Alpha Books biên soạn
Thanh Vân, Lan Hương (chủ biên)
101+ Ý TƯỞNG QUẢN LÝ THỜI GIAN
Bản quyền tiếng Việt © 2012 Công ty Sách Alpha
NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG-XÃ HỘI
Gieo mầm ý tưởng, hái quả thành công
Bạn nhen nhóm ý định khởi nghiệp kinh doanh? Ở vị trí quản lý cấp trung, bạn phải
đau đầu tìm cách phù hợp và bất ngờ tưởng thưởng nhân viên xuất sắc? Bạn khát khao
gia tăng doanh số bán hàng? Mong muốn truyền cảm hứng làm việc cho đội ngũ nhân
viên? Quản lý thời gian làm việc? Ứng phó với những vị sếp khó tính, những đồng
nghiệp khó chịu? Thật đau đầu tìm lời giải cho những vấn đề trên.
Vậy thì đây, bạn đang có trên tay bộ công cụ 101+ Ý tưởng - đáp án thích hợp nhất,
giúp bạn tháo gỡ những khó khăn của mình. Rồi bạn sẽ thấy, câu trả lời hóa ra lại đơn
giản đến không ngờ. Rất đơn giản, thiết thực, dễ áp dụng, và quan trọng là chúng nằm
trong tầm tay của bạn.
Bộ sách gồm có 11 cuốn, với 11 chủ đề thiết yếu phục vụ cho công việc và cuộc sống
của mỗi cá nhân. 101+ Ý tưởng quản lý thời gian cung cấp những phương thức kiểm
soát thời gian, nhờ đó giúp bạn sử dụng hiệu quả thời gian của bản thân. 101+ Ý
tưởng khởi nghiệp mang đến cho bạn những nhận thức mới mẻ để bắt đầu công việc
kinh doanh một cách thuận lợi. 101+ Ý tưởng bán hàng lại giúp bạn có được những
mẹo thiết thực nhất để bán sản phẩm và gia tăng dịch vụ. 101+ Ý tưởng khen thưởng
gợi ý cho bạn những bí kíp độc đáo động viên và đề cao vai trò của nhân viên, góp
phần làm nên thành công trong doanh nghiệp của bạn. Bạn còn có thể tìm được rất
nhiều những gợi ý thiết thực khác trong các cuốn sách còn lại với những chủ đề rất rõ
ràng: 101+ Ý tưởng quảng cáo, 101+ Ý tưởng tạo động lực, 101+ Ý tưởng câu khách,
101+ Ý tưởng tăng doanh số, 101+ Ý tưởng nhân sự, 101+ Ý tưởng đối phó với nhân
viên cá biệt, 101+ Ý tưởng ủy quyền và ra quyết định.
Được biên soạn dựa trên những tài liệu giá trị, các tình huống và ví dụ minh họa thực
tế điển hình trong môi trường công sở, bộ sách này sẽ mang đến cho bạn những ý
tưởng gợi mở đơn giản và thiết thực mà bạn có thể thực hiện ngay. Tuy nhiên bạn
không cần và cũng không nên áp dụng mọi ý tưởng trong từng cuốn sách, thay vào đó,

hãy lựa chọn điều phù hợp với mình nhất, và kiên trì theo đuổi đến cùng. Chắc chắn
bạn sẽ gặt hái được những kết quả mong muốn.
Chúng tôi tin tưởng bộ sách này thực sự hữu ích và cần cho bạn, giúp bạn có thêm
nhiều ý tưởng mới trong công việc và cuộc sống.
Hãy đọc và áp dụng ngay từ bây giờ!
Chúc bạn thành công!
Hà Nội, tháng 8 năm 2012
CÔNG TY SÁCH ALPHA
101+ Ý TƯỞNG QUẢN LÝ THỜI GIAN
1. Vạn sự khởi đầu nan
Cũng giống như việc nghiện ma túy, thuốc lá, nghiện ăn hay hàng vạn trò tiêu khiển
khác trên đời, con người cũng dễ mắc nghiện lối sống hối hả trong cuộc sống hiện đại
ngày nay. Người hàng xóm của tôi là mẹ của ba đứa con đang tuổi vị thành niên,
thường rất hãnh diện khoe về khả năng cáng đáng nhiều công việc khác nhau cùng lúc
và đều hoàn thành được tất cả. Khốn nỗi, ngay câu sau, chị cũng bắt đầu than phiền
rằng mình chẳng bao giờ có đủ thời gian, rằng chị chẳng thể toàn tâm toàn ý với bất
kỳ một việc nào cả bởi có quá nhiều việc phải làm và rằng chị chẳng mấy khi có nổi
vài giây phút hiếm hoi thư giãn và tận hưởng niềm vui bên gia đình.
Mãi đến gần đây, sau khi trải qua quá nhiều căng thẳng trong cuộc sống với áp lực
thời gian luôn đè nặng, chị mới hiểu ra rằng mình cần phải học cách kiểm soát thời
gian của bản thân thay vì để nó kiểm soát mình. Sự căng thẳng cuối cùng đã khiến chị
gục ngã. Chị bị suy nhược trầm trọng, mà nguyên nhân theo bác sỹ là do làm việc quá
sức. Dĩ nhiên, cuộc sống của cả gia đình chị cũng bị ảnh hưởng và xáo trộn theo.
Bạn hoàn toàn có thể tránh được tất cả những khó khăn đó!
Trong thời gian dưỡng bệnh, chị hàng xóm nhà tôi đã có thời gian phân tích lối sống
và thói quen hàng ngày của mình, và quyết định phải kiểm soát thời gian hiệu quả
hơn. Giờ đây, chị thú nhận rằng mình là một con-mọt-thời-gian “đã được cải tạo”.
Nhưng chị chỉ nhận ra mọi việc sau khi trải qua một biến cố lớn. Tuy nhiên, có rất
nhiều người chưa gặp phải những tình huống như vậy trong cuộc sống nên vẫn ngụp
lặn trong khối công việc bộn bề và bám theo một thời gian biểu thiếu hợp lý. Bởi thế,

cũng giống như một người nghiện rượu, đã đến lúc mỗi chúng ta phải đánh giá những
ưu tiên trong cuộc sống của bản thân.
Lời kết
Người hàng xóm của tôi đã coi lần ngã bệnh như một lời cảnh báo và động lực cho
một khởi đầu mới. Chị đã xem xét lại lối sống và cách quản lý thời gian hiện tại, để
rồi bắt đầu học cách quản lý thời gian tốt hơn. Sau một thời gian, sức khỏe của chị đã
được cải thiện đáng kể, chị có thêm thời gian dành cho gia đình, trong khi vẫn hoàn
thành được những công việc quan trọng trong ngày.
2. Bạn sử dụng thời gian ra sao?
Điều đầu tiên chị hàng xóm của tôi làm để thay đổi cuộc sống là “nghiên cứu” lại việc
sử dụng thời gian của mình. “Nghiên cứu” nghe có vẻ quá to tát, nhưng đúng là chị đã
làm vậy. Khi sức khỏe khá hơn, chị bắt đầu ghi chép lại chi tiết mọi hoạt động hàng
ngày của mình trong hai tuần liền. Tất cả mọi việc chị làm, kể cả thời gian vào phòng
vệ sinh, thời gian tiếp khách và mọi chi tiết trong các cuộc họp và gặp gỡ của chị.
Chị ghi chú lại tất cả mọi việc trong một cuốn sổ nhỏ để có thể xem lại nội dung công
việc và thời gian dành cho mỗi việc. Không chỉ thế, nhờ những ghi chép tỉ mỉ này chị
còn có thể tìm ra lý do tại sao một số việc lại tốn nhiều thời gian đến vậy.
Sau hai tuần, chị đã có đầy đủ thông tin và dữ liệu. Chị dành vài tiếng để tổng kết lại
những ghi chép. Đó chính là bước phân tích và rút kinh nghiệm. Việc làm này không
mất của chị quá nhiều thời gian hay công sức nhưng lại vô cùng hữu ích. Chị đã rút ra
được rất nhiều bài học về cách thức sử dụng thời gian.
Lời kết
Rất nhiều công ty yêu cầu nhân viên của mình lưu lại các bản ghi chép về cách sử
dụng thời gian để toàn công ty có thể khảo sát và đánh giá toàn bộ hệ thống cũng như
quy trình làm việc của mỗi người. Nếu cơ chế đơn giản này có tác dụng với họ, chắc
chắn nó cũng sẽ có ích cho bạn.
3. Đặt ra những mục tiêu rõ ràng cho công việc
Khi đánh giá công việc của mình, một trong những điều bạn cần phải làm rõ đó là
mục tiêu của bản thân hay nói cách khác đó là bạn mong chờ công việc này sẽ đem lại
điều gì cho sự nghiệp của mình. Ngày nay, theo các nghiên cứu về lao động xã hội

cho thấy, hầu hết chúng ta ai cũng đã từng một lần “nhảy” việc. Thậm chí rất nhiều
người còn không trung thành với một ngành nghề nhất định.
Vậy bạn mong đợi gì từ công việc hiện nay? Hãy đặt ra vài mục tiêu cho bản thân và
cho sự phát triển nghề nghiệp của bạn. Những mục tiêu này cần phải được đặt ra dựa
trên những đam mê và khát vọng của bạn. Chúng cũng cần phải giúp bạn hướng tới
việc theo đuổi và hoàn thành những khát vọng đó một cách hợp lý.
Nếu mục tiêu dài hạn của bạn là trở thành một chuyên viên quan hệ công chúng và
truyền thông cấp cao trong một công ty lớn, bạn cần phải làm gì để đạt đến vị trí đó?
Hãy cân nhắc một số điều sau đây:
Bạn cần một tấm bằng chuyên ngành quan hệ công chúng.
Bạn cần là thành viên của một tổ chức quan hệ công chúng chuyên nghiệp.
Bạn cần có chứng chỉ hành nghề.
Bạn cần bằng cao học.
Bạn cần có kinh nghiệm làm một số công việc trong ngành quan hệ công chúng ở
nhiều lĩnh vực khác nhau trong khoảng 20 năm với mức trách nhiệm tăng dần.
Bạn cần những kiến thức chuyên môn.
Với những điều trên, bạn cần đặt ra các mục tiêu ngắn hạn cho công việc hiện tại. Với
mục “công việc thăng tiến dần” và “trách nhiệm tăng dần”, liệu công việc hiện tại của
bạn có đáp ứng được những yêu cầu này không? Nếu có, hãy biến chúng thành các
mục tiêu ngắn hạn. Bạn có cần bắt đầu chuẩn bị một chứng chỉ hành nghề không?
Thêm một mục tiêu ngắn hạn nữa và bạn cũng đừng quên đặt mốc thời gian cho từng
việc.
Bạn nên đặt ra các mục tiêu ngắn hạn rõ ràng cho mỗi công việc sắp tới. Sau đó, hãy
nỗ lực để hoàn thành chúng. Lên kế hoạch hành động cũng như thời gian biểu chi tiết
và chặt chẽ cho bản thân để bám sát mục tiêu của mình.
Lời kết
Nếu không tự đặt ra cho mình các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, chúng ta sẽ chỉ đi
loanh quanh suốt đời mà thôi. Và việc quẩn quanh không mục đích này sẽ chỉ đưa
chúng ta đến những ngõ cụt.
4. Liệt kê các mục tiêu

Việc đặt ra các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho công việc và sự nghiệp của bản thân
là chưa đủ. Bạn cần phải viết chúng ra và thường xuyên xem xét lại. Nhiều năm trước,
tôi cũng đã từng phải trải qua công đoạn này dưới sự đôn đốc của vị quản lý cũ. Và
giờ đây, tôi không biết phải cảm ơn ông bao nhiêu cho đủ vì bài luyện tập này.
Ngoài việc viết những mục tiêu của mình một cách rõ ràng, mạch lạc, tôi còn thường
xuyên dành thời gian xem xét lại chúng từ ngày đó trở đi. Thực ra, những mục tiêu
của tôi không còn giống xưa nữa. Một số mục tiêu đã thay đổi và mỗi ngày qua đi, tôi
cũng đặt thêm những mục tiêu ngắn hạn mới cho mỗi công việc hay thay đổi một mục
tiêu dài hạn của cuộc đời mình.
Nhờ việc viết những mục tiêu của mình ra giấy, nên hiện giờ tôi có một bản ghi chép
rõ ràng về những gì mình đã trải qua trong suốt 25 năm qua và vẽ nên con đường dẫn
tới thành công của tôi ngày hôm nay. Bản ghi chép mục tiêu này cũng là một tư liệu
quan trọng để tôi tham khảo khi phải đối mặt với những quyết định trọng đại trong sự
nghiệp và cuộc sống, như khi quyết định thay đổi công việc mới, hoặc cân nhắc bất kỳ
một hoạt động nào đó trong một vài thời điểm cụ thể.
Những dòng ghi chép viết tay đó vẫn còn nằm nguyên trong cuốn sổ tay mà tôi sử
dụng từ những ngày đầu khởi nghiệp. Chúng thật sự là một công cụ cũng như tài sản
quý giá đối với tôi. Hãy thử cách thức này của tôi, chắc chắn các bạn sẽ có thêm
những tài sản quý giá cho mình.
Lời kết
Những ghi chép bằng tay góp phần giúp bạn thực hiện những quyết định quan trọng
về công việc, sự nghiệp và đôi khi cả về cuộc đời. Chúng mang đến cho bạn điều bạn
tìm kiếm ở mỗi công việc và giúp bạn sắp xếp thời gian hợp lý cho từng mục tiêu cá
nhân trong từng công việc đó.
5. Lên kế hoạch sử dụng thời gian
Khi đã đặt ra những mục tiêu cho cuộc đời và sự nghiệp, cùng những mục tiêu ngắn
hạn cho công việc hiện tại, bạn có thể bắt đầu ước tính lượng thời gian dành cho mỗi
mục tiêu này. Hãy nhìn qua một lượt các mục tiêu cho công việc và phân bố thời gian
hàng tuần hoặc hàng tháng cho từng mục.
Điều này cũng giúp bạn quyết định những nhiệm vụ bổ sung cần thực hiện, những

hoạt động sau giờ làm, hoặc những công việc cá nhân khác.
Ví dụ, một trong các mục tiêu của tôi là trở thành thành viên của một hiệp hội doanh
nhân. Trước đây khi làm một vài công việc, lúc nào tôi cũng đề ra mục tiêu đó gắn
liền với những nhiệm vụ của bản thân. Và tôi đã dành thời gian đều đặn hàng tháng để
tham gia vào các hoạt động của tổ chức đó như cập nhật thông tin hay đóng góp ý
kiến. Nó giúp tôi định hướng được thời gian cả trong công việc cũng như sau giờ làm
thông qua mục tiêu đó.
Đó thật sự là một công cụ hết sức hữu ích.
Lời kết
Quy trình này không chỉ giúp bạn hoàn thành được các mục tiêu trong cuộc sống và
sự nghiệp. Nó còn giúp bạn định hướng bản thân nhằm tập trung hơn vào công việc
cũng như lập nên một kế hoạch hoàn hảo trong việc quản lý và sắp xếp thời gian để
thực hiện những mục tiêu đó.
6. Đặt các mục tiêu theo ngày và theo tuần
Sau khi lập được kế hoạch phân bổ thời gian vĩ mô, bạn hãy đặt ra những mục tiêu
hàng ngày và hàng tuần, kèm theo thời gian cụ thể. Những mục tiêu hàng tuần của bạn
có thể không nhiều, nhưng tuần này qua tuần khác, chúng sẽ được tích lũy dần và
chắc chắn chúng sẽ góp một phần không nhỏ trong việc giúp bạn hoàn thành được các
mục tiêu ngắn hạn trong công việc và đạt được những mục tiêu lớn hơn trong sự
nghiệp của bản thân.
Việc lên kế hoạch sắp xếp thời gian cho những sự kiện đặc biệt trong cuộc sống đóng
vai trò vô cùng quan trọng. Điều này có thể và nên bao gồm cả những mục tiêu cá
nhân liên quan tới gia đình. Đừng quên nghĩa vụ và trách nhiệm của bạn với gia đình
nhé.
Lời kết
Hãy tham gia vào một trò chơi mang tên: Lập kế hoạch cho tương lai và thành công
của bạn. Nếu bạn lên kế hoạch sử dụng thời gian, chắc chắn bạn sẽ giành chiến thắng.
Nếu bạn lãng phí thời gian của mình để chạy theo những việc ngay trước mắt, lúc nào
bạn cũng ở trong tình trạng cạn kiệt thời gian mà vẫn chẳng hoàn thành được việc gì
đến nơi đến chốn.

7. Việc hôm nay chớ để ngày mai
Một trong những nguyên nhân lớn nhất gây lãng phí thời gian và khiến nhiều người
rơi vào tình huống dở khóc dở cười chính là sự trì hoãn.
Trì hoãn, nghĩa là “để dành” công việc, thay vì hoàn thành chúng ngay lập tức. Trì
hoãn, nghĩa là chờ đợi đến tận phút cuối mới thực hiện một nhiệm vụ hay hoàn thành
một dự án, bởi vì bạn cho rằng nó chẳng hay ho hay thú vị gì. Thậm chí bạn trì hoãn
khi gặp phải một dự án hoặc công việc mà bạn chưa hề chuẩn bị trước, thiếu thông tin,
thiếu niềm tin vào bản thân để có thể hoàn thành tốt chúng.
Mặc dù sự trì hoãn này có thể không gây ra nhiều tổn thất, nhưng có những nghiên
cứu chỉ ra rằng, sự trì hoãn khiến một người tốn gấp đôi thời gian so với bình thường
để hoàn thành nhiệm vụ đó.
Hãy bắt đầu nghĩ về sự trì hoãn kể từ lúc này. Bạn có phải là một trong số những
người hay trì hoãn không? Bạn có hay để những việc cần làm đến tận những phút cuối
mới thực hiện không? Nếu có, bạn đang lãng phí rất nhiều thời gian của bản thân và là
người quản lý thời gian dở tệ.
Lời kết
Sự trì hoãn là một trong những nguyên nhân chính gây tiêu tốn rất nhiều thời gian và
làm giảm hiệu quả công việc. Đừng để “nước đến chân mới nhảy”.
8. Khởi đầu ngày mới từ tối hôm trước
Cách tốt nhất để có một khởi đầu tuyệt vời cho ngày mới là chuẩn bị sẵn sàng cho nó
từ đêm hôm trước!
Ý tưởng này quả thật tuyệt vời. Hãy dành thời gian chuẩn bị cho ngày mới của bạn từ
đêm hôm trước bằng việc thực hiện một số cách thức đơn giản nhưng hiệu quả dưới
đây. Đầu tiên, cuối mỗi ngày làm việc, trước khi ra về, bạn hãy dành ra ít phút để xem
lại lịch làm việc ngày hôm sau của mình. Đánh dấu những hoạt động và nhiệm vụ
chính cần phải hoàn thành trong ngày và ghi chú những thao tác cần chuẩn bị trước:
tổng hợp văn bản cần thiết, gửi thư, đọc trước tài liệu Nhờ đó, sáng hôm sau, bạn đã
sẵn sàng tinh thần bước đến cơ quan và bắt tay ngay vào công việc bởi vì toàn bộ
công đoạn chuẩn bị đã được thực hiện xong.
Lời kết

Mẹo nhỏ này mang lại cho bạn lợi thế về tâm lý, một yếu tố vô cùng quan trọng để có
được khởi đầu tuyệt vời.
9. Nguyên lý 80-20 của Pareto
Chắc bạn hẳn đang thắc mắc rằng Pareto là ai và sao chúng ta lại phải quan tâm tới
ông ta?
Vilfredo Pareto là nhà kinh tế học người Ý. Bằng những quan sát của mình, ông nhận
thấy rằng, trong bất kỳ hoạt động có định hướng nào của chúng ta, 80% thành tựu đạt
được lại chỉ đến từ 20% nỗ lực. Ông cũng cho rằng, chỉ 20% việc chúng ta làm mang
lại phần lớn những thành tựu trong cuộc đời.
Theo đó, chúng ta sẽ chỉ thu được thành tựu cho 20% những việc ta làm thôi sao?
Không hẳn vậy, nhưng đúng là phần lớn thành tựu chúng ta đạt được đến từ một phần
rất nhỏ trong công việc. Với bạn, điều này có ý nghĩa thế nào? Bạn sẽ áp dụng điều
này ra sao?
Nhận biết rõ điều này sẽ cho phép chúng ta đặt ưu tiên cho công việc của mình một
cách hợp lý. Chúng ta sẽ có xu hướng đặt những việc mà chúng ta tin rằng sẽ mang lại
nhiều thành công hơn – trong cả đời sống riêng, trong sự nghiệp, trong tổ chức – lên
vị trí ưu tiên hơn và xếp theo thứ tự ưu tiên dựa trên kết quả mong muốn giảm dần.
Lời kết
Mặc dù việc nào cũng đều cần được hoàn thành, nhưng chúng ta nên xếp những việc
đem lại thành quả thực sự ở vị trí cao hơn trong thang ưu tiên của mình.
10. Lập danh sách Việc cần làm
Quản lý thời gian là biết phải làm gì với lượng thời gian mình có. Hãy lên danh sách
Việc cần làm (To-Do List). Mặc dù việc làm này nghe có vẻ bất tiện, nhưng đó là một
công cụ tuyệt vời để tối ưu hóa việc sử dụng quỹ thời gian bạn có. Từ khi bắt đầu lên
danh sách Việc cần làm, tôi biết cách quản lý thời gian của mình hợp lý và hiệu quả
hơn đồng thời tiết kiệm thêm được rất nhiều thời gian. Nhờ đó, tôi tránh được nhiều
khó khăn và trở ngại trong công việc do áp lực thời gian mang lại.
Danh sách Việc cần làm hết sức đơn giản, nó bao gồm một loạt những việc cần hoàn
thành. Danh sách này giúp bạn ghi nhớ những nhiệm vụ cần thực hiện và cung cấp
cho bạn công cụ quản lý những nhiệm vụ đó. Để tối ưu hóa tác dụng của danh sách

này, hãy tuân theo quy trình đơn giản sau:
Liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần làm.
Sắp xếp chúng theo thời hạn hoàn thành.
Đánh dấu bỏ đi những nhiệm vụ đã hoàn thành.
Cập nhật danh sách thường xuyên (khoảng một lần một ngày).
Danh sách Việc cần làm nên là công cụ để quản lý những nhiệm vụ ưu tiên của bạn.
Do đó, bạn nên kiểm tra nó thường xuyên. Sử dụng nó. Quản lý nó. Cập nhật nó mỗi
khi bạn nhận nhiệm vụ mới hay hoàn thành nhiệm vụ cũ.
Ngày nay có rất nhiều phần mềm cho phép bạn tạo lập và quản lý các nhiệm vụ, công
việc. Hãy sử dụng chúng nếu bạn cảm thấy phù hợp. Nếu không, bạn cần có một cuốn
sổ ghi chép để ghi lại những việc cần làm hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Hãy sử
dụng cách thức nào khiến bạn thấy thoải mái và tiện lợi nhất.
Lời kết
Sử dụng danh sách Việc cần làm sẽ giúp bạn đặt ưu tiên cho công việc của mình, giúp
bạn làm việc hiệu quả hơn, nhờ đó tiết kiệm được thời gian. Đừng quên ghi chép lại
thành tích của mình. Đánh dấu rõ những việc bạn đã hoàn thành, nhất là những việc
bạn đã làm tốt để tạo hứng khởi và động lực cho bản thân.
11. Chia sẻ danh sách Việc cần làm
Mỗi chúng ta đều có những cách thức riêng để chia sẻ danh sách Việc cần làm với tất
cả mọi người. Ví dụ, danh sách Việc cần làm của tôi là loại danh sách điện tử, vì thế
tôi có thể chia sẻ với các thành viên khác trong nhóm và cả sếp mình khi cần thiết. Nó
rất hữu ích mỗi khi sếp chỉ định người sẽ tiếp quản các dự án hay nhiệm vụ mới bằng
cách xác định khối lượng công việc hiện tại của mỗi người. Sếp tôi lướt mắt qua danh
sách Việc cần làm của tôi và quyết định xem liệu tôi có thể đảm nhiệm thêm một dự
án hay nhiệm vụ mới không.
Các thành viên khác trong nhóm cũng có thể làm việc tương tự khi họ tìm kiếm sự trợ
giúp cho một dự án, hoặc muốn chuyển bớt một vài công việc cho người khác.
Nếu không sử dụng một danh sách Việc cần làm điện tử hoặc phần mềm quản lý công
việc, bạn có thể dán danh sách của bản thân lên trên bảng tin của phòng hoặc vách
ngăn bàn làm việc của bạn.

Lời kết
Việc chia sẻ danh sách Việc cần làm sẽ giúp bạn tránh bị quá tải với những dự án hay
nhiệm vụ. Quan trọng hơn, nó giúp nhà quản lý biết được khối lượng công việc mà
bạn đang đảm nhiệm. Dĩ nhiên, để cách làm này luôn mang lại hiệu quả, danh sách
của bạn phải luôn chính xác và được cập nhật thường xuyên.
12. Cập nhật danh sách Việc cần làm
Một danh sách Việc cần làm sẽ trở nên vô giá trị nếu nó không được cập nhật. Nó
không những vô giá trị với bạn, mà còn với cả những người xung quanh. Nếu danh
sách đó không được cập nhật thường xuyên, bạn sẽ không thể biết được công việc ưu
tiên của bạn nằm ở chỗ nào. Cuối cùng, bạn có thể mải mê ngụp lặn trong nhiệm vụ
nào đó mà quên khuấy đi những việc sắp đến hạn, để rồi lại phải bù đầu làm việc tới
khuya “chữa cháy” cho chính những sai sót của mình.
Vì vậy hãy luôn dành một chút thời gian cập nhật danh sách của mình để kịp thời nắm
bắt được tình hình thay đổi của một dự án này hay thời hạn dịch chuyển của một
nhiệm vụ khác, bạn có thể ghi chú lại trong danh sách và điều chỉnh thứ tự ưu tiên.
Bạn cũng đừng quên đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành. Nếu bạn đã từng trải
qua cảm giác được ngồi lại và xem xét những điều bạn đã hoàn thành sau một ngày,
hoặc một tuần cống hiến hết mình, chắc hẳn bạn sẽ không bao giờ quên lập riêng cho
mình một danh sách Việc cần làm và cập nhật nó thường xuyên.
Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng bạn đã thêm những nhiệm vụ mới và sắp xếp chúng theo
danh sách ưu tiên. Khi bạn bắt đầu làm việc dựa trên danh sách này, việc bỏ sót một
nhiệm vụ có thể mang đến rất nhiều rắc rối. Vì thế hãy cẩn trọng trong việc bổ sung
những việc cần thiết và sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng và thời gian cần hoàn
thành.
Nếu danh sách của bạn được cập nhật tốt, sếp có thể thấy rõ sự hợp lý và hiệu quả
trong cách thức quản lý thời gian và sắp xếp công việc của bạn. Nếu bạn đang phải
làm quá nhiều việc, biết đâu ông ấy có thể giảm bớt việc cho bạn bằng cách không
giao thêm những nhiệm vụ mới cho bạn, hoặc đề nghị những người khác giúp đỡ.
Trước đây, tôi thường viết danh sách Việc cần làm của mình ra giấy và luôn đưa một
bản cho sếp mình vào mỗi sáng thứ Hai, để ông có thể nắm được những việc tôi đang

làm.
Lời kết
Lúc đầu, sếp không hiểu lý do tôi làm vậy. Thế rồi, sau chừng hai tuần, ông nhận thấy
nó có giá trị đến mức ông yêu cầu mọi nhân viên đều phải nộp cho ông bản danh sách
của mình. Bí kíp góp phần tạo nên thành công của bạn đó là luôn cập nhật bản danh
sách Việc cần làm của mình và đừng quên đưa cho sếp một bản.
13. Phân loại mức độ ưu tiên
Bước đầu tiên trong việc kiểm soát thời gian là đặt mức độ ưu tiên cho công việc của
bản thân. Nếu chúng ta đặt những công việc mang lại hiệu quả hơn lên trước, vậy
chúng ta sẽ tổ chức việc đó ra sao?
Đây không phải là một cuộc “bão não”, mà chỉ là một hệ thống trợ giúp đơn giản. Hệ
thống này chỉ yêu cầu bạn sắp xếp mọi công việc của mình vào ba mục, theo mức độ
ưu tiên giảm dần. Chúng ta sẽ gọi chúng là Mục A, B và C. A là mức độ ưu tiên cao, B
là trung bình và C là thấp.
Nào, hãy bắt tay vào thiết lập nên hệ thống phân loại mức độ ưu tiên của riêng bạn và
biến nó thành một thói quen trong cuộc sống. Những ý tưởng dưới đây sẽ giúp bạn
sắp xếp công việc của bản thân và từng mục cụ thể.
Lời kết
Trong cuộc sống của chúng ta, không phải việc gì cũng cần được ưu tiên, hay “đóng
mác” quan trọng. Nói cách khác không phải việc gì cũng cần phải hoàn thành ngay
lập tức trong hôm nay. Hệ thống phân loại ưu tiên này cho phép bạn sắp xếp hiệu quả
những công việc quan trọng.
14. Mức độ ƯU TIÊN A
Những công việc nằm trong nhóm ưu tiên A là những việc bắt buộc phải làm. Đó là
những việc đáp ứng một số hoặc tất cả các tiêu chuẩn sau:
Nếu không hoàn thành, bạn sẽ bị đuổi việc.
Những việc này thuộc quy tắc 20% của Pareto.
Đó là những việc có thời hạn hoàn thành trong
hôm nay hoặc vài ngày tới.
Đó là những việc phù hợp với

các mục tiêu cá nhân và sự nghiệp của bạn.
Đó là những việc sếp giao.
Các tiêu chí của bạn có thể khác nhau, nhưng nhất định sẽ có tiêu chí để phân biệt
những việc cần làm NGAY LẬP TỨC. Đó chính là danh sách ưu tiên mức độ A của
bạn. Những việc cần phải được ưu tiên hơn bất kỳ việc gì khác. Những việc thực sự
quan trọng. Những việc mang lại kết quả cao.
Lời kết
Hãy sử dụng danh sách Việc cần làm để sắp xếp thứ tự công việc của bạn. Nhớ rằng,
nếu việc đó nằm trong danh sách A, thì đó là việc quan trọng dành cho người quan
trọng. Người đó có thể là chính bạn hoặc sếp của bạn. Dù là ai đi chăng nữa nhưng
miễn là đừng cho tất cả công việc có thể có vào danh sách A. Khi đó hệ thống phân
loại này sẽ chẳng có giá trị gì nữa.
15. Mức độ Ưu tiên B
Mục ưu tiên mức độ B dành cho những việc cần phải được hoàn thành, nhưng không
nhất thiết mang lại kết quả lớn, hoặc thời hạn hoàn thành vẫn còn dài. Hãy kiểm tra lại
các nhiệm vụ của bạn và sắp xếp chúng vào danh sách B. Chúng có thể là một nhóm
các nhiệm vụ cần phải hoàn thành, nhưng không quá quan trọng để phải làm ngay
hôm nay hoặc ngày mai, hoặc đơn giản không cần phải xong sớm.
Đặt các công việc ở mức ưu tiên B vào danh sách Việc cần làm, bên dưới mục A.
Nhưng đừng nghĩ rằng bạn có thể lờ đi những nhiệm vụ này nhé. Rất nhiều nhiệm vụ
trong số đó sẽ chuyển lên danh sách A sau một khoảng thời gian nhất định, khi gần
đến thời hạn hoàn thành.
Khi có thời gian, bạn hãy thực hiện cả những việc trong danh sách B cùng với những
việc trong danh sách A. Đó chính là lý do bạn lập ra danh sách Việc cần làm: Sắp xếp
và bắt tay thực hiện từng việc ngay khi có thể.
Lời kết
Đừng bao giờ quên rằng những việc trong danh sách B cũng cần được hoàn thành. Chỉ
là chúng không nhất thiết phải được hoàn thành ngay trong hôm nay nhưng không vì
thế mà bạn bỏ bê chúng. Hãy dành thời gian thực hiện chúng bất cứ khi nào có thể.
16. Mức độ Ưu tiên C

Từ những ngày đầu mới khởi nghiệp, tôi có một người bạn lúc đó đang sử dụng hệ
thống phân loại ưu tiên công việc A-B-C. Cậu ấy luôn luôn để danh sách A ngay trên
bàn làm việc để nhắc nhở mình thực hiện những việc đó ngay lập tức. Danh sách B,
cậu ấy để ở trong ngăn kéo ngay dưới bàn làm việc. Nhưng danh sách C thì hoàn toàn
khác. Cậu ấy để nó ở ngăn kéo cuối cùng của chiếc bàn làm việc và không bao giờ đả
động đến nó, trừ phi có ai hỏi về nó.
Bạn thấy đấy, danh sách C gồm những công việc chẳng quan trọng gì với anh ấy, hay
với bất cứ ai anh để tâm đến. Chúng được ngủ yên ở ngăn kéo dưới cùng. Nếu ai đó
bước vào và hỏi anh về một trong những việc nằm trong danh sách này, anh ấy sẽ lôi
nó ra và việc đó được chuyển vào danh sách B. Còn không, chúng vẫn cứ nằm im
trong ngăn kéo bàn làm việc.
Đó là một cách khá hay được áp dụng với những việc trong danh sách C bởi lẽ chúng
là những việc không quá quan trọng. Những việc không cấp bách. Những việc chẳng
ai trong chúng ta buồn quan tâm. Ai trong chúng ta cũng đều có những việc như thế.
Hãy ném chúng vào danh sách C và chỉ lôi chúng ra khi bạn có thời gian rảnh rỗi. Nếu
hoàn cảnh thay đổi, bạn vẫn có thể chuyển nó lên danh sách B.
Lời kết
Mặc dù chúng là những việc không quan trọng nhưng hãy nhớ thỉnh thoảng xem lại
danh sách C của mình. Đôi lúc cũng có những dự án hay nhiệm vụ cần được chuyển
lên danh sách ưu tiên cao hơn vì nhiều lý do khác nhau. Có những việc chẳng có vẻ gì
quan trọng hôm nay nhưng rồi có thể đột ngột trở nên quan trọng vào tuần sau. Còn
không, bạn có hàng núi công việc cần giải quyết với lịch trình dày đặc, hãy dành thời
gian tập trung vào những việc quan trọng trước đã.
17. Ghi chú lại những nhiệm vụ vừa được giao
Bạn thường nhận được nhiệm vụ và các chỉ dẫn bằng lời. Dù rằng đó không phải là
cách hay nhất, nhưng việc làm này vẫn rất phổ biến. Thật không may, vì quá mải mê
hay bận rộn với hàng tá công việc hàng ngày, đôi khi chúng ta có thể vô tình quên mất
chúng.
Bất cứ khi nào bạn nhận được một nhiệm vụ bằng lời, hãy ghi nó lại ngay lập tức.
Việc làm này sẽ khởi đầu cho một nhiệm vụ hay dự án mới và cung cấp cho bạn

những thông tin và tài liệu về việc bạn phải thực hiện hoặc hoàn thành. Chúng cần
phải được viết ra càng sớm càng tốt, ngay khi bạn vừa được giao để có được thông tin
chính xác nhất, đồng thời tăng khả năng nắm chắc mọi chi tiết được cung cấp.
Ghi chú này cũng nên được sắp xếp vào các mục ưu tiên trong danh sách Việc cần làm
ngay lập tức. Đặt nó vào mục phù hợp và theo dõi một cách hợp lý. Nhờ vậy, bạn sẽ
không bao giờ quên nhiệm vụ mỗi khi bạn đảo qua danh sách Việc cần làm mỗi ngày.
Lời kết
Ghi nhớ các thông tin bằng cách viết ra sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi phải cố
gắng nhớ lại và phát hiện ra những nhiệm vụ bị trì hoãn rồi vật lộn để hoàn thành
chúng trong một thời gian ngắn. Với ghi chép này, bạn cũng sẽ có thêm một bản thông
tin chi tiết và đầy đủ về nhiệm vụ cần hoàn thành, nhờ vậy bạn sẽ không phí thời gian
ngược xuôi hỏi đi hỏi lại các thông tin đã được cung cấp, làm mất thời gian của mình
và của người khác.
18. Định ra hạn chót cho các nhiệm vụ
Bạn nên đề ra một hạn chót hoàn thành tất cả nhiệm vụ và công việc trong danh sách
Việc cần làm của mình. Bạn nên có hạn chót của riêng mình và nó được đặt ra trước
mỗi hạn chót thật sự.
Việc đặt ra các hạn chót sẽ cung cấp cho bạn một công cụ lên kế hoạch và tổ chức
hiệu quả. Đặt hạn sớm cho phép bạn chuẩn bị tinh thần sẵn sàng cho những vấn đề
hay chậm trễ phát sinh trong quá trình giải quyết công việc nhằm hoàn thành chúng
đúng thời hạn. Ví dụ, nếu bạn phải nghỉ ốm vài ngày, mà hạn chót của công việc vào
đúng ngày bạn quay lại làm việc, bạn sẽ không phải đánh vật với núi công việc cùng
với thời hạn đang đuổi phía sau trong tình trạng vừa mới ốm dậy, bởi vì bạn đã để
dành ra một thời gian dự trữ giữa hạn chót của bạn và hạn chót thật sự.
Lời kết
Tôi thường xuyên sử dụng phương pháp này và nhận thấy nó đã cứu nguy cho tôi
nhiều lần, giúp tôi tránh phải làm việc thâu đêm suốt sáng để hoàn thành công việc
đúng thời hạn. Vậy còn chần chừ gì nữa, các bạn hãy tự đặt ra những hạn chót riêng
cho các công việc cần hoàn thành của mình để tránh những tình huống tréo nghoe do
áp lực thời gian.

19. Không nên ôm đồm quá nhiều việc
Việc nhận lãnh quá nhiều trách nhiệm công việc là một chiếc bẫy rất nguy hiểm. Đây
là mối nguy thường trực mà chúng ta phải đối mặt. Bất kỳ ai cũng cần phải trang bị
cho mình khả năng kiểm soát khối lượng công việc của bản thân, cả trong công việc
lẫn cuộc sống hàng ngày ở một mức độ nhất định cho phép bạn sẵn sàng thích ứng với
các điều kiện và ưu tiên thay đổi.
Nói cách khác, khả năng nói “Không” có nghĩa là đôi lúc bạn phải biết cách từ chối
người đối diện. Hoặc là bạn sẽ phải ủy thác cho người khác thực hiện một số việc.
Bạn cần bảo vệ 20% thời gian dành để xử lý những việc phát sinh và không thể lường
trước. Nhưng không vì thế mà chịu bó tay trong những tình huống đặc biệt, bạn vẫn
có thể lên kế hoạch trước cho chúng, nếu bạn luôn giữ lịch trình của mình ở mức
80%.
Một việc khác cũng quan trọng không kém, đó là bạn luôn phải cố gắng toàn tâm toàn
trí, tập trung hoàn toàn vào mỗi công việc hay dự án bạn thực hiện. Điều đó sẽ mang
lại cho bạn sự hài lòng trong công việc cũng như làm thỏa mãn cấp trên của bạn.
Đừng chỉ làm cho xong việc – hãy làm thật tốt, hoàn thành đúng hạn, xuất sắc hơn
những người khác. Chính thái độ làm việc này chứ không phải điều gì sẽ mang lại
thành công cho bạn.
Lời kết
Hiển nhiên bạn không thể nói “không” với sếp của mình. Nhưng bạn lại có thể từ chối
yêu cầu tham gia vào một hội nào đó, hoặc lời đề nghị giúp huấn luyện đội tuyển bóng
mềm của cơ quan sau giờ làm. Hãy bảo vệ 20% thời gian dự phòng của bạn, chắc
chắn bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian để làm những công việc quan trọng
khác.
20. Lưu giữ thành tích của bản thân
Thành tích là các bằng chứng cho thành công bạn đạt được, góp phần khẳng định tài
năng và công sức mà bạn bỏ ra. Việc lưu giữ chúng đã trở thành một thói quen của
mỗi người chúng ta. Và đặc biệt trong công việc của bạn, thói quen đó không phải là
một ý tưởng tồi.
Khi nói đến việc lưu giữ thành tích của bản thân trong công việc, tôi không ám chỉ

rằng bạn phải ganh đua với những người khác. Hãy điền thành tích công việc vào
danh sách Việc cần làm của bạn bằng bút màu hoặc in đậm, thể hiện chúng theo một
thang định mức từ hoành thành đến hoàn thành xuất sắc hoặc các phần thưởng mà bạn
đạt được. Tôi có thói quen sử dụng đường gạch đỏ để nhắc nhở mình về các công việc
và nhiệm vụ mà tôi đã hoàn thành cũng như luôn cố gắng để có càng nhiều đường
gạch đỏ trong danh sách Việc cần làm của bản thân càng tốt.
Khi thấy các đường đánh dấu màu đỏ, có nghĩa là tôi đang lưu giữ thành tích của
mình. Tôi dõi theo con đường thành công của bản thân và tiếp tục bổ sung chúng mỗi
ngày. Nó gần như là một hệ thống phần thưởng cá nhân, giúp tôi thấy rõ mình đang
“chiến đấu với kẻ địch” ra sao – “kẻ địch” ở đây chính là các việc cần làm trong danh
sách. Cách làm này mang lại nhiều động lực và giúp tôi kiên trì hơn với các nhiệm vụ
và mục tiêu của mình.
Lời kết
Tôi đã khuyên mọi người thử sử dụng mẹo mực này trong công việc của mình. Mặc
dù không phải lúc nào cách thức này cũng mang lại hiệu quả, nhưng nó sẽ giúp mọi
người kiên trì hơn với công việc và giúp chúng ta tiết kiệm thời gian hơn.
21. Sắp xếp nơi làm việc
“Một nơi làm việc lộn xộn là biểu hiện của một trí tuệ xuất chúng.” Một số người
trong chúng ta thường “ngụy biện” cho thói quen lộn xộn của mình bằng câu nói như
vậy. Có thể ở một khía cạnh nào đó, câu nói này không sai nhưng thực tế nó chẳng
khác gì câu “Đừng bao giờ ăn đồ ăn của một đầu bếp gầy.” Chẳng có một cơ sở nào
chứng minh điều đó đúng cả.
Nhưng chắc chắn rằng một căn phòng hoặc nơi làm việc lộn xộn thường chứng tỏ chủ
nhân của nó có một tư duy lộn xộn, không phát huy được hết khả năng và hiệu quả
vốn có. Thời gian của bạn thường phụ thuộc vào chính khả năng kiểm soát môi trường
xung quanh của bạn.
Phòng làm việc chính là thế giới riêng đối với mỗi người ở nơi công sở. Nó thân quen
với bạn chỉ sau tổ ấm gia đình. Vì thế nó cần được sắp xếp sao để tạo cảm hứng và
giúp bạn đạt được hiệu quả tối đa trong công việc.
Trước tiên, hãy suy nghĩ về công việc của mình và kiểm tra văn phòng của bạn. Nó có

được sắp xếp trật tự và hợp lý không? Nó có giúp bạn làm việc hiệu quả không? Nó
giúp bạn kiểm soát được diễn tiến của công việc chứ, các loại giấy tờ đã được sắp xếp
khoa học chưa, hay chỗ nào dành để tiếp khách? Nếu bạn vẫn không thể trả lời hết các
câu hỏi trên hay chỉ đơn giản là cảm thấy không ổn hoặc chưa hài lòng, hãy nghĩ về
việc bài trí lại nó. Chúng ta có thể tự sắp xếp nhờ những lời khuyên của bạn bè hoặc
người xung quanh, nếu không hãy nhờ sự trợ giúp của các chuyên gia tư vấn để có
được một lời khuyên phù hợp nhất cho văn phòng hoặc nơi làm việc của bản thân.
Lời kết
Việc tổ chức sắp xếp hiệu quả nơi làm việc sẽ giúp bạn đạt hiệu suất làm việc cao và
mang lại những kết quả mà có thể bạn không ngờ tới. Nói cách khác, hiệu suất cao sẽ
giúp bạn tiết kiệm thời gian. Tiết kiệm thời gian bằng cách tăng hiệu quả. Trở nên hiệu
quả bằng cách làm việc có tổ chức. Và hãy thể hiện sự có tổ chức đó bắt đầu từ nơi
làm việc của bạn.
22. Sắp xếp nơi làm việc: Bàn làm việc
Rắc rối đầu tiên tôi nhận thấy mỗi khi giúp ai đó tổ chức công việc chính là chiếc bàn
làm việc. Nếu tôi nhìn thấy hàng chồng giấy tờ chất đầy khắp mặt bàn của ai đó không
theo một trật tự nào thì tôi biết nhiệm vụ của mình sẽ khó khăn hơn. Việc sắp xếp mọi
thứ thường khá đơn giản, nhưng nó cũng là một công việc mang tính cá nhân. Không
có một câu trả lời hay khuôn mẫu nào đúng duy nhất cho việc đó cả. Chỉ có bạn mới
quyết định được phải sắp xếp bàn làm việc của mình ra sao.
Tuy nhiên, trong quá trình sắp xếp, bạn nên cân nhắc một vài nguyên tắc sau:
Công việc được giao cho bạn bằng cách nào? Giấy tờ trực tiếp, thư điện tử hay thư
tay? Liệu bạn đã sắp xếp vị trí riêng trên bàn để dành chỗ cho các nhiệm vụ mới tới
khi bạn xử lý chúng chưa? Nếu chưa, bạn hãy dành ra một vị trí như vậy. Phương
pháp truyền thống “để riêng từng giỏ” vẫn luôn là một công cụ hữu dụng.
Bạn sắp xếp các tài liệu cho một nhiệm vụ hay dự án ra sao? Bạn có để chúng lẫn lộn
với nhau không? Bạn có dành riêng cho chúng một vị trí cố định không? Hãy sắp xếp
lại những văn bản đó, kể cả những mẩu ghi chú quan trọng trong các cuộc họp. Hãy
sử dụng các kẹp tài liệu để lưu giữ chúng. Bỏ những kẹp tài liệu đó vào một hộc tủ,
hoặc một ngăn giá đựng tài liệu trên bàn.

Những đồ dùng thông dụng của bạn (như bút chì, bút bi, điện thoại, máy tính, văn
phòng phẩm…) nằm ở đâu? Nếu chúng được để lung tung, hãy sắp xếp lại. Đặt máy
tính ở vị trí vừa tầm tay. Đặt điện thoại phía tay thuận, không phải sau lưng bạn. Để
các loại văn phòng phẩm vào chung một ngăn kéo, sao cho dễ dàng lấy được mà
không bị vướng. Hãy để các loại bút và giấy nhớ vào một ngăn kéo nhất định thay vì
để bừa bãi trên bàn.
Lời kết
Việc sắp xếp có tổ chức sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và góp phần
mang lại hiệu quả công việc.
23. Sắp xếp nơi làm việc: Các loại giấy tờ
Những ai nói rằng máy tính sẽ mang tới cho chúng ta một thế giới văn phòng không
giấy tờ thì đó là một lời nói không có cơ sở! Ngày nay, các loại giấy tờ nhiều hơn bao
giờ hết. Vậy chúng ta phải làm gì với đống giấy tờ đó đây?
Chúng ta có thói quen chất đống hết tất cả mọi loại giấy tờ lên mặt bàn với suy nghĩ
rằng nếu cần thì chúng chỉ nằm đâu đó xung quanh bàn làm việc này. Tuy nhiên, bạn
sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm ra đúng thứ bạn cần, một tài liệu hoặc báo cáo chẳng
hạn. Bạn không những làm tốn thời gian của chính mình, mà có thể làm mất thời gian
của người khác khi họ phải ngồi chờ bạn ở đầu dây bên kia, hoặc trong văn phòng.
Một lần nữa, phương án truyền thống ‒ những chiếc cặp tài liệu lại được lựa chọn. Để
tất cả tài liệu giống nhau vào một cặp. Sắp xếp chúng theo cách bạn muốn, có thể theo
thời gian bằng cách đề ngày tháng cho từng tài liệu để tiện theo dõi. Bạn có thể đính
kèm kế hoạch hay lộ trình thực hiện nhiệm vụ ở bìa trong của cặp hồ sơ và sắp xếp
các giấy tờ bên trong theo nội dung của chúng. Tuy nhiên, cách sắp xếp tốt nhất chính
là cách khiến bạn thấy hiệu quả và tiện lợi nhất với bản thân.
Lời kết
Việc sắp xếp các loại giấy tờ vào các cặp đựng tài liệu riêng sẽ khiến mớ hỗn độn trở
nên ngăn nắp, sự lãng phí được thay bằng hiệu quả công việc cao, tiết kiệm thời gian
đáng kể cho bạn mỗi ngày.
24. Sắp xếp nơi làm việc: Các bản nháp
Trong số tất cả những giấy tờ mà chúng ta viết ra, có rất nhiều trong số chúng chỉ là

bản nháp. Chúng ta chuyển chúng cho người khác đọc duyệt, lấy ý kiến của họ, đánh
dấu đỏ, chỉnh sửa trước khi có một tài liệu hoàn chỉnh.
Vậy chúng ta phải làm gì với những bản nháp này? Chúng ta thường có thói quen giữ
tất cả chúng lại, nhưng thực tế chúng ta nên bỏ hết chúng đi.
Các bản nháp chỉ nên được lưu giữ cho tới khi các bản hoàn thiện được sử dụng hoặc
phê duyệt. Lúc đó, chúng ta nên loại bỏ các bản nháp đi. Nếu bạn lưu giữ tất cả các
giấy tờ đó lại, bạn sẽ biến nơi làm việc của mình thành một nơi lộn xộn. Bạn sẽ tốn rất
nhiều thời gian nếu cần tìm một tài liệu trong hàng đống những tài liệu na ná nhau.
Lời kết
Chỉ lưu giữ các bản nháp khi bạn còn cần sử dụng.
25. Sắp xếp nơi làm việc: Các cặp đựng tài liệu
Sau khi sắp xếp mọi loại giấy tờ và các cặp tài liệu, tiếp theo bạn sẽ làm gì với những
cặp tài liệu đó? Nhét chúng vào phía sau bàn? Để chúng trên mặt bàn? Chắc chắn đó
không phải là những ý tưởng hay. Thay vào đó, hãy tạo ra một hệ thống phân loại và
sắp xếp của riêng bạn.
Có rất nhiều cuốn sách hay chỉ cho bạn cách sắp xếp các tài liệu. Đừng quá phụ thuộc
vào chúng. Hãy sắp xếp theo cách bạn muốn, miễn là bạn hiểu được hệ thống sắp xếp
và biết rõ những tài liệu mình cần nằm ở đâu. Đó mới là vấn đề quan trọng nhất.
Tôi thường sắp xếp các cặp tài liệu của mình như sau: lưu những cặp tài liệu cần dùng
cho những nhiệm vụ hiện tại trên bàn, ngay giá để đồ, nơi tôi có thể dễ dàng với tới.
Tôi lưu những tài liệu cũ trong tủ hồ sơ. Bạn sẽ thắc mắc liệu tôi sắp xếp tủ hồ sơ như
thế nào? Tôi sắp xếp chúng theo vần. Sắp tên từng dự án theo thứ tự bảng chữ cái.
Việc làm này cũng sẽ giúp cả những người khác khi cần tìm tài liệu gì đó nếu tôi
không có mặt.
Lời kết
Bạn sẽ nhận thấy mình làm việc hiệu quả hơn khi sử dụng hệ thống phân loại này.
Chẳng có gì quá kỳ diệu, nhưng mỗi hệ thống được lập ra sẽ giúp bạn tiệt kiệm 15
phút mỗi ngày.
26. Sắp xếp nơi làm việc: Các tài liệu điện tử
Ngày nay, những tài liệu bạn nhận được hàng ngày không chỉ có các loại giấy tờ. Tất

cả các bản ghi chép, báo cáo, ghi nhớ, thư từ và các tài liệu tương tự trên máy tính
cũng cần phải được sắp xếp.
Một lần nữa, hãy tạo ra các thư mục cho từng loại tài liệu và đặt tên các thư mục này
giống như cách bạn dán nhãn các cặp tài liệu giấy.
Tôi luôn thấy việc lưu các nhiệm vụ và chương trình đang thực hiện trong một thư
mục ngay trên màn hình là rất hữu ích, vì như thế tôi không phải tìm kiếm hay kích
chuột ba bốn lần mới mở được chúng ra. Chỉ cần một cái kích chuột, cả thư mục và
danh sách tài liệu đã ở ngay trước mắt.
Đồng thời, hãy nhớ đặt tên cho các tệp tài liệu khác nhau trong cùng thư mục một
cách rõ ràng để bạn có thể biết rõ nội dung bên trong tài liệu. Không gì lãng phí thời
gian bằng việc mở ba bốn văn bản ra cùng một lúc chỉ để tìm xem đâu là cái mình
cần, chỉ bởi vì bạn đặt tên chúng quá cẩu thả.
Lời kết
Bạn sẽ tiết kiệm một lượng thời gian lớn bằng cách này. Còn với riêng tôi, sau khi sắp
xếp lại hệ thống tài liệu trong máy, tôi nghĩ mình đã tiết kiệm được đến 15 phút mỗi
ngày so với cách sắp xếp tùy tiện trước kia. Bạn đừng nghĩ rằng 15 phút mỗi ngày
chẳng đáng gì nhưng nếu nhân nó lên theo tháng, năm hay thậm chí là cuộc đời của
bạn, với mỗi công việc khác nhau, bạn hẳn sẽ tiết kiệm được một lượng thời gian
khổng lồ.
27. Sắp xếp nơi làm việc: Các địa chỉ liên hệ
Bạn thường xuyên phải gọi điện thoại. Thường xuyên phải gửi thư. Thường xuyên
phải xử lý các bản ghi nhớ và các loại thư từ. Điều đó có nghĩa là bạn cần một cách để
tìm được những địa chỉ liên hệ và thông tin liên quan một cách nhanh chóng.
Một cách mà tôi vẫn được biết từ xưa đến nay đó là lưu chúng trong một cuốn sổ địa
chỉ. Đúng thế, một cuốn sổ giấy với những thẻ đánh dấu màu sắc hoặc những cách
thức đánh dấu tương tự. Chắc chắn, nó rất hiệu quả. Điểm yếu duy nhất là nó được
viết trên giấy, không phải trong máy tính.
Ngày nay, tôi có thể làm việc này theo một cách hiệu quả hơn nhiều ‒ lưu tất cả thông
tin trong một kho dữ liệu điện tử. Tôi sử dụng những công cụ hỗ trợ rất thông dụng và
có rất nhiều lựa chọn tuyệt vời, ví dụ như Microsoft Outlook, ACT, Goldmine hay rất

nhiều chương trình khác.
Ưu điểm của tất cả những công cụ này chính là ở việc chúng được định dạng điện tử.
Bạn có thể nhanh chóng chuyển các thông tin từ các chương trình này sang Word để
tạo ra các văn bản, nhãn đề gửi và nhập các cơ sở dữ liệu cũng như thực hiện các bảng
tính. Bạn cũng có thể tìm được các địa chỉ liên hệ một cách nhanh chóng. So với các
cuốn sổ địa chỉ giấy thì những cuốn sổ điện tử này tiện dụng và nhanh hơn gấp nhiều
lần.
Nếu bạn có một Thiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân (PDA), bạn có thể chuyển các dữ
liệu này từ máy tính của mình vào thiết bị và ngược lại. Vậy là bạn đã có tất cả dữ liệu
trong tay, dù không ngồi trong văn phòng. Với cách này, chúng ta có thêm một
phương thức tiết kiệm thời gian hiệu quả nữa.
Lời kết
Sự kết hợp giữa các sổ địa chỉ điện tử và thiết bị cầm tay là một trong những công cụ
tiết kiệm thời gian hiệu quả nhất được tạo ra trong thập kỷ qua. Bạn nên biết cách tận
dụng chúng, giống như nhiều người đã và đang làm.
28. Sắp xếp nơi làm việc: Tiêu hủy tài liệu
Khối lượng giấy tờ liên tục tăng lên theo thời gian và đôi khi, chúng dường như nằm
ngoài tầm kiểm soát của bạn. Chẳng mấy chốc, bạn sẽ chẳng biết chứa chúng vào đâu
nữa. Phải làm sao đây?
Hãy loại bỏ hết những giấy tờ không cần thiết. Tôi có một người đồng nghiệp làm
việc cho công ty tư vấn. Các thủ tục của công ty tốn rất nhiều giấy tờ, bao gồm cả các
tờ ghi chú, tài liệu nghiên cứu, bản nháp báo cáo và hàng nghìn các loại giấy tờ khác.
Cô ấy nói rằng mỗi tháng, công ty phải dành riêng một ngày để tất cả nhân viên rà
soát lại giấy tờ của mình và dọn dẹp cũng như sắp xếp lại chúng cho hợp lý để tránh
nhầm lẫn và gây ra tình trạng lộn xộn.
Họ chỉ lưu giữ những thứ có giá trị lâu dài: bản mẫu cho các sản phẩm tương lai, các
bản báo cáo cuối cùng, các tài liệu nghiên cứu cơ bản. Nhưng họ bỏ đi các bản nháp
hoặc bất cứ thứ gì được dùng để tạo ra sản phẩm cuối cùng, ví dụ như: các bản ghi
nhớ cũ (quy tắc đã được họ lập ra hơn ba năm rồi), các tờ ghi chú cá nhân về cuộc gặp
và cuộc gọi, bản trả lời các câu hỏi điều tra nghiên cứu, hoặc bản ghi chép từ cuộc

phỏng vấn cũ. Tất cả đều phải bị loại bỏ.
Lời kết
Các bản ghi chép cũ chỉ khiến cho việc tìm kiếm những thứ cần thiết lâu hơn hay tiêu
tốn thời gian của bạn nhiều hơn. Nhưng đừng vì thế mà tiêu hủy những bản ghi chép
cần phải lưu giữ theo quy định pháp luật, ví dụ như các báo cáo tài chính, hay hồ sơ
nhân viên.
29. Xử lý thư từ hiệu quả
Có một số người cứ ngồi chờ đợi thư từ và tài liệu gửi đến cả ngày. Đó là những thời
điểm quan trọng trong ngày với họ. Tiếc thay, thường thì do quá trông đợi chúng, nên
khi chúng được gửi tới, họ sẽ dành thời gian xem xét ngay lập tức bất kể đang làm gì.
Cả hai cách hành xử trên đều là nguyên nhân làm mất thời gian của bạn. Cách xử lý
thư và tài liệu nội bộ tốt nhất đó là chỉ xử lý chúng vào một thời gian nhất định. Đừng
để chúng điều khiển lịch làm việc của bạn; bạn mới là người kiểm soát chúng. Tôi
thường thấy mọi người trì hoãn cả những việc quan trọng, hoặc cắt ngang một kế
hoạch chỉ để mở thư và xem các tài liệu nội bộ.
Điều này gây lãng phí thời gian, bởi khi đó, một ngày của họ sẽ bị xé lẻ bởi các việc
vụn vặt như thế. Họ sẽ phải quay lại với công việc, tìm lại mạch làm việc trước khi có
thể đạt được hiệu quả như trước, lúc họ vẫn còn trong trạng thái hoàn toàn tập trung.
Tại sao vậy? Thư từ và các tài liệu được chuyển qua đường bưu điện mất hai ba ngày
mới đến tay bạn, vậy thì chúng không cấp bách đến mức cần bạn phải xử lý ngay. Hãy
hình thành thói quen xử lý thư vào một thời gian nhất định trong ngày, có thể là cuối
ngày chẳng hạn, khi tất cả các nhiệm vụ đã hoàn thành và nếu có việc cần quan tâm,
bạn có thể lập kế hoạch xử lý chúng vào ngày hôm sau. Giải quyết thư từ và các tài
liệu liên quan lúc nào là tùy thuộc vào bạn, nhưng KHÔNG nhất thiết phải là ngay lúc
thư mới đến.
Lời kết
Mỗi lần bạn để ai đó, hay việc gì đó cắt ngang mạch làm việc của mình, bạn sẽ lãng
phí thời gian. Đừng để chuyện này xảy ra với bạn.
30. Các cặp “Tài liệu cần hoàn thành”
Một kẻ thù đối với thời gian của bạn, một thứ mang lại những đêm thức trắng, những

nỗi lo âu, đó là việc quên mất các hạn chót quan trọng. Bạn đã rơi vào trường hợp như
vậy bao giờ chưa? Dĩ nhiên là rồi. Bạn phát hiện ra rằng mình đã quên viết báo cáo
cho buổi họp sáng hôm sau, khi đồng hồ đã chỉ 3 giờ chiều. Kết quả là bạn phải ở lại
muộn để hoàn thành và việc này khiến các nhiệm vụ khác của bạn phải chậm lại để rồi
hôm sau lại phải vắt chân lên cổ hoàn thành cho kịp thời hạn.
Để tránh trường hợp này, hãy tạo ra cặp “Tài liệu cần hoàn thành”. Đó là một tập tài
liệu đơn giản, được đánh số từ 1 tới 31 (tối đa). Mỗi tập trong số chúng đại diện cho
một ngày trong tháng. Trong mỗi ngăn, hãy cho vào đó các tài liệu hoặc ghi chú về
những nhiệm vụ đến hạn vào ngày hôm sau. Ví dụ như, nếu bạn có một báo cáo phải
hoàn thành vào thứ Sáu, ngày 10, hãy bỏ một tờ nhắc nhở hoặc tài liệu về nhiệm vụ
đó vào ngăn ngày 9. Mỗi sáng, hãy dành 5 phút để kiểm tra tập tài liệu này.
Hệ thống này sẽ giúp bạn loại bỏ những bất ngờ khó chịu và sắp xếp thời gian làm
việc hợp lý. Dĩ nhiên, nếu có việc cần nhiều thời gian để hoàn thành hơn, hãy đặt nó
sớm lên vài ngày.
Lời kết
Mẹo mực đơn giản này đã giúp tối thiểu hóa lượng thời gian cần thiết hoàn thành gấp
rút một việc gì đó đồng thời cuốn theo cả những đêm thức trắng cũng như những nỗi
lo lắng muộn phiền của tôi.
31. Sử dụng một thời gian biểu duy nhất
Bạn nhất định phải kiểm soát được lịch làm việc của mình. Và cách tốt nhất để làm
việc này đó là lên kế hoạch chi tiết cho mọi hoạt động của bạn. Lịch trình này càng
chi tiết càng tốt.
Có rất nhiều phần mềm máy tính thông minh có thể trợ giúp bạn hoặc bạn có thể tự
làm một mẫu đơn giản trên giấy. Nó sẽ giúp bạn theo dõi các hoạt động thường xuyên
để thu xếp thời gian đến những buổi họp hay cuộc hẹn đúng giờ.
Bạn cũng có thể dùng một lịch trình như vậy để theo dõi hạn chót công việc của mình.
Chỉ cần thêm chúng vào lịch trình mỗi ngày của bạn dưới dạng các ghi chú. Như vậy,
cả “Tài liệu cần hoàn thành” và lịch trình của bạn đều có thể giúp bạn tập trung vào
mục tiêu và hoàn thành mọi việc đúng hạn.
Tuy nhiên, chỉ nên dùng một bảng lịch trình duy nhất. Đừng cố gắng vừa dùng một

cái trong máy tính và một cái khác bỏ túi. Việc này không chỉ làm bạn tốn công sức
gấp đôi, mà sẽ làm bạn quên cập nhật một trong số chúng, gây tình trạng nhầm lẫn.
Tốt nhất, bạn nên sử dụng các thiết bị công nghệ cá nhân.
Lời kết
Phương pháp này giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách nào? Luôn nhắc nhở bạn về
những công việc và nhiệm vụ phải hoàn thành, tránh quên mất việc gì đó, giúp bạn tiết
kiệm thời gian và công sức.
32. Xử lý danh thiếp
Chúng ta thường trao danh thiếp của mình cho người khác và cũng luôn nhận được
chúng, có thể là từ đối tác làm ăn hay thậm chí những người lần đầu gặp mặt. Mỗi lần
đi đâu đó, tôi thường gặp được những người mới. Và chúng tôi luôn trao đổi danh
thiếp cho nhau.
Đó là một nghi thức lịch thiệp và có ích trong giao tiếp. Tuy nhiên, số lượng danh
thiếp sẽ nhanh chóng đầy lên. Việc cho tất cả danh thiếp vào một ngăn kéo không phải
là một ý tưởng hay. Bạn sẽ làm cách nào và mất bao nhiêu thời gian nếu cần tìm thông
tin liên lạc của một ai đó trong chiếc ngăn kéo đầy ắp danh thiếp đó? Có một số cách
có thể giúp bạn.
Theo tôi, cách tốt nhất là đơn giản dành chút thời gian chuyển những thông tin trong
mỗi tấm danh thiếp vào một cơ sở dữ liệu riêng ngay khi bạn về đến văn phòng. Đó là
việc tôi vẫn thường làm như một thói quen. Tôi cũng thường viết ghi chú vào mặt sau
tấm danh thiếp về nơi tôi gặp người đó, hoàn cảnh gặp và các quan sát cá nhân khác
và cũng sẽ chuyển các thông tin đó vào dữ liệu của mình. Sau khi hoàn tất, tôi bỏ tấm
danh thiếp đi. Việc làm đơn giản này giúp tôi tránh phải đau đầu tìm thông tin của một
ai đó khi cần trong hàng loạt những danh thiếp ngổn ngang khắp chỗ làm việc của
mình.
Bạn cũng có thể chọn một cách khác đó là mua sổ đựng danh thiếp. Có những loại sổ
nhỏ để đựng danh thiếp. Dù không hữu ích bằng một cơ sở dữ liệu, nhưng chúng cũng
giúp ta lưu giữ và sắp xếp hợp lý những tấm thiệp đó cùng các thông tin của chúng
khi cần.
Tìm một phương pháp phân loại nào đó mà bạn thấy hợp lý, tránh để chúng chồng

chất bừa bãi ở bàn làm việc của bạn. Như vậy bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời
gian và công sức tìm kiếm nếu cần.
Lời kết
Tôi đã từng nhìn thấy rất nhiều bạn có thói quen thả những tấm danh thiếp vào ngăn
kéo cạnh bàn sau khi nhận chúng và rồi sau đó ngồi lục lọi khắp ngăn kéo để tìm danh
thiếp của một người mà họ muốn liên lạc. Thật quá lãng phí thời gian và công sức!
Chỉ cần một chút thời gian sắp xếp thôi cũng có thể giúp bạn rất nhiều.
33. Bạn làm việc hiệu quả nhất vào lúc nào?
Lên lịch trình là một việc làm rất quan trọng nếu bạn muốn có một ngày làm việc hiệu
quả. Dù có một số người cho rằng việc lên lịch trình có nhiều hạn chế, nhưng đó vẫn
là thứ vũ khí tốt nhất giúp chúng ta chiến đấu chống lại sự lãng phí thời gian.
Một trong những điều đầu tiên bạn cần là xác định được thời gian làm việc hiệu quả
nhất trong ngày. Mỗi người đều có một khoảng thời gian như thế và mỗi người mỗi
khác. Bản thân tôi rất hợp với khoảng buổi sáng. Hàng ngày, tôi thức dậy lúc 5 giờ
sáng và bắt đầu làm việc lúc 7 giờ. Tôi làm việc rất hiệu quả và có thiên hướng tập
trung vào các nhiệm vụ hơn vào buổi sáng. Một bản phân tích năng suất làm việc của
tôi cho thấy, thực tế, có đến 65% công việc trong ngày của tôi được hoàn thành vào
khoảng 4 đến 5 tiếng đầu tiên trong ngày.
Còn bạn có thể khác. Bạn có thể làm việc hiệu quả nhất vào buổi chiều hay buổi tối.
Dù thế nào đi nữa, bạn cũng nên sắp xếp công việc trong ngày của mình dựa trên căn
cứ này.
Nếu bạn hợp với buổi sáng, hãy sắp xếp xử lý những nhiệm vụ quan trọng nhất vào
khoảng đầu ngày. Nếu bạn hợp với buổi chiều, xếp chúng vào buổi chiều. Hãy tìm
hiểu xem bạn làm việc tốt nhất vào lúc nào và sử dụng những thông tin này để phát
huy tối đa hiệu quả ngày làm việc của mình.
Hãy sắp xếp những cuộc hẹn, cuộc họp quan trọng vào thời gian bạn làm việc tốt nhất
trong ngày, khi tâm trí bạn minh mẫn, sắc sảo và khi bạn có “phong độ” tốt nhất trong
ngày. Dù không phải lúc nào cũng làm được như vậy, nhưng hãy cố gắng tận dụng
quãng thời gian làm việc hiệu quả nhất của bạn.
Lời kết

Lựa chọn khoảng thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất không có nghĩa là bạn bỏ qua
những khoảng thời gian còn lại trong ngày! Điều này chỉ giúp bạn nhận thức được
thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất và tận dụng nó để tối ưu hóa việc sử dụng thời
gian của bản thân.
34. Nhóm các nhiệm vụ tương tự lại
Khi bạn đang trên đà thực hiện tốt một loạt công việc, bạn tập trung vào những kỹ
năng và hành động cần thiết để hoàn thành tốt chúng. Bởi vậy, nếu bạn nhóm các
nhiệm vụ tương tự nhau để thực hiện trong cùng một khoảng thời gian, bạn sẽ tập
trung hơn, tránh bị phân tán. Bạn sẽ nhận thấy mình làm việc hiệu quả hơn nhiều nếu
nhóm tất cả các nhiệm vụ tương tự nhau để làm cùng lúc.
Ví dụ, tôi nhóm tất cả các công việc hành chính vào một khoảng thời gian trong ngày
để xử lý – khoảng một lần một tuần. Tôi không mấy hứng thú với những công việc đó,
cho nên tôi nhóm chúng lại với nhau để tập trung xử lý một lần, giải quyết chúng càng
nhanh càng tốt.
Bởi tôi nhận ra rằng khi thực hiện những việc này rải rác trong ngày hoặc các ngày
trong tuần, tôi không thể làm việc hiệu quả được như vậy. Chúng có xu hướng tiêu tốn
rất nhiều thời gian và khiến thời gian làm việc của tôi bị chia nhỏ. Bằng cách này, tôi
cũng có thể xử lý hết một loạt nhiệm vụ chán ngắt trong một lần và trong một khoảng
thời gian ngắn hơn.
Lời kết
Sau khi khám phá ra việc tập trung xử lý tất cả công việc theo nhóm mang lại hiệu quả
đến mức nào, tôi xem xét cả các nhiệm vụ khác và tập trung thực hiện chúng trong
cùng một khoảng thời gian để tăng hiệu quả. Tôi khám phá ra thêm nhiều lĩnh vực
khác có thể áp dụng cách thức này. Cách làm việc này đã giúp tôi tiết kiệm đáng kể
thời gian làm việc mỗi tuần.
35. Bảo vệ quỹ thời gian của bạn
Chúng ta dựng hàng rào quanh mảnh vườn nhà với mong muốn quản lý những cây
trồng và vật nuôi bên trong hoặc để ngăn chặn sự xâm nhập từ bên ngoài, ví dụ như
thú nuôi của người khác hoặc ngăn lũ trẻ nghịch ngợm. Tại sao chúng ta lại không thử
áp dụng cách này với lịch làm việc của mình?

Sau khi khoanh vùng được quãng thời gian hiệu quả nhất trong ngày, bạn hãy dựng
hàng rào bảo vệ nó. Bảo vệ quỹ thời gian của bạn để ngăn người khác xâm phạm nó.
Càng ngăn chặn được sự xâm phạm, bạn sẽ càng tập trung hơn vào công việc của
mình trong suốt khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày mà không bị phân
tán hoặc chen ngang.
Để bảo vệ hiệu quả quỹ thời gian của bản thân, bạn có thể chặn riêng khoảng thời gian
đó lại khi chia sẻ với mọi người xung quanh về lịch trình làm việc của mình. Hãy
đóng cửa phòng làm việc của bạn lại. Nếu bị cắt ngang, hãy lịch sự nhưng kiên quyết
hẹn họ vào lúc khác. Đặt điện thoại của bạn ở chế độ DND (“Do Not Disturb” – Đừng
Làm Phiền). Đừng kiểm tra thư điện tử (và nhớ tắt chế độ thông báo “có thư mới” trên
màn hình!).
Lời kết
Bảo vệ quỹ thời gian của bản thân sẽ giúp bạn tập trung và giảm thiểu sự xao lãng
cũng như những việc chen ngang và biết cách sử dụng quỹ thời gian hiệu quả nhất.
36. Dành thời gian cho việc phát sinh
Trong cuộc sống những rắc rối luôn tự nhiên phát sinh. Hàng ngày, có những việc bạn
chẳng hề lên kế hoạch, nhưng vẫn phải xử lý chúng. Những việc không lường trước
như vậy có thể tiêu tốn cả ngày nếu bạn không chuẩn bị sẵn tinh thần đề phòng và dự
trù thời gian cho chúng.
Ví dụ, sếp đột nhiên ghé qua với một nhiệm vụ mới, làm tốn mất nửa tiếng đồng hồ
của bạn. Một khách hàng đột nhiên gọi đến tỉ tê về dự án mới mà cô ta đang làm, 45
phút nữa bay mất. Một nhân viên dưới quyền có vấn đề cá nhân và cần ai đó lắng
nghe và cho lời khuyên – lại tốn thêm 25 phút. Một trong những nhóm làm việc của
bạn bị chậm trễ một nhiệm vụ và bạn phải nhảy vào giúp họ đưa ra một loạt quyết
định mới – thế là đi tong 40 phút.
Những việc như thế này cứ thế diễn ra mà bạn không thể đừng được. Vì thế, hãy dự
trù sẵn thời gian cho chúng.
Lời kết
Một người bạn của tôi đã phân tích tỉ mỉ việc anh ta phải dành bao nhiêu thời gian
một ngày cho những việc không lường trước. Anh vô cùng bất ngờ với kết quả nhận

được. Mỗi ngày, anh mất hơn hai tiếng với những việc phát sinh. Thế nhưng, anh chưa
hề lên kế hoạch cho khoảng thời gian đó, bởi thế tối nào anh cũng phải làm việc muộn
hai tiếng đồng hồ so với quy định để kịp tiến độ. Tuy nhiên, giờ anh đã biết cách dự
trù thời gian và luôn dành sẵn thời gian cho những việc “không tên” đó và tiết kiệm
được khá nhiều thời gian trong ngày cũng như tránh được việc phải về trễ sau giờ làm
việc.
37. Lịch làm việc: Năm bước lập kế hoạch
Để có được một lịch làm việc hoàn hảo trợ giúp bạn hoàn thành công việc là cả một
quá trình. Có rất nhiều cách hiệu quả để lên kế hoạch cho những việc hàng ngày của
bạn. Dưới đây là một cách giúp bạn có được một trợ thủ đắc lực để hoàn thành xuất
sắc công việc.
Hãy lập kế hoạch cho mỗi ngày làm việc của bạn. Lên kế hoạch cho ngày mới từ tối
hôm trước, để bạn có thể sẵn sàng vào công việc ngay khi đến cơ quan. Công cụ tốt
nhất là lịch làm việc điện tử, nhưng bạn cũng có thể sử dụng một cuốn lịch bình
thường nếu bạn không thường xuyên dùng máy tính. Điều quan trọng là nội dung của
kế hoạch làm việc chứ không phải công cụ lập nên nó.
Quy trình này bao gồm năm bước đơn giản, tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và
giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Lời kết
Hãy sử dụng trình tự năm bước tiết kiệm thời gian dưới đây để giúp bạn tiết kiệm thời
gian về lâu về dài.
38. Lịch làm việc: Bước 1 - xác định thời gian bạn có
Bước đầu tiên là xác định rõ khoảng thời gian bạn có. Điều này nghĩa là phải biết rõ
thời gian những cuộc họp mà bạn không thể không tham dự, những sự kiện sẽ diễn ra
khiến bạn không thể làm việc và những việc tương tự.
Bạn cũng phải nhớ kèm theo những việc cá nhân, ví dụ như trận bóng của con trai,
hoặc buổi họp phụ huynh, tiệc mừng nhà mới anh bạn thân. Những việc cá nhân như
vậy đã được xác định trong quá trình lên kế hoạch cho các mục tiêu cuộc đời mà
chúng ta đã nhắc đến ở đầu cuốn sách, vì vậy đừng bao giờ bỏ quên chúng.
Sau khi xác định được tất cả những công việc này, thời gian còn lại sẽ là phần thời

gian bạn có thể sử dụng. Và chúng ta sang bước 2.
Lời kết
Đừng bỏ qua bước này bởi mỗi chúng ta ai cũng có những khoảng thời gian quan
trọng không thể làm hoặc để việc khác chen ngang. Bởi vậy, hãy khoanh vùng chúng
để bạn có thể lên kế hoạch một cách hiệu quả.
39. Lịch làm việc: Bước 2 - Liệt kê các nhiệm vụ ưu tiên
Sau khi xác định được khoảng thời gian trống trong ngày, hãy liệt kê những nhiệm vụ
ưu tiên cần được hoàn thành trong ngày ‒ những việc cần làm ngay hay những nhiệm
vụ quan trọng. Một lần nữa, hãy khoanh vùng thời gian hoàn thành những nhiệm vụ
này và đưa chúng lên đầu danh sách Việc cần làm trong ngày của bạn.
Bạn đừng quên danh sách Việc cần làm, đó là một phần trong quá trình lên kế hoạch
làm việc. Danh sách này phải khớp với lịch làm việc hàng ngày của bạn.
Lời kết
Những nhiệm vụ này giữ vai trò rất quan trọng, bởi nếu bạn hoàn thành chúng, ngày
làm việc hôm đó có thể được coi là thành công. Lên kế hoạch cụ thể mỗi ngày và hoàn
thành công việc trong thời gian được giao và như vậy ngày nào cũng là ngày thành
công đối với bạn.
40. Lịch làm việc: Bước 3 - Lập kế hoạch cho từng nhiệm vụ
Bước thứ ba là lập kế hoạch cho từng nhiệm vụ trong ngày của bạn. Những việc hành
chính mà tôi đã từng nhắc đến, hoặc các báo cáo thông thường mà bạn phải hoàn
thành vào mỗi thứ Sáu hàng tuần thường là những công việc lặp đi lặp lại, nhưng
đừng quên đưa chúng vào lịch làm việc của bạn.
Lời kết
Những công việc như thế này khá tốn thời gian, nhưng nếu bạn lên kế hoạch cụ thể
cho chúng như một thói quen, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và sẽ không bỏ
quên bất kỳ một việc nào đến mức phải ở lại làm thêm để hoàn thành chúng.
41. Lịch làm việc: Bước 4 - Dánh thời gian cho những việc phát sinh
Trong bước này, chúng ta sẽ dành ra một khoảng thời gian cho những việc phát sinh.
Những công việc đột xuất, bất ngờ, chưa từng xuất hiện trong lịch trình của bạn,
nhưng hoàn toàn có thể kiểm soát đuợc khi chúng xảy ra, bởi bạn đã dành sẵn thời

gian và chuẩn bị tinh thần để đón nhận chúng.
Trong quá trình sử dụng lịch làm việc, bạn có thể xê dịch các khoảng thời gian này
cho phù hợp với thực tế. Nhưng nếu bạn không dành sẵn thời gian ngay từ đầu, sẽ
chẳng còn chỗ trống nào để xê dịch nhằm xử lý công việc khi cần thiết và khả năng
bạn phải làm thêm giờ hoặc rơi vào tình thế tiến thoái lưỡng nan là rất cao.
Lời kết
Chỉ có bạn mới biết mình cần bao nhiêu thời gian phù hợp cho mỗi công việc dựa trên
kinh nghiệm của bản thân, nhưng đừng quên chừa ra một chút thời gian mỗi ngày cho
những việc không ngờ đến. Chắc chắn bạn sẽ cần đến chúng đấy.
42. Lịch làm việc: Bước 5 - Thực hiện
Cuối cùng, hãy dành thời gian thực hiện các mục tiêu cá nhân và sự nghiệp của bạn.
Đó có thể là việc đọc sách, nghiên cứu hay tham gia các khóa học trực tuyến… Đó là
thời gian CHO RIÊNG BẠN, là bước đệm cho những mục tiêu trong tương lai. Chúng
ta gọi đó là những mục tiêu cá nhân và sự nghiệp.
Việc bạn còn lại bao nhiêu thời gian cho những hoạt động như vậy tùy vào việc bạn
sắp xếp thời gian cho bốn bước trên. Nếu bạn KHÔNG còn chút thời gian nào, hãy
điều chỉnh lại lịch một chút. Bạn nên có một khoảng thời gian nhỏ mỗi ngày cho
những hoạt động này. Và cách duy nhất để hoàn thành tốt là dành cho chúng một vị trí
trong lịch làm việc của bạn.
Lời kết
Dù đây là bước cuối cùng trong năm bước tạo nên một lịch trình làm việc hoàn hảo,
nhưng nó cũng quan trọng như mọi bước khác. Đừng quên bước này và loại nó ra
khỏi lịch trình vì hôm nay bạn chưa làm được. Chúng ta không chắc rằng đến mai hay
những ngày sau nữa, bạn có thể thu xếp được thời gian dành cho bản thân hay không.
Vì thế đừng chần chừ, hãy bắt đầu ngay từ hôm nay để dành thời gian cho bản thân và
những sở thích của bạn.
43. Sử dụng lịch điện tử
Một cách để tối ưu hóa lịch làm việc của bạn đó là sử dụng lịch điện tử. Những ứng
dụng này là công cụ tuyệt diệu nếu bạn biết cách tận dụng tối đa những chức năng của
chúng. Chúng linh động và chi tiết đến tuyệt vời. Chúng sẽ giúp bạn thực hiện mọi

bước để có một lịch trình hoàn hảo như trong phần lên lịch làm việc trên.
Lịch điện tử có tính hệ thống, tiện dụng, rõ ràng và đặc biệt hữu ích. Có thể kể đến
Microsoft Outlook và nhiều chương trình khác với chức năng tương tự.
Hãy tìm hiểu xem chúng hoạt động ra sao và tận dụng hết mọi tính năng của chúng để
quản lý thời gian. Nhớ cập nhật chúng hàng ngày, hàng giờ, theo tình hình thực tế và
thường xuyên theo dõi lịch. Tận dụng các chức năng, ví dụ như đặt lịch làm việc trên
màn hình máy tính, hay các cửa sổ pop-up nhắc nhở công việc. Bạn có thể mặc định
những ghi chú này hiện ra trước 10 hay 15 phút, tùy từng công việc.
Lời kết
Những ứng dụng này thường đi kèm với những công cụ hữu ích khác ngoài lịch làm
việc, ví dụ như danh sách Việc cần làm và sổ địa chỉ. Cả hai đều cực kỳ hữu ích và có
thể kết nối với lịch làm việc của bạn.
44. Gặp gỡ bên ngoài
Chúng ta thường xuyên phải tiếp xúc với nhiều người cũng như thường xuyên phải ra
ngoài gặp gỡ bạn bè, đối tác… Việc đó diễn ra hàng ngày, hàng giờ và ai cũng từng
trải qua.
Nhưng những cuộc gặp gỡ bên ngoài rất tốn rất thời gian không chỉ thời gian cho cuộc
gặp mà còn thời gian chuẩn bị và đi lại nữa.
Hãy cố gắng tối đa hóa hiệu quả đạt được từ các cuộc gặp bạn phải tham dự. Nhưng
đồng thời nhớ đảm bảo rằng kế hoạch của bạn đã bao gồm cả thời gian đi lại, từ chỗ
bạn đến địa điểm gặp và trở về cũng như thời gian chuẩn bị cho cuộc gặp gỡ đó nữa.
Hãy sử dụng thời gian bạn di chuyển cho các mục đích khác, nếu có thể. Ví dụ, trên
đường bạn có thể tranh thủ ghé vào đâu đó để gặp gỡ người khác hoặc mua đồ. Sắp
xếp thời gian và lịch hẹn để bạn có thể tận dụng tối đa thời gian di chuyển ở ngoài.
Lời kết
Rất nhiều người cảm thấy khó khăn trong việc sắp xếp lịch làm việc vì họ quên mất
một cuộc hẹn, quên dự tính thời gian di chuyển, hoặc không dành thời gian để chuẩn
bị cho cuộc gặp và rốt cuộc phải làm thâu đêm suốt sáng cho kịp. Đừng để việc này
xảy ra với bạn.
45. Giao tiếp thiếu mục đích

Giao tiếp thiếu mục đích là những cuộc giao tiếp không cần thiết, không hiệu quả, tốn
thời gian. Chúng ta dành quá nhiều thời gian để nói chuyện với người khác, chat chit
với nhau, nhắn tin, viết và gửi email cho nhau về những chuyện bên lề ngoài giờ làm
việc.
Buôn chuyện qua điện thoại là việc gây lãng phí thời gian nhất trong số những việc
giao tiếp thiếu hiệu quả trên. Chúng ta hay gọi việc này bằng một từ phổ biến hơn đó
là “nấu cháo điện thoại”. Chúng ta không sắp xếp và tổ chức được cuộc gọi của mình,
vì vậy chúng ta “buôn bán” đủ mọi chủ đề mà không tập trung vào bất kỳ một chủ đề
chính nào. Hầu hết mọi người không chuẩn bị kỹ điều muốn nói trước khi nhấc điện
thoại lên và bấm số. Điều này dẫn đến những cuộc điện thoại vô bổ chứa đựng đầy
những nỗi băn khoăn, hỗn loạn, hiểu lầm và không đi thẳng được vào vấn đề cần bàn
luận.
Cho dù không áp dụng điều gì trong các ý tưởng sau đây thì bạn cũng hãy dành thời
gian cân nhắc điều cần nói trước khi bấm điện thoại. Xác định chính xác thông tin bạn
muốn có, hoặc quyết định bạn muốn đạt được và viết chúng ra giấy trước khi gọi.
Bám vào nhiệm vụ và chủ đề bạn cần, sử dụng ghi chú bạn đã viết và bạn sẽ kiểm soát
các được cuộc gọi tốt hơn nhiều.
Lời kết
Bạn sẽ thấy mình tiết kiệm được một lượng thời gian khổng lồ sau khi dùng phương
pháp này. Nếu bạn không chế thời lượng cuộc gọi, bạn có thể sẽ tiết kiệm được nửa
thời gian cho mỗi cuộc gọi. Bạn cũng được biết đến là một người có cách thức làm
việc hiệu quả chỉ bằng phương pháp đơn giản này.
46. Xử lý cuộc gọi đến
Một cách để kiểm soát thời gian tốt hơn nữa đó là xử lý hiệu quả cuộc gọi đến của
bạn.
Hầu hết chúng ta đều muốn trở thành một người dễ chịu và đáng mến trong mắt người
khác. Nhưng điều đó lại khiến chúng ta mất cả đống thời gian cho các cuộc gọi đến.
Tại sao? Bởi chúng ta thường mất quá nhiều thời gian để nói về những điều chẳng liên
quan đến mục đích cuộc gọi ban đầu.
Tôi nghe mọi người than phiền về việc không có đủ thời gian làm việc và rồi sau khi

nghe họ nói chuyện điện thoại, tôi nhận thấy họ tốn quá nhiều thời gian vào những câu
chuyện vô thưởng vô phạt như vậy, trong khi lại dành quá ít thời gian cho mục đích
chính của cuộc gọi.
Hãy tự khống chế khát khao được nói chuyện rất tự nhiên của bạn. Chức năng hiển thị
số gọi đến giúp bạn kiểm soát được các cuộc gọi. Bạn có thể quyết định nghe điện hay
không. Và khi nghe, hãy cố gắng tập trung vào mục đích chính.
Lời kết
Hãy nhớ rằng mặc dù cách này giúp bạn tiết kiệm thời gian, nhưng bạn vẫn cần các
mối quan hệ, bởi vậy hãy nhớ gọi lại, hoặc hẹn họ tiếp tục cuộc tán gẫu vào bữa trưa
hay thời gian rảnh.
47. Xử lý cuộc gọi đi
Những cuộc gọi đi của bạn cũng có thể gặp vấn đề tương tự: tán gẫu những chuyện cá
nhân. Hãy khống chế những câu chuyện tán gẫu của bạn để tiết kiệm thời gian cho
bản thân.
Tuy nhiên, những cuộc gọi này cũng có thể là nạn nhân của việc tổ chức kém của bạn.
Ví dụ như trong tình huống sau:
“A. này, anh khỏe không? Nghe này, tôi muốn bàn về buổi hội thảo vào tháng Ba này.
Vâng, tôi nghĩ nó diễn ra ngày 22 và 23. Được rồi, giữ máy nhé, tôi sẽ kiểm tra lại.
(tạm dừng) Đúng rồi, 22 và 23. Ai chịu trách nhiệm sắp xếp phòng họp vậy? Ồ, tôi
cũng không rõ lắm. Để tôi xem có thông tin gì không (tạm dừng)”. Và cứ như vậy, lặp
đi lặp lại mỗi lần bạn kiểm tra thông tin cho cuộc nói chuyện bạn không chỉ làm mất
thời gian của người đối diện mà còn làm mất thời gian của chính bạn nữa.
Những khoảng dừng để kiểm tra lại thông tin này rất lãng phí thời gian. Hãy chuẩn bị
kỹ cho cuộc gọi của bạn bằng cách chuẩn bị sẵn mọi thông tin, sắp xếp chúng, mục
đích của cuộc gọi rằng bạn muốn hỏi gì, trông đợi gì từ phía bên kia. Sắp xếp thông
tin chỉ bằng vài mẩu giấy nhớ cũng có thể tiết kiệm đáng kể thời gian của cả hai.
Lời kết