BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA SAU ĐẠI HỌC





LUẬN VĂN CAO HỌC KINH TẾ.
HOÀN THIỆN CHU TRÌNH KẾ TOÁN
CỦA TẬP ĐOÀN A.P. MOLLER MAERSK –MẢNG
HOẠT ĐỘNG HẬU CẦN VÀ VẬN TẢI ĐA
PHƯƠNG THỨC QUỐC TẾ MAERSK LOGISTICS
CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Mã số : 60.34.30

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS. TS. PHẠM VĂN DƯỢC.
HỌC VIÊN: NGUYỄN NGỌC HIỂN.
Lớp cao học kế toán, khóa 15.


TP. HỒ CHÍ MINH
NĂM 2009


Trang 2/123
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

KHOA SAU ĐẠI HỌC






LUẬN VĂN CAO HỌC KINH TẾ.

HOÀN THIỆN CHU TRÌNH KẾ TOÁN
CỦA TẬP ĐOÀN A.P. MOLLER MAERSK –
MẢNG HOẠT ĐỘNG HẬU CẦN VÀ VẬN TẢI ĐA
PHƯƠNG THỨC QUỐC TẾ - MAERSK
LOGISTICS





NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS. TS. PHẠM VĂN DƯỢC.
HỌC VIÊN: NGUYỄN NGỌC HIỂN.
Lớp cao học kế toán, khóa 15.




TP. HỒ CHÍ MINH
NĂM 2009

Trang 3/123

Phần mở đầu
Lý do chọn đề tài.
Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của các tổ chức kinh tế (tổ chức), hệ
thống thông tin kế toán nắm giữ một vai trò vô cùng quan trọng. Nó là nền tảng
vững chắc để lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin hữu ích cho quyết định kinh
tế của người quản trị. Nó giúp người quản trị kiểm soát tốt các rũi ro tiềm tàng,
rũi ro kiểm soát và rũi ro phát hiện tồn tại trong tổ chức. Từ đó, có thể phát huy
tối đa hiệu quả quản lý của người quản trị đến từng mảng hoạt động cụ thể của
tổ chức.
Mục đích của đề tài.
Nghiên cứu lý thuyết các chu trình cơ bản của một hệ thống thông tin kế toán.
Đồng thời kiểm nghiệm tính thực tế của nó bằng cách mô tả thực trạng ứng
dụng các chu trình này để từ đó chỉ ra các ưu điểm, khuyết điểm của các chu
trình, làm căn cứ đề ra các giải pháp khắc khục những nhược điểm của hệ
thống, đồng thời phát huy tối đa ưu điểm của các chu trình nhằm hoàn thiện các
chu trình cơ bản này.
Đối tượng của đề tài.
Đề tài này nghiên cứu việc ứng dụng các chu trình kế toán cơ bản cấu thành
nên hệ thống thông tin kế toán cho mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa
phương thức quốc tế Maersk Logistics của các tập đoàn A.P.Moller Maersk.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài.
Đề tài nghiên cứu giới hạn chỉ trong mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa
phương thức quốc tế Maersk Logistics.
Ý nghĩa khoa học và thực tiển của đề tài nghiên cứu.
Bất cứ sự vật hiện tượng nào cũng phải trải qua bốn quá trình: phát sinh, phát
triển, tồn tại và suy vong. Để không đi đến kết cục suy vong, thì các tổ chức
phải luôn đổi mới mình để kéo dài quá trình phát triển-tồn tại. Việc mở rộng
đầu tư, ổn định cung cấp dịch vụ hay thu hẹp sản xuất sẽ được người quản trị
quyết định căn cứ vào tình hình biến động thị trường, tầm nhìn của người quản
trị về hướng phát triển của tổ chức, của ngành, của nền kinh tế trong trong ngắn

hạn cũng như trong dài hạn. Quyết định mang tính sống còn này phụ thuộc

Trang 4/123
phần lớn vào thông tin mà anh ta có được từ hệ thống thông tin kế toán của
mình kết hợp với thông tin diễn biến phức tạp của tình hình thị trường thế giới
và nội địa. Như vậy, việc xây dựng được một hệ thống thông tin kế toán vững
mạnh phục vụ cho quyết định kinh tế của người quản trị là vấn đề then chốt
mang tính sống còn của các tổ chức.
Cấu trúc của đề tài.
Cấu trúc của đề tài bao gồm:
Phần mở đầu giới thiệu khái quát về đề tài.
Chương I giới thiệu về mô hình lý thuyết ứng dụng của sáu chu trình
kế toán cơ bản hình thành nên một hệ thống thông tin kế toán mạnh mẽ, vững
chắc trong việc cung cấp thông tin đầy đủ và thích hợp cho người quản trị.
Chương II trình bày về thực trạng việc ứng dụng sáu qui trình kế
toán này vào hoạt động kinh doanh hàng ngày của tập đoàn A.P.Moller
Maersk, nhưng chỉ nghiên cứu mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương
thức quốc tế.
Chương III là các kiến nghị để hoàn thiện sáu chu trình kế toán này.
Phần kết luận tóm tắt lại những cái mà đề tài đã đạt được, chưa đạt
được và các vấn đề còn dở dang.

Trang 5/123
MỤC LỤC Trang

Phần mở đầu 3

Chương 1. Lý thuyết ứng dụng các chu trình kế toán. 13
1.1. Khái quát về kế toán và chu trình hoạt động kinh doanh 13
1.1.1. Hoạt động kinh doanh ở các tổ chức kinh tế: 13

1.1.2. Định nghĩa về kế toán: 13
1.1.3. Vai trò của kế toán 14
1.1.4. Khái quát các chu trình kế toán 15
1.1.4.1. Chu trình báo cáo. 15
1.1.4.2. Chu trình doanh thu-phải thu. 15
1.1.4.3. Chu trình chi phí-phải trả. 16
1.1.4.4. Chu trình tài sản cố định, khấu hao và thanh lý 16
1.1.4.5. Chu trình tiền lương. 16
1.1.4.6. Chu trình vốn hoạt động 17

1.2. Chu trình báo cáo. 17
1.2.1. Khái quát chu trình Báo cáo: 17
1.2.2. Chu trình báo cáo 20
1.2.3. Các mục tiêu kiểm soát 22

1.3. Chu trình doanh thu-phải thu. 23
1.3.1. Khái quát chu trình doanh thu-phải thu: 23
1.3.2. Qui trình thực hiện chu trình doanh thu-phải thu. 27
1.3.3. Các mục tiêu kiểm soát 28

1.4. Chu trình chi phí-phải trả. 32
1.4.1. Khái quát chu trình chi phí-phải trả: 32
1.4.2. Qui trình thực hiện chu trình chi phí-phải trả 35
1.4.3. Các mục tiêu kiểm soát: 36

Trang 6/123
1.5. Chu trình tài sản cố định. 39
1.5.1. Khái quát chu trình tài sản cố định: 39
1.5.2. Qui trình thực hiện chu trình TSCĐ. 41
1.5.3. Các mục tiêu kiểm soát: 43


1.6. Chu trình tiền lương. 44
1.6.1. Khái quát chu trình tiền lương: 44
1.6.2. Qui trình thực hiện chu trình tiền lương 46
1.6.3. Các mục tiêu kiểm soát: 48

1.7. Chu trình vốn hoạt động 50
1.7.1. Khái quát chu trình vốn hoạt động: 50
1.7.2. Chu trình vốn hoạt động. 51
1.7.3. Các mục tiêu kiểm soát: 52

Chương 2. Thực trạng chu trình kế toán ở tập đoàn A.P.Moller Maersk,
phân mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk
Logistics 55
2.1. Khái quát về tập đoàn A.P.Moller Maersk và tổ chức kinh doanh mảng
hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics. 55
2.1.1. Khái quát về tập đoàn A.P.Moller Maersk: 55
2.1.2. Tổ chức hoạt động kinh doanh. 56
2.1.3. Công tác kế toán. 59

2.2. Thực trạng chu trình báo cáo: 59
2.2.1. Sơ đồ và miêu tả. 59
2.2.2. Đánh giá ưu nhược, nguyên nhân, ảnh hưởng 61

2.3. Thực trạng chu trình doanh thu- phải thu: 63
2.3.1. Sơ đồ và mô tả. 63
2.3.2. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân và ảnh hưởng 75

Trang 7/123


2.4. Chu trình chi phí-phải trả. 77
2.4.1. Mô tả chu trình 77
2.4.2. Đánh giá ưu nhược, nguyên nhân, ảnh hưởng 87

2.5. Chu trình tài sản cố định. 92
2.5.1. Mô tả chu trình 92
2.5.2. Đánh giá ưu nhược, nguyên nhân, ảnh hưởng 92

2.6. Chu trình tiền lương. 94
2.6.1. Mô tả chu trình 94
2.6.2. Đánh giá ưu nhược, nguyên nhân, ảnh hưởng 94

2.7. Chu trình vốn hoạt động 96
2.7.1. Mô tả chu trình: 96
2.7.2. Ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân và ảnh hưởng: 96

Chương 3. Hoàn thiện chu trình kế toán của tập đoàn. 99
3.1. Hoàn thiện chu trình báo cáo. 99
3.1.1. Mục tiêu hoàn thiện. 99
3.1.2. Qui trình hoàn thiện 99
3.1.3. Kiến nghị các chỉ tiêu đánh giá 101

3.2. Hoàn thiện chu trình doanh thu-phải thu 103
3.2.1. Mục tiêu hoàn thiện. 103
3.2.2. Qui trình hoàn thiện 104
3.2.3. Kiến nghị 107

3.3. Hoàn thiện chu trình chi phí-phải trả. 110
3.3.1. Mục tiêu hoàn thiện. 110
3.3.2. Qui trình hoàn thiện 111


Trang 8/123
3.3.3. Kiến nghị 113

3.4. Hoàn thiện chu trình TSCĐ-khấu hao 115
3.4.1. Mục tiêu hoàn thiện. 115
3.4.2. Qui trình hoàn thiện 116
3.4.3. Kiến nghị 116

3.5. Hoàn thiện chu trình tiền lương. 117
3.5.1. Mục tiêu hoàn thiện. 117
3.5.2. Qui trình hoàn thiện 118
3.5.3. Kiến nghị 119

3.6. Hoàn thiện chu trình vốn hoạt động 120
3.6.1. Mục tiêu hoàn thiện. 120
3.6.2. Qui trình hoàn thiện 120
3.6.3. Kiến nghị các chỉ tiêu đánh giá 120

Trang 9/123
Những chữ viết tắt được sử dụng trong luận văn:
SAP: S
ystem Application Product in data processing: là một phần mềm kế toán,
hoạt động. Dữ liệu đầu vào cho phần mềm là thông tin hoạt động, tài chính hàng
ngày của tổ chức. Dữ liệu này được xử lý tự động bởi các chương trình tích hợp
trong SAP kết hợp với xử lý bằng tay của các cổng kiểm soát chương trình. Dữ liệu
đầu ra là các báo cáo theo yêu cầu của người quản trị.
FACT: F
inance and Accounting for Container Transport: là phần mềm kế toán hoạt
động SAP viết riêng cho tập đoàn A.P.Moller Maersk.

HFM: Hiperion Financial Management: là hệ thống quản trị tài chính cao cấp của
Tập đoàn A.P.Moller Maersk. Được viết trên nền web nên có thể dễ dàng hợp nhất
số liệu trực tuyến được nhập liệu từ các tổ chức ở các nước thành viên.
MSO: M
aster Sale Order: Đơn bán hàng, là một đơn vị lưu trữ thông tin, chứa đựng
các chi tiết liên quan đến việc bán hàng như tên khách hàng, mã khách hàng, số
lượng hàng hóa, đơn giá bán… MSO luôn được liên kết đến một hoặc nhiều DSO
và một hoặc nhiều PO cụ thể.
DSO: D
ocument Sale Order: Đơn bán hàng đã được quyết toán số lượng, DSO luôn
được liên kết với một MSO cụ thể.
PO: Purchasing Order: Đơn mua hàng, là một đơn vị lưu trữ thông tin, chứa đựng
các chi tiết liên quan đến việc mua hàng như tên nhà cung cấp, mã nhà cung cấp, số
lượng hàng hóa, đơn giá mua…PO được liên kết với MSO cụ thể.
BD: Billing document: Hóa đơn trong hệ thống FACT, là căn cứ để xuất hóa đơn tài
chính cho khách hàng. BD luôn được liên kết đến một DSO cụ thể.
GR: G
ood Receipt: Biên bản nhận hàng điện tử. GR được tạo cho PO tương ứng khi
Mlog đã thực sự nhận được hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp.
Mlog: Maersk Logistics là phân mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức
quốc tế thuộc tập đoàn A.P.Moller Maersk.

Trang 10/123
IR: Invoice Receipt: Là bút toán điện tử ghi nhận vào tài khoản phải trả nhà cung
cấp và tài khoản trích trước chi phí “GR/IR clearing” căn cứ vào hóa đơn tài chính
nhận được từ nhà cung cấp.
PR: P
urchasing Requirement: Yêu cầu mua hàng. Là trung gian cho mối liên kết
giữa MSO và PO.
MM posting: Ghi nhận chi phí thông qua qui trình tạo PO. Khi tạo đơn đặt hàng, hệ

thống ghi Nợ chi phí/Có trích trước chi phí. Khi nhận hóa đơn hệ thống ghi Nợ trích
trước chi phí/Có phải trả người bán.
FI posting: Ghi nhận chi phí không thông qua qui trình tạo PO. Dùng cho những chi
phí không tính trước chính xác được như tiền điện, nước khi kỳ kế toán chưa kết
thúc. Công tác ghi sổ dựa vào hóa đơn thực nhận.
CM1: C
ontribution Margin 1: Số dư đảm phí. Là khoản chênh lệch giữa giá bán
(DSO) và và giá mua (PO).
GSC: G
lobal Service Center: là một nhóm gia công đặt trụ sở tại Ấn Độ, Trung
Quốc và Malaysia thực hiện chức năng gia công cho phần việc có tính chất đơn
giản, lập đi lập lại theo đúng qui trình đã định sẵn.
ATR: A
ccounting To Reporting: Một nhóm gia công thuộc GSC thực hiện các bút
toán khóa sổ, đóng kỳ cuối tháng cho tất cả các nước trong vùng.
RTP: Requisition To Pay: Một nhóm gia công thuộc GSC nhận những dòng dữ liệu
là các hình ảnh hóa đơn với số PO trên đó được chụp hình và gửi qua bằng hệ thống
FACT. Dựa vào đó, nhóm này ghi có phải trả nhà cung cấp/Nợ trích trước chi phí.
PCC: P
ayment Control Center: Một nhóm gia công thuộc GSC thực hiện các bút
toán chuyển khoản cho nhà cung cấp khi các khoản phải trả này đến hạn thanh toán.
MDM: Master Data Management: Một nhóm gia công thuộc GSC thực hiện việc
tạo/sửa dữ liệu về nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên, danh mục nguyên vật liệu,
giá

Trang 11/123
Web Omada: Là một Website dùng để giao tiếp giữa Mlog các nước với GSC.
Mlog-Des: Maersk Logistics Destination: MLog ở nước nhập khNu.
Mlog-Ori: Maersk Logistics Origin: MLog ở nước xuất khNu.
IEL: I

mport Export Logistics: là một bộ phận hoạt động trong mảng hậu cần thuộc
Mlog. Bộ phận này tạo ra các kết nối, các điều kiện thuận lợi để hàng hóa được tập
hợp, sắp xếp có thứ tự vào container để sao cho hàng hóa từ nhà máy đến được tay
người tiêu dùng với chi phí thấp nhất bằng những phương tiện vận chuyển hiệu quả
nhất.
FCR: F
reight Cargo Receipt: Biên nhận đã nhận hàng từ khách hàng dùng cho bộ
phận hoạt động IEL.
OCE: OCEAN: là một bộ phận hoạt động trong mảng vận tải đa phương thức quốc
tế thuộc Mlog. Bộ phận này bán dịch vụ vận chuyển bằng đường biển cho khách
hàng căn cứ vào dịch vụ vận chuyển đường biển mua được từ các hãng tàu.
HBL: H
ouse Bill of Lading: Biên nhận đã nhận hàng từ khách hàng dùng cho bộ
phận OCE.
MODS: M
aersk Operating and Document System: Hệ thống hoạt động và lưu trữ
chứng từ dùng cho bộ phận IEL và OCE; Hệ thống được sử dụng để nhập liệu, lưu
trữ và xử lý thông tin về số lượng container, ngày tàu đến, ngày tàu chạy, khách
hàng Dữ liệu được tự động chuyển từ nước xuất khNu đến nước nhập khNu, hệ
thống giúp giảm chi phí nhập liệu, các sai sót và nhập trùng.
MORE: Hệ thống trung gian khi chuyển dữ liệu hoạt động từ MODS sang FACT.
SO: S
hipping Order: Đơn nhận đặt hàng từ khách hàng được cập nhật trên hệ thống
MODS/MORE.
AIR: AIR FREIGHT là một bộ phận hoạt động trong mảng vận tải đa phương thức
quốc tế thuộc Mlog. Bộ phận này bán dịch vụ vận chuyển bằng đường hàng không

Trang 12/123
cho khách hàng căn cứ vào dịch vụ vận chuyển hàng không mua được từ các hãng
hàng không.

TURNEL: Hệ thống hoạt động dùng cho bộ phận AIR; Các dữ liệu về số lượng
container, ngày tàu đến, ngày tàu chạy, khách hàng được cập nhật ở đây. Dữ liệu
được tự động chuyển từ nước xuất khNu đến nước nhập khNu, hệ thống giúp giảm
chi phí nhập liệu và các sai sót nhập trùng.
FTE: F
ull Time Equivalent: Số nhân công làm việc toàn thời gian tương đương.
SSP: S
elf Service Procurement: là hệ thống mua hàng dùng cho bộ phận hành
chánh của tập đoàn.
TEM: T
ravel Expense Management: Hệ thống quản lý công tác phí của nhân viên
Tập đoàn.
Website www.CCN.Net: Là một Website dùng để giao tiếp giữa Mlog các nước với
nhóm giải quyết các trục trặc về tất cả các hệ thống được sử dụng trong tập đoàn.
Ký hiệu trong các chu trình:

Trang 13/123

Chương 1. Lý thuyết ứng dụng các chu trình kế toán.
1.1. Khái quát về kế toán và chu trình hoạt động kinh doanh.
1.1.1. Hoạt động kinh doanh ở các tổ chức kinh tế:
Các tổ chức kinh tế (tổ chức) được thành lập với mục tiêu là tìm kiếm lợi nhận
cho nhà đầu tư. Hoạt động kinh doanh của các tổ chức là các hoạt động: tìm
kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, tìm kiếm lao
động phù hợp với yêu cầu công việc, áp dụng các phương tiện, trang thiết bị kỹ
thuật cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ thường nhật của tổ
chức với mục đích cuối cùng là đem về lợi nhuận cho nhà đầu tư.
Tất cả các hoạt động kinh doanh của tổ chức đều được lượng hóa bằng các chỉ
tiêu kinh tế. Mà những chỉ tiêu kinh tế này đều được định lượng bằng chỉ tiêu
số lượng và chất lượng.

Các chỉ tiêu định lượng này được đo lường giá trị bằng tiền và được kế toán ghi
chép biểu hiện thành các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ, sổ sách của
kế toán. Có thể nói hoạt động kinh doanh là hoạt động kiếm tiền của tổ chức
mà kế toán thể hiện hoạt động kiếm tiền đó trên sổ sách chứng từ của tổ chức.
1.1.2. Định nghĩa về kế toán:
Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh
tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
(1)

Ở các tập đoàn đa quốc gia ngày nay, khái niệm kế toán không đơn thuần là ghi
chép các nghiệp vụ kinh tế xảy ra trong tập đoàn mà nó đã được phát triển
thành một hệ thống thông tin với sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tài chính, kế
toán quản trị, kế toán chi phí, kiểm toán hình thành nên hệ thống thông tin kế
toán trong một thể thống nhất để phục vụ cho việc ra quyết định của các nhà
đầu tư và người quản trị tổ chức.
Hệ thống: là một tập hợp các thành phần kết hợp với nhau và cùng nhau hoạt
động để đạt được các mục tiêu đã định trước.
(2)

(1)

Luật số 03/2003/QH11 ngày 17 tháng 6 năm 2003 về Luật Kế Toán.
(2)
Nguyễn Thế Hưng(2008), Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, NXB Thống Kê. TP.HCM.

Trang 14/123

Hệ thống thông tin kế toán: gồm con người và các chính sách, các thủ tục, qui
định về kế toán, tài chính và mục tiêu của hệ thống là cung cấp các thông tin
thích hợp, hữu ích cho người sử dụng. Hệ thống nhận các dữ liệu đầu vào, xử

lý theo các phương thức đã định trước và cho phép trích xuất các thông tin đầu
ra theo yêu cầu.
(3)

Một sự phối hợp chặt chẽ, có hệ thống các luồng dữ liệu, thông tin đầu vào, xử
lý dữ liệu và trích xuất thông tin đầu ra giữa các phòng ban, các bộ phận ở các
chi nhánh, các quốc gia, các vùng trong tổ chức là vô cùng quan trọng. Thực
hiện được điều này giúp tổ chức tiết kiệm được rất nhiều chi phí trong việc
tránh trùng lặp trong công tác lưu trữ, xử lý thông tin; tinh gọn bộ máy của tổ
chức thành một thể thống nhất; các loại báo cáo tuân thủ theo nguyên tắc có thể
so sánh được trong kế toán. Từ đó giúp có những người quản trị có cái nhìn, cái
hiểu thống nhất về cùng một loại thông tin, báo cáo nhận được từ nhiều địa chỉ
khác nhau.
1.1.3. Vai trò của kế toán.
Vì mục tiêu của tổ chức là lợi nhuận cho nên các yếu tố hình thành nên lợi
nhuận của tổ chức phải được theo dõi chặt chẽ. Thông qua kế toán, những yếu
tố này được ghi chép, nhập liệu, tổng hợp, xử lý và trích xuất ra thành các dạng
báo cáo hữu ích, thích hợp cho quyết định của người quản trị như nên mở rộng
sản xuất, cung cấp dịch vụ ở đâu, với khách hàng nào, khi nào nên giao dịch
với nhà cung cấp nào, sử dụng nguồn nguyên liệu gì, ở đâu Nếu không có kế
toán thì hoạt động kinh doanh cho dù là đơn giản nhất cũng rất khó để theo dõi
một cách tổng thể được, tổ chức khó biết được mình đã thực hiện tiến độ ngân
sách, ước tính đến đâu.
Kế toán trong nền kinh tế thị trường không còn đơn giản là ghi chép các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh mà nó đã được phát triển thành nhiều chuyên ngành nghiên
cứu (kế toán tài chính, kế toán quản trị, kế toán chi phí ) để đáp ứng nhu cầu
sử dụng thông tin hữu ích, thích hợp của người quản lý trong tình hình cạnh
tranh khốc liệt mang tính sống còn giữa các tổ chức như hiện nay.

(

3
)
Nguyễn Thế Hưng(2008), Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, NXB Thống Kê. TP.HCM.

Trang 15/123

1.1.4. Khái quát về các chu trình kế toán.
Chu trình là một loạt các sự kiện xảy ra xảy ra theo thứ tự, có tính tuần hoàn
lặp đi lặp lại.
Chu trình kế toán là một loạt các sự kiện xảy ra theo một trình tự nhất định, có
tính tuần hoàn, lặp đi lặp lại. Về cơ bản, những sự kiện này là nhập liệu đầu
vào, xử lý dữ liệu và cho phép trích xuất thông tin đầu ra theo yêu cầu của
người sử dụng.
Về cơ bản, hệ thống thông tin kế toán được thiết lập dưới dạng các chu trình kế
toán có mối quan hệ mật thiết với nhau. Dữ liệu đầu ra của các chu trình kế
toán này sẽ được tổng kết lại thành các báo cáo hữu ích, thích hợp cho mục
đích ra quyết định của người quản trị.
Sau đây là sáu chu trình kế toán cơ bản hình thành nên hệ thống thông tin kế
toán chuNn của một một tổ chức.
Khái quát về mục tiêu của sáu chu trình này như sau:
1.1.4.1. Chu trình báo cáo.
Mục tiêu của chu trình báo cáo là cung cấp được các báo cáo theo yêu cầu của
người quản trị. Báo cáo phải thể hiện một cách trung thực hợp lý tình hình hoạt
động kinh doanh của kỳ báo cáo; Là cơ sở vững chắc, đáng tin cậy trong việc
ra quyết định của cấp độ điều hành tổ chức. Bên cạnh các báo cáo mang tính
định kỳ theo yêu cầu của các cơ quan quản lý địa phương, chu trình báo cáo
còn được đòi hỏi phải cung cấp các báo cáo quản trị mang tính tức thời cho
người quản lý như tiến độ thực hiện dịch vụ cho khách hàng A đến đâu? Số dư
đảm phí của dịch vụ thu gom hàng lẽ của kho B đến thời điểm này là bao
nhiêu? Lợi nhuận trước thuế và của hoạt động vận tải đường biển đến thời điểm

này đã đạt được bao nhiêu phần trăm so với kế hoạch? Tổng thể dịch vụ hậu
cần ở Cambodia, Hà Nội hay TP. HCM là có hiệu quả nhất?
1.1.4.2. Chu trình doanh thu-phải thu.
Mục tiêu của chu trình doanh thu-phải thu là dữ liệu đầu ra từ chu trình này
trên hệ thống thông tin kế toán phải thể hiện đầy đủ tất cả các giao dịch đã đủ

Trang 16/123

điều kiện ghi nhận doanh thu, phản ánh đúng tình hình phải thu khách hàng, nợ
quá hạn, nợ đến hạn, đến thời điểm báo cáo. Theo sát và có hành động kịp
thời với các khoản phải thu quá hạn, nợ khó đòi Phản ánh đúng đối tượng
doanh thu và các khoản phải thu khách hàng. Bên cạnh đáp ứng nhu cầu báo
cáo định kỳ, chu trình doanh thu-phải thu chuNn còn giúp ích rất nhiều cho quá
trình điều chỉnh các chỉ tiêu của kế hoạch cung cấp dịch vụ hàng quí, thiết lập
và điều chỉnh các chỉ tiêu ngân sách hoạt động của những tháng sau, quí sau,
năm sau. Một sự theo dõi sát xao hoạt động doanh thu-phải thu từ hệ thống cho
phép kế toán lập được các chỉ tiêu: tốc độ tăng doanh thu, số dư đảm phí theo
sản phNm, theo mùa, theo khách hàng, sát với thực tế nhất, đây là những thông
tin vô cùng thích hợp và kịp thời cho người quản trị trong các buổi đấu thầu để
có được hợp đồng với các khách hàng.
1.1.4.3. Chu trình chi phí-phải trả.
Mục tiêu của chu trình chi phí-phải trả là ghi đúng, đủ các khoản chi phí phát
sinh trong kỳ, từ đó phản ánh đúng kết quả hoạt động kinh doanh cho bộ phận,
trung tâm lợi nhận được theo dõi. Thể hiện đúng nhà cung cấp với các khoản
phải tương ứng và thanh toán đúng hạn góp phần làm tăng uy tín của tổ chức và
đạt được các lợi ích khác như tăng số ngày và hạn mức tín dụng, được thanh
toán chậm, ưu tiên sử dụng nguồn hàng trong thời kỳ khan hiếm hàng hóa
1.1.4.4. Chu trình tài sản cố định, khấu hao và thanh lý.
Mục tiêu của chu trình này là hệ thống phải ghi nhận tài sản cố định (TSCĐ)
khi đủ tiêu chuNn, lập lịch tính và trích khấu hao hợp lý. Xử lý đúng qui định

các trường hợp nhượng bán, thanh lý TSCĐ. Một qui trình chặt chẽ sẽ cung cấp
được báo cáo về hiệu suất sử dụng, hiệu quả hoạt động một cách chính xác nhất
cũng như giúp tổ chức đạt được những tài sản chất lượng tốt nhất với giá thấp
nhất.
1.1.4.5. Chu trình tiền lương.
Mục tiêu của chu trình này là tính đúng, đủ và thanh toán đúng hạn tiền lương
cho công nhân viên của tổ chức. Đăng ký và thực hiện các chế độ bảo hiểm xã

Trang 17/123

hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân cho người lao
động. Đáp ứng được nhu cầu về thu nhập và phúc lợi của nhân viên cũng như
yêu cầu mà tổ chức đặt ra cho vị trí đó.
1.1.4.6. Chu trình vốn hoạt động.
Mục tiêu của chu trình này là tối ưu hóa dòng vốn hoạt động của tổ chức. Tính
toán, và có các hành động phù hợp để hiệu suất sử dụng vốn là cao nhất. Cân
đối thu chi đáp ứng nhu cầu chi tiêu cho hoạt động hàng ngày của tổ chức cũng
như hoạt động chi trả phụ trội cho nhà đầu tư.
1.2. Chu trình báo cáo.
1.2.1. Khái quát chu trình Báo cáo:
1.2.1.1. Khái niệm về báo cáo và chu trình báo cáo.
Báo cáo là những bảng biểu, số liệu, diễn giải…thể hiện thông tin về kết quá
trình hoạt động kinh doanh của tổ chức trong kỳ báo cáo và các thông tin dự
đoán cho kỳ hoạt động tiếp theo.
Chu trình báo cáo là một chuỗi các sự kiện theo thứ tự nhất định, có tính lặp đi
lặp lại bắt đầu từ khi các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày
của tổ chức được ghi nhận vào các hệ thống thông tin kế toán, được xử lý cho
đến khi đóng kỳ hoạt động và trích xuất ra được các báo cáo theo yêu cầu của
người sử dụng.
Chu trình báo cáo chuNn vừa phải đáp ứng yêu cầu báo cáo định kỳ cho các cơ

quan quản lý tổ chức ở nước sở tại cũng như báo cáo quản trị mang tính tức
thời cho người quản lý.
1.2.1.2. Chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình báo cáo:
Chứng từ.
Yêu cầu trích trước: được lập bởi các phòng ban có liên quan gửi
đến phòng kế toán vào cuối kỳ trước khi các thủ tục đóng kỳ được hoàn thành.
Thông tin trên yêu cầu trích trước này thể hiện các khoản doanh thu, các khoản

Trang 18/123

chi phí cần trích trước trong kỳ nhưng vì một lý do nào đó mà doanh thu và chi
phí này chưa kịp ghi nhận trong kỳ.
Bảng ghi nhớ xác nhận kết quả hoạt động kinh doanh: được lập
bởi phòng kế toán với sự xác nhận của trưởng các bộ phận hoạt động. Là căn
cứ để đánh giá kết quả hoạt động của phòng, ban, theo phân khúc hoạt động,
sản phNm, vùng, miền…Kết quả này được lũy kế và dùng làm căn cứ để xem
xét các khoản thưởng, để cân nhắc việc thăng tiến cho nhân viên hàng kỳ, hàng
quí, hàng năm.
Hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng: được lập bởi tổ chức và
nhà cung cấp. Thể hiện giao dịch mua, bán đã hoàn thành nhưng tổ chức chưa
kịp ghi nhận trong kỳ.
Bảng tính chi phí khấu hao, phân bổ các khoản chi phí trả trước
dài, ngắn hạn: được lập bởi phòng kế toán. Là căn cứ để tiến hành ghi nhận
chi phí hàng tháng cho các bộ phận sử dụng tài sản cố định (TSCĐ), công cụ
dụng cụ (CCDC) có liên quan.
Sổ phụ ngân hàng: nhận được từ ngân hàng, là căn cứ để tổ chức
ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành liên quan đến tài khoản
ngân hàng.
Chứng từ (biên bản, thư điện tử) yêu cầu xác nhận công nợ giữa
các tổ chức thành viên: được lập bởi tổ chức phân bổ lại chi phí. Chứng từ

này được gửi cho tổ chức phải gánh chịu khoản chi phí đó. Là căn cứ để trích
trước chi phí, ghi giảm chi phí và xác định kết quả kinh doanh của bộ phận có
liên quan.
Bảng lương, phiếu tính bảo hiểm xã hội (BHXH), phiếu tính bảo
hiểm y tế (BHYT), phiếu tính bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): được lập bởi
phòng nhân sự và được gửi đến phòng kế toán để tiến hành ghi nhận vào sổ
sách kế toán và thực hiện việc thanh toán cho nhân viên, cơ quan thuế, cơ quan
bảo hiểm.


Trang 19/123

Sổ sách.
Tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết của tất các các tài khoản trong bảng
cân đối tạm của tổ chức. Khác với công tác kế toán bằng tay, kế toán bằng máy
ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tập tin dữ liệu trên máy tính.
Do đó, sổ sách của tổ chức tồn tại dưới dạng các tập tin máy tính.
Báo cáo.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán,
báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính trong kỳ: thể hiện
tình hình hoạt động kinh doanh trong kỳ, là căn cứ để đánh giá hoạt động của
từng bộ phận. Cũng là căn cứ để lập ngân sách cho cùng kỳ năm sau và ước
tính kết quả cho các kỳ còn lại của năm. Ngoài ra, những báo cáo này còn được
dùng để thiết lập các “chỉ số hoạt động then chốt” cho các bộ phận có liên
quan.
Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, cơ
quan bảo hiểm: thể hiện tình hình ghi nhận và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế,
nộp bảo hiểm cho cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm.
Ngoài ra còn có nhiều báo cáo quản trị khác như: Báo cáo nhanh
tình hoạt động trong kỳ; Báo cáo định hướng phát triển thị trường; Báo cáo ước

tính các kỳ còn lại trong năm và cho cả năm; Báo cáo ngân sách cho năm sau…









Trang 20/123

1.2.2. Chu trình báo cáo.
1.2.2.1. Sơ đồ 1.1: Chu trình báo cáo kế toán:


Trang 21/123

1.2.2.2. Qua sơ đồ 1.1, chu trình báo cáo kế toán được thực hiện thông qua
tám bước như sau:
(1) Bộ phận kinh doanh và chăm sóc khách hàng tìm kiếm khách hàng,
tìm kiếm nhà cung cấp, lập hợp đồng, thực hiện giao dịch và nhập liệu các giao
dịch mua, bán này vào hệ thống hoạt động của tổ chức. Theo các điều kiện nhất
định, dữ liệu hoạt động này sẽ được chuyển sang hệ thống thông tin kế toán.
(2) Bộ phận nhân sự nhập liệu những sự thay đổi về nhân viên như
tuyển dụng mới, sa thải, chuyển công tác, kết thúc hợp đồng, tình hình thăng
tiến Cập nhật thông tin nhân viên vào hệ thống của nhân sự tương ứng với
những thay đổi này như mã chi phí bộ phận mà nhân viên này đang phục vụ,
các trợ cấp, phụ cấp, phúc lợi như đã cam kết trên hợp đồng… Khi đủ điều
kiện, những thông tin cần thiết sẽ được đổ vào hệ thống thông tin kế toán.

Tổ chức có nhu cầu nhân viên đi công tác sẽ đăng ký thông tin
chuyến đi như ngày đi, ngày về, mục đích chuyến đi, chi phí ước tính cho
chuyến đi vào hệ thống quản lý công tác phí để nhân viên được ứng trước tiền
công tác phí, đi công tác và làm thanh toán khi về. Những thông tin này cũng
được đổ vào hệ thống thông tin kế toán để xử lý.
(3) Căn cứ vào nhu cầu mua các văn phòng phNm, dịch vụ thuê văn
phòng, thuê xe của tổ chức, phòng hành chính đăng ký những thông tin này
trên hệ thống mua hàng của tổ chức. Với những điều kiện xác định, những dữ
liệu này cũng được đổ qua hệ thống thông tin kế toán.
(4) Các khoản phải trả nhà cung cấp, phải trả nhân viên, phải nộp cho
cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm, các khoản phải trả khác đến hạn sẽ được bộ
phận kế toán phải trả làm thanh toán, kết quả của những hoạt động, giao dịch
này cũng được ghi nhận vào hệ thống thông tin kế toán. Các khoản phải thu
khách hàng, các khoản phải thu từ nhân viên, các khoản phải thu khác đến hạn
sẽ được bộ phận kế toán phải thu theo dõi, thu tiền và ghi nhận tương ứng vào
hệ thống thông tin kế toán.

Trang 22/123

(5) Hàng ngày, bộ phận báo cáo tổng hợp thông tin có được trên hệ
thống thông tin kế toán để chắc rằng những thông tin này đã phản ánh một cách
trung thực, hợp lý các giao dịch, hoạt động thực tế đã xảy ra tương ứng. Từ đó,
thực hiện các bút toán điều chỉnh cần thiết để cân chỉnh.
(6) Cuối tháng, bộ phận báo cáo xem xét tổng quát tình hình tài chính,
hoạt động của tổ chức, làm việc với các bộ phận có liên quan để xác nhận lại
kết quả kinh doanh thực sự của họ và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm
báo dữ liệu đã điều chỉnh trong hệ thống thông tin kế toán đến ngày cuối tháng
là trung thực hợp lý.
(7) Chuyển các dữ liệu về tình hình hoạt động tài chính của kỳ báo cáo
lên hệ thống quản trị tài chính của tổ chức.

(8) Trích xuất dữ liệu về tình hình hoạt động trong kỳ theo mẫu qui định
của cơ quan quản lý ở từng nước sở tại.
1.2.3. Các mục tiêu kiểm soát.
Thời gian.
Hàng tuần, bộ phận kế toán báo cáo làm việc với bộ phận hoạt động
để đảm bảo tình hình hoạt động của tuần đã được ghi nhận càng đầy đủ so với
thực tế càng tốt. Đồng thời, bộ phận báo cáo cũng làm việc với các bộ phận có
liên quan như phòng nhân sự, phòng hành chính để đảm bảo tối thiểu hóa các
điều chỉnh vào cuối tháng.
Hàng tháng, trước khi đóng kỳ hoạt động, phòng báo cáo làm việc
với các bộ phận hoạt động để doanh thu và chi phí trong kỳ được ghi nhận
đúng với những gì bộ phận đã đạt được trong thực tế. Làm việc với phòng nhân
sự, phòng hành chánh để các định phí như chi phí quản lý doanh nghiệp, chi
phí nhân viên, chi phí từ phòng máy tính được ghi nhận đầy đủ và đúng đắn.
Sau khi đóng kỳ hoạt động, phòng báo cáo chuyển tình hình tài
chính, hoạt động của kỳ lên hệ thống báo quản trị tài chính cao cấp của tổ chức.
Đồng thời trích xuất được các báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý địa
phương và thực hiện việc đệ trình báo cáo đúng hạn.

Trang 23/123

Xử lý dữ liệu.
Bộ phận kế toán báo cáo theo sát hoạt động của các bộ phận hoạt
động để đảm bảo doanh thu của hoạt động hàng ngày được ghi nhận đầy đủ.
Đồng thời, bộ phận báo cáo cũng phải đảm bảo chi phí tương ứng với doanh
thu đó cũng được ghi nhận cùng kỳ. Thực hiện bút toán trích trước chi phí,
trích trước doanh thu nếu thực sự phải được ghi nhận trong kỳ nhưng do lý do
nào đó mà dữ liệu này chưa được thể hiện trên báo cáo.
Bên cạnh đó, bộ phận kế toán báo cáo cũng phải theo sát hoạt động
của bộ phận hành chính, phòng nhân sự, phòng máy tính để đảm bảo các định

phí được ghi nhận đầy đủ và đúng kỳ. Thực hiện các bút toán trích trước chi
phí cần thiết cho kỳ báo cáo để đảm bảo chi phí giữa các kỳ không biến động
quá nhiều do ghi nhận sai kỳ.
1.3. Chu trình doanh thu-phải thu.
1.3.1. Khái quát chu trình doanh thu-phải thu:
1.3.1.1. Khái niệm về doanh thu và chu trình doanh thu-phải thu.
Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế
toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh
nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
(4)

Chu trình doanh thu-phải thu là một chuỗi các thủ tục hoạt động có liên hệ mật
thiết với nhau, theo trình tự nhất định, có tính lặp đi lặp lại liên quan đến việc
tạo ra doanh thu và thanh toán công nợ với khách hàng. Có bốn hoạt động
chính trong chu trình doanh thu-phải thu: (1) Nhận đơn đặt hàng của khách
hàng; (2) Thực hiện dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh
toán tiền; (4) Nhận tiền thanh toán và đóng khoản phải thu.



(
4
)

Chun mực số 14 - Doanh thu và thu nhập khác, Quyết định số 149/2001/QĐ – BTC
ngày 31/12/2000.
.


Trang 24/123


1.3.1.2. Chứng từ, sổ sách và báo cáo sử dụng trong chu trình danh thu-phải
thu.
Chứng từ:
Đơn đặt hàng của khách hàng: Do người mua lập và gửi cho tổ
chức. Những thông tin cơ bản trên đơn đặt hàng này bao gồm: Mã số hàng hóa,
tên hàng, qui cách, số lượng, đơn giá, thời gian, địa điểm giao hàng, các điều
kiện về bảo hiểm hàng hóa có liên quan…
Lệnh bán hàng: Do tổ chức lập căn cứ vào đơn đặt hàng của khách
hàng. Thông tin trên lệnh bán hàng là thông tin từ đơn đặt hàng của khách hàng
và số thứ tự của đơn đặt hàng đó.
Phiếu đóng gói, phiếu xuất kho: Do bộ phận kho lập căn cứ vào
lệnh bán hàng được duyệt. Thông tin trên phiếu xuất kho, đóng gói là thông tin
trên lệnh bán hàng được duyệt và số thứ tự của lệnh bán hàng được duyệt đó.
Phiếu vận chuyển, phiếu giao hàng: Do bộ phận giao nhận lập,
đây là cơ sở xác nhận việc nhận hàng và chấp nhận thanh toán của khách hàng.
Các phiếu này phải ghi số của lệnh bán hàng.
Hóa đơn bán hàng: Do bộ phận kế toán lập căn cứ vào việc kiểm
tra, đối chiếu đơn đặt hàng của khách hàng; lệnh bán hàng; phiếu đóng gói,
xuất kho; phiếu vận chuyển, giao hàng. Đây là những căn cứ xác lập quyền sở
hữu của khách hàng đối với hàng hóa, dịch vụ mà họ nhận được cũng như
nghĩa vụ phải thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ cho tổ chức. Đồng thời, đây
cũng là cơ sở xác định nghĩa vụ thuế mà tổ chức phải nộp cho cơ quan nhà
nước và ghi nhận doanh thu, ghi nhận phải thu khách hàng. Thông tin trên hóa
đơn bao gồm khách hàng; địa chỉ; mã số thuế; hàng hóa; số lượng; đơn giá;
thành tiền; số thuế; phí, lệ phí phải nộp cho nhà nước; điều khoản, hình thức và
chiết khấu thanh toán. Hóa đơn bán hàng này phải được đánh số trước và liên
tục cho mục đích kiểm soát của tổ chức và cơ quan nhà nước.
Giấy báo thanh toán: do tổ chức lập để yêu cầu khách hàng thực
hiện nghĩa vụ thanh toán tiền hàng khi đến hạn, quá hạn. Thông tin trên giấy


Trang 25/123

báo thanh toán là thông tin từ hóa đơn bán hàng có tham chiếu đến số hóa đơn
và thể hiện thời hạn thanh toán.
Biên lai, biên nhận: do tổ chức lập để thay thế cho hóa đơn đối với
các giao dịch có giá trị thấp.
Phiếu thu, giấy báo có, ủy nhiệm thu, séc thanh toán: đây là
những chứng từ ghi nhận việc khách hàng đã thanh toán cho tổ chức về những
khoản phải thu khách hàng đã nợ tổ chức.
Chứng từ ghi có, phiếu định khoản, phiếu nhập kho: đây là căn
cứ để hoạch toán việc điều chỉnh các khoản doanh thu, phải thu khách hàng
trong trường hợp hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, ghi sai nghiệp vụ…
Sổ sách:
Sổ tổng hợp và chi tiết các tài khoản: 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112…
Trong hạch toán xử lý bằng máy tính, không có hình thức sổ mà thông tin được
lưu trữ dưới các tập tin, các bảng dữ liệu dạng số hóa. Sau đây là minh họa về
quan hệ giữa các bảng dữ liệu và các đơn vị lưu trữ bên trong chúng.

Ví dụ trong bảng HangHoa chứa đựng các đơn vị (trường) lưu trữ thông tin là:
MaHang, TenHang, MaNCC, MaLoai, QuiCach, DonGia; SLTonKho. Trong
đó trường MaHang là tham chiếu chính cho bảng ChiTietHD; Trường MaNCC