Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
Chơng 7
Hỏi và đáp các thắc mắc
1 - Hỏi: Trong Excel, làm thế nào để chuyển nội dung
Sheet của file này sang file khác?
Đáp:
Mở file Excel ra từ Sheet muốn di chuyển, nhấp chuột
phải vào tên của Sheet, nhấp Move or Copy rồi chỉ định
file đích muốn di chuyển tới trong mục To book. Nếu muốn
tạo ra một bảng Copy khác, đánh dấu chọn mục Create a
copy rồi nhấp OK.
Nếu muốn chuyển sang một Sheet mới, trong mục To
book, bạn chọn (new book) rồi nhấp OK.
2 - Hỏi: Tôi muốn đặt chế độ cho phông chữ cố định
trong Excel thì làm cách nào? Mỗi lần đánh chữ trong Excel
lại phải bôi đen, chọn phông, rất khó chịu?
Đáp:
Để cố định phông chữ bạn làm theo các bớc sau đây:
- Nhấp đúp vào biểu tợng Excel để khởi động chơng
trình.
- Vào thực đơn Tools Options General, trong ô
Standard Font bạn chọn phông chữ Vn Time, trong ô Size
bạn chọn cỡ chữ, thí dụ bằng 12, sau khi chọn xong nhấp
OK.
233 234
85
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
- Một bảng lạ màu đỏ hiện ra bạn nhấp OK, nội dung cơ
bản của bảng này nói rằng muốn thiết lập phông chữ cố
định cho Excel bạn phải đóng Excel lại, sau đó mở lại
Excel, phông chữ mới đợc thiết lập lại.

- Nhấp vào thực đơn File Close.
- Nhấp vào thực đơn File Exit để thoát khỏi chơng
trình Excel.
Bây giờ bạn mở lại chơng trình Excel, bạn sẽ thấy
phông chữ VnTime luôn cố định trong bảng tính của bạn,
bạn không phải bôi đen chọn phông nh trớc nữa.
3 - Hỏi: Tôi muốn chèn thêm dòng vào bảng tính thì
làm thế nào?
Đáp:
Giả sử bạn có hai dòng tiêu đề là dòng A và dòng B,
bạn muốn thêm một dòng vào giữa dòng A và dòng B, bạn
nhấp chuột phải vào dòng B, nhấp Insert trong thực đơn
phụ. Bạn cũng có thể vào thực đơn Insert Row để thực
hiện công việc này.
4 - Hỏi: Tôi muốn bớt dòng đi thì làm thế nào?
Đáp:
Bôi đen những dòng định xoá bằng cách nhấp chuột
phải vào số tiêu để (toạ độ) dòng. Nhấp Delete.
5 - Hỏi: Tôi muốn chèn thêm 1 cột vào giữa 2 cột làm
thế nào?
Đáp:
Giả sử bạn muốn chèn thêm một cột vào giữa cột A và
cột B, bạn đặt con trỏ vào cột B, vào thực đơn Insert
Columns. Cách khác là nhấp chuột phải vào cột B, nhấp
Insert.
6 - Hỏi: Tôi muốn bỏ cột đi thì làm thế nào?
Đáp:
Nhấp chuột phải vào hàng ngang có chữ A, B, C tơng
ứng với cột định xoá để bôi đen cột, nhấp Delete.
7 - Hỏi: Tôi muốn sửa số liệu trong ô nhng gặp rất

nhiều khó khăn vì đặt con trỏ vào ô định sửa, khi đánh chữ
và số trong ô đó thì nội dung cũ bị mất hết, vậy tôi chỉ muốn
sửa một vài chữ trong ô đó thì làm thế nào?
Đáp:
233 234
86
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
Bạn đặt con trỏ vào ô định sửa, nhấp vào thanh công
thức. Nhấp con trỏ vào chỗ định sửa và đánh nội dung mới.
Cách khác là bạn ấn F2 hoặc nhấp đúp chuột vào ô đó để
sửa số liệu.
8 - Hỏi: Tôi muốn di chuyển số liệu từ ô này sang ô
khác làm thế nào?
Đáp:
Bạn bôi đen vùng dữ liệu định di chuyển, đa con trỏ vào
sát viền đen của ô, con trỏ biến thành mũi tên trắng, bạn
nhấp giữ chuột và di tới ô định đặt và nhả chuột, số liệu sẽ
đợc chuyển tới vị trí mới.
9 - Hỏi: Tôi muốn hoà hai ô thành một hoặc ba ô
thành một có đợc không?
Đáp:
Bạn cần làm một bảng, ô trên là Quý 1, dới là các tháng
trong Quý 1, chữ Quý 1 sẽ nằm trong ba ô, muốn hoà ô bạn
làm nh sau:
Bôi đen ba ô có cả chữ Quý 1 rồi nhấp vào nút
Merge and Center.
10 - Hỏi: Trong bảng tính Excel cột Họ và tên lại
nằm ở ô trên, tôi muốn nhập hai hàng thành một thì làm thế
nào? Khi nhập xong chữ Họ và tên lại tụt xuống d ới, vậy
tôi muốn đa lên giữa hàng cho đẹp, vậy làm cách nào?

Đáp:
Bôi đen hàng định nhập Họ và tên và hàng d ới, nhấp
vào Merge and Center. Muốn đa hàng chữ lên bạn đặt
con trỏ vào Họ và tên, vào thực đơn Format Cells
Alignment, trong ô Vetical chọn Center, nhấp OK, dòng
Họ và tên đ ợc đẩy lên giữa hàng.
11 - Hỏi: Trong bảng có những cột hẹp, vậy làm thế
nào để xoay chữ quay dọc theo chiều dọc để tiết kiệm đợc
khổ giấy?
Đáp:
233 234
87
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
Thí dụ: Bạn cần xoay chữ Điểm trung bình trong cột
C, bạn đặt con trỏ vào ô đó, vào thực đơn Format Cells
Alignment, nhập 90 vào ô Degrees và nhấp OK
Bạn sẽ thấy chữ Điểm trung bình xoay dọc.
Stt Họ và tên
Toán
Lý
Hoá
Điểm trung bình
1 Chu Đức Thiện 5 9 8
2 Phạm Xuân Hùng 8 5 6
3 Nguyễn Nh Quỳnh 6 4 9
Nếu bạn muốn xoay chữ theo các chiều, các góc khác
nhau, bạn nhấp vào nút hình thoi màu đỏ và nhấp giữ chuột
di lên, xuống để thay đổi hớng chữ rồi nhấp OK. Bạn có thể
gõ chữ trớc, sau đó chỉnh hớng hoặc làm ngợc lại, kết quả
sẽ nh nhau:

12 - Hỏi: Tôi không thể nào dùng chuột để di chuyển,
sao chép đợc vậy lỗi do đâu?
Đáp:
233 234
88
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
Nguyên nhân do bạn hoặc một ngời nào đó đã thay đổi
các tuỳ chọn trong Options.
Muốn trở lại chế độ mặc định bạn nhấp vào Tools
Options nhấp vào nhãn Edit trong mục Direction, bạn
nhấp vào nút hình tam giác quay xuống, ở đây có 4 tuỳ chọn
sau: Nếu bạn chọn Up con trỏ sẽ chạy lên khi ấn Enter,
Down (xuống), Left (trái), Righ (phải), nh vậy bạn phải
chọn Down sau đó nhấp OK.
13 - Hỏi: Tôi muốn đánh số thứ tự trong bảng thì làm
nh thế nào?
Đáp:
Trớc tiên, bạn đánh số 1 và số 2 vào ô, sau đó bôi đen 2
ô này, bạn lại đa con trỏ vào góc dới, bên phải số 2, lúc này
con trỏ biến thành dấu + đen, bạn nhấp giữ chuột và di
xuống đến số thích hợp thì nhả chuột.

sau khi kéo xuống sẽ đợc kết quả nh hình:
14 - Hỏi: Tôi muốn căn lề, chọn khổ giấy, chọn trang
dọc, trang quay ngang thì làm nh thế nào?
Đáp:
Vào thực đơn File Page Setup Page,
Chọn trang dọc bạn nhấp Portrait, chọn trang quay
ngang bạn nhấp Landscape.
233 234

89
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
Chọn khổ giấy, trong mục Paper Size chọn A4, 210 x
297 mm rồi nhấp OK.
Để căn lề bạn nhấp vào Margins.
+ Top: Lề trên.
+ Left: Lề trái.
+ Righ: Lề phải.
+ Bottom: Lề dới.
+ Header: Lề tiêu đề trên.
+ Footer: Lề tiêu đề dới.
15 - Hỏi: Tiêu đề là gì? Cách tạo tiêu đề trên và tiêu
đề dới nh thế nào?
Đáp:
Tiêu đề là dòng chữ phía trên hoặc phía dới của văn bản
đợc lặp lại ở các trang, dòng chữ ở trên đầu hàng gọi là tiêu
233 234
90
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
đề trên (Header), dòng chữ dới chân trang gọi là tiêu đề dới
(Footer).
Muốn tạo tiêu đề, bạn vào thực đơn View Header
and Footer, bạn nhấp vào nhãn Header để tạo tiêu đề trên,
nhấp vào Custom Header, một hộp thoại hiện ra. Để tạo
tiêu đề trên, bạn gõ nội dung tiêu đề vào ô giữa rồi nhấp
OK.
Nếu bạn tạo tiêu đề dới, bạn nhấp vào mục Custom
Footer, hộp thoại hiện ra, bạn cũng gõ nội dung của tiêu đề
vào ô giữa, sau đó nhấp OK.
Trong Excel bạn không nhìn thấy tiêu đề nh trong

Word, muốn nhìn thấy tiêu đề trên và tiêu đề dới trong
Excel bạn nhấp vào Print Preview để xem.
16 - Hỏi: Muốn giấu số liệu trong cột thì làm nh thế
nào?
Đáp:
Bôi đen cột định giấu, vào thực đơn Format Column
Hide.
17 - Hỏi: Tôi muốn có định dạng tiền đồng Việt Nam
hoặc đô la hoặc đơn vị đo là cái, là chiếc trong bảng tính thì
làm thế nào?
Đáp:
Bạn bôi đen ô hoặc vùng mà bạn định chèn đồng Việt
Nam hoặc đô la, vào thực đơn Format Cells Number ,
nhấp Custom. Trong khung Type, bạn chọn một định đạng
233 234
91
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
mà bạn muốn, thí dụ: ### ###. Tiếp theo nếu bạn muốn ký
hiệu VND (Việt Nam đồng) tự động điền vào sau hoặc trớc
các con số thì bạn hãy thêm vào trớc hoặc sau các ký tự
định dạng ký tự VND trong dấu ngoặc kép VND và nhấp
OK.
Nếu bạn muốn sau con số có đơn vị đo là chiếc vào
thực đơn Format Cells Number, nhấp Custom. Trong
kung Type bạn chọn số 0 và gõ vào Chiếc nhớ ấn dấu
cách chữ, bạn sẽ thấy: 0 Chiếc , sau đó nhấp OK.
18 - Hỏi: Tôi muốn đặt mật khẩu cho bảng tính để ng-
ời khác không xem đợc tài liệu của tôi vậy phải làm nh thế
nào?
Đáp:

Bạn tạo xong bảng, sau đó vào thực đơn File Save.
Hộp thoại hiện ra nhấp Tools, nhấp vào General Options
Hộp thoại hiện ra bạn gõ mật khẩu vào ô Password to
open, nhấp OK.
233 234
92
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
Bạn lại gõ mật khẩu đó một lần nữa để xác nhận, chú ý
gõ đúng nh lần trớc rồi nhấp OK.
19 - Hỏi: Tôi có một danh sách dài các môn học ứng
với với các cột khác nhau, tôi muốn hàng tiêu đề đứng im
trong khi tôi cuộn bảng để xem điểm của ngời khác cuối
danh sách dài, vậy làm thế nào?
Đáp:
Khi bạn cuộn bảng, thông thờng hàng tiêu đề sẽ bị cuốn
theo, bạn không thể theo dõi đợc hàng tiêu đề. Muốn giữ đ-
ợc tiêu đề các môn cố định, bạn đặt con trỏ vào ô đầu tiên
dới hàng tiêu đề, vào thực đơn Windows Split.
20 - Hỏi: Tôi muốn phần nghìn, phần triệu, phần tỷ
của số cách nhau ra thì làm nh thế nào?
Đáp:
Bạn bôi đen khu vực số cần xử lý, vào thực đơn Format
Cell Number Custom, trong khung Type nhập ###
### ###, nhấp OK.
Số ký tự # bằng số số con số dài nhất trong bảng.
233 234
93
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
21 - Hỏi: Tôi đã biết cách chèn ngày tháng năm hiện
tại trong Word. Muốn cho ngày đợc chèn luôn đợc cập nhật

thì chỉ cần nhấp chọn Update Automatically trong hộp
thoại Date and Time, trong Exel thì làm nh thế nào?
Đáp:
Muốn điền nhanh ngày tháng năm hiện tại trong một ô,
bạn ấn tổ hợp phím Ctrl + :. Nếu muốn ngày hiện tại luôn đ-
ợc cập nhật, bạn phải sử dụng hàm ''= Today()". Kết quả
các phép tính liên quan đến hàm Today đều đợc cập nhật.
22 - Hỏi: Khi tôi nhập dữ liệu ở các ô dới, nếu dữ liệu
bị trùng hoặc nhóm từ đầu trùng thì máy tính tự động hiện ra
nhóm dữ liệu đó, vậy làm thế nào để bỏ chế độ đó đi?
Đáp:
AutoComplete nghĩa là khi bạn nhập chuỗi vào ô,
Excel tự động dò tìm trong các ô chứa dữ liệu của những
lần nhập trớc trong cột, xem những ký tự bạn gõ vào có
giống với những ký tự đầu nào trong những dữ liệu của các
ô đã nhập trớc và điền đầy đủ dữ liệu đó. Nếu đúng là dữ
liệu bạn cập nhật thì ấn Enter, nếu không ấn phím
Backspace (hoặc không ấn phím nào) và nhập tiếp tục.
Nếu bạn không muốn có chức năng AutoComplete
này, bạn vào thực đơn Tools Options Edit, nhấp bỏ
đánh dấu Enable AutoComplete for cell values.
Ngoài ra, còn có chức năng Pick From List, chức năng
này cho phép bạn chọn dữ liệu nhập vào ô nếu dữ liệu cần
nhập là một trong những dữ liệu đã nhập trớc: nhấp nút phải
trên ô (hoặc ấn Shift + F10), nhấp Pick From List, (hoặc
ấn Alt + ), Excel sẽ hiển thị danh sách các chuỗi đã nhập
trớc trong cột và nhấp chọn dữ liệu cần nhập.
23 - Hỏi: Tồi muốn xuống dòng trong một ô thì làm thế
nào?
Đáp:

Bạn ấn Alt + Enter.
233 234
94
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
24 - Hỏi: Thiết lập hệ thống để xử lý dữ liệu dạng Việt
Nam, máy tính mặc định phần nghìn cách nhau bằng dấu
phẩy, phần thập phân ngăn bởi dấu chấm?
Đáp:
Thứ tự nhập ngày, tháng, năm trong dữ liệu này có kiểu
ngày phụ thuộc vào quy định ngày của hệ thống. Bạn có
thể quy định dạng ngày mặc nhiên của hệ thống bằng cách:
- Nhấp vào nút Start Settings Control Panel
Date, Time, Language, and Regional Options Change
the format number, date, and times.
Nhấp Customize. Hộp thoại sau hiện ra cho phép bạn
thay đổi chế độ đặt cho số:
Để đặt chế độ phù hợp với Việt Nam, tức là phần nghìn
cách nhau bởi dấu chấm còn phần thập phân cách bởi dấu
phẩy, bạn thay dấu chấm trong khung Decimal symbol
233 234
95
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
thành dấu phẩy và thay dấu phẩy trong khung Digit
grouping symbol thành dấu chấm. Nhấp OK.
Mục Date.
+ Khai báo trong Short date format: dd-mm-yy.
+ Bạn có thể hiển thị ngày dới dạng số bằng cách chọn
ô cần định dạng, vào thực đơn Format Cells, trong mục
Number chọn General trong khung Category hoặc ấn Ctrl
+ Shift + ~.

Khi nhập ngày có thể sử dụng dấu vạch chéo "/" hoặc
dấu gạch nối "-" để ngăn cách các phần của ngày. Ví dụ:
15/04/04 hoặc 15-04-04.
Khi nhập thời gian trên cơ sở đồng hồ 12 giờ, gõ
khoảng trắng và ký tự a (trớc 12 giờ) hoặc p (sau 12 giờ)
sau thời gian nhập; ví dụ: 9:00p (có nghĩa 9 giờ tối hoặc 21
giờ).
25 - Hỏi: Thay đổi độ rộng cột, hàng thì làm nh thế
nào?
Đáp:
Thay đỏi độ rộng của cột
Nhấp giữ và di chuột trên biên cạnh phải của tiêu đề
cột A, B, (còn gọi là địa chỉ cột) sang phải để tăng độ rộng
cột hoặc sang trái để giảm độ rộng cột (khi nhấp giữ và di
con trỏ chuột có dạng )
Lu ý:
+ Bạn có thể thay đổi độ rộng cho nhiều cột cùng một
lúc bằng cách bôi đen các cột cần thay đổi trớc rồi mới thực
hiện việc thay đổi độ rộng cột. Các cột đợc chọn sau khi
thay đổi độ rộng cột sẽ có độ rộng bằng nhau.
+ Nhấp đúp trên biên cạnh phải của tiêu đồ cột (hay địa
chỉ cột) để làm cho độ rộng cột vừa khít với dữ liệu dài nhất
mà cột đó chứa.
Thay đổi chiều cao hàng
233 234
96
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
Nhấp giữ và di chuột trên biên cạnh dới của tiêu đề
hàng 1, 2, (địa chỉ hàng) xuống dới để tăng chiều cao
hàng hoặc lên trên để giảm chiều cao hàng (khi giữ và kéo

con trỏ chuột có dạng ).
Lu ý:
+ Để thay đổi chiều cao của nhiều hàng cùng một lúc,
trớc tiên bạn phải bôi đen các hàng cần thay đổi rồi giữ và
nhấp di trên biên cạnh dới của một trong các tiêu đề hàng
đợc chọn đó.
+ Nhấp đúp trên biên cạnh dới của tiêu đề hàng để làm
cho chiều cao hàng vừa với nội dung trên nó, chiều cao tự
động đợc chỉnh này phụ thuộc vào kích cỡ chữ lớn nhất đợc
chọn trên hàng.
+ Xác định độ rộng cột mặc định
Chọn tất cả các Worksheet, muốn quy định độ rộng
cột mặc định cho tất cả các Worksheet trong Workbook.
Vào thực đơn Format Column Standard Width.
Nhập kích cỡ mới trong hộp Standard column width, nhấp
OK.
26 - Hỏi: Tôi muốn chữ vào giữa dòng thì làm nh thế
nào?
Đáp:
Vào Thực đơn Format Cells Alignment.
Trong khung Vertical chọn Center.
Nhấp OK.
27 - Hỏi: Tôi bị mất thanh công cụ, làm thế nào để lấy
lại bây giờ?
Đáp:
Vào thực đơn View Toolbar, trong mục hiện ra nhấp
vào thanh công cụ cần hiện ra.
28 - Hỏi: Những thông báo lỗi của Excel là gì?
Đáp:
Thông

báo lỗi
Mô tả
#####
Thông báo này xác định kết quả của phép tính
233 234
97
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
bạn là quá lớn không vừa một ô, nó không phải
là một lỗi. Bạn nới rộng cột ra.
#DIV/0!
Lỗi này xảy ra khi bạn thực hiên chia cho 0. Nó
không thể làm đợc khi chúng ta học ở trờng. Và
bây giờ máy tính cũng không làm đợc. Excel
xem những ô trống là 0. Bạn hãy sửa lại công
thức.
#N/A
Đây không phải là lỗi. Thực ra nó không phải là
thông báo từ Excel. Đây chỉ là thông báo khi
bạn không có giá trị thực nhập vào. Nếu bạn
để ô trắng, Excel hiểu giá trị nó là 0. Nếu bạn
đánh văn bản vào trong ô, bạn sẽ gặp lỗi khác
(#VALUE!)
#NAME?
Đây là lỗi giá trị xác định rằng bạn đã dùng một
tên mà Excel không nhận ra. Có lẽ bạn đã
đánh sai chính tả, hoặc có thể bạn có ý nhập
bằng cách đó. Bạn cần sửa công thức chỉ chứa
những tham chiếu mà Excel có thể nhận ra.
#num!
Xác định rằng ô đã chứa một số quá lớn.

Không giống nh ### lỗi này đại diện cho một
giá trị quá lớn không trình bày đợc, #NUM! Nói
cho bạn biết rằng giá trị vợt ra ngoài biên Excel
không thể tính toán đợc. Bạn tạo lại công thức
để tạo ra kết quả số thấp hơn để nhận đợc.
#REF!
Xảy ra khi tham chiếu ô trong công thức của
bạn không còn giá trị nữa (có thể bạn đã xoá ô
nhng vẫn còn chỉ tới trong công thức). Lỗi này
cũng xuất hiện trong bất cứ ô nào mà chỉ tới
một ô với giá trị REF!. Tất cả những tham số ô
bị xoá phải đợc thay đổi thành ô hợp lệ.
#VALUM!
Thông điệp này xuất hiện nếu nh bạn dùng
những loại giá trị sai trong công thức (ví dụ nh
thêm chữ vào số). Kiểm tra tham chiếu ô và
xác định rằng tất cả những ô đã đợc định dạng
đúng cho hàm và công thức.
29 - Hỏi: Tính năng tự động điền dữ liệu của Excel đ-
ợc thực hiện nh thế nào?
Đáp:
Nội dung
ô 1
Nội dung
ô 2
Sau đó bôi đen hai ô đó và
nhấp giữ chuột vào góc dới
bên phải và kéo chuột xuống
thì sẽ đợc nội dung
1 2 3, 4, 5,

5 10 15, 20, 25,
2.1 2.2 2.3, 2.4, 2.5,
12 6 0, -6, -12,
Monday Tuesday Wednesday, Thurday, Friday,
Mon Wed Fri, Sun, Tue,
January July January, July, January,
2am 5am 8:00am, 11:00 am, 2:00 am,
2:00 12:00 22:00, 8:00, 18:00,
Qtr1 Qtr2 Qtr3, Qtr4, Qtr1,
Q1 Q2 Q3, Q4, Q1,
July 7 July 8 July 9, July 10, July 11,
Aug Oct Dec, Feb, Apr,
233 234
98
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
1-Sep-94 3 Oct 96 5-Nov-98, 07-Dec-00, 09-Jan-
02,
sau khi kéo xuống sẽ đợc kết quả nh sau:
30 - Hỏi: Cách định dạng ngày tháng trong Excel nh
thế nào?
Đáp:
Định dạng Ví dụ
d/m/yy 25/12/04
d-mmm-yy 25-Dec-04
d-mmm 25-Dec
mmm-yy Dec-04
m/d/yy h:mm 25/12/04 0:00
h:mm AM/PM 8:35 PM
h:mm:ss AM/PM 3:35:15 PM
dd-mm-yy 25-12-04

h:mm 20:35
h:mm:ss 20:35:15
m/d/yy h:mm 02/01/04 20:35
31 - Hỏi: Các mã định dạng của Excel có ý nghĩa nh
thế nào?
Đáp:
M địnhã
dạng
ý nghĩa
0
Đại diện cho ký số, kể cả số 0 vô nghĩa ở bên
phải hay bên trái
#
Đại diện cho ký số, không kể số 0 vô nghĩa ở
bên phải hay bên trái
?
Đại diện cho ký số, thay số 0 vô nghĩa ở bên
phải hay bên trái bằng dấu cách
.
Dấu chấm thập phân
%
Tỷ lệ %
,
Dấu phân cách hàng ngàn
$ - + / ( )
Dấu
cách
Đại diện cho chính nó
m
Tháng (bỏ qua số 0 đứng trớc)

mm
Tháng (hai chữ số, kể cả số 0 đứng trớc)
mmm
Tháng (ba ký tự tắt)
mmmm
Tháng (ghi tên đầy đủ)
233 234
99
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
d
Ngày (bỏ qua số 0 đứng trớc)
dd
Ngày(hai chữ số, kể cả số 0 đứng trớc)
yy
Năm (hai chữ số)
yyyy
Năm (bốn chữ số)
[COLOR]
Xác định màu của số
Thí dụ:
#,##''đồng''[RED] #,### ''đồng'';0;''phải là số mới đúng''
ý nghĩa:
- Nếu là số dơng, hiện với dạng có dấu phân cách hàng
nghìn, không số lẻ, thêm chữ đồng phía sau.
- Nếu là số âm, hiện nh số dơng nhng với màu đỏ.
- Nếu là số 0 hiện 0.
- Nếu là Text, hiện câu "Phải là số mới đúng"
Nhóm Mã Format Số nhập vào
1250 -1250 0,75
Number 0 1250 -1250 1

0.00 1250.00 -1250.00 0.75
#,##0 1,250 -1,250 1
#,##0.00 1,250.00 -1,250.00 0.75
#,##0;[RED](#,##0) 1,250 (1,250) 1
Cnrrency $#,##0;($#,##0) $1,250 ($1,250) $1
0$; #,##0 1250$ -1250 1$
Percentage 0% 125000% -125000% 75%
0.00% 125000.00% 125000.00% 75.00%
Fraction #?/? 1250 -1250 3/4
# ??/?? 1250 -1250 3/4
Sctentific 0.00E+00 1.25E+03 -1.25E+03 7.50E-01
32 - Hỏi: Chèn biểu tợng trong Excel 2003?
Đáp:
Chèn biểu tợng trong Word 2003 chẳng có gì là lạ, nh-
ng nếu bạn làm bảng biểu trong Excel 2003 liên quan đến
việc chèn các biểu tợng thí dụ: Sắt 14 chẳng hạn (chả lẽ
gõ sắt phi 14) bạn sẽ lúng túng. Để làm đợc bạn làm theo
các bớc sau:
- Khởi động chơng trình Excel 2003.
- Bôi đen cột hoặc những ô mà bạn định chèn ký tự đặc
biệt vào.
- Nhấp vào nút của phông chữ, chọn Symbol hoặc
Wingdings.
Bạn thử gõ các chữ của phông Symbol hoặc
Wingdings sẽ có các biểu tợng
33 - Hỏi: Khi làm việc trong Excel 2003, muốn gõ đợc
tiếng Việt có dấu tôi phải bôi đen các ô và chọn phông chữ
VnTime, nếu mở bảng tính mới lại làm nh vậy rất mất việc.
Vậy tôi muốn đặt chế độ cho phông chữ VnTime cố định
trong Excel 2003 giống nh trong Word thì làm nh thế nào?

Đáp:
Thật là khổ, mỗi lần đánh chữ trong Excel 2003 lại phải
bôi đen, chọn phông rất mất việc, để cố định phông chữ bạn
làm theo các bớc sau đây:
- Nhấp vào biểu tợng Excel 2003 để khởi động chơng
trình.
- Vào thực đơn Tools Options General. Trong ô
Standard Font bạn chọn phông chữ VnTime, trong ô Size
bạn chọn cỡ chữ, thí dụ bằng 10. Sau khi chọn xong nhấp
OK.
233 234
100
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
- Một bảng lạ màu đỏ hiện ra bạn nhấp OK, nội dung cơ
bản của bảng này nói rằng, muốn thiết lập phông chữ cố
định cho Excel 2003 bạn phải đóng Excel 2003 lại, sau đó
mở lại Excel 2003, phông chữ mới đợc thiết lập lại.
- Bạn vào thực đơn File Close.
- Bạn vào thực đơn File Exit để đóng chơng trình
Excel 2003.
- Bây giờ bạn vào lại Excel 2003 bạn sẽ thấy phông
chữ VnTime luôn cố định trong bảng tính của bạn, không
phải bôi đen, chọn phông nh trớc nữa.
34 - Hỏi: Tôi muốn căn lề, chọn khổ giấy, đặt trang
đứng, trang nằm trong Excel 2003 thì làm thế nào?
Đáp:
- Vào thực đơn File Page Setup Page, để chọn
trang đứng, bạn nhấp vào ô Portrait, để chọn trang nằm
bạn nhấp vào Lanscape.
Chọn cỡ giấy (khổ giấy), trong mục Page Size chọn khổ

A4 là 210x297 mm, nhấp Ok.
- Để căn lề bạn nhấp vào nhãn Margins, điều chỉnh
Top (lề trên), Left (lề trái), Right (lề phải), Bottom (lề dới),
Header (tiêu đề trên), Footer (tiêu đề dới).
35 - Hỏi: Trong bảng tính Excel 2003 trớc kia hàng
ngang là A,B,C,D,E, không biết tôi nghịch thế nào mà bấy
giờ lại thành 1,2,3,4,5, Tôi muốn trở về nguyên thuỷ của
chúng thì làm thế nào?
Đáp:
233 234
101
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
Vào thực đơn Tools Options General, trong ô
Settings huỷ bỏ dấu của mục R1C1 reference Style, nhấp
OK.
36 - Hỏi: Trong Excel 2003 không thấy xuất hiện đ-
ờng lới, vậy nguyên nhân nào, xin chỉ dẫn cách khắc phục?
Đáp:
Vào thực đơn Tools Options View, bạn đánh dấu
vào ô Gridlines, nhấp OK, đờng lới sẽ hiện ra cho bạn.
37 - Hỏi: Tôi muốn ngăn cấm ngời khác không tạo đợc
đờng lới trong Excel 2003 mặc dù họ đã vào thực đơn
Tools Options View rồi đánh dấu vào ô Gridlines,
nhấp OK vậy làm thế nào để không hiện đờng lới?
Đáp:
Vào thực đơn Tools Options View rồi đánh dấu
vào ô Gridlines, trong mục Gridlines Color bạn nhấp chọn
màu trắng rồi nhấp OK.
233 234
102

Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
Nếu bạn muốn đờng lới hiện lên nh dạng ban đầu bạn
nhấp vào mục Automatic, bạn cũng có thể chọn màu mà
bạn thích. Sau đó nhấp OK.
38 - Hỏi: Tôi muốn bảo vệ một bảng tính trong Excel
2003 không cho ngời khác sửa thì làm cách nào?
Đáp:2
Mở bảng tính cần bảo vệ.
Vào thực đơn Tools Protection Protect Sheet,
hộp thoại hiện ra, trong hộp có 3 tuỳ chọn, đánh dấu lựa
chọn cần bảo vệ.
Gõ mật khẩu vào ô Password rồi nhấp OK.
Hộp thoại khác hiện ra yêu cầu bạn gõ lại mật khẩu cũ
một lần nữa, sau đó nhấp OK.
233 234
103
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
Chú ý: Excel 2003 phân biệt mật khẩu chữ HOA, chữ
thờng và số, vì vậy bạn phải nhớ ghi ra giấy, kẻo nếu quên
thì chính bạn cũng không mở ra đợc. Nếu ai đó cố tình mở
tài liệu của bạn ra và sửa đổi, sẽ thấy hiện ra một hộp thoại
bắt gõ mật khẩu vào thì mới cho phép sửa đổi.
39 - Hỏi: Tôi muốn sửa lại mật khẩu cũ thì làm thế
nào?
Đáp:
Mở file bảng tính.
Vào thực đơn Tools Protection Unprotect
Sheet.
Hộp thoại hiện ra yêu cầu bạn gõ mật khẩu đã đặt vào
rồi nhấp OK.

Sau đó làm theo các bớc ở câu trên nhng với Password
khác.
40 - Hỏi: Tôi có một danh sách điểm thi dài với các cột
khác nhau, tôi muốn hàng tiêu đề đứng im trong khi tôi cuộn
bảng để xem điểm của ngời khác, vậy làm thế nào?
Đáp:
233 234
104
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
Khi bạn cuộn bảng, thông thờng hàng tiêu đề sẽ bị
cuốn theo, bạn không thể theo dõi đợc hàng tiêu đề. Muốn
giữ cột tiêu đề đứng im bạn làm nh sau:
Bạn đặt con trỏ vào hàng bên phải, dới tiêu đề, vào
thực đơn Windows Split. Bây giờ bạn có thể trợt thanh
cuốn để cuộn danh sách, cột tiêu đề vẫn đứng im.
Muốn huỷ lệnh trên bạn nhấp vào thực đơn Windows
Remove Split.
41 - Hỏi: Muốn giấu số liệu trong cột làm thế nào?
Đáp:
Đặt con trỏ vào cột định giấu. Vào thực đơn Format
Column Hide cột biến mất.
233 234
105
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
Muốn mở lại bạn bôi đen 2 cột chứa cột ẩn. Ví dụ bạn
ẩn cột D thì bạn sẽ bôi đen 2 cột C và E sau đó vào thực
đơn Format Column Unhide.
42 - Hỏi: Tôi cần thiết kế một bảng tính trong Excel
2003 và copy bảng tính này ra Word, tôi muốn khi tôi sửa
số liệu trong Excel 2003 thì số liệu ở bảng mà tôi đã dán

vào Word cũng biến đổi theo?
Đáp:
Tạo bảng trong Excel 2003, bôi đen vùng mà bạn định
copy, nhấp vào nút copy.
Vào thực đơn Edit Paste Spesial (dán đặc biệt),
nhấp Paste link.
Nhấp chọn Microsoft Excel Object trong khung As,
nhấp OK.
233 234
106
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
Từ nay trở đi bạn thay đổi số liệu trong file Excel 2003
thì số liệu trong file Word 2003 cũng đổi theo, thật là thuận
tiện.
43 - Hỏi: Tôi muốn copy văn bản từ Excel 2003 vào
Word 2003 nhng hai văn bản này liên kết đợc với nhau, có
nghĩa là nếu tôi mở văn bản trong Word tôi nhấp vào một
chỗ bất kỳ trong bảng thì ngay lập tức tôi mở đợc bảng tính
Excel 2003, vậy làm thế nào?
Đáp:
Tạo bảng trong Excel 2003, bôi đen vùng mà bạn định
copy, nhấp vào nút copy.
Khởi động Word và đặt con trỏ vào chỗ định dán.
Vào thực đơn Edit Paste as Hyprlink để dán bảng,
bạn sẽ thấy các chữ và số có gạch chân, bạn bôi đen bảng
và nhấp vào nút chữ U trên thanh công cụ 2 lần, các nét
biến mất.
Vào thực đơn File Save, tìm ổ C, tìm th mục để lu
vào đó và nhấp đúp vào th mục đó, tên th mục phải xuất
hiện trong ô Save in, đặt con trỏ vào ô Name và gõ tên, thí

dụ: Bang tinh, sau đó nhấp vào Save hoặc ấn Enter.
Nhấp vào một mục nào đó để liên kết tới tập tin trong
Excel 2003, muốn liên kết ngợc từ tập tin trong Excel nối tới
tập tin bảng tính của Word, bạn nhấp vào biểu tợng có hình
quả cầu móc xích (Insert Hyperlink), hộp thoại hiện ra,
trong ô Link to file or URL bạn gõ vào đờng dẫn tới tập tin,
nếu bạn cha quen đờng dẫn, bạn nhấp vào Browse, tìm ổ
C, tìm th mục chứa tập tin và nhấp đúp, nhấp vào tập tin,
OK.
Bây giờ bạn có thể liên kết giữa 2 tập tin với nhau, thật
là thuận lợi.
44 - Hỏi: Tôi muốn có định dạng tiền đồng Việt Nam
hoặc đô la hoặc đơn vị đo là cái, là chiếc trong bảng tính thì
làm thế nào?
Đáp:
Bạn bôi đen ô hoặc vùng mà bạn định chèn đồng Việt
Nam hoặc đô la, vào thực đơn Format Cells, nhấp mục
Number, nhấp vào Custom trong Category. Trong hộp loại
định dạng Type bạn chọn một định dạng mà bạn muốn có,
thí dụ: 0.000 chẳng hạn. Tiếp theo nếu bạn muốn ký hiệu
VND (Việt Nam đồng) tự động điền vào sau hoặc trớc các
con số thì bạn hãy thêm vào sau hoặc trớc các ký tự định
dạng đã chọn 0.000 các ký tự VND trong dấu ngoặc kép
"VND" nh trong hình dới đây rồi nhấp OK.
233 234
107
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
Cách thực hiện: Sau khi thiết lập bạn chỉ cần gõ số tiền
vào ô thí dụ gõ 5 sau đó bạn ấn Enter bạn sẽ có 5.000
VND. Khi thiết lập trong mục Type (kiểu) bạn phải chọn là

0,000 (ba số không).
Nếu bạn muốn sau con số có đơn vị đo là chiếc, vào
thực đơn Format Cells, nhấp mục Number, nhấp
Custom trong Category, trong hộp loại định dạng Type bạn
chọn số 0 và gõ vào "chiếc" nhớ ấn dấu cách chữ, bạn sẽ
thấy: 0 "chiếc" sau đó nhấp OK.
45 - Hỏi: Trong bảng tính Excel 2003 tôi cần chèn ký
tự là sắt phi 14 chẳng hạn, tôi không biết tìm ở đâu, vậy làm
thế nào, nếu các mục giống nhau tôi cần chèn dấu vào thì
làm thế nào để có đợc?
Đáp:
Stt Tên vật t Đơn vị Giá tiền (VND)
1 Sắt 14 Tấn 12.000
2 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 90.000
3 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 40.000
4 Vôi củ Tấn 20.000
5 Cát M
3
15.000
Để chèn đợc ký tự bạn đặt con trỏ vào hàng định
chèn, nhấp vào nút phông chữ chọn Symbol, bạn ấn Alt và
gõ 5478 hoặc 0358 bên bàn phím số.
390 - Hỏi: Tôi cần đánh chỉ số trên trong Excel 2003
làm thế nào thực hiện đợc?
Đáp:
Khi bạn bán cát, sỏi, than, nớc, bạn cần phải đánh các
chỉ số trên nh M
3
trong mục đơn vị tính.
Trong Word chẳng có gì khó, bạn chỉ cần gõ M sau đó

ấn tổ hợp Ctrl + Shift + = là xong, nhng trong Excel 2003
bạn phải làm nh sau:
Bạn gõ M3, bôi đen số 3, ấn tổ hợp ALT + O + E + E
và ấn Enter. Nếu muốn đánh tiếp bạn ấn lại tổ hợp phím
trên một lần nữa để đa con trỏ về vị trí ban đầu.
46 - Hỏi: Tôi hay bán mặt hàng axít nh H
2
SO
4
hoặc
các muối nh CuCl
2
vậy tôi muốn đánh chỉ số dới của các mặt
hàng trên làm thế nào?

Đáp:
233 234
108
Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003
Giả sử bạn cần gõ H
2
SO
4
trong Excel 2003 bạn làm
nh sau:
Gõ H2SO4, muốn cho các số thụt xuống, bạn bôi đen
số 2 chẳng hạn sau đó ấn tổ phím ALT+0+E+B và ấn
Enter, các số khác bạn cũng bôi đen và làm tơng tự nh trên.
47 - Hỏi: Lấy nút công cụ thêm hàng, thêm cột trong
Excel 2003 làm thế nào?

Đáp:
Nhấp chuột phải vào nút công cụ bất kỳ, nhấp
Customize trong thực đơn phụ.
Nhấp vào mục Command, trong khung Categories ở
bên trái, bạn nhấp vào mục Insert, nhấp nút Rows trong
khung Commands bên phải và giữ nguyên chuột rồi di lên
thanh công cụ và nhả chuột.
48 - Hỏi: Tộ muốn lấy nút công cụ bớt hàng, bớt cột
trong Excel 2003 thì làm thế nào?
Đáp:
Nhấp chuột phải vào nút công cụ bất kỳ, nhấp chọn
Customize trong thực đơn phụ.
Nhấp vào mục Command, trong khung Categories ở
bên trái, bạn nhấp vào mục Edit, trong khung Commands
bên phải nhấp vào nút Delete Rows giữ nguyên chuột rồi di
lên thanh công cụ và nhả chuột.
49 - Hỏi: Trong ô Excel 2003 có một nút công cụ
chụp hình có tên là Camera vậy lấy nút công cụ này nh thế
nào?
Đáp:
233 234
109