CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU CÔNG TÁC KỸ SƯ
I – Đặt vấn đề:
Kỹ sư là tầng lớp trí thức trong xã hội, có học vò và đòa vò cao trong xã hội. Người kỹ sư có sự đóng
góp lớn về trí tuệ và tài năng của mình cho cộng đồng xã hội làm cho xã hội phát triển liên tục, mang
lại nhiều của cải cho xã hội. Anh ta được trọng vọng và kính trọng như mọi thành phần trí thức khác
như: bác só, dược só, nhạc só, nhà văn, nhà thơ v v… và là một trong các nhà khoa học đương thời.
Do đó chúng ta cần phải nghiên cứu để biết rõ: chức năng, vai trò, nhiệm vụ, quyền hạn và năng
lực của người kỹ sư v v… Từ đó xác đònh trách nhiệm đóng góp của mình đối với đất nước, đối với xã
hội.
II – Chức năng, nhiệm vụ và năng lực của người kỹ sư:
1/ Chức năng của người kỹ sư trong hệ thống lao động kỹ thuật.
a/ Người kỹ sư giữ một vai trò quan trọng trong hệ thống lao động kỹ thuật, là người đóng góp trí
tuệ, sự sáng tạo và là người chủ chốt quyết đònh mọi thành công trong các ngành nghề của mọi lónh vực
trong nền kinh tế của đất nước.
b/ Người kỹ sư có thể đứng ở vò trí đảm nhiệm thực hiện công tác theo chuyên ngành được đào
tạo, có thể giữ vai trò kỹ sư trưởng (chỉ huy 1 nhóm kỹ sư) để thực hiện:
- Chức năng điều hành trong các đơn vò sản xuất gia công.
- Chức năng điều hành các đơn vò thiết kế hoặc thi công.
- Chức năng điều hành trong các đơn vò kinh doanh, dòch vụ kỹ thuật.
- Chức năng nghiên cứu và đào tạo.
c/ Người kỹ sư có thể đảm nhiệm các chức vụ lãnh đạo từ tổ trưởng kỹ thuật, trưởng phòng (Kế
hoạch, Thiết kế, Công nghệ, KCS, Cung tiêu, Vật tư v v…) hoặc Phó giám đốc, Giám đốc Xí nghiệp,
Công ty, Tổng Công ty v v… với chức năng điều hành hoạt động của hệ thống kỹ thuật hoặc hệ thống tổ
chức kinh doanh v v… của nhà nước hoặc tư nhân. Khi đó chức năng của người kỹ sư thể hiện trong việc:
- Tổ chức quản lý xây dựng đơn vò.
- Tổ chức và phân công lao động kỹ thuật trong các đơn vò.
- Thực hiện chức năng giám sát, kiểm tra đánh giá các hoạt động của hệ thống lao động kỹ thuật.
- Thực hiện chức năng phân phối thành quả lao động, tham gia các hoạt động kỹ thuật quảng bá
giới thiệu sản phẩm của ngành mình.
2/ Nhiệm vụ của người kỹ sư.

a/ Người kỹ sư là một công dân gương mẫu.
- Phải được thực hiện đầy đủ quyền và nghóa vụ của người công dân.
- Người công dân với tinh thần dân tộc cao.
- Luôn có tinh thần tự lực cao và “ Đừng đòi hỏi Tổ quốc phải làm gì cho
mình ?” và ngược lại phải suy nghó “ Mình đã làm được gì cho Tổ quốc”.
- Luôn nêu cao tinh thần vì nghóa lớn, đoàn kết và hợp tác.
- Là con người làm việc với tinh thần tự giác.
b/ Phẩm chất của người kỹ sư trong hệ thống lao động kỹ thuật.
- Kỹ sư là thành viên của tập thể lao động.
- Tự lực, tự giác nhưng luôn trong tinh thần hợp tác “ Một cây làm chẳng lên non”.
- Ý thức trách nhiệm trước nhiệm vụ đựơc giao, đó là phẩm chất cao q của người kỹ sư.
- Trung thực và có tinh thần trách nhiệm trước tập thể và xã hội.
c/ Nhiệm vụ của người kỹ sư.
Nhiệm vụ cơ bản của người kỹ sư phải thực hiện tốt công tác chuyên môn đã được đào
tạo :
- Nhiệm vụ của người kỹ sư trong đơn vò sản xuất.
1
+ Biết khai thác, vận hành các thiết bò, hệ thống thiết bò v v… trong các nhà máy, Xí
nghiệp, Công ty v v…
+ Biết cách tổ chức quản lý bảo trì sửa chữa từ các thiết bò đến các hệ thống thiết bò của xí
nghiệp.
+ Biết tính toán thiết kế các gá lắp cho thiết bò các cụm máy và các máy móc v v… phục
vụ cho công tác sản xuất.
+ Biết triển khai các biện pháp công nghệ phục vụ cho công tác chế tạo nâng cao năng
suất và chất lượng sản phẩm.
+ Biết kiểm tra, đánh giá các chất lượng cơ bản của sản phẩm của ngành nghề.
+ Có khả năng tổ chức quản lý, sản xuất của đơn vò.
+ Đề xuất tham gia cải tiến thiết bò nâng cao năng suất lao động ứng dụng tiến bộ khoa
học kỹ thuật vào sản xuất hoặc các chuyển giao công nghệ của đơn vò bạn.
- Nhiệm vụ của người kỹ sư với công tác thiết kế và chỉ đạo thi công.

+ Tham gia hoặc chỉ đạo tổ chức, quản lý thiết kế , thi công “sản phẩm”.
+ Bảo đảm tính chính xác, tính thực tiễn của bản thiết kế.
+ Xây dựng hệ thống an toàn, ổn đònh và độ tin cậy trong quá trình vận hành điều khiển
các trang thiết bò phục vụ cho thi công.
+ Tổ chức ghi chép nhật ký theo dõi công trình, giám sát, kiểm tra quá trình thi công.
+ Tham gia và đề xuất cải tiến qui trình thi công cải tiến trang thiết bò kỹ thuật, cải tiến
công nghệ để giảm chi phí nhân công máy móc, nâng cao năng suất lao động và chất
lượng công trình.
+ Tích cực tham gia các hoạt động quảng bá các thành quả lao động của đơn vò.
- Nhiệm vụ của người kỹ sư với công tác kinh doanh, dòch vụ kỹ thuật.
+ Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh thiết bò, máy móc … quản lý dòch vụ kỹ thuật
(chuyển giao công nghệ) và công tác hậu mãi.
+ Đẩy mạnh công tác giới thiệu sản phẩm và tư vấn khách hàng.
+ Tích cực tham gia vào các hoạt động quảng bá thương hiệu.
- Người kỹ sư với công tác nghiên cứu khoa học.
+ Tham gia tổ chức, xây dựng kế hoạch: cải tiến sản phẩm cải tiến các trang thiết bò để
nâng cao năng xuất và chất lượng sản phẩm.
+ Tổ chức thiết bò nhiều gá lắp chung và chuyên dùng phục vụ cho sản xuất.
+ Đưa các phương pháp công nghệ mới có tiến bộ về khoa học kỹ thuật áp dụng cho đơn
vò.
+ Hình thành và xây dựng các đề tài nghiên cứu có tính chất chiến lược để phát triển đơn
vò.
- Người kỹ sư với công tác bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kỹ thuật trẻ.
+ Tổ chức các lớp để bổ túc kiến thức chuyên môn của ngành cho đội ngũ cán bộ kỹ thuật
dưới mình: Cao đẳng, Trung cấp và công nhân.
+ Tổ chức thi kiểm tra tay nghề và nâng bậc thợ.
+ Xây dựng kế hoạch nâng cao trình độ đội ngũ kỹ thuật thông qua các đợt cử cán bộ đi
học ngắn hạn dài hạn tại các Trung tâm, Trường, Viện v v….
- Ngoài ra người kỹ sư còn tham gia nhiều công táckhác: quản lý vật tư, kiểm tra chất lượng sản
phẩm (KCS), tham gia giảng dạy ở các trường Đại học, Cao đẳng, Trung học dạy nghề và các

Trung tâm đào tạo v v …
d/ Quá trình “ Tự đào tạo”, vươn lên không ngừng và không ngừng sáng tạo.
- Người kỹ sư cần xây dựng cho mình một kế hoạch làm việc và phấn đấu vươn lên không ngừng.
- Không ngừng trao dồi kỹ năng nghề nghiệp: học hỏi, trao đổi tiếp thu kinh nghiệm từ thực tế.
2
- Luôn suy nghó, tìm tòi cải tiến, sáng tạo nhằm nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản
phẩm.
đ/ Người kỹ sư tham gia lãnh đạo đơn vò.
- Người kỹ sư luôn là người “lãnh dạo” về mặt kỹ thuật ở đơn vò.
- Người kỹ sư là người có đầu óc tổ chức, đoàn kết, lãnh đạo tập hợp quần chúng.
- Người kỹ sư giữ các vò trí quan trọng của các đơn vò (từ thấp đến cao).
3/. Năng lực cần có của người kỹ sư.
Để hoàn thành nhiệm vụ và chức năng của người kỹ sư đòi hỏi người kỹ sư phải có năng
lực cao về các mặt :
a/ Kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp và kinh nghiệm thực tiễn là yếu tố hàng đầu cần
có đối với người kỹ sư.
- Nắm vững kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế của ngành nghề mình được đào tạo
trong các lãnh vực: thiết bò, vận hành thiết bò, giám sát, kiểm tra đánh giá sản phẩm, biết tổ
chức và điều hành sản xuất v v…
- Tổ chức đào tạo, phổ biến kiến thức kỹ thuật công nghệ.
- Lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa thiết bò.
- Lập kế hoạch đẩy mạnh và phát triển đơn vò qua các hình thức quảng cáo, tiếp thò, kinh doanh v
v…
- Thành thạo một đến hai ngoại ngữ chính và tin học cơ bản.
b/ Sự cần mẫn và tính kỷ luật trong công việc.
- Người kỹ sư phải xây dựng tính kiên trì, cần mẫn.
- Thực hiện và điều hành công việc thông qua hệ thống qui đònh kỹ thuật chặt chẽ, đảm bảo tính
chính xác theo qui ước.
c/ Khả năng dự đoán và tính sáng tạo trong lao động kỹ thuật.
- Người kỹ sư cần xây dựng cho mình khả năng dự đoán và quyết đoán để có thể làm chủ thời

gian và nhân lực.
- Trong lao động cần ứng dụng một cách khoa học và sáng tạo lý thuyết và thực tế để rút ngắn
thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
d/ Cần có thể lực và tinh thần.
- Người kỹ sư cần có thể lực tốt thông qua sự ham thích một vài môn thể thao nhằm nâng cao thể
lực và sức khỏe để lao động tốt.
- Cần hiểu biết và tham gia một vài loại hình văn hóa nghệ thuật để giải trí (âm nhạc, văn thơ
hoặc hội họa v v…
đ/ Có khả năng giao tiếp tốt.
- Phải có khả năng giao tiếp bằng diễn đạt qua nói (thuyết trình, đối thoại, tham gia và điều hành
tốt các cuộc họp, các dự án v v…)
- Phải có khả năng diễn đạt bằng viết (ghi chép nhật ký kỹ thuật, xây dựng báo cáo kỹ thuật, viết
lý thuyết luận án tốt nghiệp, lập thuyết minh công trình, dự án v v…)
- Phải có khả năng sư phạm tốt: Truyền đạt cho đồng nghiệp hiểu, đặt mình vào vò trí người khác.
- Có khả năng làm việc theo nhóm.
e/ Kiến thức tâm lý xã hội và khả năng tập hợp quần chúng.
- Cần nắm bắt và hiểu biết về tâm sinh lý con người.
- Có quan điểm đối nhân xử thế đúng đắn, có mối quan hệ mật thiết, với đồng nghiệp: công
nhân, cán bộ kỹ thuật v v …
- Có khả năng đoàn kết tập hợp, lãnh đạo, chỉ đạo tổ chức điều hành mọi hoạt động của đơn vò.
III- Quá trình đào tạo của người kỹ sư:
3
Để được vào học tại các trường Đại học, thí sinh phải trải qua 1 kỳ thi Tuyển Quốc gia
hàng năm vào tháng 7.
Sinh viên sẽ nhập học vào tháng 9 hàng năm, và phải trải qua ít nhất là 4 năm học (8 học
kỳ), Tuỳ theo ngành nghề và qui đònh của mỗi Trường Đại học, thời gian học của sinh viên có thể
kéo dài 4, 5 năm, 5 năm hoặc 6 năm (như Đại học Y Khoa vì phải có thời gian thực tập nhiều hơn).
1/ Quá trình đào tạo chung.
Thông thường khối kiến thức được trang bò cho sinh viên trong quá trình học bao gồm:
- Khối kiến thức cơ bản (25-30%)

- Khối kiến thức cơ sở (40-50%)
- Khối kiến thức chuyên ngành (25-30%)
Tùy theo chuyên môn ngành nghề tỉ lệ của các khối kiến thức có thể thay đổi cho phù hợp
với quá trình đào tạo và sử dụng cán bộ thích hợp. Về mặt thực tế sinh viên cần
được tiến hành làm các bài tập, bài tập lớn, đồ án môn học, thí nghiệm, thực hành, thực tập,
tham quan xí nghiệp, nhà máy v v… chiếm 20-25% thời gian đào tạo: Tùy theo ngành nghề đào
tạo, thời gian này có thể điều tiết cho phù hợp.
Học kỳ cuối của quá trình đào tạo, sinh viên phải trải qua 1 đợt thực tập tốt nghiệp từ 7-9
tuần và sau đó thực hiện 1 luận án tốt nghiệp với các đề tài lý thuyết hoặc thực tế do Thầy
hướng dẫn đưa ra được Chủ nhiệm bộ môn chấp nhận.
Tuy nhiên, có trường thực hiện theo phương án: chỉ đònh 1 số môn thi và làm 1 báo cáo
chuyên đề vào học kỳ cuối của quá trình học.
Khi sinh viên đã hoàn thành tốt các môn thi, bảo vệ các báo cáo chuyên đề đạt kết quả tốt ,
hoặc bảo vệ tốt luận án tốt nghiệp cùng với điểm thi các môn học trong các học kỳ đều đạt
thì sinh viên sẽ được công nhận tốt nghiệp và được nhận bằng kỹ sư của ngành đào tạo.
Sau khi sinh viên có bằng kỹ sư, người kỹ sư có thể học tiếp các ngành khác để nhận bằng
kỹ sư 2 hoặc trên đại học (Thạc só, Tiến só )
2/ Quá trình đào tạo kỹ sư tại một số trường kỹ thuật.
a/ Đào tạo kỹ sư tại trường đại học Dân Lập công Nghệ Sài Gòn.
- Từ năm 1997 trường Cao Đẳng kỹ nghệ Dân Lập TP.Hồ Chí Minh được thành lập ,sau bảy
năm hoạt động trường được bộ Giáo Dục và Đào Tạo cho phép nâng cấp đào tạo hệ đại
học .
- Tháng tư năm 2000 Trường được chính thức nâng cấp “ Trường Đại học Dân Lập Kỹ Nghệ
TP.Hồ Chí Minh “.
- Ngày 3/2/2005Trường được Chính Phủ , Bộ Giáo Dục và Đào Tạo cho phép đổi tên thành
Trường Đại Học Dân Lập Công Nghệ Sài Gòn.
- Đại học chính quy của Trường được đào tạo 4 năm theo hệ niên chế với khối ngành công
nghệ được học 201 đơn vò học trình ( ĐVHT - 1ĐVHT là 15 tiết học) và chia ra :
+ Giáo dục đại cương : 85ĐVHT.
+ Giáo dục chuyên nghiệp :116ĐVHT trong đó gồm các khối kiến thức cơ sở và khối kiến

thức chuyên môn.
- Qúa trình đào tạo chương trình dành :
+ Thí nghiệm và thực hành : 25 ĐVHT
+ Thực tập và làm luận án tốt nghiệp án :15ĐVHT( 4ĐVHT cho thực tập ).
- Khoa Quản Lý Kinh Doanh được học 165 ĐVHT
Đồng thời Trường vẫn tiếp tục đào tạo hệ Cao Đẳng và bậc THCN.
b/ Đào tạo kỹ sư tại trường đại học Bách Khoa TP.Hồ Chí Minh
Trường Đại học Bách Khoa đào tạo kỹ sư hệ chính qui 4,5 năm và đào tạo theo hệ tín chỉ.
Tùy theo ngành nghề ở các Khoa, số tín chỉ cho khóa học có thể dao động đôi chút.
4
Ví dụ: Ngành kỹ thuật chế tạo khoá 2002.
Tổng số tín chỉ của khóa là 151 Tín chỉ
Phân bố: - Các môn cơ bản 44 Tín chỉ
- Các môn cơ sở 77 Tín chi
- Các môn chuyên ngành 20 Tín chỉ
(có 14 tín chỉ bắt buộc – 06 tín chỉ tự chọn)
- Luận án tốt nghiệp 10 Tín chỉ
Phương thức đào tạo theo hệ tín chỉ so với đào tạo theo đơn vò học trình có nhiều ưu điểm;
tạo điều kiện cho sinh viên có thể học vượt, học theo thời khóa biểu của riêng mình, hoặc thuận
tiện cho việc sinh viên có thể lấy được nhiều bằng kỹ sư về sau này.
Tuy nhiên quá trình thực hiện nó cũng bộc lộ một số điều cần quan tâm như : việc gíup đỡ
và hiểu biết lẫn nhau của sinh viên bò hạn chế , thời gian tự học của sinh viên chưa được thực
hiện tốt, thư viện , giáo trình , sách tham khảo , phòng thí nghiệm , xưởng thực tập chưa đáp
ứng v.v…Do vậy hiệu quả đào tạo chưa cao.
CHƯƠNG II
KỸ NĂNG GHI CHÉP
I - Đặt vấn đề:
- Ghi chép là một bước tích cực của việc tiếp nhận thông tin.
- Có hai phương thức:
+ Ghi chép từ bài nói của một diễn giả.

+ Ghi chép từ các tài liệu, các bài viết, sách tham khảo.
Đây là một công việc mang tính trí tuệ, thuộc về tinh thần, nhằm biên soạn một sản phẩm sẽ
được sử dụng lại, xuất phát từ chất liệu (thông qua nói, viết, ý tưởng) ban đầu.
Chất lượng của bài ghi chép phụ thuộc vào việc sử dụng nó có phù hợp những gì mà ta mong
muốn hay không.
Ghi chú: Đây là một công việc trí óc và không phải là việc cơ bắp.
II - Ghi chép từ một bài nói:
Mọi khó khăn trong khi nắm bắt và xác đònh ý tưởng trình bày là nó không để lại dấu vết của
mình (lời nói gió bay).
1/ Những khó khăn
a/ Thời gian cần để nói và cần để viết khác nhau.
Nói: trung bình 125 – 150 từ/phút
Viết: 27 – 30 từ/phút hay có thể nhanh hơn chút ít tuỳ theo phương pháp và tốc độ của mỗi
người. → Khi ghi cần thực hiện một sự lựa chọn (các ý chính).
b/ Cần kết hợp nhiều hoạt động trí tuệ cùng một lúc
Nghe.
Hiểu.
Phân tích.
Chọn lựa.
Ghi nhớ bằng việc ghi chép lại.
c/ Không tồn tại các thủ thuật chung:
Mỗi người có một cách ghi chép theo phương pháp riêng.
2/ Các bước chuẩn bò cần thiết cho việc ghi chép:
a/ Chuẩn bò phương tiện vật chất:
Bàn tựa, bút viết, viết màu, bút chì, compa, giấy, tập, sổ…
b/ Chuẩn bò tinh thần:
5
- Đừng bao giờ nghó về điều gì khác hay lo ra (khi đó ý tưởng ghi chép sẽ rời rạc hay không sử
dụng được).
- Phải có thái độ chăm chú lắng nghe (luôn chú ý và tập trung tư tưởng).

- Cần tham khảo trước tài liệu liên quan, nếu có biết trước thì sẽ dễ hiểu và theo dõi vấn đề thuận
tiện hơn.
- Lưu ý các yếu tố cho phép xác đònh cấu trúc và bố cục của bài nói.
- Lời mở đầu.
- Các đoạn chuyển tiếp.
- Báo hiệu khối mở đầu và kết thúc một đoạn hay tiểu đoạn.
- Tổng hợp từng phần.
- Kết luận.
c/ Tập luyện ghi chép:
Phương pháp ghi nhận bằng hình ảnh là phương thức tốt nhất (làm sao ghi lại từ lời nói của
diễn giả bằng các hình ảnh là tốt nhất).
d/ Ghi chép như thế nào để đạt hiệu quả nhất:
- Ghi nhận tốt những gì không thể nhớ.
Ví dụ: dữ liệu bằng số, các công thức, tên riêng, quy tắc.
- Ghi nhận những điều nghi ngờ và không hiểu.
Trong trường hợp bạn không theo kòp, cứ tiếp tục theo dõi và gạch dưới những gì bạn cảm thấy
hiểu nhầm và đánh dấu hỏi các câu này bên lề trang giấy, sau đó sẽ giải quyết vấn đề bằng cách hỏi
các người nghe khác.
- Ghi chép tối đa các thông tin bằng chữ càng ít càng tốt.
Dùng các chữ viết tắt và loại bỏ các phần thừa chỉ để giữ lại các từ ngữ có nghóa.
- Bỏ cách ghi chép từng từ một.
Ta không thể ghi tất cả những gì mà diễn giả trình bày. Cần có một thái độ chủ động → tóm tắt
và tổng hợp. Cần có khả năng tóm tắt “nóng” những vấn đề được nghe, theo kiểu ghi chép tốc ký.
Muốn vậy cần một sự chú ý cao độ và phải có sự luyện tập tốt để ghi ngắn gọn và đủ ý.
3/ Biết thích ứng với diễn giả khác nhau:
Ghi chép dễ hay khó là còn tuỳ thuộc vào khả năng của diễn giả và những quan tâm của diễn giả
trong việc nắm bắt thông tin của người nghe.
Những khả năng của diễn giả làm cho việc ghi chép được dễ dàng:
- Giọng nói lớn và rõ, có chuyển giọng lên xuống.
- Bài nói có dàn bài mạch lạc, sử dụng bảng biểu tốt.

- Ngôn ngữ rõ ràng, các từ mới được giải thích có hệ thống.
Nếu diễn giả không có ba khả năng này thì phải :
- Lắng nghe một cách chăm chú nhiều hơn.
- Cố hiểu cho được lôgic bài được trình bày.
- Hãy chú ý vào tất cả các yếu tố của bài diễn văn có khả năng giúp ta hiểu rõ (thông báo đề tài,
các đoạn chuyển mạch…).
- Ghi những từ không biết, với các dấu chấm hỏi ở lề và cố làm rõ những điều không hiểu sau khi
kết thúc bằng cách tham khảo từ bạn bè hay những sách vở, tài liệu liên quan.
4/ Các yếu tố giúp cho việc ghi chép:
Các chuẩn , giúp ta hiểu và ghi nhớ được dễ dàng hơn.
a/ Cấu trúc của bài giảng:
Cần nhận thấy những phần khác nhau trong bản ghi chép. Điều này càng dễ khi diễn giả báo
trước dàn bài và viết nó lên bảng
6
Tầm quan trọng của dạng này:
- Trong khi ghi chép người ghi có phong cách tích cực (phản xạ thuận lợi cho việc ghi nhớ).
- Lúc đọc lại, bài ghi thể hiện được sự rõ ràng của nó.
b/ Các hình thức ngôn từ:
Người trình bày có khuynh hướng nhờ đến một số kỹ thuật để nhấn mạnh các thông điệp của mình
như:
- Lặp đi lặp lại, nói một cách dông dài: những điều muốn nói là quan trọng (nhấn mạnh). Người
ghi cần gạch dưới hay làm dấu ký hiệu.
- Những ví dụ cụ thể, các minh hoạ, các giai thoại: người viết ghi như là tham khảo.
- Các từ ngữ nhằm thu hút sự chú ý như : cần lưu ý rằng , cần xác đònh chính xác là, … Nó chỉ ra
rằng những điều tiếp theo là quan trọng, người viết cần ghi nhớ.
c/ Các chữ then chốt và các từ hữu ích:
Các chữ then chốt truyền đạt hay diễn tả những ý tưởng hay những thông tin quan
trọng.Những từ hữu ích là các chuẩn, nó làm căn cứ cho các suy luận và là sườn của bài văn:
nhập đề, chuyển mạch, nhắc lại, kết thúc.
Sau đây là danh sách chỉ dẫn các cụm từ :

- Đoạn mở đầu (nhập đề): thông báo rằng những gì được nói chỉ là một thoáng tư duy.
+ Các công thức vào đề: “chúng ta bắt đầu bởi”, “trước hết”, “trước hết điểm khởi đầu là”…
+ Từ đầu tiên trong một liệt kê: đầu tiên, một mặt, một bên là, điều nên biết đầu tiên là …
+ Chuẩn bò cho một phản biện: nó có thể là, tuy nhiên, nếu thật rằng…
+ Đưa minh chứng: ví dụ, chẳng hạn…
+ Báo trước điều gì: biết rằng, còn một điều là, tôi xin nói rõ rằng…
- Đoạn chuyển mạch là chỉ ra mối liên hệ giữa những gì đã nói trước đây và những gì sắp đề cập
đến.
Ví dụ:
- Khi cần phải thêm vào, ta nói: và, kế đến, cũng vậy, thứ hai là, tiếp đến, mặt khác…
- Khi cần nhấn mạnh: ngay cả, càng, hơn nữa, không chỉ … mà còn …
- Khi cần nói về nguyên nhân (lý do): bởi vì, thật vậy.
- Khi cần nói về hệ quả: vì thế mà, do đó …
- Khi cần nói về sự nghòch lý: nhưng, trong khi mà, tuy nhiên, ngược lại.
- Hoặc khi khẳng đònh cùng với sự thay đổi quan điểm: mặt khác, cũng như, vả lại
- Đoạn nhắc lại: nó nêu lên những gì đã được trình bày trước đây mà ta không muốn nhắc lại
nhưng ta khẳng đònh và ta có thể nói: như thế, từ đó, do đó, đó chỉ là một khởi điểm …
- Đoạn kết thúc: biểu thò kết thúc của một sự triển khai, chấm dứt của một liệt kê, kết luận: sau
cùng, tóm lại, để kết luận, thật ra …
5/ Biết cách khai thác các điều đã ghi chép:
Ngay tối đầu tiên cần phải xem lại các điều đã ghi chép để hồi tưởng chúng, làm sáng tỏ
chúng, bổ sung đầy đủ chúng, làm rõ các điểm chủ yếu. Bài nghe còn nóng hổi trong trí nhớ giúp ta
bổ khuyết những thiếu sót và tạo nên các liên hệ logic. Nếu không làm thế các điều ghi chép có
nguy cơ không đọc được và không hiểu khi ta bắt đầu cần đến nó.
III- Ghi chép từ các văn bản (các bài viết):
1. Thuận lợi và khó khăn:
a/ Thuận lợi:
- Đọc tài liệu dễ tiếp nhận hơn khi nghe người khác trình bầy nhanh để ghi chép và tóm tắt.
- Có nhiềi tài liệu tham khảo và chọn lựa.
7

b/ Khó khăn:
- Tốn nhiều thời gian để đọc các tài liệu.
+ Đôi khi tham lam viết quá dài.
+ Đôi lúc tìm chưa hết hoặc chưa đủ tài liệu cần thiết để tham khảo.
+ Khi nghe báo cáo thì diễn giả đã đònh hướng và xác đònh các vấn đề cần truyền đạt.
2. Các hình thức ghi chép:
Có hai hình thức ghi chép:
- Ghi chép để chuẩn bò cho một bài nói : bài tổng kết , bài báo cáo trước hội nghò, bài bảo vệ dự
án,bài giảng cho một buổi học v.v…
- Ghi chép để hình thành một văn bản một tài liệu , dự án,một tác phẩm,một công trình một nghò
quyết, văn kiện, giáo trình hoặc thuyết minh luận án v.v …
Lời khuyên:
- Chọn lựa thông tin dự trù sẽ trình bày trước độc giả hay cử toạ: những thông tin mà họ không biết
hay cần biết sẽ giới thiệu trong bài trình bày của mình.
- Dù tài liệu dùng để nói hay viết yêu cầu phải :
Rõ ràng - mạch lạc – dễ đọc – sử dụng nhanh chóng.
3. Kỹ thuật ghi chép
a/ Chuẩn bò phương tiện.
- Giấy viết , bút , thước v.v…
- Bàn ghế .
- Các tài liệu cần thiết
- Tinh thần tập trung
Chú ý : Khi ghi chép mỗi thông tin để riêng một trang giấy để quá trình viết không bò xáo trộn
các ý tưởng.
b) Những yếu tố quan trọng cần ghi chép.
- Ghi chép cho bài nói :
+ Không cần phải viết thành bài để đọc mà viết ý chính
+ Cần phải chọn những vấn đề người ta chưa biết hoặc không biết mà người ta muốn tiếp
nhận.
+ Xây dựng một dàn bài rõ ràng và lôgic.

+ Viết ngắn gọn dễ đọc ( kiểu tốc ký , gạch đầu dòng ).
+ Xắp xếp thứ tự cho dễ nhìn , dễ hiểu theo chủ đề đặc biệt các phần sẽ được minh hoạ
bằng hình ảnh hay đèn chiếu.
+ Viết trên giấy một mặt rộng rãi ,
+ Các dữ liệu không thể nhớ được (như số liệu, hình ảnh, đường biểu diễn, sơ đồ) nên
được ghi chú một cách có hệ thống. Nó có thể được chép lại trên những tài liệu riêng biệt, được
sắp xếp theo thứ tự sao cho dễ trông thấy (trong trường sử dụng giấy trong, đèn chiếu).
+ Khoảng không gian sử dụng của bài viết phải hợp lý:
+ Sử dụng gạch dưới và kiểu in hoa (nếu cần).
+ Chọn các điểm quan trọng mà mục tiêu yêu cầu.
Ví dụ : Vấn đề MA TUÝ bao gồm : tác hại , lợi nhuận , tình hình buôn lậu , chế biến , tình hình cai
nghiện v.v…
- Ghi chép để làm tư liệu (một báo cáo hay một công trình, một dự án hay một bài giảng …) phải
tóm tắt hay viết những điểm chính theo mục tiêu đã đề ra và tạo thành một bài hoàn chỉnh.
+ Chuẩn bò một dàn bài đầy đủ và logic ,lấy tư liệu từ các tài liệu đã đọc theo nội dung và mục
tiêu , yêu cầu :Các số liệu,dữ liệu,công thức , bảng biểuv.v
8
+ Chọn ý chính và quan trọng trong tài liệu theo mục tiêu của bài viết,trong các tài liệu có nhiều
vấn đề tuỳ theo mục tiêu và chủ đề mà người viết cần, thì phải đi sâu và trích ra.
+ Viết thành các chương mục theo dàn bài đã có :từ đó hình thành các văn bản mạch lạc , câu
văn hoàn chỉnh, chú ý tránh các lỗi chính tả , viết hoa lung tung , dấu chấm , dấu phẩy
,chấm xuống dòng v.v… không đúng, viết rõ ràng không viết ẩu viết tắt khó đọc.
- Người viết cần phải biết trước nội dung tài liệu để ghi chép do vậy cần phải :
+ Với bài văn ngắn : đọc toàn bài văn .
+ Tài liệu dài : đọc lời nói đầu , lời giới thiệu tóm tắt , đọc một vài chương quan trọng , đọc
kết luận của tài liệu…dựa vào mục tiêu đặt ra để tìm nội dung đáp ứng theo yêu cầu của bài
viết và tiến hành tóm tắt đưa vào bài việt theo từng đoạn.
Ví dụ :
* Ghi chép với chủ đề nhân đạo trong tác phẩm “ Những Người Khốn Khổ “của nhà đại văn hào
Pháp VICHTOHUYGO

* Ghi chép với chủ đề tình yêu và tính cách người cộng sản PAVEN CÔSGHIN trong “Thép Đã
Tôi Thế Đấy” của nhà văn NICÔLAI ÔSTÔTSKI.
* Vấn đề ma tuý có nhiều lónh vực cần đề cập một trong vài nội dung của chủ đề như : lợi nhuận ,
tác dụng , tác hại , quá trình cai nghiện v.v…
- Khi đọc : cũng trích từng phần theo dàn bài
+ Từ đoạn nhập đề .
+ Đoạn giới thiệu
+ Đoạn chuyển mạch .
+ Đoạn kết luận.
- Cần chú ý các câu then chốt , các chữ hữu ích.
- Chọn các ý tưởng cơ bản của đoạn văn cần tóm tắt các đoạn quan trọng : trích từ văn bản nghò
quyết , nghò đònh , chỉ thò v.v…
- Các yêu cầu thực tế cho bài viết.
+ Các văn bản và tài liệu soạn ra phải phù hợp với yêu cầu hoàn cảnh thực tế (nếu là các giải
pháp , các nghò quyết , các nghò đònh , chỉ thò v.v…)
+ Trong văn bản phải ghi rõ các tài liệu tham khảo , trích dẫn từ đâu , trong sách nào , trang
nào ( như các số liệu , công thức , các đònh lý , đònh luật , các câu nói nổi tiếng v.v…)
+ Ghi nhận tình huống và môi trường của vấn đề được đề cập khi tài liệu được tóm tắt.
+ Các phiếu thông tin đừng để lẫn lộn các ý tưởng với nhau mà cần để riêng mỗi ý tưởng một
phiếu.
+ Các tư liệu đôi khi không cần chép ra, lúc tham khảo cần ghi nhận trang , tên tài liệu v.v…Khi
nào viết thành văn bản lúc đó ta lật lại các tài liệu đó để sử dụng.
+ Ta có thể ghi chú bên lề văn bản bài viết để tiện tra cứu khi cần.
IV- Thực hiện báo cáo (Tiểu luận, Luận văn tốt nghiệp, Bài phát biểu …)
1/ Phải xây dựng đề cương, mục lục rõ ràng:
- Lời nói đầu: Đặt vấn đề cần phải giải quyết.
- Lời giới thiệu.
- Các phần cần được giải quyết ( Các chương của báo cáo )
- Kết luận: Vấn đề đặt ra đã được giải quyết kết quả đưa vào sử dụng, lời khuyên và những giải
pháp tiếp theo (nếu có)

- Tài liệu tham khảo:
+ Tên tác giả
+ Năm xuất bản
9
+ Số series xuất bản (nếu có)
+ Ghi theo thứ tự vần
- Mục lục
2/ Những điều yêu cầu thực hiện trong báo cáo (hoặc thuyết minh):
- Phải viết chữ rõ ràng, cẩn thận, không được viết tắt, viết ẩu làm người khác không đọc được hoặc
không hiểu; chữ không được viết hoa lung tung, khô ng được tẩy xóa tùy tiện.
- Câu văn gọn, không dài lê thê.
- Các đề mục, chương phải rõ ràng nhằm chia các khối lượng công việc rành mạch.
- Việc chia các phần trong các chương cần thống nhất từ đầu đến cuối.
I, 1,2,3 … a,b,c
Ví dụ: Chương I II,1,2,3 … a,b,c
III,1,2,3 … a,b,c
Các chương II, chương III … cũng tương tự như trên.
- Các công thức, hình vẽ phải đánh số thứ tự, có thể đánh số từ 1 đến 100 … ngay từ đầu bài viết,
có thể đánh số của công thức hoặc số của hình theo từng chương. Mục đích là để dễ theo dõi và
gọi chúng lại ở các phần sau.
- Các hình vẽ cần phải có chú giải tên hình rõ ràng.
- Các hình vẽ và công thức không phải của mình sáng tác thì cần phải làm các ký hiệu tham khảo
[ ].
Ví dụ: Công thức (5) hay hình (6) có thêm [1] & [2] ý nói lấy từ tài liệu tham khảo 1 và 2 ghi ở
phần cuối báo cáo trong mục tài liệu tham khảo.
Tóm lại: Các phần trích dẫn kể cả lời nói cần phải ghi rõ ràng, đầy đủ.
CHƯƠNG III
KỸ NĂNG ĐỐI THOẠI
I - Đặt vấn đề:
- Tại sao phải nghiên cứu đối thoại

- Đối thoại là gì?
Trong mọi tổ chức, thực hiện đều đặn các buổi đối thoại là một cách hữu hiệu để luân chuyển
thông tin và giải quyết vấn đề, không có sự trao đổi trực tiếp, hệ thống sẽ nhanh chóng đi đến chỗ bế
tắc. Đối thoại còn giúp giải quyết nhu cầu của con người, vì sự thất vọng bực bội tích tụ hàng ngày sẽ
dần dần tạo thành một sự khó chòu căng thẳng sẵn sàng bùng nổ bất cứ lúc nào.
Một tình huống được hình thành dựa trên những hành động liên tiếp chủ yếu bằng lời nói giữa hai
cá nhân nhờ vào tiếp xúc trực tiếp và với một mục tiêu đã được ít nhất là một trong hai người đề xướng
từ trước – đó là đối thoại.
II – Các kiểu đối thoại chính:
1/ Theo mục tiêu:
a/ Điều tra: yêu cầu ai cung cấp thông tin. Đối thoại tìm thông tin từ cấp thấp nhất lên cấp cao nhất.
b/ Thông báo: cung cấp thông tin hay giải thích cho ai (theo yêu cầu của họ hay do ta thấy điều đó là
cần thiết). Thông tin từ cấp cao nhất xuống cấp thấp nhất.
c/ Động viên: thúc đẩy ai làm một việc gì, làm cho họ thay đổi cách làm việc, thay đổi thái độ làm
việc.
d/ Lựa chọn, đánh giá, đònh hướng.
e/ Giải quyết vấn đề với một người nào đó.
2/ Theo vai trò của người tham gia trong cuộc đối thoại
a/ Đối thoại tập trung vào vấn đề do người khởi xướng cuộc đối thoại đề ra.
10
b/ Đối thoại tập trung vào vấn đề riêng của một thành viên trong cuộc đối thoại còn gọi là đối thoại
cố vấn.
Đây là trường hợp một hay nhiều người tìm đến một người khác để xin lời khuyên giải quyết
tình huống khó xử của mình.
c/ Đối thoại tập trung vào vấn đề liên quan đến cả hai bên đối tác và nhiều đối tác.
Đây là trường hợp xảy ra thường xuyên nhất trong một xí nghiệp, ví dụ như: Hai kỹ thuật viên
của hai bộ phận khác nhau phải cùng giải quyết một vấn đề. Trường hợp điển hình của quan hệ C.Ư.
– K.H. quan hệ cung ứng – khách hành trong khuôn khổ của một dự án chất lượng toàn bộ.
1. Theo kỹ thuật sử dụng:
a/ Đối thoại dẫn dắt:

Người phỏng vấn là người dẫn dắt cuộc đối thoại và yêu cầu người được phỏng vấn trả lời một
loạt các vấn đề trong bảng câu hỏi đã được thiết lập sẵn. Ví dụ : Bảng câu hỏi thăm dò …
b/ Đối thoại bán dẫn dắt:
Các vấn đề cần trao đổi được xác đònh trước, duy chỉ có thứ tự và cách thức đặt câu hỏi là tự do.
Khi thấy đối tượng đi lạc đề thì người phỏng vấn sẽ là người kéo họ trở lại vấn đề chính ở mổi vấn
đề cần trao đổi, chính câu trả lời của đối tượng thông thường sẽ gợi ý cho câu hỏi kế tiếp của người
phỏng vấn.
c/ Đối thoại không dẫn dắt:
Người phỏng vấn đưa ra vấn đề rồi sau đó nghe đối tượng trình bày. Nhười phỏng vấn cần thể
hiện sự thông cảm, đồng tình, đặc biệt là thái độ của mình, người phỏng vấn trở thành thính giả
nhằm tạo sự thoải mái cho người nói. Thỉnh thoảng, người phỏng vấn cần diễn đạt lại một vài ý của
người trình bày nhằm khuyến khích họ đi sâu hơn vào vấn đề. Đây là kiểu đối thoại phù hợp trong
tình huống giúp đỡ hoặc khuyên người nào đó. Cần luyện tập nhiều các kiểu đối thoại kể trên.
III - Can thiệp của người phỏng vấn:
1. Câu hỏi:
a/ Câu hỏi trực tiếp:
Sử dụng để bắt đầu cuộc đối thoại. Trên nguyên tắc, sử dụng lại mỗi khi đề cập đến một đề tài mới.
b/ Câu hỏi truyền:
Thường được sử dụng trong đối thoại kiểu bán dẫn dắt. Nó dựa trên những điều người được phỏng
vấn vừa nói để tiếp tục phát triển, chi tiết hóa và đào sâu thêm vấn đề.
Ví dụ : Anh nghe được qua ….?
Trên quan điểm nào ….?
Như thế nào ….?
Anh có giải thích thêm về …… được không ?
2. Trình bày lại:
Đây là kỹ thuật chính được dùng trong mọi tình huống giao tiếp, đặc biệt là trong các buổi trao
đổi, hội họp. Nó giúp ta thấy được sự chú ý lắng nghe và ý muốn tìm hiểu của người nghe.
Nó khiến người nói có trách nhiệm về những điều mình nói, đồng thời khuyến khích họ đi sâu
hơn vào vấn đề. Nó còn giúp hai bên không bò mất thời gian vì những hiểu lầm đáng tiếc.
a/ Đònh nghóa

Trình bày lại, là ngắt lời người nói tại một thời điểm để nghe tóm tắt lại những điều họ hiểu về
nội dung mà người nói vừa trình bày và sau đó lại để cho người nói trình bày tiếp.
b/ Ba mức độ trình bày lại :
- Trình bày lại một cách đơn giản :
+ Là dạng tổng hợp lại những điểm chính vừa được nghe trình bày, tùy theo cách hiểu riêng của
người nghe :
“Ông vừa bảo rằng ”
11
“Nếu tôi không nhầm …”
+ Giúp kiểm chứng và bày tỏ với người nói về mức độ hiểu của người nghe về những gì mà
người nói muốn truyền đạt: phát hiện được những điều đã hiểu nhầm, hiểu sai.
+ Người trình bày lại không dùng cách này để khẳng đònh đòa vò, quan điểm hay đánh giá của
mình.
- Trình bày lại có diễn giải:
+ Làm nổi bật một điểm then chốt chưa được trình bày rõ ràng hay tổng hợp toàn bộ các đề nghò.
+ Người trình bày lại làm sáng tỏ bài phát biểu của người nói bằng cách diễn giải hay thay đổi
một chút ít nội dung vừa được nghe.
- Trình bày lại theo kiểu ngược lại:
+ Tổng hợp một cách nghòch lý, thậm chí trái với điều thường nghe (được nghe một cách đúng
đắn).
+ Có thể làm nổi bật điểm chính dễ gây tranh luận.
Lưu ý: Kiểu này có thể kéo theo một số khó khăn về mặt quan hệ về sau.
IV/ Thái độ của người phỏng vấn (người hướng dẫn đối thoại).
Thường được biểu hiện qua:
- Lời nói: các từ, giọng nói.
- Tư thế, cách nhìn …
Ta có thể chia làm hai kiểu thái độ:
- Kiểu thái độ chung: người điều hành đối thoại dẫn dắt cuộc đối thoại theo mục đích đã đònh của
mình và thường phụ thuộc vào tính cách của anh ta.
- Kiểu thái độ từng phần: do người dẫn dắt đối thoại can thiệp theo các giai đoạn trong suốt quá

trình đối thoại, tuỳ thuộc từ các phản ứng của người được đối thoại.
1. Các kiểu thái độ chung:
a/ Thái độ chuyên quyền, độc đoán:
Đây là thái độ ảnh hưởng từ bên ngoài và một cách trực tiếp đến người khác nhằm áp đặt ý
muốn hay quan niệm của mình. Có thể phân thành hai dạng:
- Thái độ chuyên chế:
Người chuyên chế luôn tìm cách áp đặt ý kiến, quyết đònh, quyền hạn của mình lên người khác
mà không cần quan tâm đến phản ứng của họ, kiểu này sử dụng việc răn đe, hăm doạ là chính.
- Thái độ gia trưởng:
Người có thái độ gia trưởng:
+ Luôn tìm cách ảnh hưởng lên người khác theo kiểu “vì muốn tốt cho anh”, hay quan tâm theo
kiểu “của một người cha tốt trong gia đình”.
+ Mong muốn khống chế người khác nhưng lại muốn được người khác thương yêu.
b/ Thái độ thủ đoạn:
Nhằm ảnh hưởng lên người khác một cách gián tiếp và nhằm vào sự không hiểu biết của họ,
theo cách lôi kéo hay giật dây.
c/ Thái độ trung lập:
Đây là thái độ kiểu không dẫn dắt. Nó nhằm đặt người khác vào tình thế phải tự mình đi đến
quyết đònh sau khi đã cùng phân tích kỹ lưỡng vấn đề vướng mắc của họ.
d/ Thái độ hợp tác:
Luôn giúp đỡ người khác đưa ra quyết đònh bằng cách cùng nhau tìm kiếm giải pháp. Đây là kiểu
giao tiếp tương hỗ , ở đây không có sự áp đặt.
2. Các kiểu thái độ diễn tiến:
12
Nó thể hiện theo các giai đoạn khác nhau của buổi đối thoại và trong khuôn khổ của một kiểu
thái độ chung, ví dụ: một người trình bày vấn đề của họ như sau:
“Tôi chẳng còn thích thú gì công việc này nữa. Nó quá ư đơn điệu, tôi chỉ làm theo trách nhiệm
không hơn không kém, tôi muốn thay đổi công việc, thậm chí chuyển sang xí nghiệp khác, bởi vì
nơi làm mới có thể tạo cho tôi động lực mới … tóm lại, tôi hy vọng như thế”.
Bây giờ chúng ta hãy tưởng tượng những thái độ có thể xảy ra trong trường hợp này.

a/ Thái độ ra lệnh hay quyết đoán:
Nhằm chỉ cho người khác những gì họ phải làm hay không được làm:
“Anh phải thay đổi nơi làm !”
“Anh phải xin đổi sang bộ phận khác !”
b/ Thái độ lẩn tránh:
Nhằm trốn tránh đáp ứng những yêu cầu của người khác bằng cách đưa ra những quan điểm
chung chung hay tìm cách kết thúc buổi trao đổi:
“Anh cứ yên tâm đi, rồi mọi việc sẽ qua thôi”
“Sau một tháng nghỉ hè, anh sẽ thấy đỡ ngay mà”
“Xin lỗi, tôi có buổi họp quan trọng”.
c/ Thái độ mê hoặc dụ dỗ:
Nó chủ yếu dựa trên các phương pháp mò dân cốt làm cho người khác hiểu rằng họ đang có may
mắn được nói chuyện với một người thông minh và thú vò:
“Bạn phân tích sự việc thật là tinh tế, tuyệt vời !”
d/ Thái độ đánh giá:
Nó nhằm đánh giá những gì vừa được nói:
“S!” “Thật là một tình huống khó chòu”
“Anh chán nản mau thế”
“Anh thật can đảm khi cố tiếp tục công việc trong những điều kiện như thế này!”
e/ Thái độ thăm dò:
Nó nhằm thu thập thông tin:
- Về sự việc.
- Về các quan điểm:
“Thế bây giờ anh thích làm loại công việc gì”.
”Anh cảm thấy chán công việc mình làm từ khi nào vậy” .
f/ Thái độ diễn giải:
Người phỏng vấn diễn giải lại ý tưởng do người khác vừa trình bày và cố gắng làm nổi bật
những nguyên nhân sâu xa:
“Tôi cho rằng chính sự mệt mỏi trong công việc đã dẫn đến những bực bội, khó chòu trong con
người anh, nói sâu xa hơn là nó ảnh hưởng đến toàn bộ cuộc sống của anh”.

g/ Thái độ đề xuất hay khuyên bảo:
Nó cũng giống thái độ trên, nhưng diễn ra một cách kín đáo hơn, nhẹ nhàng hơn:
“Anh đã nghó đến việc xin chuyển sang bộ phận khác chưa?”
“Sao không bắt đầu bằng việc tìm hiểu nguyên nhân về sự bực bội của bạn có hơn không”.
h/ Thái độ giúp đỡ hay hỗ trợ:
Nó nhằm trấn an người khác, giúp đỡ họ về mặt tâm lý:
“Anh có muốn chúng ta bàn thêm về điều đó nữa không”.
“Vấn đề của anh thật khó, nhưng không sao chúng ta sẽ cùng xem xét nó rõ ràng hơn và sẽ
tìm ra giải pháp thôi”.
“Anh có muốn tôi giới thiệu anh với một người bạn là chuyên gia đánh giá năng lực hay
không”.
13
“Anh chẳng phải là người duy nhất gặp rắc rối kiểu này khi làm cùng một công việc trong vài
năm đâu, chúng tôi biết hết mọi kiểu khủng hoảng như thế này …”.
i/ Thái độ thông cảm:
Đây không phải là thái độ thông cảm theo nghóa đạo đức mà là theo nghóa trí tuệ : người phỏng
vấn khiến cho người khác hiểu rằng họ đã thấu hiểu, rằng họ đang hiện diện. Họ trở thành tấm
gương của người đối thoại khi họ trình bày lại một cách khách quan nhữngđiều được nghe : “bạn
thấy công việc của mình nhàm chán, bạn không còn thích thú với nó nữa. Bạn nghó rằng ở một vò trí
khác hay trong một xí nghiệp khác sẽ tạo cho bạn một động lực mới” Thái độ này giúp cuộc đối
thoại tiến triển.
V- Chuẩn bò một cuộc đối thoại :
Đối thoại sẽ càng có hiệu quả khi mà hai người đối thoại có chuẩn bò trước.
1/ Đề tài:
- Về vấn đề gì?
- Việc trình bày đề tài có rõ ràng chưa?
- Làm thế nào trình bày một cách chính xác đề tài?
- Người đối tác đã có trước những thông tin nào về đề tài?.
2/ Bối cảnh :
- Đề tài hôm nay được đề cập đến trong hoàn cảnh nào?

- Ai (những ai) sẽ là người đối thoại với ta? Họ có quyền quyết đònh không ?
- Liệu họ có nắm được bối cảnh không?
3/ Mục tiêu :
- Mục tiêu của ta trong đối thoại này là gì?
+ Đối thoại quan tâm đền công việc, nghiệp vụ
+ Đối thoại quan tâm đến vấn đề xã giao, tìm hiểu điều tra …
- Làm sao nêu bật các kết quả đạt được .
4/ Các thông tin, lập luận cho đề tài:
- Tùy theo mục tiêu đề ra, những thông tin nào cần chú trọng để đưa ra?
- Cần tìm hiểu và hiểu rõ đối tác
- Ưu tiên cho những ví dụ cụ thể nào?
- Phải tập hợp những tài liệu nào?
- Ta sẽ gặp những trở lực nào hay chống đối nào trong buổi đối thoại?
Những lập luận nào sẽ chống lại ta? Ta cần chuẩn bò phản biện nào và làm thề nào để trình bày
chúng?
5/ Kế hoạch và trình tự đối thoại:
- Ta đề ra kế hoạch để chuẩn bò cuộc đối thoại ra sao?
- Trình tự các phần lần lượt sẽ trình bày ra sao?
- Cái nào phải nói trước. Cái nào phải nói sau?
• Những người đi đàm phán, các ứng cử viên hay các thí sinh đi dự phỏng vấn tìm việc làm nào
mà không sử dụng 5 bước chuẩn bò cơ bản này thì khả năng thành công sẽ bò hạn chế .
VI- Đối thoại qua điện thoại:
Điện thoại đã trở thành một phương tiện giao tiếp rất phổ biến và thông dụng tuy nhiên nhiều
người vẫn bò “khớp” khi phải sử dụng thiết bò này.
1. Những khó khăn đặc thù trong đối thoại qua điện thoại :
- Phải kể đến thời gian, chi phí. Cần phải trình bày một cách rõ ràng, cụ thể và chính xác.
14
- Không nhìn thấy người giao tiếp. Tất cả những gì không liên quan đến lời nói đều không trông
thấy. Ta không thể “thấy” đựợc phản ứng của nhau. Ta luôn băn khoăn : không biết người kia có
hiểu không? Có đồng ý không? Có phản đối không? Có bò đụng chạm không? …

- Việc mô tả bò hạn chế. Người đối thoại không thể cảm nhận bằng các giác quan của mình : sờ
mó, nếm, nhìn … Do đó cần diễn đạt bằng ngôn ngữ giàu chất tượng hình.
2. Những con số gây kinh ngạc :
58% các lần chờ chuyển máy có thời gian trên 3 phút.
82% những người gọi đến không tự giới thiệu (không cho biết tên, cơ quan mà dọ đang làm việc)
39% nhấc máy sau 2 phút chuông reo
77% không ghi nhận lại những thông tin do người đối thoại cung cấp.
3. Làm thế nào để có được sự tiếp xúc :
a/ Chuẩn bò về thể lực :
- Hít thở sâu để giữ bình tónh
- Mỉm cười : để tạo giọng nói vui vẻ và tạo bầu không khí nhiệt tình.
b/ Tự giới thiệu :
- Bắt đầu lời chào.
- Giới thiệu tên, họ một cách rõ ràng rành mạch : điều này rất quan trọng, bởi vì người đối
thoại biết được mình đang nói chuyện với ai và có cảm giác an tâm.
c/ Trình bày lý do của cuộc gọi :
Đi thẳng vào vấn đề sẽ giúp ta tiết kiệm thời gian, xác đònh được đối tượng tạo sự quan tâm,
chú ý của người nghe.
4. Duy trì sự chú ý :
a/ Nêu một vài quan điểm chung mang ý nghóa tích cực trong quá khứ .
Điều này sẽ đánh thức những kỷ niệm tốt đẹp và làm cho người đối thoại tự nhiên hơn. Cuộc đối
thoại vì thế mà tiến triển tốt hơn.
b/ Tìm một điểm chung mang ý nghóa tích cực
Điều này tạo mối dây liên hệ. Người đối thoại sẽ tích cực hơn khi tiếp tục lắng nghe ta trình bày.
c/ Tìm cách diễn đạt mang tính động viên, khích lệ hành động :
Nhằm mục đích nhận được những câu trả lời tích cực
Nhằm khuyến khích tìm ra giải pháp.
d/ Nói những điều mà người đối thoại quan tâm :
Nhấn mạnh đến những điều sẽ đáp ứng được những mong mỏi của người đối thoại và động viên,
khuyến khích họ.

e/ Đặt câu hỏi :
Bằng cách đưa ra nhiều dạng câu hỏi đóng và mở xen kẽ nhau.
Bằng cách yêu cầu nói rõ hơn.
Bằng cách phân biệt giữa sự việc và quan điểm.
f/ Trình bày lại :
Như ta đã biết, việc trình bày lại đóng vai trò chủ đạo trong mọi cuộc đối thoại, đặc biệt là đối
thoại qua điện thoại. Nó giúp người đối thoại biết được người nghe đã hiểu (hoặc chưa hiểu), giúp
khuyến khích cuộc đối thoại tiếp điễn, nhất là khi cuộc đối thoại đang bò bế tắc tại một câu hỏi dạng
truyền. Trình bày lại chính là cách giúp cho ta nghe lại một cách rõ ràng hơn và là cách chứng tỏ
thái độ cởi mở của mình.
5. Kết thúc cuộc đối thoại qua điện thoại :
a/ Phát biểu tóm tắt nội dung :
Giúp mỗi bên đối thoại kiểm tra xem người kia đã hiểu rõ quan điểm của mình chưa.
15
b/ Đưa ra một giải pháp :
Để người đối thoại biết rằng vấn đề của mình đã giải quuyết xong hay chỉ được một phần.
c/ Xác đònh thỏa thuận mối quan hệ :
Ta không nên cúp máy trước khi xác lập được những bước tiếp theo của mối quan hệ (ai làm việc
gì?) và ai sẽ là người khởi xướng những bước tiếp theo (ai sẽ khởi xướng lại mối quan hệ và trong
thời hạn bao lâu?).
6. Một vài lời khuyên để một cuộc đối thoại qua điện thoại có hiệu quả :
a/ Tư thế:
Ngồi thẳng lưng, hay hơi nghiêng về phía sau để hít thở sâu hơn.
Hít thở đều trong khi nói để tránh việc hít mạnh gây tiếng động lớn khi cảm thấy
hụt hơi.
b/ Tiếng nói:
- m lượng:
+ Cần phải nói tự nhiên xem người đối thoại như không có, cần tránh la lớn và làm người nghe sợ
hãi.
+ Cần thay đổi âm lượng lời nói : nói lớn hơn nhẳm đánh thức và gây ấn tượng nói nhỏ lại làm an

tâm người nghe hoặc nói giọng nhẹ nhàng như đang tâm sự.
- Cách phát âm:
Phải phát âm rõ ràng, bằng cách phát âm rõ các vần, bởi vì khi nói người đối thoại không nhìn
thấy môi bạn chuyển động : kiểu “Nói lúng búng trong miệng” chắc chắn sẽ dẫn bạn đến thất bại.
- Dung lượng:
+ Đừng nói quá nhanh : không hơn 140 từ / phút. Cần có thời gian nghỉ, dừng câu.
+ Nên nói thay đổi tốc độ nhằm duy trì sự chú ý. Khi muốn giải thích hay an ủi, cần nói chậm lại.
Ngược lại, tăng tốc độ (nhưng đừng nhanh quá) khi muốn thuyết phục hay gây ấn tượng với
người đối thoại.
- Giọng:
Giọng nói cần phản ánh tâm trạng của người trình bày. Đặc biệt cần diễn đạt một cách trung thực
và gây thiện cảm.
c/ Dạng câu hỏi sử dụng:
- Dùng câu ngắn gọn nếu muốn người khác hiểu và ta hít thở được dễ dàng.
- Đừng ngắt lời người đang nói.
- Tránh tối đa các từ trừu tượng, tối nghóa.
- Dùng từ ngôi thứ nhất : Tôi.
VII- Kết thúc buổi đối thoại:
Từ đầu chúng ta đã biết rằng đối thoại là một phương tiện cho cả hai phía hay ít nhất là một phía
đạt đến mục tiêu đã được đặt ra trước.
Cuối buổi tranh luận, trước khi chia tay, cần tóm tắt nội dung, để xác nhận mục tiêu đã đạt được,
hoặc con đường dẫn đến mục tiêu cần đạt. Đối với mọi hình thức đối thoại ta đặc biệt lưu ý đến :
- Cách trình bày lại những điểm chính đã thảo luận và trình bày lại kết quả của cuộc đối thoại.
- Xác đònh rõ tình trạng vấn đề vào cuối buổi đối thoại, vấn đề còn tồn tại không?
Trong trường hợp đàm phán thương lượng, ta cần nhắc lại :
- Những điểm then chốt trong các thỏa thuận.
- Những điểm thống nhất chưa giải quyết được (ai, cái gì).
Nều cuộc đối thoại mục đích vì công việc, ta sẽ trinh bày lại các điểm chính xoay quanh hành
động bằng cách trả lời những câu hỏi mở. Đặc biệt có thể sử dụng phương pháp thông dụng của hệ
thống chất lượng :

16
AI LÀM, VẤN ĐỀ GÌ, Ở ĐÂU, NHƯ THẾ NÀO, KHI NÀO, TẠI SAO
Bằng cách phân đònh vai trò và hành động, bằng cách xác đònh mối quan hệ giữa chúng, bằng
cách xác đònh kỳ hạn và bằng cách tạo các dấu hiệu khuyến cáo nhằm tránh mọi việc đi trật quỹ
đạo.
Nếu buổi đối thoại cần phải tiếp tục ta phải thỏa thuận thời gian, đòa điểm, giờ giấc của buổi gặp
gỡ tới và dó nhiên cả những tài liệu cần thiết. Nếu không tìm ngay được thời gian phù hợp, cần phải
xác đònh rõ ai sẽ là người khởi xướng lại việc tiếp xúc lần sau.
CHƯƠNG IV
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH và ĐIỀU KHIỂN CUỘC HỌP
I- Đặt vấn đề:
- Ngày nay kỹ năng thuyết trình và điều khiển cuộc họp là các kỹ năng cần thiết cho một cán
bộ kỹ thuật .
- Thuyết trình đã đạt đến mức nghệ thuật , nó là vũ khi quan trọng và lợi hại giúp cho bạn thành
công trong các cuộc đàm phán , thương lượng v.v… Không những giúp bạn truyền đạt một cách
hòan hảo các ý tưởng cho người nghe mà trong nhiều trường hợp còn kích thích khơi dậy những
phần tốt đẹp sâu lắng trong mỗi thính giả đang lắng nghe bạn.
- Nếu bản thân bạn không diễn đạt được ý của mình bằng lời lẽ suôn sẻ thì dù có kiến thức cao đến
đâu cũng không làm cho người khác hiểu và thuyết phục được người khác.
- Bạn sẽ là nhà quản lý kinh doanh , nhà điều hành , nhà khoa học hay một chuyên gia v.v…Bạn
phải thường xuyên tham dự các cuộc họp , hội nghò , hội thảo và bạn phải trình bày báo cáo
trước đám đông . Đừng bao giờ bạn lúng túng khi bò “Đột kích “ bất ngờ .Nếu bạn nói năng tốt
bạn sẽ tô đẹp hình ảnh nâng cao uy tín và vò thế của mình đồng thời cũng giành được niềm tin
và sự kính trọng của mọi người.
- Giống với thuyết trình , để điều khiển cuộc họp thì người tổ chức trước tiên cũng phải trình
bày báo cáo một vấn đề trước tập thể để mọi người nắm bắt vấn đề.Chính các cuộc họp
này là một trong các cách điều hành cơ quan hay đơn vò trong quá trình hoạt động hiện
nay.
- Điều khiển cuộc họp còn đòi hỏi người chủ trì phải luôn theo sát , nắm bắt sự dóen biến các
tình huống ,phải có kỹ thuật điều hành,nhạy bén, sáng tạo và luôn tính trung lập với mọi

người.
- Buổi họp phải tạo cho người tham dự nắm bắt được nội dung , nhận biết các thông tin cần
thiết . Người tham dự cần được bàn bạc trao đổi, tham gia đóng góp ý kiến của mình để
tìm giải pháp tạo niềm tin và thuận lợi trong công tác.
- Việc điều hành các cuộc họp không phải do tuỳ hứng, nếu không chuẩn bò tốt sẽ tạo cho người
tham dự sự thất vọng, gia tăng sự bực bội, ảnh hưởng đến tâm lý và tình cảm.
Do vậy vai trò của người hướng dẫn và chủ trì buổi họp hết sức quan trọng, phải làm cho người
tham dự hào hứng và thấy hiệu quả trong cuộc họp.
II- Kỹ năng thuyết trình
1/ Các bước chuẩn bò thuyết trình
- Để chuẩn bò thuyết trình , đòi hỏi người thuyết trình phải có và nắm vững một vốn kiến thức
sâu rộng , một lượng thông tin phong phú vì chủ đề sẽ trình bày .
Các nhà sư phạm thường nói :” Phải biết biển mới nói đến sông “.
- Rõ ràng là người thuyết trình phải xác đònh rõ mục tiêu của đề tài, đó là điều cốt lõi mà diễn
giả phải thuyết trình cho mọi người, đừng say xưa hoặc bò lôi cuốn khỏi dòng chủ đạo và bò lạc
đề.
17
- Để tránh điều này người thuyết trình cần viết ra giấy những nội dung chính của bài nói dưới
dạng các ghi chú để dẫn dắt các bước trình bày, có những diễn giả viết ra nguyên văn bài nói
của mình , song không đọc nguyên bản đã viết , mà chỉ để trích dẫn.
Đây là bước chuẩn bò rất quan trọng vì nó giúp bạn sẽ đạt đến trình độ lưu lóat sau này .
Phải rèn luyện ,“ Chỉ có rèn luyện nhiều mới trở thành thợ rèn giỏi “ngạn ngữ Pháp đã nói.
Việt Nam có câu “ Có công mài sắt có ngày nên kim”.
- Người thuyết trình phải nhấn mạnh cốt lõi của chủ đề mà mình trình bày và làm nổi bật những
điều quan trọng mà mình muốn truyền tải đến người nghe.
- Bài thuyết trình của mình phải chứa đựng nhiều thông tin mới và đặc biệt có những ý tưởng
độc đáo vì chủ đề dễ lôi kéo thính giả làm họ say mê và hứng thú khi tiếp nhận thông tin.
Muốn như vậy người thuyết trình phải lao động cần cù , tìm hiểu động não , tưởng tượng , sáng tạo
trong quá trình lao động chuẩn bò thuyết trình , chính sự chuẩn bò tốt sẽ đảm bảo thành công 50%khi đứng
trước đám đông.

2/ Thuyết trình .
Đứng trước diễn đàn đòi hỏi người thuyết trình phải bình tónh , tự tin , chủ động và sáng tạo trong
ứng xử . Khi thuyết trình cần chú ý một số vấn đề :
a/ Ngôn ngữ – ngọai hình .
Với diên mạo và vóc dáng của người thuyết trình là yếu tố đầu tiên tạo ấn tượng sâu sắc cho thính
giả , trang phục gọn gàng , lòch sự , nét mặt tươi vui và hơi mỉm cười cùng với tư thế và cử chỉ
mạnh dạn sẽ tạo mối thiện cảm và quan hệ thân tình với mọi người. Nếu ăn mặc chểnh mảng , tóc
tai không gọn gàng …thì chỉ làm cho mọi người khó chòu , người nghe sẽ cho là bạn coi thường họ.
Khi bạn đã thu hút được sự chú ý và gây được thiện cảm của thính giả thì sự thành công đã nằm
trong tầm tay của bạn.
- Tư thế .
+ Khi được mời lên thuyết trình , bạn nên bước ra chững chạc , không quá nhanh hoặc quá
chậm và đứng trước bục thuyết trình một cách thỏai mái . Đừng nhìn xuống sàn và cũng
không ngó lên trần mà nên đưa mắt quan sát vòng một lượt qua thính giả tạo ra sự giao
lưu tình cảm đầu tiên đối với họ.
+ Đặt bài chẩn bò thuyết trình lên bàn ,hai tay buông xuôi thanh thản tự nhiên . Không bồn
chồn , hồi hộp hãy cố gắng thở đều đặn , thở sâu nhưng nhẹ nhàng.
+ Điều chỉnh khỏang cách MICRÔ không gần hoặc không quá xa ( khỏang 20 – 25 mm )
để bảo đảm âm phát ra vừa đủ. Bạn có thể hồi hộp thậm chí tim đập mạnh nhưng không
sao , đó là chuyên bình thường .
+ Khi thuyết trình ( khi nói ) thỉnh thỏang dùng tay làm các cử chỉ nhằm minh họa diễn đạt
các ý của mình nhưng lưu ý không vung mạnh hoặc múa may thái quá khiến mình trở
thành “ Anh hề vụng dại “.
Sau vài phút thuyết trình bạn sẽ thấy tự tin , hòa nhập được với khung cảnh và buổi
thuyết trình sẽ diễn ra thuận lợi.
- Nhòp cầu của mắt.
“ Đôi mắt là cửa sổ của tâm hồn “, đúng như vậy , giao tiếp qua ánh mắt là một trong
những phương tiện quan trọng , trực tiếp và hiệu quả nhất để thiết lập quan hệ với thính giả
như một nhòp cầu nối liền người nói với người nghe.
Qua sự quan sát cặp mắt của thính giả người thuyết trình có thể nhận biết sự chuyển tải của

mình đến họ như là một thông điệp đầy ý nghóa và ngược lại cũng nhận được từ nơi ấy sự đồng
tình , khuyến khích và sự đánh giá qua truyền đạt.
18
Sự lảng tránh của cử tọa không nhìn bạn hoặc chỉ nhìn mơ hồ đâu đó , chắc chắn là họ không
chú ý lắng nghe , tín hiệu cho thấy kênh giao tiếp chưa được mở. Qua đó bạn cần thay đổi cách
tiếp cận và phương pháp truyền đạt để họ tập trung quan tâm đến vấn đề bạn đang trình bày.
b/ Ngữ điệu của giọng nói .
- Giọng nói là công cụ giao tiếp chính , có người có giọng nói tốt do bẩm sinh.
- Thanh quản là bộ phận cố đònh , còn các bộ phận linh họat trong phát âm là : môi , hàm và
lưỡi , nếu một trong ba bộ phận này không họat bát thì người nghe rất vất vả vì các âm
phát ra không chích xác , không chuẩn. Do vậy để có giọng nói tốt đòi hỏi người thuyết
trình cần phải rèn luyện giọng nói vào mỗi buổi sáng, đọc vừa đủ to để nghe trong khoảng
10 phút.
- Lúc thuyết trình cần ngắt thành đọan ngắn để lấy hơi và chia ý bài nói nhằm làm cho
người nghe dễ tiếp thu .
- Khi nói cần chú ý :
+ Phát âm chuẩn xác , tránh nói luyên thuyên , phát âm sai ( nói ngọng ) …dễ làm thính giả
hiểu lầm và coi thường bạn.
+ Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ ràng
+ Không nói quá nhanh hoặc quá chậm , tốc độ trung bình từ 125 – 140 từ/phút.
+ Thay đổi âm lượng , nhòp độ , âm điệu của giọng nói cho phù hợp với bối cảnh đây là
điều cần thiết để truyền tải thông điệp của bạn đến thính giả. Nói đều đều dễ làm cho
thính giả buồn chán và dễ ngủ gật.
+ Tránh nói giọng ồm ồm , ề à , nên lấy hơi trong cổ họng để có giọng nói trầm mà vang
xa .
+ Cố gắng không dùng những từ đệm ,những mẫu từ vô nghóa như :” cái “; “ ấy thế là “; “
đâm ra là “; “hóa ra là “; “ coi như là “; “ nói thật chứ “ v.v…Đây là một cố tật khó chữa
cần rèn luyện và vứt bỏ chúng.
c/ Sự đồng cảm của thính giả.
- Người thuyết trình cần nhìn khắp hội trường quan sát để ước lượng tuổi tác , giới tính cách

trang phục và mối quan tâm của thính giả, xem dây có phải là một tập thể hăng say chờ
đợi nghe và tiếp thu bài nói hay chỉ là tốp người không mấy thân thiện , rầu ró , ủ dột vì
phải cưỡng bách đến ngồi đây. Ta cần phải phá vỡ hàng rào ngăn cách.
- Trực giác nhạy bén , lương tri sáng suốt là hai điều cần thiết để trở thành diễn giả thông
minh ,bạn cần vận dụng để chọn cách tiếp cận thích hợp với cử tọa. Cần truyền đạt những
điều mà cử tọa quan tâm , đôi lúc cần thức tỉnh họ bằng những chuyện vui , chuyên vui này
có liên quan đến nội dung bạn đang đề cập là tuyệt vời nhất vì nó giúp cho cử tọa mau
chóng đồng tình với bạn khi họ đã từng được nghe kể chuyện đó.
- Một điều cũng không kém phần quan trọng là người thuyết trình phải có niềm say mê với
bài nói của mình, từ đó họ có khả năng sáng tạo , cảm hóa và quyến rũ người nghe.
Một quy luật của đạo lý thuyết phục nêu lên rằng :” Con đường tiến vào trí não một người đi qua
trái tim họ “.
d/ Kế họach trình bày .
- Để tiến hành thuyết trình , người thuyết trình cần chuẩn bò bài trình bày được viết hòan
chỉnh và làm chủ kỹ năng cũng như nghệ thuật “Viết và Nói “( sử dụng từ ngữ hợp lý , câu
văn hay , diễn đạt rõ ràng ) .
- Lập kế họach phù hợp và chuẩn bò chu đáo là điều kiện cốt lõi cho buổi thuyết trình thành
công ; Chuẩn bò đầy đủ giúp người thuyết trình vững vàng , tự chủ, không bò hồi hộp, lúng
túng .
19
- Ngòai bài viết người thuyết trình cần có một dàn bài của bài nói, trên đó ,ghi thời gian
diễn biến từng phần , các mục cần ghi chú như : các tài liệu , hình ảnh cần minh họa được
ghi trên phiếu giấy cứng 6cm X 10cm ( không ghi trên giấy khổ A4 hoặc sổ tay dễ làm
người nghe thiếu tập trung chú ý nghe khi diễn giả tìm kiếm nhất là lại gây ra tiếng động
sột soạt ).
- Người thuyết trình không nên đọc bài viết sẵn mà chỉ tham khảo nhấn mạnh , hoặc chỉ đọc
một vài đọan như : kết luận , trong khi đọc thỉnh thỏang phải ngẩng đầu lên nhìn cử tọa để
sự giao tiếp không bò gián đọan .
- Người thuyết trình cần thường xuyên kiểm sóat thời gian , nội dung bài nói không thừa ,
không thiếu và đi đúng trọng tâm vấn đề cần trình bày.

- Người thuyết trình cần tận dụng các phương tiện nghe nhìn để bài thuyết trình của mình
thêm phong phú và hấp dẫn.
III- Những hình thức hội họp cơ bản:
Khi tham dự một buổi họp ta cần nên biết trước buổi họp thuộc loại hình nào. Cần biết
loại hình hội họp mà ta sẽ được mời trước khi tham dự nó. Tiêu chí tốt nhất của việc phân loại
buổi họp là mục tiêu của cuộc họp.
Một buổi họp, dù với mục đích gì đi nữa chúng cũng sẽ thuộc loại:
- Họp hoạt vụ: trong trường hợp họp được tổ chức với thời gian và mục đích hạn chế, nó sẽ
kết thúc khi đã đạt được mục tiêu đề ra.
- Họp chức năng: trong trường hợp cuộc họp dự đònh xảy ra bình thường và thường xuyên của
một cơ quan. Ví dụ: họp Quốc hội, Hội đồng quản trò, họp giao ban của Ban giám đốc v.v…
Ta có các hình thức họp sau :
1/ Cung cấp thông tin:
Họp để phổ biến thông tin từ trên xuống : Một người truyền đạt các thông tin cho
một nhóm người.
a/ Không phản hồi:
Không có sự đối thoại, những người tham dự không phát biểu ý kiến, không trình bày
tình cảm của mình.
Ví dụ: họp truyền các mệnh lệnh, các quân lệnh…
b/ Có phản hồi:
Sau khi diễn giả trình bày các thông tin, những người tham dự được đặt câu hỏi, cho
ý kiến thảo luận.
Từ giai đoạn trình bày đến giai đoạn đối chất là cả thời gian gay cấn, người thuyết
trình khi đó trở thành người hướng dẫn.
2/ Họp thu nhận thông tin:
Tập hợp thông tin từ dưới lên : Người điều hành sẽ tiếp nhận thông tin đối với những
người đã tiếp xúc thực tế. Do vậy họ có thể nắm bắt những gì xảy ra trên hiện trường trước
khi đi đến một quyết đònh.
3/ Họp tìm kiếm giải pháp cho một vấn đề
Những cuộc họp loại này rất đa dạng. Ta có thể kể ra các trường hợp hay gặp nhất

trong các tổ chức:
a/ Họp – bàn luận (hội họp bàn luận):
Tập thể tranh luận về một đề tài đặc biệt ,nhằm đưa ra một hay nhiều giải pháp.
b/ Họp nghiên cứu tình huống:
Từ một trường hợp đã được nghiên cứu trước, căn cứ trên hồ sơ,tài liệu người hướng
dẫn sẽ tổ chức buổi họp. Trong buổi họp cho phép mỗi người trình bày các phân tích , các
suy nghó của mình và từ đó tập thể sẽ suy tính tìm một giải pháp hợp lý.
20
c/ Động não:
Kỹ thuật này cần có óc sáng tạo. Nó thường được sử dụng bởi các tổ chức quảng cáo,
các câu lạc bộ chất lượng, các đội nhóm chòu trách nhiệm thiết kế các sản phẩm mới hay
xem xét lại các sản phẩm đang có. Thường khi sử dụng kỹ thuật này, nó liên kết ba giai
đoạn:
- Sáng tạo: một tham dự viên đưa ra các đề nghò, mà không có sự kiểm duyệt.
- Phân tích: tập thể nhóm sẽ bình phẩm các đề nghò.
- Ra quyết đònh: toàn nhóm chọn một giải pháp tuỳ vào mục tiêu đã đưa ra hay bằng sự thoả
thuận của tập thể.
d/ Nhóm Balint:
Những người làm cùng một chuyên môn sẽ họp nhau lại đònh kỳ. Mục đích là giúp
đỡ mỗi thành viên của nhóm giải quyết những khó khăn mà họ gặp phải trong quá trình làm
việc. Mỗi thành viên của nhóm trình bày vấn đề mà họ gặp và mong chờ sự giúp đỡ của tập
thể. Dưới sự hướng dẫn của người chủ trì buổi họp, nhóm sẽ suy nghó về các giải pháp. Việc
phân tích vấn đề rất có ích cho cả nhóm, nhờ đó mỗi thành viên sẽ thích ứng được khi gặp
đúng vấn đề này trong một ngày nào đó.
e/ Phillips 66:
Kỹ thuật này là đặc biệt hiệu quả khi người ta muốn nhận được sự tham gia tích cực
của một nhóm đông người hay khi có sự đối nghòch giữa các ý tưởng hoặc sự đối nghòch của
các cá nhân, nó làm cản trở sự tiến triển của tập thể khi đối đầu với một vấn đề có giới hạn
rõ ràng.
Người chủ trì trình bày vấn đề cần giải quyết, kế đó đề nghò cử toạ chia thành các

nhóm nhỏ (6 người). Mỗi tiểu nhóm này sẽ bàn bạc với nhau dưới sự hướng dẫn của một
người chủ trì (trong vòng 6 phút hay nhiều hơn )và chỉ đònh một báo cáo viên trình bày
những giải pháp mà tiểu nhóm đã tìm ra trước tập thể hội nghò.
4/ Họp ra quyết đònh tiến đến hành động:
a/ Họp để lấy quyết đònh:
Việc này tiến hành qua bốn giai đoạn:
- Đưa ra các sự kiện (giai đoạn cung cấp thông tin).
- Thu thập các ý kiến dựa trên các sự kiện (giai đoạn bàn bạc).
- Tìm kiếm các giải pháp (giai đoạn sáng tạo).
- Ra quyết đònh (giai đoạn lựa chọn).
b/ Họp có tính chất chiến lược:
Đây là loại họp trong đó các nhóm có quyền lợi và ý tưởng trái ngược nhau .Mỗi nhóm tìm
cách chiếm được ưu thế tối đa đối với các nhóm khác. Mỗi nhóm do một người lãnh đạo có
nhiệm vụ bảo tồn, duy trì được sự nhất quán của nhóm mình và tìm cách chia rẽ nội bộ phía đối
thủ.
5. Họp để hiểu rõ sự quan hệ bên trong nhóm:
Các nhà tâm lý và xã hội hay những người có kinh nghiệm khuyến khích họp các nhóm gặp
cùng vấn đề để thông cảm và giúp đỡ nhau.Muốn vậy ngay trong nhóm cần có :
a. Động lực của nhóm:
Mục đích là làm cho tham dự viên nhạy cảm với hoạt động của tập thể và tìm các biện pháp
để giải quyết các vấn đề được đặt ra cho tập thể. Mỗi người cần phải biết mình làm thế nào để mọi
người hiểu mình và mình hiểu người khác. Buổi họp có thể kéo dài nhiều ngày, mà nội dung là
hoàn toàn tự do với mục đích là làm rõ những hiện tượng, những vấn đề của nhóm.
b. Phân tích cơ chế:
21
Mục đích là phân tích những gì đang xảy ra giữa các thành viên, bằng cách kiểm tra sự ảnh
hưởng của cơ chế đối với hành vi của họ. Phân tích khi nhận thấy rằng công việc không tiến triển
tốt, có một cái gì đó tắc nghẽn. Người chủ trì cần phải phân tích điều gì đã ngăn cản sự tiến triển
của nhóm.
IV- chuẩn bò các buổi họp:

Đó là yếu tố đầu tiên quyết đònh cho sự thành công hay thất bại cho một buổi họp.
1/ Mục tiêu của buổi họp:
- Cuộc họp nhằm đáp ứng nhu cầu của tổ chức hoặc các tham dự viên mong muốn hay chỉ
nhằm đáp ứng ý đồ của một cá nhân nào đó?
- Việc nhận thức sự cần thiết triệu tập một cuộc họp sẽ có tính chất quyết đònh cho thành
công của cuộc họp, vì mỗi cá nhân đều có sự hiểu biết khác nhau về tình huống của cuộc
họp.
- Sự cần thiết của buổi họp phải được xét trên một thực tế là vấn đề chỉ được giải quyết chung
với mọi người. Nguy cơ thất bại khá lớn nếu quyết đònh họp chỉ xuất phát từ ý đồ của
người tổ chức, nhất là khi chỉ chạy theo phong trào, làm vui lòng một vài người, hay để
chứng tỏ hoạt động dân chủ của tập thể (hội họp – thủ đoạn).
Trước khi đưa sáng kiến triệu tập một cuộc họp, cần phải trả lời một cách rõ ràng
các câu hỏi sau đây:
- Vấn đề được đặt ra có liên quan đến tập thể hay không?
- Tập thể có quyền đề nghò giải pháp hay ra một quyết đònh không?
- Tập thể có năng lực khách quan để xử lý vấn đề không?
- Tập thể có vui lòng để làm không?
2/ Chuẩn bò của cá nhân người chủ trì:
Người chủ trì buổi họp phải:
- Xác đònh rõ ràng mục tiêu, nắm vững chủ đề buổi họp.
- Phác thảo một kế hoạch chi tiết cho cuộc họp (tiến triển qua các giai đoạn).
- Chuẩn bò một chương trình tranh luận, trao đổi, bàn bạc và đònh thời gian cho từng mục.
- Dự đoán những phản ứng của tham dự viên, những ý kiến tán thành và ngược lại.
- Biết tạo hào hứng cho tập thể.
- Ghi chú những quan điểm quan trọng nhất, cần tập trung nhấn mạnh và suy nghó về những
câu hỏi mà các thành viên có thể nêu lên cũng như những dự kiến giải pháp đưa
ra.Trường hợp cần thiết nên có một số tài liệu tham khảo và phải chuẩn bò sẵn sàng cho
từng tham dự viên.
3/ Thành phần tham dự:
Người chủ trì cần loại trừ tất cả các rủi ro về một cuộc họp vô bổ, nhất là thiếu sự tham gia

của các thành viên, người hướng dẫn cần xem xét những người tham dự có đáp ứng các câu hỏi sau
không:
- Họ có thành thạo đối với đề tài này không?
- Họ có quan tâm gì đến vấn đề không?
- Họ có sẵn sàng can dự vào vấn đề không?
- Họ có khả năng làm việc tập thể không? (khả năng lắng nghe và giao tiếp).
4/ Sự chuẩn bò của người tham dự:
a/ Mục đích của sự chuẩn bò sẽ cho phép:
- Tránh những hiểu lầm lúc khởi đầu buổi họp.
- Mỗi người tham dự có thể suy nghó trườc về vấn đề được đặt ra.
b/ Người chủ trì phải gưi đến mỗi người tham dự:
22
- Một thư mời ghi rõ thời gian, giờ, ngày, tháng và đòa điểm nơi xảy ra cuộc họp.
- Chương trình nghò sự phải rõ ràng và chi tiết cùng với những đề nghò tham gia của tham dự
viên.
- Một bộ hồ sơ ngắn gọn có nội dung:
+ Các vấn đề mấu chốt sẽ được trình bày.
+ Giới thiệu các thành viên tham dự cùng với các báo cáo của họ về các vấn đề đặt ra.
5/ Tổ chức cơ sở vật chất:
Cần phải chuẩn bò tốt các bảng biểu, phương tiện nghe nhìn hỗ trợ cần thiết cho cuộc họp.
Cách sắp đặt bàn ghế có thể thay đổi tuỳ thuộc vào kỹ thuật cuộc họp đã được lựa chọn. Nó có thể
sửa đổi ngay trong buổi họp (trường hợp họp Phillip 66 chẳng hạn). Cần nhớ rằng dạng bàn họp
hình bầu dục thích hợp nhất các giao tiếp. Cũng nên xếp đặt vò trí các tham dự viên bằng cách dùng
các tấm bìa cứng (ghi tên) trên bàn họp, tránh gây cho họ những tình huống đối chọi nhau, tránh
làm tăng sự phân chia bè phái, sự cô lập hay nói chuyện riêng.
V- Vai trò người chủ trì buổi họp:
1/ Những chức năng phải đảm nhiệm:
a/ Chức năng thực hiện- đề xuất ý kiến.
Vận động mọi thành viên trong nhóm phải hoạt động: một nhóm hành động có hiệu quả
là nhóm luôn luôn tạo ra các ý tưởng,những nhận xét, sự phân tích, những phê phán, đề

nghò, thay vì bò giới hạn và lệ thuộc vào một người lãnh đạo nào đó.Cần khơi ngòi động
viên, sau đó trình bày lại và thực hiện công việc tổng hợp từng phần.
b/ Chức năng tạo thuận lợi cho các thành viên
Chức năng này làm cho các tham dự viên phát huy hết năng lực của mình ,đây là chức năng
chính của người chủ trì .
Một tập thể tốt là một tập thể không hoạt động một cách vô tổ chức hay nói lòng vòng
không đạt gì cả. Do đó cần phải:
- Hoạt động có tổ chức.
- Có mục tiêu được xác đònh rõ ràng.
- Chọn lựa một phương thức thảo luận hợp lý (trình tự ).
- Phân phối các chức năng và nhiệm vụ thích hợp.
Chức năng tạo điều kiện thuận lợi gắn liền chủ yếu với kế hoạch, với các phương tiện và
các phương pháp làm việc.
Người chủ trì chuẩn bò và giới thiệu trước buổi họp những mục tiêu, kế hoạch chương trình
thảo luận, tiến độ của buổi họp, các quy đònh cần tuân thủ phải tuân thủ … hướng dẫn cả nhóm đi
đúng hướng tránh những nhầm lẫn đi lạc đề, tạo thuận lợi cho các tham dự viên nêu cảm nghó của
mình, tập trung vào vấn đề, đừng nói chuyện phiếm, bảo đảm những điều được bàn bạc là của mọi
người. Phải làm sao cho mọi nguồn lực của tham dự viên được khai thác tối đa.
c/ Chức năng điều hoà
Người chủ trì làm sáng tỏ vấn đề - tạo mối liên kết giữa các tham dự viên:
Người chủ trì phải tính đến trạng thái tâm lý và tính dễ xúc cảm của tham dự viên cũng như
những liên hệ riêng tư giữa họ với nhau. Các yếu tố khác nhau này có thể là nguồn gốc của các sự
bế tắc.
Chức năng điều hoà sẽ làm liên kết vai trò cá nhân, tạo sự hiểu biết giữa các tham dự viên
và loại bỏ các sự đối nghòch nhau tạm thời nếu có.
Đối với người chủ trì, điều hoà hoạt động tập thể là giúp đỡ tập thể vượt qua những trở ngại
tâm lý mà tập thể đối đầu: sự căng thẳng, gay cấn. Anh ta cần tìm hiểu những nguyên nhân của
23
những căng thẳng, bế tắc này. Khi chức năng điều hoà được bảo đảm thì tập thể sẽ làm việc và
tiến triển trong bầu không khí hoà hợp và tôn trọng lẫn nhau.

2/ Các kỹ thuật áp dụng của người chủ trì:
a/ Trình bày lại:
Đây là một việc cần thiết. Nó cho phép người vừa phát biểu thấy rằng chủ tọa đã hiểu
mình; nếu không thì phải đi sâu vào vấn đề, nói lại cho chính xác hơn. Sự trình bày lại làm cho mọi
người nhận thức các điểm thoả thuận hay bất đồng vừa được phát biểu và làm rõ thái độ trung lập,
không thiên vò của người hướng dẫn trước nội dung cũng như hình thức của các cuộc trao đổi, nhờ
đó mà khích lệ tham dự viên ( vì các tham dự viên được nghe lại).
b/ Tổng hợp:
Trong khi sự trình bày lại chỉ nhằm kiểm điểm lại những điều mà tham dự viên vừa nêu ra,
thì sự tổng hợp lại là một tóm lược hay tập hợp các dữ kiện chính yếu do tập thể nhóm phát biểu.
Nó cho phép mọi người nhận thức đươcï vò trí của mình trong quá trình hoạt động kiểm tra, những gì
đã đạt được hay chưa đạt được. Người chủ trì cần tổng hợp từng phần các vấn đề trong chương trình
nghò sự đã nêu ra.
c/ Nêu câu hỏi:
Việc nêu các câu hỏi ,cho phép mọi thành viên có thể đi sâu vào vấn đề hay tiếp đà cho
việc tranh luận:
Ví dụ:
Câu hỏi trực tiếp : ông nghó gì về điều đó, thưa ông X?
Câu hỏi phản hồi : tập thể suy nghó gì về những điều ông X vừa nói?
Câu hỏi truyền : ông X hỏi tôi như thế, vậy thì theo ông, ông nghó thế nào về điều đó,
thưa ông Y?
Câu hỏi ngược: thưa ông X, ông hỏi tôi như vậy, thế chính ông, ông nghó như thế nào về
điều đó?
d/ Các kiểu tạo sinh khí buổi họp:
Trong việc điều hành hội họp, người ta cũng tìm thấy các đường nét chính, các kiểu tạo sinh
khí cho buổi họp mà chúng ta thường gặp nơi những người hướng dẫn các buổi đối thoại.
Họ có thể can thiệp vào buổi họp về nội dung cũng như hình thức để làm cho buổi họp trở
nên sinh động và thuận lợi. Người ta thấy rằng chức năng chính của người chủ trì buổi họp là chức
năng tạo điều kiện thuận lợi cho các tham dự viên (làm cho các tham dự viên phát biểu)
e/ Những thái độ có thể có của người chủ trì.

Trong các buổi họp mang tính chất đối thoại, thường cá nhân người chủ trì có thể biểu hiện
nhiều thái độ, các chuyên gia tâm lý phân biệt khoảng 30 thái độ khác nhau, các thái độ thường
gặp là:
- p đặt:
Thái độ có tính chất giáo huấn nhằm nói với tập thể những gì phải làm.Thái độ này
làm tăng sự lệ thuộc của tập thể với người chủ trì. Tuy nhiên nó có thể dẫn đến sự chống
đối của tập thể. Thái độ này thường biểu hiện ở: “Người lãnh đạo”, “Chuyên gia”, “Người
truyền giáo”, “Huấn luyện viên”, “Kẻ thống trò”
- Điều tra:
Thái độ này có mục đích làm sáng tỏ cuộc tranh luận bằng cách đưa ra những câu
hỏi, nhất là những câu hỏi mở. Thái độ này thường biểu hiện ở: “Người điều tra làm rõ”
- Đánh giá :
Người chủ trì luôn nhận xét, phê phán những gì tổ, nhóm đã nói và làm. Thái độ này
cản trở sức sáng tạo của tập thể bởi vì nó gia tăng sự lệ thuộc của tổ, nhóm với người chủ
24
trì, vì sợ bò phê bình. Các thành viên của tổ, nhóm sẽ đáp ứng lại thái độ này theo hai cách:
hoặc rút lui hoặc kháng cự lại.
- Nâng đỡ (ủng hộ)
Người chủ trì muốn tìm cách làm cho mọi người yên tâm, Họ tỏ ra là “Đồng đội”,
“Người tâm phúc”, “Người bảo vệ”, “Người che chở”. Nguy cơ: làm tăng sự lệ thuộc tình
cảm của tổ, nhóm với người chủ trì.
- Giải thích, xét đoán
Người chủ trì buổi họp diễn đạt những ý của các tham dự viên đã phát biểu, làm
sáng tỏ những gì mà tham dự viên chưa nói hay chưa muốn nói.
- Lãnh hội - nhận thức - thông cảm :
Người chủ trì cố gắng trình bày lại một cách chính xác những gì mà các tham dự viên
cảm nhận, tỏ ra là “Người đồng cảm”. Thái độ này cho phép họ làm những cuộc tổng hợp
từng phần, cũng như tái lập sự bàn bạc, tranh luận cho việc soạn thảo lại vấn đề. Chính thái
độ này cho phép đảm bảo chức năng tạo thuận lợi cho các tham dự viên.Chỉ có thái độ sau
cùng mới đưa đến sự tôn trọng đối với tham dự viên và tập thể. Không thể dẫn dắt một cách

đúng đắn một buổi họp mà không có thái độ hiểu biết và thông cảm.
Là một người chủ trì buổi họp phải luôn luôn tỏ rõ sự hiện diện của mình trước
những người khác, trước tập thể, Anh ta phải biết lắng nghe, biết tôn trọng người khác và
tôn trọng tập thể.
Vi- Các yếu tố tâm lý của nhóm ảnh hưởng đến cách điều hành buổi họp
Các chuyên gia tâm lý của các nhóm hay các nhà tâm lý xã hội học đã đưa ra các cách giải
thích về những gì đã xảy ra trong các nhóm tại các buổi họp.
1/ Trạng thái tình cảm (nội tâm)
Đây là yếu tố chính yếu, nhưng nó tác động ở mức độ không ý thức. Tác động của nó là làm
cho nhóm ít khi hoạt động hợp lý.Mỗi thành viên trong nhóm trải qua một cuộc giằng co nội tâm:
- Họ cần đến những người khác để đạt được những mục tiêu của mình, và thể hiện một tình
cảm tích cực đối với nhóm và các buổi họp.
- Họ cũng sợ những người khác đe dọa sự tự do của mình và họ tìm mọi cách thoát khỏi sự lo
sợ này và cả nhóm cũng vậy.Tình trạng này làm xấu đi sự hợp tác và làm cản trở việc giải
quyết thẳng thắn các vấn đề. Điều này thường dẫn đến trong các nhóm sự lưỡng lự giữa hai
thái độ đối với người chủ trì, có thể gây ra:
+ Hoặc là họ giao cho người chủ trì quyết đònh những gì phải thực hiện (sự lệ thuộc)
+ Hoặc là ép buộc người chủ trì nhận lấy trách nhiệm đối với mọi khó khăn (tìm vật
tế thần → đổ trách nhiệm cho người khác).
2/ Các điểm tương đồng.
Nó xuất hiện hay tái hiện một cách nhanh chóng trong buổi họp. Nó được hình thành dựa
trên sự thiện cảm và có thể làm phát sinh sự phức tạp cùng với các ưu nhược điểm (do các thành
viên thường trao đổi riêng). Sự thân ái này hình thành dựa trên sự giống nhau về cá tính, về quyền
lợi của các bên liên quan.
3/ Sự tương tác.
Sự tương tác xảy ra khi: hành động của một thành viên tác động như là một tác nhân kích
thích hoặc gây ra phản ứng của một thành viên khác. Xuất phát từ sự không nhất trí về quan điểm
hoặc quan hệ giữa các tham dự viên.
4/ Thông tin.
25