Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
LỜI NÓI ĐẦU
Kinh tế toàn cầu đang đặt ra những cơ hội thách thức cho Việt Nam
nhất là trong lĩnh vực kinh tế. Nước ta đang bước đầu tiến hành công nghiệp
hóa hiện đại hóa đất nước, việc đẩy mạnh phát triển tất cả các lĩnh vực kinh tế
là hết sức cần thiết và là nhiệm vụ hàng đầu của các nhà quản lý.
Cũng trong giai đoạn này, sự phát triển của khoa học công nghệ nói
chung và của công nghệ thông tin nói riêng đã đang ngày một đáp ứng cho
nhu cầu ngày càng cao của cuộc sống con người.
Trong công tác quản lý, việc áp dụng công nghệ thông tin đã trở nên rất
phổ biến và trở thành công việc không thể thiếu. Sự áp dụng công nghệ thông
tin vào công tác quản lý đã làm cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn rất
nhiều đồng thời cũng đáp ứng được nhiều yêu cầu hơn đối với người sử dụng.
Chúng ta đang sống trong nền kinh tế tri thức hay nền kinh tế thông tin.
Thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó làm xuất hiện những yêu cầu
mới, những đòi hỏi mới, những thách thức đặc biệt là việc nắm bắt thông tin.
Quốc gia nào, người nào nắm bắt được thông tin nhanh, đúng, chính xác, kịp
thời nhưng phải đảm bảo an toàn thì quốc gia đó, người đó sẽ chiến thắng.
Thực tế, chúng ta có thể thấy một điều rằng, những ứng dụng của tin
học vào trong mọi mặt của đời sống xã hội đã và đang đem lại những kết rất
đáng quan tâm. Từ nhà nước đến các doanh nghiệp, từ công ty lớn đến các
công ty nhỏ đều dần áp dụng các ứng dụng của công nghệ thông tin.
Một trong những lĩnh vực áp dụng rất sớm ứng dụng của công nghệ
thông tin đó là kinh doanh tiền tệ trong ngân hàng, hầu hết các ngân hàng hiện
nay đó cú những phần mềm chuyên dụng. Tuy nhiên, vẫn còn một số bộ phận,
một số mảng chưa được tin học hóa, muốn thu được những thành công thì
ngân hàng cần phải tin học hóa hoàn toàn các bộ phận. Do đó trong thời gian
thực tập ở ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh Thăng
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A
1
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế

Long em đã chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn,
giấy tờ tại chi nhánh ngân hàng Thăng Long” để làm luận văn tốt nghiệp
cho mình.
Luận văn của em được hoàn thành dựa vào sự hướng dẫn chỉ bảo tận
tình của TH.s Trần Công Uẩn và cán bộ Nguyễn Đức Thọ.
Luận văn tốt nghiệp gồm có 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông
thôn chi nhánh Thăng Long.
Chương 2: Những vấn đề phương pháp luận cơ bản nghiên cứu đề tài
và công cụ thực hiện.
Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý công văn giấy tờ tại
chi nhánh ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Thăng Long.
Do trình độ hiểu biết của em về môn học cũng như các kinh nghiệm
thực tế còn chưa có nên phần mềm không tránh khỏi những thiếu sót. Do vậy
em rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thõ̀y, cụ và các bạn để phần mềm
này được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cám ơn !
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A
2
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH NHNo&PTNT
THĂNG LONG
1.1. Khái quát chung về chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long
1.1.1. Sơ lược lịch sử hoàn thành và phát triển của NHNo&PTNT Việt
Nam.
Ngân hàng No&PTNT Việt Nam là một doanh nghiệp nhà nước được
cấp vốn tự có, được tự chủ hoàn toàn từ khâu lựa chọn các phương thức huy
động vốn, lựa chọn phương án đầu tư đến quyết định mức lãi suất với quan hệ
cung cõ̀u trên thị trường vốn. NHNo&PTNT Việt Nam được quyền kinh
doanh tổng hợp, đa năng, vừa làm chức năng kinh doanh thực sự, vừa làm

chức năng dịch vụ tài chính trung gian cho chính phủ và các tổ chức kinh tế
xã hội trong nước và quốc tế. Đối tượng phục vụ chủ yếu là nông dân và các
doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có liên quan đến lĩnh vực nông nghiệp và
nông thôn. Trong những năm qua NHNo&PTNT Việt Nam đã không ngừng
vươn lên để phục vụ đắc lực, có hiệu quả cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện
đại hoá nụng nghiợ̀p, nông thôn.
Quá trình xây dựng và trưởng thành của NHNo&PTNT Việt Nam luôn
gắn bó chặt chẽ với sự chuyển dịch cơ chế cũng như cơ chế hoạt động của
ngân hàng .Có thể phân chia quá trình đó làm 3 thời kỳ:
* Thời kỳ trước năm 1988, NHNo là một bộ phận của ngân hàng nhà
nước hoạt động hoàn toàn mang tính hành chính bao cấp.
* Thời kỳ 1988-1990, với nghị định 53/HĐBT ngày 26/33/1988 của hội
đồng bộ trưởng đã tách hệ thống ngân hàng thành hai cấp là ngân hàng nhà
nước và ngân hàng chuyên doanh. Trên 80% vốn vay của NHNo là vốn vay
của ngân hàng nhà nước. Đối tượng cho vay là những doanh nghiệp kinh tế
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A
3
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
quốc doanh cấp huyện tỉnh và một số hợp tác xã nông nghiệp theo mô hình
cũ.
* Thời kỳ 1990 đến nay, cùng với việc ban hành pháp lệnh ngân hàng,
hợp tác xã tín dụng, công ty tài chính (25/5/1990) và hàng loạt các nghị định,
quyết định của chính phủ được ban hành có quyết định công nhận
NHNo&PTNT Việt Nam là doanh nghiệp nhà nước được xếp hạng đặc biệt.
Đây là bước ngoặt quan trọng nhất để NHNo thực sự trở thành ngân hàng
thương mại có tư cách pháp nhân hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm về tài
chính. Năm 1990, khi bắt đầu hạch toán độc lập, với 52 chi nhánh ngân hàng
tỉnh, thành phố, 447chi nhánh huyện, thị xã, 193 phòng giao dịch và hơn 7000
đại lý làm uỷ nhiệm huy động vốn tiết kiệm ở nông thôn, 78 cửa hàng kinh
doanh vàng bạc và hơn 32000 nhân viên quản lý, với 1.561 tỷ đụ̀ng nhọ̃n từ

thời kỳ bao cấp bàn giao, trong đó có dư nợ của doanh nghiệp nhà nước
chiếm 92%, các hợp tác xã nông nghiệp chỉ có 6%, cá thể 2%. Nợ bị khê đọng
khó đòi lên tới trên 800 tỷ đụ̀ng, chiờ́m trờn 51% tổng sụ́ vụ́n.Vì vọ̃y có lúc
người ta gọi ngân hàng nông nghiệp là ngân hàng 10 nhất: thiếu vốn nhất, nợ
quá hạn nhiều nhất, cơ sở hạ tõ̀ng lạc hậu nhất, tổn thất rủi ro cao nhất, trình
độ nghiệp vụ kém nhất, kinh doanh thua lỗ nhất, đời sống khó khăn nhất, tín
nhiệm thấp nhất.
Trải qua những năm tháng vật lộn với cơ chế thị trường vượt qua bao khó
khăn chồng chất phấn đấu không ngừng đổi mới, NHNo&PTNT Việt Nam đã
trở thành ngân hàng thương mại quốc doanh đa năng có quy mô vào loại lớn
nhṍt Viợ̀t Nam , là hệ thống ngân hàng duy nhất có mạng lưới tổ chức rộng
khắp trên phạm vi toàn quốc. Dư nợ đạt 24.730 tỷ đồng năm 1997 (gấp hơn
16 lần năm 1990). Khách hàng của NHNoVN là hàng chục triợ̀u hụ̣ nông dân,
riêng năm 1997 có 6,6 triợ̀u hụ̣ còn dư nợ ngân hàng. Tính đến tháng 5 năm
1998 tổng số vốn của ngân hàng NHNoVN đạt 26.685 tỷđụ̀ng .Trong đó
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A
4
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
nguồn vốn huy động từ dân cư và các tổ chức kinh tế đạt 22.009 tỷ đồng , vốn
đi vay 2.683 tỷ đồng, tỷ lệ huy động 82% điều này chúng tỏ NHNoVN ngày
càng tự lực và chủ động hơn về nguồn vốn trong kinh doanh.
Điều đáng ghi nhận trong những năm gần đây NHNoVN đã chuyển
mạnh sang tập trung đầu tư theo các chương trình phát triển kinh tế xã hội,
khai thác và phát huy tiềm năng, thế mạnh của các địa phương đặc biệt là
những chương trình quốc gia do chính phủ chỉ đạo. Hầu hết các chương trình
đều mang lại hiệu quả và tương đối an toàn vốn tín dụng.
1.1.2. Sơ lược lịch sử hoàn thành và phát triển của chi nhánh
NHNo&PTNT Thăng Long.
Sở giao dịch I (SDG I) là một bộ phận của trung tâm điều hành
NHNo&PTNT VN là một chi nhánh trong hệ thống NHNo, có trụ sở tại số 4

đường Phạm Ngọc Thạch, quọ̃n Đụ́ng Đa – Hà Nội.
Sở giao dịch I NHNo&PTNT được thành lập theo quyết định số
15/TCCB ngày 16/03/1991 của tổng giám đốc NHNoVN với chức năng chủ
yếu là đầu mối để quản lý các ngành nông lâm ngư nghiệp và thực hiện thí
điểm văn bản, chủ trương của ngành trước khi áp dụng toàn bộ cho hệ thống,
trực tiếp thực hiện cho vay trên địa bàn Hà Nội, cho vay đối với các công ty
lớn về nông nghiệp như: Tổng công ty rau quả, công ty thức ăn gia súc. Ngày
01/04/1991, SDG I chính thức đi vào hoạt động . Lúc mới thành lập, SDG I
chỉ có hai phòng ban: phòng tín dụng và phòng kế toán cùng một tổ kho quỹ.
Năm 1992, SDG I được sự uỷ nhiệm của TGD NHNo đã tiến hành thêm
nghiệp vụ mới đó là quản lý vốn và điều hoà vốn, thực hiện quyết toán tài
chính cho 23 tỉnh thành phố ( từ Hà Tĩnh trở ra). Trong các năm từ 1992-1994
việc thực hiện tốt nhiệm vụ này của SGD I đã thực hiện tốt cơ chế khoán tài
chính, thúc đẩy hoạt động kinh doanh của 23 tỉnh thành phố phía bắc .Từ cuối
năm 1994, SGD I thực hiện nhiệm vụ điều chỉnh vốn theo lệnh của SGD I và
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A
5
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
thực hiện kinh doanh tiền tệ trên địa bàn Hà Nội bằng cách huy động tiền
nhàn rỗi của dân cư, các tổ chức kinh tế bằng nụ̣i tợ̀, ngoại tệ sau đó cho vay
để phát triển sử dụng kinh doanh đối với mọi thành phần kinh tế.
Ngoài ra SGD I còn làm các dịch vụ tư vấn đầu tư, bảo lãnh, thực hiện
chiết khấu các thương phiếu, các nghiệp vụ thanh toán, nhận cầm cố, thế chấp
tài sản, mua bán kinh doanh ngoại tệ, vàng bạc đá quý, tài trợ xuất khẩu và
càng khẳng định tầm quan trọng của mình trong hệ thống NHNoVN.
Từ ngày 14/04/2003, sở giao dịch I đổi tên thành chi nhánh
NHNo&PTNT Thăng Long. Theo quyết định số 17/QĐ/HĐQT-TCCB,
ngày12/02/2003 của chủ tịch hụ̣ đụ̀ng quản trị NHNo&PTNT Việt Nam về
việc chuyển đổi tên sở giao dịch NHNo&PTNT I thành chi nhánh
NHNO&PTNT Thăng Long.

Đến thời điểm 31/12/2005, chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long có 254
cán bộ biên chế.
1.2. Các phòng chuyên môn nghiệp vụ, chi nhánh và phòng giao dịch trực
thuộc NHNo&PTNT Thăng Long
1.2.1. Các phòng ban:
Các phòng nghiệp vụ:
- Phòng kế hoạch
- Phòng tín dụng
- Phòng thẩm định
- Phòng kế toán
- Phòng ngân quỹ
- Phòng hành chính
- Phòng tổ chức cán bộ và đào tạo
- Phòng kiểm tra kế toán nội bộ
- Phòng vi tính
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A
6
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
- Phòng thanh toán quốc tế
- Tổ tiếp thị
- Tổ thẻ
Các chi nhánh phòng giao dịch:
- Chi nhánh Tây Sơn
+ Điểm giao dịch 157 phụ́ Tõy Sơn
- Chi nhánh Trung Yên
+ Phòng giao dịch Nguyờ̃n Tuõn
- Chi nhánh Định Công
- Chi nhánh Láng Thượng
+ PGD Nguyễn Phong Sắc
- Chi nhánh Chợ Mơ

+ PGD Kim Đồng
+ PGD Trương Định
- Chi nhánh Nguyờ̃n Khuyờ́n
- Chi nhánh Nguyễn Đình Chiểu
+ PGD số2
+ PGD số 3
- Chi nhánh Hàm Long
- Chi nhánh Phan Đình Phùng
* Phòng giao dịch:
- Phòng giao dịch Hàng Gà
- Phòng giao dịch Bờ Hồ
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A
7
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
1.2.2. Sơ đồ tổ chức:

Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A
Chi nhánh cấp II
Phòng giao dịch
Phòng giao dịch
Phó giám đốc
Giám đốc
Phòng tín dụng
Phòng thẩm định
Phòng ngân quỹ
Phòng thanh toán quốc tế
Tổ tiếp thị, tổ thẻ
Phòng kế hoạch
Phòng vi tính
Phòng kế toán

Phòng TCCB & đào tạo
Phòng kiểm tra, kiểm
toán
Phòng hành chính
8
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ, các chi nhánh và
các phòng giao dịch thuộc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long
1.2.3.1. Phòng kế hoạch
- Nghiên cứu, đề xuất chiến lược khách hàng, chiến lược huy động vốn
tại địa phương.
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn theo
đinh hướng kinh doanh của NHNo&PTNT Thăng Long.
- Tổng hợp, theo dõi các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh và quyết toán kế
hoạch của chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long.
- Tổng hợp phân tích hoạt động kinh doanh quý, năm. Dự thảo các báo
cáo sơ kết tổng kết.
- Đầu mối thực hiện thông tin phòng ngừa rủi ro tín dụng.
- Tổng hợp báo cáo chuyên đề theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh Ngân Hàng Nông
Nghiệp & Phát Triển Nông Thôn Thăng Long giao.
1.2.3.2. Phòng tín dụng
- Nghiên cứu xây dựng chiến lược khách hàng tín dụng, phân loại khách
hàng và đề xuất các chính sách ưu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm mở
rộng theo hướng đầu tư tín dụng khép kín : sản xuất, chế biến tiêu thụ, xuất
khẩu và gắn tín dụng sản xuất, lưu thông và tiêu dùng.
- Phân tích kinh tế theo ngành, nghề kỹ thuật, danh mục khách hàng lựa
chọn biện pháp cho vay an toàn và đạt hiệu quả cao.
- Tiếp nhận và thực hiện chương trình dự án thuụ̣c nguụ̀n vốn trong
nước, ngoài nước . Trực tiếp làm dịch vụ ủy thác nguồn vốn thuộc chính phủ,

bộ, ngành khác và các tổ chức kinh tế, cá nhân trong và ngoài nước.
- Xây dựng và thực hiện các mô hình tín dụng thí điểm, thử nghiệm trong
địa bàn đồng thời theo dõi, đánh giá, tổng kết, đề xuất giám đốc.
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A
9
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
- Thường xuyên phân loại dư nợ, phân tích nợ quá hạn, tìm nguyờn nhân
và đề xuất hướng giải quyết.
- Giúp giám đốc chỉ đạo, kiểm tra hoạt động tín dụng của các chi nhánh
trực thuộc trên địa bàn .
- Tổng hợp báo cáo và kiểm tra chuyên đề theo quy định.
- Thực hiợ̀n các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh NHNo& PTNT
Thăng Long giao.
1.2.3.3. Phòng thẩm định
- Phân tích kinh tế theo ngành, nghề kỹ thuật, danh mục khách hàng lựa
chọn biện pháp cho vay an toàn và đạt hiệu quả cao.
- Thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụng phân cấp ủy quyền.
- Thẩm định các dự án, hoàn thiện hồ sơ trình NHNo&PTNT Việt Nam
theo phân cấp ủy quyền.
- Tiếp nhận và thực hiện thẩm định các chương trình dự án thuộc nguồn
vốn trong nước, ngoài nước.
- Giúp giám đốc chỉ đạo, kiểm tra hoạt động thẩm định dự án của các chi
nhánh trực thuộc trên địa bàn.
- Tổng hợp báo cáo và kiểm tra chuyên đề theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT
Thăng Long giao.
1.2.3.4. Phòng kế toán
- Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy
định của NHNo&PTNT Việt Nam, Ngân Hàng Nhà Nước.
- Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài

chính, quỹ tiền lương của chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long trình
NHNo&PTNT Việt Nam phê duyệt.
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A
10
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
- Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng theo quy định của ngân hàng
nông nghiệp trên địa bàn.
- Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán, kế toán, quyết toán và các
báo cáo theo quy định.
- Thực hiện các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định.
- Thực hiện nghiệp vụ thanh toán trong và ngoài nước .
- Quản lý sử dụng thiết bị thông tin, điện toán phục vụ nghiệp vụ kinh
doanh theo quy định của ngân hàng nông nghiệp và phát triờn nông thôn.
- Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và kiểm tra chuyên đề.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT
Thăng Long giao.
1.2.3.5. Phòng ngân quỹ
- Quản lý và sử dụng các quỹ theo quy định của ngân hàng nông nghiệp
trên địa bàn.
- Chấp hành quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn theo quy định
- Quản lý sử dụng thiết bị thông tin, điện toán phục vụ nghiệp vụ kinh
doanh theo quy định của ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn.
- Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và kiểm tra chuyên đề.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT
Thăng Long giao.
1.2.3.6. Phòng hành chính
- Xây dựng chương trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh và có
trách nhiệm thường xuyên đôn đốc việc thực hiện chương trình đã được giám
đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long phê duyệt.
- Xây dựng và triển khai chương trình giao ban nội bộ chi nhánh

NHNo&PTNT Thăng Long .
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A
11
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
- Tư vấn pháp chế trong việc thực thi các nhiệm vụ cụ thể về giao kết
hợp đồng, hoạt động tố tụng tranh chấp dân sự, hình sự, kinh tế, lao động,
hành chính liên quan đến cán bộ, nhân viên của chi nhánh NHNo&PTNT
Thăng Long.
- Thực thi pháp luật có liên quan đến an ninh trật tự, phòng cháy, nổ tại
cơ quan.
- Lưu trữ các văn bản pháp luật có liên quan đến ngân hàng và văn bản
định chế của ngân hàng nông nghiệp.
- Đầu mối giao tiếp với khách đến làm việc, công tác tại chi nhánh
NHNo&PTNT Thăng Long.
- Trực tiếp quản lý con dấu của chi nhánh; thực hiện công tác hành chính
văn thư, lễ tân, phương tiện giao thông, bảo vệ, y tế của chi nhánh
NHNo&PTNT Thăng Long.
- Thực hiện công tác cơ bản, sửa chữa , TSCĐ, mua sắm công cụ lao
động, quản lý nhà tập thể, nhà khách, nhà nghỉ của cơ quan.
- Thực hiện công tác truyền tin, tuyên truyền quảng cáo tiếp thị theo chỉ
đạo của ban lãnh đạo NHNo&PTNT Thăng Long
- Đầu mối trong việc chăm lo đời sống vật chất, văn hoá tinh thần thăm
hỏi ốm đau, hiếu, hỷ cán bộ, nhân viên.
- Thực hiện nhiệm vụ khác khi được giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT
Thăng Long giao.
1.2.3.7. Phòng tổ chức cán bộ và đào tạo
- Xây dựng quy định lề lối làm việc trong đơn vị và mối quan hệ với tổ
chức Đảng, công đoàn, chi nhánh trực thuộc trên địa bàn .
- Đề xuất mở rộng mạng lưới kinh doanh trên địa bàn
- Đề xuất định mức lao động, giao khoán quỹ tiền lương đến các chi

nhánh trực thuộc theo quy chế tài chính của NHNo&PTNT Việt Nam.
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A
12
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
- Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, đề xuất cử cán bộ, nhân viên đi
công tác, học tập trong và ngoài nước. Tổng hợp theo dõi thường xuyên cán
bộ, nhân viên được quy hoạch đào tạo.
- Đề xuất, hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định của nhà nước,
đảng, ngành ngõn hàng trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ
luật cán bộ nhân viên trong phạm vi phân cấp ủy quyền của tổng giám đốc
NHNo&PTNT Việt Nam.
- Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ trực thuộc chi nhánh NHNo&PTNT
Thăng Long quản lý và hoàn tất hồ sơ, chế độ đối với cán bộ nghỉ hưu, nghỉ
chế độ theo quy định của nhà nước, của ngành ngân hàng.
- Thực hiện công tác thi đua khen thưởng của chi nhánh NHNo&PTNT
Thăng Long.
- Chấp hành công tác báo cáo thống kê, kiểm tra chuyên đề.
- Thực hiện các nhiờm vụ khác do giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT
Thăng Long giao.
1.2.3.8. Phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ
- Kiểm tra công tác điều hành của chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long
và các đơn vị trực thuộc theo nghị quyờ́t của hội đồng quản trị, chỉ đạo của
tổng giám đốc Ngân Hàng Nông Nghiệp & Phát Triờ̉m Nông Thôn Việt Nam
và giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long.
- Kiểm tra giám sát việc chấp hành quy trình nghiệp vụ kinh doanh theo
quy định của pháp luật, ngân hàng nông nghiệp.
- Giám sát việc chấp hành các quy định của khách hàng nhà nước về bảo
đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh tiền tệ, tín dụng và dịch vụ ngân
hàng.
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A

13
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
- Kiểm tra độ chính xác của báo cáo tài chính, báo cáo cân đối kế toán
việc tuân thủ các quy tắc chế độ chính sách kế toán theo quy định của nhà
nước, ngành ngân hàng.
- Báo cáo tổng giám đốc Ngân Hàng Nông Nghiợ̀p và Phát Triển Nông
Thôn Việt Nam, giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long kết quả kiểm
tra đề xuất biện pháp xử lý khắc phục khuyết điểm tồn tại.
- Giải quyết đơn thư, khiếu tố liên quan đến hoạt động của chi nhánh
NHNo&PTNT Thăng Long trong phạm vi phân cấp ủy quyền của tổng giám
đốc Ngân Hàng Nông Nghiợ̀p và Phát Triển Nông Nghiệp Việt Nam.
- Thực hiện báo cáo chuyên đề và các nhiệm vụ khác do giám đốc chi
nhánh NHNo&PTNT Thăng Long giao.
1.2.3.9. Phòng thanh toán quốc tế
- Tư vấn cho khách hàng, tham mưu cho lãnh đạo về nghiệp vụ thanh
toán quốc tế.
- Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và trung hạn, các phương án, đề án để
quản lý, thực hiện việc kinh doanh trong lĩnh vực thanh toán quốc tế hoặc
những vấn đề về nghiệp vụ thanh toán quốc tế theo đúng đường lối, chính
sách chủ trương của đảng và nhà nước.
- Nghiên cứu xây dựng chiến lược khách hàng, phân loại khách hàng và
đề xuất các chính sách ưu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm mở rộng
hoạt động giao dịch thanh toán ngoại tệ.
- Đầu mối thực hiện thông tin phòng ngừa rủi ro, xử lý rủi ro trong hoạt
động kinh doanh ngoại tệ.
- Thực hiện đúng quy định về quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu, thống kê số
liệu, cung cấp tài liệu, số liệu thanh toán theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Tổng hợp báo cáo và kiểm tra chuyên đề theo định kỳ hoặc đột xuất do
giám đốc yêu cầu.
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A

14
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
- Giúp giám đốc chỉ đạo, kiểm tra hoạt động thanh toán quốc tế của các
chi nhánh trực thuộc trên địa bàn.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT
Thăng Long giao.
1.2.3.10. Tổ tiếp thị
- Đề xuất kế hoạch tiếp thị thông tin, tuyên truyền quảng bá, đặc biệt là
các hoạt động của chi nhánh các dịch vụ, sản phẩm cung ứng trên thị trường.
- Triển khai các phương pháp tiếp thị, thông tin tuyên truyền theo chỉ đạo
của NHNo&PTNT Việt Nam và giám đốc chi nhánh.
- Xây dựng kế hoạch quảng bá thương hiệu, thực hiện văn hoá doanh
nghiệp, lập chương trình với cơ quan báo trí truyền thông, quảng bá hoạt động
của chi nhánh NHNo&PTNT Việt Nam.
- Đầu mối trình giám đốc chỉ đạo hoạt động tiếp thị, thông tin, tuyên
truyền đối với các đơn vị phụ thuộc.
- Trực tiếp tổ chức tiếp thị thông tin tuyên truyờ̀n bằng các hình thức
thích hợp như : các ṍn phẩm catalog, sách, lịch, thiếp, tờ gấp, áp phích theo
quy định.
- Thực hiện lưu trữ, khai thác, sử dụng các ấn phẩm sản phẩm, vật phẩm
như phim tư liợ̀u, hình ảnh băng đĩa ghi âm, ghi hình phản ánh các sự kiện và
hoạt động quan trọng có ý nghĩa lịch sử đối với đơn vị.
- Đầu mối tiờ́p cọ̃n với các cơ quan tiếp thị, báo chí, truyền thông thực
hiện các hoạt động tiếp thị, thông tin, tuyên truyền theo quy định của
NHNo&PTNT Việt Nam.
- Phục vụ các hoạt động có liên quan đến công tác tiếp thị, thông tin,
tuyên truyờ̀n của tổ chức đảng, công đoàn, đoàn thanh niên và đoàn thể quần
chúng của đơn vị.
- Soạn thảo báo cáo chuyên đề tiếp thị thông tin tuyên truyền của đơn vị.
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A

15
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao.
1.2.3.11.Các chi nhánh phòng giao dịch
- Huy động vốn trong nước cả nụ̣i tợ̀ và ngoại tệ (khi được tổng giám đốc
cho phép) của mọi tổ chức dân cư, cá nhân thuộc mọi thành phần kinh tế theo
quy định về các hình thức huy động vốn trong hợ̀ thống Ngân Hàng Nông
Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam ban hành theo quyết định số
404/HĐQT-KHTH ngày 10/10/2001 của chủ tịch hội đồng quản trị Ngân
Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt Nam.
- Nghiên cứu, tìm hiểu, giới thiệu khách hàng, phân loại khách hàng.
- Hướng dẫn khách hàng xây dựng dự án, phương án. Tiếp cận và thõ̉m
định hồ sơ xin vay của khách hàng trình giám đốc NHNo&PTNT Thăng Long
xét duyệt cho vay.
- Tổ chức giải ngân, thu nợ, thu lãi theo hợp đồng tín dụng đã được giám
đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long trực tiếp phê duyệt.
- Theo dõi chặt chẽ các khoản dư nợ, phân tích nợ quá hạn để chủ động
thu và đề xuất phương án xử lý nợ quá hạn.
- Mở tài khoản tiền gửi và làm dịch vụ chuyờ̉n tiờ̀n.
- Thực hiện thu chi tiền mặt.
- Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt, các loại chứng từ có giá, thẻ phiếu trắng
các hồ sơ lưu về khách hàng và quản lý tốt tài sản trang thiết bị làm việc.
- Tuyên truyền, giải thích các quy định về huy động vốn và thủ tục cho
vay của NHNo&PTNT Việt Nam. Thu thập ý kiến đóng góp của khách hàng
về hoạt động ngân hàng phản ánh kịp thời cho giám đốc chi nhánh
NHNo&PTNT Thăng Long.
- Tổng hợp, báo cáo thống kê theo quy định của giám đốc chi nhánh
NHNo&PTNT Thăng Long.
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A
16

Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT
Thăng Long giao.
1.2.3.12. Phòng vi tính
- Tổng hợp, thống kê và lưu trữ dữ liệu, thông tin liên quan đến hoạt
động của chi nhánh.
- Xử lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hạch toán kế toán, kế toán
thống kê, hạch toán nghiệp vụ, tín dụng và các hoạt động khác phục vụ cho
hoạt động kinh doanh.
- Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và cung cấp số liệu, thông tin quy
định.
- Quản lý, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc thiết bị tin học.
- Làm dịch vụ tin học.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được giám đốc chi nhánh
NHNo&PTNT Thăng Long giao.
1.3. Tụ̉ng quan về phòng vi tính và tình hình ứng dụng công nghệ thông
tin tại chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long
1.3.1. Chức năng của phòng vi tính
- Tổng hợp, thống kê và lưu trữ dữ liệu, thông tin liên quan đến hoạt
động của chi nhánh.
- Xử lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hạch toán kế toán, kế toán
thống kê, hạch toán nghiệp vụ, tín dụng và các hoạt động khác phục vụ cho
hoạt động kinh doanh.
- Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và cung cấp số liệu, thông tin quy
định.
- Quản lý, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc thiết bị tin học.
- Làm dịch vụ tin học.
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A
17
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được giám đốc chi nhánh
NHNo&PTNT Thăng Long giao.
1.3.2. Khái quát về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của chi nhánh
Vào năm 2005 chi nhánh đã tiến hành triển khai dự án hiện đại hoá ngân
hàng và hệ thống thanh toán do WB tài trợ: hệ thống giao dịch mới với cơ sở
dữ liệu tập trung nờn rṍt thuận lợi cho việc quản lý và giám sát các giao dịch,
dữ liệu của chi nhánh, nâng cao trình độ nghiệp vụ cũng như tinh thần trách
nhiệm của các giao dịch viên, và đem lại nhiều thuận lợi, tiện ích cho khách
hàng khi đến với ngân hàng .
Hiện nay hệ thống hiện đại hoá thanh toán và kế toán khách hàng
(IPCAS) là một bước ngoặt lớn trong giao dịch ngân hàng ở NHNo&PTNT
Việt Nam nói chung và NHNo&PTNT Thăng Long nói riêng qua hơn hai năm
ứng dụng chương trình giao dịch mới
1.3.3. Đánh giá hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin
* Các chương trình ứng dụng triển khai:
Đến thời điểm hiện tại, 100% cán bộ của chi nhánh Thăng Long đã được
đào tạo về tin học cơ bản, hầu hết cán bộ đã được đào tạo ứng dụng chương
trình ipcas và các chương trình ứng dụng khác phục vụ cho hoạt động ngân
hàng. Chi nhánh Thăng Long đã triển khai các chương trình ứng dụng sau:
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A
18
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
STT
Tên chương trình
ứng dụng
Số chi nhánh
triển khai
Số người sử
dụng
Mức độ thành thạo

Cán bộ quản
lý
Cán bộ
ứng dụng
1. Ipcas 04 159 Có Có
2. Gdtt 06 06/01CN Có Có
3. Ttbc 06 06/01CN Có Có
4. Citad 01 02 Có Có
5. Western union 10 02/01CN Có Có
6. Helpdesk 01 01 Có Có
7. Phonebanking 10 02/01CN Có Có
8. Ctđt ngoại tỉnh 06 03/01CN Có Có
9. QL Nhân sự 01 01 Có Có
10. QL Vật liệu 01 01 Có Có
11. FASTNET 06 02/01CN Có Có
12. CIC 01 01 Có Có
* Thiết bị tin học.
Chi nhánh Thăng Long đã được trang bị thêm các thiết bị tin học, giúp
chi nhánh đáp ứng được và ngày càng mở rộng quy mô hoạt động phục vụ
nhu cầu giao dịch của khách hàng. Số lượng thiết bị tin học như sau:
STT Tên thiết bị Số lượng
I Máy chủ 18
File Server HP 02
COMPAQ 800 01
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A
19
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
DELL GX270 05
DELL GX240 01
DELL GX150 07

DELL 2300 01
HP LC2000 01
II
Máy pc 181
DELL GX520 20
DELL GX280
DELL GX270
DELL GX240
DELL GX150
DELL khác 23
COMPAQ 11
IBM 03
Cộng 199
* Mạng truyền thông.
Hệ thống mạng của chi nhánh cũng được trang bị khá tốt, với:
Đường truyền Cáp quang LeasedLine Dial Up
Số lượng 01 07 04
Đội ngũ cán bộ tin học của chi nhánh luôn quản lý, giám sát chặt chẽ
hoạt động của hệ thống, đảm bảo hoạt động giao dịch của chi nhánh luôn
thông suốt. Bên cạnh việc thực hiện đúng các văn bản quy định về an toàn
thông tin của NHNo&PTNT Việt Nam, chi nhánh Thăng Long luụn chủ động
đưa ra các quy định bằng văn bản về việc sử dụng và quản lý các thiết bị tin
học tại trụ sở và các chi nhánh, phòng giao dịch trực thuộc.
1.3.4. Đánh giá về những thuõn lợi và khó khăn trong việc triển khai các
chương trình ứng dụng tại chi nhánh
* Thuận lợi.
Mỗi chi nhánh cấp II đều có ít nhất 1 cán bộ hiờ̉u vờ̀ tin học, đã qua
đào tạo nhiờ̀u vờ̀ các phần mềm ứng dụng chủ chốt của hoạt động ngân hàng
và các kiến thức cơ bản về mạng truyờ̀n thông. Việc phân quyền, cấp user sử
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A

20
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
dụng và quản lý các thông tin liờn quan tới người sử dụng trên chương trình
ipcas, và ứng dụng các phần mềm khác được thực hiện nghiêm túc theo các
văn bản quy định của NHNo&PTNT Việt Nam, phân công cán bộ tin học
chuyên trách quản lý và thực hiện, đảm bảo an toàn và bảo mật trong ứng
dụng chương trình và quản lý thông tin ngân hàng.
Với xu thế hội nhập và tiếp thu công nghệ thông tin trong ngân hàng
hiện đại, được sự quan tâm và giúp đỡ của các cấp lãnh đạo NHNo&PTNT
Việt Nam, đội ngũ cán bộ của chi nhánh Thăng Long nói chung và đội ngũ
cán bộ tin học nói riêng đã được tham gia các lớp đào tạo về chuyên môn.
Được nghiên cứu, tìm tòi và học hỏi nâng cao trình độ công nghệ thông tin,
Ban lãnh đạo chi nhánh rất quan tâm, chú trọng tới lĩnh vực tin học nên bên
cạnh công tác chuyên môn, cán bộ chi nhánh luôn được cập nhật lượng thông
tin phong phú và đa dạng từ môi trường báo điện tử trong thời gian nghỉ theo
lịch truy cập cụ thể của cơ quan, thay thế dần thói quen cọ̃p nhọ̃t thông tin từ
báo giấy, đã tiết kiệm mụ̣t nguụ̀n kinh phí đáng kể cho chi nhánh.
Để đảm bảo một hệ thống thông tin an toàn và hiệu quả, chi nhánh luôn
giám sát chặt chẽ việc ứng dụng các chương trình và cập nhật thường xuyên
các phần mềm quét virus, chống spyware,…
* Khó khăn.
Đường truyờ̀n: Mụ̣t số chi nhánh, phòng giao dịch trực thuộc đang sử
dụng Dial-up nên đường truyờ̀n rất chọ̃m, và hay bị lụ̃i nờn ảnh hưởng rất
nhiều đến chất lượng công việc.
Thiết bị tin học: còn nhiờ́u chi nhánh vẫn phải dùng những máy tính quá
cũ nờn khụng đáp ứng kịp thời nhu cầu giao dịch khách hàng.
Chương trình giao dịch: số lượng báo cáo nhiều, do phải chạy song song
hai chương trình giao dịch ( ipcas và FOX) cùng các chương trình ứng dụng
khác kết hợp để tạo tổng hợp báo cáo nên gặp nhiều khó khăn, vướng mắc
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A

21
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
trong việc tạo và gửi báo cáo. Chương trình đa dạng và độc lập phục vụ các
nghiệp vụ khác nhau, người sử dụng gặp nhiều lúng túng khi phải làm quen
và sử dụng cùng một lúc nhiều chương trình ứng dụng.
Hiện nay còn có quá nhiều các báo cáo chuyên môn khác nhau phải thực
hiện, trong khi đó mức độ tin học hoá còn chưa cao, đồng thời nếu có thì
chương trình cũng đáp ứng một cách tương đối về khả năng thông tin và cung
cấp số liệu của chi nhánh.
1.4. Lý do chọn đề tài
Hợ̀ thống hiện đại hoá thanh toán cùng với những ứng dụng của công
nghệ thông tin là sự cần thiết và là bước ngoặt trong giao dịch ngân hàng ở
ngân hàng No&PTNT Việt Nam nói chung và tại chi nhánh NHNo&PTNT
Thăng Long nói riêng.
Qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào giao dịch mới đã thực sự
đem lại nhiều thuận lợi và tiện ích cho mỗi khách hàng đến giao dịch tại chi
nhánh, đồng thời tiờ́t kiệm tối đa quỹ thời gian giao dịch của chi nhánh, nâng
cao hiệu quả hoạt động của chi nhánh.
Mặc dù hệ thống đã được tin học hoá hiợ̀n đại nhưng vẫn có những bộ
phận còn đang sử dụng phương pháp thủ công, đó là việc sử dụng và xử lý
các văn bản còn hết sức thô sơ, sẽ làm giảm hiệu quả trong giao dịch của chi
nhánh. Mà thực tế hoạt động quản lý cho thấy rằng, văn bản có một vai trò
rất lớn đối với các nhà quản lý. Một cán bộ quản lý, nhất là những người đứng
đầu hệ thống thường dành một lượng thời gian không nhỏ để làm việc, tiếp
xúc với văn bản.
Văn bản chứa đựng thông tin và chuyển tải thông tin từ đối tượng này
sang đối tượng khác. Giá trị của văn bản được quy định bởi giá trị thông tin
có trong văn bản đó. Bên cạnh đó, văn bản lại là phương tiện cung cấp thông
tin cho quá trình ra quyết định. Ai nắm bắt được thông tin trong văn bản một
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A

22
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
cách kịp thời chính xác thì người đó sẽ thu được những thành công như mong
muốn. Hệ thống quản lý văn bản được tin học hóa sẽ giúp cho các giao dịch
hoạt động có hiệu quả hơn.
Vì thế xây dựng HTTT quản lý công văn, giấy tờ là hết sức cần thiết và
sẽ giúp việc giao dịch và quản lý được nhanh hơn và hiệu quả hơn. Đó là lí do
em chọn đề tài: Xây dựng HTTT Quản lý công văn, giấy tờ tại ngân hàng
nông nghiệp và phát triển nông thôn Thăng Long.
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A
23
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
Chương 2: NHỮNG VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN
NGHIấN CỨU ĐỀ TÀI VÀ CÔNG CỤ THỰC HIỆN
2.1.Tổng quan về hệ thống thông tin (HTTT) quản lý
2.1.1. Các khái niệm
2.1.1.1.Hệ thống
Hệ thống là một tập hợp các phần tử, có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau
và cùng hoạt động hướng tới một mục đích.
Khái niệm này đề cập đến các khía cạnh:
- Phần tử: là thành phần hợp thành hệ thống. Phần tử rất đa dạng có thể
rất sơ đẳng nhưng cũng có thể rất phức tạp khiến ta phải xem chúng như một
hệ thống khác.
- Các quan hệ giữa các phần tử: các phần tử của hệ thống không phải là
một tập hợp rời rạc, ngẫu nhiên mà giữa chỳng cú một mối quan hệ ràng
buộc. Mối quan hệ này có thể là ràng buộc hay lâu dài.
- Sự hoạt động và mục đích của hệ thống: các phần tử có phát sinh, tăng
trưởng, suy thoái và mất đi. Sự biến đổi của các phần tử kéo theo sự phát
triển của hệ thống.
2.1.1.2. Tổ chức và thông tin trong tổ chức

Trong những năm 80 đã chứng kiến sự gia tăng trầm trọng của thông
tin trong tổ chức, tốc độ và sự xử lý càng tăng. Hàng triệu máy tính được lắp
đặt trên thế giới. Hàng triệu máy tính được lắp đặt trên thế giới và nhiều triệu
km cáp quang, dây dẫn và sóng điện từ kết nối con người, máy tính cũng như
các phương tiện thông tin đại chúng lại với nhau.
Thông tin trong các cơ quan, tổ chức có tầm quan trọng vô cùng to lớn.
Thông tin được dùng để lập kế hoạch nhằm tạo ra sự chuyển biến trong tổ
chức đồng thời thông tin cũng là một phương tiện để biến chuyển.
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A
24
Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế
Nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể lập kế hoạch, đặt ra những
mục tiêu cho công ty hay tổ chức của mình một cỏch sát thực tế. Các nhà
quản lý, lãnh đạo nhờ có thông tin có thể đưa ra được quyết định nhanh chóng
đối với hoạt động của tổ chức, giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình.
Sự phát triển của công nghệ thông tin đã đóng vai trò một lực trợ giúp
và một chất xúc tác trong việc nâng cao tầm quan trọng của thông tin. Tầm
quan trọng của thông tin trong tổ chức ngày càng tăng, nhờ có nguồn thông
tin chính xác, tin cậy, mà các nhà quản lý có thể đưa ra được những quyết
định đúng đắn, kịp thời, có chất lượng cao góp phần vào sự thành công của cơ
quan tổ chức.
Hình dưới đây là sự thể hiện một tổ chức do R.N Anthony đưa ra.
Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý
có tên là: Lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành
tác nghiệp.
Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A
25