CHƯƠNG 2:
TỔ CHỨC THU THẬP THÔNG
TIN B AN ĐẦU
LOGO
TIN B AN ĐẦU
LOGO
Tổ chức quá trình thu thập, hệ thống hóa, cung cấp
thông tin kế toán
Chứng từ kế
toán
Phương tiện hệ thống hóa các
nghiệp vụ kinh tế , tài chính
theo
trình
tự
thời
gian
Giai đoạn tổ chức thu thập
thông tin ban đầu
Tổ chức theo các giai đoạn của quá trình hạch toán
theo
trình
tự
thời
gian
Phương tiện hệ thống hóa các
nghiệp vụ kinh tế , tài chính
theo đối tượng (mức độ tổng
hợp)
Báo cáo kế toán
Phương tiện

hệ thống hóa
các nghiệp vụ
kinh tế , tài
chính theo đối
tượng (mức
độ chi tiết)
Giai đoạn tổ chức hệ thống
hóa thông tin kế toán
Giai đoạn tổ chức tổng hợp,
cung cấp thông tin kế toán
2
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO
NỘI DUNG CHÍNH
1. Khái niệm và ý nghĩa của tổ chức thu thập thông tin ban đầu
2. Các nguyên tắc tổ chức thu thập thông tin ban đầu
3. Xác định loại chứng từ sử dụng để thu thập thông tin ban đầu
4. Tổ chức thu thập thông tin ban đầu
5. Xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ
3
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO
Khái niệm và ý nghĩa của tổ chức thu thập
thông tin ban đầu
 Khái niệm: tổ chức thu thập thông tin ban đầu là việc xác định
các loại chứng từ kế toán được sử dụng, lập và luân chuyển
chứng từ theo quy định để theo dõi sự phát sinh và vận động
của các đối tượng kế toán trong một đơn vị.
 Ý nghĩa:
 Về mặt quản lý: bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời cho các

bộ phận và các cấp quản lý có liên quan, làm cơ sở để ra quyết
định, chỉ đạo thực hiện nghiệp vụ giám sát nghiệp vụ.
 Về mặt kế toán: bảo đảm được số liệu ban đầu có đầy đủ giá
trị, hiệu lực pháp lý, làm căn cứ cho các giai đoạn xử lý thông
tin tiếp theo của kế toán.
4
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO
Các nguyên tắc tổ chức thu thập thông tin ban đầu
 Phải tuân thủ những quy định của Luật Kế toán về lập chứng
từ, ký chứng từ, quản lý và sử dụng chứng từ.
 Phải đảm bảo tính hiệu quả và hợp lý
 Vận dụng linh hoạt các chứng từ

Hợp
lý
hóa
số
lượng
chứng
từ

Hợp
lý
hóa
số
lượng
chứng
từ
 Hợp lý hóa số liên chứng từ

5
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO
Xác định loại chứng từ sử dụng để thu thập thông
tin ban đầu
 Xác định chứng từ sử dụng phù hợp với nội dung kinh tế của
nghiệp vụ
 Xác định chứng từ sử dụng phù hợp với tính chất quản lý đối
với chứng từ
 Xác định chứng từ sử dụng phù hợp với công dụng của chứng
từ
 Xác định chứng từ sử dụng phù hợp với mức độ khái quát của
thông tin phản ánh trên chứng từ
6
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO
Xác định loại chứng từ sử dụng để thu thập thông
tin ban đầu
 Xác định chứng từ sử dụng phù hợp với nội dung kinh tế
của nghiệp vụ
 Sử dụng chứng từ tùy theo nội dung của từng đối tượng kế
toán cụ thể.

Ví dụ
:

Ví dụ
:
o Chứng từ lao động và tiền lương
o Chứng từ hàng tồn kho

o Chứng từ bán hàng
o Chứng từ tiền tệ
o Chứng từ tài sản cố định
7
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO
Xác định loại chứng từ sử dụng để thu thập thông
tin ban đầu
 Xác định chứng từ sử dụng phù hợp với tính chất quản lý đối
với chứng từ
Chứng từ bắt buộc Chứng từ hướng dẫn
 Bộ Tài chính quy định về nội
dung, kết cấu và phương pháp ghi
các chỉ tiêu.
• Bộ Tài chính hướng dẫn về
kết cấu và các chỉ tiêu.
 Biểu mẫu do Bộ Tài chính hoặc
các đơn vị được Bộ Tài chính ủy
quyền in và phát hành.
 Thể hiện các mối quan hệ giữa các
pháp nhân với nhau hoặc trực tiếp
phản ánh các đối tượng kế toán có
yêu cầu quản lý chặt chẽ.
• Đơn vị có thể mua các chứng
từ được in sẵn hoặc tự thiết
kế mẫu, tự in.
• Thể hiện các mối quan hệ nội
bộ.
8
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư

LOGO
Xác định loại chứng từ sử dụng để thu thập thông
tin ban đầu
 Xác định chứng từ sử dụng phù hợp với công dụng của
chứng từ
 Chứng từ mệnh lệnh: truyền đạt mệnh lệnh của chủ thể quản lý.

Chứng
từ
thực
hiện
:
phản
ánh
các
nghiệp
vụ
kinh
tế
tài
chính
đã

Chứng
từ
thực
hiện
:
phản
ánh

các
nghiệp
vụ
kinh
tế
tài
chính
đã
được thực hiện.
 Chứng từ thủ tục kế toán: tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế theo
đối tượng kế toán.
 Chứng từ liên hợp: kết hợp nhiều công dụng trên một chứng từ.
9
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO
Xác định loại chứng từ sử dụng để thu thập thông
tin ban đầu
 Xác định chứng từ sử dụng phù hợp với mức độ khái quát
của thông tin phản ánh trên chứng từ
 Chứng từ gốc: phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
o Mỗi bộ chứng từ gốc phải đầy đủ chứng từ mệnh lệnh và
chứng
từ
thực
hiện
.
chứng
từ
thực
hiện

.
 Chứng từ tổng hợp: phản ánh gián tiếp các nghiệp vụ kinh tế
trên cơ sở tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại.
10
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO
Tổ chức thu thập thông tin ban đầu
Tổ
chức
sử
Tổ
chức
Tổ
chức
1 2 3
Tổ
chức
4
Tổ
chức
sử
dụng
chứng từ
Tổ
chức
kiểm tra
chứng từ
Tổ
chức
lập hoặc

tiếp nhận
chứng từ
Tổ
chức
lưu trữ và
bảo quản
chứng từ
11
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO
Tổ chức lập hoặc tiếp nhận chứng từ
 Những quy định của Luật Kế toán về việc lập chứng từ
 Chứng từ kế toán được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế
phát sinh.

Chứng
từ
kế
toán
phải
được
lập
rõ
ràng,
đầy
đủ,
kịp
thời
và


Chứng
từ
kế
toán
phải
được
lập
rõ
ràng,
đầy
đủ,
kịp
thời
và
chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
 Chứng từ phải có đầy đủ các yếu tố bắt buộc trên chứng từ.
12
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO
Tổ chức lập hoặc tiếp nhận chứng từ
 Những quy định của Luật Kế toán về việc lập chứng từ
 Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán
không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa;
 Dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng,
chỗ
trống
phải
gạch
chéo
;

chỗ
trống
phải
gạch
chéo
;
 Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và
ghi sổ kế toán.
 Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng
cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
13
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO
Tổ chức lập hoặc tiếp nhận chứng từ
 Những quy định của Luật Kế toán về việc lập chứng từ
 Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định.
 Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên
chứng
từ
kế
toán
phải
chịu
trách
nhiệm
về
nội
dung
của
chứng

chứng
từ
kế
toán
phải
chịu
trách
nhiệm
về
nội
dung
của
chứng
từ kế toán.
 Trường hợp chứng từ điện tử cũng phải có đầy đủ các yếu tố
theo quy định, sau đó phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy
định.
14
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO
Tổ chức kiểm tra chứng từ
 Mục đích:
 Đảm bảo cho chứng từ được lập đúng, đầy đủ các yếu tố.
 Đảm bảo chứng từ có đầy đủ giá trị pháp lý, hợp lý và hơp lệ.
 Nội dung:

Kiểm
tra
sự
tuân

thủ
các
quy
định
của
Luật
kế
toán
về
việc
lập

Kiểm
tra
sự
tuân
thủ
các
quy
định
của
Luật
kế
toán
về
việc
lập
chứng từ.
 Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực và đầy đủ và chính xác của các
chỉ tiêu, các yếu tố, số liệu và thông tin được ghi chép trên chứng

từ kế toán.
 Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh ghi trên chứng từ kế toán.
15
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO
Tổ chức kiểm tra chứng từ
 Xử lý:
 Trường hợp có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy
định của Nhà nước, từ chối thực hiện, báo ngay cho người đại
diện theo pháp luật của đơn vị biết để xử lý kịp thời theo pháp
luật
hiện
hành
.
luật
hiện
hành
.
 Đối với những chứng từ có nội dung, chữ số không rõ ràng thì
phải trả lại và yêu cầu người lập chứng từ lập lại, sau đó chứng
từ mới được làm căn cứ ghi sổ.
16
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO
Tổ chức sử dụng chứng từ
 Sử dụng chứng từ:
 Đối với quản lý: chứng từ là căn cứ để ra quyết định, chỉ đạo
thực hiện và giám sát nghiệp vụ.
 Đối với kế toán: Số liệu trên chứng từ kế toán sẽ được ghi

nhận theo trình tự thời gian phát sinh và hệ thống hóa theo đối
tượng trên các sổ kế toán.
 Phân loại, sắp xếp: Chứng từ được phân loại và sắp xếp khoa
học theo trình tự thời gian, theo đối tượng phản ánh trong
chứng từ, theo nội dung kinh tế, theo loại nghiệp vụ, theo các
phần hành có liên quan đến nghiệp vụ, …
17
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO
Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ
 Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ và an
toàn trong quá trình sử dụng.
 Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp
luật cho từng loại tài liệu kế toán.
 Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải
phân
loại,
sắp
xếp
thành
từng
bộ
hồ
sơ
riêng
theo
thứ
tự
thời
gian

phân
loại,
sắp
xếp
thành
từng
bộ
hồ
sơ
riêng
theo
thứ
tự
thời
gian
phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
 Tuân thủ về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định hiện
hành.
 Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách
nhiệm tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy
đủ và hợp pháp của tài liệu kế toán.
18
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO
Xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ
 Mục đích: lập đường đi cho chứng từ nhằm chuyển tải thông tin về
nghiệp vụ mà chứng từ phản ánh, từ đó:
 Đối với quản lý: làm cơ sở để ra quyết định, chỉ đạo thực hiện giám
sát nghiệp vụ.
 Đối với kế toán: làm cơ sở để thực hiện nghiệp vụ và ghi sổ kế toán

kịp
thời
và
chính
xác
.
kịp
thời
và
chính
xác
.
 Nguyên tắc:
 Việc luân chuyển phải tiết kiệm thời gian, chi phí, tránh tình trạng
xử lý trùng lắp hoặc bỏ sót các nghiệp vụ phát sinh.
 Đảm bảo phục vụ tốt cho quản lý và kế toán.
 Người chịu trách nhiệm thiết kế: Kế toán trưởng
19
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO
Xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ
1
2
3
4
Lập
hoặc
tiếp
nhận
chứng

từ kế
toán
Ký duyệt
(Kế toán
viên, Kế
toán
trưởng,
Thủ
trưởng)
Phân loại,
sắp xếp
chứng từ,
định
khoản và
ghi sổ kế
toán
Lưu trữ,
bảo quản
chứng từ
kế toán
20
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO
SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TƯ NGHIỆP VỤ
THU TIỀN MẶT
Người nộp tiền Kế toán tiền mặt
Kế toán trưởng,
Giám đốc
Kế toán liên quan Thủ quỹ
Phiếu thu

(1)
Yêu
cầu nộp
tiền
Phiếu thu
(
Liên
1)
Phiếu thu
Phiếu thu
(2)
(3a)
(4)
(3b)
Phiếu thu
(Liên 2,3)
(5b)
Sổ kế toán có
liên quan
Sổ quỹ
Nộp tiền
Phiếu thu
(Liên 2,3)
(
Liên
1)
Phiếu thu
(Liên 2)
Thu tiền
(ký nhận)

Phiếu thu
(Liên 2,3)
Phiếu thu
(Liên 2)
Sổ kế toán TM
Lưu
chứng
từ
Phiếu thu
(Liên 2)
(5a)
(5c)
(6a)
Phiếu thu
(Liên 3)
(6b)
(9)
(8a)
(8b)
(10)
(7a)
(7b)
21
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO
SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TƯ NGHIỆP VỤ
CHI TIỀN MẶT
Bộ phận liên quan
(người nhận tiền)
Bộ phận duyệt chi

Bộ phận kế
toán liên quan
Kế toán tiền
mặt
Kế toán trưởng,
Giám đốc
Thủ quỹ
Phiếu chi
Phiếu chi
(
Liên
1)
Phiếu chi
Phiếu chi
Chi
tiền
(2)
(3)
(4b)
(1)
Phiếu chi
(Liên 2,3)
(5a)
- Hóa đơn mua
hàng
- Giấy đề nghị
tạm ứng
- Giấy đề nghị
thanh
toán

- Hóa đơn
mua hàng
- Giấy đề
nghị tạm ứng
- Giấy đề
nghị thanh
toán
(4a)
(4c)
Sổ kế toán
tiền
Sổ quỹ
Nhận tiền
Phiếu chi
(Liên 2,3)
(
Liên
1)
Phiếu chi
(Liên 2)
Phiếu chi
(Liên 2,3)
Phiếu chi
(Liên 2)
Sổ kế toán
liên quan
Lưu
chứng
từ
Phiếu chi

(Liên 2)
(5c)
(5b)
Phiếu chi
(Liên 3)
(5e)
(7b)
(8)
(6)
(5f)
thanh
toán
- Giấy nộp tiền
toán
- Giấy nộp
tiền
(5d)
(9)
(7a)
22
ThS. Nguyễn Hoàng Anh Thư
LOGO