QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI
3 đvht (45t: Lý thuyết: 22;T. luận/ bài tập: 21; KTra:2)
1. Một số vấn đề chung về quản lý sự thay đổi trong tổ chức
1.1 Sự cần thiết của quản lý sự thay đổi trong một tổ chức.
Chỉ có sự thay đổi là không thay đổi. Không một doanh nghiệp, một tổ chức
nào có thể đứng yên mà không cần thay đổi.Vì vậy, nhà quản lý không thể ngăn
chặn sự thay đổi mà chỉ có thể tìm cách quản lý nó mà thôi.
Nhưng quản lý sự thay đổi là một trong những công việc rất khó khăn và
nhạy cảm bởi nó dễ tác động đến tâm lý của nhiều người. Mục tiêu không rõ ràng,
hay việc truyền thông tin không cụ thể có thể dẫn tới hiểu lầm, gây tâm lý hoang
mang, lo sợ đối với mọi thành viên.
Nhà quản lý một tổ chức là người khởi xướng và thực hiện thay đổi cần phải
nắm rõ thực hiện thay đổi như thế nào, theo nguyên tắc nào, duới hình thức nào để
đạt được hiệu quả cao nhất.
Tổ chức luôn họat động trong môi trường có nhiều nhân tố có thể tác động.
Đặc điểm của các tác nhân là chúng: (1) Diễn ra liên tục; (2) Thường phức tạp; và
(3) Chưa từng được thử nghiệm trong một số điều kiện cụ thể
Mọi thay đổi đều nảy sinh dưới tác động của những tiến bộ khoa học và công
nghệ, các tác nhân xã hội và pháp luật, các yếu tố kinh tế. Trong đó nhân tố ảnh
hưởng nhất là kinh tế. Những áp lực cạnh tranh về tài nguyên, nguồn nhân lực, lợi
nhuận, chi phí đòi hỏi các tổ chức phải cố gắng tìm cách thay đổi chất lượng, mẫu
mã hàng hóa, dịch vụ, cách lãnh đạo, quản lý của mình Sự phát triển của khoa học
công nghệ đang thay đổi toàn bộ cuộc sống của con người. Trong tổ chức hàng loạt
những thay đổi đang diễn ra: từ cách lãnh đạo, quản lý, cách làm việc, tới các dịch
vụ, sản phẩm, chiến lược Ví dụ khi internet phát triển, thì xu hướng ngày càng có
nhiều người không thích tới văn phòng trực tiếp làm việc, mà ngồi tại nhà làm việc
online. Về mặt xã hội, sự phát triển của một tổ chức không thể tách rời sự thay đổi
của môi trường xã hội với ba nhân tố chính: công luận, thông tin, pháp luật. Chẳng
hạn càng ngày con người càng quan tâm tới những vấn đề mang tính chất toàn cầu
như môi trường, tài nguyên thiên nhiên. Người tiêu dùng đòi hỏi hàng hóa phải là
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi

1
loại không gây tổn hại cho môi trường và đòi hỏi các nhà sản xuất phải có trách
nhiệm với vấn đề ô nhiễm trong sản xuất. Người học đòi hỏi nhà trường phải có các
điều kiện học tập tối thiểu, phải có chương trình dạy học phù hợp…Các tổ chức
không thể bỏ ngoài tai những ý kiến của công chúng. Sự bùng nổ thông tin ngày
nay, dẫn tới những thay đổi to lớn, đòi hỏi các tổ chức phải nắm bắt và xử lý nhanh
nhạy, kịp thời. Những quy định của pháp luật cũng yêu cầu các tổ chức phải thay
đổi đề phù hợp. Như vậy có thể thấy đôi khi sự thay đổi xuất hiện do chủ trương
chính sách thay đổi: ví dụ cơ chế QL từ tập trung, bao cấp sang kinh tế thị trường
định hướng XHCN. Cũng có khi thay đổi do áp lực của bối cảnh; ví dụ từ được bao
cấp sang tự chủ tự chịu trách nhiệm. Nhiều khi thay đổi là do sứ mệnh của tổ chức
thay đổi hay chức năng nhiệm vụ có sự điều chỉnh nhưng có khi đơn giản là mọi
người đều thấy tổ chức mình “có vấn đề” nếu không thay đổi thì không phát triển
được. Sự thay đổi nhiều khi xuất phát từ nguyên nhân của sự trì trệ hay do nguyên
nhân của các vấn đề nảy sinh khi bối cảnh thay đổi, thúc đẩy tổ chức thay đổi để
tăng tính thích ứng.
Cũng như bất cứ tổ chức nào, hệ thống giáo dục, cơ sở giáo dục cũng phải
thay đổi để phù hợp. Xu thế phát triển của xã hội ngày nay đang đặt ra những yêu
cầu mới đối với giáo dục/ nhà trường; đó là :
− Xu thế hội nhập, giao lưu quốc tế ngày càng được mở rộng và thân thiện.
− Ước muồn về chung sống hòa bình, dân chủ, bình đẳng, công bằng và khả
năng gìn giữ hòa bình đang được củng cố.
− Các vấn đề có tính toàn cầu như : xung đột về sắc tộc, dân tộc, tôn giáo; dân
số và sự di cư tìm kiếm việc làm, suy giảm môi trường và sinh thái, phân hóa
giàu nghèo ngày càng tăng, nạn thất nghiệp đòi hỏi các quốc gia phải quan
tâm giải quyết.
− Cộng đồng toàn cầu, công dân thế giới, nhập cư, truyền thông
− Toàn cầu hóa về kinh tế-thương mại tự do
− Tệ nạn xã hội và bạo hành đang có xu hướng gia tăng trong các nhà
trường….

Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
2
Tất cả các vấn đề trên cần được đặt ra, xem xét và giải quyết bắt đầu từ giáo
dục, bằng giáo dục. Lịch sử phát triển giáo dục về cả thực tiễn và lí luận đã cho thấy
có mối quan hệ biện chứng giữa sự phát triển giáo dục với sự phát triển nhân cách,
phát triển kinh tế-xã hội và khoa học-công nghệ, về điều kiện và hoàn cảnh thực
hiện giáo dục. Từ mối quan hệ biện chứng đó có thể tìm thấy các vấn đề lí luận và
thực tiễn của sự thay đổi trong giáo dục và quản lý nhà trường.
Có thể thấy trong giai đoạn hiện nay nhiều sự thay đổi diễn ra trong giáo dục
nói chung, ở nhà trường nói riêng. Sự thay đổi này có thể do yêu cầu của nhà nước
và xã hội “đặt hàng” cho giáo dục/ nhà trường (GD/NT); cũng có thể do tự thân nhà
trường nhận thấy không thay đổi thì khó tồn tại và phát triển.Ví dụ, việc đổi mới
phương pháp dạy học hiện nay ở các nhà trường vừa là do yêu cầu của xã hội, của
các cấp quản lí giáo dục vừa là yêu cầu tự thân của các nhà trường khi triển khai chủ
trương đổi mới chương trình, sách giáo khoa Dù sự thay đối xuất phát từ đâu thì
vẫn gây áp lực lên vai người quản lí.
Thay đổi có thể bắt đầu rất nhanh nhưng cũng có thể nhanh chóng biến mất.
Vấn đề không hẳn nằm ở tiền hay nguồn lực đầu tư cho sự thay đổi đó mà nằm ngay
trong đầu những người thực hiện thay đổi. Xã hội chúng ta đang sống đang không
ngừng thay đổi để tiến tới xã hội thông tin và tri thức, nền kinh tế tòan cầu, đòi hỏi
phải xây dựng được lực lượng lao động “tư duy”. Đối với giáo dục nói chung và
trường học nói riêng, điều này có nghĩa là bối cảnh của việc dạy học đã thay đổi, có
sự quan tâm lớn và yêu cầu cao của cộng đồng, các nhà trường phải cho ra được
những học sinh có thể hiện được sự hiểu biết-tri thức và kỹ năng, nghĩa là đòi hỏi có
một sự thay đổi quan trọng trong tư duy và trong thực tiễn hoạt động điều hành nhà
trường. Như vậy, bối cảnh trách nhiệm lớn đòi hỏi phải có sự tổ chức lại họat động
của hệ thống giáo dục, thể hiện ở sự thay đổi trong cơ cấu điều hành, ở những thay
đổi trong việc dạy và học, ở việc xác định rõ những chuẩn về nội dung và kết quả
giáo dục…Một trong những kỹ thuật để giúp nhà quản lý thực hiện việc này là biến
thay đổi đang thực hiện thành ưu tiên số 1 của những người tham gia vào sự thay

đổi đó. Điều đó có nghĩa là nhà quản lý buộc phải tìm những biện pháp gia tăng tính
cấp thiết và quan trọng phải thực hiện thay đổi, đồng thời phải thay đổi cách quản lý
để quản lý sự thay đổi.
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
3
Có thể nói, yêu cầu thay đổi đang rất cấp thiết đối với chính nhà nước cũng
như tất cả các cơ quan Chính phủ, các tổ chức. Để có thể quản lý được sự thay đổi
một cách thành công và toàn diện, mỗi tổ chức cần xây dựng cho mình năng lực
vững chắc, tìm ra các phương pháp và công cụ thích hợp để xây dựng chiến lược
phát triển cho mình. Hơn thế nữa, các nhà lãnh đạo còn phải tự nâng cao năng lực
của chính mình để quản lý sự thay đổi một cách có hiệu quả nhất…
Chúng ta đang sống trong giai đoạn lịch sử mà những đổi thay về chính trị,
pháp luật, kinh tế, xã hội diễn ra nhanh chóng hơn bao giờ hết và chúng có tác động
to lớn đến cuộc sống thường nhật của tất cả mọi người. Thật không thể cưỡng lại
được những thay đổi đó, lại càng không thể lờ chúng đi. Vấn đề là có thể và cần
kiểm soát những thay đổi đó sao cho có hiệu quả nhất và tìm kiếm những nguồn lợi
từ bối cảnh do những thay đổi đó tạo ra.
Thế kỷ 21 là thời đại của sự thay đổi, việc bùng nổ công nghệ thông tin và
viễn thông, môi trường kinh doanh, kinh tế thay đổi nhanh chóng, cạnh tranh mỗi
ngày một gia tăng…vì vậy quản lý sự thay đổi là vấn đề vô cùng quan trọng. Nói về
quá trình quản lý sự thay đổi, TS. H. James Harrrington cho rằng: Quản lý sự thay
đổi không chỉ áp dụng vào tổ chức của chúng ta mà là một quan niệm có thể áp
dụng vào mọi việc chúng ta làm. Chỉ quản lý chi phí, lịch trình và chất lượng của dự
án thôi chưa đủ, không có sự quản lý tác động xã hội của dự án, hầu hết các dự án sẽ
không đạt đến khả năng đầy đủ của nó. Để giảm thiểu những tác động tiêu cực mà
sự thay đổi đã tạo ra cho tổ chức, một phương pháp gọi là quản lý sự thay đổi được
sử dụng. Quản lý sự thay đổi được xác định như một tập hợp toàn diện các quy trình
cho việc ra quyết định, lập kế hoạch, thực hiện và các bước đánh giá quá trình thay
đổi…
1.2. Sự thay đổi trong tổ chức và đặc trưng của thay đổi.

1.2.1.Thay đổi là gì?
Thay đổi: Theo từ điển Tiếng Việt: Là thay cái này bằng cái khác hay là sự
đổi khác, trở nên khác trước.
Thay đổi được hiểu là quá trình vận động phát triển của sự vật, hiện tượng do
ảnh hưởng, tác động qua lại của các yếu tố bên trong và bên ngoài.
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
4
Một cách đơn giản có thể hiểu thay đổi là “làm cho khác đi hay trở nên khác
đi” và mọi sự thay đổi đều có lí do của nó nhưng chúng ta chỉ đề cập đến những
thay đổi cần sự hoạch định hay cần sự điều khiển, quản lí.
1.2.2. Các đặc trưng của thay đổi:
Thay đổi là thuộc tính chung của bất kì sự vật, hiện tượng nào.
Quá trình tiến hoá của loài người (sự thay đổi tự nhiên)
− Thay đổi về xã hội: chính trị, đường lối, chủ trương, chính sách…
− Thay đổi về kinh tế: nông nghiệp chuyển dịch sang công nghiệp và dịch
vụ, đổi mới phương tiện, công cụ, thay đổi công nghệ…
− Thay đổi về khoa học – công nghệ: vi tính, công nghệ thông tin…
− Thay đổi về giáo dục: chương trình, sách giáo khoa, phương pháp,
phương tiện, cơ sở vật chất trường học…
Thay đổi bao gồm cả sự biến đổi về số lượng, chất lượng và cơ cấu
− Số lượng người học tăng lên hay giảm đi.
− Chất lượng giáo dục so với chuẩn là cao hay thấp.
− Cơ cấu đủ hay thừa, thiếu.
− Cơ sở vật chất, phương tiện thay đổi.
− Tài chính tăng hay giảm.
− Giáo viên, cán bộ, nhân viên thay đổi.
Sự thay đổi là dòng chảy liên tục theo thời gian, phức tạp; nó tồn tại một
cách khách quan, chưa được thử nghiệm và khó quản lý .
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
5

Thay đổi không đơn thuần là chướng ngại vật nhất thời hay một vấn đề cần được
giải quyết ngay để có thể sớm quay lại với trạng thái ban đầu. Trái lại, thay đổi diễn
ra mọi lúc, không một tổ chức nào có thể đứng yên bỏ qua mọi sự thay đổi. Thay
đổi là điều tất yếu, là bản chất của mọi mặt đời sống xã hội, do đó để tồn tại phải
biết cách thích ứng với những đổi thay. Sự thay đổi chưa từng được thử nghiệm
trong những trường hợp cụ thể. Không một ai có thể mô tả được việc thay đổi sẽ
diễn ra như thế nào. Mỗi một thay đổi diễn ra trong một điều kiện cụ thể khác nhau,
vì vậy có những thay đổi diễn ra trong những trường hợp tương tự nhau, nhưng kết
quả lại khác nhau. Sự thay đổi diễn ra rất phức tạp. Một khía cạnh của tính phức tạp
này là hầu hết các thay đổi đều có mặt tốt và mặt xấu. Một thay đổi, xét bên ngoài
dường như hoàn toàn tốt, nhưng lại có thể chứa nhiều trở ngại và bất lợi về sau.
Trong khi một sự việc có vẻ chứa nhiều rủi ro, thì lại tạo ra nhiều triển vọng và hiệu
quả tốt đến mức không ngờ. Vì phức tạp và chưa được thử nghiệm, nên sự thay đổi
rất khó quản lý. Những khía cạnh tích cực từ sự thay đổi đem đến có thể là mang lại
những hứng thú mới; mở ra những triển vọng phát triển nghề nghiệp; mang đến một
góc nhìn mới mẻ cho công việc; tạo ra cơ hội tiếp thu những kỹ năng mới, là những
thử thách Công việc sẽ có ý nghĩa hơn cho những ai nhìn nhận được những khía
cạnh tích cực của sự thay đổi mang lại.
Thay đổi là một êu cầu tất yếu trong xã hội. Việc thay đổi diễn ra mọi nơi, mọi cấp
trong tổ chức. Sự phát triển mạnh mẽ của các phương tiện truyền thông làm tăng
khả năng con người tiếp nhận thông tin, chính vì thế gia tăng áp lực cạnh tranh để
phát triển. Xu thế toàn cầu hóa và hội nhập thương mại toàn cầu diễn ra sâu sắc trên
tất cả các lĩnh vực của đời sống thúc đẩy các hoạt động giao lưu kinh tế và thương
mại, và các hoạt động này đang và sẽ tiếp tục quy định tốc độ phát triển kinh tế - xã
hội của mọi quốc gia bất kể giàu nghèo và đồi hỏi mỗiquốc gia đều phải vận động,
thay đổi để thích ứng.Thay đổi để thích nghi là nhiệm vụ vô cùng khó khăn nhưng
không thể trốn tránh của các nước đang và kém phát triển. ể hợp tác và tham gia
vào tiến trình toàn cầu hóa với tư thế chủ động, các nước thế giới thứ ba phải có
những năng lực mới đáp ứng những yêu cầu của thời đại mới.
1.2.3.Các mức độ của thay đổi:

Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
6
Thay đổi được hiểu ở các mức độ khác nhau
Cải tiến (improvement) là tăng lên hay giảm đi những yếu tố nào đó của sự
vật để cho phù hợp hơn; là sự sửa đổi cho tiến bộ hơn, không phải là sự thay đổi về
bản chất (cải tiến công cụ)
Đổi mới (Innovation) là thay cái cũ bằng cái mới; làm nảy sinh sự vật mới;
còn được hiểu là cách tân; là sự thay đổi một phần về bản chất của sự vật để cho
tiến bộ hơn, đáp ứng yêu cầu của sự phát triển.
Cải cách (Reform) là sửa đổi cái cũ, bất hợp lý của sự vật thành cái mới có
thể phù hợp với tình hình khách quan; là sự thay đổi về bản chất ở mức độ toàn diện
và triệt để hơn so với đổi mới.
Cách mạng (Revolution) là sự thay đổi trọng đại, biến đổi tận gốc; là quá
trình thay đổi lớn, căn bản theo hướng tiến bộ về một lĩnh vực nào đó.
Cũng có cách tiếp cận khác về mức độ của thay đổi là thay đổi dần dần và
thay đổi hoàn toàn.
Thay đổi dần dần, từng phần: trong môi trường thay đổi, sự thay đổi sẽ diễn ra
trong một khoảng thời gian dài. Mục tiêu của sự thay đổi này là những sự cải tiến
rất nhỏ và cẩn thận để đi tới một quá trình công tác hoặc kinh doanh thành công.
Các dạng thay đổi này không phải thường xuyên do cuộc khủng hoảng tài chính
hoặc do yêu cầu cải tiến cấp bách tạo nên mà nó chỉ là tập trung thông thường vào
việc cải tiến các lĩnh vực kinh doanh chính hoặc các hoạt động chính, hoặc các hoạt
động đặc biệt ngoài giờ. Một trong những chương trình cơ bản dẫn đến việc cải tiến
dần dần đó là phương pháp không ngừng nâng cao chất lượng, thí dụ như TQM
(quản lý chất lượng tổng thể).
Thay đổi hoàn toàn: Trong hoàn cảnh khác cần phải có một sự thay đổi nhiều,
mạnh và cấp bách trong một khoảng thời gian ngắn. Sự thay đổi này thường diễn ra
do một cuộc khủng hoảng hoặc là do một cơ hội/thách thức đặc biệt nào đó đối với
công việc hoặc sự kinh doanh. Trong trường hợp này sự thay đổi thường không phải
là một sự cải tiến trong các quá trình hiện tại mà nó là một sự thay đổi tất cả các quá

trình bằng những cái gì rất mới. Thí dụ những sáng kiến tạo ra sự thay đổi hoàn toàn
bao gồm các quá trình lập lại kế hoạch kinh doanh, điều chỉnh, kết hợp và bổ sung.
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
7
Đối với sự thay đổi mạnh và hoàn toàn triệt để, quản lý sự thay đổi là một yếu
tố quyết định thành công.
1.2.4.Thay đổi bị động và chủ động
Thay đổi một cách bị động là những thay đổi mà
− Không có sự chuẩn bị trước, bị ảnh hưởng một cách tự nhiên, bột phát.
− Không dự kiến được hậu quả.
− Không biết là cần thiết hay không cần thiết.
Thay đổi một cách chủ động là những thay đổi mà:
- Dự kiến được kết quả.
− Biết được sự cần thiết.
− Có sự chuẩn bị trước, dự báo được tương lai.
1.3. Các nguyên tắc của quản lý sự thay đổi.
Trong thực tế có hai cách nhìn nhận về sự thay đổi. Nếu cho thay đổi là một
điều gì đó bất thường, một sự phá vỡ những thông lệ thường ngày, thì khi thay đổi
xuất hiện, chúng ta phải tìm cách đối phó với nó một cách bị động và vật lộn với sự
thay đổi. Chúng ta chỉ có thể trở về trạng thái bình thường một khi chúng ta đã vượt
qua được thay đổi đó. Còn nếu cho rằng thay đổi luôn diễn ra quanh ta. Thay đổi có
thể tiến qua một loạt các bước nhảy. Cho thay đổi là qui luật của cuộc sống khi đó
chúng ta sẽ tìm hiểu, nhận diện sự thay đổi và chủ động đón bắt chúng thì chúng ta
sẽ thấy trạng thái bình thường là trạng thái của ngày hôm nay.
Trong thực tế, một số người gọi sự thay đổi là “tiến bộ” và ca ngợi những nét
đổi mới mà nó mang lại. Còn những người khác lại bác bỏ những thay đổi đó và
mong muốn trở lại những ngày xưa cũ. Trong khi có nhiều điều biến động trong thế
giới xung quanh mà chúng ta không thể kiểm soát được, thì chúng ta lại có thể làm
chủ được phản ứng của chính mình. Chúng ta có thể lựa chọn hoặc là liệu trước,
hoặc là theo đuổi sự thay đổi hoặc chối bỏ chúng. Chối bỏ sự thay đổi cũng giống

như việc cố làm cho dòng nước chảy ngược. Nhìn chung chúng ta thường ngay lập
tức hướng sự chú ý về đối tượng từ chối sự thay đổi. Và sẽ còn khó khăn hơn nhiều
để nhận ra hay thừa nhận sự từ chối thay đổi của chính chúng ta. Nhà lãnh đạo là
người khởi xướng và lôi kéo mọi người vào quá trình thay đổi. Vì vậy, họ phải xây
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
8
dựng được lòng tin ở mọi người, phải thay đổi bản thân trước khi yêu cầu người
khác thay đổi và phải tạo được sự tự chủ cho mọi người, thì họ mới có thể thực hiện
được quá trình thay đổi. Để quản lý được sự thay đổi cần tuân thủ một số nguyên
tắc.
1.3.1.Phải xây dựng được lòng tin ở mọi người: Nhà quản lý càng được nhiều
người tín nhiệm thì những thay đổi đưa ra càng được nhiều người ủng hộ. Nhà quản
lý phải tạo được niềm tin ở nhân viên, và bản thân họ cũng phải tin tưởng ở nhân
viên. Khi xây dựng được sự tin tưởng lẫn nhau, thì mọi thay đổi đều có thể sẵn sàng
thực hiện.
1.3.2.Phải thay đổi bản thân trước khi yêu cầu người khác thay đổi: Không thể
thay đổi người khác, nếu như bản thân mình không thay đổi. Ở vị trí đứng đầu tổ
chức, nhà quản lý phải là người thực hiện thay đổi đầu tiên, để mọi người hiểu rõ lợi
ích của việc thay đổi, và tin tưởng vào sự thay đổi sắp tới. Chỉ khi đó, nhà quản lý
mới có được sự ủng hộ từ các nhân viên.
1.3.3.Phải để mọi người làm chủ sự thay đổi: Nhà quản lý thành công là người biết
lôi kéo tất cả mọi người vào quá trình thay đổi và để họ có được quyền tự chủ trong
mọi thay đổi. Nếu không có sự tự chủ, sự thay đổi chỉ là tạm thời, và mọi người
thực hiện thay đổi với thái độ bằng mặt chứ không bằng lòng. Không có nó, có thể
nhà quản lý sẽ phải liên tục vẽ lại những chỉ dẫn thay đổi cho mọi người.
1.3.4. Thay đổi phải phù hợp với điều kiện hoàn cảnh và khả năng quản lý sự thay
đổi;
Rất khó có thể thành công khi thực hiện những công việc vượt quá khả năng,
trong quản lý cũng vậy. Mặt khác thay đổi là để thích nghi, thay đổi là để phát triển
vì vậy thực hiện sự thay đổi phải phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của tổ chức cũng

như của cá nhân. Cũng như quản lý mọi hoạt động khác trong tổ chức, muốn thực
hiện thay đổi thành công đều phải bắt đầu từ việc phân tích bối cảnh và xem xét khả
năng của tổ chức và của chính mình.
1.3.5. Thay đổi phải đảm bảo tính kế thừa và phát triển: đừng “phủ nhận sạch
trơn” và coi trọng “lịch sử để lại”;
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
9
Muốn thay đổi hướng tới phát triển cần tìm kiếm được chỗ dựa, nền tảng để
tạo đà cho sự thay đổi. Vì vậy trong quá trình thực hiện sự thay đổi phải tìm kiếm và
lựa chọn những yếu tố có tính ổn định làm cơ sở cho việc thay đổi.
1.3.6. Phải đảm bảo “cân bằng động” trong thực hiện sự thay đổi.
Mọi sự vật hiện tượng đều có mối quan hệ biện chứng với nhau, cái này thay
đổi tác động đến cái kia và ngược lại. Trong quản lý sự thay đổi phải luôn luôn lưu ý
đến mối quan hệ có tính cân bằng động này để sao cho sự thay đổi này tạo điều kiện
và tiền đề cho một sự thay đổi khác và ngược lại. Mặt khác trong quá trình thay đổi
phải lưu ý đến các mối quan hệ cân bằng động để hướng tới sự phát triển bền vững.
Để thực hiện nguyên tắc này trong quá trình thay đổi và quản lý sự thay đổi cần có
những hoạch định dài hạn. Nếu thay đổi chỉ hướng đến những mục tiêu ngắn hạn mà
không dự báo được những hậu quả sẽ dẫn đến nguy cơ tụt hậu, thất bại. Việc chúng
ta tác động đến môi trường, khai thác tài nguyên thiên nhiên để phục on người trong
thời gian qua là việc thực hiện những thay đổi rât lớn, nhưng thiếu đi dự báo những
rủi ro, cũng như chưa chú ý đến nguyên tắc “cân bằng động” nên có được cái lợi
trước mắt đã ảnh hưởng xấu đến môi trường sinh thái. Nhiều thay đổi khác trong quá
trình đô thị hóa cũng kéo theo những hệ lụy xấu mà con người đang phải đối mặt
Do đó nguyên tắc “cân bằng động” được coi là một trong những nguyên tác cơ bản
của quản lý sự thay đổi.
2. Nhận diện sự thay đổi trong tổ chức:
2.1. Thay đổi và phát triển.
Giữa “thay đổi” và “phát triển” có mối quan hệ biện chứng, hữu cơ: “thay
đổi” là nhằm “phát triển”, đồng thời “phát triển” lại dẫn tới những “thay đổi”. “Thay

đổi” là mục tiêu của “phát triển”, còn “phát triển” là động lực của “thay đổi”. Tuy
nhiên, không phải mọi “thay đổi” đều dẫn tới “phát triển”, nhưng mọi sự “phát
triển” đều dẫn tới “thay đổi”.
Thay đổi chính là cơ hội để phát triển tổ chức, phát triển năng lực lãnh đạo,
quản lý cũng như phát triển các nhân viên trong tổ chức
Đối với tổ chức: Quá trình thay đổi sẽ làm mới tổ chức: nâng cao tính cạnh
tranh, mở rộng quy mô hoạt động, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm. Đồng
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
10
thời sự thay đổi cách quản lý, lãnh đạo phù hợp hơn là động lực để tổ chức hoạt
động hiệu quả hơn.
Phát triển năng lực lãnh đạo, quản lý: Sau mỗi lần khởi xướng, thực hiện
thay đổi, nhà quản lý có thêm kỹ năng và kinh nghiệm quản lý sự thay đổi. Thay đổi
vừa là trách nhiệm, vừa là thách thức và cũng là cơ hội đối với nhà quản lý. Chẳng
hạn khi tiếp nhận một tổ chức hoạt động kém hiệu quả, thì công việc quan trọng của
nhà quản lý là phải thực hiện thay đổi để tổ chức hoạt động tốt hơn. Công việc đó
không phải là dễ dàng. Và khi nhà quản lý thực hiện thành công, thì rõ ràng họ đã
tạo được uy tín, vị trí đối với tổ chức mà họ mới tiếp nhận cũng như với hệ thống tổ
chức của họ, kể cả với xã hội.
Phát triển nhân viên: Thay đổi chính là cơ hội nhà quản lý đưa đến để nhân
viên nhận ra khả năng làm việc của bản thân mình. Làm mãi một việc, trong mãi
một nhóm, theo mãi một cách thức làm nhân viên có cảm giác chây lì, thậm chí tin
rằng sẽ không thể có cách nào làm khác hơn được, mình cũng không còn khả năng
gì khác. Khi thay đổi, nhân viên có cơ hội để nhận ra những khả năng khác của
mình. Thay đổi sẽ tạo ra nhiều vấn đề mới, kích thích tranh luận, phát triển mọi
năng lực làm việc của nhân viên.
Bạn cần phải xác định một cách rõ ràng các mốc
Bạn cần phải xác định một cách rõ ràng các mốc



thời gian quan trọng của cả quá trình, khi giai đoạn phát triển kết thúc và những
thời gian quan trọng của cả quá trình, khi giai đoạn phát triển kết thúc và những


hành động bắt đầu. Sự phát triển, khác với sự thay đổi, là một quy trình được thực
hành động bắt đầu. Sự phát triển, khác với sự thay đổi, là một quy trình được thực


thi trong hoàn cảnh tương đối ổn định. Sự thay đổi tự thân đã bao hàm ý nghĩa bất
thi trong hoàn cảnh tương đối ổn định. Sự thay đổi tự thân đã bao hàm ý nghĩa bất


ổn, nhưng đây lại là quãng thời gian tạo ra nhiều tài năng, đặc biệt trong thời kỳ quá
ổn, nhưng đây lại là quãng thời gian tạo ra nhiều tài năng, đặc biệt trong thời kỳ quá


độ, các nhân viên “ngôi sao” sẽ bắt đầu toả sáng
độ, các nhân viên “ngôi sao” sẽ bắt đầu toả sáng
2.2. Các dạng thay đổi trong tổ chức:
"Thay đổi" trong một tổ chức theo nghĩa chung nhất là sự phản ứng lại một
cách có kế hoạch hoặc không có kế hoạch đối với những sức ép hay những yếu tố
nào đó. Trong những thập kỷ qua, các yếu tố kinh tế, chính trị, xã hội, luật pháp và
cạnh tranh là những nguyên nhân làm cho các tổ chức phải thay đổi liên tục. Sự thay
đổi đã trở thành một vấn đề cực kỳ quan trong trong điều kiện ngày nay vì những
sức ép nảy sinh liên tục và không có khả năng dự báo trước. Trong quá trình tồn tại
và phát triển, các tổ chức không ngừng tìm kiếm những thay đổi. Hầu hết mọi thay
đổi trong các tổ chức sản suất, kinh doanh nói riêng, thay đổi trong các tổ chức nói
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
11
chung đều rơi vào một trong số các hình thức thay đổi sau: thay đổi cơ cấu, thay

đổi quy trình, chương trình, thay đổi văn hóa, thay đổi chi phí
Thay đổi cơ cấu: Với thay đổi này, tổ chức được xem như một cỗ máy với các bộ
phận chức năng. Nhà quản lý cô gắng định hình lại những bộ phận này để đạt hiệu
suất tổng thể cao hơn. Các hoạt động sáp nhập, mua lại, hợp nhất hay bán lại các bộ
phận đang hoạt động là những ví dụ về thay đổi cơ cấu. Thay đổi về tổ chức
thường đưa đến những thay đổi về cơ cấu và quan trọng hơn cả là những thay đổi
phương pháp quản lý.
Thay đổi quy trình, kĩ thuật- công nghệ: thường tập trung vào việc thay đổi cách
thức thực hiện công việc, nhằm thúc đẩy công việc thực hiện nhanh hơn, hiệu quả
hơn, đáng tin cậy hơn và ít tốn kém hơn. Thay đổi này thường chịu tác động của
những tiến bộ về khoa học kỹ thuật và công nghệ. Thay đổi này tạo ra những tiến bộ
về trang thiết bị phục vụ cho hoạt động trong một tổ chức. Ví dụ thay đổi cách đưa
ra quyết định, cách làm thông tin cho website
Thay đổi văn hóa: Tập trung vào khía cạnh con người như các mối quan hệ với
khách hàng, hay quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới trong tổ chức. Bao gồm những
thay đổi về thái độ, các chuẩn mực trong đối xử, các giá trị chung có liên quan đến
hành vi của con ngừơi trong một tổ chức. Chẳng hạn thay đổi từ quản lý theo kiểu
mệnh lệnh và điểu khiển sang cách thức quản lý dân chủ, với sự tham gia của mọi
người
Thay đổi sản phẩm: Đó là việc đưa ra các sản phẩm, dịch vụ mới để mở rộng thị
trường hoặc thay thế các sản phẩm, dịch vụ cũ. Thay đổi này không phải xuất phát
từ yêu cầu của kỹ thuật công nghệ mà trái lại xuất phát từ đòi hỏi của thị trường.
Thay đổi con người: Thay đổi về con người thường có thể là những thay đổi về cách
bố trí sắp xếp lao động trong tổ chức. Theo xu thế phát triển thì những thay đổi về
con người thường gắn với việc nâng cao trình độ, kỹ năng của người lao động. Đó
là thay đổi nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
Thay đổi chi phí: tập trung vào việc cắt giảm những hoạt động không cần thiết hoặc
thực hiện những biện pháp để thu hẹp tối đa mọi chi phí.
Các lọai thay đổi trên có liên quan chặt chẽ với nhau, không tách rời nhau,
một sự thay đổi này kéo theo hoặc đòi hỏi các mặt khác phải thay đổi.

Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
12
Trong các tổ chức giáo dục cũng có những hình thức thay đổi tương tự như
vậy. Ngoài ra trong quản lý giáo dục có thể nhận diện các thay đổi từ bên trong và
từ bên ngoài hệ thống/ cơ sở giáo dục và những yêu cầu cần phải thay đổi
Thay đổi từ bên trong hệ thống/ cơ sở giáo dục như:
- Sự tăng hay giảm số lượng học sinh, sinh viên, hình thức tuyển sinh, động
cơ học tập, rèn luyện, hệ giá trị
- Sự tăng hay giảm chất lượng dạy học, giáo dục và yêu cầu phải nâng cao
chất lượng giáo dục như thế nào để đáp ứng yêu cầu xã hội
- Thay đổi mục tiêu, nội dung, chương trình, phương pháp giáo dục
- Cơ sở vật chất, phương tiện thay đổi do xuống cấp hay có sự đầu tư mới.
- Đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên có sự thay đổi về số lượng do thuyên
chuyển, hưu trí, nghỉ việc, thay đổi chất lượng chuyên môn, tinh thần thái độ
- Thay đổi về tổ chức: tăng giảm các bộ phận; thay đổi cán bộ quản lý, phân
cấp quản lý, thay đổi cơ cấu nhân sự, thay đổi hệ thống chính sách pháp luật về giáo
dục
- Thay đổi về đầu tư tài chính cho giáo dục
Thay đổi từ bên ngoài hệ thống hay cơ sở giáo dục
- Yêu cầu đầu ra (tốt nghiệp) của người học thay đổi.
- Tình hình kinh tế-xã hội biến đổi
- Môi trường địa phương có sự biến đổi tác động đến giáo dục…
Có thể phân loại sự thay đổi theo một số cách như:
- Phân loại dựa theo nguyên nhân có thể chia ra:
Thay đổi theo yêu cầu từ bên ngoài: chủ trương, chính sách giáo dục mới, sát
nhập hay mở rộng trường học, thay đổi chức năng, nhiệm vụ.
Thay đổi do nhu cầu bên trong: nâng cao chất lượng và hiệu quả giáo dục,
thay đổi cơ câu tổ chức, phát sinh những vấn đề mới…
- Phân loại theo mức độ thay đổi
Thay đổi nhiểu

Thay đổi ít
- Theo tốc độ thay đổi
Thay đổi từ từ
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
13
Thay đổi cấp thời
- Theo vị trí thay đổi:
Thay đổi từ bên trong tổ chức/ nhà trường
Thay đổi từ bên ngoài tổ chức/ nhà trường
- Theo qui mô thay đổi:
Thay đổi một phần
Thay đổi toàn diện…
2.3. Xác định triết lý quản lý sự thay đổi.
Xác định triết lý cho sự thay đổi là tiền đề để tiến hành quản lý sự thay đổi.
Triết lý cho sự thay đổi trước hết được thực hiện theo hướng “Làm tốt hơn một
cái gì đó” đề rồi “Làm một cái gì đó (cái mới) tốt hơn”.
2.4. Phản ứng với sự thay đổi, những yếu tố cản trở và nguyên nhân dẫn đến
“chống đối” sự thay đổi.
Sẽ là không thực tế nếu nói rằng có một sự thống nhất chung về qui mô, mức
độ, thời gian và những ảnh hưởng của những yếu tố thúc đẩy sự thay đổi. Một số bộ
phận trong tổ chức có thể nhìn thấy lý do và nhu cầu phải thay đổi, trong khi một số
khác thì lại không nhìn thấy. Hơn nữa, việc quản lý sự thay đổi có thể được nhìn
nhận từ các góc độ khác nhau. Chẳng hạn, một người có thể cho rằng quá trình thực
hiện sự thay đổi cần phải được quản lý hoàn hảo, sẽ rất nguy hiểm nếu như mắc sai
lầm và hầu như không có chỗ cho những sai lầm này. Trong khi đó, người khác có
thể cho rằng việc sẵn sàng chấp nhận sai lầm, coi đó như sự tất yếu là rất quan trọng
trong quá trình quản lý sự thay đổi. Một tổ chức có thể học từ những sai lầm và do
đó làm tăng khả năng linh hoạt và có thể đem đến những thắng lợi lâu dài hơn.
Những sức ép thúc đẩy quá trình phải thay đổi có thể được xem như những
cản trở, những thử thách hay cũng có thể là các cơ hội cho tổ chức. Chúng có thể

gây ảnh hưởng xấu nhưng cũng có thể là sự thúc giục tiềm năng, năng lực của con
người. Những phản ứng và kết quả sẽ phụ thuộc vào việc tổ chức am hiểu về những
yếu tố sức ép này như thế nào và tổ chức sẽ làm gì.
Những yếu tố thúc đẩy quá trình thay đổi thường là: những yếu tố thuộc môi
trường xung quanh như sự phát triển của khoa học, sự vận động không ngừng của
cuộc cạnh tranh trong nước và quốc tế trong đó ưu thế luôn nghiêng về những tổ
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
14
chức có khả năng thay đổi theo kịp với môi trường, sự thay đổi của các qui định, qui
chế do nhà nước và chính quyền ban hành, sự thay đổi trong nhu cầu, thị hiếu của
khách hàng và yêu cầu của xã hội.
Các yếu tố kìm hãm sự thay đổi thường là những yếu tố bên trong tổ chức:
con người với thói quen, thái độ và hành vi cũng như mong muốn duy trì những gì
họ đã quen thuộc, thoải mái và yêu quí; đó cũng có thể là cơ cấu tổ chức và những
lề lối làm việc quan liêu không còn phù hợp với đòi hỏi của môi trường bên ngoài
nữa; đó cũng có thể là yếu tố văn hóa của tổ chức, hay là những qui định không còn
hợp thời
Đa số chúng ta không chủ động tìm kiếm sự thay đổi, mà con người thường
thích những công việc đều đặn như đã diễn ra. Sở dĩ như vậy là vì những công việc
đều đặn này sẽ cho phép chúng ta quyền kiểm soát, còn đối với những công việc
mới dù sao cũng sẽ có những mơ hồ, không chắc chắn và do đó đe dọa sự kiểm soát
của chúng ta. Như vậy, những phản ứng chống đối sự thay đổi thường xuất phát từ
nguyên nhân lo sợ mất quyền kiểm soát, chứ không nhất thiết là từ bản thân sự thay
đổi. Sự thay đổi càng trừu tượng càng khiến người ta lo sợ. Ngoài ra, thói quen hay
tập quán văn hóa bảo thủ của tổ chức cũng sẽ cản trở việc nhìn thấy và tận dụng thời
cơ, cũng như việc tạo ra những nét sáng tạo trong các thay đổi cơ bản. Trong một số
trường hợp mọi người lại ngại thay đổi vì sợ ảnh hưởng đến quyền lợi, sợ thất bại
Với tất cả những lý do trên, nhân viên ở tất cả các cấp độ trong tổ chức về
mặt tâm lý sẽ không thích sự thay đổi, và họ sẽ có các phản ứng ở những mức độ
khác nhau để chống lại sự thay đổi trong tổ chức.

3. Xây dựng chiến lược quản lý sự thay đổi.
3.1. Vai trò của người quản lý trong quản lý sự thay đổi:
3.1.1. Là người lãnh đạo sự thay đổi:
Có quá nhiều thách thức trong thế giới đã và đang phát triển. Chính vì vậy,
chúng ta cần có những lãnh đạo và thực tế, nhu cầu lãnh đạo đang lớn hơn bao giờ
hết.
Với tư cách là người đứng đầu tổ chức hay bộ phận bạn phải là người lãnh
đạo sự thay đổi Với vai trò này bạn cần có tầm nhìn và chiến lược cho sự thay
đổi .Không thể mong đợi nhóm của bạn sẽ đổi mới nếu họ không biết họ được
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
15
hướng theo định hướng nào. Sự đổi mới phải có mục đích. Người lãnh đạo sẽ thiết
lập và chịu trách nhiệm cho tương lai. Bạn cần một tuyên bố, trong đó xác định định
hướng cho tổ chức mà mọi người hiểu và ghi nhớ. Các nhà lãnh đạo lớn dành thời
gian để chứng tỏ tầm nhìn, mục tiêu và thử thách. Họ giải thích cho mọi người biết
vai trò của họ quan trọng như thế nào trong việc thực hiện được tầm nhìn và đáp
ứng được các thử thách đó. Họ truyền cảm hứng cho mọi người trở thành những
người đam mê hơn trong việc tìm ra con đường mới để thành công. Các nhà lãnh
đạo đổi mới truyền đạt nhu cầu cần phải thay đổi. Các nhà lãnh đạo tổ chức và huy
động mọi người giải quyết công việc trong những thời điểm thử thách.Vai trò của
họ là đảm trách những mục tiêu mang tính thách thức có liên quan tới sự thay đổi.
Trong vai trò lãnh đạo sự thay đổi người quản lý xây dựng tầm nhìn, định hướng giá
trị, hoạch định chiến lược, tạo dựng niềm tin, lôi cuốn và động viên mọi người thực
hiện sự thay đổi.
3.1.2. Là người quản lý sự thay đổi
Trong vai trò nhà quản lý, bạn cần hoạch định kế hoạch thực hiện sự thay đổi
trong tổ chức và tổ chức thực hiện kế hoạch đó. Là người theo dõi, đánh giá và
phân tích các quá trình thay đổi: Các nhà quản lý có trách nhiệm theo dõi, đánh giá
và phân tích cả các quy trình diễn ra sự thay đổi, đồng thời kiểm tra từng cá nhân
trong tổ chức để đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều biết rõ về những thay đổi trong

công việc hiện tại và họ cũng cần được hướng dẫn để có thể thực thi các công việc,
nhiệm vụ mới. Ngoài ra, người quản lý có trách nhiệm tạo điều kiện và thời gian để
cho nhân viên điều chỉnh các mục tiêu cá nhân, cải thiện hoạt động và thích nghi
với vị trí mới của nhân viên. Chức năng chính của một người quản lý thay đổi là
làm sao để thay đổi đó diễn ra một có cách hiệu quả nhất và ít bị xáo trộn nhất.Vậy
người “quản lý sự thay đổi’ phải thực hiện các vai trò :
.Người cỗ vũ, “xúc tác” kích thích sự thay đổi
.Người hỗ trợ suốt quá trình sự thay đổi
.Người tạo ra các tình huống cho sự thay đổi
.Người liên kết các nguồn lực cho sự thay đổi
. Người duy trì sự ổn định trong sự thay đổi
3.1.3. Là người tạo ra sự thay đổi:
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
16
Trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay, thay đổi và thách thức là những nhân tố
mà các tổ chức luôn gặp phải. Trong bối cảnh đó người đứng đầu tổ chức/ bộ phận
cần luôn luôn tạo ra sự thay đổi, vượt ra ngoài khỏi sự thay đổi đó, đem lại sự hài
lòng cho mọi người, hướng tới những mục đích mà xã hội cần.
Làm sao để tạo ra thay đổi? Tăng cường sự nhanh nhạy, giảm tính tự mãn,
giảm những cảm xúc tiêu cực, làm việc theo nhóm, vạch ra hướng đi, xây dựng các
nhóm làm việc, truyền thông một cách tích cực - đó chính là cách tạo ra sự thay đổi
Sự thay đổi trong tổ chức ở đây được hiểu là tất cả mọi quá trình cải tổ một
cách chủ động nhằm mục đích tạo sự phát triển cho tổ chức như: việc áp dụng công
nghệ mới, những bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ chức lại hoạt động,
liên kết hoặc hợp tác với các đối tác, tái cơ cấu các bộ phận… Sẽ thật sai lầm nếu
duy trì những tư tưởng bảo thủ chống lại sự thay đổi, bởi điều đó đồng nghĩa với
việc bạn đang từng bước dấn sâu vào con đường dẫn tới sự sụp đổ. Giai đoạn khó
khăn này là một thử thách thực sự đối với mỗi tổ chức. Đây chính là lúc người
đứng đầu tổ chức/ bộ phận cần phải hành động linh hoạt và khéo léo để làm cho quá
trình thay đổi được diễn ra thuận lợi, hiệu quả và không gây ra tác động tiêu cực

làm ảnh hưởng hay gián đoạn hoạt động của tổ chức.
3.2. Quy trình quản lý sự thay đổi
Để xây dựng qui trình quản lý sự thay đổi người quản lý cần trả lời 6 câu hỏi
1/ Cái gì cần thay đổi, kết quả mong đợi là cái gì ?
2/Dự báo trạng thái hiện hành của tổ chức: Tình trạng hiện tại của tổ chức là như thế
nào?
3/ Khoảng cách hiện hữu giữa 2 trạng thái nêu trên?
4/Có “năng lượng/sự sẵn sàng” hay “rào cản/chống đối” khi tiến hành sự thay đổi
không?
5/Điều người QL sự thay đổi mong muốn và khả năng thực hiện?
6/Tính phù hợp của kế hoạch thay đổi và khả năng hiện thực hoá nó ?
Thông thường quản lí sự thay đổi phải trải quan 3 giai đoạn chính, đó là giai
đoạn chuẩn bị về mặt tinh thần của nhân viên cho tiến trình thay đổi được gọi là giai
đoạn “Rã đông”. Ở giai đoạn này cần phải chuẩn bị cho cho đội ngũ thay đổi về thái
độ, kiến thức, kỹ năng ; giai đoạn 3 của quá trình thay đổi là đạt được “trạng thái
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
17
mong đợi”; “trái định hình” khi sự thay đổi đã xẩy ra, “định hình” niềm tin, cách
làm việc mới… thích ứng với “sự thay đổi” đã đạt được. Giai đoạn 2 tiến hành “sự
thay đổi” dài ngắn tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như sức ỳ của các nhân viên, trình độ
“văn hoá của tổ chức….và đặc biệt là năng lực quản lí “sự thay đổi” của chính đội
ngũ cán bộ quản lí của đơn vị đó. Trong quản lí sự thay đổi điều quan trọng là xây
dựng được qui trình thực hiện sự thay đổi bao gồm: Chuẩn bị cho sự thay đổi; Kế
hoạch hoá sự thay đổi; Tiến hành sự thay đổi và cuối cùng là đánh giá, duy trì
những kết quả đã đạt được của sự thay đổi và trong mỗi bước lớn có thể chỉ rõ các
bước nhỏ hơn và tạo thành “11 bước cụ thể”.
Bước 1. Nhận diện sự thay đổi: làm cho mọi người hiểu đúng mục đích, nội dung sự
thay đổi, tránh nhiễu không cần thiết
Ở đây là trước hết người quản lí phải nhận diện được “sự thay đổi” sẽ hoặc
phải diễn ra ở tổ chức/đơn vị là gì, do ngoại cảnh hay do yêu cầu nội taị, mục đích

của sự thay đổi này là gì, mức độ cần thiết và ảnh hưởng của nó tác động lên hoạt
động của tổ chức/đơn vị như thế nào và cách thức triển khai cũng như hiệu quả mà
nó đem lại cho tổ chức trong quá trình phát triển trong bối cảnh cụ thể của tổ
chức/đơn vị mình…Người QL sau khi đã tự trả lời thấu đáo những câu hỏi trên và
cần thiết quán triệt cho người dưới quyền cũng hiểu thấu đáo vấn đề như vậy để
tránh các nhiễu không cần thiết lên việc triển khai sự thay đổi và gây khó khăn cho
việc thực hiện. Điều quan trọng là người quản lí phải nhận diện thói quen khó thay
đổi hay sức ỳ mà nhân viên mình đang có, đồng thời biết phân tích tâm lí hay nắm
bắt các trạng thái tâm lí của nhân viên trong đơn vị khi thực hiện sự thay đổi để hoá
giải chúng khi tiến hành sự thay đổi: sức ỳ và thói quen không phải dễ dàng khắc
phục, cần phải có biện pháp và thời gian.
Bước 2.Chuẩn bị cho thay đổi
Trước tiên chuẩn bị tâm thế cho bản thân và cho mọi người trong đơn vị khả năng
đón nhận sự thay đổi: Nhận thức còn mù mờ, thông tin chưa đủ thì khó mà có quyết
tâm thực hiện sự thay đổi. Tiếp theo cần chuẩn bị các điều kiện tối thiểu để triển
khai sự thay đổi và cuối cùng là phải biết lập kế hoạch cho sự thay đổi diễn ra một
cách hợp lí và có hiệu quả đạt được mục đích dự kiến. Trong kế hoạch QL sự thay
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
18
đổi lưu ý “sức ỳ của nhận thức hay thói quen ngại thay đổi của một số nhân viên của
tổ chức để có cách tiếp cận “tâm lí học quản lí” đối với họ
Các nhà trường cần khuyến khích các ý tưởng đổi mới bằng việc tuyên truyền
các thông tin về bối cảnh và học tập kinh nghiệm ở các trường tiên tiến hoặc những
điển hình, tổ chức các buổi toạ đàm thường xuyên hơn để thảo luận các vấn đề quản
lí giáo dục và các vấn đề liên quan của trường học.
Các vấn đề chung nhất có thể gặp là :
(i) Cản trở về cán bộ/ nhân lực có khả năng thực hiện được sự thay đổi.
(ii) Thiếu các hệ thống thông tin và nguồn lực cho sự thay đổi.
(iii) Thiếu kinh nghiệm/chuyên môn quản lí “cái mới”.
Cuối cùng, và rất quan trọng cần phải nói đến về thời gian và chi phí cho việc

thực hiện thay đổi: mọi sự thay đổi nghiêm túc luôn luôn là tốn kém; mặc dù không
phải bao giờ có nhiều tiền đều có thể thực hiện được sự thay đổi như mong muốn
nếu không giải quyết tốt bài toán lợi ích trong quá trình triển khai “sự thay đổi”. Cần
tạo bầu không khí thân thiện cho sự thay đổi diễn ra; tạo niềm tin cho đội ngũ rằng
nếu đồng lòng, cùng quyết tâm chúng ta có thể thực hiện được sự thay đổi cần thiết.
Bước 3: Dự báo sự thay đổi, xác định các nhu cầu thay đổi
Dự báo sự thay đổi:
Dự báo có nhiệm vụ tìm ra hướng hoạt động và phát triển của tổ chức dựa
trên việc phân tích xem xét các yếu tố tác động, phân tích bối cảnh, đánh giá thực
trạng của tổ chức, tìm hiểu qui luật để dự báo các thay đổi của tổ chức.
Cần thu thập đầy đủ thông tin về “sự thay đổi”: Sự thay đổi này do yêu cầu
“ngoại cảnh” hay xuất phát từ yêu cầu “nội tại”: không thay đổi sẽ không tồn tại và
phát triển trong bối cảnh hiện thời.
Cần phải xây dựng được “cơ sở dữ liệu” bằng cách in ấn các bài phát biểu về
nhiệm vụ, các văn bản trên báo chí và các kĩ thuật/kinh nghiệm thành công của các
nơi đã thực hiện sự thay đổi tương tự .
Khi dự báo các thay đổi trong hệ thống/ cơ sở giáo dục cần dựa trên cơ sở
nắm vững đường lối phát triển kinh tế - xã hội - giáo dục của Đảng và Nhà nước,
của địa phương, hiểu biết thị trường, nhu cầu giáo dục - đào tạo, sự cạnh tranh và
đặc biệt là phân tích kỹ các điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống/ cơ sở giáo dục về
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
19
giáo dục - đào tạo, dịch vụ, về cán bộ, giáo viên, cơ sở vật chất, kỹ thuật, vốn Trên
cơ sở phân tích kỹ nhu cầu và khả năng mới có thể xác định được đúng phương
hướng hoạt động và phát triển.
- Dự báo (số lượng, chất lượng, cơ cấu) học sinh.
- Dự báo giáo viên.
- Dự báo cơ sở vật chất, tài chính.
- Các dự báo khác.
Xác định nhu cầu thay đổi:

Ở nội dung này cần xác định những yêu cầu của xã hội đối với tổ chức và
những nhu cầu của chính các thành viên trong tổ chức xem họ mong muốn như thế
nào về tổ chức của mình.
Trong quản lý giáo dục cần xác định và cố gắng đáp ứng nhu cầu cho cán bộ,
giáo viên, nhân viên, học sinh một cách thiện chí và hợp lý. Hãy tiếp thu ý kiến,
nguyện vọng của mọi người (kể cả học sinh và phụ huynh học sinh) một cách
nghiêm túc và thấu hiểu. Để xác định nhu cầu thay đổi cần:
- Đo lường sự không hài lòng và tận dụng sự không hài lòng.
- Sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học để xác định nhu cầu.
- Xem xét kỹ đầu ra và các yếu tố đảm bảo chất lượng đầu ra là nhu cầu trung
tâm của trường học.
- Chọn lựa những thay đổi cần thiết
Bước 4. Tìm các yếu tố khích lệ, hỗ trợ “sự thay đổi”
Khi thực hiện sự thay đổi có thể gặp những phản ứng hoặc không chấp nhận
của một số nhân viên; người quản lý phải xây dựng đơn vị mình thành tổ chức biết
học hỏi. Khi quản lí sự thay đổi người quản lý chấp nhận cho nhân viên “vấp ngã để
bớt dại” bởi vì cái mới đòi hỏi sự “trả giá” nhất định; không duy ý chí : không phải
“ mọi việc muốn là được”. Cần nâng niu những thành công dù rất nhỏ, đặc biệt đối
với những người tự nguyện xung phong thay đổi.
Bước 5. Xác định mục tiêu cụ thể cho các bước chỉ đạo sự thay đổi
Đừng hy vọng mọi sự có thể thay đổi một cách dễ dàng và đạt được mục
đích đề ra cho nó một cách nhanh chóng: Thay đổi cần phải có thời gian vì mọi thói
quen đều có sức ỳ của nó. Thông thường mục tiêu cụ thể của giai đoạn đầu của sự
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
20
thay đổi là “phá vỡ sức ỳ” và thay đổi dần thói quen không phù hợp với yêu cầu đặt
ra cho sự thay đổi mà người quản lý dự định tiến hành. Tiếp đến là làm cho mọi
người hiểu nội dung và mục đích của sự thay đổi; sau đó là thống nhất cách làm và
cách thức nhận diện sự thay đổi diễn ra theo đúng mong muốn của người quản lý và
cuối cùng là đánh giá đúng những “thay đổi” tích cực đã được thực hiện so mới mục

tiêu dự kiến đặt ra cho “sự thay đổi” . Mục tiêu cuối cùng là duy trì được những mặt
tích cực đã đạt được của sự thay đổi hay duy trì cho được “sự thay đổi” đã diễn ra
tiếp tục bền vững.
Bước 6. Xác định trọng tâm của các mục tiêu
Sự thay đổi có thể mất nhiều thời gian mới đạt được và nó có thể diễn ra
thông qua một số giai đoạn và mỗi giai đoạn đều có các mục tiêu cụ thể. Tuy nhiên
cần phải đặt trọng tâm cho mục tiêu cho từng giai đoạn “thay đổi”. Trong tâm của
bước chuẩn bị sự thay đổi là phá vỡ sức ỳ của thói quen, bảo thủ; trọng tâm của giai
đoạn triển khai sự thay đổi là chọn đúng việc mà làm và làm đúng cách việc đã
chọn; trọng tâm của giai đoạn cuối là đánh giá đúng sự thay đổi đã diễn ra và hiệu
quả của chúng.
Bước 7. Xem xét các giải pháp
Để sự thay đổi diễn ra theo đúng ý đồ của người quản lý, việc lập kế hoạch
tiến hành thay đổi là cần thiết và vì sự thay đổi rất khó lường trước được cái đích và
thời gian đạt được đích nên đây là một kế hoạch mang tính “động”và có thể phải lên
kế hoạch cho từng thành tố liên quan đến sự thay đổi. Các kế hoạch cần phải được
tham khảo ý kiến rộng rãi trong phạm vi nhà trường càng nhiều càng tốt và có được
mức độ ủng hộ đông đảo càng khả thi ; điều này không loại trừ hành vi phản ứng,
đối phó của những người bảo thủ . Lập trường giáo điều có xu hướng tạo ra sự đối
kháng nhiều hơn. Các kế hoạch cần phải được hình thành sao cho có thể chỉ ra thời
gian biểu để hoàn thành các giai đoạn và các cá nhân chịu trách nhiệm về nó. Trước
khi tiến hành thay đổi nên nghĩ trước về vấn đề nếu một chính sách chính thức sẽ
thay đổi trong thời gian sắp tới có thể ảnh hưởng tới hoạt động của trường như thế
nào. Một điểm quan trọng ở đây là bất cứ sự đổi mới nào cũng sẽ tự gây ra hàng loạt
những cái khác và chiến lược cần phải xác định có bao nhiêu yếu tố gây ra hàng loạt
những cái khác và chiến lược cần phải xác định có bao nhiêu yếu tố thay đổi có thể
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
21
là cản trở trong các giai đoạn như thể nào. Điều này phụ thuộc vào khả năng dự báo
của người quản lí nhằm đối phó với các yếu tố đó.

Một điều lưu ý là khi thực hiện sự thay đổi cần quan tâm đến nguyên tắc phù
hợp thích ứng: Phù hợp với điều kiện hoàn cảnh và khả năng quản lý sự thay đổi ;
Nguyên tắc kế thừa và phát triển: đừng “phủ nhận sạch trơn” và coi trọng “lịch sử
để lại”; cần lưu ý tư duy “cân bằng động” trong thực hiện sự thay đổi.
Trong quản lý sự thay đổi không có thể nói biện pháp nào là tốt nhất vì sự
thay đổi bao giờ cũng chứa yếu tố bất định và đôi lúc cũng cần mạo hiểm vì vậy chỉ
có biện pháp tối ưu trong bối cảnh cụ thể và khả năng của tổ chức/đơn vị mình mà
thôi.
Bước 8. Lựa chọn giải pháp
Việc lựa chọn giải pháp thích hợp luôn là vấn đề khó. Tuy nhiên giải pháp tối
ưu là giải pháp phù hợp với khả năng chỉ đạo của người quản lí và khả thi trong
điều kiện hoàn cảnh cụ thể và đấy là giải pháp cần được cân nhắc lựa chọn trong khi
tiến hành QL sự thay đổi; cần lưu ý tính “động” trong khi lựa chọn các giải pháp tối
ưu vì chữ tối ưu gắn với không gian, thời gian lựa chon và tương tích với điều kiện,
hoàn cảnh, nguồn lực.
Bước 9. Lập kế hoạch chỉ đạo việc thực hiện
Khi lập kế hoạch chỉ đạo việc thực hiện điều quan trọng là xác định rõ mục
tiêu của sự thay đổi và xác định các yếu tố chính của sự thay đổi; lên danh sách
những việc cần làm và tiến độ phù hợp, dự kiến các giải pháp và dự kiến cách thức
duy trì “sự thay đổi” để đạt được mục tiêu dự kiến.
Việc lập kế hoạch và các thủ tục cần thực hiện nên làm càng sớm càng tốt .
Những bộ phận mang tính “nhóm công tác” có thể được thành lập để tiến hành một
số công việc “mới” so với hoạt động chung của đơn vị. Các thành viên “đội” này có
ích cho việc duy trì “sự thay đổi” được tiếp tục trên nền tảng của sự ổn định. Các
nhà tư vấn từ bên ngoài (có thể từ các cơ quan hỗ trợ) cũng có thể giúp sắp đặt một
số khía cạnh của vấn đề của “sự thay đổi” nên đề cập đến trong khi lập kế hoạch,
đặc biệt ở những nơi mà cán bộ của trường học thiếu những kinh nghiệm nghề
nghiệp hoặc quá gần với các cơ cấu “bảo thủ” mà hiện nay nó còn tồn tại không ít
nơi.
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi

22
Việc thiết kế những chiến lược và tiến hành thay đổi đòi hỏi thử nghiệm.
Những kiểm nghiệm đặt ra cần phải xây dựng cách thức để kiểm tra sự đúng đắn
của hướng đi. Hiệu suất của việc tiến hành sau này đòi hỏi kế hoạch công việc và
phân công trách nhiệm được thiết lập càng chi tiết càng tốt. Những phân tích và
phản hồi định kì cần được dự kiến. Cần phải dự kiến một số nguồn lực để tăng c-
ường các hoạt động hỗ trợ chủ yếu cho việc tiến hành. Khả năng đề xuất một số
khen thưởng là rất quan trọng, nhất là ở một số chỗ việc lập kế hoạch hay tiến hành
có thể bị sai lầm vì cái mới chưa có tiền lệ thường có độ bất định cao.
Trong bất kì trường hợp nào cũng sẽ phải có các phương án dự phòng vì có
thể có một số kết quả không ổn định cho dù việc lập kế hoạch có tốt đến đâu. Phư-
ơng pháp tiếp cận thực dụng là chuyển sự không ổn định đó thành sự liều lĩnh hay
cần chấp nhận mạo hiểm và làm giảm chúng đến mức thấp nhất càng sớm càng tốt.
Bước 10. Đánh giá thay đổi
Không có một “sự thay đổi” nào lại hoàn toàn kết thúc, vì những kết quả đó
không thể tránh được là yêu cầu cho thay đổi sau. Tuy nhiên, ở một thời điểm thích
hợp sẽ là thực tế tốt nếu tiến hành đánh giá các thành quả đạt được cho từng giai
đoạn. Đổi mới thành công phải được nối tiếp bằng lề lối làm việc mới thay thế cho
cái cũ, sự kiểm tra sáng suốt phù hợp với “cái mới” đã đạt được. Đừng mong muốn
mọi thứ sẽ thay đổi ngay và mọi điều mong muốn đều có thể làm được: phải duy
vật biện chứng và duy vât lịch sử trong đánh giá “sự thay đổi”.
Bước 11. Đảm bảo sự tiếp tục đổi mới
Phá vỡ sức ỳ để thay đổi đã khó, duy trì sự thay đổi đã đạt được còn khó hơn :
Sự thay đổi có thể duy trì sự bền vững khi mọi người trong tổ chức đều thấy được
lợi ích và mục đích của sự thay đổi là nếu không “thay đổi” sẽ khó tồn tại và phát
triển trong bối cảnh hiện thời, đồng thời mọi người đều được tham gia và có khả
năng tham gia, thực hiện tốt công việc mà mình đảm nhiệm trong sự thay đổi này.
Yếu tố nhận diện của bước này là một chương trình thay đổi đã thành công và được
kiểm soát tốt .
3.3. Tổ chức thực hiện thay đổi

Quản lý sự thay đổi là một quá trình và nhà lãnh đạo nên thực hiện thay đổi
theo các bước: lập kế hoạch thay đổi, thường xuyên giao tiếp, phát triển các hoạt
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
23
động hỗ trợ kế hoạch, đánh dấu điểm mốc, đánh giá thay đổi. Thay đổi là vấn đề hết
sức nhạy cảm, khó khăn, vì vậy trong mỗi bước thực hiện quản lý sự thay đổi, đòi
hỏi nhà lãnh đạo phải hết sức linh hoạt, mềm dẻo và sáng tạo. Nhà lãnh đạo phải tạo
cho nhân viên cảm giác an tâm và cho họ thấy rằng mình luôn sát cánh bên họ trong
mỗi bước thay đổi.
Một số nội dung cần chú ý khi tổ chức thực hiện sự thay đổi:
Lập kế hoạch chi tiết: Nhà quản lý phải lập một kế hoạch chi tiết mục tiêu
thay đổi, thời gian và cách thức thực hiện thay đổi, phương thức đánh giá kết quả
thay đổi. Bản kế hoạch phải đơn giản, khả thi, xác định được vai trò, trách nhiệm
của mỗi thành viên, linh hoạt và phải được sự thống nhất của những người có liên
quan.
Thường xuyên giao tiếp:
Để giai đoạn thay đổi diễn ra suôn sẻ và đạt được
Để giai đoạn thay đổi diễn ra suôn sẻ và đạt được


kết quả như dự tính, có hai kỹ năng mà bạn không thể bỏ qua là kỹ năng lãnh đạo
kết quả như dự tính, có hai kỹ năng mà bạn không thể bỏ qua là kỹ năng lãnh đạo


và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân, trong đó kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân
và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân, trong đó kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân


luôn được coi là quan trọng hơn. Các nhà quản lý cần chú ý sao cho tất cả mọi nhân
luôn được coi là quan trọng hơn. Các nhà quản lý cần chú ý sao cho tất cả mọi nhân



viên đều phải được đối xử công bằng, đồng thời xây dựng những quan hệ làm việc
viên đều phải được đối xử công bằng, đồng thời xây dựng những quan hệ làm việc


bền vững ở tất cả các cấp độ. Một nhà quản lý cần có niềm đam mê thực sự trước
bền vững ở tất cả các cấp độ. Một nhà quản lý cần có niềm đam mê thực sự trước


thành công của toàn bộ tổ chức, thân thiện với nhân viên, tạo dựng lòng tin và có
thành công của toàn bộ tổ chức, thân thiện với nhân viên, tạo dựng lòng tin và có


luôn cảm thấy thoải mái, lạc quan trong quá trình thực thi công việc.
luôn cảm thấy thoải mái, lạc quan trong quá trình thực thi công việc. Nhà quản lý
cần sử dụng mọi phương tiện giao tiếp để giải thích cho mọi người biết hiểu rõ kế
hoạch thay đổi đưa ra. Giao tiếp là công cụ hữu hiệu thúc đẩy nhân viên vượt qua
sự chống đối, chuẩn bị tinh thần cho nhân viên trong quá trình thực hiện thay đổi.
Giao tiếp phải liên tục, mọi người liên quan tới các thay đổi phải thường xuyên trao
đổi, cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, rõ ràng cho nhau để giải thích rõ các lý
do phải thay đổi, xác định bản chất của thay đổi, giải thích các tiêu chí và cách thức
đánh giá thành công; giải thích chế độ khen thưởng cho sự thanh công của mọi
người. Cần sử dụng các phong cách giao tiếp đa dạng phù hợp với đối tượng giao
tiếp. Giao tiếp phải có tính hai chiều
Phát triển các hoạt động hỗ trợ kế hoạch gồm các chương trình thí điểm,
huấn luyện và hệ thống đào tạo. Các chương trình thí điểm tạo cơ hội cho mọi người
thử nghiệm với việc thực hiện thay đổi, và khắc phục những thiếu sót trước khi áp
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
24

dụng rộng rãi. Các chương trình huấn luyện, đào tạo giúp mọi người nâng cao kỹ
năng khi thực hiện thay đổi. Hệ thống khen thưởng để kích thích, động viên mọi
người thực hiện tốt.
Thực hiện những thay đổi ngắn hạn: Khi thực hiện sự thay đổi cần đánh dấu
các điểm mốc. Đánh dấu những mốc thành công đạt được trong quá trình thực hiện
thay đổi để biết được tiến độ thực hiện công việc, giữ vững tinh thần làm việc của
nhân viên
Tổ chức là một chuỗi hoạt động diễn ra trong một giai đoạn của quản lý. Hoạt
động tổ chức thức hiện sự thay đổi trước hết và chủ yếu là xây dựng cơ cấu tổ chức:
xác định các bộ phận cần có, thiết lập mối quan hệ ngang và dọc của các bộ phận,
xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận, xây dựng qui chế hoạt
động. Các bước đó là:
 Soạn thảo và ra các quyết định.
 Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu.
 Nhóm các hoạt động lại theo nhân lực và các nguồn lực hiện có một cách tối
ưu theo hoàn cảnh để hình thành cơ cấu tổ chức.
 Lựa chọn cán bộ phù hợp
 Phân nhiệm và phân quyền rành mạch cho các bộ phận.
 Ràng buộc các bộ phận theo chiều dọc và chiều ngang trong mối quan hệ về
trách nhiệm, quyền hạn và thông tin.
Lựa chọn, sử dụng cán bộ phù hợp thực hiện sự thay đổi
- Tìm kiếm và lựa chọn người có năng lực và phẩm chất phù hợp với nhiệm vụ
- Đào tạo và bồi dưỡng
- Có cơ chế khuyến khích, động viên
- Sử dụng phương pháp đánh giá thành quả hoạt động
 Đánh giá theo đặc điểm cá nhân và phẩm chất công tác là cách hay quan tâm
lâu nay nhưng chưa quan tâm nhiều đến kết quả công tác cao hay thấp.
 Đánh giá theo kết quả thực hiện mục tiêu.
 Đánh giá theo kết quả thực hiện mục tiêu và kỹ năng nghề nghiệp, kỹ năng
thực hiện các chức năng quản lý.

Phân công trách nhiệm rõ ràng
Ng.T.T.Hạnh- Khoa QL-2009 Quản lý sự thay đổi
25