HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
MỤC LỤC
MỤC LỤC 1
DANH MỤC VIẾT TẮT 3
LỜI NÓI ĐẦU 4
LỜI CẢM ƠN 6
CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG 7
1. Giới thiệu chung 7
1.1 Khảo sát 7
1.2. Phạm vi 8
2. Bài toán quản lý khách sạn 12
2.1. Quản lý khách hàng 12
2.2. Quản lý phòng 12
2.3. Quản lý đặt phòng 13
2.4. Quản lý thông tin nhận phòng 13
2.5. Quản lý việc trả phòng 13
2.6. Quản lý tiện nghi 14
2.7. Quản lý dịch vụ 14
3. Quy trình quản lý 14
4. Quy trình hoạt động của Khách sạn 15
4.1. Đặt phòng 16
4.2. Nhận phòng 17
4.3. Trả phòng 19
5. Tương tác giữa các bộ phận trong khách sạn 20
5.1. Bộ phận lễ tân có những tương tác với bộ phận khác 20
5.2. Bộ phận nhân sự 21
5.3. Bộ phận phòng giám đốc 21
6. Phạm vi bài toán 21
CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 23
1. Biểu đồ phân rã chức năng 23
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học

1
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
Mô tả các chức năng: 24
2. Biểu đồ luồng dữ liệu 24
2.1. Các bước xây dựng 25
2.2. Các ký hiệu được sử dụng 26
2.3. Áp dụng vào hệ thống quản lý KS 27
3. Đầu vào, đầu ra của hệ thống 35
3.1 Những chức năng quản lý khách hàng: 35
3.2 Những chức năng quản lý phòng: 37
3.3 Những chức năng quản lý danh mục 39
3.4 Báo cáo tổ hợp 41
4. Mô hình thực thể liên kết E-R 42
4.1. Các thực thể và thuộc tính 42
4.2. Mô hình thực thể liên kết E-R 45
5. Mô hình quan hệ 46
5.1. Các dạng chuẩn của sơ đồ quan hệ 46
5.2. Các lược đồ quan hệ của hệ thống 46
6. Các from chính trong chương trình 53
6.1 FrmDangNhap 53
6.2 FrmMain 53
6.3 FrmDanhSachKhachHang 54
6.4 FrmDanhSachPhong 54
6.5 FrmThemDSPhong 55
6.6 FrmNhanPhong 55
6.7 FrmTimKiemKhachHang 56
6.8 FrmHoaDonThanhToanPhong 56
6.9 FrmBCaoHoaDonPhong 57
6.10 FrmBcaoKhachSuDungPhong 58
CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN 59

1. Đánh giá 59
2. Hướng phát triển 59
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
2
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
3. Kết luận 59
Tài liệu tham khảo 61
PHỤ LỤC 62
DANH MỤC VIẾT TẮT
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
STT Nội dung Viết tắt
1 Khách Sạn KS
2 Cơ Sở Dữ Liệu CSDL
3 Thống kê TK
4 Báo cáo BC
5 Quản lý QL
6 Bộ Phận Lễ Tân BPLT
7 Dữ Liệu DL
8 Danh Mục DM
9 Thông Tin TT
10 Hóa Đơn HD
11 Họ Tên HT
12 Chứng minh nhân dân CMND
3
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
LỜI NÓI ĐẦU
Cùng với xu hướng phát triển chung của toàn cầu, ở Việt Nam việc
ứng dụng tin học, sử dụng máy tính vào công tác quản lý đóng một vai trò
rất quan trọng đòi hỏi mỗi nhà thiết kế hệ thống phải có cách nhìn tổng
quan về hệ thống chuyên gia trong lĩnh vực thông tin.

Hiện nay khi đất nước đang trong công cuộc đổi mới thì việc học tập
kinh nghiệm và áp dụng công nghệ tiên tiến mà loài người đã sáng tạo và
tích lũy được từ trước đến nay vào cuộc sống nhằm giảm tối thiểu những
thao tác thủ công truyền thống, giảm sức lao động chân tay nhằm tiến tới
một cuộc sống tự động hoá thì việc thay thế các công việc truyền thống
bằng việc áp dụng các chương trình tự động hoá là việc hết sức cần thiết và
nên làm.
Với mong muốn đưa ra một chương trình ứng dụng quản lý có thể áp
dụng vào trong thực tiễn cuộc sống, cũng như bắt kịp với xu hướng phát
triển của xã hội, với việc các nhà hàng, khách sạn, các cửa hàng tư nhân
mọc lên ngày càng nhiều với quy mô lớn mà việc quản lý một cơ sở như
vậy là một khối lượng công việc lớn, đòi hỏi một lực lượng nhân viên hùng
hậu mới có thể tiếp quản được với lượng công việc ấy. Quy mô càng lớn thì
khối lượng công việc lại càng nhiều, và việc làm các công việc hàng ngày
một cách thủ công máy móc là vô cùng khó nhọc và lãng phí thời gian cũng
như không thể tránh khỏi các sai sót và nhàm chán. Vì vậy, nếu như thay
các công việc làm một cách thủ công như: Việc tính hoá đơn, hoạch toán
kinh doanh, kiểm tra sổ sách, kiểm tra lượng hàng, lượng khách đòi hỏi
thời gian tính toán và kiểm tra tỉ mỉ có khi mất hàng giờ, hàng ngày, thậm
chí hàng tuần chỉ bằng một vài thao tác nhấp chuột thì rõ ràng là việc tra
cứu, cập nhật bằng máy tính là nhanh hơn rất nhiều. Đặc biệt với một
khách sạn thì việc sử dụng máy tính để quản lý là rất cần thiết.
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
4
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
Áp dụng những kiến thức đã học, công cụ trong giáo trình, tài liệu
tham khảo cùng thực tế để phân tích và thiết kế hệ thống quản lý một
chương trình ứng dụng cho khách sạn. Và em đã dựa vào khách sạn
“Capital Sun” làm tư liệu nghiên cứu đề tài chính của mình. Vì thời gian
và vốn kiến thức chưa sâu mặc dù có nhiều cố gắng nhưng báo cáo chưa

thật đầy đủ, tỉ mỉ và không tránh khỏi những khiếm khuyết. Em cũng chân
thành cảm ơn Th.S Lê Cường đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn
thành đồ án.
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
5
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
LỜI CẢM ƠN
Trước hết, em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới Th.S Lê Cường –
Giảng viên Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học trường Đại học Bách Khoa
Hà Nội đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành đồ án tốt nghiệp
này. Em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Viện Toán
Ứng Dụng Và Tin Học đã giảng dạy giúp đỡ em trong suốt quá trình học
tập vừa qua.
Bên cạnh đó, em cũng xin hết lòng cảm ơn những sự giúp đỡ, lời
động viên và những ý kiến đóng góp quý báu từ bạn bè để giúp em hoàn
thành đề tài này.
Đây là một đề tài mang tính thực tế, nhưng do hạn chế về thời gian
với kinh nghiệm chưa nhiều, kiến thức có hạn và một số điều kiện khách
quan, nên mặc dù nỗ lực hết mình nhưng khó tránh khỏi sai sót, em rất
mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp, sự cảm thông và chỉ bảo của các
thầy cô, các bạn bè để đề tài được hoàn thiện hơn.
Hà Nội, ngày 20 tháng 8 năm 2012
Sinh viên
Dương Quốc Huy
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
6
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1. Giới thiệu chung
1.1 Khảo sát

Để thực hiện đồ án em đã tiến hành khảo sát và thu thập thông tin về
Khách sạn “Capital Sun” nằm ở 223 Bạch Mai – Quận Hai Bà Trưng – Hà
Nội là khác sạn đạt chuẩn 3 sao với các phòng nghỉ rất sang trọng.
Áp dụng các kiến thức về CSDL, phân tích thiết kế hệ thống và công
cụ phầm mềm Visual studio.net 2005 để xây dựng chương trình quản lý
khách sạn tự động thực hiện một số công việc bằng máy tính thay thế một
phần công việc cho con người.
Nhiệm vụ :
- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của khách sạn
- Tìm hiểu nhiệm vụ và quá trình thực hiện công việc tại khách sạn
- Khảo sát tình hình thực tế của khách sạn
Vấn đề Khó khăn Mục đích
a) Việc lưu trữ
thông tin khó khăn
Do việc lưu trữ được thực
hiện bằng tay nên rất khó
khăn trong việc kiểm tra, lưu
trữ cập nhật thông tin
VD: Khi khách đã đặt phòng
nhưng có sự cố phải trả lại
phòng. Nếu công việc được
thực hiện bằng tay thì phải
tìm lại thông tin khách hàng,
số buồng phòng, ngày giờ đặt
sẽ mất rất nhiều thời gian và
công sức
Cần tổ chức một hệ cơ
sở dữ liệu để dễ dàng
cho việc lưu trữ thông
tin hơn, giúp cập nhật

thông tin nhanh chóng
và chính xác.
→ Nhưng khi có
chương trình thì nó sẽ
khắc phục được những
vấn đề này, mà không
tốn quá nhiều công sức,
thời gian
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
7
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
c) Việc thống kê
danh sách khách
theo định kỳ và
theo yêu cầu đột
xuất .
Việc thống kê theo mỗi ngày,
mỗi tuần sẽ rất mất thời gian
và bất tiện. Trong khi đó việc
sai sót lại là vấn đề khó tránh
khỏi. Nếu công việc được
thực hiện bằng tay thì khó có
thể đáp ứng yêu cầu thống kê
đột xuất
VD: Giám đốc khách sạn
muốn xem danh sách khách
đến thuê phòng trong 2 tuần
qua. Thì lại phải chờ nhân
viên ngồi tra lại sổ sách và
thống kê số lượng khách.

Như vậy sẽ tốn thời gian và
công sức
Nếu công việc được
thực hiện bằng máy tính
thì sẽ giúp cho việc
thống kê được nhanh
hơn và chính xác hơn.
Nếu có chương trình
được xử lý trên máy tính
thì nhân viên có thể gửi
cho giám đốc xem ngay
chỉ bằng một vài thao
tác nghiệp vụ cơ bản
trên máy.
1.2. Phạm vi
a, Cơ cấu tổ chức của khách sạn
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
8
GIÁM ĐỐC
PHÒNG
TIẾP TÂN
PHÒNG
BẢO VỆ
PHÒNG
PHỤC VỤ
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
b, Mô tả sơ lược về cơ cấu tổ chức của khách sạn
• Giám đốc khách sạn:
Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp điều hành khách sạn, mọi vấn đề của khách

sạn đều phải thông qua giám đốc và giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi
thông tin xử lý trong khách sạn.
• Phòng tiếp tân:
Có nhiệm vụ hoàn thành công việc đăng ký, giao phòng cho khách và
nhận lại phòng, lập phiếu thanh toán và thu tiền của khách, nhận những yêu cầu
của khách, giới thiệu hướng dẫn và giải đáp những thắc mắc của khách.
• Phòng bảo vệ:
Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, khuân hành lý và giữ gìn an ninh trật tự trong
khách sạn. Theo dõi các thiết bị của khách sạn và chịu trách nhiệm về hệ thống
ánh sáng.
• Phòng phục vụ:
Kiểm tra và dọn vệ sinh phòng. Phục vụ ăn, uống, giặt ủi đưa đón khách
bằng xe của khách sạn khi khách có yêu cầu.
• Ghi vào sổ thuê của khách:
Mã sổ: A102
Phòng: 101
HT khách: Bùi Quang Dũng
CMND: 012500916
Quê quán: Sơn Tây
Ngày thuê phòng: 9h, 11/2/2002
Ngày trả phòng: 15/2/2002
Loại phòng: Vip
Mã sổ: A101
Phòng: 102
HT khách: Hoàng Lê Anh
CMND: 172154311
Quê quán: Hà Nội
Ngày thuê phòng: 10h,11/1/2002
Ngày trả phòng: 13/2/2002
Loại phòng: Vip

Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
9
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
• Sổ dịch vụ:
STT
Loại Dịch
vụ
Tên Dịch vụ Đơn giá(VND)
I 1 Nước uống Bia chai 15.000 – 20.000
2 Nước ép/ cốc 20.000 – 30.000
3 LaVie/ chai 15.000
II 1 Đồ ăn Lầu gà / nồi 500.000
2 Lẩu thập cẩm 600.000
3 Baba/con 300.000
III 1 Giặt là Áo sơ mi , quần 35.000
2 Áo lông 50.000
3 Áo da 55.000
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
10
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
• Sổ thanh toán:
Khách sạn Capital Sun Số

PHIẾU THANH TOÁN TIỀN PHÒNG
Mã đoàn khách:

Tên đoàn khách

Số lượng khách:


Ngày đến:

Ngày đi:

Mã phòng Giá phòng Ngày nhận Ngày trả Số ngày ở Thành tiền
P101 700.000 10/2/2008 14/2/2008 4 2.800.000
P102 600.000 3/3/2008 5/3/2008 2 1.200.000


Tổng tiền thanh toán 4.000.000
Tổng số tiền bằng chữ:

Ngày

tháng

năm

KHÁCH GIÁM ĐỐC QUẢN LÝ BUỒNG
(Ký) (Ký) (Ký)
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
11
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
2. Bài toán quản lý khách sạn
Một khách sạn cần tự động hoá trong việc quản lý. Sau khi tìm hiểu, khảo
sát hiện trạng em nắm được những thông tin sau:
2.1. Quản lý khách hàng
Mỗi khách hàng của khách sạn đều được khách sạn quản lý những thông
tin sau:
• Họ tên.

• Giới tính.
• Địa chỉ.
• Điện thoại_Fax (nếu có).
• E_mail (nếu có).
• Số CMND (hoặc các giấy tờ có hình khác vẫn còn hiệu lực).
Nếu khách hàng đi theo đoàn thì quản lý thêm các thông tin sau:
• Tên đoàn khách.
• Họ tên người đại diện.
• Số CMND (hoặc các giấy tờ có hình khác vẫn còn hiệu lực).
2.2. Quản lý phòng
Các phòng của khách sạn được quản lý dựa vào phòng số, loại phòng, giá cơ
bản. Khách sạn gồm có sáu loại phòng :
Phòng đôi vip giá 1.000.000đ/ngày.
Phòng đơn vip giá 900.000đ/ngày.
Phòng đôi thường giá 700.000đ/ngày.
Phòng đơn thường giá 600.000đ/ngày.
Phòng đôi rẻ giá 500.000đ/ngày.
Phòng đơn rẻ giá 400.000đ/ngày.
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
12
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
2.3. Quản lý đặt phòng
Tất cả các thông tin đặt phòng đều được quản lý dựa trên :
• Số đặt phòng.
• Tên đoàn (nếu đi theo đoàn).
• Họ tên người đại diện.
• Số lượng .
• Số CMND.
• Địa chỉ.
• Điện thoại.

• Ngày đến .
• Ngày đi.
2.4. Quản lý thông tin nhận phòng
Khách sạn quản lý những thông tin sau:
• Số nhận phòng.
• Họ tên người nhận phòng.
• Ngày nhận.
Tất cả thông tin nhận phòng đều dựa vào thông tin đăng ký thuê phòng đã
khai đã đăng ký trước đó nếu khách hàng hay đoàn khách đã đặt phòng trước và
cũng có thể nhận phòng trực tiếp đối với những khách hàng không đăng ký
trước.
2.5. Quản lý việc trả phòng
Dựa trên thông tin đăng ký thuê phòng và thông tin nhận phòng, việc trả
phòng được khách sạn quản lý các thông tin sau:
• Số trả phòng.
• Ngày trả.
• Họ tên người trả (có thể trả phòng trước thời hạn đăng ký).
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
13
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
Nếu khách hàng muốn gia hạn thêm thời gian ở tại khách sạn thì phải tiến
hành làm thủ tục đăng ký lại. Bên cạnh việc trả phòng của khách thì khách sạn
sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng.
2.6. Quản lý tiện nghi
Tiện nghi trong từng phòng của khách sạn được quản lý theo các thông tin
sau:
• Tên tiện nghi.
• Giá tiện nghi.
• Tên phòng.
2.7. Quản lý dịch vụ

Dịch vụ của khách sạn được quản lý theo các thông tin sau:
• Tên dịch vụ.
• Tiền dịch vụ.
• Tên khách sử dụng dịch vụ.
• Ngày sử dụng dịch vụ.
Tại khách sạn có nhiều loại dịch vụ như: ăn uống, giặt ủi, chở đồ cho
khách (khi khách có yêu cầu).
3. Quy trình quản lý
Khi khách hàng có nhu cầu ở khách sạn thì khách hàng có thể liên hệ với
khách sạn để tiến hành làm thủ tục đăng ký phòng hoặc khách hàng có thể làm
thủ tục thuê và nhận phòng để ở (trường hợp phòng còn trống). Có hai hình thức
liên hệ: đến trực tiếp, qua điện thoại.
Khi khách hàng làm thủ tục đăng ký thì khách hàng phải khai báo đầy đủ
thông tin về mình cũng như thông tin về cơ quan (nếu có) khi bộ phận lễ tân yêu
cầu.
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
14
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
Trường hợp các tổ chức thuê phòng thì tổ chức sẽ cử đại diện đến khách
sạn làm thủ tục đăng ký. Việc quản lý thông tin các tổ chức sẽ được quản lý như
thông tin cơ quan hoặc công ty, thông tin về người đại diện sẽ được quản lý như
thông tin khách hàng đến thuê phòng.
Khi khách hàng đến nhận phòng thì ngoài số tiền đặt cọc, khách hàng phải
gửi cho BPLT CMND (hoặc các giấy tờ có hình khác vẫn còn hiệu lực). BPLT
căn cứ vào đó để kiểm tra lại thông tin khi khách đăng ký phòng. Sau khi kiểm
tra xong BPLT sẽ chỉ trả lại các văn bằng này khi khách hàng làm xong thủ tục
trả phòng. Sau đó BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng để tiến hành giao phòng
cho khách. Nếu khách không đồng ý thì làm thủ tục đổi phòng cho khách (nếu
còn phòng trống). Trong thời gian ở khách sạn, khách có thể sử dụng các loại
dịch vụ, yêu cầu phục vụ. Mọi yêu cầu sẽ do BPLT đảm nhiệm và đáp ứng trong

phạm vi hoạt động của khách sạn. Khách hàng sử dụng dịch vụ chưa thanh toán
thì bộ phận dịch vụ sẽ ghi hoá đơn nợ và chuyển đến BPLT tính vào hoá đơn
tổng.
Khi hết thời hạn thuê phòng như đã đăng ký thì khách phải trả phòng cho
khách sạn. Khi khách làm thủ tục trả phòng, BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng
phòng, tổng hợp lại các hoá đơn sử dụng dịch vụ chưa thanh toán trong thời gian
khách ở khách sạn. Sau khi tổng hợp in ra hoá đơn tổng để khách thanh toán và
trả lại CMND cho khách. Các hình thức thanh toán ở khách sạn được trả bằng
tiền mặt (VNĐ), qua thẻ hoặc trực tuyến nhưng chủ yếu là thanh toán bằng tiền
mặt.
4. Quy trình hoạt động của Khách sạn
Chúng ta sẽ theo dõi mô hình quản lý khách sạn theo lộ trình phục vụ một
khách hàng. Lộ trình này sẽ được xử lý theo một vòng khép kín gồm tuần tự bốn
bước: Đặt phòng, nhận phòng, quá trình khách ở, trả phòng.
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
15
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
4.1. Đặt phòng
Đặt phòng trước là những yêu cầu mà khách sạn nhận được từ khách hàng
về phòng ở hoặc mục đích khác. Việc đặt phòng trước giúp định hướng chính
xác về lưu lượng của công việc kinh doanh trong thời gian tiếp theo và cho phép
đưa ra những quyết định, chiến lược về giá cả và marketing.
Ví dụ: Nếu như các báo cáo về tình trạng đặt phòng cho thấy khách sạn sẽ
kín chỗ trong mùa cao điểm (ví dụ như các sự kiện thể thao của Việt Nam) thì
những ưu đãi cho khách hàng sẽ trở nên hạn chế hơn.
Trước tiên thông qua các phương tiện liên lạc trực tiếp hoặc gián tiếp,
khách hàng có thể đặt phòng trước, đến một thời gian thoả thuận khách hàng
phải đến để xác nhận về việc đặt phòng. Thủ tục này thuộc tiến trình đặt phòng.
Tiến trình này bao gồm một khối lượng thông tin vô cùng cần thiết liên
quan đến cá nhân, cần phải được ghi nhận và quản lí chặt chẽ.

Khách sạn cần một hệ thống gọi là hệ thống đặt phòng mà cho phép họ:
• Kiểm tra xem yêu cầu đặt chỗ có chấp nhận không.
• Lưu thông tin đặt phòng.
• Lấy những thông tin về đặt phòng vào thời điểm thích hợp.
• Kiểm tra xem trước đây khách hàng này đã từng ở khách sạn chưa, và
những thông tin gì của khách hàng này được lưu giữ trong hồ sơ khách hàng.
Cần có hai biểu mẫu đặt chỗ có thể tiếp nhận:
• Yêu cầu đặt chỗ cần đáp ứng ngay.
Ví dụ: Khách hàng cần phòng ngay tại thời điểm đặt chỗ.
• Yêu cầu đặt chỗ có thể đáp ứng sau.
Ví dụ: Tuần sau, tháng sau, năm sau.
Những thông tin cần ghi nhận khi khách hàng đặt chỗ:
• Ngày đến và ngày đi.
• Số người.
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
16
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
• Loại phòng.
• Địa chỉ và số điện thoại liên lạc của khách.
4.2. Nhận phòng
Thủ tục này bao gồm những tiến trình sau:
• Nhận khách.
• Đăng ký thông tin khách hàng.
Phòng lễ tân phải lưu giữ các thông tin về tất cả các khách hàng ở khách
sạn. Các thông tin cơ bản là:
• Quốc tịch.
• Số chứng minh thư (nếu là khách trong nước), hoặc hộ chiếu (nếu là
khách nước ngoài).
Thông tin về tình trạng buồng phòng (đã được thuê hay chưa, sẵn sàng
hay không) sẽ luôn được cập nhật cho BPLT để có thể điều phối dễ dàng.

Có bảy bước để hoàn thành thủ tục nhận phòng:
• Tiếp nhận và đăng ký thông tin.
• Điều phối phòng.
• Thanh toán .
• Trao chìa khoá.
• Các dịch vụ thông tin.
• Hoàn thành các bước nhận phòng.
• Lập hoá đơn cho khách hàng.
Công việc đăng ký cho khách hàng thì cần có các thông tin trong khách sạn:
• Bảng quản lý các phòng: Cho biết tình trạng đầy hoặc trống của
phòng, có thể sử dụng được không.
• Hệ thống đánh dấu phân biệt: Thông tin này cần được cập nhật thường
xuyên cho phòng lễ tân, do vậy nếu chuyển sang quản lý bằng máy
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
17
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
tính thì tốc độ và tần xuất cập nhật thông tin cho lễ tân nhanh hơn rất
nhiều, đảm bảo việc sắp xếp đặt phòng cho khách một cách chuẩn xác
nhất, tránh nhầm lẫn.
Có 2 loại danh sách trên bảng quản lý của các phòng:
• Danh sách khách đến:
- Tên của tất cả những khách đến.
- Tên của tất cả những khách đã đăng ký vào ngày hôm sau.
- Tổng số khách nghỉ trọ theo ước đoán.
- Khoảng thời gian mà khách nghỉ lại.
• Danh sách khách đi:
- Số phòng và tên của khách hàng hết hạn thuê sẽ rời khỏi khách
sạn vào ngày hôm sau.
- Bất cứ sự thay đổi phòng nào.
Ngoài ra việc theo dõi thông tin về phòng còn giúp cho việc liên kết các

phòng khách được hiệu quả hơn, như phòng bảo trì, sửa chữa, bảo vệ. Lễ tân
cũng có trách nhiệm sắp xếp các thông tin một cách có hệ thống, giúp cho việc
lấy thông tin được nhanh chóng và chính xác, phục vụ cho các phòng ban khác
trong khách sạn.
Trong thủ tục nhận phòng có 3 kiểu:
• Đã đặt phòng: Kiểu nhận phòng này dành cho khách hàng đã đăng ký
trước với khách sạn, các thông tin chính về khách hàng đã được ghi nhận từ lúc
làm thủ tục đặt chỗ trước.
• Không đặt chỗ trước: dành cho khách vãng lai, không đăng ký chỗ
trước, lễ tân sẽ xếp phòng tuỳ thuộc vào tình trạng trống hoặc đầy đủ của các
buồng phòng trong khách sạn.
• Nhận phòng cho nhóm: là một nhóm gồm nhiều người, đi theo đoàn
hoặc đi theo theo công ty…
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
18
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
Khi khách hàng đã ổn định phòng, công việc của phòng lễ tân tạm ngưng
cho tới khi khách hàng trả phòng. Tuy nhiên, phòng lễ tân cũng đóng vai trò
quan trọng trong việc phục vụ khách.
Trong quá trình thuê phòng, khách hàng có thể sử dụng các dịch vụ do
khách sạn cung cấp như:
• Giặt là.
• Giải trí.
• Ăn uống.
Khoản thanh toán cho những dịch vụ này sẽ được thông báo xuống cho
phòng lễ tân.
Có những dịch vụ được bao gồm trong chi phí thuê phòng như:
• Dọn dẹp phòng.
• Thay thế vật dụng sinh hoạt trong phòng.
• Liên lạc với nhân viên khách sạn.

4.3. Trả phòng
Công tác này xác nhận việc trả phòng và thanh toán của khách. Vòng
thanh toán được tính thông qua giai đoạn:
• Trong khi khách ở.
• Trong khi khách trả phòng.
• Khi khách trả phòng.
• Các bước khi thanh toán trả phòng.
• In hoá đơn đã lập khi khách hàng nhận phòng.
• Lưu giữ cẩn thận những khoản chi trả của khách hàng trong tài khoản
của họ. Những khoản chi trả này có thể phát sinh từ các dịch vụ…
• Khách hàng thanh toán các hoá đơn trước khi rời khách sạn.
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
19
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
Sau khi rời khỏi khách sạn, nếu khách hàng còn nợ thanh toán thì các
khoản nợ sẽ được lưu lại và thanh toán sau.
Phân tích xác định chức năng: Các chức năng được nhìn một cách khái
quát, trực quan, dễ hiểu, thể hiện tính cấu trúc phân rã chức năng.
5. Tương tác giữa các bộ phận trong khách sạn
5.1. Bộ phận lễ tân có những tương tác với bộ phận khác
Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, thu nhận thông tin về khách hàng như
lí lịch của khách, các chi tiết về việc thuê phòng hay đặt chỗ trước của khách.
• Tương tác với các bộ phận phòng thông qua việc trao đổi thông tin về
phòng. Bộ phận này sẽ được cung cấp những thông tin về tình hình các phòng
để nắm bắt được tình trạng các phòng, có thể sẵn sàng cho thuê được hay chưa.
Ngoài ra những thông tin về phòng giúp cho BPLT dễ dàng trong việc quyết
định tiếp nhận yêu cầu đặt phòng của khách.
• Tương tác với các bộ phận ăn uống thông qua việc trao đổi thông tin
các dịch vụ phục vụ khách hàng và các thu nhập từ khách hàng. Bộ phận ăn
uống sẽ cung cấp cho BPLT ghi nhận vào hoá đơn thanh toán cho khách.

• Tương tác với phòng giám đốc thông qua việc cung cấp cho phòng
giám đốc những báo cáo, thống kê chi tiết về tình hình tăng giảm lưu lượng
khách hàng theo từng thời điểm.
• Tương tác với bộ phận kỹ thuật để cung cấp thông tin về tình trạng các
trang thiết bị kỹ thuật trong từng phòng tại khách sạn. Từ đó, bộ phận kỹ thuật
có thể nắm rõ tình hình để nhanh chóng đưa ra những biện pháp xử lý kỹ thuật
nếu cần thiết.
• Tương tác với bộ phận an ninh để thông báo về tình trạng an ninh
trong khách sạn cũng như trong từng phòng.
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
20
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
• Tương tác với bộ phận nhân sự để cung cấp thông tin về tình hình
công tác của các nhân viên phòng lễ tân. Từ đó, phòng nhân sự có thể đánh giá
được quá trình công tác của nhân viên phòng lễ tân.
5.2. Bộ phận nhân sự
Bộ phận nhân sự tương tác với hầu hết các bộ phận khác trong khách sạn
vì đây là bộ phận chính để điều phối và quản lý các vấn đề về lương, thưởng cho
mỗi nhân viên. Ngoài ra bộ phận này còn điều hành việc tăng lương và thăng
chức cho nhân viên dựa trên những thông tin phản ánh quá trình công tác của
nhân viên.
5.3. Bộ phận phòng giám đốc
Bộ phận giám đốc tương tác với tất cả các bộ phận khác trong khách sạn để
nhân báo cáo và điều hành sự hoạt động chung. Trong đó, có hai bộ phận chính,
đó là phòng lễ tân và phòng nhân sự:
• Tương tác với phòng lễ tân để được cung cấp báo cáo về tình hình thực
tế như lưu lượng khách đến theo từng thời điểm, nhu cầu của khách đối với mỗi
dịch vụ.
• Tương tác với phòng nhân sự để được cung cấp báo cáo về tình hình
công tác của các nhân viên trong khách sạn.

6. Phạm vi bài toán
Bài toán quản lý những công việc có thể tin học hoá:
- Cập nhật thông tin khách hàng.
- Tìm khách.
- Thống kê khách.
- Cập nhật thông tin phòng.
- Quản lý hoá đơn phòng.
- Tìm phòng.
- Thống kê phòng.
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
21
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
- Đặt phòng.
- Nhận phòng.
- Trả phòng.
- Cập nhật thông tin dịch vụ.
- Quản lý hoá đơn dịch vụ.
- Tìm dịch vụ sử dụng.
- Báo cáo dịch vụ.
- Quản lý tiện nghi.
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
22
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
1. Biểu đồ phân rã chức năng
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
23
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
Mô tả các chức năng:
• Chức năng quản lý danh mục:

 Quản lý loại phòng, phòng.
- Cho phép cập nhật thông tin về phòng.
- Thêm, sửa, xoá, lưu thông tin về phòng và loại phòng.
 Quản lý đoàn khách và khách hàng.
- Cho phép thêm, sửa, xoá thông tin về khách hàng và đoàn khách.
 Quản lý dịch vụ và tiện nghi.
- Cho phép thêm, sửa, xoá, cập nhật dữ liệu.
• Quản lý phòng:
- Quản lý quy trình đặt huỷ phòng.
- Quản lý nhận và trả phòng.
- Tìm kiếm phòng.
- Báo cáo tình trạng phòng.
• Quản lý khách hàng:
- Quản lý khách hàng sử dụng dịch vụ.
- Tìm kiếm khách.
- Báo cáo danh sách khách hàng.
• Báo cáo:
- Báo cáo doanh thu.
- Báo cáo tổng hợp.
2. Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong
các mối quan hệ trước sau trong tiến trinh xử lý, trong bàn giao thông tin cho
nhau. Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu là giúp chúng ta thấy được đằng sau
những cái gì thực tế xảy ra trong hệ thống, làm rõ chức năng và thông tin nào
cần thiết cho quản lý.
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
24
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
Biểu đồ luồng dữ liệu đối với hệ thống nhỏ, đơn giản thông thường được
xây dựng dễ dàng, không cồng kềnh dễ xem xét. Tuy nhiên đối với hệ thống

quản lý khách sạn cần phân theo bốn mức.
2.1. Các bước xây dựng
Bước 1: Xây dựng biểu đồ luồng DL mức khung cảnh xác định giới hạn của hệ
thống.
Biểu đồ luồng DL có một chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thống
đang nghiên cứu là “Quản lý Khách sạn”. Hai tác nhân ngoài có thực hiện trao
đổi thông tin với hệ thống là “Khách” và “Lãnh đạo”.
Bước 2: Xây dựng biểu đồ luồng DL mức đỉnh, các tác nhân ngoài của hệ thống
ở mức khung cảnh được giữ nguyên với các luồng thông tin vào và ra. Hệ thống
được phân rã thành các tiến trình mức đỉnh là 3 chức năng chính bên trong hệ
thống theo biểu đồ phân rã chức năng. Xuất hiện thêm các kho dữ liệu và luồng
thông tin trao đổi giữa các chức năng mức đỉnh.
Bước 3: Xây dựng biểu đồ luồng DL mức dưới đỉnh thực hiện phân rã đối với 3
tiến trình của mức đỉnh. Khi thực hiện phân rã ở mức này vẫn phải căn cứ vào
biểu đồ phân cấp chức năng để xác định các tiến trình con sẽ xuất hiện trong sơ
đồ luồng dữ liệu.
Bước 4: Xây dựng biểu đồ luồng DL mức dưới đỉnh phân rã tiếp (tương tự như
bước 3).
Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học
25