BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG
THÔNG TIN
CHƯƠNG 8. QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN HTTT
PGS. TS. HÀ QUANG THỤY
HÀ NỘI 01-2013
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
1
Nội dung
1. Khái niệm rủi ro dự án HTTT
2. Danh mục rủi ro
3. Mười rủi ro thường xuyên
4. Nhóm quy trình quản lý rủi ro DA HTTT
2
1. Khái niệm rủi ro dự án CNTT

Khái niệm

Rủi ro (Risk) là một sự kiện, một điều kiện không chắc chắn mà
nếu nó xảy ra thì có ảnh hưởng đến ít nhất một mục tiêu dự án:
mục tiêu về phạm vi, thời gian, chi phí, và chất lượng (PM08)

Rủi ro là những điều có thể làm hỏng dự án và buộc nó không
hoàn toàn thành công. Nó là thay đổi bất kỳ không được lập kế
hoạch trong dự án và chúng ta luôn biết về nó xảy ra (Vicky
Haney, 09)

Rủi ro dự án như một lẽ tự nhiên. Rủi ro luôn ở phía trước: Dự án
tạo ra một sản phẩm/dịch vụ mới nên luôn kèm theo yếu tố không
chắc chắn nảy sinh rủi ro.


Dù có nhiều mô hình toán học song khó khăn phân tích rủi ro một
cách đầy đủ: hoạch định rủi ro thường bị bỏ qua

Có hai loại rủi ro: đã biết và chưa biết. Rủi ro đã biết là đã được
nhận diện và phân tích để lên kế hoạch dự phòng; rủi ro chưa biết
là không quản lý được và nhóm dự án cần có dự phòng.
3
Đặc trưng rủi ro

Một số đặc trưng

Một rủi ro có một/nhiều nguyên nhân;

nếu xuất hiện, một rủi ro gây ra một/nhiều tác động.

Nguyên nhân: một yêu cầu, một điều kiện, một ràng buộc,
môt điều kiện tạo ra kết quả tích cực hoặc tiêu cực.

Ví dụ,
cơ quan cấp phép kéo dài thời gian mà ở Việt Nam là
thường xuyên: đề nghị tháng 1 hy vọng tháng 3, tháng 10
cấp phép tính từ tháng 3
nhân viên được gán cho dự án là hạn chế,

Nguyên nhân từ quản lý dự án: quản lý dự án chưa đủ
mạnh, thiếu hệ thống quản lý tổng hợp, nhiều dự án đồng
thời, từ bên thứ ba…
4
Rủi ro: thái độ


Thái độ với rủi ro

Các tổ chức nhận thức được rủi ro như ảnh hưởng của
tính không chắc chắn tới dự án và mục tiêu.

Dung sai rủi ro (risk tolerance): Các tổ chức và các bên
liên quan chấp nhận các mức độ khác nhau của rủi ro.

Chấp nhận rủi ro: rủi ro trong dung sai và cân đối với phần
thu khi chấp nhận rủi ro.

Thái độ của cá nhân và nhóm với rủi ro: phụ thuộc vào
cách đáp ứng nó. Thái độ này được điều khiển từ nhận
thức, từ dung sai rủi ro, các thiên hướng khác. Quản lý dự
án cần xác định rõ được thái độ của các bên liên quan về
nhận thức, dung sai và thiên hướng.

Để thành công, tổ chức cam kết giải quyết quản lý rủi ro
chủ động và liên tục. Ở mọi cấp, mọi lúc, mọi nơi. Rủi ro
tập trung từ hình thành dự án và càng làm rõ trong tiến độ
dự án

Một yêu cầu chuẩn đầu ra sinh viên: đương đầu với rủi ro
cho nên cần chuẩn bị các mô hình toán học liên quan tới
phân tích rủi ro.
5
2. Danh mục rủi ro
Chia thành 6 nhóm rủi ro: thương mại, quan hệ, yêu cầu, lập kế hoạch và
tài nguyên, kỹ thuật, hợp đồng phụ
6

Danh mục rủi ro

Nền tảng thương mại

Trường hợp kinh doanh cho dự án là không có căn cứ hoặc tài
trợ không được phê duyệt. Có nhiều hơn một khách hàng,
hoặc một số nhà cung cấp liên quan, và mối quan hệ thương
mại giữa họ không rõ ràng.

Loại hợp đồng không thích hợp cho loại hình công việc - ví dụ,
một hợp đồng giá cố định cho một dự án nghiên cứu. Nhà
cung cấp ít kinh nghiệm trong khu vực kinh doanh.

Cách tốt nhất để tránh những rủi ro này là phải có bản dự án
trước khi thủ tục xem xét trong đó vấn đề thương mại được
xem xét cùng với các vấn đề kỹ thuật của dự án. Rủi ro thương
mại cần được xác định và phản ánh trong cách thức mà dự án
được thiết lập, bao gồm các điều khoản hợp đồng được thỏa
thuận các bên.
7
Danh mục rủi ro

Hợp đồng

Khó xác định phạm vi công việc hoặc không thống nhất giữa
các bên

Có điều khoản phạt nặng với chậm trễ hoặc hiệu quả thấp

Tiến độ thanh toán không rõ ràng hoặc không liên quan tới

thành quả hữu hình quan trọng

Hợp đồng đã ký không dựa trên thỏa thuận chính thức giữa
các bên

Chính sách khôn ngoan ghi lại mọi giả định và yêu cầu khách
hàng phê duyệt. Nếu không thi hành thì ít nhất phải có các
cuộc thảo luận để loại bỏ sự không chắc chắn

Nên có người quản lý thương mại có kinh nghiệm hoặc luật sư
hợp đồng xem xét lại toàn bộ hợp đồng để đảm bảo lợi ích của
tất cả các bên.
8
Danh mục rủi ro

Khách hàng

Cơ cấu quản lý khách hàng không rõ ràng. Nhân viên khách
hàng khó khăn trong việc tiếp cận dẫn đến khó có quyết định

Khó khăn từ cơ chế nội bộ khách hàng. Trong trường hợp
nhiều khách hàng, mỗi nguời có quan điểm và mức độ cam kết
khác nhau với dự án

Người quản lý dự án (thường đóng vai trò nhân viên khách
hàng) phải nỗ lực làm quen với các bên khác nhau và đạt
được cam kết của họ đối với dự án

Nếu có tranh luận nội bộ khách hàng, người quản lý dự án
phải đảm bảo rằng những người quan trọng nhất – có ảnh

hưởng lớn nhất trong tổ chức - ủng hộ dự án và sử dụng
quyền hạn cho tiến độ dự án
9
Danh mục rủi ro

Người sử dụng

Không được cam kết dự án hoặc không dành đủ thời gian cho
dự án.

Hoặc không quen công nghệ mới (cần đào tạo) hoặc không
muốn thay đổi phương thức hoạt động của hệ thống mới.
Quản lý cao cấp của khách hàng và người sử dụng có quan
điểm khác nhau về hệ thống. Quan niệm hệ thống mới đe dọa
công ăn việc làm của người sử dụng.

Đào tạo người sử dụng làm quen với hệ thống mới. Nếu có
khác biệt giữa quản lý cao cấp khách hàng và người sử dụng
thì quản lý dự án cần thuyết phục. Loại trừ nguy cơ chống đối
của người sử dụng với hệ thống mới.
10
Danh mục rủi ro

Tiêu chí chấp nhận

Tiêu chí chấp nhận và cơ chế chấp nhận không được xác định
trong hợp đồng. Hoặc xác định mơ hồ.

Từ các khía cạnh khác trì hoãn kiểm thử hệ thống của khách
hàng


Chấp nhận nên là một quá trình gia tăng: (i) chấp nhận kế
hoạch kiểm tra; (ii) kiểm tra các thông số kỹ thuật; (iii) kiểm tra
thành phần ; (iv) kiểm tra toàn bộ hệ thống. Yêu cầu các đặc
tả chức năng cần chặt chẽ.
11
Danh mục rủi ro

Yêu cầu chức năng

Yêu cầu chức năng đã không được ký tắt trước khi tiến hành
dự án. Yêu cầu không hoàn chỉnh hoặc có thể không nhất
quán. Xác định ở mức cao khó khăn trong thực hiện và kiểm
soát. Yêu cầu được xác định trong nhiều tài liệu. Hiểu biết của
nhà phát triển và khách hàng là không phù hợp.

Cần một hệ thống quản lý cấu hình chặt chẽ đảm bảo các tài
liệu yêu cầu phù hợp. Cần một kỹ thuật đánh giá chính thức
giúp xác định sự khác biết nhà phát triển và khách hàng.
12
Danh mục rủi ro

Yêu cầu kỹ thuật

Yêu cầu phức tạp hoặc đổi mới quá cao về kỹ thuật dẫn đến
đòi hỏi các công cụ, kỹ thuật và phần cứng không quen thuộc
với người phát triển. Thử nghiệm hệ thống là khó khăn.

Nếu nhóm phát triển không có đủ chuyên môn kỹ thuật thì cần
giám định ngoài xác định cách tiếp cận kỹ thuật là phù hợp.

Thiết kế tổng thể phải có trước thiết kế chi tiết các thành phần.
13
Danh mục rủi ro

Hiệu suất, độ tin cậy, tính sẵn sàng và bảo trì

yêu cầu thực hiện nghiêm ngặt đối với hệ thống. Một mức độ
cao về độ tin cậy và tính sẵn sàng được yêu cầu.

khó khăn để kiểm tra các hệ thống sử dụng các con số thực tế
của các giao dịch hoặc người sử dụng. Không có cách để mô
phỏng hiệu suất trước của thử nghiệm hệ thống.

Hợp đồng phải được kiểm tra chặt chẽ đối với yêu cầu thực
hiện

quản lý dự án phải đảm bảo rằng các điều kiện chính xác và
cách thức đo lường được xác định.

xây dựng nguyên mẫu của các chức năng quan trọng và kiểm
tra chúng sớm để xác định các nỗ lực bổ sung.
14
Danh mục rủi ro

Kế hoạch dự án

Quản lý dự án không được tham gia vào giai đoạn đấu thầu, không
góp phần vào kế hoạch ban đầu. Khoảng thời gian dự án chặt chẽ.

Dự án là lớn và đòi hỏi một nhanh chóng xây dựng của nhân viên.

Chương trình không đưa vào tài khoản cần phải xem xét lại công
việc từ giai đoạn trước. Dự toán có thể không được dựa trên số
liệu cứng. Không thêm vào dự phòng đầy đủ, hoặc được trả giá
trong quá trình đấu thầu. Có sự phụ thuộc quá nhiều vào một vài
cán bộ chủ chốt. Sự kiện quan trọng quá xa nhau, thành phẩm
không được xác định đủ chặt hoặc gói công việc quá lớn để kiểm
soát hiệu quả.

Nếu người quản lý dự án không tham gia vào giai đoạn đấu thầu,
thì nên xem xét lại các kế hoạch càng sớm càng tốt và đánh dấu
bất kỳ mối quan tâm, không nhất quán hoặc rủi ro có thể. Quản lý
dự án cần phải giả định rằng, nếu bất cứ điều gì sai, anh/chị ta cho
phép dự phòng phù hợp.
15
Danh mục rủi ro

Nhà phát triển

Cán bộ chủ chốt, ví dụ như các nhà lãnh đạo quản lý hoặc
nhóm dự án, mới. Nhóm nghiên cứu nói chung thiếu kinh
nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh hoặc công nghệ, hoặc cả
hai, và cần thiết đào tạo nhiều. Phân tích, thiết kế công việc
được thực hiện bởi những người có ít kinh nghiệm. Nhân viên
kỹ thuật cao cấp ham mê song chưa được chứng minh,
phương pháp hoặc công nghệ.

Nếu bất kỳ rủi ro này được cho là có mặt, thì người quản lý dự
án nên xem xét lại dự toán và xem xét trên cơ sở những gì đã
được chuẩn bị. Nếu cần thiết, kế hoạch phải được điều chỉnh
để mô hình các tác động của việc sử dụng nhân viên ít kinh

nghiệm. Nếu người quản lý dự án xem xét có một điểm yếu
nguy hiểm trong một số khu vực - có thể là một kỹ năng kỹ
thuật quan trọng - thì người đó phải vận động bổ sung, tư vấn,
hỗ trợ cho khó khăn .
16
Danh mục rủi ro

Nhân viên dự án

Nhân viên không có sẵn khi cần thiết, hoặc tham gia dự án quá
sớm, khi có rất ít việc. Nhân viên có những cam kết khác có
thể chuyển họ khỏi dự án. Có quá nhiều nhân viên cơ sở hoặc
thiếu kinh nghiệm, dẫn đến vượt nỗ lực, hoặc quá nhiều nhân
viên cấp cao, dẫn đến chi phí vượt. Khách hàng chưa được
chứng minh hoặc nhân viên hợp đồng có liên quan. Dự án có
thể trùng với thời gian của nhân viên doanh thu cao

Quản lý dự án sẽ nhắm tới việc nhân viên chỉ khi họ muốn.
Nếu nhân viên được chia sẻ với các dự án khác, người quản lý
dự án phải thương lượng với người quản lý có liên quan các
điều khoản chính xác và họ có sẵn cho mỗi đội.
17
Danh mục rủi ro

Môi trường phát triển

Môi trường phát triển là với nhà phát triển. Môi trường phát
triển không phù hợp và có giới hạn truy cập đến nó. Nó không
được sẵn sàng truy cập trong các tình huống khẩn cấp. Truy
cập vào các môi trường phát triển thông qua các liên kết từ xa

và nó không được kiểm soát của nhà phát triển. Phần cứng
không đáng tin cậy hoặc tài liệu kém.

Nếu môi trường mới cần có đào tạo thích hợp cung cấp cho
người phát triển. Khi cần thiết, sắp xếp để một chuyên gia kỹ
thuật giải quyết vấn đề khó khăn. Quản lý dự án cần thương
lượng khó khăn để có được tiếp cận đầy đủ với môi trường
phát triển.
18
Danh mục rủi ro

Phần mềm hệ thống

Phần mềm hệ thống là mới hoặc chưa được chứng minh hoặc
chưa có. Nó không quen thuộc với các nhà phát triển và hỗ trợ
kỹ thuật không có sẵn.

Có các chi phí hoạt động quá mức. Phiên bản không ổn định
và có khả năng thay đổi trong dự án. Có một số yếu tố khác
nhau để phần mềm hệ thống, do được cung cấp bởi các nhà
cung cấp khác nhau và trước đây không dùng kết hợp này.

Đào tạo thích hợp cần được cung cấp để nhóm phát triển hiểu
những ưu điểm và hạn chế của phần mềm hệ thống. Hỗ trợ tư
vấn - có lẽ từ các nhà cung cấp của phần mềm – để minh
chứng chi phí - lợi ích dài hạn về thời gian lưu lại và khai thác
hiệu quả nhất của phần mềm.
19
Danh mục rủi ro


Công cụ và phương pháp

Nhà phát triển không quen với các ngôn ngữ lập trình. Ngôn
ngữ LT không phù hợp với các yêu cầu dự án cụ thể. Nếu sử
dụng một ngôn ngữ thế hệ thứ tư, cần thiết một số mã cấp
thấp hơn để đáp ứng hiệu suất. Các tiêu chuẩn và phương
pháp mới hoặc là để các nhân viên phát triển hoặc cho những
khách hàng. Không có đầy đủ dụng cụ cho các bài toán như
quản lý cấu hình, lập kế hoạch dự án, kiểm tra v.v.

Đào tạo và làm quen cần được cung cấp theo yêu cầu. Cần
khuyến khích sử dụng một khu vực nhỏ của dự án như một thí
điểm để có kinh nghiệm của các công cụ và sau đó kinh
nghiệm được thông qua tới phần còn lại của nhóm phát triển.
Nếu công cụ này không có sẵn, ví dụ, công cụ quản lý cấu
hình, quản lý dự án phải phát triển chúng; gói bảng tính rất hữu
ích trong lĩnh vực này.
20
Danh mục rủi ro

Kiến trúc đích

Phần cứng là mới hoặc chưa được chứng minh, hoặc không
được sử dụng trước khi cho mục đích này. Một số phần cứng
tùy chỉnh xây dựng và không có sẵn phiên bản cuối. Có nghi
ngờ về khả năng của phần cứng, để lưu trữ hoặc xử lý hoặc cả
hai. Có nhiều phần khác nhau của phần cứng, từ các nhà cung
cấp khác nhau, được tích hợp lại.

Thử nghiệm trên môi trường mục tiêu nên được lên kế hoạch

càng sớm càng tốt, để có thời gian để làm nổi và khắc phục
bất kỳ vấn đề. Nếu thiết bị được lựa chọn là ở gần biên phạm
vi của nó, thì kiểm tra tính toán kích cỡ chặt chẽ và nếu gặp
tình huống xấu nên cần chuyển sang một nền tảng hoàn toàn
khác.
21
Danh mục rủi ro

Mua nhiều mặt hàng

Nếu sản phẩm của bên thứ ba - phần cứng hoặc phần mềm -
được yêu cầu, do thiếu hoặc ít kinh nghiệm của nhà cung cấp.
Nhà cung cấp ở trong tình trạng tài chính yếu kém và có nguy
cơ đi ra khỏi kinh doanh. Khó khăn trong việc thiết lập các bài
kiểm tra cho mua nhiều mặt hàng

Độ tin cậy kỹ thuật và tài chính của các nhà cung cấp tiềm
năng cần được kiểm tra chặt chẽ. Sử dụng phần mềm mở,
như trái ngược với quyền sở hữu, giải pháp nên làm cho nó
chuyển đổi được nhà cung cấp nếu có khó khăn. Các nhà phát
triển phải đảm bảo rằng họ được bảo vệ hợp đồng, nếu một
nhà cung cấp đi ra khỏi kinh doanh:

Cần có một bản sao của phần mềm được đặt trong quỹ - được tổ chức
với một bên thứ ba sẽ được phát hành trong các sự kiện cụ thể nào đó,
bao gồm phá sản

Cần có điều khoản bất khả kháng trong hợp đồng của họ với khách
hàng của họ, theo đó họ được giải phóng khỏi nghĩa vụ của mình nếu
chúng được nhấn bởi sự kiện bên ngoài kiểm soát của họ.

22
3. Mười rủi ro dự án CNTT phổ biến

Danh sách

Sự tham gia của người dùng

Hỗ trợ của điều hành

Yêu cầu lạm phát (phạm vi leo thang)

Lỗi lịch trình

Kỳ vọng không thực tế

Thu nhập của nhân viên

Quản lý dự án

Đổ vớ đặc tả

Công nghệ và tính không chắc chắn

Không biết điều gì đang đe dọa
23
Rủi ro phổ biến: Tham gia của người dùng

Nội dung

Được coi là nguyên nhân rủi ro hàng đầu (number one) cho thất

bại của dự án

Nếu người dùng không liên quan mật thiết khi lập kế hoạch dự án:
khi thực hiện dự án họ yêu cầu thêm/thay đổi thông số kỹ thuật
làm chậm trễ và tăng chi phí

Đề phòng cách nghĩ chủ quan “biết hết điều người dùng muốn” !

Tham gia của người dùng là chìa khóa của thành công, cần giữ
liên tục cập nhật và quản lý kỳ vọng của họ.

Người dùng thực hiện hoặc phá vỡ dự án

Dự án đào tạo nhân lực CNTT cao cấp tại ĐHQGHN

Người dùng: nhân lực CNTT-TT cao cấp được đào tạo.

Rủi ro: chương trình và nội dung đào tạo đảm bảo tính tiên tiến và
hiện đại song không phù hợp với trình độ và tâm lý của từng lớp

Điều tra yêu cầu người dùng: hình thành chương trình, nội dung
đào tạo và nhận được phản ánh đánh giá của sinh viên và học
viên

Kết quả của người học cần được trân trọng theo hướng chất
lượng cao + được ghi nhận để có thể tiếp tục học tập phát triển
tiếp
24
Rủi ro phổ biến: Hỗ trợ điều hành


Nội dung

Hỗ trợ của cấp quản lý cao nhất là một trong ba thành tố cốt lõi
của dự án CNTT-TT, và điều đó có nghĩa đây là một trong các yếu
tố tiềm năng nảy sinh rủi ro cao nhất

Chắc chắn biết những nhà tài trợ cho dự án

Chắc chắn những nhà trợ biết họ cần làm gì trong quá trình tiến độ
dự án

Cần khẳng định ngay thời điểm bắt đầu dự án

Dự án đào tạo nhân lực CNTT cao cấp tại ĐHQGHN

Sự ủng hộ nhất quán của Giám đốc ĐHQGHN: Dự án có phạm vi
toàn ĐHQGHN và còn phát huy danh tiếng của ĐHQGHN trong
nước và quốc tế, cần sự ủng hộ cao nhất của Giám đốc ĐHQGHN

ĐHQGHN tìm kiếm sự ủng hộ cao nhất của các Bộ - Ban - Ngành,
đặc biệt là Ban chỉ đạo quốc gia về CNTT-TT, Bộ TTTT, Bộ Kế
hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính đối với dự án

thông qua nhiều kênh giám sát, Giám đốc ĐHQGHN chỉ đạo kịp
thời phát huy kết quả đạt được hoặc tháo gỡ vướng mắc có thể.
25