Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại
PHẦN GIỚI THIỆU
1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Trong nền kinh tế hội nhập như hiện nay, đòi hỏi tất cả các quốc gia trên thế
giới phải biết xu hướng và hòa nhập theo cái thống nhất chung của toàn cầu, trước
tình hình đó mọi công việc cần được thực hiện một cách gọn nhẹ và nhanh chóng
nhằm thúc đẩy sự phát triển ngày càng siêu tốc như hiện nay. Đối với lĩnh vực
khoa học thì sự nhanh nhẹn dường như là không cần thiết, mà sự chuẩn xác, chính
xác là vô cùng cần thiết. Khác với lĩnh vực khoa học, trong kinh tế khó khăn để có
thể thành công hơn, khó khăn ở đây không phải là bỏ ra nhiều công sức, làm việc
cơ cực mà đòi hỏi người kinh doanh không chỉ nhanh nhẹn mà còn phải nắm lấy
cái nhanh nhẹn mình có để chiếm lấy thời cơ, cơ hội để đưa mình lên đỉnh thành
công, mà điều này không phải nhà kinh doanh nào cũng có thể làm được nếu
không nắm bắt lấy những công nghệ và phương thức ngày càng tiên tiến trên
thương trường như hiện nay.
Trong kinh doanh gặp rất nhiều khó khăn như tìm kiếm khách hàng, tìm
kiếm nhà cung ứng, đàm phán ký kết hợp đồng để đi đến mua bán thiết lập mối
quan hệ lâu dài. Đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, tìm kiếm
khách hàng trong nước đã gây không ít khó khăn nói chi đến phải tìm kiếm khách
hàng ở một nơi xa xôi mà mình không hề biêt. Đó là chưa nói đến chi phí phải bỏ
ra cho những chuyến đi để tìm kiếm khách hàng, chào hàng, rồi ký kết hợp đồng.
Tuy nhiên, nói thế các nhà kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cũng không
nên chán nản, vì hiện nay thời kỳ hội nhập mọi việc buôn bán sẽ được thực hiện
một cách nhanh chóng, giúp các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu giảm bớt khối
lượng công việc cũng như chi phí phải bỏ ra. Đó là hình thức buôn bán quốc tế
thông qua thư thương mại mọi tiến trình chỉ thực hiện qua thư, từ tìm kiếm khách
hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phám ký kết hợp đồng vì vậy cần hiểu rõ và
“Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại” để
khi thực hiện tiến trình buôn bán qua thư thương mại không mắc phải những lỗi cơ
bản mà quy định đã được đặt ra.
GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A

1
Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại
2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
2.1. Mục tiêu chung
Mô tả tiến trình thực hiện buôn bán qua thư thương mại.
2.2. Mục tiêu cụ thể
 Tìm hiểu sơ lược về thư thương mại.
 Thư thương mại ở Việt Nam.
 Tiến trình thực hiện buôn bán qua thư thương mại.
3. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
Thu thương mại được tham khảo từ các sách anh văn chuyên ngành ngoại
thương và qua Internet, báo, tạp chí.
3.2. Phương pháp phân tích dữ liệu
Qua tham khảo các thư thương mại, mô tả lại tiến trình thực hiện buôn bán
qua thư thương mại nhằm làm rõ vấn đề cần nghiên cứu.
GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A
2
Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I
SƠ LƯỢC VỀ THƯ THƯƠNG MẠI
1.1. ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA THƯ THƯƠNG MẠI
Khái niệm chung: Thư Thương mại là một hình thức đàm phán trong kinh
doanh mà đã có từ lâu đời. Qua nội dung thư, các bên thể hiện nguyện vọng và
mong muốn cũng như lợi ích mà các bên sẽ đạt được. Phương thức đàm phán này
đã tạo được một nề nếp tốt trong quan hệ bán hàng hay xuất nhập khẩu giữa các
đối tác, vì vậy nó thường là bước khởi đầu trong đàm phán nhằm duy trì mối quan
hệ lâu dài.
Có nhiều loại thư TM khác nhau phụ thuộc vào mục đích của người viết

trong kinh doanh. Ví dụ: Thư chào hàng, thư hỏi hàng, thư đặt hàng, thư hoàn giá,
thư chấp nhận, thư xác nhận.
Ưu điểm:
 Không những đàm phán được với nhiều đối tác, mà còn giảm được nhiều
khoản chi phí khác phát sinh khi đàm phán.
 Các quyết định đưa ra sẽ được cân nhắc kỹ lưỡng vì đã có sự chuẩn bị
trước.
 Không bị lệ thuộc vào nhà trung gian.
 Lợi nhuận không bị chia sẽ do các khoản phí.
 Tạo được mối liên hệ trực tiếp với đối tác, xây dựng quan hệ kinh doanh
lâu dài.
Nhược điểm:
 Việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ mất cơ hội kinh
doanh.
 Khó kiểm soát được ý đồ của đối tác hoặc các điều kiện khách quan phát
sinh thêm không được thể hiện đầy đủ trong thư.
 Việc soạn thảo thư TM đòi hỏi khả năng viết lách chuyên nghiệp nên tốn
nhiều thời gian.
GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A
3
Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại
 Có thể tạo ra một sự cung cầu ảo và làm cho giá thay đổi.
Nội dung chính trong thư thương mại: 1 bức thư Thương mại cần phải ngắn
gọn, lịch sự, nội dung thư cần phải tập trung vào vấn đề chính, lối hành văn đơn
giản, dễ hiểu, ngôn từ đơn nghĩa để tránh gây sự hiểu lầm cho đối tác. Thông
thường bao gồm các phần:
1. Địa chỉ người gởi: họ tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…
2. Địa chỉ người nhận: họ tên đầy đủ (chức vụ), tên công ty và địa chỉ,…
3. Địa điểm và thời gian viết thư.
4. Lời chào mở đầu.

5. Đặt vấn đề.
6. Nội dung thư: tùy vào mục đích và tính chất công việc (nêu trực tiếp và
đầy đủ thông tin).
7. Lời chào kết thúc
8. Ký tên và nêu đích danh người gởi
1.2. THƯ THƯƠNG MẠI Ở VIỆT NAM
Thư Thương Mại đã được sử dụng từ lâu đời ở các nước như: Anh, Mỹ
,Nhật, Hà Lan,… đây là một hình thức đàm phán kinh doanh khá phổ biến, nhưng
ở Việt Nam chưa được sử dụng nhiều. Do sự phát triển của khoa học kỹ thuật, các
mối quan hệ cá nhân bị “điện tử hóa”, tính “thực tế” trong kinh doanh nếu bỏ thời
gian để đàm phán qua thư sẽ mất cơ hội kinh doanh nên ít doanh nghiệp ở Việt
Nam sử dụng thư thương mại. Thư thương mại chỉ áp dụng khi có sự tin cậy, uy
tín giữa các đối tác, mà một số quy định, luật pháp trong kinh doanh ở Việt Nam
chưa chặt chẽ; do đó các công ty thường sử dụng Hợp Đồng Thương Mại nhằm
bảo đảm các quyền lợi và có giá trị pháp lý cao.
GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A
4
Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại
CHƯƠNG II
TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN PHƯƠNG THỨC
BUÔN BÁN QUA THƯ THƯƠNG MẠI
Trong phần là một tiến trình giao dịch theo hình thức buôn bán trực tiếp
thông qua thư thương mại giữa hai công ty: Công ty cổ phần thương mại P.L và
công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần.
2.1. HỎI HÀNG (Inquiry)
Thư hỏi hàng có thể là thư mở đầu cho một tiến trình buôn bán trực tiếp
thông qua thư thương mại, thư hỏi hàng được thiết lập khi một công ty ở một quốc
gia nào đó muốn mở mối quan hệ kinh doanh với một ty ở quốc gia khác, nhưng
để tiết kiệm chi phí họ có thể tìm những thông tin liên quan đến công ty đối tác
trên các phương tiện tiên tiến hiện nay, sau đó công ty sẽ thiết lập nên thư hỏi

hàng và các điều khoản gởi cho công ty đối tác. Sau đây là thư chào hàng cụ thể:
P.L Trading Corporation
90862 Wetland East Blvd, Houston, Texas 7041, USA.
Tel: 001 28189555 Fax: 0110 281 0022
Email :
Your ref:
Our ref: ENR 205
25 July, 2010
The sales Manager
Doan Tran Trading and service Co., ltd
222 Dien Bien Phu St., Binh Thanh dist,
Ho Chi Minh city, Vietnam
Tel: 84-08- 3 9805760 Fax: 84-08- 22162590
Email:
Dear Sir or Madame,
We have known your company’s name from the trade magazine “The
business world”. We would like to have a long- standing relationship with your
GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A
5
Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại
company.We would be grateful if you could send us some samples of the Cream
flavour for food. We would also appreciate your letting us have full information
regarding FOB Ho Chi Minh city Port prices, terms of payment and earliest
delivery date.If the prices offered are competitive and the quality is of the
standard we required, we will place large orders with you in future.
We look forward very much to receiving samples and quotation from you
soon.
Yours faithfully.
Ms Jescica
Sales Manager.

Trên đây là thư do công ty cổ phần thương mại P.L gởi cho công ty TNHH
thương mại dịch vụ Đoàn Trần, vào ngày 25/07/2010 nhằm muốn biết thêm thông
tin về sản phẩm cung cấp của công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần.
Đầu thư công ty cổ phần thương mại P.L nói đến sự quan tâm của mình danh
cho công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần và công ty đã biết công ty đối
tác thông qua tạp chí thương mại “Thế giới kinh doanh”. Công ty cổ phần thương
mại P.L muốn biết được một số mẫu về sản phẩm hương vị kem, giá sản phẩm, địa
điểm thanh toán, nơi giao hàng và thời gian nhận được hàng nếu hợp tác kinh
doanh.
Cuối thư công ty cổ phần thương mại P.L mong răng sẽ sớm được hồi âm
của công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần và nhận được mẫu hàng cũng
như bảng báo giá sớm nhất để có thể thiết lập mối quan hệ kinh doanh với công ty
TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần, nếu những điều kiện phù hợp với công ty
như: giá cạnh tranh, chất lượng và tiêu chuẩn đạt yêu cầu.
Thư hỏi hàng này không có ràng buộc gì đối với công ty cổ phần thương mại
P.L , vì thế công ty cổ phần thương mại P.L có thể gởi thư hỏi hàng trên cho nhiều
công ty khác nhau cùng một lúc, nhưng cũng cần phải xem xét nếu gởi nhiều công
ty khác nhau cùng một lúc sẽ tạo nên một nguồn cầu ảo tăng lên và lúc này kéo
theo giá sẽ tăng lên và tạo nhiều bất lợi cho công ty. Mặt khác do không có ràng
GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A
6
Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại
buộc nên công ty cổ phần thương mại P.L có thể không mua hàng khi nhận được
sản phẩm mẫu kèm phiếu báo giá của công ty thương mại dịch vụ Đoàn Trần.
Ngược lại nếu công ty muốn kinh doanh và thiết lập mối quan hệ với công ty
TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần thì khi nhận được sản phẩm mẫu và phiếu
báo giá công ty sẽ tiến hành các tiến trình tiếp theo như hoàn giá hoặc chấp nhận.
2.2. CHÀO HÀNG – PHÁT GIÁ (Offer)
Thư chào hàng cũng có thể là bước khởi đầu cho một tiến trình mua bán trực
tiếp qua thư thương mại, thư chào hang được thiết lập khi một công ty muốn cung

cấp sản phẩm hay dịch vụ của mình ra khỏi quốc gia sở tại và lúc này công ty sẽ
soạn thảo thư và gởi cho các đối tác mà mình muốn thiết lập mối quan hệ với họ.
Có hai loại thư chào hàng:
 Chào hàng tự do (Free offer)
 Chào hàng cố định (Frim ofer hay binding offer)
Thư chào hàng cũng có thể không còn hiệu lực, sẽ bị hủy bỏ khi bên công ty
nhận được chào hàng đưa ra lời mặc cả tức gởi lại thư hoàn giá, hoặc khi bên nhận
được chào hàng thông báo là từ chối thư chào hàng của bên chào, khi chính phủ
cấm thì thư chào hàng coi như tự mất hiệu lực. Ngoài ra khi một trong hai bên
chào hàng hoặc được chào hàng mất khả năng như: Chết hoặc tử vong.
Trong các trường hợp khác, bên đưa ra chào hàng có thể hủy chào hàng hoặc
thu hồi thư chào hàng. Khi muốn hủy thư chào hàng thì thư hủy thư chào hàng
phải đến trước hoặc cùng lúc với thư chào hàng, còn trường hợp muốn thu hồi thư
chào hàng cố định thì thư thu hồi thư chào hàng cố định phải đến trước khi bên
nhận được thư chào hàng cố định đưa ra quyết định và đưa ra lời chấp nhận.
2.2.1. Chào hàng tự do (Free offer)
Thư chào hàng tự do được thiết lập khi công ty muốn tìm đối tác kinh doanh,
muốn cung cấp sản phẩm dịch vụ cho một công ty khác không thuộc nước sở tại.
Đối với thư chào hàng tự do này công ty có thể gởi cho nhiều đối tác cùng một lúc
và không có ràng buộc gì cho công ty chào hàng. Sau đây là thư chào hàng của
công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần:
GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A
7
Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại
The sales Manager
Doan Tran Trading and service Co., ltd
222 Dien Bien Phu St., Binh Thanh dist,
Ho Chi Minh city, Vietnam
Tel: 84-08- 3 9805760 Fax: 84-08- 22162590
Email:

Your ref: ENR 205
Our ref: P.L 07/10
31 July, 2010
P.L Trading Corporation
90862 Wetland East Blvd, Houston, Texas 7041, USA.
Tel: 001 28189555 Fax: 0110 281 0022
Email :
Dear Sir
Thank you for your letter of 25, July 2010. We have pleasure informing you
that we can supply you any quantity from 5 tons up to 10 tons monthly.
According to your enquiry and your requirements, we are pleased to send
our offer with terms and conditions as follows:
Commodity: Cream flavor 1105
1.Unit price: USD 80,000 / ton, FOB HCMC Port (Incoterms 2000).
2.Packing : In new can plastic and carton net weight 5kgs/can.
3.Payment: By irrevocable L/C at sight.
4.Shipment date : Within 10 days after order confirmation and we have
received L/C.
5.Inspection: By SGS
We have sent you 02 samples by DHL on 31 July 2010.
We look forward to receiving your order soon. If you require further
information, please contact with us.
Yours faithfully.
GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A
8
Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại
Ms Chau
Sales Manager.
Trên đây là thư chào hàng của công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần
gởi cho công ty cổ phần thương mại P.L, được gởi vào 30/07/2010.

Đầu thư công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần đã cám ơn công ty cổ
phần thương mại P.L đã quan tâm đến công ty mình và nói mình có thể cung cấp
sản phẩm hương vị kem mà công ty cổ phần thương mại P.L đã hỏi. Phần này có
trong bức thư này là do công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần đã nhận
được thư hỏi hàng từ công ty cổ phần thương mại P.L trước đó, nên cần có phần
này thể hiện sự lịch sự và ân cần với khách hàng. Thông thương thư chào hàng là
do công ty muốn bán hay cung cấp sản phẩm dịch vụ gởi đi trước.
Phần tiếp theo công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần đi vào vấn đề
chính đó là đưa ra những đều khoản khi cung cấp sản phẩm, các điều khoản gồm
có: Tên sản phẩm là hương vị kem 1105. Giá 80.000 USD/tấn, xuất khẩu theo giá
FOB và áp dụng Incoterms2000, cảng xuất là cảng Thành Phố Hồ Chí Minh. Hình
thức đóng gói là bao nhựa hoặc thùng carton với trọng lượng 5Kg/đơn vị. Thanh
toán tiền hàng áp dụng hình thức L/C.
Cuối thư công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần nói lên mong muốn
nhanh chóng nhận được đơn đặt hàng từ công ty cổ phần thương mại P.L, và có
thể cung cấp thêm thông tin về sản phẩm nếu công ty cổ phần thương mại P.L cần.
2.2.2. Chào hàng cố định (Frim ofer hay binding offer)
Cũng giống như chào hàng tự do, chào hàng cố định cũng là một công ty
muốn cung cấp dịch vị hay sản phẩm cho một công ty khác nhưng không phải ở
nước sở tại. Nhưng chào hàng cố định là kèm theo sự ràng buộc đối với người
chào hàng, ràng buộc đó là cam kết cung cấp hàng hóa với số lượng nhất định cho
bên nhận được chào hàng. Chào hàng cố định có quy định thời gian hiệu lực, khi
còn trong thời gian hiệu lực nếu bên nhận được thư chào hàng cố định chấp nhận
thì xem như hợp đồng đã được ký và buộc bên chào hàng cố định phải cung cấp
đúng hàng cũng như số lượng, chất lượng sản phẩm cho bên chấp nhận thu chào
GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A
9
Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại
hàng cố định. Ngược lại bên nhận được thư chào hàng cố định chấp nhận khi đã
hêt thời hạn hiệu lực thì bên chào hàng cố định có quyền cung cấp hoặc không

cung cấp sản phẩm hay dịch vụ cho bên chấp nhận thư chào hàng cố định những
chấp nhận khi đã hết thời gian hiệu lực.
Do sự ràng buộc về sản phẩm hay dịch vụ cung cấp, số lượng cũng như khối
lượng cung cấp nên thư chào hàng cố định chỉ được gởi cho một đối tác duy nhất,
khi hết thời hạn hiệu lực mà đối tác không trả lời chấp nhận thì mới có quyền chào
hàng cho đối tác khác.
Trong tiến trình giao dịch giữa công ty cổ phần thương mại P.L và công ty
TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần là do công ty cổ phần thương mại P.L gởi
thư hởi hàng công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần trước đó và công ty
TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần đã gởi thư chào hàng tự do cho công ty cổ
phần thương mại dịch vụ P.L nên thư chào hàng cố định trong trường hợp này sẽ
không được xảy ra.
2.3. HOÀN GIÁ (Counter offer)
Thư hoàn giá được thiết lập khi nhận được thư chào hàng, với các điều
khoản trong thư chào hàng bên nhận được thư chào hàng không đồng ý và muốn
đàm phán để thỏa thuận lại một số điều khoản theo mong muốn của mình, dưới
đây là một thư hoàn giá:
“P.L Trading Corporation
90862 Wetland East Blvd, Houston, Texas 7041, USA.
Tel: 001 28189555 Fax: 0110 281 0022
Email :
Your ref: P.L 07/10
Our ref: ENR 205
04 Aug, 2010
The sales Manager
Doan Tran Trading and service Co., ltd
222 Dien Bien Phu St., Binh Thanh dist,
GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A
10
Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại

Ho Chi Minh city, Vietnam
Tel: 84-08- 3 9805760 Fax: 84-08- 22162590
Email:
Dear Ms Chau
Thank you for sending us your samples and quotations.
We are interested in the Cream flavour 1105 at USD 80,000/metric ton FOB
HCMC port (incoterms 2000).
We find that this kind of product is suitable for our market, but the prices are
not much competitive compared with other suppliers’. We wonder if you would
kindly consider reducing the price to USD 79,000 / MT. If you could come down
to this price level, we might be able to order 10 MTS.
Your consideration of this matter and immediate reply would be appreciated.
Yours faithfully.
Ms Jescica
Sales Manager.”
Thư hoàn giá này do công ty cổ phần thương mại P.L gởi cho bên công ty
TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần, sau khi đã nhận được thư chào hàng của
công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần trước đó. Thư này được thiết lập
vào 04/08/2010.
Phần đầu thư là lời cảm ơn sự quan tâm của công ty TNHH thương mại dịch
vụ Đoàn Trần đã dành cho công ty thương mại dịch vụ P.L, đã gởi cho công ty
mẫu hàng và bảng báo giá về sản phẩn hương vị kem 1105.
Phần tiếp theo công ty thương mại dịch vụ P.L nói lên mong muốn nhận
được sự cung cấp sản phẩm từ công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần,
nhưng công ty có một số điều khoản cần được thương lượng lại với phía công ty
đối tác, công ty muốn phía đối tác giảm giá bán sản phẩm xuống 1.000 USD/tấn
còn 79.000 USD, vì nếu mua với giá công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn
GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A
11
Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại

Trần đưa ra là 80.000 USD/tấn công ty sẽ không cạnh tranh lại thị trường mà công
ty đang kinh doanh. Công ty cũng ghi rõ nếu công ty TNHH thương mại dịch vụ
Đoàn Trần đồng ý với giá mà công ty đưa ra, công ty sẽ cần 10 tấn để phục vụ cho
thị trường mình đang kinh doanh.
Phần cuối thư công ty nói lên điều mong muốn hợp tác với công ty TNHH
thương mại dịch vụ Đoàn Trần và mong rằng sẽ nhận được thư phản hồi từ phía
đối tác thật nhanh.
Một khi thư hoàn giá này được thiết lập thì thư phát giá trước đó sẽ bị vô
hiệu hóa, tức thư chào hàng trước đó của công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn
Trần gởi cho công ty cổ phần thương mại P.L sẽ bị vô hiệu hóa. Sau khi công ty
TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần nhận được thư hoàn giá của công ty cổ
phân thương mại P.L thì công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần có thể gởi
thư phản hồi cho bên công ty cổ phần thương mại P.L để yêu cầu thêm những
khoản mục khác hoặc chỉnh sửa lại khoản mục của thư hoàn giá này. Thư hoàn giá
có thể gởi nhiều lần cho đến khi hai bên thống nhất các điều khoản, thư hoàn giá
cuối cùng sẽ là thư thống nhất các điều khoản mà hai bên thỏa thuận và khi được
thỏa thuận thống nhất này hai bên sẽ đi đến việc chấp nhận và đi đến ký kết hợp
đồng giao dịch. Khi thư hoàn giá này không được bên công ty TNHH thương mại
dịch vụ Đoàn Trần đồng ý và việc chào hàng trước đó coi như hủy bỏ và hai bên
sẽ không thực hiện giao dịch và hủy bỏ các phát giá trước đó.
2.4. CHẤP NHẬN (Acceptance)
Thư chấp nhận sẽ được diễn ra khi hai bên đã thỏa thuận thành công tiến
trình hoàn giá, hoặc khi bên mua đồng ý thư chào hàng của bên bán và gởi thư này
cho bên bán để khẳng định rằng đã chấp nhận thư chào hàng của bên bán. Sau đây
là một ví dụ cụ thể về thư chấp nhận:
The sales Manager
Doan Tran Trading and service Co., ltd
222 Dien Bien Phu St., Binh Thanh dist,
Ho Chi Minh city, Vietnam
GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A

12
Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại
Tel: 84-08- 3 9805760 Fax: 84-08- 22162590
Email:
Your ref: ENR 205
Our ref: P.L 07/10
18 Aug, 2010
P.L Trading Corporation
90862 Wetland East Blvd, Houston, Texas 7041, USA.
Tel: 001 28189555 Fax: 0110 281 0022
Email :
Dear Sir
We are kindly to accept your order of Aug,15th , 2010 for 10.00MT cream
flavour 1105.
We are settling the supply schedule. In order to cover the amount of this
purchase, Please arrange with your banker to open an irrevocable letter of credit
at sight as per signed contract in favour of our account No: 1302.01.0056 at
BIDV HoChiMinh city for 100 percent of the contract value.
It has been our pleasure doing business with and we are now looking
forward to receiving your L/C.
Yours truly,
Ms Chau
Đầu thư công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần đã nói lên sự đồng ý
đơn đặt hàng cho công ty cổ phần thương mại P.L và sẽ cung cấp cho công ty này
10 tấn hương vị kem 1105.
Phần tiếp theo của thư công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần nói
đến hình thức thanh toán tiền hàng, công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần
cam kết sẽ cung cấp đủ hàng cho công ty cổ phần thương mại P.L, và mong muốn
công ty này sẽ sớm mở L/C tại ngân hàng nước sở tại và thanh toán cho công ty
100% giá trị lô hàng khi nhận được hàng.

GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A
13
Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại
Cuối thư công ty lại một lần nữa cám ơn về sự xem xét của công ty đối tác về
việc trở thành đối tác đáng tin cậy của công ty, và cuối cùng là nói lên niềm hy
vọng, mong muốn tạo lập một mối quan hệ hợp tác tốt đẹp và lâu dài với công ty
đối tác. Và công ty hy vọng mình sớm nhận được L/C từ công ty cổ phần thương
mại P.L.
Trên đây là thư chấp nhận của công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần
phát hành và gởi đến công ty cổ phần thương mại P.L và thư này còn trong thời
gian hiệu lực nên có hiệu lực, nếu thư này gởi được khi đã hết thời hạn hiệu lực thì
thư được xem như là vô hiệu.
Thư chấp nhận này do công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần gởi
đến công ty cổ phần thương mại P.L sau khi đã nhận được thư hoàn giá của công
ty cổ phần thương mại P.L. Thư chấp nhận có thể xem như một bảng hợp đồng
nếu như trước đó công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần gởi thư chào hàng
cố định đến công ty cổ phần thương mại P.L, và được công ty này gởi thư chấp
nhận sau khi đã nhận được thư chào hàng, trong thư lúc này sẽ kèm theo chữ ký và
con dấu của hai bên công ty, trong trường hợp quốc gia công ty đối tác không có
quy định đóng dấu thì công ty Việt Nam phải hội đủ hai điều kiện đó là chữ ký và
con dấu còn phía công ty đối tác chỉ bao gồm chữ ký. Thư chào hàng cố định có
những ràng buộc, buộc công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần phải thực
hiện một quy ước đã ghi trong thư chào hàng vì thế thư chấp nhận thư chào hàng
cố định có thể xem như hợp đồng thương mại. Ngược lại thư chấp nhận có thể bị
hủy trong trường hợp công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần gởi thư chào
hàng tự do đến công ty cổ phần thương mại P.L, và được công ty gởi thử chấp
nhận đến khi nhận được, nhưng công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần có
thể không thực hiện thư chấp nhận công ty cổ phần thương mại P.L gởi đến, do
thư này không có những ràng buộc nhất định đối với công ty TNHH thương mại
dịch vụ Đoàn Trần.

Thư chấp nhận trên đây có thể được thu hồi bởi công ty TNHH thương mại
dịch vụ Đoàn Trần, lúc này công ty phải gởi thư hủy bỏ thư chấp nhận, nhưng thư
GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A
14
Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại
hủy bỏ thư chấp nhận này đươc chấp nhận khi thư hủy bỏ chấp nhận đến trước
hoặc sau khi thư chấp nhận được công ty cổ phần thương mại P.L nhận được.
Thư chấp nhận có thể không hình thành nếu hai bên đã giao dịch qua nhiều
lần và đã hoàn toàn tin tưởng nhau, lúc này hai bên có thể thỏa thuận bằng lời nói
hay hành vi, hoặc mặc định là giao dịch như lấn trước đó.
2.5. ĐẶT HÀNG (Order)
Thư đặt hàng được thiết lập khi một công ty muốn được một công ty khác
không ở nước sở tại cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ thì cần soạn thảo thư đặt
hàng và gởi cho phía đối tác, nội dung thư này cần nói rõ tên sản phẩm hay dịch
vụ, số lượng, giá cả, hình thức thanh toán, điều kiện giao hàng, đóng gói… Thông
thương thư đặt hàng chỉ được thiết lập khi thị trường thuộc về người bán, tức có
quá ít người bán trong khi đó thị trường lại rất cần sản phẩm hay dịch vụ đó. Hoặc
khi bên mua muốn được cung cấp sản phẩm hay dịch vụ theo yêu cầu của mình.
Trong trường hợp tiến trình giao dịch giữa công ty TNHH thương mại dịch vụ
Đoàn Trần và công ty cổ phần thương mại P.L sẽ không có thư đặt hàng do ban
đầu công ty cổ phần thương mại P.L gởi thư hỏi hàng và được bên công ty TNHH
thương mại dịch vụ Đoàn Trần cung cấp mẫu cũng như bảng giá và công ty cổ
phần thương mại P.L muốn được giảm giá sản phẩm để có thể cạnh tranh lại các
đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường. Và ngã giá đó đã được công ty TNHH
thương mại dịch vụ Đoàn Trần chấp nhận và tiến hành giao dịch luôn mà không
cần thông qua bước đặt hàng.
2.6. XÁC NHẬN (Confirmation)
Sau khi hoàn thành tiến trình chấp nhận, tiến trình tiếp theo trong buôn bán
trực tiếp là xác nhận. Xác nhận là một văn kiện được một trong hai bên soạn thảo
ra nhằm khẳng định lại những gì hai bên đã thỏa thuận trước đó, sau đây là một ví

dụ cụ thể về thư xác nhận:
“SALE CONFIRMATION
Date Aug, 20th, 2010.
The Buyer: P.L Trading Corporation
GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A
15
Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại
90862 Wetland East Blvd, Houston, Texas 7041, USA.
Tel: 001 28189555 Fax: 0110 281 0022
Email :
Represented by Mr. Johnson. General Director
The Seller: Doan Tran Trading and service Co., ltd
222 Dien Bien Phu St., district Binh Thanh,
Ho Chi Minh city, Vietnam
Tel: 84-08- 3 9805760 Fax: 84-08- 22162590
Email:
Represented by Ms. Chau. Director
The undersigned Seller and Buyer have agreed to close the following
transaction according to the terms and conditions stipulated below:
1.Commodity: Cream flavour 1105
2. Quantity: 10.00 MT (more or less 5% tolerance at buyer’s option)
3.Unit price: USD 79,000.00 / MT, FOB HCMC Port (Incoterms 2000).
4.Packing: In new can plastic and carton net weight 5kgs/can.
5.Term of Payment: By irrevocable L/C at sight.
6.Shipment: The latest day of shipment is not later than September
15th,2010.
Partial shipment: not allowed.
7.Inspection: The certificate of weight/ quality/packing issued By SGS.
8.Insurance: To be covered by the buyer.
9. Arbitration: Vietnam International arbitration Center (VIAC) besides the

Chamber of Commerce and Industry in HoChiMinh city decision to be final and
binding on both parties.
For and on behalf of the seller For and on behalf of the buyer
Ngo Bao Chao Mr . John Son
Director. General Director.”
GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A
16
Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại
Trên đây là thư xác nhận giữa hai bên, bên mua là công ty cổ phần thương
mại P.L và bên bán là công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đoàn Trần. Thư này
được soạn thảo vào ngày 20 tháng 8 năm 2010, nội dung chính trong thư này
nhằm khẳng định lại sự đồng ý về các điều khoản đã thỏa thuận trước đây. Các nội
dung này cũng được nhắc lại một lần nữa, các nội dung đó bao gồm: Tên hàng hóa
là hương vị kem 1105, số lượng 10.000 tấn khi giao hàng tùy theo bên mua là
công ty cổ phần thương mại P.L mà số lượng có thể ít hơn 5%, xuất khẩu tại cảng
Sài Gòn theo giá FOB là 79.000 USD, hai bên thỏa thuận áp dụng điều kiện
Incoterms2000. Hình thức đóng gói sản phẩm là bỏ vào thùng nhựa hoặc thùng
carton, và khối lượng mỗi đơn vị sẽ là 5Kg/đv. Hình thức chi trả được thống nhất
là áp dụng hình thức L/C. Thời hạn giao hàng cho bên công ty cổ phần thương mại
P.L là trước 15/09/2010, và lô hàng phải được giao một lần không giao nhiều lần.
Các giấy tờ chứng nhận trọng lượng, chất lượng, hình thức đóng gói phải được gởi
thong qua SGS. Bảo hiểm cho lô hàng khi vận chuyển thì bên mua tức công ty cổ
phần thương mại P.L phải chịu. Khi xảy ra tranh chấp cả hai bên sẽ bị chế tài bởi
trọng tài kinh tế, trọng tài kinh tế là Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam (VIAC)
bên cạnh Phòng Thương mại và Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh sẽ quyết
định cuối cùng và ràng buộc cả hai bên.
Thay mặt cho hai công ty sẽ có người đại diện hai bên ký kết, Thư xác nhận
sẽ được làm ra hai bản bên thiết lập ra thư xác nhận sẽ ký và đóng dấu sau đó gởi
cho bên đối tác ký và đóng dấu, cuối cùng bên đối tác sẽ giữa lại một bản và gởi
trả lại cho bên thiết lập bản còn lại. Thư xác nhận một khi đã thiết lập thì sẽ không

được hủy, do những điều khoản trong thư đã được hai bên thỏa thuận trước đó.
GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A
17
Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại
PHẦN KẾT LUẬN
Tiến trình giao dịch buôn bán trực tiếp thông qua thư thương mại giữa hai
công ty, công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần và công ty cổ phẩn thương
mại P.L đã được thực hiện thành công, hai bên đã đi đến giao dịch cuối cùng với
sản phẩm là hương vị kem 1105, với giá 79.000 USD/tấn, khối lượng giao dịch là
10 tấn, hình thức thanh toán là L/C và giao tại cảng Thành Phố Hồ Chí Minh áp
dụng Incoterms 2000. Thông qua đây cho ta thấy hình thức buôn bán trực tiếp
thông qua thư thương mại rất tiên tiến, giúp hai bên giao dịch với chi phí rất thấp.
Trong quá trình nghiên cứu tiến trình thực hiện giao dịch buôn bán trực tiếp qua
thư thương mại, nhóm cũng có một số góp ý cho hai công ty: Đối với công ty cổ
phần thương mại P.L nên thăm dò giá thêm một hoặc hai công ty có cung cấp sản
phẩm hương vị kem 1105, để biết được giá chuẩn thực sự của sản phẩm hương vị
kem 1105. Và nhớ chỉ gởi một đến hai công ty có cung cấp sản phấm đó, nếu gởi
cho nhiều công ty khác có cung cấp thì sẽ làm cho nhu cầu về sản phẩm tăng ảo
dẫn đến giá sản phẩm đó sẽ tăng và công ty sẽ mua với giá trị không phải là giá
thực của sản phẩm. Đối với công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần khì
chào hàng cho công ty cổ phần thương mại P.L đưa ra mức giá cho sản phẩm
hương vị kem 1105 là 80.000 USD/tấn, và nhận được sự hoàn giá tư công ty cổ
phần thương mại P.L mong muốn được thực hiện giao dịch với giá 79.000
USD/tấn. Trong trường hợp này do công ty cổ phần thương mại P.L gởi thư hỏi
hàng đến công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần trước, nếu công ty TNHH
thương mại dịch vụ Đoàn Trần còn nhận được nhiều thư hỏi hàng từ các công ty
khác, tức hàng đang khan hiếm. Công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần có
thể tham khảo thêm giá từ các công ty cung cấp sản phẩm hương vị kem 1105
tương tự bằng cách gởi thư hỏi hàng đến các công ty này, để công ty có thể bán
đúng giá trị thực tại hiện tại của sản phẩm.

Cũng qua nghiên cứu tiến trình thực hiện giao dịch này nhóm cũng rút ra
được một số bài học cho việc giao dịch mua bán qua thư thương mại. Đối với công
ty là đơn vị nhập khẩu, hiển nhiên công ty kinh doanh nào cũng muốn mình được
GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A
18
Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại
những lợi ích nhất trong thương vụ giao dịch. Trong trường hợp công ty muốn
mua hay sử dụng một dịch vụ của công ty khác, công ty cần thăm dò từ hai đến ba
công ty cung cấp sản phẩm hay dịch vụ cùng loại để nhận được sự rõ ràng về giá
cũng như những dịch vụ kèm theo, và sử dụng những thông tin mà mình thu thập
được và tiến hành hoàn giá sao cho có lợi cho công ty nhất. Đối với công ty muốn
bán sản phẩm hay cung cấp dịch vụ cho những công ty khác cần mua sản phẩm
hay sử dụng dịch vụ của mình, công ty nên tham khảo giá từ một đến hai công ty
bán sản phẩm hay cung cấp dịch vụ tương tự để biết được rõ giá trị thực ở hiện tại
của sản phẩm. khi nhận được cùng lúc nhiều thư hỏi hàng từ nhiều công ty khác
nhau, công ty nên thăm dò và điều tra những công ty gởi thư hỏi hàng đến công ty
mình, tránh trường hợp công ty đối thủ cũng cung cấp những sản phẩm và dịch vụ
tương tự công ty mình, những công ty đó có thể họ muốn khai thác thông tin từ
công ty mình, lúc này công ty nên biết cách để lái theo cho đúng hướng. Hoặc có
thể, họ biết được một công ty nào đó gởi thư hỏi hàng đến công ty mình và công ty
họ, trong trường hợp này họ sẽ phá giá công ty mình để thực hiện giao dịch với
công ty đã gởi thư hỏi hàng cho cả hai công ty. Vì vậy muốn thành công trong
kinh doanh đòi hỏi nhà kinh doanh phải nhanh nhẹn cập nhật thông tin về khách
hàng cũng như đối thủ kinh doanh của mình, và biết cách sử dụng thông tin mà
mình có được để đi đến thành công.
GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A
19
Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Các dịch giả Lê Huy Lâm, Phạm Văn Thuận, Nguyễn Hữu Tài - Thành phố Hồ

Chí Minh, Thực hành tiếng anh thương mại trong ngành kinh doanh xuất nhập
khẩu, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh.
2. J.S.Mckellen & M.D.Spooner, Giáo trình Tiếng Anh thực hành – Business
matters, Trường Đại Học Cần Thơ – Khoa Khoa Học Xã Hội & Nhân Văn.
3. TS. Quan Minh Nhựt, Lê Trần Thiện Ý (2011), Bài giảng Ngiệp Vụ Ngoại
Thương, Trường Đại Học Cần Thơ – Khoa Kinh Tế - Quản Trị Kinh Doanh.
GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A
20