Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TỪ VIẾT TẮT NGUYÊN NGỮ
TS
QTVP – TTTV
TĐ – KT
NC – TVKH
NCPL
TTTV – TGPL
KHPL
KDQT
Tiến sĩ
Qủan trị văn phòng – Thông tin thư viện
Thi đua – Khen thưởng
Nghiên cứu – Tư vấn khoa học
Nghiên cứu pháp luật
Trung tâm tư vấn - Trợ giúp pháp lý
Khoa học pháp lý
Kinh doanh quốc tế
MỤC LỤC
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
1
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
1
MỤC LỤC
2
LỜI MỞ ĐẦU

4
CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HIỆN ĐẠI HOÁ
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
6
1.1. Khái niệm về hiện đại hoá công tác văn phòng
6
1.2. Sự cần thiết phải hiện đại hoá công tác văn phòng
6
1.3. Nội dung của hiện đại hoá công tác văn phòng
7
1.3.1. Trang thiết bị kỹ thuật
7
1.3.2. Công tác văn thư – lưu trữ
9
1.3.3. Xử lý thông tin
14
1.3.4. Tổ chức bộ máy làm việc
15
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM
18
2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Hội luật gia Việt Nam
18
2.2. Mục đích, nhiệm vụ, quyền hạn của Hội luật gia Việt Nam
19
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
2
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

2.2.1 Mục đích
19
2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Hội luật gia Việt Nam
20
2.2.3. Tổ chức bộ máy của Hội luật gia Việt Nam
20
2.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Hội luật gia Việt Nam
22
2.3.1. Chức năng, nhiệm vụ
22
2.3.1.1. Chức năng
22
2.3.1.2. Nhiệm vụ
22
2.3.2. Tổ chức bộ máy của văn phòng Hội luật gia Việt Nam
23
2.4. Thực trạng về công tác văn phòng tại văn phòng Trung ương
Hội luật gia Việt Nam
25
2.4.1. Công tác văn thư – lưu trữ
25
2.4.2. Xử lý thông tin
29
2.4.3. Tổ chức lao động tại văn phòng
30
2.4.4. Trang thiết bị, công nghệ phục vụ cho công tác văn phòng
32
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HIỆN ĐẠI HOÁ
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM
35

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
3
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
3.1. Nhận xét chung
35
3.3.1.Nhận xét chung về hoạt động của Hội luật gia Việt Nam
35
3.1.2. Nhận xét về hoạt động văn phòng tại Hội luật gia Việt Nam
37
3.2. Một số giải pháp nhằm hiện đại hoá công tác văn phòng
39
3.2.1. Đầu tư các trang thiết bị đa năng phục vụ cho công tác văn
phòng
39
3.2.2. Tổ chức nhân sự
41
3.2.3. Bố trí nơi làm việc một cách khoa học, hợp lý
43
3.2.4. Đẩy mạnh việc áp dụng các chỉ tiếu chất lượng đối với hoạt
động chung và đối với công tác văn phòng
44
3.2.5. Hiện đại hoá công tác quản lý văn bản
45
KẾT LUẬN
46
TÀI LIỆU THAM KHẢO
47
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
4
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
LỜI MỞ ĐẦU
Cuộc cách mạng công nghệ thông tin diễn ra sôi động hiện nay đang tác
động sâu sắc, trực tiếp đến mọi mặt hoạt động kinh tế, văn hoá, xã hội của các
quốc gia trên thế giới, trong đó có nước ta. Mở ra một thời kỳ mới khi nhân loại
bước vào thế kỷ XXI. Với các kết quả kỳ diệu của cuộc cách mạng công nghệ
thông tin hiện đại nền kinh tế thế giới đang có sự biến động vô cùng mạnh mẽ.
Đó là sự chuyển biến từ nền văn minh công nghiệp lên nền văn minh thông tin
và trí tuệ. Tuy nhiên với xu thế “ Toàn cầu hoá” như hiện nay đã tác động và lan
toả nhanh chóng đến khắp các nước trên thế giới. Ở Việt Nam cũng vậy từ khi
gia nhập WTO ( tổ chức thương mại thế giới ) tất cả các lĩnh vực, các ngành
nghề đều có những bước chuyển biến rất lớn. Xu thế “ Toàn cầu hoá” đã tạo ra
những cơ hội to lớn cho việc phát triển đồng thời cũng tạo ra những thách thức
gay gắt cho các nước đang phát triển nói chung và nước ta nói riêng trong công
cuộc tìm đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá nền kinh tế và xã hội của mình.
Nhu cầu thực tế của việc phát triển, ứng dụng khoa học công nghệ hiện
đại trong mọi lĩnh vực sản xuất, quản lý kinh tế và văn hoá của đất nước ta hiện
nay là rất to lớn. Và việc đáp ứng một cách tích cực các nhu cầu đó sẽ mang lại
những đóng góp quan trọng trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất
nước, trong bối cảnh phát triển của thế giới hiện đại. Để thực hiện mục tiêu này
trước tiên phải chú trọng từ cơ sở, đó là việc phải xây dựng một văn phòng trong
mọi cơ quan, tổ chức phải đủ mạnh vì văn phòng được xem là đầu não của cơ
quan, tổ chức, nó có vị trí cực kỳ quan trọng trong mỗi cơ quan. Trong đó phải
luôn chú trọng vào việc đầu tư, xây dựng, củng cố việc “Hiện đại hoá” công tác
văn phòng để không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng, đóng

góp cho thắng lợi của cơ quan, đơn vị. Có lẽ chính vì vậy mà trong thời gian gần
đây thường xuất hiện các cụm từ “Văn phòng điện tử” “Văn phòng không giấy”
hay “Công nghệ văn phòng” để mô tả một văn phòng hiện đại. Như vậy ta thấy
rằng hoạt động của văn phòng đóng một vai trò hết sức quan trọng trong kết quả
hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Văn phòng Trung ương Hội luật gia
Việt Nam cũng vậy, nó có vị trí rất lớn trong quá trình hoạt động và phát triển
của Hội.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
5
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Văn phòng được tổ chức khoa học, hợp lý, được trang bị đầy đủ phương
tiện công nghệ hiện đại sẽ giúp việc triển khai công việc được thuận lợi, đem lại
lợi ích về kinh tế và nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc. Từ những vấn đề
cần nâng cao hơn nữa hoạt động văn phòng tại Hội luật gia Việt Nam, đồng thời
nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề hiện đại hoá công tác văn phòng.
Trong quá trình thực tập tại Hội luật gia Việt Nam em rất tâm đắc và đi sâu vào
chuyên đề “Hiện đại hoá công tác văn phòng tại văn phòng Trung ương Hội
luật gia Việt Nam” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình.
Báo cáo tốt nghiệp của em ngoài phần mở đầu và phần kết luận gồm có 3
chương:
Chương 1: Những lý luận cơ bản về hiện đại hoá công tác văn phòng
chương 2: Thực trạng về hiện đại hoá công tác văn phòng tại văn phòng
Trung ương Hội luật gia Việt Nam.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hiện đại hoá công tác văn phòng tại
văn phòng Trung ương Hội luật gia Việt Nam.
Trong quá trình thực hiện khoá luận này em đã được sự hướng dẫn, chỉ
bảo tận tình của thầy giáo hướng dẫn: TS: Lê Văn Chiến, cùng toàn thể lãnh
đạo, cán bộ công nhân viên trong văn phòng Trung ương Hội luật gia Việt Nam.

Qua đây em xin bày tỏ lòng lòng biết ơn chân thành đến những người đã tạo
điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực hiện báo cáo này!
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
6
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
CHƯƠNG 1
NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HOÁ
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Sự tồn tại tất yếu của văn phòng
Bất kỳ một tổ chức nào tồn tại cũng hướng đến một mục tiêu nhất định.
Mục tiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài còn tuỳ thuộc vào tính chất hoạt
động mà lĩnh vực mà tổ chức tham gia và môi trường tồn tại của tổ chức. Muốn
đạt được mục tiêu tổ chức cần được quản trị khoa học, hợp lý. Các nhà quản trị
phải định hướng mục tiêu, tổ chức xếp đặt các yếu tố cấu thành theo một cơ cấu
nhất định và điều hành chúng hoạt động theo mục tiêu đề ra cho tổ chức. Như
vậy nhà quản trị phải tham gia nhiều lĩnh vực hoạt động phức tạp, nhất là khi
quy mô trình độ phát triển của tổ chức được tăng cường. Để ra được những
quyết định về mục tiêu phát triển và điều hành tổ chức hoạt động theo mục tiêu,
quản trị phải có nhiều thông tin liên quan đến nhu cầu tồn tại của tổ chức, đến
tính chất, đặc điểm hoạt động, tiềm năng của các yếu tố có trong tổ chức và tác
động của môi trường đến quá trình thực hiện mục tiêu. Không chỉ dừng lại ở chỗ
có được thông tin, nhà quản trị cần phải xử lý và tổng hợp những thông tin thu
thập để tạo ra những thông tin hữu ích cho việc ra quyết định. Đồng thời họ phải
chuyển tải thông tin theo yêu cầu quản lý, sử dụng của mình. Nếu cứ để nhà
quản trị tham gia vào các hoạt động thu, xử lý và tổng hợp thông tin như trên thì
sẽ mất đi cơ hội ra quyết định, giảm thiểu thời gian quản lý điều hành hoạt động
chung của tổ chức. Để giúp nhà quản trị có thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời,
các tổ chức đã hình thành bộ máy văn phòng để trợ giúp các nhà quản trị trong

việc thu, xử lý, bảo quản, chuyển tải và sử dụng thông tin đảm bảo ra quyết định
đúng cũng như đảm bảo các điều kiện vật chất cho các nhà quản trị hoạt động.
Như vậy văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan đơn vị
nào, dù cơ quan đơn vị có hoạt động trong lĩnh vực nào thì văn phòng cũng là
công cụ trợ giúp đắc lực cho hoạt động điều hành quản lý. Văn phòng đóng vai
trò quyết định hoạt động của cơ quan đơn vị nên việc tổ chức một văn phòng
phải được nghiên cứu, sắp xếp sao cho hợp lý nhất. Văn phòng tồn tại là một tất
yếu khách quan theo yêu cầu của các nhà quản trị. Tuỳ theo tính chất, quy mô
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
7
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo từng hình thức phù
hợp.
1.2. Khái niệm về văn phòng
Văn phòng tồn tại găn với mỗi loại hình, cơ cấu tổ chức và để trợ giúp
cho các nhà quản trị nên việc xác định về phạm vi độc lập của một văn phòng
chỉ mang tính chất tương đối. Trên cơ sở này có thể xác định văn phòng theo các
cách sau đây:
- Theo nghĩa rộng: ( hay còn gọi là văn phòng toàn bộ ) thì văn phòng bao
gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân
sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật
chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho
hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân
trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
Theo quan niệm này thì các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy
mô lớn thì thành lập văn phòng( ví dụ văn phòng Quốc Hội, văn phòng Chính
phủ, văn phòng tổng công ty ) còn ở các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ thì văn
phòng thường là phòng hành chính tổng hợp.

- Theo nghĩa hẹp: (hay còn gọi là văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ
máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là bộ phận cầu
thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn
phòng chức năng cũng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ
đối ngoại.
Dù theo nghĩa nào thì văn phòng cũng là một thực thể tồn tại khách quan
có hệ thống cơ cấu tổ chức được điều hành theo mục tiêu nhất định. Nhưng
thông thường văn phòng tồn tại theo nghĩa hẹp được chấp thuận nhiều hơn để
tránh sự trùng lắp với một tổ chức( cơ quan, đơn vị ) trong việc xác định chức
năng, nhiệm vụ, địa vị pháp lý của văn phòng.
Mặc dù văn phòng cơ thể hiểu theo nhiều cách khác nhau nhưng đều có
đặc điểm chung đó là:
+ Văn phòng là một bộ máy được tổ chức thích hợpvới đặc điểm cụ thể
của từng cơ quan. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ
gồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
8
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
hoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản
thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu.
+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với các cơ sở vật chất
nhất định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô hoạt
động của công tác văn phòng.
Với những cách tiếp cận như trên có thể thấy tiếp cận theo cách chức
năng là bao quát nhất vì thế mà khái niệm văn phòng được khái quát như sau:
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực
hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa của văn phòng

1.3.1. Chức năng của văn phòng
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó cũng có những
điều kiện tồn tại như bất kỳ một thực thể nào, thông qua môi trường đặc trưng
mà nó tồn tại. Sự tồn tại và phát triển tuỳ theo quy mô và tính chất hoạt động
của mỗi cơ quan đơn vị mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn nhỏ khác
nhau. Nhưng dù tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng phải được gắn liền
với việc thực hiện ba chức năng cơ bản sau:
 Chức năng tham mưu
Trong hoạt động của cơ quan đơn vị phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khách
quan và chủ quan, trong đó có yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý, bởi vậy
muốn ra được quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào các
yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những
người trợ giúp. Những ý kiến đó được văn phòng chọn lọc cung cấp thông tin
cho lãnh đạo ra quyết định quản lý, từ đó cũng hình thành hoạt động tham mưu.
Chức năng tham mưu là chức năng nghiên cứu các văn bản, quy định nhà nước
của ngành, nắm bắt kịp thời các thông tin liên quan đến lĩnh vực hoạt động của
cơ quan để tham mưu cho lãnh đạo; giúp lãnh đạo đề ra các quyết định chỉ đạo,
điều hành công việc; đưa ra các phương án quản lý giúp cho hoạt động của cơ
quan ngày một hiệu quả hơn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu
vì nó mang tính chuyên vấn và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp
lãnh đạo.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
9
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây
dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây
dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụ
lãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề

án; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức;
biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản
 Chức năng tổng hợp
Từ những kết quả tham vấn phải xuất phát từ những thông tin ở các đầu
vào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn
phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo
những nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thế mang lại hiệu quả thiết thực
cho công tác của cơ quan đơn vị. Trong công tác văn phòng thông tin đầu vào
đóng một vai trò rất quan trọng. Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin đã
phục vụ cho việc dự báo các vấn đề xảy ra trong quá trình hoạt động của cơ
quan đơn vị, giúp lãnh đạo có được những quyết định đúng đắn để kịp thời xử lý
công việc. Bên cạnh đó công tác thông tin giúp lãnh đạo phân tích dữ liệu thông
số để vạch ra những chiến lược quan trọng lâu dài cũng như các kế hoạch trung
hạn hoặc ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động.
Trong văn phòng, chức năng thông tin tổng hợp không chỉ có tác dụng
thiết thực đến chức năng tham mưu mà còn có vai trò trong sự thành công hay
thất bại của cơ quan đơn vị. Chính vì ỳ nghĩa to lớn của chức năng này, nên các
cơ quan, đơn vị luôn luôn phải quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn
phòng. Chú trọng đầu tư các trang thiết bị thông tin điện tử, hệ thống máy tính
nối mạng internet , để đáp ứng với sự phát triển không ngừng của lưu lượng
thông tin ngày càng phong phú đa dạng như hiện nay.
 Chức năng hậu cần
Bất kỳ cơ quan tổ chức nào muốn đi vào hoạt động không thể bỏ qua
bước đầu quan trọng đó là chuẩn bị các yếu tố về cơ sở vật chất như: Nhà
xưởng, trang thiết bị, tài chính và phương tiện. Ngoài ra còn phải thực hiện tổ
chức các cuộc họp, các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và công tác lễ tân, tiếp
khách. Những điều kiện về trang thiết bị và công tác đó thuộc về hoạt động hậu
cần trong công tác của văn phòng. Hậu cần thường là những công việc dịch vụ
như tạo ra cơ sở vật chất để cán bộ nhân viên thực hiện nhiệm vụ của họ, tăng
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
10
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
thêm hiệu quả làm việc. Thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản đảm bảo cho đời
sống của cán bộ nhân viên. Làm công cụ quản lý trong việc chuẩn bị chỉ tiêu kế
hoạch và góp phần vào việc hoàn tất các chỉ tiêu kế hoạch đó. Công tác hậu cần
còn là diện mạo của cơ quan qua việc xây dựng cơ sở vật chất, xây dựng uy tín
bằng công tác đối nội, đối ngoại của cơ quan.
Chức năng tham mưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật
thiết với nhau: tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu. Cũng từ đó
việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có định hướng đáp ứng
tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, trong đó cần xác định rõ văn phòng
không chỉ là cái” hộp thư” hay “ một cái máy giúp việc” đơn thuần mà cần có
những con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có được những ý kiến đề xuất xác
đáng; đồng thời cũng cần tránh coi văn phòng là “ tổng tham mưu”, bao biện
làm thay những công việc không đúng chức năng.
Cả ba chức năng trên đều quan trọng vì chúng đều nhằm duy trì và phát
triển hoạt động của cơ quan nói chung và hoạt động của văn phòng nói riêng.
Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định
sự cần thiết khách quan tồn tại trong văn phòng ở mỗi cơ quan đơn vị. Trong đó
chức năng thông tin tổng hợp là quan trọng nhất, quyết định đến sự thành bại
của công tác văn phòng. Vì bất cứ hoạt động nào của cơ quan đều cần đến nhu
cầu tối thiểu về thông tin do văn phòng tổng hợp, trình, để làm căn cứ quan
trọng giúp lãnh đạo ra quyết định.
1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng
Từ những chức năng trên của văn phòng có thể xác định nhiều nhiệm vụ
phải làm theo mỗi chức năng, cụ thể như sau:
 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị
Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải

tuân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy
trì hoạt động. Mỗi tổ chức đều phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình
tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham khảo hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, bổ
sung giám sát hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về
công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi
cơ quan đi vào hoạt động.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
11
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
 Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn
vị
Mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây
dựng xong muốn đạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch phải
được kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp và hỗ trợ nhau văn
phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể và đôn đốc các bộ phận khác thực
hiện. Đồng thời văn phòng sẽ xây dựng chương trình kế hoạch ngành, sản
phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và
từng bộ phận.
 Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin.
Hoạt động của bất kỳ cơ quan nào cũng cần phải có thông tin. Thông tin
là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác, hiệu quả. Người
lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin được mà cần phải có người
trợ giúp trong lĩnh vực này là văn phòng. Văn phòng là “cửa sổ” “ bộ lọc” là
“cổng gác thông tin” của cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu
thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng.
 Trợ giúp về văn bản
Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu.
Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng

thẩm quyền và có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có
những bộ phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan đơn vị.
Bộ phận đó chính là văn phòng.
 Bảo đảm các yếu tố vật chất tài chính cho hoạt động của cơ quan
Văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động
của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Việc lập kế hoạch, nhu cầu, dự trù kinh
phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng kinh phí đều thuộc về nhiệm
vụ của văn phòng.
 Tổ chức bộ máy văn phòng
Đây là việc làm thiết thực, mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm
thực hiện tốt những nhiệm vụ đã nêu trên.
 Duy trì hoạt động của văn phòng
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
12
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Hoạt động của văn phòng, nó vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo,
vừa gắn với bộ phận khác thông qua việc kiểm tra, giám sát, đôn đốc, lại vừa tổ
chức, quản lý các hoạt động của chính mình.
Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng mà cơ quan,
đơn vị nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung. Tuy nhiên
còn tuỳ theo những tính chất, đặc trưng của cơ quan, đơn vị mà văn phòng còn
có những nhiệm vụ cụ thể khác.
1.3.3. Ý nghĩa của công tác văn phòng
Văn phòng là một phần không thể thiếu trong bộ máy tổ chức của bất kỳ
cơ quan đơn vị nào. Văn phòng chính là nơi thu thập, xử lý thông tin; nơi đưa ra
những quyết định tham mưu cho lãnh đạo; nơi đảm bảo các yếu tố vật chất tinh
thần cho hoạt động của cơ quan đơn vị. Các cơ quan đơn vị muốn tồn tại và phát
triển có hiệu quả, phải nắm vững những kiến thức cơ bản về chiến lược phát

triển đơn vị mình, về phương hướng đổi mới, phương án quản lý, phương hướng
sản xuất kinh doanh tối ưu đồng thời
Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại và
biến đổi theo hoạt động của văn phòng. Nếu công tác văn phòng hoạt động có
hiệu quả thì nó sẽ mang lại những ý nghĩa to lớn sau:
- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị
- Tạo điều kiện cho giao lưu phát triển
- Giảm thời gian lãng phí và ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải
thông tin phục vụ cho mọi hoạt động đơn vị
- Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị.
- Nâng cao năng suất lao động của đơn vị.
- Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng
- Giúp cho các hoạt động được duy trì và kiểm soát chặt chẽ
1.3.4. Tầm quan trọng của văn phòng
Văn phòng là một phần không thể thiếu trong bộ máy tổ chức của bất kỳ
cơ quan đơn vị nào. Văn phòng chính là nơi thu thập, xử lý thông tin; nơi đưa ra
quyết định tham mưu cho lãnh đạo; nơi đảm bảo các yếu tố vật chất, tinh thần
cho hoạt động của cơ quan đơn vị. Các cơ quan đơn vị muốn tồn tại và phát triển
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
13
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
có hiệu quả, phải nắm vững những kiến thức cơ bản về chiến lược phát triển của
đơn vị mình, về phương hướng đổi mới, phương án quản lý, phương hướng sản
xuất kinh doanh tối ưu Đồng thời phải có những kiến thức khoa học công nghệ
cần thiết để xử lý những vấn đề cụ thể trong môi trường hoạt động như:nghiên
cứu thị trường, chuyển giao công nghệ. Chính vì vậy mà công tác văn phòng là
rất quan trọng không thể thiếu được.
Trong thời đại ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công

nghệ và nhất là sự bùng nổ mạnh mẽ về thông tin. Thông tin và công nghệ thông
tin có mặt trong mọi đời sống xã hội cũng như trong hoạt đọng của các cơ quan
đơn vị làm thay đổi vị thế vai trò của văn phòng. Thông tin thì ngày một đa
dạng, phong phú được bằng rất nhiều hình thức. Vì vậy văn phòng phải quan
tâm đến việc thu thập, phân tích, xử lý nhậy bén, nhanh chóng và chính xác các
thông tin để có thể đưa ra phương án kịp thời, đem lại hiệu quả. Thông qua đó
văn phòng thể hiện chức năng chủ động sáng tạo của mình trong các kiến nghị,
các đề án với ý nghĩa làm tham mưu tư vấn cho lãnh đạo.
Như vậy một văn phòng hoạt động tốt tức là văn phòng có được lợi thế về
thông tin ( thông tin đầu vào và thông tin đầu ra tốt). Văn phòng thu thập được
thông tin, xử lý nhanh và chính xác đưa ra những đề xuất hiệu quả nhất. Tuy vậy
để tăng cường hoạt động và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòi
hỏi lãnh đạo các cơ quan đơn vị phải chú trọng chỉ đạo một cách khoa học và
đẩy mạnh việc hiện đại hoá công tác văn phòng.

1.4. Khái niệm hiện đại hoá công tác văn phòng
Hiện đại hoá công tác văn phòng có thể hiểu là ứng dụng khoa học công
nghệ vào công tác văn phòng. Là quá trình xử lý các kỹ thuật tự động hoá vào
quy trình nghiệp vụ văn phòng. Đặc biệt là ứng dụng công nghệ tin học vào các
nghiệp vụ văn phòng, từ Văn thư _Lưu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin
đến môi trường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động của con người mà vẫn
đảm bảo hiệu quả và duy trì được năng suất lao động cao.
1.5. Sự cần thiết phải hiện đại hoá công tác văn phòng
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
14
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Từ việc phân tích vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ta có thể
khẳng định về văn phòng có vị trí quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.

Văn phòng được ví như bốn bánh xe có thể chuyển động được. Nếu bánh xe
chạy đều, không nổ săm, bục lốp thì cả chuyến xe dễ dàng chạy tới mục tiêu.
Một văn phòng hoạt động khoa học,có kỷ cương nề nếp, có đủ các điều kiện
phương tiện hiện đại thì công việc sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông
suốt. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị muốn hoạt động của cơ quan, đơn vị mình
thuận lợi, thông suốt cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn bộ máy
văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh, tích cực
trang bị vật chất, từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng.
Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung
của mọi cơ quan tổ chức là nhanh chóng hiện đại hoá công tác văn phòng. Đặc
biệt ở các tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh,
các doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đồng thời
đổi mới phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có năng lực
chuyên môn trình độ cao, đảm bảo cho văn phòng hoạt động có hiệu quả.
Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian công sưc,
giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc
hàng ngày. Đồng thời nó cũng giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những công
việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ,
giúp họ có thời gian tập chung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối
ưu để điều hành quản lý đạt hiệu qủa cao nhất.
Trước đây, trong cơ chế cũ văn phòng được hiểu đơn giản là nơi làm việc
giấy tờ và lo hậu cần cho hoạt động của lãnh đạo. Bởi vậy công tác văn phòng
còn chưa được quan tâm và chú trọng đúng mức. Nhưng trong những năm gần
đây khi đất nước đang có sự chuyển biến mạnh mẽ, từ cơ chế kế hoạch hoá tập
trung sang cơ chế thị trường nhiều thành phần kinh tế. Nền kinh tế đang có sự
cạnh tranh ngày càng sôi động và phức tạp đòi hỏi mỗi cơ quan, đơn vị phải tự
đổi mới, đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ cho hoạt động ngày càng tốt hơn,
tiếp tục hoàn thiện, đổi mới về mặt tổ chức, lao động cùng những phương thức
quản lý có hiệu quả, chú trọng đến công tác tuyển dụng nhân viên có đạo đức và
trình độ nghiệp vụ cao để từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động của văn

phòng cũng như của toàn cơ quan, tổ chức.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
15
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Thực tế cũng đã phản ánh những yêu cầu khách quan của việc đổi mới, từ
những thành tựu về khoa học kỹ thuật và công nghệ, nhất là công nghệ thông
tin. Cũng chính từ những thành tựu đó đã gây áp lực rất mạnh mẽ tới hoạt động
của văn phòng và đòi hỏi văn phòng phải khẩn chương đi vào hiện đại. Cùng với
đổi mới trang thiết bị, việc đổi mới phương thức quản lý đã tạo được sự năng
động, loại bỏ dần được sự trì trệ, kém hiệu quả trong hoạt động quản lý, góp
phần tạo chỗ đứng trong nền kinh tế thị trường cho đơn vị mình. Hoạt động văn
phòng kết hợp với khoa học hiện đại sẽ ngày càng nâng cao hiệu suất hoạt động
của toàn thể công nhân viên trong văn phòng và nâng cao chất lưọng công việc.
Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa chi phí quản lý, điều hành
nhưng vẫn đảm bảo chất lượng làm việc ngày càng cao. Đồng thời giúp cho nhà
quản lý thoát khỏi công việc hành chính mang tính sự vụ, tốn nhiều thời gian.
Tạo điều kiện cho sự sáng tạo, giúp họ có thời gian suy nghĩ để đưa ra những
phương hướng và kế hoạch khả thi, giải quyết tốt nhất trong mọi mặt công tác.
Từ đó khẳng định được vị trí quan trọng của việc hiện đại hoá công tác văn
phòng.
Như vậy do vai trò đặc biệt của văn phòng trong cơ quan, tổ chức và do
sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ mà chúng ta cần phải hiện đại
hoá công tác văn phòng.
1.6. Các tiêu chuẩn để đánh giá một văn phòng hiện đại
Ngày nay với những thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và công
nghệ truyền thông đã làm cho hoạt động của văn phòng thay đổi căn bản. Hầu
hết các công việc của văn phòng đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, của
máy vi tính và các phương tiện kỹ thuật hiện đại. Bên cạnh đó văn phòng là bộ

máy làm việc rất quan trọng trong một cơ quan, có nhiệm vụ chủ yếu là thu thập,
tổng hợp, xử lý thông tin giữa thông tin bên trong bên ngoài cơ quan, đơn vị,
giúp cho lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác, sáng suốt, hiệu quả.
Muốn làm tốt các nhiệm vụ này văn phòng phải được, tổ chức bố trí một cách
hiện đại với các tiêu chuẩn sau:
Các trang thiết bị, đồ dùng dụng cụ phục vụ cho công tác văn phòng phải
đựoc trang bị mua sắm đầy đủ. Đồng thời chúng phải đạt tới một tiêu chuẩn, một
chuẩn mực nhất định, đảm bảo phục vụ và đem lại hiệu quả công việc một cách
tối đa. Nhất là các phương tiện thu và xử lý thông tin cần được chú trọng nhiều
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
16
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
hơn. Vì thu thập, xử lý và quản lý thông tin là nhiệm vụ hàng đầu của văn
phòng.
Về nguồn nhân lực trong văn phòng: Một văn phòng hiện đại không dừng
lại là các trang thiết bị hiện đại mà cần phải có con người hiện đại mới có thể
vận hành điều khiển các trang thiết bị đó. Trong văn phòng hiện đại người quản
trị văn phòng ngoài tri thức, kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn cần trau dồi tri thức
kỹ năng, tập quán làm việc với máy vi tính. Cách quản lý, tổ chức cán bộ, nhân
viên, cũng như quản lý các công việc trong văn phòng cần hết sức khoa học và
hợp lý.
Ngoài ra văn phòng còn phải xây dựng các chương trình hoạt động tháng,
quý, năm cho từng hoạt động trong cơ quan như việc đề ra các khoản chi tiêu
trong tháng tới, quý tới, số lượng công nhân viên cần có một cách nhanh
chóng kịp thời.
1.7. Nội dung của hiện đại hoá công tác văn phòng
Trong một số năm trở lại đây ta thấy công việc của văn phòng đã luôn phải điều
chỉnh theo sự thay đổi về môi trường cả về tự nhiên và xã hội. Mục tiêu của các

nhà quản trị văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo điều hành,
quản lý hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất. Để đạt được mục tiêu cơ
bản đó, các nhà quản trị văn phòng phải tiến hành cải tiến công tác tổ chức văn
phòng theo hướng hiện đại hoá.
Ngày nay, một văn phòng hiện đại được mô tả bằng những thuật ngữ khá
mới mẻ như: “Văn phòng điện tử” “Văn phòng tự động hoá” hay “Văn phòng
không giấy”. Đây là những lý thuyết mà hầu hết các nhà quản trị đều biết đến,
nhưng điều làm họ quan tâm không phải chỉ là những lý thuyết suông như vậy.
Mà điều làm cho họ phải quan tâm suy nghĩ đó là làm như thế nào để có một
văn phòng hiện đại như vậy? Câu trả lời rất đơn giản đó là cần biết ứng dụng
cách mạng khoa học công nghệ vào công tác văn phòng nhằm mang lại hiệu quả
cao trong hoạt động của cơ quan đơn vị. Câu trả lời không khó xong việc thực
hiện như thế nào thì hoàn toàn không đơn giản. Bởi vì muốn xây dựng một “
Văn phòng không giấy” một “ Văn phòng điện tử” hay nói cách khác muốn
xây dựng nên một văn phòng theo hướng hiện đại hoá cần phải chú ý đến các
mặt cơ bản sau:
- Trang thiết bị kỹ thuật
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
17
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
- Công tác Văn thư – Lưu trữ
- Xử lý thông tin
- Tổ chức bộ máy làm việc
Văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong
nhiệm vụ đổi mới. Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh
đạo của cơ quan, tổ chức. Hiện đại hoá văn phòng cũng không phải là việc tốn
kém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật chất cũng không đến nỗi khó lắm, song
việc đào tạo nhân sự thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm

việc mới, hiện đại lại là vấn đề cần bàn.
1.7.1. Trang thiết bị kỹ thuật
Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho
hoạt động văn phòng. Tuỳ theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu
thực tiễn của công tác văn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùng
cần thiết khác nhau. Trong hoạt động văn phòng trang thiết bị văn phòng là một
tổng thể gồm rất nhiều loại máy móc trang thiết bị khác nhau. Đây là công cụ trợ
giúp cho con người trong suốt quá trình lao động sản xuất. Khi xu thế hiện đại
hoá ngày càng diễn ra mạnh mẽ thì các trang thiết bị ngày càng giữ vai trò quan
trọng trong hoạt động văn phòng, góp phần giảm bớt sức lực, tiết kiệm thời gian
mà hiệu quả lao động vẫn cao vì nó phát huy tính năng động sáng tạo trong công
việc.
Trước đây, khi khoa học công nghệ chưa phát triển, chưa thực sự đi vào
hoạt động của các cơ quan tổ chức thì khối lượng công việc rất nhiều đôi khi gây
ùn tắc, chồng chéo gây rất nhiều khó khăn cho con người, con người phải lao
động chân tay vất vả mà kết quả mang lại không cao. Bởi vì các trang thiết bị
văn phòng lúc đó chỉ là những máy móc đơn giản thô sơ như: bàn tính bằng tay,
máy đánh chữ những máy móc này chỉ có thể giảm bớt được rất ít khối lượng
lao động chân tay.
Ngày nay, khi khoa học phát triển các nhà quản trị đã dần đầu tư công
nghệ hiện đại giúp cho nhân viên văn phòng tiếp cận và sử dụng trang thiết bị và
vật dụng trong văn phòng một cách đơn giản hơn. Hầu hết các công việc trong
văn phòng đều có sự hỗ trợ của máy vi tính và các trang thiết bị hiện đại. Chúng
góp phần rất lớn vào việc giảm bớt sức lao động của con người, rút ngắn thời
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
18
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
gian hoàn thành công việc, mà vẫn đem lại hiệu quả công việc một cách tối đa.

Các trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng được chia thành từng nhóm:
- Nhóm các đồ dùng trong văn phòng: Bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựng
tài liệu, tủ hoặc mắc áo, và các đồ vật khác(gim, kẹp giấy, cặp, kẹp )
- Nhóm các thiết bị dùng trong thu thập và xử lý thông tin: Máy tính điện
tử, máy photocopy, máy fax, điện thoại, máy ghi âm, máy huỷ tài liệu, thiết bị
hội nghị
Đây là những thiết bị không thể thiếu trong bất cứ một văn phòng hiện đại
nào. Vì vậy công việc tổ chức, sắp xếp công việc cũng như mua sắm các trang
thiết bị trong văn phòng đang được quan tâm và đầu tư nhiều hơn. Việc mua
sắm trang thiết bị đều được xem xét trên quan điểm hiện đại hoá công tác văn
phòng. Máy vi tính với nhiều tính năng ưu việt cho phép con người làm việc trên
nó một cách nhanh chóng, chính xác, và gọn nhẹ. Bên cạnh đó những máy móc
phụ trợ như may photocopy, máy fax, máy in cũng góp phần đem lại lợi ích
thiết thực. Tuỳ theo quy mô, điều kiện kinh tế tài chính, tính chất công việc ở
mỗi đơn vị mà văn phòng trang bị những vật dụng phù hợp với yêu cầu công
việc. Với hệ thống các trang thiết bị có tính hiện đại ngoài hiệu quả công việc
cao hơn thì cán bộ, công nhân viên văn phòng sẽ trở nên năng động và sáng tạo
hơn.
Văn phòng làm việc là nơi mọi hoạt động quản lý. Các trang thiết bị hiện
đại trong các phòng làm việc góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả
nghiệp vụ văn phòng và tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên. Ngày nay, khi
xu hướng hiện đại hoá ngày càng phát triển mạnh mẽ thì các trang thiết bị hiện
đại càng có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Những
phương tiện kỹ thuật mới hiện nay được trang bị cho các văn phòng hiện đại có
thể kể ra là: máy vi tính, máy in, máy in nhân bản, máy fax, máy photocopy,
máy sao chép, điện thoại, điện tín, máy ghi âm, máy ghi hình, máy tính điện tử
và một số văn phòng phẩm chuyên dùng như bút xoá, tủ đựng hồ sơ, máy bóc
phong bì, máy huỷ tài liệu và các loại đồ dùng thông thường khác. Một văn
phòng hiện đại không thể thiếu các trang bị ấy vì thiếu nó sẽ ảnh hưởng đến
năng suất và hiệu quả công việc.

Tuy nhiên ở mỗi giai đoạn khác nhau lại có những yêu cầu về trang thiết
bị khác nhau. Để bắt kịp với nhịp độ phát triển thì các cơ quan nói chung và văn
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
19
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
phòng nói riêng phải thực sự năng động và có cái nhìn thích đáng về trang thiết
bị. Đây không phải là những đòi hỏi quá cao để nó chỉ có thể tồn tại trong dự
định mà nó phải thực sự là mục tiêu phấn đấu.
Việc hiện đại hoá trang thiết bị phải được tiến hành đồng thời với hiện
đại hoá chính tri thức con người làm việc trên những trang thiết bị đó và trong
đó việc trang bị tri thức cần được tiến hành trước một bước.
Chất lượng của mọi mặt của văn phòng phụ thuộc rất nhiều vào việc giải
quyết những vấn đề đó. Đặc biệt, đối với những cán bộ nghiên cứu tổng hợp cần
phải luôn luôn tự rèn luyện nâng cao trình độ biên tập, văn phong trong sáng,
ngắn gọn nhưng rõ ràng, nhất là về nội dung tư tưởng.
Nói tóm lại trong lĩnh vực hoạt động của mình các cơ quan, đơn vị, tổ
chức muốn hoàn thành mục tiêu, muốn bắt kịp với thế giới hiện đại thì nhất thiết
phải đổi mới trang thiết bị hiện đại trong văn phòng để từng bước tạo chỗ đứng
của mình trong nền kinh tế thị trường, theo kịp sự phát triển chung của đất nước
và xu thế hội nhập quốc tế.
1.7.2. Công tác Văn thư – Lưu trữ
Công tác Văn thư –Lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong việc bảo đảm
thông tin phục vụ cho nhu cầu quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm
vụ được giao của cơ quan. Công tác văn thư nếu được chú trọng đúng mức sẽ
tác động lớn đến năng suất lao động quản lý, giúp cho việc giải quyết công việc
của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối chính sách. Đồng
thời tạo điều kiện cho việc quản lý, kiểm tra trong cơ quan, đơn vị được chặt chẽ
hơn.

Công tác Văn thư –Lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ
máy quản lý nói chung. Trong văn phòng công tác Văn thư –Lưu trữ là nội dung
quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng. Bất cứ một cơ
quan nào dù là cơ quan hành chính nhà nước, một tổ chức kinh tế, tổ chức xã
hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp muốn hoạt động được đều phải làm công tác
Văn thư – Lưu trữ. Như vậy công tác Văn thư –Lưu trữ gắn liền với hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, là một công việc không thể thiếu, một mắt xích trong
guồng máy hoạt động của cơ quan, đơn vị.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
20
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Công tác Văn thư – Lưu trữ được chia thành các khâu cơ bản như: Soạn
thảo văn bản; in ấn văn bản; tra tìm và phục vụ sử dụng; chuyển giao văn bản.
 Soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là công việc quan trọng diễn ra hàng ngày trong tất cả
các cơ quan Nhà nước, các đơn vị, các tổ chức. Việc soạn thảo văn bản trước hết
thể hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí, phạm vi hoạt động và mối quan
hệ giữa các cơ quan trong hệ thống tổ chức. Đồng thời các văn bản là thành quả
của các cơ quan trong quản lý. Việc soạn thảo văn bản được thực hiện theo đúng
như quy định của Nhà nước. Ở nước ta việc ban hành văn bản theo đúng thẩm
quyền được quốc hội khoá IX thông qua tại kỳ họp thứ X ngày 12 tháng 11 năm
1996 từ điều 13 đến điều 19 trong luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Còn thể thức văn bản thì được quy định tại thông tư 55 của chính phủ.
Soạn thảo văn bản còn là quy trình xử lý ký tự của từng từ riêng biệt, đến
việc xử lý các mối quan hệ ngữ nghĩa và liên kết giữa các từ để thành văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản có thể được tiến hành dưới hai hình thức:
- Thứ nhất: là soạn thảo văn bản bằng tay, đây là phương pháp rất thủ
công mà không mang lại hiệu quả cao. Để có được một văn bản hoàn chỉnh

trước tiên ta bắt đầu trên trang giấy nháp, và qua rất nhiều công đoạn sửa chữa
từ ngữ dẫn tới việc đó là phải tốn nhiều lần soạn thảo, chép lại để có hiệu quả
cao, tức là đạt tới tiêu chuẩn cao của văn bản. Như vậy việc soạn thảo văn bản
bằng tay còn rất nhiều hạn chế, tốn kém nhiều thời gian, mà kết quả mang lại
không cao.
- Thứ hai: là soạn thảo văn bản bằng máy. Theo phương thức này thì thì
việc soạn thảo có nhiều thuận lợi và ưu điểm hơn. Khi soạn thảo văn bản bằng
máy ta có thể chèn, xoá, thêm chữ, thêm đoạn mà hoàn toàn có thể tạo thành
một văn bản hoàn chỉnh sạch sẽ ngay trên máy trước khi in ra giấy, không phải
tốn nhiều lần soạn thảo, sao chép lại. Máy tính còn giúp người soạn thảo chuyển
đổi các phần đoạn khác nhau trong văn bản một cách dễ dàng. Mặt khác nếu
máy tính đã được mẫu sẵn với đầy đủ thể thức theo tiêu chuẩn (các Template)
thì người soạn thảo sẽ thuận lợi rất nhiều để đi sâu tập trung vào phần nội dung
của văn bản. Ngoài ra một số máy tính còn cài đặt một số chương trình có
phương tiện kiểm tra lỗi chính tả trong quá trình soạn thảo. Như vậy việc soạn
thảo trên máy có rất nhiều ưu điểm, tiết kiệm được thời gian, tiền bạc.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
21
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đặc biệt là
công nghệ thông tin. Trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phục vụ cho hoạt
động này như: WORD PERFECT, WORD STAR, AMI PROFFESSIONAL,
MICROSOFT WORD Trong đó WORD PERFECT, AMI PROFFESSIONAL,
cho phép kết hợp văn bản với đồ hoạ trên cùng một trang. Trên thị trường hiện
nay các phần mềm của Microsoft chiếm đa số gần như tuyệt đối trong sự lựa
chọn của người tiêu dùng Việt Nam. Theo kết quả bình chọn sản phẩm PC năm
1999 của tạp chí PC Word Việt Nam có:
- Trong soạn thảo văn bản: 99,2% chọn MS WORD

- Trong tính toán: 99,58% chọn MS EXEL
- Trong quản lý: 79,52% chọn MS ACCESS
Sở dĩ có nhiều người tin dùng MS như vậy là bởi vì ngoài vấn đề dễ sử
dụng thì nó còn có các chương trình hướng dẫn cụ thể, việc liên kết chặt chẽ
giữa các chương trình riêng biệt khác như MS Word, MS Exel cho phép nó
thực hiện một loạt kỹ xảo tiên tiến, đặc biệt trong thao tác soạn thảo văn bản và
trình bày, hơn nữa các dịch vụ này được cung cấp trọn bộ.
Để khắc phục được những hạn chế của máy vi tính thông thường là phải
nhập dữ liệu bằng bàn phím, phải gõ rất nhiều và cũng phải thuộc lòng những
lệnh phức tạp. Chức năng bản viết với việc thay thế bàn phím bầng một cây bút
điện tử cho phép người sử dụng nhập dữ liệu và xử lý văn bản rất đơn giản. Các
sản phẩm này hiện đang được bán rộng rãi khắp thế giới và tại một số thị trường
nội địa.
 In ấn văn bản
Kết thúc quá trình soạn thảo văn bản, chỉnh sửa văn bản, chuyển sang in
ấn văn bản khi văn bản đã được hoàn chỉnh. Khi văn bản đã được sửa chữa,
được người có thẩm quyền duyệt, ký tắt thì bắt đầu giai đoạn in ấn văn bản.
Trước kia ở các cơ quan đơn vị còn sử dụng các phưong pháp thủ công
như: đánh máy cơ khí, đánh máy trên giấy nến rồi quay máy in rôrêo rất nặng nề
tốn kém lao động mà vẫn không đảm bảo được yêu cầu giao dịch trên phạm vi
quốc gia cũng như chưa đáp ứng nhu cầu giao dịch trên phạm vi quốc tế hiện
nay.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
22
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Ngày nay, với kỹ thuật in tự động bằng máy tính đã đạt được mức độ tối
ưu mà các phương pháp trước đó chưa có như:
- In bằng máy vi tính có thể sửa chữa văn bản trên máy

- In bằng máy vi tính có thể chọn chế độ trang tuỳ ý nhờ các kỹ thuật như
in nén, in gạch dưới, in đậm, in thưa
- Văn bản hoàn chỉnh được lưu trên đĩa để từ đó rút ra số lượng bản tuỳ
theo yêu cầu mà không phải đánh máy lại.
 Tra tìm và phục vụ sử dụng
Mục đích của việc xây dựng cơ sở dữ liệu đã được xác định là phục vụ,
quản lý và tra tìm văn bản. Quản lý bằng máy tính sẽ thay thế các sổ đăng ký
văn bản. Ngoài ra ta có thể theo dõi cả việc chuyển giao văn bản, việc giải quyết
văn bản và lập hồ sơ công việc. Tra tìm bằng máy sẽ giải quyết các yếu tố của
từng văn bản riêng biệt trên sổ đăng ký công văn đi, đến ngoài ra còn phải đáp
ứng yêu cầu tổng hợp thông tin của những văn bản gộp lại như: tìm văn bản theo
từng người ký, từng chuyên đề, từng cơ quan, từng lĩnh vực hoạt động, tìm văn
bản theo mức độ mật Như vậy nhờ có máy vi tính mà việc tra tìm và phục vụ
sử dụng văn bản được thuận lợi, nhanh chóng, dễ dàng hơn rất nhiều so với
những phương pháp thô sơ trước kia.
 Chuyển giao văn bản
Văn bản đi - đến được thiết kế trên hai cơ sở dữ liệu riêng biệt. Vì vậy
việc thiết kế các trường của biểu ghi, yêu cầu quản lý, theo dõi với hai loại văn
bản này khác nhau. Nhưng hai cơ sở dữ liệu này có liên quan tới nhau, luôn so
sánh đối chiếu với nhau.
Lưu toàn bộ văn bản từ sau khi soạn thảo và ban hành văn bản. Tuy nhiên
vẫn phải lưu hai bản chính ở văn thư và bộ phận đã soạn thảo văn bản đó, để
đảm bảo cơ sở pháp lý và giải quyết những vấn đề quan trọng.
Công nghệ thông tin với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học,
máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của văn thư thay
đổi rất nhiều. Hầu hết các công việc hiện nay của văn thư đều có sự hỗ trợ của
máy vi tính và các trang thiết bị công nghệ hiện đại. Hiện nay, máy vi tính qua
việc nối mạng để xử lý luồng thông tin đầu vào trong mạng nội bộ LAN (Local
area network) và mạng rộng WAN (Wide area network) để xử lý luồng thông tin
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
23
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
đầu ra. Tất cả các công văn giấy tờ, thông tin phần lớn được xử lý và truyền
lên mạng với hệ máy vi tính. Do vậy không cần sao chép, nhân in công văn và
phân phát theo kiểu thủ công, qua đường bưu điện như trước.
Để nhanh chóng xử lý thông tin đầu vào, đầu ra trong cơ quan người ta
thường nối các máy vi tính thành mạng để liên hệ làm việc với nhau bằng nhiều
loại mạng khác nhau tuỳ theo tính chất công việc như: mạng đơn giản, mạng nội
bộ, mạng mở rộng, mạng toàn cầu.
- Văn thư điện tử: Do việc gửi thư qua đường bưu điện thường chậm
chạp, đắt và nhiều khi không kịp thời hay bị thất lạc. Để khắc phục tình trạng
này văn phòng của các cơ quan đơn vị hiện nay đã ứng dụng công nghệ thông
tin vào trong công việc của mình, cụ thể là việc sử dụng văn thư điện tử. Văn
thư điện tử là các loại văn bản, dữ kiện, hình ảnh và cả tiếng nói. Nó được
truyền và nhận qua máy điện báo, máy fax, trạm truyền tải văn bản, máy vi tính
chính và cả màn hình phục vụ hội nghị từ xa.
- Thư điện tử (Email): Email là hệ thống gửi tin qua đường dây điện thoại
trực tiếp từ máy vi tính này qua máy vi tính khác. Các máy vi tính này có thể
được nối với nhau trong cùng một cơ quan( gọi là mạng nội bộ LAN) hay có thể
truyền qua mạng rộng WAN, hay trên toàn cầu( internet). Email vừa rẻ, vừa đa
dạng, hấp dẫn nên Email được sử dụng ngày càng rộng rãi ở trong nước cũng
như trên thế giới.
Với việc ứng dụng các công nghệ khoa học, công nghệ thông tin vào công
tác văn phòng làm cho các hoạt động trong văn phòng ngày một khoa học và
công nghệ hoá hơn. Tất cả các công việc của văn phòng từ công việc văn thư,
lưu trữ, xử lý thông tin, quản trị hậu cần để thực hiện các chức năng tham mưu,
tổng hợp, hậu cần đều được hệ thống máy tính và các thiết bị hiện đại hỗ trợ xử
lý.

Hiện nay ngoài việc lưu trữ dữ liệu bằng các CD- Rom, ta còn có thêm
một công cụ rất hữu ích và tiện dụng là USB, đây là một công cụ thông dụng
nhất hiện nay. Một USB có thể lưu trữ được hàng kho dữ liệu. Hơn nữa trọng
lượng của USB nhỏ, gọn, nhẹ nên dễ dàng cho việc vận chuyển và mang theo
bên người.
1.7.3. Xử lý thông tin
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
24
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Ở nước ta hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin đã được phổ biến
trên tất cả các tỉnh thành của cả nước. Theo nghiên cứu của ban tổ chức Chính
phủ, xét theo trình độ ứng dụng công nghệ thông tin, các hệ thống thông tin
quản lý của các đơn vị được điều tra có thể chia thành ba mức đó là: mức cao,
mức trung bình và mức thấp. Trong những năm gần đây ta đã xây dựng cơ sở hạ
tầng công nghệ thông tin. Hầu hết các bộ ngành, tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương đã xây dựng được mạng máy tính nối với các đơn vị chủ chốt của
mình. Mạng diện rộng của chính phủ đã liên kết các mạng trung tâm của tất cả
các tỉnh thành và các bộ ngành trên cả nước.
Hiện nay, số người sử dụng internet phải kể đến con số hàng triệu người,
nhất là đối tượng là các sinh viên đai học và cao đẳng. Trong cuộc sống hàng
ngày nói chung và trong công tác văn phòng nói riêng mỗi vấn đề đều có những
cách giải quyết khác nhau. Vấn đề đặt ra là phải lựa chọn phương án nào cho
phù hợp nhất. Việc thu thập thông tin đóng vai trò rất quan trọng. Có nhiều loại
thông tin khác nhau và mỗi loại có cách biểu hiện riêng về phạm vi cũng như
hiệu quả, vai trò, tác dụng nhất định trong cuộc sống. Thông tin ngày càng đóng
vai trò quan trọng, nhu cầu khai thác, xử lý và truyền thông tin ngày càng trở
nên thiết yếu. Việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả quản
lý ngày càng có ý nghĩa quyết định với đơn vị. Trong văn phòng hiện đại việc

xử lý thông tin được thực hiện qua năm bước sau:
B1: Tổ chức các kênh thông tin
B2: Thu thập, phân loại thông tin
B3: Tìm kiếm, xử lý thông tin
B4: Truyền bá, phổ biến thông tin
B5: Bảo quản, lưu trữ thông tin
Để xử lý các luồng thông tin đầu vào, đầu ra người ta nối các máy tính
thành mạng để tiện liên hệ, làm việc vơi nhau. Như mạng LAN, mạng WAN,
mạng Internet
Với những ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tac văn phòng làm
cho hoạt động của văn phòng được khoa học và công nghệ hoá. Tất cả các công
việc của văn phòng từ công tác văn thư, lưu trữ, xử lý thông tin, quản trị hậu cần
để thực hiện chức năng tham mưu, điều hành tổng hợp đều được hệ thống máy
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân
25