TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Giáo viên hướng dẫn : Ths.Nguyễn Phước Bảo Ấn
Nhóm sinh viên thực hiện : Nhóm 1_Khóa 32
TP.HCM, 01 – 2010
BẢNG ĐÁNH GIÁ CÁ NHÂN
TRONG NHÓM 1 KHÓA 32
Thành viên Đánh giá Lớp
1. Trịnh Thị Thu Hiền 100% 100% 100% 100% 100% KT1
2. TrầnThị Thêu 100% 100% 100% 100% 100% KT1
3. Phạm Thị Ngọc 100% 100% 100% 100% 100% KT1
4. Lê Thị Yến Anh 100% 100% 100% 100% 100% KT2
5.Nguyễn Thị Út 100% 100% 100% 100% 100% KT2
6. Nguyễn Thị Hoài 100% 100% 100% 100% 100% KT3
7.Nguyễn Hồng Liên 100% 100% 100% 100% 100% KT3
8. Đoàn Thị Hải 100% 100% 100% 100% 100% KT3
MỤC LỤC
I. Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp 4
1.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất 4
1.2. Đặc điểm của hệ thống kế toán 6
II. Chính sách kế toán 7
Phiếu yêu cầu hàng 22
Đơn đặt hàng 23
Phiếu giao hàng 24
Lệnh bán hàng 25
1.3. Phương pháp Kê khai hàng tồn kho: kê khai thường xuyên 52
1.4. Phương pháp tính giá hàng tồn kho: 52
1.5. Dự phòng hàng hóa, nguyên vật liệu 53
1.6. Giá trị ban đầu: tính theo nguyên giá 54
1.7. Khấu hao TSCĐ 55

III. Tổ chức bộ máy kế toán 57
3.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán 57
3.2 Quy định trách nhiệm và công việc 57
3.3 Phân công công việc 70
3.4 Phân quyền truy cập hệ thống 70
IV. Hệ thống báo cáo 71
V. Trang thiết bị và phần mềm kế toán 79
VI. Tổ chức kiểm soát và đánh giá hệ thống 90
BÁO CÁO TỔ CHỨC CÔNG
TÁC KẾ TOÁN
I. Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp
1.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất
1.1.1 Loại hình kinh doanh: thương mại dịch vụ, phân phối
máy tính.
1.1.2 Đặc điểm kinh doanh
Phân phối độc quyền trên toàn quốc máy tính để bàn, máy tính xách tay,
máy in cho một số nhà sản xuất máy tính lớn.
- Khách hàng của công ty: nhà phân phối (bán buôn), siêu thị, đại lý.
- Thị trường: 4 khu vực lớn, mỗi vùng có trưởng phân vùng quản lý:
+ Thành phố Hồ Chí Minh được chia theo các quận trực thuộc.
+ Miền Bắc: từ Quảng Nam trở ra
+ Miền Trung – Tây Nguyên: từ Đà Nẵng đến ninh Thuận
+ Nam Bộ: từ Bình Thuận trở vào trừ Thành Phố Hồ Chí Minh
Các khu vực này được chia thành nhiều phân vùng nhỏ theo tỉnh.
- Kho bãi: tại Thành Phố Hồ Chí Minh và khu vực.
+ Điều phối hàng hóa giữa các kho với nhau.
+ Kho vừa để kinh doanh vừa cho thuê.
+ Hàng hóa được giao trực tiếp tại kho gần nhất.
- Mua hàng
+ Bộ phận mua hàng thực hiện

+ Mua tại kho gần nhất
+ Nhà cung cấp gồm hai loại trong nước và nước ngoài.
- Thanh toán
+ Không bán hàng nếu dư nợ > hạn mức tín dụng của khách
hàng.
+ Thanh toán trả tiền ngay hoặc chậm 60 ngày kể từ ngày nhận
hóa đơn.
+ Chiết khấu thanh toán 2% trên tổng số tiền thanh toán cho
những khoản thanh toán trong 10 ngày kể từ ngày lập hóa
đơn.
+ Phương thức thanh toán: tiền mặt hoặc chuyển khoản.
+ Hoa hồng khen thưởng cho khách hàng
+ Nhà phân phối, siêu thị: 2% trên tổng doanh số hàng tháng
theo trị giá thanh toán trên Hóa đơn.
+ Đại lý: 5% trên giá bán đại lý dựa trên doanh số bán hàng
tháng.
1.1.3 Đặc điểm hàng hóa
- Máy tính: để bàn và xách tay của nhiều nhãn hiệu khác nhau, mỗi
nhãn hiệu có hơn 10 dòng sản phẩm.
- Máy in: của nhiều nhà sản xuất với trung bình hơn 10 loại máy
khác nhau của một nhà sản xuất.
1.1.4 Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh
1.1.5 Mục tiêu, phương hướng phát triển trong thời gian
tới
1.1.5.1. Mục tiêu
- Quản lý chi tiết nợ phải thu, phải trả theo từng chứng từ cho tất cả
khách hàng, nhà cung cấp về nợ trong hạn, nợ quá hạn, nợ không có khả
năng thu hồi.
- Quản lý khách hàng, nhà phân phối theo từng phân vùng bán hàng,
kênh phân phối.

MUA
HÀNG
Mua
hàng
theo yêu
cầu từ
nhà sản
xuất,
nhập
khẩu
nước
ngoài.
BÁN
HÀNG
Phân
phối,
bán
hàng
kinh
doanh,
dịch vụ
MARK
ETING
Xây
dựng,
thực
hiện
khuyến
mãi,
quảng

cáo
ĐIỀU
PHỐI –
KHO
VẬN
Vận
chuyện
hàng
bán,
xuất
nhập
khầu
hàng
mua bán
NHÂN
SỰ -
HÀNH
CHÍNH
Tuyển
dụng, bố
trí nhân
sự
KẾ
TOÁN
TÀI
CHÍNH
Công
tac2 kế
toán tài
chính

của
công ty
KIỂM
SOÁT
Kiểm
soát và
kiểm
toán nội
bộ của
công ty
TỔNG GIÁM ĐỐC
Phụ trách chung
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
Phụ trách kinh doanh
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
Phục trách nhân sự - hành chính
- Chi tiết doanh số cho mỗi khách hàn, các khoản giảm trừ doanh thu.
- Quản lý, cập nhật hàng trong kho kịp thời cho việc mua bán.
1.1.5.2. Phương hướng phát triển:
- Tin học hóa hệ thống kế toán bằng cách sử dụng phần mềm kế toán.
1.2. Đặc điểm của hệ thống kế toán
1.2.1 Hình thức tổ chức: Kế toán trên máy vi tính
- Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính (Quyết
định 15)
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác
định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các
bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào
sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết

liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện
các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu
tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,
trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm
tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra
giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế
toán ghi bằng tay.
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN
TRÊN MÁY VI TÍNH

SỔ KẾ TOÁN
- Sổ tổng hợp
- Sổ chi tiết
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị
PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
MÁY VI TÍNH
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
1.2.2 Kỳ kế toán: tháng

II. Chính sách kế toán
2.1. Yêu cầu thông tin
2.1.1 Bảng mô tả nhu cầu thông tin kế toán

1 Tổng
giám đốc
− Xác định phương
hướng và quy mô cho
toàn doanh nghiệp
trong dài hạn.
− Vạch ra kế hoạch
tổng quát để đưa hoạt
động của doanh
nghiệp hướng đến các
mục tiêu đã xác định.
− Ra các quyết định
quản lý đảm bảo
doanh nghiệp thưc
hiện đúng phương
hướng đã vạch ra.
− Kiểm soát đảm bảo
các hoạt động của
doanh nghiệp hiệu
quả.
− Thông tin phản hồi về hiệu quả, chất
lượng của các hoạt động đã và đang
thực hiện ở các phòng chức năng.
− Thông tin chênh lệch giữa thực tế và
dự toán của năm nay và năm trước
của các tiêu: doanh số, chi phí, tiền,

lượng hàng tiêu thụ.
− Thông tin nội bộ phân tích tình hình
tài chính của doanh nghiệp như: tình
hình tiền và khả năng tạo ra tiền, khả
năng thanh toán nợ ngắn hạn; tình
hình đầu tư và cơ cấu vốn kinh
doanh; vòng quay của vốn, hàng tồn
kho; hiệu quả sinh lời của hoạt động
kinh doanh…
− Thông tin mang tính dự báo tương
lai của doanh nghiệp: lượng hàng hóa
tiêu thụ dự kiến cho toàn doanh
nghiệp, cho một mặt hàng; lượng
hàng cần mua và dự trữ cho từng mặt
hàng; tiền mặt dự kiến, số vốn cần để
mua sắm tài sản cố định; chi phí hoạt
động; nguồn nhân lực dự kiến.
− Thông tin về tình hình nhân sự trong
doanh nghiệp: số lượng, chất lượng,
biến động trong tương lai phù hợp
SỔ KẾ TOÁN
- Sổ tổng hợp
- Sổ chi tiết
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
với sự phát triển của doanh nghiệp.
− Các thông tin kinh tế xã hội: tình
hình kinh tế xã hội, khách hàng, đối
thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, nhu
cầu, thị hiếu của khách hàng, chính
sách của chính phủ…

2 Phó TGĐ
kinh
doanh
− Thu thập các thông
tin cho việc dự báo
bán hàng đối với các
thị trường và các sản
phẩm trong một
tháng, một quý, một
năm.
− Ra các quyết định
tăng cường hiệu quả
kinh doanh của doanh
nghiệp, đảm bảo thực
hiện đúng phương
hướng của tổng giám
đốc.
− Kiểm soát đảm bảo
các bộ phận kinh
doanh hoạt động hiệu
quả.
Các thông tin bên trong doanh nghiệp:
− Tình hình tiền và khả năng tạo ra
tiền của doanh nghệp.
− Doanh thu, lãi gộp theo từng mặt
hàng hàng tháng, hằng quý hàng năm
của công ty.
− Các khoản giảm trừ doanh thu theo
từng mặt hàng, tiền thưởng cho nhân
viên, tiền hoa hồng.

− Chi phí hoạt động: chi phí bán hàng,
chi phí quản lý doanh nghiệp;
− Nợ phải thu, nợ phải trả của từng
khách hàng, nhà cung cấp:tình hình
công nợ, tình hình về tuổi nợ, vượt
hạn mức…;
− Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn
của doanh nghiệp;
− Tình hình đầu tư và cơ cấu vốn kinh
doanh;
− Tình hình về hàng tồn kho và vòng
quay hàng tồn kho;
− Thông tin về việc sử dụng các nguồn
lực của doanh nghiệp trong các chiến
dịch quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi,
các ưu đãi khác cho khách hàng.
Thông tin bên ngoài doanh nghiệp:
− Thông tin về tình hình tài chính,
tình hình bán hàng của đối thủ cạnh
tranh; điều kiện thị trường, thị hiếu
khách hàng;
− Các cuộc điều tra về cơ cấu kinh tế,
dữ liệu vế phát triển ngành, áp dụng
của phát triển khoa học công nghệ
vào sản xuất…
3 Phó TGĐ
− Thu thập các thông − Tình hình tiền, khả năng tạo ra tiền,
nhân sự,
TCKT,
kiểm soát

tin cho việc lập dự
toán về nguồn lực của
doanh nghiệp trong
một tháng, một quý,
một năm giúp doanh
nghiệp sử dụng hiệu
quả nguồn lực sẵn có.
− Kiểm tra, xây dựng,
cải tiến và triển khai
các chính sách về
tuyển dụng đào tạo,
quản lý nhân sự đảm
bảo nguồn nhân lực
vừa đủ và hoạt động
có hiệu quả.
− Quản lí, kiểm tra,
duy trì nội quy công
ty,
tình hình tài chính (tiền vay ngân
hàng và hạn phải trả, …) .
− Tiêu chuẩn đối với nguồn nhân lực
trong công ty: số lượng, chất lượng
(kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất)…
− Tình hình nhân viên trong doanh
nghiệp hiện tại so với yêu cầu đặt ra.
− Các nguồn nhân lực trong doanh
nghiệp có sẵn có thể thay thế khi cần
thiết
− Khả năng cung ứng lao động của thị
trường phù hợp với những tiêu chuẩn

đặt ra.
− Doanh thu theo từng nhân viên bán
hàng.
4 Phòng
mua hàng
− Lập định mức hàng
tồn kho đảm bảo giao
nhận hàng đúng đối
tượng, đúng loại
hàng, chất lượng.
− Tính toán để mua
hàng với chi phí hợp
lý nhất và đặt hàng
đúng thời điểm đảm
bảo sử dụng đúng lúc
đem lại hiệu quả kinh
tế cao.
− Định hướng để nhà
cung cấp sản xuất
mặt hàng đáp ứng
nhu cầu khách hàng.
− Thông tin giá cả thị trường về loại
hàng cần mua.
− Thông tin về NCC: dòng sản phẩm
với các thông tin về giá cả, chất
lượng, thời gian bảo hành, chiết
khấu; thời gian giao hàng; hình thức
thanh toán; …để đánh giá lựa chọn
nhà cung cấp.
− Thông tin hàng tồn kho tại từng kho

hàng: số lượng, loại hàng, tình trạng
hàng tồn kho.
− Đơn đặt hàng đã được xử lý nhằm
xác định loại máy tính hay máy in
bán chạy nhất.
− Thông tin nợ phải trả nhà cung cấp.
5 Phòng
bán hàng
− Duy trì phát triển mở
rộng hệ thống bán
hàng đảm bảo bán
hàng với giá tối ưu,
đem lại lợi nhuận cho
doanh nghiệp.
− Nắm vững sự phát
− Doanh thu theo từng mặt hàng, nhân
viên bán hàng.
− Lãi gộp theo từng mặt hàng khu vực.
− Các khoản chiết khấu thương mại,
chiết khấu thanh toán, hàng bán bị trả
lại.
− Lượng hàng tồn kho theo từng kho
triển của thị trường
và đưa ra những
chiến thuật ban hàng
mới.
− -Giám sát việc thực
hiện chính sách bán
hàng
hàng.

− Hạn mức tín dụng của từng khách
hàng.
− Nợ phải thu, nợ phải trả
− Thời gian và thời hạn thanh toán của
từng hóa đơn, hợp đồng mua hàng.
− Thông tin chi tiết về hàng hóa: giá
cả, thương hiệu,quy cách, thời gian
bảo hành, …
− Chính sách khuyến khích nhân viên
bán hàng: tiền lương, tiền thưởng,
chính sách đãi ngộ…
− Khách hàng trong tương lai: nhu cầu
của người tiêu dùng, thu nhập trên
đầu người, xu hướng tiêu dùng, loại
khách hàng….
− Tình hình bán hàng của đối thủ cạnh
tranh: giá cả, doanh thu, lãi gộp theo
từng mặt hàng, loại hàng hóa, quảng
cáo, khuyến mãi…
6 Phòng
marketin
g
− Xây dựng và định vị
doanh nghiệp, tăng
giá trị của doanh
nghiệp
− Xúc tiến bán hàng,
tối ưu hóa lợi nhuận.
− Ra các quyết định
kênh phân phối hiệu

quả.
− Phản hồi nhu cầu thị
hiếu của khách hàng
để cung cấp sản phẩm
thỏa mãn nhu cầu, ý
muốn khách hàng.
− Doanh thu, lãi gộp theo từng mặt
hàng.
− Tình hình hàng tồn kho tại từng kho
của doanh nghiệp.
− Thông tin về sản phẩm: chất lượng
sản phẩm, kiểu dáng, tính năng…(ưu,
khuyết điểm -
− Nhu cầu hàng hóa ở hiện tại và xu
hướng tiêu dùng trong tương lai.
− Tình hình bán hàng của đối thủ cạnh
tranh: giá cả, doanh thu, lãi gộp theo
từng mặt hàng, loại hàng hóa, bán
hàng, quảng cáo, khuyến mãi…
− Mức thu nhập của từng tầng lớp dân
cư
7 Bộ phận
điều
phối- kho
vận
− Đảm bảo giao, nhận
hàng đúng nơi quy
định, đúng thời điểm,
đúng loại hàng hóa
với chi phí vận

chuyển thấp nhất.
− Tình hình tồn kho tại các kho trong
doanh nghiệp.
− Thông tin về hàng hóa tại từng kho
hàng, hàng mua về hoặc hàng giao
bán: loại hàng hóa, số lượng, tình
trạng hư hỏng của hàng hóa,…
− -Tính toán, cân nhắc
chi phí đặt hàng và
chi phí tồn trữ đảm
bảo hàng trong kho
luôn được dự trữ ở
mức tối ưu, giảm
lượng hàng tồn kho
bất hợp lý.
− Thông tin về khách hàng, nhà cung
cấp: tên, thời hạn, địa điểm giao
nhận,…
− Thông tin về đơn đặt hàng.
− Thông tin về bảo quản hàng hóa.
8 Ban kiểm
soát
− Đảm bảo sự hữu
hiệu và hiệu quả của
hệ thống kiểm soát
nội bộ: báo cáo tài
chính đáng tin cậy,
các luật lệ và quy
định được tuân thủ,
hoạt động của doanh

nghiệp hữu hiệu và
hiệu quả.
Thông tin về các hoạt động của doanh
nghiệp:
− Tuân thủ luật pháp, nội quy quy
định, chính sách của công ty: doanh
nghiệp hoạt động trong khuôn khổ
của luật doanh nghiệp 2003, bộ phận
nhân sự tuyển dụng nhân viên theo
đúng chính sách tuyển dụng, nhân
viên tuân thủ nội quy, chuẩn mực đạo
đức của công ty,…
− Tình hình thực hiện các chính sách
và thủ tục kiểm soát: việc phân chia
trách nhiệm đầy đủ giữa các chức
năng bảo quản, ghi chép, xét duyệt;
hệ thống chứng từ, sổ sách về việc
quản lý, thiết kế, lưu trữ, phê chuẩn;
sự độc lập trong việc thực hiện các
nghiệp vụ của nhân viên; tình hình tài
sản vật chất trong sổ sách và thực tế.
9 Phòng
nhân sự-
hành
chính
− Thu hút, lựa chọn,
duy trì và quản lý
nhân viên đảm bảo
hiệu quả lao động tốt
nhất.

− Hoạch định kế hoạch
nguồn nhân lực hàng
năm.
− Hỗ trợ phó tổng
giám đốc nhân sự ra
các quyết định về
phân chia các nguồn
− Tiêu chuẩn tuyển chọn nhân viên
cho từng vị trí trong doanh nghiệp:
trình độ, kinh nghiệm, phẩm chất…
− Thông tin về nhân viên: số lượng, họ
tên, giới tính, quốc tịch, chức vụ,
mức lương, tình trạng gia đình, trình
độ học vấn, thời gian làm việc, năm
nghỉ hưu…
− Quá trình làm việc: mức độ hoàn
thành công việc, hiệu quả công việc,
thành tích khen thưởng, kỷ luật…
− Doanh thu bán hàng theo từng
nhân lực hợp lý. NVBH-Tiền lương tiền thưởng của
nhân viên
− Tình hình thị trường lao động: khả
năng cung ứng, chất lượng, mức
lương…
10 NCC
− Mở rộng mạng lưới
phân phối hàng hóa
tăng doanh thu, lợi
nhuận và tiếp nhận
nhu cầu của khách

hàng để sản xuất đáp
ứng nhu cầu.
− Xét duyệt bán chịu.
− Uy tín của doanh nghiệp.
− Doanh thu, lợi nhuận của doanh
nghiệp.
− Tình hình công nợ
11 KH
− Mua được hàng với
giá cả, chất lượng và
chính sách hỗ trợ tốt
nhất.
− Thông tin về hàng hóa: giá cả, kiểu
dáng, quy cách, thời hạn bảo hành,
nhãn hiệu,…
− Thông tin về doanh nghiệp: chính
sách bán chịu, uy tín, thương hiệu,
địa điểm mua hàng, tình hình hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp,
thông tin đối chiếu công nợ…
12 Ngân
hàng và
các chủ
nợ khác.
− Đưa ra các quyết
định đầu tư đúng đắn
và đánh giá khả năng
thanh toán của DN.
− Xác định hạn mức
tín dụng cho vay.

− Tính pháp lý của doanh nghiệp.
− Tình hình hoạt động kinh doanh, tài
chính, tiền và khả năng tạo ra tiền,
khả năng thanh toán của doanh
nghiệp,
− Tài sản đảm bảo.
13 Cơ quan
thuế
− -Quản lý, kiểm tra,
giám sát việc thực
hiện các loại thuế
doanh nghiệp phải
nộp cho nhà nước:
thuế thu nhập doanh
nghiệp, thu nhập cá
nhân, thuế giá trị gia
tăng đầu vào, đầu ra,
thuế xuất nhập khẩu,
thuế nhà đất.
− Kết quả hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp.
− Thông tin về thu nhập chịu thuế thu
nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân
của người lao động.
− Thông tin thuế giá trị gia tăng phải
nộp: thuế gtgt đầu ra phải nộp, thuế
giá trị gia tăng đầu vào được khấu
trừ.
− Thông tin về thuế nhập khẩu hàng.
14 Cơ quan

đăng ký
kinh
− Kiểm tra hoạt động
của doanh nghiệp.
− Thu thập số liệu
− Kết quả kinh doanh của doanh
nghiệp: doanh thu, lợi nhuận.
− Tình hình tài chính của doanh
doanh, cơ
quan
thống kê.
phục vụ cho công tác
thống kê.
nghiệp.
2.1.2 Danh mục đối tượng kế toán
STT NHÓM ĐỐI TƯỢNG TÊN ĐỐI TƯỢNG THEO DÕI
CHI TIẾT
1 Tiền
Tiền mặt
Tiền gửi ngân hàng Tài khoản
ngân hàng
Tiền đang chuyển
2 Hàng tồn kho
Giá mua hàng hóa Hàng hóa
Chi phí mua hàng hóa
Hàng hóa mua đang đi đường Hàng hóa
Hàng gửi đi bán Hàng hóa
Nguyên vật liệu Hàng hóa
Công cụ dụng cụ
3 Nợ phải thu

Nợ phải thu khách hàng Khách hàng
Khoản ứng trước cho người
bán
NCC
Nhà nước
Hàng hóa thiếu chờ xử lý Hàng hóa,
nhân viên
Tiền thiếu chờ xử lý Nhân viên
Tạm ứng Nhân viên
Cầm cố Ngân hàng,
chủ nợ
Ký quỹ, ký cược Ngân hàng,
NCC
Chi phí trả trước Bộ phận
Tài sản thuế thu nhập hoãn lại
Phải thu khác của nhân viên Nhân viên
Phải thu khác của khách hàng Khách hàng
Phải thu khác của nhà cung
cấp
NCC
Phải thu khác
4 Đầu tư tài chính
Cổ phiếu Cổ phiếu
Trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu Trái phiếu, tín
phiếu, kỳ
phiếu
Tiền gửi có kỳ hạn Ngân hàng
Góp vốn lien doanh Công ty nhân
vốn đầu tư
Đầu tư vào công ty liên kết Công ty nhận

vốn góp
Nợ phải thu khác
5 Chi phí trả trước
Chi phí trả trước tính vào CP
SXKD trong kỳ
Bộ phận
Chi phí trả trước tính vào chi
phí tài chính
6 Nợ phải trả
Ngân hàng Hợp đồng vay
Nhà cung cấp NCC
Khoản ứng trước của khách
hàng
Khách hàng
Nhà nước
Công nhân viên Nhân viên
Nhận cầm cố, ký quỹ, ký
cược
Khách hàng
Nợ phải trả khác cho công
nhân viên
Nhân viên
Nợ phải trả khác cho NCC NCC
Nợ phải trả khác cho khách
hàng
Khách hàng
Nợ phải trả khác của công
nhân viên
Nhân viên
Tiền thừa chờ xử lý Nhân viên

Hàng hóa thừa chờ xử lý Hàng hóa,
Nhân viên
Nợ phải trả khác
7 Các khoản dự phòng
Dự phòng phải thu khách
hàng
Khách hàng
Dự phòng giảm giá hàng hóa Hàng hóa
Dự phòng giảm giá nguyên
vật liệu
Hàng hóa
Dự phòng giảm giá cổ phiếu Cổ phiếu
Dự phòng bảo hành hàng hóa Hàng hóa
Dự phòng phải trả đối với hợp
đồng có rủi ro lớn
Hợp đồng
Dự phòng phải trả khác
8 Tài sản cố định hữu hình
Nhà kho, văn phòng TSCĐ
Máy móc thiết bị TSCĐ
Phương tiện vận tải TSCĐ
Thiết bị, dụng cụ quản lý TSCĐ
TSCĐ khác TSCĐ
9 TSCĐ vô hình
Quyển sử dụng đất TSCĐ
Phần mềm máy tính TSCĐ
10 Các khoản chênh lệch
Chênh lệch thuế thu nhập
doanh nghiệp phải nộp giữa
cơ quan thuế và kế toán

Chênh lệch tỷ giá hối đoái
11 Nguồn vốn kinh doanh Nguồn vốn kinh doanh
12 Các quỹ
Quỹ đầu tư phát triển
Quỹ khen thưởng
Quỹ phúc lợi
Quỹ phúc lợi hình thành tài
sản cố định
Tài sản cố
định
Quỹ dự phòng tài chính
13 Doanh thu
Doanh thu bán hàng hóa Hàng hóa
Doanh thu cho thuê kho Kho
Chiết khấu thanh toán được
hưởng
Nhà cung cấp
Doanh thu bán hàng nội bộ Hàng hóa
Doanh thu khác
14 Chiết khấu thương mại Chiết khấu thương mại Hàng hóa
15 Hàng bán bị trả lại Hàng bán bị trả lại Hàng hóa
16 Giảm giá hàng bán Giảm giá hàng bán Hàng hóa
17 Chi phí
Chi phí bán hàng
Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí giá vốn hàng bán Hàng hóa
Chiết khấu thanh toán cho
khách hàng
Khách hàng
Chi phí khác

18 Lợi nhuận kế toán trước
thuế
Lợi nhuận kế toán trước thuế
2.1.3 Danh mục đối tượng quản lý chi tiết
STT Tến đối
tượng
Nội dung mô tả Nội dung quản lý Phương pháp mã hóa
1 Tài khoản
ngân hàng
Số hiệu tài
khoản, tên ngân
hàng, loại tài
khoản.
Chi tiết theo tài
khoản Ngân hàng
Mã ngân hàng – số tài
khoản
VD: NH001-
999999999999: Ngân
hàng ACB số tài khoản
999999999999
2 Khách hàng Mã khách hàng,
tên khách hàng,
địa chỉ, số điện
thoại, mã số
thuế.
Chi tiết theo từng
khu vực, kênh phân
phối, chi tiết khách
hàng mua hàng hóa

hoặc dịch vụ
KH(ĐL) – loại KH-Khu
vực – Số thứ tự
VD: KH-01-01-001:
Khách hàng A mua hàng
hóa tại TP HCM
3 Nhà cung
cấp
Mã NCC, tên
NCC, địa chỉ, số
điện thoại, mã
số thuế.
Chi tiết từng NCC,
loại NCC(hàng hóa,
dịch vụ), Khu vực
CC- loại NCC – khu vực
– STT
VD: CC-01-01-001:
NCC A cung cấp hàng
hóa tại Mỹ
4 Hàng hóa. Mã hàng, tên
hàng hóa, loại
hàng, kiểu cách,
số lượng, giá cả,
đơn vị tính, thuế
suất.
Chi tiết nhóm sản
phẩm, loại hàng,
dòng sản phẩm.
Mã nhóm hàng hóa - Mã

hàng hóa.
Ví dụ:
MT01-001 : Máy tính
xách tay dòng Thinkpad
T400
5 Kho hàng Kho hàng, tên
kho, tên thủ
kho, địa chỉ, số
điện thoại, tình
trạng kho( của
DN hay thuê).
Chi tiết theo từng
khu vực, loại kho.
K – loại kho - số thứ tự
kho.
Ví dụ:
K01-001: Kho công ty
XYZ
6 Nhân viên Mã nhân viên,
họ tên nhân
viên, chức vụ,
phòng ban, địa
chỉ, số điện
thoại.
Chi tiết theo từng
nhân viên.
NV- Số thứ tự nhân viên
Ví dụ:
NV001: Nhân viên Hồ
Quốc Dũng

7 Bộ phận,
phòng ban
Mã phòng, tên
phòng
Chi tiết theo từng
phòng
Mã phòng ban
VD: KT là phòng kế
toán
8 Hợp đồng
vay
Mã hợp đồng,
tên hợp đồng,
ngày hợp đồng,
lãi suất, ký hạn,
đơn vị thời gian,
tên ngân hàng,
tổ chức tín
dụng.
Chi tiết theo từng
ngân hàng và thời
hạn vay.
Vay – dài hạn (ngắn hạn)
– số thứ tự của ngân
hàng
VD: VNH-01
Vay ngắn hạn ngân hàng
ACB
9 Cổ phiếu Mã cổ phiếu, tên
cổ phiếu, loại cổ

Chi tiết từng cổ
phiếu của từng đơn
Mã cổ phiếu (Mả chừng
khoán niêm yết)
2.2. Hệ thống danh mục chứng từ
2.2.1. Danh mục chứng từ
2.2.1.1. Danh mục chứng từ
STT Tên chứng từ-Số hiệu
chứng từ
Nơi lập Nơi duyệt Mục đích sử dụng
Chu trình doanh thu
1. Hợp đồng bán hàng-
HĐ Stt
Phòng bán
hàng hoặc
khách hàng
- Đảm bảo các bên thực hiện đúng
các điều khoản trong hợp đồng.
Căn cứ tranh chấp pháp lý.
2. Lệnh bán hàng-Số Đdh Phòng bán
hàng
Trưởng phòng
bán hàng, phó
giám đốc
hành chính-
nhân sự- kế
toán tài chính-
kiểm soát,
Cơ sở thực hiện nghiệp vụ bán
hàng, lập hóa đơn, phiếu xuất kho

3. Phiếu xuất kho- Số
stt/BH
Phòng điều
phối kho
vận
Thủ kho,
phòng bán
hàng
Theo dõi chặt chẽ số lượng hàng
xuất kho bán
Cơ sở tính giá vốn hàng bán và ghi
vào thẻ kho.
4. Phiếu giao hàng – số stt Phòng-điều
phối kho
vận
- Căn cứ chứng minh khách hàng đã
nhận hàng và chấp nhận thanh toán
Đối chiếu với lệnh bán hàng , lập
hóa đơn
5. Hóa đơn giá tri gia tăng Bộ phận lập
hóa đơn
thuộc phòng
bán hàng
Kế toán
trưởng, giám
đốc
Xác lập quyền sở hửu đã chuyển
giao cho người mua và nghĩa vụ
thanh toán của người mua cho
doanh nghiệp

Căn cứ để ghi nhận doanh thu và
nghĩa vụ nộp thuế TNDN
6. Biên bản trả hàng-số stt Đại diện
khách hàng
và phòng
bán hàng
- Xác nhận hàng không đủ chất
lượng đã bị trả lại
Căn cứ lâp phiếu nhập kho
7. Phiếu nhập kho- số
stt/BTL
Phòng điều
phối kho
vận
Thủ kho,
trưởng phòng
bán hàng
Xác nhận số hàng bị trả lại đã nhập
kho.
Cơ sở để xác nhận giảm nợ phải
thu, giảm GTGT đầu ra
8. Biên bản thanh lý hợp
đồng
Khách hàng
và phòng
bán hàng
- Căn cứ hủy bỏ hợp đồng
9. Phiếu xuất kho kim vận
chuyển nội bộ-số stt.
Lệnh điều động nội bộ

Phòng điều-
phối kho
vận
Phó giám đốc
kinh doanh
Chứng từ chứng minh hàng hóa
được vận chuyển là hợp pháp khi
luân chuyển giữa các kho
10. Phiếu thu-số stt Thủ quỹ - Xác nhận khách hàng đã thanh
toán cho doanh nghiệp
11. Ủy nhiệm thu- số stt Phòng kế
toán- tài
chính
Giám đốc, kế
toán trưởng,
Yêu cầu ngân hàng có mở tài
khoản thu hộ tiền từ người mua
12. Giấy báo có Ngân hàng
mở tài
khoản
- Xác nhận người có nghĩa vụ đã trả
tiền cho doanh nghiệp
13. Sổ phụ ngân hàng Ngân hàng
mở tài
khoản
- Nhằm xác nhận chi tiết những
khách hàng đã thanh toán cho
doanh nghiệp qua ngân hàng
14. Bảng sao kê chi tiết Ngân hàng
mở tài

khoản
- Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ thu,
chi để đối chiếu với sổ kế toán và
có biện pháp xử lý nếu có chênh
lệch
15. Phiếu gởi hàng đại lý Phòng bán
hàng
- Làm căn cứ theo dõi hàng hóa gởi
cho đại lý mà chua chuyển giao
quyền sở hửu
16. Phiếu yêu cầu thanh
toán-số stt/ tháng
Phòng bán
hàng
Phó giám đốc
hành chính,
kế toán tài
chính…,Kế
toán trưởng
Yêu cầu người mua thực hiên
nghĩa vụ thanh toán
Chu trình chi phí
17. Phiếu yêu cầu mua
hàng
Các phòng
ban
Trưởng các
phòng ban
Dùng để mua hàng về sử dụng
trong nội bộ hoặc bán

18. Đơn đặt hàng-số stt Phòng mua
hàng
Trưởng phòng
mua hàng
Dùng để đặt hàng và mua hàng của
nhà cung cấp
19. Hợp đồng mua hàng-
số stt/MH
Nhà cung
cấp hoặc
phòng mua
hàng
- Cơ sở để buộc hai bên bán hàng,
mua hàng thực hiện đúng với
những điều khoản trong hợp đồng
20. Tờ khai hải quan Hải quan - Kê khai thuế nhập khẩu và chứng
từ để nhân hàng
21. Phiếu nhập kho- số
stt/MH
Phòng điều
phối- kho
vận
- Ghi nhận hàng hóa mua nhập kho
Ghi thẻ kho và nhập liệu vào phần
mềm
22. Biên bản kiểm nghiệm
và bàn giao- số stt/
tháng
Khách hàng
và thủ kho

- Xác nhận đã nhận hàng đúng với
hợp đồng và chính thức sở hửu
hàng hóa
23. Hóa đơn giá tri gia
tăng-Stt
Nhà cung
cấp
- Cơ sở nhập liệu vào phần mềm ,
xác định thuế GTGT đầu vào
24. Biên bản trả lại hàng Phòng mua
hàng
Trưởng phòng
mua hàng,
phó giám đốc
kinh doanh
Căn cứ để trả lại hàng hóa không
đủ chất lượng
25. Phiếu xuất kho (hàng
bán trả lại)-số stt/MTL
Phòng điều
phối kho
vận
Thủ kho,
trưởng phòng
mua hàng
Xác nhận giảm hàng tồn kho, giảm
nợ phải trả, giảm GTGT đầu vào
26. Lệnh chi-số stt Phòng kế
toán tài-
chính

Giám đốc,kế
toán trưởng,
Chứng từ yêu cầu ngân hàng chi
hộ cho nhà cung cấp
27. Giấy báo nợ Ngân hàng
mở tài
khoản
- Để ghi giảm tiền ngân hàng
28. Phiếu chi-số stt Phòng kế
toán tài
chính
Giám đốc, kế
toán trưởng,
thủ quỹ
Xác định các khoản tiền đã xuất
quỹ, căn cứ ghi sổ quỹ, sổ kế toán
29. Sec thanh toan Ngân hàng
mở tài
khoản
- Yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài
khoản tiền gửi để trả cho nhà cung
cấp
30. Sổ phụ ngân hàng Ngân hàng
mở tài
khoản
- Để biết chi tiết khách hàng đã
thanh toán cho doanh nghiệp
31. Bản sao kê chi tiết Ngân hàng
mở tài
khoản

- Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh (thu, chi) thông
qua giao dịch ngân hàng
Chu trình nhân sự
32. Bảng chấm công_số
stt/tháng
Phòng hành
chính- nhân
sự
Phó giám đốc
nhân sự- hành
chính- tài
chính kế toán-
kiểm soát
Để theo dõi ngày công thực tế làm
việc, ngừng việc, nghỉ hưởng
BHXH
Căn cứ trả lương, BHXH trả thay
lương cho từng người và quản lý
lao động cho toàn doanh nghiệp
33. Bảng chấm công làm
thêm giờ-số stt/tháng
Phòng hành
chính-nhân
sự
Phó giám đốc
nhân sự- hành
chính- tài
chính kế toán-
kiểm soát

Theo dõi ngày công thực tế làm
thêm giờ để có căn cứ tính thời
gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho
người lao động
34. Bảng thanh toán tiền
thưởng- số stt/tháng
Hành chính-
nhân sự
Giám đốc, kế
toán trưởng
là chứng từ xác nhận số tiền
thưởng cho từng người lao động
,làm cơ sở tình thu nhập cho người
lao động
35. Bảng kê trích nộp các
khoản tiền lương-số stt/
tháng
Hành chính-
nhân sự
Kế toán
trưởng, giám
đốc
Để xác định số tiền BHXH,
BHYT, KPCĐ mà người lao động
phải nộp trong tháng cho cơ quan
bảo hiểm và công đoàn.
Cơ sở để nhập vào phần mềm kế
toán các khoản trích nộp theo
lương
36. Bảng phân bổ tiền

lương và BHXH- số
stt/tháng
Hành chính-
nhân sự
Kế toán
trưởng, giám
đốc
Dùng để tập hợp và phân bổ tiên
lương, tiền công thực tế phải trả,
BHXH,BHYT, KPCĐ phải trích
nộp trong tháng cho các đối tượng
sử dụng lao động
37. Giấy đề nghị tạm ứng-
số stt
Phòng hành
chính nhân
sự
Kế toán
trưởng
Căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm
thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ
cho tạm ứng
38. Giấy thanh toán tiền
tạm ứng- số stt
Kế toán tiền
lương
Kế toán
trưởng, giám
đốc
Thanh toán các khoản tạm ứng

giữa người đi công tác với doanh
nghiệp
39. Hợp đồng thuê ngoài Bộ phận
thuê
Giám đốc Căn cứ xác định khối lượng công
việc thuê ngoài, thời gian làm việc,
trách nhiệm và quyền lợi của mỗi
bên khi thực hiện công việc đó,
đồng thời là căn cứ để thang toán
cho người nhận thuê ngoài
Các chứng từ khác
40. Biên bản giao nhận
TSCĐ- số stt
Phòng nhận
TSCĐ
- Nhằm xác nhận việc giao nhận
TSCĐ, và căn cứ để nhập liệu vào
phần mềm kế toán
41. Biên bản thanh lý
TSCĐ- số stt
Ban thanh
lý
Kế toán
trưởng, giám
đốc
Xác nhận việc thanh lý TSCĐ .
Căn cứ để ghi giảmTSCĐ
42. Biên bản bàn giao sửa
lớn TSCĐ-số stt
Bộ phận có

TSCĐ sửa
chữa
- Xác nhận việc giao nhận TSCĐ
sau khi hoàn thành viêc sửa chữa
lớn giữa bên có và bên thực hiện
sửa chữa TSCĐ.
Là căn cứ để nhâp liệu vào phân
mềm và thanh toán chi phí
43. Biên bản kiểm kê
TSCĐ -số stt/tháng
Ban kiểm
kê
- Nhằm xác nhận số lượng, giá trị
TSCĐ, thừa, thiếu so với sổ kế
toán; trên cơ sở đó tăng cường
quản lý và làm cơ sở quy trách
nhiệm vật chất, nhập liệu vào phần
mềm số chênh lệch
44. Biên bản kiểm kê hàng
tồn kho- số stt/ tháng
Ban kiểm kê - Nhằm xác định số lượng chất
lượng và giá trị và giá trị vật tư,
công cụ, dụng cụ, hàng hóa ở kho
tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ
xác định trách nhiệm trong việc
bảo quản, xử lý thừa, thiếu
45. Biên bản kiểm kê quỹ-
số stt
Thủ quỹ - Nhằm xác nhận tiền bằng đồng
VNĐ, ngoại tệ, vàng bạc kim khí

đá quý tồn quỹ thực tế và số thừa
thiếu so với sổ quỹ, làm cơ sở quy
trách nhiệm vật chất vá điều chỉnh
phần chên lệch
46. Quyết định xử lý tài
sàn-số stt
Giám đốc - Nhằm xác nhận trách nhiệm, và
phương hướng xử lý phần chênh
lệch bị thiếu, thừa của tài
sản( hàng tồn kho, tài sản cố định,
tiền…)
2.2.1.2. Thiết kế mẫu biểu chứng từ
 Phiếu yêu cầu hàng
Công Ty TNHH Thương mại- Dịch Vụ ABC
ĐT: 9 320990 FAX: 9 320993 Ngày…tháng…năm…
ĐC: 32 Trần Bình Trọng, Quận 5, TP HCM
MST: 0302987465
PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG
(1)Người yêu cầu:

(2)Bộ phận yêu cầu:

(3)Mục đích sử dụng:

(4)Thời gian giao hàng:

(5)Địa điểm giao hàng:

(6)Hàng hóa yêu cầu:
STT

(a)
Mã hàng
(b)
Tên hàng
(c)
Quy cách
(d)
Số lượng
(e)
Đơn vị tính
(f)
1
2
…
Người yêu cầu Trưởng bộ phận
(ký, họ tên) (xét duyệt)
 Đơn đặt hàng
Công Ty TNHH Thương mại- Dịch Vụ ABC
ĐC: 32 Trần Bình Trọng Quận 5 TP HCM Liên: …
ĐT: 9 320990 FAX: 9 320993
MST: 0302987465

ĐƠN ĐẶT HÀNG
Số: …
Ngày… tháng… năm…
(1)Kính gửi: Công ty:
ĐC:
ĐT: FAX:
Công ty TNHH Thương Mại- Dịch Vụ ABC có nhu cầu mua của Quý Công Ty những
mặt hàng sau:

(2)
STT
(a)
Tên hàng
(b)
Nơi sản xuất
(c)
Số lượng
(d)
Đơn vị tính
(e)
Đơn giá
(f)
Thành tiền
(g)
1
2
Tổng cộng
(3)Số tiền bằng chữ:
(4)Địa điểm giao hàng:
(5)Thời gian giao hàng chậm nhất:
Vui lòng giao hàng theo đơn đặt hàng và chất lượng như báo giá cho Công Ty chúng tôi.
Cảm ơn sự hợp tác của Quý Công Ty.
Người lập Tr phòng mua hàng:
(ký, họ tên) ( xét duyệt)
 Phiếu giao hàng
Công Ty TNHH Thương mại- Dịch Vụ ABC
ĐC: 32 Trần Bình Trọng Quận 5 TP HCM Liên: …
ĐT: 9 320990 FAX: 9 320993
MST: 0302987465


PHIẾU GIAO HÀNG
Số: …
Ngày…tháng…năm…
(1)Bên A (bên bán):
Địa chỉ:
Điện thoại: Fax:
(2)Bên B ( bên mua):
Địa chỉ:
Điện thoại: Fax:
(3)Hôm nay, ngày… tháng…năm…bên bán giao hàng cho bên mua theo hợp đồng đã
ký kết số…hoặc đơn đặt hàng số…
.
(4)Đặc điểm hàng giao:
STT
(a)
Tên
hàng
(b)
Nơi sản
xuất
(c)
Ngày sản
xuất
(d)
Quy
cách
(e)
Số
lượng

(f)
Đơn
vị tính
(g)
Đơn
giá
(h)
Thành
tiền
(i)
1
2
Tổng cộng
(5)Số tiền bằng chữ:
(6)Người giao:
(7)Người nhận:
(8)Nơi giao nhận:
Người lập
(ký tên)
Người giao hàng
(ký tên)
Người nhận hàng
(ký tên)
Thủ kho
(ký tên)
 Lệnh bán hàng
Công Ty TNHH Thương mại- Dịch Vụ ABC Liên: …
ĐC: 32 Trần Bình Trọng Quận 5 TP HCM
ĐT: 9 320990 FAX: 9 320993
MST: 0302987465

LỆNH BÁN HÀNG
Số:
Ngày…tháng…năm…
(1)Căn cứ theo những điều khoản của công ty và thỏa thuận với khách hàng , công ty
đồng ý bán cho khách hàng … những loại hàng sau:
(2)
STT
(a)
Mã hh
(b)
Tên hh
(c)
Đơn vị tính
(d)
Số lượng
(e)
Đơn giá
(f)
Người lập Tr phòng bán hàng Phó giám đốc
(ký, họ tên) (xét duyệt) (xét duyệt)
2.2.1.3. Phương pháp lập chứng từ
1. Phiếu yêu cầu mua hàng
Góc trái trên cùng ghi thông tin doanh nghiệp: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax và
mã số thuế.
Góc phải trên cùng ghi ngày lập chứng từ.