Tiểu luận hệ thống thông tin quản trị THƯ GỬI CHO NGƯỜI ĐÃ MẤT VÀ NHỮNG CÂU CHUYỆN KHÁC CỦA SỰ THIẾU SÓT DỮ LIỆU
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (239.99 KB, 17 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BÁO CÁO BÀI TẬP TÌNH HUỐNG
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ
ĐỀ TÀI: LETTERS TO THE DEAD
AND OTHER TALES OF DATA DERELICTION
THƯ GỬI CHO NGƯỜI ĐÃ MẤT VÀ
NHỮNG CÂU CHUYỆN KHÁC CỦA SỰ THIẾU SÓT
DỮ LIỆU
GVHD : Nguyễn Hoàng Minh
Lớp : T19
Nhóm sinh viên : 1
1) Phạm Hoàng Chương - 030125090116
2) Hà Phú Anh – 030125090060
3) Nguyễn Thị Ánh Tuyết – 030125090973
4) Nguyễn Thị Thanh Thúy – 030125090759
5) Vũ Duy Hùng - 030125090345
TP.HCM – 2015
[Lớp T19] – [Nhóm 1] – [Case study số 1.1]
DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM
STT Mã SV Họ và tên Nhiệm vụ Ký tên
1
030125090116 Phạm Hoàng Chương Dịch case, lời mở
đầu, thực trạng.
2
030125090060 Hà Phú Anh Dịch case, thực
trạng, kết luận.
3
030125090973 Nguyễn Thị Ánh Tuyết Giải pháp, bài
học kinh nghiệm,
slide, thuyết trình.
4
030125090759 Nguyễn Thị Thanh Thúy Cơ sở lý thuyết,
hậu quả, thuyết
trình, sửa lỗi.
5
030125090345 Vũ Duy Hùng Slide, tổng hợp,
tóm tắt, trả lời
câu hỏi trong
case.
2
[Lớp T19] – [Nhóm 1] – [Case study số 1.1]
MỤC LỤC
!"
#$%&'()*+,-)"
##.*/01023"
#40/)56789)*:1;<1"
4*=1>61*7/7?@1>A?A)*:1;<13B7/77:1;),;CDD*E0F
4#G+E1'H?B'I+)5J)*:1;<17897/77:1;),F
44K*02+L+E)5M1;?027N3O0-3)*:1;<1#P
4Q*@)'IR1;789)*:1;<1#P
4STU1;)*:1;<1#P
Q=+L+E789?027TK9?BM)*:1;<1O*:1;7*H1*V/7#P
0E0D*/D#4
#W3O0-3#4
4I+)5J#4
QX7*Y7O*90)*/7#4
01*Z[7**\9)*:1;<1#Q
EM3=)#
].^#
._`#a
^.bc#
3
[Lớp T19] – [Nhóm 1] – [Case study số 1.1]
LỜI MỞ ĐẦU
Sự thành bại của doanh nghiệp ngày hôm nay phụ thuộc rất nhiều vào khả năng nhận
thức được những xu hướng mới của thời đại và bắt nhịp được với chúng, trong đó thông tin
đóng một vai trò vô cùng quan trọng, đem đến những cơ hội mới cho hoạt động kinh doanh.
Nói một cách đơn giản, giá trị của thông tin được xác định bằng tổng các lợi ích vật chất và
tinh thần mà thông tin đem lại cho chúng ta – những người sử dụng nó. Trên thực tế, thông
tin cũng là một nguồn lực kinh tế, tương tự như sức lao động hay tài nguyên thiên nhiên.
Giá trị của thông tin trong kinh doanh là không thể phủ nhận. Chẳng hạn, các thông
tin nghiên cứu sẽ cho phép các công ty rút ra được những điều có lợi cho mình từ kinh
nghiệm của người khác và tránh được việc lặp lại công việc mà người khác đã làm. Thông
tin chính xác, phù hợp và kịp thời giúp cho các công ty kinh doanh tiết kiệm thời gian và
tiền bạc, giúp cho quá trình đưa ra quyết định được nhanh chóng và hiệu quả hơn, đồng thời
đẩy nhanh việc triển khai ứng dụng những sáng kiến mới. Bên cạnh đó, thông tin còn giúp
kiểm nghiệm các giải pháp và tránh được những công việc thừa, tăng hiệu quả và năng suất
làm việc.
Bài tiểu luận của nhóm sẽ trình bày các vấn đề về việc quản lí và lưu trữ thông tin,
giá trị của thông tin trong doanh nghiệp và một số hậu quả của việc dựa vào thông tin không
chính xác.
4
[Lớp T19] – [Nhóm 1] – [Case study số 1.1]
BÀI DỊCH CASE STUDY
THƯ GỬI NHỮNG NGƯỜI ĐÃ MẤT VÀ
NHỮNG CÂU CHUYỆN KHÁC CỦA SỰ THIẾU SÓT DỮ LIỆU
Một nhà bán lẻ một lần đã phát động một chiến dịch tiếp thị khách hàng mục tiêu
nhưng có một lỗ hổng nhỏ: 1 / 5 người nhận dự định đã chết. Địa chỉ người nhận hoàn toàn
chính xác, "Kính gửi Người đã chết" - kêu gọi họ "tỉnh giấc" với những gì công ty cung cấp.
Sai lầm này là một trong các sai lầm ngớ ngẩn dữ liệu công ty được đăng tên tờ
Financial Times của Detica, một công ty tư vấn công nghệ kinh doanh và thông tin. Nó bao
gồm các câu chuyện về công ty bảo hiểm khám phá phần lớn các khách hàng của mình là
phi hành gia - cho đến khi các điều tra thêm cho thấy các nhân viên bán hàng lười biếng
mong muốn đóng giao dịch đã chỉ đơn giản chọn tùy chọn đầu tiên có sẵn trên trình đơn thả
xuống của công việc.
Cho dù kỳ cục hoặc vui nhộn, sự nhầm lẫn có một chủ đề thống nhất mà bất kỳ
doanh nghiệp nào cũng nên cần lưu ý. Khi các công ty phát triển những cách thức tinh vi
hơn bao giờ hết trong việc sử dụng dữ liệu để giúp giành phần thắng trong kinh doanh và cắt
giảm chi phí, rủi ro mà họ phải trả là quá ít chú ý đến chất lượng và tổ chức các thông tin
thô. Nó có thể tàn phá hiệu quả đến mức tối đa, tồi tệ nhất nó có thể hủy hoại các mối quan
hệ và cản trở những nỗ lực trong các lĩnh vực quan trọng như chống gian lận.
“Các công ty đã luôn luôn nhìn thấy dữ liệu như nước chảy xung quanh hệ thống”,
ông Philip Powell, giáo sư về quản lý thông tin trường Đại học Quản lý Bath nói."Họ đầu
tư rất nhiều vào hệ thống các đường ống nước mà không thực sự công nhận giá trị của
nước”.
Các tiến bộ công nghệ đã mở ra phương pháp mới trong thu thập, kết hợp và lưu trữ
dữ liệu. Các nhà quản trị có số lượng lớn thông tin hơn bao giờ hết, nhưng trong một số
trường hợp không có đầy đủ thông tin bởi vì họ không sắp xếp nó một cách hợp lý.
Bill Gates, Chủ tịch Microsoft, tuyên bố năm ngoái gần một phần ba thời gian của
nhân viên thông tin đã được sử dụng trong việc tìm kiếm dữ liệu, chi phí 18,000 USD cho
mỗi người mỗi năm.
Hàng trăm giờ mất đi một phần là hậu quả của sự tăng trưởng bùng nổ của không
gian lưu trữ thông tin. Sự “phồng” lên của dữ liệu chính là một lời nhắc nhở về sự cần thiết
cho kỷ luật dữ liệu, tập tin điện tử rác phát triển vô hình nhưng với tốc độ khổng lồ. Nó
được theo dõi và làm sạch bởi các chuyên gia máy tính, chứ không phải bởi các chuyên gia
quản lý thông tin áp dụng mắt phân biệt đối xử của một thư viện.
Thông tin đôi khi bị trùng lắp hoặc hết hạn. Một lỗi phổ biến là các công ty thiếu một
sổ ghi trên mỗi nhà cung cấp, khách hàng hay nhân viên, thay vào đó là lan truyền thông tin
qua các tập tin được tổ chức tại rất nhiều nơi bởi nhiều phòng ban. Trong trường hợp không
có một bản sao tổng thể, cập nhật được thực hiện từng phần, tạo ra những sai sót kinh khủng
như bức thư những bức thư gửi đến người đã chết.
Bridget Treacy, đối tác tại Hunton & Williams, công ty luật, cho biết công ty đôi khi
không biết gì về những phần cơ bản về thông tin mà họ nắm giữ, những người đã truy cập
5
[Lớp T19] – [Nhóm 1] – [Case study số 1.1]
vào nó, và nó đang được sử dụng cho mục đích gì. "Nếu mọi người không chú ý đến nó, tất
nhiên có sẽ gây nên những sai lầm ngớ ngẩn ", cô nói.
Một cái bẫy mà công ty phải đối mặt là thất bại của họ trong việc cân nhắc các ý
nghĩa có thể khác nhau của thông tin họ thu thập. Ví dụ cổ điển là doanh số bán hàng tăng
đột biến mà nguyên nhân là những người tiếp thị đánh hơi thấy cơ hội, trong khi một người
quản lý rủi ro lại cảm thấy có nguy hiểm. Ví dụ, một khách hàng bắt đầu tiêu xài hoang phí
từ một thẻ tín dụng có thể nhận được một đề nghị cho một thỏa thuận nâng cấp, trong khi
một phản ứng tốt hơn sẽ được khởi động để điều tra về hành vi trộm cắp và gian lận thẻ.
Trong trường hợp khác, các công ty gây khó khăn cho bản thân bởi vì hệ thống lưu
trữ dữ liệu của họ đã không theo kịp tốc độ với sự phức tạp của thông tin mà họ nắm giữ.
Một câu chuyện Detica liên quan đến nhà bảo hiểm là không thể lưu trữ các địa riêng biệt
cho một cặp vợ chồng đang nắm giữ một tài khoản chung. Khi người vợ rời khỏi người
chồng bạo lực của mình, cô ta gửi địa chỉ mới của mình cho công ty, và kịp thời viết một
lưu ý xác nhận đến nhà cũ của cô, nơi chồng cũ cô đang sống. Công ty phải trả tiền để sửa
lại nhà vợ cũ ở một vị trí mới không được tiết lộ.
Sự cần thiết cho các công ty để cải thiện khả năng quản lý dữ liệu của họ đang trở
nên ngày càng cấp bách khi mà dòng chảy thông tin và việc sử dụng nó trở nên phức tạp
hơn. Các doanh nghiệp phải quản lý một sự gia tăng số lượng dữ liệu phi cấu trúc, chẳng
hạn như ghi âm giọng nói và hình ảnh.
Trên tất cả, thách thức đối với các công ty là để đảm bảo rằng họ và nhân viên của họ
sử dụng thông tin theo những cách mà làm cho họ trông thông minh hơn là không biết gì,
hoặc sự kiện nhẫn tâm. Cái chết, theo như David Porter, người đứng đầu an ninh và rủi ro
của Detica, đó là thử nghiệm tuyệt vời cho sai sót dữ liệu của một công ty. Sau tất cả, không
ai muốn cạnh tranh với nhân viên bộ phận công ty mà đã gửi ra một loạt các tấm chi phiếu
không có giá trị tới người về hưu đã mất, gây ra khổ đau cho thân nhân của họ.
(Michael Peel, FT.com, công bố ngày 03 tháng 9 năm 2007)
6
[Lớp T19] – [Nhóm 1] – [Case study số 1.1]
TÓM TẮT TÌNH HUỐNG
Một công ty gửi đến những người đã từng là khách hàng của họ mà nay đã mất
những lá thư bắt đầu bằng dòng chữ : “Kính gửi người đã chết”.
Một công ty bảo hiểm khám phá ra rằng phần lớn khách hàng của họ là những phi
hành gia. Nhưng, sự thật không phải vậy mà là do những nhân viên lười biếng muốn kết
thúc công việc nhanh nên chỉ chọn những sự lựa chọn đầu tiên có sẵn trên trình đơn công
việc.
Lượng dữ liệu thu được là khổng lồ nhưng họ lại ít quan tâm đến chất lượng dữ liệu
cũng như cách sắp xếp, tổ chức, quản lý dữ liệu. Điều này làm giảm chất lượng dữ liệu, tốn
thời gian tìm kiếm dữ liệu dẫn đến năng suất làm việc giảm. Thông tin không được quản lý
tốt còn dẫn đến tình trạng thông tin dư thừa, trùng lắp, lỗi thời gây nên cho doanh nghiệp
những sai lầm nghiêm trọng.
Thông tin ngày càng phức tạp và mang nhiều ý nghĩa. Các công ty cần phải đổi mới,
hoàn thiện hệ thống quản lý thông tin.
Thử thách đặt ra cho những công ty, và nhân viên là phải sử dụng thông tin thế nào
cho khéo léo, chứ không phải không biết gì, hay thậm chí là không quan tâm.
7
[Lớp T19] – [Nhóm 1] – [Case study số 1.1]
BÀI PHÂN TÍCH
1. Cơ sở lý thuyết.
1.1 Khái niệm
Thông tin là kết quả của việc chuyên môn hóa dữ liệu thông qua một quá trình xác
định được, bao gồm việc đặt dữ liệu vào một ngữ cảnh thích hợp. Thông tin được tạo ta do
nhu cầu về thông tin hoặc phục vụ cho mục đích nào đó. Do đó, khi thông tin phù hợp,
chính xác, kịp thời sẽ giúp cải thiện hành vi ra quyết định của nhà quản trị.
Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược, thông tin
chiến thuật, và thông tin điều hành.
Thông tin chiến lược: Liên quan tới những chính sách lâu dài của một doanh nghiệp,
như thông tin về tiềm năng của thị trường, cách thức thâm nhập thị trường, chi phí
cho nguyên vật liệu, phát triển sản phẩm, thay đổi về năng suất lao động, các công
nghệ mới,
Thông tin chiến thuật: Những thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn, thường là
mối quan tâm của các phòng ban, như thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng
và dự báo bán hàng, báo các tài chính hàng năm, đánh giá dòng tiền dự án,
Thông tin điều hành, tác nghiệp: Sử dụng cho những công việc ngắn hạn, như thông
tin về số lượng chứng khoán, lượng đơn đặt hàng, tiến độ công việc,
1.2 Giá trị của thông tin
1.2.1 Thông tin giúp giảm chi phí
Đại diện các công ty, bất kể là doanh nghiệp nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân đều
công nhận rằng biết được thông tin về các phát minh mới và ứng dụng chúng sẽ giúp doanh
nghiệp giảm chi phí đáng kể. Ngược lại, không cập nhật tin tức mới và kỹ thuật tiên tiến sẽ
khiến hoạt động của doanh nghiệp kém hiệu quả do phải tốn nhiều chi phí không cần thiết
cho những công việc vô nghĩa. Có nghĩa là, thông tin giúp doanh nghiệp tránh được những
hậu quả của việc không biết, bởi không biết về những kết quả nghiên cứu và công nghệ mới
có thể dẫn đến hậu quả kinh tế rất nghiêm trọng.
1.2.2 Thông tin giúp tiết kiệm thời gian
Thông tin, đặc biệt là thông tin chất lượng sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời
gian do tránh được việc bỏ công sức nhiều lần hoặc thực hiện những công việc không hiệu
quả. Ngoài ra, thông tin còn giúp quá trình đưa ra quyết định diễn ra nhanh chóng và kịp
thời. Hãng nghiên cứu Griffiths & King đã phỏng vấn hơn 27.000 chuyên gia có kinh
nghiệm tiếp xúc trực tiếp với thông tin trong môi trường làm việc ít nhất 11 năm.
Kết quả thu được dưới đây cho thấy các nguồn thông tin khác nhau như sách, tạp chí
và các bài phóng sự chuyên sâu có chỉ số hiệu quả khác nhau đối với doanh nghiệp từ góc
độ tiết kiệm thời gian:
8
[Lớp T19] – [Nhóm 1] – [Case study số 1.1]
Nguồn tin Thời gian tiết kiệm được
Các bài viết trong tạp chí 26%
Sách 42%
Các phóng sự chuyên sâu 50%
1.2.3 Thông tin giúp đưa ra những quyết định chính xác và hiệu quả hơn
Trong bất kỳ công ty nào, việc biết được những công ty khác đã làm được những gì
hoặc đã đối mặt với những thách thức tương tự ra sao là một thông tin hết sức giá trị trong
việc đưa ra những quyết định kể cả về mặt kỹ thuật cũng như chiến lược. Công ty Marshall
đã từng phỏng vấn 299 cán bộ quản lý trong lĩnh vực ngân hàng, 84% người được phỏng
vấn cho biết, thông tin do bộ phận thu thập và xử lý thông tin của công ty cung cấp đã góp
phần đưa ra những quyết định chính xác hơn, tăng hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động
kinh doanh
1.2.4 Thông tin nâng cao nhận thức cho người sử dụng
Mặc dù nhiều công ty không thể tính được giá trị vật chất cụ thể của thông tin, song
giá trị về mặt nhận thức đối với người sử dụng nó là rất cao. Những người sử dụng thường
rất hay bàn luận về giá trị của thông tin. Đại diện Thư viện Texas ở Houston tiết lộ, 81% số
người đến thư viện này khi được hỏi đã cho biết rằng thông tin mà các dịch vụ của thư viện
này cung cấp cho họ có ảnh hưởng tích cực tới công việc của họ.
Nghiên cứu của công ty Matarazzo & Prusak cũng cho thấy, 75% các nhân viên quản
lý cao cấp cho rằng, thư viện của công ty họ đóng góp rất lớn vào việc xác định mục tiêu
của công ty nhờ cung cấp những thông tin đáng giá. Thông tin thu được từ những cơ sở dữ
liệu điện tử và các dịch vụ liên quan có giá trị cao nhất.
2. Nhận định các vấn đề về thông tin mà các công ty gặp phải.
2.1 Quản lí và lưu trữ thông tin của các công ty
Các công ty phát triển đã có nhiều cách ngụy biện trong việc sử dụng dữ liệu
để tăng lợi thế cạnh tranh với những công ty mới và cắt giảm chi phí, nhưng
một mối lo ngại là họ lại chú ý quá ít đến chất lượng và việc tổ chức thông tin.
Chính điều này làm nguy hại đến hiệu quả công việc và tình trạng tệ nhất là nó
sẽ phá hủy những mối quan hệ của công ty và ngăn cản sự nỗ lực trong một
vài vấn đề chủ yếu như đấu tranh chống lại sự gian lận.
Ngày nay, những nhà quản trị có một số lượng lớn thông tin hơn trước đây,
nhưng thông tin không có chất lượng tốt bởi vì họ không sắp xếp tốt những
thông tin mà họ có.
Hệ thống lưu trữ dữ liệu không bắt kịp nhịp độ với sự phức tạp của thông tin.
9
[Lớp T19] – [Nhóm 1] – [Case study số 1.1]
2.2 Sự hiệu quả trong việc tìm kiếm thông tin
Gần 1/3 thời gian của nhân viên được sử dụng vào việc tìm kiếm thông tin, chi
phí hàng năm cho mỗi người là $18,000, làm giảm năng suất của công việc.
Việc lãng phí thời gian của các nhân viên kể trên có thể do nhiều lý do. Nhưng
lý do chính đó là chưa áp dụng các hệ thống thông tin kinh doanh hiệu quả. Ở
trường hợp này, theo Bill Gates, có thể áp dụng các hệ thống thông tin dựa
trên công nghệ máy tính nhằm tận dụng được những ưu thế tuyệt vời của hệ
thống này như tốc độ, độ chính xác, độ tin cậy, có thể lập trình và thực hiện
những công việc lặp đi lặp lại. Điều này sẽ tiết kiệm được một lượng lớn thời
gian và công sức.
2.3 Chất lượng của thông tin
Thông tin tìm được không chính xác một phần do khách quan, một phần do sự
lười biếng của nhân viên đã bóp méo thông tin. Những cuộc điều tra đã chỉ ra
nguồn gốc của sai lầm trên là những nhân viên bán hàng lười biếng chỉ mong
nhanh chóng kết thúc giao dịch bằng việc chỉ quan tâm những sự lựa chọn đầu
tiên trong trong danh sách công việc, mà không lưu ý đến các thông tin mang
tính cá thể của từng khách hàng từ đó có những sự điều chỉnh thích hợp trong
cách thức xử lý.
Các công ty đầu tư quá nhiều vào các công cụ tìm kiếm thông tin mà không
quan tâm tới chất lượng của thông tin thu được: “Các doanh nghiệp quan tâm
đầu tư nhiều vào hệ thống ống dẫn nước, mà ko thật sự nhận ra giá trị của
nước”.
Đôi khi thông tin bị trùng lặp hoặc lỗi thời, do cách sắp xếp thông tin không
hợp lý, khoa học. Một khiếm khuyết thường thấy là thiếu cập nhật những
thông tin cá nhân của khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhân viên, hay phân bổ
thông tin vào những tài liệu được đặt nhiều nơi trong văn phòng, thiếu những
tài liệu gốc, việc cập nhật được thực hiện dần dần làm phát sinh những sai lầm
khủng khiếp như là sự việc những bức thư được gửi tới những người đã chết.
2.4 Sử dụng thông tin
Nhân viên sử dụng quá nhiều thời gian vào việc tìm kiếm thông tin mà không
biết cách khai thác và sử dụng những thông tin mà họ tìm được: đôi khi những
công ty cũng không biết những vấn đề cơ bản của thông tin mà họ đang nắm
giữ, đối tượng nào cần tiếp cận, và thông tin đó sẽ được sử dụng như thế nào.
Các công ty thất bại trong việc xem xét nhiều ý nghĩa khác nhau có thể có của
thông tin mà họ có thể thu thập được.
3. Hậu quả của việc dựa vào thông tin không chính xác.
Như ta đã biết chất lượng của thông tin phụ thuộc vào các yếu tố như thời gian cập
nhật thông tin đúng lúc hay không đúng lúc, nội dung của thông tin chính xác, phù hợp hay
không. Và ta cũng đã biết khối lượng thông tin ngày càng lớn có thể đem lại ưu thế cạnh
tranh cho công ty và cũng có thể làm cho công ty đi đến thất bại. Tất cả đều xuất phát từ
chất lượng của thông tin, có thể nói thông tin hiện nay đối với nhà điều hành doanh nghiêp
cũng giống như lửa đối với người cổ đại trước đây.
10
[Lớp T19] – [Nhóm 1] – [Case study số 1.1]
Nếu biết kiểm soát và ứng dụng nó thì doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển
nhưng nếu làm sai hoặc không quan tâm thì sẽ nhanh chóng tàn lụi.
Nếu như thông tin được nhà quản lý cập nhật có nội dung sai thì sẽ dẫn đến việc
trì hoãn ra quyết định, hoặc thực hiện các quyết định sai lầm. Chính điều này làm
nguy hại đến hiệu quả công việc, ảnh hưởng đến uy tín cũng như lợi nhuận của
công ty như tăng chi phí dự án, lãng phí thời gian cũng như chất xám…
Giả sử với đầu tư chứng khoán: nếu nhận được thông tin sai về tình hình hoạt
động của doanh nghiệp thì sẽ dẫn đến việc đầu tư sai. Nếu thông tin về thị trường
và khách hàng bị sai cũng làm sai chiến lược kinh doanh hoặc nếu như thông tin
cập nhật không đúng lúc thì cũng có thể mất cơ hội đầu tư vào một dự án nào đó
hoặc khả năng cạnh tranh cũng kém hơn.
Đồng thời, việc cập nhật sai thông tin khách hàng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hình
ảnh của công ty trong mắt khách hàng, trong trường hợp này có thể thấy khách
hàng không hề được quan tâm, công ty không xem đến những bức thư phản hồi của
họ, khách hàng cảm thấy mình bị xem thường và thiếu được tôn trọng, và dĩ nhiên
trong dài hạn họ sẽ không quan tâm và sử dụng các sản phẩm của công ty. Đó là
điều tối kị mà các doanh nghiệp phải tránh vì không gì quan trọng hơn việc sản
phẩm của mình được khách hàng đón nhận.
Hiện nay, các công ty phải đối mặt với nhiều khó khăn hơn do có nhiều cạm bẫy
trong việc tiếp cận thông tin và phân tích thông tin. Thông tin có rất nhiều nghĩa
và nếu không nhạy bén trong việc tìm ra ý nghĩa thực sự của thông tin thì chắn
chắn sẽ đưa ra một quyết định sai hay mâu thuẫn trong nội bộ.
Ngoài ra, quyết định dựa trên thông tin chính thức hay không chính thức cũng có
nhiều rủi ro. Thông tin chính thức là thông tin có nội dung chính xác có nguồn
gốc rõ ràng có văn bản cách thức truyền thông tin theo một hình thức. Thông tin
không chính thức là thông tin có nội dung không được đảm bảo chính xác có
nguồn gốc không rõ ràng. Vì vậy cho nên với thông tin chính thức thì quyết định
dựa trên thông tin này sẽ chính xác hơn nhưng thời gian để nhận được thông tin
loại chính thức này sẽ không nhanh; mặt khác, với những nhà đầu tư có óc phán
xét tình hình thì họ sẽ dựa vào nguồn thông tin không chính thức để ra quyết định
mặc dù có rủi ro nhiều hơn nhưng thông tin nhận được nhanh hơn.
Đặc biêt đối với người lãnh đạo, tình trạng quá tải thông tin sẽ dẫn đến:
Thứ nhất, người lãnh đạo có thể không chú ý tới một số thông tin quan trọng.
Thứ hai, bị chìm ngập trong quá nhiều thông tin, có thể mắc một số lỗi khi xử lý
chúng.
Thứ ba, chậm trễ trong việc xử lý thông tin một cách thường xuyên.
Thứ tư, khi quá nhiều thông tin để xử lý, áp lực công việc mỗi ngày một lớn,
người lãnh đạo không còn nhiều thời gian để thực hiện đúng vai trò của mình –
phác họa bức tranh tổng thể của doanh nghiệp.
11
[Lớp T19] – [Nhóm 1] – [Case study số 1.1]
4. Giải pháp
4.1 Tìm kiếm
Cần tổ chức công tác thu thập tìm kiếm thông tin một cách khoa học, được kiểm soát
gắt gao, cần hạn chế những thông tin mang tính chất tham khảo. Tập trung khai thác vào
những thông tin mang tính chính thức cao.
4.2 Lưu trữ
Lưu trữ có thể là công cụ quan trọng nhất trong bộ giải pháp chống trùng lắp. Loại bỏ
cách lưu trữ bằng phương pháp thủ công, cần ứng dụng phần mềm CNTT vào công tác tìm
kiếm lưu trữ và quản lý thông tin là giải pháp hữu hiệu để khắc phục những tồn tại đảm bảo
sự toàn vẹn và phát huy hiệu quả của tài liệu lưu trữ. Với giải pháp lưu trữ bằng phần mềm,
các doanh nghiệp có thể cắt giảm tới 80% công suất lưu trữ ứng dụng chính. Do có ít dữ liệu
cần bảo vệ hơn, nên việc sao lưu trở nên nhanh hơn, và hiệu suất ứng dụng được nâng cao
với nhiều lựa chọn hơn cho khả năng hợp nhất máy chủ.
Để giải quyết tình trạng trùng lắp dữ liệu chúng ta có thể sử dụng các phần mềm hỗ
trợ, ví dụ như Backup Exec 2010 - giải pháp chống trùng lặp dữ liệu. Đây là giải pháp mới
của hãng bảo mật Symantec giúp doanh nghiệp giảm chi phí lưu trữ và quản lý quy trình sao
lưu, khôi phục dữ liệu hiệu quả trong cả môi trường vật lý và ảo hóa.
Sử dụng hợp lý các hệ thống Kỹ thuật quản lý tri thức (KM) và Kỹ thuật dựa vào tri
thức (KBE). Các hệ thống quản lý tri thức có nhiệm vụ khai thác dữ liệu, thường là các tài
liệu lưu trữ với số lượng lớn, chất đống năm này sang năm khác. Còn các hệ thống kỹ thuật
dựa vào tri thức lại có chức năng vận dụng các nguyên tắc và sau đó tự động hoá khâu phát
triển sản phẩm. Nhưng cả hai loại hình chương trình trên đều có chung một đặc điểm, đó là
phát huy tính ưu việt của Internet, của băng thông ngày càng được mở rộng, của các chương
trình nội bộ ngày càng được tích hợp với nhau và những máy tính cá nhân mạnh hơn, nhanh
hơn, để vươn khỏi phạm vi của những nhiệm vụ tương đối hẹp nói trên.
4.3 Tổ chức khai thác
Tổ chức khoa học, khai thác hiệu quả, kịp thời. Hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định chính
xác nhờ các công cụ khai thác thông tin doanh nghiệp thông minh Business Intelligence:
Nhà lãnh đạo không thể đưa ra quyết định đúng đắn nếu thiếu thông tin. Có thể nói BI là
cách xử lý một lượng khổng lồ dữ liệu nhằm giúp doanh nghiệp thấu hiểu khách hàng và đối
tác, phân tích các chỉ số hoạt động và đưa ra được phương hướng thống nhất từ lãnh đạo tới
nhân viên. Chuyển hóa các kết quả phân tích dữ liệu này vào hoạt động thực tiễn, các công
ty có thể tăng lợi nhuận, đáp ứng ngày càng nhanh đòi hỏi của thị trường, tăng độ uy tín đối
với nhân viên bởi định hướng chiến lược chính xác. Với thực tế 80% thông tin doanh nghiệp
là ở dạng không có cấu trúc và khối lượng thông tin liên tục tăng trưởng 30% hàng năm,
giải pháp thông tin thông minh của Microsoft sẽ giúp các nhà quản lý giảm thiểu thời gian
thu thập, sắp xếp, tổ chức và tìm kiếm thông tin, giúp giảm chi phí và tăng hiệu quả công
việc.
Sử dụng các phần mềm trong việc quản lý thông tin, ví dụ như các chương trình dựa
vào tri thức (Knowledge-Based Programs) đã được phát triển, giúp tiết kiệm thời gian cho
các kỹ sư và các nhà thiết kế sản phẩm bằng cách giải phóng họ khỏi những công việc cực
nhọc, quản lý nguồn vốn trí tuệ của công ty, thậm chí còn “đọc” được các bằng sáng chế, tài
liệu kỹ thuật và các loại tài liệu khác. Những phần mềm thông minh này đã tạo điều kiện
cho các kỹ sư, các nhà thiết kế có thể tập trung phần lớn thời gian và công sức của mình vào
12
[Lớp T19] – [Nhóm 1] – [Case study số 1.1]
công việc chủ yếu là đổi mới và sáng tạo, cũng như giúp các nhà sản xuất nhanh chóng chế
tạo được sản phẩm để đưa ra thị trường. Heide Corp. đưa ra Chương trình mang tên Intent,
có công dụng tự động hoá việc tạo ra các sản phẩm theo đơn hàng. Hãng C-Mold
(Louisville) phát triển được Know How, một cổng Intranet có chức năng cung cấp thông tin
theo nhu cầu, mà có ý nghĩa quan trọng cho các ngành khác nhau, đồng thời cũng lưu giữ
được nguồn tri thức của các công nhân để khỏi bị thất lạc khi có sự luân chuyển. Hãng
Invention Machine Corp. phát triển được Tech-Optimizer – một công cụ giải quyết vấn đề
dựa vào cơ sở tri thức kỹ thuật. Nó đưa ra các giải pháp cần khi người kỹ sư mô tả các hệ
thống và nhập câu hỏi vào phần mềm. Giải pháp này rất kịp thời, bởi lẽ Invention Machine
có một đội ngũ cán bộ nghiên cứu đa ngành, nên đã có một khối lượng lớn kiến thức được
đưa vào trong phần mềm. Để tận dụng, Hãng đã phải phát triển một bộ xử lý ngữ nghĩa, trên
cơ sở đó xây dựng được 2 chương trình: CoBrain và Knowledgist. Các chương trình này có
khả năng “đọc” hàng đống tài liệu trong một thời gian rất ngắn, để rút ra từ đó những khái
niệm then chốt, đánh chỉ số và đưa ra những giải pháp liên quan nhất cho các vấn đề mà ta
đang quan tâm tìm kiếm. “Chúng tôi đã lâm vào tình trạng bị ngập ứ thông tin. Vấn đề đặt
ra là liệu có cách gì để tận dụng được lợi ích trong khối lượng thông tin khổng lồ đó không?
Liệu có cách gì để tự động hoá việc “đọc” các tài liệu không? CoBrain và Knowledgist đã
giúp khẳng định là những việc đó hoàn toàn có thể thực hiện được”, P. George ở Invention
Machine cho biết.
4.4 Minh bạch hóa thông tin
Minh bạch hóa thông tin trong doanh nghiệp tránh hiện tượng trùng lắp thông tin gây
lãng phí về thời gian và nhân lực của công ty. Để làm được điều này cần có 1 kho hệ thống
thông tin đồng nhất cho doanh nghiệp để mọi thành viện có thể truy cập cũng như chia sẻ.
Tuy nhiên để phát huy được hiệu quả cần chú trọng đến vấn đề bảo mật thông tin.
Các công ty Nhật quan niệm, chia sẻ thông tin trong tổ chức là tiền đề trong việc giao
tiếp của con người. Và cũng theo họ, chia sẻ thông tin phải được ghi chép tốt hơn là ghi nhớ
bởi việc thông báo kì hạn công việc và thay đổi cách làm bằng miệng chính là nguyên nhân
dẫn đến sai lầm. Nhưng nếu có văn bản ghi chép và manual (sổ tay cá nhân) có thể kiểm tra
những thông tin mập mờ. Nhờ vào việc quản lý thông tin một cách nhất quán nên có thể
chia sẻ thông tin một cách chính xác.
Do vậy, cách chia sẻ thông tin được các công ty Nhật sử dụng nhiều nhất là bảng
thông báo, Home page (thông tin nội bộ), cơ sở/ tiêu chuẩn và các loại database (dữ liệu).
Đây chính là những tích hợp của công cụ “group ware” – “công cụ chia sẻ thông tin” được
sử dụng hầu hết trong các công ty Nhật. Các nhà quản lý sử dụng group ware kết hợp cả 2
hình thái chia sẻ thông tin mang tính nhất thời (hội nghị, hội thoại, điện thoại, email) với
thông tin được sử dụng nhiều lần (bảng thông báo, manual, các loại đơn…), giúp quản lý
thông tin một cách nhất quán.
Ví dụ: minh bạch thông tin là một trong những nhân tố quan trọng nhất giúp thị
trường chứng khoán phát triển. Với tư cách là một người chủ sở hữu của doanh nghiệp, cổ
đông của công ty hoàn toàn có thể được quyền biết rõ tình trạng doanh nghiệp của mình,
thậm chí khi các doanh nghiệp này đã được niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán thì câu
chuyện không chỉ dừng lại ở những người chủ sở hữu mà còn là những nhà đầu tư. Doanh
nghiệp niêm yết phải có trách nhiệm công bố thông tin một cách rõ ràng minh bạch theo
đúng pháp luật để cho các nhà đầu tư có những quyết định đúng đắn.
13
[Lớp T19] – [Nhóm 1] – [Case study số 1.1]
4.5 Bảo mật
Bảo mật tại nơi làm việc là trách nhiệm của mỗi nhân viên để giữ an toàn thông tin
của khách hàng, của tổ chức và một số vấn đề liên quan đến cá nhân. Bất cứ điều gì nhân
viên nhìn thấy hoặc nghe thấy tại nơi làm việc nên được giữ kín, nếu không muốn thông tin
mật của công ty bị truyền ra ngoài, dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng cho sự tồn vong
của doanh nghiệp.
Chuyên gia nghề nghiệp Andrea nói: Các dữ liệu liên quan đến thuế, đến thu nhập,
quản lý và mức chi trả cho nhân viên nên được bảo vệ một cách cẩn thận. Bởi, nếu nó vô
tình rơi vào tay người khác đó sẽ là quân át chủ bài để đánh sập danh tiếng của công ty và
ảnh hưởng lớn đến vấn đề tài chính của doanh nghiệp. Thêm vào đó, khi thông tin nhạy cảm
của khách hàng bị rò rỉ đồng nghĩa với việc công ty chủ quản sẽ phải đối mặt với chế tài của
pháp luật. Hậu quả sẽ là khó mà lường được.
Vì vậy, cần có hệ thống giám sát các thông tin đưa vào và lấy ra. Giải pháp mà nhiều
công ty lớn trên thế giới hiện áp dụng chính là hệ thống quản lý bảo mật thông tin (ISMS).
ISMS được đưa ra không chỉ là một giải pháp để thể hiện chức năng của nó như một công
cụ bảo mật thông tin với chu kỳ 4 bước (thiết kế, thực hiện, giám sát và duy trì) mà còn góp
phần làm thay đổi những ngộ nhận về việc bảo mật thông tin hiện nay của doanh nghiệp.
Một số doanh nghiệp Việt Nam hiện cũng đang áp dụng giải pháp này như là một biện pháp
nhằm tăng cường tính bảo mật của mình trong thời kỳ hội nhập toàn cầu. “ISMS không chỉ
giới hạn trong vấn đề quản lý thông tin được xử lý bởi các phương tiện điện tử mà còn có
thể là thông tin ở các dạng khác như thông tin được viết trên giấy, lưu trữ dạng tập tin điện
tử, gửi đi bằng đường bưu điện, email hoặc được trao đổi bằng lời nói. ISMS là một phần
của hệ thống quản lý toàn diện trong doanh nghiệp, chủ yếu là tiếp cận với rủi ro trong kinh
doanh để thiết lập, thực thi, vận hành, giám sát, xem xét, duy trì và cải thiện bảo mật thông
tin. Như vậy, hệ thống quản lý bao gồm cơ cấu tổ chức, chính sách, các hoạt động hoạch
định, trách nhiệm, thực hành, quy trình, phương pháp và nguồn tài nguyên. Mà thực chất
của tất cả các vấn đề trên chính là yếu tố con người. Khi doanh nghiệp xem nhẹ yếu tố này
thì dù có đầu tư bao nhiêu cho công nghệ kỹ thuật thì nguy cơ rò rỉ thông tin vẫn sẽ có thể
diễn ra và việc ảnh hưởng đến vấn đề sản xuất kinh doanh là không tránh khỏi” - ông Hans-
Joachim Roderfeld, đơn vị cung cấp các giải pháp về ISMS cho biết.
Ví dụ, đối với công ty Nhật: khi đăng nhập vào PC, quản lý bằng mật khẩu cá nhân.
Có trường hợp còn quy định hạn chế số lượng ký tự mật khẩu và yêu cầu phải thay đổi mật
khẩu định kỳ; server được đặt ở trong phòng máy chủ (server) và backup dữ liệu định kỳ.
Các công ty nghiêm cấm việc mang điện thoại di động vào trong phòng làm việc; hạn chế
đưa máy tính xách tay vào công ty; thường xuyên kiểm tra nội dung các email đã được gửi,
hoặc các trang web đã truy cập. Các tài liệu không cần thiết thì bỏ vô máy hủy tài liệu v.v…
14
[Lớp T19] – [Nhóm 1] – [Case study số 1.1]
BÀI HỌC KINH NGHIỆM
Thông tin là một nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài
chính và các nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh. Chính vì
vậy, trong quản trị thông tin cần chú ý hai khía cạnh sau đây:
Hàng ngày, có biết bao luồng thông tin mạnh mẽ và dồn dập đưa vô vàn các dữ liệu
vào máy tính, điện thoại và bàn làm việc của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Trong khối
lượng thông tin khổng lồ đó có thể chứa đựng những bí quyết giúp đem lại ưu thế cạnh
tranh, nhưng đồng thời cũng có thể đem đến những bước đi sai lầm nếu sa đà vào những dữ
liệu chẳng có liên quan mà đánh mất đi những chi tiết quý giá.
Trước tình hình như vậy, một điều trở nên tuyệt đối quan trọng để duy trì sức cạnh
tranh trên thị trường là phải tìm cách quản lý được thông tin hiệu quả, từ khi nó bắt đầu
thâm nhập, cho tới khi nó được dùng để thực hiện. Và quan trọng hơn là không để thông tin
của mình bị rò rỉ ra bên ngoài, điều này là vô cùng nguy hiểm bởi các doanh nghiệp cạnh
tranh sẽ sử dụng thông tin của mình để sử dụng và cạnh tranh lại chính công ty của mình.
Trong xu thế cạnh tranh ác liệt như hiện nay thì để lộ thông tin, dữ liệu bảo mật của mình ra
là điều không thể chấp nhận được.
Một trong những phương pháp bảo mật hiện nay là môi trường ảo hóa. Ảo hóa giúp
doanh nghiệp tiết giảm nhiều chi phí về hạ tầng thông tin, như máy chủ, máy khách. Tuy
nhiên, ảo hóa cũng gây ra nhiều vấn đề về bảo mật. Chẳng hạn, một số phần mềm bảo mật
truyền thống, như phần mềm chống virus, thường không hoạt động tốt trên máy tính ảo hóa.
Hiện nay trên thị trường có khá nhiều sản phẩm bảo mật hoạt động tốt trong môi
trường ảo hóa. Vì vậy, các chuyên gia bảo mật cần tìm hiểu rõ về giải pháp ảo hóa sẽ sử
dụng, cũng như các phần mềm, ứng dụng hoạt động tốt trên môi trường ảo hóa để chọn ra
các giải pháp bảo mật hiệu quả. Bên cạnh đó, các chuyên gia bảo mật của doanh nghiệp
cũng phải thường xuyên theo dõi các kế hoạch bảo mật đang phát triển từ các nhà cung cấp
ảo hóa như VMware, Microsoft và Citrix, để kịp thời cập nhật các thay đổi, nâng cao khả
năng đảm bảo an toàn thông tin.
Như vậy, những doanh nghiệp nào thông thạo nhất trong việc xử lý khối lượng thông
tin khổng lồ của mình sẽ là những doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh.
Mặt khác, kho dữ liệu thông tin khách hàng là một bộ phận quan trọng của thông tin
hoá doanh nghiệp, sự an toàn của dữ liệu liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp. Vì thế, các doanh nghiệp phải xem việc bảo vệ và quản lý kho dữ liệu thông
tin khách hàng là nhiệm vụ quan trọng, hàng đầu.
15
[Lớp T19] – [Nhóm 1] – [Case study số 1.1]
KẾT LUẬN
Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý. Trong mỗi tổ chức, để cho các
hoạt động quản lý có hiệu quả thì điều không thể thiếu được là phải xây dựng hệ thống
thông tin tối ưu. Nếu biết kiểm soát và ứng dụng nó thì doanh nghiệp sẽ tồn tại và phát triển,
nhưng nếu làm sai hoặc không quan tâm đến thì sẽ nhanh chóng tàn lụi.
Chính vì vậy mà doanh nghiệp cần phải biết cách chú trọng vào các dữ liệu có tầm
chiến lược, đầu tư sáng suốt vào một số lượng hạn chế các công nghệ và tạo ra các luồng dữ
liệu thích hợp để tạo ra cho mình lợi thế cạnh tranh trên thương trường. Quản trị thông tin
có hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp:
• Ra quyết định đúng
• Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động
• Giảm chi phí trong quá trình hoạt động
Như vậy, có thể thấy rằng thông tin là mạch máu liên kết toàn bộ các chức năng của
quy trình quản lý, là nhân tố không thể thiếu để xây dựng, triển khai thực hiện và kiểm tra
đánh giá các quyết định quản lý. Thông tin là cầu nối giữa tổ chức với môi trường.
Qua những phân tích và nhận định cho thấy thông tin ngày càng đóng vai trò quan
trọng trong mỗi công việc cũng như trong hoạt động của nhà doanh nghiệp nói chung và cá
nhân nói riêng. Với một lượng thông tin khổng lồ và phức tạp như hiện nay, chúng ta cần có
những hệ thống quản lý, lưu trữ cũng như sắp xếp dữ liệu sao cho khéo léo, hiệu quả nhất.
Bên cạnh đó, cần có những biện pháp cụ thể và thiết thực hơn trong việc nâng cao chất
lượng thông tin.
16
[Lớp T19] – [Nhóm 1] – [Case study số 1.1]
TÀI LIỆU THAM KHẢO
I. Sách
1. ThS. Nguyễn Ngọc Đức, ThS. Nguyễn Huỳnh Anh Vũ (2011), Hệ thống thông tin
quản trị.
2. Giáo trình quản trị học, trường đại học ngân hàng TpHCM, năm 2010.
II. Nguồn Internet
3. Bwportal. Quản trị thông tin hay nghệ thuật chắt lọc giá trị từ những nguồn thông tin
khổng lồ!. Được lấy về ngày 9/11/2011, từ />thong-tin-hay-nghe-thuat-chat-loc-gia-tri-tu-nhung-nguon-thong-tin-khong-lo-
p53a8048.html
4. Hoàng Đăng dịch. Bài viết của Paul Hemp trên Harvard Business Review. Chết vì
quá tải thông tin (Phần 1). Được lấy về ngày 8/11/2011, từ
/>5. Hoàng Đăng dịch. Bài viết của Paul Hemp trên Harvard Business Review. Chết vì
quá tải thông tin (Phần 2). Được lấy về ngày 8/11/2011, từ
/>6. Hoàng Đăng dịch. Bài viết của Paul Hemp trên Harvard Business Review. Chết vì
quá tải thông tin (Phần 3). Được lấy về ngày 8/11/2011, từ
/>7. Tuần Việt Nam. Công nghệ tin học sẽ giúp doanh nghiệp quản lý đổi mới? Được lấy
về ngày 8/11/2011, từ />nghiep-quan-ly-doi-moi-p53a3610.html
8. VnEconomy. Bảo mật thông tin - Chuyện sống còn của doanh nghiệp. Được lấy về
ngày 8/11/2011, từ />cua-doanh-nghiep-p53a7585.html.
9. VnMedia. Quản lý thông tin hiệu quả bằng công nghệ chống trùng lặp dữ liệu. Được
lấy về ngày 9/11/2011, từ />thong-tin-hieu-qua-bang-cong-nghe-chong-trung-lap-du-lieu.html
10.Làm gì để quản trị thông tin. Được lấy về ngày 8/11/2011, từ
/>11.Xử lý dữ liệu thông minh - Hiệu quả bất ngờ. Được lấy về ngày 11/11/2011, từ
/>ngo.aspx
17
