Slide môn quản lý tổ chức: Hệ thống kiểm soát quy trình sản xuất cà phê G7
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (830.22 KB, 33 trang )
LOGO
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
LOGO
I. Tổng quan về kiểm soát
II. Hệ thống kiểm soát
III. Liên hệ thực tế
Nội dung chính
LOGO
I. Tổng quan về kiểm soát
•
Là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và
điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực
hiện theo kế hoạch.
•
Tính chất quan trọng của kiểm soát được thể hiện ở
hai mặt:
-
Kiểm soát là công cụ giúp nhà quản lý phát hiện ra
sai sót và có biện pháp điều chỉnh;
-
Thông qua kiểm soát, các hoạt động sẽ được thực
hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy
sinh.
1. Khái niệm kiểm soát
LOGO
2. Đặc điểm của kiểm soát
LOGO
3. Nguyên tắc của kiểm soát
•
Kiểm soát khu vực hoạt động thiết yếu và điểm
kiểm soát thiết yếu
•
Tuân thủ pháp luật
•
Chính xác, khách quan
•
Công khai, minh bạch
•
Phải mang tính đồng bộ
•
Phải hiệu quả
•
Phải được thiết lập theo các kế hoạch
•
Phải phù hợp với hệ thống và con người trong hệ
thống
•
Phải linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý
LOGO
II. Hệ thống kiểm soát
LOGO
•
các cơ quan quản lý của
nhà nước, các tổ chức môi
trường, khách hàng…
1. Chủ thể kiểm soát
Bên ngoài
•
Các thành viên bên trong
tổ chức, nhà quản lý…
Bên trong
Là người hoặc đơn vị đưa ra các tác động kiểm soát hoặc thực hiện
chức năng kiểm soát.
Có thẩm quyền thực hiện giám sát, kiểm tra, thanh tra, kiểm soát nhằm
đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong hoạt động quản lý.
LOGO
2. Hình thức và phương pháp kiểm soát
2.1. Hình thức kiểm soát
Theo cấp độ kiểm soát
LOGO
2.1. Hình thức kiểm soát
Trước
hoạt
động
Trong
hoạt
động
Kết quả
Theo quá trình hoạt động
LOGO
2.1. Hình thức kiểm soát
Kiểm soát
bộ phận
Kiểm soát
toàn diện
Kiểm soát
cá nhân
Theo phạm vi, quy mô kiểm soát
LOGO
2.1. Hình thức kiểm soát
KS định kỳ
•
kiểm soát theo chương trình, kế hoạch
đã được phê duyệt
KS đột xuất
KS thường
xuyên
•
thường gắn với những vấn đề cấp thiết, bức
xúc nhằm kịp thời phát hiện, chấn chỉnh
những sai phạm để nâng cao hiệu quả quản
lý của tổ chức
•
giám sát thường xuyên trong mọi thời
điểm đối với đối tượng bị kiểm soát.
•
Theo tần suất của quá trình hoạt động
LOGO
2.1. Hình thức kiểm soát
Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng
LOGO
2.2. Phương pháp kiểm soát
Thu thập thông tin
Nghiên cứu hồ sơ tài liệu và các giấy tờ liên quan
Nghiên cứu văn bản pháp luật
Tham vấn ý kiến của các nhà chuyên môn
Thu thập ý kiến cá nhân, cơ quan, tổ chức
Tạo điều kiện để đối tượng kiểm soát báo cáo
Xử lý kịp thời, đúng pháp luật các hành vi gây cản trở
LOGO
3. Công cụ và kỹ thuật kiểm soát
Truyền thống
•
Các dữ liệu thống kê
•
Các bản báo cáo kế
toán tài chính
•
Ngân quỹ
•
Các báo cáo và phân
tích chuyên môn
Hiện đại
•
Phương pháp đánh
giá và kiểm tra
chương trình (PERT).
•
Lập ngân quỹ theo
chương trình mục
tiêu (PPB).
Sử dụng các công cụ
hiện đại: máy vi tính,
camera…
LOGO
4. Quy trình kiểm soát
1. Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát
2. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát
3. Giám sát và đo lường việc thực hiện
4. Đánh giá kết quả hoạt động
5. Điều chỉnh sai lệch
6. Đưa ra sáng kiến đổi mới
LOGO
LIÊN HỆ THỰC TIỄN: KIỂM SOÁT NỘI
BỘ QUY TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CỬA
HÀNG GIÀY HIỀN ANH
Giới thiệu chung về tổ chức:
•
Địa chỉ: 109 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội
•
Chuyên cung cấp cho thị trường các sản phẩm giày
dép nữ, thời trang chất lượng cao, đa dạng và phong
phú về kiểu dáng, màu sắc và chất lượng.
•
Các mặt hàng: giày ( bệt, cao gót, thể thao); dép
sandal, xỏ ngón, boot.
•
Triết lý kinh doanh:
Đảm bảo tư vấn và cung cấp giày phù hợp cho mọi đối
tượng khách hàng có nhu cầu
Mang lại sự thỏa mãn về chất lượng dịch vụ cho khách
hàng
LOGO
Cơ cấu hệ thống bán hàng của tổ chức
Quản lý
Bộ phân
Thu ngân
(1 người)
Bộ phận
bán hàng
(4 người)
BP an ninh
( 1 người)
BP quản
lý kho
hàng
(1 người)
LOGO
Quy trình bán hàng tại cửa hàng
Khách
hàng
Sản phẩm
KH chọn
Phiếu xuất
kho
Sản phẩm
KH mua
Hóa đơn
Tư vấn
Lấy
hàng
trong
kho
Thu
tiền và
in hóa
đơn
Quản lý kiểm
tra và ký tên
Kiểm
tra
hàng
trong
kho
LOGO
1. Chủ thể kiểm soát
LOGO
2.1. Hình thức kiểm soát
Xét theo quá trình hoạt động
Trước hoạt động:
•
Kiểm tra lượng hàng trong kho và tại quầy trưng bày theo mẫu mã,
chủng loại các loại sản phẩm.
•
Trật tự sắp xếp, cách bài trí nội thất, trưng bày sản phẩm theo các
khu vực, chủng loại, mẫu mã.
Trong hoạt động
•
phát hiện sai sót tại chỗ trong khâu nhập số liệu, thanh toán hóa
đơn cho khách hàng của nhân viên thu ngân.
•
Khâu kiểm tra hàng trong kho của NV trông kho.
•
Khâu cung cấp thông tin – tư vấn về sản phẩm cho khách hàng
của NVBH, giám sát an ninh.
Sau hoạt động:
•
Kiểm tra số lượng SP còn lại tại kho và quầy bán hàng sau khi bán
hàng, số liệu tổng hợp về doanh thu, số SP bán ra, hóa đơn thanh
toán.
LOGO
2.1. Hình thức kiểm soát
Theo
tần suất
kiểm
soát
Định kỳ: báo cáo tổng kết hàng
tháng, quý…
Đột xuất
Thường xuyên
LOGO
2.1. Hình thức kiểm soát
•
Quản lý cửa hàng kiểm soát hoạt động của các
nhân viên
• Nhân viên kho hàng: xác nhận đúng tình trạng
hàng trong kho
• Nhân viên thu ngân: giao đúng hàng, thu đúng
tiền
• Nhân viên bán hàng: kiểm tra đúng mã hàng
Kiểm
soát
Tự kiểm
soát
LOGO
2.2. Phương pháp kiểm soát
LOGO
3. Công cụ và kỹ thuật kiểm soát
LOGO
4. Quy trình kiểm soát
Mục tiêu kiểm soát:
•
Quản lý: ký hóa đơn bán hàng, giám sát, chỉ đạo nhân viên để mọi
người thực hiện đúng nhiệm vụ của mình.
•
Thu ngân: kiểm tra mặt hàng hiện có trong kho, in đúng hóa đơn
xuất kho, hóa đơn thanh toán, nhận đủ tiền thanh toán đảm bảo
thu đủ tiền, đúng tiền.
•
Nhân viên bán hàng: cố gắng phục vụ, tư vấn khách hàng tận tình
chu đáo, đảm bảo số lượng hàng trưng bày đảm bảo cung cấp
dịch vụ tốt và làm khách hàng hài lòng.
•
Nhân viên quản lý kho: xuất đúng hàng, kiểm soát số lượng hàng
trong kho
•
Bảo vệ: đảm bảo an toàn cho tài sản của cửa hàng và của khách
4.1. Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát
