Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
1
LỜI NĨI ĐẦU 5
PHẦN I: MICROSOFT WORD 7
BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD 7
1. GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD2007. 7
1.1. Cách khởi động Word : 7
1.2. Màn hình của Word 7
1.3. Cách thốt khỏi Word 8
2. SOẠN THẢO VĂN BẢN 8
2.1. Nhập văn bản: 8
2.2. Chọn văn bản 9
2.3. Xố, sao chép, di chuyển và khơi phục khối văn bản đã đánh dấu. 9
3. CÁC THAO TÁC CĂN BẢN TRÊN MỘT TÀI LIỆU 10
3.1. Mở mới một tài liệu 10
3.2. Mở tài liệu có sẵn trên đĩa: 10
3.3. Lƣu tài liệu 10
3.4. Đóng tài liệu: 11
BÀI 2: TRÌNH BÀY VĂN BẢN 11
1. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 11
1.1. Định dạng ký tự: 11
1.2. Định dạng đoạn văn bản 14
1.2.2. Định dạng vị trí lề ( Indentation) 15
1.2.3. Định dạng Spacing 16
1.2.4. Định dạng Tab 16
1.2.5. Định dạng ký hiệu và đánh số đầu đoạn 17
1.2.6. Định dạng đƣờng viền và tơ nền ( Border and Shading): 19
1.3. Định dạng văn bản dạng cột báo 21

1.3.1. Tạo cột chữ: 21
1.3.2. Ngắt cột chữ: 22
1.3.3. Tạo chữ thụt cấp ( Drop cap): 22
2. CHÈN CÁC ĐỐI TƢỢNG VÀO VĂN BẢN 22
2.1.Chèn các ký tự đặc biệt vào tài liệu: 22
2.2. Wordart: 23
2.2.1. Tạo mới: 23
2.2.2. Hiệu chỉnh: 24
2.3. Picture: 25
2.3.1. Tạo mới: 25
2.3.2. Hiệu chỉnh 25
3.4. Autoshape: 26
3.4.1. Tạo mới: 26
2.4.2. Gõ văn bản vào Autoshape: 26
3.5. Equation ( cơng thức tốn học): 26
Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
2
3.5.1. Chèn Equation 26
3.5.2. Hiệu chỉnh: 26
BÀI 3: XỬ LÝ BẢNG BIỂU(TABLE) 27
1. CHÈN BẢNG BIỂU VÀO VĂN BẢN 27
2. CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG 27
2.1. Soạn thảo trong bảng: 27
2.2. Các thao tác trên bảng: 27
2.2.1. Chọn ơ, hàng, cột: 27
2.2.2. Chèn ơ, hàng, cột: 28
2.2.3. Xóa ơ, hàng, cột: 28

2.2.4. Hiệu chỉnh độ rộng cột, chiều cao hàng: 29
2.2.5. Trình bày và trang trí bảng: 30
3. THAY ĐỔI CẤU TRÚC BẢNG BIỂU 31
3.1. Nhập nhiều ơ thành một ơ: 31
3.2. Tách một ơ thành nhiều ơ: 31
3.3. Chuyển đổi giữa dạng văn bản và dạng bảng: 31
BÀI 4: MỘT SỐ TIỆN ÍCH HỖ TRỢ VÀ IN ẤN VĂN BẢN 33
1. MỘT SỐ TIỆN ÍCH HỖ TRỢ CỦA WORD 33
2. IN ẤN VĂN BẢN 34
2.1. Định dạng trang in( Page Setup): 34
2.2. Đánh số trang của văn bản: 36
2.3. Tạo tiêu đề đầu trang (Header) và cuối trang (Footer) 37
2.4. In ấn: 37
3. IN TRỘN VĂN BẢN (Mail merge) 38
3.1.Tạo Data source: 38
3.2. Tạo Main Document 38
3.3. Trộn thƣ 38
PHẦN 2: MICROSOFT EXCEL 40
BÀI 5: TỔNG QUAN VỀ EXCEL(BẢNG TÍNH) 40
1. GIỚI THIỆU 40
1.1. Cách khởi động Excel : 40
1.2. Cách thốt khỏi Excel: 40
2. LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 41
2.1. Nhập dữ liệu trong Excel: 41
2.1.1. Các loại dữ liệu: 41
2.1.2. Định dạng dữ liệu trong bảng tính: 41
2.2. Xử lý dữ liệu trong excel 41
2.2.1. Sao chép, di chuyển ơ, vùng: 41
2.2.2. Kẻ khung bảng tính: 42
2.2.3. Đặt tên cho bảng tính: 42

2.2.4. Định dạng dữ liệu trong ơ: 42
Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
3
2.2.5. Định dạng kiểu dữ liệu: 43
2.3. Địa chỉ ơ: 45
2.4 Chức năng Auto fill: 45
BÀI 6: HÀM TRONG EXCEL 45
1. CÁC KHÁI NIỆM: 45
1.1. Các cơng thức: 45
1.2.Cú pháp chung của hàm trong Excel: 45
2. CÁC HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG SỐ: 46
2.1. Hàm ABS(): 46
2.2. Hàm SQRT(): 46
2.3. Hàm POWER(): 46
2.4. Hàm INT(): 46
2.5. Hàm MOD(): 46
2.6. Hàm ROUND(): 47
2.7. Hàm PRODUCT(): 47
2.8. Hàm SUM(): 47
2.9. Hàm SUMIF(): 47
3. CÁC HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG CHUỖI: 47
3.1. Hàm LEN(): 47
3.2. Hàm LEFT(): 48
3.3. Hàm RIGHT(): 48
3.4. Hàm MID(): 48
3.5. Hàm LOWER(): 48
3.6. Hàm UPPER(): 48

3.7. Hàm PROPER(): 48
3.8. Hàm TRIM(): 48
3.9. Hàm VALUE(): 48
4. HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG NGÀY THÁNG: 49
4. 1. Hàm NOW(): 49
4.2. Hàm TODAY(): 49
4.3. Hàm DATEVALUE(): 49
4.4. Hàm MONTH(): 49
4.5. Hàm YEAR(): 49
4.6. Hàm WEEKDAY(): 49
5.CÁC HÀM THỐNG KÊ VÀ THỐNG KÊ CĨ ĐIỀU KIỆN: 49
5.1. Hàm AVERAGE(): 49
5.2. Hàm MAX(): 49
5.3. Hàm MIN(): 50
5.4. Hàm COUNT(): 50
5.5. Hàm COUNTA(): 50
5.6. Hàm COUNTIF(): 50
Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
4
5.7. Hàm RANK(): 50
6. CÁC HÀM LOGIC: 51
6.1. Hàm AND(): 51
6.2. Hàm OR(): 51
6.3. Hàm IF(): 51
7.2. Hàm HLOOKUP(): 52
BÀI 7: CƠ SỞ DỮ LIỆU 53
1. CÁC KHÁI NIỆM 53

2. CÁC THAO TÁC VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU 54
2.1. Sắp xếp thứ tự (SORT): 54
2.2. Vùng tiêu chuẩn : 55
2.3. CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU 56
2.3.1. Hàm DSUM (vùng CSDL, Cột tính tổng (N), Vùng tiêu chuẩn) : 56
2.3.2. Hàm DMAX: 56
2.3.3. Hàm DMIN: 56
2.3.4. Hàm DAVERAGE: 57
2.3.5.Hàm DCOUNT: 57
2.3.6. Hàm DCOUNTA: 57
2.3.7. Hàm DGET: 58
2.4. Lọc các mẫu tin thỏa điều kiện: 59
2.4.1. Lọc tự động ( Autofilter): 59
2.4.2. Lọc cao cấp 60
BÀI 8: ĐỒ THỊ VÀ IN ẤN 61
1. ĐỒ THỊ: 61
1.1.Giới thiệu: 61
1.2. Tạo đồ thị: 61
1.3. Hiệu chỉnh đồ thị: 62
2. IN ẤN 63
2.1. Định dạng trang in 63
2.2. In ấn: 66
PHẦN 3 : PHẦN MỀM TRÌNH CHIẾU MICROSOFT POWERPOINT 67
BÀI 9: TỔNG QUAN POWERPOINT 2007 67
1.GIỚI THIỆU: 67
2. LÀM VIỆC VỚI PRESENTATION - SLIDE 68
2.1 Tạo slide trình diễn 68
2.2. Nhập văn bản trong powerpoint 71
2.3. Định dạng văn bản trên slide 71
2.4. Chọn các đối tƣợng vào slide: 73

2.4.1. Wordart: 73
2.4.2.Chèn ảnh 74
2.4.3. Chèn Shape 76
Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
5
2.4.4.Video Clips: 76
2.5. Chèn bảng vào Slide 79
2.6. Lƣu tài liệu 80
2.7. Mở một trình diễn đã có sẵn 81
BÀI 10: CÁC HIỆU ỨNG TRÌNH CHIẾU SLIDE 81
1. TẠO HIỆU ỨNG CHO ĐỐI TƢỢNG: 81
2. TRÌNH DIỄN SLIDE: 83
2.1. Định giờ tự động cho bài giảng : 83
2.2.Trình diễn – Presentation: 84
2.3. Liên kết Slide 84



























Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
6
LỜI NĨI ĐẦU


Cơng nghệ thơng tin ngày càng phát triển và thậm nhập vào nhiều lĩnh vực trong cuộc
sống. Trong đó mảng tin học văn phòng giữ một vai trò quan trọng vì đa số những ngƣời lần
tiên khi tiếp xúc với máy tính đều bắt đầu từ lĩnh vực này và hơn thế khoảng trên 70% các
ứng dụng hiện nay là sử dụng các phần mềm Tin học văn phòng của Microsoft. Vì vậy tác
giả đã biên soạn cuốn giáo trình Tin học văn phòng dùng cho học sinh hệ Cao đẳng và Trung
cấp nghề, ngồi ra nó còn là cuốn sách tham khảo của nhiều độc giả muốn tìm hiểu về Tin
học văn phòng.
Mục đích của giáo trình là trang bị cho học viên những kiến thức và kỹ năng:

- Soạn thảo, lập biểu mẫu, chèn hình ảnh, in ấn và các thao tác khác trong phần mềm
Microsoft Word.
- Tạo lập các bảng tính điện tử và thực hiện các phép tính từ đơn giản đến phức tạp, trang trí,
vẽ đồ thị và in ấn dựa vào các số liệu trên bảng tính trong phần mềm Microsoft Excel.
- Thực hiện đƣợc các thao tác tạo và trình diễn các bài thuyết trình trên phần mềm Microsoft
Powerpoint.
Nội dung chính của giáo trình gồm 3 phần chính:
Phần 1: Microsoft Word: Tổng quan về Microsoft Word; Trình bày văn bản; Xữ lý
bảng biểu; Một số tiện ích và in ấn.
Phần 2: Microsoft Excel: Tổng quan về excel; Hàm trong EXCEL; Cơ sở dữ liệu
(DATABASE); Đồ thị và in ấn;
Phần 3: Microsoft Powerpoint: Tổng quan power point; Hiệu ứng và Trình diễn.
Tơi xin cảm ơn các thầy cơ khoa CNTT – Trƣờng Cao đẳng nghề đã cho tơi các ý kiến
đóng góp q báu để tơi hồn thiện giáo trình này.
Mặc dù bản thân đã tham khảo các tài liệu và các ý kiến tham gia của các đồng
nghiệp, song cuốn giáo trình vẫn khơng tránh khỏi những thiếu sót. Mong các bạn đóng góp
ý kiến.
TÁC GIẢ














Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
7
PHẦN I: MICROSOFT WORD

BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD

1. GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD2007.
Chƣơng trình soạn thảo Microsoft Word là một phần mền thuộc bộ chƣơng trình
Microsoft Office nổi tiềng của hãng Microsoft. Đây là chƣơng trình soạn thảo trực quan, có
giao diện đẹp, thân thiện và dễ sử dụng. Với nhiều tính năng mạnh mẽ, Microsoft Word2007
thực sự là một cơng cụ soạn thảo chun nghiệp khơng thể thiếu trong các ứng dụng văn
phòng.
1.1. Cách khởi động Word :
- Cách 1: Nhắp vào nút Start/Programs/Microsoft Office/ Microsoft Word
- Cách 2: Nhắp chọn biểu tƣợng Word trên màn hình Win.
1.2. Màn hình của Word


Chức năng thanh thực đơn :

- Home: Gồm các cơng cụ định dạng trong văn bản nhƣ: Font, paragraph, copy, paste,
Bullets and numbering…
Thanh Ribbon

Thanh thƣớc


Thanh cuộn

Thanh trạng
thái

Vùng
soạn thảo
Office Button

Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
8
- Insert: Cho phép chèn các đối tƣợng vào trong văn bản nhƣ: chèn Picture, WordArt,
Equation, Symbol, Chart, Table, Header and footer, Page number,
- Page Layout: Các thiết lập cài đặt, định dạng cho trang giấy nhƣ: Page setup, Page
Borders, Page Color, Paragraph,……
- References: Các cơng cụ liên quan định dạng văn bản nhƣ : Chèn chú thích, đánh mục lục
tự động, …
- Maillings: Thanh cơng cụ trộn thƣ.
- Review: Các chức năng kiểm tra lại nhƣ ngữ pháp, chính tả…
- View: Làm việc với hiển thị màn hình.
- Developer: Thiết kế và mở rộng.
1.3. Cách thốt khỏi Word
- Cách 1: Nhắp vào nút Close (X)
- Cách 2: Dùng lệnh Home/ Close
- Cách 3: Bấm tổ hợp phím tắt Alt +F4
- Chú ý: Nếu khi thốt khỏi Word mà tài liệu còn đang mở(hay soạn thảo) và chƣa lƣu thì
Word sẽ thơng báo:





+ Chọn Yes: Lƣu tài liệu
+ Chọn No: Khơng lƣu
+ Chọn Cancel: Khơng thốt
2. SOẠN THẢO VĂN BẢN
Một số khái niệm cơ bản:
- Ký tự (Character): chỉ một phím nhấn trên bàn phím ( trừ các phím chức năng nhƣ: Tab,
Ctrl, Alt …) , khoảng trắng chính là một ký tự trống.
- Từ ( Word): là chuỗi ký tự đƣợc giới hạn bởi hai ký tự trống.
- Câu (Sentence): là dãy các từ đƣợc giới hạn bởi hai dấu chấm câu.
- Đoạn (Paragraph): là dãy gồm một hay nhiều câu giới hạn bởi hai dấu phân đoạn. Dấu phân
đoạn xuất hiện khi nhấn phím Enter.
- Trang (Page): là tập hợp đủ số dòng theo phần mềm quy định ( giới hạn bởi lệ trên và lề
dƣới. Có hai loại ngắt trang, ngắt trang mềm ( Soft Break) là do phần mềm quy định, ngắt
trang cứng ( hard break) do ngƣời dùng đặt khi muốn sang trang sớm bằng cách nhấn Ctrl
+Enter.
- Tài liệu ( Document): là tập hợp các trang văn bản đƣợc lƣu trên đĩa dƣới dạng một tập tin
2.1. Nhập văn bản:
- Gõ tiếng Việt theo kiểu VNI: Dùng dãy số trên vùng phím dữ liệu để đặt dấu tiếng Việt
- Số1: dấu sắc - Số 5: dấu nặng
- Số 2: dấu huyền - Số 6: dấu ^ (â)
Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
9
- Số 3: dấu hỏi - Số 7: dấu

,
(ƣ)
- Số 4: dấu ngã - Số 8: dấu (ă)
- Số 9: dấu – (đ)
- Gõ tiếng Việt theo kiểu Telex
aa = â
ee = ê
oo = ơ
aw = ă
w = ƣ
ow = ơ
Dấu sắc = s
Dấu huyền = f
Dấu hỏi = r
Dấu ngã = x
Dấu nặng = j
- Ngun tắc nhập văn bản
Trình tự thơng thƣờng khi nhập văn bản:
+ Bƣớc 1: Khởi động Word.
+ Bƣớc 2: nhập thơ văn bản, lƣu ý chọn font chữ, bảng mã và kiểu gõ tiếng việt.
+ Bƣớc 3: Định dạng văn bản.
+ Bƣớc 4: Trang trí văn bản.
2.2. Chọn văn bản
 Chọn bằng Phím:
Bấm: Shift +  hoặc  : chọn 1 ký tự ( bên trái hoặc bên phải)
Shift + End : chọn từ điểm chèn đến cuối dòng
Shift + Home: chọn từ vị trí điểm chèn đến đầu dòng
Shift + Page Up: chọn từ vị trí điểm chèn lên một trang màn hình
Shift + Page Down: chọn từ vị trí điểm chèn xng một trang màn hình
Ctrl + A: Chọn tồn bộ tài liệu

 Chọn bằng Mouse:
- Nhắp đúp vào một từ để chọn từ đó.
- Drag mouse qua các đoạn văn bản để chọn hoắc nhắp vào một đầu của khối muốn chọn,
bấm giữ phím Shift và nhắp chuột ở đầu còn lại
 Bỏ chọn:
- Nhắp mouse tại điểm bất kỳ trong tài liệu hay bấm bất kỳ phím mũi tên nào đó.
2.3. Xố, sao chép, di chuyển và khơi phục khối văn bản đã đánh dấu.
 Xố:
- Chọn khối văn bản muốn xố. Sau đó bấm phím Delete (hay phím Backspace).
Sao chép:
- Chọn khối văn bản muốn sao chép. Sau đó bấm phím Ctrl + C (hay nhắp vào nút Copy
trên thanh cơng cụ).
- Di chuyển điểm chèn đến vị trí muốn chép , bấm phím Ctrl + V (hay nhắp vào nút
Paste trên thanh cơng cụ).
Di chuyển:
- Chọn khối văn bản muốn di chuyển. Sau đó bấm phím Ctrl + X (haynhắp vào nút Cut
trên thanh cơng cụ).
- Di chuyển điểm chèn đến vị trí muốn chép , bấm phím Ctrl + V (hay nhắp vào nút
Paste trên thanh cơng cụ).
Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
10
 Khơi phục:
- Muốn huỷ bỏ thao tác vừa làm, bấm phím Ctrl + Z hoặc nhắp nút Undo trên thanh
cơng cụ.
- Muốn lặp lại thao tác vừa làm, hoặc bấm phím Ctrl + Y hoặc nhắp nút Redo trên
thanh cơng cụ
3. CÁC THAO TÁC CĂN BẢN TRÊN MỘT TÀI LIỆU

3.1. Mở mới một tài liệu
- Cách 1: Nhắp vào nút New trên thanh cơng cụ
- Cách 2: Dùng lệnh Office Button/New/ chọn Blank document / chọn Create.
- Cách 3: Bấm tổ hợp phím tắt Ctrl +N
3.2. Mở tài liệu có sẵn trên đĩa:
- Cách 1: Nhắp vào nút Open trên thanh cơng cụ
- Cách 2: Dùng lệnh Office Button /Open
- Cách 3: Bấm tổ hợp phím tắt Ctrl +O
Sau khi làm một trong cách trên, sẽ xuất hiện hộp hội thoại Open

Chọn tập tin muốn mở, sau đó nhắp vào nút Open hoặc nhấn Enter.
3.3. Lƣu tài liệu
- Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S, hoặc Click chuột vào biểu tƣợng trên thanh
Ribbon.
- Cách 2: Vào Office Button / chọn Save hoặc Save as….
xuất hiện hội hội thoại Save as
Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
11

Trong khung:
+ Save in, chọn nơi cần lƣu tập tin ( ổ đĩa, thƣ mục chứa tập tin )
+ File name: đặt tên cho tập tin cần lƣu.
+ Save as type : Kiểu định dạng tài liệu.
+ Sau cùng nhắp nút Save hoặc nhấn Enter để lƣu lại nội dung văn bản.
Lưu ý: Trong khi nhập văn bản nhớ thƣờng xun lƣu văn bản để đề phòng mất điện hoặc
các sự cố khác.
3.4. Đóng tài liệu:

+ Cách 1: Nhắp vào nút Close của cửa sổ tập tin.
+ Cách 2: Dùng lệnh Office Button/Close




BÀI 2: TRÌNH BÀY VĂN BẢN

1. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
1.1. Định dạng ký tự:
Định dạng bằng thanh cơng cụ
+ Bƣớc 1: Chọn khối văn bản cần định dạng.
+ Bƣớc 2: Sử dụng các nút định dạng trên thanh Ribbon Home để định dạng:

Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
12

 Đònh dạng bằng Ribbon Home:
+ Bƣớc 1: Chọn các ký tự cần định dạng (nếu khơng chọn thì Word sẽ áp dụng cho từ
đang chứa điểm chèn).
+ Bƣớc 2: Vào ribbon Home, chọn lệnh Font hoặc ấn tổ hợp phím CTRL+ D lúc đó sẽ
xuất hiện hộp hội thoại Font gồm tab: Font, Charater Spacing


 Trong Tab Font gồm:
- Chọn Font chữ trong khung Font
- Chọn kiểu trong khung Font Style, gồm có các kiểu:

+ Normal: thƣờng
+ Italic: nghiêng
+ Bold : Đậm
+ Bold – Italic: đậm và nghiêng
Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
13
- Chọn cỡ chữ trong khung Size
- Chọn kiểu gạch dƣới trong khung Underline Style:
- Chọn các hiệu ứng trong khung Effects:
+ Strikethrough: Gạch ngang ký tự
+ Double Strikethough: gạch ngang với hai nét
+ SuperScript: chỉ số trên
+ Subscript: chỉ số dƣới
+ Shadow: chữ có bong
+ Outline: chữ ở dạng chỉ có đƣờng viền
+ Emboss: chữ nổi lên
+ Engrave: chữ lõm xuống
+ Smal caps: tất cả đều là chữ in hoa
+ Hidden: ẩn (khơng thấy trên văn bản)
- Chọn màu chữ ở khung Font Color ( mặc nhiên là Auto)
- Chọn màu của đƣờng gạch chân ở khung Underline Color
- Xem thử kiểu ở khung Preview
Chú ý: Nếu muốn tất cả các lựa chọn trên khơng thay đổi trong khi soan thảo văn bản thì
nhắp vào chọn nút Default. Word sẽ hiện thơng báo
Do you want to change default Font to …… ?
This change will affect all new documents based on the Normal templace?


Yes No
- Chọn Yes
- Chọn OK.
 Trong Tab Charater Spacing:


- Khung Scale: định tỷ lệ co dãn của ký tự theo bề ngang, nếu tỷ lệ <100% thì chữ sẽ co lại,
và ngƣợc lại
- Khung Spacing: điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự
Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
14
+ Normal: bình thƣờng
+ Expanded: khoảng cách giữa các ký tự đƣợc tăng thêm theo giá trị định ở hộp By
+ Condensed: khoảng cách giữa các ký tự đƣợc thu hẹp lại theo giá trị định ở hộp By
- Khung Position: điều chỉnh vị trí của các ký tự , vị trí thể hiện bởi độ cao hay thấp của ký
tự đó so với đƣờng chuẩn ( đƣờng nằm sát bên dƣới ký tự ở trạng thái Normal)
+ Normal: bình thƣờng
+ Raise: ký tự (đã chọn) đƣợc đƣa cao lên, độ cao đƣợc định ở hộp By
+ Lowered: ký tự (đã chọn) đƣợc đƣa thấp xuống, độ hạ thấp đƣợc định ở hộp By
- Check box Kerning For Fonts: nếu chọn, Word sẽ tự động điều chỉnh khoảng cách giữa
các ký tự trong một từ ( trong khối văn bản đã chọn), các từ trơng sẽ đều hơn
Ghi chú: Có thể gõ tổ hợp phím sau để định dạng Font:
Ctrl + Shift + F rồi bấm các phím mũi tên lên, xuống để chọn Font rồi Enter.
Ctrl + Shift + P rồi bấm các phím mũi tên lên, xuống để chọn Size rồi Enter
Ctrl + Shift và dấu > để tăng kích thƣớc Font
Ctrl + Shift và dấu < để giảm kích thƣớc Font
1.2. Định dạng đoạn văn bản

 Dùng thanh cơng cụ ribbon Home:
Align text left: Canh trái ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + L)
Center: Canh giữa ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + E)
Align text right: Canh phải ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + R)
Justify: Canh đều hai bên ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + J)
 Dùng lệnh:
- Bƣớc 1: Vào ribbon Home, chọn Paragraph, xuất hiện hộp hội thoại Paragraph


Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
15
- Buớc 2: Chọn Tab Indent and Spacing
- Bƣớc 3: Trong mục Alignment, chọn các kiểu canh lề
+ Center: Canh giữa ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + E)
+ Align right: Canh phải ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + R)
+ Justify: Canh đều hai bên ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + J)
1.2.2. Định dạng vị trí lề ( Indentation)
 Dùng thanh cơng cụ ribbon Home:
- Chon đoạn văn bản
- Vào ribbon Home, chọn Paragraph, xuất hiện hộp hội thoại Paragraph



- Left: thay đổi khoảng cách từ lề trái văn bản đến lề trái đoạn văn bản.
- Right: thay đổi khoảng cách từ lề phải văn bản đến lề phải đoạn văn bản.
- Special: Để dịnh dạng First Line hoặc Hainging chọn từ mục Special, nhập giá trị vào
mục By.

+ Firstline: thay đổi khoảng cách từ lề trái văn bản đến ký tự đầu tiên của
dòng đầu đoạn văn bản.
+ Hanging: thay đổi khoảng cách từ lề trái văn bản đến ký tự đầu tiên của dòng
thứ hai trở đi của đoạn văn bản.
 Sử dụng thƣớc đề điều chỉnh:
- Chọn đoạn văn bản.
- Kéo rê các nút trên cây thƣớc để điều chỉnh lề theo ý muốn



Firstline Indent

Hanging Indent
Left
Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
16





1.2.3. Định dạng Spacing
Thay đổi khoảng cách giữa các dòng, đoạn văn bản.
+ Bƣớc 1: Chọn đoạn văn bản.
+ Bƣớc 2: Vào ribbon Home, chọn lệnh Paragraph.
+ Bƣớc 3: Chọn Tab Indent and Spacing.
- Thay đổi khoảng cách đoạn, nhập giá trị vào hộp Before ( so với đoạn trƣớc ) hay

After ( so với đoạn sau).
- Thay đổi khoảng cách dòng, chọn loại khoảng cách trong mục Line Spacing hoặc
nhập giá trị trong hộp At.
1.2.4. Định dạng Tab
- Dấu tab là một ký tự đặc biệt đƣợc đặt lên thanh kích thƣớc cho phép căn lề trái, lề phải một
đoạn văn bản hoặc tạo các dòng kẻ gồm các ký hiệu dấu chấm(.), hay gọi là định vị bƣớc
nhảy của con trỏ trên dòng văn bản.
 Dùng thanh cơng cụ:
- Bƣớc 1: Chọn các đoạn cần trình bày Tab
- Bƣớc 2: Chọn loại Tab ( nhắp chuột vào nút Tab ở góc trái cây thƣớc ngang).



 Left Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di chuyển một đoạn
sao cho ký tự đầu tiên dừng tại vị trí Tab đã đặt.
 Right Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di chuyển một đoạn
sao cho ký tự cuối cùng dừng tại vị trí Tab đã đặt.
 Center Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di chuyển sao cho
điểm giữa của đoạn văn bản dừng tại vị trí Tab đã đặt.
 Decimal Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di chuyển một
đoạn sao cho dấu chấm phần thập phân trong đạon văn bản dừng tại vị trí Tab đã đặt.
- Bƣớc 3: Chọn điểm dừng Tab trên cây thƣớc ngang ( nhắp chuột trên thƣớc tại vị trí muốn
dừng Tab).
- Bƣớc 4: Đặt điểm chèn ở vị trí thích hợp trong đạon văn bản và gõ phím Tab.
* Hiệu chỉnh Tab:
+ Thay đổi tọa độ: Kéo Tab đã đặt trên cây thƣớc.
Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ

17
+ Gỡ bỏ: Kéo ký tự Tab ra khỏi cây thƣớc.
Dùng Menu lệnh:
- Bƣớc 1: Chọn đoạn văn bản muốn định Tab.
- Bƣớc 2: Vào Ribbon Home/ Paragraph chọn Tabs.
- Bƣớc 3: Thực hiện đặt Tab:

 Default Tab stop: Khoảng cách dừng tab mặc định.
 Tab stop Position: Khảong cách Tab tính từ lề trái.
 Alingnment: chọn lọai tab
 Leader: cách thể hiện Tab
 Set: thiết lập Tab cùng các thơng số đã đặt.
 Clear : xóa Tab đã chọn.
 Clear All: Xóa tất cả Tab đã đặt.
 Nhắp OK trong hộp thọai Tab sau khi đã thiết lập xong.
- Bƣớc 4: Đặt điểm chèn ở vị trí thích hợp và nhấn Tab.
1.2.5. Định dạng ký hiệu và đánh số đầu đoạn
Định dạng ký hiệu ( Bullets): Đánh ký tự ở đầu các đọan văn
- Bƣớc 1: Chọn các đọan văn bản muốn định dạng.
- Bƣớc 2: Vào ribbon Home / chọn thẻ Home -> chọn ký tự sử dụng .

- Bƣớc 3: Chọn ơ ký hiệu phù hợp
Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
18
Lƣu ý: Nếu muốn chọn ký hiệu mới hoặc thay đổi định dạng ký hiệu thì chọn một số ký
hiệu, sau đó nhắp nút Define New Bullets. Thực hiện các lựa chọn trong hộp thọai Define
New Bullets nhƣ sau:

Picture: Liệt kê các ký hiệu có sẵn.
 Symbol: mở hộp thọai Symbol để chọn ký hiệu.
 Font: mở hộp thọai Font để chọn font chữ cho ký hiệu.
 Alignment: thay đổi khỏang cách từ lề trái đến ký hiệu.

 Sau cùng nhắp nút OK để hòan tất.
 Định dạng đánh số ( Numbering): Đánh số thứ tự ở đầu các đọan văn.
- Bƣớc 1: Chọn các đọan văn bản muốn định dạng số.
- Bƣớc 2: Vào ribbon Home / chọn thẻ Home -> chọn số muốn sử dụng

Xuất hiện hộp thoại
Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
19

- Bƣớc 3: Chọn ơ ký hiệu số phù hợp
Lƣu ý: nếu muốn chọn đánh số mới hoặc thay đổi định dạng thì chọn một ơ, sau đó nhắp nút
Define New Number format. Thực hiện các lựa chọn trong hộp thọai Define New
Number format nhƣ sau:

 Number format: Mơ tả kiểu đánh số phần số chọn từ mục Number style, phần ký
tự nhập trực tiếp từ bàn phím.
 Font: mở hộp thọai Fontl để chọn font chữ cho đánh số.
 Number style: thay đổi kiểu đánh số.
 Sau cùng nhắp nút OK để hòan tất.
1.2.6. Định dạng đƣờng viền và tơ nền ( Border and Shading):
Đóng khung và tơ nền cho phần văn bản:
 Tạo đƣờng viền( Boder):

- Bƣớc 1: Chọn phần văn bản muốn đóng khung.
- Bƣớc 2: Vào Ribbon/ Page Layout, chọn lệnh Page Boders.

- Bƣớc 3: Trong hộp thoại Border and Shading, chọn Tab Border

Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
20


 Setting: chọn kiểu đóng khung.
 Style: kiểu đƣờng viền.
 Color: màu đƣờng viền
 Width: độ dày đƣờng viền.
 Preview: xem trƣớc.
 Apply to: phạm vi tác động.
 Tơ màu nền(Shading):
- Bƣớc 1: Chọn phần văn bản muốn tơ nền.
- Bƣớc 2: Vào Ribbon/ Page Layout, chọn Page Boders.
- Bƣớc 3: Trong hộp thoại Border and Shading , chọn Tab Shading.

 Fill: chọn màu nền trong bảng màu.
 Style: chọn hoa văn trang trí.
 Color: chọn màu trang trí.
 Apply to: phạm vi tơ màu nền.
 Chọn xong nhắp vào nút OK để hồn tất.
 Đóng khung trang văn bản:
- Bƣớc 1: Vào ribbon Home, chọn lệnh Page Boders.

- Buớc 2: Trong hộp thoại Border and Shading , chọn Tab Page Border.
Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng


Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
21


- Bƣơc 3: Chọn phạm vi đóng khung trong mục Apply to nhƣ sau:
+ Whole Docunment: đóng khung tồn bộ văn bản.
+ This Section: các trang thuộc Section chứa điểm chèn.
+ This Section – First Page Only: chỉ đóng khung trang đầu.
+ This Section – All Except First Page: đóng khung tất cả trừ trang đầu.
- Bƣớc 4: Chọn hoa văn từ mục Art để trang trí khung.
Các mục khác giống nhƣ phần viền khung Border.
- Bƣơc 5: Nhắp nút OK để hồn tất.
1.3. Định dạng văn bản dạng cột báo
1.3.1. Tạo cột chữ:
- Buớc 1: Chọn phần văn bản muốn tạo cột báo
- Bƣớc 2: Nhắp chuột vào Ribbon/ Page Layout chọn Colums trên thanh cơng
cụ.
- Bƣớc 3: chọn số cột muốn chia, xong nhả chuột hoặc muốn chọn nhiều hơn 3 cột
chọn More Column. Xuất hiện hộp hội thoại, chọn:
 Presets: các mẫu chia cột.
 Number of Columns: lƣa chọn số cột tùy ý.
 Line Between: có đƣờng phân cách giữa các cột.
 Width and Spacing: điều chỉnh độ rộng và khỏang cách giữa các cột. (nếu
chọn Equal column width thì các cột sẽ có độ rộng bằng nhau).
 Apply to: phạm vi áp dụng việc chia cột.
Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng



Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
22
1.3.2. Ngắt cột chữ:
Nếu muốn ngắt cột tại vị trí chỉ định theo ý muốn:
- Bƣớc 1: Đặt điểm chèn tại vị trí muốn ngắt cột.
- Bƣớc 2: Vào Ribbon/ Layout, chọn lệnh Break/Column.
- Bƣớc 3: Nhắp OK để hòan tất.
1.3.3. Tạo chữ thụt cấp ( Drop cap):
Dùng để trang trí ký tự đầu tiên của văn bản.
- Buớc 1: Chọn ký tự đầu tiên của văn bản
- Bƣớc 2: Vào Ribbon/ Insert, chọn lệnh Drop cap/Drop cap Options.
- Bƣớc 3: Trong hộp hội thọai Drop cap, tiến hành chọn nhƣ sau:

 Dropped: tăng cỡ chữ và đặt ký tự trong phần văn bản.
 In Margin: tăng cỡ chữ và đặt ký tự ra ngòai lề văn bản.
 Font: Chọn kiểu font cho ký tự.
 Line to drop: thay đổi chiều cao chữ ( tính bằng số dòng).
 Distance from text: Khỏang cách đế ký tự tiếp theo của văn bản.
- Bƣớc 4: Nhắp OK để hòan tất.
2. CHÈN CÁC ĐỐI TƢỢNG VÀO VĂN BẢN
2.1.Chèn các ký tự đặc biệt vào tài liệu:
- Bƣớc 1: Đặt điểm chèn tại vị trí muốn chèn ký tự đặc biệt
- Bƣớc 2: Vào menu Insert , chọn Symbol, xuất hiện khung hội thoại Symbol/ More
Symbol xuất hiện hộp thoại

Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng



Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
23

- Bƣớc 3: Chọn Font trong danh sách Font, sau đó chọn ký hiệu theo ý (nhắp chọn để
xem thử ký hiệu ở kích thƣớc lớn hơn), nếu vừa ý chọn Insert (chọn Cancel là khơng chèn
ký hiệu), để kết thúc chọn Close.
2.2. Wordart:
2.2.1. Tạo mới:
- Bƣớc 1: Nhắp vào Ribbon Insert/Wordart. Xuất hiện khung đối thoại Wordart

















- Bƣớc 2: Chọn 1 mẫu và nhắp OK. Xuất hiện tiếp khung Edit Wordart Text
Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng



Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
24


- Bƣớc 3: Nhắp mouse vào khung chứa dòng chữ Your text here, xóa dòng chữ này và gõ
vào dòng chữ của mình, dòng chữ mới này sẽ thay thế dòng chữ Your text here, sau đó bơi
đen dòng chữ rồi chọn các kiểu chữ trong khung Font, chọn cỡ chữ trong khung Size.
- Bƣớc 4: Nhắp nút OK đển hòan tất.
2.2.2. Hiệu chỉnh:
Trƣớc khi hiệu chỉnh phải chọn Wordart bằng cách nhắp chuột lên Wordart , khi nào
thấy xuất hiện các ơ vng nhỏ ở các góc xung quanh đối tƣợng là đƣợc.
- Thay đổi kích thƣớc: di chuyển con chuột tới các ơ vng nhỏ xung quanh đối tƣợng, khi
nào thấy xuất hiện mũi tên hai đấu thì kéo chuột để thay đổi kích thƣớc.
- Di chuyển: để con trỏ con chuột vào đối tƣợng, khi nào thấy xuất hiện mũi tên bốn đầu thì
kéo chuột để di chuyển.
- Sao chép: giữ phím Ctrl đồng thời làm nhƣ di chuyển.
- Xóa: Chọn đối tƣợng, nhấn phím Delete trên bàn phím.
Muốn định dạng Wordar nhắp vào wordar có những chức năng cơ bản sau:

+ Edit Text: sửa nội dung của wordart đang chọn
+ Wordart Styles: mở hộp Wordart Gallery để chọn kiểu
+ Text Wrapping:chọn kiểu thể hiện của Wordart trong văn bản.






Giáo Trình Môn Học Tin họcVăn Phòng



Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ
25


+ Even Heights : chữ hoa và chữ thƣờng có cùng chiều cao
+ Vertical Text: chữ viết theo chiều ngang  chữ viết theo chiều đứng.
+ Aligment: canh biên wordart
+ Spacing: định khoảng cách giữa các ký tự.
2.3. Picture:
2.3.1. Tạo mới:
Chèn hình ảnh từ các tập tin hình ảnh có sẵn trên đĩa:
- Bƣớc 1: Dùng lệnh Ribbon Insert/Picture hoặc Ribbon Insert/Clipart.















- Bƣớc 2: Trong hộp hội thoại Insert Picture, chọn các File hình ảnh trong khung liệt kê,
nhắp vào nút Insert để chèn hình ảnh vào tài liệu, chọn Cancel là khơng chèn. Còn trong hộp

hội thoại Clip art nhắp nút phải chuột vào hình cần chèn .
2.3.2. Hiệu chỉnh
 Thay đổi kích thƣớc:
- Nhắp mouse vào bức ảnh , xung quanh bức ảnh sẽ xuất hiện 8 ơ vng nhỏ (sizing
handle). Dùng mouse drag tại 1 trong 8 sizing handle của bức ảnh để thay đổi kích thƣớc.
 Di chuyển bức ảnh:
- Nhắp mouse vào bức ảnh, lúc đó sẽ xuất hiện mũi tên bốn chiều giữ nút trái mouse
di chuyển bức ảnh sang chỗ khác.
Sao chép:
Giữ phím Ctr đồng thời làm nhƣ di chuyển.
 Xóa:
- Square:văn bản bao quanh hình theo hình chữ nhật
- Tight: văn bản bao sát hình.
- Behind text:hình bên dƣới văn bản.
- In front of text: hình bên trên văn bản.

- Top and Bottom:văn bản đƣợc đẩy lên trên và xuống dƣới
văn bản.
- Through: văn bản bao quanh và xen vào chỗ trống của hình.