I. MA TRẬN KIỂM SOÁT
Để thiết lập cơ cấu tổ chức công ty cần xem xét:
- Công ty có bao nhiêu chức năng.
- Mỗi chức năng sẽ được thực hiện bởi 1 hay nhiều bộ phận.
- Công ty có bao nhiêu bộ phận, là những bộ phận nào.
- Mỗi bộ phận sẽ thực hiện 1 hay nhiều chức năng, trọn vẹn hay 1 phần
chức năng.
Các cơ chế cần áp dụng trong cơ cấu tổ chức và phân công phân nhiệm cho
từng cá nhân
- Thủ tục bất kiêm nhiệm
- Thủ tục đối chiếu
- Thủ tục kiểm tra theo dõi
- Thủ tục bảo vệ tài sản
1. Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Theo Chiều Dọc
Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo chiều dọc hay ma trận kiểm soát theo
chiều dọc có nghĩa là thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ theo cơ cấu tổ chức quản lý
của công ty và theo sự phân công, phân nhiệm cho từng cá nhân trong công ty.
Nói cách khác, nếu cấu trúc hiện tại (bao gồm cả cơ cấu và phân công phân
nhiệm cá nhân) của công ty chưa thể hiện cơ chế kiểm soát hoặc khó thiết lập cơ chế
kiểm soát thì phải tái cấu trúc công ty.
1
Tái cấu trúc công ty là một trong những phương tiện đê thiết lập hệ thống
kiểm soát nội bộ. Không thể thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hoàn
chỉnh nếu không cấu trúc lại công ty.
1.1. Tam quyền phân lập trong doanh nghiệp
Mô hình tam quyền phân lập cũng được áp dụng vào quản lý doanh nghiệp
trong đó Hội đồng quản trị, đại hội cổ đông có vai trò như lập pháp với bản điều lệ
công ty gần như là một dạng hiến pháp nội bộ; giám đốc, ban điều hành giữ vai trò
hành pháp; ban kiểm soát, các công ty kiểm toán giữ vai trò tư pháp. Việc chia nhỏ
hay cắt khúc quy trình quản lý và giao cho những đối tượng khác nhau thực hiện là
nhằm loại trừ việc kiểm soát hệ thống bởi một đối tượng duy nhất, tránh gian lận và

sai sót.
1.2. Xác lập cơ chế kiểm soát - Tái cấu trúc công ty
Nếu cấu trúc hiện tại của công ty (bao gồm cả cơ chế và phân công phân
nhiệm cho cá nhân) chưa thể hiện cơ chế kiểm soát hoặc rất khó thiết lập cơ chế
kiểm soát thì phải tái cấu trúc công ty (hay sắp xếp lại cấu trúc công ty). Tái cấu trúc
công ty để xác định ra các bộ phận và chức năng của từng bộ phận, quyền và nghĩa
vụ của từng nhân viên. Sau đó, phải xác lập “Quy chế tổ chức và hoạt động” cho
từng bộ phận (thuộc nhóm quy chế bộ phận) và “Bảng mô tả công việc” cho từng cá
nhân đó (thuộc nhóm quy chế cá nhân).
Các dạng cơ cấu tổ chức công ty có thể là: Dạng cơ cấu tổ chức tập quyền
(Kiểm soát thông qua các quy tắc chuẩn toàn doanh nghiệp), dạng cơ cấu tổ chức
phân quyền (Kiểm soát theo yếu tố mục tiêu, chỉ tiêu vì vậy lệ thuộc rất nhiều vào
yếu tố con người).
1.3. Cơ cấu lại toàn bộ doanh nghiệp
Cấu trúc lại doanh nghiệp theo mô hình thích hợp nhất. Vấn đề cần lưu ý khi
cấu trúc lại công ty: Dạng công việc mang tính cơ học: để kiểm soát hữu hiệu, thiết
lập quản trị chuẩn; dạng công việc mang tính hữu cơ : kiểm soát thông qua việc
giám sát thường xuyên, yếu tố văn hoá ảnh hưởng nhiều
2
Cơ chế kiểm soát trong cơ cấu tổ chức và trong phân công phân nhiệm. Các
cơ chế phải được áp dụng triệt để trong cơ cấu tổ chức và phân công phân nhiệm cho
từng cá nhân: Thủ tục bất kiêm nhiệm, thủ tục đối chiếu, thủ tục kiểm tra và theo
dõi, thủ tục bảo vệ tài sản, thủ tục khác.
1.4. Tái phân công phân nhiệm cho từng nhân viên
Trên cơ sở giải quyết các vấn đề về:
Quyền hạn: Chủ thể được làm gì, được quyết định gì?
Trách nhiệm: Để được trao quyền hạn trên, thì chủ thể phải chịu trách nhiệm
trước ai và về cái gì
Quyền lợi: Chủ thể được hưởng cái gì (vật chất và tinh thần) (được hưởng cái
mà DN trao cho hay cái mà chủ thể tự cảm nhận)

Nghĩa vụ: Để được hưởng những quyền lợi trên, thì cụ thể phải làm gì và cần
làm gì (không được làm gì).
1.5. Ban hành các quy chế bộ phận
Những quy định cụ thể cho từng bộ phận, quy định về nhiệm vụ, trách nhiệm,
cách thức làm việc…tại mỗi bộ phận. Đây là “Quy chế tổ chức và hoạt động” cho
từng bộ phận.
1.6. Ban hành các quy chế các cá nhân
Những quy định chung cho các cá nhân thực hiện như quy định về nhiệm vụ,
trách nhiệm, cách thức làm việc,…Hay còn gọi là “Bảng mô tả công việc”cho từng
cá nhân.
Ma trận kiểm soát theo chiều dọc – các bộ phận và cá nhân trong doanh
nghiệp kiểm soát theo chiều ngang các quy trình nghiệp vụ các cơ chế, thủ tục kiểm
soát sẽ liên kết với nhau trong ma trận kiểm soát.
2. Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Theo Chiều Ngang
Đây là các quy trình kiểm soát với từng loại nghiệp vụ và quy trình thực hiện
nghiệp vụ khác nhau bao gồm:
1.1. Kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hang
3
Các chức năng cơ bản: trong quy trình bán sản phẩm (dịch vụ), thu tiền, ghi
nhận (báo cáo),
Mục tiêu của quy trình: bán đúng sản phẩm (dịch vụ), bán đủ số lượng,
Rủi ro của quy trình: cung cấp không đủ dịch vụ, không kịp thời, không thu
được tiền…
Cơ chế kiểm soát áp dụng: phê duyệt, sử dụng mục tiêu, bất kiêm nhiệm,
bảo vệ tài sản, đối chiếu, báo cáo bất thường, kiểm tra theo dõi, định dạng trước.
Một số rủi ro thường gặp và cơ chế kiểm soát tương ứng: không thu được tiền,
phát hành sai hóa đơn, sai chứng từ, sai sót trong nghiệp vụ ghi chép,
1.2. Kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng
Mục tiêu: mua đúng, mua đủ, mua kịp thời theo sự phê duyệt mua hang. Trả
đúng, trả đủ, trả kịp thời số tiền thực sự phải trả cho người cung cấp. Ghi nhận &

báo cáo (N – X – T v.tư & công nợ) => đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng theo
yêu cầu báo cáo cho các đối tượng.
Rủi ro: Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu, mua không đúng hang, mua
không đúng nhà cung cấp, mua giá cao, mua không đủ số lượng (thực tế ít hơn so
với chứng từ, hay do khan hiếm không có hàng để mua), hàng nhập về không kịp
tiến độ sản xuất, đến hạn trả tiền không có tiền trả hoặc không đủ tiền trả, trả tiền
nhầm NCC, trả nhầm lô hàng mua, trả tiền nhầm giá so với giá đã thõa thuận.
Cơ chế kiểm soát:
Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế: Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết
(What, Who, whom, Why, When, Where, How, How much, How many…). Yêu cầu
giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch (báo cáo bất thường)
Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô tả: Quy trình kiểm tra chất
lượng hàng (phê duyệt). Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu). Chọn
nhà cung cấp có uy tín.
Trả tiền hàng không đúng hạn (quá sớm/quá trể): Phê duyệt cam kết trả tiền,
Theo dõi kế hoạch tiền mặt, Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Ktra & theo dõi), Phê
4
duyệt thời điểm trả tiền và số tiền trả, người đề nghị mua khác người mua khác
người nhận hàng khác người trả tiền khác người ghi chép nghiệp vụ (BKN & ĐC)
Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ & báo cáo: Đối chiếu giữa BP kế toán với BP
mua hang, đối chiếu giữa BP kế toán với Thủ kho, đối chiếu giữa BP kế toán với nhà
cung cấp, luân chuyển chứng từ giữa các BP trong công ty.
1.3. Kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương
Chức năng co bản: Xác định mức lương, Chấm công, Tính lương, Trả lương,
Ghi nhận & báo cáo.
Mục tiêu: Xác định được mức lương phù hợp cho từng nhân viên (hợp pháp,
hợp lệ, hợp lý, hợp tình) – Đây cũng là mục tiêu quan trọng nhất của quy trình này.
Nhân sự của công ty luôn được cập nhật một cách đầy đủ, chính xác & kịp
thời. Sức lao động của từng nhân viên luôn được đánh giá theo quy định về chấm
công của công ty.

Tiền lương công ty được tính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời trên cơ
sở chấm công. Tiền lương của nhân viên toàn công ty luôn được chi trả đầy đủ,
chính xác, kịp thời.
Ghi nhận và báo cáo một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rỏ ràng và dể hiểu
về tất cả các chức năng của công ty quy định.
Rủi ro: Rủi ro về xác định mức lương, Rủi ro về tính lương, Rủi ro về chi trả
lương, Rủi ro về ghi nhận & báo cáo về quy trình nhân sự tiền lương
Kiểm soát:
Tiếp tục trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc/nhân viên không có thực: Bảng
chấm công do từng bộ phận lập ra Trưởng bộ phận phê duyệt đồng thời chịu trách
nhiệm về bảng chấm công này. Người chấm công # Người tính lương và Người tính
lương # Người chi trả lương. Phê duyệt các thay đổi bảng lương. Thẻ bấm giờ;
Tính lương sai, không đúng với chính sách của công ty, tính sai thuế thu nhập
cá nhân dẩn đến việc doanh nghiệp phải đóng bù thuế cho nhân viên: Chính sách
lương rỏ rang, Bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật các thay đổi về nhân
5
sự, Phê duyệt các thay đổi trong chương trình tính lương, Phê duyệt bảng lương,
Định kỳ kiểm tra việc tính thuế thu nhập cá nhân, Nhờ chuyên gia tư vấn cách tính
thuế thu nhập cá nhân
1.4. Kiểm soát nội bộ trong quy trình kế toán
Chức năng: Kế hoạch chi tiêu (BP kế toán), đề nghị chi tiêu (các BP trong
công ty), quyết định chi tiêu (Người có thẩm quyền), thực hiện việc chi tiêu (Theo
phân công, như BP hành chính, BP khác), báo cáo việc thực hiện chi tiêu (Người
thực hiện chi tiêu), ghi nhận (BP kế toán),
Rủi ro: Rủi ro bị mất cắp, lạm dụng tiền mặt, Chi tiền không đúng mục đích
Kiểm soát: Hạn chế tiếp cận khu vực tiền mặt, hạn chế các nghiệp vụ dùng
tiền mặt (chi bằng tiền ngân hàng), khống chế số dư tiền mặt ở mức cho phép, kiểm
quỹ định kỳ/bất thường, phê duyệt các khoản chi tiền mặt, đăng ký chữ ký phê duyệt
các khoản chi tiền ngân hang, các khoản chi phải có chứng từ đầy đủ trước khi được
phê duyệt, đóng dấu “ĐÃ CHI” vào chừng từ.

1.5. Kiểm soát nội bộ trong quy trình chi tiêu
Chức năng cơ bản: Thu thập thông tin (thu thập chứng từ)
Từ các bộ phận trong công ty & từ bên ngoài. Xử lý thông tin (sử dụng sổ sách)
Tại bộ phận kế toán. Cung cấp thông tin (trình nộp báo cáo)
Cho các đối tượng có nhu cầu (chủ sỡ hữu, lãnh đạo, nhà nước,…)
Mục tiêu: Mục tiêu theo quy trình “CEAVOP”, bảo đảm báo cáo được lập
trên cơ sở tuân thủ các yếu tố sau: Completeness (đầy đủ), Existeness (Tồn tại &
phát sinh), Accuracy (Chính xác), Valuation (Định giá đúng), Ownership &
Obigation (Quyền & nghĩa vụ), Presentation (Trình bày & khai báo).
Rủi ro: vi phạm tính đầu đủ, tồn tại, chính xác. Vi phạm tính đánh giá, sở hữu
và trình bày công bố
Kiểm soát:
Vi phạm tính đầu đủ, tồn tại, chính xác, Vi phạm tính đánh giá, sở hữu và
trình bày công bố: Dữ liệu kế toán phải cập nhật, Tuân thủ các quy trình kế toán như
6
: đối chiếu giữa các phần hành, đối chiếu kế toán với các bộ phận khác, Nhân viên
kế toán có nghiệp vụ, Kiểm quỹ, kiểm kê tồn kho, tài sản, Kế toán trưởng được cập
nhật tất cả các sự kiện/hoạt động diễn ra trong doanh nghịêp, Đánh giá tính hợp lý số
dư tài sản, Trình độ nghiệp vụ của kế toán trưởng.
Báo cáo tài chính chứa đựng gian lận, sai sót: Kiểm toán nội bộ, Kiểm toán
độc lập,
1.6. Kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất
Chức năng: Yêu cầu sản xuất/kế hoạch sản xuất, Chuẩn bị vật tư theo nhu
cầu sản xuất, Các công đoạn sản xuất, Nhập kho sản phẩm, Ghi nhận & báo cáo.
Mục tiêu: Đúng sản phẩm cần sản suất theo yêu cầu, Đúng vật liệu cần sử
dụng, Đúng công thức/cách thức/phương pháp/công nghệ yêu cầu.
Rủi ro: Đưa ra kế hoạch sản xuất không phù hợp (không đạt yêu cầu), Sản
xuất không đúng (SP, VL, CN…), Sản xuất không đủ số lương theo yêu cầu, sản
xuất quá nhiều so với yêu cầu làm ứ đọng vốn…, Sản xuất không kịp tiến độ giao
hang, Sản phẩm hỏng quá nhiều, tỷ lệ phế liệu quá cao so với định mức cho phép.

Kiểm soát: đề ra kế hoạch cụ thể vơi sự phê duỵêt và tham vấn ý kiến của bộ
phận sản xuất. Điều tra về lượng cầu trên thị trường để đưa ra kế hoạch sản xuất khả
thi,
1.7. Kiểm soát nội bộ trong quy trình tồn kho
Rủi ro: Hỏa hạn, mất cắp, lãng phí, Tồn kho vượt mức cần thiết/không đáp
ứng nhu cầu, Không kịp thời xử lý hàng tồn chậm luân chuyển, Đánh giá không
chính xác giá trị tồn kho.
Kiểm soát: Hạn chế tiếp cận tồn kho, kiểm soát vận chuyển tồn kho, định kỳ
kiểm kho, tuân thủ các quy định phòng cháy chữa cháy, xác định mức tồn kho tối
ưu, báo cáo khi tồn kho vượt qua/thấp hơn mức an toàn, họp định kỳ giữa các bộ
phận bán hàng – sản xuất – tồn kho, báo cáo tuổi của hàng tồn kho, theo dõi vòng
quay tồn kho, báo cáo về hàng tồn chậm luân chuyển, quy định cụ thể cách định giá
7
hàng tồn kho, theo dõi tình hình lãi gộp, giá thành định mức và theo dõi các chênh
lệch giữa thực tế và định mức
II. MINH HỌA MA TRẬN KIẾM SOÁT TẠI NGÂN HÀNG TMCP
NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM – CHI NHÁNH BẾN THÀNH (Vietcombank
Bến Thành)
1. Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Theo Chiều Dọc
1.1. Cơ cấu tổ chức
- Ban lãnh đạo Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – Chi nhánh
Bến Thành gồm:
+ Giám đốc do Chủ tịch Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Ngoại thương
Việt Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Tổng Giám đốc Ngân hàng
TMCP Ngoại thương Việt Nam.
+ Các phó Giám đốc do Tổng Giám đốc Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt
Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc chi nhánh.
- Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – Chi nhánh Bến Thành có
các phòng, tổ nghiệp vụ chuyên môn như sau:
+ Phòng Kế toán – Thanh toán – Quản lý nợ

+ Phòng Khách hàng
+ Phòng Kinh doanh dịch vụ
+ Phòng Ngân quỹ
+ Phòng Hành chính Nhân sự
+ Tổ Tổng hợp
+ Tổ Kiểm tra, Giám sát tuân thủ
+ Các phòng Giao dịch.
- Trưởng, phó phòng nghiệp vụ chuyên môn do Giám đốc bổ nhiệm, miễn
nhiệm sau khi được duyệt của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam. Trưởng
8
phòng Kế toán, Trưởng phòng phụ trách Tổ Kiểm tra, Giám sát tuân thủ do Tổng
Giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc chi nhánh.
- Các phòng, tổ là bộ phận chuyên môn của chi nhánh, tham mưu cho Ban
Giám đốc thực hiện các chức năng nhiệm vụ kinh doanh được Tổng Giám đốc giao
phù hợp Điều lệ tổ chức và hoạt động của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt
Nam. Chức năng nhiệm vụ các phòng được thực hiện thống nhất theo quy định hiện
hành của ban lãnh đạo Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam theo phụ lục 1
đính kèm.
1.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng, tổ
1.2.1. Phòng Kế toán thanh toán và quản lý nợ: Bao gồm các bộ phận nghiệp
vụ sau:
1.2.1.1 Kế toán tổng hợp, tài sản và chi tiêu nội bộ:
- Thực hiện theo các quy định, quy trình, quy chế hiện hành liên quan
đến các lĩnh vực nghiệp vụ được giao đã được Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt
Nam ban hành;
- Phối hợp cùng phòng Hành chính Nhân sự trong quản lý tài sản và kho
lưu trữ chứng từ;
- Phối hợp cùng phòng Ngân quỹ trong quản lý kho quỹ và các quỹ
nghiệp vụ có tiền theo quy định hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt
Nam;

- Tiếp nhận và phân điện Swift đến các bộ phận nghiệp vụ có liên quan
theo quy trình hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
1.2.1.2 Bộ phận quản lý hồ sơ thông tin khách hàng tổ chức:
Tiếp nhận yêu cẩu mở tài khoản, thay đổi thông tin tài khoản và quản lý hồ sơ,
thông tin tài khoản khách hàng là pháp nhân phù hợp quy định trong quy trình, quy
chế hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
1.2.1.3 Bộ phận kế toán thanh toán:
9
- Phối hợp cùng các bộ phận liên quan quản lý và thực hiện theo quy
định, quy trình và quy chế về kế toán tiền vay và cơ chế tín dụng hiện hành của
Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam đối với mọi đối tượng khách hàng.
- Tiếp nhận và xử lý nghiệp vụ chuyển lương tự động.
- Tiếp nhận và xử lý nghiệp vụ thanh toán theo lệnh của khách hàng tổ
chức.
- Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu chuyển tiền nội bộ IBT-online của
khách hàng cá nhân và tổ chức. Thực hiện các nghiệp vụ đầu tư tự động.
1.2.1.4 Bộ phận Quản lý nợ:
- Thực hiện các chức năng nhiệm vụ theo quy trình, quy chế hiện hành
của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Quản lý hồ sơ vay và trực tiếp thực hiện tác nghiệp liên quan đến việc
mở tài khoản vay/hợp đồng, cập nhật hệ thống, giải ngân, thu hồi nợ, lãi, đảm bảo số
liệu trên hệ thống khớp đùng với sổ liệu trên hồ sơ.
1.2.1.5 Bộ phận vi tính.
- Thực hiện các nhiệm vụ về quản lý mạng, quản lý hệ thống chương
trình, quản lý phần cứng, mềm và các thiết bị tin học thuộc trách nhiệm của cán bộ
vi tính tại chi nhánh theo các quy định hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại
thương Việt Nam
- Làm đầu mối tiếp nhận và cập nhập mới các công nghệ từ Trung tâm tin
học TW và Phòng Quản lý Đề án công nghệ và hướng dẫn cho các phòng ban có liên
quan.

- Quan hệ với các bên hữu quan trong thiết lập, quản lý, bảo trì bảo quản
đường truyền tin, các thiết bị tin học liên quan.
- Lập kế hoạch dự trù thiết bị tin học của chi nhánh khi có yêu cầu.
1.2.2. Phòng Khách hàng:
1.2.2.1 Bộ phận khách hàng doanh nghiệp:
10
- Thực hiện các chức năng nhiệm vụ theo quy trình, quy chế hiện hành
của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam về công tác marketting tìm kiếm
khách hàng tổ chức, cho vay và bảo lãnh đối với khách hàng là tổ chức.
- Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ về công tác quản trị rủi ro theo quy
trình, quy chế hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
1.2.2.2 Bộ phận khách hàng thể nhân:
- Thực hiện các chức năng nhiệm vụ theo quy trình, quy chế hiện hành của
Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam về công tác marketing tìm kiếm khách
hàng thể nhân, cho vay và bảo lãnh đối với khách hàng là thể nhân.
1.2.3. Phòng Kinh doanh dịch vụ: bao gồm các bộ phận nghiệp vụ sau:
1.2.3.1 Quản lý hồ sơ thông tin khách hàng:
- Mở tài khoản, thay đổi thông tin tài khoản của khách hàng thể nhân phù
hợp theo các quy định trong quy trình, quy chế hiện hành của Ngân hàng TMCP
Ngoại thương Việt Nam;
- Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu sử dụng dịch vụ ngân hàng điện tử của
VCB.
1.2.3.2 Bộ phận thẻ:
- Phát hành các loại thẻ ghi nợ nội địa và quốc tế, thẻ tín dụng quốc tế,
theo dõi chấm đối chiếu sao kê tài khoản thẻ và các nhiệm vụ liên quan đến nghiệp
vụ thẻ tuân thủ các quy định, quy trình, quy chế hiện hành của Ngân hàng TMCP
Ngoại thương Việt Nam
- Phát triển và quản lý các đơn vị chấp nhận thẻ của chi nhánh;
- Phối hợp cùng phòng Ngân quỹ quản lý quỹ tiền mặt ATM của chi
nhánh;

- Quản lý và khắc phục sự cố các máy ATM tại chi nhánh.
1.2.3.3 Bộ phận giao dịch viên:
- Huy động tiết kiệm, phát hành kỳ phiếu, trái phiếu và chứng chỉ tiền
gửi;
11
- Thực hiện thu chi tiền mặt, chuyển tiền trong nước liên quan đến tài
khoản của khách hàng cá nhân tuân thủ quy định, quy trình, quy chế hiện hành của
Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam;
- Thanh toán thẻ, moneygram, kiều hối và thanh toán phi mậu dịch theo
các hướng dẫn quy định trong quy trình, quy chế hiện hành của Ngân hàng TMCP
Ngoại thương Việt Nam,
- Thu – chi tiền mặt VNĐ, ngoại tệ, thu đổi ngoại tệ, séc du lịch trong
hạn mức được Ban Giám đốc giao.
1.2.3.4 Bộ phận thanh toán quốc tế:
- Thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền ra nước ngoài của cá nhân phù hợp
với quy chế quản lý ngoại hối của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, quy trình, quy
chế và quy định của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền ra nước ngoài của tổ chức, doanh
nghiệp xuất nhập khẩu phù hợp với quy chế quản lý ngoại hói của Ngân hàng Nhà
nước Việt Nam, quy trình, quy chế và quy định về chuyển tiền ra nước ngoài của
Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Tư vấn cho khách hàng trong công tác thanh toán quốc tế, làm đầu mối
tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng liên quan đến thanh toán XNK hoàng hóa,
dịch vụ theo quy định hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam trên
các lĩnh vực thư tín dụng, nhờ thu và chuyển tiền.
- Phối hợp cùng tổ Tổng hợp trong thực hiện nghiệp vụ kinh doanh ngoại
tệ đối với khách hàng cá nhân;
- Phối hợp cùng phòng khách hàng phát triển và xử lý nghiệp vụ bao
thanh toán xuất nhập khẩu.
1.2.4. Phòng Ngân quỹ

- Thực hiện quản lý tiền mặt VNĐ và các loại tiền mặt ngoại tệ, séc ngoại
tệ, các chứng từ có giá, các loại ấn chỉ quan trọng, các hồ sơ thế chấp, cầm cố, ký
gửi theo các quy trình, quy chế về quản lý kho quy hiện hành của Ngân hàng TMCP
12
Ngoại thương Việt Nam và chỉ đạo của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong từng
thời kỳ.
- Thực hiện thu chi tiền mặt VNĐ, tiền mặt ngoại tệ vượt hạn mức của các
Giao dịch viên và thu chi tiền mặt VNĐ, tiền mặt ngoại tệ của các phòng không có
quỹ.
- Phối hợp cùng phòng Kế toán trong quản lý an toàn kho quỹ.
- Phối hợp cùng ban quản lý quỹ tiền mặt ATM chuẩn bị đủ tiền tiếp quỹ
và đảm bảo an toàn quỹ.
- Phối hợp cùng phòng Hành chính Nhân sự trong thực hiện các quy định
về phòng cháy chữa cháy, chống sét, chống trộm và an toàn kho, tài sản của cơ quan.
1.2.5. Phòng Hành chính Nhân sự: Phòng Hành chính Nhân sự gồm hai chức
năng:
- Quản trị hành chính:
+ Thực hiện các nhiệm vụ về quản trị hành chính theo các quy định hiện hành
của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam;
+ Thực hiện quản lý văn thư, xe và máy fax theo quy định của Ngân hàng
TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Quản trị tổ chức:
+ Thực hiện công tác quản lý cán bộ theo quy định hiện hành của Ngân hàng
TMCP Ngoại thương Việt Nam.
+ Phối hợp cùng phòng Kế toán trong quản lý tiền lương, tài sản và kho lưu
trữ chứng từ.
- Làm thư ký trong tất cả các cuộc họp của cơ quan, họp Ban giám đốc và
trưởng, phó phòng.
1.2.6. Tổ Kiểm tra, giám sát tuân thủ
13

- Là một bộ phận độc lập với các phòng nghiepj vụ, thực hiện chức năng
kiểm tra, kiểm toán nội bộ trong phạm vi quyền hạn được quy định tại các văn bản
hướng dẫn hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Làm đầu mối cung cấp tài liệu, tổng hợp báo cáo cho các cơ quan thanh
tra, đoàn kiểm tra, kiểm toán khi có yêu cầu.
- Làm đầu mối trong công tác báo cáo cho các cơ quan thanh tra, đoàn
kiểm tra, kiểm toán khi có yêu cầu.
- Tiếp nhận và đề xuất hướng giải quyết các khiếu nại tố cáo liên quan
CBNV của Chi nhánh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao.
1.2.7. Tổ Tổng hợp:
- Thực hiện theo các quy định, quy trình, quy chế hiện hành liên quan
đến công tác quản lý vốn- tỷ giá – lãi suất- phí dịch vụ và kinh doanh ngoại tệ với
Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam và chi nhánh Hồ Chí Minh.
- Nghiên cứu, phân tích kinh tế, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động
của chi nhánh theo định kỳ và đột xuất, tham mưu cho Ban giám đốc trong chỉ đạo
điều hành hoạt động của chi nhánh có hiệu quả.
- Nghiên cứu phát triển sản phẩm dịch vụ, nắm bắt thông tin, thị trường
trong và ngoài nước, tham mưu cho Ban giám đốc trong phát triển dịch vụ đáp ứng
nhu cầu của thị trường.
- Thực hiện công tác thông tin báo chí, làm đầu mối cung cấp thông tin,
báo chí, các cơ quan trong ngoài ngành theo chỉ đạo của Ban giám đốc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám đốc giao,
1.2.8 Các phòng giao dịch: Thực hiện các chức năng nhiệm vụ được giao theo
từng quyết định cụ thể khi được thành lập.
1.3. Nhận xét - đánh giá:
14
Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – Chi nhánh Bến Thành có mơ
hình tổ chức phù hợp, có khả năng kiểm sốt cao.
Quy định về chức năng của từng bộ phận rõ ràng, chi tiết, cụ thể, đáp ứng nhu

cầu cơng việc.
Như vậy, mơ hình kiểm sốt nội bộ theo chiều dọc của Ngân hàng là phù hợp.
2. Hệ Thống Kiểm Sốt Nội Bộ Theo Chiều Ngang
Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – Chi nhánh Bến Thành có từng
quy trình cụ thể cho các nghiệp vụ như Quy trình Phê duyệt khoản vay, Quy trình
giải ngân, Quy trình thu nợ, Quy trình xử lý nợ có vấn đề,…v.v… Ở đây xin nêu ra
ví dụ về Quy trình phát hành thẻ tín dụng:
2.1. Quy trình phát hành thẻ tín dụng:
Bước 1: Khi nhận được hồ sơ yêu cầu phát hành thẻ của khách hàng, các
phòng nghiệp vụ bànï giao hồ sơ phát hành thẻ cho CB KHTN
- Sau khi kiểm tra hồ sơ :
+ Nếu hồ sơ đầy đủ , CB KHTN ký vào 02 phiếu bàn giao hồ sơ: 01bản trả
cho phòng nghiệp vụ; 01 bản lưu hồ sơ tại phòng KHTN.
+ Nếu hồ sơ còn thiếu, CB KHTN ghi chú những mục còn thiếu, ký vào
phiếu bàn giao hồ sơ : 01bản trả cho phòng nghiệp vụ; 01 bản lưu hồ sơ tại phòng
KHTN.
- Trong trường hợp thiếu hồ sơ các phòng phối hợp yêu cầu khách hàng
bổ sung trong thời gian sớm nhất để phòng KHTN có đủ cơ sở để trình Ban Giám
đốc phê duyệt.
Bước 2: CB KHTN lập tờ trình cấp hạn mức thẻ tín dụng, trình lãnh đạo
phòng KHTN và Ban Giám đốc phê duyệt.
Bước 3: Sau có ý kiến phê duyệt của Ban Giám đốc
15
- Trường hợp hồ sơ được phê duyệt: CB KHTN ký vào yêu cầu phát hành
thẻ tín dụng và trình Lãnh đạo phòng KHTN và Ban giám đốc ký g.
- Trường hợp hồ sơ được phê duyệt nhưng với hạn mức thấp hơn hạn mức
đề nghò của khách hàng : CB KHTN thông báo cho Nhân viên phụ trách phát
hành thẻ TD các phòng nghiệp vụ biết. Nhân viên phụ trách phát hành thẻ TD
các phòng nghiệp vụ có trách nhiệm báo với lãnh đạo phòng và khách hàng:
+ Nếu khách hàng đồng ý với hạn mức được phê duyệt : Nhân viên phụ

trách phát hành thẻ TD các phòng nghiệp vu cho CB KHTN biết để tiến hành các
bước tiếp theo.
+ Nếu khách hàng không đồng ý phát hành thẻ : Nhân viên phụ trách phát
hành thẻ TD các phòng nghiệp vụ cho CB KHTN biết. CB KHTN bàn giao hồ sơ
lại cho các phòng nghiệp vụ.
- Trường hợp hồ sơ được phê duyệt nhưng kèm điều kiện bổ sung thêm
hồ sơ: CB KHTN thông báo cho Nhân viên phụ trách phát hành thẻ TD các
phòng nghiệp vụ ( bằng điện thoại) để bổ sung hồ sơ.
- Trường hợp hồ sơ không được phê duyệt: CB KHTN thông báo cho
nhân viên phụ trách phát hành thẻ TD các phòng nghiệp vụ ( bằng điện thoại) và
trả lại hồ sơ cho các phòng nghiệp vụ ( phụ lục 02). Các phòng nghiệp vụ thông
báo( bằng điện thoại hoặc bằng văn bản) cho khách hàng.
- Trong trường hợp cần thông báo đến KH về việc từ chối cấp thẻ, phòng
KH thể nhân soạn công văn trình Ban giám đốc ký và gửi trực tiếp cho Kh bằng
đường công văn.
16
- Bước 4: CBKHTN lập thông báo tác nghiệp và bàn giao hồ sơ cho Bộ
phận tác nghiệp thẻ – Phòng KDDV để tiến hành các bước tiếp theo như quy
trình phát hành và sử dụng thẻ hiện hành.
- Đồng thời fax bản thông báo tác nghiệp cho các phòng nghiệp vụ để
các phòng biết, theo dõi nhận thẻ tại Bộ phận tác nghiệp – phòng KDDV.
2.2. Nhận xét:
Quy trình phát hành thẻ tín dụng được quy định rõ ràng, chi tiết, cụ thể, đáp
ứng nhu cầu cơng việc, hạn chế rủi ro, nâng cao tính phối hợp giữa các phòng ban.
Như vậy, mơ hình kiểm sốt nội bộ theo chiều ngang của Ngân hàng là phù
hợp.
17