TÌH HÌH ÁP DỤG MARC 21
TẠI TRUG TÂM THÔG TI-THƯ VIỆ, ĐHQGH
Hoàng Thị Hoà
∗
∗∗
∗

Mở đầu
Từ nhiều năm nay, do nhận thức được tầm quan trọng của các tiêu chuNn
chung về xử lý thông tin nhằm tạo điều kiện cho việc trao đổi dữ liệu thư
mục, các thư vin Vit Nam ã có rt nhiu n lc trong vic thng nht la
chn mt kh mu thư mc chung cho c nưc. Cuc Hi tho Quc gia v
"H thng và tiêu chuNn cho thư vin Vit Nam" (26-28/9/2001) ã ưa ra
mt trong các khuyn ngh ly MARC 21 là kh mu chuNn ca Vit Nam.
Tip theo, Hi tho "Xây dng kh mu MARC Vit Nam" (22-23/11/2001)
t chc ti Hà Ni ã i n kt lun quan trng là cng ng thư vin Vit
Nam cn la chn MARC 21 làm nn tng  xây dng MARC Vit Nam, và
ã t ưc s ng thun cao. T ó, vic trin khai áp dng MARC 21 ã
tng bưc ưc thc hin ti nhiu thư vin trên c nưc. MARC 21, ch yu
là kh mu thư mc, ã thâm nhp vào Vit Nam thông qua vic áp dng các
phn mm qun tr thư vin mi do mt s d án hin i hoá thư vin em
li.
Trưc khi áp dng MARC 21, Trung tâm TT-TV, HQGHN ã chú ý
nghiên cu v MARC nói chung và MARC 21  chuNn b cho bưc i sau
này. T năm 2001-2002 ưc th hưng d án giáo dc i hc mc A,
Trung tâm ã ưc trang b phn mm thư vin tích hp Libol, và có iu
kin  áp dng MARC 21 mt cách chính thc.
I. THỰC TRẠG ÁP DỤG MARC 21 TẠI TRUG TÂM
1.1 Giai đoạn 1 (T 2001-2002):
Giai on tip nhn phn mm, làm quen vi kh mu mi, ch yu
trin khai  hai phân h b sung và biên mc.

Ban u, cán b biên mc tip cn vi MARC 21 thông qua tp hun
chuyn giao công ngh ca Công ty Tinh Vân. Tuy nhiên, do cán b ca
Trung tâm chưa ưc ào to bài bn v MARC 21, nên vic chuyn giao
phn mm và t tp hun ngn ngày ca Công ty chưa thc s áp ng ưc
yêu cu hiu bit cn k v kh mu biên mc mi.
 khc phc nhng khó khăn, b ng ban u khi biên mc, Trung tâm
ã phi hp vi công ty Tinh Vân xây dng phiu nhp tin (Worksheets) da


∗
ThS.Trưởng phòng Biên mục, Trung tâm TT-TV ĐHQGHN
vào các trưng MARC 21, ch yu cho tài liu dng giy là sách, lun án,
lun văn,  tài NCKH. Phiu nhp tin s dng ch yu 28 trưng thuc các
khi sau:
0XX Vùng thông tin v các s và mã (7 trưng)
1XX Vùng các tiêu  chính (3 trưng)
2XX Vùng nhan , thông tin trách nhim,
thông tin xut bn (4 trưng)
3XX Vùng các mô t vt lý (1 trưng)
4XX Vùng thông tin tùng thư (1 trưng)
5XX Vùng các ph chú (1 trưng)
6XX Vùng các tiêu  b sung là ch  (1 trưng)
7XX Vùng các tiêu  b sung khác (1 trưng)
9XX Vùng s dng cc b (9 trưng)
- Khi trưng s và mã: ã s dng hu ht các trưng thưng dùng cho
vic mã hoá d liu
- Khi trưng d liu có  dài bin ng: Ngoài các trưng cha thông
tin chính, mi s dng 1 trưng  vùng ph chú là trưng 520 Tóm tt (dùng
cho dng tài liu lun án, lun văn,  tài NCKH, bài trích tp chí)
Vùng 6XX Các tiêu  b sung là ch , thì ch mi s dng 1 trưng

653 Thut ng ch  không kim soát. Hin nay Trung tâm chưa trin khai
áp dng ưc b  mc ch  (Subject Headings).
Vùng các tiêu  b sung, mi s dng trưng 700 Tiêu  b sung - Tên
cá nhân
Vùng 9XX s dng cc b, ã dùng mt s trưng phù hp vi c im
riêng ca Trung tâm, như trưng 928 S ăng ký cá bit, có 6 trưng con
dành cho các kho tài liu khác nhau. Do phn mm Libol tuân th chuNn
MARC 21, có th d dàng to thêm trưng mi cho nhng s dng cc b
trong vùng nhãn trưng bo lưu.
2.1 Giai đoạn 2: (T năm 2002 n nay)
ây là giai on có nhng bưc tin quan trng trong áp dng MARC
21, m rng s dng thêm mt s trưng ca kh mu, c bit t gia năm
2005 khi tài liu "MARC 21 rút gn cho d liu thư mc" ưc chính thc
ban hành. Trung tâm ã tip tc hoàn thin phiu nhp tin cho n phNm nh
kỳ, tài liu phi giy, bài trích tp chí, báo cáo khoa hc  s dng khi cn
thit. ã dùng thêm mt s trưng như 710 Tiêu  b sung - Tên tp th.
Vùng các trưng liên kt, ã s dng trưng 773 Tài liu ch cho mô t bài
trích, trưng 774 ơn v hp thành. Vùng s dng cc b, có thêm các trưng
ph chú lun án, mt s trưng dành cho thông tin c thù v  tài NCKH,
CSDL thư mc v.v Tuy nhiên vn  mô t sách b và liên kt biu ghi sách
b cn ưc nghiên cu k hơn  có vn dng phù hp vi biên mc MARC 21.
Từ giữa năm 2005, do cán b biên mc ã thành tho hơn nên ch còn s
dng phiu nhp tin vi lun án và  tài NCKH (có phn tóm tt ni dung
nhp vào trưng 520). Các dng tài liu khác ưc biên mc trc tip và nhp
thng vào máy.
Các hình thức biên mục chủ yếu theo MARC 21
- Biên mục gốc hay còn gi là biên mc nguyên thu (Original
Cataloging): Áp dng khi biên mc hu ht các dng tài liu ưc nhp vào
Trung tâm, ch yu là ngun tài liu trong nưc. ây là vic to lp biu ghi
mi và xây dng CSDL tài liu ca Trung tâm. Giai on u, tài liu ưc

x lý trên phiu nhp tin, sau ó ưc nhp máy và biên mc theo quy trình
ti Phòng B sung và Phòng Biên mc.
- Biên mục qua mạng ITERET: i vi tài liu nưc ngoài, ch yu
là sách
ting Anh do Qu châu Á tài tr, cán b biên mc s dng chuNn Z39.50
 truy nhp và ti biu ghi t các Thư vin nưc ngoài như Thư vin Quc
hi M, Thư vin Quc gia Úc, và mt s thư vin i hc khác v  s
dng. Hình thc biên mc này có rt nhiu thun li, không phi x lý trên
phiu nhp tin, không phi nhp máy, li bo m tính chính xác ca ngôn
ng gc và d liu thư mc ca biu ghi. Trung tâm vn gi nguyên các yu
t ca biu ghi, ri thêm vào các trưng dành cho s ăng ký cá bit (s kho),
ch s xp giá kho m, t khoá ting Vit là nhng yu t c thù ca Trung
tâm. Hin nay cũng ã s dng hình thc biên mc này i vi tp chí ting
Anh do Qu Ford tài tr.
Các sản phm, dịch vụ thông tin thư viện khi biên mục MARC 21
Toàn b CSDL các dng tài liu, kt qu ca biên mc ã to ra mc lc
in t, ưc ưa lên mng LAN ca Trung tâm, mng VNUnet và kt ni
Internet, phc v ngưi dùng tin c trong và ngoài HQGHN. T kt qu
phân loi, biên mc tài liu, có th d dàng to lp ký hiu xp giá và in nhãn
xp giá cho kho m, in phiu mc lc, in thư mc thông báo sách mi hàng
tháng gii thiu trong Bn tin in t ca Trung tâm. Biên mc cu trúc
MARC 21 ã góp phn làm thay i v cht hot ng x lý, t chc thông
tin, to ra các sn phNm và dch v thông tin - thư vin ngày càng phong phú
vi cht lưng cao hơn. Các sn phNm dch v ca Trung tâm ã có kh năng
chia s nh tính liên thông ca phn mm và vic áp dng nhng tiêu chuNn
chung v x lý thông tin tư liu.
Song song vi hình thc tra cu tìm tin trên mng, h thng tra cu
truyn thng bng mc lc phiu vn tip tc ưc duy trì ti mt s Phòng
PVB chưa có kho sách m. Gn ây, Trung tâm ã tp trung u tư mnh
m hơn cho cơ s h tng thông tin, trang b thêm nhiu máy tính ni mng

ti các Phòng PVB  các khu vc, do vy ã thu hp dn h thng mc lc
phiu ti các kho tra cu, kho m ti Phòng PVB Chung và M Trì.
Vấn đề sử dụng các chỉ thị (Indicators)
MARC 21 cho phép nhp trc tip các ch th (Indicators), mã trưng
con (Subfields) cùng vi d liu thư mc. Hin nay mi ch áp dng in ch
th cho các trưng 100 Tiêu  chính, 245 Nhan  và thông tin trách nhim
và 700 Tiêu  b sung - tên riêng. MARC 21 là kh mu có quan h cht ch
vi AACR2, Trung tâm ã chú ý nghiên cu và bưc u áp dng to lp các
im truy nhp theo AACR2. i vi các trưng khác, chưa có iu kin
nghiên cu và áp dng mt cách y .
hãn trường Chỉ thị Mã trường con
100 1# $aNguyn, ình Triu
100 0# $aXuân Diu
700 1# $aVõ, Thành Hiu
700 0# $aHu t
245 10 $aTng hp mt s dn xut phenol
245 14 $aThe organization of information /
Arlene G. Taylor
Trưng tiêu  chính, tiêu  b sung - tên cá nhân: Theo MARC 21, s
dng ch th 1, giá tr 1 i vi Tên gm Họ, lp tiêu  mô t chính vi Họ
làm dn t, sau H có du phy theo Quy tc AACR2. Nu tên không gm
H, lp tiêu  theo úng như ghi trên tài liu, nhp ch th 1 vi giá tr 0,
không dùng du phy. Trưng 245 ch th 10 có nghĩa báo cho máy tính lp
tiêu  b sung theo nhan  và không có ký t cn b qua khi sp xp. Ch
th 14 là có lp tiêu  b sung theo nhan , s ký t b qua khi sp xp là 4.
Thuận lợi và những mặt còn tồn tại
MARC 21 là kh mu tích hp gn lin vi AACR2 nhưng vn cho phép
s dng quy tc ISBD trong khi chưa chính thc áp dng AACR2, vì ti 90%
ni dung ca AACR2 cũng da vào ISBD. T 2005, tài liu hưng dn
"MARC 21 rút gn cho d liu thư mc" ưc chính thc ban hành, là cơ s

 Trung tâm tip tc hoàn thin biên mc theo MARC 21.
Cho n nay, toàn b tài liu ưc b sung t ngun trong nưc, lun án,
 tài
NCKH ca HQGHN và mt s tài liu phi giy u thc hin biên mc
gc. Trong bi cnh chưa có kim soát tính thng nht v biên mc trong các
thư vin Vit Nam, Trung tâm ã căn c vào các quy tc biên mc hin hành,
vn dng vào thc t vn tài liu ca mình  xây dng các bn quy nh tm
thi cho quy trình x lý tài liu. ây ch là nhng gii pháp mang tính tính th
nhm m bo s nht quán cn thit trong biên mc ca Trung tâm.
II. HƯỚG ÁP DỤG MARC 21 THỜI GIA TỚI
ng trưc yêu cu chuNn hoá và hi nhp, t chc phc v thông tin i vào chiu sâu, cn tip tc khai thác các tính năng ca
MARC 21 mt cách y  hơn, tp trung vào nhng im sau:
2.1 Khối trường kiểm soát biểu ghi: s dng trưng 008 cho tt c các
dng tài liu. Libol h tr vic nhp liu cho nhng trưng MARC c bit,
do vy cn thit lp (hoc la chn) giao din nhp liu cho trưng 008.
Trưng này có mt v trí quan trng, cung cp thông tin cho vic x lý và
kim soát d liu ưc nhp vào biu ghi .
2.2 Chú trọng áp dụng liên kết biểu ghi theo chun MARC 21: trong khi
trưng 7XX có các trưng liên kt 76X-78X dành cho mô t n phNm liên
quan n tài liu ang ưc biên mc
2.3 Vấn đề các chỉ thị:
Ch th là thành phn bt buc ca kh mu, vì vy ph nhp ch th  tt
c các trưng d liu theo úng hưng dn, không phi ch nhp  3 trưng
ưc lp làm tiêu  (im truy nhp) như hin ti. Lưu ý rng, v trí ch th
không xác định trong Libol s dng ký hiu "#"  th hin khong trng. Nó
là mu hin th do phn mm mc nh, ngưi biên mc không cn phi nhp
vào. Ký hiu ch khong trng này có khác gia các phn mm thư vin tích
hp khác nhau. Trong biu ghi trc tuyn ca Thư vin Quc hi M, ký t
này là du gch dưi (1_), còn OCLC hin nay li s dng ký t b (ch b có 1
gch chéo chng lên trên).

2.4 ghiên cứu áp dụng Khổ mẫu vốn tư liệu khi có đủ điều kiện
ây là kh mu nm trong tng th ca MARC 21 (bao gm 4 kh mu
cơ bn là kh mu thư mc (Bibliographic Format), kh mu phân loi
(Classification Format), kh mu vn tư liu (Holdings Format) và kh mu
thông tin cng ng (Communication Format).
Ti sao chúng ta nên áp dng kh mu vn tư liu? Hin nay các thư vin
tiên tin trên th gii ang tin n môi trưng chia s biu ghi vn tư liu,
cũng ging như chia s các biu ghi thư mc. Môi trưng chia s ó to ra
mt cái nhìn toàn din hơn v quy mô vn tài liu và thay i cách thc xem
xét các gii pháp cc b liên quan n công tác b sung, lp báo cáo v n
phNm nh kỳ, và vic to ra các biu ghi vn tư liu hin có. Kh mu vn tư
liu MARC 21 h tr c hai kh năng d báo và không d báo b sung n
phNm nh kỳ và không nh kỳ. Nó cho phép các ng dng h tr x lý d
liu chính xác và thc hin các công vic thưng ngày d dàng hơn. Kh mu
vn tư liu ưc s dng cho các tài liu mt tp, n phNm nh kỳ và chuyên
kho nhiu tp. Nó cũng ưc dùng cho sách b cũng như các ph trương,
bng tra, và tài liu i kèm, cho dù có cùng loi hình hay không.
Kh mu vn tư liu ưc xây dng cho các mc ích c th. Mt trong
nhng chc năng chính ca kh mu là "thông báo", tc là trao i thông tin
v vn tài liu gia các h thng vi nhau. Do ó, kh mu có hai mc ích
chính là tr giúp phân h mưn tr (lưu thông) và hin th thông báo v tài
liu trong các mc lc trc tuyn. Biu ghi vn tư liu ưc liên kt ti biu
ghi thư mc khi cn thit. Khi mt tài liu ưc mưn, s mã vch trên sách
ưc chuyn thành s mã vch trong biu ghi. Trng thái ca tài liu thay i
thành "ang mưn" hoc thành nhng trng thái thích hp khác. Biu ghi n
phNm tm thi ưc liên kt vi biu ghi d liu bn c, ngưi va mưn tài
liu ó. Thông qua biu ghi vn tư liu, ngưi s dng mc lc có th bit
tng tài liu (có bao nhiêu bn) mà thư vin có, cũng như cun nào ã có
ngưi mưn (tuy nhiên, thông tin v c gi thưng không hin th trong mc
lc trc tuyn).

Mt ng dng quan trng khác ca kh mu vn tư liu là chc năng h
tr kim soát n phNm nh kỳ, bao gm mưn tr, khiu ni, óng tp, thng
kê ngân sách b sung. Hơn na, thông tin v vn tư liu còn cho bit vn tài
liu có trong tng thư vin c th khi tham gia vào mc lc liên hp.
Đầu biểu
Là trưng u tiên ca mt biu ghi vn tư liu, tương t như u biu
ca biu ghi thư mc.
Trường 008
Trưng 008 gm 1 s mã, cung cp thông tin v hoá ơn, tình trng và
phương thc b sung, chính sách b sung, mc  y , chính sách cho
mưn và tái bn tài liu.
Các trường ghi chú (583, 841, 843, 845)
Thông tin v hot ng x lý ni b, tu sa, bo qun, ghi chú tái bn và
ghi chú thut ng kim soát ưc s dng.
Trường 852 Địa điểm lưu giữ
Vic s dng trưng 852 cho nhiu bn ca mt tài liu ưc xp 
nhiu a im khác nhau, gii quyt khó khăn v lâu dài cho các thư vin a
ngành dùng biu ghi MARC. Mc dù kh mu thư mc cho phép nhp nhiu
ký hiu xp giá ca loi biu ghi thư mc ging nhau, vn có im không rõ
ràng hoc cách thc chuNn hoá cho thy nhng ký hiu xp giá ó ã ưc s
dng ti mi thư vin.
Tên (định danh) đơn vị phân chia và mẫu (kỳ) xuất bản (853, 854,
855)
Các nhãn trưng này cha thông báo v tên và mu dành cho tt c các
ơn v thư mc cơ bn, các ph trương, bng tra
Số thứ tự và định danh thứ tự theo thời gian (863, 864, 865)
Bao gm thông tin s th t và thi gian dành cho các ơn v thư mc cơ
bn, các ph trương, bng tra
Các trưng s dng cc b: ưc dùng ph bin nht trong kh mu này
là các trưng 049, 590, 599, 910, và 949 chưa thông tin mã vch, ký hiu xp

giá, mã thư vin, mã ca sưu tp (như Ref dành cho tài liu tra cu), giá tin,
s tp và các s khác.
Thuyt minh vn tư liu (866, 867, 868)
Các trưng này bao gm li thuyt minh v vn tư liu ca biu ghi thư
mc. Li thuyt minh vn tư liu là thông tin dng văn bn (so vi thông tin
mã hoá trong trưng 863-865, ưc ghi vào mt trưng con, có th ưc dùng
phi hp vi các trưng khác cho mc ích hin th.
2.5 Về biên mục gốc: tip tc nâng cao cht lưng biu ghi và CSDL thư mc
thông qua kim soát tính nht quán trong biên mc. Áp dng các b t khoá
có kim soát, chính thc s dng khung phân loi DDC 14 và m rng áp
dng AACR2 khi có tài liu hưng dn chính thc.
Như chúng ta ã bit, MARC 21 gn cht ch vi AACR2, do vy vic
to lp các im truy nhp ưc quan tâm hàng u. Trung tâm cn tng bưc
trin khai xây dng h sơ kim soát tính thng nht v biên mc, trưc mt
cn c bit quan tâm xây dng CSDL c thù tên cá nhân, tên cơ quan t
chc, có liên kt tìm kim n biu ghi thư mc. Năm sinh (năm mt) ca tác
gi i kèm vi tên, va m bo tuân th AACR2, va phc v tra tìm thông
tin chính xác, là yu t loi b trùng lp tên cá nhân trong tiêu  ca biu ghi
thư mc.
2.6 Biên mục qua mạng: trit  tn dng li th ca Libol  ti biu ghi v,
tit kim chi phí biên mc, m bo tính chính xác ca biu ghi gc.
Qua 5 năm áp dng ti Trung tâm, có th thy vic biên mc theo MARC
21 có nhiu ưu im. MARC 21 là kh mu tích hp, dùng chung cho mi
loi hình tài liu, ch cn thêm hoc bt các trưng d liu c thù cho phù
hp. Nhng quy nh cht ch và chi tit ca kh mu m bo s trao i d
liu mt cách tt nht không ch  quy mô quc gia mà c quy mô quc t. Do
ó, MARC 21 vn s tip tc óng vai trò quan trng trong trao i thông tin
thư mc, là nn tng cho công tác t ng hoá thư vin.
Tài liệu tham khảo
1. MARC 21 rút gn cho d liu thư mc / Trung tâm TTKH&CNQG. - H.,

2005. - 334 tr.
2. Quan h gia các kh mu trong tng th MARC 21 / Vũ Văn Sơn. - Tp
chí Thông tin & Tư liu. - 2003, S 2. - tr. 14-20.
3. Tài liu hưng dn mô t n phNm : dùng cho mc lc thư vin / Thư vin
Quc gia Vit Nam. - H., 1994. - 115 tr.
4. Implementing MARC 21 for Holdings / Diane Hillmann,

5. MARC Manual : understanding and using MARC records / Deborah J.
Byrne. - 2
nd
ed. - Colorado : Library Unlimited, 1998. - 263 p.
6. MARC 21 for everyone : a practical guide / Deborah A. Fritz. - Chicago :
ALA, 2003. - 188 p.
7. The Organization of Information / Arlene G. Taylor. - Englewood,
Colorado : Library Unlimited, 1999. - 417 p.
8.
9. MARC 21 Concise Bibliographic: Linking Entry Fields (76X-78X)