BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
Đề tài: “Chu trình doanh thu tại Công ty cổ phần bê tông thép
Ninh Bình”
Hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Hữu Ánh
Học viên thực hiện: Đinh Xuân Đoàn
Lớp: CH18A
Chuyên ngành: Kế toán, kiểm toán và phân tích
Hà Nội, tháng 04 năm 2010
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
PHẦN 1: LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và
phát triển được phải tự khẳng định vị trí, chỗ đứng vững chắc của mình trong
nền kinh tế thị trường. Để có thể giành thắng lợi trong việc cạnh tranh gay gắt
đó, đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải quản lý mọi hoạt động của đơn vị mình
như thế nào để hiệu quả đạt được là cao nhất. Kiểm soát nội bộ quan trọng giúp
nhà quản lý kiểm tra, giám sát được mọi động của đơn vị, trong đó kiểm soát
chu trình doanh thu là một vấn đề quan tâm hàng đầu của nhà quản lý doanh
nghiệp. Một doanh nghiệp nếu đã có được doanh thu mà không thể thu được
khoản đó thì nên thay đổi phương thức kinh doanh của mình. Để đạt được mục
tiêu đó thì yêu cầu đặt ra là phải xây dựng được một chu trình kiểm soát doanh
thu một cách hiệu quả từ khi bán hàng đến lúc thu tiền. Xuất phát từ thực tế đó
và sau một thời gian học tập môn học Hệ thống thông tin kế toán em đã nghiên
cứu đề tài tiểu luận: “Chu trình doanh thu tại Công ty cổ phần bê tông thép Ninh
Bình”
Tiểu luận gồm 3 phần chính:
Phần 1: Lời mở đầu
Phần 2: Nội dung
1. Giới thiệu về Công ty cổ phần bê tông thép Ninh Bình
2. Nội dung của chu trình doanh thu
3. Các giải pháp cải thiện chu trình doanh thu tại Công ty

Phần 3: Kết luận
Do thời gian nghiên cứu còn hạn chế nên bài tiểu luận này không thể tránh
khỏi những thiếu xót. Vì vậy em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của
thầy giáo và người đọc để bài tiểu luận này được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cám ơn!
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
PHẦN 2: NỘI DUNG
1. Một số nét khái quát về Công ty cổ phần bêtông, thép Ninh Bình
1.1. Khái quát về Công ty cổ phần bêtông, thép Ninh Bình
Công ty cổ phần bêtông, thép Ninh Bình là một doanh nghiệp hạch toán
kinh doanh độc lập trực thuộc y ban nhân dân tỉnh Ninh Bình, đặt tài khoản tại
Ngân hàng đầu tư và phát triển (BIDV) chi nhánh Ninh Bình. Hiện nay trụ sở
chính của công ty đặt tại km số 3, quốc lộ 1A, Thị xã Ninh Bình, tỉnh Ninh
Bình.
Tiền thân của Công ty cổ phần bêtông, thép hiện nay là Xí nghiệp kiến
trúc trực thuộc Sở Xây dựng Hà Nam Ninh, được thành lập theo quyết định số
135QĐ-UB ngày 16/09/1976 của Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh Hà Nam Ninh.
Đến năm 1979 Xí nghiệp được sáp nhập vào Công ty xây dựng nhà ở
Ninh Bình và mang tên mới là: Xí nghiệp cấu kiện bêtông. Ngày 20/05/1986,
UBND tỉnh Hà Nam Ninh có quyết định số 231/ QĐ-UB tách Xí nghiệp cấu
kiện bêtông ra khỏi Công ty xây dựng nhà ở Ninh Bình thành một đơn vị độc lập
thuôc Sở Xây dựng Hà Nam Ninh. Vào thời điểm này, quy mô và khả năng sản
xuất của Công ty đạt ở mức trung bình khá, sản phẩm sản xuất chủ yếu là Panen,
tấm đan, cột điện, ngói ximăng… phục vụ nhu cầu trong tỉnh Hà Nam Ninh cũ.
Sau khi tái lập tỉnh Ninh Bình Năm 1992, Xí nghiệp cấu kiện bêtông là
một doanh nghiệp độc lập trực thuộc sự quản lý của Sở Xây dựng Ninh Bình.
Xuất phát từ nhu cầu xây dựng cơ bản tại địa phương sau khi mới tách tỉnh,
được sự quan tâm của tỉnh ủy, các cơ quan hữu quan, Công ty đã tiến hành đầu
tư mua dây truyền cán thép xây dựng, một mặt phục vụ thép cho các công trình

xây dựng trong và ngoài tỉnh; mặt khác dùng chính sản phẩm của mình phục vụ
cho việc sản xuất các sản phẩm bêtông truyền thống. Từ đó, quy mô sản xuất
của Công ty ngày càng được mở rộng, ngày 10/06/1994 Xí nghiệp được xếp
hạng doanh nghiệp nhà nước loại theo Quyết định số 392/QĐ-UB của chủ tịch
UBND tỉnh Ninh Bình. Đến ngày 13/09/1994, UBND tỉnh Ninh Bình ra quyết
định số 668/QĐ-UB đổi tên Xí nghiệp cấu kiện bêtông thành Công ty bêtông,
thép Ninh Bình, Giấy phép ĐKKD số: 105310.DNNN.
Cùng với xu thế phát triển của nền kinh tế trong và ngoài nước, quy mô
và khả năng sản xuất của Công ty ngày càng được mở rộng và phát triển, nhu
cầu về vốn ngày càng cao và để phù hợp với nền kinh tế thị trường, ngày
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
14/04/2004 Công ty có tờ trình số 27/TTr-CT trình UBND Tỉnh Ninh Bình đề
nghị cho Công ty được tiến hành cổ phần hóa. Ngày 10/02/2004 UBND tỉnh
Ninh Bình ra quyết định số 3043/QĐ-UB phê duyệt phương án cổ phần hóa
DNNN của Công ty Bêtông - Thép Ninh Bình. Vào ngày 01/01/2005, Công ty
chính thức được mang tên Công ty cổ phần bêtông, thép Ninh Bình.
Trải qua hơn 30 năm xây dựng, phát triển và trưởng thành, Công ty đã và
đang khẳng định vị trí của mình luôn là đơn vị dẫn đầu ngành xây dựng Ninh
Bình, Công ty được Đảng và Nhà nước tặng thưởng nhiều huân huy chương các
loại. Đặc biệt, năm 2000 Công ty vinh dự được Nhà nước trao tặng danh hiệu
Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới. Đây là phần thưởng cao quý nhất mà Nhà
nước trao tặng cho cá nhân, đơn vị có thành tích xuất sắc trong việc làm kinh tế.
Đây là những phần xứng đáng cho những gì Công ty đã làm trong hơn 30 năm
qua.
Là một DNNN - đơn vị anh hùng lao động, Công ty cổ phần bêtông, thép
Ninh Bình cung cấp một lượng lớn các loại vật liệu xây dựng có chất lượng cao
như: Các sản phẩm bêtông, thép xây dựng các loại cho nhu cầu xây dựng trong
và ngoài tỉnh. Sản phẩm của Công ty luôn giữ được chữ tín cao trong sự tin cậy
của bạn hàng. Có thể nói bằng sự nỗ lực của bản thân, sự quan tâm của các cấp

chính quyền, quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng mở rộng, sản
phẩm sản xuất ra đến đâu tiêu thụ ngay đến đó, doanh thu và lợi nhuận ngày
càng tăng, đời sống cả về vật chất lẫn tinh thần của cán bộ công nhân viên Công
ty không ngừng được nâng cao.
1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh
của Công ty cổ phần Bêtông - Thép Ninh Bình.
1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.
Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Bêtông - Thép Ninh Bình được tổ
chức theo kiểu trực tuyến – chức năng. Chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc công ty
là người đứng đầu, chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của Công ty. Giúp
việc cho GĐ là 2 phó gián đốc và các phòng ban chức năng nghiệp vụ.
Sau đây là sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty:
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
Giám đốc kiêm chủ tịch
HĐQT
Phó giám đốc
Phó giám đốc
Phân
xưởng
luyện
thép
Phân
xưởng
cán
thép
Phân
xưởng
bê tông
Phân
xưởng

mộc
Phân
xưởng
vận
chuyển
cẩu lắp
Phòng thiết bị
-
công nghệ
Phòng kÕ to¸n
Phòng vật tư
Phòng kinh
doanh
Phòng tổ chức
–
hành chính
Ban kho
Ban KCS
Ghi chú:
Biểu thị sự chỉ đạo
Biểu thị mối quan hệ
* Ban Giám đốc:
Đứng đầu là Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc Công ty phụ trách toàn bộ
hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, giúp việc cho giám đốc có 2 Phó
giám đốc: 01 Phó giám đốc phụ trách sản xuất kinh doanh, 01 Phó giám đốc phụ
trách công tác kế toán và công tác hành chính tổng hợp.
* Các phòng ban:
+ Phòng Tổ chức - hành chính: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc với chức
năng là tổ chức hành chính quản trị, bố trí sắp xếp lao động, duy trì chính sách
chế độ đối với cán bộ công nhân viên…

+ Phòng Kế toán, tài vụ đảm nhận toàn bộ các công việc liên quan đến kế
toán, tài chính của Công ty.
+ Phòng thiết bị - công nghệ: Có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo lựa chọn
áp dụng công nghệ tiên tiến vào sản xuất kinh doanh, tìm mọi biện pháp để quản
lý thiết bị an toàn trong sản xuất, phụ trách về mặt kỹ thuật, thiết kế mẫu mã sản
phẩm, kiểm tra quy trình công nghệ, quy phạm kỹ thuật…
+ Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của
công ty, từ việc bán hàng đến tìm thị trường tiêu thụ mới nhằm tạo ra doanh thu
cao nhất. Ngoài ra Phòng Kinh doanh còn có trách nhiệm xét duyệt lập kế hoạch
về vật tư, NVL cho sản xuất; giao kế hoạch sản xuất cho các phân xưởng…
+ Phòng Vật tư: Đảm nhận toàn bộ công việc về cung cấp đầy đủ, kịp thời
vật tư cho sản xuất, đảm bảo cho sản xuất được diễn ra liên tục không bị gián
đoạn do thiếu NVL.
+ Ban kho: Có nhiệm vụ quản lý, theo dõi quá trình nhập - xuất - tồn kho
NVL và thành phẩm.
+ Ban KCS: Có chức năng cơ bản là kiểm tra, theo dõi chất lượng của toàn
bộ sản phẩm sản xuất của Công ty theo đúng tiêu chuẩn của Nhà nước quy định.
Dưới các phòng ban chức năng các bộ máy sản xuất trực tiếp.
1.2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần bêtông, thép
Ninh Bình.
1.2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty cổ phần bêtông, thép Ninh Bình

Cụ thể như sau:
- Kế toán trưởng: Là trưởng phòng và là người chịu trách nhiệm trước
giám đốc và cơ quan tài chính cấp trên về các vấn đề có liên quan đến tài chính
của Công ty. Kế toán trưởng là người chỉ đạo chuyên môn cho các nhân viên kế
toán trong phòng, có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán đảm bảo gọn nhẹ, hoạt
động có hiệu quả, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ ghi chép ban đầu,

chấp hành chế độ báo cáo, thống kê định kỳ, tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu kế
toán…
- Kế toán tổng hợp giá thành và tiêu thụ sản phẩm: Có nhiệm vụ tập hợp
chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ, tính giá thành cho từng loại sản phẩm, theo
dõi doanh thu bán hàng, thanh toán công nợ với khách hàng, tính lương và các
khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên ở Công ty, đồng thời hàng
quý có nhiệm vụ lập các báo cáo tài chính.
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
2
Kế toán trưởng
Kế
toán
tổng
hợp
giá
thành
và
tiêu
thụ
sản
phẩm
Kế
toán
vật tư
thành
phẩm
Kế
toán
thanh
toán

Thủ
quỹ
Nhân viên kế toán
phân xưởng
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
- Kế toán vật tư, thành phẩm: Theo dõi tổng hợp chi tiết tình hình nhập -
xuất - tồn kho các loại vật tư. Căn cứ vào phiếu phập kho vật tư sản phẩm và các
báo cáo định kỳ của thủ kho để lập sổ chi tiết vật tư, thành phẩm. Đồng thời kế
toán vật tư thành phẩm tính toán, cân đối tình hình nhập, xuất vật tư và thành
phẩm để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định.
- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ lập các phiếu thu chi liên quan đến
hoạt động tài chính của Công ty. Trên cơ sở đó, hàng ngày kế toán thanh toán
lập sổ nhật ký thu chi tiền mặt, tiền gửi, theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, tiền
gửi ngân hàng, quan hệ thanh toán với ngân hàng, trực tiếp đến ngân hàng nhận
tiền và gửi tiền rồi cuối tháng đối chiếu với số dư giữa tài TK 112 tại Công ty
với số dư trong tài khoản của công ty tại ngân hàng.
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu, chi và bảo quản tiền mặt tại két của Công ty.
Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, chi thủ quỹ xuất tiền và thu tiền theo đúng giá
trị ghi trong phiếu thu, chi. Thủ quỹ phải thực hiện đúng quy tắc trong công tác
thu chi.
2.1. Chu trình doanh thu tại Công ty cổ phần bêtông thép Ninh Bình
2.1.1. Các hoạt động của chu trình doanh thu
- Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
- Lập lệnh bán hàng và phiếu xuất kho
- Lập hoá đơn giá trị gia tăng
- Xuất hàng, giao hàng đến nơi yêu cầu
- Ghi nhận các nghiệp vụ bán chịu vào các Sổ tài khoản có liên quan (nếu
công ty bán chịu)
- Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản giảm trừ nợ phải thu
nếu nó có phát sinh

- Thu tiền của khách hàng và ghi sổ kế toán nghiệp vụ khách hàng thanh
toán.
Các bộ phận có liên quan đến hoạt động bán chịu:
- Bộ phận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng và lập lệnh bán hàng
- Bộ phận xét duyệt nghiệp vụ bán chịu
- Bộ phận lập phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
3
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
- Bộ phận kho
- Bộ phận vận chuyển
- Kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán vật tư thành phẩm và kế
toán kho.
2.1.2. Hệ thống chứng từ trong chu trình doanh thu tại Công ty
2.1.2.1. Các chứng từ sử dụng
STT Tên chứng từ Đơn vị lập Nội dung Mục đích sử dụng
1 Lệnh bán
hàng
Phòng
kinh
doanh
Phòng kinh doanh
lập khi có đề nghị
mua hàng của
khách hàng
Xử lý đơn đặt hàng
của khách hàng
2 Phiếu xuất
kho
Phòng kế

toán (kế
toán thành
phẩm)
Ghi rõ nội dung
mua hàng, chủng
loại xuất xứ hàng
hoá để làm căn cứ
xuất kho
Xác nhận và kiểm tra
các mặt hàng được
xuất giao cho khách
hàng
3 Hoá đơn bán
hàng
Phòng kế
toán (kế
toán tiêu
thụ)
Được lập chứng
minh hàng đã
được xuất bán, ghi
nõ nội dung, số
lượng, giá cả hàng
hoá…
Báo cho khác hàng số
tiền phải trả, thanh
toán ở đâu và theo
hình thức nào. Đồng
thời, làm căn cứ ghi
nhận doanh thu

4 Phiếu thu tiền Phòng kế
toán (thủ
quỹ)
Ghi số tiền đã thu
nhận từ hoạt động
bán hàng
Ghi nhận các nghiệp
vụ bán hàng trả tiền
ngay.
5 Giấy giao
hàng
Phòng
kinh
doanh
Ghi số hàng hoá
đã mua, địa điểm
hàng hoá được
chuyển đến theo
yêu cầu
Xác định số hàng hoá
đã chuyển giao cho
khách hàng
6 Giấy báo Phòng kế Ghi các khoản nợ Thông báo các khoản
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
4
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
thanh toán toán mà của từng khách
hàng đến hạn trả
nợ đến hạn trả của
khách hàng, yêu cầu

khách hàng thanh
toán đúng thời gian.
7 Bảng phân
tích nợ của
khách hàng
Phòng kế
toán (kế
toán thanh
toán)
Ghi các khoản nợ,
phân tích các
khoản nợ tốt hay
xấu
Theo dõi các khoản
nợ của khách hàng,
phân tích các khoản
nợ khó thu hồi
8 Báo cáo phân
tích nợ theo
thời gian
Phòng kế
toán (kế
toán thanh
toán) lập
hàng
tháng, quý
Tổng hợp các
khoản nợ theo thời
gian
Theo dõi các khoản

nợ của khách hàng
định kỳ
2.1.2.2. Thời gian luân chuyển chứng từ
Thời gian luân chuyển chứng từ: được tính trên số ngày làm việc, không
bao gồm các ngày nghỉ và ngày lễ.
- Xử lý đơn đặt hàng, lập lệnh bán hàng và chuyển lệnh bán hàng về phòng
Kế toàn chậm nhất là 01 ngày kể từ ngày nhận đơn đặt hàng.
- Phòng Kế toán xét duyệt lệnh bán hàng và chuyển trả Phòng kinh doanh
không quá 01 ngày kể từ ngày nhận chứng từ.
- Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và hoá đơn được chuyển về Phòng Kế
toán ngay sau khi nghiệp vụ được thực hiện và không quá 01 ngày kể từ ngày
lập chứng từ.
2.2. Các hoạt động của chu trình doanh thu tại công ty:
2.2.1. Hoạt động xử lý đơn đặt hàng của khách hàng tại Công ty.
a. Sơ đồ dòng dữ liệu DFD xử lý đơn đặt hàng:
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
5
Yêu cầu mua hàng
Tiếp
nhận yêu
cầu 1.1
Kiểm tra
HTK 1.3
Kiểm tra
nợ
KH1.2
Phản hồi
BP giao hàng
Đặt hàng
Bộ phận khoPhiếu giao hàng

Lập hoá đơn
Phiếu yêu cầu hàng
Phiếu xuất
Mua hàng
Lệnh bán hàng
Khách hàng Hàng tồn kho
Lệnh bán hàng
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
b. Quy trình xử lý đơn đặt hàng
Hiện nay, Công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA-SME nên ứng dụng
được hầu hết các quy trình nghiệp vụ liên quan đến hoạt động bán hàng, thu
tiền. Khi nhận được đơn hay phiếu đặt hàng của khách hàng ghi các yêu cầu về
hàng hóa, dịch vụ, đại diện Phòng kinh doanh tiếp nhận và xét duyệt. Căn cứ
trên đó, lập lệnh bán hàng ghi chi tiết tên, loại hàng hóa dịch vụ, số lượng giá cả
và các thông tin liên quan đến khách hàng. Lệnh bán hàng được lập thành 4 liên
(lập bằng máy rồi in ra) rồi gửi sang cho Phòng kế toán xét duyệt nếu bán chịu.
Tại phòng kế toán, kế toán công nợ kiểm tra các thông tin của khách hàng sau
đó nhập các thông tin vào phần mềm để kiểm tra giới hạn tín dụng, các điều kiện
khác của khách hàng và kiểm tra lượng hàng tồn kho có đủ đáp ứng các yêu cầu
của các đơn đặt hàng không. Hệ thống phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý các
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
6
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
dữ liệu mà kế toán công nợ vừa nhập. Nếu được hệ thống không báo lỗi nghĩa là
có thể bán hàng thì đại diện phòng kế toán sẽ ký trên các chứng từ và chuyển trả
Phòng kinh doanh. Nếu hệ thống báo lỗi thì đơn đặt hàng và lệnh bán hàng
không được chấp nhận.
Lưu đồ quá trình:
2.2.2 Hoạt động xuất kho, giao hàng
Phòng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm giao hàng hoá cho khách hàng. Liên

1 của LBH đã được duyệt chuyển cho bộ phận lập hoá đơn, liên 2 được lưu theo
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
7
Thông
báo lỗi
Khách hàng
BP xử lý đơn đặt
hàng
ĐĐH
Nhập
ĐĐH
Ghi nhận &
in LBH
ĐĐH
Thông báo
N
Dữ liệu
ĐĐH
Dữ liệu
KH,
HTK
Khách hàng
Lệnh BH
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
thứ tự số chứng từ, đính kèm ĐĐH của khách hàng, liên 3 được chuyển sang bộ
phận giao nhận hàng hoá, liên 4 giao cho khách hàng. Bộ phận giao nhận hàng
hoá căn cứ vào LBH đã được duyệt sẽ tiến hành lập và in Phiếu xuất kho làm 3
liên và phiếu giao hàng làm 3 liên. Khi bộ phận giao nhận hàng thực hiện việc
giao hàng cho khách hàng, thủ kho ký xác nhận trên các liên của phiếu giao
hàng và phiếu xuất kho. Liên 2 của PXK được giữ lại kho để ghi thẻ kho, liên 1

giữ lại tại phòng kế toán. Liên 3 của PXK được lưu theo thứ tự số tại BP giao
hàng. Liên 1 của Phiếu giao hàng được lưu kèm với liên 2 LBH, lưu theo thứ tự
số chứng từ, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 chuyển về phòng kế toán.
Lưu đồ:
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
8
Tập tin
giao
hàng
BP Giao hàng
Nhập dữ liệu
liên quan
Ghi nhận &
in chứng từ
PGH
PGH
Phiếu
XK
BP lập hoá
đơn (A)
N
Tập tin
ĐĐH
Tập tin
hàng tồn
kho
Thông báo
lỗi
Lệnh bán hàng đã được
duyệt

LBH đã
duyệt
PGH
LBH
đã
duyệt
Khách hàng
Phiếu
XK
Phiếu
XK
Thủ kho ghi thẻ kho
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
2.2.3 Hoạt động lập hoá đơn
Tại bộ phận lập hoá đơn, sau khi có đầy đủ các chứng từ gồm: liên 1 của
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
9
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
lệnh bán hàng, liên 1 của phiếu xuất kho và liên 3 của phiếu giao hàng thì kế
toán sẽ tiến hành lập hoá đơn làm 3 liên, bao gồm số lượng hàng bán, giá bán
bao gồm cả phí vận chuyển và các thông tin liên quan. Một liên của hóa đơn bán
hàng được gửi cho khách hàng để xác định số tiền và thời gian thanh toán. Một
liên khác gửi cho bộ phận kế toán để theo dõi công nợ phải thu của khách hàng.
Căn cứ vào chứng từ này vào sổ nhật ký bán hàng, lưu liên 3 cùng với toàn bộ
hồ sơ bán hàng tại bộ phận ghi hoá đơn.
Lưu đồ:
2.2.4. Hoạt động thu tiền
a. Nếu khách hàng nợ
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
10

Tập tin
giao
hàng
BP Kế toán
Nhập dữ liệu
liên quan
Ghi nhận &
in Hoá đơn
PGH
Tập tin
ĐĐH
Tập tin
HTK, KH
Thông báo
lỗi
BP lập hoá đơn (A)
LBH
đã duệt
Tập tin
hoá đơn
Khách hàng
Tập tin
phải thu
KH
Tập tin
ghi nhật
ký
PXK
Hoá
đơn

N
Hoá
đơn
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
Công ty theo dõi nợ của khách hàng theo từng hoá đơn mua hàng. Cụ thể
như sau: tại bộ phận kế toán theo dõi công nợ phải thu khách hàng, căn cứ vào
các chứng từ nhận được, kế toán nhập liệu nghiệp vụ bán chịu của khách hàng
vào máy tính để theo dõi tình hình công nợ. Đến hạn, thông báo cho khách hàng
thanh toán. Khi khách hàng đến thanh toán, kế toán tổng hợp giá thành và tiêu
thụ sản phẩm lập phiếu thu làm 3 liên ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu và
thông báo trả tiền kèm theo. Sau đó chuyển phiếu thu cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận
tiền rồi đóng dấu xác nhận nên phiếu thu. 01 phiếu thu giao lại cho khách hàng,
01 phiếu thu chuyển cho kế toán thanh toán, 01 phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ
quỹ và lưu theo số thứ tự. Kế toán thanh toán nhận phiếu thông báo chuyển tiền
do kế toán tổng hợp giá thành và tiêu thụ sản phẩm chuyển đến lưu lại theo hồ
sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán thanh toán kiểm tra,
đối chiếu với giấy bảo trả tiền sau đó nhập vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế
toán sẽ tự động kiểm tra theo mã khách hàng, số hoá đơn và số tiền khách hàng
còn chưa thanh toán. Phần mềm tự động làm giảm số nợ của khách hàng theo
từng hoá đơn. Cuối kỳ sẽ in các sổ kế toán và báo cáo theo quy định.
Lưu đồ mô tả quá trình:
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
11
Khách hàng
Lập chứng
từ thanh
toán 4.1
Ghi giảm nợ
phải thu 4.3
Xác nhận

thanh toán
4.2
Ngân hàng
Nợ phải thu KH
Ghi sổ, lập báo cáo
TB trả tiền
Phiếu thu
Tập tin
khách
hàng
TB lỗi
Tập
tin
phải
thu
KH
Khách hàng
Phiếu thu
N
Nhập dữ liệu
liên quan
In phiếu thu
Tập tin
ghi
nhật ký
TB trả
tiền
Khách hàng
Thủ quỹ
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”

b. Nếu khách hàng trả tiền ngay:
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
12
Hoá đơn
Phiếu thu
Tập tin
khách
hàng
TB lỗi
Tập
tin
tiền
mặt
Khách hàng
Phiếu thu
N
Nhập dữ liệu
liên quan
In phiếu thu
Tập tin
nhật
ký
Khách hàng
Thủ quỹ
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
c. N
ếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng
:
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
13

Khách hàng
Tập tin
khách
hàng
TB lỗi
Tập
tin
phải
thu
KH
N
Nhập dữ liệu
liên quan
Ghi nhận và
xử lý
Tập tin
ghi
nhật ký
Ngân hàng
Uỷ nhiệm chi
Giấy báo có
của NH
Giấy báo có
của NH
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
Trước năm 2005 khi chưa sử dụng phần mềm kế toán, Công ty thực hiện lưu đồ luân
chuyển chứng từ trong chu trình doanh thu bằng phương pháp thủ công như sau:
LƯU ĐÒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ VÀ GHI SỔ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
Tại Công ty cổ phần bê tông, thép Ninh Bình
BÁN HÀNG XÉT DUYỆT BỘ PHẬN GIAO HÀNG BP LẬP HOÁ ĐƠN KẾ TOÁN

Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
14
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
2.3. Mô tả tài khoản sử dụng và đối tượng theo dõi chi tiết
2.3.1 Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 111: Tiền mặt (1111: Tiền Việt Nam); Sử dụng trong nghiệp vụ
thu tiền bán hàng bằng tiền mặt (Nợ TK 1111/Có TK131)
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
15
Đặt hàng
Bắt đầu
Lập LBH
LBH 1
2
3
LBH 4
KH
Xét
duyệt
bán chịu
KH
LBH 1
2
3
LBH đã
duyệt 4
3
2
Phiếu Giao 1
hàng

N
LBH 1
Đã duyệt
P GH 3
PXK 1
N
3
2
Phiếu XK 1
Thẻ
kho
KH
Sổ Chi
tiết KH
KH
Phiếu GH 3
P XK 1
LBH đã duyệt
1
Hoá đơn 1
Nhật
ký
BH
Ghi
nhật ký
Hoá đơn 3
Lập
Hoá
đơn
3

Hoá đơn 2
Kiểm
tra Ctừ
Ghi sổ
chi tiết
Hoá đơn 1
Kết thúc
N
D
Lập
PGH
PXK
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
- Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng (1121: Tiền Việt Nam); Sử dụng trong
nghiệp vụ thu tiền bán hàng bằng chuyển khoản, séc (Nợ TK1121/Có TK 131)
- Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng; Sử dụng khi nhập hóa đơn bán
hàng (Nợ TK 131/Có TK5111, Có TK 33311)
- Tài khoản 3331: Thuế giá trị gia tăng phải nộp (33311: Thuế giá trị gia
tăng đầu ra); Sử dụng khi nhập hóa đơn bán hàng (Nợ TK 131/Có TK 5111, Có
TK 33311)
- Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5111: Doanh
thu bán hàng hóa); Sử dụng khi nhập hóa đơn bán hàng (Nợ TK 131/Có TK
5111, Có TK 33311)
2.3.2. §èi tîng theo dâi chi tiÕt
Đối tượng chi
tiết
Nôi dung mô tả Nội dung quản lý Phương
pháp mã
hóa
1. Khách hàng Tên khách hang, địa

chỉ, mã số thuế, nhân
viên quản lý,
Theo khu vực, theo
phân vùng và theo
từng loại khách
hàng
Mã gợi
nhớ
2. Hàng hóa Tên, chủng loại, quy
cách ( đơn vị tính), số
lượng tồn kho,
Chủng loại, loại,
nhãn hiệu và dòng
sản phẩm
Mã gợi
nhớ
3. Nhân viên bán
hàng
Tên, dòng sản phẩm
chuyên môn phụ
trách
Quản lý theo trách
nhiệm, doanh số
Mã gợi
nhớ
4. Ngân hàng Tên, loại tài khoản Tên, loại tài khoản,
số tiền
Mã gợi
nhớ
2.4. Lưu đồ quá trình xử lý của chu trình doanh thu (tại phòng kế toán)

2.4.1. Quá trình bán hàng và theo dõi nợ
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
16
Tập tin
giao
hàng
BP Kế toán
Nhập dữ liệu
liên quan
Ghi nhận &
in Hoá đơn
PGH
Tập tin
ĐĐH
Tập tin
HTK, KH
Thông báo
lỗi
BP lập hoá đơn (A)
LBH
đã duệt
Tập tin
hoá đơn
Khách hàng
Tập tin
phải thu
KH
Tập tin
ghi nhật
ký

PXK
Hoá
đơn
N
Hoá
đơn
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
2.4.2. Quá trình thu tiền
- Khách hàng mua chịu:
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
17
TB trả tiền
Phiếu thu
Tập tin
khách
hàng
TB lỗi
Tập
tin
phải
thu
KH
Khách hàng
Phiếu thu
N
Nhập dữ liệu
liên quan
In phiếu thu
Tập tin
ghi

nhật ký
TB trả
tiền
Khách hàng
Thủ quỹ
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
- Khách hàng mua trả tiền ngay:
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
18
Hoá đơn
Phiếu thu
Tập tin
khách
hàng
TB lỗi
Tập
tin
tiền
mặt
Khách hàng
Phiếu thu
N
Nhập dữ liệu
liên quan
In phiếu thu
Tập tin
nhật
ký
Khách hàng
Thủ quỹ

Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
- Khách hàng thanh toán qua ngân hàng:
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
19
Khách hàng
Tập tin
khách
hàng
TB lỗi
Tập
tin
phải
thu
KH
N
Nhập dữ liệu
liên quan
Ghi nhận và
xử lý
Tập tin
ghi
nhật ký
Ngân hàng
Uỷ nhiệm chi
Giấy báo có
của NH
Giấy báo có
của NH
Tiểu luận môn “ Hệ thống thông tin kế toán”
.2.5. Báo cáo, sổ sách liên quan đến chu trình doanh thu:

Trong chu trình doanh thu, Công ty cổ phần bêtông, thép Ninh Bình đã sử
dựng các loại báo cáo, sổ sách sau đây:
2.5.1. Sổ sách kế toán
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký thu tiền
Đinh Xuân Đoàn Lớp CH18A
20