Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0
MỤC LỤC
MỤC LỤC 1
LỜI GIỚI THIỆU 6
MỞ ĐẦU: GIỚI THIỆU CHUNG 7
1. Thao tác và các phím chức năng
7
1.1 Login vào chương trình: 7
1.2 Làm việc tại giao diện chính của chương trình: 8
2. Những tính năng mới trong VLS SME
10
2.1 Chứng từ 10
2.2 Báo cáo 11
2.3 Danh mục 12
2.4 Các chức năng khác 12
CHƯƠNG I: PHÂN HỆ HỆ THỐNG 13
1. Thực hiện các chức năng trong phân hệ Hệ thống
13
1.1 Quản lý hệ thống: 13
1.1.1 Khai báo các màn hình nhập chứng từ 13
1.1.2 Cài đặt tham số hệ thống 14
1.1.3 Gửi thông báo cho các máy trạm đang sử dụng VLS 17
1.1.4 Chọn thời gian nhập liệu: 17
1.1.5 Quản lý các phân hệ: 18
1.1.6 Quản lý đăng ký sử dụng: 18
1.2 Quản lý số liệu 18
1.2.1 Sao lưu số liệu (Backup) 18
1.2.2 Khóa số liệu 19
1.2.3 Chức năng sao chép số liệu vào/ra: 19
1.2.4 Kiểm tra số liệu 20
1.2.5 Bảo trì số liệu

20
1.2.6 Xem các chứng từ đang sử dụng: 20
1.3 Các danh mục từ điển 20
1.3.1 Danh mục tiền tệ 20
1.3.2 Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại
tệ 20
1.3.3 Danh mục đơn vị cơ sở 21
1.3.4 Danh mục định nghĩa gõ tắt
21
1.4 Quản lý người sử dụng 21
1.4.1 Khai báo người sử dụng và phân quyền 21
1.4.2 Xem nhật ký người sử dụng: 23
1.5 Các tiện ích trợ giúp 24
1.5.1 Cài đặt phông chữ:
24
1.5.2 Giới thiệu chương trình: 24
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0
1.5.3 Hướng dẫn sử
dụng: 24
1.5.4 Thoát chương trình: 24
1.5.5 Thư giãn: 24
1.5.6 Kết nối trực tiếp với VLS: 24
1.5.7 Mô hình quy trình công việc: 24
CHƯƠNG II : THIẾT LẬP CÁC DANH MỤC 26
1. Danh mục tài khoản 26
1.1 Vị trí và chức năng 26
1.2 Thêm tài khoản mới 27
1.3 Sửa, xoá tài khoản 28
1.4 Đổi tài khoản 28
2. Các danh mục liên quan đến kho và hàng hoá, vật tư 28

2.1 Vị trí và chức năng 28
2.2 Quản lý giá vốn hàng tồn kho 28
2.3 Danh mục kho hàng 29
2.4 Danh mục hàng hoá, vật tư 29
2.5 Danh mục phân nhóm vật tư hàng hóa 30
2.6 Khai báo về kho để tính giá Nhập trước Xuất trước (FIFO) 31
2.7 Khai báo chứng từ để tính giá FIFO 31
3. Danh mục khách hàng, nhà cung cấp 31
3.1 Vị trí và chức năng 31
3.2 Danh mục phân nhóm khách hàng 32
3.3 Danh mục bộ phận/ nhân viên kinh doanh 34
4. Danh mục giá bán 34
5. Danh mục thuế suất Thuế GTGT đầu ra 35
6. Danh mục tài khoản ngân hàng 35
CHƯƠNG III: CẬP NHẬT SỐ DƯ ĐẦU
KỲ 36
1. Vào số dư đầu kỳ các tài khoản 36
1.1 Vị trí 36
1.2 Thông tin cập nhật 36
2. Vào số dư công nợ 37
3. Vào tồn kho đầu kỳ
37
3.1 Vật tư sử dụng cách tính giá : Trung bình, đích danh 38
3.2 Vật tư sử dụng cách tính giá: Nhập trước xuất trước 38
CHƯƠNG IV: CẬP NHẬT CHỨNG TỪ 39
1. Tổng quan 39
1.1 Cấu trúc màn hình nhập liệu: 39
1.2 Các phím chức năng 39
1.3 Các thao tác cập nhật chứng từ 39
1.4 Các tiện ích khi cập nhật chứng


Văn phòng Công ty:


2
/
94


451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM


Tel: (94.8) 6265 0684 Fax: (84.8) 3863 5352
Email: ;
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0
từ: 40 1.5 Các thông tin liên quan
ngày lập chứng từ và ngày hạch toán 40
1.6 Tự động đánh số chứng từ trong VLS: 40
1.7 Về việc kiểm tra số chứng từ trùng trong chương trình 41
1.8 Các lưu ý liên quan đến tính toán số lượng, đơn giá và thành tiền 41
1.9 In ấn và kết xuất dữ liệu chứng từ 42
2. Phân hệ Vốn bằng tiền 43
2.1 Chức năng: 43
2.1.1 Quản lý ngoại tệ
43
2.1.2 Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
43
2.1.3 Quản lý thanh toán công nợ
43
2.2 Hướng dẫn nhập liệu chứng từ Phân hệ Vốn bằng tiền 43

2.2.1 Phiếu chi tiền mặt
43 2.2.2 Phiếu thu tiền
mặt 45
2.2.3 Giấy báo Nợ (chi), Giấy báo Có (thu) 46
3. Phân hệ Quản lý kinh doanh & đặt hàng 46
3.1 Chức năng 46
3.2 Cập nhật chứng từ 46
3.2.1 Phiếu yêu cầu mua vật tư
46
3.2.2 Phiếu đề nghị mua hàng
46
3.2.3 Duyệt phiếu đề nghị mua hàng
46
3.2.4 Đơn đặt hàng mua
47
3.2.5 Đơn đặt hàng bán
47
3.2.6 Lệnh xuất hàng
47
3.2.7 Duyệt lệnh xuất hàng
47
3.3 Báo cáo 48
3.3.1 Báo cáo Đơn dặt hàng bán
48
3.3.2 Báo cáo Đơn đặt hàng mua
48
4. Phân hệ Phải trả 48
4.1 Chức năng 48
4.1.1 Lập và theo dõi Đơn đặt mua hàng
48

4.1.2 Nhập kho vật tư, hàng hóa
48
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0
4.1.3 Theo dõi xuất hàng trả nhà cung cấp
48
4.1.4 Theo dõi công nợ nhà cung cấp
49
4.2 Hướng dẫn nhập liệu chứng từ tại Phân hệ phải trả 49
4.2.1 Phiếu nhập mua hàng
49
4.2.2 Phân bổ chi phí mua hàng tại phiếu nhập mua hàng
50
4.2.3 Phiếu nhập chi phí mua hàng
51 4.2.4 Nhập cửa sổ khai báo thuế
GTGT 52
4.2.5 Phiếu nhập khẩu 53
5. Phân hệ Phải thu 53
5.1 Chức năng: 53
5.1.1 Lập và theo dõi Đơn đặt hàng – SO (Sales Oder)
53
5.1.2 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi doanh thu
53
5.1.3 Theo dõi hàng bán bị trả lại
54
5.1.4 Ghi nhận thuế GTGT
54
5.1.5 Theo dõi công nợ khách hàng
54
5.2 Hướng dẫn nhập liệu chứng từ Phân hệ phải thu 54
5.2.1 Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

54
5.2.2 Phân bổ tiền hàng cho các hoá đơn
55
5.2.3 Sửa lại số tiền phải thu cho các hoá đơn
56
6. Phân hệ Hàng tồn kho
56
6.1 Chức năng: 56
6.1.1 Quản lý danh mục vật tư hàng hóa
56
6.1.2 Quản lý kho hàng
56
6.1.3 Cập nhật chứng từ
56
6.2 Hướng dẫn nhập liệu chứng từ Phân hệ tồn kho 57
6.2.1 Phiếu nhập, xuất kho:
57
6.2.2 Phiếu xuất điều chuyển

Văn phòng Công ty:


4
/
94


451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM



Tel: (94.8) 6265 0684 Fax: (84.8) 3863 5352
Email: ;
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0
57
6.2.3 Tính giá trung bình
58
6.2.4 Tính giá nhập trước xuất trước
60
6.2.5 Tính lại tồn kho tức thời
60
7. Phân hệ Chi phí, giá thành 60
7.1 Chức năng: 60
7.2 Danh mục vụ việc 61
7.3 Danh mục người sử dụng tự định nghĩa 62
7.4 Cập nhật chứng từ 62
7.5 Các bước thực hiện tính giá thành 62
7.6 Hệ thống báo cáo 63
7.6.1 Báo cáo chi phí theo tài khoản
63
7.6.2 Báo cáo theo vụ việc, công trình
63
7.6.3 Các bảng kê
63
8. Phân hệ Tài sản cố định & Công cụ dụng cụ 63
8.1 Chức năng 63
8.2 Thiết lập các danh mục 63
8.2.1 Danh mục lý do tăng, giảm
63
8.2.2 Danh mục bộ phận sử dụng
64

8.3 Khai báo các thông tin 64
8.4 Phân nhóm TSCĐ, CCDC 64
8.5 Quản lý thêm bớt các bộ phận 64
8.6 Quản lý về luân chuyển giữa các bộ phận 64
8.7 Khai báo giảm tài sản, công cụ 65
8.8 Khai báo thôi không tính khấu hao 65
8.9 Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng 65
8.10 Các bước tính khấu hao TSCĐ, CCDC 65
9. Phân hệ Tổng hợp 65
9.1 Phiếu kế toán 65
9.1.1 Chức năng
65
9.1.2 Cập nhật Phiếu kế toán
66
9.2 Cập nhật các hoá đơn GTGT đầu vào, đầu ra 67
9.3 Khai báo tài khoản và thực hiện bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ 67
10. Phân hệ Báo cáo quản trị 67
10.1 Chức năng 67
10.2 Các hệ thống báo cáo quản trị 67
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0
11. Phân hệ Quản lý thuế 67
11.1 Chức năng 67
11.2 Đăng ký phát hành hóa đơn 68
11.3 Khai báo xóa giảm hóa
đơn 68
11.4 Kết xuất dữ liệu sang HTTK 68
12. Phân hệ Tiền lương
69
12.1 Chức năng 69
12.2 Cập nhật dữ liệu 69

12.2.1 Khai báo thông tin lương cho từng nhân viên (theo ngày hiệu lực) 69
12.2.2 Cập nhật ngày công cho từng nhân viên 69
12.2.3 Khai báo chi tiết phụ cấp theo từng nhân viên.
69
12.2.4 Cập nhật các khoản khen thưởng, kỷ luật của nhân viên.
70
12.2.5 Cập nhật thuế thu nhập cá nhân 70
12.2.6 Cập nhật các khoản tạm ứng lương của nhân viên. (Có thể kết nối để lấy phát sinh
từ phiếu chi của chương trình kế toán) 70
12.3 Tính lương 70
13. Phân hệ Tài khoản ngoài bảng
71
13.1 Chức năng 71
13.2 Cập nhật dữ liệu 71
13.3 Báo cáo 71
CHƯƠNG V : CÁC BÚT TOÁN CUỐI KỲ 72
1. Bút toán kết chuyển tự động
72
1.1 Danh mục các bút toán kết chuyển tự động 72
1.2 Thực hiện kết chuyển 72
2. Bút toán phân bổ tự động
73
2.1 Danh mục bút toán phân bổ tự động 73
2.2 Thực hiện bút toán phân bổ 74
3. Khai báo các tài khoản tính chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
74 CHƯƠNG VI: BÁO
CÁO 75
1. Giới thiệu chung
75
2. Chức năng hỗ trợ báo cáo

75
2.1 Xem báo cáo 75
Người sử dụng có thể đứng tại báo cáo vừa xem, cho điều kiện lọc khác, phần mềm sẽ tạo ngay
một mẫu báo cáo khác ngay tại màn hình cũ mà người sử dụng không cần phải thoát ra ngoài

Văn phòng Công ty:


6
/
94


451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM


Tel: (94.8) 6265 0684 Fax: (84.8) 3863 5352
Email: ;
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0
menu chính rồi mới mở lại báo cáo để trở vào xem. 76
2.2 Các phím chức năng 76
2.3 In báo cáo 77
CHƯƠNG VII : KẾT CHUYỂN SỐ DƯ SANG NĂM 80
1. Chuyển số dư sang năm
80
2. Chọn năm làm việc
80
CHƯƠNG VIII : XỬ LÝ SỰ CỐ TRONG VLS SME 81
1. Xử lý lỗi 81
1.1 Xuất hiện thông báo lôi: “Can not update cursor ” 81

1.2 Xuất hiện thông báo lỗi: “File prg does not exist” 83
1.3 Khi nhấn vào biểu tượng phần mềm xuất hiện bảng “Missing Shortcut” 83
1.4 Xuất hiện thông báo lỗi “Uniqueness of index STT_REC is violated” khi lưu chứng từ 84
2. Hỏi vả trả lời 84
2.1 Hỏi: Tại sao bảng cân đối số phát sinh một kỳ không cân? 84
2.2 Hỏi: Tại sao trên bảng cân đối phát sinh tài khoản theo dõi công nợ (131,331,…) không có số
dư đầu kỳ, số phát ính nợ bằng số phát sinh có mà sao vẫn còn số dư cuối kỳ. 84
2.3 Hỏi: Tại sao số liệu cuối kỳ trước không bằng số đầu kỳ sau trong cùng một báo cáo? 84
2.4 Hỏi: Tại sao giá vốn xuất kho trong kỳ không có giá trị? 84
2.5 Hỏi: Khi vào xem báo cáo thì thấy có chứng từ nhưng khi chọn mở lại chứng từ thì
chương
trình báo “Chứng từ này đã bị xóa” 84
2.6 Hỏi: Tại sao gõ đúng mật khẩu mà vẫn không vào được chương trình 84
2.7 Hỏi: Tại sao trong ô dữ liệu số chỉ gõ được một số? 84

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM VIỆT LONG
VIETLONG SOFTWARE JOINT STOCK COMPANY


LỜI GIỚI THIỆU
Kính gửi: Ban Giám Đốc Quý Doanh nghiệp Phòng Kế toán
Công ty Cổ Phần Phần Mềm Việt Long (VLS) - kính gửi lời chào trân trọng đến Quý Doanh nghiệp.
Bên cạnh việc cung cấp phần mềm VLS Finance và thời gian tập trung hướng dẫn đào tạo quý khách hàng trực
tiếp tại văn phòng Quý Công ty. Để tiện cho Quý Khách hàng có thể chủ động tìm hiểu phần mềm VLS Finance,
VLS xin gửi đến Quý Khách Hàng tài liệu Hướng Dẫn Sử Dụng (HDSD) phần mềm.
Tài liệu HDSD này được xây dựng nhằm giúp người sử dụng phần mềm VLS hiểu rõ hơn về cách thức vận
hành, sử dụng phần mềm và ứng dụng thực tế vào công tác chuẩn bị hệ thống danh mục, tài khoản cũng như thực
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0
hành nhập liệu, hạch toán các chứng từ phát sinh từ công việc quản lý các hoạt động thu chi, mua bán, xuất nhập tồn
kho và lên các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo thuế, báo cáo tài chính cũng như các báo cáo phục vụ

công tác quản trị doanh nghiệp.
Ngoài ra, VLS là đơn vị năng động và chuyên nghiệp trong lĩnh vực công nghệ thông tin, VLS chuyên cung cấp các
giải pháp tin học toàn diện cho mọi loại hình Doanh nghiệp.
Các sản phẩm phần mềm tiêu biểu của VLS:
ž Phần mềm Tài chính - Kế toán: VLS Finance;
ž Phần mềm Nhân sự - Tiền lương: VLS HRM;
ž Phần mềm quản lý Bán hàng barcdoe: VLS Sales;
ž Phần mềm quản trị tổng thể: VLS ERP
Ngoài các sản phẩm về phần mềm, VLS còn cung cấp các thiết bị máy vi tính; cung cấp và thiết lập các hệ thống
Camera, Máy chấm công, … Dịch vụ tư vấn, thiết kế và bảo trì hệ thống mạng máy tính; Chế độ hậu mãi và bảo
hành cho Doanh nghiệp cũng là một phần thể hiện của VLS trong việc phục vụ và đáp ứng các giải pháp toàn diện
theo phương châm: “VLS, Chất Lượng & Hậu Mãi”. Đó chính là Uy Tín của VLS. VLS xứng đáng là bạn đồng
hành của Doanh nghiệp.
Mọi vướng mắc liên quan đến việc sử dụng phần mềm VLS mà tài liệu chưa truyền tải được chi tiết nội dung
hướng dẫn theo mong muốn của Quý Khách hàng, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CP PHẦN MỀM VIỆT LONG PHÒNG TRIỂN KHAI
Add: 451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM
Tel: (84.8) 6265 0684 , Fax: (84.8) 3863.5352 Email:
,
Website: www.vietlongsoft.com
MỞ ĐẦU: GIỚI THIỆU CHUNG
1. Thao tác và các phím chức năng
Để bắt đầu làm việc với chương trình người sử dụng sẽ thực hiện từng bước thao tác sau:
1.1 Login vào chương trình:
Double click chuột vào biểu tượng “VLS” ngoài màn hình Windows, chương trình sẽ mở ra một màn hình Login
như sau:

- Nhập
Tên

người
sử dụng
– Vd:
VLS
- Nhập
Mật
khẩu
- Chọn
Mã đơn vị (nếu có phân chia nhiều đơn vị khác nhau)
- Chọn “Đăng Nhập” để vào chương trình
- Trường hợp có nhiều mã đơn vị cùng sử dụng trên cùng phần mềm thì chọn nút “ Tùy chọn” để xem
chi tiết mã đơn vị

Văn phòng Công ty:


8
/
94


451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM


Tel: (94.8) 6265 0684 Fax: (84.8) 3863 5352
Email: ;
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0

Đăng nhập vào chương trình
Ẩn/hiện thông tin tùy chọn đăng nhập

Kết thúc chương trình.
Danh sách CSDL sử dụng trong chương trình
Ghi nhớ tên đăng nhập và mật khẩu cho lần sau
Tự động đăng nhập vào chương trình (Muốn
hiện màn hình lại trong lúc khỏi động nhấp phím
TAB)

1.2 Làm việc tại giao diện chính của chương trình:


Giao diện chính của VLS được thiết kế theo dạng hình cây tương tự như Windows Explorer, tại đây trình bày tất
cả các phân hệ nghiệp vụ. Khi người sử dụng cần sử dụng phân hệ nào thì chỉ việc nhấp chuột (hoặc dùng 4 phím di
chuyển để thao tác) và làm việc cụ thể với các chức năng trong từng phân hệ.
Khi cần xem báo cáo, người sử dụng click vào mũi tên trên thanh tool bar “Bao cao” bên phải màn hình
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0

+ Phím F9: Nhấn phím F9 để xem “Sơ dồ quy trình công việc”

Văn phòng Công ty:


10
/
94


451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM


Tel: (94.8) 6265 0684 Fax: (84.8) 3863 5352

Email: ;
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0

Trong khi đang nhập liệu, người sử dụng có thể chuyển qua làm việc với các phần mềm khác như MS
Word, MS Excel… hoặc chuyển đổi từ ngôn ngữ tiếng Việt sang tiếng Anh thông qua thanh menu: Chức năng và Trợ
giúp
Chức năng Trợ giúp

Ngoài ra, các phím chức năng được sử dụng thống nhất và xuyên suốt trong chương trình. Người sử dụng có thể
thấy mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định. Dưới đây là công dụng của các phím chức năng.
STT Phím chức năng Công dụng
1 F1 Trợ giúp sử dụng
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0
2 F3
Sửa một bản ghi đã có sẳn (trong danh mục tự điển)
Mở lại chứng từ gốc (khi đang xem báo cáo chi tiết theo chứng từ) Khai báo từ
gõ tắt (khi đang trong ô nhập liệu).
3 F4 Thêm mới một bản ghi

Văn phòng Công ty:


12
/
94


451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM



Tel: (94.8) 6265 0684 Fax: (84.8) 3863 5352
Email: ;
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0
4 F5
Lọc tìm theo tên trong danh mục tự điển
Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp
Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật.
5 F6 Đổi mã khi đang làm việc tại các danh mục tự điển
Phân bổ (Khi đang lập chứng từ có chức năng phân bổ)
6 ^F6 (Ctrl + F6) Phân nhóm (Trong các danh mục phân nhóm)
7 F7 Kết xuất số liệu ra màn hình, máy in, dbf, Excel, email
8 F8 Xoá một bản ghi
9 F9 Lọc theo trường hiện tại (trong danh mục tự điển)
10 ^F9 (Ctrl + F9) Đóng tất cả các màn hình xem (Khi chọn xem (preview) nhiều mục)
11 F10 Chọn một chức năng tuỳ chọn. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các
kiểu xem số liệu.
12 F11 Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh mục.
13 ^F (Ctrl + F) Tìm một chuỗi ký tự trong màn hình xem số liệu
14 %F (Alt + F) Lọc số liệu theo trường hiện tại
15 ^G (Ctrl+G) Tìm tiếp chuỗi ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số
liệu.
16 +,*,/, F2 Khi đang trong ô nhập số sẽ mở máy tính thực hiện các phép toán tương ứng +,
*, /, - (F2: Phép toán trừ do trùng với thao tác gõ số âm)
2. Những tính năng mới trong VLS SME
2.1 Chứng từ
1 Bổ sung toolbar thể hiện kỳ nhập liệu, ngày khóa sổ, đơn vị cơ sở hiện tại và hộp thư 2
Bổ sung các chức năng cho tất cả chứng từ:
- Đánh lại số chứng từ.
- In chứng từ liên tục.
- Chuyển mã đơn vị cơ sở cho chứng từ.

- Lấy dữ liệu từ Excel/DBF.
- Tìm và lấy lại chứng từ đã xóa.
3 Tự động tạo bản lưu dự phòng cho các chứng từ (Tránh mất dữ liệu đang nhập khi bị cúp điện).
4 Kiểm tra giới hạn công nợ và quyền mở nợ.
5 Sắp xếp dữ liệu theo cột (Nhấp đúp chuột lên tiêu đề cột) 6 Tô màu các dòng chi tiết thỏa điều kiện
tìm kiếm.
7 Hỗ trợ trực tiếp tìm kiếm từ các danh mục khi nhập liệu.

8 Cấp số chứng từ theo định dạng. Nếu khi nhập chứng từ mà bỏ trống số chứng từ thì chương trình sẽ cấp

Văn phòng Công ty:


13
/
94


451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM


Tel: (94.8) 6265 0684 Fax: (84.8) 3863 5352
Email: ;
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0
tăng tự động
9 Cho phép lọc theo tên khách hàng (Bỏ trống mã khách)

10 Lọc chứng từ theo đơn vị cơ sở.
11 Tùy chọn số dòng tối thiểu khi in chứng từ 12 Tùy chọn số liên và tên liên in chứng từ.
13 Theo dõi lược sử in chứng từ.

14 Bổ sung nút tùy chỉnh các trường tự định nghĩa ngay trên chứng từ. 15 Lọc
chứng từ theo mã ngoại tệ.
16 Các ô dữ liệu số hỗ trợ tính toán bằng máy tính (+,- (F3),*,/,). 17 Bổ
sung chi tiết ngành nghề.
18 Bổ sung Số lượng nguyên (tùy chọn theo chứng từ) quy ra số lượng chuẩn theo hệ số trong danh mục vật tư
(Có tham số tùy chọn cho phép sửa lại số lượng chuẩn đã quy đổi hay không).
19 Mở các báo cáo cùng phân hệ ngay trong màn hình chứng từ.
20 Kết xuất dữ liệu của chứng từ ra tệp Excel hoặc hình ảnh (BMP,JPG,PDF ) 21 Cho phép thêm,sửa, xóa
các mẫu in (theo quyền của Admin).
22 Thêm giao diện Preview mới:
- Cho phép Xem ở chế độ 1 trang, 2 trang hoặc 4 trang.
- Cho phép tùy chọn in: Toàn bộ, trang đang xem, từ trang đang xem hoặc từ đầu cho đến trang đang
xem

23 Bổ sung phân quyền chi tiết Copy, In, Sửa mẫu chứng từ
24 Cho phép NSD định nghĩa các từ gõ tắt (F3) 25 Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ:
- Khi 1 máy đang sửa chứng từ => Các máy khác không được sửa/xóa chứng từ đó
- Khi dữ liệu của 1 chứng từ gốc đã được kế thừa sang chứng từ khác thì chương trình không cho phép
chỉnh sửa/xoá chứng từ gốc mặc dù chứng từ kế thừa vẫn chưa lưu.
2.2 Báo cáo
1 Thay đổi giao diện/số liệu báo cáo theo nhiều điều kiện lọc báo cáo tại một màn hình: chương trình cho
phép thay đổi điều kiện lọc và xem báo cáo 1 cách nhanh chóng tại một màn hình.
2 Lọc thời gian báo cáo theo Tháng, Quý, Năm, Từ ngày đến ngày.
3 Cho phép NSD định nghĩa tiêu đề các cột báo cáo.
4 Cho phép NSD thêm, sửa, xóa các mẫu in báo cáo ( theo quyền Admin).

Văn phòng Công ty:


14

/
94


451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM


Tel: (94.8) 6265 0684 Fax: (84.8) 3863 5352
Email: ;
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0
5 Thêm giao diện Preview mới:
- Cho phép Xem ở chế độ 1 trang, 2 trang hoặc 4 trang.
- Cho phép tùy chọn in: Toàn bộ, trang đang xem, từ trang đang xem hoặc từ đầu cho đén trang đang
xem.
6 Tùy chọn chèn logo vào tất cả báo cáo
7 Bổ sung lọc (ALT + F), tìm (CTRL + F) trên các báo cáo. 8 Cập nhật số kế hoạch cho BC KQKD 9
Bảng cân đối phát sinh:
- Lên chi tiết các đối tượng công nợ - Loại trừ các bút toán kết chuyển cuối kỳ.
- Xử lý kết chuyển
10 Bảng cân đối kế toán kiểm tra kết chuyển
cuối kỳ, Tổng Tài Sản # Tổng Nguồn Vốn,
F5 xem bảng cân đối phát sinh.
11 Kết xuất mẫu báo cáo ra Excel và PDF 12 Bổ
sung bác cáo tài chính hợp nhất.
13 Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn thêm chức năng Kiểm tra số liệu giữa báo cáo kho và báo cáo tài khoản.
14 Thêm báo cáo kiểm kê.
15 Ràng buộc tính giá vốn hàng tồn kho khi in 1 số báo cáo
2.3 Danh mục
1 Bổ sung chức năng: lưu và thêm mới.
2 Bổ sung thêm các danh mục khế ước, lô, hợp đồng mua/bán.

3 Quản lý chặt chẽ không cho xóa các mã đã phát sinh
4 Lấy dữ liệu danh mục từ Excel/DBF
2.4 Các chức năng khác
1. Cho phép thay đổi giao diện (ALT + ?)
2. Đồng hồ. Lịch. Thông báo sự kiện theo lịch, Hộp thư trên màn hình chính
3. Hệ thống menu ERP
4. Giao diện menu listview
5. Chức năng di chuyển menu theo cấp chức năng (F6)
6. Phân loại tham số hệ thống
7. Phân 1 số tham số hệ thống theo từng NSD.
8. Màn hình thể hiện các quy trình Mua/Bán/Thanh toán (F9)
9. Ghi chi tiết nhật ký NSD
10. Bổ sung giá thành định mức.
11. Bổ sung chức năng kiểm tra số liệu bằng tay vào thêm các tiện ích mở rộng. 12. Nâng cấp dữ liệu từ phiên
bản cũ lên VLS SME
13. Sao chép số liệu vào ra theo chứng từ.
14. Thêm chức năng quản lý hóa đơn
15. Kết xuất dữ liệu báo cáo thuế trực tiếp sang chương trình báo cáo thuế HTKK.
CHƯƠNG I: PHÂN HỆ HỆ THỐNG
1. Thực hiện các chức năng trong phân hệ Hệ thống

1.1 Quản lý hệ thống:
Tại mục quản lý thông tin hệ
thống, người sử dụng sẽ thực hiện các
bước khai báo và thiết lập các tiểu mục
cụ thể như sau:
1.1.1 Khai báo các màn
hình nhập chứng từ
Khi cần thay đổi thông tin trên
chứng từ liên quan, người sử dụng vào mục “Khai báo màn hình nhập chứng từ” và dùng phím F3 để sửa lại thông tin

trên chứng từ

Văn phòng Công ty:


15
/
94


451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM


Tel: (94.8) 6265 0684 Fax: (84.8) 3863 5352
Email: ;
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0

Ví dụ: Tại phiếu chi tiền mặt, trong quá trình nhập liệu, người sử dụng thường xoá, thêm, đổi số chứng từ, làm số
chứng từ mới tiếp theo nhảy không đúng, người sử dụng có thể vào đây mục “ Số ctừ hiện thời” để thay đổi số chứng
từ hiện tại và bắt đầu số chứng từ đúng tiếp theo.
+ Tại màn hình này, người sử dụng có thể định dạng kiểu đánh số chứng từ, cụ thể theo loại chứng từ, độ dài của
số chứng theo ngày, tháng hoặc năm…phù hợp với cách đánh số của doanh nghiệp
+ Khai báo “số lượng chứng từ lọc sẳn”: là số lượng những chứng từ được nhập cuối cùng được hiện diện tại sẳn tại
màn hình khi đăng nhập chứng từ.

Văn phòng Công ty:


16
/

94


451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM


Tel: (94.8) 6265 0684 Fax: (84.8) 3863 5352
Email: ;
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0

+ Cho phép trùng số chứng từ: người sử dụng khai báo để cho phép hoặc không cho phép trùng số chứng từ khi
nhập liệu. Trường hợp không cho phép trùng số (lặp lại) chứng từ thì không cho phép trùng (lặp lại) trong 1 ngày chọn
1, trong tháng chọn 2 hay trong quý chọn 3 hay 1 năm chọn 4. Phần mềm sẽ không cho phép lưu chứng từ nếu chưa
sửa lại số chứng từ bị trùng. Trường hợp khai báo các số tương ứng trên là số âm Ví dụ: -1, -2, -3, -4 tức là không cho
phép trùng như trên nhưng người sử dụng được phép lưu chứng từ để sửa lại sau.
+ Sử dụng trường ngày lập chứng chứng từ: Trường hợp ngày lập chứng từ và ngày hạch toán sổ sách khác nhau, thì
người sử dụng khai báo số 1 để cho phép nhập ngày lập chứng từ
+ Lọc theo người sử dụng: Trường hợp khai báo là 1 – thì khi sử dụng phần mềm, người sử dụng chỉ có quyền lọc
những chứng từ được tạo theo đúng từng user nhập liệu.(tức là không được lọc xem chứng từ của user khác)
+ Sử dụng số chứng từ thuế: Khai báo số 1- khi cần phân biệt chứng từ nội bộ và chứng từ thuế và dùng để lọc chọn
để chuyển số liệu sang phần mềm thuế.
Ngoài ra, người sử dụng có thể mở rộng, ghi chú thêm thông tin quản lý bằng cách vào “ Các tuỳ chọn của trừơng
tự định nghĩa” Hoặc khai báo lại các tài khoản ngầm định như ngoại tệ ngầm định, tk nợ/có ngầm định….
1.1.2 Cài đặt tham số hệ thống
Khi bắt đầu sử dụng chương trình người sử dụng nên khai báo trước những tham số cần thiết cho quá trình sử dụng
chương trình.
ž Thông tin doanh nghiệp: Người sử dụng vào nhập đầy đủ các thông tin về Công ty, định dạng các kiểu
số, chữ, ngôn ngữ giao diện ngầm định hoặc có thể khai báo thêm các tài khoản công nợ, hoặc điều chỉnh
lại khuôn dạng của trường giá, tiền hoặc số lượng, số ngày lưu số liệu tự động, tên Giám đốc, Kế toán
trưởng,


Văn phòng Công ty:


17
/
94


451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM


Tel: (94.8) 6265 0684 Fax: (84.8) 3863 5352
Email: ;
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0

ž Thông tin quản lý kế toán: Yêu cầu xác định chính xác trước khi khai báo:

Văn phòng Công ty:


18
/
94


451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM


Tel: (94.8) 6265 0684 Fax: (84.8) 3863 5352

Email: ;
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0

Năm tài chính: hầu hết các doanh nghiệp ở Việt Nam đều chọn ngày bắt đầu của năm tài chính là ngày
01/01, nhưng cũng có một số doanh nghiệp có tính chất đặc thù của hoạt động sản xuất kinh doanh nên người sử dụng
có thể định nghĩa năm tài chính cho phù hợp và áp dụng cho việc hạch toán, báo cáo về doanh nghiệp chủ quản.
Ngày bắt đầu nhập liệu: Khai báo ngày nhập liệu đầu tiền trong VLS để tiến hành sử dụng và cập nhật số dư vào
chương trình, vì không phải lúc nào thời điểm sử dụng phần mềm cũng đều rơi vào ngày đầu năm tài chính.
Báo cáo tài chính: Là hình thức báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần khai báo thông tin này cho đúng trước khi
nhập dữ liệu vào chương trình vì nếu đã nhập số liệu thì không được phép thay đổi. Hiện tại chương trình có 2 hình
thức báo cáo tài chính theo QĐ 15 hoặc QĐ48
Nút <<Danh mục tài khoản>>: So sánh danh mục tài khoản đang dùng với danh mục tài khoản chuẩn theo QĐ 15
hoặc QĐ48
Nút <<Mẫu báo cáo>>: Sao chép các mẫu in báo cáo chuẩn của QĐ 15 hoặc QĐ48 Phương pháp
tính giá xuất kho:
- Trung bình tháng,
- Đích danh
- Nhập trước xuất trước
- Trung bình di động Hình thức sổ kế toán:
- Nhật ký chung
- Chứng từ ghi sổ
- Nhật ký chứng từ
- Nhật ký sổ cái

 Tham số hệ thống:
Các tham số hệ thống giúp NSD có thể chủ động tự khai báo để tiện lợi trong quá trình sử dụng phần mềm Ví
dụ:

Văn phòng Công ty:



19
/
94


451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM


Tel: (94.8) 6265 0684 Fax: (84.8) 3863 5352
Email: ;
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0
- Định nghĩa dấu phân cách hàng nghìn, số thập phân
- Khuông dạng các trường tiền, giá, số lượng, tỷ giá, ngoại tệ…: người sử dụng có thể tự định dạng không có
số lẻ hoặc có bao nhiêu số lẻ cho một con số
- Chọn Font chữ báo cáo
- Xác định số ngày back up, lưu dữ liệu
- Danh sách các tài khoản công nợ, tài khoản tiền mặt, kết quả kinh doanh…,
- Danh sách các tài khoản khử trùng trong mua bán
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ
- Số ngày tối đa chương trình sẽ lưu số liệu tự động ….

Khi cần khai báo, người sử dụng chỉ cần dùng chuột nhấp vào dòng tham số hệ thống cần khai báo sau đó chọn nút
“Sửa lại giá trị” và sau đó sửa lại giá trị thích hợp.
1.1.3 Gửi thông báo cho các máy trạm đang sử dụng VLS

Văn phòng Công ty:


20

/
94


451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM


Tel: (94.8) 6265 0684 Fax: (84.8) 3863 5352
Email: ;
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0

Gởi thông báo cho các máy khác đang sử dụng VLS Finance. Có thể bắt buộc các máy khác thoát khỏi chương trình
sau 1 khoảng thời gian nhất định.
1.1.4 Chọn thời gian nhập liệu:
Thông thường ngày nhập liệu đầu tiên, chương trình sẽ tự lấy là ngày bắt đầu năm tài chính. Người sử dụng có thể
sử dụng hoặc sửa đổi ngày bắt đầu nhập liệu để cập nhật số dư thích hợp vào chương trình, vì không phải lúc nào người
sử dụng đều lấy số dư cuối năm để cập nhật vào ngày đầu năm tài chính.

1.1.5 Quản lý các
phân hệ:
Cho phép người sử dụng quản lý
ẩn hoặc hiện các menu chức
năng trong chương trình.:

1.1.6
Quản lý
đăng ký sử dụng:
Cho phép
người sử dụng thay
đổi các máy trạm

sử dụng phần mềm.
(Do hư hỏng hoặc
thay đổi người sử
dụng)
1.2
Quản lý số
liệu
1.2.1 Sao
lưu số liệu
(Backup)
Lưu trữ
(backup) số liệu là
vấn đề rất quan
trọng. Số liệu có
thể bị mất do nhiều
nguyên nhân như
hỏng ổ cứng, bị
virus phá,
Chương trình cho

Văn phòng Công ty:


21
/
94


451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM



Tel: (94.8) 6265 0684 Fax: (84.8) 3863 5352
Email: ;
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0
phép người sử dụng chức năng backup số liệu bằng hai cách:
Cách 1: Chương trình cho phép lưu trữ số liệu định kỳ theo khai báo của người sử dụng tại mục khai báo tham số
hệ thống. Đến định kỳ lưu trữ số liệu, khi thoát khỏi chương trình thì chương trình sẽ nhắc nhở người sử dụng lưu trữ số
liệu.
Cách 2: Người sử dụng tự vào mục “sao lưu số liệu“ để chạy chương trình sao lưu số liệu bất kỳ lúc nào. Lưu ý :
Sau khi thực hiện chức năng “sao lưu số liệu” người sử dụng nên lưu trữ số liệu vào đĩa CDROM nhằm đề phòng những
sự cố máy tính.
1.2.2 Khóa số liệu
Người dùng có thể khoá số liệu theo ngày, điều này nhằm tránh rủi ro về số liệu, tính ổn định cao về số liệu. Sau
khi khóa số liệu người dùng vẫn có thể xem số liệu, nhưng không được phép sửa – xóa – thêm mới số liệu trước ngày
khóa.

Có thể lựa chọn khóa theo
từng loại chứng từ bằng
cách chọn nút <<Khóa
theo c.từ>>
1.2.3 Chức năng
sao chép số liệu vào/ra:
Đối với những doanh
nghiệp có nhiều đơn vị thành
viên, người sử dụng thực hiện
chức năng này để chuyển số liệu về công ty để tổng hợp khi mà khoảng cách địa lý không cho phép nối mạng trực tiếp
(LAN, WAN). Cách thực hiện các bước như sau:
+ Vào chức năng sao chép số liệu ra
+ Hiện ra cửa sổ “sao chép số liệu ra”


+ Chọn thời gian copy số liệu “ Từ ngày … đến ngày”
+ Chọn thư mục lưu trữ “Tệp” (ổ đĩa cần lưu trữ) bằng cách click vào ô vuông “…” + Có thể
chọn mật khẩu để báo vệ tệp dữ liệu.
+ Chọn cấp độ nén dữ liệu
+ Click “nhận” để lưu trữ và hoàn thành công việc copy số liệu ra
Người sử dụng có thể chọn chép số liệu là “ Danh mục” , “Dữ liệu” hoặc số “Số dư và luỹ kế” hoặc click vào cả 03
Ngoài ra, chức năng copy số liệu ra còn hỗ trợ cho người sử dụng trong việc lưu trữ , bảo toàn số liệu trên đĩa nhằm
tránh những rủi ro khi sự cố máy tính xảy ra.
Tương tự, người sử dụng thực hiện chức năng copy số liệu vào để tổng hợp số liệu toàn công ty.
Lưu ý: Khi thực hiện chức năng này cho mục đích chuyển số liệu từ kế toán viên đến người quản lý, kế toán
trưởng hoặc tổng hợp kiểm tra và chỉnh sửa số liệu rồi chuyển trở lại thì trong thời gian đó kế toán viên không được
chỉnh sửa số liệu, danh mục để tránh tình trạng mất, sai số liệu hoặc không đồng nhất giữa 2 bản dữ liệu khi dữ
liệu được copy đè trở lại.

Văn phòng Công ty:


22
/
94


451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM


Tel: (94.8) 6265 0684 Fax: (84.8) 3863 5352
Email: ;
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0
1.2.4 Kiểm tra số liệu


Chương trình tự động kiểm tra những sai sót về số liệu do không đồng nhất giữa những bản dữ liệu, do nhiều
nguyên nhân khác nhau trong quá trình sử dụng phần mềm. Ví dụ: sự cố cúp điện, máy tính tự động tắt nên dữ liệu chưa
kịp post và lưu chỉ 1 phần hoặc hoàn toàn không lưu trên các bảng dữ liệu.
Người sử dụng có thể truy vấn dữ liệu trực tiếp hoặc sử dụng các công cụ tiện ích do VLS cung cấp để tìm ra những
sai sót về số liệu.
1.2.5 Bảo trì số liệu
Số liệu được cập nhật và lưu giữ ở nhiều bảng số liệu khác nhau vì một số lý do có thể bị sai lệch về chỉ dẫn hoặc
có sự không đồng bộ giữa các bảng số liệu. Khi số liệu giữa các bảng bị mất đồng bộ, số liệu chuyển lên báo cáo có thể
bị sai.
Khi chỉ dẫn của một bảng nào đó bị sai lệch hoặc bị mất thì khi xử lý số liệu chương trình sẽ đưa ra các thông báo
như: Out of Range, Index Tag Not Found, "Not a table/DBF",
Ngoài ra, khi ta xoá số liệu thì số liệu chưa bị xoá hẳn mà chỉ bị đánh dấu xoá. Cùng với thời gian những số liệu bị
xoá có thể rất nhiều và sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý.
Vì những lý do trên, định kỳ mỗi tháng người sử dụng nên thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu để
chương trình xoá hẳn các bản ghi bị đánh dấu xoá và tạo lại sự đồng bộ giữa các bảng số liệu.
Lưu ý: Khi thực hiện chức năng “bảo trì số liệu”, người sử dụng nên thực hiện trên máy chủ đồng thời phải yêu
cầu tất cả các máy trạm thoát khỏi chương trình.
1.2.6 Xem các chứng từ đang sử dụng:
Khi một chứng từ được người sử dụng chỉnh sửa hay kế thừa thì chứng từ đó sẽ được khóa lại để đảm bảo tính toàn
của dữ liệu (tránh 2 người cùng sửa dữ liệu của 1 chứng từ)
1.3 Các danh mục từ điển
Tại các danh mục từ điển của phân hệ hệ thống, người sử dụng chỉ cần quan tâm & cập nhật các danh mục sau:

Văn phòng Công ty:


23
/
94



451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM


Tel: (94.8) 6265 0684 Fax: (84.8) 3863 5352
Email: ;
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0
1.3.1 Danh mục tiền tệ
Tại danh mục ngoại tệ người sử dụng có thể cập nhật các loại ngoại tệ thường sử dụng
1.3.2 Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ
Để sử dụng và quy đổi các loại ngoại tệ về VNĐ khi lập chứng từ, hằng ngày người sử dụng phải vào danh mục này
để cập nhật tỷ giá quy đổi ngoại tệ.
1.3.3 Danh mục đơn vị cơ sở
Doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên như: chi nhánh, xí nghiệp, công ty con, đại lý, cửa hàng,
người sử dụng có thể khai báo danh sách các đơn vị cơ sở và hạch toán cho từng đơn vị trên cùng một cơ sở số liệu.
Ngoài ra, công ty có nhiều đơn vị thành viên và số liệu của mỗi đơn vị thành viên được nhập riêng sau đó được gửi
về văn phòng công ty, thì thông qua danh mục này, chương trình cho phép quản lý riêng số liệu của từng đơn vị thành
viên ở tại văn phòng công ty và số liệu tổng hợp toàn công ty của tất cả các đơn vị thành viên.
Tại danh mục đơn vị cơ sở, người sử dụng có thể thêm, sửa, xoá đơn vị cơ sở. Đối với trường hợp sửa hoặc xoá, chỉ
thực hiện được khi mã đơn vị cơ sở đó chưa có số liệu phát sinh.

1.3.4 Danh mục định nghĩa gõ tắt
Là danh mục cho phép người sử dụng khai báo các cụm từ gõ tắt giúp người sử dụng thao tác nhanh hơn trong quá
trình nhập liệu.
VD: VN = Việt Nam
1.4 Quản lý người sử dụng
1.4.1 Khai báo người sử dụng và phân quyền
Nhằm bảo mật số liệu, chương trình cho phép khai báo danh sách người sử dụng và phân quyền truy cập vào
chương trình, người sử dụng đăng nhập vào chương trình phải có Tên (User) và mật khẩu (Password) phù hợp. Để
phân quyền và bảo mật thông tin ta thực hiện các bước sau: Bước 1: Vào mục khai báo người sử dụng và phân quyền

Bước 2: Mở ra cửa sổ khai báo mật khẩu (password của Admin) đăng nhập hệ thống phân quyền
+ Trường hợp đăng nhập lần đầu, chương trình sẽ không cài password đăng nhập hệ thống, người sử dụng chỉ việc nhấn
phím Enter và tiếp tục vào màn hình khai báo người sử dụng và phân quyền
+ Trường hợp sau khi người quản lý đã cài đặt password, thì chỉ có người quản lý biết được password đăng nhập hệ
thống
Bước 3: Vào màn hình khai báo người sử dụng và phân quyền

+ Sửa đổi
người sử dụng:
để nhập mật
khẩu
(password) và
thay đổi thông
tin người sử
dụng, vào mục
“ Sửa đổi
NSD”.
Chú ý:
Nếu là
người

Văn phòng Công ty:


24
/
94


451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM



Tel: (94.8) 6265 0684 Fax: (84.8) 3863 5352
Email: ;
Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm VLS SME 1.0
quản lý thì click vào ô “là người quản lý”
Trường hợp quyền sử dụng chương trình của người sử dụng này giống quyền của người sử dụng đã có hoặc chỉ loại bỏ
bớt một số chức năng, thì nhập tên của người đã có vào ô “ thừa hưởng” sau đó vào màn hình phân quyền để phân
quyền.
Quyền in hóa đơn: Là quyền được phép in hóa đơn tài chính
Quyền mở nợ: Là quyền được lưu các hóa đơn vượt quá giói hạn công nợ.
Số ngày ghi nhật ký: Nhật ký sử dụng của người sử dụng được lưu trữ trong bao nhiêu ngày (Vì chương trình ghi lại
rất chi tiết các thao tác của người sử dụng nên nếu để số ngày quá lớn hoặc không giới hạn thì theo thời gian dữ liệu
nhật ký sẽ lớn dần. Vì vậy tùy thuộc vào số lượng người sử dụng và yêu cầu quản lý mà chọn số ngày cho phù hợp)
+ Thêm người sử dụng: tương tự như trừơng hợp “sửa đổi NSD”
+ Phân
quyền
Chương trình cho
phép phân quyền cho
từng người sử dụng
đến từng chức năng
(menu) của chương
trình. Màn hình phân
quyền cho người sử
dụng gồm 2 phần:
Phần 1: Phân quyền
truy cập: thể hiện toàn
bộ chức năng, của
chương trình. Nếu
muốn người sử dụng

có quyền truy cập vào
chứng năng nào thì
đánh dấu  vào chức
năng tương ứng
Phần 2: Phân quyền chi tiết: Gồm 2 phần
- Cập nhật số liệu: Phân quyền thao tác trên dữ liệu danh mục và chứng từ gồm
: Quyền thêm
 Quyền sửa
 Quyền xóa
Quyền sao chép (copy) chứng từ
- In ấn báo cáo: Phân quyền in ấn và sửa mẫu báo cáo
Quyền in báo cáo
 Quyền sửa mẫu in báo cáo

Văn phòng Công ty:


25
/
94


451/24/43 Tô Hiến Thành, P.14, Q.10, TP.HCM


Tel: (94.8) 6265 0684 Fax: (84.8) 3863 5352
Email: ;