Lời nói đầu
Công nghệ thông tin hiện nay đã trở thành xu thế tất yếu trong phát triển đời
sống xã hội. Sự bùng nổ công nghệ thông tin đã dẫn theo sự phát triển ngày càng
cao của việc trao đổi thông tin và liên lạc. Các ứng dụng thông tin do đó đã dần
phổ cập tới nhiều khu vực, nhiều quốc gia và nhiều ngành kinh tế trên thế giới.
Một trong những ứng dụng quan trọng đó là thiết kế hệ thống thông tin trong quản
trị kinh doanh, mà quản lý con người là một chức năng nổi bật.
Quản trị nhân sự dưới sức ép phát triển con người ngày càng mạnh như hiện
nay đã gặp nhiều rắc rối trong các khâu sắp xếp, tổ chức, bố trí nhân sự… Một
trong những nguyên nhân căn bản gây nên những khó khăn này là đầu mối liên kết
thông tin trong nội bộ doanh nghiệp không gắn kết, sự tác động tương tác của hệ
thống với các nhân tố bên ngoài chưa đạt hiệu quả cao. Để khắc phục được những
tình trạng đó, các hệ thống quản lý nhân sự hiện nay đa bắt tay vào nghiên cứu và
định hướng vào quy trình hoạt động của mình thông qua các luồng hệ thống thông
tin được thiết kế, sắp xếp, luân chuyển trong nội bộ và lưu trữ trong các kho hệ dữ
liệu.
Với mục đích tìm hiểu hoạt động của hệ thống quản trị nhân sự dưới góc độ
các luồng thông tin dữ liệu, chúng em sẽ tiến hành nghiên cứu, khảo sát Công Ty
TNHH BÌNH MINH – một công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin,
chuyên gia công phần mềm máy tính.
Đềtài: QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Công ty TNHH BÌNH MINH
1. Mô tả bài toán
BÌNH MINH là một công ty kinh doanh các thiết bị tin học, viễn thông,
chuyển giao công nghệ thiết bị điện tử, thiết bị văn phòng. Các mặt hàng kinh
doanh của công ty có hàm lượng công nghệ cao, luôn luôn thay đổi nên công ty
thường xuyên nghiên cứu thị trường.
Nâng cao chất lương kinh doanh nhằm chiếm lĩnh thị trường .Đồng thời
quản lý công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh, công tác tài chính, lưu chuyển
hàng hóa, liên doanh liên kết và các hoạt động khác.
Công ty bao gồm nhiều phòng ban khác nhau. Mỗi phòng ban lại có các

nhân viên khác nhau, mỗi nhân viên lại có những vị trí, nhiệm vụ, hoạt động và
thông tin cá nhân khác nhau. Để dễ dàng theo dõi và quản lý nhân viên trong
công ty và để công ty hoạt động tốt có hiệu quả thì cần phải có một hệ thống
quản lý nhân sự phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
Công ty TNHH BÌNH MINH có môi trường hoạt động của công ty gồm 7
phòng ban:
- Phòng giám đốc - Phòng nhân sự
- Phòng kế toán - Phòng phát triển
- Phòng quản lý chất lượng - Phòng kinh doanh
- Phòng hỗ trợ/ triển khai
Các hoạt động quản lý nhân sự tại công ty do phòng nhân sự đảm nhận thực
hiện chính, phòng kế toán cùng tham gia thực hiện.
2
Hoạt động quản lý nhân sự tại Công ty TNHH BÌNH MINH được tiến hành
với 3 công đoạn chính là: Quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý chấm công và quản
lý lương thưởng.
Các hoạt động nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty được tiến hành như sau:
1.1 Hoạt động quản lý hồ sơ nhân viên
- Phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện chức năng thông qua việc lập và
điều chỉnh hồ sơ nhân viên.
- Khi công ty có nhu cầu và đã thực hiện tuyển dụng để đưa ra quyết định
tuyển dụng một nhân viên mới từ Ban Giám Đốc, phòng nhân sự sẽ lập danh
sách và cập nhật hồ sơ cá nhân của nhân viên mới này.
- Trong quá trình hoạt động, phòng nhân sự sẽ xem thông tin của nhân viên
trong công ty để có thể cập nhât các thông tin mới về nhân viên, đồng thời
để phát hiện sai sót nhằm tiến hành thay thế, sửa đổi thông tin nhân viên.
- Với nhiệm vụ theo dõi hồ sơ nên khi giám đốc có quyết định cho một nhân
viên trong công ty thay đổi mức lương, phòng nhân sự sẽ tiến hành điều
chỉnh mức lương của nhân viên đó, các thông tin về điều chỉnh này được ghi
vào hồ sơ nhân viên để làm cơ sở cho việc tính lương của phòng kế toán.

- Một nhân viên trong công ty thôi không làm việc, sau khi đã có quyết định
thôi việc từ Ban giám đốc, phòng nhân sự sẽ tiến hành hủy bỏ thông tin về
nhân viên đó.
1.2 Hoạt động quản lý chấm công
Phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện hoạt động này với chức năng cơ
bản là cập nhật và điều chỉnh chấm công.
- Hàng ngày, phòng nhân sự cập nhật thông tin ngày công làm việc của
nhân viên để ghi vào bảng theo dõi chấm công. Bảng chấm công này
được nhân viên kiểm tra với thực tế ngày làm việc của mình.
- Khi công ty có nhu cầu tăng cường nhân lực làm thêm cho công việc nào
đó, Ban giám đốc sẽ ra quyết định cho phòng nhân sự điều động nhân
viên làm thêm giờ. Việc điều động của phòng nhân sự phải dựa trên cơ sở
cập nhật thông tin về ngày làm thực tế của nhân viên trong tháng để bố
trí, sắp xếp phù hợp.
- Khi nhân viên đã làm thêm giờ, phòng nhân sự sẽ cập nhật tiếp ngày
công làm thêm vào bảng chấm công, thông tin này vẫn được lấy từ phía
nhân viên.
- Bảng theo dõi công sẽ có được sự đối chiếu với nhân viên.
- Cuối tháng phòng nhân sự sẽ dựa trên bảng theo dõi công đã kiểm tra để
lập ra báo cáo chấm công để trình lên Ban Giám Đốc ký duyệt.
1.3. Hoạt động quản lý lương, thưởng
Trách nhiệm thực hiện chính của hoạt động này là phòng kế toán với chức năng
cơ bản là tính và lập các báo cáo lương, thưởng.
- Cuối tháng, phòng kế toán sẽ nhận báo cáo chấm công đã được Ban Giám
Đốc ký duyệt của phòng nhân sự, đồng thời cập nhật thông tin về mức
thưởng và các khoản phụ cấp và các khoản BHYT, BHXH… để làm cơ sở
tính lương.
- Dựa vào các thông tin, phòng kế toán sẽ lập phiếu lương cho từng nhân viên
với đầy đủ mức lương, thưởng và khấu trừ các khoản phải nộp.
- Sau khi lập phiếu lương, kế toán sẽ thống kê để lên bảng lương – là mức

lương thực hưởng của mỗi nhân viên để trình lên ban giám đốc ký duyệt.
- Sau khi giám đốc ký duyệt, nhân viên sẽ được nhận lương, kế toán sẽ phải
lập các báo cáo về lương, thưởng, báo cáo về thuế thu nhập, BHYT, BHXH
phải nộp hàng tháng.
4
- Các báo cáo này sẽ được trình cho Ban giám đốc xem để nắm bắt tình hình
lương, thưởng… của công ty, đồng thời phải trình cho các cơ quan chức
năng kiểm tra.
1. Hồ sơ nhân viên
Mã hồ sơ:……………… ……Ngành công tác:……………………………………
Bảng tóm tắt hồ sơ lý lịch
Họ và Tên:………………………………………….
Ngày sinh:…………………… Nam/Nữ:………
Nguyên quán:……………………………………………………………
Trú quán:………………………………………………………………
Hộ khẩu thường trú:……………………………………………………
Nơi ở hiện tại:…………………………………………………………
Điện thoại di động:……………………………………………………
Email:…………………………………………………………………
Số CMTND:…………………Ngày cấp:………………….Nơi cấp:………………
Dân tộc:………………… Tôn giáo:…………………
Số hợp đồng:………… Ngày kí hợp đồng:………………Loại hợp đồng:………
Hiệu lực hợp đồng………………………………………………………………
Chức vụ:………………………………………….
Lương cơ bản:………… Hệ số lương:……….Thỏa thuận (nếu có):……………
6

2.Danh sách phòng ban
Mã phòng
ban

Tên phòng ban Chức năng Vị trí Trưởng phòng
MPB0001 Phòng kinh doanh Kinh doanh Số lượng :20
người.Cần tuyển
dụng thêm.
Nguyễn Văn A
MPB0002 Phòng kỹ thuật Kỹ thuật Số lượng :50
người.Cần tuyển
dụng thêm.
Nguyễn Văn B
MPB0003 Phòng tài chính kế
toán
Tài chính -
kế toán
Số lượng :10
người.
Nguyễn Văn C
MPB0004 Kho Quản lý tài
sản
Số lượng :8 người Nguyễn Văn D
MPB0005 Phòng hành chính
tổng hợp
Hành chính
tổng hợp
Số lượng :5 người Nguyễn Văn E
MBP0006 Phòng nhân sự Quản lý
nhân sự
Số lượng :3
người.
Nguyễn Văn F
8

3.Danh sách khen thưởng
Mã khen thưởng Mã nhân
viên
Mã phòng ban Mức
thưởng
Lý do khen
thưởng
4.Danh sách kỷ luật
Mã kỷ luật Mã nhân viên Mã phòng ban Hình thức kỷ
luật
Lý do
5.Danh sách bảng công
Mã
bảng
công
Mã
nhân
viên
Mã
phòng
ban
Số ngày
công
(/ngày)
Số ngày
nghỉ
(/ngày)
Số giờ
tăng ca
(/giờ)

Công
tháng
(/ngày)
Công
năm
(/ngày)
6.Danh sách lương
Mã lương Mã nhân
viên
Lương cơ
bản
(/VND)
Hệ số
lương
Hình thức
trả
Lương
thoả thuận
(/VND)
7.Quản lý chế độ
Mã chế độ Mã nhân viên Loại chế độ Tiền chế độ
(/VND)
Ngày nhận
8.Danh sách lương
Mã lương Mã nhân
viên
Lương cơ
bản
(/VND)
Hệ số

lương
Hình thức
trả
Lương
thoả thuận
(/VND)
10
9.Quản lý chế độ
Mã chế độ Mã nhân
viên
Loại chế độ Tiền chế độ
(/VND)
Ngày nhận
10.Quản lý tạm ứng
Mã tạm
ứng
Mã
nhân
viên
Ngày
tạm ứng
Ngày trả
lương
Số tiền
tạm ứng
(/VND)
Số tiền
trả
(/VND)
Số tiền

còn
thiếu
(/VND)
Mã hồ sơ thử việc :……………………Ngành công tác:……………………………
Đơn vị:……………………………….Ngành đào tạo:………………………………
HỒ SƠ THỬ VIỆC
Họ và Tên:………………………………………….
Ngày sinh:…………………… Nam/Nữ:………
Nguyên quán:…………………………………………………………………
Trú quán:………………………………………………………………………
Hộ khẩu thường trú:………………………………………………………….
Nơi ở hiện .tại:………………………………………………………………
Điện thoại di động:…………………………………………………………
12
2.1. Sơ đồ ngữ cảnh
a, Liệt kê các tác nhân ngoài.
- Nhân viên
- Ban Giám Đốc
- Cơ quan chức năng
b, Sơ đồ.
Hình 1: Sơ đồ ngữ cảnh
NHÂN VIÊN
Các
quyết
định điều
động,
điều
chỉnh
lương
Các yêu

cầu kiểm
tra và cung
cấp thông
tin
Phiếu
lương
Thông
tin cá
nhân
Thông
tin ngày
công
HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Văn bản
trình
duyệt
báo cáo
Văn
bản báo
cáo
Ý kiến
Xác nhận
Kiểm tra
Ý kiến,
Xác
nhận,
ký duyệt
CƠ QUAN
CHỨC NĂNG
BAN GIÁM ĐỐC

c. Mô tả tương tác
 Nhân viên: Là người thực hiện cung cấp thông tin để hệ thống quản lý nhân
sự hoạt động, đồng thời cũng là nhân tố nhận phản hồi và chịu sự điều chỉnh
của hệ thống.
 Ban giám đốc: là người quyết định cho các hoạt động của nhân sự trong
công ty, Ban giám đốc thực hiện theo dõi hoạt động của hệ thống quản lý
nhân sự thông qua các văn bản yêu cầu và báo cáo tổng kết cuối tháng.
 Cơ quan chức năng: là chủ thể giám sát đối với các hoạt động của công ty.
2.2. Sơ đồ phân cấp chức năng
a, Liệt kê các chức năng quản lý nhân sự của công ty.
- Cập nhật hồ sơ cá nhân của nhân viên mới.
- Sửa đổi thông tin hồ sơ cá nhân của nhân viên trong công ty.
- Hủy bỏ thông tin của nhân viên thôi không làm việc.
- Xem thông tin của các nhân viên trong công ty.
- Điều chỉnh mức lương của nhân viên khi có thay đổi.
- Chấm công ngày làm việc cho từng nhân viên.
- Lập bảng theo dõi chấm công và báo cáo chấm công trong tháng.
- Lập phiếu lương cho từng nhân viên trong công ty.
- Cập nhật mức thưởng và các khoản phụ cấp khác của nhân viên.
- Khấu trừ các khoản BHYT, BHXH…
- Thống kê lương của toàn bộ nhân viên trong công ty.
- Lập các báo cáo thuế thu nhập, BHYT, BHXH… cho giám đốc và cơ quan chức
năng.
- Điều động nhân sự làm thêm giờ
- b, Sơ đồ phân cấp chức năng gộp
14
c, Sơ đồ phân rã chức năng chi tiết
Quản lý hồ sơ nhân viên
Quản lý nhân sự
3.Quản lý lương,

thưởng
1.Quản lý hồ sơ
nhân viên
2.Quản lý chấm
công
Quản lý hồ sơ nhân viên
Hình 2. Mô hình phân rã chức năng quản lý hồ sơ nhân
viênd, Mô tả chi tiết chức năng:
1.1. Cập nhật hồ sơ nhân viên
Khi công ty tuyển dụng nhân viên mới, phòng nhân sự có trách nhiệm
cập nhật các thông tin cá nhân của nhân viên đó. Bên cạnh đó, phòng nhân
sự phải thường xuyên cập nhật các thông tin mới của nhân viên trong công
ty.
1.2. Xem thông tin nhân viên
Sau khi cập nhật thông tin nhân viên, phòng nhân sự có trách nhiệm
thường xuyên xem thông tin của nhân viên trong công ty tại các hồ sơ cá
nhân để phát hiện thiếu sót và báo cáo cho cấp trên nếu có yêu cầu.
1.3. Điều chỉnh thông tin
Phòng nhân sự tiến hành điều chỉnh thông tin nhân viên nếu có sai sót
hoặc thay đổi như tăng lương, điều động thuyên chuyển… do lãnh đạo yêu
cầu.
1.4. Hủy bỏ thông tin nhân viên
Khi một nhân viên thôi không làm việc, phòng nhân sự sẽ tiến hành
hủy bỏ hồ sơ thông tin về cá nhân đó trong hệ thống.
Quản lý chấm công
16
1.4 Hủy bỏ thông tin
1.3 Điều chỉnh thông tin
1.2 Xem thông tin nhân viên
1.1 Cập nhật hồ sơ nhân viên

2. Quản lý chấm công
2.5. Lập báo cáo chấm công
2.4. Lập bảng chấm công
2.3. Điều động nhân sự
2.2. Điều chỉnh chấm công
2.1. Cập nhật ngày công
Mô tả chi tiết chức năng quản lý chấm công
2.1. Cập nhật ngày công
Phòng nhân sự phải cập nhật thông tin về ngày công làm việc của nhân viên
trong công ty kể cả làm trong giờ và làm ngoài giờ theo từng ngày.
2.2. Điều chỉnh chấm công
Phòng nhân sự lấy thông tin từ bảng theo dõi chấm công để điều chỉnh chấm
công theo đúng yêu cầu lãnh đạo, việc điều chỉnh sẽ được lưu lại tại bảng theo dõi
chấm công.
2.3. Điều động nhân sự
Dựa theo tình công việc và ngày làm việc thực tế của nhân viên trong công
ty , khi có yêu cầu từ lãnh đạo, phòng nhân sự sẽ thực hiện điều động nhân viên
làm thêm vào chiều ngày thứ 7 hoặc chủ nhật.
2.4. Lập bảng chấm công
Phòng nhân sự lập bảng theo dõi chấm công để chấm công cho từng nhân viên
trong công ty.
2.5. Lập báo cáo chấm công
Cuối tháng phòng nhân sự đưa ra bảng theo dõi chấm công để báo cáo tình
hình ngày công làm việc của nhân viên cho Ban giám đốc và nhận phản hồi từ phía
nhân viên.
18
Quản lý lương, thưởng
- Mô tả chi tiết chức năng:
3.1. Cập nhất mức lương thưởng phụ cấp
Hàng tháng, phòng kế toán chịu trách nhiệm lấy thông tin về mức

lương, mức thưởng, các khoản phụ cấp của các nhân viên trong công ty để
làm cơ sở tính lương.
3.2. Khấu trừ BHYT, BHXH.
Từ thông tin về BHYT, BHXH… của từng nhân viên, phòng kế toán
toán thực hiện tính và khấu trừ các khoản này.
3.3. Lập phiếu lương
3.2. Khấu trừ BHYT, BHXH
3.3. Lập phiếu lương
3.4. Thống kê lương
3.5. Lập báo cáo
3.1. Cập nhật mức lương,
thưởng phụ cấp
3. Quản lý lương thưởng
Cuối mỗi tháng, phòng kế toán phải lập phiếu lương với đầy đủ các
khoản thêm và khấu trừ để tính mức lương được hưởng cho từng nhân viên
trong công ty.
3.4. Thống kê lương
Dựa trên việc tính lương cho từng cá nhân, kế toán sẽ tổng hợp lại để
thống kê lương của toàn thể nhân viên trong công ty.
3.5. Lập báo cáo
Hàng tháng, kế toán phải lập báo cáo về thuế thu nhập, BHYT,
BHXH… của các nhân viên trong công ty để làm cơ sở kiểm tra, giám sát
cho Ban giám đốc và các cơ quan chức năng.
20
Biều đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu
Các kiểu thực thể
• Hồ sơ nhân viên: mã NV, họ tên, phai, mã CV, mã PB, tên CV, dân tộc, tôn giáo,
ngày sinh, nguyên quán, quốc gia, nơi sinh, địa chỉ, điện thoại, số CMND, nơi
cấp, ngày cấp, mã DV, tên DV, trình độ học vấn, NN chuyên môn, ngoại ngữ, vợ

chồng, con, hình
• Chức vụ: mã CV, diễn giải
• Chuyên môn: mã CTDT, tên CTDT
• Dân tộc: mã DT, tên DT
• Đơn vị: mã DV, tên DV, DOCHAI
• Hệ đào tạo : mã hệ, tên hệ
• Học vấn : mã HV, tên HV
• Hợp đồng : mã HD, tên HD
• Hợp đồng LD : mã NV, ngày HD, so HD, loại HD, ngày bắt đầu, ngày XL, bậc
lương, so BHYT, lương TL, thuế thu nhập, mức BHXH, mức BHY
• Lương : bậc lương, lương CB
• Ngoại ngữ : mã NN, tên NN
• Nguyên quán : mã NQ, tên NQ
• Phòng ban :mã PB. Tên PB
• Quá trình công tác: mã NV, chức vụ, lương CB, phòng ban, ngày HL
• Quá trình đào tạo: mã NV, mã HV, học vấn, mã chuyên môn, chuyên môn, mã
HDT, từ ngày, đến ngày
• Quôc tịch: mã QT,tên QT
• Số BHXH: mã NV, so BHXH, ngày cấp, nơi cấp, giá trị
• Số BHYT: mã NV, so BHYT, ngày cấp, nơi cấp, giá trị
22
• Số LD: mã NV, so LD, ngày cấp, nơi cấp, chuyển từ, ngày chuyển, so DKLD,
ngày DKSDLD
• Tỉnh thành: mã tỉnh, tên tỉnh
• Tôn giáo: mã TG, tên TG
Mô hình quan hệ
MaNV
SoBHYT
NgayCap
NoiCap

GiaTri
SOBHYT
MaNV
NgayHD
SoHD
LoaiHD
NgayBD
HOPDONGLD
HOSONV
MaNV
HoTen
Phai
MaCV
MaPB
MaDV
MaNV
MaNV
ChucVu
LuongCB
Phong ban
Ngay chuyen
congtacHL
QUATRINHCT
SoLD
NgayCap
NoiCap
ChuyenTu
SOLAODONG
MaCV
Teen

Hệ số
DienGiai
CHUCVU
MaDV
TenDV
Hesodochai
DONVIPX
MaHD
TenHD
HOPDONG
BacLuong
LuongCB
LUONG
MaNV
SoBHXH
NgayCap
NoiCap
24
GiaiTri
SOBHXH
MaPB
TenPB
PHONGBAN
1.Bảng CHUCVU
Tên trường Kiểu Cỡ Null Ý nghĩa
MaCV Text 7 NotNull Mã chức vụ
DienGiai Text 30
2.Bảng chuyên môn
Tên trường Kiểu Cỡ Null Ý nghĩa
MaCTDT Text 3

TenCTDT Text 20
3.Bảng dân tộc
Tên trường Kiểu Cỡ Null Ý nghĩa
MaDT Text 3 Mã dân tộc
TenDT Text 20 Tên dân tộc
4.Bảng đơn vị
Tên trường Kiểu Cỡ Null Ý nghĩa
MaDV Text 3 Mã đơn vị
TenDV Text 30 Tên đơn vị