
6.0
 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
 Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL)
 Hệ cơ sở dữ liệu Microsoft Access

14


2.1. Giới thiệu về Visual Basic
Visual Basic là sản phẩm của hãng Microsoft, nó đã trải qua nhiều
phiên bản và hiện nay là Visual Basic 6.0 Enterprise Edition.
Visual Basic (VB) là ngôn ngữ rất mạnh.Ta có thể lập trình để làm
“mọi thứ ” nếu cần. Ta cũng có thể khai thác khả năng tự động của VB để viết
chương trình thật nhanh, chọn lựa là ở người lập trình. Visual Basic đủ linh
hoạt để hỗ trợ cho mọi người lập trình.
Visual basic có rất nhiều tính năng mới. Các điều khiển mới cho phép
ta viết các chương trình ứng dụng kết hợp giao diện, cách xử lý và tính năng
của Office 97 và trình duyệt Web Internet Explorer. VB cho phép ta lập trình
để thêm điều khiển vào đề án tự động và ta có thể tạo ra các điều khiển
ActiveX hiệu chỉnh (ActiveX là sản phẩm của Microsoft cho phép lập trình
viên sử dụng các đoạn chương trình có sẵn mà không cần quan tâm chúng có
nguồn gốc từ đâu hay là chúng hoạt động như thế nào). Ngoài các điều khiển
ActiveX mới và các cải tiến, VB6 cũng cung cấp các tính năng mới trong
chính ngôn ngữ của VB. Ta có thể thi hành các tác vụ trên đối tượng hệ thống
tập tin, tạo điều khiển động lúc thi hành chương trình.

VB có thế mạnh trong việc phát triển ứng dụng trên Interner, ta có thể
viết các ứng dụng phía máy chủ (server-side) dùng HTML động nhúng kết
với các thư viện liên kết động của Internet Information Server.

15


Visual Basic luôn luôn cho phép sử dụng đồ họa để làm cho chương
trình sống động và Microsoft có khả năng đồ họa mở rộng cho nhiều điều
khiển. Đó là các điều khiển ImageList, ListView, TabStrip có phần mở rộng
cho phép sử dụng hình ảnh và biểu tượng để trang trí và minh họa, hay tạo
một ảnh nền cho vùng làm việc.

2.2. Môi trƣờng lập trình trong VB6
IDE- tên viết tắt của môi trường phát triển tích hợp (Intergrated
Development Environment) là nơi ta tạo ra các chương trình VB.
Mỗi phần của IDE có các tính năng ảnh hưởng đến các hoạt động lập
trình khác nhau. Thanh menu cho phép bạn tác động cũng như quản lý trực
tiếp trên toàn bộ ứng dụng. Thanh công cụ cho phép truy cập các chức năng
của thanh menu qua các nút trên thanh công cụ. Các biểu mẫu - khối xây
dựng chính của các chương trình VB - xuất hiện trong cửa sổ Form. Hộp công
cụ để thêm các điều khiển vào các biểu mẫu của đề án. Project Explorer hiển
thị các đề án mà bạn đang làm cũng như các phần khác của đề án. Bạn duyệt
và cài đặt các thuộc tính của điều khiển, biểu mẫu và module trong cửa sổ
Properties. Cuối cùng, bạn bố trí và xem xét một hoặc nhiều biểu mẫu trên
màn hình thông qua cửa sổ Form Layout.
Ta có thể xem IDE của VB bằng hai cách: MDI hoặc SDI. Hiển thị kiểu
MDI cho phép trình bày tất cả các cửa sổ thành phần trong IDE như là các
cửa sổ con chứa trong một cửa sổ lớn. Trái lại đối với hiển thị kiểu SDI, các
cửa sổ thành phần hiển thị một cách độc lập với nhau. Không có một cửa sổ

chính để chứa và thống nhất các thành phần.
2.3. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

16


* Cơ sở dữ liệu là gì?
Cơ sở dữ liệu là một hệ thống chứa đựng rất nhiều đối tượng khác nhau
được dùng để kết hợp với nhau cho phép ứng dụng truy nhập tới dữ liệu một
cách nhanh chóng và hiệu quả.
Trong phần nghiên cứu này ta chỉ quan tâm đến cơ sở dữ liệu quan hệ,
là kiểu cơ sở dữ liệu phổ biến nhất hiện nay. Một cơ sở dữ liệu quan hệ chứa
dữ liệu trong bảng, được cấu tạo bởi các dòng còn gọi là các mẩu tin, và cột
còn gọi là các trường. Cho phép lấy về các tập hợp dữ liệu con từ bảng. Cho
phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy cập các mẩu tin liên quan với
nhau chứa trong các bảng khác nhau.
Chức năng cơ bản của một cơ sở dữ liệu được cung cấp bởi một bộ
máy cơ sở dữ liệu quan hệ, là hệ thống chương trình quản lý cách thức chứa
và trả về dữ liệu. Ta quan tâm là bộ máy cơ sở dữ liệu Microsoft Jet. Nó là
một hệ thống con được nhiều ứng dụng của Microsoft sử dụng.
2.4. Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL)
Một câu truy vấn là một lệnh cơ sở dữ liệu để lấy về các mẩu tin. Sử
dụng các câu truy vấn, ta có thể lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều trường trong
một hay nhiều bảng. Ta còn có thể ép dữ liệu lấy về theo một hoặc nhiều ràng
buộc, gọi là các tiêu chí, để hạn chế số lượng lấy về dữ liệu.
Các câu truy vấn trong VB chủ yếu dựa trên SQL. SQL là giải pháp
chuẩn để lấy về dữ liệu hoặc là thao tác với cơ sở dữ liệu, được chia làm 2
loại: các câu lệnh thuộc ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu, các câu lệnh thuộc ngôn
ngữ thao tác dữ liệu. Trong VB6, ta không bị hạn chế vào việc sử dụng SQL
để tiến hành các câu truy vấn. Bất cứ chỗ nào dùng một tham chiếu đến một

bảng, ta đều có thể thay thế bằng cách sử dụng một câu lệnh SQL hoặc một
tham chiếu đến một truy vấn đã lưu trữ.

17


Một ứng dụng thực tế của Visual Basic vào việc truy cập cơ sở dữ liệu
sẽ chứa hàng chục, thậm chí hàng trăm câu truy vấn SQL. Để dễ bảo trì và sử
dụng lại các câu truy vấn mà ta đã tạo, bộ máy cơ sở dữ liệu cho ta khả năng
chứa vĩnh viễn định nghĩa của câu truy vấn trong cơ sở dữ liệu. Các câu truy
vấn chứa trong cơ sở dữ liệu cho phép ta sửa đổi cách hoạt động của chương
trình mà không cần sửa lại chương trình. Để tạo các câu truy vấn chứa sẵn ta
sử dụng phần bổ xung Visual Data Manager trong VB, hay sử dụng Query
Builder của trình Visual Data Manager, hoặc dùng Microsoft Access.
2.5. Hệ cơ sở dữ liệu Microsoft Access
2.5.1. Giới thiệu về Access
Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS - Relational
Database Management System) rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và
nhỏ cho hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng bởi lẽ sử dụng gần giống hệt
một số phần mềm quen thuộc trong bộ Office như Word, Excel… Hơn nữa,
Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm
(Develoment Tools). Công cụ này sẽ giúp các nhà phát triển phần mềm xây
dựng trọn gói các phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ đơn giản hơn. Đặc
biệt những ai muốn học phát triển phần mềm thì đây là cách dễ học nhất,
nhanh nhất.
Những ứng dụng chính của Access là:
 Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (chỉ là phần CSDL còn phần
phát triển thành phần mềm có thể dùng các công cụ khác để làm
như Visual Basic, Visual C, Delphi.Net,…).
 Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý quy

mô vừa và nhỏ.

18


Access là hệ quản trị CSDL kiểu quan hệ chạy trên Windows dùng để
quản lý, bảo trì và khai thác số liệu được lưu giữ một cách có tổ chức trong
máy vi tính. Microsoft Access là một trong 4 phần mềm ứng dụng của bộ
Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoit, Access). Khi cài đặt Microsoft
Office thì Microsoft Access tự động cài.
2.5.2. Cơ sở dữ liệu trong Access
Các CSDL trong Access là một hệ CSDL quan hệ, tức là dữ liệu được
tổ chức thành các bảng và có các mối quan hệ giữa các bảng. Mỗi CSDL
được lưu trữ trong một tệp có đuôi là MDB (Microsoft Database) và bao gồm
các đối tượng:
+ Table (Bảng dữ liệu): Dùng để tổ chức dữ liệu thành các dòng các
cột, mỗi dòng ứng với một bản ghi (Record), mỗi cột ứng với một trường
(Field).
+ Queries (bảng truy vấn): Nhằm lấy thông tin từ một hay nhiều bảng,
có thể kèm thêm điều kiện.
+ Form (biểu mẫu): Dùng để trình bày dữ liệu theo các dạng mà người
dùng mong muốn giống như các mẫu phiếu thông thường.
+ Report (báo biểu): Dùng để tạo các báo cáo trình bày đẹp để in. Report
còn cho phép tổ chức và trình bày dữ liệu theo nhóm, tính toán, thống kê dữ
liệu theo nhóm và cũng dùng để tạo các nhãn.
+ Pages (các trang truy nhập dữ liệu): Trang truy nhập dữ liệu là một đối
tượng gộp gồm một tệp HTML và các tệp hỗ trợ (ví dụ hình ảnh kèm theo),
có thể xuất bản trang này trên mạng nội tuyến (Intranet) của công ty và những
người dùng khác có thể sử dụng Internet Explore để xem, tìm kiếm, hiệu
chỉnh dữ liệu.

+ Macro (lệnh vĩ mô): Là một tập hợp được chọn để thực hiện tự động
một loạt các thao tác.

19


+ Modules (đơn thể chương trình): Là công cụ lập trình dùng Microsoft
Visual Basic For Applications.
+ Group (các nhóm): Một nhóm là tập hợp các shortcut để mở các
Table, Query, Form, Report, Page, Macro, Modul cùng làm nhiệm vụ con nào
đó của bài toán.

20


CHƢƠNG 3

Phân tích và thiết kế hệ thống

Nội dung
 Khảo sát hệ thống
 Phân tích hệ thống
 Thiết kế hệ thống

3.1. Khảo sát hệ thống
Nhà sách Hoàng Hà là một nhà sách lớn. Hiện nhà sách đang có nhu
cầu xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng. Hệ thống giúp cho việc bán
hàng, thống kê, lưu trữ thông tin dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
Hàng ngày các nhân viên phải tiếp nhận rất nhiều các yêu cầu mua
hàng của khách hàng. Chương trình phải cho phép nhân viên bán hàng lập hóa

đơn tính tiền cho khách một cách nhanh chóng. Đối với khách mua lẻ thì
không cần phải lưu thông tin về khách hàng mà chỉ cần lưu lại hóa đơn của họ
để bộ phận kế toán thống kê. Ngoài việc bán lẻ, nhà sách còn bán buôn cho
các đơn vị cần mua với số lượng nhiều, các đơn vị này có thể chưa trả tiền
ngay, do vậy cần lưu lại thông tin của các đơn vị đó và lập hóa đơn cho họ để
tiện cho việc thanh toán tiền sau này. Khi nhận được đơn đặt hàng từ các đơn

21


vị, bộ phận tiếp nhận đơn hàng kiểm tra khả năng đáp ứng đơn đặt hàng. Nếu
đủ khả năng đáp ứng đơn hàng bộ phận này sẽ nhập thông tin đơn đặt hàng
vào hệ thống. Trong thời gian đặt hàng khách hàng có thể gửi thông báo hủy
đơn đặt hàng cho bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng hoặc khi quá thời hạn đặt
hàng ba ngày mà khách hàng không xác nhận việc mua hàng thì bộ phận tiếp
nhận đơn đặt hàng sẽ hủy đơn đặt hàng của khách. Mỗi khi hết hàng nhà sách
lại nhập hàng mới về từ các nhà cung cấp, tiền hàng có thể thanh toán ngay
hoặc không cho nhà cung cấp, khi nhập hàng đều có hóa đơn nhập để bộ phận
kế toán thống kê tình hình mua bán trong nhà sách và để cuối tháng quyết
toán, đồng thời phải trình lên ban giám đốc để duyệt. Trong nhà sách có hai
quầy thu ngân, mỗi quầy được phụ trách bởi một hay nhiều nhân viên bán
hàng, tại mỗi thời điểm có một nhân viên phụ trách một quầy thu ngân. Vào
cuối ngày bộ phận kế toán sẽ thống kê tình hình bán hàng của nhà sách, tính
toán lượng hàng tồn, hàng hết để lên kế hoạch nhập hàng mới hoặc thanh lý
hàng tồn nhiều. Vào cuối tháng hoặc khi được ban giám đốc yêu cầu, các bộ
phận sẽ lập báo cáo, thống kê tình hình bán hàng của nhà sách.
3.2. Phân tích hệ thống
3.2.1. Sơ đồ phân rã chức năng
quản lý nhà sách


Nhập dữ liệu

Theo dõi nhập
xuất doanh thu

Xuất hàng

Hình 1: Sơ đồ phân rã chức năng

22

Lập báo cáo


- Nhập dữ liệu: Cỏc nhà quản lý và người sử dụng có thể điền những
thông tin liên quan đến hàng hoá, nhân viên, khách hàng… bằng chức năng:
thêm, sửa, xoá, ghi dữ liệu tương ứng
- Xuất hàng: Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách thì người sử dụng sẽ
kiểm tra các mặt hàng trong kho và lên danh sách các mặt hàng có thể cung
cấp cho khách. Dựa vào đơn đặt hàng của khách thì người sử dụng sẽ lập hoá
đơn bán giao cho khách. Dựa vào thông tin của hoá đơn bán hàng thì người sử
dụng sẽ viết phiếu xuất kho đưa cho khách đến kho nhận hàng
- Theo dõi nhập xuất doanh thu: Cho phép người sử dụng có thể theo
dõi được số lượng hàng hóa đã nhập và xuất theo ngày, theo quý, theo năm
mà người sử dụng muốn xem nhờ thông tin từ phiếu nhập và nhờ vào các hoá
đơn đã thanh toán với nhà cung cấp và của khách hàng.
- Báo cáo: Báo cáo là những gì mà chúng ta thống kê và hoàn toàn có
thể in ra để tiện theo dõi, một chương trình quản lý nếu không có báo cáo thì
đó là một thiếu xót rất lớn vì nhờ có báo cáo mà nhà quản lý cũng như những
người quan tâm đến chương trình có thể theo dõi được kết quả kinh doanh.

3.2.2. Sơ đồ phân cấp chức năng nhập dữ liệu
Danh mục hàng hoá
Danh mục khách
hàng
Danh mục kho hàng
Danh mục nhóm
hàng
Danh mục nhân
viên
Viết phiếu nhập
hàng
Danh sách nhà
cung cấp

Nhập số
liệu

23


Hình2: Sơ đồ phân cấp chức năng nhập số liệu.
Nhập số liệu: Cỏc nhà quản lý và người sử dụng có thể cập nhập những
số liệu liên quan đến hàng hoá, nhân viên, khách hàng, chứng từ…
3.2.3. Sơ đồ phân cấp chức năng xuất hàng
Nhận đơn đặt hàng
Viết phiếu xuất
Xuất hàng
Lập hóa đơn bán
Lập danh sách
khách

Hình 3: Sơ đồ phân cấp chức năng xuất hàng
Xuất hàng: Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách thì người sử dụng sẽ
kiểm tra các mặt hàng trong kho và lên danh sách các mặt hàng có thể cung
cấp cho khách. Dựa vào đơn đặt hàng của khách người sử dụng sẽ lập hoá đơn
bán giao cho khách. Dựa vào thông tin hàng đã có người sử dụng có thể nhập
các thông tin về khách hàng để tiện cho việc theo dõi sau này.
3.2.4. Sơ đồ phân cấp chức năng theo dõi nhập xuất doanh thu
Xem tổng hợp hàng
bán
Xem tổng hợp hàng
nhập

Theo dõi nhập
xuất doanh
thu

Xem tổng hợp tiền
chi
Xem tổng hợp tiền
thu
Xem tổng hợp lãi
xuất
Xem tổng hợp nợ của
khách hàng nợ tiền
nhà sách
Xem tổng hợp nợ của
24
nhà sách với nhà
xuất bản



Hình 4: Sơ đồ phân cấp chức năng theo dõi nhập xuất doanh thu
Sơ đồ chức năng xem kết quả tổng hợp giúp cho người quản lý cũng như
người sử dụng dễ dàng hơn trong việc xem xét dữ liệu tổng hợp.
Cụ thể:
- Tổng hợp hàng bán: Cho chúng ta biết tổng số hàng, mặt hàng mà nhà
sách xuất ra trong tháng.
- Tổng hợp hàng nhập: Chúng ta có thể thấy rõ trong từng tháng nhà sách
đã nhập về tổng số bao nhiêu hàng và là những mặt hàng nào (sách, vở,
đồ lưu niệm…).
- Tổng hợp tiền chi: Qua báo cáo tổng hợp bạn có thể thấy rõ hàng tháng
nhà sách phải chi ra bao nhiêu tiền cho mọi hoạt động kinh doanh.
- Tổng hợp tiền thu: Qua báo cáo này bạn có thể thấy được nhà sách đã
bán ra bao nhiêu hàng, mặt hàng trong tháng và thu về được bao nhiêu.
- Tổng lãi xuất hàng tháng: Thông qua tổng giá trị hàng bán và khoản
thu mà nhà sách thu về trừ đi tổng giá trị hàng nhập trong tháng chúng ta
có thể tính lãi xuất mà nhà sách thu được hàng tháng.
- Tổng hợp tiền nợ của khách hàng: Mỗi khách hàng nợ tiền nhà sách
bao nhiêu, nợ tiền mua mặt hàng nào, qua báo cáo này nhà quản lý có thể
thấy rõ.
- Tổng tiền nợ của nhà sách với nhà cung cấp: Nhà sách nợ bao nhiêu
tiền đối với nhà cung cấp hàng (nhà xuất bản…) chúng ta có thể thống kê
qua báo cáo này.
3.2.5. Sơ đồ phân cấp chức năng báo cáo

25