Chương 10
CÁC KHOẢN PHẢI THU VÀ THƯƠNG PHIẾU PHẢI THU
(ACCOUNTS RECEIVABLE & NOTES RECEIVABLE)
Đối tượng chương:
ỉ. Các khoản phải thu (The types of receivables)
2. Nợ khó đòi (Bad debts/ Uncollectible Accounts)
3. Ước tỉnh dự phòng nợ khố đòi (Estimating uncollectibles)
4. Thương phiếu phải thu (Nỡtes receivableỊ Bills receivable)
5. Ke toán các khoản phải thu, phải trả nội bộ, các khoản tạm ứng và chi phí trả trước
(Account for other receivables, advances and prepaid expenses)
6. Sử đụng các thông tin kế tỡán cho việc ra quyết định
(Using accounting information for decision-making)
***
Theo tập quán chung hầu hết các nước trên thế giới, việc mua bán hàng ngày từ ô tô, nhà cửa
đến những sản phẩm có giá trị không cao như xe máy, xe đạp, thực phẩm đều có thể mua bán
chịu (Buy Oil credit, credit sales). Đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất và các công ty bán
buôn (wholesaler) thỉ tỷ lệ bán chịu lại càng lớn. Bởi lẽ người bán muốn bán được hàng nên
sẵn sàng cung cấp tín dụng cho người mua nếu người mua có thể tin cậy được. Mỗi giao dịch
mua bán chịu, ít nhất ỉiên quan đến hai bên: Người cung cấp tín đụng (Chủ nợ/ Creditor) tức
người bán hàng hoá, dịch vụ, có xuất hiện một khoản phải thu (Receivable) và con nợ
(Debtor), tức người mua sẽ tạo một khoản phải trả (Payble).
Trong chưcmg này chúng ta tập trung vào kế toán của chủ nợ (Người bán hàng).
1. Các khoản phải thu (The types of receivables)
Khoản phải thu (Accounts receivable) phát sinh khi một doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc
dịch vụ cho một người khác mà chưa thu được tiền. “Khoản phải thu” là trái quyền (Claim)
của người bán đối với người mua về số tiền thương vụ đó, hoặc trái quyền của chủ nợ đối với
con Ĩ1Ợ số tiền phải thu về tiền cho vay.
Khoản phải thu thường được chia làm hai loại chính là, các khoản phải thu (Accounts
Receivable) và Thương phiếu phải thu (Notes Receivable). Chúng thường là các tài sản ngắn hạn.
Thương phiếu phải thu (Note receivable) ỉà một khoản phải thu mà con nợ đã kỷ một phiếu
hẹn trả (Promissory note) cho chủ nợ: Trên phiếu hẹn trả đót con nợ phải viết cụ thể số tiền

Trần Xuân Nam - MBA
262
Phần 111: KỂ TOÁN CÁC TÀI SẢN KHÔNG PHẢ! TiỂN VÀ NỢ PHẢ! TRẢ
phải trả vào một ngày nhất định trong tương lai. Phiếu hẹn phải trả là một bằng chứng cho
thương phiếu phải thu. Thời hạn trong phiếu hẹn trả thường kéo dài ít nhất là 60 ngày.
Thương phiếu phải thu nếu đến hạn thu trong vòng một năm hay ít hơn là các tài sản ngấn
hạn. Các thương phiếu phải thu nếu kỳ hạn lớn hơn một năm là các tài sản dài hạn. Thưcmg
phiếu phải thu dài hạn (Long Term Receivables) là một thương phiếu phải thu theo kiểu thu
trả góp mỗi kỳ (Periodic Installments). Phần đến hạn trả trong vòng một năm là tài sản ngắn
hạn, phần còn lại là tài sản đài hạn (Noil-current Assets).
Các khoản phải thu khác (Other receivables) bao gồm các khoản phải thu linh tinh khác,
như khoản phải thu nhân viên và các công ty con, các chi nhánh vay. Thông thường Ĩ1Ó cũng
được chia thành tài sản ngán hạn nếu nó đến hạn thu trong vòng một năm, ngược lại sẽ được
xếp vào loại tài sản dài hạn,
Mỗi khoản phải thu là một tài khoản riêng biệt trong sổ cái và được chi tiết bởi các sổ cái
phụ (sổ chi tiết) nếu cần thiết, ở các chương trước, khi phản ánh các khoản báo nợ, chúng ta
ghi “Nợ” vào một tài khoản duy nhất được gọi là “Các khoản phải thu/ Accounts
Receivable”. Tuỷ nhiên, nếu doanh nghiệp có nhiều khách hàng mua chịu, các tài khoản
phải được thiết kế sao cho chúng nêu lên được mỗi khách hàng đã mua bao nhiêu, đầ trả
được bao nhiêu và công ty còn phải thu của khách hàng còn ỉại bao nhiêu nữa. Để cung cấp
các thông tin này, các doanh nghiệp có khách hàng mua chịu phải lập những khoản phải thu
riêng cho từng khách hàng.
Để có tài khoản riêng cho từng khách hàng, cách có thể ìàm là phải để tất cả các tài khoản này
vào chung một sổ cái. Do đó, một sổ phụ (chi tiết) được thành lập để theo dối từng tài khoản ỷ:
riêng biệt của từng khách hàng, sổ phụ này có tên gọi là sổ Cái phụ (sổ chi tiết) các khoản
phải thu (Accounts Receivable Ledger).
Bảng dưới cho thấy mối quan hệ giữa tài khoản “Các khoản phải thu’" trong sổ Cái chung với
các tài khoản cá nhân khách hàng trong sổ Cái phụ các khoản phải thu.
Bảng trên, hãy ghi nhớ là tổng các số dư của các tài khoản trong sổ Cái các khoản phải thu
của khách hàng bằng với số đư của tài khoản “Phải thu của khách hàng” trong sổ Cái chung.

Để duy trì mối quan hệ này, mỗi lần bán ghi Nợ được chuyển vào tài khoản “Phải thu của
KẾ TOÁN TÀI CHỈNH
Chương 10: Các khoản phải thu và thương phiếu phải thu
263
khách hàng” thì chúng cũng được chuyển vào các tài khoản cá nhân khách hàng trong sồ chi
tiết các khoản phải thu. Ngoài ra, tiền nhận được từ các khoản bán chịu này phải được nhập cả
vào tài khoản “Các khoản phải thu của khách hàng” trong sổ Cái chung và các tài khoản cá
nhân khách hàng thích hợp.
Bạn phải hiểu rằng khi các số ghi “Nợ” hoặc “Có” của các khoản phải thu được chuyển sổ hai
lần, điều này cũng không vi phạm yêu cầu “Nợ, Có” phải bằng nhau. Sự cân bằng của Nợ và
Có được giữ nguyên trong sổ Cái chung, sồ cái các khoản phải thu chỉ là một sổ chi tiết để
cung cấp thông tin chi tiết liên quan đến từng khách hàng.
Vì số dư trong tài khoản “Phải thu của khách hàng” luôn luôn bàng với tổng các số dư trong các
tài khoản của khách hàng, nên tài khoản “Phải thu của khách hàng” kiểm soát sổ chi tiết các tài
khoản phải thu và được gọi là tài khoản kiểm soát (controlling account). Và vì sổ Cái các tài
khoản phải thu từng cá nhân, từng tổ chức là một loại sồ chi tiết và bị một tài khoản trong sổ Cái
chung kiểm soát nên được gọi là sổ chi tiết hay sổ phụ (Subsidiary ledger).
Tài khoản “Phải thu của khách hàng” và sổ cái các khoản phải thu của khách hàng không phải
là những ví dụ duy nhất về các tài khoản kiểm soát và sổ chi tiết. Đa số công ty mua nợ từ
nhiều nguồn cung cấp do đó phải sử dụng một tài khoản kiểm soát và một sổ chi tiết cho các
tài khoản phải trả. Thí dụ như tài khoản “Tài sản cố định” cũng phải có một sổ chi tiết để theo
dõi từng loại tài sản trong một tài khoản riêng biệt.
Phòng tín dụng (Credit department). Rất nhiều công ty có doanh số bán chịu lớn thường có
một phòng tín dụng. Phòng tín dụng có chức năng chính là đánh giá khách hàng, người đang
muốn mua chịu của công ty bằng việc đánh giá các tiêu thức. Chúng bao gồm lợi nhuận, lịch
sử tín dụng của khách hàng và các yếu tố khác để quyết định khách hàng có được mua chịu
hay không và hạn mức tín dụng tối đa cho phép ỉà bao nhiêu. Sau khi được phê duyệt cho
mua chịu, phòng tin đụng sẽ kiẻm soát việc khách hàng trả nợ. Khách hàng có lịch sử trả nợ
đúng kỳ hạn có thể được mua chịu với thời hạn dài hơn. Ngược lại nếu khách hàng thường sai
hẹn trả nợ thì sẽ hạn chế việc bán chịu, hoặc hạn chế thời hạn chịu. Phòng tín dụng cũng giúp

phòng kế toán trong việc xác định khoản lỗ không đòi được nợ từ khách hàng.
2. Nợ khó đòi (Bad debts/ uncollectible accounts)
Bán chịu tạo nên cả lợi ích lẫn chi phí. Khi một công ty cho khách hàng mua chịu, thường có
một số ít khách hàng không ịrà nợ. Các khoản tiền của những khách hàng không trả nợ được
gọi là nợ khó đòi (Bad debts/ Doubtful account/ Uncollectible account) và được xem là một
khoản chi phí nợ khố đòi (Bad debts expense/ Doubtful account expense/ Uncollectible
account expense) của phương pháp bán chịu.
Bạn có thể hỏi tại sao người bán lại bán chịu khi xẩy ra nợ khó đòi? Câu trả lời là họ bán chịu
vỉ mục đích tăng doanh số và lợi nhuận. Do đó, mất mát vì nợ khó đòi là một khoản chi phí
của bán chịu, một loại chi phí phát sinh làm tăng doanh thu.
Mức độ chi phí của nợ khó đòi khác nhau giữa các công ty, nó còn phụ thuộc vào mức độ
mạo hiểm tín dụng mà các nhà quản ỉý của các công ty đó chấp nhận. Các doanh nghiệp nhỏ
Trần Xuân Nam - MBA
264
Phần ill: KỂ TOÁN CÁC TÀI SẢN KHÔNG PHẢI TIỀN VÀ NỢ PHẢ! TRẢ
thường có mối quan hệ cá nhân chặt chẽ với các khách hàng, và do vậy họ thường tin tưởng là
khách hàng có thể trả nợ được cho các khoản mua chịu của họ.
2.1. Đo iường nợ khó đòi (Measuring bad debts/ uncollectible accounts)
Một doanh nghiệp hoạt động bán chịu, chi phí nợ khó đòi cũng phát sinh như các chi phí kinh
doanh khác và được báo cáo trên báo cáo kết quả là một khoản chi -phí kinh doanh. Nó cần
được đo lường. Kế toán có thể được sử dụng phương pháp trực tiếp hoặc phương pháp dự
phòng để xác địrứi, ghi chép và báo cáo chi phí Ĩ1Ợ khó đòi.
2.1.1. Phương pháp xóa bỏ trực tiếp (Direct Write off Method)
Theo phương pháp xóa bỏ trực tiếp của kế toán nợ khó đòi, doanh nghiệp đợi cho đến khi nào
phòng tín đụng quyết định rằng một khoản thu tù’ khách hàng là không thể thu được. Lúc đó
kế toán viên sẽ định khoản:
Nợ 642X - Chi phí Ĩ1Ợ khó đòi (Bad Debts Expenses) XXX
Có 131 Phải thu của khách hàng~~x (Accounts Receviabie-X) XXX
Giả sử Công ty CAGAVI, trong năm 2008 đã bán chịu được 100.000$ trong đó bán chịu cho
ông Đông 1.000 và ồng Tây 2.000. Sang năm 2009 hầu hết các khách hàng đã trả nợ, Công ty

đã thu được 95.000. Cũng ở thời điểm đó phòng tín dụng công ty tin rằng hai khách hàng ông
Đông và ông Tây sẽ không thể trả được nợ nữa. Các bút toán theo phương pháp trực tiếp, ghi
doanh thu và nợ khó đòi sẽ được thực hiện như sau:
2008 Nợ 131 X Phải thu - Ồng Đông (Accounts Receivable-Đông) 1.000
Nợ 131Y Phải thu - Ông Tây (Accounts Receivable-Tây) 2.000
Nợ 131Z Phải thu - khách khác (Accounts Receivable-others) 97.000
Có 5111 Doanh thu bán hàng (Sales Revenue) 100,000
Ghi doanh thu bán chịu
2009 Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 95.000
Có 131 z Phải thu “Khách hàng khác (Accounts Receivable-others) 95.000
Thu tiền bản chịu của các khách hàng.
Xóa bỏ khoản nợ không đòi được, ghi vào chi phỉ nợ khó đòi.
Sau các bút toán trên, các báo cáo tài chính của CAGAVI sẽ được trình bày như thế nào?
2009 Nợ 642X Chi phí nợ khó đòi (Bad Debt Expense)
Có 13IX Phải thu - Ông Đông (Accounts Receivable- Đông)
Có 131Y Phải thu ” Ông Tây (Accounts Receivable- Tây)
3.000
1.000
2.000
Báo cáo kết quả (Income Statement)
Doanh thu bán hàng (Sales Revenue)
Năm 2008
100.000
0
Năm 2008
Năm 2QQ9
0
3.000
Năm 2009
2.000

Chi phí nợ khó đòi (Bad Debt Expense)
Bảng câu đối kế toán (Balance Sheet)
Các khoản phải thu (Accounts Receivable)
100.000
KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
Chương 10: Các khoản phải thu và thương phiếu phải thu
265
2.1.2. Nhưọc điểm của phương pháp xóa bỏ trực tiếp
(Disadvantage of direct write-off method)
(1) Sự ảnh hưởng của nguyên tắc này đối với việc xác định lợi nhuận? Như đã đề cập ở các
chương trước, nguyên tắc phù hợp của kế toán yêu cầu việc ghi chép và báo cáo chi phí phải
phù hợp với doanh thu mà do có nó chi phí đă phát sinh. Như vậy theo nguyên tắc phù hợp,
chi phí nợ khó đòi xuất hiện là do việc bán chịu, nên chi phí nợ khó đòi phải được ghi chép
cùng kỳ với doanh thu bán chịu phát sinh. Tuy nhiên, theo phương pháp xóa bỏ trực tiếp
doanh thu bán chịu năm 2008 là 100.000$ nhưng chi phí nợ khó đòi ỉại bằng không. Năm
2009 doanh thu không phát sinh nhưng chi phí nợ khó đòi lại phát sinh 3.000, như vậy là nó
không phù hợp với doanh thu.
(2) Phương pháp này báo cáo các khoản phải thu chính xác như thế nào? Trong năm 2008,
Bảng cân đối kế toán báo cáo các khoản phải thu là 100,000$. Nhưng các nhà doanh nghiệp
nhận thức được rằng các khoản phải thu không có khả năng đòi được ià một điều không thể
tránh khỏi. Vì vậy số tiền này không phải là số tiền có thể thực hiện được.
Phương pháp xóa bỏ trực tiếp đơn giản trong việc thực hiện. Nó sẽ không tạo nên những sai
lệch lớn nếu việc bán chịu không lớn, hoặc chi phí nợ khó đòi nhỏ.
2.2. Phương pháp dự phòng (Allowance method)
Báo cáo về chi phí nợ khó đòi trên báo cáo kết quả kinh doanh phải tuân theo nguyên tắc phù
hợp. Điều này có nghĩa là các chi phí nợ khó đòi phải được báo cáo cùng kỳ kế toán với kỳ
đáng lý ra thu được chứng.
Khi thực hiện phương thức bán chịu, nhà quản lý thường nhận thức được là sẽ có một phần
của khoản bán này trở thành những khoản nợ khó đòi. Tuy nhiên, việc bán chịu không thể
thu tiền được đôi khi không thấy rõ. Nếu một khách hàng không trả tiền đúng hạn, đa số

doanh nghiệp gửi nhiều lần giấy đòi nợ cho khách hàng đó. Sự chấp nhận cuối cùng là
khách hàng sẽ không trả tiền phải chờ đến khi tất cả các phương tiện đòi nợ đã được sử
dụng hết. Thông thường, điều này chỉ xẩy ra nhiều kỳ kế toán, sau kỳ mà việc bán chịu xẩy
ra, có thể từ một năm trở lên. Do đó, để làm cho những chi phí vì nợ khó đòi được phù họp
với doanh thu của khoản nợ đó, người ta phải dựa trên số ước tính. Phương pháp kế toán dự
phòng nợ khó đòi (Allowance method for bad debts) được hình thành để thực hiện hợp lý
giữa chi phí và doanh thu.
Theo phương pháp dự phòngị vào cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán viên ghi chép các khoản tiền
ước tính không đòi được nợ dựa trên cơ sở số ỉiệu của các kỳ trước cũng như tình hỉnh thực tế
của kỳ đó. Do đó, sẽ có một số tiền được xem như khoản mất mát. Điều này có hai ưu điểm:
(1) khoản mất mát đự kiến được tính vào kỳ mà doanh thu được công nhận; (2) Các khoản
phải thu được ghi trên BCĐKT với số lượng và số tiền dự kiến thu được.
Ví dụ: Công ty CAGAVI có đoanh thu bán chịu của năm 2008 là 100.000$, trong đó ông
Đông còn chịu 1.000$, ông Tây chịu 2.000$. Trên cơ sở kinh nghiệm thu tiền của các năm
trước công ty dự kiến lập một khoản dự phòng nợ khó đòi là 3.200$.
Bút toán ghi chép doanh thu và dự kiến nợ khó đòi được ghi nhận như sau:
266
Phẩn ill: KỂ TOÁN CÁC TÀÍ SẢN KHÔNG PHẢI TIỀN VÀ NỢ PHẢI TRẴ
2008 Nợ 131X Phải thu - Ồng Đông (Accounts Receivable-Mr.Đông) 1.000
Nợ 131Y Phải thu ~ Ông Tây (Accounts Receivable-Mr.Tây) 2.000
Nợ 131Z Phải thu - K.hàng khác (Accounts Receivable-Others) 97.000
Có 511 Doanh thu bán hàng (Sales Revenue) 100.000
Doanh thu bán chịu.
31/12/2008 Nợ 642X Chi phí dự phòng khó đòi (Bad Debt Expenses) 3.200
Có 139 Dự phòng nợ khó đòi (Allowance for Bad Debt) 3.200
Lập dự phòng nợ khỏ đòi.
Sau các bút toán này sổ cái các tài khoản được thế hiện như sau:
131 Phải thu khách hàng 139 Dự phòng nợ khó đòi 511 Doanh thu 642X Chi phí dự p.nợ K .đòi
100.000
3.200 100.000 3.200

Số phải thu thuần = 96.800
Bút toán ghi “Có” vào tài khoản dự phòng nợ khó đòi (Allwance for bađ debts/ doubtful
accounts/ Allowance for Uncolectible Accounts) thay vì tài khoản phải thu. Một tài khoản đối
lập được dùng vì vào lúc lập bút toán điều chỉnh, chưa biết chắc chắn rằng khách hàng nào sẽ
không trả nợ. (Tổng số mất mát đo nợ khó đòi có thể ước tính dựa trên kinh nghiệm đã qua.
Tuy nhiên, xác định khách hàng nào sẽ không trả nợ không thể biết được cho đến khi tất cả
các phương tiện đòi nợ đã được sử dụng hết). Do đó, vì các tài khoản nợ khó đòi không thể
nhận biết vào lúc lập bút toán điều chỉnh, chúng không thể được chuyển khỏi sổ Cái các tài
khoản phải thu. Như vậy tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” phải được ghi “Có” thay
vì ghi “Có” vào tài khoản Phải thu của khách hàng (TK kiểm soát). Nếu tài khoản phải thu
được ghi “Có”, số dư tài khoản phải thu sẽ không còn bằng với tổng các số dư của các tài
khoản trong sổ chi tiết các khoản phải thu.
Báo cảo hết quả và BCĐTS sẽ thể hiện như sau:
Báo cáo kết quả (Income Statement) Năm 2008
Doanh thu (Sales Revenue) 100.000
Chi phí (Expenses)
Chi phí nợ khó đòi (Bad Debt Expenses) 3.200
Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet) 31/12/2008
Tài sản ngắn hạn (Current assets):
Các khoản phải thu (Accounts Receivable) 100.000
Trừ dự phòng phải thu khó đòi (Allowance for Bad Debts) 3.200
Các khoản phải thu ròng (Net Accounts Receivable) 96.800
2.3. Xóa sỗ nơ khó đòi (Writing off Uncollectible Accounts)
Trong năm 2009 công ty đã thu được hầu hết các khỏản nợ phải thu là 95.000$. Sau một năm
cố gắng thu hồi nợ, phòng tín dụng của Công ty CAGAVI cuối cùng xác định 1.000$ do ông
KỂ TOÁN TÀI CHÍNH
Chương 10: Các khoản phải thu và thương phiếu phải thu
267
Đông và 2.000$ do ông Tây mua chịu là các khoản không đòi được. Kế toán viên
nơ và bút toán xóa bỏ nợ khó đòi được lập như sau:

2009 Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 95.000
Có 131 Phải thu ~ K.hàng khác (Accounts receivabie-Other)
Thu tiền bán chịu.
2009 Nợ 139 Dự phòng nợ khó đòi (Allowance for Ưncolectible Accounts) 3.000
Có 131X Phải thu-ông Đông (Accounts Receivable-Mr.Đông) 1.000
Có 131Y Phải thu - Ông Tây (Accounts Receivabỉe-Mr. Tây) 2.000
Xóa bỏ dự phòng nợ khố đòi.
Chuyển sổ số ghi “Có” của bút toán trên cho tài khoản “Phải thu của khách hàng” xóa bỏ số
tiền nợ khó đòi trên tài khoản kiểm soát. Chuyển sổ số ghi “Có” đó cho tài khoản của ông
Đông và ông Tây xóa bỏ số tiền nợ khó đòi trên sổ Cái phụ. Sau khi bút toán được chuyển sổ,
các tài khoản trên sổ Cái chung xuất hiện như sau:
131 Phải thu của khách hàng 139 Dự phòng phải thu khó đòi
100.000 95.000
3.000 3.200
5.000
200
Bút toán xóa sổ dự phòng nợ khó đòi có hai đặc điểm cần lưu ý:
Thứ nhất, dù nợ khó đòi là một khoản chi phí của việc bán trả chậm, tài khoản “Dự phòng nợ
khó đòi” được ghi Nợ thay cho một tài khoản chi phí trong quá trình xóa sổ. Tài khoản “Dự
phòng phải thu khó đòi” được ghi “Nợ” vì chi phí đã được vào sổ vào cuối kỳ mà việc bán
xẩy ra. Vào lúc này, mất mát được ước tính và chi phí được vào sổ trong bút toán điều chỉnh
nợ khó đòi.
Hai là, việc xóa bỏ số tiền của các khoản trên các sổ Cái không ảnh hưởng đến số tiền ước
tính thực hiện được của các khoản phải thu của công ty đối với ông Đông và ông Tây, các
khoản phải thu này vẫn còn hiệu lực về pháp lý.
Để tập trung vào sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí chúng ta giả sử rằng không có doanh
thu năm 2009. Sau các bút toán trên các báo cáo tài chính năm 2008 và 2009 sẽ được trình
bày như sau:
Báo cáo kết quả (Income Statement) Năm 2008 Năm 2009
Doanh thu bán hàng (Sales Revenue) 100.000 0

Chi phí dự phòng nợ khó đòi (Allowance for bad debts) 3.200 0
Bảng cân đối kế toán (Blance Sheet) Nsàv 31/12/2008 2009
Tài sản ngắn hạn (Current assets):
Phải thu của khách hàng (Accounts Receivable) 100.000 5.000
Trù’ dự phòng nợ khó đòi (Less allowance for bad debts) 3,200 200
Phải thu của khách hàng ròng (Net Accoụnts Receivable) 96.800 4,800
ghi thu tiền
95.000
Trần Xuân Nam - MBA
268
Phần III: KỂ TOÁN CÁC TÀI SẢN KHÔNG PHẢI TIỀN VÀ NỢ PHẢi TRẢ
So sánh các báo cáo tài chính lập theo phương pháp trực tiếp đã được trình bày ở những trang
trước ta thấy phương pháp đự phòng tạo nên sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí hơn và Ĩ1Ó
cũng báo cáo số các khoản phải thu theo giá trị có thể thực hiện tốt hơn phương pháp trực tiếp.
2.4. Dự phòng nự khó đòi được xóa bỏ hiếm khi bằng dự phòng nự khó đòỉ
(Bad debt write-off rarely equal the allowance for uncollectibles)
Số xóa bỏ đự phòng phải thu khó đòi là số thực tế mà con nợ không có khả năng trả nợ được
nhưng số đự phòng dựa trên cơ sở ước tính. Vì thế số xóa bỏ dự phòng phải thu khó đòi chỉ
bằng số dự phòng phải thu khó đòi khi. việc dự phòng là hoàn hảo, điều đó rất hiếm khi xẩy ra.
Thông thường nó có một sự khác nhau nhỏ, như ở ví dụ trên là 200$. Nếu có sự khác nhau
lớn, thì việc đự tính nợ khó đòi cho kỳ tới sẽ được điều chỉnh. Khi dự phòng nhỏ hơn số xóa
bỏ, bút toán điều chỉnh sẽ là:
Nợ 642X Chi phí dự phòng nợ khó đòi (Bad Debt Expenses) XXX
Có 139 Dự phòng phải thu khó đòi (Allowance for Bad Debts) XXX
Vấn đề này sẽ được thảo luận kỹ ở phần sau.
2.5. Hồi phục lại nợ khó đòi (Recoveries of bad debts)
Khi một tài khoản phải thu được xóa bỏ, không có nghĩa là khoản thu đó đã hết, Ĩ1Ó vẫn còn
hiệu lực pháp lý. Khách hàng vẫn tiếp tục có trách nhiệm trả nợ. Tuy vậy do khả năng thu
được tiền là rất nhỏ nên công ty ngừng việc cố gắng thu tiền và ghi xóa bỏ khoản phải thư.
Đôi khi, sau khi đã xóa bỏ một tài khoản được xem là không thể đòi được, khách hàng lại tự

nguyện trả lại tất cả hoặc một phần khoản nợ. Khi sự việc này xẩy ra, số tiền chi trả phải được
ghi vào tài khoản của khách hàng đó. Thông tin này phải được giữ lại trong tài khoản của
khách hàng để sử dụng trong việc đánh giá nợ phải thu khách hàng sau này. Khi có khách
hàng không trả được nợ và tài khoản của anh ta đã bị xóa sổ, số dư Nợ của tài khoản này bị bỏ
trống. Sau này, khi khách hàng trả nợ, số tiền trả sẽ giúp tái tạo lại số đư Nợ cho tài khoản của
khách hàng.
Theo thông lệ quốc tế (International practices)
Phần này tác giả chưa thấy chế độ kế toán của Việt Nam đề cập chi tiết, phần này chỉ trình
bày thông lệ quốc tế. Khi một tài khoản đã được xóa sổ trước kia, vì là một khoản nợ khó đòi
được thu hồi nên có hai bút toán được thực hiện. Bút toán thứ nhất phục hồi lại tài khoản của
khách hàng và có tác dụng đảo ngược lại bút toán xóa sổ trước kia. Bút toán thứ hai vào sổ số
tiền thu hồi vào tài khoản được phục hồi.
Ví dụ: Giả sử vào ngày 20/9 ông Đông trả toàn bộ số nợ của ông mà công ty đã ghi xóa bỏ nợ
trước đó là 1.000$. Bút toán ngày 20/9/2009 cho việc phục hồi và thu tiền của CAGAVI sẽ
thực hiện như sau:
Nợ 13IX Phải thu của ông Đông (Accounts Receivable-Mr. Đong) 1.000
Có 139 Dự phòng nợ khó đòi (Allowance for Bad Debts) 1.000
Phục hoi lại khoản phải thu của ông Đông
KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
Chương 10: Các khoản phải thu và thương phiếu phải thu
269
Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 1.000
Có 131X Phải thu của ông Đông ((Accounts Receivable-Mr. Đong) 1.000
Thu tiền nợ của ông Đông.
Trong trường hợp này, ông Đông trả toàn bộ số tiền đã bị xóa bỏ trước đây. Đôi lúc sau khi
một tài khoản bị xóa sổ, khách hàng chỉ trả một phần nợ mà thôi, thì kế toán sẽ ghi hồi phục
lại khoản phải thu như thế nào? Câu trả lời là, điều này tùy vào sự phán đoán. Nếu bạn tin
rằng khách hàng sẽ trả đủ, thì toàn bộ món nợ phải được vào sổ lại. Tuy nhiên, chỉ có một
phần món tiền được trả được vào sổ lại nếu bạn tin rằng sẽ không thu hồi thêm được đồng
nào nữa.

3. Ước tính nợ khó đòi (Estimating uncollectibles)
Như chúng ta đã thấy phương pháp dự phòng đưa đến các báo cáo tài chính chính xác và thật
hơn. Vậy làm thế nào để ước tính được chính xác số nợ khó đòi. Đó là phương pháp tỷ lệ
phần trăm doanh thu bán chịu và phương pháp tính tuổi các khoản phải thu. Phương pháp thứ
nhất tập trung vào mối quan hệ giữa chi phí và doanh thu trên báo cáo kết quả. Phương pháp
kia là tập trung trên mối quan hệ các khoản phải thu và các khoản đáng ngờ trên bảng CĐKT.
Cả hai phương pháp đều đòi hỏi một sự phân tích kỹ càng.
3.1. Phương pháp phần trăm trên doanh thu bán chịu
(Percentage of credit sales)
Một doanh nghiệp có thể tính chi phí dự phòng nợ khó đòi theo tỷ lệ phần ừăm trên doanh thu
bán chịu. Chị phí Ĩ1Ợ khó đòi được ghi như là một bút toán điều chinh vào cuối kỳ kế toán.
Ví dụ: Trên cơ sở kinh nghiệm của các năm trước, CAGAVI đã ước tính chi phí nợ khó đòi là
3,2% doanh thu bán chịu. Vì doanh thu bán chịu là 100.000$ nên chi phí đự phòng nợ khó đòi
là 3.200$. Bút toán điều chỉnh cuối kỳ cho chi phí nợ khó đòi nói trên sẽ là:
31/12 Nợ 642 Chi phí nợ khó đòi (Bad debt Expense) 3.200
Có 139 Dự phòng nợ khó đòi (Allowance for Bad Debts) 3.200
Theo phương pháp tỷ lệ phần trăm doanh thu bán hàng, số tiền trong bút toán này sẽ không
quan tâm đến số dư trước trong tài khoản dự phòng phải thu khó đòi.
Một doanh nghiệp có thể thay đổi tỷ lệ ước tính từ năm này sang năm khác, tùy thuộc vào
kinh nghiệm thu tiền của nó. Giả sử việc thu tiền các khoản phải thu của năm 2009 là tốt hơn
vì việc xóa bỏ nợ khó đòi ít hơn dự tính, số dư Có trong tài khoản dự phòng nợ khó đòi là rất
lớn trong mối liên hệ với số dư Nợ tài khoản các khoản phải thu. Doanh nghiệp sẽ thay đổi tỷ
lệ dự phòng nợ khó đòi như thế nào? Giảm tỷ lệ xuống để giảm số phát sinh Có trong tài
khoản dự phòng, và số dư của tài khoản dử phòng phải thu khó đòi do vậy cũng tăng với số
nhỏ hơn trước. Một doanh nghiệp mới không có kinh nghiệm bán chịu có thể tính dự phòng
dựa trên tỷ lệ của ngành đó, của Chính phủ công bố và từ tất cả các nguồn số liệu có thể có.
Trần Xuân Nam - MBA
270
Phần III: KỂ TOÁN CÁC TÀI SẢN KHÔNG PHẢI TIỀN VÀ NỢ PHẢỈ TRẢ
3.2. Tính tuổi các khoản phải thu (Aging the Accounts)

Phương pháp thứ hai rất phổ biến để ước tính nợ khó đòi là phương pháp tính tuổi các khoản
phải thu. Để ỉàm được điều này, các tài khoản phải thu riêng rẽ được phân tích theo độ dài
thời gian mà chúng còn nợ. Ví dụ: Công ty CAGAVI có các tài khoản phải thu được phân tích
theo thòi hạn nợ để tính dự phòng nợ khó đòi như sau:
Tuồi các khoản phải thu (Aging of accounts receivable)
Tên khách hàng
1-30 ngày
31- 60 ngày
61-90 ngày
Trên 90 ngày Tổng số dư
Bắc
22.000'
22.000
Nam
40.000 20.000 10.000
70.000
Đông
1.000 1.000
Tây
5.000
2.000
7.000
Tổng (a)
62,000 20.000 15.000
3.0QQ 100.000
Tỷ lệ nợ khó đòi * (b)
0.1%
1%
5%
80%

Dự phòng nợ khó đòi = ax b §2
200 750
24QQ
i m
* Theo Thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 về “Hướng dẫn chế độ trích lập và
sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, ” quy định tỷ lệ này như sau:
Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích ỉập dự phổng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải, thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đôi với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đên dưới 3 năm.
+ 100% giả trị đổi với khoản nợ phải thu quả hạn từ 3 năm trở ỉên. t
- Đỗi với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kình tế đã lầm vào tình trạng
phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ tron, đang bị các cơ quan pháp
ỉuật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết thì doanh nghiệp dự kiến
mức tồn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. ’■
Trong ví dụ trên của Công ty CAGAVĨ, tổng số tiền các khoản phải thu trong mỗi nhóm được
nhân với tỷ lệ % tương ứng của nhóm đó để tírửì ra số nợ khó đòi ước tính của mỗi nhóm. Ví
dụ: Nhóm thứ nhất tò 1-30 ngày có 62.000$ nhân với tỷ lệ % ước tính nợ khó đòi cho nhóm là
0,1% ta có số nợ khó đòi của nhóm đó là 62$. Cứ như thế ta có tổng số dự phòng nợ khó đòi là
3.412$. Cuối năm bạn phải sử dụng tỷ lệ quy định trong Thông tư 228/2009/TT - BTC ở trên.
Giả sử tài khoản dự phòng có số dư Có từ kỳ trước là 1.500$. Theo phương pháp tính tuổi, bút
toán điều chỉnh được thiết kế để điều chỉnh số dư của tài khoản này từ 1.500$ trở thành
3.412$ là số tiền đự phòng nợ khó đòi cần thiết theo phương pháp tuổi các khoản phải thu.
Bút toán điều chỉnh nợ khó đòi cuối kỳ sẽ như sau:
Nợ 642 Chi phí dự phòng nợ khó đòi (Bad Debt Expense) 1.912
Có 139 Dự phòng phải thu khó đòi (3.412 - 1.500) (Allowance for Bad Debts) 1.912
KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
Chương 10: Các khoản phải thu và thương phiếu phải thu
271
Sau bút toán điều chỉnh này tài khoản dự phòng nợ khó đòi sẽ như sau:

139 Dự phòng phải thu Khó đòi (Allowance for Bad Debts)
Số dư trước khỉ điều chỉnh: 1.500
Số tiền điều chỉnh: 1.912
Số dư sau khi điều chỉnh: 3.412
Cũng có tài khoản dự phòng nợ khó đòi cuối năm, trước khi điều chỉnh có số dư Nợ phải xử
lý như thế nào? Giả sử tài khoản dự phòng có số dư Nợ trước khi điều chỉnh là 1.500$, thay vì
số dư Có như ở phần trên. Khi đó bút toán điều chỉnh cuối kỳ về nợ khó đòi sẽ như sau:
Nợ Ố42 Chi phí dự phòng Ĩ1Ợ khó đòi (Bad Debt Expenses) 4.912
Có 139 Dự phòng phải thu khó đòi (3.412 + 1.500) (Allowance for bBađ Debts)
Sau khi chuyển vào sổ cái tài khoản này sẽ như sau:
139 Dự phòng phải thu khó đòi
4.912
Sổ dư trước Khi điều chỉnh: 1.500 Số điều chỉnh: 4.912
Số dư sau điều chỉnh: 3.412
3.3. So sánh hai phương pháp (Comparing the two methods)
Trên thực tế nhiều công ty sử dụng cả hai phương pháp cho các báo cáo tạm thời (quý, tháng),
công ty sử dụng phương pháp tỷ lệ phần trăm trên doanh thu vì nó rất đơn giản. Cuối năm các
công ty thường sử dụng phương pháp tính tuổi để đảm bảo báo cáo các khoản phải thu theo
giá trị hy vọng có thể thực hiện được và phù họp với yêu cầu của Thông tư 13/2006/QĐ-BTC.
Vì lý do này các kiểm toán viên thường yêu cầu tính tuồi các khoản thu vào cuối năm.
3.4. Số dư Có trong các khoản phải thu
(Credit balances in Accounts Receivable)
Đôi khi khách hàng trả quá số tiền cần phải trả hoặc họ trả lại hàng hóa mà chúng đã được
thanh toán. Ket quả số dư tài khoản phải thu của khách hàng có số dư bên Có. Đó ià một
khoản Ĩ1Ợ phải trả. Giống như các khoản Ĩ1Ợ phải trả khác của doanh nghiệp, nó phải được báo
cáo tách biệt với các khoản tài sản tức các khoản phải thu, chúng không được bù trừ lẫn nhau,
Ví dụ: Cồng ty VMEP có số dự tài khoản phải thu như sau:
2.000 tài khoản phải thu của khách hàng có số đư Nợ: 500.000$
5 tài khoản phải thu có sổ đư Có: 10,000$
Tổng số dư Nợ ròng: 490.000$

Khi đó Bảng cân đối kế toán của VMEP sẽ phải báo cáo như sau:
Tài sản (Assets) Nợ phải trả (Liabilities)
Tài sản ngắn hạn (Current Assets): Nợ ngấn hạn (Current Liabilities):
Phải thu (Accounts Receivable): 500.000’ Phải trả (Accounts Payable): 10.000
Trần Xuân Nam - MBA
272
Phần III: KẾ TOÁN CÁC TÀI SẢN KHÔNG PHẢi TIỀN VÀ NỢ PHẢI TRẢ
3.5. Bán qua thẻ tín dụng (Credit cards sales)
Bán hàng thu thẻ tín dụng thường xuất hiện trong các công ty bán lẻ, phục vụ tiêu dùng.
Nhiều khách hàng sử dụng các thẻ tin dụng như AMERICAN EXPRESS để trả tiền mua hàng
hóa từ các doanh nghiệp. Tấm thẻ này giúp khách hàng có khả năng mua được hàng mà
không cần phải mang theo tiền mặt hoặc phải ký séc. Ngoài ra, khách hàng có thể trì hoãn trả
tiền cho công ty thẻ tín dụng. Hơn nữa, khi đã mở một tài khoản tín dụng ở một công ty thẻ
tín dụng thỉ khách hàng không phải có một tài khoản tín đụng khác ở các cửa hàng. Cuối
cùng, nếu khách hàng sử đụng thẻ tín dụng, họ có thể tránh được việc phải trả tiền hàng tháng
cho nhiều chủ nợ khác nhau.
Những lý do chính đáng để doanh nghiệp cho khách hàng sử dụng thẻ tín dụng là: Thứ nhất,
doanh nghiệp không phải đánh giá số tiền mà mỗi khách hàng còn nợ hoặc phải định đoạt
xem ai được mua trả chậm và thời hạn nợ bao nhiêu. Hai là, doanh nghiệp tránh được rủi ro
của việc gia hạn nợ cho những khách hàng không có khả năng chi trả. Ba là, doanh nghiệp
thường thu được tiền từ các công ty thẻ tín dụng nhanh hơn là các khách hàng mua nợ.
Với một số thẻ tín dụng, thường là những thẻ do ngân hàng phát hành, doanh nghiệp gửi một bản
sao số tiền thu được từ thẻ tín dụng vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp cũng giống như
việc gửi vào tài khoản một tấm séc của khách hàng và doanh nghiệp nhận được ngay tiền. Với các ;
thẻ tín dụng khác, doanh nghiệp gửi bản sao thích hợp của mỗi khoản thu cho công ty íhẻ tín
dụng, sau đó sẽ được công ty chi trả. Chi đến khi nhận được tiền, doanh nghiệp ghi giảm khoản
phải thu cho công ty thẻ tín dụng. Khi thực hiện dịch vụ cho doanh nghiệp, các công ty tín dụng
sẽ tính một khoản tiền thù lao khoảng từ 2% đến 5% của món tiền đã mua bằng thẻ tín dụng. Tiền
thù lao này được trừ khỏi số tiền chi trả cho doanh nghiệp.
Kế toán đối với doanh số theo thẻ tín dụng phụ thuộc vào việc tiền sẽ nhận được ngay khi gửi

cho ngân hàng hoặc bị trì hoãn cho đến khi được công ty thẻ tín đụng chi trả. Nếu tiền nhận
được ngay, bút toán phản ánh nghiệp vụ này ĩửiư sau:
15/11/08 Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 950
Nợ 642X Chi phí thẻ tín dụng (Credit-card Discount Expense) 50
Có 511 Doanh thu bán hàng (Sales Revenue) 1.000
Doanh thu qua thẻ tín dụng với chi phí thẻ tỉn dụng ỉà 5%.
Nếu công ty phải gửi các phiếu thu cho công ty thẻ tín dụng và chờ chi trả, bút toán sẽ là:
15/11/08 Nợ 131 Phải thu- CT thẻ tín dụng (Accounts Receivable-CC) 1.000
Có 511 Doanh thu bán hàng (Sales Revenue) 1.000
Doanh thu qua thẻ tín đụng.
Khi nhận được tiền từ công ty thẻ tín dụng, bút toán phản ánh nghiệp vụ sẽ là:
18/11/08 Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 950
Nợ 642X Chi phí thẻ tín dụng (Credit-carđ Discount Expense) 50
Có 13IX Phải thu công ty thẻ tín đụng (Accounts Receivable) 1.000
Thu tiền thẻ tín dụng, trừ 5% chi phỉ thẻ tín dụng.
KỂ TOÁN TÀI CHÍNH
Chương 10: Cấc khoản phải thu và thương phiếu phải thu
273
Trong các bút toán ở trên, hãy ghi nhớ là chi phí thẻ tín dụng chưa được vào sổ cho đến khi
nhận được tiền của công ty thẻ tín đụng. Đây là một cách làm tiện lợi. Tuân theo các thủ tục
này, doanh nghiệp tránh được việc phải tính chi phí thẻ tín dụng chưa được vào sổ cho đến
khi nhận được tiền của công ty thẻ tín dụng mỗi lần vào sổ doanh thu. Thay vào đó, chi phí có
liên quan đến nhiều ỉần bán có thể được cộng chung lại rồi vào sổ khi nhận được tiền. Tuy
nhiên, nguyên tắc phù hợp (Matching principle) đòi hỏi phải báo cáo chi phí thẻ tín dụng vào
cùng kỳ với doanh thu từ việc bán bằng các thẻ tín đụng đó. Do đó, nếu việc bán và tiền nhận
được xảy ra vào các kỳ khác nhau, bạn phải tính dồn vào báo cáo chi phí thẻ tín dụng vào kỳ
việc bán xẩy ra.
Chi phí thẻ tín đụng đôi khi được phản ánh trên báo cáo kết quả như là khoản chiết khấu
được trừ khỏi doanh thu để có doanh thu thuần. Một số công ty khác xếp loại chi phí thẻ tín
dụng vào một khoản mục chi phí thuộc mục chi phí quản lý hành chính. Có nhiều ý kiến tranh

luận về cách làm này. VAS và IAS xem Ĩ1Ó là một khoản chi phí.
3.6. Bán hàng qua thẻ ngân hàng (Bankcard Sales)
Hầu hết các ngân hàng phát hành các thẻ của họ, về kỹ thuật nó được hiểu là các thẻ ngân
hàng, nó hoạt động giống như các thẻ tín đụng. VISA CARD và MASTER CARD là các loại
điển hình của thẻ ngân hàng (bankcards). Các thẻ này thường được gọi là “Credit Cards”, tuy
nhiên nó có sự khác nhau một chút trong cách thanh toán. Khi doanh nghiệp bán hàng và
khách hàng trả bằng VISA card, người bán hàng nhận tiền ngay tại thời điểm bán hàng. Tổng
số tíềĩi nhận được sẽ ít hơn số tiền bán hàng vì ngân hàng trừ phí. Ví dụ:
Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 970
Nợ 642 Chi phí thẻ tín dụng (Credit-card Discount Expense) 30
Có 511 Doanh thu bán hàng (Sales Revenue) 1.000
Bản hàng thu qua thẻ ngân hàng, trừ 3% chỉ phỉ thẻ ngân hàng.
4. Thương phiếu phải thu (Notes receivable/ Bills receivable)
4.L Bản chất của thương phiếu và các định nghĩa
Như đã chỉ ra ở phần trước Thương phiếu (Notes receivable) là một bản cam kết chính thức
hơn các khoản phải thu. Đó ỉà một khoản phải thu mà con nợ đã kỷ vào một tờ phiếu hẹn trả.
Phiếu hẹn trả phục vụ như là một bằng chứng về món nợ. Trước tiên chúng ta hãy xem một số
thuật ngữ liên quan đến phần này như sau:
Phiếu hẹn trả (Promissory note) là một giấy con nợ hẹn trả một số tiền nhất định vào mội
ngày nhất định trong tương ỉaì.
Người lập phiếu (Maker o f a note) ỉà người hoặc doanh nghiệp kỷ vào thương phiếu và hẹn
trả một số tiền theo yêu cầu của một hợp đồng, hay khi ước nào đỏ. Người lập phiếu ỉà người
nợ hay còn nợ (debtor).
Người thụ hưởng (Payee of a note) là người hoặc ảoanh nghiệp mà người lập phiếu hứa trả
tiền trong tương lai. Người thụ hường là chủ nợ (Creditor).
Trần Xuân Nam - MBA
274
Phần III: KỂ TOÁN CÁC TÀI SẢN KHÔNG PHẢI TIỀN VÀ NỢ PHẢI TRẢ
Giá trị gốc/ Mệnh giá (Principal) là số tiền cho vay của người thụ hưởng và người vay tiền
(người lập thương phiếu).

Lãỉ vay (Interest) là lãi của người cho vay trên số tiền cho vay gốc và ỉà chi phỉ đổi với người
đi vay cho số tiền vay gốc.
Kỳ lãi suất (Interest period) ỉà thời gian mà ỉãi suất được tính. Nó kéo dài từ ngày đầu tiên
của thương phiếu đến ngày đến hạn của nó.
Tỷ lệ lãi suất (Interest rate) là tỷ lệ phần trăm mà chúng được dùng để nhân với tiền gốc để
tính ỉãi suất cho thương phiếu.
Ngày đến hạn (Maturity date/ Due date) ỉà ngày mà việc thanh toán cuối cùng của thương
phiếu đến hạn.
Giá trị đến hạn (Maturity value) ỉà tẩng số tiền gốc và lãỉ suất đến hạn vào ngày đến hạn
của thương phiếu.
Kỳ thương phiếu (Note periodV Note term) đồng nghĩa với ỉ<ỳ ỉãi suất.
4.2. Xác định ngày đến hạn của thương phiếu
(Identifying the maturity date of a note)
Một số thương phiếu ghi rõ ngày đến hạn của thương phiếu. Một số khác lại ghi kỳ hạn của
thương phiếu theo ngày hoặc tháng. Khi kỳ của thương phiếu được cho theo tháng, ngày đến
hạn của thương phiếu rơi vào cùng ngày của tháng như là ngày thương phiếu phát hành. Ví
dụ: Một thương phiếu kỳ hạn ba tháng phát hành ngày 15/5/2009 sẽ đến hạn vào ngày
15/8/2009. Kỳ của thương phiếu được cho theo ngày, thì ngày đến hạn được xác định số ngày
từ ngày phát hành. Một thương phiếu 90 ngày được phát hành vào ngày 16/11/2008, ngày đến
hạn sẽ là ngày
14/02/2009 như được trình
bày dưới đây:
Tháng Số neàv
Số neàv cône dồn
11/08
14 ngày (30-16) 14
12/08
31
45
01/09

31
76
02/09
14
90
4.3. Tính lãi vay của thương phiếu (Calculating Interest on a Note/Bill)
Công thức tính iãi vay là:
Lãi vay (Interest) - Tiền vay gẩc (Principal) X Tỷ lệ lãi (Rate) X Thời gian (Time)
Khi lãi vay được tính theo đơn vị là tháng, ta tính lãi trên cơ sở 12 tháng một năm. Ví dụ: Một
thương phiếu 3 tháng, có giá trị gốc là 40.000$, tỷ lệ lãi là 12%, thì số lãi vay sẽ là:
Lãi vay (Interest) = 40.000
X
12%
X
3/12 = 1.200
KỂ TOÁN TÀI CHÍNH
íChi lãi tiền vay được tính theo đơn vị ngày, chúng ta tính lãi vay trên cơ sở một năm là 360
ngày (thay vì 365) đó là một thông lệ.
Vi đụ: Một thương phiếu 60 ngày, có giá trị gốc là 60.000, tỷ lệ lãi vay là 14%
Lãi vay của thương phiếu này được tính như sau:
Lãi vay (Interest) = 60.000 X 14% X 60/ 360 - 1.400
4.4. Ghi chép thương phỉếu phải thu (Recording Notes Receivable)
Theo ví dụ trên, giả sử ngân hàng ANZ cho công ty A vay 40.000 với lãi suất 12% kỳ hạn 3
tháng. Ngân hàng ANZ sẽ ghi bút toán:
15/6/2008 Nợ 131X Thương phiếu phải thu (Notes Receivable) 40.000
Chương 10: Các khoản phải thu và thương phiếu phải thu 275
Có 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 40.000
Cho công ty Ả vay 3 tháng.
15/9/2008 Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 41.200
Có 131X Thương phiếu phải thu (Notes Receivable) 40.000

Có 515X Lãi cho vay (Interest Revenue) (“40.000 xl2% X 3/12) 1.200
Thu tiền vay gếc và lãi.
Một số công ty bán hàng chịu, nhận thương phiếu phải thu. Điều này thường xảy ra khi thời
hạn thanh toán kéo dài trên kỳ hạn phải thu thông lệ, thông thường từ 30 - 60 ngày.
Ví dụ. Ngày 15/9/2009 VMEP bán hàng cho khách hàng XYZ với số tiền hàng là 60.000.
Khách hàng XYZ đã ký một thương phiếu hẹn trả với lãi suất 14%, thời hạn 60 ngày. Các bút
toán nhật ký của VMEP về bán hàng và thu tiền sẽ như sau:
ì 5/09 Nợ 131X Thương phiếu phải thu (Notes Receivable) 60.000
Có 511 Doanh thu bán hàng (Sales Revenue) 60.000
Ghi doanh thu bán hàng; thu bằng thương phiếu.
14/11 Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 61.400
Có 131X Thương phiếu phải thu (Notes Receivable) Ố0.000
Có 515X Lãi
cho vay (Interest Revenue)(60.000 X 14% X 60/360) 1.400
Thu tiền bản hấng và ỉãi cho vay.
Một công ty có thể chấp nhận một thương phiếu phải thu từ 1 khách hàng mà họ chưa trả một
khoản phải thu trong thời hạn thông thường từ 30 đến 60 ngày. Khách hàng sẽ ký một thương
phiếu hẹn trả, họ trở thành người lập phiếu và đưa nó cho chủ nợ, và chủ nợ thành người thụ
hưởng.
Giả sử Công ty CAGAVI thấy mình không thể trả khoản phải thu cho Công ty HOANA đến
hạn trả trong vòng 15 ngày tói. HOANA chấp nhận một thương phiếu phải thu từ CAGAVI.
Bút toán của HOANA sẽ như sau:
Nợ 131X Thương phiếu phải thu - CAGAVI (Notes Receivable) 10.000
Có 131Y Các khoản phải thu (Accounts Receivable) 10.000
Chuyển từ các tài khoản phải thu sang'thương phiếu phải thu.
Trần Xuân Nam - MBA
276
Phần III: KỂ TOÁN CÁC TÀI SẢN KHÔNG PHẢI TiỂN VÀ NỢ PHẢI TRẢ
Các bút toán thu nợ thương phiếu và thu lãi được thực hiện như ở phần trên.
Có một câu hỏi được đặt ra ở đây là tại sao Công ty HOANA ỉại chấp nhận thương phiếu phải

thu thay vì việc thúc ép con nợ ngay, vì công ty có thể mưu cầu thu tiền nhưng biết rằng
khách hàng không có đủ tiền. Một thương phiếu phải thu là một bằng chứng bằng giấy tờ của
món nợ đối với con nợ đã ký phiếu, chúng sẽ giúp các hoạt động pháp lý để thu tiền. Thương
phiếu cũng có thể tạo nên các vật đảm bảo, cầm cố bằng việc người lập phiếu đưa ra cho
người thụ hưởng một số tài sản. Neu sau này người lập phiếu không trả được Ĩ1Ợ thì người thụ
hưởng có quyền bán các tài sản đảm bảo đó để bù đắp số nợ. Mặt khác công ty sẽ được hưởng
lãi cho vay trên thương phiếu. Và nếu cần thiết công ty có thể'bán thương phiếu đó để lấy tiền
khi cần thiết.
4.5. Chiết khấu một thương phiếu phải thu (Discounting a note receivable)
Thương phiếu phải thu là một phương tiện thương lượng (Negotiable instrument). Nghĩa là nó
sẵn sàng có thể chuyển nhượng được tò người này sang người khác và bán đi để lấy tiền. Đẻ
nhận tiền sớm hơn, người thụ hưởng có thể bán thương phiếu phải thu cho một người khác
trước ngày đến hạn của thương phiếu. Người thụ hưởng ký hậu chuyển nhượng, tức ký mặt
sau của thương phiếu và chuyển cho người mua - thường là các ngân hàng - người sẽ thu giá
trị đến hạn của thương phiếu khi đến hạn.
Bán một thương phiếu trước ngày đến hạn được gọi ỉà chiết khấu một thương phiếu phải
thu, Vỉ người thụ hưởng thương phiếu nhận được số tiền ừ hơn giá trị đến hạn. số tiền ít
hơn này làm giảm số tiền lãi suất mà người thụ hưởng nhận được trên thương phiếu. Việc từ
bỏ một phần lãi suất này là giá của người thụ hưởng phải vui ỉòng chấp nhận để nhận được
tiền sớm.
Ví dụ: Công ty VMEP bán hàng thu thương phiếu của Công ty Suse ngày 15/09, thời hạn 60
ngày. Giả sử công ty giữ thương phiếu được 40 ngày, đến ngày 25/10 công ty cần tiền, và
mang thương phiếu chiết khấu tại ngân hàng ANZ. Như vậy ngân hàng ANZ giữ 20 ngày nữa
mới đến hạn của thương phiếu, số ngày từ ngày chiết khấu thương phiếu đến ngày đến hạn
của thương phiếu gọi là kỳ chiết khấu (Discount period). Giả sử ngân hàng yêu cầu tỷ lệ lãi
suất là 15% trong việc tính giá trị chiết khấu thương phiếu. Ngân hàng muốn có một tỷ lệ ỉãi
suất cao hơn tỷ lệ lãi suất trên thương phiếu để tăng lợi nhuận và VMEP có thể vui lòng chấp
nhận tỷ suất cao hơn để được lấy tiền sớm hơn. Giá trị sau khi chiết khấu được gọi là thu nhập
(Proceeds), đó là số tiền VMEP nhận được từ ngân hàng. Thu nhập được tính như sau:
Tiền gốc (Principal) 60.000

+ Lãi suất (Interest revenue = 60.000 X 14% X 60/ 360) 1,400-
- Giá trị đến hạn (Maturity value) 61.400
- Chiết khấu (Discount = 61.400 X 15% X 20/ 360) (511,67)
= Thu nhập (Proceeds) 60.888.33
888,33
888,33
KỂ TOÁN TÀI CHÍNH
Chương 10: Các khoản phải thu và thương phiếu phải thu
277
Như vậy đến hạn ngày của thương phiếu, ngân hàng thu được 61.400$ từ người lập phiếu và
(Ịược 511,67$ tiền lãi suất.
Bút toán ghi việc chiết khấu thương phiếu của VMEP sẽ là:
25/10 Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 60.888,33
Có 131X Thương phiếu phải thu (Notes Receivable) 60.000,00
Có 515X Lãi suất cho vay (Interest - 60.888,33 - 60.000) 888,33
Chiết khấu thương phiếu phải thu Công ty Suse.
Bạn có thể đặt ra câu hỏi là nếu tiền thu từ chiết khấu thương phiếu ít hơn số tiền giá trị gốc,
thì kế toán sẽ phải ghi chép nó như thế nào? Lúc đó bạn sẽ ghi Nợ cho tài khoản chi phí lãi vay
cho số tiền chênh lệch đó. Nhưng nói chung việc chiết khấu là có lãi cho người thụ hưởng.
4.6. Nọ’ tiềm năng trên thương phiếu phải thu đã chiết khấu
(Contingent liabilities on discounted note receivable)
Chiết khấu một thương phiếu phải thu tạo nên một khoản nợ tiềm năng, nó là một khoản trách
nhiệm tiềm năng của người chuyền nhượng. Trách nhiệm bất ngờ đó là: Nếu người lập phiếu
(Công ty Suse trong ví dụ trên) không trả được nợ - giá trị đến hạn cho người thụ hưởng mới
(Ngân hàng) thì người thụ hưởng đầu tiên (VMEP) phải có trách nhiệm pháp lý trả cho người
thụ hưởng cuối cùng (Ngân hàng) số tiền đến hạn. Tuy nhiên trong hợp đồng chiết khấu giữa
người chuyển nhượng và người mua có thể nêu rõ người chuyển nhượng không có trách
nhiệm nếu thương phiếu không thu được tiền. Bây giờ chúng ta có thể hiểu tại sao trách
nhiệm đó gọi ià “Tiềm năng”. Vì nếu Công ty Suse trả tiền cho ngân hàng ANZ, thì Công ty
VMEP có thể quên thương phiếu phải thu của Suse được. Nhưng nếu Suse không trả được Ĩ1Ợ

cho ngân hàng thì VMEP có trách nhiệm thực sự phải trả theo luật pháp (của một số nước).
Khoản nợ bất ngờ của VMEP sẽ tồn tại từ thời điểm chuyển nhượng thương phiếu cho đến
ngày hết hạn của thưomg phiếu. Trong ví dụ trên khoản Nợ tiềm năng sẽ tồn tại từ ngày 25/10
đến ngày 14 tháng 11.
Khoản nợ bất ngờ thường không được báo cáo như một số nợ thực trên BCĐKT. Bởi chúng
không phải một khoản, nợ thực. Tuy vậy theo nguyên tấc công khai toàn bộ, để giúp cho
những người đọc báo cáo tài chính của công ty có thể nắm được những khoản nợ tiềm tàng
này, các khoản nợ tiềm năng này phải được báo cáo trong phần thuyết minh các báo cáo tài
chính. Trong VI dụ trên Công ty VMEP phải báo cáo các khoản Ĩ1Ợ tiềm năng như sau: Đến
ngày 3Ỉ/Ỉ0 công ty có khoản nợ tiềm năng trên thương phiếu đã chiết khấu với số tiền là
60.000$.
4.7. Thương phỉếu không trả đúng kỳ hạn (Dishonored Notes Receivable)
Nếu một người lập thương phiếu không trả tiền thương phiếu khi đến hạn, người này được gọi
ỉà người không trả đúng thời hạn (dishonor/ Default on). Vì kỳ hạn của thương phiếu đã hết
hạn, các điều khoản của thương phiếu không còn tồn tại hoặc không thể thương lượng,
chuyển nhượng được nữa. Tuy vậy người thụ hưởng vẫn có quyền đòi người lập phiếu và
Trần Xuân Nam - MBA
278
Phần 111: KẾ TOÁN CÁC TÀI SẢN KHÔNG PHẢI TIỀN VÀ NỢ PHẢỈ TRẢ
thông thường chuyền quyền đòi nợ tò tài khoản thương phiếu này sang tài khoản “Các khoản
phải thu”. Người thụ hưởng ghi lãi tiền cho vay kiểm được trên thương phiếu và ghi Nợ tài
khoản Các khoản phải thu cho toàn bộ số tiền trị giá đến hạn của thương phiếu.
Giả sử VMEP có một thương phiếu phải thu của Công ty XYZ với mệnh giá 4.000$, tỷ lệ lãi
10%, kỳ hạn 3 tháng. Ngày 15/10/2009 là ngày đến hạn, nhưng XYZ không trả được. Công ty
VMEP sẽ ghi thương phiếu không đúng hạn như sau:
15/10 Nợ 131X Các khoản phải thu (Accounts Receivable) 4.100
Có 131Y Thương phiếu phải thu (Notes Receivable) 4.000
Có 138X Lãi cho vay phải thu (Interest Receivable 4.000 X 10% X 3/12) 100
Công ty VMEP sẽ theo đuổi việc thu tiền từ Công ty Suse như là đối với một thương phiếu
đến hẹn trả mà không trả được. Công ty có thể đối xử với các khoản phải thu này như là một

loại đặc biệt để tạo nên cho họ tập trung hơn trong nỗ lực thu tiền. Neu khoản phải thu này
sau đó được chứng minh là không thể đòi được, thì sẽ íập các bút toán xóa bỏ dự phòng ĨIỢ
khó đòi theo phương cách như đã trình bày ở phần trước.
Nếu người lập phiếu có thể không trả sau khi thương phiếu đã được chiết khấu bởi người thu
hưởng ban đầu. Ví dụ Công ty Suse không trả được tiền thương phiếu của nó (giá trị đến hạn
là 4.100), sau khi người thụ hưởng ban đầu là VMEP đã chiết khấu cho ngân hàng. Vì thương
phiếu phải thu không đúng hạn, ngân hàng sẽ cộng thêm một khoản phí khảng nghị (Protest
fee) để bù đắp các chi phí tuyên bố về sự thực thương phiếu không đòi được và yêu cầu thanh
toán tò VMEP, người mà sau đó trở thành người nắm giữ các thương phiếu không trả đúng
hạn. Giả sử VMEP trả giá trị đến hạn của thương phiếu cộng thêm 20$ phí kháng nghị cho
ngân hàng. Điều này tạo nên một khoản trách nhiệm của Công ty Suse phải trả cho VMEP.
VMEP sẽ ghi bút toán như sau:
Nợ 131X Phải thu của XYZ (Accounts Receivable-XYZ) 4.120
Có 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) (4.100 + 20) 4.120
Trả tiền cho thương phiếu phải thu không trả đủng hạn đã chiết khấu.
Việc thu tiền của VMEP, hoặc xóa bỏ dự phòng nợ khó đòi, được ghi chép theo các cách
thông thường, tùy thuộc vào lãi đầu ra cuối cùng. Nêu VMEP thu tiền của Suse, cộng thêm lãi
suất, thì VMEP sẽ ghi:
Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank)' XXX
Có 131X Phải thu của XYZ (Accounts Receivable-XYZ) XXX
Có 515X Lãi cho vay (Interest Revenue) XXX
4,8. Lãi cho vay lũy kế (Accuring Interest Revenue)
Các thương phiếu phải thu vào cuối kỳ kế toán có thể đang lưu hành. Nhưng đáp ứng nguyên
tắc phù hợp, lãi cho vay mà chúng cộng dồn trên thương phiếu cho đến ngày cuối kỳ đó phảị
được ghi chép và báo cáo là lãi của kỳ đó. Và nên nhớ rằng ỉãi tiền vay thu được theo thời
gian cho vay tiền, nó không phu thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
KỂ TOÁN TÀI CHÍNH
Chương 10: Các khoản phải thu và thương phiếu phải thu
279
Giả sử Cồng ty VMEP nhận một thương phiếu phải thu (hoặc một ngân hàng X cho Công ty

y vay tiền), giá trị gốc là 6.000$, kỳ hạn 3 tháng, lãi suất 12% vào ngày 1/11/2009. Kỳ kế
toán của công ty kết thúc ngày 31/12. Tổng số lãi vay năm 2009 và năm 2010 là bao nhiêu?
Công ty đã thu được lãi tiền vay cho năm 2009 là hai tháng 11, tháng 12 và cho năm 2010 sẽ
là 1 tháng (Tháng 1). Do đó ngày 31/12/2009 Công ty VMEP sẽ làm bút toán điều chỉnh cho
lãi tiền vay như sau:
31/12/2009 Nợ 138 Lãi vay phải thu (Interest Receivable)(ố.000 X 12% X 2/12) 120
Có 515X Lãi cho vay (Interest Revenue) 120
Lãi tiền cho vay 2 tháng năm 2009.
Đen ngày đến hạn 31/1/2010, công ty sẽ thu được toàn bộ tiền gốc và tiền lãi cho cả năm
2009 và năm 2010 như sau:
Nợ 112 Tiền gửi NH (Cash at Bank) (6.000 + (6.000 X 12% X 3/12)) 6.180
Có 13IX Thương phiếu phải thu (Notes Receivable) 6.000
Có 138X Lãi cho vay phải thu (Interest Receivable) 120
Có 515X Lãi cho vay (Interest Revenue) (6.000
X 12%/12) 60
Thu tiền thương phiếu phải thu và ỉãỉ trên thương phiếu.
5. Kế toán các khoản phải thu, phải trả nộỉ bộ, các khoản tạm ứng
và chi trả trước (Account for other receivables)
5.1. Các khoản phầi thu, phải trả nội bộ
(Internal Accounts/ Due to, Due from)
Trong kế toán Việt Nam, TK 136 - Phải thu nội bộ và TK 336 - Phắi trả nội bộ, dùng để phản
ánh các khoản phải thu và phải trả giữa các đơn vị, các tổ chức trong một đơn vị kế toán độc
lập. Ví dụ giữa các cửa hàng trong một công ty độc lập, giữa các công ty trong một gia đình
công ty hay một tổng công ty, một liên hiệp các xí nghiệp. Ví dụ Công ty VMEP có một đơn
vị kế toán chính (văn phòng và nhà máy) ở miền Bắc và một đơn vị kế toán ở miền Nam
(cũng có văn phòng, cửa hàng và nhà máy). Ở miền Bắc Công ty VMEP có một hệ thống sổ
sách để ghi chép, báo cáo cho các nghiệp vụ, các hoạt động kinh doanh ở miền Bắc và nó
cũng đế tổng họp báo cáo cho toàn công ty cả Bấc và Nam. Ở miền Nam, phòng kế toán được
mở ra cũng có xnột hệ thống sổ sách để ghi chép và báo cáo các hoạt động thuần túy ở khu
vực phía Nam. Các mối quan hệ thanh toán qua lại giữa hai đơn vị phía Bắc và Nam được

phản ánh trêĩi các tài khoản phải thu nội bộ và tài khoản phải trả nội bộ.
Khi một đơn vị chuyển tài sản cho đơn vị phụ thuộc khác, như Nhà máy VMEP miền Bắc
chuyển nguyên liệu, tiền cho Nhà máy miền Nam của VMEP, thì các bút toán sẽ như sau:
(ỉa) Bơn vị chuyển tài sản (VMEP miền Bắc)ĩ
Nợ 136 Phải thu nội bộ (Internal Receivable) 60.000
Có 152 Nguyên liệu (Material Inventory) 10.000
Có 112 Tiền gửi ngân hàng ( Cash at Bank) 50.000
(Tài sản nói chung)
Trần Xuân Nam - MBA
280
Phần li!: KẾ TOÁN CÁC TÀI SẢN KHÔNG PHẢI TIỀN VÀ NỢ PHẢI TRẢ
(Ib) Đơn vị nhận tàỉ sản (VMEP miền Nam)ỉ
Nợ 152 Nguyên liệu (Material Inventory) 10.000
Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 50.000
Có 336 Phải trả nội bộ (Internal Payable)
Nợ 112 Tiên gửi ngân hàng (Cash at Bank) 50.000
Có 336 Phải trả nội bộ (Internal Payable) 60.000
Trường hợp chuyển TSCĐ đã sử dụng, thi kế toán phải chuyển cả số khấu hao đã tính. Vỉ dụ
VMEP miền Bắc chuyển một cái máy đo độ phẳng vào VMEP miền Nam. Nguyên giá chiếc
máy 100.000$, đã khấu hao 10.000$, kế toán nghiệp vụ này như sau:
(2a) Cho VMEP miền B ắc-Đ ơn vị giao TSCĐĩ
Nợ 136 Phải thu nội bộ (Internal Receivable) 90.000
Nợ 2141 Hao mòn TSCĐ (Accumulated Depreciation) 10.000
Có 213 TSCĐ - Máy đo (Fixed Asset)
(2h) Cho VMEP miền Nam - Đơn vị nhận TSCĐ:
Nợ 213 TSCĐ - Máy đo (Fixed Asset) 100.000
Có 2141 Hao mòn TSCĐ (Accumulated Depreciation)
Có 336 Phải trả nội bộ (Internal Payable)
Sau các bút toán trên, sồ cái tài khoản phải thu nội bộ và tài khoản phải trả nội bộ được thể
hiện như ở bảng sau:

100.000
10.000
90,000
VMEP miền sắc
(Đơn vị giao tài sản)
152 Nguyên liệu
136 Phải thu nội bộ
10.000
Tiền (Tài sản)
50.000
211TSCĐ- Máy đo
Dư đẩu kỳ
(2a)
100.000
100.000
Dư CK:Q
60.000
90.000
Dư: 150.000
214 Hao mòn TSCĐ
10-000
Dư cuối: 0
Dư đầu kỳ
10.000
VMEP miền Nam
(Đơn vị nhận tài sản)
336 Phải trả nội bộ
60.000
90.000
Dự; 150.000

214 Hao mònTSCĐ
10.000
152 Nguyên liệu
10.000^
Tiền (TỒI sản}
50,000
211 Tài sẩn cố định
-► 100.000
Số dư Nợ tài khoản phải thu nội bộ của đơn vị chuyển giao tài sản phải bằng số đư Có tài
khoản phải trả nội bộ của đơn vị nhận tài sản. Cuối kỳ lên bảng cân đối kế toán toàn công ty,
các khoản. Phải thu nội bộ và Phải trả nội bộ bị triệt tiêu.
5.2. Kế toán các khoản tạm ửng (Advance to)
a. Theo thông lệ kế toán quốc tế (International practices)
Khái niệm tạm ứng trong kế toán Việt Nam và thông lệ quốc tế có một số điểm không giống
nhau. Kế toán Việt Nam, Tài khoản 141 “Tạm ứng” chỉ dùng để phản ánh các khoản tạm ứng
KÉ TOÁN TÀI CHÍNH