LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay, trong điều kiện nền kinh tế thị trường, với cơ chế quản lý kinh
tế thực hiện hạch toán kinh doanh. Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tồn tại và
phát triển phải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và phải có
lợi nhuận. Để đạt được yêu cầu đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực hiện quản
lý chặt chẽ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả các loại tài sản, vật tư,
lao động, tiền vốn của mình. Việc hạch toán đúng và đủ chi phí thực tế bỏ ra sẽ
giúp cho các doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả hoạt động sản xuất kinh
doanh. Tất cả các doanh nghiệp đều đặt ra mục tiêu là đạt được lợi nhuận cao
nhất mà chi phí bỏ ra là ít nhất.
Hạch toán NVL - CCDC có vai trò quan trọng vì đó là yếu tố cơ bản tạo ra
sản phẩm và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, tác động trực tiếp đến hiệu
quả của quá trình sản xuất kinh doanh. Nếu có sự thay đổi đột xuất về chi phí
NVL - CCDC tất yếu sẽ ảnh hưởng đến giá thành SP, từ đó ảnh hưởng đến thu
nhập của DN.
Sau một thời gian thực tập tại phòng KT của công ty, được tìm hiểu về
công tác kế toán ở đây, em nhận thấy công tác kế toán NVL - CCDC của công ty
đã tương đối ổn định, đáp ứng được yêu cầu quản lý VL - CCDC. Tuy nhiên,
cũng vẫn còn những mặt hạn chế, nếu được khắc phục thì vai trò kế toán NVL -
CCDC sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Nhận thức được những mặt mạnh và những mặt
còn hạn chế của công tác kế toán NVL - CCDC, em xin đi sâu vào nghiên cứu đề
tài “Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty CP
kiến trúc và nội thất QualiDecor” nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức
hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại công ty.
Chuyên đề này gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ.
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán NVL - CCDC tại công ty CP nội
thất và kiến trúc QualiDecor.
Chương 3: Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật
liệu - công cụ dụng cụ tại công ty CP nội thất và kiến trúc QualiDecor.
Em xin chân thành cảm ơn tới cô giáo Đặng Thu Hà. Đồng thời em xin

cảm ơn sự giúp đỡ của ban lãnh đạo công ty và tập thể nhân viên phòng kế toán
đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành bài chuyên đề.
Do thời gian nghiên cứu và trình độ còn hạn chế và cũng là lần đầu nghiên
cứu nên bài viết của em không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được ý
kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để bài viết của em được hoàn thiện hơn!
Hà Nội, ngày 20 tháng 6 năm 2012
Học sinh thực tập
Phạm Thị Thu Quỳnh
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
1.1: Khái niệm, đặc điểm và nhiệm vụ kế toán NVL – CCDC
1.1.1: Khái niệm NVL – CCDC
1.1.1.1: Khái niệm NVL
NVL là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản
xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. NVL là đối
tượng lao động là sản phẩm khai thác từ tự nhiên mà có như: dầu thô, quặng sắt,
khoáng sản … còn vật liệu là đối tượng lao động, là sản phẩm đã qua quy trình
chế biến để tiếp tục dùng cho sản xuất sản phẩm như là xi măng, các loại linh
kiện… VD: lốp xe được chế biến từ mủ cao su, mủ cao su (dạng chất lỏng) qua
quá trình chế biến nhờ lao động của con người tác động vào tạo ra sản phẩm là
chiếc lốp xe.
1.1.1.2: Khái niệm CCDC
CCDC là những tư liệu lao động không có đủ tiêu các chuẩn về giá trị và
thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định. Vì vậy công cụ dụng cụ được
quản lý và hạch toán như vật liệu. Ngoài ra, những tư liệu lao động sau đây
không phân biệt tiêu chuẩn giá trị và thời gian sử dụng vẫn hạch toán là công cụ
dụng cụ :
- Các lán trại tạm thời, đà giáo (ngành xây dựng cơ bản), ván
khuôn, công cụ dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất kinh doanh.
- Các loại bao bì dùng để đựng vật liệu, hàng hóa trong quá trình thu mua,

bảo quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa.
- Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, nhưng
trong quá trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho
có tính giá trị hao mòn để trừ dần vào giá trị của bao bì.
- Những dụng cụ đồ nghề bằng thủy tinh, sành sứ, quần áo, giầy dép
chuyên dùng để làm việc…
1.1.2: Đặc điểm NVL – CCDC
1.1.2.1: Đặc điểm NVL
Chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó
vật liệu sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu
thành thực thể của sản phẩm. VD: xăng, dầu, nhớt,… bị tiêu hao toàn bộ;
Về mặt giá trị: khi tham gia vào quá trình sản xuất thì giá trị của vật liệu
sẽ được chuyển toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
1.1.2.2: Đặc điểm CCDC
Đặc điểm của CCDC là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh
của DN nhưng giá trị của chúng được phân bổ 1 lần, 2 lần hoặc nhiều lần vào
chi phí của DN.
1.1.3: Nhiệm vụ kế toán NVL – CCDC
Để thực hiện chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế. Xuất phát
từ vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, nhà nước đã xác
định nhiệm vụ của kế toán NVL - CCDC như sau:
+ Thực hiện đánh giá, phân loại NVL - CCDC phù hợp với nguyên tắc, yêu
cầu thống nhất của nhà nước, yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận
chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL cả về giá trị và hiện vật.
Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế NVL nhập - xuất kho, vật liệu CCDC tiêu
hao sử dụng cho sản xuất nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ
yêu cầu quản lý doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua
NVL cả về số lượng, chủng loại, giá cả, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho
quá trình sản xuất kinh doanh.

+ Áp dụng đúng đắn phương pháp kinh tế kỹ thuật về hạch toán NVL –
CCDC, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện
đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu. Mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết, thực
hiện hạch toán theo đúng chế độ, đúng phương pháp quy định, đảm bảo sự thống
nhất trong công tác kế toán.
+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng tiêu hao NVL
- CCDC. Phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật liệu thừa,
thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất. Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị
vật liệu thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất, phân bổ
chính xác giá trị vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng.
+ Tham gia kiểm kê, đánh giá lại vật liệu theo chế độ nhà nước quy định,
lập các báo cáo về vật liệu phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý. Tiến hành
phân tích kinh tế, tình hình thu mua, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm
phục vụ công tác quản lý một cách hợp lý nhằm hạ giá thành.
Như vậy, kế toán NVL là công cụ phục vụ quản lý vật liệu. Thông qua việc
đo lường, tính toán, ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế liên quan
đến vật liệu, với hệ thống các phương pháp khoa học của kế toán như chứng từ,
tài khoản mà biết được thông tin một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác về tình
hình tài sản nói chung, về tình hình NVL – CCDC nói riêng để từ đó nhà quản lý
có các biện pháp quản lý vật liệu sao cho hợp lý và có hiệu quả nhất.
1.2.: Phân loại, đánh giá NVL – CCDC
1.2.1: Phân loại NVL – CCDC
1.2.1.1: Phân loại NVL
Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải sử dụng
nhiều loại vật liệu khác nhau. Chúng có vai trò, công dụng, tính chất khác nhau
và biến động hàng ngày trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhằm tổ chức tốt
công tác quản lý và hạch toán NVL, đảm bảo sử dụng có hiệu quả NVL trong
quá trình sản xuất kinh doanh, cần phải phân loại NVL. Tuỳ theo nội dung kinh
tế và chức năng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh mà NVL trong DN
có sự phân chia thành các loại NVL khác nhau. Nhìn chung NVL trong DN được

phân chia thành các loại sau:
- Vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong DN, là cơ sở vật chất
chủ yếu để hình thành nên thực thể của sản phẩm mới như sắt thép trong doanh
nghiệp cơ khí, gạch ngói xi măng trong xây dựng cơ bản. Bán thành phẩm mua
ngoài cũng phản ánh vào trong NVL chính như bàn đạp, khung xe, vật kết cấu
trong xây dựng
- Vật liệu phụ: Là đối tượng lao động nhưng nó không phải cơ sở vật chất
chủ yếu để hình thành nên thực thể sản phẩm. Vật liệu phụ có tác dụng làm tăng
chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho quản lý sản xuất
như thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn, sơn
- Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất, kinh
doanh như xăng, dầu, khí đốt
- Phụ tùng thay thế sửa chữa: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị
phục vụ cho việc sửa chữa hoặc thay thế những bộ phận, chi tiết máy móc thiết
bị như vòng bi, vòng đệm
- Phế liệu: Là vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất, kinh doanh của đơn
vị nó đã mất hết hoặc mất phần lớn giá trị sử dụng ban đầu như sắt thép vụn, dầu
thải, gạch ngói vỡ
Trên thực tế việc xắp xếp NVL theo từng loại là căn cứ vào công dụng chủ
yếu của NVL ở từng đơn vị cụ thể nhưng thực tế NVL ở đơn vị này là chính
nhưng ở đơn vị khác là phụ Để phục vụ tốt yêu cầu quản lý NVL cần phải biết
được đầy đủ và cụ thể số hiện có, tình hình biến động NVL được sử dụng trong
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó NVL cần phải được xắp
xếp phân chia một cách chi tiết theo tính năng lý hoá học, theo quy cách phẩm
chất của NVL. Việc phân chia chỉ được thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ
danh điểm nguyên liệu, vật liệu. Tuỳ theo số lượng của từng thứ, từng loại NVL
mà xây dựng mã số, ký hiệu cho nó có thể gồm 1, 2 hoặc 3, 4 chữ số
Sổ danh điểm nguyên liệu, vật liệu:
Loại nguyên liệu, vật liệu chính - TK1521
Ký hiệu Tên nhãn

hiệu, quy
cách NVL
Đơn vị
tính
Đơn giá Ghi chú
Nhóm Danh
điểm NVL
Kế hoạch Thực tế
Các chữ số dùng để chỉ loại NVL thường sử dụng là hiệu số của tài khoản
cấp 1 hoặc tài khoản cấp 2 dùng để hạch toán loại NLNVL đó. Các chữ số
dùng để nhóm NLNVL là số thứ tự liên tục.
Trường hợp dưới 10 nhóm thì dùng 1 chữ số ( từ 1 đến 9 )
Trường hợp dưới 100 nhóm thì dùng 2 chữ số (từ 1 đến 99)
Trường hợp dưới 1000 nhóm thì dùng 3 chữ số ( từ 1 đến 999)
Như vậy nếu DN có dưới 10, hoặc dưới 100, hoặc dưới 100… quy cách cỡ
loại NVL thì dùng 1, hoặc 2, hoặc 3 chữ số …
Khi lập sổ danh điểm NVL cần phải dự trữ một số hiệu để sử dụng cho các
thứ hoặc các loại NVL mới thuộc nhóm đó xuất hiện sau này. Sổ danh điểm
NVL có tác dụng rất lớn trong công tác hạch toán, đặc biệt trong việc đưa công
tác tin học vào hạch toán kế toán ở đơn vị.
Ngoài các cách phân loại trên căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu
cũng như nội dung kinh tế phản ánh trên các tài khoản kế toán, thì vật liệu của
DN được chia thành:
+ NVL trực tiếp dùng cho sản xuất chế tạo sản phẩm
+ NVVL dùng cho nhu cầu khác: Phục vụ quản lý ở các phân xưởng khác,
tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng
Hoặc có thể căn cứ vào nguồn nhập, vật liệu được chia thành vật liệu nhập
kho do mua ngoài, do tự gia công chế biến, nhận vốn góp
1.2.1.2: Phân loại CCDC
- Căn cứ vào giá trị và thời gian sử dụng có thể chia CCDC thành 2 loại:

+ Phân bổ 1 lần.
+ Phân bổ nhiều lần.
- Căn cứ vào phạm vi bảo quản và sử dụng :
+ Công cụ trong kho.
+ Công cụ đang dùng.
1.2.2: Đánh giá
1.2.2.1: Đánh giá NVL – CCDC theo giá thực tế
- Giá thực tế nhập kho:
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của NVL nhập kho được xác định
như sau:
+ Với vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá
đơn của người bán cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực
tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhânviên thu mua, chi phí thuê kho, thuê
bãi, tiền phạt ) trừ (-) các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua
được hưởng.
Giá thực tế NVL Giá mua ghi Chi phí
tự gia công = trên hoá đơn + thu mua
nhập kho (giá chưa có thuế) ( nếu có)
Ví dụ: Theo hoá đơn số 012057 ngày 17/02 doanh nghiệp mua sơn của
công ty sơn Hà Nội
Số lượng : 363 thùng
Đơn giá : 320.000 đồng/1 thùng
Thành tiền : 116.160.000 đồng
Như vậy giá vốn thực tế của sơn nhập kho theo hoá đơn trên là :
116.160.000 đồng (trường hợp này do DN mua ngoài theo hình thức trọn gói
nên giá mua ghi trên hoá đơn chính là giá NVL nhập kho ).
Nếu DN áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
trong giá mua ghi trên hoá đơn không bao gồm thuế GTGT. Trong đó giá chưa
có thuế GTGT đã có sẵn trên hoá đơn. Đối với hoá đơn tự in đặc thù như tem
bưu điện, vé sổ số, vé máy bay thì giá chưa có thuế GTGT được xác định theo

công thức sau:
Giá chưa thuế GTGT
Tổng giá thanh toán =
1+ % thuế suất thuế GTGT
Đối với một số loại sắt thép phế liệu thì:
Thuế GTGT được = Tổng giá thanh toán x % Quy định Giá chưa có
thuế GTGT
= Tổng giá thanh toán - thuế GTGT
Còn đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương
pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế
GTGT thì giá mua trong hoá đơn là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT
đầu vào).
Đối với NVL tự gia công chế biến, trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho sẽ
bằng trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho để gia công chế biến cộng (+) với
các chi phí gia công chế biến.
Đối với NVL nhập do thuê ngoài gia công chế biến thì trị giá vốn thực tế
của NVL nhập kho sẽ bằng giá trị thực tế của NVL xuất thuê ngoài gia công chế
biến cộng số tiền phải trả cho người gia công chế biến cộng với chi phí vận
chuyển, bốc dỡ vật liệu đến nơi gia công và từ nơi đó trở về doanh nghiệp.
Giá thực tế NVL Giá thực tế Chi phí
tự gia công = NVL + gia công khác
nhập kho xuất dùng
Ví dụ: Theo bảng giá gia công khuôn gạch R60 ngày 1/1 của công ty:
Trị giá NVL xuất gia công: 550.000 đồng
Chi phí nhân công: 800.000 đồng
Chi phí sản xuất chung: 200.000 đồng
Trị giá NVL gia công nhập kho là:
550.000 + 800.000 + 200.000= 1.500.000 đồng
Nếu thuê ngoài gia công, công ty sẽ không xuất NVL để gửi cho bên gia
công, mà chỉ nêu sản phẩm cần gia công.

Đối với NVL nhập do liên doanh liên kết thì giá thực tế nhập kho là giá do
hội đồng liên doanh quyết định .
Còn NVL nhập do biếu tặng, phế liệu thu hồi từ sản xuất thì giá thực tế nhập
kho là giá ước tính( hay giá trên thị trường của sản phẩm cùng loại).
* Giá thực tế xuất kho :
Do NVL nhập từ nhiều nguồn khác nhau, nhiều lần khác nhau và giá thực
tế mỗi lần nhập khác nhau .Vì vậy, khi xuất kho NVL khó có thể xác định giá
thực tế xuất kho ngay mà phải áp dụng các phương pháp tính giá xuất kho phù
hợp. Phương pháp DN áp dụng phải được đăng ký và sử dụng trong một thời
gian dài (ít nhất trong một kỳ kế toán). Tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu và trình
độ quản lý của từng doanh nghiệp, kế toán có thể lựa chọn một trong các phương
pháp dưới đây cho phù hợp:
Phương pháp1: Tính theo giá mua thực tế tồn đầu kỳ.
Theo phương pháp này thì giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở
số lượng vật liệu xuất dùng và đơn giá vật liệu bình quân tồn đầu kỳ.
Trị giá thực tế vật liệu = Số lượng vật liệu x Đơn giá thực tế
Xuất kho trong kỳ xuất kho trong kỳ vật liệu tồn đầu kỳ
Trong đó:
Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ
Đơn giá NVL =
Số lượng vật liệu tồn dầu kỳ
Phương pháp 2: Tính theo giá trị thực tế bình quân gia quyền.
Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho cũng được căn cứ vào
số lượng vật tư xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính.
Trị giá thực tế NVL = Số lượng NVL x Đơn giá thực tế
xuất kho xuất kho trong kỳ bình quân
Trong đó:
Trị giá NVL thực tế + Trị giá NVL thực tế
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
Đơn giá thực tế =

bình quân Số lượng tồn + Số lượngnhập
đầu kỳ trong kỳ
Phương pháp 3: Tính theo bình quân liên hoàn.
Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho được tính tương tự
phương pháp 2, nhưng đơn giá thực tế bình quân được sử dụng dể xác định giá
vốn thực tế hàng xuất kho cho đến khi nhập lô hàng khác, cần tính toán lại đơn
giá thực tế bình quân để tính giá vốn thực tế hàng xuất kho tiếp theo.
Phương pháp 4: Phương pháp nhập trước xuất trước(FIFO).
Theo phương pháp này, trước hết ta phải xác định được đơn giá thực tế
nhập kho của từng lần nhập. Giá thực tế của NVL mua trước sẽ được dùng làm
giá tính giá thực tế của NVL xuất trước.
Phương pháp 5: Phương pháp nhập sau xuất trước ( LIFO).
Phương pháp này cũng phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần
nhập kho. Căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá trị thực tế xuất kho, dùng
làm đơn giá của lần nhập sau cùng cho lần xuất hiện đầu tiên trong kì.
Hai phương pháp nhập trước xuất trước và nhập sau xuất trước cho kết
quả hoàn toàn trái ngược nhau trong trường hợp giá tăng dần hoặc giảm dần.
Phương pháp 6: Tính theo giá thực tế đích danh.
Theo phương pháp này, hàng xuất kho thuộc lô hàng nào thì lấy chính đơn
giá nhập kho của lô hàng đó để tính giá thực tế cho hàng xuất kho. Giá vốn thực
tế của hàng hiện còn trong kho được tính bằng số lượng của từng lô hàng hiện
còn nhân với đơn giá thực tế nhập kho của chính từng lô hàng đó rồi tổng hợp
lại.
1.2.2.2: Đánh giá NVL – CCDC theo giá hoạch toán.
Trong trường hợp đơn vị có nhiều chủng loại vật liệu, giá thực tế thường
xuyên biến động, được mua từ nhiều nguồn khác nhau thì có thể dùng giá hạch
toán để kế toán nhập, xuất hàng ngày.
Giá hạch toán là loại giá ổn định, được sử dụng thống nhất trong doanh
nghiệp trong thời gian dài. Giá hạch toán NVL có thể là giá mua NVL tại thời
điểm nào đó hoặc là xác định theo giá kế hoạch của NVL đã được xây dựng.

Hàng ngày kế toán phản ánh tình hình nhập xuất NVL theo giá hạch toán .
Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để
có số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán.
Trong đó:
Giá thực tế của NVL = Giá hạch toán của NVL x hệ số giá
xuất kho trong tháng xuất trong tháng

Giá thực tế của NVL + giá thực tế của NVL
Tồn kho đầu tháng nhập kho trong tháng
Hệ số giá =
Giá hạch toán của NVL + giá hạch toán của NVL
Tồn kho đầu tháng nhập kho trong tháng
1.3: Kế toán chi tiết NVL – CCDC:
1.3.1: Chứng từ sử dụng:
Chứng từ kế toán là cơ sở để ghi sổ kế toán. Do vậy các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh liên quan đến việc nhập – xuất - tồn NVL đều phải được lập chứng từ
một cách kịp thời, đầy đủ, hợp lý, hợp lệ.
Theo chế độ chứng từ kế toán đã quy định ban hành theo quyết định số
167/2000/QĐ - BTC ngày 25/10/2000 của Bộ tài chính thì các chứng từ bắt buộc
về NVL bao gồm:
Phiếu nhập kho ( Mẫu 01 - VT)
Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 - VT)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 - VT - 3LL)
Thẻ kho (Mẫu 05 - VT)
Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu 08 - VT)
Hoá đơn GTGT (Mẫu 01/GTGT - 3LL) ( Đối với DN nộp thuế GTGT theo
phương pháp khấu trừ).
Hoá đơn GTGT (Mẫu 02/GTGT - 3LL) (Đối với doanh nghiệp nộp thuế
theo phương pháp trực tiếp).
Ngoài ra các DN có thể sử dụng các chứng từ kế toán hướng dẫn như:

Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04 - VT)
Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu 05 - VT)
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07 - VT)
Và một số chứng từ khác mà doanh nghiệp có thể linh hoạt áp dụng.
1.3.2: Các phương pháp kế toán chi tiết NVL – CCDC
Việc hạch toán theo dõi chi tiết NVL được thực hiện ở phòng kế toán kết
hợp với kho của DN. Các phương pháp chủ yếu có thể được áp dụng chủ yếu
trong kế toán chi tiết NVL là:
Phương pháp ghi thẻ song song
Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
Phương pháp sổ số dư
Phương pháp ghi thẻ song song
+ Nguyên tắc hạch toán: ở kho theo dõi ghi chép về mặt số lượng, còn ở
phòng kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị từng loại NVL.
+ Trình tự ghi chép: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho NVL được
thủ kho theo dõi trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày thủ
kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻ
kho (ở đây có kiểm tra tính hợp hợp pháp của chứng từ được ghi). Cuối ngày
tính ra số tồn trên thẻ kho. Định kỳ cuối hàng tháng thủ kho và kế toán phải đối
chiếu tình hình ghi chép NVL.
Ở phòng kế toán: kế toán chi tiết NVL mở sổ hoặc thẻ kế toán cho từng loại
NVL tương ứng với thẻ kho của từng kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn
kho theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cơ sở ghi sổ chi tiết vật liệu là các chứng từ
nhập xuất kho do thủ kho gửi lên sau khi đã kiểm tra và hoàn chỉnh. Sổ chi tiết
vật liệu giống như thẻ kho nhưng thêm các cột để theo dõi chỉ tiêu giá trị cho
từng thứ vật liệu tương ứng.
Cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu số liệu với thủ kho. Ngoài ra còn
phải tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết để đối chiếu với kế toán tiền mặt, tiền
gửi, công nợ sau đó lập bảng cân đối nhập xuất tồn kho NVL để đối chiếu với
kế toán tổng hợp

*Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu các số liệu.
*Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lặp
về chỉ tiêu số lượng. Hơn nữaviệc kiểm tra đối chiếu số liệu chỉ tiến hành vào
cuối tháng đã hạn chế chức năng kiểm tra.
Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các DN có ít chủng loại VL, các nghiệp vụ
nhập xuất không thường xuyên, trình độ nghiệp vụ của kế toán còn hạn chế.
Sơ đồ tổng quát:



Ghi chú: Ghi hàng ngày :
Đối chiếu kiểm tra :
Ghi cuối tháng :
Thẻ kho
Sổ thẻ kế toán
chi tiết
VLCCDC
Bảng kê tổng
hợp nhập -
xuất - tồn
VLCCDC
Chứng từ
nhập kho
Chứng từ
xuất kho
Phương pháp sổ số dư.
Nguyên tắc hạch toán: Ở kho theo dõi từng chủng loại NVL, ở phòng kế
toán chỉ theo dõi giá trị từng loại NVL.
Tại kho, hàng ngày hay định kỳ sau khi ghi xong thẻ kho, thủ kho tập hợp
toàn bộ chứng từ nhập xuất NVL phát sinh trong ngày, trong kỳ có phân loại

theo từng nhóm từng thứ theo quy định. Cuối tháng phải ghi sổ số tồn kho đã
tính được trên thẻ kho và vào sổ số dư cộng cột số lượng. Sổ số dư do kế toán
mở cho từng kho
Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho và dùng cho cả năm để
ghi số tồn kho cho từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Sổ số dư có hai cột: cột
số lượng do thủ kho ghi còn cột số tiền do kế toán ghi. Mỗi lần nhận được các
chứng từ nhập, xuất từ thủ kho, kế toán phải phân loại để ghi vào bảng kê nhập,
xuất riêng cho từng thứ theo chỉ tiêu giá trị, sau đó cộng lại lấy số liệu ghi vào
bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho.
Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn
kho về số lượng mà thủ kho đã ghi ở trên và đơn giá để tính ra số tồn kho của
từng nhóm, từng thứ NVL theo chỉ tiêu giá trị để ghi vào cột số tiền trên sổ số
dư. Việc kiểm tra, đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số
tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số dư để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên
bảng kê tổng hợp.
*Ưu điểm: Giảm bớt số lượng ghi sổ kế toán, công việc được dàn đều trong
tháng. Phương pháp này giúp cho kế toán kiểm tra được thường xuyên đối với
ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và kiểm tra thường xuyên việc bảo quản hàng
trong kho của thủ kho.
*Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu giá trị, do vậy thông tin về
tình hình nhập, xuất hiện còn của từng vật liệu nào đó phải căn cứ vào thẻ kho
dẫn đến việc phát hiện sai sót của thủ kho là rất khó khăn.
Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nhập, xuất
diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán
hàng ngày, trình độ của cán bộ tương đối cao.
Sơ đồ tổng quát:
Ghi chú
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng:
Kiểm tra, đối chiếu:

Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.
Trong kho: Thủ kho cũng tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất,
tồn NVL trên thẻ kho giống như hai phương pháp trên.
Chứng từ nhập Thẻ kho
Chứng từ xuất
Phiếu giao
nhận chứng từ
nhập
Sổ số dư
Phiếu giao
nhân chứng
từ xuất
Bảng kê nhập
Bảng kê xuất
Bảng tổng hợp
nhập - xuất - tồn
Ở phòng kế toán: Sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi tổng số vật liệu
nhập, xuất, tồn kho theo từng thứ vật liệu, theo từng kho và dùng cho cả năm. Kế
toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu trên cơ sở các
chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển được theo
dõi về chỉ tiêu giá trị và số lượng. Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số
liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
*Ưu điểm: Do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nên đã giảm bớt được khối
lượng ghi chép so với ghi thẻ song song.
*Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lặp, việc đối chiếu kiểm tra giữa kho
và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra
trong công tác quản lý.
Điều kiện áp dụng: Thích hợp với DN có khối lượng nghiệp vụ nhập - xuất
không nhiều.
Sơ đồ tổng quát:

Chứng từ
nhập
Thẻ kho
Chứng từ
xuất
Phiếu giao nhận
chứng từ nhập
Phiếu giao nhận
chứng từ xuất
Bảng kê
nhập
Bảng kê
xuất
Sổ đối
chiếu
luân
chuyển
1.4: Kế toán tổng hợp NVL – CCDC
1.4.1: Kế toán tổng hợp NVL – CCDC theo phương pháp KKTX
Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện
có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các
tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ
biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó, tuy nhiên những DN có nhiều
chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà
áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Dù vậy phương pháp này có
độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Theo
phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được
lượng nhập xuất tồn kho của từng loại VL nói riêng và hàng tồn kho nói chung.
Phương pháp này áp dụng trong các Doanh nghiệp có quy mô lớn chủ yếu
là Doanh nghiệp Nhà nước sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với số lượng

lớn, giá trị cao.
Như vậy, việc xác định giá trị vật liệu xuất kho theo phương pháp này
được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân
loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán.
Để kế toán tổng hợp VL, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX
sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
* Tài khoản 152 - “nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này phản ánh giá trị
hiện có và tình hình biến động của các loại nguyên liệu, vật liệu trong quá trình
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Qua số liệu phản ánh trên tài khoản này, kế toán thực hiện kiểm tra, giám
sát tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, nhập - xuất - tồn kho vật liệu, cung cấp
số liệu phục vụ công tác quản lí vật liệu.
Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế làm tăng NVL trong kỳ như mua ngoài, tự
gia công chế biến, nhận góp vốn….
Bên Có: Phản ánh giá thực tế làm giảm NVL trong kỳ như xuất dùng,
xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, triết khấu được hưởng…
Số dư Nợ (đầu kỳ hoặc cuối kỳ): Phản ánh giá trị NVL tồn kho (đầu kỳ
hoặc cuối kỳ)
*Tài khoản 152: Có thể được mở thành các tài khoản cấp II để kế toán chi
tiết theo từng loại NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu
cầu kế toán quản trị của DN.
TK 1521: NVL chính
TK 1522: Vật liệu phụ
TK 1523: Nhiên liệu
TK 1524: Phụ tùng thay thế
TK 1525: Vật tư, thiết bị xây dựng cơ bản
TK 1528: Vật liệu khác.
*Tài khoản 151 - “Hàng mua đang đi đường”: TK này dùng để phản ánh
giá trị các loại vật tư, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh
toán với người bán nhưng chưa về kho doanh nghiệp và tình hình hàng đi đường

đã về kho doanh nghiệp.
Bên Nợ: Phản ánh hàng đang đi đường tăng.
Bên Có: Phản ánh trị giá hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển
giao cho các bộ phận sử dụng hoặc bàn giao cho khách hàng.
Số dư Nợ: Phản ánh trị giá hàng đi đường (đầy kỳ hoặc cuối kỳ).
* Tài khoản 331 - “Phải trả cho người bán”: TK này được sử dụng để phản
ánh qua hệ thanh toán doanh nghiệp với người bán về các khoản vật tư, hàng
hóa, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã kí kết.
Để đáp ứng nhu cầu quản lí của doanh nghiệp, tài khoản 331 cần được mở
chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.
*Tài khoản 133 - “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ”: Dùng để phản ánh
số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ.
TK 133 có hai tài khoản cấp II.
Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu còn sử dụng
nhiều tài khoản liên quan như:
TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng.
TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
TK 627: Chi phí sản xuất chung
TK 641: Chi phí bán hàng
TK 642: Chi phí quản lí doanh nghiệp
TK 141: Tạm ứng.
Căn cứ vào giấy nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết thì khi hàng về đến nơi
có thể lập ban kiểm nhận vật liệu cả về số lượng, chất lượng, quy cách. Ban kiểm
nhận căn cứ vào kết quả thực tế để ghi vào “Biển bản kiểm kê vật tư” sau đó bộ
phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho” vật tư trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận
hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số thực nhập
vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trường hợp phát hiện
thừa thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng
người giao lập biên bản.

Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán VL ở DN thường bao gồm:
- Hoá đơn bán hàng (nếu tính theo phương pháp trực tiếp).
- Hoá đơn GTGT (nếu tính theo phương pháp khấu trừ)
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật
tư theo hạn mức, phiếu xuất kho… tuỳ theo từng nội dung chủ yếu của từng DN.
Trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu
a) Đối với các DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế:
* Hạch toán nhập kho nguyên vật liệu:
- Trường hợp NVL đã mua trong tháng, kế toán đã nhận được hóa
đơn của người bán và các chứng từ thanh toán nhưng NVL chưa về nhập kho thì
kế toán phải lưu hóa đơn vào hồ sơ: “hàng mua đang đi đường”.
+ Trường hợp NVL dùng vào sản xuất hàng hóa, dịch vụ chịu thuế
GTGT, kế toán ghi:
Nợ TK 151- hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133- thuế GTGT được khấu trừ ( thuế GTGT đầu vào)
Có TK 111,112 (tổng giá thanh toán)
+ Trường hợp mua NVL dùng vào sản xuất hàng hóa, dịch vụ không
chịu thuế GTGT, kế toán ghi:
Nợ TK 151 - hàng mua đang đi dường (giá có VAT)
Có TK 111, TK 112, TK 331…(tổng giá thanh toán)
+ Trường hợp mua NVL là nông sản, lâm sản…chưa qua chế biến do
người sản xuất trực tiếp bán ra không có hóa đơn , căn cứ vào bảng kê hàng hóa
tính ra số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 151 - hàng mua đang đi đường (giá mua chưa có thuế)
Nợ TK133 – VAT được khấu trừ
Có TK 111,112,331…(tổng giá thanh toán)
Khi hàng mua đi trên đường về tháng trước nhập kho trong tháng này, căn
cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn… kế toán ghi:
Nợ TK152 - nguyên vật liệu
Có TK151- hàng mua đang đi trên đường

- Nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài:
+ Nhập kho nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng hóa, dịch vụ chịu
VAT, kế toán ghi:
Nợ TK152 - nguyên vật liệu
Nợ TK133 - VAT được khấu trừ
Có TK 111,112,331…(tổng giá thanh toán)
+ Nhập kho nguyên vật liệu dùng vào sản xuất hàng hóa không chịu VAT,
kế toán phản ánh giá trị nguyên vật liệu mua ngoài bao gồm tổng giá thanh toán
cho người bán (cả VAT và chi phí thu mua, vận chuyển)
Nợ TK152-nguyên vật liệu (giá có VAT)
Có TK111,112…
+ Nhập kho NVL là nông sản, lâm sản chưa qua chế biến của ngưới sản
xuất trực tiếp bán ra không có hóa đơn, căn cứ vào bảng kê hàng hóa bán ra, kế
toán ghi:
Nợ TK152 - nguyên vật liệu
Nợ TK133 - VAT được khấu trừ
Có TK111,112…
+ Nhập kho NVL mua ngoài đồng thời dùng cho sản xuất hàng hóa chịu
thuế và không chịu thuế GTGT nhưng không tách riêng được, kế toán ghi:
Nợ TK152 - nguyên vật liệu
Nợ TK133 - VAT được khấu trừ (VAT đầu vào)
Có TK111,112,331…
Cuối kì, kế toán tính và xác định VAT đầu vào được khấu trừ, không được
khấu trừ trên cơ sở phân bổ theo tỉ lệ doanh thu.
Tổng số VAT được khấu trừ:
Nợ TK3331 - VAT phải nộp
Có TK133 - VAT được khấu trừ
+ Số thuế GTGT không được khấu trừ thường được tính vào giá bán hàng hóa
trong kì:
Nợ TK632 - giá vốn hàng bán

Có TK133 - VAT được khấu trừ
- Nhập kho nguyên vật liệu nhập khẩu, kế toán ghi:
Nợ TK152 - NVL (tổng giá thanh toán + chi phí thu mua, vận chuyển)
Có TK 3331 - VAT phải nộp
Có TK111,112…
Đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu:
+ NVL nhập khẩu dùng để sản xuất hàng hóa chịu thuế GTGT:
Nợ TK133-VAT được khấu trừ
Có TK3331-VAT phải nộp:
+ NVL nhập khẩu dùng để sản xuất hàng hóa không chịu thuế GTGT:
Nợ TK152 - nguyên vật liệu
Có TK3331 - VAT phải nộp
Các trường hợp tăng NVL khác và trường hợp hạch toán xuất kho NVL,
kế toán hạch toán giống như trường hợp các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo
phương pháp trực tiếp.
Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:
Trong các doanh nghiệp này việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu được
khái quát qua sơ đồ sau:
TK111,112,151,331… TK 152 TK621,627
(8)
(1)
TK3333 TK154
(9)
(2)
TK 154
(3) TK331
(10)
TK 111, 112
TK128,334
(4)

(11)
TK 3331, 3333
(5)
TK 144
TK 411
(6)
TK338 TK138,334
(7)
(13)