CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

I. KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
1. Khái niệm
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tiến hành phân loại - hệ thống hoá
tài liệu trong phông lưu trữ theo một phương án khoa học; trong
đó sửa chữa, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, đơn vị bảo quản; xác
định giá trị tài liệu; làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối
ưu cho công tác bảo quản phục vụ khai thác tài liệu.
2. Nguyên tắc
Công tác chỉnh lý tài liệu tuân theo nguyên tắc chỉnh lý tài
liệu theo phông lưu trữ (không phân tán phông lưu trữ). Theo
nguyên tắc này, khi chỉnh lý tài liệu của một phông lưu trữ chỉ
được chọn một phương án thống nhất. Trong trường hợp chỉnh lý
tài liệu của một phần phông lưu trữ cũng phải thực hiện chỉnh lý
theo phương án chung của toàn phông. Thực hiện nguyên tắc chỉnh
lý theo phông lưu trữ, tài liệu của phông nào được sắp xếp và chỉnh
lý theo phông đó, không để lẫn lộn tài liệu của các phông khác
nhau để chỉnh lý chung.
Thực hiện nguyên tắc chỉnh lý tài liệu theo phông lưu trữ, tài
liệu sau khi chỉnh lý sẽ phản ánh được các mặt hoạt động của cơ
quan đã sản sinh ra tài liệu và đảm bảo mối liên hệ lôgíc và lịch sử
của tài liệu lưu trữ, đảm bảo mối liên hệ, kết cấu tự nhiên vốn có
của tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ.
II. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC CHỈNH LÝ
TÀI LIỆU MỘT PHÔNG LƯU TRỮ
Khi chỉnh lý tài liệu, thường gặp ba trường hợp sau đây:
- Tất cả tài liệu của phông đã được lập hồ sơ.
88
- Một phần phông đã được lập hồ sơ, số tài liệu còn lại trong

tình trạng bó gói, chưa được lập hồ sơ.
- Tất cả tài liệu của phông trong tình trạng bó gói chưa được
lập hồ sơ.
Trong chương này trình bày nội dung và phương pháp chỉnh
lý tài liệu đối với trường hợp thứ ba. Việc giải quyết tốt trường
hợp này cho phép ta giải quyết thỏa đáng các trường hợp còn lại.
1. Nội dung chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ được thực hiện theo ba
giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý, giai đoạn trực tiếp chỉnh lý
và giai đoạn tổng kết chỉnh lý.
1.1. Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý cần thực hiện các nội
dung công việc cụ thể sau:
- Khảo sát tài liệu.
- Thu thập bổ sung tài liệu.
- Nghiên cứu và viết lịch sử đơn vị hình thành phông.
- Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu.
- Viết các bản hướng dẫn nghiệp vụ.
- Lập kế hoạch chỉnh lý.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ chỉnh lý.
1.2. Giai đoạn trực tiếp chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ
Đây là giai đoạn chủ yếu của công tác chỉnh lý tài liệu một
phông lưu trữ. Giai đoạn này cần thực hiện những công việc dưới
đây:
- Tiến hành phân chia tài liệu trong phông theo phương án.
- Lập hồ sơ.
- Biên mục hồ sơ.
- Hệ thống hoá hồ sơ.
- Đánh số hồ sơ.
89
- Lập mục lục hồ sơ.

- Xác định giá trị tài liệu kết hợp trong quá trình chỉnh lý.
- Sắp xếp đơn vị bảo quản vào cặp (hộp) và xếp cặp (hộp) lên
giá, tủ.
- Sơ bộ phân loại và thống kê tài liệu loại.
1.3. Giai đoạn tổng kết chỉnh lý.
Sau mỗi đợt chỉnh lý phải tiến hành tổng kết chỉnh lý. Các nội
dung công việc cần thực hiện ở giai đoạn tổng kết chỉnh lý bao
gồm:
- Tổng hợp số liệu, viết báo cáo tổng kết chỉnh lý.
Nội dung của báo cáo tổng kết cần nêu được:
+ Những công việc đã làm và kết quả những công việc đó.
+ Ưu, khuyết điểm chính của đợt chỉnh lý.
+ Những việc cần phải làm tiếp sau khi chỉnh lý.
+ Những kinh nghiệm rút ra trong quá trình chỉnh lý.
- Hoàn chỉnh hồ sơ phông lưu trữ.
- Tổ chức nghiệm thu đánh giá kết quả chỉnh lý.
- Bàn giao tài liệu sau khi chỉnh lý.
2. Phương pháp tiến hành các nhiệm vụ cụ thể trong quá
trình chỉnh lý một phông lưu trữ
2.1. Phương pháp tiến hành một số nhiệm vụ trong giai đoạn
chuẩn bị chỉnh lý
2.1.1. Khảo sát tài liệu
Trước khi tiến hành chỉnh lý tài liệu của một phông hoặc một
phần phông lưu trữ phải khảo sát tài liệu cần đưa ra chỉnh lý.
Mục đích khảo sát là để nắm được thời gian của tài liệu, khối
lượng tài liệu, loại hình tài liệu, tình trạng tài liệu… để làm cơ sở
viết các văn bản nghiệp vụ phục vụ chỉnh lý.
90
2.1.2. Thu thập, bổ sung tài liệu
Qua khảo sát tài liệu, nếu thấy tài liệu chưa đầy đủ phải tiến

hành thu thập, bổ sung tài liệu để đảm bảo tiến độ chỉnh lý và chất
lượng hồ sơ tài liệu sau khi chỉnh lý. Để thu thập bổ sung tài liệu
cần xác định những nhóm tài liệu còn thiếu, xác định nguồn thu
thập những tài liệu thiếu, thông báo cho các đơn vị tổ chức, cá nhân
có liên quan phát hiện và giao nộp tài liệu để chỉnh lý.
2.1.3. Nghiên cứu và viết bản lịch sử đơn vị hình thành phông
và lịch sử phông
Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản giới thiệu tóm tắt quá
trình thành lập, chức năng, nhiệm vụ, các hoạt động chủ yếu, cơ
cấu tổ chức, sự thay đổi về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ
chức… của đơn vị hình thành phông.
Nội dung của lịch sử đơn vị hình thành phông cần nêu được:
+ Tên gọi chính xác của đơn vị hình thành phông và những
thay đổi tên gọi (nếu có).
+ Ngày tháng bắt đầu và ngừng hoạt động của đơn vị hình
thành phông (thời gian thành lập, giải thể, sáp nhập).
+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị hình thành
phông và sự thay đổi về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn (nếu có).
+ Cơ cấu tổ chức và những thay đổi về cơ cấu tổ chức trong
quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông.
+ Vai trò, vị trí của đơn vị hình thành phông trong hệ thống bộ
máy nhà nước, hoặc trong hệ thống ngành.
+ Chế độ công tác văn thư và những đặc điểm trong việc tổ
chức quản lý công văn giấy tờ của đơn vị hình thành phông.
Lịch sử phông là bản giới thiệu tóm tắt về số lượng, thành
phần, nội dung và tình hình tài liệu của phông lưu trữ.
Nội dung của bản lịch sử phông cần nêu:
+ Tên phông và sự thay đổi tên gọi của phông (nếu có).
91
+ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong phông.

+ Khối lượng tài liệu của phông, khối lượng tài liệu đã chỉnh
lý, chưa chỉnh lý.
Nội dung, thành phần tài liệu của phông.
+ Nguồn tài liệu có trong phông do đơn vị tổ chức nào nộp
lưu? Số lượng tài liệu của từng đơn vị tổ chức? Mức độ đầy đủ của
tài liệu trong phông? Tình trạng vật lý của tài liệu.
+ Tình hình xác định giá trị tài liệu? Cơ quan đã tiến hành loại
huỷ tài liệu chưa? Nếu có, tìm hiểu xem đã huỷ khối tài liệu nào, số
lượng?
+ Tài liệu trong phông đã nộp lưu vào lưu trữ cố định lần nào
chưa? Khối lượng tài liệu nộp? Gồm tài liệu của những năm nào
hoặc đơn vị tổ chức nào?
Để viết được lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
phông cần tham khảo các tài liệu liên quan đến hoạt động đơn vị
hình thành phông, các tạp chí, tập san của ngành, công báo hoặc
phụ lục công báo… và thực tế tài liệu trong phông. Khi đã có thông
tin đầy đủ nên viết bản thảo, sửa chữa bổ sung và viết bản chính
thức.
Mục đích nghiên cứu và viết bản lịch sử đơn vị hình thành
phông và lịch sử phông là để xác định thành phần tài liệu, giới hạn
thời gian của phông nhằm phân phông một cách chính xác; có căn
cứ, cơ sở để chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu trong
phông một cách khoa học phù hợp với tình hình tài liệu và có cơ sở
để xác định giá trị tài liệu một cách chính xác.
Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông có thể viết
riêng hoặc có thể viết chung thành một bản chia thành hai phần:
+ Phần I: Lịch sử đơn vị hình thành phông.
+ Phần II: Lịch sử phông.
2.1.4. Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu .
92

Phương án phân loại tài liệu là bản dự kiến các nhóm tài liệu
để làm cơ sở phân chia tài liệu ra các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm
nhỏ… nhằm tổ chức sắp xếp tài liệu của phông lưu trữ theo trật tự
khoa học, hợp lý.
Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu là nội dung
quan trọng trong chỉnh lý, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chất
lượng chỉnh lý do vậy việc lựa chọn phương án phải thận trọng.
Trước hết cần nghiên cứu cách tổ chức tài liệu trước đây, nếu thấy
cách sắp xếp tài liệu trước đó đã phù hợp, đáp ứng yêu cầu thì lấy
nó làm cơ sở để xây dựng phương án phân loại. Nếu thấy cách sắp
xếp tài liệu trước đây không phù hợp thì phải chọn phương án
khác. Trong quá trình chỉnh lý chỉ sử dụng một phương án.
Trước khi chỉnh lý, phương án phân loại tài liệu thường chỉ
được xây dựng một cách sơ bộ. Trong quá trình chỉnh lý, phương
án được bổ sung sửa đổi và hoàn chỉnh thành phương án chính
thức.
2.1.5. Viết các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ.
Trong mỗi đợt chỉnh lý có từ hai, ba cán bộ lưu trữ tham gia
chỉnh lý trở lên, cần phải biên soạn các bản hướng dẫn nghiệp vụ
để làm căn cứ tiến hành thực hiện các công việc chỉnh lý và để
thống nhất về mặt nghiệp vụ trong quá trình chỉnh lý. Thông
thường phải chuẩn bị các bản hướng dẫn sau đây:
+ Hướng dẫn phân loại tài liệu theo phương án đã chọn.
+ Hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh
lý.
+ Bản hướng dẫn lập và hoàn chỉnh hồ sơ.
2.1.6. Lập kế hoạch chỉnh lý.
Kế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến khối lượng công việc, nhân
lực tham gia, thời hạn hoàn thành các công việc trong một đợt
chỉnh lý.

Nội dung của bản kế hoạch chỉnh lý gồm có:
93
+ Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý.
+ Các nội dung nghiệp vụ cần thực hiện.
+ Các bước tiến hành chỉnh lý. Mục đích yêu cầu, nội dung
nhiệm vụ cụ thể của mỗi bước. Thời gian hoàn thành mỗi bước và
của toàn đợt chỉnh lý.
+ Lực lượng tham gia chỉnh lý.
+ Các loại văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý.
+ Kinh phí cho đợt chỉnh lý.
Kế hoạch chỉnh lý và các bản hướng dẫn nghiệp vụ, đặc biệt
bản hướng dẫn phân loại, xác định giá trị tài liệu trong quá trình
chỉnh lý phải có sự tham gia ý kiến của cơ quan có tài liệu đưa ra
chỉnh lý.
2.1.7. Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ đợt chỉnh lý
Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ đợt chỉnh lý bao gồm:
+ Địa điểm để thao tác chỉnh lý (đối với việc chỉnh lý một
phông lớn có nhiều tài liệu và người làm).
+ Bàn ghế dùng để tiến hành chỉnh lý.
+ Giá, cặp, hộp để sắp xếp tài liệu.
+ Giấy bút, bìa hồ sơ, các văn phòng phẩm cần thiết khác.
+ Phương tiện bảo quản tạm thời tài liệu trong quá trình chỉnh
lý.
Việc chuẩn bị các phương tiện chỉnh lý có ảnh hưởng trực tiếp
đến kết quả và chất lượng cũng như thời gian tiến hành việc chỉnh
lý.
Tóm lại, cần phải thực hiện tốt khâu chuẩn bị để tiến hành các
công việc của giai đoạn trực tiếp chỉnh lý được thuận lợi.
2.2. Phương pháp thực hiện một số nhiệm vụ cơ bản trong
quá trình chỉnh lý một phông lưu trữ

2.2.1. Tiến hành phân chia tài liệu theo phương án
94
Dựa vào phương án phân loại tài liệu và bản hướng dẫn phân
chia tài liệu để trực tiếp phân chia tài liệu của phông lưu trữ. Việc
phân chia tài liệu được thực hiện theo các bước:
Bước 1: Phân chia tài liệu của phông thành các nhóm lớn đầu
tiên theo phương án đã chọn.
Căn cứ theo phương án đã chọn để xác định các nhóm lớn và
thực hiện phân loại tài liệu trong phông ra nhóm lớn.
Ví dụ: Nếu chọn phương án “Thời gian – Cơ cấu tổ chức” để
phân loại tài liệu của Phông Thanh tra Thành phố Hồ Chí Minh thì
bước 1 tài liệu sẽ được phân loại ra năm. Mỗi năm là một nhóm
lớn:
- Năm 1975.
- Năm 1976.
- Năm 1977…
Cơ sở để phân chia tài liệu ra năm chủ yếu là căn cứ vào ngày
tháng năm của văn bản. Một số loại tài liệu như kế hoạch công tác,
báo cáo tổng kết công tác, tài liệu thống kê phải căn cứ vào thời
gian mà nội dung tài liệu phản ánh.
Trước khi phân loại tài liệu ra các nhóm lớn, phải xem xét trật
tự sắp xếp ban đầu của tài liệu. Những tài liệu được ghim lại với
nhau hoặc xếp trong một sơ mi cần phải kiểm tra mối liên hệ giữa
các tài liệu để kế thừa trật tự sắp xếp ban đầu, tránh xé lẻ các hồ sơ
vấn đề .
Bước 2: Phân loại tài liệu của các nhóm lớn đầu tiên ra các
nhóm vừa, ra nhóm nhỏ… cho đến nhóm nhỏ nhất tương đương
với một hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản (đvbq).
Ví dụ: Phân loại tài liệu của Thanh tra thành phố năm 1995 ra
các nhóm vừa:

I. Văn phòng.
II. Phòng xét khiếu tố.
95
III. Phòng nội chính – văn xã.
IV.….
+ Phân loại tài liệu nhóm vừa ra nhóm nhỏ.
Ví dụ: năm 1995
I. Văn phòng.
1- Hành chính – tổng hợp.
2- Tổ chức cán bộ.
3- Quản trị tài vụ.
+ Phân loại tài liệu của từng nhóm nhỏ ra các nhóm nhỏ
hơn…
Ví dụ: năm 1995
I. Văn phòng.
2- Tổ chức cán bộ.
a- Tài liệu hướng dẫn chung.
b- Tài liệu về tổ chức – cán bộ.
c- Tài liệu về thi đua khen thưởng.
Tiếp tục phân loại tài liệu các nhóm nhỏ ra đến các nhỏ hơn
cho đến khi mỗi nhóm tài liệu tương đương với đơn vị bảo quản
(dày không quá 2 cm).
Ví dụ: Năm 1995
1. Văn phòng.
2. Tổ chức cán bộ.
c. Tài liệu về thi đua khen thưởng.
+ Tài liệu của Chính phủ, Thanh tra Nhà nước, UBND Thành
phố Hồ Chí Minh, Ban tổ chức Chính quyền thành phố về thi đua
khen thưởng năm 1995.
96

+ Tài liệu của Thanh tra Thành phố Hồ Chí Minh, Văn phòng,
các phòng trực thuộc về việc xét khen thưởng 6 tháng đầu năm
1995.
+ Tài liệu của Thanh tra thành phố Hồ Chí Minh, Văn phòng,
các phòng trực thuộc về xét khen thưởng 6 tháng cuối năm 1995.
Để phân chia tài liệu ra nhóm vừa, nhóm nhỏ và nhóm nhỏ
hơn phải đọc trích yếu nội dung tài liệu đối chiếu với các nhóm
trong phương án để đưa tài liệu về đúng nhóm.
Khi phân loại tài liệu từ nhóm vừa ra đến hồ sơ (hoặc đơn vị
bảo quản) cần chú ý:
+ Tuỳ theo từng nhóm tài liệu cụ thể có số lượng tài liệu nhiều
hay ít, nội dung tài liệu trong mỗi nhóm đơn giản hay phức tạp mà
việc phân loại tài liệu từ nhóm vừa ra đến hồ sơ (hoặc đơn vị bảo
quản) được thực hiện qua ít hay nhiều lần phân chia.
+ Đối với những tập tài liệu cùng liên quan đến một vấn đề,
vụ việc được giải quyết qua nhiều năm không được tách ra theo
từng năm mà toàn bộ tài liệu được lập thành hồ sơ và xếp vào năm
cuối cùng khi kết thúc vấn đề, vụ việc. Trừ trường hợp tài liệu
trong hồ sơ quá nhiều cần chia ra các tập (tương đương các đơn vị
bảo quản) phải chú ý đảm bảo tính lôgic của vấn đề, vụ việc.
+ Để việc xác định giá trị tài liệu từng hồ sơ (hoặc đơn vị bảo
quản) thuận lợi, khi phân loại tài liệu ra hồ sơ (đvbq) cần đảm bảo
giá trị tài liệu trong cùng một nhóm tương đương với hồ sơ (đvbq)
phải đồng đều (trừ hồ sơ vấn đề, vụ việc).
2.2.2. Lập hồ sơ.
Nội dung của việc lập hồ sơ trong chỉnh lý gồm:
- Kiểm tra tài liệu trong từng nhóm nhỏ nhất (tương đương với
đơn vị bảo quản)
đã phân chia. Các tài liệu trong nhóm phải có mối liên hệ với nhau
như cùng một vấn đề, cùng tên loại , tác giả … để lập hồ sơ. Những

97
tài liệu nào không có mối liện hệ với các tài liệu trong nhóm phải
đưa ra khỏi nhóm và tìm chuyển trả về đúng nhóm.
- Đưa hồ sơ vào bìa hồ sơ tạm, trên bìa hồ sơ tạm phải ghi tên
nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ của hồ sơ đó.
- Dự thảo tiêu đề hồ sơ: Sau khi đã kiểm tra các nhóm tài liệu
để lập hồ sơ cần dự thảo tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ phải ngắn
gọn, bao quát và phản ánh hết nội dung các tài liệu trong hồ sơ.
Thành phần của tiêu đề hồ sơ bao gồm: Tên loại tài liệu, tác giả tài
liệu, tóm tắt nội dung tài liệu trong hồ sơ, địa điểm, thời gian của
tài liệu. Tiêu đề hồ sơ được dự kiến và ghi lên bìa sơ mi tạm.
- Xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ: Thời hạn bảo quản
của hồ sơ được xác định căn cứ vào thời hạn bảo quản của tài liệu
có giá trị cao nhất trong hồ sơ. Thời hạn bảo quản được ghi lên bìa
sơ mi tạm.
2.2.3. Biên mục hồ sơ
- Biên mục bên trong.
+ Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ: Tuỳ theo đặc trưng lập hồ sơ
để sắp xếp trật tự các tài liệu trong hồ sơ cho phù hợp.
+ Đánh số tờ tài liệu trong từng hồ sơ: Mỗi tờ tài liệu trong
từng hồ sơ được đánh một số thứ tự bằng chữ số Ả rập (bắt đầu từ
số 01) vào góc phải, phía trên cách mép tài liệu 1 cm. Nếu trong hồ
sơ có kèm theo các văn kiện được in thành quyển, mỗi quyển sách
được đánh một số thứ tự như một tờ tài liệu và được đánh ở góc
phải phía trên của tờ bìa.
Trường hợp tờ tài liệu bị đánh trùng số hoặc khuyết số cần ghi
chú khi viết mục lục văn bản.
Số tờ được đánh bằng chì đen, mềm, có độ bền cao (loại 2B,
4B).
+ Viết mục lục tài liệu: Viết đầy đủ các thông tin trên tờ

mục lục được in sẵn theo quy định. Chỉ thực hiện đối với hồ sơ
“vĩnh viễn”.
98
+ Viết tờ kết thúc: Xác nhận số lượng tờ tài liệu, tình trạng tài
liệu trong hồ sơ.
- Biên mục bên ngoài (trình bày bìa hồ sơ): Trước khi biên
mục bên ngoài, cần cân nhắc sửa chữa tiêu đề hồ sơ đã được dự
thảo sau đó ghi chính thức lên bìa hồ sơ theo mẫu quy định. Trình
bày bìa hồ sơ phải đảm bảo sạch, đẹp, ngắn gọn, chính xác và đầy
đủ các thành phần như sau:
+ Tên cơ quan: Viết tên gọi chính thức của cơ quan hình
thành phông.
+ Tên đơn vị tổ chức: Viết tên các đơn vị tổ chức có tài liệu
(tức tên các phòng, ban thuộc cơ quan).
+ Tiêu đề hồ sơ: Viết như tiêu đề đã được ghi trên tờ bìa
hoặc trên tờ thẻ tạm sau khi đã sửa chữa.
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc: Ghi ngày tháng sớm nhất và
ngày tháng muộn nhất của tài liệu trong hồ sơ.
+ Số lượng tờ: Viết bằng số Ả rập để xác định số lượng tờ
tài liệu trong từng hồ sơ.
+ Số hồ sơ: Viết bằng chữ Ả rập. Số hồ sơ được ghi sau khi
hồ sơ được hệ thống hoá theo trật tự, mỗi hồ sơ được ghi một số để
cố định trật tự của hồ sơ trong phông.
+ Thời hạn bảo quản: Viết thời hạn bảo quản của hồ sơ sau
khi đã cân nhắc và quyết định chính thức. Mỗi hồ sơ chỉ được ghi
một thời hạn bảo quản “vĩnh viễn” hoặc “lâu dài” hoặc “tạm thời”.
2.2.4. Hệ thống hoá các hồ sơ (đơn vị bảo quản) trong
phông.
Thực chất bước này là sắp xếp các đơn vị bảo quản trong từng
nhóm nhỏ; sắp xếp các nhóm nhỏ để thành nhóm vừa, sắp xếp các

nhóm vừa để hình thành các nhóm lớn và sắp xếp các nhóm lớn để
hình thành một phông lưu trữ (ngược lại với các bước phân loại tài
liệu ban đầu). Hồ sơ được hệ thống hoá theo từng dạng thời hạn bảo
quản: Hồ sơ vĩnh viễn được hệ thống hoá riêng, hồ sơ lâu dài được
99
hệ thống hoá riêng, hồ sơ tạm thời được hệ thống hoá riêng. Trong
từng dạng thời hạn bảo quản, hồ sơ được hệ thống hoá trong từng
nhóm nhỏ theo nguyên tắc: hồ sơ có tính chất hướng dẫn chung
được xếp trước, hồ sơ về các vấn đề, vụ việc cụ thể xếp sau; tập tài
liệu của cơ quan cấp trên xếp trước, tài liệu của cơ quan cấp dưới
xếp sau.
Ví dụ: Sắp xếp các đơn vị bảo quản trong từng nhóm:
a. Tài liệu hướng dẫn chung.
b.Tài liệu về tổ chức cán bộ.
c. Tài liệu về thi đua khen thưởng.
Đồng thời sắp xếp thứ tự các nhóm a, b, c để hình thành nhóm
nhỏ:
Nhóm 2- Tổ chức cán bộ
Sau đó xếp các nhóm nhỏ theo trật tự của nhóm trong phương
án:
1. Hành chính tổng hợp.
2. Tổ chức cán bộ.
3. Quản trị tài vụ.
Sẽ được nhóm vừa (Nhóm I - Văn phòng)
Thực hiện tương tự với các nhóm:
II. Phòng xét khiếu tố.
III- Phòng nội chính – văn xã.
……………
Tiếp tục sắp xếp các nhóm vừa I, II, III… theo trật tự của
phương án sẽ được tài liệu của năm tương đương với một nhóm

lớn. Cuối cùng sắp xếp thứ tự các nhóm lớn (tức là sắp xếp tài liệu
các năm) sẽ hình thành một phông lưu trữ hoàn chỉnh.
100
Dưới đây là ví dụ về phương pháp hệ thống hoá tài liệu của
Phông Lưu trữ Sở Tài chính (phương án Thời gian – Cơ cấu tổ
chức).
Năm …
I. Phòng Tổ chức - Hành chính.
1. Hành chính.
a. Tài liệu hướng dẫn chung.
b. Chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng hợp.
c. Tài liệu hội nghị.
- Hội nghị toàn ngành.
- Hội nghị sơ kết.
- Hội nghị chuyên đề.
d. Các tập lưu.
- Quyết định.
- Báo cáo.
- Biên bản.
- Công văn.
…………
e. Sổ sách đăng ký, quản lý công văn.
2. Tổ chức.
a. Tài liệu hướng dẫn chung.
b. Tổ chức bộ máy.
- Tài liệu hướng dẫn, quy hoạch, sắp xếp bộ máy.
- Giải thể, sáp nhập các đơn vị thuộc sở.
c. Tổ chức nhân sự.
- Tài liệu về tuyển dụng – hợp đồng lao động.
- Tài liệu về điều động, bổ nhiệm, nâng lương…

101
- Tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức.
- Tài liệu về khen thưởng, kỷ luật.
- Hồ sơ nhân sự.
3. Kế toán tài vụ.
a. Tài liệu hướng dẫn chung.
b. Báo cáo quyết toán.
c. Chứng từ thu chi.
d. Các loại sổ sách.
- Sổ cấp phát lương.
- Sổ quỹ.
- Nhật ký sổ cái.
- Sổ theo dõi tiền mặt.
………
4.Quản trị.
a.Tài liệu về xây dựng cơ bản.
b.Tài liệu về sửa chữa nhỏ.
c.Tài liệu quản lý, máy móc, tài sản cố định.
d.Tài liệu về điện nước.
………
II. Phòng ngân sách.
1.Tổ ngân sách.
a.Tài liệu hướng dẫn chung.
b.Tài liệu theo dõi, quản lý ngân sách HCSN.
c.Tài liệu theo dõi quản lý ngân sách các doanh nghiệp
và đơn vị sản xuất kinh doanh.
d.Tài liệu theo dõi quản lý ngân sách tỉnh, huyện,
phường, xã.
102
2.Tổ văn xã.

a. Tài liệu theo dõi quản lý ngân sách khối đoàn thể.
b. Tài liệu theo dõi, quản lý ngân sách đối với ngành giáo
dục.
c. Tài liệu theo dõi quản lý ngân sách đối với ngành y tế.
3. Tổ chức.
a. Tài liệu quản lý công thương nghiệp.
b. Tài liệu quản lý thuế doanh nghiệp và các cơ sở SX
kinh doanh.
c. Tài liệu quản lý thuế nhà đất.
d. Tài liệu quản lý nông - lâm – thuỷ sản.
III. Phòng tài vụ Nhà nước.
1. Quản lý vốn XDCB.
a. Tài liệu theo dõi quản lý vốn xây dựng cơ bản của các
cơ quan trong tỉnh.
b. Tài liệu theo dõi, quản lý vốn xây dựng cơ bản các
công trình.
c. Tài liệu theo dõi quản lý sữa chữa các công trình.
2. Tài vụ Nhà nước (công tác chuyên quản).
a. Tài liệu theo dõi, quản lý chi tiêu hành chính sự
nghiệp.
b. Tài liệu theo dõi, quản lý chi tiêu khối đoàn thể.
c. Tài liệu theo dõi, quản lý chi tiêu khối cơ quan ngành
giáo dục.
d. Tài liệu theo dõi, quản lý chi tiêu ngành y tế.
e. Tài liệu về thực hiện chế độtrợ cấp nghỉ hưu, nghỉ việc,
thai sản, ốm đau, trợ cấp khó khăn.
- …
103
IV. Ban vật giá.
1.Tài liệu vềquản lý giá cả thị trường.

2.Báo cáo biến động giá cả.
3.Tài liệu về theo dõi quản lý giá trong các ngày lễ, tết.
4.Tài liệu về sử lý vi phạm giá cả thị trường.
5.Định giá tài sản
a.Đối với tài sản cố định
b.Đối với tài sản phát mãi, tang vật
c.Đối với tài sản xin thanh lý.
I. Ban xổ số kiến thiết.
1.Tổ phát hành vé số.
2.Tổ trả thưởng.
3.Tổ kế toán.
a.Chứng từ thu chi phát hành vé số.
b.Chứng từ thu chi về trúng thưởng.
II. Ban thanh tra.
1.Tài liệu hướng dẫn chung.
2.Tài liệu thanh tra kinh tế.
a.Thanh tra tài chính các cơ quan HCSN.
b.Thanh tra tài chính các đơn vị sản xuất kinh doanh.
c.Hồ sơ thanh tra các doanh nghiệp tư nhân.
3.Thanh tra theo đơn thư khiếu tố, khiếu nại.
a.Về đất đai.
b.Về kinh tế.
c.Về tài sản XHCN.
Năm …
104
2.2.5. Đánh số lưu trữ cho hồ sơ.
Sau khi các hồ sơ đã hệ thống hoá sẽ được đánh số ký hiệu để
cố định thứ tự các hồ sơ (đvbq). Số của hồ sơ (đvbq) có thể đánh
theo toàn phông, có thể đánh theo từng năm, hoặc từng đơn vị tổ
chức.

Ví dụ: 1/95; 2/95; 3/95…
Tử số là số thứ tự của từng đơn vị bảo quản trong năm. Mẫu
số là ký hiệu của năm tài liệu.
Hoặc: 1/HC-TH; 2/HC-TH…
Trong trường hợp này tử số là số thứ tự của đơn vị bảo quản
trong từng đơn vị tổ chức còn mẫu số là ký hiệu của đơn vị tổ chức
có tài liệu.
2.2.6. Lập mục lục hồ sơ.
Mục lục hồ sơ vừa là công cụ thống kê vừa là công cụ tra cứu
cơ bản trong lưu trữ, dùng để thống kê số lượng các hồ sơ, cố định
trật tự các hồ sơ theo phương án hệ thống hoá đồng thời giới thiệu
về thành phần, nội dung, vị trí các hồ sơ trong phông lưu trữ. Mục
lục hồ sơ giúp cho việc quản lý hồ sơ và tra tìm tài liệu sau khi đã
chỉnh lý.
* Cấu tạo của Mục lục hồ sơ (xem chương 5).
* Phương pháp thống kê hồ sơ.
Mục lục hồ sơ được lập sau khi hồ sơ đã được lập và hệ thống
hoá đánh số ký hiệu. Những hồ sơ có thời hạn bảo quản “Vĩnh
viễn” được thống kê riêng. Những hồ sơ có thời hạn bảo quản “Lâu
dài” được thống kê riêng. Những hồ sơ có thời hạn bảo quản “Tạm
thời” được thống kê riêng.
Hồ sơ được thống kê vào phần thống kê của Mục lục hồ sơ
theo thứ tự đã hệ thống hoá và đánh số. Trước khi thống kê hồ sơ
của mỗi nhóm phải ghi tên nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ của
nhóm hồ sơ đó.
105
Tuỳ theo tài liệu trong phông nhiều hay ít có thể lập mục lục
hồ sơ chung cho một phông tài liệu hoặc một cuốn mục lục có thể
thống kê tài liệu của nhiều năm hoặc một năm, nhiều đơn vị tổ
chức hoặc một đơn vị tổ chức.

2.2.7. Xác định giá trị tài liệu kết hợp trong chỉnh lý.
Xác định giá trị kết hợp trong quá trình chỉnh lý là trong quá
trình chỉnh lý một phông lưu trữ sẽ đồng thời kết hợp xem xét giá
trị của từng tài liệu, từng hồ sơ. Chọn lựa những tài liệu có giá trị
để giữ lại, lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ;
loại ra khỏi phông những tài liệu trùng thừa, tài liệu không có giá
trị, những tài liệu hết giá trị, những tài liệu khác phông… để đề
xuất biện pháp xử lý.
Phương pháp thực hiện xác định giá trị tài liệu kết hợp trong
chỉnh lý được tiến hành như sau:
+ Xác định giá trị tài liệu kết hợp ở giai đoạn chuẩn bị chỉnh
lý.
Khi thu tài liệu để chuẩn bị chỉnh lý có thể loại bớt những tài
liệu trùng thừa hàng loạt, tài liệu bị mối mọt hư hỏng không còn
khả năng phục chế.
+ Xác định giá trị tài liệu kết hợp ở giai đoạn trực tiếp chỉnh
lý.
Được thực hiện kết hợp trong quá trình phân chia tài liệu, lập
hồ sơ, hệ thống hoá hồ sơ.
Bước 1: Kết hợp khi phân loại tài liệu của phông lưu trữ ra
nhóm lớn sẽ loại những tài liệu sau đây:
+ Các giấy tờ biểu mẫu chưa dùng.
+ Tài liệu trùng thừa hàng loạt.
+ Tài liệu rách nát không phục chế được.
+ Các loại tranh ảnh, tạp chí sách báo không liên quan đến
hoạt động của đơn vị hình thành phông.
106
Bước 2: Kết hợp khi phân loại tài liệu của nhóm lớn ra nhóm
vừa, nhóm nhỏ… cho đến nhóm nhỏ nhất tương đương một đơn vị
bảo quản. Việc xác định giá trị tài liệu kết hợp được thực hiện như

sau:
Đọc kỹ nội dung từng văn bản hoặc từng hồ sơ, lựa chọn
những tài liệu có giá trị để giữ lại. Tiếp tục loại ra những tài liệu
mà bước 1 loại chưa hết, loại tài liệu trùng thừa, tài liệu bị bao
hàm, tài liệu hết giá trị, không có giá trị.
Khi lập hoàn chỉnh hồ sơ cần kiểm tra tài liệu trong từng hồ
sơ, xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
Khi hệ thống hoá hồ sơ (đvbq), các hồ sơ được hệ thống hoá
theo từng dạng thời hạn bảo quản, đánh số ký hiệu riêng và lập
mục lục hồ sơ để thống kê riêng.
+ Xác định giá trị tài liệu kết hợp trong giai đoạn tổng kết
chỉnh lý.
Ở giai đoạn này sẽ tổng hợp kết quả chỉnh lý tài liệu để nắm
bắt được số lượng tài liệu giữ lại theo từng dạng thời hạn bảo quản,
số lượng tài liệu loại ra theo từng dạng tài liệu loại và đề xuất biện
pháp xử lý tài liệu loại. Tài liệu loại phải được thống kê trong Bảng
thống kê tài liệu loại (biểu mẫu số 3). Cơ sở để xác định giá trị tài
liệu kết hợp trong chỉnh lý là phải nắm được lịch sử đơn vị hình
thành phông, lịch sử phông, nắm vững các nguyên tắc, các tiêu
chuẩn xác định giá trị tài liệu và vận dụng bảng thời hạn bảo quản
mẫu do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành, (nếu là cơ quan Đảng thì
vận dụng theo bảng thời hạn bảo quản mẫu do Cục Lưu trữ Văn
phòng Trung ương Đảng hướng dẫn).
2.2.8. Sắp xếp hồ sơ vào cặp, hộp và sắp xếp lên giá, tủ
Sau khi hệ thống hoá, biên mục đánh số cố định các đơn vị
bảo quản, cần kiểm tra lại lần cuối cùng để sắp xếp vào cặp, hộp và
xếp hộp lên giá, tủ. Số lượng đơn vị bảo quản xếp trong một cặp,
hộp tuỳ thuộc vào độ dày của đơn vị bảo quản. Nên xếp vừa phải
để không gây hư hại đối với tài liệu hoặc lãng phí cặp, hộp, chỗ
107

để Các đơn vị bảo quản của cùng một hồ sơ phải xếp trong cùng
một cặp hộp.
- Kích thước cặp, hộp đựng tài liệu.
+ Cặp đựng tài liệu được chế tạo bằng bìa các tông cứng loại
tốt, dày 1,5 – 2mm.
+ Kích thước: Chiều dài: 340 ± 2mm. Chiều rộng 260 ± 2mm,
dày 100 ± 2mm.
- Kiểu dáng phải đẹp, vải ở gáy màu sẫm (Biểu số 01).
Căn cứ vào kích thước cặp đựng tài liệu để thiết kế kích thước
nhãn cho phù hợp.
Sau khi sắp xếp hồ sơ vào hộp, cặp, đánh số hộp, cặp và ghi
nhãn, dán nhãn hộp. Trên gáy của mỗi cặp, hộp dán 1 tờ nhãn cách
phía trên cặp khoảng 2cm, tờ nhãn có kích thước 8 x 12cm. (biểu
mẫu số 02).
Khi dán tờ nhãn đề khoảng cách phía dưới bằng nhau nhằm
đảm bảo mỹ thuật.
Các cặp hộp sắp xếp trên giá tủ phải theo đúng thứ tự đã ghi
trên nhãn và lần lượt xếp từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, từ
ngoài vào trong. Các cặp (hộp) xếp sát nhau theo chiều thẳng đứng,
gáy quay ra ngoài.
2.2.9. Sơ bộ phân loại và thống kê tài liệu loại.
Tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được phân loại
theo từng dạng trùng thừa, hết giá trị, tài liệu khác phông… Tài
liệu loại trong mỗi nhóm phải được phân chia theo từng năm, từng
đơn vị tổ chức hoặc từng vấn đề, chia thành từng cặp, đánh số cặp,
ghi tóm tắt nội dung tài liệu trong mỗi cặp và thống kê vào danh
mục tài liệu loại (biểu mẫu số 03).
Tóm lại, giai đoạn trực tiếp chỉnh lý với những công việc đã
nêu là giai đoạn thực hiện các khâu nghiệp vụ quan trọng nhất của
chỉnh lý như phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, lập sổ sách

108
thống kê, tra tìm tài liệu. Giai đoạn này quyết định chất lượng của
đợt chỉnh lý.
2.3. Phương pháp thực hiện một số công việc ở giai đoạn
tổng kết chỉnh lý.
2.3.1. Tổng hợp số liệu viết báo cáo chỉnh lý.
Nội dung báo cáo cần nêu: Số lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý,
số lượng tài liệu giữ lại sau chỉnh lý bao gồm số lượng hồ sơ có
thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời và số cặp tương
đương. Số lượng tài liệu loại ra như trùng thừa, hết giá trị, tham
khảo, khác phông… Đánh giá ưu khuyết điểm của đợt chỉnh lý.
Nêu những bài học kinh nghiệm rút ra trong quá trình chỉnh lý.
Những biện pháp nghiệp vụ cần tiếp tục thực hiện sau khi chỉnh lý.
2.3.2 Hoàn chỉnh hồ sơ phông.
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu cần lập hồ sơ phông. Sau khi
hoàn tất các công việc hoàn chỉnh hồ sơ phông. Hồ sơ phông gồm
các văn bản sau: Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông,
kế hoạch chỉnh lý, phương án phân loại tài liệu, hướng dẫn hệ
thống hoá tài liệu theo phương án đã chọn, hướng dẫn xác định giá
trị tài liệu kết hợp trong chỉnh lý, báo cáo tổng kết chỉnh lý, biên
bản bàn giao tài liệu…
2.3.3. Tổ chức nghiệm thu đánh giá kết quả chỉnh lý.
Thành lập Hội đồng nghiệm thu kết quả chỉnh lý. Hội đồng tổ
chức kiểm tra thực tế tài liệu giữ lại và tài liệu loại để nghiệm thu,
đánh giá khối lượng và chất lượng chỉnh lý.
2.3.4. Bàn giao tài liệu vào kho lưu trữ.
Bàn giao tài liệu giữ lại và tài liệu loại đầy đủ, cụ thể cho cán
bộ lưu trữ trực tiếp quản lý. Hướng dẫn vị trí sắp xếp tài liệu và
cách sử dụng các loại công cụ tra cứu để tra tìm tài liệu. Lập biên
bản bàn giao.

Tóm lại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ phức tạp,
tỷ mỉ, kết hợp nhiều nội dung nghiệp vụ, đòi hỏi nhiều nhân lực.
109
Những người tham gia chỉnh lý phải có kiến thức chuyên môn
nghiệp vu. Cơ quan hình thành phông phải chuẩn bị về điều kiện cơ
sở vật chất, nhân lực và kinh phí. Thực tế hiện nay tài liệu của các
cơ quan phần lớn đều còn trong tình trạng bó gói chưa lập hồ sơ,
công tác chỉnh lý tài liệu là yêu cầu và nhiệm vụ bức thiết cần thực
hiện để tổ chức tốt tài liệu lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác
sử dụng và thực hiện tốt chỉ thị của chính phủ “đến năm 2010 phải
chỉnh lý xong tài liệu”.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Nội dung chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ?
2. Phương pháp biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch
sử phông?
3. Phương pháp chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu một
phông lưu trữ?
4. Phương pháp tiến hành phân loại tài liệu theo phương án đã
chọn?
5. Phương pháp xác định giá trị tài liệu kết hợp trong chỉnh lý?
Biểu mẫu số 01: CẶP ĐỰNG TÀI LIỆU
110
Hình 3
260mm
100
mm
340mm
15mm
15mm
Hình 2

10 mm
Hình 1
111
Biểu mẫu số 02:
NHÃN CẶP (HỘP) ĐỰNG TÀI LIỆU
15cm
112
TN KHO LƯU TRỮ
TN PHƠNG HOẶC PHƠNG SỐ
HỘP (CẶP) SỐ

Từ hồ sơ số:
Đến hồ sơ số:
Năm: